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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Tesis de Grado:
PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Tema:
“DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA
EMPRESA ERAZO INCA CÍA. LTDA.”
Autora:
FERNANDA MARCELA ERAZO INCA
Director de Tesis:
CPA. DR. JORGE GUERRERO GUERRERO M.C.A.
QUITO – ECUADOR
2010
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ii
CERTIFICO:
Haber revisado la presente tesis, cuyo contenido ha sido
desarrollado por la señorita
Fernanda Marcela Erazo Inca, misma que se ajusta a las normas
establecidas por la
Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE; por tanto, autorizo
su presentación para
que se proceda con los trámites correspondientes.
Quito, Abril del 2010.
…………………………………………………
CPA. Dr. Jorge Guerrero
DIRECTOR DE TESIS
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iii
DERECHO DE AUTORÍA
“Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado, son de
exclusiva responsabilidad
de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a la
Universidad Tecnológica
Equinoccial – UTE”.
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iv
DEDICATORIA
Una dedicatoria muy especial a Dios y la Virgen de Baños, por
haberme guiado y
bendecido a lo largo de mi vida.
Con todo el respecto y admiración dedico el presente trabajo a
mi querida madre, por
sus años de esfuerzo y dedicación incondicional; por su amor y
apoyo diario; y, sobre
todo por sus sabios consejos que han hecho posible que llegue
hasta este importante
momento en mi vida.
Finalmente, una dedicatora sincera a mi novio por su apoyo,
ayuda y compañía en todo
el proceso de realización de esta obra.
Fernanda
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v
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento infinito a Dios; a mi madre y familia, quienes
de diversas maneras
han colaborado para que, a lo largo de vida estudiantil, se me
presenten triunfos
significativos.
Un agradecimiento especial para los socios de la Empresa Erazo
Inca, quienes con
dedicación y apoyo colaboraron en la recolección de información
y realización de este
trabajo de investigación.
Con mucho respeto, un agradecimiento sincero al Dr. Jorge
Guerrero por su guía y
consejos profesionales que hoy hacen posible la presentación
final de esta Tesis de
Grado.
La autora
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vi
INDICE
Portada i
Certificado ii
Derecho de autoría iii
Dedicatoria iv
Agradecimiento v
Índice de ilustraciones xi
Índice de cuadros xii
Índice de gráficos xii
Resumen xiii
INDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I
Pág.
1.1 Antecedentes 1
1.2 Planteamiento del Problema 2
1.3 Limitaciones del estudio 4
1.4 Alcance del trabajo 4
1.5 Objetivo General 5
1.6 Objetivos específicos 5
1.7 Idea a Defender 6
1.8 Justificación de la investigación 6
1.9 Hipótesis 8
1.10 Metodología de la investigación 8
1.11 Técnicas de investigación 10
CAPÍTULO II
2.1 Base Conceptual 12
2.1.1 La Empresa 12
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vii
2.1.2 Contabilidad 14
2.1.2.1 Concepto de Contabilidad 14
2.1.2.2 Importancia de la Contabilidad 14
2.1.3 Cuenta Contable 15
2.1.3.1 Concepto de Cuenta Contable 15
2.1.3.2 Clasificación de la Cuenta Contable 17
2.1.3.2.1. Por su Naturaleza 17
2.1.3.2.2. Po el Grupo al que Pertenece 17
2.1.3.2.3. Por el Estado Financiero 18
2.1.3.2.4. Por el Saldo 18
2.1.4 Plan de Cuentas 18
2.1.4.1 Concepto de Plan de Cuentas 18
2.1.4.2 Codificación del Plan de Cuentas 20
2.1.4.2.1. Sistemas de Codificación 20
2.1.5 Transacción 21
2.1.5.1. Concepto de Transacción 21
2.1.5.5. Clasificación de las Transacciones 21
2.1.6 Ciclo Contable 22
2.1.6.1. Concepto de Ciclo Contable 22
2.1.6.1. Documentos Fuente 23
2.1.6.1.1. Clasificación de documentos fuente 23
2.1.6.2. Jornalización 30
2.1.6.2.1. Asiento 30
2.1.6.2.2. Libro Diario 32
2.1.6.2.3. Estructura del Libro Diario 33
2.1.6.3. Mayorización 33
2.1.6.3.1. Libro Mayor 34
2.1.6.3.2. Estructura del Libro Mayor 34
2.1.6.3.3. Libros Auxiliares 34
2.1.6.4. Balance de Comprobación 35
2.1.6.4.1. Estructura del Balance de Comprobación 35
2.1.6.5. Ajustes 36
2.1.6.5.1. Acumulados 37
2.1.6.5.2. Diferidos 37
2.1.6.5.3. Depreciaciones 38
2.1.6.5.4. Amortizaciones 41
2.1.6.5.5. Consumos 42
2.1.6.5.6. Provisiones 43
2.1.6.5.7. Ajustes por Corrección de Errores 44
2.1.6.5.8. Ajustes por Registro de Transacciones Omitidas 44
2.1.6.6. Hoja de Trabajo 44
2.1.6.6.1. Estructura de la Hoja de Trabajo 45
2.1.6.7. Cierre de Libros 46
2.1.6.7.1. Cuenta resumen de Rentas y Gastos 47
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viii
2.1.6.7.2. Determinación de Utilidad o Perdida del Ejercicio
47
2.1.6.8. Estados Financieros 47
2.1.6.8.1. Estructura de los Estados Financieros 49
2.1.6.8.2. Tipos de Estados Financieros 50
2.1.6.8.2.1. Estado de Situación Financiera o Balance General
50
2.1.6.8.2.2. Estado de Resultados 51
2.1.6.8.2.2.1. Formas de Presentación 52
2.1.6.8.2.3. Estado de Flujo de Efectivo 55
2.1.6.8.2.3.1. Tipos de Flujo de Efectivo 56
2.1.7. Sistemas de Control Interno 62
2.1.7.1. Concepto de Sistemas de Control Interno 62
2.1.7.1.1. Controles Administrativos 64
2.1.7.1.2. Controles Contables 64
2.2 Base Legal 65
2.2.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 65
2.2.2 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) 71
2.2.2.1. Antecedentes 71
2.2.2.2. Normas Aplicables a la Empresa Erazo Inca Cía. Ltda
72
2.2.3 Ley de Régimen Tributario Interno 80
2.2.3.1. Sujeto Activo 80
2.2.3.2. Sujeto Pasivo 80
2.2.3.3. Hecho Generador 80
2.2.3.4. Período Tributario 80
2.2.3.5. Noveno Dígito del RUC 81
2.2.3.6. Tipos de Impuestos 81
2.2.3.6.1. Impuesto al Valor Agregado (IVA) 81
2.2.3.6.2. Retención del IVA 83
2.2.3.6.3. Impuesto a la Renta 84
2.2.3.6.4. Retención del Impuesto a la Renta 87
2.2.3.7. Infracciones y Sanciones 91
2.2.3.8. Formularios que se utilizan con mayor frecuencia 92
CAPÍTULO III
3.1 Diagnóstico de la Empresa 93
3.1.1 La Empresa 93
3.1.2 Antecedentes 93
3.1.3 Composición Accionaria 95
3.1.4 Objeto Social 96
3.1.5 Visión 97
3.1.6 Misión 97
3.1.7 Políticas 97
3.1.8 Estructura Administrativa 98
3.1.9 Estructura Orgánica Funcional Actual 99
-
ix
3.2 Marco Conceptual de la Empresa 99
3.2.1 Análisis de la Situación Actual 99
3.2.2 La Contabilidad, Registro de Transacciones 100
3.2.3 Procedimientos de la Contabilización y sus Resultados
100
3.2.4 Control Interno de la Empresa 102
3.3 Análisis Financiero 103
3.3.1 Razón Corriente 103
3.3.2 Prueba Ácida 103
3.3.3 Capital Neto de Trabajo 103
3.3.4 Nivel de Endeudamiento 104
3.3.5 Rotación de la Cartera 104
3.3.6 Rotación de Inventarios 104
3.3.7 Rotación de Proveedores 105
3.3.8 Margen Bruto de Utilidad 105
3.3.9 Margen Operacional de Utilidad 105
3.3.10 Margen de Utilidad Neta 106
3.3.11 Rendimiento Patrimonial 106
3.4 Análisis FODA 106
3.4.1 Fortalezas 106
3.4.2 Oportunidades 107
3.4.3 Debilidades 107
3.4.4 Amenazas 107
3.5 Riesgo Tributario 108
CAPÍTULO IV
4.1 Introducción 109
4.2 Objetivos 110
4.2.1 Objetivo General 110
4.2.2 Objetivos Específicos 110
4.3 Ámbito de Aplicación 111
4.4 Políticas Contables 111
4.4.1 Políticas Generales 111
4.4.2 Caja 111
4.4.3 Caja Chica 112
4.4.4 Bancos 113
4.4.5 Cuentas Por Cobrar 114
4.4.6 Inventario de Mercaderías 115
4.4.7 Activos Fijos 116
4.4.8 Patrimonio Social 117
4.4.9 Ingresos 117
4.4.10 Egresos 117
4.5 Referencias Legales 118
4.6 Organización 119
-
x
4.6.1 Organigrama Estructural Propuesto 119
4.7 Funciones y Responsabilidades del Área Contable 120
4.7.1 Funciones 120
4.7.2 Responsabilidades 121
4.8 Estructura del Plan de Cuentas 122
4.8.1 Concepto de Plan de Cuentas 123
4.8.2 Concepto de Codificación 124
4.8.3 Plan de Cuentas de la Empresa Erazo Inca Cia Ltda 125
4.9 Descripción del Movimiento de Cada Cuenta 130
4.10 Proceso Contable 181
4.10.1 Documento Fuente 182
4.10.2 Libro Diario 186
4.10.3 Libro Mayor 186
4.10.4 Libros Auxiliares 187
4.10.5 Balance de Comprobación 187
4.10.6 Ajustes 187
4.10.7 Cierre de Libros 189
4.10.8 Estados Financieros 189
4.10.8.1. Estados de Situación Financiera o Balance General
190
4.10.8.2 Estado de Resultados 190
4.10.8.3 Estado de Flujo de Efectivo 191
4.11 Formularios 191
4.12 Flujogramas 202
CAPÍTULO V
5.1 Conclusiones 209
5.2 Recomendaciones 210
Bibliografía
Glosario de términos
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xi
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Pág.
