41 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

Adquisición de medicAmentos y dispositivos médicos

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Introducción

El objetivo de este proceso es gestionar la adquisición de los medicamentos, dispositivos médicos y materiales requeridos para la prestación y desarrollo de los servicios de salud de la institución, con eficiencia, calidad y oportunidad.

Como elementos de entrada al proceso de adquisición en una Institución prestadora de Servicios de Salud está el listado básico y el plan de compras.

La adquisición podemos dividirla en tres momentos:

g El primero es la planeación, cuyo papel fundamental y

determinante en toda la adquisición comprende la formulación de políticas, objetivos y funciones, así como la definición de las cantidades de compras y la modalidad por utilizar.

g El segundo paso es la ejecución, mediante la cual se lleva a cabo la adjudicación de medicamentos y dispositivos médicos.

g Por último, está la evaluación tanto del proceso y del cumplimiento de éste frente a lo programado.

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Propósitos de formación

A partir del estudio de esta unidad, Usted podrá:

g Realizar la planeación y solicitud de las necesidades de los medicamentos y dispositivos médicos de la institución o establecimiento de acuerdo a sus requerimientos.

g Garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos cumplan con las condiciones de calidad y entrega oportuna.

Criterios de evaluación Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:

g Explique la política del comité de compras de una institución para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

g Identifique las actividades y responsabilidades correspondientes al proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

g Identifique la gestión de los proveedores en el proceso de compras según política de la institución o establecimiento.

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C O N T E N I D O

Qué hace el Comité de Compras?

El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de compra de la institución.

1. Política de compras

La política de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:

g Relación a largo plazo con los proveedores.

g Responsabilidades durante el proceso.

g Niveles de inventario.

g Tiempo para el cual se efectúa la compra.

g Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.).

g Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al listado básico de la institución.

g Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).

g Manejo de donaciones.

2. Funciones del comité

g Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.

g Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.

g Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.

sesión no. 8 comité de compras de la institución prestadora de servicios de salud.

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g Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la normatividad vigente para la contratación privada o comercial según el caso.

g Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual se resume en la Circular número 04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos.

3. Modalidades de compra

La modalidad de compra está dada como una política interna de la institución. La compra puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se encuentran: los concursos de proveedores, las compras directas y las entregas contratadas.

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden: legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del proceso.

La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto señala tipo de compras según la cuantía y número de proveedores.

Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de compra de acuerdo a lo establecido en el manual de contratación que esta adopte. Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro principios básicos, ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud - OMS (1996):

z Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la reciben. z Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario. z No debe haber discriminación en la calidad de los productos. z Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante y el

beneficiario.

Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y dispositivos médicos como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales, las directrices de la OMS se pueden aplicar a todos los casos.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente sobre las dudas que tenga del tema.

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sesión no.9 Gestión de proveedores

Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.

Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de servicios y de recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos y dispositivos médicos es un proveedor de bienes.

La gestión de proveedores se basa en la relación del proveedor con la institución. El objetivo fundamental de esta relación con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador. Es importante aclarar que este proceso es liderado por el jefe de compras de la institución o quien haga sus veces y según lineamientos establecidos por el comité de compras.

1. Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.

g El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia. g El comprador debe dar información clara sobre lo que desea. g El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad. g El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de

entrega y forma de pago. g El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos. g Las partes deben acordar los medios de evaluación. g Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos. g Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de

calidad.

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g Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales. g Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un listado de proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución o quien haga sus veces. Para lo cual se diligencia un formato que debe contener la siguiente información:

Identificación del proveedor, productos, condiciones de distribución. Como anexos al registro deben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas, financieras y técnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido en la política de compras de la institución se les podrá asignar un puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a lo financiero y a lo técnico.

La condición técnica es competencia del director del servicio farmacéutico y comprende todos los requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.

g Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos. g Protocolos de calidad para lotes. g Formas de entrega. g Recepción técnica y documentos para pedido y entrega. g Garantías de calidad. g Políticas de devoluciones. g Fichas técnicas.

2. Valoración de proveedores

Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad, tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas partes de trabajar en equipo.

En este proceso se evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la prestación del servicio, llevando un registro de las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan. Ej: Cumplimiento en la entrega, atención oportuna, calidad de los productos, descuentos por negociación, etc.

