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Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Contaduría Pública Autorizada
Tesis presentada como requisito para optar por el título de Contador Público
Autorizado
Tema:
“Elaboración de manual de políticas y funciones contables para la Ferreteria
Guairacaja, cantón Guamote”
Autor:
Parra Figueroa Melissa Aracely
Sayay Aucancela Maria Estefania
Tutor:
Ing. Omar Daniel Apolinario Zatizabal, Mba
Palabras claves:
DEBILIDAD, POLÍTICAS, FLUJOGRAMAS, NORMAS, PROCESOS
CONTABLES.
Guayaquil, 2019
1
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Elaboración de manual de políticas y funciones contables para la Ferretería
Guairacaja, Cantón Guamote”.
AUTOR/ES:
Parra Figueroa Melissa Aracely
Sayay Aucancela María Estefanía
TUTOR (A): Ing. Apolinario Zatizabal Omar Daniel, MBA
REVISOR (A):
Ing. Ordoñez Peña Arturo Francisco, MAE.
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada.
GRADO OBTENIDO:
FECHA DE PUBLICACIÓN:
N° DE PÁGS.: 94
ÁREAS TEMÁTICAS: Contabilidad, Control, Funciones.
PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Debilidad, Políticas, Flujogramas, Normas, Procesos contables.
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El objetivo del presente trabajo de investigación consiste en la
“Elaboración de un manual de políticas y funciones contables para el Centro Ferretero Guairacaja” dedicada a la
venta de materiales pétreos, materiales agrícolas, materiales de grifería. Al momento la ferretería no dispone de
normas para los proceso contables por lo cual existe una debilidad que provoca la duplicidad de funciones y
errores, se tiene como objetivo principal proponer políticas contables que ayuden a que la presentación de los
estados financieros sea oportuna para la buena toma de decisiones.
Para el proceso de esta investigación se aplicaron técnicas como entrevista en base de una encuesta y observación
directa determinado así las anomalías que existía en el Centro Ferretero, por el cual es muy importante
implementar normas, políticas y flujogramas de procesos para el desarrollo óptimo de las actividades, bajo este
modelo se requiere ayudar en la buena toma de decisiones, deseando que la ferretería cumpla con los objetivos
planteados.
N° DE REGISTRO:
N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL:
ADJUNTO PDF SI ( x ) NO ( )
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Parra Figueroa Melissa Aracely
Sayay Aucancela María Estefania
Teléfono:
0989079829
0993618177
E-mail:
CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:
Secretaria de la Facultad de Ciencias
Administrativa
Nombre: Secretaria de la Facultad
Teléfono: (04) 2596830
E-mail: [email protected]
2
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado Ing. Omar Daniel Apolinario Zatizabal, MBA tutor del trabajo de
titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Parra Figueroa
Melissa Aracely con C.I. Nº.094029874-8, y Sayay Aucancela María Estefanía con C.I. Nº
095190713-8 con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
Contador Público Autorizado Se informa que el trabajo de titulación: “Elaboración De Manual De Políticas Y Funciones
Contables Para La Ferretería Guairacaja, Cantón Guamote ha sido orientado durante todo el
periodo de ejecución en el programa anti plagio URKUND quedando el 3% de coincidencia.
--------------------------------------------------------------
Ing. Omar Daniel Apolinario Zatizabal, MBA
C.I. Nº. 091285542-6
3
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO
NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS
Yo, Parra Figueroa Melissa Aracely con C.I. Nº 094029874-8 y Sayay Aucancela María
Estefania con C.I. Nº 095190713-8 certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de
titulación, cuyo título es “Elaboración de manual de políticas y funciones contables para
la Ferretería Guairacaja, Cantón Guamote son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y
SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMIA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita
intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en
favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.
-------------------------------------------------- ---------------------------.------------------------
Parra Figueroa Melissa Aracely Sayay Aucancela María Estefania
C.I. Nº. 094029874-8 C.I. Nº. 095190713-8
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
4
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
Guayaquil, 18 de Marzo del 2019
Sr. Ing. Aníbal Quintanilla Gavilanes
Director de Carrera de Contaduría Pública Autorizada
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “Elaboración
De Manual De Políticas Y Funciones Contables Para La Ferretería Guairacaja, Cantón
Guamote’’- de los estudiante (s) Parra Figueroa Melissa Aracely y Sayay Aucancela María
Estefanía. Indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de
titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes que
el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión final.
Atentamente,
-------------------------------------------------------------
Ing. Omar Daniel Apolinario Zatizabal, MBA
C.I. Nº. 091285542-
5
Agradecimiento
Agradezco en primer lugar a Dios por darme salud, fortaleza, paz, sabiduría, y estar presente
en cada momento de mi vida y no dejarme caer nunca.
A mis padres por ser mi pilar fundamental en mi vida, también brindarme su apoyo
incondicionalmente ayudándome en todo lo que necesito y poder culminar otra etapa de mi
vida los amo inmensamente. También a mi hermano por estar presente en cada momento que
vivimos juntos. De igual manera a mis amigas y amigo que formaron parte de bonitos
momentos que compartimos, finalmente Agradezco a mi tutor el Ing. Omar Apolinario por
su tiempo, conocimiento y paciencia en el proceso de investigación.
Melissa Aracely Parra Figueroa
En primer lugar agradezco a Dios, por ser el inspirador y darme fuerza siempre para
continuar en el proceso de obtener uno de los anhelos más deseados.
Agradezco a mis padres: Carlos y Juana, por su amor, trabajo y sacrificio en todos estos
años, gracias por inculcar en mí el ejemplo de esfuerzo y valentía, de no temer las
adversidades porque Dios siempre está conmigo. A mis hermanos Ruth y Freddy por su
cariño y apoyo incondicional, por estar conmigo en todo momento gracias. Agradezco al
dueño de Centro Ferretero Guairacaja al Sr. Pedro Aucancela por el apoyo durante el proceso
de investigación, a mis amigas y amigos con quienes compartí momentos bonitos durante el
proceso de mi carrera. Finalmente agradezco a mi tutor el Ing. Omar Apolinario por su
enseñanza y ayuda en el desarrollo de este trabajo.
María Estefanía Sayay Aucancela
6
Dedicatorio
Este trabajo se lo dedico a Dios con todo amor y estar presente en cada sueño para que se
haga realidad. A mis padres porque en mis procesos de estudios están apoyándome siempre
para seguir adelante y poder cumplir esta meta importante en mi vida, a mi abuelito
lamentablemente por no está presente en estos momentos para verme graduada. A mi
familia que en diferentes maneras estuvieron presente en esa etapa.
Melissa Aracely Parra Figueroa
Dedico este trabajo a Dios, por darme la oportunidad de vivir, por fortalecer mi corazón e
iluminar mi mente para seguir adelante convirtiendo mí sueño en realidad. Orgullosamente a
mis padres por sus oraciones, por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, dándome
ejemplos dignos de superación y entrega, siempre impulsándome en los momentos más
difíciles de mi carrera, A toda mi familia porque de una u otra manera también forman parte
de este sueño deseado.