Ilustración 1 Clasificación de la Empresa 13
Ilustración 2 Agrupamientos convencionales del plan cuentas
19
Ilustración 3 Estructura del Ciclo Contable 22
Ilustración 4 Formato de Factura 28
Ilustración 5 Formato de Nota de Venta 29
Ilustración 6 Formato de Comprobante de Retención 30
Ilustración 7 Formato de Libro Diario 33
Ilustración 8 Formato de Libro Mayor 34
Ilustración 9 Formatos de Balance de Comprobación 36
Ilustración 10 Formato de Hoja de Trabajo 45
Ilustración 11 Formato de Estado de Situación Financiera 51
Ilustración 12 Formato de Estado de Resultados (en base a la
función
del gasto o “costo de ventas”) 54
Ilustración 13 Formato de Estado de Resultados (en base a la
naturaleza
del gasto) 55
Ilustración 14
Formato de Estado de Flujo de Efectivo (Método
Directo) 61
Ilustración 15
Formato de Estado de Flujo de Efectivo (Método
Indirecto) 62
Ilustración 16
Diferencias entre Control Interno Administrativo y
Control Interno Contable 65
Ilustración 17 Calendario Tributario 81
Ilustración 18 Porcentajes del Impuesto a la Renta 85
Ilustración 19 Tabla de Retenciones en la fuente 88
Ilustración 20 Cuadro de Ajustes Contables 188
-
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1 Factura Erazo Inca Cía. Ltda. 192
Cuadro 2 Nota de Venta Erazo Inca Cía. Ltda. 193
Cuadro 3 Comprobante de retención Erazo Inca Cía. Ltda. 194
Cuadro 4 Comprobante de retención Erazo Inca Cía. Ltda. 194
Cuadro 5 Libro Diario 195
Cuadro 6 Libro Mayor Principal 196
Cuadro 7 Libro Mayor Auxiliar 196
Cuadro 8 Balance de Comprobación 197
Cuadro 9 Libro de Entrada a Caja Bancos 198
Cuadro 10 Libro de Desembolso de Caja Bancos 198
Cuadro 11 Diario de Compras a Crédito 199
Cuadro 12 Diario de Ventas a Crédito 199
Cuadro 13 Recibo de Caja Chica 200
Cuadro 14 Kárdex 200
Cuadro 15 Rol de Pagos 201
Cuadro 16 Rol de Provisiones 201
Cuadro 17 Cuadro de IVA y Retenciones en la Fuente 201
INDICE DE GRÁFICOS
Pág.
Grafico 1 Estructura administrativa 98
Gráfico 2 Organigrama Funcional actual 99
Gráfico 3 Organigrama Estructural propuesto 119
Gráfico 4 Flujograma del Ciclo Contable 202
Gráfico 5 Flujograma de Deposito de Caja 203
Gráfico 6 Flujograma de Compra de Mercaderías 203
Gráfico 7 Flujograma de Ventas al Contado 204
Gráfico 8 Flujograma de Ventas a Crédito 205
Gráfico 9 Flujograma de Abono a Clientes 206
Gráfico 10 Flujograma de Reembolsos de Caja Chica 207
Gráfico 11 Proceso de Elaboración, Pago y Contabilización de
Nómina 208
-
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
La presente tesis, está basada en los principios de contabilidad
generalmente aceptados;
así como en las normas nacionales e internacionales de
contabilidad; la legislación
vigente en el Ecuador, tanto para el pago de obligaciones
tributarias, laborales y de
seguridad social; la documentación mercantil y otros; lo que
garantiza el contenido de
la misma.
Esta tesis está dirigida exclusivamente a la compañía limitada
Erazo Inca, para lo cual
se ha realizado varias reuniones con sus autoridades y
funcionarios para lograr conocer
sus dificultades, deficiencias y necesidades; y tratar de
cubrirlas a través de la
utilización de herramientas útiles y dinámicas que permitirán
armonizar, mejorar y
ayudar en la presentación de la información contable.
Erazo Inca Cía. Ltda., es una empresa familiar constituida a
inicios de 2007, que ha
venido tratando la información contable, durante todo este
tiempo, de una manera
informal y al margen de la ley, en absoluto desorden y sin
control alguno, arriesgando
así el negocio.
Debido a las diferentes necesidades que tiene la empresa “Erazo
Inca Cía. Ltda.”, se
considera necesario implementar de manera urgente una
herramienta de carácter
científico técnico y financiero, que permita un manejo adecuado
de todos sus recursos.
-
xiv
La utilización de un manual de contabilidad será de importante
ayuda para la compañía,
no solo para el mejor manejo del sistema contable, sino también
para mejorar la relación
laboral entre los participantes. Logrando tener un mejor control
de los ingresos y
egresos de dinero y de mercaderías, consiguiendo así aumentar
sus rentabilidades.
El presente Manual de contabilidad pretende servir como una guía
acorde a las
exigencias legales y contables que a futuro le permita
administrar de manera eficiente
los recursos materiales, económicos y humanos aplicando
correctivos y políticas
oportunas.
En conclusión, para toda empresa es fundamental contar con un
Manual de Contabilidad
que facilite llevar las cuentas en orden de acuerdo a los
Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados y otras leyes y normas afines a la
contabilidad.
Este manual exclusivo para Erazo Inca Cía. Ltda. contendrá los
procedimientos básicos
para la adecuada utilización de la información. Además se
pretende ofrecer las
alternativas de desarrollo que apunte a la sistematización y
participación de todos los
integrantes aprovechando sus conocimientos, habilidades y
destrezas. Sirviendo como
guía y fuente de consulta al personal del área contable y demás
departamentos
administrativo – operativos, a través de la fijación de
políticas y lineamientos que
faciliten el registro contable de la empresa, logrando la
optimización del recurso
humano, obteniendo eficiencia y efectividad en las
operaciones.
Como recomendación fundamental, se manifiesta la necesidad de
incluir un proceso de
inducción acerca del manual de contabilidad y la puesta en
práctica del mismo a fin de
-
xv
que la aplicación del proceso contable se la realice desde el
punto de vista de la técnica
y el conocimiento contable; para lo cual, además se nombrará una
comisión con
funcionarios y empleados de la empresa, los mismos que se
encargarán periódicamente
de la revisión y actualización del presente Manual de
Procedimientos Contables.
-
xvi
-
CAPÍTULO I
1.1. ANTECEDENTES
La empresa Erazo Inca es una compañía de Responsabilidad
Limitada, constituida en
la ciudad de Quito, el 15 de febrero del 2007, con aportaciones
de los cuatro
hermanos Erazo Inca de USD 150 cada uno, sumando un total de USD
600 de capital
suscrito y pagado.
El objeto de la compañía es: la compra venta de mercadería
textil, confección,
diseño, fabricación, lavado, pintura, reparación y
comercialización de toda clase de
prendas de vestir y elementos afines; pero en la actualidad se
dedica de manera
exclusiva a la comercialización de ropa y artículos policiales,
ropa de guardianía
privada; y, uniformes de escuelas y colegios militares.
La compañía limitada Erazo Inca sustituyó a la empresa Proveedor
de Artículos
Policiales P.A.P, que era de propiedad de los padres de los
ahora socios de la
compañía. La desaparecida empresa P.A.P. surgió por la imperiosa
necesidad de los
señores aspirantes que se encontraban en los cursos tanto para
policías de tropa como
los oficiales de los años 90s, tiempos en los cuales solo
proveía a la institución
policial el Comisariato de la Policía con elevados precios y con
productos de baja
calidad.
La decisión de eliminar P.A.P. y crear la compañía limitada se
debió al cumplimiento
del artículo 19 de la Ley de Régimen Tributario Interno, vigente
en el año 2006, que
-
2
disponía: “Art. 19.- …También lo estarán las personas naturales
que realicen
actividades empresariales en el Ecuador y que operen con un
capital propio que al
1ro de enero de cada ejercicio impositivo, supere los veinte y
cuatro mil dólares
(24.000 USD) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio
inmediato anterior sean
superiores a los cuarenta mil dólares (40.000 USD)…”. Por este
motivo; y, por
brindar una fuente de trabajo a los hijos del matrimonio Erazo
Inca se decide crear la
COMPAÑÍA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA ERAZO INCA.
Por lo manifestado, es necesario implementar de manera urgente
una herramienta de
carácter científico técnico y financiero, que permita un manejo
adecuado de todos sus
recursos. Un manual de contabilidad será de importante ayuda
para la compañía, no
solo para el mejor manejo del sistema contable, sino también
para mejorar la relación
laboral entre los participantes. Logrando tener un mejor control
de los ingresos y
egresos de dinero y de mercaderías, consiguiendo así aumentar
sus rentabilidades.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Erazo Inca Cía. Ltda., es una empresa familiar constituida a
inicios de 2007, que ha
venido tratando la información contable, durante todo este
tiempo, de una manera
informal y al margen de la ley, llevando las cuentas a lo
natural, y como es lógico en
absoluto desorden y sin control alguno, arriesgando así el
negocio.
Considerando que es fundamental un Sistema de Contabilidad
General para el buen
manejo de cualquier compañía, es necesario contar con un Manual
de Contabilidad
-
3
que facilite llevar las cuentas en orden de acuerdo a los
Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados y otras leyes y normas afines a la
contabilidad.
