Upload
truongngoc
View
236
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
2 / 25
I. KEGUNAAN
Menjelaskan cara pelaksanaan pengendalian dokumen meliputi pembuatan atau
pengajuan draft dokumen mutu, verifikasi, validasi, pengesahan, pendistribusian, dan
pengubahan dokumen mutu di dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015 dan Sistem Manajemen Layanan ISO 20000-1:2011.
II. RUANG LINGKUP
Pengendalian dokumen di Universitas Telkom mencakup seluruh dokumen sistem
manjemen mutu, layanan dan keamanan informasi dan dokumen universitas.
III. PENGECUALIAN
Dokumen universitas dikendalikan dengan menggunakan aplikasi penelusuran
dokumen yang belum diintegrasikan dengan DMS.
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
3 / 25
IV. DEFINISI
4.1 PPD (Pusat Pengendalian Dokumen) adalah orang yang bertanggung jawab
dalam mengendalikan dokumen mutu dan dokumen Universitas Telkom.
4.2 Penanggung Jawab Proses adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
implementasi proses.
4.3 Pemeriksa Dokumen adalah atasan langsung dari penanggung jawab proses,
PPD dan QMR.
4.4 Pengesah Dokumen adalah pihak yang mengesahkan dokumen.
4.5 Dokumen Mutu/Layanan/Keamanan Informasi adalah dokumen yang
digunakan untuk menjamin mutu proses di Universitas yang dikendalikan oleh
Unit Satuan Penjaminan Mutu.
4.6 Dokumen Universitas adalah Dokumen yang dibuat oleh universitas dan
digunakan untuk menjalankan strategi dan operasional universitas dan disimpan
oleh Bagian Public Relation & Sekretariat.
4.7 Dokumen Fakultas adalah Dokumen yang dibuat oleh Fakultas dan digunakan
untuk menjalankan strategi dan operasional Fakultas dan disimpan oleh Urusan
Sekretariat Fakultas.
4.8 DMS (Document Management System) adalah aplikasi yang digunakan untuk
mengendalikan dokumen mutu dan dokumen Universitas Telkom. Dalam
aplikasi DMS ada beberapa definisi yang digunakan, antara lain
a. Dokumen umum adalah daftar seluruh dokumen mutu yang dapat diakses
oleh seluruh pegawai dan dosen tetap Universitas Telkom.
b. Dokumen milik adalah daftar seluruh dokumen mutu yang dibuat pemilik
proses.
c. Dokumen terdistribusi adalah daftar seluruh dokumen mutu yang dibuat
pemilik proses dan yang didistribusikan oleh PPD.
d. Dokumen dalam proses adalah daftar seluruh dokumen mutu yang masih
dalam proses pengesahan dan dikendalikan oleh PPD.
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
4 / 25
4.9 Dokumen Asli (Master) adalah dokumen yang telah disahkan dan disimpan oleh
PPD dalam bentuk hardcopy
4.10 Dokumen Terkendali (Controlled Document) adalah dokumen yang
didistribusikan kepada pemilik proses, penanggung jawab proses, dan pihak
terkait yang harus mengetahui dokumen tersebut yang dapat diakses melalui
aplikasi DMS.
4.11 Dokumen Tidak Terkendali (Uncontrolled Document) adalah seluruh dokumen
yang tidak sesuai dengan poin 4.10 pada prosedur ini, yaitu dokumen yang tidak
dikendalikan oleh PPD.
4.12 Dokumen Tidak Berlaku/ Kadaluarsa (Obsolete Document) adalah dokumen
yang pernah diterbitkan dan kemudian tidak berlaku. Dokumen kadaluarsa
adalah dokumen yang berada pada aplikasi DMS yang memiliki status
"obsolete".
4.13 Daftar Induk Dokumen/ Materlist Dokumen adalah daftar dokumen yang
dikendalikan oleh Unit Satuan Penjaminan Mutu yang mencakup Dokumen
Internal, Dokumen Eksternal, Prosedur, Instruksi Kerja, Form, dan Rekaman
Mutu.
