LAPORAN GLADI

LAPORAN GELADI

KANDATEL JAKARTA BARATOleh :Oemmy Ramadani (112050015 )

Dian Winda Putri (112050009 )Achmad Husnur Rofiq (112050037)

Andika Permata (112050058 )

Arkan Nur Robby (113050248 )

Rika Sania (113050150 )

Erythrina Dwi A(112050020 )

Hasbi Fathony ( 112050157)

Dwi Aryani (113051078 )

Anindya Desipermata (113051085 )Eva Nurul Jamilah (113051069)

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TELKOM

JAKARTA BARAT

2007ABSTRAKPENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

1.1.1. SEJARAH TELKOM1882 Sebuah badan usaha swasta penyedia layanan pos dan telegrap dibentuk pada masa pemerintahan Kolonial Belanda.

1906 Pemerintah Kolonial Belanda membentuk sebuah jawaban yang mengatur layanan pos dan telekomunikasi yang diberi nama Jawaban Pos, Telegrap dan Telepon (Post,.Telegraph en Yelephone Dienst / PTT ).

1945 Proklamasi Kemerdekaan Indonesia sebagai negara merdeka dan berdaulat, lepas dari pemerintahan Jepang.

1961 Status Jawaban diubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi ( PN Postel ).

1965 PN Postel dipecah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro ( PN Pos & Giro ) dan Perusahaan Negara Telekomunikasi ( PN Telekomunikasi ).

1974 PN Telekomunikasi disesuaikan menjadi Perusahaan Umum Telekomunikasi (Perumtel) yang menyelenggarakan jasa telekomunikasi nasional maupun internasional.

1980 PT. Indonesia Satellite Corporation ( Indosat ) didirikan untuk menyelenggarakan jasa telekomunikasi internasional terpisah dari perumtel.

1989 Undangundang nomor 3 / 1989 tentang telekomunikasi, mengenai peran serta swasta dalam penyelenggaraan telekomunikasi.

1991 Perumtel berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseorangan ( Persero ) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan PP no.25 tahun 1991.

1995 Penawaran umum perdana sahan TELKOM ( Initial Public Offering / IPO ) dilakukan pada tanggal 14 November 1995. Sejak itu saham TELKOM tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Jakarta ( BEJ ), Bursa Efek Surabaya ( BES ), New York Stock Exchange ( NYSE ) dan London Stock Exchange ( LSE ). Saham TELKOM juga diperdagangkan tanpa pencatatan ( Publik Offering Without Listing / POWL ) di Tokyo Stock Exchange.

1996 Kerja Sama Operasi ( KSO ) mulai diimplementasikan pada 1 Januari 1996 di wilayah Divisi Regional I Sumatera dengan mitra PT. Pramindo Ikat Nusantara (Pramindo); Divisi Regional III Jawa Barat dan Banten dengan mitra PT. Aria West International ( Aria West ); Divisi Regional IV Jawa Tengan dan D.I Yogyakarta dengan mitra PT. Mitra Global Telekomunikasi Indonesia ( MGTI ); Divisi Regional VI Kalimantan dengan mitra PT. Dayamitra Telekomunikasi ( Dayamitra ); dan Divisi Regional VII Kawasan Timur Indonesia dengan mitra PT. Bukaka Singtel.

1999 Undang-undang nomor 36 / 1999 tentang penghapusan monopoli penyelenggaraan telekomunikasi.

2001 TELKOM membeli 35% saham Telkomsel dari PT. Indosat sebagai bagian dari implementasi restrukturisasi industri jasa telekomunikasi di Indonesia yang ditandai dengan penghapusan kepemilikan bersama dan kepemilikan silang antara TELKOM dengan Indosat. Dengan transaksi ini, TELKOM menguasai 72,72% saham Telkomsel. TELKOM membeli 90,32% saham Dayamitra dan mengkonsilidasikan laporan keuangan Dayamitra kedalam laporan keuangan TELKOM.

2002 TELKOM membeli seluruh sahan Pramindo melalui 3 tahap, yaitu tahap pertama,30% saham pada saat ditandatanganinya perjanjian jual beli pada tanggal 15 Agustus 2002, tahap kedua, 15% pada tanggal 30 September 2003 dan sisanya 55% saham pada tanggal 31 Desember 2004. TELKOM menjual 12,72% saham Telkomsel kepada Singapore Telecome, dengan demikian TELKOM memiliki 65% saham Telkomsel. Sejak Agustus 2002 terjadi duopoli penyelenggaraan telekomunikasi lokal.

2003 TELKOM memebeli seluruh saham AWI. TELKOM melakukan pelepasan kepemilikan pada PT. Telekomindo Seluler Raya, PT. Komunikasi Seluler Indonesia, PT. Menara Jakarta, dan PT. Metro Seluler Nusantara, serta meningkatkan kepemilikan saham pada PT. Multimedia Nusantara, PT. Indonusa Telemedia dan PT.Pasifik Satelit Nusantara.