El manual de contabilidad permitirá cumplir con varias
disposiciones legales, entre
estas tenemos:
1. El inciso primero del artículo 19 de la Ley de Régimen
Tributario Interno,
reformado con el artículo 79 de la Ley de Equidad Tributaria,
nos dice:
“Obligación de llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar
contabilidad y
declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la
misma todas las
sociedades”.
2. La Superintendencia de Compañías menciona que: “Es obligación
de toda
sociedad presentar sus Estados Financieros y anexos el primer
cuatrimestre del
año”.
Además, un manual contable ayudará a mantener un control interno
deseable y
satisfactorio para los socios.
Tomando en cuenta estas condiciones, creo que es imprescindible
el diseño,
implantación y aplicación de un Manual de Contabilidad en la
empresa Erazo Inca
Cía. Ltda., que conlleve a una seguridad en sus operaciones.
Sirviendo como una
guía acorde a las exigencias legales y contables que a futuro le
permita administrar
de manera eficiente los recursos materiales, económicos y
humanos aplicando
correctivos y políticas oportunas.
-
4
1.3. LIMITACIONES DEL ESTUDIO
La mayor limitación del presente estudio fue la poca información
contable financiera
con la que cuenta en la actualidad, debido a que el sistema
utilizado para controlar
las entradas y salidas de mercaderías y de dinero es a través de
cuadernos rayados
universitarios en los cuales de forma manual pero ordenada se
lleva las ventas del día
a día. Existe además un cuaderno de proveedores, uno de
clientes; y, uno de pago de
utilidades. La declaración de impuestos se realiza mensualmente
con las facturas
entregadas y recibidas que se tienen del mes.
Le presentación de estados financieros se realiza tomando los
datos de estos
cuadernos; y, de acuerdo a un plan de cuentas prediseñado por el
contador, el mismo
que no está acorde con las necesidades actuales de la
empresa.
1.4. ALCANCE DEL TRABAJO
El manual contable a desarrollar será de uso exclusivo para la
empresa Erazo Inca
Cía. Ltda., el mismo que contendrá los procedimientos básicos
para la adecuada
utilización de la información, tomando como base las leyes y
normas ecuatorianas e
internacionales aplicables y los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados
(P.C.G.A.), de manera que todo el personal involucrado en el
área contable los
aplique diariamente.
-
5
1.5. OBJETIVO GENERAL
Analizar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(P.C.G.A.), las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (N.E.C.), las Normas
Internacionales de
Contabilidad; y, demás leyes y normas afines; con la finalidad
de diseñar un Manual
de Contabilidad que permita optimizar recursos y proveer de
información oportuna y
adecuada para la toma de decisiones, a través de procedimientos
contables y
financieros.
1.6. OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Conocer el procedimiento contable que la empresa está
aplicando actualmente y
definir su función dentro de la misma.
2. Identificar falencias en el sistema contable de la
empresa.
3. Buscar alternativas de solución a cada una de las falencias
detectadas.
4. Analizar los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (PCGA).
5. Analizar las Normas Ecuatorianas de Contabilidad
(N.E.C.).
6. Establecer las necesidades contables de la empresa.
7. Analizar la Misión, Visión, Objetivos, Políticas y
Estrategias de la empresa.
8. Adaptar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(PCGA) y
Normas Ecuatorianas de Contabilidad a la Misión, Visión,
Objetivos, Políticas y
Estrategias de la empresa y a sus necesidades contables.
9. Diseñar el Manual de Contabilidad General.
10. Demostrar que el uso de un Manual de Contabilidad es de gran
importancia para
la empresa Erazo Inca Cía. Ltda.
-
6
1.7. IDEA A DEFENDER
El análisis de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (P.C.G.A.), las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (N.E.C.), las Normas
Internacionales de
Contabilidad; y, demás leyes y normas afines permitirán diseñar
un Manual de
Contabilidad que logre optimizar recursos y proveer de
información oportuna y
adecuada para la toma de decisiones de la administración.
1.8. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El presente tema es de suma importancia para la empresa “Erazo
Inca Cía. Ltda.”
luego de haber pasado más de dos años sin una orientación
técnica y legalmente
reconocida en el manejo contable, por lo que creo necesario la
realización de un
Manual de Contabilidad a fin de que oriente sus movimientos y
procedimientos
contables, para no entorpecer el normal funcionamiento de la
misma por cuestiones
legales, administrativas y contables.
Además permitirá aplicar normas de control interno, a fin de que
se oriente de una
manera técnica y legal los movimientos y procedimientos que
deberá realizar el
personal que trabaja en Erazo Inca Cía. Ltda., quienes obtendrán
el beneficio de
mejorar su nivel profesional aplicando técnicas que enriquecerán
sus conocimientos;
y, por otra parte la empresa tendrá bases sólidas para conseguir
ser líderes en el
campo y mercado de la venta de uniformes militares, policiales,
de guardianía y de
instituciones sociales y educativas. Contribuyendo a la sociedad
con una mejor
-
7
atención al cliente en la venta de estos uniformes, aspecto que
no ha sido satisfecho
por la competencia.
Así mismo nos permitirá manejar de manera precisa, oportuna y
adecuada los
inventarios para evitar sustracciones, excesos y pérdidas en:
compras y ventas;
estableciendo con certeza cuanto tenemos en bodega, cuando es el
momento y la
cantidad que se debe solicitar para abastecer con el tiempo la
medida justa de nuestra
mercadería.
Actualmente, la competencia existente en el mercado ya no
permite que los procesos
que se están llevando a cabo sigan desarrollándose sin una
orientación como la que
se planteará y desarrollará en este trabajo, en busca de un
adecuado manejo de
inventarios.
Con este manual la empresa podrá disponer un marco normativo de
registros
contables como herramienta que permita a la compañía disponer de
lineamientos
ágiles, mejorar el rendimiento de la área contable y contar con
un sistema de
autocontrol adecuado logrando un desempeño óptimo de los
funcionarios en cada
una de las áreas, que redundará en un sostenido crecimiento de
la empresa.
La presente investigación no posee un impacto teórico dado que
este trabajo se basa
en los sistemas y métodos contables que teóricamente existen,
además es un reto para
superar la ineficiencia económica y asumir la competitividad
ante el mundo
globalizado.
-
8
Adicionalmente, la implantación de este Manual Contable
contribuirá al medio
ambiente con la disminución de desperdicios de inventario
inservible dentro de la
empresa, la gente evitará tener que estar regresando muchas
veces para comprar sus
listas de uniformes por el hecho de no haber en stock, ahorrando
así tiempo y dinero.
En definitiva, con este Manual la empresa Erazo Inca Cía. Ltda.,
podrá aplicar
normas de control interno, tener una visión clara de los
procedimientos legales de
registros contables y orientar en forma técnica y precisa al
personal en el desarrollo
de sus actividades. Pudiendo ser realizable porque contamos con
toda la información,
suficiente y competente que nos facilita el Gerente General de
la empresa y el
personal que en esta labora.
1.9. HIPÓTESIS
El manual de contabilidad para la empresa Erazo Inca Cía. Ltda.,
ayudará a
estandarizar los procedimientos de los registros contables y su
presentación en los
Estados Financieros, los mismos que sirven para una adecuada
toma de decisiones
por parte de la gerencia.
1.10. MÉTODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Método de observación científica: Observar los procedimientos
internos de
la empresa y las leyes y reglamentos aplicables en el país,
establecidos por
los organismos de tributación y control. Además verificaremos
físicamente el
inventario y activos fijos de la empresa.
-
9
Método Inductivo: Evaluaremos si el Manual de contabilidad
representa una
herramienta técnica, que le permita a la empresa disminuir
errores para
optimizar utilidades.
Método Deductivo: Tomando como base el marco teórico aplicable a
las
empresas de las características de Erazo Inca Cía. Ltda., llegar
a particularizar
la aplicabilidad de las leyes, reglamentos y procedimientos
adecuados a la
empresa.
Método de Análisis: Revisaremos y analizaremos todos los datos
obtenidos
por los diferentes medios que emplearemos.
Método de Síntesis: Con la información disponible realizar un
bosquejo que
sin ser extenso y poco práctico permita manejar los registros y
obtención de
resultados de la manera más concreta, clara y entendible para
la
administración de la empresa.
Método Administrativo: Estudiaremos la organización de la
empresa.
Método Financiero: Analizaremos los balances de la empresa e
interpretaremos cual es la situación de la misma.
Método de Análisis de Datos: Al finalizar la parte investigativa
de esta
investigación se identificarán los métodos cualitativos y
cuantitativos para
-
10
hacer el tratamiento de los datos y pasarlos a información y de
la información
extraer resultados, conclusiones y recomendaciones.
1. 11. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
REVISIÓN DE LITERATURA
En el desarrollo del Plan será consultado toda la bibliografía
referente al tema y
el texto de las leyes que regulan las actividades del ente
contable.
REVISÓN DE LEYES
Revisar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, la Ley de Régimen Tributario
Interno
(reformado), la Ley de Compañías y toda normativa destinada a
regular y
estandarizar los procedimientos y registros contables en el
Ecuador.
REVISIÓN DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
Examinar y estudiar cada uno de los documentos tanto contables
como
administrativos.
-
11
ENTREVISTAS: Las veces que sean necesarios se realizaran
entrevistas y
reuniones de trabajo con las autoridades de la empresa,
empezando por el
gerente general hasta llegar al contador, para saber su opinión
y criterio sobre la
empresa.
INTERNET: El Internet proporciona en la actualidad herramientas
valiosas
e información privilegiada para el análisis e interpretación de
situaciones
tendientes a la solución de todo tipo de necesidades
empresariales, por lo tanto,
en el desarrollo del Manual Contable para Erazo Inca Cía. Ltda.,
considere un
medio de consulta permanente a este servicio.
TRABAJO DE CAMPO: Por la facilidad y autorización que tengo
por
parte de los socios de la empresa, será de vital importancia
realizar el estudio de
campo, en especial ver cómo trabaja el contador en la empresa:
que actividades
realiza, que horario de trabajo tiene, entre otros aspectos.