María Estefanía Sayay Aucancela
7
Tabla de contenido
FIcha de Registro de Tesis .................................................................................................................. 1
Certificado Porcentaje de Similitud ................................................................................................... 2
Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el uso no Comercial de la Obra con Fines no
Acádemicos ........................................................................................................................................ 3
Agradecimiento.................................................................................................................................. 5
Dedicatorio ........................................................................................................................................ 6
Lista de Tablas .................................................................................................................................. 11
Lista de Figuras ................................................................................................................................ 12
Resumen .......................................................................................................................................... 13
Abstract ............................................................................................................................................ 14
Introducción ..................................................................................................................................... 15
Capítulo I .......................................................................................................................................... 16
Planteamiento Del Problema ........................................................................................................... 16
1.1. Antecedente Del Problema ............................................................................................... 16
1.2. Planteamiento del problema ............................................................................................ 17
1.3. Formulación y sistematización de la investigación ........................................................... 18
1.3.1. Formulación del problema ........................................................................................ 18
1.3.2. Sistematización de la investigación .......................................................................... 18
1.4. Planeamiento de la hipótesis de la investigación ............................................................. 19
1.4.1. Hipótesis general....................................................................................................... 19
1.4.2. Variable independiente. ............................................................................................ 19
8
1.4.3. Variable dependiente. ............................................................................................... 19
1.5. Objetivo de la investigación .............................................................................................. 19
1.5.1. Objetivo general ........................................................................................................ 19
1.5.2. Objetivo especifico .................................................................................................... 19
1.6. Justificación ....................................................................................................................... 19
1.6.1. Justificación teórica. .................................................................................................. 19
1.6.2. Justificación metodológica. ....................................................................................... 20
1.6.3. Justificación Práctica. ................................................................................................ 20
1.7. Viabilidad del estudio ........................................................................................................ 21
1.8. Operacionalización de las variables. ................................................................................. 22
Capítulo II ......................................................................................................................................... 23
Marco Teórico .................................................................................................................................. 23
2.1. Antecedentes teóricos. ..................................................................................................... 23
2.1.1. Manual. ..................................................................................................................... 23
2.1.2. Manual administrativo. ............................................................................................. 23
2.1.3. Objetivo de los manuales administrativo. ................................................................ 23
2.1.4. Clasificación de los manuales administrativo ........................................................... 24
2.1.5. Control ...................................................................................................................... 29
2.2. Marco Contextual.............................................................................................................. 34
2.2.1. Breve reseña histórica. .............................................................................................. 34
2.2.2. Misión........................................................................................................................ 35
2.2.3. Visión. ........................................................................................................................ 35
9
2.2.4. Razón de ser. ............................................................................................................. 36
2.3. Marco legal........................................................................................................................ 36
2.3.1. Norma internacional de contabilidad 1 presentación de estados financieros ......... 37
2.3.2. Norma internacional de contabilidad 8 Políticas Contables, Cambios en las
Estimaciones Contables y Errores. ................................................................................................ 37
2.3.3. NIA 400 Evaluaciones de riesgo y control interno .................................................... 38
Capitulo III ........................................................................................................................................ 39
Metodología ..................................................................................................................................... 39
3.1. Diseño de la investigación ................................................................................................. 39
3.2. Tipo de Investigación ........................................................................................................ 40
3.3. Población y Muestra ......................................................................................................... 40
3.3.1. Determinación de la población para realizar encuesta de diagnostico .................... 40
3.3.2. Muestra ..................................................................................................................... 42
3.4. Técnicas e Investigación .................................................................................................... 42
3.4.1. Encuesta. ................................................................................................................... 43
3.4.2. Observación .............................................................................................................. 44
3.4.3. Análisis e interpretación de Resultados ................................................................... 44
3.4.4. Análisis de los resultados de la encueta ................................................................... 45
3.4.5. Interpretación de la encuesta. .................................................................................. 54
3.4.6. Análisis de la observación directa. ............................................................................ 55
Capítulo IV ........................................................................................................................................ 56
Propuesta ......................................................................................................................................... 56
10
4.1. Titulo ................................................................................................................................. 56
4.2. Introducción ...................................................................................................................... 56
4.3. Justificación de la propuesta ............................................................................................. 56
4.4. Objetivos ........................................................................................................................... 57
4.4.1 Objetivo General ....................................................................................................... 57
4.4.1 Objetivo Especifico .................................................................................................... 57
4.5. Manual de Políticas y funciones Contables para Centro Ferretero Guairacaja ................ 58
Conclusiones .................................................................................................................................... 80
Recomendación ............................................................................................................................... 81
Referencias Bibliográficas ................................................................................................................ 82
Apéndice A ....................................................................................................................................... 90
Apéndice B ....................................................................................................................................... 92
11
Lista de Tablas
Tabla 1 viabilidad del estudio ......................................................................................................... 21
Tabla 2 Operacionalizacion de las variables. .................................................................................. 22
Tabla 3 Conocimiento de manual de política y funciones .............................................................. 45
Tabla 4 Existe un manual y funciones en la empresa ..................................................................... 46
Tabla 5 Funcionamiento de las actividades .................................................................................... 47
Tabla 6 Tareas y responsabilidades del trabajador ......................................................................... 48
Tabla 7 Sistema contable ................................................................................................................ 49
Tabla 8 Debilidad principal ............................................................................................................ 50
Tabla 9 Relación laboral en la empresa .......................................................................................... 51
Tabla 10 Funciones en el departamento contable ........................................................................... 52
Tabla 11 Actividades que realiza en la empresa ............................................................................. 53
Tabla 12 Elaboración de un manual ................................................................................................ 54
12
Lista de Figuras
Figura 1 símbolos del diagrama de flujo ....................................................................................... 34
Figura 2 Ubicación del centro ferretero Guairacaja ....................................................................... 36
Figura 3 Organigrama del Centro Ferretero Guairacaja ................................................................ 36
Figura 4 Etapa de proceso estadístico ............................................................................................ 41
Figura 5 Procesos estadísticos ....................................................................................................... 41
Figura 6 Conocimiento de manual de política y funciones. ........................................................... 45
Figura 7 Existe un manual y funciones en la empresa. .................................................................. 46
Figura 8 Funcionamiento de las actividades. ................................................................................. 47
Figura 9 Tareas y responsabilidades del trabajador. ...................................................................... 48
Figura 10 Sistema contable. ........................................................................................................... 49
Figura 11 Debilidad principal ........................................................................................................ 50
Figura 12 Relación laboral en la empresa ...................................................................................... 51
Figura 13 Funciones en el departamento contable. ........................................................................ 52
Figura 14 Actividades que realiza en la empresa........................................................................... 53
Figura 15 Elaboración de un manual ............................................................................................. 54
Figura 16 Centro Ferretero Guairacaja. ......................................................................................... 92
Figura 17 Área contable ................................................................................................................. 92
Figura 18 Área de caja ................................................................................................................... 93
Figura 19 Área gerencia ................................................................................................................. 93
13
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLITICAS Y FUNCIONES CONTABLES
PARA LA FERRETERIA GUAIRACAJA, CANTON GUAMOTE”
Autores: Parra Figueroa Melissa Aracely
Sayay Aucancela María Estefanía
Tutor: Ing. Omar Daniel Apolinario Zatizabal, MBA
Resumen
El objetivo del presente trabajo de investigación consiste en la “Elaboración de un manual
de políticas y funciones contables para el Centro Ferretero Guairacaja” dedicada a la venta de
materiales pétreos, materiales agrícolas, materiales de grifería. Al momento la ferretería no
dispone de normas para los proceso contables por lo cual existe una debilidad que provoca la
duplicidad de funciones y errores, se tiene como objetivo principal proponer políticas
contables que ayuden a que la presentación de los estados financieros sea oportuna para la
buena toma de decisiones.
Para el proceso de esta investigación se aplicaron técnicas como entrevista en base de una
encuesta y observación directa determinado así las anomalías que existía en el Centro
Ferretero, por el cual es muy importante implementar normas, políticas y flujogramas de
procesos para el desarrollo óptimo de las actividades, bajo este modelo se requiere ayudar en
la buena toma de decisiones, deseando que la ferretería cumpla con los objetivos planteados.
Palabras claves: Debilidad, Políticas, Flujogramas, Normas, Procesos contables.
14
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
"ELABORATION OF A MANUAL OF ACCOUNTING POLICIES AND
FUNCTIONS FOR THE GUAIRACAJA FERRETERY, CANTON GUAMOTE"
Authors: Parra Figueroa Melissa Aracely
Sayay Aucancela María Estefanía
Tutor: Ing. Omar Daniel Apolinario Zatizabal, MBA
Abstract
The objective of this research work is the "Elaboration of a Handbook of Accounting
Policies and Functions for the Centro Ferretery Guairacaja" dedicated to the sale of stone
materials, agricultural materials, faucet materials. At the moment the ferretery does not have
rules for the accounting process so there is a weakness that causes the duplication of
functions and errors, The main objective is to propose accounting policies that help the
presentation of the financial statements be timely for good decision making.
For the process of this investigation techniques were applied as an interview on the basis
of a survey and direct observation determined thus the anomalies that existed in the ferretery
center, by which it is very important to implement norms, policies and flowcharts of
Processes for the optimal development of the activities, under this model it is necessary to
help in the good decision making, desiring that the ferretery meets the objectives posed
Keywords: Weakness, Policies, Flow charts, Standards, Accounting processes.
15
Introducción
El siguiente trabajo de investigación tiene como finalidad principal elaborar un manual de
políticas y funciones contables para el Centro Ferretero Guairacaja, para lo cual se analizará
las insuficiencias y falencias en el departamento contable, al no poseer un manual de políticas
contables, la ferretería corre el riesgo de que la información presentada al gerente sostenga
errores tanto numérica o de normas contables.
Una información financiera debe ser verdadera y confiable para las buenas decisiones
relevantes que presentará la ferretería, y si está muestra equivocaciones, podría afectar a los
objetivos de la empresa.
Como primer paso para la respectiva elaboración se centra en el manejo adecuado de los
movimientos contables y la distribución de responsabilidad y funciones para los trabajadores
de cada área, y este manual será de fácil entendimiento para el manejo y así mismo de su
aplicación.
Capítulo 1: trata del problema, planteamiento del problema, formulación y sistematización de
la investigación, hipótesis, objetivos, justificaciones, la viabilidad del estudio, y sus variables
para identificar el problema y poder solucionarlo.
Capítulo 2: trata del marco teórico, está compuesto por los antecedentes teóricos donde se
incluyen teóricas de diferentes autores, el marco contextual que da a conocer información
sobre la empresa y el marco legal se basa en normativas sobre el estudio.
Capítulo 3: trata de la metodología, explica el diseño, el tipo investigación, población y
muestra y la técnica e instrumentos de estudio utilizado sobre el cual el análisis de los
resultados obtenidos en la recolección de información.
Capítulo 4: trata de la propuesta presenta un manual para la solución de la problemática
presentada en el capítulo 1.
