JANUARI 2018

UNIVERSITAS TELKOM

DIREKTORAT SDM UNIVERSITAS TELKOM 2018

BAB I

Pendahuluan

A. Pengertian Tel U Point

Kampus Universitas Telkom memerlukan Sumber Daya Manusia yang berperan

aktif dalam mewujudkan visi dan misi yang telah tercanang baik akademik

maupun non kademik. Hal ini dapat dilihat dari kontribusi pegawai dalam

memaksimalkan pencapaian kinerja sesuai dengan tugas dan beban kerja masing-

masing. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang dapat meng-capture

pencapaian kinerja pegawai. Sistem tersebut dirumuskan dalam sebuah kerangka

kerja yang disebut SKI (Sistem Kinerja Institusi). SKI adalah tata cara penilaian

performansi Dosen dan TPA dalam satu periode tertentu dan selanjutnya akan

diukur oleh atasan langsung dalam rangka pelaksanaan fungsi pembinaan dan

hasil penilaian SKI akan diprosentasekan untuk pengukuran/acuan pemberian

remunerasi (tunjangan dasar dan tunjangan posisi/fungsional) dan bonus jika ada

(SK SKI, 2014).

Telkom University Performance on Individual and Institution (Tel U Point) adalah

beban kerja yang harus diselesaikan oleh pegawai berprofesi berdasarkan

kualifikasi akademik baik pendidikan, jabatan struktural maupun jabatan

fungsional sesuai periode dan ketentuan yang berlaku (SK SKI, 2014). Tel U Point

dibagi menjadi 2, yaitu Tel U Point Dosen digunakan untuk meng-capture kinerja

dosen dan Tel U Point Non Dosen meng-capture kinerja TPA.

Tel U Point Dosen bertujuan untuk:

Sebagai instrumen bagi pimpinan Institusi/Fakultas/Program Studi/Unit untuk mengevaluasi kinerja pegawai secara obyektif sebagai dasar untuk pembinaan, pengembangan dan pemberian remunerasi, bonus, serta reward and punishment kepada pegawai;

Sebagai instrumen bagi pegawai untuk melakukan evaluasi diri yang menjadi dasar pengembangan diri meliputi kompetensi, karakter dan peningkatan kualitas diri secara menyeluruh.

Sebagai dasar dalam memberikan apresiasi terhadap dosen yang melakukan kinerja excellence.

Mendorong dosen untuk melakukan tridharma perguruan tinggi dengan seimbang dalam rangka mengakselerasi peningkatan JFA dosen.

Sebagai salah satu upaya untuk mengurangi jumlah dosen Luar Biasa (LB) mendekati proposi yang sesuai dengan syarat dalam akreditasi perguruan tinggi maupun prodi.

B. Rubrik Tel U Point Dosen

Tel U Point Dosen terdiri dari 5 (Lima) rubrik yang menjadi parameter penilaian,

yaitu: pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, penunjang

lain, dan kewajiban khusus profesor. Masing-masing rubrik dijabarkan dalam

parameter penilaian seperti dalam tabel berikut

Tabel 1 Rubrikasi BKD NO KOMPONEN ITEM

1 Kinerja Bidang

Pendidikan Dana Pengajaran

1. Mengajar D3 Dan Atau S1

2. Mengajar S2 Dan Atau S3

3. Asistensi Tugas Atau Praktikum Tiap Kelompok

4. Pembimbing KP

5. Penguji Proposal TA 1/Tesis 1

6. Pembimbing Seminar TA/PA

7. Pembimbing TA/PA

8. Pembimbing Tesis

9. Pembimbing Disertasi

10. Penguji TA/PA

11. Penguji Tesis

12. Penguji Disertasi

13. Membimbing Dosen Yang Lebih Rendah Pangkatnya

14. Mengembangkan Program Perkuliahan/Pengajaran (SAP, GBPP, Dll)

15. Jabatan Struktural

16. Tugas Belajar S2 Dan S3

17. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber 18. Bimbingan Akademik (Perwalian/Penasihat Akademik)