Además poder a ver el
manejo de la bodega y su mantenimiento.
CONSULTA A EXPERTOS: La consulta será especialmente a expertos
en
manejo de inventarios, tributación y atención al cliente para
tomar decisiones
que favorezcan dentro del manual contable a la empresa Erazo
Inca Cía. Ltda.
-
12
CAPÍTULO II
2.1. BASE CONCEPTUAL
2.1.1. EMPRESA
Es la entidad u organización que se establece en un lugar
determinado con el
propósito de desarrollar actividades relacionadas con la
producción y
comercialización de bienes y/o servicios en general, para
satisfacer las diversas
necesides de la sociedad1.
La empresa es una unidad económico-social integrada por capital,
trabajo y recursos
materiales que junto a la administración (recurso humano) se
coordinan para realizar
una producción socialmente útil o simplemente cumplir con los
objetivos para las
cuales fue creada. Su objetivo principal es la obtención de
utilidades (fines de lucro),
o bien, la prestación de servicios a la comunidad.
La importancia de la empresa en cualquier sistema económico está
en que es el
motor que mueve a la economía de un país; con alta capacidad
generadora de
riqueza, que al ser distribuida equitativamente trae consigo la
paz social y la
tranquilidad y desarrollo.
1 SARMIENTO, Rubén. Contabilidad General. Décima Edición.
Editorial Voluntad. Pág. 1.
-
13
Ilustración 1
CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA
POR SU ACTIVIDAD POR SU TAMAÑO POR EL SECTOR AL
QUE PERTENECEN
POR SU
ORGANIZACIÓN DE
CAPITAL
COMERCIAL
INDUSTRIAL
DE SERVICIOS
Compran y venden
bienes sin cambiarlos
Transforma las
materias primas en
nuevos bienes a través
de los factores de la
producción
Venden servicios a la
colectividad
PEQUEÑAS
MEDIANAS
GRANDES
PRIVADAS
PÚBLICAS
MIXTAS
Su aporte de capital es
de personas naturales
o jurídicas del sector
privado.
Su aporte de capital
viene desde el
Gobierno.
Su aporte del capital
viene desde el sector
público y privado.
Se las divide de acuerdo al
volumen de ventas, el
capital propio, número de
trabajadores y beneficios.
UNIPERSONALES
PLURIPERSONALE
S O COMPAÑÍAS
Capital pertenece a
una sola persona
Capital conformado
por el aporte de varias
personas naturales o
jurídicas
CÍA. EN NOMBRE
COLECTIVO
CÍA. EN COMANDITA
POR ACCIONES
CÍA. ANÓNIMA
CÍA. DE ECONOMÍA
MIXTA
CÍA. DE
RESPONSABILIDAD
LIMITADA
CÍA. EN COMANDITA
SIMPLE
Formado por mínimo tres y
máximo quince socios,
quienes responden hasta el
monto de sus aportaciones
individuales. Su capital social
será mínimo de USD 600,00
dividido en participaciones.
Elaborado por: Fernanda Erazo, la autora.
-
14
2.1.2. CONTABILIDAD
2.1.2.1. CONCEPTO
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro,
clasificación, análisis e
interpretación de las transacciones que se realizan en una
empresa con el objeto
de conocer su situación económica y financiera al término de un
ejercicio
económico o período contable2.
Según Agustín Argaluza Fano: “La Contabilidad es una técnica
auxiliar de la
Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de
información y de
control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas
logren mayores
utilidades”.
2.1.2.2. IMPORTANCIA
Las empresas que no llevan contabilidad, no conocen con
exactitud: cuánto se tiene,
cuánto nos deben o debemos, cuál es el volumen de compras,
ventas, gastos; en
definitiva sólo se tiene un conocimiento vago de la situación
económica de la
empresa. Es por esto que la importancia de la contabilidad está
en que permite
conocer con exactitud la real situación económico-financiera de
una empresa.
La contabilidad permite tener una visión en seis aspectos
fundamentales:
2 De Bravo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición,
Editorial Nuevodía, Quito-Ecuador,
2005.
-
15
1. Históricamente. Lleva un registro cronológico de los hechos
que van
apareciendo en la vida de la empresa.
2. Estadísticamente. Refleja los hechos económicos, en
cantidades que dan una
visión real de la situación del negocio.
3. Económicamente. Estudia el proceso que se sigue para la
obtención del
producto.
4. Financieramente. Analiza la obtención de los recursos
monetarios y hace
frente a los compromisos de la empresa.
5. Fiscalmente. Sabe cómo afecta a la empresa las disposiciones
fiscales
mediante las cuales se fija la contribución por impuestos.
6. Legalmente. Conoce los artículos del Código de Comercio, Ley
de Régimen
Tributario Interno, Ley de Compañías y otras leyes que puedan
afectar a la
empresa, para que la contabilidad refleje de manera legal el
contenido jurídico
de sus actividades.
2.1.3. CUENTA CONTABLE
2.1.3.1. CONCEPTO.- Es el nombre genérico que se da al grupo de
bienes,
derechos y obligaciones de la misma especie o naturaleza.
-
16
Para agrupar de mejor forma los bienes, derechos y obligaciones
es indispensable el
criterio razonado del Contador; el mismo que debe tener en
cuenta las dos
características fundamentales que han de reunir los nombres de
cuentas a fin de
facilitar su comprensión y entendimiento3:
1. El nombre de la cuenta debe explicarse por sí sola y no
presentar opción a
confusión o doble interpretación.
2. El nombre de la cuenta debe estar completo: no puede dejarse
el nombre a
medias, sin identificar su naturaleza y ámbito.
Las cuentas que han sido identificadas dentro de un negocio
deben mantenerse
inalterables, por lo menos durante un período económico, para no
registrar una
misma operación en diferentes cuentas, lo que daría lugar a
confusión, información
errada y falta de control.
La cuenta contable se representa en forma de una T mayúscula
agrandada, la misma
que contiene:
El nombre de la cuenta en la parte superior.
Debe (debitar es igual a cargar).- Registra todos los valores
que reciben,
ingresan o entran a cada una de las cuentas, aparece en el lado
izquierdo.
Haber (acreditar es igual a abonar).- Registra todos los valores
que
entregan, egresan o salen de cada una de las cuentas, aparece en
el lado
derecho.
3 Zapata S. Pedro, Contabilidad General, Cuarta Edición,
Quito-Ecuador, 1994-1995. Pág. 19
-
17
Saldo.- Es la diferencia entre el debe y el haber de la misma
cuenta.
2.1.3.2. CLASIFICACIÓN
Las cuentas se clasifican en cuatro grupos fundamentales que
menciono a
continuación:
2.1.3.2.1. POR SU NATURALEZA:
Personales, por ejemplo Cuentas por cobrar.
Impersonales, por ejemplo Mercaderías.
2.1.3.2.2. POR EL GRUPO AL QUE PERTENECE:
Activo: valores, bienes, derechos y obligaciones que tiene la
empresa;
relacionados con su objeto social.
Pasivo: obligaciones contraídas por la empresa con terceras
personas;
valores que deben ser pagados a corto y largo plazo, dependiendo
de la
naturaleza de la deuda.
Patrimonio: valores que son propiedades de la empresa.
Gastos: desembolsos que realiza la empresa, los que van a estar
en
función de su organización (en un ejercicio económico).
Rentas: entradas monetarias que van a estar en función de la
actividad de la
empresa y su estructura (en un ejercicio económico).
-
18
2.1.3.2.3. POR EL ESTADO FINANCIERO:
Estado de situación Financiera, ejemplo Equipo de Computo.
Estado de Resultados, ejemplo Ventas.
2.1.3.2.4. POR EL SALDO:
Saldo Deudor o Débito, se obtiene cuando la sumatoria del Debe
es mayor
que la sumatoria del Haber de la misma cuenta.
Saldo Acreedor o Crédito, se obtiene cuando la sumatoria del
Haber es
mayor que la sumatoria del Debe de la misma Cuenta.
2.1.4. PLAN DE CUENTAS
2.1.4.1. CONCEPTO
Es una lista en donde se enumeran de forma ordenada y lógica las
cuentas, acompañada
de una descripción del uso de cada una de estas en los libros de
contabilidad, aplicables
solo a una empresa concreta, que proporciona los nombres y el
código de cada una de las
cuentas.
Toda empresa para iniciar su contabilidad debe armar su plan de
cuentas, con la
finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos
de identificación.
-
19
Es recomendable considerar dentro de ciertas cuentas principales
el uso de cuentas
auxiliares o subcuentas, con el propósito de tener una
información más clara y
concreta; tal es el caso en la cuenta Clientes, Documentos por
Cobrar, Proveedores,
Documentos por Pagar (donde es indispensable abrir cuentas
individuales).
El plan de cuentas siempre deberá cumplir con una estructura que
parte de
agrupamientos convencionales, mismos que me permito a detallar a
través del
siguiente ilustración:
Ilustración 2
AGRUPAMIENTOS CONVENCIONALES DEL PLAN DE CUENTAS
1. GRUPO 2. SUBGRUPO
Activo
Corriente
Fijo
Otros
Pasivo
Corriente
Largo plazo
Otros
Patrimonio
Capital
Reservas
Superávit de
Capital
Resultados
Ingresos
Operacionales
No operacionales
Costos
Operacionales
No operacionales
Gastos
Operacionales
No operacionales
Elaborado por: Fernanda Erazo, la autora.
-
20
2.1.4.2. CODIFICACIÓN
Es la utilización de números, letras y otros símbolos que
representan o equivalen
al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas4.
La codificación simplifica el manejo y el proceso de la
información, es decir, tiende
a simplificar el registro, la información y el proceso de la
misma.
Los códigos asignados deben ser: flexibles (aceptar
intercalación de nuevos ítems),
amplio (aceptar intercalación de nuevas categorías o
jerarquías), y; funcional (a través
de cualquier medio debe funcionar).