2004 TELKOM meluncurkan layanan baru TELKOM International Call ( TIC ) 007. Trafik TIC disalurkan melalui 3 stasiun gerbang internasional ( gateway ) di Jakarta, Surabaya dan Batam. Layanan SLI dengan kode akses 007 berbasis clear channel ini akan menambah layanan telepon internasioanalyang sudah ada yaitu TELKOM Global 017 yang berbasis VoIP. TELKOM meluncurkan layanan akses internet berkecepatan tinggi dengan nama TelkomSpeedy di Jakarta dan Surabaya. Speedy merupakan layanan berbasis teknologi Asymmetric Digital SubScriber Line ( ADSL ) yang memisahkan layanan data dan suara pada satu kabel telepon sehingga memudahkan pemakai untuk mengakses internet dan bertelepon pada saat bersamaan. Berdasarkan persetujuan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan ( RUPST ) tanggal 30 Juli 2004. TELKOM mengumumkan perubahan nilai nominal saham Perseroan dari Rp.500 menjadi Rp.250 per saham dan dengan sekaligus perubahan pasal 4 ayat 1 dan 2 mengenai Anggaran Dasar Perseroan. Realisasi stock split 1 saham menjadi 2 saham telah disetujui oleh RUPST pada tanggal 30 Juli 2004. Pada saat yang sama, TELKOM mengubah rasio untuk ADS. Perbandingan sebelumnya 1 ADS setara dengan 20 saham biasa, menjadi 1 ADS setara dengan 40 saham biasa.

2005 TELKOM memperingati 10 tahun sebagai perusahaan publik dan bertekad untuk melanjutkan melakukan dual listing di Bursa Efek Jakarta dan di New York Stock Exchange. TELKOM berhasil meluncurkan satelit TELKOM-2 melengkapi layanan satelit TELKOM-1 yang memiliki cakupan yang luas di Asia Pasifik. Pada bulan November 2005 mengumumkan rencana untuk membeli kembali saham ( share buyback) dengan jumlah maksima; sebesar 5% dari saham seri B yang beredar.

1.1.2. Gambaran Ringkas PT. Telkom DIVRE II Kandatel Jakarta Selatan

a. LOGO

Bentuk bulatan dari logo melambangkan :

Keutuhan Wawasan Nusantara; Ruang gerak TELKOM secara nasional dan internasional; TELKOM yang mantap, modern, luwes, dan sederhana.

Warna biru tua dan biru muda bergradasi melambangkan :

Teknologi telekomunikasi tinggi / canggih yang terus berkembang dalam suasana masa depan yang gemilang.

Garis-garis tebal dan tipis :

Mengesankan gerak pertemuan yang beraturan menggambarkan sifat komunikasi dan kerjasama yang selaras secara berkesinambungan dan dinamis.

Tulisan INDONESIA dengan huruf Futura Bold Italic, menggambarkan :

Kedudukan perusahaan TELKOM sebagai Pandu Bendera Telekomunikasi Indonesia (Indonesian Telecommunication Flag Carrier).

b. KREDO

Kami selalu fokus kepada pelanggan.

Kami selalu memberikan pelayanan yang prima dan mutu produk yang tinggi serta harga yg kompetitif.

Kami selalu melaksanakan segala sesuatu melalui cara-cara yang terbaik (Best Practices).

Kami selalu menghargai karyawan yang proaktif dan inovatif, dalam peningkatan produktivitas dan kontribusi kerja.

Kami selalu berusaha menjadi yang terbaik.

VISI TELKOM

To Become a Leading Infocom Player in The Region

Menjadi Infocom Player mempunyai arti bahwa Telkom bergerak dalam bisnis informasi dan telekomunikasi yang secara kongkrit diwujudkan dalam bentuk keragaman produk jasa atau layanan. Awalnya, layanan yang diberikan hanyalah Plain Ordinary Telephone Services ( POTS ), namun berkembang mencakup layanan Phone, Mobile, Internet, Service ( PMVIS ) yang kemudian disebut sebagai layanan Phone, Mobile dan Multimedia ( PMM ).

Leading Infocom Player in The Region memiliki arti bahwa Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan infocom terkemuka dikawasan Asia Tenggara dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.

MISI TELKOM

To Provide One Stop Services With Excellent

Quality and Competitive Price.

Managing Business Through Best Practices,

Optimizing Superior Human Resources, Competitive

Technology and synergizing Business Partners.

To Provide One Stop Services With Excellent Quality and Competitive Price mengandung arti bahwa Telkom menjamin bahwa pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik, berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas dengan harga kompetitif.

Managing Business Through Best Practices, Optimizing Superior Human Resources, Competitive Technology and Synergizing Business Partners, berarti bahwa Telkom akan mengelola bisnis melalui praktek-praktek terbaik dengan mengoptimalisasikan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang unggul, penggunaan teknologi yang kompetitif serta membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis.1.2. Permasalahan

Dalam pelaksanaan geladi ini kami ditempatkan di Kandatel Jakarta Barat. Dalam pelaksanaannya kami ditempatkan dibeberapa bagian atau unit yang ada di Kandatel Jakarta Barat sesuai dengan bidang keahlian kami masing-masing. Kami ditempatkan di beberapa divisi yang ada di Kandatel Jakarta Barat, diantaranya : UBC (Unit Billing Collection) Area 5, Network Operation and Maintenance, Data Vas and Sales, Customer Service, General Support, dan Kesekretariatan. Selama menjalani kegiatan geladi kami menemukan beberapa permasalahan yang sedikit banyak mempengaruhi proses pelaksanaan geladi. Beberapa permasalahan utama yang kami hadapi antara lain :

Penempatan geladi yang kurang sesuai dengan bidang keahlian.

