nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Kobierzyce dnia 20.06.2018r.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonegow trybie przetargu nieograniczonego

o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w przepisach wydanychna podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz.1579 j.t. ze zm.) na realizację zadania p/n

Przygotowanie środowiska IT Urzędu Gminy Kobierzyce na wdrożenie e-usług w roku 2018 z podziałem na dwa zadania:1.Przygotowanie środowiska IT na uruchomienie i stabilne świadczenie e-usług 2. Wykonanie modernizacji systemu zarządzającego obiegiem dokumentów

1

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego.Gmina Kobierzyce, siedziba: Urząd Gminy Kobierzyce Al. Pałacowa 1 , 55-040 KobierzyceTel. 71/36-98-125 –Sekretariat Tel. 71/36-98-149 Referat Środków Zewnętrznych i Zamówień Publicznych Godziny pracy: 730-1530 od poniedziałku do piątku.Adres strony internetowej: www.ugk.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia.

Postępowanie prowadzone będzie w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą Pzp.

1.W zakresie nieuregulowanym niniejszą Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia,zwaną dalej „SIWZ”, zastosowanie mają przepisy ustawy PZP.

2. Wartość zamówienia nie przekracza równowartość kwoty określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP w sprawie kwot wartości zamówień od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej tj kwoty 221.000 euro netto.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

4.Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

5.Zamawiający nie przewiduje zamówień dodatkowych na podst. art. 67ust.1 pkt 7 ustawy PZP

6. Zamawiający nie przewiduje możliwości zawarcia umowy ramowej.

7. Zamawiający nie przewiduje możliwości wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.

8.Zamawiający nie przewiduje możliwości ustanowienia dynamicznego systemu zakupów.

9. Zamawiający przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

III. Opis przedmiotu zamówienia ( dostawy informatyczne ):

Przedmiotem zamówienia będzie modernizacja środowiska IT oraz wykonanie modernizacji eksploatowanego systemu do zarządzania obiegiem dokumentów dla Urzędu Gminy Kobierzyce w podziale na 2 zadania, dla których dopuszczone zostanie składanie ofert częściowych. W efekcie postępowania powinny zostać zawarte maksymalnie 2 umowy z Wykonawcami, którzy dla poszczególnych zadań złożą najkorzystniejsze oferty.

1. Zadanie 1. Przygotowanie środowiska IT na uruchomienie i stabilne świadczenie e-usług W związku z:

wzrostem zatrudnienia w Urzędzie, zestarzeniem, się części eksploatowanego sprzętu IT i oprogramowania potrzebą zwiększenia niezawodności nowo utworzonego środowiska wirtualizacji

serwerów i kanałów komunikacji z siecią publiczną

str. 2

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Wykonawca zadania:1.1. Dostarczy macierz dyskową, dedykowaną do pełnienia roli centralnego zasobu dyskowego

dla środowiska wirtualizacyjnego vSphre 6.5, spełniającą następujące wymagania

Specyfikacja cech i wymagań dla macierzy dyskowejL.p

. Atrybut Sposób określenia

1 Przeznaczenie

Zapewnienie przestrzeni dyskowej dla środowiska wirtualizacyjnego opartego na:

oprogramowaniu VMWare vSphere 6.5 komunikacji LAN i SAN zapewnianej przez przełączniki sieciowe HPE

Aruba 2920 wyposażone w moduły o portach 10 Gbit/s SFP+i wdrożenie w tym środowisku rozwiązań wysokiej dostępności objętych posiadaną licencją oprogramowania vSphere 6.5 (vmotion etc.)Zapewnienie możliwości przyszłej rozbudowy zasobu dyskowego poprzez podłączenie do dostarczonej macierzy dodatkowych półek dyskowych

2 Konstrukcja 1.Obudowa macierzy do zamontowania w szafie rackowej 19” w przestrzeni o wysokości 2U

2.Obudowa musi mieć głębokość pozwalającą na zamontowanie jej w szafie, w której odległość między przednią powierzchnię szyn montażowych a tylnymi drzwiami szafy wynosi ~ 83 cm

