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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
(UCI)
PLAN DE SUPERVISIÓN PARA LOS CONTRATOS ADMINISTRADOS POR LA
OFICINA DE SERVICIOS INFORMATICOS EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN
JOSE
Verny José Cortés Villalobos
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO
PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Julio 2014
i
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
(UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
_________________________
Yorlenny Hidalgo Morales
PROFESOR TUTOR
_________________________
Fabio Muñoz Jiménez
__________________________
Marlon Velásquez González
________________________
Verny José Cortés Villalobos
SUSTENTANTE
ii
DEDICATORIA
Mi trabajo lo dedico con todo amor y respeto.
A ti mi Dios que me diste la oportunidad de vivir y regalarme una familia
maravillosa.
Con mucho cariño principalmente a mis padres que me dieron la vida y han estado
conmigo en todo momento. Gracias por todo Papá y Mamá por darme una carrera
para mi futuro y por creer en mí, aunque hemos pasado momentos difíciles
siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor.
A mis hermanos y mi novia, gracias por ese apoyo incondicional y por sobrellevar
esta carga conmigo.
A todas aquellas personas, profesores, compañeros y amigos que me han
ayudado a superar cada uno de los obstáculos que se me han presentado en este
camino, les doy mis sinceras gracias.
iii
AGRADECIMIENTOS
Primero y antes que nada, dar gracias a Dios por estar conmigo en cada paso que
doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi
camino aquellas personas que han sido mi soporte y compañía, durante todo el
período de estudio.
Agradecer hoy y siempre a mi familia, porque se preocupan por mi bienestar y por
el esfuerzo realizado, sin ellos mis estudios de Maestría en Administración de
Proyectos no hubiese sido posible. A mis padres, mis hermanos, mi novia, gracias
por el ánimo, apoyo y alegría que me brindan, dándome la fortaleza necesaria
para seguir adelante.
iv
INDICE
DEDICATORIA ......................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. iii
INDICE .................................................................................................................... iv
ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................ vii
ÍNDICE DE CUADROS ......................................................................................... viii
ÍNDICE DE FLUJOS ............................................................................................... ix
RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................... x
INTRODUCCION .................................................................................................... 1
1.1 Antecedentes ................................................................................................. 1
1.2 Problemática. ................................................................................................. 2
1.3 Justificación del problema ............................................................................. 3
1.4 Objetivo general ............................................................................................. 4
1.5 Objetivos específicos. .................................................................................... 4
2 MARCO TEORICO ......................................................................................... 5
2.1 Marco institucional .................................................................................... 5
2.1.2 Antecedentes de la Institución ................................................................ 5
2.2 Misión ............................................................................................................ 7
2.3 Visión ............................................................................................................. 7
2.4 Estructura organizativa .................................................................................. 7
2.5 Proyecto ....................................................................................................... 10
2.6 Administración de Proyectos ....................................................................... 11
2.7 Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................ 11
2.8 Procesos en la Administración de Proyectos ............................................... 12
2.9 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ........................ 14
2.10 Dirección de Tecnologías de Información Municipalidad de San José. ..... 15
2.10.1 Desarrollo de sistemas ........................................................................ 15
2.10.2 Soporte Técnico .................................................................................. 16
2.10.3 Servicios Informáticos ......................................................................... 18
2.11 Tipos de Contratos..................................................................................... 18
v
2.12 Otros tipos de contratos ............................................................................. 19
2.12.1 Contratos sobre equipamiento (HARDWARE) .................................... 19
2.12.2 El contrato de leasing .......................................................................... 20
3 MARCO METODOLOGICO ......................................................................... 21
3.1 Fuentes Primarias ...................................................................................... 21
3.2 Fuentes Secundarias ................................................................................. 21
3.3 Métodos de Investigación ............................................................................ 23
3.4 Herramientas. ............................................................................................. 25
3.5 Supuestos y Restricciones. .......................................................................... 26
3.6 Entregables. ................................................................................................. 27
4 DESARROLLO ............................................................................................... 28
4.1 Análisis de involucrados .............................................................................. 28
4.1.1 Roles y responsabilidades .................................................................... 29
4.2 Procedimientos Propuestos ......................................................................... 36
4.2.1 Estudio situación actual ......................................................................... 36
4.2.2 Proceso Actual ...................................................................................... 37
4.2.3 Mejoras a implementar .......................................................................... 39
4.3 Proceso propuesto ....................................................................................... 45
4.4 Plantillas a Usar en el Proyecto ................................................................... 49
4.5 Descripción de cada plantilla propuesta ...................................................... 50
4.5 Plan de Capacitación ................................................................................... 68
4.5.1 Justificación de la Capacitación ............................................................ 68
4.5.2 Fines de la Capacitación ....................................................................... 69
4.5.3 Estrategia de la Capacitación ................................................................ 69
4.5.4 Materiales .............................................................................................. 70
4.5.5 Financiamiento ...................................................................................... 70
4.5.6 Control de asistencia a la Capacitación ................................................ 70
4.5.7 Objetivos del plan de Capacitación ....................................................... 73
4.5.8 Requisitos de los trabajadores en la capacitación ................................ 74
Apoyan en la determinación de los objetivos de la capacitación y el contenido
del cronograma de tiempo. ............................................................................. 74
vi
4.5.9 Estructura de contenidos en la capacitación ......................................... 74
4.5.10 Proceso de Evaluación ........................................................................ 74
CONCLUSIONES .................................................................................................. 76
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 78
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................... 80
ANEXOS ............................................................................................................... 82
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ..................................................................... 83
Anexo 2: EDT .................................................................................................... 87
Anexo 3: CRONOGRAMA ................................................................................. 88
Anexo 4: Otros Anexos ...................................................................................... 89
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 ................................................................................................................... 8
Figura 2 ................................................................................................................... 9
viii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Fuentes de Información Utilizadas......................................................... 22
Cuadro 2 Métodos de Investigación Utilizadas ...................................................... 23
Cuadro 3 Herramientas Utilizadas ......................................................................... 25
Cuadro 4 Los Supuestos y restricciones ............................................................... 26
Cuadro 5 Los objetivos y entregables del proyecto ............................................... 27
Cuadro 6 Análisis de involucrados ........................................................................ 28
Cuadro 7 Involucrados, descripción, roles y responsabilidades ............................ 29
Cuadro 8 Involucrados, control y supervisión ........................................................ 31
Cuadro 9 pasos actuales y función de los contratos en el Municipio .................... 39
Cuadro 10 Descripción y Mejoras de Plantillas .................................................... 41
Cuadro 10.1 Plantillas Nuevas ............................................................................. 44
Cuadro 11 Pasos de ejecución de contratos en el Municipio ................................ 46
Cuadro 12 Desglose de Plantillas ......................................................................... 49
Cuadro 13 Escala de calificación de Proveedores ................................................ 58
Cuadro 14 Calidad ................................................................................................ 58
Cuadro 15 Cumplimiento de plazo de entrega ...................................................... 58
Cuadro 16 Control de asistencia a la Capacitación ............................................... 71
Cuadro 17 Cronograma de Capacitación ............................................................. 72
Cuadro 18 Programa de Capacitación ................................................................. 73
Cuadro 19 Proceso de Evaluación ....................................................................... 75
ix
ÍNDICE DE FLUJOS
Flujo 1 Flujo actual de Contratos Municipales ....................................................... 38
Flujo 2 Supervisión de Contratos TI ...................................................................... 45
x
RESUMEN EJECUTIVO
Por medio de la Regulación de los Municipios contenidos en la Constitución
de Cádiz, y entre todos los municipios que nacieron; la Municipalidad de San José nació (1813) y fue el ayuntamiento de San José, el mismo que aceptó de buena manera la independencia, que llegó desde la Ciudad de Guatemala el 13 de Octubre de 1821.
La Municipalidad de San José se ha dedicado al esfuerzo de brindar varios servicios a la comunidad acorde con el desarrollo social, cultural y económico del cantón.
La administración de los contratos administrativos informáticos es muy
lineal, con poca supervisión por separado en todos los departamentos involucrados, lo cual trae diferentes consecuencias en el transcurso de los proyectos de TI.
La problemática que se refiere este proyecto es el descontrol de los contratos informáticos en la municipalidad porque no posee una estandarización de los mismos. La verificación y el criterio técnico de los contratos son de poca calidad y afectan los proyectos informáticos futuros en el Municipio.
La implementación de un plan de supervisión de contratos trae varios beneficios de características administrativas y técnicas ya que se puede ofrecer un mejor servicio a los usuarios internos como externos. Los demás departamentos que no poseen experiencia en el área técnica se verán beneficiados por el criterio técnico aplicado por la dirección de tecnologías en la supervisión de los contratos durante todo el proyecto. El objetivo general fue desarrollar el plan de supervisión para los contratos administrados para el parque tecnológico de la Municipalidad de San José con el fin de controlarlos de forma oportuna y eficaz.
Los objetivos específicos fueron realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y responsabilidades en el control y supervisión de los contratos, definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin de guiar los procesos, desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso y crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los procedimientos desarrollados para el control de los contratos
Este proyecto se desarrolló bajo la metodología analítica-sintética, que consiste en la descomposición mental del objeto estudiado en sus distintos
xi
elementos o partes componentes para obtener nuevos conocimientos acerca de dicho objeto
Se utilizó como fuentes primarias entrevistas y reuniones con el Gerente de
Tecnología, Jefes de departamento y compañeros de Tecnología. Como fuentes secundarias, se utilizó el Project Management (5ta edición),
manuales de la empresa y similares al Municipio. En el capítulo de desarrollo se mostrara el tratamiento de dos procesos el
que se encuentra en la actualidad y el propuesto en esta tesis. Se incluirán los flujos y departamentos asociados como la participación de los involucrados a lo largo de la supervisión de los contratos municipales.
Un factor predominante en esta propuesta es la construcción de las plantillas específicas para un mejor control de todas las áreas en el transcurso del proyecto y se detallara específicamente para cual área será destinada para cumplir esta labor. La capacitación es fundamente para el avance de esta propuesta que los involucrados tendrán las herramientas necesarias para hacer frente a los riesgos potenciales que se puedan presentar.
En cuanto a las conclusiones de este proyecto se pueden señalar las
siguientes, la planificación efectiva del proyecto, la identificación de los involucrados y su asociación, el cumplimiento de los objetivos planteados en esta propuesta, la capacitación y el conocimiento en la administración de proyecto son fundamentales para el cumplimiento de la propuesta.
El de suma relevancia el cumplimiento de los objetivos en la propuesta pues permitirá a la administración un mejor control de las decisiones a tomar y un ordenamiento mejorado en la institución.
En cuanto a las recomendaciones se señalaran varios aspectos como la
escogencia de personal idóneo para el proyecto, la comunicación con todos los involucrados del proyecto, la consulta de planes desarrollados para los proyectos futuros y la documentación son esenciales para el éxito del proyecto. El estudio de esta propuesta por medio de la dirección de Tecnologías es de suma importancia para el mejoramiento de los proyectos informáticos ya que elevaría la calidad de los mismos y se tomarían en cuenta para proyectos futuros para un desarrollo y control más sostenible en la institución. La comunicación factor predominante en los proyectos se ve reflejado para un mejoramiento y calidad de los servicios prestados a los usuarios internos de municipio para garantizar el éxito y el cumplimiento de los objetivos planteados en los proyectos informáticos.
1
INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
Este proyecto se realiza en la Municipalidad de San José en la Dirección de
Tecnologías de Información en el área del Departamento de Servicios
Informáticos.
En este momento se tratan los contratos del municipio de una forma no ágil
para la concertación de los proyectos ya que se hace un cartel de licitación en el
cual se colocan las especificaciones muy generales para la contratación de una
empresa, con el fin de que brinde el servicio óptimo y especializado. Otro factor
predominante son las especificaciones técnicas que se le piden a TI para dar un
criterio técnico pero al final de la licitación del cartel; el cual no es un
procedimiento optimo, ya que debería de realizarse al principio del proceso del
proyecto.
Los contratos que se manejan en la institución son diversos y tienen diferente
injerencia en varios proyectos informáticos en el municipio. Entre los cuales están
los siguientes:
Contratación directa, en este tipo de documento se tienen varios aspectos
entre los cuales destacan un proveedor único el cual cumple con todas las
características técnicas como administrativas para la resolución del
proyecto.
Cartel municipal este tipo de contrato es en el que se realiza un documento
legal donde se colocan características técnicas, administrativas, legales,
fórmulas y se lleva a cabo un concurso de varias empresas. El municipio
elige la más óptima, la cual debe cumplir con todo lo antes expuesto.
Las dependencias involucradas en este proyecto son las siguientes:
2
Departamento Desarrollo de Sistemas son los encargados en un contrato
informático de dar el criterio técnico de análisis y también de la
programación
Departamento Servicios Informáticos personas designadas para dar un
criterio técnico, productivo y gestión en un impacto con los procesos diarios
relacionados con los usuarios del municipio.
Departamento Soporte Técnico brinda las características de software como
de hardware para el proyecto.
Departamento licitaciones personas encargadas para la confección de los
carteles municipales con características legales.
Alcaldía municipal aprobación de los contratos en su etapa final
Consejo municipal aprobación de los contratos en su etapa final
Departamento de tesorería y proveeduría aprobación de dineros
presupuestados y destinados para el o los proyectos informáticos.