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En la valoración para la calidad del servicio se deben tener en cuenta:

z Oportunidad en la entrega. z Pedido completo. z Informe oportuno de la situación del pedido. z Atención al servicio. z Sostenimiento de las ofertas. z Política en el manejo de devoluciones. z Cumplimiento de las especificaciones administrativas.

Para la valoración de la calidad del producto se debe tener en cuenta como objetivo fundamental evaluar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos recibidos en cuanto a sus características organolépticas, que son aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura). Fisicoquímicas, microbiológicas y material de acondicionamiento, concepto que debe ser emitido por el director del servicio farmacéutico.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

Actividad de aprendizaje No. 3

Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad de aprendizaje propuesta por sus docentes.Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas establecidas y un medio indicado para el envío de la actividad.

Muchos éxitos con la realización de esta actividad!!

Anotaciones:

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La programación de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comité de compras.

El servicio farmacéutico de la IPS o el establecimiento farmacéutico determinará la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo teniendo en cuenta: la población usuaria, consumo histórico, perfil epidemiológico comparado con la definición de necesidades de los servicios, la oferta de servicios y el presupuesto disponible.

La programación de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades.• Definir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos médicos.• Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto de reposición, consumos promedios, niveles mínimos y máximos y tiempos de reposición.• Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de cada medicamento dentro del total de la compra (clasificación ABC/VEN) de los medicamentos o cualquier otro método idóneo para tal fin.• Definir la programación de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad de adquisición y el flujo de caja de la institución.

2. Método de estimación de necesidades

Para definir el método de estimación de necesidades, la IPS deberá tener en cuenta los lineamientos establecidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica.

Dentro de los métodos mas frecuentes están los siguientes:

g Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y protocolos de tratamiento.

El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de aparición en la población e indicadores de prevalencia o incidencia (número total de casos presentados), información que se puede tomar de diferentes fuentes como: registros diarios de consulta, historias clínicas, egresos hospitalarios, certificados de defunción. De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las cuales se confrontan con las guías o protocolos de tratamiento para definir los medicamentos más indicados para tratarlas. Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento específico para cada morbilidad y por grupo etáreo por un periodo mínimo de un año.

Sesión No. 10 Programación y método de estimación de necesidades

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Ejemplo:

g consumo histórico

Es el registro histórico de las cantidades despachadas y registradas en la fórmula médica en promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente (semanalmente, mensualmente). Además, sirve para calcular otros parámetros de control, como niveles mínimos y máximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar. Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y muchas veces se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto ocurre sólo se tiene en cuenta los periodos con existencia.

Ejemplo: El medicamento Acetaminofén 500 mg tabletas presenta el siguiente consumo durante 6 meses:

La sumatoria del consumo en 6 meses da un total de: 950 tabletas. Para determinar el consumo promedio mensual (CPM), se tiene en cuenta el desabastecimiento presentado en el mes de mayo y se divide 950 / 5, para un CPM = 190 tabletas.En caso de que en el mes de mayo el registro de 0 correspondiera a consumo (no presenta salidas o egresos y se encuentra disponible), el CPM se obtiene de dividir 950 / 6 = 158 tabletas

Morbilidad AscariasisFrecuencia 3.460 casos/año (niños menores de 5-14 años).

Esquema de Tratamiento Mebendazol 100 mg tabletas, 1 tableta 2 veces/día por 3 días.Cantidad Total por Tratamiento 6 Tabletas

Porcentaje de Utilización 70% de los casos.Cantidad Necesaria 2.422 x 6 = 14.532 tabletas/año.

200 Tabletas Enero250 Tabletas Febrero180 Tabletas Marzo150 Tabletas Abril0 Tabletas Mayo (medicamento no disponible)

170 Tabletas Junio

50

Observe la diferencia del CPM del medicamento Acetaminofén tabletas en dos (2) situaciones diferentes.

g consumo ajustado

Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que es necesario tomar la información de una región similar demográficamente, así como en factores ambientales y culturales. Con esta información se toma la decisión de cuantificar por perfil de morbilidad o por el histórico.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

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Sesión No.11 Elaboración del plan de compras.

