ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

MAESTRO CLIENTES Ventana en donde se ingresan los datos generales de los clientes y la parte comercial. Importante: Cuando se vaya a crear nuevos clientes tener a la mano la información para ingresar todos los campos solicitados.

Posee botón de acceso directo en la barra de herramientas y se abre la siguiente ventana:

ENTER = para pasar de un campo a otro basta ESCAPE = para devolverse de un campo a otro Una vez se haya digitado toda la información y seleccionado las casillas de verificación correspondientes se da clic sobre el icono de guardar, ya sea que se quiera adicionar el registro o modificar la información de algún registro consultado.

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

EXPLICACIÓN DE LOS CAMPOS DE ESTA VENTANA

• Nit/C.C: Número de identificación del cliente.

• Descripción: Nombre o razón social del Cliente.

• Impresión: si quiere que, en la impresión de la factura, el encabezado en donde va el nombre del cliente, salga con otro nombre distintoal escrito en el campo va la misma “descripcion”, digite en este campo el nuevo nombre y/o razon social. Si en este campo va la mismoa descripcion, entonces presione la tecla F5 para evitar volver a digitar.

• Direccion: nomenclatura en donde esta ubicada el cliente.

• Ubicación:selecciona de la lista la ciudad/dpto. en donde se encuentra ubicado el cliente. Con la funcion F2 para crear una nueva ubicación.

• Telefono/fax/email: datos de contacto del cliente.

• Contacto:se digita el nombre de la persona con quien se va a mantener contacto, para cualquier servicio u eventualidad.

• Línea: Es la línea de medicamentos con que se comercializa con el cliente.

• Referencia: Numero interno asignado y/o creado por la empresa para identificar el cliente, si no lo necesita puede dejarlo vacío.

• Créditos: En este campo el sistema muestra el valor adeudado por el cliente una vez éste empiece a realizar transacciones comerciales con la empresa. El valor aquí reflejado NO tiene descontados los saldos a favor del cliente (está sin descontar Notas a favor del cliente). Campo actualizable automáticamente por el sistema.

• Lista: Se despliegan las listas de precios creados en el sistema, seleccione la lista que desea asignar al cliente que está creando. (Las listas de precios se crean en el Menú Tablas / Listas de Precios)

• Resol CTL: Digite en este campo la resolución de controlados, si posee

• Vendedor: Seleccione aquí el vendedor asignado al cliente si es el caso.

Nota: (Los vendedores son creados en el Menú Vendedores / Maestro). En esta opción debe crear un tipo/campo por defecto para las veces que no van a asignar vendedor, por ejemplo “Sin Vendedor” o N/A= No Aplica.

• Creado: Seleccione aquí la fecha de creación del cliente, es decir la fecha en que el cliente pasa a tener dicho estatus dentro de los archivos de la empresa.

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

• Observación: Digite en este campo cualquier comentario que desea hacer del cliente que está ingresando en el sistema.

CONDICIONES COMERCIALES En estos campos se ingresan las condiciones comerciales pactadas con el cliente.

• Cupo: Como su palabra lo indica, es el cupo de crédito asignado por la empresa para facilitarles las compras al cliente.

• Plazo: Son los días de plazo establecidos por la empresa en que los clientes deben realizar los pagos.

• Días Gracia: Son los días que se le dan al cliente después de haberse cumplido el plazo de crédito.

• Reposicion : son los dias pactados con el cliente,respecto a los medicamentos dejados en consignacion, para su respectiva repocision o envio de nuevos medicamentos. Es un cuadro solamente informativo, no realiza ningun proceso

• Reteica: si el cliente practica reteica se debe colocar el porcentaje.

• Suspende credito:dias establecidos para la suspensión de los creditos a ese cliente, a manera de informacion, este campo va enlazado con el plazo y los diasde gracia; asi llegan a cumplir estos dos campos el credito se suspende al dia o dias que hayan establecido por la empresa.

ITEMS DE VERIFICACION

• Autoriza ventas: Seleccione este ítem si al cliente a quien le van a realizar la Venta, tiene sus condiciones comerciales al límite, es decir si el valor de la venta sobrepasa el cupo del crédito o si tiene vencido el plazo y/o días de gracia, pero que de igual forma desean seguirle vendiendo sin tener en cuenta estas condiciones.