1.2 Problemática.
El descontrol de este tipo de contratos informáticos en la Municipalidad de
San José requiere que se dé una urgente atención, diseño y plan de intervención
que cumpla las normas de calidad.
Debido a la falta de control se ocasionan diferentes tipos de problemas:
La contracción de empresas no idóneas para el trabajo conllevan un
problema para la institución ya que se cometen errores como malos
trabajos en las ejecuciones de los proyectos, proyectos sin terminar o se
declaran desiertos, lo cual conlleva a pérdidas de tiempo y dinero.
3
El incumplimiento de materiales no óptimos para las realización de los
proyectos o tareas asociados a ellos provoca atrasos y entregables de
mala calidad.
Tiempos no propicios o inadecuados, un retraso en los tiempos del
cronograma se torna un riesgo inapropiado en un proyecto ya que se
deben de cumplir a cabalidad y en el tiempo establecido.
Materiales de menor calidad esto lleva a la insatisfacción de los usuarios
finales y un descontento con todo el proyecto.
1.3 Justificación del problema
El plan de supervisión y diseño de los contratos informáticos es beneficiosa
para el municipio ya que permitirá ofrecerle a la organización el nivel de atención
que se merece, definiendo la mejor estrategia de servicio para cada una de las
necesidades de la empresa, pues tendrá la facilidad de hacerle seguimiento en
línea para evaluar el cumplimiento de las características técnicas como
administrativas de nivel de servicio, proyectos y por ende más calidad en el
servicio del producto final.
Los beneficios de este proyecto brindaran control de los contratos informáticos,
ordenamiento de los colaboradores como una intervención directa de los jefes
para ver el rendimiento de sus colaboradores y sus proyectos.
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo y su
cumplimiento en toda la vida del proyecto, dando así una vasta información,
conocimiento para la conclusión exitosa del proyecto. Otro factor es fijar el alcance
de la responsabilidad de todos y cada uno de los involucrados de los contratos y
sus debidas funciones frente a las actividades de vigilancia, seguimiento,
verificación técnica, administrativa, contable y cumplimiento del objeto contratado,
desde el momento de su designación hasta la conclusión del contrato.
4
Un supervisor tiene la obligación de cumplir y hacer cumplir el conjunto de
normas contenidas en el contrato y debe velar por los cumplimientos de estas
normas en una manera funcional a los planes operativos en la ejecución.
1.4 Objetivo general
Desarrollar el plan de supervisión para los contratos administrados para el
parque tecnológico de la Municipalidad de San José con el fin de controlarlos de
forma oportuna y eficaz.
1.5 Objetivos específicos.
Realizar un estudio de la situación actual de los contratos en la
Muncipalidad de San José.
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y
responsabilidades en el control y supervisión de los contratos
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el
fin de guiar los procesos
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los
contratos
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los
procedimientos desarrollados para el control de los contratos
5
2 MARCO TEORICO
2.1 Marco institucional
2.1.2 Antecedentes de la Institución
La Municipalidad de San José es una institución gubernamental con gran
trayectoria y portación de múltiples servicios para la comunidad.
Entre los servicios se puede destacar:
Intermediación de Empleo
Ofrecer un servicio de intermediación, orientación e inserción laboral entre
los/as habitantes del cantón central de San José que se encuentran en una
situación de desempleo o subempleo y las empresas públicas o privadas
que requieren personal para sus puestos de trabajo, a fin de atenuar el
desempleo local y potenciar las oportunidades de empleo.
Mejoramiento de Barrios
Promover la organización de las comunidades de manera sostenida con el
fin de que en un esfuerzo conjunto con la Municipalidad, se contribuirá a
mejorar las condiciones de vulnerabilidad de los barrios y por ende
coadyuve al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes.
Mercados Municipales
Servicios Ambientales relacionados con educación ambiental, campañas
especiales, parques, recolección de desechos.
Servicios Sociales
Ofrecer un servicio de intermediación de empleo entre los/as habitantes del
cantón central de San José que se encuentran en una situación de
desempleo o subempleo y las empresas públicas o privadas que requieren
personal para sus puestos de trabajo, a fin de atenuar el desempleo local y
potenciar las oportunidades de inserción laboral.
6
Servicios de Cementerios Municipales
Mantenimiento a los cementerios y realizar las inhumaciones y
exhumaciones.
Monitoreo de Cámaras Alarmas para la vigilancia de la población
Sistema de la Municipalidad de San José del departamento de seguridad
electrónica vela por la necesidad de poder generar un apoyo a la
ciudadanía de una eventual emergencia o respuesta policial.
Inscripción de proveedores
Personas que proveen algún tipo de servicio para la Municipalidad de San
José, tienen que estar inscritos en una página llamada COMPRARED para
realizar dicho servicios.
Declaración de Bienes Inmuebles
Este tipo de procedimiento municipal para los contribuyentes es donde se
declaran los bienes para el cobro de los tributos municipales
Certificaciones
Son documentos municipales y formularios de solicitud, valor de un bien
inmueble. Se solicitan diferente tipo de información como datos de la
propiedad, datos del propietario, datos del solicitante y fechas.
Patentes
Son documentos municipales y formularios de solicitud, valor de un bien
inmueble el cual puede ser la solicitud de una patente comercial, patente de
licor, licencia de ruteros, bibliotecas, trámites de traspaso. Patentes (de
licores nacionales y extranjeros, actividades varias con fines de lucro).
7
Ingresos
Impuestos sobre la propiedad y sobre bienes inmuebles
Recaudación por boletas de estacionómetros
Servicios Urbanos (aseo de vías, recolección de desechos).
2.2 Misión
La Municipalidad de San José dirige, conduce y gestiona el desarrollo
sostenible del Cantón de San José como centro geopolítico, económico, social y
cultural, en procura del mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.
La participación activa, consciente y democrática, que garantice la
transparencia y rendición de cuentas; la calidad y eficiencia de los servicios que
presta a habitantes y entidades usuarias; y el aumento de las competencias y
conocimientos de sus funcionarios y la comunidad. ¨ (Municipalidad de San José,
2013)
2.3 Visión
En la Municipalidad de San José queremos ser un gobierno local líder en la
integración de los componentes ambiental, social, cultural y económico en
procura del desarrollo sostenible local con equidad y participación ciudadana
efectiva.¨ (Municipalidad de San José, 2013)
2.4 Estructura organizativa La estructura organizativa está compuesta por una dirección general llamada
alcaldía la cual se dividen en todas las demás direcciones y departamentos en la
Municipalidad de San José, como se muestra en la Figura 1.
8
Fuente. Tomado de la Municipalidad de San José, 2011.
Figura 1
9
Fuente. Tomado de la Municipalidad de San José, 2014.
Figura 2
Estructura Organizativa TI
Este organigrama municipal se divide en las diferentes áreas, departamentos
y secciones de la Municipalidad de San José. Se denota por aparte el organigrama
de división de Tecnologías de Información que es donde se logrará realizar este
10
proyecto con un enfoque en el Departamento de Servicios Informáticos, el
sistema, plan y diseño propuesto abarcara todo el parque tecnológico del
Municipio.
2.5 Proyecto
Es importante definir la palabra proyecto el cual “consiste en un conjunto de
actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un
proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un
presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo
previamente definido”, (PMBOK, 2013).
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto
único, servicio o resultado. El temporal la naturaleza de los proyectos indica que
un proyecto tiene un comienzo y un final definidos. El final se alcanza cuando el
proyecto es objetivos se han alcanzado, o cuando el proyecto está terminado
porque no quieren o no pueden cumplir sus objetivos, o cuando la necesidad de
que el proyecto ya no existe. Un proyecto también puede ser terminada si el
cliente (cliente, patrocinador) desea dar por terminado el proyecto. Temporal no
significa necesariamente que la duración total del proyecto es corta. Se refiere a la
participación del proyecto y su longevidad. Temporal no suele aplicar al producto,
servicio o resultado creado por el proyecto; se llevan a cabo la mayoría de los
proyectos para crear un resultado duradero. Los proyectos también pueden tener
sociales, impactos económicos y ambientales que ahora sobreviven a los propios
proyectos, (PMBOK, 2013).
11
2.6 Administración de Proyectos
En la administración de proyectos, se muestra un camino veraz y confiable
para las empresas que necesiten un control, seguimiento de todos los proyectos y
trabajos que se estén realizando en la institución.
En la práctica de la administración de proyectos se lleva un orden lógico de
los procesos y fases los cuales se desarrollan en forma metodológica, en
diferentes pasos para iniciar, planificar, controlar y cierre, que se traduce en un
alto servicio de calidad y de acuerdo a las buenas prácticas dictadas por el
PMBOK 2013.
La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con el los
requisitos del proyecto. Gestión de proyectos se logra mediante la aplicación e
integración adecuada de los 47 agrupados de forma lógica los procesos de gestión
de proyectos, que se clasifican en cinco grupos de procesos, Inicio, Planificación,
Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre. (PMI, 2013).
2.7 Ciclo de vida de un proyecto
El proceso del ciclo de vida tiene un seguimiento cronológico con un principio
del proyecto, los controles específicos que se deben cumplir, las expectativas,
metas establecidas a alcanzar y la finalización del proyecto.
12
Figura 3 Ciclo de vida del proyecto
Fuente. PMBOK Quinta Edición 2013
2.8 Procesos en la Administración de Proyectos
De acuerdo con el (PMI 2013) los procesos de la administración de
proyectos son los siguientes:
Inicio: El Grupo de Procesos de Iniciación consiste en aquellos procesos
realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya
existente mediante la obtención de la autorización para iniciar el proyecto o fase.
En los procesos de Iniciación, el alcance inicial se define y los recursos financieros
iniciales comprometidos. Las partes interesadas internas y externas que
interactuará e influir en el resultado global del proyecto se identifican.
Planificación: se compone de aquellos procesos realizados para establecer
el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos y desarrollar el curso de
acción necesario para alcanzar dichos objetivos. La Planificación procesos de
desarrollo del plan de gestión del proyecto y los documentos de los proyectos que
se utilizarán para llevar a cabo el proyecto.
13
Ejecución: El Grupo de Procesos de Ejecución consiste en aquellos
procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión de
proyectos para cumplir con las especificaciones del proyecto. Este Grupo de
Procesos implica coordinar personas y recursos, las expectativas de las partes
interesadas, la gestión, así como la integración y la realización de las actividades
del proyecto en conformidad con el plan de gestión del proyecto.
Seguimiento y Control: El Grupo de Supervisión y Control de Procesos
consiste en aquellos procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y
orquestar los avances y resultados del proyecto; identificar las áreas en las que los
cambios en el plan son requeridos e iniciar los cambios correspondientes. El
principal beneficio de este grupo de procesos es que el rendimiento del proyecto
es medido y analizadas a intervalos regulares, eventos apropiados, o condiciones
de excepción para identificar las variaciones del plan de gestión del proyecto.
Cierre: consiste en aquellos procesos realizados para concluir todas las
actividades en todos Proyecto Grupos de Procesos de Dirección para completar
formalmente el proyecto, la fase o las obligaciones contractuales. Este Proceso
Grupo, una vez terminado, verifica que los procesos definidos se completan dentro
de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto,
según el caso, y formalmente se establece que la fase del proyecto o el proyecto
está completo.
14
2.9 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
Según el (PMI 2013) las áreas de conocimiento son las siguientes:
Gestión de la Integración del Proyecto, describe los procesos y actividades
que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos.
Gestión del Alcance del Proyecto, son las características, elementos
precisos para que todo el trabajo se ejecute y complete el proyecto.
Gestión del Tiempo del Proyecto, los procesos relacionados a la
puntualidad en la conclusión del proyecto.
Gestión de los Costes del Proyecto, procesos involucrados en la
planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el
proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado
Gestión de la Calidad del Proyecto, son los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha
sido emprendido.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, escribe los procesos que
organizan y dirigen el equipo del proyecto.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, son aquellos procesos
relacionados con la generación, recolección, distribución, almacenamiento y
destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.
Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados
con el manejo de las incertidumbres que puedan impactar de manera
15
negativa (amenazas) o positivamente (oportunidades) y de minimizar o
maximizar respectivamente.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, procesos o actividades que
forman parte de varios elementos de la dirección de proyectos.
Gestión de los Interesados, personas involucrados activamente en el
proyecto, cuyos intereses se pueden ver afectados positivamente o
negativamente por el proyecto.
2.10 Dirección de Tecnologías de Información Municipalidad de San José.
La dirección está compuesta por tres grandes áreas las cuales abarcan todo el
parque tecnológico municipal las cuales son:
Desarrollo de sistemas
Soporte Técnico
Servicios Informáticos
Las funciones son variadas y en conjunto forman una gran fuerza informática
para brindar con un servicio óptimo y calidad para el usuario interno del municipio.
2.10.1 Desarrollo de sistemas
Su objetivo es desarrollar e implementar el diseño conceptual y detallado de
los sistemas requeridos en la institución y brindar el mantenimiento a los sistemas
institucionales y descentralizados.
16
Funciones Generales
Desarrollar sistemas de información como respuesta a las necesidades
institucionales y de las distintas áreas de interés, que tiendan a optimizar el
funcionamiento de la Administración de la Municipalidad de San José. Analizar
y realizar el diseño conceptual y detallado de los sistemas a desarrollar,
programarlos, efectuar pruebas e implementar los sistemas desarrollados.