2.1.4.2.1. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN:
numéricos: utilizan exclusivamente números para la
codificación.
alfabéticos: utilizan exclusivamente letras para la
codificación.
mixtos: utilizan indiferente y/o simultáneamente el número, la
letra o símbolos.
Ejemplo de codificación numérica:
1. Activo
1.1. Activo Corriente
1.1.1. Disponible
1.1.1.1 Caja
1.1.1.2 Bancos
2. Pasivo
2.1. Pasivo Corriente
2.1.3. Obligaciones Tributarias
2.1.3.1 IVA por pagar
2.1.3.2 Retención en la fuente por pagar
4 Bravo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición,
Quito-Ecuador, 2005. Pág. 40
-
21
2.1.5. TRANSACCIÓN
2.1.5.1. CONCEPTO.- Es el intercambio de bienes y/o servicios,
información que se
obtiene del documento de origen o fuente, el mismo que sirve de
soporte contable
para su verificación en el momento requerido5.
La transacción es un contrato bilateral (tiene dos partes, una
que entrega y otra que
recibe) por el cual dando, prometiendo o reteniendo cada una de
las parte alguna
cosa, evitan la provocación de un pleito o ponen término al que
había comenzado6.
Para que se configure la transacción es necesaria la
concurrencia de dos elementos:
uno de carácter subjetivo (animus transigendi), esto es, el
ánimo de transar y otro
objetivo, representado por las concesiones recíprocas de ambas
partes, para las cuales
es menester tener la capacidad de disponer del objeto
litigioso.
2.1.5.2. CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES
Transacciones simples.- Son aquellas que constan de una sola
parte deudora y
de una sola parte acreedora.
Transacciones compuestas.- Son aquellos que constan de dos o más
partes
deudoras y de dos o más partes acreedoras.
Transacciones mixtas.- Son aquellos que constan de una parte
deudora y de dos
o más partes acreedoras o viceversa.
5 SARMIENTO, Rubén. Contabilidad General. Décima Edición.
Editorial Voluntad. Pág. 36.
6 Página web:
http://www.monografias.com/trabajos10/transa/transa.shtml
-
22
2.1.6. CICLO CONTABLE
2.1.6.1. CONCEPTO.- Constituye la serie de pasos o la secuencia
que sigue la
información contable desde el origen de la transacción
(comprobantes o documentos
fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros7.
Ilustración 3
ESTRUCTURA DEL CICLO CONTABLE
COMPROBANTES
DOCUMENTOS
ESTADO DE SITUACION
INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE
COMPROBACIÓN
AJUSTES
CIERRE DE LIBROS
ESTADOS FINANCIEROS
LIBROS AUXILIARES
HOJA DE TRABAJO
ESTADO DE SITUACIÓN
FINANCIERA
ESTADO DE SITUACIÓN
ECONÓMICA
ESTADO DE GANANCIAS
RETENIDAS
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
ESTADO DE CAMBIOS EN EL
PATRIMONIO
ANÁLISIS FINANCIERO
Elaborado por: Fernanda Erazo, la autora.
7 Bravo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición,
Quito-Ecuador, 2005. Pág. 44
-
23
2.1.6.1. DOCUMENTOS FUENTE
Es el respaldo o constancia de la transacción comercial y
constituye la base de los
registros contables.
Esta documentación se debe archivar de forma ordenada y de
acuerdo a lo que
establece el Código de Comercio:
“El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de
Contabilidad y sus
comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que
termine de todo
punto la liquidación de sus negocios, y diez años después”8.
Los documentos deben ser:
Redactados de forma sencilla y clara, sin errores, manchones ni
borrones.
Numerados previamente (numeración preimpresa).
Respaldados con copias.
2.1.6.1.1. CLASIFICACIÓN
Los documentos se pueden clasificar de diversas maneras, a
continuación se detallan
tres posibles divisiones:
8 Código de Comercio. Art. 57.
-
24
1. Por la importancia9:
Documentos principales.- son aquellos considerados
indispensables y que
por ende se generan como pase fundamental de la transacción.
Ej.: facturas,
notas de venta, notas de crédito etc.
Documentos secundarios.- son aquellos que completan el
expediente
evidencial de una transacción, pero de los que pueden
prescindirse, Ej.: notas
de pedido, actas de entrega recepción, notas de ingreso,
etc.
2. Por el origen10
:
Documentos Internos.- son aquellos que deben ser expedidor por
la empresa
y por lo tanto entregados como contraseña de la transacción.
Documentos Externos.- son aquellos que deben llegar a la empresa
a fin de
evidenciar las operaciones efectuadas con otros entes. Ej.:
facturas de
compras, etc.
3. Por su negociabilidad:
Documentos negociables.- Son aquellos que completan la
actividad
comercial, generalmente utilizados para cancelar deudas, para
garantizar una
obligación o para financiar una obra. Su redacción está sujeta a
ciertas
9 Zapata S. Pedro, Contabilidad General, Cuarta Edición,
Quito-Ecuador, 1994-1995. Pág. 42
10 Zapata S. Pedro, Contabilidad General, Cuarta Edición,
Quito-Ecuador, 1994-1995. Pág. 42-43
-
25
formalidades legales. Los documentos negociables más utilizados
son:
cheque, letra de cambio, pagaré, acciones, bonos, hipotecas,
etc.
Documentos no negociables.- Son aquellos que se requieren para
la buena
marcha de la empresa, son de uso diario, son indispensables para
el control de
la empresa. El formato de estos formularios contiene
indicaciones suficientes
para comprender su uso y completar con pocos datos su contenido.
Los
documentos no negociables más utilizados son: factura,
comprobante de
ingreso, comprobante de egreso, nota de débito, nota de crédito,
papeleta de
depósito, recibo, vale, roles de pago, etc.
Entre los documentos más usados en una empresa, tenemos:
1. CHEQUE: Es un documento de orden de pago en efectivo por una
cierta cantidad
y a favor de un beneficiario al que pagará un banco siempre y
cuando esté bien
girado y tenga fondos.
2. LETRA DE CAMBIO: Es una orden de pago que da el acreedor a su
deudor para
que pague en determinado tiempo y lugar, el valor que se indica
en el documento.
Es de gran importancia porque garantiza el pago de cierta
cantidad de dinero por
parte del cliente que compró mercadería a crédito.
-
26
3. RECIBO: Es una constancia escrita por medio de la cual la
persona que firma,
declara haber recibido de otra persona: dinero (efectivo o
cheques), documentos,
bienes muebles o inmuebles, etc.
Es de gran importancia para los registros contables en los que
deben constar las
indicaciones que posee el recibo. Sirve de respaldo para la
persona que ha entregado
bienes o valores. Todo recibo debe ser archivado en forma
secuencial para facilitar
su búsqueda.
El recibo tiene un doble carácter: legal y contable. Es legal
por cuanto quien lo posee
tiene la prueba de haber cumplido con una obligación; y, es
contable, por cuanto
sirve como comprobante de egreso. Generalmente se utiliza en
original y una copia.
4. VALE DE CAJA: Es una constancia escrita que certifica el
compromiso que la
persona adquiere consigo mismo por recibir en préstamo cierta
suma de dinero la
misma que deberá ser pagada posteriormente.
El vale se utiliza generalmente con la finalidad de registrar el
dinero entregado a los
empleados por anticipo de sueldos.
5. COMPROBANTES DE VENTA: Son documentos que acreditan la
transferencia
de bienes o la prestación de servicios. De acuerdo al reglamento
de comprobantes de
venta y retención tenemos:
Facturas
Notas o boletas de venta
-
27
Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
Boletos o entradas a espectáculos públicos
Los documentos señalados en el artículo 13 del mismo
Reglamento.
Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los
siguientes:
Notas de crédito
Notas de débito
Guías de remisión
FACTURA.- Es el documento que el vendedor entrega al comprador
con el detalle
de las mercaderías vendidas o servicios prestados, indicando
cantidad
especificaciones, precio (unitario y total), condiciones de pago
(crédito y/o contado),
impuestos fiscales (ICE) e (IVA), número del RUC.
La Factura es un documento de utilización diaria y permanente en
los negocios.
Es de carácter obligatorio por las transacciones que superan los
4,00 dólares.
Se debe emitir en original y 2 copias.
Es válida como sustento de costos y gastos para fines contables
y a efectos del
Impuesto a la Renta.
Por medio de la factura se puede controlar el movimiento de la
mercadería, el
valor unitario y total y el pago de los impuestos fiscales.
-
28
Ilustración 4
FORMATO DE FACTURA
Fuente: Servicio de Rentas Internas (www.sri.gov.ec).
NOTA DE VENTA.- Es el documento que emite el vendedor, no
identifica al
comprador o usuario a excepción de las transacciones mayores de
$ 200.00 en las
cuales es obligatorio consignar el nombre y número de cédula de
identidad o RUC
del adquiriente del bien o usuario del servicio.
Se entregarán a consumidores finales (quienes no utilizan el
bien o la prestación
de servicios para fines comerciales).
No sustenta crédito tributario para el comprador.
La tarifa del IVA 12% está incluida en el precio de venta; el
vendedor debe
declarar y pagar mensualmente este impuesto.
Sustento de costos y gastos: si se obtiene para fines contables
a efectos del
Impuesto a la renta, debe identificar al comprador o usuario con
su nombre o
cédula.
-
29
Ilustración 5
FORMATO DE NOTA DE VENTA
Fuente: Servicios de Rentas Internas (www.sri.gov.ec).
COMPROBANTE DE RETENCIÓN.- Son comprobantes de retención los
documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas
por los agentes de
retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen
Tributario Interno,
este reglamento y en las resoluciones que, para el efecto,
dictará el Director General
del SRI.
Lo emite el comprador (agente de retención) en la adquisición de
bienes y servicios;
por retenciones del Impuesto a la Renta y/o del IVA.
