V I IV I I C O N V E N Ç Ã O D E

C O N T A B I L I D A D E -

R I O G R A N D E D O S U L

C A N E L A – R S

1 8 A 2 0 DE A G O S T O D E 1 9 9 9

U M M O D E L O T E Ó R I C OU M M O D E L O T E Ó R I C O

P A R A A A V A L I A Ç Ã O P A R A A A V A L I A Ç Ã O

D O S I S T E M A D E D O S I S T E M A D E

C O N T R O L E I N T E R N OC O N T R O L E I N T E R N O

N O S E T O R P Ú B L I C ON O S E T O R P Ú B L I C O

C o n t a d o r e s : A d ã o C r a v e m d a S i l v a

A u d i t o r P ú b l i c o E x t e r n o T C E - R S ( A p o s e n t a d o )

I v a n P a r i z o t t o A u d i t o r P ú b l i c o E x t e r n o T C E - R S

J a d e r B r a n c o C a v a l h e i r o

A u d i t o r P ú b l i c o E x t e r n o T C E - R S

J o s é C a r l o s G a r c i a d e M e l l o

A u d i t o r P úb l i c o E x t e r n o T C E -

P a u l o C é s a r F l o r e s A u d i t o r P ú b l i c o E x t e r n o T C E - R S

2

U M M O D E L O T E Ó R I C O P A R A A A V A L I A Ç Ã O D O

S I S T E M A D E C O N T R O L E I N T E R N O página

I - Introdução:

1) Histórico e Natureza do Controle Público........................................................................01

II - Sistema de Controle Interno

1) Sistema de Controle Interno e seus aspectos relevantes: Humanos,

Estruturais e Organizacionais .........................................................................................01 2) Princípios Básicos de um Sistema de Controle Interno....................................................03 3) Objetivos do Sistema de Controle Interno........................................................................03 4) A Importância da Avaliação do Sistema de Controle Interno..........................................04

III.- Controle Interno na Administração Pública

1) O Sistema de Controle Interno, o Princípio da Eficiência, as Normas de Finanças Públicas e o Regime de Gestão Fiscal Responsável( EC nº 19/98 e art.163 da CF).............................04 2) A responsabilidade pelo e no Sistema de Controle Interno................................................07 3) A Instituição, Manutenção e a Finalidade do Sistema do Controle Interno -.. Fluxograma básico..................................................................................................................07 4) O Sistema de Controle Interno como apoio ao Controle Externo......................................08

IV- A avaliação do Sistema de Controle Interno

1) Os reflexos dos controles na gestão pública.......................................................................09 2) Apresentação de uma teoria de avaliação do sistema de controle interno..........................09 a) Coleta dos dados – Questionário e verificação da consistência dos dados informados......10 b) A verificação e análise da eficiência/ eficácia – forma objetiva.........................................10 2.1) Explicitação dos elementos de avaliação.........................................................................10 2.2) Avaliação do sistema de controle interno –critérios objetivos........................................10 2.3) Apuração geral da avaliação do sistema de controle interno – Exemplo........................15 2.4) Conclusão acerca da avaliação realizada no exemplo.....................................................15 3) Avaliação do sistema de controle interno: finalidade interna e externa.............................15 3.1) Finalidade interna – acompanhamento histórico.............................................................15 3.2) Finalidade externa – controle externo pelos tribunais de contas - classificação dos órgãos/entidades auditadas......................................................................................................16

V – Conclusão......................................................................................................18 VI – Bibliografia....................................................... ...........................................20

1

I - INTRODUÇÃO

1 ) HISTÓRICO E NATUREZA DO CONTROLE PÚBLICO

O exercício do poder, não raro, induz a abusos, impondo-se, por esse motivo, a criação de

controles para o uso do poder. Nesse contexto, quanto mais poder, maior o controle.

A busca do controle sobre o poder vem desde a antigüidade. Pinto Ferreira (Curso de Direito

Constitucional, Ed. Saraiva, São Paulo, 1974, 1º Vol.) refere que, em Atenas, havia uma Corte de Contas

constituída de dez oficiais, eleitos anualmente pela Assembléia popular, encarregada da fiscalização das

Contas Públicas. Na antiga Roma, o Senado tinha também, entre outras, a missão de apurar a

responsabilidade dos que manuseavam o dinheiro público.

Modernamente, o controle das contas públicas é feito de vários modos, em vários países, variando

a sua forma de acordo com o sistema político e as peculiaridades sociais e culturais de cada povo.

O controle que um Poder ou autoridade exerce sobre outro é desempenhado sob os aspectos

administrativo, judicial e político. O controle administrativo é exercido no âmbito do próprio poder ou da

unidade da administração. O controle judicial decorre do princípio de que a lei não excluirá da apreciação

do Judiciário lesão ou ameaça a direito. O controle político (legislativo) abrange as ações da

Administração Pública, não só pelo crivo da constitucionalidade e legalidade, como também à luz da

supervisão administrativa e política, sob os enfoques orçamentário, programático e operacional. A atual

Constituição Federal deu mais ênfase ao controle na Administração Pública, dispondo sobre a

obrigatoriedade da existência dos seguintes controles:

a) controle interno, a ser mantido no âmbito de cada Poder (art. 74).

b) controle externo, a cargo do Legislativo, com o auxílio do Tribunal de Contas, no âmbito de

cada esfera de Governo (arts. 70 a 73).

Diante desse prestígio, decorrente da missão que lhe reserva a Lei Maior do País, aliado à

plenitude democrática e do Estado de Direito é que se exige cada vez mais a revitalização dos sistemas de

controle das contas e das finanças públicas.

Nesse contexto, surge a necessidade de aperfeiçoamento do controle interno exercido dentro da

própria administração, por unidade especializada a ela subordinada, cuja finalidade não é apenas orientar

o Estado quanto à legalidade da despesa, mas sobretudo de fazer cumprir essa missão constitucional

estabelecida em seu art. 74.

II – SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

1 ) SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E SEUS ASPECTOS RELEVANTES:

HUMANOS, ESTRUTURAIS E ORGANIZACIONAIS

O estabelecimento de um sistema de controle interno requer alguns requisitos imprescindíveis

para a sua boa aplicação. Dentre outros, podem ser listados os seguintes:

- o conhecimento adequado do ambiente a que o mesmo se destina;

- os objetivos da instituição a que se destina;

- o universo que será objeto do controle;

2

- tipos de controle (total, por amostragem, permanente, periódico, físico, financeiro, por lote,

individual, etc.)

De modo simples, pode-se afirmar que sistema de controle interno compreende um conjunto de

normas e procedimentos coordenados entre si, visando à vigilância dos atos e fatos administrativos para

que os mesmos sejam praticados de acordo com as disposições legais e regulamentares vigentes e não se

afastem dos objetivos planejados.