2 Kinerja Bidang

Penelitian

1. Penelitian Berkelompok Eksternal

2. Penelitian Berkelompok Internal

3. Penelitian Mandiri

4. Menulis Buku Yang Diterbitkan

5. Menulis Buku Yang Tidak Diterbitkan

6. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional

7. Menterjemahkan Buku Yang Diterbitkan

8. Menyunting Buku Yang Diterbitkan

9. Pekerti Tatap Muka

10. AA Tatap Muka

11. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Nasional 12. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Internasional 13. Memperoleh HKI Paten

14. Memperoleh HKI Merek

15. memperoleh HKI Desain Industri

16. Memperoleh HKI Desain Sirkuit Tata Letak

NO KOMPONEN ITEM

17. Memperoleh Hak Cipta

18. Menulis Di Media Massa

3

Kinerja Bidang Pengabdian

Kepada Masyarakat

1. Pengabdian Masyarakat

2. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Diterbitkan

3. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Tidak Diterbitkan (Digunakan Oleh Mahasiswa)

4. Penyuluhan Kepada Masyarakat

5. Memberi Kursus/Menatar Kepada Masyarakat

4 Kinerja Bidang

Penunjang

1. Pimpinan Pembinaan Unit Kegiatan Mahasiswa

2. Pembimbing Kelompok Kompetisi

3. Pimpinan Organisasi Sosial Intern Sebagai Ketua/Wakil Ketua

4. Jabatan Non Struktural

5. Pelaksanaan Tugas Penunjang Almamater

6. Mengikuti Pelatihan Yang Linier Dengan Disiplin Ilmu

5 Kewajiban Khusus

Profesor

1. Keterlibatan Dalam Satu Judul Penelitian

2. Pelaksanaan Penelitian Atau Pembuatan Karya Seni Atau Teknologi Mandiri Termasuk Karya Pengabdian Dalam Masyarakat

3. Memperoleh Hak Paten

4. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Ilmiah/Majalah Ilmiah Ber Issn Tidak Terakreditasi Atau Jurnal Terakreditasi

5. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Terakreditasi Internasional

6. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber

7. Penyuluhan Kepada Masyarakat

8. Mendifusikan/Menyebarluaskan Temuan Karya Teknologi Atau Seni

9. Menulis Di Media Massa

10. Menulis Buku Yang Diterbitkan

11. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional

C. Tahapan Tel U Point Dosen

Tahapan pelaksanaan Sistem Tel U Point Dosen adalah sebagai berikut:

a. Pembuatan Kontrak Kerja Dosen

Kontrak kerja merupakan tanggung jawab seluruh pegawai Institusi yang

dibuat secara terencana dan dijabarkan menjadi target kinerja secara

berjenjang dari Pimpinan Institusi ke Pimpinan Fakultas dan Program

Studi/Unit sampai kepada individu pegawai, termasuk dosen. Kontrak kerja

dosen dibuat dan diperbaharui setiap 6 bulan sekali (satu semester), kontrak

tersebut mengacu pada tridharma perguruan tinggi ditambah dengan

kebutuhan institusi, adapaun komponen dari kontrak kerja dosen adalah

sebagai berikut:

a. Bidang pendidikan dan pengajaran; b. Bidang penelitian; c. Bidang pengabdian masyarakat; d. Bidang penunjang dan pengembangan organisasi; e. Kewajiban khusus Profesor (khusus untuk dosen dengan JAD Guru Besar).

Proporsi beban dosen diatur sesuai dengan tingkat pendidikan dan atau

jabatan fungsional akademik. Dosen dengan tugas tambahan (jabatan

struktural) memiliki komponen kerja yang terkonsentrasi pada penunjang dan

pengembangan organisasi, sedangkan dosen tugas belajar (pendidikan)

memiliki beban kerja sebesar 12 SKS yang terkonsentrasi pada kebutuhan

Institusi (berupa penugasan khusus untuk tugas belajar) dan memberikan

laporan secara periodik pada setiap progres pendidikannya.