Coordinar las actividades de desarrollo e implantación de sistemas de
información.
En virtud de su función mantiene relaciones internas con todas las
dependencias de la institución.
Mantiene relaciones externas con INS, CCSS, Ministerio de Hacienda, IFAM,
así como empresas privadas desarrolladoras de software.
2.10.2 Soporte Técnico
Su objetivo es sistematizar el servicio de soporte técnico y administración de
datos y respaldos de la información generada en todos los servicios que brinda la
institución, velando porque las operaciones efectuadas se apliquen correctamente
en los sistemas diseñados para tal efecto y de acuerdo a las necesidades de la
institución.
Funciones Generales
Evaluar, de manera permanente, los sistemas implantados y brindar el
mantenimiento respectivo, de acuerdo a programas de trabajo establecidos y
según las solicitudes que presenten los usuarios.
Programar y ejecutar el mantenimiento a los sistemas institucionales y a los
sistemas descentralizados
17
Dar el servido de soporte técnico a averías, mantenimiento y reparación de los
sistemas institucionales.
Efectuar las operaciones necesarias de actualización periódica de los archivos
maestros de los sistemas institucionales a cargo del departamento.
Correr los subsistemas de emisión de reportes, listados, certificaciones,
cheques, partes, constancias, entre otros, con la periodicidad que los
diferentes sistemas institucionales requieran.
Monitorear los procesos de conectividad para el cobro de tributos municipales y
otros que se realizan entre la Municipalidad, el Banco de Costa Rica y el Banco
Nacional.
Administrar la seguridad, integridad, extracción y conversión de información de
las bases de datos.
Brindar soporte técnico a los usuarios de los sistemas y cuando se requiere,
aconsejar acerca de la adquisición de equipo teleinformático.
Dar mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo de la
institución.
Promover el acceso y la comunicación de las unidades organizacionales a
través de los avances tecnológicos, incorporando la automatización de los
sistemas a las tareas diarias.
Instalar todos los programas y equipos requeridos por las dependencias de
manera ágil y oportuna.
Mantener actualizado el inventario de hardware y software.
Velar por el cumplimiento de que los términos de garantías bajo las cuales se
adquirieron los programas y equipos sean cumplidos tal como se encuentre
estipulado.
En virtud de su función mantiene relaciones internas con todas las
dependencias de la institución.
Mantiene relaciones con proveedores de servicios informáticos.
18
2.10.3 Servicios Informáticos
Su objetivo es resolver y/o canalizar cualquier incidente que cause una
interrupción en el servicio de la manera más rápida y eficaz posible.
Funciones Generales
Recibir las solicitudes de necesidades informáticas.
Crear la orden de servicio correspondiente a las solicitudes.
Resolver inmediatamente los incidentes que no estén catalogados como
especializados.
Trasladar los incidentes especializados a la instancia correspondiente.
Dar seguimiento a las órdenes de servicio hasta que estas sean debidamente
cerradas.
Velar por el efectivo cumplimiento de las órdenes solicitadas.
En virtud de su función mantiene relaciones internas con todas las
dependencias de la institución y con el Comité Gerencial de Tecnologías de
Información, el Consejo Técnico de Tecnologías de Información, el
Departamento de Desarrollo de Sistemas y el Departamento de Soporte
Técnico.
2.11 Tipos de Contratos
Los Contratos Informáticos pueden ser:
-De venta
El distribuidor se compromete a entregar y transmitir la propiedad del equipo
hardware determinado en el contrato a cambio de un precio.
-De locación: de obra, de servicios
19
El Contratado se compromete a ejecutar sobre el software desarrollado de
presupuesto el apoyo técnico para el uso, modificaciones a la funcionalidad
existente, adaptación a nuevas condiciones del proceso de afectación
presupuestaria y mantenimiento del software, en los términos y condiciones
establecidas.
-Licencia
El contrato de licencia de uso como un acuerdo bilateral por el cual una parte,
el titular de los derechos de explotación del programa de ordenador (licenciante),
otorga a la otra parte, el usuario o cliente (licenciado), el derecho a utilizar el
programa a cambio de un precio, conservando el titular la propiedad sobre el
mismo.
2.12 Otros tipos de contratos
2.12.1 Contratos sobre equipamiento (HARDWARE)
Se comprende en este tipo de contratos a la totalidad de dispositivos y
elementos mecánicos, magnéticos y electrónicos de una instalación o red
informática de procesamiento de datos.
El material obtenido puede ser adquirido en propiedad por medio de una
compra, alquilado por un margen de tiempo o leasing donde una empresa
adquiere un equipo mediante el pago de un alquiler durante un plazo pactado,
reconociéndosele a este el derecho de hacer uso del equipamiento, con opción a
compra por el valor residual.
Aquí se denotaran ciertos aspectos importantes en esta contracción tales
como:
Garantía
20
Test de aceptación y pruebas
Periodo de garantía y mantenimiento
Patentes y licencias
Capacitaciones
Repuestos
Actualizaciones
Precio
Manuales de uso
2.12.2 El contrato de leasing
Es el contrato por el cual una persona física o jurídica (locador) se obliga a
entregar en uso y goce un bien (siendo fabricante o proveedor) a otra persona,
quien se obliga a pagar a su vez un alquiler por él, por el término del contrato.
El objeto principal del contrato de leasing informático es dar el equipo en
arrendamiento con opción a compra.
La propiedad de los bienes es del proveedor, hasta que el locatario ejerza la
opción a compra.
21
3 MARCO METODOLOGICO
3.1 Fuentes Primarias
Las fuentes de información son aquellos documentos o medios de información
que proporcionan conocimiento de un tema a investigar utilizado en el proceso de
recolección de datos.
Entre algunos se puede mencionar:
Involucrados directos, juicio experto.
Análisis de entrevistas no estructuradas a involucrados y patrocinador de la
dirección de tecnologías de información.
Observación de una necesidad potencial de un orden y control en la
manipulación de averías informáticas en la Municipalidad de San José.
Experiencia profesional. Juicio de experto (Director del Proyecto y
Empresaria interesada)
3.2 Fuentes Secundarias
Este tipo de fuente se refiere a los datos derivados de una información
original en un contexto resumido y breve.
Para el desarrollo de esta tesina se han tomado de varias fuentes secundarias
tales como:
PMBOK®, 2013. (versión en español)
Tesis elaboradas por estudiantes de años anteriores al 2013
Presentaciones de documentos por medio de seminario virtual, tutores y
lectores.
Textos especializados en la administración de proyectos
Material suministrado por la Universidad para la Cooperación Internacional
UCI en el transcurso de la Maestría de Administración de Proyectos.
22
Este tipo de fuente es definida como: ´´datos ya existentes que han sido
recopilados por diferentes instituciones de tipo públicos o privado.
Las principales fuentes secundarias son los bancos de datos, los anuarios
estadísticos publicados pos diferentes entidades, etc. (Cabarcos, 2010).
El resumen de las fuentes de información que se utilizarán en este proyecto
se presenta en el Cuadro 1:
Cuadro 1 Fuentes de Información Utilizadas
Fuente: elaboración propia
Objetivos Fuentes de Información
Primarias Secundarias
Realizar un estudio de la
situación actual de los
contratos en la Muncipalidad
de San José.
Experiencia profesional
Documentación Institucional
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y responsabilidades en el control y supervisión de los contratos
Experiencia profesional Gerente de TI
PMBOK,2013 Presentaciones de documentos por medio de seminario virtual, Textos especializados en la administración de proyectos
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin de guiar los procesos.
Involucrados directos. Análisis de la empresa y técnicos municipales Gerente de TI
PMBOK,2013 Material suministrado por la Universidad para la Cooperación Internacional UCI en el transcurso de la Maestría de Administración de Proyectos.
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los contratos
Análisis de entrevistas no estructuradas a involucrados y patrocinador de la dirección de tecnologías de información.
Metodología de Informática para la realización de proyectos Municipalidad de San Jose,2013 Presentaciones de documentos por medio de seminario virtual
23
Objetivos Fuentes de Información
Primarias Secundarias
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los procedimientos desarrollados para el control de los contratos
Observación de una necesidad potencial de un orden y control en la manipulación de los contratos informáticas en la Municipalidad de San José, 2014
Metodología de Informática para la realización de proyectos Municipalidad de San Jose,2014 Presentaciones de documentos por medio de seminario virtual Material suministrado por la Universidad para la Cooperación Internacional UCI en el transcurso de la Maestría de Administración de Proyectos.
3.3 Métodos de Investigación
El cuadro adjunto presenta la relación entre los objetivos y los métodos de
investigación que se utilizarán en este proyecto.
Analítico-Sintético: consiste en la descomposición mental del objeto
estudiado en sus distintos elementos o partes componentes para obtener
nuevos conocimientos acerca de dicho objeto (Pérez, Galán y Quintanal,
2012).
Inductivo-Deductivo: se basa en la utilización del pensamiento en sus
funciones de inducción, deducción, análisis y síntesis (Caideco, 2014).
Cuadro 2 Métodos de Investigación Utilizadas
Fuente: elaboración propia
Objetivos Analítico-Sintético Inductivo-Deductivo
Realizar un estudio de la situación actual de los contratos en la Muncipalidad de San José.
Análisis de Juicio expertos
Identificación proceso actual de los contratos en el Municipio
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Objetivos Analítico-Sintético Inductivo-Deductivo
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y responsabilidades en el control y supervisión de los contatos.
Análisis de Juicio expertos, Documentos de contratos Municipales Analizar los requerimientos que se obtengan de las reuniones con los stakeholders y documentarlos.
Identificación proceso actual con los involucrados
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los contratos
Análisis de los riegos, tiempo, costo en el proyecto. Realización de documento de un plan de diseño y supervisión
Control esquematizado de la creación de plantillas y en la ejecución de las mismas en los proyectos
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin de guiar los procesos
Análisis de la situación actual. Análisis de implementación de nuevos cambios Desarrollar un análisis de requerimientos y presentar un documento según consideraciones del proyecto.
Identificación de características de actualización del proceso actual
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los procedimientos desarrollados para el control de los contratos
Identificación de una necesidad potencial y su solución de control de contratos. Identificar el recurso humano inmerso en este proyecto así como sus respectivos roles dentro del mismo
Creación de un plan de capacitación
25
3.4 Herramientas.
Las herramientas pueden definirse como un conjunto de técnicas que se
utilizan para poder dar fundamento al trabajo de investigación. Ellas permiten
establecer medios para poder conseguir información y presentarla en el trabajo de
investigación de una forma ordenada y quizás esquematizada.
El cuadro 3 presenta las herramientas que se utilizarán para alcanzar cada
uno de los objetivos específicos:
Cuadro 3 Herramientas Utilizadas
Fuente: elaboración propia
Objetivos Herramientas
Realizar un estudio de la situación actual de
los contratos en la Muncipalidad de San
José.
Juicio experto, Análisis en la empresa
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y responsabilidades en el control y supervisión de los contatos
Juicio experto, análisis y características técnicas del cartel Municipal
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin de guiar los procesos
Análisis en la empresa y en conjunto con técnicos municipales en el parque tecnológico municipal.
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los contratos
Cronogramas de tiempos y ejecución para el cumplimiento de tareas en el análisis como la ejecución del plan.
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los procedimientos desarrollados para el control de los contratos
Cronogramas específicos para una capacitación adecuada para los involucrados del proyecto.
26
3.5 Supuestos y Restricciones. A continuación se explican los supuestos y restricciones por cada uno de los
objetivos planteados:
Cuadro 4 Los Supuestos y restricciones
Fuente: elaboración propia
Objetivos Supuestos Restricciones
Realizar un estudio de la situación
actual de los contratos en la
Muncipalidad de San José.
Se contará con personal para el desarrollo del personal para la realizacion del estudio situacional de los contratos Municipales
Falta de interes sobre el estudo por parte de los colaboradores y administracion. Limite de tiempo para la realizacion de este estudio situacional
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y responsabilidades en el control y supervisión de los contatos
Se contará con personal para el desarrollo del plan de supervisión de los contratos
Se cuenta con un tiempo limitado para el desarrollo del plan de supervicion de contratos en el parque tecnologico de la Municipalidad de San Jose.
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin de guiar los procesos
El director del proyecto cuenta con el conocimiento en administración de proyectos según las buenas prácticas que dicta el PMBOK®, 2013.
Falta de interés de parte de la administración en el desarrollo de contratos administrativos en la parte de tecnología de información
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los contratos
El proyecto cuenta con el apoyo de la administración para la ejecución del proyecto en la Municipalidad de San José
No contar con todo el personal idóneo profesional y técnico para el desarrollo de las planillas en el proyecto
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los procedimientos desarrollados para el control de los contratos
El proyecto cuenta con el apoyo de la administración para la ejecución del proyecto en la Municipalidad de San José
No contar con la capacitación idónea y requerida para la supervisión de contratos administrativos
27
3.6 Entregables.
Los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el
siguiente cuadro
Cuadro 5 Los objetivos y entregables del proyecto
Fuente: elaboración propia
Objetivos Entregables
Realizar un estudio de la situación actual
de los contratos en la Muncipalidad de San
José.
Documento del estudio situacional de los contratos en la Municipalidad de San José
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y responsabilidades en el control y supervisión de los contatos
Documento con el análisis de la situación actual.