16
Capítulo I
Planteamiento Del Problema
1.1. Antecedente Del Problema
Según Valencia & Apolinario (2017) en su trabajo de investigación titulado “MANUAL
DE POLITICAS CONTABLES PARA LA EMPRESA GYBERTY S.A.” planteo como
objetivo Elaborar un manual de políticas contables en la empresa GHIBERTY S.A. para una
eficiente producción, no ha implementado ningún manual de políticas contables que
conduzca y optimice formalmente su gestión contable y las operaciones en general, llegando
a la conclusión que permita el óptimo desarrollo y funcionamiento de sus operaciones, bajo el
criterio de que en una empresa la contabilidad es un factor determinante en su rendimiento.
Según Fernández & García (2018) en su trabajo de investigación titulado “DISEÑO DE
POLÍTICAS CONTABLES PARA EL TALLER TAISS DEDICADO A LA
FABRICACIÓN DE CALZADO “ tiene como objetivo realizar un estudio sobre la situación
de la empresa con la finalidad de mejorar el proceso contable para fortalecer los controles
internos en el taller TAISS, no cuenta con un diseño de manual de políticas contables para
fortalecer los controles internos que se encuentran débiles y sus operaciones en general. Del
mismo modo, dicho taller necesita considerar el diseño del manual, que pueda constituir la
base para el ejercicio correcto de sus operaciones, normativas de control y de seguridad para
cada una de las áreas contables.
Según Zurita & Pineda (2018) en su trabajo de investigación titulado “MANUAL DE
POLÍTICAS Y PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN
GMO” incluye como objetivo diseñar un manual de políticas y procedimientos contables en
la empresa Ópticas GMO, para la optimización de recursos, llegando a la conclusión de que
es de suma importancia implementar el manual de políticas ya que permitirá cumplir con los
17
objetivos establecidos de la empresa que ayudará a disminuir el margen de error que se
pueda estar suscitando y la información sea más confiable y oportuna.
Según Amón & Contreras (2018) en su trabajo de investigación titulada “PROPUESTA
DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE
INVENTARIO EN LA EMPRESA IMCOFI S.A.” planteó como objetivo efectuar un análisis
que permita identificar de qué forma influye la falta de un manual de funciones y
procedimientos del área de inventario de la empresa IMCOFI S.A., a través de un análisis de
la estructura organizacional y de los procesos, para obtener un mejor control debido a la
carencia del manual de funciones y procedimientos ha ocasionado que los directivos no
cuenten con informes oportunos del stock real para la toma de decisiones. Llegando a la
conclusión de que un manual de control promueve la identificación de debilidades
especificando la metodología de diagnóstico y tratamiento del problema para diseñar una
herramienta que ayude a mejorar los procesos del manejo del inventario
Según Concha & Limones (2017) en su trabajo de titulación “DISEÑO DEL MANUAL DE
CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - CONTABLE DE GIPSOFLEX
S.A.” planteó como objetivo diseñar un manual de control interno departamento administrativo -
contable de GIPSOFLEX S.A., llegando a la conclusión de que el desarrollo de un manual de control
interno permite la verificación de las actividades que se realicen en el área contable, así como también
la correcta segregación de funciones, a su vez promueve la identificación de debilidades, y se
relaciona con la presente investigación, por tanto, demuestra que para la obtención de información
confiable, y promover la eficiencia de las operaciones se necesita de una guía o normativa que les
indique como proceder a realizar las actividades cotidianas en el área contable.
1.2. Planteamiento del problema
A nivel mundial las empresas tienen deficiencias en el área contable, la falta
comunicación y el poco conocimiento de políticas, así como la mala participación de
funciones de los trabajadores, mostrando una información no conforme a las normas
18
contables, y que el análisis de esto debe ser correcto y confiable de revelar para la persona
que lo solicite.
En el Ecuador las empresas que manejan la contabilidad trabajan en procesos innecesarios
de doble análisis, que ocasiona inconvenientes en el área contable y financiero. En la
actualidad los procesos varían dependiendo de las actividades a las que se dediquen,
trabajando sin normas adecuadas, esto permite que las actividades se estén realizando de
manera incorrecta.
El “CENTRO FERRETERO GUAIRACAJA” al no manejarse con políticas y funciones
ocurren ciertas falencias de manejo inadecuado de la información, por lo que realizan de
manera empírica. Afectando a los registros contable que da como resultado que los estados
financieros no estén fiables para la toma de decisiones,
A la vez las asignaciones de funciones son de manera inadecuada, al no existir una
persona que los oriente en sus labores y actividades diarias en la empresa, no cuenta con un
organigrama estructural para una adecuada distribución del personal, no existe capacitación al
personal que labora dentro de la ferretería.
1.3. Formulación y sistematización de la investigación
1.3.1. Formulación del problema
¿Cómo beneficia al Centro Ferretero Guairacaja un manual de políticas y funciones
contables para la toma de decisiones?
1.3.2. Sistematización de la investigación
¿Cuál es la situación actual del Centro Ferretero Guairacaja al no tener un proceso
contable?
¿Cuáles son los procesos y funciones que tiene actualmente la empresa?
¿De qué manera la elaboración de un manual de política contable tendría impacto en el
Centro Ferretero Guairacaja?
19
1.4. Planeamiento de la hipótesis de la investigación
1.4.1. Hipótesis general
Si se elabora un manual de políticas y funciones contables para la ferretería guairacaja
permitirá obtener un mejor control de sus actividades.
1.4.2. Variable independiente.
Manual de políticas y funciones contables
1.4.3. Variable dependiente.
Control de sus actividades
1.5. Objetivo de la investigación
1.5.1. Objetivo general
Mejorar las actividades, procesos, procedimiento del centro ferretero guairacaja a través
del manual que ayude en el departamento contable.
1.5.2. Objetivo especifico
Evaluar la situación actual de la empresa.
Definir funciones al personal del departamento contable que le corresponde.
Elaborar un manual de política contable para la mejora de los procesos del Centro
ferretero.
1.6. Justificación
1.6.1. Justificación teórica.
Según NIC 8 Políticas Contables (2016) nos indica, las políticas contables son principios,
bases, acuerdos reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la
elaboración y presentación de sus estados financieros. Es de importancia fundamental,
recalcar que un manual de políticas y funciones ayuda para el mejoramiento operacional de la
empresa, con esto se considera positivo lograr procesos que agiliten en el departamento
20
contable también nos permite obtener un mejor desempeño en sus actividades y optimizar los
procesos contables y que la información sea presentada de manera oportuna.
Según IASCF (2009) nos indica, Las NIIF establecen los requerimientos de
reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las
transacciones y otros sucesos y condiciones que son importantes en los estados financieros
con propósito de información general. Para esta investigación se usará NIFF para Pequeña y
Mediana empresas.
1.6.2. Justificación metodológica.
Para lograr el objetivo del estudio, se utilizará procedimiento cualitativos, se aplicará
encuesta a través de cuestionarios los mismo que son dirigidos al personal del departamento
contable, mostrando que con dicha información se permita saber las diferentes actividades y
funciones que realizan los trabajadores. Se desea conocer las funciones e intervenciones que
se encuentra a cargo del personal y si es lo suficientemente apto para el puesto. Con el
objetivo que la información sea clara, concisa, confiable con el fin para una buena toma de
decisiones.
1.6.3. Justificación Práctica.
El propósito de esta investigación es sugerir la elaboración de un manual de políticas y
funciones contables que beneficiará a la empresa, de una manera positiva pero sobre todo al
departamento contable, lo cual permitirá optimizar sus actividades y así mejorar su control
interno, para que sea presentada con la rapidez y validez de la información financiera. Esta
propuesta le permitirá al gerente del centro ferretero guairacaja a saber si las actividades que
se realizan están funcionando de una manera favorable.
21
1.7. Viabilidad del estudio
Tabla 1 viabilidad del estudio
RECURSOS DESCRIPCION
Humanos Se cuenta con 2 personas para esta investigación
Financieros Se tiene el capital suficiente
Impresora
Computadora
Materiales Libros
Internet
Movilización
22
1.8. Operacionalización de las variables.
Tabla 2
Operacionalización de las variables.
Variables Definición conceptual Definición
operacional
Dimensiones Indicadores Instrumentos Técnica
Variable
independiente
Los manuales es un
instrumento financiera
que contienen una
descripción explicita
ordenada y clara de
cómo se realiza las tareas
y actividades, en que se
pueden incluir políticas y
funciones.
Para el desarrollo de
procesos contables
se diseñará
políticas.
Elaboración
de políticas y
funciones de
acuerdo a la
situación.
Analizar la
situación del
centro
ferretero.
Cuestionario. Encuesta.
Manual de políticas
y funciones
contables
Políticas
contables.
Manual de
política.
Variable
dependiente
Permite verificar y
analizar el desempeño de
las distintas áreas o
funciones de una
empresa.
Comprende todo los
procesos que se
llevan en el centro
ferretero para así
tener una toma
decisiones.
Procesos. Monitoreo. Cuestionario. Encuesta.