• Inactivación Cial: Al marcarle este filtro a un cliente se inactivará. Debe escribir en el campo “Ultima Modificación” la razón por la cual la inactiva al cliente (si la causal no aparece en este campo).

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

Al realizarle inactivación comercial opcionalmente en el espacio superior podemos digitarle él porque tiene inactivación comercial, y al momento de realizarle una venta (Ver Menú Procesos / Clientes /Ventas) mostrará el siguiente mensaje.

Nota: La inactivación comercial no permite que el cliente se siga endeudando con la empresa, pero es diferente al ítem “Activo” (ver explicación más adelante)

• Productos todos: Este ítem se debe marcar siempre y cuando no se maneje un portafolio con el cliente, al marcar este ítem será posible la venta de todos los productos a ese cliente, esto tiene en cuenta el filtro de la línea de negocio que le hayamos asignado al cliente, es decir si es institucional, comercial o mixto. Lo recomendable es que todos los clientes tengan este ítem seleccionado.

• Activo: Este ítem se refiere al estado del cliente. Es importante que al momento de la creación de un nuevo cliente se marque este ítem para poderlo ver/encontrar en todos los procesos del sistema.

• Autoriza Controlados: Marque este ítem siempre y cuando el cliente que está creando tenga el número de resolución de controlados (ResolCTL) Dado por la DIAN, para la respectiva autorización del despacho de los productos marcados como de control. (Ver menú Tablas / Maestro / Productos)

• Modificar precios: Esta opción permite que al cliente que se le seleccione este ítem, se le puedan modificar los precios que se hayan establecido en su lista de precios inicial. Si no tiene seleccionada esta casilla no será posible cambiarle los precios así el usuario del sistema tenga el permiso para cambiar precios a clientes.

• Aplica Rete IVA: Si es seleccionado este ítem este impuesto se causa en el momento de grabar e imprimir la factura de venta

• Aplica Retecree: Si es seleccionado este ítem este impuesto causa en el momento de grabar e imprimir la factura de venta

• Aplica Rete FUENTE: Si es seleccionado este ítem este impuesto se causa en el momento de grabar e imprimir la factura de venta

• Aplica Rete FUENTE a Todo: Si es seleccionado este ítem este impuesto se causa en el momento de grabar e imprimir la factura de venta

• Cliente por Dispensación: Seleccione esta casilla si el cliente que está creando realiza Dispensación, es decir que despachan sus medicamentos a otros clientes y/o usuarios.

• Aplica Cta. Moderadora: Si han seleccionado el ítem anterior y el cliente aplica cuota moderadora, seleccione este ítem.

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

Por medio de estas flechas de navegación podremos ver los diferentes registros en la base de datos de los proveedores, permitiendo la ubicación sobre el registro de una manera más rápida. PESTAÑAS/SOLAPAS

la ventana de clientes contiene 7 pestañas o solapas con diferentes tipos de informacion relevante para el cliente y la empresa, veamos a continuacion.

A. Consulta

En esta pestaña podemos realizar la consulta de los clientes que tenemos en el sistema.

Buscar Por: Seleccione el filtro por medio del cual desea realizar la búsqueda:

• Descripción: Buscar al cliente por su nombre.

• Impresión: Buscar al cliente por el nombre asignado en el campo de “Impresión”. (ver pág. No.2 de este documento)

• Referencia: Buscar al cliente por la “Referencia” asignada por la empresa que se ingresó en dicho

Y una vez se haya seleccionado uno de los filtros anteriores, digítelo en el campo de color verde y presione ENTER y el sistema lo visualizara en la parte inferior de esta ventana.

B. Cheques devueltos

En esta pestaña se captura la información de los cheques utilizados por el cliente para cancelar las facturas y que han sido devueltos por el banco emisor. Es importante esta información para observar el comportamiento de pago del cliente, si este pago se produjo en cheque. Una vez digitada la información del cheque devuelto, pulse clic en el botón “Guardar” de esta pestaña y el sistema mostrará la siguiente ventana informativa. Pulse SI, si stá seguro de ingresar la información o NO si desea realizar algún ajuste a la información digitada.