O Sistema de Controle Interno é constituído de vários subsistemas que devem atuar de forma

harmônica e integrada para atender à dupla finalidade: auxiliar o administrador na tomada de decisões e

apoiar o controle externo, em sentido amplo, no controle da máquina administrativa governamental.

Destacam-se dois tipos de sistemas: o formal e o substantivo. O controle formal tem como

objetivo constatar se os atos administrativos mantêm consonância com a legislação que os embasou. O

controle substantivo objetiva a avaliação, em termos quantitativos e qualitativos, da eficiência, eficácia e

economicidade com que foram ou estão sendo aplicados os recursos públicos, bem como assegurar que

eles se encontrem protegidos contra o desperdício, perda, uso indevido ou desvios.

No Sistema de Controle Interno, destacam-se três aspectos básicos: Humanos, Estruturais e

Organizacionais.

a) Aspectos Humanos

A estabilidade da máquina administrativa do setor público assenta-se, basicamente, na existência

do Servidor Público de Carreira, pois um não sobrevive sem o outro. O Decreto-Lei 200/67, em seu artigo

94, bem indica a importância do servidor público, no contexto daquela outrora reforma administrativa,

como sendo a sustentação mestra da Administração Governamental. Um outro requisito indispensável ao

funcionamento dos órgãos públicos é a independência dos agentes que realizam as atividades de controle

interno. Exceto o Poder Judiciário, os demais poderes são administrados por agentes políticos transitórios

na máquina estatal ( governantes e secretários.) Essa realidade tende a resultar na descontinuidade

administrativa dos órgãos públicos, caso não houvesse o servidor do quadro efetivo, cabendo a este

assegurar as condições necessárias à continuidade administrativa no setor público.

b) Aspectos Estruturais

Desde a Reforma Administrativa Federal, através do DL 200/67, ficou claramente explicitada a

necessidade de que a Administração Pública fosse estruturada sob a forma de sistema.

Raramente há um claro entendimento do que significa o Sistema de Controle Interno.

Em um Sistema de Controle Interno, cada uma das Unidades que compõe a administração de um

Órgão Público deve cumprir plenamente o seu papel para não prejudicar outra ou, via de conseqüência, o

todo. De nada adiantaria uma Contabilidade perfeita, havendo defeitos insanáveis na área de pessoal,

gerando informações falsas e distorcidas.

Além do bom funcionamento das partes, é indispensável que as tarefas administrativas sejam

distribuídas de forma a não permitir que nenhuma Unidade ou pessoa controle as suas próprias ações. O

sistema deverá ser estruturado a partir de um organograma claro e objetivo, com definições de

3

responsabilidades e autoridades, observada a imprescindível segregação de funções, com vista ao

cumprimento dos seus objetivos básicos.

c) Aspectos Organizacionais

O setor público, notadamente na esfera municipal, não tem mantido um cuidado de forma

adequada dos aspectos organizacionais.

Embora o setor público seja rico em normativas legais, tais como as Leis Orgânicas, os

Regimentos Internos, os Estatutos dos Funcionários Públicos e a própria Constituição Federal, que

estabelece princípios e regras gerais, carece da existência de: um organograma claro; manuais

disciplinando atividades básicas; instruções de trabalho estabelecendo rotinas específicas. Enfim, falta

disciplinamento analítico das ações tanto administrativas como operacionais.

2 ) PRINCÍPIOS BÁSICOS DE UM SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Para que um sistema de controle interno consiga atingir os objetivos propostos, deve observar os

seguintes princípios básicos de controle aplicáveis aos seus elementos:

a- Estrutura Organizacional - ser simples, flexível, claras linhas de autoridade e

responsabilidade, separação (segregação ) de funções, manual de organização, organograma;

b- Procedimentos e Métodos - claros, estabelecimento de manuais, fluxogramas, estabelecer

níveis de autorização, nenhuma pessoa pode abarcar uma operação na sua totalidade;

c- Sistemas de Informação- planejamento para informação integral ( usuário) - estabelecer

unidades emissoras e receptoras da informação, flexibilidade diante de mudanças na organização e

equipamentos, simplicidade de operação ( menor possibilidade de erro) , relação de custo/benefício;

- Sistema Contábil : doutrina, plano de contas, manual de contas, manual de procedimentos

contábeis, registro sistemático dos dados, meios para processar;

d- Pessoal - seleção, treinamento e avaliação, eficiência, rotação de férias, fianças, moralidade;

e- Unidade de Controle Interno - posição hierárquica adequada , independência de operações,

pessoal capacitado para a função de auditoria interna ( fiscalização ), pessoal interdisciplinar;

3) OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Diz-se, pois, que o controle interno da atividade administrativa tem por objeto os atos e fatos

administrativos, sem perder de vista a natureza da entidade controlada, assim como seus objetivos. O

controle interno exercitado no âmbito de uma família certamente terá objetivos diferentes daquele

exercitado numa empresa de fins lucrativos, assim como este difere do desenvolvido nas entidades de fins

ideais e nos entes públicos.

Portanto, precede a instituição de um sistema de controle interno o conhecimento detalhado dos

objetivos da entidade onde o mesmo será implementado.

Tome-se, a título de exemplo, o controle de estoque. Nas empresas privadas, o valor do estoque é

o elemento mais importante, pois seu valor monetário compõe o custo das vendas ou, se matéria-prima,

agrega-se ao custo do produto que, comparado ao preço de venda, evidencia o lucro bruto, escopo de toda

empresa de fins lucrativos.

4

Nas entidades de fins ideais e especialmente nos entes públicos, o enfoque é outro. Interessa

muito mais a qualidade do bem, sua utilidade para a prestação de um bom serviço, do que propriamente

seu valor monetário. Este, embora necessário para homogeneizar bens heterogêneos (redução a um

mesmo denominador), não tem maiores expressões no elenco patrimonial. Neste caso, a importância do

controle está intimamente ligada à existência do material, suas condições físicas e sua utilidade na

debelação das necessidades públicas ou coletivas; seu aspecto qualitativo é o preponderante em qualquer

avaliação. De maneira resumida, pode-se afirmar que o objetivo do sistema de controle interno é a

redução de desperdícios nas operações, identificar e evitar perdas prováveis; estabelecer cotejamento das

metas previstas com as metas alcançadas em sent ido amplo, ou seja, de departamentos, de setores, de

pessoas; assegurar a precisão e a confiabilidade nas informações internas. É um instrumento da

Administração para alcançar a eficiência.

4) A IMPORTÂNCIA DA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

O tamanho e a complexidade das organizações modernas têm impossibilitado a supervisão direta

de todas as operações por parte dos dirigentes superiores e obrigou-os a delegar parte de suas funções de

controle a outros profissionais que, com a devida independência, coletam dados estratégicos, táticos e

operacionais para lhes carrear as informações necessárias sobre o comportamento operacional da

entidade.