V. REFERENSI
5.1 ISO 9001:2015 Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi
5.2 ISO 20000-1:2011 Klausul 4.3 Pengendalian Dokumen
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
5 / 25
VI. DESKRIPSI PROSES
A. Uraian Umum
6.1 Dokumen yang diperlukan (required) oleh sistem manajemen mutu berdasarkan
proses pembuatan/ penerbitannya, dokumen mutu dibagi menjadi dua, yaitu;
a. Dokumen Eksternal adalah semua dokumen dari luar Universitas Telkom
yang dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau
dalam melaksanakan pekerjaan, misalnya:
Peraturan Presiden
Peraturan Pemerintah
Undang-Undang
Surat keputusan
Permendikbud
JUKNIS, dll
b. Dokumen Internal adalah semua dokumen yang diterbitkan oleh internal
Universitas Telkom. Dokumen Internal terdiri dari beberapa jenis dokumen,
yaitu:
Dokumen Mutu/Layanan/Keamanan Informasi adalah dokumen yang
digunakan untuk menjamin mutu proses di Universitas, yaitu
Pedoman Mutu
Dokumen Layanan/ Keamanan Informasi/SMS Plan
Sasaran Mutu
Service Level Agreement (SLA)
Prosedur
lnstruksi Kerja
Formulir
SK dan Keputusan Rektor
Kebijakan (boleh termasuk visi, misi, tujuan)
Pedoman (Buku Pedoman Akademik, Statuta, RENSTRA)
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
6 / 25
6.2 Berdasarkan konten informasinya, dokumen diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Informasi Rahasia
Dokumen/Informasi yang sangat peka dan berisiko tinggi yang pembocoran
atau penyalahgunaan akses dapat mengganggu kelancaran usaha institusi
secara temporer atau mengganggu citra dan reputasi institusi. Contoh
Informasi yang termasuk rahasia diantaranya: data wajib pajak, rencana
mutasi, IP address, password komputer, laporan audit, data gaji, dan
penilaian kinerja karyawan serta data kesehatan pribadi yang secara legal
harus dilindungi institusi.
b. Informasi Internal
Dokumen/Informasi yang telah terdistribusi secara luas di lingkungan
internal institusi yang penyebarannya secara internal tidak lagi memerlukan
izin dari pemilik informasi dan resiko penyebarannya bagi yang tak
berwenang tidak menimbulkan kerugian signifikan. Contoh Informasi yang
termasuk Internal di antaranya: kebijakan institusi, panduan kerja, prosedur
kerja, instruksi kerja, memo/publikasi internal, bahan/materi training,
informasi yang disediakan dalam intranet dan data operasional Teknologi
Informasi (TI) lainnya.
c. Informasi Publik
Informasi yang secara sengaja disediakan institusi untuk dapat diketahui
publik. Contoh Informasi yang termasuk terbatas meliputi: brosur marketing,
situs public dan siaran pers, dsb.
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
7 / 25
6.3 Mekanisme pembuatan dokumen mutu dan approval dokumen
Pemilik Proses
Membuat Dokumen lalu Menyerahkannya ke SPM
PPD (SPM)
Melakukan Verifikasi Dokumen & Menentukan Alur
Pengesahan
Pengesah Dokumen
Melakukan Validasi dengan Melakukan Approval Dokumen
PPD (SPM)
Menerbikan & Mendistribusikan Dokumen
Pemilik Proses & Pihak terdistribusi
Menerima Dokumen
Gambar 6.3.1 Mekanisme Pembuatan dan Approval Dokumen mutu
6.4 Pihak Yang Membuat, Memeriksa dan Mengesahkan Dokumen mutu, diatur
dalam tabel sebagai berikut:
a. Pengesahan Sasaran Mutu
Jenis Dokumen Pembuat Reviewer Pengesah
Sasaran Mutu Universitas
Wakil Rektor QMR Universitas Rektor
Sasaran Mutu Fakultas
Dekan QMR
Fakultas QMR Universitas Rektor
Sasaran Mutu Direktur
Direktur Wakil Rektor QMR Kantor
Warek QMR
Universitas Rektor
Pedoman Mutu (Quality Manual)
Tim QMR Universitas Rektor
b. Pengesahan Service Level Agreement (SLA)
Jenis Dokumen Service
Provider User Reviewer
Pengesa
h
Service Level
Agreement (SLA) -
User Level
Universitas
Manajer Unit
dalam Dir.
Sistem
Informasi
Penanggung
Jawab pengguna
Layanan (Rektor)
QMR
Kantor
Warek
Dir.
Sistem
Informasi
Wakil
Rektor II
Service Level
Agreement (SLA) -
User Level Unit
Manajer Unit
dalam Dir.
Sistem
Informasi
Penanggung
Jawab pengguna
Layanan
(Direktur/ Ka.
Unit)
QMR
Kantor
Warek
Dir.
Sistem
Informasi
Wakil
Rektor II
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
8 / 25
Jenis Dokumen Service
Provider User Reviewer
Pengesa
h
Service Level
Agreement (SLA) -
User Level Personal
Manajer Unit
dalam Dir.
Sistem
Informasi
Penanggung
Jawab pengguna
Layanan (QMR
Universitas/ Ka.
Mahasiswa)
QMR
Kantor
Warek
Dir.