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin de guiar los procesos
Documento de procedimientos relacionados.
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los contratos
Plantillas diseñadas para estandarizar el proceso.
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los procedimientos desarrollados para el control de los contratos
Plan de capacitación.
28
4 DESARROLLO
4.1 Análisis de involucrados El análisis de los involucrados es un instrumento que permite identificar a
aquellas personas y organizaciones interesadas en el éxito del proyecto, que
contribuyen o son afectadas por los objetivos del mismo y quienes tienen un
poder de influencia sobre los problemas que hay que enfrentar.
El siguiente cuadro muestra los involucrados del proyecto:
Cuadro 6 Análisis de involucrados
Fuente: elaboración propia
Involucrados Intereses Impacto Problemas Contacto
Dirección de Tecnologías -Departamento Servicios Informaticos -Departamento Soporte cnico
Satisfacción del usuario final a obtener un servicio de calidad Solución de problemas en diferentes áreas del municipio Unificación de los contratos informáticos municipales
Alto
Descontrol de los contratos en la Municipalidad de San José Falta de presupuesto
Tel: 25476000 https://www.msj.go.cr
Auditor TI Supervisión de los procesos y tareas en la supervisión de contratos
Alto Procesos y procedimientos inadecuados en los proyectos de contratos.
Tel: 25476000
Director de Tecnologías
Administrar de manera eficiente los contratos administrativos informáticos
Alto
Usuarios Internos
Mejoramiento de los servicios relacionados con los contratos
Alto
Resistencia a un posible cambio de trabajo por medio de los contratos nuevos
Tel: 25476000
Departamento de Recursos Humanos
Distribución optima del equipo del proyecto
Medio
No contar con el personal idóneo para la elaboración de los contratos
Tel: 25476000
Departamento de Licitaciones y abogados
Crear enlaces óptimos con la dirección de TI con los proveedores
Alto No tener empresas oferentes para la realización de los servicios establecidos en los contratos informáticos
Tel: 25476000
29
Involucrados Intereses Impacto Problemas Contacto
Departamentos de Tesorería y de Proveeduría
Velar por los dineros para la realización del proyecto
Alto No Disponer con el dinero suficiente para la realización del proyecto
Tel: 25476000
Alcaldía y Consejo Municipal
Aprobación final Alto Declaración desierta del contrato y no poder realizar el proyecto
Tel: 25476000
4.1.1 Roles y responsabilidades
En este cuadro se menciona los involucrados, la descripción, rol y
responsabilidades en el proyecto de supervisión de contratos en la Municipalidad
de San José.
El método que se utiliza en este cuadro es la matriz de asignación de
responsabilidades: RACI en el cual las siglas significan (R) responsable, (A)
aprobador, (C) consultado e (I) informado por medio de la investigación para este
proyecto
Cuadro 7 Involucrados, descripción, roles y responsabilidades
Involucrados Descripción Rol Responsabilidades
Dirección de Tecnologías -Departamento Servicios Informáticos -Departamento Soporte Técnico
Administra y supervisa los servicios informáticos y la prestación de servicios a la Municipalidad de San José
Responsable, Aprobador, Consultado, Informado
Son los líderes responsables de los procesos y requerimientos establecidos en los contratos para los proyectos informáticos en el Municipio San José. Los involucrados que deberán velar por los tramites en ejecución con sus debidas firmas como aprobaciones de diferentes tareas y actividades. 1-Revisa Contratos 2-define tareas 3-aprobar actividades y tareas 4-firmas de aprobación
30
Involucrados Descripción Rol Responsabilidades
Auditor de TI Personas físicas que laboran en la Municipalidad de San José designadas para asegurar en la institución los procesos tecnológicos son seguros y beneficiosos con respecto a la funcionabilidad de la empresa.
Responsable, Consultado, Informado
Supervisa los procesos y tareas informáticas en la supervisión de contratos administrativos informáticos 1-Supervisa Contratos 2- Supervisa tareas 3- Recomienda
Director de Tecnologías
Administra y supervisa los contratos administrativos informáticos
Responsable, Aprobador, Consultado, Informado
Líder responsable de los procesos elaborados por la dirección de TI y contratos administrativos informáticos
Usuarios Internos
Personas físicas que laboran en la Municipalidad de San José
Consulta, Informa
Velar por la calidad del servicio de supervisión de los contratos informáticos en la Municipalidad de San José
Departamento de Recursos Humanos
Personas físicas encargadas de labores de Recursos y aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización
Consultado Informa
Velar por suministrar el recurso humano para el proyecto 1-Revisa Contratos 2-Define tareas
Departamento de Licitaciones y abogados
Personas que aportan su conocimiento en licitaciones denominada concurso público o contrato del Sector Público y Privado
Consultado Informa
Velar por el vínculo con las empresas externas 1-Revisa Contratos 2-Define tareas
Departamento de Tesorería
Personas físicas encargadas de velar por la entrega de dinero para el proyecto
Consultado Informa
Velar por suministrar el recurso monetario para el proyecto 1-Revisa Contratos 2-Define tareas
Departamento de Proveeduría
Personas físicas encargadas de la creación del cartel Municipal
Consultado Informa
Velar por las cláusulas en el contrato 1-Revisa Contratos 2-Define tareas
Alcaldía y Consejo Municipal
Personas físicas encargadas de la aprobación final del proyecto
Aprobador, Consultado Responsable Informa
Velar por los proyectos satisfactorios en la Municipalidad de San José Líderes responsables de los proyectos y su éxito en el Municipio.
31
En el siguiente cuadro se exponen todos los involucrados con los diferentes
controles, la supervisión que les serán asignadas para la supervisión de contratos.
Este tipo de controles logrará la eficiencia en el proceso dando así un mejor
control en la calidad de los contratos y una supervisión constante en el transcurso
del proyecto
Cuadro 8 Involucrados, control y supervisión
Fuente: elaboración propia
Involucrados Control Supervisión
Dirección de Tecnologías -Departamento Servicios Informaticos -Departamento Soporte Tecnico
La dirección de TI controlará cada uno de los procesos asociados en la supervisión de contratos en el Municipio por medio de plantillas específicas desarrolladas para cada uno de los involucrados en el proceso. Dicho proceso se ejecuta de una forma ordenada, esto debe de realizarse con las aprobaciones adecuadas de los Jefes de los departamentos asociados e involucrados directos esto el tiempo que está establecido en cronograma para un mejoramiento y continuó en el servicio para los usuarios internos
El personal de la dirección de Tecnología de información velará por el cumplimiento y aplicación del uso de cada plantilla prevista a lo largo de todo el proyecto utilizando las plantillas de chequeo desarrolladas.
Auditor de TI El Auditor de TI controlará las tareas como los procesos ejecutados mediante informes finales de las investigaciones que se realizan durante todo el proceso de supervisión de contratos
El Auditor realiza un estudio de los procesos, tareas y documentación para analizar y realizar un informe final y dar su criterio o recomendación al director del proyecto.
32
Involucrados Control Supervisión
Director de Tecnologías
El director de TI se encargará de realizar un control de todas la etapas del proyecto esto lo logrará por medio de reuniones periódicas con los Jefes de Departamentos de TI, departamentos asociados e involucrados directos al proyecto por medio de las plantillas: Informe de avance y Minutas, en las que verán los progresos del proyecto y se podrán tomar decisiones óptimas como correcciones en la supervisión de contratos. Esto conlleva a una mejor estructura en el proyecto más organizado y con una revisión en todo y a lo largo del proyecto.
Revisión de las plantillas, de los contratos, de los informes de avance del proyecto de los jefes de departamentos. Esta revisión se logrará en las reuniones del director de tecnologías y los jefes de departamentos asociados directamente al proyecto. Estas reuniones deben ser programadas por la dirección de TI y deben ser programadas alrededor de dos semanas para ver los avances, toma de decisiones, medidas correctivas y acuerdos
Usuarios Internos
Se llevara un control por medio de la utilización de los contratos con ayuda de una empresa óptima para ejecutar el proyecto y con materiales de buena calidad que brindaran una mejor calidad en el servicio de tecnología en el Municipio. Esto se hará después de una supervisión minuciosa de parte de todos los involucrados en el proyecto y aprobado por TI en todo el tiempo del plan de supervisión.
El monitoreo y el interés constante en diferentes etapas del proyecto supervisará las tareas propuestas para todos los involucrados. Así mismo con auditorias se podrá ver fehacientemente todo el proceso y si hay errores o correcciones aplicar las soluciones adecuadas en el momento adecuado a lo largo del ciclo del proyecto. Esto debe ser coordinado con TI y debe ser documentando para futuros proyectos.
33
Involucrados Control Supervisión
Departamento de Recursos Humanos
Este departamento se encarga de controlar la afluencia de personal solicitado para el proyecto de supervisión y el tiempo necesario para el mismo. Esto llevará a un seguimiento del personal y en que tareas estarán involucradas en el cronograma del proyecto. Esto se logrará por medio de una solicitud específica usando un oficio del director de TI a las jefaturas inmediatas y un oficio al departamento de recursos humanos especificando la naturaleza del proyecto su impacto y la necesidad de dicho personal.
Designar a un encargado de recursos humanos a dar un seguimiento del personal encomendado a este proyecto por medio de visitas periódicas al lugar de trabajo. Esto se hará cuando TI solicite el personal adecuado para el proyecto por medio de un oficio firmado por el director de TI
Departamento de
Licitaciones y abogados
Los controles asociados a este departamento son un cartel con todas las características técnicas y legales necesarias para la contratación de un servicio por medio de un proveedor capaz de la realización un proyecto de tecnología en el Municipio. Es de suma importancia la ayuda y supervisión del departamento de TI en la parte administrativa como tecnológica del proyecto. Esto se logrará en el inicio del proyecto para la construcción de este cartel y se verán totalmente involucrados los departamento de TI y departamento de licitaciones
Revisión legal y escrita de los contratos para minimizar riesgos potenciales con los proveedores de los servicios a brindar en el Municipio. Los abogados de este departamento y personal a cargo ayudaran a la revisión y supervisión de los contratos informáticos en conjunto con los departamentos de TI y Jefe del departamento de Licitaciones. Esto se revisara al inicio del proyecto y en el proceso licitatorio en este departamento.
34
Involucrados Control Supervisión
Departamento de Tesorería
Este departamento controlara todo el flujo de dinero asociado al proyecto y tomará estos flujos de efectivo para entregarlo al departamento de TI de las reservas asociadas a este departamento para sufragar los gastos del proyecto. Esto lo hará por medio de un oficio autorizando este proceso, aunado la plantilla #4 y lista de checheo 4 documentará los datos generales de las partidas presupuestarias, orden de compra, reservas, características de planificación y compra, productos y órdenes de pago. Esto llevará un control especificaciones y orden de los dineros para el proyecto. Esto se realizará en el ordenamiento cronológico de las fases del proyecto.
Por medio del presupuesto asignado a la dirección de TI, el departamento de Tesorería notifica por medio de un oficio los dineros asignados para este proyecto y extiende su apertura en entregar el dinero para el proyecto en el momento que informática lo solicite por medio de oficios y órdenes de compra para sufragar los gastos del proyecto. Ambos departamentos documentaran y autorizan las transacciones de los dineros.
Departamento de Proveeduría
El control y chequeo de los materiales es de suma importancia para el proyecto esto se logrará con los involucrados de este departamento y autorizados por medio de un oficio correspondiente esto con la supervisión administrativa y técnica del Departamento de TI. Este a su vez llevará una documentación adecuada de este tipo de materiales para sufragar los mismos en el proyecto llevando un control en los insumos del mismo.
Informe de la dirección de tecnologías de información de los materiales a gastar en el proyecto Esto se hará después del proceso de licitación y la escogencia de un proveedor adecuado para la realización del proyecto. El departamento de Proveeduría y TI deben estar muy ligados a este proceso y tener una máxima supervisión de materiales como servicios.
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Involucrados Control Supervisión
Alcaldía Municipal
El control que lleva la alcaldía es la aprobación como firma de los involucrados al proyecto por medio de oficio, avances del proyecto, plantilla#5 (datos relevantes de aprobación) y lista de chequeo 5 (características que debe cumplir la aprobación)
La calidad en el servicio para los usuarios en la Municipalidad de San José. Por medio de oficios finales, firmados y autorizados por los involucrados en el proyecto.
Consejo Municipal
Oficio de aprobación de la alcaldía mencionando la viabilidad del proyecto y presentación en la asamblea ordinaria
Consultando a la alcaldía por medio de un oficio la satisfacción del proyecto para los usuarios internos del municipio
36
4.2 Procedimientos Propuestos Antes de indicar cuál es el procedimiento propuesto se analizará cuál es el
proceso actual.