Tidak ada tugas yang secara khusus diberikan kepada peserta geladi.

Tidak ada rolling tempat pada beberapa divisi, sehingga peserta geladi kurang mendapatkan pengalaman di beberapa bagian.

Kurangnya peran aktif dari pembimbing lapangan terhadap peserta geladi.

Kurangya informasi yang diberikan oleh pembimbing lapangan dalam pelaksanaan tugas.

Tidak tersedianya fasilitas yang dibutuhkan.

TINJAUAN TEORI

Kegiatan Geladi yang merupakan suatu kegiatan praktek lapangan ini, merupakan kegiatan yang dapat mendukung mahasiswa STT Telkom untuk menjadi orang yang berguna bagi masyarakat. Kegiatan ini dapat membantu para mahasiswa untuk mengerti kenyataan, mendapatkan pengalaman baru, memiliki keterampilan baru yang berguna, dan menerapkan ilmu yang telah mereka dapatkan selama menjalani pendidikan di STT Telkom.PELAKSANAAN GELADI3.1. General Support

3.1.1. Rencana Kegiatan.

Peran dan fungsi Asset Management

Mengelola dan aspek keberadaan (eksistensi) asset dan financial perspective.

Melakukan kapitalisasi asset secara tepat dan akurat.

Mangupdate kartu asset.

Melakukan pengendalian mutasi asset

Mereview dan menganalisis ketepatan umue ekonomis asset

Melengkapi sertifikasi/ perizinan yang terkait dengan kepemilikan asset perusahaan.

Menyusun program pendayagunaan dan pemeliharaan seluruh asset non produktif.

Menyiapkan berbagai spek yang diperlukan dalam perhitungan kewajiban perpajakan.

Mengelola asset prodktif dan non produktif yang mencakup evaluasi performansi asset (impairment) dan rencana pengelolaan serta pemeliharaannya.

Menyiapkan berbagai data dokumen yang diperlukan dalam rangka penghapusan aseet perusahaan3.1.2. PelaksanaanDalam melaksanakan kegiatan geladi / Job Training , penulis melaksanakan berbagai macam jenis pekerjaan dalam melakukan pemberian barcode pada asset-asset yang dimiliki PT. Telkom Kandatel Jakarta Barat. Asset tersebut meliputi asset yang dimiliki sebelum bagian general support ini didirikan (1,5 tahun yang lalu) dan asset yang baru.

Dalam melakukan pekerjaan tersebut penulis menggunakan microsoft office Excel untuk melakukan penginputan data. Data yang dimiliki secara teori harus disesuaikan dengan asset yang dimiliki di lapangan lalu kemudian diberi barcode. Setelah pemberian barcode selesai maka data siap diupload secara on LineUraian Ringkas Kegiatan Harian (Terlampir dalam buku geladi)

3.1.3. HasilContoh

Data teori yang disesuaikan dengan asset di lapangan :

Data yang telah disesuaikan :

3.2. UBC3.2.1. Rencana Kegiatan.

Aplikasi ini merupakan aplikasi pembuatan laporan sederhana yang dibuat untuk mempermudah dan mempersingkat proses pembuatan laporan. Aplikasi hanya memerlukan waktu kurang dari 3 menit untuk membuat laporan selama 1 bulan.

Pembuatan aplikasi dimulai dengan membuat Software Requirement and Spesification (SRS) terlebih dahulu. Data-data SRS didapatkan dengan bertanya langsung kepada Asisten Manager UBC Area 5 Bapak Asep dan pembimbing lapangan Ibu Riana.

Software Requirement and Specification

-. Requirement

1. Mendeteksi hari libur.

2. Menyimpan hari libur selama 1 tahun.

3. Menghasilkan jumlah hari denda.

4. Menghitung denda berdasarkan jumlah hari denda dan rupiah billing.

5. Menampilkan report dalam file excel.

-. Spesification

1. Input data berupa file excel.

2. Output data berupa file excel.

3. Penanganan hari libur.

-. Data Design

1. Source data berupa file excel dan xml (data paket).

3.2.2. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan pembuatan aplikasi ini saya memulainya dengan membuat SRS terlebih dahulu, yang kemudian dikembangkan menjadi algoritma. Algoritma itulah yang dikemudian dikembangkan menjadi coding program. Saya membuat aplikasi ini dengan software Delphi 7 dengan koneksi file Excel dan xml.