Sistem
Informasi
Wakil
Rektor II
c. Prosedur dan Instruksi Kerja
Jenis
Dokumen Level Disusun Diperiksa Disetujui Disahkan
PROSEDUR
Direktorat Direktur Wakil Rektor QMR
Universitas
Rektor
Bagian di Level
Rektor
Kepala Bagian Direktur QMR
Universitas
Rektor
Bagian di Level
Wakil Rektor
Kepala Bagian Direktur QMR Kantor
Warek
Wakil
Rektor
Fakultas Direktur
Akademik
Wakil
Rektor 1 Rektor
Program Studi Direktur
Akademik
Wakil
Rektor 1 Rektor
INSTRUKSI
KERJA
Direktorat Direktur Wakil Rektor QMR
Universitas Rektor
Bagian di Level
Rektor Kepala Urusan
Kepala
Bagian
QMR
Universitas Rektor
Bagian di Level
Wakil Rektor Kepala Urusan
Kepala
Bagian
QMR Kantor
Warek Direktur
Fakultas Direktur
Akademik
Wakil
Rektor 1 Rektor
Prodi Direktur
Akademik
Wakil
Rektor 1 Rektor
6.5 Mekanisme penerbitan dokumen mutu (selain formulir)
a. PPD memperbaharui Daftar lnduk Dokumen secara manual;
b. PPD mendistribusikan dokumen baru tersebut kepada pihak-pihak terkait,
sesuai Matriks Distribusi Dokumen dengan menggunakan DMS;
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
9 / 25
6.6 ldentifikasi Dokumen Mutu terdiri atas Nomor Dokumen, Nomor Revisi
Dokumen, Tanggal Berlaku Efektif, Alamat, Nama Institusi, Nama Dokumen, dan
Logo Institusi.
Gambar 6.6.1 Format Dokumen mutu
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
10 / 25
Untuk ldentifikasi Penomoran dokumen diatur sebagai berikut;
a. Format penomoran dokumen mutu
Format Penomoran Prosedur
UNIT/ BAG/ AK/
PRODI Format Penomoran Contoh
Direktorat Tel_U-BB-CCC-DDD-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-PR-001
Bagian (Level
Rektor/Level
Wakil Rektor
Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-PR-001
Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-PR-004
Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-PR-002
Format Penomoran Formulir milik Prosedur
UNIT/ BAG/ FAK/
PRODI Format Penomoran Contoh
Bagian (Level
Rektor/Level
Wakil Rektor
Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-FMP-001/001
Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-FMP-001/001
Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-FMP-001/002
Format Penomoran Instruksi Kerja
UNIT/ BAG/ FAK/
PRODI Format Penomoran Contoh
Direktorat Tel_U-BB-CCC-DDD-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-IK-001
Bagian (Level
Rektor/Level
Wakil Rektor
Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-ASP-IK-003
Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-IK-001
Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-IK-001
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
11 / 25
Format Penomoran Formulir milik lnstruksi Kerja
UNIT/ BAG/
FAK/ PRODI Format Penomoran Contoh
Bagian (Level
Rektor/Level
Wakil Rektor
Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-III Tel_U-AK-WR1-DAK-BAA-ASP-FMI-001/003
Fakultas Tel_U-BB-CCC-DDD-FFF-GGG-III Tel_U-AK-FTE-WD1-UAK-FMI-001/001
Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-III Tel_U-AK-FTE-PDTE-FMI-001/002
b. Format penomoran dokumen Universitas dan Fakultas adalah
Format Penomoran Pedoman Mutu
UNIT/FAK Format Penomoran Contoh
Universitas Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-REK-DSU-SPM-PM-1.1
Format Penomoran Sasaran Mutu
Sasaran Mutu Format Penomoran Contoh
Universitas Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-REK-SM-001
Direktur Tel_U-BB-CCC-DDD-HHHHH-III Tel_U-UT-WR1-DAK-SM-001
Non Rektorat Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-REK-SPM-SM-001