4.2.1 Estudio situación actual
Tomando en cuenta el primer objetivo de esta propuesta se realiza una valoración
de la información existente en el Municipio acerca de los trámites de contracción
de servicios informáticos, encontrando diferentes departamentos involucrados en
el proceso de contratación, tales como el Departamento de Licitaciones,
Proveeduría, Tesorería y TI. Este estudio se realizó por parte del sustentante de
esta propuesta y con ayuda de colaboradores del departamento de servicios
informáticos en la dirección de tecnologías de información para ubicar la situación
de los contratos. La primera reacción que surge de este estudio es una fuerte
convicción de realizar las cosas con requerimientos o normativas por medio de un
cartel único Municipal el cual nos dicta todas las maneras posibles de realizar y
medir las contrataciones de los proveedores de servicios en la Municipalidad de
San José. Como segundo aspecto podemos destacar un gobierno local bien
estructurado y dividido en departamentos para un mejor nivel de desarrollo. Por
parte de la estrategia existe un elevado grado de madurez entre las
organizaciones del gobierno. No obstante no se posee con una oficina de
proyectos focalizada para la supervisión de los contratos específicamente en
informática en los proyectos de esta dirección.
Una vez recopilada toda la información y analizados los diferentes procesos
existentes en la contratación de servicios en la Municipalidad de San José se ve
afectado el desempeño pues es muy lineal y con una estructura única pues todo
se estipula en una cartel el cual lleva todas las características de todos los
departamentos asociados. No se cuenta con una supervisión en todo el proceso
por parte de la dirección de tecnologías dejando un riesgo latente en todo el
proceso para las contracciones o servicios de mala calidad. Otro problema que se
detecto es la resistencia al cambio de estructura actual a una nueva propuesta de
37
supervisión de los contratos informáticos y una adaptación institucional al nuevo
mercado e innovación en TI.
Esto nos trae como resultado una propuesta nueva y mejorada del proceso en la
supervisión de las contracciones en el Municipio gestionando mejor control en
todas y cada uno de los involucrados y entregar un mejor servicio como de calidad
a los usuarios internos.
Las áreas consideradas en esta propuesta con mayor exposición en la supervisión
de contratos y con mayores índices de riesgo se muestran en el apartado proceso
actual.
4.2.2 Proceso Actual
En el siguiente flujo se muestra los pasos establecidos actualmente para la
realización de los contratos en la Municipalidad de San José, donde se muestra
esquematizada la forma en que los contratos pasan por diversos departamentos y
sus debidas autorizaciones para que sean creados para los proyectos.
38
Flujo 1 Flujo actual de Contratos Municipales
Fuente: elaboración propia
Como se muestra en el cuadro anterior el flujo de trabajo de los contratos
administrativos en la municipalidad de San José es muy lineal. Este proceso lleva
implementado mucho tiempo y se usa para todos los contratos municipales en los
múltiples proyectos.
En el siguiente cuadro se mostrarán las salidas de los contratos actuales en el
municipio, quien supervisa en cada departamento y la función desempeñada.
39
Cuadro 9 pasos actuales y función de los contratos en el Municipio
Fuente: Creación Propia
Paso Descripción Responsable Salidas Supervisa Función
1 Contratos Municipales y
procesos licitatorios
Departamento de Licitaciones
Cartel Municipal Jefe del departamento
de Licitaciones, abogados
Revisión de todo el contrato
desde su creación
2 Tramite con los proveedores y
concurso licitatorio
Departamento de Proveeduría
Oficio aprobación de
proveedor ganador del
proceso licitatorio
Jefe del departamento
de Proveeduría
Revisión de estatutos legales y
búsqueda de posibilidades en
el mercado 3 Sufraga el
dinero para el proyecto de una partida
específica para este fin
Departamento de Tesorería
Oficio aprobación de
fondos
Jefe del departamento de tesorería
Revisión de las partidas
presupuestarias del
departamento del proyecto y
sus fondos 4 Verificación y
criterio técnico Departamento
de TI Oficio del criterio
técnico Director de TI Verificación
técnica
5 Aprobación Alcaldía Aprobación del cartel por medio
de oficio
Alcaldesa Aprobación de los proyectos en
el municipio
4.2.3 Mejoras a implementar
Entre las mejoras se puede destacar la rapidez, eficacia y calidad de los contratos
administrativos en el municipio. Se menciona rapidez en un proceso licitatorio
aquel que es más ágil, con el personal adecuado y que se realiza en menos
tiempo de ejecución. Esto llevará sin duda a una eficacia en el proceso de
supervisión de contratos informáticos y a una mejor calidad del servicio a los
usuarios internos como externos del municipio.
40
La propuesta nueva traerá mejoras sustanciales en la supervisión de los contratos,
se solventará la continuidad de realizar los contratos de una forma lineal y sin
supervisión técnica durante todas las fases del proyecto.
Esto llevará a más controles de supervisión del departamento de Tecnologías de
la información por medio de plantillas específicas para los departamentos e
involucrados al proyecto de supervisión de contratos, trayendo una calidad de
servicios o materias para los usuarios finales.
Los problemas que aquejan al Municipio en diferentes índoles y departamentos se
solventarían con esta propuesta en una mejora continua de varios aspectos
fundamentales y se resolverán con una buena administración de proyectos
adecuada y supervisada por un Departamento de Tecnologías de la Información al
frente de la supervisión de los contratos administrativos informáticos
Para una pronta solución en el tiempo y en la gestión de la supervisión de
contratos administrativos informáticos, no todo se solucionará en poco tiempo,
pero con el juicio experto y espertis a través del tiempo y se logrará una mejoría,
un cambio para el beneficio de los usuarios en una mejor labor de trabajo para
todos aquellos involucrados en estos procesos.
Otra mejora sustancial es el involucramiento del Auditor de TI el cual supervisará
también los procesos ejecutados durante todo el ciclo del proyecto y presentará su
informe, como una recomendación al Director de Tecnologías de Información para
su análisis y si es del caso corregir en el momento adecuado cualquier falla o la
inclusión de procedimientos.
A continuación un cuadro que mostrará las plantillas que se utilizarán, una
descripción general y las mejoras que traerá cada plantilla
41
Cuadro 10 Descripción y Mejoras de Plantillas
Fuente: elaboración propia
Plantilla Descripción Mejoras
Plantilla #1 Plantilla de Datos Generales de Contratos Municipales
Los datos generales de esta plantilla ubicarán rápidamente de que se trata el proyecto, patrocinador, área técnica designada, alineamiento con el objetivo corporativo del municipio, fechas estimadas de inicio y fin, rol, responsable del proyecto. Por lo cual es una plantilla de control de los datos de inicio para ayuda a los involucrados en el mismo para saber las características iniciales, visión preliminar y aspectos importantes para el proyecto. Esto mejora la calidad del servicio a los usuarios internos en los proyectos informáticos.
LLIISSTTAA DDEE
CCHHEEQQUUEEOO 11 Lista de chequeo para plan de supervisión para los contratos administrados por la oficina de servicios informáticos en la Municipalidad de San José
La lista de chequeo #1 ayudara a verificar datos importantes del proyecto como especificaciones técnicas, periodo de garantía, precio, los plazos, la capacitación y certificaciones si cumple o no las cumple para el proyecto de supervisión de los contratos. Se mejorara el control de varias tareas asignadas en el plan de supervisión. Con esto la dirección de tecnologías de información estaría inmersa en el proceso del proyecto desde el inicio y así ir mejorando paso a paso el proceso de supervisión de contratos
Plantilla #2 La plantilla para los contratos Municipales y procesos licitatorios se incluirán los datos generales
Los datos generales de esta plantilla nos ubicarán rápidamente del proceso licitatorio, descripción, producto esperado, fechas de inicio y final, responsable, fechas y firmas autorizadas en la licitación de los contratos administrativos informáticos. Esto mejorara las características principales del proceso de licitación en los contratos.
LLIISSTTAA DDEE
CCHHEEQQUUEEOO 22 Lista de chequeo para
CCoonnttrraattooss MMuunniicciippaalleess yy
pprroocceessooss lliicciittaattoorriiooss
La lista de chequeo #2 nos ayuda en el proceso licitatorio si cumple o no cumple diferentes aspectos como resolución del concurso licitatorio, estudios de mercado, propuesta del adjudicado, cartel municipal, garantía certificaciones mejoran los requerimientos solicitados a los proveedores en posibles contratos futuros y dando un mejor espertis en los materiales o servicios solicitados para un proyecto informático. indicara también que se realiza un proceso licitatorio más específico e idóneo para este tipo de contratos en las especificaciones como en los documentos presentados por los proveedores
42
Plantilla Descripción Mejoras
Plantilla #3 Plantilla para el tramite con los proveedores y concurso
Ubicará los datos generales del proveedor y los servicios o materiales a utilizar dentro del proyecto esto mejorara e impedirá los materiales de mala calidad o servicios mal prestados por las empresas
LLIISSTTAA DDEE
CCHHEEQQUUEEOO 33 Lista de chequeo para Proveedores
En la lista de chequeo#3 ayuda para verificar ciertos requerimientos y características que tiene que poseer el proveedor esto mejora los requerimientos que se le solicitan al proveedor. Esto resolverá muchos problemas como errores presentados en la institución de tiempo, dinero, materiales, falta de cumplimiento de materiales inadecuados o de menor calidad por lo que trae la insatisfacción de los usuarios internos.
Escala de calificación de Proveedores
Calificación, criterio y cumplimiento en el proceso del concurso de los proveedores
Mejorará al escoger el proveedor de servicios o material más idóneo para realizar el proyecto en la supervisión de los contratos. Esto se documentará como una mejora al proceso de proveedores
Plantilla #4 Plantilla Tesorería datos importantes para el departamento de tesorería para documentar los dineros que serán entregados para la realización de los contratos.
Información veraz e eficiente para documentar los dineros que serán entregados a la dirección de tecnologías para el de supervisión de contratos informáticos en la Municipalidad de San José. También se documentara de las partidas presupuestarias de cada departamento para llevar un control interno de tecnologías de información del presupuesto asignado.
LLIISSTTAA DDEE
CCHHEEQQUUEEOO 44 Lista de chequeo de tesorería y flujos de dinero para los proyectos
En esta lista de chequeo de tesorería se podrá documentar si cumple o no cumplen ciertas características del presupuesto, gastos para el proyecto así se mejora y se controla el flujo de caja para los proyectos de una mejor manera efectiva con una total transparencia. Dicha transparencia de dinero conlleva la confianza en toda la institución para los usuarios internos como externos del municipio
Plantilla #5 Aprobación de la alcaldía para inicio del proyecto
Documentará de una forma más concisa las aprobaciones de los proyectos informáticos en el municipio llevando un control de los proyectos aprobados para la dirección de Tecnologías de Información
LLIISSTTAA DDEE
CCHHEEQQUUEEOO 55 Lista de chequeo para Alcaldía
Se referencia mejora los acuerdos de los movimientos de aprobación por parte de la alcaldía municipal.
Plantilla #6 Lista de Contactos Se cuenta con una lista confiable de contactos para su pronta localización en diferentes áreas de negocio y en diferentes departamentos para diferentes tareas encomendadas en el proyecto de supervisión de contratos. Mejora la comunicación y atención entre los involucrados tanto en las fases, tareas y departamentos del proyecto.
43
Plantilla Descripción Mejoras
Plantilla #7 Informe de avance El informe de avance ayudará a mejorar los procesos y tareas del proyecto de supervisión esto se realizará por medio de las reuniones de los jefes de departamento con el director de tecnologías en un horario establecido para la discusión y el consenso del proyecto.
Plantilla #8 Solicitud de Requerimientos
Los requerimientos de esta planilla es un mejoramiento y documentación de los materiales como servicios requeridos para el proyecto y suministrara calidad en los mismo y minimizará los posibles riegos o descontentos en los usuarios internos
Plantilla #9 Minutas Este tipo de plantillas mejorara la asistencia del personal e involucrados al proyecto en las reuniones y en discusión de acuerdos como responsables de las tareas asociadas al proyecto.
44
Cuadro 11.1 Plantillas Nuevas
Fuente: elaboración propia
Plantilla
Plantilla #1 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
LLiissttaa ddee CChheeqquueeoo 11 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #2 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
LLiissttaa ddee CChheeqquueeoo 22 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #3 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
LLiissttaa ddee CChheeqquueeoo 33 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Escala de calificación de Proveedores
Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #4 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
LLiissttaa ddee CChheeqquueeoo 44 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #5 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
LLiissttaa ddee CChheeqquueeoo 55 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #6 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #7 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #8 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Plantilla #9 Nueva Plantilla o sugerida para la Municipalidad de San José
Cartel Municipal
Todas las características de todos los departamentos en conjunto solicitadas al proveedor. Documento implementado en el Municipio. La Municipalidad de San José
NO posee de plantillas para los diferentes procesos, todo se encuentra en el cartel Municipal
45
4.3 Proceso propuesto En este flujo se denota los diferentes involucrados que estarán realizando la
verificación del proceso, se dará un proceso más detallado como un
involucramiento más del departamento de TI para contratos especiales y
técnicos en el municipio. Este flujo lo usará la dirección de tecnologías para
guiarse en este proceso, poder llevar un mejor control, seguimiento de las
tareas propuestas y cumplir con los objetivos de esta propuesta.
Flujo 2 Supervisión de Contratos TI
Fuente: elaboración propia
46
En este cuadro se muestran los pasos nuevos del plan de supervisión de contratos
administrativos informáticos, la función que se desempeñará por cada
responsable en este proyecto.