b. Pelaporan Kinerja Dosen

Pelaporan kinerja dosen (pelaporan Tel U Point Dosen) dilakukan secara

periodik setiap akhir semester sebagai bahan penilaian dan penentuan

remunerasi satu semester berikutnya.

c. Penilaian Kinerja Dosen

Penilaian kinerja dosen dilakukan dengan berpedoman kepada kontrak kerja

dosen serta laporan akhir kinerja dosen (di-generate dari aplikasi Tel U Point

Dosen). Hasil penilaian kinerja dosen, akan dipergunakan sebagai perhitungan

pembayaran tunjangan posisi/fungsional yang diterima dalam setiap akhir

periode, serta perhitungan pembayaran bonus (jika ada).

Alur Proses Pelaporan dan Penilaian BKD Mulai

Dosen

Melakukan Kegiatan

Tri Dharma PT

Aplikasi PPM

Meng-capture data

rubrik PPM

Aplikasi Tel U Point

Men-generate data

Dosen

View dan Cek Kinerja

Approve?

Wadek 2

View dan Approval

Selesai

Fakultas, BPP, SDM

Mencatat kegiatan dosen

yang tidak ter-capture

sesuai template

I-gracias

Meng-capture data

kegiatan dosen

Dekan

Menyetujui

D. Siklus Waktu Tel U Point Dosen

Siklus waktu Tel U Point Dosen dilakukan per semester dengan rincian sebagai

berikut:

Awal Semester : Pembuatan Kontrak Tel U Point Dosen

Akhir Semester : Pelaporan dan Penilaian

BAB II

Aplikasi Tel U Point Dosen

A. Overview Aplikasi Tel U Point Dosen

Aplikasi Tel U Point Dosen merupakan aplikasi yang akan memfasilitasi setiap

dosen dalam lingkup kampus Universitas Telkom untuk memantau pencapaian

kinerjanya dengan tolak ukur perhitungan penilaian yang baku. Secara otomatis,

diperlukan tindakan nyata setiap pengguna aplikasi sehingga alur proses kegiatan

dapat berjalan dengan baik. Adapun pengguna aplikasi yang terlibat yaitu dosen

Universitas Telkom.

B. User Group Aplikasi Tel U Point Dosen

Tabel 2 User Group Aplikasi BKD NO KOMPONEN ITEM PIC

1 Kinerja Bidang

Pendidikan Dana Pengajaran

1. Mengajar D3 Dan Atau S1 SDM 2. Mengajar S2 Dan Atau S3 SDM 3. Asistensi Tugas Atau Praktikum Tiap Kelompok Fakultas: Asman Akademik 4. Pembimbing KP Fakultas: Asman Akademik 5. Penguji Proposal TA 1/Tesis 1 Fakultas: Asman Akademik 6. Pembimbing Seminar TA/PA Fakultas: Asman Akademik 7. Pembimbing TA/PA Fakultas: Asman Akademik 8. Pembimbing Tesis Fakultas: Asman Akademik 9. Pembimbing Disertasi Fakultas: Asman Akademik 10. Penguji TA/PA Fakultas: Asman Akademik 11. Penguji Tesis Fakultas: Asman Akademik 12. Penguji Disertasi Fakultas: Asman Akademik 13. Membimbing Dosen Yang Lebih Rendah Pangkatnya Fakultas: Asman Akademik 14. Mengembangkan Program Perkuliahan/Pengajaran (SAP, GBPP, Dll) Fakultas: Asman Akademik 15. Jabatan Struktural SDM 16. Tugas Belajar S2 Dan S3 SDM

17. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber

Fakultas: Asman SDM

18. Bimbingan Akademik (Perwalian/Penasihat Akademik)

SDM

2 Kinerja Bidang

Penelitian

1. Penelitian Berkelompok Eksternal PPM

2. Penelitian Berkelompok Internal PPM

3. Penelitian Mandiri PPM

4. Menulis Buku Yang Diterbitkan Fakultas: Asman SDM

5. Menulis Buku Yang Tidak Diterbitkan

Fakultas: Asman SDM

6. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional

Fakultas: Asman SDM

NO KOMPONEN ITEM PIC

7. Menterjemahkan Buku Yang Diterbitkan

Fakultas: Asman SDM

8. Menyunting Buku Yang Diterbitkan Fakultas: Asman SDM

9. Pekerti Tatap Muka BPP

10. AA Tatap Muka BPP

11. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Nasional

PPM

12. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal/Prosiding Ilmiah Internasional