Tal atividade, organicamente estruturada em Unidade de Avaliação de Controle Interno, constitui-

se em desdobramento da Administração Superior e penetra em toda a organização, para identificar

possíveis falhas, desvios, erros, ou deficiências, como instrumento eficaz de retroalimentação, tendo

como objetivos:

1º) informar e assegurar permanentemente a Administração Superior sobre todas as áreas

relacionadas com o controle, seja contábil, administrativo, financeiro, operacional e jurídico; 2º) preservar

os interesses da organização contra ilegalidades, erros, desvios ou irregularidades na utilização de

recursos; 3º) velar para a consecução das metas fixadas; e 4ª) recomendar os ajustes necessários, com

vista a promover a eficiência operacional.

A completa organização e a eficácia do Sistema de Controle Interno é de inteira responsabilidade

da Administração. Se bem organizado, cumpre mantê-lo sob contínua vigilância, pois as falhas de seu

funcionamento têm reflexos infalíveis no destino do empreendimento, podendo, juntamente com os seus

resultados, comprometê-lo inteiramente. Essa ausência de responsabilidade fatalment e envolverá o

Administrador perante os acionistas, a lei ou os contribuintes. E, no controle dos gastos públicos, os

contribuintes são representados pelo Poder Legislativo e pelo Tribunal de Contas.

III – CONTROLE INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

1 ) O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO, O PRINCÍPIO CONSTITUCIONAL DA

EFICIÊNCIA E O PROJETO DE LEI COMPLEMENTAR SOBRE NORMAS DE FINANÇAS

PÚBLICAS (ART. 163 DA CF)

O controle interno da atividade administrativa, de modo amplo, envolve a vigilância de todos os

atos e fatos administrativos do gestor público. Assim, a contratação de prestadores de serviços, a

5

admissão de servidores, a lotação de pessoal, o recebimento de uma receita ou a efetivação de uma

despesa, tudo interessa ao controle interno.

Nesse sentido, nem os atos ou fatos políticos escapam ao controle interno, posto que sua

repercussão pode, mediata ou imediatamente, causar sérios problemas à autoridade responsável e forte

impacto na gestão pública, com profundo reflexo sócio-econômico; pode, enfim, melhorar ou tumultuar

seriamente o cotidiano de uma sociedade.

A atividade de controle interno está presente em todas as áreas e órgãos administrativos e

desenvolve uma função fundamental: colocar à disposição da autoridade administrativa a possibilidade

de, mesmo à distância, acompanhar o desenvolvimento das atividades através de um adequado canal de

informações que possa fluir a partir de um bom sistema de controle interno. É, ainda, a partir de uma

gama de informações recebidas que torna possível a correção do curso das operações ou serviços públicos

e que assegura a correta aplicação dos recursos alocados.

Não se deve perder de vista, entretanto, que, para o exercício de um bom sistema de controle

interno, é indispensável uma estrutura de informações capaz de possibilitar um adequado

acompanhamento das atividades; de nada adiantaria um bom planejamento e decisões eficientes, se não

houver o conhecimento de como e quando se processou determinada ordem expedida.

De forma simplificada, é possível exemplificar de como um sistema de informações deve funcionar para possibilitar o controle interno. Tomando-se, como exemplo, uma ordem expedida: trocar a luminária do poste frontal ao nº 1.020, da rua do Riacho. A decisão foi tomada e a ordem foi transmitida; será que a mesma foi cumprida? É indispensável que haja um retorno para que a autoridade tome conhecimento se a tarefa foi ou não cumprida. Interessa ao Governante ( que age), ao servidor público (que executa e registra) e à sociedade ( que recebe a aplicação dos recursos).Graficamente o fato pode ser assim representado:

Retorno da informação parte a ordem (trocar luminária...) (luminária substituída, ou,...) Informa à autoridade cumpre, ou não, a superior sobre o cum- tarefa primento da ordem

Pelo gráfico apresentado, observa-se que a autoridade que expede a ordem tem o retorno da

informação colocando-a a par de como a mesma foi cumprida ou os motivos do seu não cumprimento.

Inicialmente, o controle interno dá-se através de uma ação hierárquica no âmbito dos próprios

órgãos, onde a autoridade superior exercita o controle sobre seus subordinados, isto é, a vigilância se

processa em uma cadeia descendente onde cada autoridade exerce o controle sobre a autoridade

subordinada e esta sobre seus subordinados, e assim, sucessivamente; a seguir pelo controle entre órgãos,

onde cada órgão exerce controle sobre o outro. Exemplo desse tipo de controle é o exercido pelo órgão

Autoridade superior (expede

a ordem)

Governante

Órgão executor (recebe a ordem)

Servidor Público

SOCIEDADE (APLICAÇÃO

DE RECURSOS)

6

fazendário sobre os demais, especialmente através de seu organismo de contabilidade - órgão técnico

típico de controle interno, ou o exercido pelo órgão de planejamento em relação aos objetivos

programados, etc.

Interessante destacar que, na área federal e estadual, o sistema de controle interno é estabelecido

em cada poder, conforme preceitua o art. 70, de nossa Carta Magna; nos Municípios, todavia, o legislador

constitucional entendeu que o Sistema de Controle Interno deve ser estabelecido pelo Poder Executivo (

art. 31).

Apesar de a Constituição Federal determinar a obrigatoriedade da existência de um sistema de

controle interno, esse ainda está distante de grande parte das Administrações Públicas. As seguidas leis e

normas disciplinadoras da atividade pública só têm aumentado ainda mais a função e a responsabilidade

dos controles. A inclusão do princípio constitucional da eficiência, que possui relação direta com a

finalidade dos controles, e, atualmente, o projeto de lei que deverá dispor sobre as finanças públicas (CF,

163) reforçam os mandamentos constitucionais no que tange à necessidade de instituição de sistema de

controle eficiente.

Os princípios constitucionais consubstanciam-se em verdadeiras colunas de sustentação do

Direito e impõem uma hierarquia de observância obrigatória das demais normas, assim como pelos atos

praticados pelos agentes públicos, que devem obedecer aos princípios constitucionais da legalidade,

impessoalidade, moralidade e publicidade. Nesse elenco, foi acrescido pela Emenda Constitucional nº

19/98 o princípio da eficiência, que busca revestir a Administração, sem prejuízo dos demais princípios,

de resultados satisfatórios, através de meios adequados, intencionando beneficiar, em última instância,

quem é o "cliente" da Administração Pública: o usuário-cidadão.

O projeto de lei complementar que regulamentará o art. 163 da Constituição Federal, segundo a

sua exposição de motivos, faz parte de inovações estrut urais na Administração Pública e integra o

conjunto de medidas do Programa de Estabilidade Fiscal - PEF. O projeto alicerça-se num conjunto de

princípios definidores de uma gestão fiscal responsável; reveste-se de normas de observância para o

planejamento financeiro e orçamentário, administração de pessoal, dívida pública, operações de crédito,

regras limitadoras ao administrador em final de mandato, regras sobre os regimes próprios de previdência,

estabelecimentos e avaliações de metas fiscais com a elaboração de relatórios de desempenho fiscal do

ente da Federação, como elemento de garantia de desempenho e da transparência da gestão pública.