Fungsionalitas aplikasi ini adalah :

a. Membuat laporan perbulan.

b. Menghitung jumlah hari denda dengan membandingkan tanggal transaksi dan tanggal rekening Koran yang berasal dari Collecting Agent yang memperhatikan policy penghitungan hari denda yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini dilakukan secara otomatis hanya dengan menekan satu tombol.

c. Menghitung jumlah denda berdasarkan jumlah hari denda dan rupiah billing secara otomatis, yang sekaligus akan meng-update data yang berasal dari source file excel.

d. Menyimpan, meng-update, men-delete, dan meng-add tanggal libur baru ke dalam sebuah data packet (xml).

e. Aplikasi ini juga memungkinkan pengeditan file Template yang telah dibuat sebelumnya dengan menghubungkan aplikasi ini ke aplikasi Ms Excel.

3.2.3. Hasil

Kegiatan Geladi yang saya laksanakan pada UBC Area 5 memberikan banyak manfaat bagi saya terutama dalam hal hubungan sosial dan emosional kontrol kerja dalam hal ini secara spesifik dapat memberikan total solution secara profesional terhadap corporate customer dengan tujuan satisfaction and loyality costumers. Selain itu disini saya dapat mengetahui bagaimana proses pembuatan billing dan isolir para customer. Walaupun Subdiv ini menangani pekerjaan-pekerjaan yang tidak sesuai dengan jurusan saya, saya bisa mengaplikasikan ilmu yang saya pelajari di bangku perkuliahan, sehingga bisa membuat aplikasi yang bisa digunakan untuk pembuatan laporan Pengawasan Penerimaan Pembayaran Jastel PT. Telkom.

Berikut adalah software documentation dari aplikasi ini :Software Documentation

Gambar 1. Tampilan depan aplikasi Report Kit

Gambar 2. Menu untuk membuat laporan baru

Untuk membuat laporan baru, kita bisa memilih menu File -> New Report. Kemudian muncul panel seperti gambar 3 dibawah ini. Semua field harus diisi, field Collecting Agent diisi dengan mengetikkan namanya di field isian. Field-field isian yang lain diisi dengan memilih salah satu pilihan dari combo box. Field nama file diisi dengan meng-klik tombol load file, lalu muncul dialog open file, pilih file yang akan digunakan. File excel ini akan menjadi source file yang akan dijadikan laporan.

Setelah semua field terisi, lalu klik tombol Tampilkan Data, tunggu semua data muncul di grid. Kemudian klik tombol Hitung Denda, tunggu sampai field JmlHari, dan JmlDenda terisi. Setelah itu, klik tombol Tampilkan Data kembali, tunggu sampai data ditampilkan lagi di grid. Yang terakhir adalah tekan tombol Quick Report, tunggu sampai file excel yang berisi report terbuka. Hasil dari laporan akan muncul dalam file excel seperti gambar 4. Laporan ini sudah berisi jumlah hari terlambat dan jumlah denda yang didapatkan berdasarkan perbandingan tanggal billing dan tanggal dari rekening koran berdasarkan ketentuan corporate. Jumlah hari tersebut akan menentukaan besar denda yang didapatkan dengan berdasarkan bunga deposito dan ketentuan corporate.

Gambar 3. Tampilan panel New Report editor

Gambar 4. Tampilan hasil report dalam file excel

Untuk merubah setting hari libur kalender digunakan dengan memilih menu Setting -> Calendar -> Update Calendar seperti gambar 5. Setelah itu akan muncul panel Update Calendar seperti gambar 6. Di sini kita dapat mengupdate, menambah, atau mendelete kalender yang ada hari liburnya. Flag bertanda 1 berarti tanggal tersebut adalah tanggal libur. Kita hanya perlu menyimpan tanggal yang berisi hari libur keagamaan, libur nasional, atau cuti bersama.

Gambar 5. Tampilan menu untuk mengupdate kalender

Gambar 6. Tampilan panel Update Calendar

Gambar 7. Tampilan sub menu Add

Gambar 8. Tampilan submenu Edit

Dalam aplikasi ini juga memungkinkan kita untuk meng-update template file laporan dalam file Excel, dengan memilih menu Setting -> Edit Template seperti gambar 9. Kemudian akan muncul file template Excel tersebut seperti gambar 10. Sehingga kita dapat langsung melakukan pengeditan di dalam file Excel tersebut.

Gambar 9. Tampilan menu Edit Template

Gambar 10. Halaman Template yang akan diedit dari file Excel

Aplikasi ini juga menyediakan menu Help statis untuk mengetahui bagaimana cara membuat laporan dan update hari libur serta mengetahui format file yang akan dijadikan source file yang kemudian akan diupload. Untuk membuka menu Help dapat dilihat seperti gambar 11. Apabila submenu Upload File diklik maka akan muncul panel seperti gambar 12.

Gambar 11. Tampilan sub-sub menu dari menu Help

Gambar 12. Tampilan Help Upload File

3.3. DATA & VAS SALES3.3.1. Rencana Kegiatan.

DATA & VAS SALES merupakan salah satu bagian dalam Kandatel Jakarta Barat yang berperan dalam marketing data alpro (alat produksi) dan penjualan serta pemonitoringan penggunaan content. Pada bagian ini dibagi menjadi dua subbagian yaitu Data & Internet dan Content VAS (Value Added Service).