Fakultas Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-FTE-SM-001
Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-HHHHH-III Tel_U-UT-FTE-PDTE-SM-001
Format Penomoran Dokumen Internal
Sasaran Mutu Format Penomoran
Bagian (Level Rektor/Level Wakil
Rektor
Tel_U-BB-CCC-DDD-EEEEE-GGG-HHHHH-III
Non Rektorat/Prodi Tel_U-BB-CCC-EEEE-GGG-HHHHH-III
Fakultas Tel_U-BB-CCC-GGG-HHHHH-III
Format Penomoran Dokumen Eksternal
Sasaran Mutu Format Penomoran
Bagian (Level Rektor/Level Wakil
Rektor
Tel_U- EEEEE-GGG-III
Fakultas Tel_U-CCC -GGG-III
Prodi Tel_U-CCC-EEEEE-GGG-III
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
12 / 25
c. Penomoran Dokumen diatur sebagai berikut
Gambar 6.6.2 Penomoran Dokumen mutu
Tel_U adalah identitas organisasi (kependekan dari Telkom University);
BB adalah identitas untuk cakupan dokumen, diatur sebagai berikut :
No. Kode Jenis Cakupan Dokumen
1 AK Akademik
2 NA Non-Akademik
3 UT Dokumen Universitas
4 FAK Dokumen Fakultas
CCC adalah identitas Rektorat/ Fakultas, diatur sebagai berikut :
No. Kode Jenis Cakupan Dokumen
1 REK Rektor
2 WR1 Wakil Rektor I
3 WR2 Wakil Rektor II
4 WR3 Wakil Rektor III
5 WR4 Wakil Rektor IV
6 FTE Dekan Fakultas Teknik Elektro
7 FIF Dekan Fakultas Informatika
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
13 / 25
8 FRI Dekan Fakultas Rekayasa Industri
9 FEB Dekan Fakultas Ekonomi & Bisnis
10 FKB Dekan Fakultas Komunikasi & Bisnis
11 FIK Dekan Fakultas Industri Kreatif
12 FIT Dekan FakultasIlmu Terapan
DDD adalah identitas direktorat/ bidang dan wakil dekan, diatur sebagai
berikut :
No. Kode Jenis Cakupan Dokumen
1 DSU Direktorat Sekretariat Universitas
2 DEA Direktorat Endowment
3 DTP Direktorat Bandung Technopark
4 DAK Direktur Akademik
5 DPC Direktur Pasca Sarjana & Advance Learning
6 DSI Direktur Sistem Informasi
7 KKU Direktur Keuangan
8 KSD Direktur Sumber Daya
9 DLA Direktur Logistik & Asset
10 DPR Direktur Pusat Riset
11 DAD Direktur Admisi
12 DPK Direktur Pusat Pengembangan Karir
13 DPP Direktur Penelitian & Pengabdian Masyarakat
14 DKM Direktur Kemahasiswaan & Alumni
15 WD1 Wakil Dekan 1
16 WD2 Wakil Dekan 2
EEEEE adalah identitas bagian dalam satu Bagian/Program Studi, diatur
sebagai berikut :
No. Kode Identitas bagian dalam satu Bagian/ Program Studi
1 PDTT Program Studi S1 Teknik Telekomunikasi
2 PDTE Program Studi S1 Teknik Elektro
3 PDSK Program Studi S1 Sistem Komputer
4 PDTF Program Studi S1 Teknik Fisika
5 PDPT Program Studi S2 Teknik Telekomunikasi
6 PDIK Program Studi S1 Ilmu Komputasi
7 PDIF Program Studi S1 Teknik Informatika
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
14 / 25
No. Kode Identitas bagian dalam satu Bagian/ Program Studi
8 PDPF Program Studi S2 Teknik Informatika
9 PDTS Program Studi S1 Teknologi Informasi
10 PDTI Program Studi S1 Teknik Industri
11 PDSI Program Studi S1 Sistem Informasi
12 PDPI Program Studi S2 Teknik Industri
13 PDMT Program Studi S1 Manajemen
14 PDAK Program Studi S1 Akuntansi
15 PDMM Program Studi S2 Manajemen
16 PDKM Program Studi S1 Ilmu Komunikasi
17 PDAB Program Studi S1 Ilmu Administrasi Niaga
18 PDPR Program Studi S1 Hubungan Masyarakat
19 PDSR Program Studi S1 Seni Rupa
20 PDKT Program Studi S1 Kriya
21 PDDI Program Studi S1 Desain Interior
22 PDDP Program Studi S1 Desain Produk
23 PDVK Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual
24 PDTK Program Studi D3 Teknik Komputer
25 PDDT Program Studi D3 Teknik Telekomunikasi
26 PDDF Program Studi D3 Teknik Informatika
27 PDMP Program Studi D3 Manajemen Pemasaran