Considerando-se que a Administração Pública deverá passar sempre pelo crivo dos princípios

constitucionais e normas de controle de gestão previamente estabelecidas, a operacionalização dos

objetivos passa inexoravelmente pelo funcionamento do sistema de controle interno, como meio de

atingir a finalidade de todas as normas: a preservação dos interesses da sociedade. Tem-se, portanto, que

o objetivo do sistema de controle, de promover a eficiência, eficácia, efetividade e a economicidade das

operações, confunde-se, inclusive, com a própria finalidade institucional de todas as normas, a de

preservar o patrimônio público.

7

2 ) A RESPONSABILIDADE PELO E NO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Compreendendo o controle interno o plano de organização e todos os métodos e medidas

adotadas pela Administração para salvaguardar seus ativos, desenvolver com eficiência suas operações, a

fim de garantir a concretização de seus fins, é preciso que os integrantes da sua Administração, bem como

os que fazem parte das atividades intermediárias e operacionais se conscientizem da sua necessidade para

que seja executado, em toda a sua plenitude, a fim de alcançar plenamente as metas e objetivos

planejados.

Mas, é óbvio que essa conscientização deve partir da Administração Superior dentro de uma

organização ou entidade, pois é ela que deve ditar as normas e procedimentos necessários para atingir

seus objetivos, cabendo à Auditoria Interna o papel de verificar se os controles são ou não eficientes.

Em realidade, o fato de a Auditoria Interna atuar sobre o controle interno não significa que não

possa integrá-lo com outra função, a de prevenção de danos e prejuízos, assegurando que os controles

funcionem a contento.

Exemplificativamente: o controle patrimonial de um órgão público deve estar segmentado, ou

seja, a carga patrimonial deve ser individualizada por setor, com a emissão do competente Termo de

Responsabilidade. Mas, é a Administração que deve estabelecer as normas para emissão dos Termos de

Responsabilidade, das guias de movimentação interna, bem como para a realização de inventários

periódicos, etc.

Não havendo Termo de Responsabilidade, não sendo prática a realização de inventário de bens, é

claro que a responsabilidade recai sobre o dirigente máximo do órgão ou entidade.

Daí que se observa a importância da existência do controle interno, a fim de que se possa apurar

responsabilidades, dar transparência aos praticados pelo Administrador público, etc.

3) A INSTITUIÇÃO, MANUTENÇÃO E FINALIDADE DO SISTEMA DE CONTROLE

INTERNO – FLUXOGRAMA BÁSICO

O dever de instituição do sistema de controle interno, por parte da Administração, decorre de

mandamento constitucional, previsto nos arts. 31 e 74, com responsabilidade da Administração do órgão.

Dentre os requisitos para a instituição e funcionamento, encontra-se, além dos mandamentos

constitucionais, a vontade-dever-poder político da cúpula da administ ração, razão pela qual, aliás, o

principal motivo por que a maioria das administrações públicas não tem sistema de controle organizado.

Além dessa vontade política, o órgão/entidade deve dispor, para a implantação e garantia de

funcionamento, de uma estrutura mínima e adequada para o sucesso da implantação, ou seja, elaborar

inicialmente um organograma estruturado (estrutura), com definições impessoais e permanentes

(organizacionais), aliado a um pessoal qualificado (humanos).

A legislação e regulamentação é de fundamental importância e necessária para o funcionamento

do sistema. Aos Municípios a Constituição Federal estabeleceu a fiscalização pelo sistema de controle

interno, mas na forma da lei instituidora. Assim, tem-se que a lei local deverá dispor sobre a forma em

que se dará a fiscalização, contudo essa lei não deverá ser por demais específica, devendo ficar as

minúcias de como fiscalizar a cargo de regulamentação por outros atos normativos e manuais. Esse

8

procedimento, além de cumprir com a lei, é um elemento facilitador na aplicação dos procedimentos

instituídos.

O Funcionamento do sistema deve oferecer segurança razoável para que os objetivos gerais do

órgão/entidade sejam cumpridos de forma eficiente e eficaz. Além disso, deve exigir de seus integrantes e

da Administração uma atitude positiva e cooperativa; as pessoas envolvidas devem ter integridade

pessoal, qualificação profissional e ter um nível de competência que os permita entender a importância de

desenvolver e manter bons controles; o registro dos atos e fatos devem ser racionalmente executados e

organizados, com registros realizados de forma imediata, com autorizações legais e documentais que

permitam as ações desenvolvidas; segregação de funções, como elemento indispensável ao equilíbrio das

tarefas.

O Controle e aprimoramento do sistema, também denominado de supervisão, necessário e

indispensável em qualquer atividade, também deve ser efetuado em relação aos controles efetuados.

Nesse sentido, é o objetivo do presente trabalho destacar a relevância de uma avaliação sistemática,

normatizada e registrada de forma que permita o acompanhamento;

Com o funcionamento, avaliação e aprimoramento do sistema de controle interno, as informações

geradas pelo sistema permitem: referente à Administração, auxiliar na tomada de decisões; aos Tribunais

de Contas, o auxílio em sua missão constitucional; e à sociedade, uma maior qualidade na prestação de

serviços e uma maior transparência na execução das políticas públicas. Os componentes de registro,

acompanhamento e verificação das políticas públicas, com benefícios para a própria Administração e para

o controle pelos Tribunais e pela sociedade, permitem o controle e a avaliação da gestão. Vide

fluxograma ao final do trabalho, pg. 19.

A gestão pública, de forma eficiente, com efetivo controle e avaliação garante a preservação dos

interesses da sociedade: uma administração pública capaz de executar, em consonância com os princípios

da legalidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e eficiência, os programas de governo que

necessita; podendo-se concluir, portanto, que o sistema de controle constitui-se em meio para o

atingimento das atividades-fim da administração pública.

4) O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO COMO APOIO AO CONTROLE EXTERNO

E AO CONTROLE DA SOCIEDADE

Conforme o inciso IV do art. 74 da Constituição Federal, um dos encargos do controle interno é

justamente o de "apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional".

Esse apoio poderá se dar, por exemplo, pela realização de auditorias ou pela ciência ao órgão

fiscalizador de qualquer irregularidade ou ilegalidade conhecida. Mas, sobretudo, pela simples existência

do controle interno, pois, em muitas situações, não há como se cobrar eficácia do controle externo sem a

existência daquele.

A existência do controle interno, antes de apoiar o controle externo no exercício de sua missão

constitucional, serve para evidenciar a transparência dos atos e fatos administrativos de uma organização

ou entidade pública.