Cuadro 12 Pasos de ejecución de contratos en el Municipio
Fuente: elaboración propia
Paso
Descripción Responsable Salidas Supervisa Función
1 Plan de supervisión de
Contratos Municipales,
criterio técnico, control y
aprobación Supervisión y
control de todo el proceso de los contratos informáticos
Dirección de TI
Documento de plan de
supervisión de contratos, oficios
de firmas y aprobación de los
contratos. Correos
electrónicos
Plantilla #1
Director de TI Revisión de todo el contrato desde su creación Gestionar el proyecto, Creación del plan de supervisión de todos los contratos administrativos informáticos Velar en el transcurso de todo el proyecto que se cumplan los objetivos previstos
2 Contratos Municipales y
procesos licitatorios
Departamento de
Licitaciones
Cartel Municipal
Plantilla #2
Jefe del departamento
de Licitaciones,
abogados
Revisión de estatutos legales y búsqueda de posibilidades en el mercado
3 Tramite y concurso para seleccionar en
el tramite licitatorio al
proveedor del proyecto
Departamento de
Proveeduría
Oficio de aprobación y firmas de los proveedores escogidos
Plantilla #3
Jefe del departamento
de Proveeduría
Revisión de las partidas presupuestarias del departamento del proyecto y sus fondos Aplicación, supervisión y aprobación de los proyectos informáticos en la Municipalidad Aprobación de los proyectos en el municipio
47
Paso Descripción Responsable Salidas Supervisa Función
4 Sufraga el dinero para el proyecto de una partida
específica para este fin
Departamento de Tesorería
Oficio de tesorería
Plantilla #4
Jefe del departamento de tesorería
Aplicación, supervisión y aprobación de los proyectos informáticos en la Municipalidad
5 Aprobación Alcaldía
Alcaldía Oficio de aprobación y
firmas de aprobación Plantilla #5
Alcaldesa Aprobación de los proyectos en el municipio
6 Verificar creación de contratos
Dirección de TI
Documento Creación de
contrato Plantilla Lista de
Contactos#6 Plantilla #8 Solicitud de
Requerimientos
Director de TI Verificación de la creación del contrato con todas las especificaciones optimas y técnicas para el proyecto
7 Verificar criterio Técnico
Departamento de Soporte
Técnico
Oficio de aprobación de
todos las características
técnicas para el proyecto
Plantilla #9 Minutas
Director de TI Jefe de
Servicios informáticos
Jefe de Soporte Técnico
Verificar que todas las especificaciones técnicas estén alineadas con lo que dictamine el contrato
8 Verificar Revisión y
control
Director de TI Jefe de
Servicios Informáticos
Jefe de soporte técnico
Oficios de revisión y control firmados
y aprobados Plantilla #7
Informe de avance Plantilla #9
Minutas
Director de TI Jefe de
Servicios informáticos
Verificación de todos los estatus administrativos y técnicos adecuados para la realización del proyecto
9 Verificar Supervisión de
contratos
Director de TI Jefe de Servicios Informáticos Jefe de soporte técnico Auditor TI
Oficio de aprobación de supervisión de
contratos Plantilla# 7
Informe de avance Plantilla
Minutas#9
Director de TI Jefe de
Servicios informáticos
Verificación de todos los estatus administrativos y técnicos adecuados para la realización del proyecto
48
Paso Descripción Responsable Salidas Supervisa Función
10 Aprobación TI Director de TI Jefe de
Servicios Informáticos
Jefe de soporte técnico
Oficio de aprobación de Aprobación TI
Director de TI Jefe de
Servicios informáticos
Verificación de todos los estatus administrativos y técnicos adecuados para la realización del proyecto
49
4.4 Plantillas a Usar en el Proyecto En el siguiente cuadro se especifican las diferentes plantillas que se utilizaran a
través de todo el ciclo del proyecto. Se colocará una breve descripción para su
mejor comprensión y en que parte o departamento serán utilizadas para lograr un
mejor control, supervisión y calidad de los contratos administrativos informáticos
en la Municipalidad de San José.
Cuadro 13 Desglose de Plantillas
Fuente: elaboración propia
Plantilla utilizada Descripción
Plantilla #1 Plantilla de Datos
Generales de Contratos Municipales
En esta plantilla se visualizaran los datos generales de los contratos administrativos informáticos el cual ubicaran de qué tipo de contrato y qué relación tiene en beneficio de los usuarios internos de la Municipalidad de San José
Lista de Chequeo 1 Lista de chequeo para
plan de supervisión para los contratos
En esta plantilla se pondrán si cumplen las características técnicas, precio, plazos, capacitación, certificaciones de los técnicos
Plantilla #2 Plantilla datos generales
para los procesos licitatorios
En esta plantillas se colocarán los datos generales del proceso de licitación tales como descripción, productos esperados, fechas de inicio y final, responsables, firmas y aprobaciones
Lista de Chequeo 2 Lista de chequeo para
Contratos Municipales y procesos licitatorios
Se corroboran ciertos datos como la apertura licitatoria, firmas, cartel, garantía, observaciones, aprobaciones, firmas y certificaciones
Plantilla #3 En la plantilla del proveedor se colocarán datos importantes del mismo como nombre, nombre de la empresa adjudicada y una lista de los servicios o materiales que serán utilizados en el proyecto
Lista de Chequeo 3 Lista de chequeo para
proveedores
Una lista de chequeo el cual ciertas características que deben cumplir los proveedores para continuar con el proceso de licitación y adjudicación al proyecto
Escala de calificación
de Proveedores
Escala única para evaluar a los proveedores 85 – 100 Muy Bueno 70 – 85 Bueno 60 – 70 Regular 0 – 60 Malo Calidad 0-100 en diferentes criterios Cumplimiento y calidad si cumple o no cumple para pasar al proceso de licitación y adjudicación
50
Plantilla utilizada Descripción
Plantilla #4 Plantilla de tesorería
Datos generales y relevantes de las partidas presupuestarias, orden de compra, reservas y montos de donde se obtendrá el dinero para el proyecto
Lista de Chequeo 4 Lista de chequeo para
tesorería
Características en una lista de chequeo sobre riesgos, panificación de compra, servicios o productos dineros aprobados, flujo de caja, órdenes de pago.
Plantilla #5 Plantilla Aprobación
Alcaldía
Datos relevantes para la aprobación del proyecto por parte de la alcaldía Municipal
Lista de Chequeo 5 Características que debe de cumplir para su aprobación
Plantilla #6 Lista de Contactos
Contactos de compañeros del proyecto para su mejor ubicación, por comunicación o consulta en el transcurso del proyecto
Plantilla #7 Informe de avance
Plantilla para suministrarle información relevante de las fases y avances del proyecto al director de Tecnologías de Información
Plantilla #8 Solicitud de
Requerimientos
La plantilla mostrara los requerimientos para el proyecto
Plantilla #9. Minutas
Acuerdos o correcciones en las reuniones con el director de proyecto y sus jefes de área
4.5 Descripción de cada plantilla propuesta
Plantilla 1
En la siguiente plantilla se pondrán los datos generales de los contratos y se
llevará el seguimiento con una plantilla de lista de chequeo. El responsable de
llenar la plantilla será el personal de la Dirección de Tecnologías-Servicios
Informáticos y la aprobación es del director de TI.
51
Plantilla #1 PPLLAANNTTIILLLLAA DDEE SSUUPPEERRVVIISSIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS MMUUNNIICCIIPPAALLEESS
Fuente: elaboración propia
PPLLAANNTTIILLLLAA DDEE DDAATTOOSS GGEENNEERRAALLEESS DDEE CCOONNTTRRAATTOOSS MMUUNNIICCIIPPAALLEESS
# Sesión Fecha de Sesión # de Acuerdo # de Artículo
DTI-1 DD/MM/AAAA
1 1
Resumen del acuerdo del Comité Gerencial Informático
Alineamiento Objetivo del Plan Estratégico Institucional Objetivo del Plan estratégico de Tecnología
Justificación: Justificación:
Fecha:
N° de Oficio ID 001
Proyecto:
PLAN DE SUPERVISIÓN PARA LOS CONTRATOS ADMINISTRADOS POR LA
OFICINA DE SERVICIOS INFORMATICOS EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE
Patrocinador:
Municipalidad de San José Dirección de
Tecnología de Información. Área:
Municipalidad de San José
Dirección de Tecnología de
Información.
Administrador
del Proyecto:
Director de Tecnologías Área:
Departamento de Servicios
Informáticos
52
Alcance Objetivos generales del proyecto
Alcance general del proyecto
Productos esperados del proyecto
Fecha estimada de Inicio: DD/MM/AAAA
Fecha estimada
finalización:
Julio 2014
Duración
estimada: 3 meses Costos estimados:
¢__________
Presupuesto
aprobado: ¢_________
Rol Nombre Firma Fecha
Administrador del
proyecto
Director TI DD/MM/AAAA
DD/MM/AAAA
Responsable Fecha Firma
Departamento TI
DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
53
Plantilla lista chequeo 1
En esta plantilla se pondrá si cumplen las características técnicas, precio, plazos,
capacitación, certificaciones de los técnicos, debe ser aprobada por el director del
proyecto y los jefes de área de los departamentos de TI. Esta plantilla se utilizará
para la supervisión de contratos informáticos. El responsable de llenar la plantilla
será personal de la Dirección de Tecnologías-Soporte Técnico y la verificación
del Auditor de TI.
LLIISSTTAA DDEE CCHHEEQQUUEEOO 11 Fuente: elaboración propia
Lista de chequeo para plan de supervisión para los contratos administrados por la oficina de servicios informáticos en la Municipalidad
de San José
Código: MSJ-SUP-001
Versión: 01
Fecha elaboración:22/06/2014
No. CUMPLE
SI NO
1 Especificaciones Técnicas
2 Garantía en un periodo de tiempo establecido y mínima de 80 días hábiles
3 Precio La forma de pago será dentro de los 30 días naturales después de la recepción definitiva del objeto de compra.
4 El contratista inicia trabajos en forma inmediata
5 Los plazos establecidos de la entrega están de acuerdo al contrato
6 La empresa de o los servicios es proveedor Municipal
7 Se encuentra al día y con las certificaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social
8 Se realizara una capacitación
9 La empresa adjudica y sus técnicos están certificados
OBSERVACIONES:
Responsable Fecha Firma
Departamento Soporte DD/MM/AAAA
Verificación Fecha Firma
Auditor TI
54
Plantilla 2
En esta plantilla se colocan los datos generales de los procesos licitatorios para los
contratos administrativos informáticos de la Municipalidad de San José. También se
colocará las listas de chequeo de los proveedores municipales.
El responsable de llenar la plantilla será Departamento de Licitaciones y la
aprobación el director de TI
Plantilla #2 PPLLAANNTTIILLLLAA DDAATTOOSS GGEENNEERRAALLEESS PPAARRAA LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS LLIICCIITTAATTOORRIIOOSS
Fuente: elaboración propia
PPLLAANNTTIILLLLAA DDAATTOOSS GGEENNEERRAALLEESS PPAARRAA LLOOSS PPRROOCCEESSOOSS LLIICCIITTAATTOORRIIOOSS
Nombre del Proyecto:
Objetivos generales del proyecto
Descripción de la Licitación del Proyecto:
Alcance general del proyecto
Productos esperados del proyecto
Fecha de Inicio: __/__/__ Fecha de Final: __/__/__
Nombre Jefe de Proyecto:
Nombre del creador de la licitación:
Responsable Fecha Firma
Departamento de Licitación
DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI,
Fecha:
N° de Oficio ID Licitación 001
55
Lista de chequeo 2
Se corroboran ciertos datos como la apertura licitatoria, firmas, cartel, garantía,
observaciones, aprobaciones, firmas y certificaciones si cumplen seguirá el
proceso de licitación para después adjudicar un proveedor.
El responsable será Departamento de Licitación de llenar la plantilla y la
verificación del Auditor de TI.
LLIISSTTAA DDEE CCHHEEQQUUEEOO 22
Fuente: elaboración propia
Lista de chequeo para CCOONNTTRRAATTOOSS
MMUUNNIICCIIPPAALLEESS YY PPRROOCCEESSOOSS LLIICCIITTAATTOORRIIOOSS
Código: MSJ-CO-001
Versión: 01
Fecha elaboración:22/06/2014
No. CUMPLE
SI NO
1 Ya se posee la resolución de Apertura licitatoria
2 Se tienen los estudios previos y de mercado y cotizaciones
3 Hay documento de apertura de licitación (oficio firmado)
4 Ya posee la propuesta del adjudicado
5 Está confeccionado el cartel
6 Hay Garantía
7 Se encuentra la aprobación de garantía
8 Tiene certificaciones de la empresa
OBSERVACIONES:
Responsable Fecha Firma
Departamento de Licitación DD/MM/AAAA
Verificación Fecha Firma
Auditor TI
56
CÓDIGO CONCEPTO CANTIDAD PRECIO IMPUESTOS DTO. IMPORTE
001 CONCEPTO CANTIDAD PRECIO IMPUESTOS DTO. IMPORTE
002
003
004
005
009
Plantilla 3
En esta plantilla se colocarán datos generales del proveedor como también una
lista de chequeo del mismo para ponderar si cumple o no cumple en el proceso
licitatorio. El responsable de llenar la plantilla será Departamento de Proveeduría y
la aprobación el director de TI.