Manager: Briliyan Farid Fartoni

Asisten Manager Data & Internet : Iwan Rusdarmono

DATA & INTERNET

Definisi kerja : penawaran alat produksi dan penjualan data dan internet

Produk : Speedy dan Telkomnet instan

Asisten Manager Content VAS : Trikorawati

CONTENT VAS

Definisi kerja : menawarkan dan memonitoring penggunaan content.

Produk : SLI 007, Telkom Global (01017), CLIP, Produk Turunan Telepon

3.3.2. Pelaksanaan

1. Pembuatan web untuk bagian DATA & VAS Sales

Tugas ini diberikan langsung oleh manajer. Requirement yang diajukan antara lain adanya keterangan mengenai job desk bagian. Tetapi disayangkan pembuatan tidak sampai terealisasi.

2. Data & Internet & Promosi

Pada bagian ini kami diberikan tugas untuk menawarkan paket speedy unlimited kepada pelanggan. Lebih jelasnya, pelanggan yang ditawarkan sebelumnya berlangganan speedy link, yaitu pelanggan yang menggunakan speedy dengan menggunakan provider lain ditawarkan untuk berpindah ke paket speedy, yaitu penggunaan speedy dengan provider Telkom.

3. Content dan VAS

Selama magang di Content VAS, tugas yang diberikan ialah membagikan brosur-brosur Free Minutes SLI 007 dan fitur-fitur Telkom lainnya di perumahan Green Garden. Setelah brosur yang dibagikan habis, tugas dialihkan ke call back retensi dan akuisisi SLI 007 serta Telkom Global.

3.3.3. Hasil

Banyak hal yang kami dapatkan selama pelaksanaan geladi 2007. Diantaranya ialah teknik menjadi seorang telemarketer speedy, bagaimana cara Kandatel Jakarta Barat, khusunya bagian Data dan VAS Sales utnuk meningkatkan revenue menjadi 7 M yaitu dengan cara mengingatkan kembali pelanggan untuk menggunakan contentnya seperti SLI 007 dan Telkom Global 01017 dengan metode retensi, akuisisi dan penetrasi. Pada bagian Data & Internet kami belajar bagaimana cara menarik pelanggan agar dapat tertarik berlangganan dengan provider Telkom yang sebelumnya dari provider lain. Selain itu, dengan adanya tugas pembuatan web bagian menambah pengetahuan kami dalam pembuatan web.

3.3. FIXED PHONE SALES3.3.1. Rencana Kegiatan.

FIXED PHONE SALES merupakan salah satu bagian dalam Kandatel Jakarta Barat yang berperan dalam penjualan telepon kabel atau telepone rumah. Adapun struktur organisasi adalah :

Manager Fixed Phone Sales: I Wayan Niturantara.

Asisten Manager Sales & Promotion Wireline 1: Philip Hutagalung.

Asisten Manager Sales & Promotion Wireline 2: Masrial.

Asisten Manager Indirect Channel Management: Sunarko

Definisi kerja pada bagian ini adalah penawaran yang nantinya permintaan pelanggan akan diidentifikasi untuk mendapatkan keseimbangan antara jumlah pendapatan dengan alat produksi.

Setelah terpenuhi tahap selanjutnya pengelolaan alat produksi yang siap untuk dijual. Pelanggan dikatakan FE apabila sudah terdapat jaringan di daerah yang bersangkutan contohnya kabel primer dan sekunder.

Calon pelanggan FE inilah yang nantinya akan ditelepon agar melakukan pembayaran di plasa Telkom terdekat sehingga status pelanggan berubah menjadi VA. Jika pelanggan sudah bisa kring maka status menjadi PS

3.3.2. Pelaksanaan

1. Download Data Pelanggan FE

Calon pelanggan yang dapat dipenuhi didownload dari SISKA lalu dirubah ke bentuk excel untuk diedit guna mendapatkan data pelanggan yang akan dihubungi untuk melakukan pembayaran pemasangan telepon kabel.

2. Calling Data Pelanggan FE

Tugasnya adalah mengkonfirmasi kepada calon pelanggan FE. FE sendiri adalah Status permintaan feasible di SISKA.

3. Merancang Target Jual 2008

Setiap tahunnya Fixed Phone Sales selalu merancang target penjualan guna mencapai target yang ditentukan. Kami menghitung & sinkronisasi jumlah target jual telepon kabel dari mulai per bulan hingga per minggunya.

3.3.3. Hasil

Tugas yang diberikan cocok bagi jurusan Teknik Industri yakni bagian pemasaran dan perencanaan produk maupun jasa. Yang dirasa paling berbengaruh yaitu cara mengolah data excel dan access karena data yang kita edit berjumlah ribuan sehingga harus mempunyai teknik filter dan sort yang baik. Setiap minggunya harus mengumpulkan daftar pelanggan yang telah kring dalam bentuk pivot per STO dan per harinya sehingga asisten manager bisa memantau jumlah target penjualan.

Pembuatan target penjualan yang kami buat dapat dijadikan acuan bagi anggota SARLING maupun karyawan FPS lainnya untuk mencapai target yang ditentukan per minggunya selama tahun 2008 mendatang.