28 PDMI Program Studi D3 Manajemen Informatika
29 PDKA Program Studi D3 Komputerisasi Akuntansi
30 PDHT Program Studi D3 Perhotelan
31 PDMT Program Studi D4 Multimedia
30 BPS Bagian Public Relation & Sekretariat
31 SPM Bagian Satuan Penjamin Mutu
32 SAI Bagian Satuan Audit
33 BLG Bagian Legal
34 BPI Bagian Perencanaan, Pengembangan Institusi
35 BAA Bagian Administrasi Akademik
36 PPDU Bagian Program Perkuliahan Dasar Umum
37 PJJ UPT Pendidikan Jarak Jauh
38 ICS International Class
39 BPP Bagian Pengembangan Pembelajaran
40 LOG Bagian Logistik
41 BPA Bagian Pengendalian & Pemanfaatan Asset
42 BAG Bagian Anggaran
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
15 / 25
No. Kode Identitas bagian dalam satu Bagian/ Program Studi
43 BTR Bagian Perbendaharaan/Treasury
44 BAK Bagian Akuntansi
45 BSDM Bagian Perencanaan & Pengembangan SDM
46 PSDM Bagian Layanan dan Evaluasi SDM
47 OPSI Bagian Operasional Sistem Informasi
48 KLC Bagian Infrastruktur & Konten
49 RPSI Bagian Riset dan Pengembangan sistem Informasi
50 UAN Bagian Admisi Nasional
51 UIO Bagian Kantor Urusan Internasional
52 PPS Bagian Sumber Daya Keilmuan & Perpustakaan
53 BPB Bagian Pusat Bahasa
54 UPK Bagian Karir
55 UPA Bagian Penyaluran Lulusan & Tracer
56 WKR Wakil Ketua Research Center
57 UPT Bagian Penelitian & Publikasi
58 UPM Bagian Pengabdian Masyarakat & Layanan Bisnis
59 UKK Bagian Pengelolaan Mahasiswa & Kerjasama Alumni
60 BKM Bagian Pengembangan Karakter
FFF adalah identitas Kepala Urusan dalam satu Bagian, diatur sebagai
berikut
No. Kode Identitas Ka.Ur/Asman dalam satu Bagian/Unit
1. USH Kepala Urusan Sekretariat Pimpinan
2. UPR Kepala Urusan Public Relation
3. UPD Kepala Urusan Pengendalian Dokumen Mutu
4. UPS Kepala Urusan Pengembangan Sistem Mutu
5. UAS Kepala Urusan Analisis Mutu
6. UAA Kepala Urusan Audit Akademik
7. UAP Kepala Urusan Audit Pendukung Akademik
8. UMA Kepala Urusan Monitoring dan Pelaporan Audit Internal
9 UPN Kepala Urusan Perikatan
10 UPE Kepala Urusan Settlement
11 ALA Kepala Urusan Administrasi Akademik & Pelaporan Pendidikan
12 ASP Kepala Urusan Layanan & Fasilitas
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
16 / 25
No. Kode Identitas Ka.Ur/Asman dalam satu Bagian/Unit
13 UPI Kepala Urusan Perencanaan dan Pengembangan Institusi
14 UPF Kepala Urusan Pengendalian dan Pelaporan Performansi
15 AMS Kepala Urusan Pengembangan Model, Standar & Evaluasi
Pembelajaran
16 APT Kepala Urusan Pengembangan Teknologi Pembelajaran
17 APD Kepala urusan Layanan Perkuliahan Dasar dan Umum
18 AMG Kepala Urusan Geladi, Mentoring & Magang
19 APM Kepala Urusan Pengelolaan Materi, Ujian & Perangkat
Pendukung
20 AJK Kepala Urusan Pengelolaan Program Dokumentasi dan
Kebijakan
21 ALF Kepala Urusan Layanan Fasilitas International Class
22 PJR Direktur Pengelolaan Pembelajaran International Class
23 UST Kepala Urusan Pengelolaan Aset
24 USA Kepala Urusan Pemanfaatan Aset dan Ventura
25 UPG Kepala Urusan Pengadaan Logistik
26 UTG Kepala Urusan Rumah Tangga
27 UAD Kepala Urusan Anggaran Pendapatan
28 UAB Kepala Urusan Anggaran Beban
29 UVF Kepala Urusan Verifikasi
30 UCM Kepala Urusan Manajemen Kas
31 UPJ Kepala Urusan Perpajakan dan Analisa
32 UPL Kepala Urusan Pembukuan dan Pelaporan
33 UPY Kepala Urusan Layanan Keuangan Mahasiswa
34 URS Kepala Urusan Perencanaan & Rekrut SDM
35 UKJ Kepala Urusan Pengembangan Karir & JAD
36 UJF Kepala Urusan Pengembangan Kompetensi dan Studi Lanjut
37 UDT Kepala Urusan Data & Evaluasi SDM
38 UJS Kepala Urusan Renumerasi & Kesejahteraan Pegawai