El plazo de entrega del comprobante es de 5 días, desde la fecha
de recepción del
comprobante de venta.
-
30
Existe Crédito tributario para fines contables y efectos del
Impuesto a la Renta e
IVA.
Ilustración 6
FORMATO DE COMPROBANTE DE RETENCIÓN
Fuente: Servicio de Rentas Internas (www.sri.gov.ec).
2.1.6.2. JORNALIZACIÓN
Es el acto de registrar por vez primera en libros adecuados,
mediante la formalidad
del asiento contable, las transacciones que vayan ocurriendo en
el tiempo11
.
2.1.6.2.1. ASIENTO
Es la fórmula técnica de registro de las transacciones,
aplicando el principio de
Partida Doble: " No habrá deudor sin acreedor por un valor igual
o equivalente".
11
De Zapata Pedro. Contabilidad General, Cuarta Edición,
Quito-Ecuador, 1994-1995. Pág. 43
-
31
El asiento contable debe contener:
1. Fecha
2. Cuenta o cuentas deudoras
3. Cuenta o cuentas acreedoras
4. Explicación del asiento y el comprobante que originó la
jornalización.
Los asientos se clasifican así:
1. ASIENTOS SIMPLES. Tienen una sola cuenta deudora y una sola
cuenta
acreedora.
FECHA BANCOS XXXX
CAJA XXXX
S/R Deposito en el banco. Papeleta de depósito No…
2. ASIENTOS COMPUESTOS. Tienen dos o más cuentas deudoras y dos
o más
cuentas acreedoras.
FECHA CAJA XXXX
CUENTAS POR COBRAR XXXX
VENTAS XXXX
IVA EN VENTAS XXXX
S/R Venta al contado y a crédito. Fact. No…
-
32
3. ASIENTOS MIXTOS. Tienen una cuenta deudora y dos o más
cuentas
acreedoras o viceversa.
FECHA CAJA XXXX
VENTAS XXXX
IVA EN VENTAS XXXX
S/R Venta al contado. Fact. No…
El libro principal de la jornalización es el Libro Diario.
2.1.6.2.2. LIBRO DIARIO
Es un libro foliado o numerado que permite registrar o
jornalizar en forma
cronológica todas las operaciones o transacciones realizadas por
la empresa.
En resumen diremos que, es una historia o memoria de la vida de
la empresa.
El Código del comercio nos dice: “En el Diario se registrarán
día por día, y en el
orden en que vayan ocurriendo, todas las operaciones que haga el
comerciante,
designado el carácter y las circunstancias de cada
operación…”12
12
Artículo 40 del Código de Comercio
-
33
2.1.6.2.3. ESTRUCTURA DEL LIBRO DIARIO
No existe un formato o modelo único de diario, depende de las
necesidades de cada
empresa, pero de manera general un libro diario debe
contener:
Ilustración 7
FORMATO DE LIBRO DIARIO
EMPRESA______________________
LIBRO DIARIO
Folio No.
Fecha Código Detalle Parcial Debe Haber
De las
cuentas
contables
Asientos contables
numerados
Valor de
subcuentas
o cuentas
auxiliares
Valor de
cuentas
deudoras
Valores de
cuentas
acreedoras
Elaborado por: Fernanda Erazo, la autora
2.1.6.3. MAYORIZACIÓN
Acción de trasladar sistemáticamente y clasificadamente los
valores que se
encuentran jornalizados. En conclusión, es pasar los valores
registrados en el Debe
del Diario al Debe de una cuenta de Mayor y los valores
registrados en el Haber del
Diario al haber de una cuenta de Mayor.
-
34
2.1.6.3.1. LIBRO MAYOR
Es un resumen de todas las transacciones comerciales que
aparecen en el libro diario,
el que generalmente se lleva en tarjetas individuales, es decir
por separado todas y
cada una de las cuentas13
.
2.1.6.3.2. ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR
Ilustración 8
FORMATO DE LIBRO MAYOR
EMPRESA____________________
LIBRO MAYOR
CUENTA: CODIGO:
Fecha Detalle No.
Asiento Debe Haber Saldo
Descripción del movimiento
de la cuenta
Del
Libro
Diario
Valor que
consta en el
debe del
Libro Diario
Valor que
consta en el
haber del
Libro Diario
Valor de
diferencia
entre el Debe
y el Haber
Elaborado por: Fernanda Erazo, la autora
2.1.6.3.3. LIBROS AUXILIARES
Para efectos de control es conveniente que el libro mayor
(General) se subdivida en
los Mayores Auxiliares necesarios para cada uno de las cuentas.
Este registro se
13
SARMIENTO, Rubén. Contabilidad General. Décima Edición.
Editorial Voluntad. Pág. 79
-
35
realiza utilizando las subcuentas e individualizando la
información contable
especialmente la que se refiere a Cuentas y Documentos por
Cobrar y por Pagar14
.
La sumatoria de los saldos de los auxiliares deberá ser siempre
igual al saldo final de
la cuenta del mayor. Además, su formato es similar al del Libro
Mayor.
2.1.6.4. BALANCE DE COMPROBACIÓN
Es un listado que resume la información contenida en los
registros realizados en el
Libro Diario y en el Libro Mayor.
El propósito es comprobar la eficaz aplicación de la Partida
Doble, y permitir una
verificación de la calidad del trabajo en los pasos antes
citados: Reconocimiento,
Jornalización y Mayorización.
El procedimiento para elaborar el Balance de Comprobación es
pasando las cuentas
con sus respectivos saldos en el orden que aparecen en el Libro
Mayor al finalizar un
ejercicio contable o al finalizar cada mes para lograr un mejor
control contable.
2.1.6.4.1. ESTRUCTURA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN
Existen tres formas de presentación:
Balance de Comprobación de Sumas
14
Bravo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición,
Quito-Ecuador, 2005. Pág. 63
-
36
Balance de Comprobación de Saldos
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
Ilustración 9
FORMATOS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN
EMPRESA__________________
BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS
FECHA:
No. Cuentas Código Debe Haber
EMPRESA______________________
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS
FECHA:
No. Cuentas Código Deudor Acreedor
EMPRESA______________________
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS
FECHA:
No. Cuentas Código SUMAS SALDOS
Debe Haber Debe Haber
Fuente: Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, Sexta
edición.
2.1.6.5. AJUSTES
Se elaboran al término de un período contable. Son estrictamente
necesarios para
que las Cuentas que han intervenido en la Contabilidad de la
empresa demuestren su
saldo real o verdadero y faciliten la preparación de los Estados
Financieros15
.
15
Bravo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición,
Quito-Ecuador, 2005. Pág. 65
-
37
Los ajustes que con más frecuencia se presentan son aquellos que
se refieren a:
2.1.6.5.1. ACUMULADOS:
Gastos acumulados.- Cuando la empresa ha incurrido en el gasto y
está pendiente de
pago.
Fecha x
GASTO SUELDOS xxxx
SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR xxxx
S/R. Sueldos correspondientes al mes de enero
2009
Ingresos acumulados.- Cuando la empresa ha vendido bienes y/o
servicios, donde
obtuvo una comisión o ganancia que está pendiente de cobro.
Fecha X
COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR xxxx
COMISIONES GANADAS xxxx
S/R. Comisión correspondiente al mes de enero
2009
2.1.6.5.2. DIFERIDOS:
Prepagados.- Cuando la empresa ha pagado por adelantado, gastos
que aún no han sido
consumidos, necesariamente se deberán ir diferenciando para el
tiempo estimado.
-
38
Fecha x
GASTO PUBLICIDAD xxxx
PUBLICIDAD PAGADA POR ADELANTADO xxxx
S/R Publicidad correspondiente al mes de enero 2009
Precobrados.- Cuando la empresa ha cobrado por adelantado un
valor que aún no han
sido ganados, se deben ir difiriendo durante el tiempo
estimado.
Fecha x
COMISIONES COBRADAS POR ADELANTADO xxxx
COMISIONES GANADAS xxxx
S/R. Comisión correspondiente al mes de enero
2009
2.1.6.5.3. DEPRECIACIONES:
Es el desgaste, el deterioro, el envejecimiento y la falta de
adecuación u
obsolescencia que sufren los bienes tangibles a medida que pasa
el tiempo16
.
La depreciación se calcula y registra de acuerdo a los dispuesto
en el numeral 7 del
artículo 10 de la Ley de Régimen Tributario Interno: “Será
deducible la depreciación
y amortización, conforme a la naturaleza de los bienes, a la
duración de su vida útil,
a la corrección monetaria y la técnica contable, así como las
que se conceden por la
obsolescencia y otros casos, en conformidad a los previsto en
esta Ley y su
Reglamento”17
.
16
Arboleda Vélez Germán. Proyectos. Formulación, evaluación y
control. Cuarta edición. 2001. Pág.
269 17
Ley de Régimen Tributario Interno (actualizado 2008). Art. 10
numeral 7.
-
39
En el Reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno, en su
numeral 6 del
artículo 25 se habla de la Depreciación de activos fijos, los
literales de importancia
para la empresa Erazo Inca en resumen dicen:
a) “La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo
a la naturaleza de los
bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable.
Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los
siguientes porcentajes:
Inmuebles (excepto terrenos), naves aeronaves, barcazas y
similares 5% anual.
Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20%
anual.
Equipos de cómputo y software 33% anual.
En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este
Reglamento
sean superiores a los calculados de acuerdo a la naturaleza de
los bienes, a la
duración de su vida útil o la técnica contable, se aplicarán
éstos últimos.
b) Para los repuestos de mantenimiento de un activo fijo se
podrá cargar
directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado o
depreciar todos los
repuestos adquiridos, en función a la vida útil restante del
activo fijo al que está
destinado, pero nunca en menos de cinco años. Si el
contribuyente vendiera tales
repuestos, se registrará como ingreso gravable el valor de la
venta y, como costo,
el valor que faltare por depreciar.