9

Por exemplo: uma máquina agrícola, colocada à disposição dos munícipes pela Prefeitura,

mediante o ressarcimento de determinado valor por hora trabalhada, deve ter suas horas controladas numa

planilha e o relógio acoplado à máquina deve estar em perfeito funcionamento. Caso contrário, não há

como se identificar uma irregularidade na quantidade de horas cobradas a maior ou a menor de

determinado usuário.

Essa necessidade ficou ainda mais valorizada com a inclusão do §3º no artigo 37 da atual

Constituição Federal, através da Emenda Constitucional nº 19, estabelecendo que a Lei disciplinará as

formas de participação do usuário na administração pública direta e indireta.

IV- A AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

1)- REFLEXOS DO CONTROLE INTERNO NA GESTÃO PÚBLICA

O controle interno é ferramenta indispensável à tranqüilidade do administrador público. Nos

regimes democráticos, os agentes políticos geralmente são pessoas com alto grau de talento para

administrar, mas destituídos, na sua maioria, de conhecimento técnico. Por isso mesmo, dependem de

servidores adequadamente preparados para o desempenho de suas tarefas normais e da execução de seu

plano de governo.

Por certo, a função de governante não é nada fácil, pois, embora cercado de pessoas da mesma

greide partidária, estas também podem ter interesses pessoais próprios. Assim, o governante dificilmente

tem a informação correta, e em tempo hábil, do que, onde e de como estão sendo cumpridas suas

determinações. É nesse ponto que entra o sistema de controle interno como um instrumento capaz de, a

um só tempo, manter um fluxo atualizado de informações gerenciais para a tomada de decisões e

proporcionar tranqüilidade ao Executivo pelos atos praticados por seus auxiliares e servidores. O caminho

mais adequado é o estabelecimento de um sistema de controle interno, cujos reflexos imediatos se fazem

sentir de modo a:

1-impedir que sejam procedidas operações em desacordo com os planos estabelecidos; 2-.

proporcionar uma racionalização na aplicação dos recursos públicos; 3- evitar que sejam praticados atos

em desacordo com as disposições legais e regulamentares; 4- colocar à disposição do administrador um

fluxo de informações capaz de proporcionar um planejamento mais adequado das atividades a serem

desenvolvidas e, em decorrência, oferecer elementos atualizados para a elaboração dos orçamentos; 5-

proporcionar tranqüilidade ao governante pela constante ação de vigilância sobre as operações

desenvolvidas; 6- tornar mais segura a ação administrativa, uma vez que, dispondo de informações

corretas e atualizadas, pode decidir com maior eficácia e escolher prioridades mais urgentes.

2) APRESENTAÇÃO DE UM MODELO TEÓRICO DE AVALIAÇÃO DO

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Verificada a importância do sistema de controle interno para a Administração, como instrumento

para a obediência aos princípios constitucionais e de garantia para o Administrador e à Sociedade, o

objetivo do trabalho, de apresentar uma teoria de avaliação do sistema, centra-se no último dos princípios

que deve norteá-lo: a supervisão dos controles. Conclui-se, como garantia para que o sistema de controle

atinja as suas finalidades, que os controles sejam sistematicamente aprimorados. No trabalho de

10

supervisão e aprimoramento, uma das maneiras do exercício dessa tarefa é o estabelecimento de uma

avaliação objetiva; para isso é necessário que se possa estabelecer parâmetros de comparação que

permitam avaliar a evolução dos controles, medindo os atributos que devem possuir, como a consistência

das informações fornecidas e a eficiência e eficácia das medidas adotadas.

Nesse sentido, o modelo teórico de avaliação que propomos constitui-se em um conjunto de

medidas que forma uma teoria de avaliação e tem por objetivo, em um primeiro estágio, obter as

informações sobre a instituição e os procedimentos de controle por ela adotados e, em seguida,

estabelecer uma análise sobre a consistência das informações, a eficiência e eficácia dos controles

exercidos, através de estabelecimento de procedimentos básicos aos quais são atribuídas pontuações

individuais por procedimento, sendo o resultado final as avaliações de cada subsistema e do sistema em

sua integralidade.

O sistema de avaliação proposto, compõe-se de dois estágios:

a) Coleta dos dados – questionário e verificação da consistência dos dados

informados;

b) A verificação da eficiência/eficácia - forma objetiva.

2.1) Explicitação dos elementos de Avaliação

Mister para o entendimento dos requisitos a que se submete a avaliação, o esclarecimento do que

seja eficiência e eficácia. A eficiência está ligada aos meios, ou seja, à maneira de atingir um fim, ou a

utilização adequada de recursos, traduzindo-se de certa forma, pela economicidade. A eficácia está ligada

ao resultado final. Portanto, medir a eficácia é determinar o grau em que os objetivos são atingidos; medir

a eficiência, é determinar se as operações ao atingir o fim proposto estão revestidas de economicidade,

presteza, rendimento, melhor resultado dentro das opções possíveis. Para o estabelecimento do grau das

pontuações entre os diversos subsistemas que compõem o sistema de controle interno, os procedimentos

analisados devem ser classificados e pontuados considerando o volume de operações e a probabilidade de

erros e/ou fraudes possíveis, de acordo com critérios previamente estabelecidos, como a semelhança de

operações com órgãos/entidades de mesmas características. Propomos, para entendimento, um exemplo

de avaliação, que conterá três itens examinados: o sistema formal de controle e os subsistemas de

Contabilidade e Compras. Salienta-se que a avaliação deverá, na prática, integrar todos os subsistemas e

conter outros procedimentos necessários de controle interno, que podem ser divididos em duas situações:

aqueles procedimentos comuns a todas as organizações que devam possuir o auto-controle e aqueles

procedimentos que são característicos da instituição a que pertence o controle, de acordo com suas

peculiaridades. Contudo, com a demonstração do exemplo, buscamos tornar elucidativa a teoria de

avaliação do sistema de controle interno proposta.

2.2) Avaliação do Sistema de Controle Interno por Critérios Objetivos

A avaliação do sistema por critérios objetivos consiste em atribuir valor de importância a cada

item do subsistema ou do controle formal, que deve formar subtotais e permitir a emissão de um conceito

objetivo da qualidade do sistema. Assim, a título de exemplo, podemos estabelecer que:

Total de pontos avaliados - ponderação percentual: 100%. - BASE 10

11

1) Sistemas formais de controle : Ponderação atribuída – 40%

2) Subsistemas de Controle : 60%, distribuídos:

2.1) Contabilidade: 30%

2.2) Compras: 30%

A pontuação parcial de cada subsistema será obtida pela média aritmética entre a pontuação

obtida pelo questionário após a verificação de sua consistência, a eficácia e a eficiência.