39 UBS Kepala Urusan Budaya & Konseling SDM
40 ASA Kepala Urusan Layanan Sistem Informasi Akademik
41 ASN Kepala Urusan Layanan Sistem Informasi Non Akademik & Enterprise
42 AHC Kepala Urusan Helpdesk dan Sevice Level Management
43 API Kepala Urusan Pengembangan Jaringan
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
17 / 25
No. Kode Identitas Ka.Ur/Asman dalam satu Bagian/Unit
44 APS Kepala Urusan Data Center
42 AMK Kepala Urusan Pengembangan Konten 5
46 ART Kepala Urusan Riset dan Inovasi Teknologi Informasi
47 APA Kepala Urusan Pengembangan Sistem Informasi Akademik
48 APN Kepala Urusan Pengembangan Sistem Informasi Non Akademik
49 APJ Kepala Urusan Pemasaran dan Kerjasama
50 ASC Kepala Urusan Perencanaan dan Seleksi Calon Mahasiswa
51 ASL Kepala Urusan Data & Pelaporan
52 AKI Kepala Urusan Kerjasama International
53 AMI Kepala Urusan Rekrut & Layanan Mahasiswa Internasional
54 UAL Kepala Urusan Administrasi dan Layanan
55 UDB Kepala Urusan Database dan Pengembangan Pustaka
56 UAH Kepala Urusan Administrasi dan Layanan Bahasa
57 UPB Kepala Urusan Database dan Pengembangan Bahasa
58 ASK Kepala Urusan Perencanaan & Evaluasi Karir
59 ATM Kepala Urusan Pengembangan karir
60 APL Kepala Urusan Hubungan Lembaga & Penyaluran Lulusan
61 ALM Kepala Urusan Tracer Study
62 AIN Kepala Urusan Penelitian dan Inovasi
63 APB Kepala Urusan Publikasi & HAKI
64 ALP Kepala Urusan Pengabdian Masyarakat
65 ALB Kepala Urusan Pengelolaan Bisnis
66 AKF Kepala Urusan Kegiatan Mahasiswa
67 AKB Kepala Urusan Beasiswa & Kesejahteraan Mahasiswa
68 AKW Kepala Urusan Pengembangan Karakter & Kemitrausahaan
69 AKP Kepala Urusan Bimbingan & Konseling Mahasiswa
70 KUA Kepala Urusan Asrama
71 USK Kepala Urusan Kesekretariatan
72 UAK Kepala Urusan Akademik
73 UKH Kepala Urusan Kemahasiswaan
74 ULB Kepala Urusan Laboratorium/Bengkel/Studio
75 USD Kepala Urusan Sumber Daya Manusia dan Keuangan
76 URT Kepala Urusan Logistik dan Rumah Tangga
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
18 / 25
GGG adalah Jenis dokumen, diatur sebagai berikut:
No. Kode Jenis Dokumen Mutu
1. PR Prosedur
2. IK Instruksi Kerja
3. FM Formulir tanpa Prosedur
4. FMP Formulir Milik Prosedur
5. FMI Formulir Milik Instruksi Kerja
6. DI Dokumen Internal
7. DE Dokumen Eksternal
8. KM Kebijakan Mutu
HHH adalah jenis dokumen internal, diatur sebagai berikut:
No. Kode Jenis Dokumen Universitas
1. SOG Struktur Organisasi
2. JDS Job Description
3. RNST Renstra
4. RNSFT Renstra Fakultas
5. RKM Rencana Kerja Manajerial
6. RENIP Rencana Induk Pengembangan
7. PP Peraturan Universitas
8. PPFA Peraturan Fakultas
9. RNT Reneta
10. STA Statuta
11. UAT User Acceptances Test
12. PM Pedoman Mutu/Pedoman Lain
13. SM Sasaran Mutu
14. UM User Manual/Manual
15. TW Laporan Triwulan
16. MD Modul/Materi
17. LP Laporan Lain
18. AG Agreement/Perjanjian
19. RKA Rencana Kerja Anggaran
20. DP Dokumen Proses Layanan IT
21 SMSP Rencana Sistem Manajemen Layanan
22 DT Dokumen Teknis Aplikasi
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
19 / 25
No. Kode Jenis Dokumen Universitas
23 UMI User Manual
24 SKPL Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
25 SDKPL Spesifikasi dan Desain Kebutuhan Perangkat Lunak
26 SKDPL Spefisikasi Kebutuhan Dan Desain Perangkat Lunak
27 BASKI Berita Acara Serah Terima Eksternal Aplikasi
28 BASTE Berita Acara Serah Terima Aplikasi
29 BASTI Berita acara Serah Terima Internal Aplikasi
III adalah nomor urut dokumen dari 001 s.d. 999, sesuai dengan
klasifikasi dokumen terkecil.