-
40
c) En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro
acelerado u otras
razones debidamente justificadas, el Director Regional del
Servicio de Rentas
Internas podrá autorizar depreciaciones en porcentajes mayores a
los indicados,
tomando en cuenta la las NEC y los parámetros técnicos de cada
industria y del
respectivo bien.
d) Cuando se compre un bien que haya estado en uso, el
adquiriente puede calcular
razonablemente el resto de vida útil probable para depreciar el
costo de
adquisición.
e) Cuando el capital suscrito en una sociedad sea pagado en
especie, los bienes
aportados deberán ser valorados según los términos establecidos
en la Ley de
Compañías”.
La NEC 13 CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN profundiza en
el
tema y nos muestra los métodos de depreciación existentes.
Presento un ejemplo de asiento de depreciación:
Fecha x
DEPRECIACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO xxxx
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQ. DE CÓMPUTO xxxx
S/R. Depreciación correspondiente a enero 2009
-
41
2.1.6.5.4. AMORTIZACIONES:
Los activos intangibles y los activos diferidos están sujetos a
amortización, el
cálculo del valor amortizado en cada período tiene como base la
vida útil del activo;
este valor se obtiene dividiendo el costo para el número de años
de vida útil:
La amortización se deduce de acuerdo a lo dispuesto en el
numeral 7 del Art. 25 del
Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno, que dice:
Amortización de
Inversiones.- es deducible:
a) “La amortización de los gastos pagados por anticipado en
concepto de derechos
de llave, marcas de fábrica, nombres comerciales y otros
similares, se efectuarán
de acuerdo con los períodos establecidos en los respectivos
contratos o los
períodos de expiración de dichos gastos;
b) La amortización de gastos pre-operacionales, de organización
y constitución, de
los costos y gastos acumulados en la investigación,
experimentación y desarrollo
de nuevos productos, (….). Estas amortizaciones se efectuarán en
un período no
menor a 5 años en porcentajes anuales iguales, a partir del
primer año en que el
contribuyente genere ingresos operacionales”.
Costo del activo intangible o diferido
Número de años de vida útil
-
42
Un ejemplo de asiento de amortización de un diferido es:
Fecha x AMORTIZACIÓN DE GASTOS DE CONSTITUCIÓN xxxx AMORTIZACIÓN
ACUMULADA DE GASTOS xxxx
DE CONSTITUCIÓN
P/R La amortización correspondiente al mes de enero
2009
2.1.6.5.5. CONSUMOS:
Las cuentas Útiles de Oficina, Materiales de Oficina o
Suministros se consumen,
estos son activos que representan el stock adquirido por la
empresa para irlo
utilizando de acuerdo a sus necesidades. Cuando finaliza el
período contable se
requiere un ajuste para sacar el saldo real de esta cuenta, para
esto se debe restar la
compra de útiles menos los consumos (que son los únicos que
pasarán como gasto).
Según el Art. 25 numeral 4 del Reglamento a la Ley de Régimen
Tributario Interno
son deducibles: “Los materiales y suministros utilizados o
consumidos en la
actividad económica del contribuyente, como: útiles de
escritorio, impresos,
papelería, libros, catálogos, repuestos, accesorios,
herramientas pequeñas,
combustibles y lubricantes”.
Fecha x
CONSUMO DE ÚTILES DE OFICINA xxxx
ÚTILES DE OFICINA xxxx
S/R El consumo de útiles correspondiente al mes de enero
2009
-
43
2.1.6.5.6. PROVISIONES:
Las provisiones se realizan cuando las cuentas y documentos por
cobrar se vuelven
incobrables. La Ley de Régimen Tributario Interno establece el
cálculo del 1% anual de
provisión sobre los créditos comerciales pendientes de
recaudación.
En el Reglamento de aplicación de la Ley orgánica Régimen
Tributario Interno en su
artículo 25 literal 3 nos habla de: Créditos incobrables.-
“Serán deducibles las
provisiones para créditos incobrables originados en operaciones
del giro ordinario
del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo, en los
términos señalados por la
Ley de Régimen Tributario Interno”.
Fecha x
CUENTAS INCOBRABLES xxxx
PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES xxxx
S/R. Provisión correspondiente al mes de enero 2009
Para eliminar de forma definitiva los créditos incobrables se
realiza un cargo a esta
provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no
cubierta por la provisión,
cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones:
1. Haber constado como tales, durante 5 años o más en la
contabilidad.
2. Haber transcurrido más de 5 años desde la fecha de
vencimiento original del
crédito.
3. Haber prescrito la acción para el cobro del crédito.
4. En caso de quiebra o insolvencia del deudor.
-
44
5. Si es deudor en una sociedad, cuando esta haya sido liquidada
o cancelado su
permiso de operación.
2.1.6.5.7. AJUSTES POR CORRECCIÓN DE ERRORES:
Para corregir errores se debe proceder de la siguiente
manera:
1. Se anula el asiento incorrecto con un asiento contrario, es
decir debitando la(s)
cuenta(s) que se acreditaron y acreditando la(s) cuenta(s) que
se debitaron.
2. Se registra el asiento correcto.
2.1.6.5.8. AJUSTES POR REGISTRO DE TRANSACCIONES OMITIDAS:
Se realizan al momento de detectar el error (omisión) y
eventualmente al finalizar el
ejercicio.
Todos los ajustes se jornalizan en el Libro Diario y se procede
a la respectiva
mayorización, esto con la finalidad de determinar los saldos
correctos de cada cuenta
y medir en forma apropiada el resultado obtenido el término de
un período contable.
2.1.6.6. HOJA DE TRABAJO
Es una herramienta contable muy usada por el contador ya que
permite presentar
gran parte del proceso contable de manera resumida y
analítica.
-
45
Su elaboración depende de los Saldos del Balance de
Comprobación, los ajustes,
balances ajustados, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de
Superávit –
Ganancias Retenidas y Estado de Situación Financiera.
2.1.6.6.1. ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO
El formato de la hoja de trabajo que se presenta contiene los
saldos de los dos
estados financieros más importantes; pero se puede incluir el
Estado de Flujo de
Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio.
Ilustración 10
FORMATO DE HOJA DE TRABAJO
EMPRESA: ____________________
HOJA DE TRABAJO
FECHA:
No CUENTAS SALDOS AJUSTES
BALANCE
AJUSTADO
EST. DE
RESULTADOS
EST. DE
SITUAC.
FINANCIERA
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
Elaborado por: Fernanda Erazo, la autora.
-
46
2.1.6.7. CIERRE DE LIBROS
Las cuentas que integran el Estado de Resultados, tienen que
cerrarse y no pasar al
siguiente ejercicio económico; en consecuencia hay que realizar
en el diario los
respectivos asientos contables, para que dichas cuentas queden
saldadas.
Los asientos de cierre de libros se elaboran al finalizar el
ejercicio económico o
período contable y sirven para:
Cerrar las cuentas del gasto e ingreso.
Determinar el resultado final, el mismo que puede ser: Ganancia
o Pérdida.
Fecha x
RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS xxxx
GASTOS DE VENTAS xxxx
GASTO ADMINISTRATIVOS xxxx
GASTO AMORTIZACIONES xxxx
GASTO DEPRECIACIONES xxxx
GASTO CONSUMOS xxxx
GASTO PROVISIONES xxxx
S/R. Para cerrar las cuentas de gasto.
Fecha x
RENTA ARRIENDOS xxxx
RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS xxxx
S/R. Para cerrar las cuentas de ingreso.
Fecha x
RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS xxxx
UTILIDAD EN EL EJERCICIO xxxx
S/R. Para registrar la utilidad obtenida en el ejercicio
económico
O
Fecha x
PERDIDA EN EL EJERCICIO xxxx
RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS xxxx
S/R. Registrar la pérdida en el ejercicio económico
-
47
2.1.6.7.1. CUENTA RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS:
Las cuentas de gasto e ingreso se cierran agrupándolas en la
cuenta Resumen de
Rentas y Gastos o Pérdidas y Ganancias.
Como lo podemos ver en los asientos de arriba, esta cuenta se
debita cuando se
acreditan las cuentas de gasto y se acredita cuando se debitan
las cuentas de ingreso.
2.1.6.7.2. DETERMINACIÓN DE UTILIDAD O PÉRDIDA DEL
EJERCICIO:
UTILIDAD: Cuando los ingresos son mayores que los gastos. En
este caso se
debita la cuenta Resumen de Rentas y Gastos y se acredita la
cuenta Utilidad del
Ejercicio.
PÉRDIDA: Cuando los gastos son mayores que las rentas. En este
caso se debita
la cuenta Pérdida en el Ejercicio y a acreditar la cuenta
Resumen y Gastos.
2.1.6.8. ESTADOS FINANCIEROS
Son informes que se elaboran al finalizar un período contable,
para dar cumplimiento
a uno de los objetivos de la contabilidad: conocer la situación
económica y financiera
de la empresa al término de un período contable o ejercicio
económico.
De acuerdo a la NEC 1: “son una representación financiera
estructurada de la
posición financiera y las transacciones realizadas por una
empresa”.
-
48
El objetivo de los estados financieros es proveer información
sobre la posición
financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de
una empresa que será de
utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus
decisiones económicas.
Los estados financieros deben ser comprensibles y confiables; es
decir, que refleje
con veracidad dicha información que servirá para los socios o
accionistas de la
empresa; y en ciertas circunstancias a bancos y acreedores18
.
La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de una
empresa es responsable de
la preparación y presentación de sus estados financieros.
Los Estados Financieros que deben presentarse anualmente al SRI
y
Superintendencia de Bancos son:
Estados de Situación Económica o Estado de Resultados
Estado de Situación Financiera.
Para mantener un mejor control interno de la empresa y conocer
más a fondo su
situación también se elaboran:
Estado Flujo del Efectivo
Estado de Cambios en el Patrimonio
18
SARMIENTO, Rubén. Contabilidad General. Décima Edición.