PPM

13. Memperoleh HKI Paten PPM

14. Memperoleh HKI Merek PPM

15. Memperoleh HKI Desain Industri PPM

16. Memperoleh HKI Desain Sirkuit Tata Letak

PPM

17. Memperoleh Hak Cipta PPM

15. Menulis Di Media Massa Fakultas: Asman SDM

3

Kinerja Bidang Pengabdian

Kepada Masyarakat

1. Pengabdian Masyarakat PPM

2. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Diterbitkan

PPM

3. Membuat/Menulis Karya Kepada Masyarakat Yang Tidak Diterbitkan (Digunakan Oleh Mahasiswa)

PPM

4. Penyuluhan Kepada Masyarakat PPM

5. Memberi Kursus/Menatar Kepada Masyarakat

PPM

4 Kinerja Bidang

Penunjang

1. Pimpinan Pembinaan Unit Kegiatan Mahasiswa

Fakultas: Asman SDM

2. Pembimbing Kelompok Kompetisi Fakultas: Asman SDM

3. Pimpinan Organisasi Sosial Intern Sebagai Ketua/Wakil Ketua

Fakultas: Asman SDM

4. Jabatan Non Struktural Fakultas: Asman SDM

5. Pelaksanaan Tugas Penunjang Almamater

Fakultas: Asman SDM

6. Mengikuti Pelatihan Yang Linier Dengan Disiplin Ilmu

Fakultas: Asman SDM

5 Kewajiban

Khusus Profesor

1. Keterlibatan Dalam Satu Judul Penelitian

PPM

2. Pelaksanaan Penelitian Atau Pembuatan Karya Seni Atau Teknologi Mandiri Termasuk Karya Pengabdian Dalam Masyarakat

PPM

3. Memperoleh Hak Paten PPM

4. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Ilmiah/Majalah Ilmiah Ber Issn Tidak Terakreditasi Atau Jurnal Terakreditasi

PPM

NO KOMPONEN ITEM PIC

5. Menulis Jurnal Ilmiah Dan Diterbitkan Oleh Jurnal Terakreditasi Internasional

PPM

6. Menyampaikan Orasi Ilmiah, Pembicara Seminar, Nara Sumber

Fakultas: Asman SDM

7. Penyuluhan Kepada Masyarakat PPM

8. Mendifusikan/Menyebarluaskan Temuan Karya Teknologi Atau Seni

Fakultas: Asman SDM

9. Menulis Di Media Massa Fakultas: Asman SDM

10. Menulis Buku Yang Diterbitkan Fakultas: Asman SDM

11. Menulis Buku Yang Diterbitkan Internasional

Fakultas: Asman SDM

C. User Manual Aplikasi Tel U Point Dosen

1. Memulai Aplikasi Tel U Point Dosen

Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan computer anda telah terhubung

dengan internet. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

a. Pilih recommended browser sesuai dengan browser yang anda miliki:

firefox 3.6+, google chrome 5+, opera 10,6+, internet explorer 9.

b. Isikan alamat URL i-gracias (http://igracia.telkomuniversity.ac.id) pada

kolom isian “URL Address” di browser anda

c. Setelah itu akan muncul tampilan sebagai berikut

d. Klik LOGIN, setelah itu masukan username dan password i-gracias anda.

e. Group pengguna dalam aplikasi Tel U Point Dosen terdiri dari Asman

Akademik, Asman Sumberdaya dan Keuangan, PPM, dan SDM. Pilih group

penggunan yang sesuai, maka di tab sebelah kiri akan muncul menu BKD

BKND seperti gambar berikut.