Plantilla #3 Plantilla Proveedor
Fuente: elaboración propia
Responsable Fecha Firma
Jefe de Proveeduría DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
Nombre Proveedor
88776655 [email protected]
Código
Cliente
Otros … Importe Total
Nombre de la Empresa a quien se dirige
Proveedor
NºFactura:
Fecha: / /
Forma de Pago: aquí poner tus números de cuenta y en q bancos BCR #______ BN #________ Efectivo
Total a pagar en 30 Días hábiles
57
Lista de chequeo 3
En esta lista de cheque los proveedores deben de poseer ciertas características a
cumplir para continuar con el proceso de licitación y adjudicación al proyecto
El responsable de llenar la plantilla será Dirección de TI y la verificación del
Auditor de TI.
LLIISSTTAA DDEE CCHHEEQQUUEEOO 33
Fuente: elaboración propia
Lista de chequeo para Proveedores
Fecha elaboración:
Código: MSJ-PRO-001 CUMPLE
Versión: 01
No. SI NO
1 Tienen manuales del proceso para el personal
2 Se han identificado los requerimientos y riesgos del servicio
3 El funcionamiento de los controles es monitoreado de forma permanente
4 Se realiza planificación de las compras municipales
5 Se cuenta con un proceso licitatorio de servicios y productos en la Municipalidad de San Jose
6 Con el proveedor seleccionado por lo menos se definen: plazos, especificaciones del producto, el precio de compra y las condiciones para devoluciones y descuentos
7 Se establecen canales de comunicación que permitan transmitir de forma oportuna las inconformidades en la compra (material Defectuoso, entrega inoportuna, etc.)
8 Periódicamente se realiza una evaluación del proveedor en donde se evalúa por lo menos, calidad del producto, puntualidad en la entrega, atención a los requerimientos
9 Se generan requisiciones de compra por parte de un empleado autorizado
10 La orden de compra es revisada y aprobada por un nivel adecuado
Responsable Fecha Firma
Dirección de TI DD/MM/AAAA
Verificación Fecha Firma
Auditor TI
58
Escala de calificación
La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores,
siendo independiente del tipo de suministro que éstos realicen. Descripción
85 – 100 Muy Bueno
70 – 85 Bueno
60 – 70 Regular
0 – 60 Malo
Cuadro 14 Escala de calificación de Proveedores
Fuente: elaboración propia
Criterio Nota
Trabajo o servicio realizado 10
Cumplimiento normas de seguridad y prevención de riesgos 10
Cumplimiento normativa ambiental 10
Cumplimiento Sistema de Aseguramiento de Calidad 10
Administración Sistema de Aseguramiento de Calidad 10
Infraestructura, equipos, herramientas 10
Calidad de materiales y suministros 10
Cumplimiento plazos 10
Programación del trabajo 10
Cumplimiento laboral y administrativo 10
TOTAL 100 Muy Bueno
Cuadro 15 Calidad
Fuente: elaboración propia Descripción Nota
Cumple (los bienes son aceptados) 100
No cumple (los bienes son rechazados) 0
Cuadro 16 Cumplimiento de plazo de entrega
Fuente: elaboración propia Descripción Nota
30 días 100
Más de 30 días 0
59
Plantilla 4
Esta plantilla se utilizará para obtener los datos generales del departamento de
tesorería y una lista de chequeo. Esto con el fin de saber el flujo y de donde se
obtendrá el dinero para sufragar el proyecto. Datos generales y relevantes de las
partidas presupuestarias, orden de compra, reservas y montos de donde se
obtendrá el dinero para el proyecto. Posteriormente ser entregados eso dinero a la
dirección de tecnologías para sufragar los gastos del proyecto. El responsable de
llenar la plantilla será Jefe de Tesorería y la aprobación el director de TI.
Plantilla # 4 Plantilla Tesorería
Fuente: elaboración propia
Departamento: Dirección de Tecnologías de Información
Nombre de Proyecto
Fecha de Inicio: __/__/__ Fecha de Final: __/__/__
Nombre Director del Proyecto
Numero de Partida Presupuestaria: 123456789
Número de Reservas: 9876543210
Número de Orden de Compra: 852741963
Descripción de Proyecto
Monto Colones Monto Dólares
¢_____________ $____________
Responsable Fecha Firma
Jefe de Tesorería DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
Plantilla Tesorería
60
Lista de chequeo 4
Características en una lista de chequeo sobre riesgos, panificación de compra,
servicios o productos dineros aprobados, flujo de caja, órdenes de pago.
Características que debe cumplir los dineros y partidas presupuestarias para ser
entregados los dineros a TI para el proyecto.
El responsable de llenar la plantilla será Dirección de TI y la verificación del
Auditor de TI.
Lista de chequeo 4
Fuente: elaboración propia
Lista de chequeo para Tesorería Fecha elaboración:
No. Código: MSJ-TE-001
CUMPLE
Versión: 01 SI NO
1 El presupuesto asignado está acorde con el proyecto
2 Acuerdos firmados, fechados y foliados por parte de la Municipalidad y la empresa adjudicada
3
El presupuesto inicial debe contener todos los ingresos y los gastos programados para la vigencia, dado que no se puede efectuar un gasto que no esté en él relacionado, estos a su vez deben estar programados en el plan de compras y en el flujo de caja. ¿Los gastos están todos relacionados en el presupuesto?
4 ¿Todo gasto está programado en el flujo de caja mensual?
5 Los proyectos de inversión se presentan en los formatos establecidos por la Auditoria Interna
6 Existe cronograma con fecha de inicio y de terminación para el proyecto de inversión?
7 ¿Todo acto o compromiso que adquiera el ordenador del gasto, está contemplado en ese plan de compras?
8 ¿Se mantiene actualizada la tesorería en comprobantes de ingresos y gastos?
9 ¿Las órdenes de pago y comprobantes de diario se llevan y se archivan en orden consecutivo?
OBSERVACIONES:
Responsable Fecha Firma
Dirección de TI DD/MM/AAAA
Verificación Fecha Firma
Auditor TI
61
Plantilla 5
Esta plantilla dará la aprobación necesaria para comenzar el proyecto de
supervisión de contratos administrativos informáticos en la Municipalidad de San
José.
El responsable de llenar la plantilla será Director TI y la aprobación la alcaldesa
Municipal.
Plantilla #5 Aprobación Alcaldía
Fuente: elaboración propia
Departamento: Dirección de Tecnologías de Información
Nombre de Proyecto
Fecha de Inicio: __/__/__ Fecha de Final: __/__/__
Nombre Director del Proyecto
Descripción del Proyecto
Responsable
Fecha Firma
________________________
Director TI
DD/MM/AAAA
Aprobación:
______________ Alcaldesa
Plantilla Aprobación Alcaldía
62
Lista de Chequeo 5
Características que debe de cumplir el proyecto para su aprobación por la alcaldía
Municipal
El responsable de llenar la plantilla será Dirección de TI y la verificación del
Auditor de TI.
Plantilla #5 Aprobación Alcaldía
Fuente: elaboración propia
LISTA DE CHEQUEO APROBACIÓN ALCALDÍA
Fecha elaboración:
No. Código: MSJ-001 CUMPLE
Versión: 01 SI NO
1 Cumple con todos los requerimientos municipales, la aprobación de todos los Departamentos Involucrados y todos los involucrados del proyecto
2 Tiene la aprobación de consejo municipal
3 Están firmados todos los acuerdos entre la Municipalidad de San Jose como de la empresa adjudicada
4 Posee acuerdos legales
OBSERVACIONES:
Responsable Fecha Firma
Dirección de TI DD/MM/AAAA
Verificación Fecha Firma
Auditor TI
63
Plantilla 6
Esta plantilla ayudará para la localización rápida y efectiva para localizar algún
compañero o colaborador para una consulta o trabajo a realizar.
Por medio de esta plantilla se puede localizar rápidamente a un compañero o
proveedor para la solicitud de información o ayuda. Esta planilla hace referencia a
los análisis de los involucrados.
El responsable de llenar la plantilla será Departamento de TI y la aprobación el
director de TI.
Plantilla #6 LLIISSTTAA DDEE CCOONNTTAACCTTOOSS
Fuente: elaboración propia
LLIISSTTAA DDEE CCOONNTTAACCTTOOSS
Nombre N° de Equipo
de Trabajo
No.
Extensión
No. Fax Dependencia
o Área
Correo Electrónico
1 Verny
Cortés
Villalobos
25476096
6096, 6514
Servicios
Informáticos
2 Víctor
Mora
25476095
6095
Servicios
Informáticos
3 Empresa
ABC Líder
y técnicos
506-225892-19
8801020304
ABC
Responsable Fecha Firma
Departamento TI DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
64
Plantilla 7
En esta plantilla de Informe de avances se hace referencia a la supervisión de
contratos y procedimientos propuestos.
El responsable de llenar la plantilla son los Jefes de Departamentos y la
aprobación el director de TI
Plantilla # 7 Informe de avance
Fuente: elaboración propia
Informe de avance del DD/MM/AAAA al DD/MM/AAAA proyecto
SUPERVICION DE CONTRATO
El presente informe (semanal, quincenal o mensual) representa el estado actual del
proyecto contempla los logros o hitos alcanzados y los problemas presentados
durante la ejecución en el período comprendido entre el DD/MM/AAAA al
DD/MM/AAAA. El cual ayuda a tener rápidamente la ubicación exacta del proyecto
logros y avances como el rol de los involucrados
Rol Nombre Firma Fecha
Administrador del proyecto Director TI DD/MM/AAAA
DD/MM/AAAA
Información general y estado del proyecto
Fecha de inicio: DD/MM/AAAA
Fecha base de finalización DD/MM/AAAA
Fecha estimada actual de finalización DD/MM/AAAA
Estado del proyecto …………………………
65
Verde: No existen desviaciones en la ejecución de las actividades, ni problemas ni riesgos que impacten la finalización a
tiempo del proyecto.
Amarillo: Se han dado desviaciones o presentado problemas o riesgos que pueden impactar la finalización. Se pueden
tomar acciones para no impactar la fecha de finalización.
Rojo: Se presentaron desviaciones en el plan de trabajo, o se materializaron riesgos que impactan la fecha de
finalización.
Logros Obtenidos Durante el Período Reportado
Actividades y tareas concluidas en el período reportado:
001 Actividad/Tarea Fecha
base Inicio
Fecha real
inicio
Fecha base
finalización
Fecha real
finalización
Desfase
días
hábiles
Responsable Comentarios
DD/MM/AA
AA
DD/MM/AA
AA
Verny Cortés
Villalobos
Hitos finalizados en el período reportado:
Entregable Fecha
estimada
aceptación
Fecha real
aceptación
Desfase días
hábiles
Comentarios
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Otros logros obtenidos en el período reportado (opcional):
Logro Fecha Logro Comentarios
FECHA
Problemas Presentados en el Período Reportado
Problema Responsable Impacto (días) Acción Estado
Verny Cortés
Responsable Fecha Firma
Jefes de Departamentos DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
66
Plantilla 8
Esta plantilla ayuda en forma más ágil y rápidamente a la construcción de los
requerimientos para el proyecto. Una guía de las cosas que se necesitan para el
proyecto y la supervisión de contratos
La Plantilla Solicitud de Requerimientos permitirá ver los requerimientos del
proyecto y su transcurso en toda la vida del mismo
El responsable de llenar la plantilla ser Jefes de Departamentos y la aprobación el
director de TI.
Plantilla #8 Solicitud de Requerimientos
Fuente: elaboración propia
Código Requerimiento Obligatorio Obligatorio por
desarrollar
Opcional Cumple
Si No
1 X X X
2
3
4
5
6
7
8
Responsable Fecha Firma
Jefes de Departamentos DD/MM/AAAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
67
Plantilla 9
La Plantilla de minutas mostrará los acuerdos en las reuniones periódicas de
todos los involucrados al proyecto llevando un control del proyecto
Los acuerdos se podrán utilizar en esta plantilla. El director de informática es el
que debe de presidir las reuniones.
El responsable de llenar la plantilla es cada Jefe de Departamentos y la
aprobación el director de TI.
Plantilla #09 Minutas
Fuente: elaboración propia
Actividad
Responsable Fecha
Hora de inicio Hora de finalización
Nombre del participante Dependencia y puesto Firma del participante
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Responsable Fecha Firma
Jefes de Departamentos DD/MM/AAA
Aprobado Fecha Firma
Director TI
68
4.5 Plan de Capacitación
El plan de capacitación es para los diferentes involucrados del proyecto para el
desarrollo y un mejor control de los contratos que se ejecutarán en el transcurso
de cada proyecto.
Esta capacitación según la índole de tolerancia y características especiales debe
ser dirigida a un tipo de involucrado específico para la realización de un proyecto o
para una parte del mismo.
Los fines de esta capacitación es elevar el rendimiento de la supervisión de los
contratos administrativos informáticos para lograr un incremento de la
productividad de los servicios en el municipio. Preparando al personal para la
ejecución de supervisar los objetivos planteados brindando desarrollos personales
de cada uno de los roles asignados.
4.5.1 Justificación de la Capacitación
Uno de los recursos más valioso en las organizaciones es el personal que labora
en ellas y que está implicado en las tareas o actividades laborales diarias. Más
para una organización de prestación de servicios como es la Municipalidad de San
José en la cual influye directamente en la calidad y optimización de los mismos.
Un personal motivado y con muy buena capacitación y trabajando en equipo es
vital en esta organización ya que la prestación de servicio al usuario final es de
alta calidad y son pilares fundamentales para el éxito de los proyectos.