Control de sus
actividades
Desarrollo de
sus funciones.
Establecer los
procesos y
funciones.
23
Capítulo II
Marco Teórico
2.1. Antecedentes teóricos.
2.1.1. Manual.
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática
información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los
órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para la ejecución del trabajo asignado a la persona, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la institución (Gustavo, Blog Literatura Segundo, 2014)
2.1.2. Manual administrativo.
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así
como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño
de sus tareas. (Chuqui, 2012)
2.1.3. Objetivo de los manuales administrativo.
Según Chuqui (2012) indica los principales objetivos de los manuales administrativo que
tenemos:
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Agilizar el estudio de la organización.
Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
24
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de
la organización.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
2.1.4. Clasificación de los manuales administrativo
Según Guerra J.C. (2013) indica que existen diversas clasificaciones de los manuales, a
los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales
diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr.
En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo:
sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado
un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y
aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y
forma parte de la organización. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. (Guerra J. C., Blog de Manuales
Administrativo, 2013)
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Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
1. Agilizar el proceso de toma de decisiones.
2. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
3. Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. (Guerra J. C., Blog de Manuales
Administrativo, 2013)
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos
a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar
la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos
al realizar su trabajo. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización",
en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica
administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más
conceptos, debiéndose separar en secciones. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo,
2013)
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Por su función específica:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en
base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad
de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control
de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se
aceptan y usan ampliamente. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el
alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus
actividades. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de
información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos,
controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar
decisiones cotidianas. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en
todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes
en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y
suministro de información financiera. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se
elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este
manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento,
descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros,
control de la elaboración de información financiera. (Guerra J. C., Blog de Manuales
Administrativo, 2013)
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Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos
y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo
de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales
de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de
personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros. (Guerra J. C., Blog de Manuales
Administrativo, 2013)
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa
función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual
técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a
computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. (Guerra J. C., Blog de Manuales
Administrativo, 2013)
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos
y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de
procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy
poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento
"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su
señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con
el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas
programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de
28
comprensión del contenido por el usuario.
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que
tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con
una cobertura mayor o menor. (Guerra J. C., Blog de Manuales Administrativo, 2013)
Ventajas y desventajas
Según Guerra J.C. (2013) indica Los manuales administrativos ofrecen una serie de
posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas
limitaciones, lo cual de ninguna manera le resta importancia.
Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general
y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
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Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual
y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez (Guerra
J. C., 2013)
2.1.5. Control
El control interno se define como un proceso realizado por el consejo de administración,
la dirección y el resto del personal, diseñado para El control interno se define como un
proceso realizado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal,
diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en la consecución
de objetivos relacionados con la operaciones, la información y el cumplimiento. (Cooper,
2013)
Objetivo
Cooper (2013) Establece tres objetivos primordiales que permite a las organizaciones
centrarse en diferentes aspectos.
Objetivos operativos
Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, incluyendo
los objetivos de rendimiento financiero y operacional y proteger sus activos de posibles
pérdidas. (Cooper, 2013)
Objetivos de información
Hace referencia a la información financiera y no financiera, interna y externa, pueden
abarcar aspectos tales como la confiabilidad, oportunidad y transparencia. (Cooper, 2013)
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Objetivos de cumplimiento
Se refiere al cumplimiento de las leyes y regulaciones que están sujeta las entidades
(Cooper, 2013)
Sistema de control interno
Es un proceso mediante el cual las organizaciones mantienen entornos que fomenten la
incorruptibilidad e impiden las actividades fraudulentas por la gerencia y los empleados. Los
componentes de una organización de control interno se evalúan durante la fase de
planificación de una auditoría de estados financieros independientes (Kendra, 2017)
Características comunes de un sistema de control interno
Gestión de la integridad
La integridad de administración, o el carácter moral de las personas de autoridad,
establece el tono general de la organización. La integridad de gestión se comunica con los
empleados a través de los manuales de empleado y manuales de procedimiento, los manuales
de políticas facilitan la capacitación de los empleados. Sin embargo, la aplicación de la
gestión de las políticas es el principal indicador del compromiso de una organización.
(Kendra, 2017)
Personal competente
La capacidad de una organización para reclutar y retener personal competente indica la
intención de la administración de registrar correctamente las operaciones contables. Además,
la retención de los empleados aumenta la capacidad de comparación de los registros
financieros de un año a otro. (Kendra, 2017)
Historial de mantenimiento
El mantenimiento de registros apropiados asegura que existe documentación adecuada
para cada transacción comercial. La administración de registros involucra almacenar,
proteger y con el tiempo destruir registros tangibles o electrónicos. Además, un adecuado
31
respaldo disuade a un empleado o la gestión de la creación de transacciones discontinuas en
los registros contables subyacentes. (Kendra, 2017)
Salvaguardia
Las salvaguardias evitan que personas no autorizadas tengan acceso a los activos valiosos
de la compañía. Las salvaguardias son físicas, tales como cerraduras en las puertas, o
intangibles, como contraseñas de software de ordenador. Independientemente de los métodos,
las salvaguardias son una característica necesaria de una organización en el sistema de
control interno. Muchos propietarios de negocios instintivamente protegen el inventario,
dinero en efectivo y suministros. Sin embargo, los cheques en blanco, papel con membrete y
sellos de empresa son elementos que requieren una protección que normalmente se pasa por
alto. (Kendra, 2017)
Manual de procedimiento
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un
documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada
y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar
individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y
servicios. (Astudillo & Gómez, 2015)
Contenido de un manual de procedimiento
• Titulo y código del procedimiento
• Introducción: Explicación corta del procedimiento.
• Empresa: Estructura micro y macro de la empresa.
• Descripción del procedimiento u Objetivos del procedimiento o Normas aplicables al
procedimiento
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Requisitos, documentos y archivo o Descripción de la operación y sus participantes. O
Grafico o diagrama de flujo del procedimiento.
• Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso
• Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
• Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
• Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Estos manuales se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan
que ver con los procesos administrativos y operativos de acuerdo con los lineamientos y
exigencias establecidas por la gerencia. (Astudillo & Gómez, 2015)
Utilidad de manual de procedimiento
Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de
deberes tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de
trabajo como; análisis de tiempos, eliminación de pasos, entre otros.
Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas.
• Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y estudio de
desempeño. (Astudillo & Gómez, 2015)
Política contable
Mucho se habla de la elaboración de las políticas contables; hay muchas inquietudes a la
hora de prepararlas. Al respecto se puede decir que la mejor fuente son las mismas NIIF, en
las cuales se tratan los principios de reconocimiento, medición, presentación y revelación,
que precisamente es lo que se debe incluir en las políticas; no se trata de copiar al pie de la
letras las NIIF, pero es la fuente natural a la hora de elaborarlas. Las políticas pueden ser tan
largas o tan cortas como se quiera, cumpliendo los requerimientos mínimos de las NIIF y,
33
sobre todo, conociendo la empresa y poniendo en blanco y negro las intenciones de la
gerencia. No se vale copiar unas políticas de otra empresa; cada empresa es un mundo aparte
y debe apropiar sus propias políticas de acuerdo con su actividad en particular. (Olaya A.,
2015)
Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para
representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los
distintos pasos o etapas y su interacción. La creación del diagrama de flujo es una actividad
que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no
sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán
nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo (Astudillo & Gómez, 2015).
Ventajas de los diagramas de flujo
Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo
reemplaza varias páginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se
identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,
facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los
que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. (Astudillo &
Gómez, 2015)
34
Símbolos utilizados en el diagrama de flujos
Figura 1 símbolos del diagrama de flujo
2.2.Marco Contextual.
Centro Ferretero “Guairacaja” una empresa dedicada a la venta de todos los materiales de
construcción venta de Herramientas agrícolas, material eléctrico, material pétreo, Grifería,
Pinturas, Varillas, seguridad industrial, entre otros. Se encuentra ubicada en la ciudad de
Guamote Av. Circunvalación intersección Manabí tras del Hospital de la misma ciudad.
2.2.1. Breve reseña histórica.
El Centro ferretero “Guairacaja” está ubicado en el cantón Guamote provincia de
Chimborazo la idea de este negocio nace de tres hermanos Daniel Guairacaja, Samuel
Guairacaja y Elvira Guairacaja quienes con el apoyo respectivo de su todo su familia y
35
viendo la necesidad en este cantón de una ferretería capaz de proveer todos los materiales de
construcción para que los Guamoteños/as no tengan que viajar hasta otras ciudades,
inaugurando así su primer local el 5 de diciembre del 2009 en la calles Riobamba y General
Barriga prestando atención los siete días de la semana con pocos materiales quienes gracias a
su amabilidad y buena atención fueron ganando día a día clientes, en 6 meses de haber
comenzado adquieren su primera camioneta para entregar los materiales a los clientes sin
ningún tipo de costo, tres años más tarde adquieren una volqueta para distribuir materiales
pétreos. Por la buena atención y por la calidad de los productos ganan más clientes. El 13 de
abril del 2014 inauguran su nuevo y amplio local junto a la circunvalación tras el hospital del
cantón, brindando así una mejor y cómoda atención a sus clientes quienes han puesto su
confianza en ellos para sus construcciones civiles. Actualmente el Centro Ferretero
Guairacaja cuenta con dos locales y se ha posicionado como uno de los principales lugares
que ofrece materiales de construcción de calidad y precios competitivos para todos sus
clientes.