Plan de compras Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboración de un adecuado plan de compras, que se ajuste a las necesidades de la IPS para la atención de sus usuarios.

g consumo promedio (CPM)Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo médico que se consume en un periodo de un mes. Se toma la información de los consumos obtenidos en la estimación de las necesidades, ya sea por consumo histórico o perfil epidemiológico.

g tiempo de reposición (TR)Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores seleccionados. En algunos sistemas de salud este periodo se duplica por los trámites administrativos. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia.

Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses.Ejemplo: TR: 25 días. Fracción de tiempo = 25 días/30 días = 0.83 meses

g nivel mínimo existencias (NmE)Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario que pueden generar demanda insatisfecha.NmE= CPM x TR (expresado en meses).

g punto de reposición (PR)Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra.Es la relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio mes (CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.

g nivel máximo de existencia (NME)Representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los recursos de la institución. Para calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de existencia (NmE), el consumo promedio (CPM) y el número de meses estimado para la compra.NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra).

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g cantidad a comprarEs la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para cubrir las necesidades del periodo.Cantidad a comprar = (NME – NmE) + (PR – E).

Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el consumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil epidemiológico de la población atendida.

Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.

Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de Excel, es importante conocer las fórmulas que se manejan para hacer los diferentes cálculos y determinar si es necesario hacer algún cambio cuando se requiera, logrando un ajuste a las necesidades reales.

A B C D E F G H I J

Item Existencias CPMTR

(fracción de tiempo)

NmE (c x d)

PR (2 x e)

NMEc + (e x No. de

meses estimado para la compra)

Cantidad a comprar (g-e) + (f-b)

Valor unitario

ValorTotal(i x h)

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1. Priorización de la compra

Para los casos en que la institución o establecimiento no dispone del recurso económico para realizar la totalidad de la compra, es importante considerar una forma apropiada de priorización.

g Vitales (V)Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial puede ocasionar graves consecuencias para la población atendida. Compromete la atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.

Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta sublingual, hidrocortisona sol. inyectable.

g Esenciales o menos vitales(E)La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias o limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.

Ejemplo: Acetaminofén 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg tabletas, diclofenaco 75 mg sol. inyectable.

g No esenciales(N)La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento de los problemas de salud, de cronicidad, acción incapacitante o limitante. Son medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados.

Ejemplo : Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema, multivitaminas sol. oral.

Puede también priorizarse la compra utilizando la clasificación ABC o Ley de Pareto.

g Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente reducido de los medicamentos representa, en términos generales, una proporción significativa de los costos totales del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.

g Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.

g Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los medicamentos

cuestan el 5% del presupuesto.

Sesión No. 12 Priorización, ejecución y evaluación de la compra

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2. Ejecución de la compra

El jefe de compras de la institución o establecimiento realizará las siguientes actividades previas a la reunión del comité de compras:

g Elaborar el presupuesto de compra g Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones. g Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha técnica por medicamento y dispositivo

médico. g Recepcionar y valorar la documentación entregada por los proveedores. g Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos. g Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos. g Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto técnico de los medicamentos cotizados.

En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas de los proveedores teniendo en cuenta: documentación, servicio, precio y producto.

Una vez asignados los medicamentos y dispositivos médicos a los proveedores seleccionados se realizarán las siguientes actividades:

g Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra. g Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores. g Actualización del kardex de proveedores. g Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico de los insumos adquiridos.

3. Evaluación de las compras

Después del proceso de ejecución de las compras es necesario seguir controlando y evaluando el cumplimiento de las decisiones y políticas definidas por el comité de compras.

El jefe de compras realiza la evaluación de la compra, la cual debe incluir:

g Revisión mensual al kardex de proveedores, garantizando la actualización de la información y documentación como: razón social, representante legal, direcciones, números de teléfonos, registro de productos nuevos.

g Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certificado de buenas prácticas de manufactura, certificación ISO, registro de proponentes.

g Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación de precios, la ejecución

del presupuesto.

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En el proceso de adquisición se plantean indicadores de gestión básicos de eficacia, eficiencia y efectividad, para su evaluación y mejoramiento, los cuáles deben ser ajustados para cada institución.

Indicador de eficiencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de compras.La operacionabilidad del indicador es:

No. total de medicamentos adquiridos según el plan de compras x 100no. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.

Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones correctivas claras identificando la causa.Para este caso pueden darse las siguientes causas:

Que las compras de la institución no correspondan a lo solicitado, o que no se presenten cotizaciones por parte de los proveedores. Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.