3 Serwisowal-ność

1.Obudowa powinna umożliwiać beznarzędziowy dostęp do wszystkich kieszeni na dyski 2,5”

4 Zasilanie 1.Zasilanie redundantne oparte na minimum 2 niezależnych zasilaczach, z których każdy samodzielnie jest w stanie w sposób ciągły dostarczać energię do wszystkich podzespołów macierzy nawet, gdy pracuje ona pod maksymalnym obciążeniem (przy obsadzeniu wszystkich zatok dyskami). Macierz musi posiadać mechanizm, co najmniej wizualnej sygnalizacji utraty redundancji systemu zasilania serwera (np. jeden z zasilaczy niesprawny)

5 Kontrolery dyskowe

1.Dwa redundantne kontrolery iSCSI, z których każdy jest w stanie samodzielnie obsłużyć zasoby dyskowe macierzy

2.Każdy z kontrolerów powinien dysponować dwoma interfejsami sieciowymi 10 Gbit/s dedykowanymi do obsługi połączeń iSCSI

3.Każdy kontroler musi być wyposażony w minimum 4 GB pamięci podręcznej posiadającej podtrzymanie bateryjne

4.Dwa kontrolery działają w konfiguracji aktywny-aktywny z kopiami lustrzanymi pamięci podręcznej

5.Ochrona pamięci podręcznej za pomocą układu flash zapewniającego trwałość danych

6.Dostępna wraz z istniejącymi konfiguracjami RAID technologia dynamicznych pul dyskowych (DDP, dynamic disk pools) eliminująca potrzebę skomplikowanego zarządzania środowiskiem RAID przy jednoczesnej optymalizacji ochrony danych. Wymagana możliwość zefiniowania, na bazie dostarczonej macierzy i zakupionych w przyszlości dodatkowych półek dyskowych nie mniej niż 16 dynamicznych puli dyskowych

6 Połączenia iSCSI

Z macierzą należy dostarczyć 4 kable i niezbędne konwertery mediów, które pozwolą połączyć 4 porty 10 Gbit/s kontrolerów macierzy z 4 portami 10 Gbit/s switchy HPE (Aruba) 2920 48G w standardzie SFP+ i które pozwolą wykorzystać pełną szybkość zestawionych połączeń 10 Gbit/s.

7 Pamięć dyskowa

1.maksymalna ilość gniazd dla dysków twardych nie mniejsza niż 242.kontroler dyskowy o maksymalnej szybkości 12 GB/s3.kontroler RAID pozwalający na konfigurowanie na bazie zainstalowanych

dysków woluminów RAID o poziomach: 0, 1, 5, 6, 104.możliwość wykorzystania we wszystkich gniazdach dyskowych napędów

2,5” SAS, NLSAS, SSD, SED (dysków samoszyfrujących)5.macierz należy dostarczyć z zainstalowanymi 20 dyskami twardymi 2,5”

SAS(12 GB/s) 10 000 obr/min typu Hot-Plug, o pojemności minimum 1,2 TB, oraz czterema dyskami SSD typu Hot-Plug, dedykowanymi do mieszanego typu wykorzystania (mixed use) o pojemności minimum 440 GB każdy

str. 3

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

8 Dodatkowe interfejsy macierzy

Kontrolery dyskowe muszą być wyposażone w niezajęte zewnętrzne interfejsy SAS 12 Gbit/s które, w przyszłości, będą mogły być wykorzystane do podłączenia dodatkowych półek dyskowych, które umożliwią obsługę zwiększonej, do 120, ilości napędów dyskowych.

9 Interfejsy sieciowe dla LAN

Kontrolery dyskowe muszą posiadać interfejs sieciowy ethernet (RJ45) o szybkości 100/1000 Mbit/s dedykowany do zarządzania macierzą.