Para uma correta compreensão do proposto, passa-se à definição dos elementos e critérios que

integram o exemplo:

♦ Na coluna itens verificados, constam os procedimentos necessários a um bom

funcionamento do subsistema de controle avaliado e o grau de valoração que possui cada item em relação

à avaliação total do subsistema, com possíveis pontuações parciais. Os itens questionados são passíveis de

duas ou três respostas pelo sistema de controle interno: Sim – Não – Parcialmente. O direc ionamento do

questionário para respostas satisfatórias é sim, podendo atribuir pontuação menor em caso de resposta

“Parcialmente” .

♦ A coluna informado demonstra a pontuação obtida de acordo com a resposta obtida dos

responsáveis pelo sistema de controle interno;

♦ A coluna consistência demonstra os pontos que o sistema de controle perdeu no

confronto, realizado pelo analista, entre o que foi informado e a situação real do órgão entidade,

considerando especificamente o questionamento observado na coluna itens verificados;

♦ A coluna final demonstra a pontuação merecida pelo subsistema no item avaliado, depois

de o analista verificar a conformidade do informado com a situação real. A soma da pontuação obtida

nessa coluna é integrante de uma das três notas que formará a pontuação do subsistema.

♦ A coluna da verificação da Eficiência/Eficácia compõe-se de verificações a serem feitas

pelo analista, que se relacionam com a eficiência/eficácia do procedimento de controle proposto, onde são

atribuídas as pontuações com idêntica valoração ao procedimento questionado. Essa coluna é composta

por duas verificações, em que somadas à coluna final, obter-se-á a pontuação total do subsistema.

♦ A nota do subsistema é obtida pela soma das três notas obtidas (pontuação total), divida

por três, sendo considerado insuficiente o subsistema que atingir nota inferior a 6,0.

12

� S i s t e m a F o r m a l d e C o n t r o l e Pontuação questionário

Itens Verificados Infor-mado

Consis-tência

Final Verificação da Eficiência/Eficácia

O Sistema de Controle Interno foi instituído por lei, regulamentado o seu funcionamento por atos normativos que identifiquem a rotina dos trabalhos como manuais e fluxogramas ?

X Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 )

3 ( 1 ) 2 A legislação, normas e manuais são cumpridos ?

ÿ S -( 3 )

ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

Há constante Atualização e aperfeiçoamento com vista à simplificação e economicidade de processos/procedimentos? ÿ S -( 3 ) X N ( - ) ( 0 )

O Órgão/entidade possui Organograma com a descrição das atribuições das Unidades Orçamentárias e Administrativas, com definições de responsabilidades

X Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 )

3 (1) 2 As atribuições e as responsabilidades condizem com o organograma ?

ÿ S -( 3 )

ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

Existe controle formalizado que meça o cumprimento das atribuições de maneira a identificar os responsáveis pelo cumprimento/descumprimento das tarefas? ÿ S -( 3 ) ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

Todas as tarefas Adm inistrativas são realizadas no Órgão/Entidade:

X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - )

2 - 2 X S -( 2 )

ÿ N ( - ) ( 2 )

Mesma avaliação da Eficácia ( 2 )

O Órgão/entidade designou formalmente a uma Unidade as atribuições de Controle Interno? X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - )

2 - 2 O sistema de controle interno/UCI exerce a fiscalização/acompanhamento da Gestão, demonstrando seu trabalho em relatórios e/ou documentos ao Administrador e o disponibiliza ao Controle Externo ? ÿ Sim ( 2 ) X Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 1 ) ( 0 )

As recomendações realizadas pelo sistema de controle interno/UCI, são acatadas e/ou discutidas, na sua finalidade ? ÿ Sim ( ) X Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 ) ( 0 )

Subtotais 10 ( 2 ) 8 6 4 Média Final (8 + 6 + 4 )/3 = 6

13

� C o n t a b i l i d a d e Pontuação questionário

Itens verificados Infor-mado

Consis-tência

Final Verificação da Eficiência/Eficácia .

São levantados mensalmente, em data pré-fixada, os balancetes da receita, da despesa e de verificação dos lançamentos contábeis ? ÿ Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) X Esporadicamente ( 1 )

1 - 1 A Administração recebe regularmente os balancetes levantados pela Contabilidade?

ÿ S -( 3 )

ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

Os relatórios são utilizados como

embasamento para tomada de decisões?

ÿ S -( 3 ) X N ( - ) ÿ P ( 2 ) ( - )

Existem procedimentos de conciliação mensal dos saldos contábeis (ativo e passivo financeiro, ativo e passivo permanente)

X Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 )

3 (1) 2 São apuradas as diferenças e corrigidas no mesmo período?

ÿ S -( 3 )

ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

São identificadas as causas das diferenças e apuradas as responsabilidades e/ou medidas de correção para que não mais ocorram no próximo período? ÿ S -( 3 ) ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

O órgão/entidade possui legislação que discipline a prestação de contas de entidades beneficiadas com recursos públicos ?

X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - )

2 - 2 As prestações de contas são realizadas nos prazos, com os documentos adequados e com aprovação pelo sistema de controle?

ÿ S -( 2 )

ÿ N ( - ) X Parcialmente ( 1 ) ( 1 )

São efetuadas atualizações, simplificações, prestadas orientações, em função das diligências, que visem a simplificação com garantia da transparência da prestação, assim como aplicação das penalidades em caso de descumprimento?

ÿ S -( 2 ) X N ( - )ÿ P ( 1 ) (- ) Possui o Órgão/entidade Plano de contas atualizado com suas necessidades, com descrição individualizada da função contábil de cada conta? X Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 )

2 - 2 O registro dos atos e fatos são realizados de acordo com os princípios contábeis e o Plano de Contas? ÿ Sim ( 2 ) ÿ Não ( - ) X Parcialmente ( 1 ) ( 1 )

? ÿ Sim ( ) X Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 ) ( 0 )

Subtotais 8 ( 1 ) 7 6 2 Média Final (7 + 6 + 2 )/3 = 5

14

� C o m p r a s Pontuação questionário

Itens Verificados Infor-mado

Consis-tência

Final Verificação da Eficiência/Eficácia

O órgão/entidade possui cadastro de fornecedores atualizado ? X Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 1 )

3 - 3 Nas licitações e/ou compras realizadas são convidados ou pesquisados preços dos fornecedores cadastrados ?

ÿ S -( 3 ) ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

O órgão/entidade possui banco de dados de preços de mercado de produtos comumente adquiridos pela Administração? ÿ S -( 3 ) X N ( - ) ÿ P ( 2 ) ( - )

Existe acompanhamento da execução de contratos de fornecimento ?

X Sim ( 3 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 )

3 - 3 As ocorrências dos contratos são registradas por servidor com capacidade técnica para o acompanhamento ?