Menu “Manajemen Template” terdiri dari sub menu Buat Template, Daftar

Template dan Manajemen Rubrikasi. Menu Buat Template digunakan oleh

User Group SDM untuk membuat daftar template baru dan menset template

yang aktif pada saat itu. Submenu Daftar template berisi template yang aktif

pada saat akan dilakukan generate data BKD, untuk dosen dibagi menjadi dua

template yaitu “template rubrikasi dosen” dan “template rubrikasi dosen

structural”. Sementara submenu manajemen rubrikasi digunakan ketika

mengenerate data BKD pada semester aktif.

Sementara itu menu Manajemen Beban Kerja, berisi submenu Persetujuan

Beban Kerja dan Hitung Nilai Konversi. Submenu Persetujuan Beban kerja

digunakan untuk melihat hasil BKD dosen yang sudah digenerate dan dosen

dapat memberikan persetujuan terhadap hasil BKDnya, untuk masing-masing

rubrik. Sementara untuk submenu hitung nilai konversi digunakan oleh user

grop SDM dalam melakukan generate NKI masing-masing dosen berdasarkan

hasil BKDnya.

Masuk ke beranda BKD BKND

Masuk Ke Menu Manajemen Template

Masuk Ke Menu Beban Kerja

2. Cara Membangkitkan Rubrikasi (User Group Fakultas)

Untuk membangkitkan rubrikasi terdapat dua cara, pertama apabila data dari

item rubrik tersebut sudah tersedia secara digital di i-gracias (missal data

pengajaran, TA/PA, dll) maka dapat langsung di genereta, sementara jika data

dari item rubrik belum tersedia secara digital (missal data buku yang ditulis

dosen, membimbing dosen yang lebih rendah, kepanitiaan yang diikuti dosen,

dll) maka PIC perlu mengunduh template rubrikasi terlebih dahulu, setelah

diisi baru di upload, rincian langkash untuk masing-masing jenis degerate data

rubrikasi adalah sebagai berikut:

a. Membangkitkan Rubrik yang Datanya Tersedia Online

Yang masuk dalam kategori ini adalah item-item sebagai berikut:

Rubrik Pendidikan dan Pengajaran 1. Mengajar D3 Dan Atau S1 2. Mengajar S2 Dan Atau S3 5. Penguji Proposal TA 1/Tesis 1 6. Pembimbing Seminar TA/PA 7. Pembimbing TA/PA 8. Pembimbing Tesis 9. Pembimbing Disertasi 10. Penguji TA/PA 11. Penguji Tesis 12. Penguji Disertasi 15. Jabatan Struktural 18. Bimbingan Akademik (Perwalian/Penasihat Akademik)

Cara membangkitkan rubrik-rubrik ini adalah dengan cara berikut:

Buka menu manajemen template, kemudian klik submenu manajemen

rubrikasi, maka akan muncul seperti gambar dibawah ini

Kemudian pilih periode semester yang akan di generate pada baris

periode, pilih template rubrikasi (template rubrikasi dosen atau

template rubrikasi dosen structural)

Lalu pilih komponen rubrikasi (kinerja bidang pendidikan dan

pengajaran/kinerja bidang penelitian/kinerja bidang pengabdian pada

masyarakat/kinerja bidang penunjang lain/kewajiban khusus

professor)

Lalu pilih Item Rubrikasi yang akan di generate

Lalu pilih Unit/fakultas

Kemudian klik tombol “Daftar pegawai”

Setelah muncul nama dosen di Fakultas yang dipilih (contoh kali ini

adalah FEB), maka langkah selanjutnya adalah pilih dosen yang akan

digenerat, jika yang akan digenerat semua dosen maka cukup klik kotak

kecil disebelah kiri atas.

Selanjutnya klik tombol generate_per_page yang ada disebelah kanan

atas. Yang perlu diperhatikan bahwa generate ini dilakukan per page,

jadi jika daftar dosen yang akan degenerate lebih dari 1 page, maka

lakukan hal yang sama untuk page selanjutnya.

b. Membangkitkan Rubrik yang datanya Offline

Item lain, selain item yang degenerate oleh user group PPM dan tidak

termasuk dalam kategori rubric yang datanya tersedia online maka akan

masuk kedalam kategori ini. Cara membangkitkan rubric ini adalah sebagai

berikut:

Langkah pertama adalah memilih periode sampai dengan memilih

unit/fakultas sama seperti pada saat akan mengenerate rubric yang

datanya online di atas.