Tales características conducen a una capacitación exitosa y con elementos vitales
para el desempeño de una excelente labor dentro de la institución. Por este motivo
el plan de capacitación en el área de servicios informáticos es vital. Se contratará
una empresa que de la capacitación adecuada de los tipos de contratos
administrativos informáticos.
El objetivo es planear la capacitación de una hora todos los días en la aplicación
de los mismos en el gobierno local y 2 horas diarias en cómo se pueden
supervisar efectivamente para llevar un mejor control.
69
Esta capacitación estará dirigida al personal más idóneo en la dirección de
tecnologías de información, servicios informáticos para conformar un grupo de
proyectos el cual hará frente a los contratos informáticos en la Municipalidad de
San José.
Los materiales más idóneos serán suministrados por la empresa a contratar y se
deberá entregar un informe, como una carta de aceptación de este curso a
recursos humanos y al gerente de TI.
4.5.2 Fines de la Capacitación
Mejoramiento de la relación entre los colaboradores del equipo de trabajo
Satisfacer los requerimientos futuros de la empresa
Mantener al colaborador al día con los avances tecnológicos
Como dar un mejor seguimiento de las tareas en todo el proyecto
Mejoramiento de los contratos a supervisar
Construcción de los contratos informáticos y su utilización diversa
Control y apoyo del equipo de trabajo y los interesados
4.5.3 Estrategia de la Capacitación
Desarrollo de contratos prácticos
Metodología de plantillas creación y aplicación
Desarrollo de los objetivos
Planeamiento estratégico
Cultura organización
Administración y control de contratos
Control de patrimonios
70
4.5.4 Materiales
Infraestructura.- Las actividades de capacitación se desarrollaran en
ambientes adecuados proporcionados por la gerencia de la empresa.
Documentos
Manuales
Evaluación
Material de estudio
4.5.5 Financiamiento
El monto de inversión de este plan de capacitación, será financiada con ingresos
propios presupuestados de la institución. La empresa elegida debe de presentar
las proformas de las facturas de la capacitación al departamento de TI para su
debido trámite de pago.
4.5.6 Control de asistencia a la Capacitación
En esta capitación se llevara un control de asistencia que se deberá llenar todos
los días en cada sesión de clases.
71
El control de asistencia a la capacitación es de suma importancia para los Jefes de
Departamentos pues mostrara las personas que asisten día a día a las
capacitaciones programadas para la supervisión de contratos
Cuadro 17 Control de asistencia a la Capacitación
Fuente: elaboración propia
Actividad
Responsable Fecha
Hora de inicio Hora de finalización
Nombre del participante Dependencia y puesto Firma del participante
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Observaciones
72
Este cuadro indicara las actividades planificadas en la capacitación, los recursos
utilizados en dichas actividades y el periodo de tiempo.
Cuadro 18 Cronograma de Capacitación
Fuente: elaboración propia
Actividades Profesor Institución Recursos
jul-
14
ago
-14
Tipos de contratos
informáticos y su aplicación en gobierno local
El profesor es contratado
ABC.SA Material lo
suministrara la empresa
Desarrollo del curso,
ejecución y supervisión en gobierno local
El profesor es contratado
ABC.SA Material lo
suministrara la empresa
Final Curso
1 hora todos los días
2 horas todos los días
73
Cuadro 19 Programa de Capacitación
Fuente: elaboración propia
Objetivos
Estructura de los Contenidos de contratos
Programa
Selección de Recursos
Instrucción
Evaluación
Bibliografía
4.5.7 Objetivos del plan de Capacitación
Tener un concepto general de la supervisión de contratos en el Municipio
Hondar en el plan de la situación actual para tener un marco de referencia para
la supervisión de contratos
Crear las plantillas necesarias para llevar un control más esquematizado de los
contratos en todas las áreas afectadas en el proyecto.
74
4.5.8 Requisitos de los trabajadores en la capacitación
Apoyan en la determinación de los objetivos de la capacitación y el contenido del
cronograma de tiempo.
El número de trabajadores a capacitar es el óptimo para realizar la capacitación
Las instrucciones deben ser grupales o individuales.
Características básicas de los participantes de la capacitación tales como
Edad, tiempo en la empresa
Desempeño como involucrados directos en la supervisión de contratos
Metodología
Recursos didácticos
Permisos pertinentes en recursos humanos y Dirección de TI
4.5.9 Estructura de contenidos en la capacitación
El contenido del programa se estructura con el conjunto de habilidades y
actividades que el participante de la capacitación debe adquirir, dominar y aplicar
en su formación durante los dos meses.
La claridad y grado de profundidad de la capacitación será dictaminado por el o los
profesores de esta capacitación en formación y evaluación con los trabajadores
del Municipio para un mejor aprovechamiento de la misma.
La división de los temas debe ser un marco de referencia respetado para una
mejor absorción de la información por parte de los participantes a la capacitación y
mejor comprensión y aplicación.
4.5.10 Proceso de Evaluación
La evaluación es un proceso sistemático que al cabo de dos meses se realizara
para lograr los objetivos planteados. El instructor conocerá los logros de
aprovechamiento de las clases brindadas por medio de esta evaluación.
75
La evaluación debe ser integral y evaluar los conocimientos, habilidades y
aptitudes para la supervisión de los contratos administrativos informáticos para
luego aplicarlos en el municipio.
Cuadro 20 Proceso de Evaluación
Fuente: elaboración propia
Diagnóstico Inicial
Estructura de los Contenidos de contratos Informáticos para el Municipio
Evaluación
Formativa y Conocimientos de los contratos
Formativa Grupal e Individual de los involucrados directos al proyecto
Evaluación-Pruebas
76
CONCLUSIONES
A continuación se concluyen diferentes puntos que se refleja la información
recabada en esta tesina:
Fue relevante el proceso de planeación a los largo de todo el proyecto pues se
esquematiza y se ordena mejor todas las fases del proyecto, como también las
tareas a desarrollar por parte de los involucrados en los diferentes departamentos
asociados para el cumplimiento de los objetivos planteados en la propuesta.
Fue importante identificar a los involucrados de todo el proyecto y su relación con
el mismo ya que ellos aportaron datos claves para la realización de esta tesina y
para el seguimiento y control.
El llevar a cabo todos los objetivos de esta propuesta en el trabajo de
investigación permite una administración más ordenada en la supervisión de
contratos en la Municipalidad de San José esto de la mano con una muy buena
documentación mostro que poder ser una valiosa herramienta para proyectos
futuros en el Municipio.
La necesidad de conocimiento óptimo y veras de la supervisión de contratos
administrativos por medio de una capacitación se torna fundamental en el proyecto
ya que traerá nuevas expectativas para la implementación de futuros proyectos en
la Municipalidad.
Fue de suma importancia la construcción de planillas específicas para cada
departamento como para reuniones, acuerdos ya que esto permitirá tener mayor
control y estabilidad a los contratos administrativos informáticos.
77
La administración de proyectos trae un valor agregado y se funde muy bien con
los proyectos de tecnología de la información y supervisión de contratos pues se
complementan para realizar la labor de la mejor manera aunado con una
documentación completa para futuras referencias.
78
RECOMENDACIONES
Debido a las diferentes eventualidades que han surgido en el municipio de
diferentes proyectos asociados a la informática en la Municipalidad de San José
en servicios o materiales se recomienda adoptar esta nueva propuesta de un plan
de supervisión de contratos informáticos para el mejoramiento de la calidad de
bienes y servicios a los usuarios internos como externos del municipio.
Se le recomienda al director de Informática en conjunto con recursos humanos ser
muy cuidadoso con la selección del personal para el proyecto ya que debe ser
especialista como técnicos en el área de las tecnologías de información y capaz
de sobrellevar cargas de tareas y trabajo.
Se recomienda al director estudiar muy bien la propuesta del plan de supervisión
y estar en comunicación con todos y cada uno de los involucrados de este
proyecto y que les presenten informes de avances a los jefes para tener un mejor
control y seguimiento.
Se le recomienda al Director de TI utilizar los planes desarrollados en este trabajo
para nuevos proyectos, lo cual brindará a otros directores de proyecto, una base
para la planificación de nuevos proyectos.
Se recomienda al Director de TI y Jefes de los departamentos velar por la
continuidad y supervisión en el transcurso de todo el proyecto el cual es un punto
vital y un riesgo latente en todo el ciclo del proyecto. Ya que este ordenamiento en
todo el proyecto llevara a la conclusión de un proyecto exitoso y el cumplimiento
de los objetivos planteados.
Otro punto fundamental es la comunicación entre los involucrados del proyecto en
todo momento ya que sin esta se tornaría en un desorden y causaría un riesgo
potencialmente alto para el proyecto ocasionando una posible falla inminente.
79
Todas estas buenas practicas deben de estar bien documentadas, aprobadas y
firmadas por los altos jerarcas del municipio para las realizaciones de estos
objetivos definidos en el charter del proyecto.
80
BIBLIOGRAFIA
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Tecnológica Equinoccial. Ecuador. Extraído el 24 de junio del 2014, desde:
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2014, desde: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-
Library-of-PMI-Global-Standards.aspx
Universidad para la Cooperación Internacional (2014). Seminario de Graduación.
Administración de Proyectos. San José, Costa Rica. Obtenido el 1 de
marzo, 2014 desde: http://www.uci.ac.cr
82
ANEXOS
83
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO
Fecha Nombre de Proyecto
06-01-2014 Plan de supervisión para los contratos
administrados por la oficina de Servicios
Informaticos en la Municipalidad de San Jose
Areas de conocimiento /
procesos:
Area de aplicación (Sector / Actividad):
Procesos:Inicio Planificación
Ejecución Seguimiento y Control y
Cierre
Areas:Integración, Alcance,
Tiempo, Costo, Calidad, Recursos
Humanos, Comunicación, Riesgo,
Adquisiciones e Interesados
Sector Público
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
28/02/2014 09/06/2014
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general
Desarrollar el plan de supervisión para los contratos administrados para el parque
tecnológico de la Municipalidad de San José con el fin de controlarlos de forma
oportuna y eficaz.
Objetivos específicos
Realizar un estudio de la situación actual de los contratos en la Muncipalidad
de San José.
Realizar un análisis de involucrados en el proceso para definir roles y
responsabilidades en el control y supervisión de los contratos.
Definir los procedimientos necesarios para supervisar los contratos con el fin
de guiar los procesos.
84
Desarrollar las plantillas para estandarizar el proceso de control de los
contratos.
Crear un plan de capacitación para formar a todos los involucrados en los
procedimientos desarrollados para el control de los contratos.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
El planeamiento de supervisión de los contratos ayudará a brindar un mejor servicio
y calidad en el seguimiento de los mismos.
La estandarización en todo el proceso es vital para este proyecto ya que dará un
mejor control de los contratos.
Otro punto importante es la capacitación de los usuarios para lograr estandarizar el
seguimiento y control.
Los beneficios que provee la estandarización de los contratos dará como resultado
un mejor control de las caracteristicas administrativas como técnicas del proyecto
que requieren los usuarios internos y solventar las necesidades de los mismos.
Para llegar a este tipo de control de los proyectos por medio de los contratos
debemos construir diferentes plantillas, documentos de analisis y procedimientos
diseñadas para este fin.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables
finales del proyecto
Se pretende contar con un Plan de supervisión de los contratos para una mejor
estandarizacion y control de los proyectos informaticos, dar una mejor calidad de
servicio en los planes informaticos del municipio.
Los entregables son:
Documento con el analisis de la situación actual.
Documento de procedimientos relacionados.
85
Plantillas diseñadas para estandarizar el proceso.
Plan de capacitación para los involucrados .
Supuestos
Se contará con personal para el desarrollo del plan de supervisión de los contratos
El director del proyecto cuenta con el conocimiento en administración de proyectos
según las buenas prácticas que dicta el PMBOK®, 2013.
El proyecto cuenta con el apoyo de la administración para la ejecución del proyecto
en la Municipalidad de San José.
Restricciones
Se cuenta con un tiempo limitado para la elaboración del proyecto (3 meses)
No se asignará presupuesto para este proyecto ya que debe ser desarrollado por
recursos internos de la municipalidad.
No contar con todo el personal idóneo profesional y técnico para el desarrollo del
proyecto.
Información histórica relevante
Actualmente se cuenta con un procedimiento de creacion de carteles municipales
que no son tan especificos deacuerdo con las caracteristicas tecnicas informaticas
que son relevantes para un proceso de un proyecto tecnologico. El proceder de la
institucion de la creacion de los carteles pasan al departamento de licitaciones donde
un abogado el cual lo confecciona y aplica ciertas formulas a todos los contratos,
como varias caracteristicas diferentes.
86
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Involucrados directo(s):
Usuarios Internos de la Municipalidad de San José.
Dirección de Tecnologías de Información Municipalidad de San José.
Especialistas técnicos Municipalidad de San José.
Involucrados indirecto(s):
Departamento de Proveduria Municipalidad de San José.
Departamento de Licitaciones Municipalidad de San José.
Departamento de Tesoreria Municipalidad de San José.
Consejo Municipal.
Alcandia Municipal.
Consejo Municipal.
Aprobado por: Yorlenny Hidalgo Morales
Firma:
Realizado por :
Verny José Cortés Villalobos.
87
Anexo 2: EDT
88
Anexo 3: CRONOGRAMA
89
Anexo 4: Otros Anexos