Khusus Untuk Manual Mutu III adalah nomer klausul
JJJ adalah kode dokumen tertentu (seperti pedoman atau prosedur) yang
menjadi referensi (acuan) oleh formulir dan atau lampiran terkait.
d. Penomoran Revisi Dokumen diatur sebagai berikut
Revisi awal diberi kode Rev. 00, seterusnya diberi kode Rev 01, dan
seterusnya
e. Pengendalian Dokumen Mutu Kadaluarsa (Obsolete Document)
Pembuat Dokumen/ Penanggung Jawab
Review Dokumen Mutu
PPD (SPM)
Menerima Permintaan Pengajuan
Obsolete Document
PPD (SPM)
Melakukan Validasi dengan Melakukan Approval Dokumen
PPD (SPM)
Melakukan Obsolete Document pada Dokumen yang telah Terdistribusi
(Penarikan) Sesuai dengan Matriks Dokumen
Pemilik Proses & Pihak Terdistribusi
Menerima Status Dokumen yang telah di-obsolete-kan
Gambar 6.6.3
Mekanisme Pengendalian Dokumen Mutu Kadaluarsa (Obsolete Document)
1. Berdasarkan hasil review dokumen mutu, apabila diputuskan bahwa
suatu dokumen sudah tidak digunakan kembali (kadaluarsa) maka
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
20 / 25
pembuat dokumen/penanggung jawab dokumen memberitahukan
kepada PPD;
2. Setelah Proses Validasi, PPD mengubah status dokumen kadaluarsa
tersebut menjadi obsolete pada DMS.
3. PPD meng update Daftar lnduk Dokumen Mutu.
f. Pengendalian Dokumen Eksternal
1. Dokumen Eksternal Dipelihara oleh Penanggung Jawab Dokumen
Eksternal sesuai dengan identifikasi dokumen eksternal;
2. Setiap penanggung jawab Dokumen Eksternal memelihara Daftar
Dokumen Eksternal;
3. Setiap tiga bulan, penanggung jawab Dokumen Eksternal memastikan
kepada pihak eksternal terkait bahwa dokumen eksternal yang
dimilikinya adalah valid;
4. Penanggung jawab dokumen eksternal memberikan salinan dari Daftar
lnduk Dokumen Eksternal kepada PPD setelah dilakukan pemastian
validasi dokumen eksternal tersebut;
5. Penomoran dokumen diatur dengan mengindentifikasi No Dokumen,
Pemilik Dokumen, dan Tahun Terbit;
g. Penyimpanan Dokumen
1. Seluruh dokumen mutu disimpan pada database DMS dan dipelihara
oleh PPD dengan menggunakan DMS. Dokumen mutu ini hanya dapat
diubah/dihapus oleh PPD atau orang yang diberi wewenang khusus oleh
PPD.
2. Seluruh dokumen Universitas adalah dokumen yang disimpan oleh
Bagian Public Relation dan Sekretariat.
3. Seluruh dokumen Fakultas adalah dokumen yang disimpan oleh Urusan
Sekretariat Fakultas.
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
21 / 25
B. Uraian Proses
- Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu (Prosedur & Instruksi Kerja)
Flow Proses Deskripsi Proses RekamanWaktu
Mulai
1. Pemilik Proses
Membuat Dokumen Mutu
2. PPD
Melakukan Pemeriksaaan Dokumen Mutu dan
Menentukan Alur Validasi
1. Pemilik Proses membuat Dokumen mutu
2.a PPD menerima perubahan/ penambahan dokumen dari Pemilik Proses dan menentukan alur validasi dokumen.
2.b Apabila Dokumen sudah sesuai, maka PPD akan mengatur alur pengesahan dokumen dan menginformasikannya kepada Pemilik Proses terkait.
2.c Apabila Dokumen belum sesuai maka PPD akan menginformasikan ke Pemilik Proses terkait.
3.a Apabila Pemeriksa 1 menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen maka Pemeriksa 1 (satu) memeberikan approval untuk diteruskan kepada Pemeriksa 2
3.b Apabila Pemeriksa 1 (satu) tidak menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen, maka dokumen dikembalikan kembali kepada pemilik proses untuk dilakukan perbaikan kembali sesuai alasan ketidaksetujuan dari Pemeriksa 1 (satu).
1. Dokumen Mutu berstatus draft
2. Dokumen Mutu berstatus On Progress
3. Dokumen Mutu berstatus On Progress
3. Pemeriksaan 1(Penyusun)
Melakukan Review Dokumen Mutu
2 hari
2 hari
A
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
22 / 25
- Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu (Prosedur & Instruksi Kerja)
Flow Proses Deskripsi Proses RekamanWaktu
Total Waktu 14 Hari
6. PPD
Distribusi Dokumen1
6. a Dokumen Mutu berstatus DIstributed
7. b Dokumen Mutu berstatus Obsolete
6.a PPD Melakukan distribusi dokumen dengan menggunakan DMS berdasarkan aturan penomoran dan Matriks Distribusi Dokumen.