X S -( 3 ) ÿ N ( - ) ÿ P ( 2 ) ( 3 )

O acompanhamento tem resultado em benefício para a Administração, como cumprimento de prazos, refazimento de imperfeições, ou em caso de inadimplência há a apuração de responsabilidades ? ÿ S -( 3 ) ÿ N ( - ) X P ( 2 ) ( 2 )

É realizado levantamento dos custos com veículos e máquinas, incluindo combustíveis, peças, mão-de-obra, encargos, serviços e outros gastos inerentes à manutenção da frota ?

X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 1 )

2 (1) 1 É procedido a análise do desempenho da frota frente as despesas demonstradas no levantamento, procedendo a apuração das causas dos desvios de médias de consumo e/ou gastos ?

ÿS -( 2 ) ÿ N ( - ) X P ( 1 ) ( 1 )

São tomadas decisões a nível de administração, baseadas no nas despesas levantadas e seu histórico, como a adoção de uma política de manutenção preventiva, estoques mínimos de peças de reposição mais freqüente e outras?

ÿ S -( 2 ) X N ( - ) ÿ P ( - ) O assessor jurídico analisa previamente os atos convocatórios e minutas de contratos, bem como acompanha o processo de licitação? X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 2 )

2 - 2 O assessor jurídico aponta as irregularidades contidas nas minutas, com base na legislação vigente ? X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 1 ) ( 2 )

As falhas apontadas, são corrigidas, não tornando-se a se repetirem ? X Sim ( 2 ) ÿ Não ( - ) ÿ Parcialmente ( 1 ) ( 2 )

Subtotais 10 (1) 9 8 4 Média Final (9 + 8 + 4 )/3 = 7

15

2.3) APURAÇÃO GERAL DA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO – EXEMPLO

Item / Subsistema avaliado Avaliação

individual Ponderação Pontuação

Sistema Formal de Controle 6 40% 2,4 Contabilidade 5 30% 1,5 Compras 7 30% 2,1 Total - 100% 6,0

2.4) Conclusões acerca da avaliação realizada no exemplo

Verifica-se que, apesar de o Órgão/Entidade informar através dos questionários que

possui um subsistema formal, de Contabilidade e de Licitações e Compras capazes de cumprir o

papel atribuído pela Constituição e pelas técnicas de boa administração (atingindo pelo

questionário informado média superior a nove); há um equívoco na interpretação sobre a

instituição e finalidade dos controles por parte da Administração, pois em análise dos critérios

de consistência e eficiência/eficácia a pontuação obtida é considerada apenas suficiente –

avaliação 6,0.

3) Apuração do Sistema de Controle Interno: finalidade interna e externa

O conhecimento dos controles realizados no órgão/entidade, suas limitações e

vantagens, permite o acompanhamento histórico, ou seja, verificar se as tarefas de auto-controle

da administração estão sendo qualificadas ou se tornando insatisfatórias no cumprimento do seu

papel institucional. O apoio ao Controle Externo realizado pelo Tribunal de Contas, se constitui

em uma das missões que deve ser cumprida pelo sistema de controle interno, dessa forma, os

relatórios de acompanhamento e avaliação permitirão ao Tribunal de Contas ampliar ou

diminuir a extensão de seus trabalhos, dispensando o tempo necessário para aqueles assuntos

que mais requeiram atenção, e, principalmente, certificar -se da contribuição do controle interno

sobre as políticas públicas realizadas e previstas pelo poder público.

3.1) Finalidade Interna: O acompanhamento histórico

O acompanhamento histórico se prestará à demonstração da evolução da qualidade dos

controles no tempo, em três níveis: geral, de todo o sistema; parcial, de cada subsistema; e

individual, por item de controle. Exemplificando, poderíamos ter a seguinte evolução dos

controles em determinado órgão/entidade:

Item / Subsistema avaliado Pontuação X1

Pontuação X2

Pontuação X3

Sistema Formal de Controle 2,4 3,0 3,0 Contabilidade 1,5 2,0 2,5 Licitações e compras 2,1 2,0 2,0 Total 6,0 7,0 7,5

16

Pelo histórico apresentado no órgão/entidade, podemos concluir que o controle formal e a

contabilidade vem crescendo em qualidade, todavia o setor de compras não tem conseguido

implementar aquelas medidas indicadas como necessárias nas avaliações em cada exercício,

cabendo ao órgão identificar as causas e desenvolver trabalho no sentido de alcançar as metas

de qualidade estabelecidas.

3.2) Finalidade Externa: Controle Externo pelos tribunais de contas - classificação

dos órgãos auditados

O Controle Externo exercido pelos Tribunais de Contas possui dentre suas funções: a

pedagógica e a fiscalizadora. Essas funções devem ser diretamente aplicadas ao sistema de

controle interno. Pedagógica, no sentido de auxiliar e orientar os órgãos auditados,

principalmente pela emissão dos relatórios; fiscalizadora, no sentido de exigir desse controle

que cumpra com as sua missão constitucional, prevista no art. 74 da Constituição Federal e 76

da Constituição Estadual.

Uma significativa parte das irregularidades encontradas nos órgãos auditados está

diretamente relacionada com o grau de organização e qualidade do sistema de controle interno,

que é a quem compete, precipuamente, o controle prévio e concomitante das ações, avaliando,

inclusive, o cumprimento das políticas públicas estabelecidas pela Administração. A auditoria

operacional a que se refere a Constituição Federal, impraticável ainda de ser exercida em sua

plenitude pelos Tribunais de Contas, em razão da ausência de estratégias de verificação, falta de

pessoal, recursos materiais e sobrecarga de trabalho derivada dos processos originados de

auditorias convencionais, deve originariamente, pela sua natureza, ser exercida pelo sistema de

controle interno, nos termos da lei instituidora. Com um controle intensificado e com o devido

acompanhamento da qualidade dos sistemas de controle interno, além de maximizar as

potencialidades de recursos humanos para auditorias prioritárias, onde haja uma maior rapidez

na atuação do controle externo; os tribunais, que por vezes restringem sua verificação dos atos

da administração em relação ao que a administração faz e como faz, podem fechar o cerco em

termos de fiscalização pública, de forma indireta, atingindo o porquê faz e para quem faz,

através do desenvolvimento de técnicas de auditoria e acompanhamento do sistema de

controle interno.