El sistema le informará que el registro fue adicionado.

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

COMO CONSULTAR LOS CHEQUES DEVUELTOS.

Oprima este botón para generar el reporte de los cheques devueltos ya digitados y grabados.

C. Sucursales:

En esta pestaña se registra la información de las sucursales que posee el cliente seleccionado.

Complete los campos con los datos de las sucursales del cliente, luego pulse clic en el botón guardar y el

sistema ubicará las sucursales debajo de esta ventana.

PARA ELIMINAR UNA SUCURSAL Debemos seleccionar el registro que deseamos eliminar, y presionamos la tecla F3.

D. Ficha del Cliente:

Esta ventana el sistema nos muestra toda la Información recopilada respecto al comportamiento crediticio del cliente, como por ejemplo, ultima venta, último pago, etc… Por medio de estos datos será posible obtener la información a tiempo y así poder entregar de manera rápida una referencia comercial del cliente. Solo debemos consultar el cliente y ubicarnos en él, luego pulsamos el botón “consultar información” y el sistema nos mostrará la información respectiva.

Nota: depende de los movimientos de compras que ha realizado un cliente.

Es importante darle clic en nuevo, para que el sistema

prepare los campos para empezar a digitar.

Por último, para guardar este registro, damos clic

en el botón adicionar.

Dando clic en este botón el sistema nos mostrara toda la

información del comportamiento de este cliente

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

En esta pestaña será posible grabar los diferentes porcentajes de comisión que se le darán al vendedor por las compras que realice el cliente. Días Iniciales/Finales: Digite aquí el rango de días en que debe ser recaudado el pago del cliente. %Comisión: Digite en este campo el porcentaje de comisión que le va a dar al “Vendedor” si el cliente paga dentro del rango anteriormente digitado. Y pulse clic en el botón “Guardar” de esta pestaña, y el sistema ubicará la información debajo de esta ventana de la pestaña.

COMO ELIMINAR UN REGISTRO DE COMISION A VENDEDOR. Debemos seleccionar el registro el cual queremos eliminar, y presionamos la tecla F3.

E. Clasificación

Esta pestaña nos permite crear la interfaz contable según las otras clasificaciones, es decir que si para la cartera asociados pagan en un rango de días lo llevara a una cuenta. Para la clasificación empleados pagan en un rango de días se llevará a una cuenta diferente y así sucesivamente. Para crear una interfaz de otras clasificaciones, debemos escoger el rango de días ejemplo desde 30 hasta 60 días, el tipo

asociado, lo llevaremos a la cuenta 16450201.y damos clic en el botón adicionar. Así sucesivamente creamos toda la interfaz según las otras clasificaciones.

Por último, damos clic en el botón grabar, para

adicionar el registro

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

ELIMINAR UNA INTERFAZ. Debemos seleccionar el registro el cual queremos eliminar, después de seleccionar el registro debemos presionar la tecla F3.

F. GRUPOS La pestaña de grupos autoriza a este cliente los productos, es decir que, si yo tengo un producto asociado a un grupo, y ese grupo no está autorizado para este cliente, no se le podrá vender ese producto puesto que ese cliente no tiene autorizado el grupo el cual está asociado a ese producto.

Para autorizar un grupo simplemente seleccionamos el grupo el cual quiero autorizarle a ese cliente y presionamos la tecla F2. Si seleccionamos un grupo y chuleamos en VER AUTORIZADOS en la parte inferior me mostrara todos los productos asociados al grupo escogido, y por ende están autorizados para venderle a este cliente.

CONSULTAR TODOS LOS REGISTROS Pulse este botón si lo que desea es consultar los registros creados en la base de datos de los proveedores y el sistema los mostrará en la parte inferior de la ventana

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

REPORTE DE CARTERA pulse clic en este botón si lo que desea es Generar el reporte de Cartera por Vendedor o laboratorio.

FILTROS

• SALDOS EN UN RANGO: El sistema me mostrara el saldo de los clientes en un rango de fechas.

• MOVIMIENTO EN UN RANGO:El sistema nos mostrara todas las facturas y movimientos de nuestros clientes en un rango de fechas.