2.2.2. Misión.
Proveer materiales y herramientas de ferretería para la construcción civil, pequeña
industria y otros, manejando un surtido completo y permanente que permita llegar a los
clientes con un servicio oportuno de alta calidad a un precio competitivo así también ofrecer
la mejor atención posible a los clientes a través del personal altamente capacitado, eficiente y
responsable.
2.2.3. Visión.
Ser reconocido como distribuidores líderes en el mercado en proveer materiales de
construcción y acabados de calidad y económicos, ofreciendo un servicio al cliente rápido y
eficiente basado en la innovación continua.
36
Figura 3 Organigrama del Centro Ferretero Guairacaja
2.2.4. Razón de ser.
Brindar un servicio eficiente y de calidad ofreciéndoles a nuestros clientes mejores y
surtidos productos del mercado, aspirando siempre a distinguirnos entre los mejores.
2.3.Marco legal
El desarrollo de este trabajo de investigación se basa en fundamentos legales y en
normativas de los cuales se encuentra vinculado al desarrollo del estudio.
Figura 2 Ubicación del centro ferretero Guairacaja
37
2.3.1. Norma internacional de contabilidad 1 presentación de estados financieros
NIC 1 (2006) El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la
presentación de los estados financieros con propósitos de información general, a fin de
asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma
entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes.
Componentes de los estados financieros
8. Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes:
(a) balance;
(b) cuenta de resultados;
(c) un estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:
(i) todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien
(ii) los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las transacciones con
los Propietarios del mismo, cuando actúen como tales;
(d) estado de flujos de efectivo; y
(e) notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más significativas y
otras notas explicativas.
2.3.2. Norma internacional de contabilidad 8 Políticas Contables, Cambios en las
Estimaciones Contables y Errores.
El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las
políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los
cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones contables y de la
corrección de errores. La Norma trata de realzar la relevancia y fiabilidad de los estados
financieros de una entidad, así como la comparabilidad con los estados financieros emitidos
por ésta en periodos anteriores, y con los elaborados por otras entidades.
38
las políticas contables son principios específicos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos
adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de estados financieros, la presente
investigación se desarrolla para diseñar políticas contables mediante los lineamientos
detallados en las NIIF, las mismas que son estándares técnicos contables que ayudan a la
presentación de información de una empresa, estas normas son usadas en todas las partes del
mundo, lo que hace a la contabilidad de las empresas que están reguladas por ellas más
entendible para usuarios nacionales e internacionales. (NIC 8, 2005)
2.3.3. NIA 400 Evaluaciones de riesgo y control interno
Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad están dirigidos a lograr
objetivos como:
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica
de la administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a modo de
permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de
referencia para informes financieros identificado.
El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la
administración.
Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquiera diferencia.
39
Capitulo III
Metodología
3.1.Diseño de la investigación
El Diseño de investigación se refiere a la estrategia que adopta el investigador para
responder al problema, dificultad o inconveniente planteado, es un estudio modelo de
verificación que permite contrastar hechos con teorías, y su forma es la de un plan general
que determina las operaciones necesarias para hacerla. (Arismendi, 2013)
Según Zurita & Pineda (2018) en su trabajo de tesis titulado diseño de un manual de
políticas y funciones contables para Megarent S.A Sostiene que generalmente se llama diseño
de investigación al plan y a la estructura de un estudio para obtener respuestas a las preguntas
de la investigación.
Arismendi (2013) El diseño de investigación señala la forma de conceptuar un problema
de investigación y la manera de colocarlo dentro de una estructura que sea guía para la
experimentación (en el caso de los diseños experimentales) y de recopilación y análisis de
datos.
Para la siguiente investigación se llevó a cabo un conjunto de bibliografía, encuestas, que
se realizaron para responder a las incógnitas hechas por el investigador dentro del área
contable, de manera que se pueda obtener los resultados deseados logrando aportar al
desarrollo de la propuesta.
En el Centro Ferretero Guairacaja se llevará a cabo una investigación de campo
desarrollado en el lugar de los hechos, un centro de estudio de gran importancia para el
análisis de las necesidades existentes de la empresa, ejecutando encuesta tomando como
muestra al personal del departamento contable de la ferretería para luego puntualizar y
manifestar las causas y efectos.
40
3.2.Tipo de Investigación
El tipo de investigación se refiere a la clase de estudio que se va a realizar. Orienta sobre
la finalidad general del estudio y sobre la manera de recoger las informaciones o datos
necesarios. (Arismendi, 2013)
El tipo de investigación, da la forma de cómo se va a examinar la información recolectada
y los métodos para reunir dicha información. Sin embargo, los componentes del proceso de
investigación son distintos en estudio descriptivo, exploratorio, explicativa, y correlacional.
Existen cuatro tipos de investigación en base a la estrategia de investigación utilizada:
Estudios Descriptivos: son aquellos se centran en recolectar datos que describan la
situación tal y como es.
Estudios Explicativos: consiste en el conocimiento más profundo de la descripción
Estudios Exploratorio: Es un estudio que se realiza por el cuestionamiento de una
pregunta,
Estudio Correccional: Es una medida del grado en que dos variables se encuentran
relacionadas
En el presente trabajo se utilizaron tipos de investigación descriptiva y exploratoria donde
se describe la situación actual de la empresa y a través de un cuestionario que realizamos a
los empleados del departamento contable pudimos constatar las falencias que existen dentro
de la misma.
3.3. Población y Muestra
3.3.1. Determinación de la población para realizar encuesta de diagnostico
López, P (2004) La Población es el conjunto de personas u objetos de los que se desea
conocer algo en una investigación. En nuestro campo pueden ser artículos de prensa,
editoriales, películas, videos, novelas, series de televisión, programas radiales y por supuesto
personas.
41
Es el grupo de personas que posee características muy comunes, visibles en el campo
donde se lleva a cabo la investigación desarrollada.
Rabolini, N (2009) La teoría del muestreo permite determinar de manera efectiva la
muestra que refleje con exactitud las características de la población sometida al estudio, No
siempre es posible tomar a todos los elementos que conforman la población
Un proceso estadístico no es una técnica, algoritmo o procedimiento particular. Un
proceso estadístico es una teología de la optimización referida a mejoras de proceso
continuas, usando una colección de las herramientas (estadísticas) datos y análisis del
proceso. Cuando se va a llevar a cabo alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas
características esenciales al seleccionar la población bajo estudio.
Figura 4 Etapa de proceso estadístico
Figura 5 Procesos estadísticos
42
Para el transcurso de esta investigación dirigida a la Ferretería Guairacaja se tomará a todo
el personal los cuales conforman un total de 30 empleados tanto administrativos, como los
que se encarga de la parte operativa. El estudio se va a centrar a la parte administrativa, que
consta de 8 trabajadores. Al no contar con mucho personal se procedió a realizar la técnica de
la encuesta a las personas encargadas del área contable.
3.3.2. Muestra
La Muestra desde el punto de vista más genérico de la palabra, se trata de una
representación a pequeña escala de algo que tiene la misma calidad pero en mayor cantidad;
Las muestras sirven para demostrar que lo que se quiere obtener está bien sin necesidad de
comprobar la calidad del producto completo. (Definición, 2018).
El muestreo de población es un proceso que consiste en tomar un subgrupo de sujetos que
sea representativo de toda la población. La muestra debe tener un tamaño suficiente como
para garantizar un análisis estadístico. (Explorables, 2009)
El muestreo se realiza porque es inadmisible comprobar a cada individuo de la población.
De la misma manera se lleva a cabo para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos mientras se
realiza la investigación.
Cada investigador debe tener en cuenta lo importante que sería comprobar con todos los
individuos para así tener resultados fiables, válidos y precisos. Si esto no es posible, ésta es
la única situación en donde confiamos en las técnicas de muestreo. (Explorables, 2009).
Para el proceso de la investigación, la muestra que se tomará es al personal que labora en
el departamento contable de la ferretería conformado por 8 personas.
3.4. Técnicas e Investigación
Es el volumen y el tipo de información-cualitativa y cuantitativa- que se recaben en el
trabajo de campo deben estar plenamente justificados por los objetivos e hipótesis de la
43
investigación, o de lo contrario se corre el riesgo de recopilar datos de poca o ninguna
utilidad para efectuar un análisis adecuado del problema. (Soriano, 1996)
En una investigación, la recolección de datos es un proceso estrechamente relacionado
con el análisis de los mismos, sin embargo cada tipo de investigación requiere técnicas
apropiadas a utilizar y cada técnica establece su propio instrumento, herramientas o medios a
emplear; existen varias técnicas e instrumentos que le permite al investigador recolectar datos
de una muestra acerca del problema de la investigación y de la hipótesis de trabajo (Contreras
& Roa, 2015).