O acompanhamento pelo Tribunais permitiria que fossem estabelecidos parâmetros de

comparação entre órgãos e entidades com características assemelhadas ( inclusive comparações

com municípios de mesmo porte) e o acompanhamento individual de cada órgão/entidade com o

seu processo de Prestação ou Tomada de Contas, otimizando, assim, sua atividade finalística e

ampliando o seu campo de atuação. Desta maneira, formar-se-ia o ranking, de utilização para

estatística interna, de qualidade dos sistemas de controle interno dos órgãos/entidades

jurisdicionados. Exemplificadamente:

17

Avaliações Variação X2/X1

Variação X3/X2

Variação X3/X1

Órgão/Entidade

19X1 19X2 19X3 1º Município “A” 6 7 9 +1 +2 +3 2º Município “B” 7 7 8 -x- +1 +1 3º Município “C” 5 6 7 +1 +1 +2 4º Município “D” 6 6 6 -x- -x- -x- 5º Município “E” 5 6 6 +1 -x- -x- Variação por exercício dos controles 29 32 36 +3 +4 +5

Dentre as conclusões que podem ser extraídas do exemplo, de acompanhamento que

poderia ser estabelecido e seus benefícios, destaca-se:

a) A avaliação individual, com variações por exercício, que pode ser utilizada

como instrumento auxiliar de planejamento das auditorias e permitir uma verificação do

aumento/diminuição da qualidade dos trabalhos realizados com vistas ao aprimoramento dos

sistemas de controle interno;

b) O acompanhamento conjunto da qualidade dos sistemas de controle e suas

variações exercício por exercício ou exercícios intercalados;

c) A disseminação da importância ao sistema de controle e o estabelecimento de

ranking proporcionaria incentivo aos órgãos e Administradores para a instituição e

aprimoramento do sistema, com vista a melhorar a qualidade de seus serviços prestados e

aprovação de suas contas perante o Controle Externo.

18

V – C o n c l u s ã o

As necessidades públicas cada vez aumentam mais em relação aos recursos disponíveis.

Com a edição da lei de responsabilidade fiscal cada vez mais os governantes terão que otimizar os recursos disponíveis para atender às demandas sociais cada vez maiores.

É notório que há desperdício. Muitas vezes os administradores não sabem quanto, como, onde e por que estão gastando, muitas vezes não havendo interesse e preparo necessários para o processamento de ações de acompanhamento.

Existe uma real carência de exames e verificações daquilo que está sendo realizado pelo poder público.

O que fazer? Como fazer? Quando começar? Por onde começar? Foi o que se procurou responder, de forma sucinta neste trabalho. As técnicas modernas de administração e de controle orçamentário revelam que

o caminho é manter sistemas apropriados de quantificação dos objetivos e metas, mensuração dos custos e apuração dos resultados. Sem esses indicadores, as avaliações realizadas não passam de superficiais notícias, mais com características de comunicação social do que propriamente um relatório gerencial, onde estejam contidas as informações necessárias para uma correta tomada de decisões.

Entendemos que a resposta para todas estas indagações que versam sobre o desperdício e mau gerenciamento dos recursos públicos está sobreposta, inicialmente, sobre a ausência de sistema de controle interno.

A implantação efetiva de um sistema de controle interno, a cargo de servidores recrutados através de concursos , é necessária. Mas a decisão deve ser da Alta Administração, incentivando a instituição e a manutenção do sistema de controle interno, permitindo com isso a correção de erros, desvios e possibilitando a correção dos rumos, através da realimentação dos processos de programação, apoiando, inclusive, as ações gerenciais estratégicas e táticas do Órgão.

O trabalho apresentado “Um Modelo Teórico para a Avaliação do Sistema de Controle Interno” buscou exatamente apresentar uma proposta para que tenhamos parâmetros iniciais de como está funcionando o sistema, através de avaliações e comparativos internos e externos, oportunizando o conhecimento de uma série histórica do próprio órgão e também em relação a outros de mesmo porte. Isso é a base para a realização da tão falada eficiência que se requer no serviço público.

Se escrevemos sobre isso é porque acreditamos nisso. Como técnicos aguardamos e torcemos para que alguém da área governamental com poder decisório tome a iniciativa de levar adiante nossa proposta, aprofundando e sedimentando a idéia/dever aqui apresentada.

De uma simples idéia deu-se início a esse trabalho, que até a sua finalização passaram-se quase dois meses.

O futuro é hoje. Quem dará o próximo passo ou o pontapé inicial? Agradecemos a colaboração dos colegas Auditores Públicos Externos PAULO

ORLANDO SILVA DE MENEZES, DEODORO MIGUEL BRANCHI E FLAVIO FLACH que, de uma forma ou de outra, contribuíram com material, informações, sugestões e críticas para que o trabalho pudesse ser realizado.

Por último, em especial, agradecemos ao Exmo. Senhor Presidente do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul - Conselheiro PORFÍRIO PEIXOTO, a sua Chefia de Gabinete e a sua Coordenação Geral pela oportunidade, apoio e incentivo para que pudéssemos elaborar esse trabalho.

30/Junho/1999

19

Sistema de Controle Interno: Objetivo da Obrigatoriedade pela CF Dever de Instituição - Requisitos - Funcionamento - Controle/Aprimoramento - Utilização/Benefícios - Transparência - Finalidade

20

VI – B I B L I O G R A F I A 1. Brasil. Constituição da República Federativa do Brasil (1988). São Paulo.

Saraiva, 1988

2. Constituição do Estado do Rio Grande do Sul. Porto Alegre. Corag, 1989.

3. MACHADO Jr., José Teixeira, COSTA REIS, Heraldo da. A Lei 4320

Comentada . Rio de Janeiro. IBAM, 1995.

4. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Municipal Brasileiro. São Paulo.

Malheiros Editores Ltda, 1993.

5. NASCIMENTO, José Ola vo do. Um Plano de Contas para Prefeituras.

Porto Alegre, 1979.

6. HABCKOST, Fernando Tadeu Soledade. Contabilidade Governamental:

Uma Abordagem Prática. - Porto Alegre. Sagra, 1991.

7. ANGÉLICO, João. Contabilidade Pública. São Paulo. Atlas. 1989.

8. SILVA, Adão Cravem da. Plano de Contas para Prefeituras Municipais.

Porto Alegre., COATAM, 1973.

9. NASCIMENTO, José Olavo do. O Orçamento Público: Aspectos

Relevantes. Porto Alegre. Ed. do Autor, 1986.

10. LUPORINI, Carlos Eduardo Mori. PINTO, Nelson Martin s. Sistemas

Administrativos: Uma Abordagem Moderna de O&M. São Paulo.

Atlas, 1985.

11.. MARTINS, Osmar Scarparo - Controle Interno Municipal Revista TCE

Ano XI - N° 18-1° SEMESTRE DE 1993-

12. VIANA- Cibilis da Rocha – O Estudo da Gestão na Contabilidade-

Alguns Aspectos em que pode ter útil desenvolvimento- Porto alegre-

1955

13. VIANA, Cibilis da Rocha –Teoria Geral da Contabilidade - Aspectos em

que pode ter útil desenvolvimento- Porto alegre -1955

14. RAVANELLO, Holy – A Consolidação dos Balanços Públicos - Seus

fundamentos teóricos e aspectos técnicos- Ed. Universitária- Porto

Alegre- 1958

15. MARCANTONIO, Arnaldo – L’a Azienda Dello Stato –Ed. Sinfré, 1950