Kami jadi lebih mengetahui step by step pemasangan telepon kabel secara detail. Bisa melihat langsung STO dan tempat tempat lain yang berhubungan dengan jaringan telekomunikasi.

3.3. SEKRETARIAT3.3.1. Rencana Kegiatan.

Tugas pokok Kandatel Secretary secara keseluruhan antara lain :

1. Administrasi surat-surat (masuk & keluar)

2. Menjawab surat masuk (baik surat pembaca, komplain pelanggan melalui media massa & via surat, sekaligus surat-surat sosial)

3. Handling complaint pelanggan via telephone (phone-in)

4. Peliputan & penulisan berita, sekaligus upload ke portal.

5. Event Organizer (EO) Kandatel baik skala internal maupun eksternal

6. Support activity Senior Leader & Top Management Kandatel

7. Mengawal agenda GM & DGM

8. Mengawal pelaksanaan calender of event (COE)

9. Mengawal internal relation

10. Administrasi rapat manajemen

11. Pembuatan laporan Kandatel (Laporan Eksekutif, Line Unit Distribution, Pulse Production Distribution, Kandatel Dalam Angka)

12. Mensupport penyiapan materi Senior Management Team (SMT) & Operation Management Team (OMT)

13. Mengawal tindak lanjut hasil keputusan SMT & OMT

14. Kompulasi data dari seluruh bagian

15. Download data dari tools / aplikasi reporting

3.3.2. Pelaksanaan

Pendataan nota dinas

Pembuatan web dan database

Membantu pembuatan laporan Kandatel dan presentasi

Penginputan berita dan gambar ke portal

Membantu pembuatan film untuk profile Kandatel Jakarta3.3.3. Hasil

Administrasi nota dinas berdasarkan tahun dan jenis nota

Portal telah diisi dengan berita Kandatel dan gambar-gambar kegiatan Kandatel

Flowchart untuk presentasi

Laporan Akhir Geladi3.4. CUSTOMER CARE3.4.1. Rencana Kegiatan.Bagian customer care Telkom Jakarta Barat merupakan bagian yang menangani secara langsung kepada pelanggan mengenai caring produk-produk Telkom (Speedy, Flexi, dan POTS). Bentuk pelayanan yang diberikan antara lain mengingatkan pelanggan tiap bulannya untuk menyelesaikan pembayaran/tunggakan (reminding call), ataupun memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan baru yang telah menggunakan produk Telkom lewat salam perdana. Kegiatan tersebut biasa dikenal dengan outbound call yang dilakukan pada bagian contact centre. Selain itu terdapat kegiatan visiting atau dengan kata lain, mendatangi pelanggan secara langsung ke rumah atau perusahaan yang terkait apabila sudah menunggak tiga bulan belum membayar tagihan dan sudah dilakukan penagihan berkali-kali lewat outbound call tapi tidak ada tindak lanjut dari pelanggan. Sistem yang digunakan oleh Kandatel Telkom Jakarta Barat adalah dengan Caring Online. Order yang diupload oleh duty manager atau asisten manager diolah (dilakukan proses outbound call) oleh contact centre dan data hasil proses outbound call diupload lagi pada pemberi order.

Ruang Lingkup Caring

Ruang lingkup dari Kebijakan Program Caring meliputi proses-proses sebagai berikut :

a. Provisioning:

Caring-1 : Registrasi pasang baru produk Telepon, Speedy, dan Flexi.

Caring-2 : Transaksi pasang baru produk Telepon, Speedy, dan Flexi.

Caring-3 : Tahapan survey alamat PSB Flexi Classy dan PSB Telepon dengan Fasilitas SLI.

Caring-4 : Layanan Mutasi Produk Telepon, Speedy dan Flexi.

Caring-5 : Tahapan Instalasi PSB produk Telepon, Speedy, dan Flexi.

b. Caring Pelanggan Baru :

Caring-6 : Salam Perdana Paska Aktivasi produk Telepon, Speedy, dan Flexi.

Caring-7 : Courtesy Billing Perdana (Bulan N+1).

Caring-8 : Courtesy Biling Bulan Kedua (Bulan N+2).

c. Fault Handling:

Caring-9 : Tahapan Perbaikan Gangguan.

Caring-10 : Salam Simpatik Pasca Perbaikan Gangguan.

d. Churn Protection (Reminding Call): Caring-11 : Churn Protection Terbit Billing (Tagihan Bulan N).

Caring-12 : Churn Protection Periode sebelum Isolir ( tgl 20/N).

Caring-13 : Churn Protection Periode Isolir (tgl 21/N tgl 1/N+1).

Caring-14 : Churn Protection Periode Sebelum Cabut (selama bln N+1).

Caring-15 : Churn Protection Salam Simpatik Pasca Isolir

Caring-16 : Churn Protection Pelanggan Berhenti Berlangganan APS.

e. Complaint Handling: Caring-17 : Komplain Jalur Formal.

Caring-18 : Komplain Jalur Non Formal.f. Service Quality Control: Caring-19 : Internal Quality Control.

Caring-20 : Monitoring usage Pelanggan.