Editorial Voluntad. Pág. 247
-
49
2.1.6.8.1. ESTRUCTURA:
a) Encabezamiento:
Nombre o razón social de la empresa
Nombre del estado financiero
Período al que corresponde
Moneda en la que se presenta
b) Contenido:
Grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Gastos, Rentas o
Costos.
Subgrupos:
Activos corrientes, Activos fijos, Activos diferidos.
Pasivos corrientes, Pasivos largo plazo, Otros pasivos.
Patrimonio: De capital, De Reservas, De superávit.
Rentas: Ingresos operacionales e Ingresos no operacionales.
Gastos: Gastos operacionales y Gastos no operacionales.
Cuentas: como ejemplo tenemos a los Activos Corrientes: Caja,
Bancos,
Inversiones, Cuentas por cobrar, Inventarios, etc.
c) Firmas de presentación:
Del contador que elabora
Del gerente que aprueba
-
50
d) Fecha: de elaboración del estado financiero.
PERÍODO DE REPORTE: Los estados financieros deben ser
presentados por lo
menos anualmente. Sin embargo, algunas empresas prefieren
reportar, por ejemplo,
por un período de 52 semanas por razones prácticas.
2.1.6.8.2. TIPOS DE ESTADOS FINANCIEROS
2.1.6.8.2.1. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA O BALANCE
GENERAL
Representa la situación de los activos y pasivos de una empresa
así como el estado de
su patrimonio. En otras palabras, presenta la situación
financiera o las condiciones de
un negocio, en un momento dado, según se refleja en los
registros contables19
.
El balance general es estático. Es como una fotografía
instantánea, la cual puede
cambiar en el momento siguiente21
.
19
De Ortiz Anaya Héctor. Análisis Financiero con ajustes por
inflación. Editorial Tecnotextos, 1993.
Págs. 27 y 28.
-
51
Ilustración 11
FORMATO DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
EMPRESA: _____________________
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
(En miles de dólares)
ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO
Activos corrientes Pasivos corrientes XXXX
Caja XXXX Préstamos a corto plazo XXXX
Caja Chica XXXX Porción corriente de la deuda a largo
plazo
XXXX
Bancos XXXX Cuentas por pagar comerciales XXXX
Inversiones corto plazo XXXX Impuestos por pagar XXXX
Cuentas por cobrar comerciales XXXX Total pasivos corrientes
XXXX
(-) Provisión cuentas incobrables XXXX
Inventario de Mercaderías XXXX Pasivos no corrientes XXXX
Gastos pagados por anticipado XXXX Deuda a largo plazo XXXX
Total activos corrientes XXXX Impuesto diferido XXXX
Provisión para jubilación patronal XXXX
Activos no corrientes XXXX
Propiedad, planta y equipo, neto XXXX Otros pasivos XXXX
(-) Depreciación acumulada XXXX Ingresos cobrados por anticipado
XXXX Total pasivos XXXX
Otros activos XXXX
Gastos de Constitución XXXX Patrimonio XXXX
Capital pagado XXXX
Reservas XXXX
Utilidades/(pérdidas) acumuladas XXXX
Total patrimonio XXXX
Total activos XXXX Total pasivos y patrimonio XXXX
CONTADOR: GERENTE:
Elaboración: xx de xx de xxxx
Fuente: Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC 1
2.1.6.8.2.2. ESTADO DE RESULTADOS
Denominado también Estado de Pérdidas y Ganancias. Muestra los
ingresos y gastos,
así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de
una empresa durante
un período determinado, generalmente un año20
.
Es un estado dinámico, el cual refleja actividad. A diferencia
del Balance General,
este es acumulativo, es decir resume las operaciones de una
empresa desde el
primero hasta el último día del período estudiado22
.
20
Ortiz Anaya Héctor. Análisis Financiero con ajustes por
inflación. Editorial Tecnotextos, 1993. Pág.
29
-
52
2.1.6.8.2.2.1. FORMAS DE PRESENTACIÓN
Una empresa debe presentar un análisis de gastos utilizando una
clasificación en base
a la naturaleza de los gastos o en base a su función dentro de
la empresa:
EN BASE A LA NATURALEZA DEL GASTO:
Los gastos no son distribuidos entre las varias funciones dentro
de la empresa. Este
método es simple de aplicar en muchas de las compañías más
pequeñas ya que no
son necesarias las distribuciones de gastos operativos entre
clasificaciones
funcionales. Un ejemplo de una clasificación utilizando el
método de la naturaleza
del gasto es como sigue:
Ventas xxxx
Otros ingresos operativos xxxx
Materias primas y materiales utilizados xxxx
Variación en inventarios de productos terminados y en proceso
xxxx
Costos de personal xxxx
Gastos de depreciación y amortización xxxx
Otros gastos operativos xxxx
Utilidad de actividades operativas xxxx
La variación en productos terminados y en proceso durante el
período representa un
ajuste al costo de producción para reflejar el hecho que la
producción ha
incrementado los niveles de inventario o que las ventas en
exceso de producción han
reducido los niveles de inventario.
Algunas empresas presentan un incremento en productos terminados
y en proceso
durante el período inmediatamente a continuación del ingreso en
el análisis antes
-
53
indicado. Sin embargo, la presentación utilizada no debe
implicar que tales montos
representen ingresos.
EN BASE A LA FUNCIÓN DEL GASTO O “COSTO DE VENTAS”:
Clasifica los gastos de acuerdo a su función como parte del
costo de ventas,
distribución o actividades administrativas. Esta presentación a
menudo provee
información más relevante a los usuarios que la clasificación de
gastos por
naturaleza, pero la distribución de costos a funciones puede ser
arbitraria e involucra
juicio considerable. Un ejemplo de una clasificación utilizando
el método de función
del gasto es como sigue:
Ventas xxxx
Costo de ventas xxxx
Utilidad bruta xxxx
Costos de distribución xxxx
Gastos administrativos xxxx
Otros ingresos operativos xxxx
Otros gastos operativos xxxx
Utilidad de actividades operativas xxxx
Las empresas que clasifican gastos por función deben revelar
información adicional
sobre la naturaleza de gastos, incluyendo gastos de depreciación
y amortización.
-
54
Ilustración 12
FORMATO DEL ESTADO DE RESULTADOS
(EN BASE A LA FUNCIÓN DEL GASTO O “COSTO DE VENTAS”)
EMPRESA: _____________________
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
(En miles de dólares)
(Ilustra la clasificación de gastos por función)
Ventas netas xxxx
Costo de ventas xxxx
Utilidad bruta xxxx
Gastos de ventas xxxx
Gastos administrativos xxxx
Otros gastos operativos xxxx
Otros ingresos operativos xxxx
Utilidad Operativa xxxx
Gasto financiero xxxx
Ingresos financieros xxxx
Participación en la utilidad de compañías asociadas xxxx
Utilidad antes de participación de empleados en las utilidades
xxxx
Participación de empleados en las utilidades xxxx
Utilidad antes del impuesto a la renta xxxx
Impuesto a la renta xxxx
UTILIDAD DEL EJERCICIO xxxx
Fuente: Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC 1.
-
55
Ilustración 13
FORMATO DEL ESTADO DE RESULTADOS
(EN BASE A LA NATURALEZA DEL GASTO)
EMPRESA: _____________________
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
(En miles de dólares)
(Ilustra la clasificación de gastos por naturaleza)
Ventas netas XXXX
Materia prima y otros insumos utilizados XXXX
Costos de personal XXXX
Gastos de amortización y depreciación XXXX
Variación en inventarios de productos terminados y productos en
proceso XXXX
Otros gastos operativos XXXX
Otros ingresos operativos XXXX
XXXX
Gasto financiero XXXX
Ingreso financiero XXXX
Participación en la utilidad de compañías asociadas XXXX
Utilidad antes de participación de empleados en las utilidades
xxxx
Participación de empleados en las utilidades xxxx
Utilidad antes del impuesto a la renta xxxx
Impuesto a la renta xxxx
UTILIDAD DEL EJERCICIO xxxx
Fuente: Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC 1
2.1.6.8.2.3. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico
que muestra el efectivo
generado y utilizado en las actividades de operación, inversión
y financiación. Un
Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra
entradas, salidas y
cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una
empresa durante un
período contable, en una forma que concilie los saldos de
efectivo inicial y final21
.
21
http://www.monografias.com/trabajos29/flujos-efectivo/flujos-efectivo.shtml
http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml
-
56
El Estado de Flujos de Efectivo especifica el importe de
efectivo neto provisto o
usado por la empresa durante el ejercicio por sus
actividades:
a. De Operación
b. De Inversión
c. De Financiamiento
Este estado financiero indica el efecto neto de esos movimientos
sobre el efectivo y
las otras partidas equivalentes al efectivo de la empresa. En
este estado se incluye
una conciliación de los saldos al final del ejercicio y sus
equivalentes.
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo, de
alta liquidez, que: son
fácilmente cambiables por sumas de efectivo ciertas, y están tan
cerca del
vencimiento que es insignificante al riesgo de cambios en su
valor debido a cambios
en las tasas de interés.
2.1.6.8.2.3.1. TIPOS DE FLUJO DE EFECTIVO
ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO DIRECTO22
a) Actividades Operativas.- Son las actividades que constituyen
la principal fuente
de ingresos de una empresa, así como otras actividades que no
pueden ser calificadas
como de inversión o financiamiento. Estas actividades incluyen
transacciones
22
http://www.monografias.com/trabajos29/flujos-efectivo/flujos-efectivo.shtml
http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtml
-
57
relacionadas con la adquisición, venta y entrega de bienes para
venta, así como el
suministro de servicios.
Las entradas de dinero de las actividades de operación incluyen
los ingresos
procedentes de la venta de bienes o servicios y de los
documentos por cobrar, entre
otros. Las salidas de dinero de las actividades de operación
inc