Para esta investigación, se llevara a cabo entrevistas basadas en una encuesta basada en
un cuestionario y observación directa, con el fin de obtener la información necesaria que sea
útil para alcanzar los objetivos deseados.
Por medio de una encuesta se identificará los problemas que contienen dentro de las áreas,
las principales operaciones que se realizan en el Centro ferretero Guairacaja, bajo la
observación directa se podrá verificar de forma natural las falencias que tiene el centro
ferretero con el fin de relevar información para su debido análisis.
3.4.1. Encuesta.
La encuesta es una técnica recogida de datos mediante la aplicación de un cuestionario a
una muestra de individuos. A través de las encuestas se pueden conocer las opiniones, las
actitudes y los comportamientos de los ciudadanos. En una encuesta se realizan una serie de
preguntas sobre uno o varios temas a una muestra de personas seleccionadas siguiendo una
serie de reglas científicas que hacen que esa muestra sea, en su conjunto, representativa de la
población general de la que procede (Reyes, 2014)
En la investigación social, la encuesta se considera en primera instancia como una técnica
de recogida de datos a través de la interrogación de los sujetos cuya finalidad es la de obtener
44
de manera sistemática medidas sobre los conceptos que se derivan de una problemática de
investigación previamente construida. (Lopez, 2015)
3.4.2. Observación
La observación es un proceso en el cual se obtiene información mediante el uso de los
sentidos. La Real Academia Española define este término como el acto de observar, que a su
vez se entiende como “examinar atentamente”, “mirar con atención o recato”. (Concepto,
2018)
Una observación de campo es el recurso principal de la observación descriptiva; se realiza
en los lugares donde ocurren los hechos o fenómenos investigados. La investigación social y
la educativa recurren en gran medida a esta modalidad. (Saiz, 2018)
3.4.3. Análisis e interpretación de Resultados
El análisis de resultados es la parte del informe en la que establece las conclusiones del
mismo. Este análisis debe proponer encuesta sobre el tema estudiado y plantear nuevas
corrientes y perspectivas para futuras investigaciones. (Basagotti, 2017)
El análisis consiste básicamente en dar respuesta a los objetivos o hipótesis planteadas a
partir de las mediciones efectuadas y los datos resultantes. Para plantear el análisis es
conveniente plantear un plan de análisis o lo que se conoce como un plan de explotación de
datos. La interpretación, a diferencia del análisis, tiene un componente más intelectual y una
función explicativa. (Creative commons attribution, 2018)
Su misión es buscar un significado al resultado del análisis mediante su relación con todo
aquello que conocemos sobre el problema, de manera que aportamos una significación
sociológica a los hallazgos encontrados en el análisis, confirmando, modificando o realizando
nuevos aportes a la teoría previa sobre ese problema.
45
3.4.4. Análisis de los resultados de la encueta
1.- ¿Conoce usted que es un manual de política y funciones contables y como se lo pone
en práctica?
Tabla 3
Conocimiento de manual de política y funciones
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 3 37%
No 4 50%
Desconozco 1 13%
Total 8 100%
Figura 6 Conocimiento de manual de política y funciones.
Análisis y conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: un 37% dijo que si
tiene conocimiento del manual de funciones contables, mientras que el 50% no tiene
conocimiento del tema y el 13% desconoce totalmente del tema.
Se concluye que la mayoría de los empleadores no tiene conocimiento de lo que es un
manual de políticas contables, por lo cual necesitan una explicación a detalle de que es, cómo
funciona y su importancia dentro de la empresa.
37%
50%
13%
Si
No
Desconozco
46
2.- ¿Existe un manual de políticas y funciones contable en el Centro Ferretero
Guairacaja?
Tabla 4
Existe un manual y funciones en la empresa
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 8 100%
Tal vez 0 0%
Total 8 100%
Figura 7 Existe un manual y funciones en la empresa.
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: un 100% dijo que
NO existe un manual de política y no tienen funciones específicas.
Se concluye que la mayoría de los empleados no tienen conocimiento de, si existe o no un
manual dentro de la empresa.
0%
100%
0%
Si
No
tal vez
47
3.- ¿Usted cree que con la elaboración de un manual de políticas y funciones para el
área contable, ayude correctamente al funcionamiento de las actividades de los
trabajadores?
Tabla 5
Funcionamiento de las actividades
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 8 100%
Tal vez 0 0%
Total 8 100%
Figura 8 Funcionamiento de las actividades.
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: un 100% dijo que
No considera que ayudaría y no aportaría a la empresa.
Se concluye que la mitad de los encuestados están de acuerdo con la elaboración de un
manual ya que esto ayudaría a mejorar el desempeño de las actividades que realizan, para
que los procesos no sean realizados doblemente.
0%
100%
0%
Si
No
Tal vez
48
4.- ¿Cuándo usted ingreso al Centro Ferretero Guairacaja, conoció cuales eran sus
tareas y responsabilidades dentro del área asignada?
Tabla 6
Tareas y responsabilidades del trabajador
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 3 37%
No 5 63%
Total 8 100%
Figura 9 Tareas y responsabilidades del trabajador.
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 37 % dijo que si,
que cuando ingresaron a trabajar conocieron sus tareas y responsabilidades para el puesto
que fueron contratados, mientras que el 63% dijo que no les mostraron cuáles son sus
actividades a realizar.
Se concluye que al momento de contratar personal para distintas áreas, no hay una
persona encargada de mostrar, explicar las tareas y responsabilidades que realizaran dentro de
la empresa.
37%
63% Si
No
49
5.- ¿La empresa cuenta con un sistema contable al momento de realizar los registros
contables?
Tabla 7
Sistema contable
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 6 75%
No 0 0%
No Sabe 2 25%
Total 8 100%
Figura 10 Sistema contable.
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 75% dijo que Si
hay un sistema contable llamado Quipu, mientras que el 25% No Sabe no tiene conocimiento
de que existe un sistema contable en la empresa. Se concluye de que la empresa si cuenta con
un sistema contable que registra las transacciones de una manera eficiente.
75%
0%
25%
Si
No
No Sabe
50
6. ¿Al no tener un manual de políticas y funciones cree usted que es la debilidad
principal del Centro Ferretero Guairacaja?
Tabla 8
Debilidad principal
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 7 87%
No 1 13%
Total 8 100%
Figura 11 Debilidad principal
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 87% dijo que si
hay debilidad dentro de la empresa, mientras que el 13 % dijo que no consideran como una
debilidad principal.
Se concluye que la mayoría de los encuestados cree y considera que si hay una debilidad
principal ya que las funciones que realizan lo pueden hacer de una manera incorrecta y si es
necesario tener un manual para llevar los procesos de una manera adecuada.
87%
13%
Si
No
51
7. ¿Considera usted que la relación laboral con las personas de otros puestos es
importante?
Tabla 9
Relación laboral en la empresa
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 6 75%
No 2 25%
Total 8 100%
Figura 12 Relación laboral en la empresa
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 75 % dijo que si
le incomoda que otra persona realicen sus funciones, mientras que el 25% indicaron que no le
incomoda.
Se concluye que la mayoría le incomoda que otra persona realice su trabajo.
75%
25% Si
No
52
8. ¿Conoce usted cuales son las funciones concretas del departamento contable?
Tabla 10
Funciones en el departamento contable
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 3 37%
No 5 63%
Total 8 100%
Figura 13 Funciones en el departamento contable.
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 37% dijo que si
conoce en detalle las funciones a realizar, mientras que el 63% indica que no tiene
conocimiento.
Se concluye que los trabajadores si tiene conocimiento de cuáles son las funciones que se
realizan dentro del departamento mencionado, en tanto hay otra parte de los trabajadores que
no conocen las funciones del personal que labora dentro del área contable.
37%
63% Si
No
53
9. ¿Usted está conforme con las funciones y actividades que realiza actualmente en su
puesto de trabajo?
Tabla 11
Actividades que realiza en la empresa
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 6 75%
No 2 25%
Total 8 100%
Figura 14 Actividades que realiza en la empresa.
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 75% considera
que si está de acuerdo que las actividades y funciones que desempeñan actualmente, mientras
que el 25% considera que no está de acuerdo con las funciones y actividades que realizan.
Se concluye que existe un diminuto número de persona que no está de acuerdo con las
funciones que realiza actualmente en dicha empresa, por lo cual se debe de supervisar y
revisar las funciones que realiza cada uno de ellos.
75%
25%
Si
No
54
10.- ¿Considera usted que con la elaboración del manual sería útil y primordial para el
departamento contable?
Tabla 12 Elaboración de un manual
Descripción Frecuencia Porcentaje
Si 8 100%
No 0 0%
Total 8 100%
Figura 15 Elaboración de un manual
Análisis y Conclusión
De los 8 empleados encuestados respondieron de la siguiente manera: el 100% considera
que si la elaboración del manual es útil y primordial para el departamento, mientras que el
0% considera que no está de acuerdo.