Klik tombol impor rubrikasi

Kemudian klik tombol unduh template rubrikasi, maka akan muncul

kotak dialog seperti di bawah ini, kemudian klik

“click_for_download_template”, maka template akan terdownload.

Contoh template tugas belajar s2 dan s3 FEB adalah sebagai berikut:

PIC kemudian mengisi data dosen yang sedang melakukan studi lanjut

sesuai dengan template. Agar mempercepat proses unggah rubrikasi,

data dosen yang tidak sedang studi lanjut bisa dihapus saja (caranya

seperti hapus baris biasa dalam excel).

Selanjutnya setelah data terisi, maka file tersebut di unggah lagi ke

aplikasi BKD. Klik choose file, kemudian pilih file yang akan di unggah,

lalu klik preview rubrication.

Setelah muncul data dosen yang akan di unggah (akan muncul setelah di

klik preview rubrication), maka tinggal di klik tombol unggah per

halaman disebelah kanan atas, yang perlu diingat adalah unggah

dilakukan perhalaman, jadi jika data lebih dari satu halaman maka klik

halaman kedua (ada disebelah kanan bawah) dan klik unggah per

halaman lagi, begitu seterusnya.

3. Cara Membangkitkan Rubrikasi (User Group PPM)

Hal pertama yang harus dilakukan adalah masuk aplikasi BKD dengan memilih

user group “PPM”. Selanjutnya pilih menu penelitian.

Langkah-langkah mendefinisikan setiap step penelitian, pengabdian

masyarakat, publikasi, serta hak kekayaan intelektual. Step 1 digunakan untuk

mendefinisikan serta mendeskripsikan jenis kegiatan serta batas awal dan

akhir dari kegiatan yang sedang dilaksanakan.

Step 2 digunakan untuk menentukan tahapan dari pelaksanaan kegiatan

dalam kaitannya untuk melengkapi data BKD setiap dosen yang melakukan

penelitian, pengabdian masyarakat, publikasi, serta hak kekayaan intelektual

dilakukan pada tahapan ini.

Formulir tahap proses kegiatan

Menu edit

digunakan untuk

melakukan

manajemen

pengisian kegiatan

serta anotasi BKD.

Ada 4 jenis anotasi

BKD yang harus

didefinisikan pada

kegiatan penelitian

yaitu: judul

penelitian, ketua,

anggota, dan jenis

penelitian.

Untuk melakukan generate data penelitian, publikasi, pengabdian masyarakat,

dan hak kekayaan intelektual perlu dilakukan setting BKD.

Cara setting BKD adalah sebagai berikut:

Pilih icon setting BKD-BKND (seperti gambar di atas)

Pilih tipe kegiatan yang akan digenerat, missal “penelitian”

Berikan tanda “v” (check list) pada kolom aksi untuk memilih data

penelitian yang akan degenerate

Kemudian klik tombol “submit BKD”

Untuk melihat daftar nama yang telah degenerate menggunakan fitur “lihat

hasil BKD”

4. Cara Melihat Hasil BKD Dosen Dan Menu Persetujuan BKD

Untuk melihat hasil BKD dosen masuk ke menu “manajemen beban kerja”,

submenu “persetujuan beban kerja”.

Pilih status pegawai (pegawai tetap/calon pegawai/pegawai

professional/pegawai perbantuan)

Pilih tipe pegawai (dosen structural/dosen non-struktural)

Pilih periode semester yang akan dilihat

Pilih fakultas/unit

Atau jika dosen yang akan dicari hanya 1, bisa langsung saja

mengetikan nama dosen tersebut pada kolom search.

Untuk melihat detil data BKD dosen maka klik tombol action

Selanjutnya