• SALDOS A LA FECHA:el sistema nos mostrara la informacion de los saldos desde que inicio la vida comercial nuestro cliente a la fecha de corte es decir la que seleccionemos en la fecha HASTA.

• MOVIMIENTOS A LA FECHA:Nos mostrara todos los movimientos y facturas de nuestros clientes desde que inicio vida comercial con nuestra empresa a la fecha de corte es decir la fecha que seleccionemos en el campo HASTA.

COMO GENERAR EL REPORTE DE CARTERA POR VENDEDOR

• Seleccionar el filtro de búsqueda deseado (A)

• Saldos en un rango: Muestra los saldos que NO HAN CANCELADO los clientes en las fechas estipuladas en un rango de fechas.

• Movimientos en un rango: Muestra todos los saldos CANCELADOS Y NO CANCELADOS del cliente en un rango de fechas.

• Saldos a la fecha: muestra los saldos que no han cancelado los clientes desde que empezaron a realizar sus compras hasta la fecha actual.

• Movimientos a la fecha: muestra todos los saldos cancelados y no cancelados del cliente desde que están realizando sus compras hasta fecha actual.

Filtros para que al momento de escoger uno de

ellos la información sea mas detallada.

Rango de fechas, en los

cuales queremos que el

sistema nos muestre la

información.

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

• Corte Desde: Establecemos el rango de fechas a consultar, si hemos escogido alguno de los 2 filtros que toma como referencia estas fechas para realizar el informe. (Saldos en un Rango o Movimientos en un Rango).

• Seleccionamos el vendedor Pulsamos clic en la flecha para desplegar la lista de los vendedores y escoger el nombre del vendedor de quien queremos ver el reporte.

Nota: Si no se escoge un vendedor, el sistema creara el informe de ventas teniendo en cuenta todos los vendedores que se encuentren creados en Vendedores/Maestro.

Ordena reporte por ubicación por medio de este filtro el sistema organiza el reporte por ciudad o departamento de nuestro cliente.

Si chuleamos este campo el sistema nos mostrara en el reporte la factura de venta sin retención, si no chuleamos el sistema nos mostrara el reporte de la factura con la retención sumada al valor. Por último, pulsaremos en el botón de generar reporte. El sistema nos muestra en la pantalla el respectivo informe para imprimir.

COMO GENERAR UN REPORTE DE VENTAS POR LABORATORIO

El informe por laboratorio Es UN FILTRO más detallado que muestra las ventas que ha hecho un vendedor de los productos de un laboratorio. Para realizarlo los pasos serian: a. Seleccione el rango de fechas deseado b. Seleccione al vendedor deseado c. Seleccionamos el Laboratorio Pulsamos clic en la flecha para desplegar la lista de los laboratorios y escoger el

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

nombre del laboratorio con el que iremos a realizar el reporte.

• Por último, pulsaremos el botón de Ventas por Laboratorio y el sistema generará el siguiente reporte.

Nota: Si NO Seleccionamos un VENDEDOR en especial, el sistema generará el reporte de todos los vendedores Si NO seleccionamos un LABORATORIO en especial, el sistema generará el reporte de todos los Laboratorios.

EXPORTAR UN ARCHIVO EXCEL

Damos clic en el botón exportar en un archivo, el sistema nos mostrara la información de todos nuestros clientes en un archivo Excel, para que podamos visualizar a detalle. Todo lo que modifiquemos en este archivo Excel no se modificara en el sistema, esta consulta solo es de manera informativa.

ULTIMA ACTUALIZACION

07/07/2017

INFORMACIÓN ADICIOAL DE TERCEROS

Por medio de esta opción, se crean datos más detallados de los terceros, indispensables para reportes de información tributaria.

• Busque y Seleccione al Cliente/Tercero Pulse clic en el botón “Información Adicional del Tercero” Se abre la siguiente ventana

Complete los datos solicitados en esta ventana Nota: Para que el sistema Calcule el digito de verificación la identificación del tercero tiene que tener su debida estructura. Pulse clic en el botón “guardar” para que el Sistema actualice la información del tercero.

El sistema calcula el digito de verificación y

lo posiciona en este lugar.