Se concluye que el personal del departamento contable está completamente de acuerdo
que es de gran utilidad el manual para el desempeño de las actividades.
3.4.5. Interpretación de la encuesta.
Al analizar las encuestas que se realizó al personal de la ferretería Guairacaja nos llevó a
la conclusión de establecer el manual de políticas y funciones contables, debido a que dentro
100%
0%
Si
No
55
de la empresa hay muchas falencias en la distribución de tareas, distribución de procesos para
el desarrollo de la ferretería, por lo cual hay problemas en el manejo de los movimientos
contables dificultando lograr las metas trazadas.
También se logra saber las falencias que hay dentro de la empresa como la mala
designación de funciones dentro del área ya que hay trabajadores que se creen jefes lo cual
ocasiona un ambiente laboral tenso ya que algunos trabajadores realizan funciones a su
conveniencia.
3.4.6. Análisis de la observación directa.
A través del análisis de la observación dentro de la ferretería Guairacaja, se logra observar
la mala distribución de tareas que desempeña cada uno de los trabajadores, lo que ocasiona
una sobrecarga de funciones para cada uno de ellos, existiendo errores al momento de la
ejecución de dichas actividades que resultan un grave problema con el tiempo.
También se observó que la empresa maneja un sistema contable del cual no poseen como
respaldo un registro contable donde existen anomalías, la falta de algunos registros contables
debido al retraso de la entrega de información.
No existe una buena seguridad en caja chica debido a esto puede existir algún faltante
56
Capítulo IV
Propuesta
4.1.Titulo
Elaboración de manual de políticas y funciones contables para la ferretería guairacaja,
Cantón Guamote.
4.2.Introducción
Para la elaboración de este manual de política y funciones contable, para el departamento
contable del Centro Ferretero Guairacaja se realizó una entrevista para conocer la situación
actual, y poder implementar en un futuro para que ayude al buen funcionamiento ya que es de
gran utilidad para la toma de decisiones y ayude al personal en sus funciones. Se tomó
ciertas cuentas principales para realizar manuales y flujograma para que de esta manera
poder cumplir los objetivos propuesto.
4.3.Justificación de la propuesta
La presente investigación tiene mejorar la situación de la empresa a la vez definir a cada
personal sus funciones que les permitirá que sus tareas y responsabilidad sean más eficaces,
y en tanto al departamento contable contribuirá en sus actividades diarias de una manera
oportuna para así disminuir el riesgo de fraude en las transacciones contables debido a que
ya no se realizara doblemente los procesos y con el manual lograr resultados positivos en la
ferretería.
Componentes del manual
El manual propuesto tendrá los siguientes componentes:
Carátula.
Introducción.
Función del personal – Desarrollo del manual.
57
4.4.Objetivos
4.4.1 Objetivo General
Mejorar las funciones del personal del Centro Ferretero para que ayude en el departamento
contable a la mejora de las actividades para que no exista irregularidades en los proceso
administrativos.
4.4.1 Objetivo Especifico
Definir las responsabilidades y funciones para cada trabajador de la empresa.
Dar a conocer a la gerencia el manual de política y funciones contable.
Analizar todos los procesos contables que se llevan en el departamento.
58
4.5.Manual de Políticas y funciones Contables para Centro Ferretero Guairacaja
MANUAL DE POLÍTICAS Y FUNCIONES CONTABLES PARA EL
CENTRO FERRETERO GUAIRACAJA.
59
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 1 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
60
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”
Hoja 2 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Revisado por:
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
1. FUNCIONES DEL CONTADOR
1.1. Objetivo
Tener un adecuado registro de los movimientos contables bajo el marco conceptual,
normas y políticas establecidas con la finalidad de que la información financiera sea
veraz.
1.2. Responsable
Contador
1.3. Funciones
Elaborar y revisar los juegos de estados financieros, presentándolos en el lapso
previsto por la ley.
Ingresar facturas al sistema contable.
Mantener actualizada la documentación que sustenta los registros contables.
Elaborar roles de pagos para el personal que trabaja en la entidad como: (horas
extras, décimo tercero, décimo cuarto, vacaciones, Iess.)
Realizar cheques para compra de materiales, maquinarias también para
entidades del estado y pagos a proveedores.
Hacer avisos habituales de las actividades que se realiza.
Preparar y repartir las tareas que realizara el auxiliar contable.
Supervisar y aprobar las conciliaciones bancarias realizadas por el asistente
contable.
61
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 3 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
Modificar los registros contables.
Dar un informe a la gerencia sobre los estados financieros de la empresa.
Llevar un registro de las cuentas por pagar.
Revisar, investigar los diversos movimientos contables.
Tomar decisiones bajo el análisis de los estados financieros.
62
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 4 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
2. FUNCIONES DEL ASISTENTE CONTABLE
2.1. Objetivo
Ayudar a la contadora general en todas las actividades que están relacionadas con la
administración numérica de la empresa.
2.2. Responsable
Asistente Contable
2.3. Funciones
Ingresar al sistema facturas, retenciones, pagos y depósitos.
Realizar cierre de caja de las ventas diarias.
Realizar toma física de inventario, codificación que será validado por el jefe
administrativo.
Recuperar carteras vencidas.
Elaborar las carpetas para la declaración al SRI.
Realizar ventas públicas mediante el sistema SERCOP.
Archivar documentos de control interno.
Realiza transferencias bancarias.
Realizar declaraciones tributarias.
Cualquier otra actividad que su jefe inmediato considere que deba ser realizada.
Archivar y resumir toda aquella información financiera.
63
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”
Hoja 5 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
Recibir y entregar correspondencias tanto externa como interna.
Recibir y atender a las personas que necesiten información sobre el manejo de la
contabilidad.
64
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”
Hoja 6 de 21
Procedimientos para el
Departamento contable Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
3. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
3.1. Objetivo
Velar por el crecimiento de la empresa, coordinar con todas las actividades encomendadas,
con el objetivo de cumplir las metas propuestas.
3.2. Responsable
Administrador
3.3. Funciones
Tener conocimiento de cada departamento que existe en la empresa para saber
cuáles son las necesidades de cada uno.
Convocar al personal para reuniones.
En ciertos casos es el encargado de firmar documentos y a la vez aprobar los
pagos a los proveedores.
Con la ayuda del gerente autoriza la compra de materiales, tractores, volquetas,
entre otros.
En el departamento que tiene a cargo es el responsable de revisar la información
de la documentación que se realiza.
Es el encargado de averiguar la manera de financiar para la adquisición de
nuevos proyecto en la empresa.
65
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 7 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
4. PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION
4.1. Objetivo
Preparar y emitir facturas diarias para así lograr los respectivos contables.
4.2. Responsable
Facturación
4.3. Política
Ingresar al sistema facturas, retenciones, pagos y depósitos.
El departamento de facturación es el encargado de del registro de las ventas.
Las facturas deben registrarse diariamente para que no exista ningún
inconveniente.
Observar que la factura tenga el sello y firmada autorización.
Mantener un registro de los pedidos ya entregado y facturado para en cuanto el
asistente requiera información.
Las facturas deben ser archivadas.
66
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”
Hoja 8 de 21
Procedimientos para el
departamento contable Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
4.4. Funciones
Elaborar factura diarias de las ventas que se realiza.
Archivar las facturas de compra y venta que se realiza en la entidad para
respaldo de la información.
Presentar un informe de las ventas que se han realizado de manera consecutiva.
Ingresar las facturas al sistema contable.
67
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 9 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
1
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
4.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN
Registro diario de la factura
Ingresar al sistema
contable
Fin
Realizar las retenciones
correspondientes
Archivar
Facturación
68
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”
Hoja 10 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
5. PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA
5.1. Objetivo
Establecer un control, de que los fondos de caja chica sean utilizados exclusivamente
para operaciones de la empresa.
5.2. Responsable
El gerente designa una persona exclusiva para esa función.
5.3. Política
Los fondos de caja chica deben estar bajo el cargo de una sola persona.
Los fondos deben ser utilizados netamente para actividades propias del
negocio, la cual deberá ser aprobada por el gerente.
Todo gasto realizado en caja chica deberá ser respaldado con factura.
Llevar un control adecuado del registro de movimiento en caja chica.
Realizar arqueos sorpresivos de los fondos de caja chica.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 11 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
5.4. Funciones
Realizar una solicitud de gastos en caja chica, dirigida al gerente.
Obtener el visto bueno de la solicitud de gastos.
Requerir de la autorización mediante una firma.
Adjuntar la evidencia de factura junto a la solicitud requerida.
Contabilizar el gasto.
Registrar dicho gasto al sistema contable.
Hacer la respectiva retención.
Archivar la documentación que certifica pagos desde la caja chica.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
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Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
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5.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA
Solicitud de Gastos
Aprobación Documentación para la
respectiva evidencia
Solicitar la autorización
Contabilizar el gasto
Fin
Adjuntar la evidencia junto a
la solicitud la solicitud
Archivar
Caja Chica
Registro al sistema contable
Retención
71
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 13 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
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Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
6. PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR COBRAR
6.1. Objetivo
Llevar de manera actualizada la cartera de los clientes, fechas de vencimiento y saldos
a cobrar.