Caring-21 : Pelanggan No Usage (L 25/2)

Caring-22 : Caring Pelanggan Radical Shortage

Caring-23 : Visiting Pelanggan No Usage dan Extreme Usage

Caring-24: Salam ucapan Terima Kasih pelanggan sudah bayar tagihan FASTEL.

Pada mulanya kegiatan yang akan dilakukan adalah seluruh kegiatan yang tersebut di atas apabila memungkinkan. Tetapi yang dititik beratkan adalah caring pelanggan baru, churn protection (reminding call), dan visitng, serta adapula pembuatan laporan tiap bulannya mengenai data-data yang telah diolah setelah mendapatkan hasil dari contact centre. Maka dari itu, pada awal kegiatan kami setelah pembukaan adalah mempelajari laporan bulanan pada bagian customer care sehingga dapat membantu memberikan gambaran terhadap kami mengenai tugas dan fungsi dari bagian customer care.

3.4.2. PelaksanaanSeiring dengan pelaksanaan geladi yang dimulai pada tanggal 3 Juli 2007 di kandatel Jakarta Barat ini, hal yang Kami kerjakan tidak semua dapat terlaksana sesuai rencana. Mulanya Kami disarankan untuk belajar mlakukan proses outbound call tehadap pelanggan selama beberapa hari, lalu dapat mengikuti kegiatan visiting untuk pelanggan yang mangkir, dan terakhir adalah pembuatan laporan bulanan untuk bagian cutomer care. Tapi pada kenyataannya selama kurang lebih 30 hari Kami bergabung di bagian customer care, kegiatan yang kami lakukan hanyalah proses outbound call saja. Setiap harinya Kami harus melakukan proses call ke pelanggan kurang lebih sebanyak 150-an call. Tapi tidak semua hari dalam 30 hari Kami melakukan call terhadap pelanggan sebanyak 150-an. Sebab ada hari-hari tertentu yang memang banyak order yang harus dikerjakan, yaitu pada tanggal 5 sampai dengan 20. Seperti telah diketahui bahwa Telkom dapat melayani pembayaran billing tagihan antara tanggal 3 sampai dengan 20 tiap bulannya. Sehingga pada tanggal-tersebut merupakan hari-hari yang sibuk pada bagian contact centre untuk melakukan outbound call. Di luar tanggal tersebut, operator berkonsentrasi untuk melakukan call pada caring salam perdana dan pelanggan yang produk Telkomnya telah terisolir. Tapi tidak jarang, kami sering menganggur di luar tanggal-tanggal tersebut sebab tidak ada order yang datang untuk dilakukan proses outbound call. Hal tersebut sangat disayangkan, sebab banyak operator yang menganggur, sehingga membuang sumber daya manusia yang seharusnya potensial untuk digunakan. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan pengaturan jadwal (tanggal) order sedemikian rupa, sehingga dapat memaksimalkan kinerja sumber daya yang ada.

Bentuk outbound call yang Kami lakukan adalah:

a. Caring-6 : Melakukan salam perdana produk Speedy dan POTS.

b. Caring-7 : Courtesy Billing Perdana (Bulan N+1) untuk Speedy.

c. Caring-8 : Courtesy Biling Bulan Kedua (Bulan N+2) untuk Speedy.

d. Caring-12 : Churn Protection Periode sebelum Isolir ( tgl 20/N) untuk POTS dan Speedy.Setiap bulannya kinerja tiap caller dapat terpantau dari sistem (caring online), baik dari admin yang memegang semua data kinerja caller atau melalui login dari tiap-tiap caller. Bahkan data hasil outbound call dapat diketahui untuk tiap harinya, sehingga kinerja caller dapat terpantau secara baik.

3.4.3. HasilDari hasil laporan proses outbound call yang kami lakukan dan rekan-rekan dari contact centre didapat hasil sebagai berikut:

Gambar Grafik status call

Gambar Daftar total koneksi call

Keterangan:

a. OK : jika pelanggan mengangkat telp.

b. NOK : jika terdapat masalah pada jaringan atau komplain dari pelanggan.

c. RNA (ringing not answer): jika pelanggan tidak menganggat telp sampai dengan bunyi tuut.

d. Mailbox/Memo : jika yang menjawab telp adalah suara mesin untuk meninggalkan pesan.e. Busy/sibuk : jika pelanggan sedang menggunakan pesawat teleponnya bersamaan dengan operator melakukan proses outbound call.

f. Modem/Fax : jika terdapat suara mesin fax atau modem yang menjawab telepon.

g. Voice Respon : jika yang menjawab adalah suara operator dari pihak Telkom.Analisa Kegiatan