6.b PPD melakukan penarikan dokumen kadaluarsa apabila ada dokumen baru dengan menggunakan DMS dan mendistribusikan dokumen baru atau dokumen yang sudah direvisi.
2 hari
Selesai
4.a Apabila Pemeriksa 2 menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen maka Pemeriksa 2 (dua) memeberikan approval untuk diteruskan kepada Pengesah
4.b Apabila Pemeriksa 2 (dua) tidak menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen, maka dokumen dikembalikan kembali kepada pemilik proses untuk dilakukan perbaikan kembali sesuai alasan ketidaksetujuan dari Pemeriksa 2 (dua).
4. Dokumen Mutu
berstatus On
Progress
5. Pengesahan Dokumen
Melakukan review Dokumen Mutu
5. Dokumen Mutu
berstatus need to
distribute
5.a Apabila Pengesah menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen maka Pengesah memeberikan approval untuk diteruskan kepada PPD
5.b Apabila Pengesah tidak menyetujui usulan perubahan/ penambahan Dokumen, maka dokumen dikembalikan kembali kepada pemilik proses untuk dilakukan perbaikan kembali sesuai alasan ketidaksetujuan dari Pengesah
2 hari
2 hari
4. Pemeriksa 2 (Pemeriksa)
Melakukan review Dokumen Mutu
A
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
23 / 25
- PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN INTERNAL
WaktuFlow Process Deskripsi Proses Rekaman
Mulai
1. Pihak yang terkait melakukan
pencatatan daftar dokumen serta
Melakukan update kepada PPD untuk
daftar Dokumen internal, dokumen
Eksternal, Rekaman ( masterlist
document )
2. PPD melakukan Pencatatan dan
update daftar dokumen ( masterlist
document ) untuk seluruh Dokumen
Universitas
2. masterlist
document
1. PPD & Pihak yang
Terkait
Update Dokumen
2. PPD
Penomoran dan
Distribusi Dokumen
3. PPD
Penarikan Dokumen
Kadarluasa &
Mendistribusikan
Dokumen Baru
3. PPD melakukan penarikan dokumen
apabila ada dokumen yang telah
kadarluasa
Selesai
6 hari
2 hari
2 hari
2 hari
Total Waktu
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
24 / 25
VII. UKURAN KINERJA
Proses Indikator Kinerja Media
Pengukuran
Frekuensi
Pengukuran
Pendistribusian
Dokumen
Semua dokumen yang didistribusikan oleh
PPD ke fungsi terkait 100% terkendali
Status Dokumen
pada DMS
Setiap 6
Bulan
VIII. REKAMAN TERKAIT
8.1 Usulan Penambahan/ Perubahan Dokumen
8.2 Dokumen Mutu Berstatus “On Progress”
8.3 Dokumen Mutu Berstatus “Distributed”
8.4 Dokumen Mutu Berstatus “Obsolete”
8.4 Dokumen Mutu Berstatus “Need to Distribute”
8.5 Dokumen Mutu Berstatus “Draft”
8.6 Masterlist Dokumen
IX. DOKUMEN TERKAIT
9.1 Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu (Tel_U-REK-SPM-PR-002)
X. LAMPIRAN
Riwayat Perubahan Dokumen
No. Rev. Tanggal Revisi Uraian Perubahan
00 02 Juni 2014 Terbitan Pertama
01 04 Mei 2015 Perubahan prosedur pengendalian dokumen tentang: a. Definisi b. Deskripsi proses c. Uraian proses d. Penomoran dokumen
02 22 Desember 2016 Penambahan klasifikasi dokumen untuk memenuhi persyaratan ISO 20000-1:2011, dan ISO 9001:2015.
Penyesuaian Pengesahan Dokumen Mutu
UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen Tel_U-REK-DSU-SPM-PR-001
Jl. Telekomunikasi No. 1, Kel. Sukapura, Kec. Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung, 40257
No. Revisi 04
PROSEDUR PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Berlaku Efektif 25 April 2018
25 / 25
No. Rev. Tanggal Revisi Uraian Perubahan
03 03 Januari 2017 Penyesuaian Pengesahan Dokumen Mutu
Penghapusan format penomoran Dokumen Mutu di level Universitas serta penambahan format penomoran Dokumen Mutu di level Direktorat dan Bagian di level Rektorat
Penyeuaian identitas Direktorat, Bagian dan Urusan
04 25 April 2018 Penambahan kolom waktu
Perubahan pengesahan Prosedur dan Instruksi kerja di level Fakultas serta Prodi
Perbaikan & penambahan klasifikasi dokumen