6.2. Responsable
Administrador
6.3. Política
El administrador es el responsable de la recuperación de carteras vencidas.
Tener buen trato con el cliente, estar en comunicación para confirmar los saldos
de las cuentas.
Para el cobro de la cuenta vencida se realizar visitas al cliente para su respectivo
cobro.
Llevar un reporte por cada cliente de las cuentas ya cobradas.
Estar en constante actualización de la cartera de cliente para verificar sus
vencimientos.
Para el respectivo cobro tener la documentación con su respectivo comprobante
de pago.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
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Hoja 14 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
6.4. Funciones
Realizar una solicitud de gastos en caja chica, dirigida al gerente.
Analizar documentación de valores por cobrar.
Comprobar fecha y saldos por cobrar de la cuenta.
Llamar al cliente, concordar saldos y fecha de vencimiento.
Requerir toda la documentación e información necesaria para registrar a nuevos
clientes al sistema.
Solicitar la aprobación a gerencia para el registro y crédito a nuevos clientes.
Registrar las recaudaciones diarias y registros de cobros.
Archivar la documentación.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
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Hoja 15 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
6.5.FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR
Pedido de venta
Aprobación
Documentación para
la evidencia
Desarrollo de la respectiva
factura para pagos al contador
Elaboración de cartera vencida y por vencer
Fin
Entrega inmediata del producto
Archivar
Cuentas por Cobrar
Para créditos se elabora
una letra de cambio a plazos
de 45 días
Recaudación y gestión de recibo de cobro
74
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
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Hoja 16 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
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Aprobado por:
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7. PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR PAGAR
7.1. Objetivo
Preparar, organizar y sustentar los registró para cancelar a tiempo a nuestros
proveedores y así mismo las obligaciones que adquiera el centro ferretero para evitar
retraso.
7.2. Responsable
Administrador
7.3. Política
El administrador es el responsable de la recuperación de carteras vencidas.
Los pagos a proveedores menores de $1000 y mayor a $5000 deben ser
aprobado por el gerente.
Para elegir un nuevo proveedor se debe revisar al menos dos cotizaciones más.
Para el pago a los proveedores se los cancelara en cheque y luego tener un
soporte de la cancelación de las facturas pendiente.
Tener en cuenta y revisar la fecha de vencimiento para el pago a proveedores.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
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Hoja 17 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
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Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
7.4. Funciones
Realizar los reportes de valores a pagar de las facturas y los pendientes de pago.
Comprobar si el saldo y las fechas de las facturas pendientes.
Registrar el pago, y luego generar el respectivo comprobante.
Realiza la cancelación emiten un cheque para el pago a proveedores.
Solicita la autorización y firmas de los respectivos comprobantes para confirmar
el pago a los proveedores.
Efectúa con archivar la documentación.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 18 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
7.5.FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
Cuentas por Pagar
Examinar el reporte de los
valores por pagar
Verificar el saldo y fecha de
las facturas que estén pendiente
La gerencia autoriza y firma
Fin
Emitir el cheque para la
debida cancelación
Archivar
Facturas Pendientes
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Manual de Políticas y
funciones Contables para el
Centro Ferretero Guairacaja
Hoja 19 de 21
Procedimientos para el
Departamento contable Área: Contabilidad
Elaborado por:
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Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
8. PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACION BANCARIA
8.1. Objetivo
Verificar que los saldos y los movimientos estén registrados en el sistema, y
comprobar con los saldos otorgados por la institución financiera por medio de la cuenta
bancaria.
8.2. Responsable
Asistente contable
8.3. Política
El asistente contable debe realizar las conciliaciones mensualmente.
Comparar si existe diferencia entre los movimientos realizado con los del
sistema contable.
Los cheques que se emitan serán para el pago a proveedores, el mismo que se
girara al mismo beneficiario.
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Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 20 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
8.4. Funciones
Receptar el estado de cuenta de la ferretería.
Registrar en el libro auxiliar de banco para la debida verificación.
Comprobar la transferencia y los cheques girados por la ferretería, notas de
crédito.
Realizar los respectivos asientos contables.
Firmar la documentación para la debida aprobación, y luego archivar la
conciliación bancaria con los respectivos soportes.
79
Manual de políticas y
funciones contables para el
“CENTRO FERRETERO
GUAIRACAJA”.
Hoja 21 de 21
Procedimientos para el
departamento contable. Área: Contabilidad
Elaborado por:
Melissa Parra – María Sayay
Aprobado por:
Gerente Daniel Guairacaja
8.5.FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE
CONCILIACION BANCARIA
Receptar el estado de
cuenta de la empresa
Conciliación Bancaria
Registra en el libro auxiliar de
banco
Fin
Comparar los valores para
realizar la conciliación bancaria
Archivar
Realizar los registros
contables correspondientes
80
Conclusiones
Es muy importante que la empresa cuente con un manual de políticas contables dado que
esto ayudará a mejorar el desempeño de las actividades dentro del área contable, durante el
proceso de este trabajo de investigación se llegó a las siguientes conclusiones.
Después de hacer la observación directa de la situación real de la ferretería se
identifica que el área contable, necesita de manera urgente el planteamiento de un
manual de políticas y funciones con el que se pretende disminuir errores, falencias y
poder así llevar un buen manejo de los recursos de la ferretería.
La elaboración de políticas dará a conocer al centro ferretero cuales son las normas y
funciones que deben cumplir los trabajadores del departamento contable
estableciendo responsabilidades a las actividades asignadas, tomando en
consideración las normas contables vigentes, y a su vez beneficiará a la empresa en
poder actuar en diversas situaciones que se presente
Inspeccionar si el personal cumple con las funciones y responsabilidades que se le
asigne para la mejora de control de la contabilidad del centro ferretero llevando un
buen control de los registros contables para disminuir errores que se puedan presentar
en la labor diaria y que la información financiera se presente de manera fiel y veraz-
Dentro del departamento contable existía una mala distribución de los procesos, que
direccionaba a que el personal, realice doblemente las funciones, llevando así el
desgaste innecesario de los recursos de la empresa.
81
Recomendación
Para optimizar las actividades del departamento contable del Centro Ferretero Guairacaja se
recomiendan lo siguiente:
Se sugiere el uso del manual dentro del departamento contable y de las demás áreas,
bajo métodos u procedimientos, para evitar falencias y así cumplir con las actividades
diarias que se realizan.
Verificar el cumplimiento del uso, la aplicación dentro de las áreas, llevar todo el
proceso que requiere cada función de una manera consciente. Llevando así un
control adecuado de los movimientos contables para disminuir falencias que se
puedes determinar en el día a día, mejorando así toda las actividades de manera
óptima, dando a que la información financiera se presentada de manera fiable y
veraz.
Se debe socializar el manual donde se identifique y se explique las funciones de cada
trabajador para que no exista ningún error, ni desorganización y que la información
sea clara al momento de la toma de decisiones.
Revisar y actualizar el manual de política y funciones para que de ésta manera
adecuarlo a l nuevo personal del departamento y actualizarlo conforme a los cambios
que se realice.
Capacitar al personal que labora en el centro ferretero, para que así se cumpla los
objetivos y se pueda mejorar los procesos.
Verificar que cada personal del área contable tenga su manual, en caso de que se
presente una anomalía dentro del área lo podrán resolver sin ningún problema.
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90
Apéndice A
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
ENCUESTA AL PERSONAL DEL CENTRO FERRETERO GUAIRACAJA
Fecha: ________________________________________
Nombre: ______________________________________ cargo:
_______________________
1.- ¿Conoce usted que es un manual de política y funciones contables y como se pone
en práctica?
2.- ¿Existe un manual de políticas y funciones contable en el Centro Ferretero
Guairacaja?
3.- ¿Usted cree que con la elaboración de un manual de políticas y funciones para el
área contable, ayude correctamente al funcionamiento de las actividades de los
trabajadores?
4.- ¿Cuándo usted ingreso al Centro Ferretero Guairacaja conoció cuales eran sus
tareas y responsabilidades dentro del área asignada?
Si No Desconozco
Si No Tal Vez
Si No Tal Vez
Si No
91
5.- ¿La empresa cuenta con un sistema contable al momento de realizar los registros
contables?
Si No No Sabe
6.- ¿Al no tener un manual de políticas y funciones cree usted que es la debilidad
principal del Centro Ferretero Guairacaja?
7. ¿Considera usted que la relación laboral con las personas de otros puestos es
importante?
8. ¿Conoce usted cuales son las funciones concretas del departamento contable?
9. ¿Usted Considera que las funciones y actividad que realiza actualmente,
corresponden a su puesto de trabajo?
10.- ¿Considera usted que con la elaboración del manual sería útil y primordial para el
departamento contable?
Si No
Si No
Si No
Si No
Si No
92
Apéndice B
Figura 16 Centro Ferretero Guairacaja.
Figura 17 Área contable
93
Figura 18 Área de caja
Figura 19 Área gerencia