Dari data yang dihasilkan, dapat diketahui bahwa total call untuk bulan Juli adalah 26062, dengan perincian sebagai berikut: status OK sebanyak 10563, NOK sebanyak 380, RNA sebanyak 9970, Mailbox/Memo sebanyak 264, Busy/sibuk sebanyak 1333, Modem/Fax sebanyak 2544, dan untuk Voice Respon sebanyak 1008. Dari hasil yang ada terlihat bahwa tingkat RNA masih dalam skala yang besar yaitu berjumlah 9970, sebab apabila dilakukan proses call yang pertama dan statusnya RNA, maka akan dilakukan proses callback untuk hari berikutnya. Maksimal dilakukan callback adalah sebanyak 3 kali. Apabila lebih dari tiga kali dan pelanggan masih saja belum menyelesaikan tugasnya dan status produk Telkom yang menjadi tunggakan adalah akan isolir, maka tindak lanjutnya adalah proses visiting langsung ke rumah pelanggan. Hal-hal yang menyebabkan RNA antara lain: proses outbound call yang dilakukan pada jam-jam kerja sehingga untuk pelanggan rumahan tidak ada penghuni lain jadi tidak ada yang mengangkat telepon. Begitu pula untuk call dengan status busy/sibuk, maka akan dilakukan proses callback pada hari berikutnya. Masih banyaknya call dengan status busy/sibuk, mungkin dikarenakan proses outbound call yang dilakukan pada jam-jam kerja, padahal pelanggan kantor ataupun tempat usaha lumayan banyak terutama untuk produk Telkom Speedy. Sehingga perlu dilakukan callback pada jam-jam potensial dilakukan call untuk n-kali. Untuk produk Telkom Speedy, banyak pelanggan yang tidak tahu mekanisme pembayaran. Banyak yang mengira bahwa bill tagihan Speedy jadi satu dengan POTS, jadi pada saat dilakukan call ke pelanggan kebanyakan mereka merasa sudah bayar tagihan internetnya padahal jika di kroscek status tagihan mereka belum bayar. Untuk status voice respon pada bulan Juli sebanyak 1008, hal ini dapat dikarenakan oleh beberapa sebab, antara lain jaringan yang masih dalam perbaikan. Kali ini cara mengatasinya juga dengan callback pada hari selanjutnya.PENUTUP

Setelah mengikuti kegiatan geladi, kami memperoleh kesempatan untuk dapat memahami serta menghayati pekerjaan sesungguhnya di lapangan. Banyak tambahan pengetahuan yang belum pernah kami dapatkan diperkuliahan baik secara teori maupun secara praktek. Hal ini disebabkan pada umumnya diperkuliahan kami hanya menerima penjelasan dari dosen, sedangkan di lapangan dituntut untuk mampu mengolah, menganalisa, bahkan memutuskan sendiri tentang apa yang dilakukan. Kegiatan geladi ini juga melengkapi kegiatan proses belajar yang didapat di bangku kuliah karena banyak mata kuliah yang dapat diaplikasikan selama kegiatan geladi ini berlangsung. Kami berharap perpaduan antara teori dan praktek yang telah penulis peroleh akan memacu jiwa dan mental penulis agar senantiasa siap menghadapi kondisi lapangan yang selalu berubah.

Setelah empat minggu melaksanakan kegiatan geladi di Telkom Kandatel Jakarta Barat, maka penulis dapat memberikan beberapa kesimpulan dan saran.

4.1. Kesimpulan

Kesimpulan dari pelaksanaan Geladi di Kandatel Telkom Jakarta Barat adalah dapat mengetahui sebagian sistem kerja yang ada di Kandatel Jakarta Barat sesuai dengan divisi kami ditempatkan, yaitu UBC (Unit Billing Collection) Area 5, Network Operation and Maintenance, Data Vas and Sales, Customer Service, General Support, dan Kesekretariatan.

Pada bagian UBC mendapatkan pengalaman praktek langsung bagaimana membuat suatu aplikasi untuk mengolah suatu data sekaligus memberikan laporan. Sedangkan pada bagian Kesekretariatan mendapatkan pengalaman diantaranya dalam membuat persiapan untuk pembuatan laporan dan presentasi, pembuatan web dan database, serta pendataan nota. Di bagian General Support mendapatkan pengetahuan bagaimana maintenance terhadap asset yang dimiliki Kandatel Telkom Jakarta Barat dalam pemberian barcode. Pada bagian Data & VAS Sales mendapatkan pelajaran teknik menjadi telemarketer dan pembuatan web.

Praktek Geladi yang bernilai 2 sks ini sangat bermanfaat untuk menjadi pengalaman kerja dan sumber pengetahuan baru. Peserta geladi dapat menerapkan sesuai dengan ilmu yang sudah di dapatnya atau bahkan mendapatkan pelajaran yang tidak diberikan di bangku perkuliahan yang diantaranya adalah soft skill. Kami pun dapat merasakan bagaimana suasana dunia kerja yang sangat berharga bagi kami nantinya di masa depan.

4.2. Saran

1. Pelaksanaan Geladi untuk tahun depan sebaiknya memperhatikan bobot pemberian pemberian tugas yang diberikan oleh tiap bagian dengan jadwal rolling peserta geladi. Hal ini dimaksudkan agar ketika saat rolling tiba, mahasiswa dapat berpindah dan mengenal bagian lain yang ada di Kandatel Jakarta Barat sehingga peserta geladi tidak stuck di satu bagian saja.

2. Tersedianya fasilitas untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

3. Terjalinnya komunikasi yang baik antara STT Telkom dengan pihak Kandatel mengenai tugas-tugas yang akan dikerjakan oleh para peserta geladi.