10 Wymagane funkcje oferowanego rozwiązania

1. Obsługa do 64 serwerów w konfiguracji iSCSI 10 Gb/s2. Zarządzanie dynamicznymi pulami dyskowymi (DDP) – maksymalna ilość

możliwych do wykorzystania ,na bazie dostępnych napędów dyskowych, puli dyskowych nie mniejsza niż 16

3. Obsługa technologii VAAI dostępna dla klientów korzystających z interfejsów VMware vStorage API for Array Integration

4. Dedykowany dodatek (plug-in) dla vCenter umożliwiający osadzenie zarządzania macierzą w interfejsie klienta vCenter

5. Kopie migawkowe: maksymalne ilości nie mniejsze niż 128 migawek na dysk wirtualny i 512 migawek na urządzenie

6. VASA: interfejs vStorage API for Storage Awareness do użytku wraz z dodatkiem vCenter Plug-in

7. Mechanizm ALUA (Asymmetric Logical Unit Access): dostęp do jednostek LUN w trybie aktywny-aktywny

8. Możliwość wykorzystania samoszyfrujących dysków twardych (SED) - dodatkowy poziom ochrony danych

9. Oszczędne przydzielanie zasobów: przydzielanie i wykorzystywanie fizycznej pojemności pamięci masowej zgodnie z potrzebami

10. Kopie migawkowe (snapshoots) wykonywane przez macierz – maksymalna ich ilość nie mniejsza niż 128 migawek na dysk wirtualny i 512 migawek na urządzenie (macierz)

11. Jeżeli dla macierzy przewidziano opcje licencjonowania których implementacja, bez zmian sprzętowych zwiększa wydajność operacji wejścia/wyjścia macierzy to dostarczenie takich opcjonalnych licencji powinno być uwzględnione w oferowanej konfiguracji macierzy

12. Możliwość zwiększenia wydajności aplikacji dzięki rozszerzonemu buforowaniu, na dyskach SSD, danych odczytywanych przez kontroler (SSD Cache)

Jeżeli spełnienie któregokolwiek wymagania wymaga uwzględnienia opcjonalnych licencji/komponentów sprzętowych to takie komponenty/licencje (w wersjach bezterminowych) powinny zostać ujęte w ofercie

11 Możliwości rozbudowy

zapewniona musi być możliwość przyszłej rozbudowy macierzy poprzez dokupienie do niej dodatkowych półek dyskowych i rozszerzenie w ten sposób puli wykorzystywanych dysków do co najmniej 120

licencja oprogramowania macierzy musi obejmować obsłużenie przez nią, bez ponoszenia dodatkowych kosztów licencyjnych, co najmniej 120 napędów dyskowych – rozbudowa powinna być możliwa w drodze zakupu dodatkowych półek, dysków i kabli

12 Efektywność energetyczna

Model macierzy uwzględniony w ofercie powinien posiadać certyfikację ENERGY STAR Data Center Storage, co należy potwierdzić załączając do oferty wydruk ze strony http://www.eu-energystar.org

13 Kompatybilność ze środowiskiem vSphere 6.5

Dostarczona macierz musi być urządzeniem, którego kompatybilność ze środowiskiem vSphere 6.5 potwierdzona została na stronie internetowej VMware Compatibility Guide, dostępnej pod adresem:https://www.vmware.com/resources/compatibility/search.php?deviceCategory=san

14 Gwarancja Dostarczone serwery muszą być objęte minimum 5 letnią gwarancją producenta realizowaną w siedzibie Zamawiającego z czasem reakcji do 4 godzinW przypadku awarii dysków twardych przez pięć lat dyski te są zastępowane nowymi, a uszkodzone pozostają u Zamawiającego.

15 Inne wymagania

Dostarczone urządzenia i dodane, zgodnie z powyższą specyfikacją, komponenty muszą być nowe, oryginalne, pochodzące z autoryzowanych kanałów dystrybucyjnych producenta w Polsce.

str. 4

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

CPV 30233141-1 Nadmiarowa macierz niezależnych dysków (RAID)

1.2. Dostarczy 20 sztuk stacji roboczych spełniających następujące wymaganiaWymagania dla jednostki centralnej

L.p. Atrybut Opis1 Typ Komputer stacjonarny. W ofercie wymagane jest podanie modelu,

symbolu oraz producenta.2 Przeznaczenie Wyposażenie nowych stanowisk pracy i stanowisk

eksploatujących obecnie przestarzały sprzęt w stacje robocze pozwalające na sprawną obsługę systemów dziedzinowych, systemu EZD, aplikacji biurowych i środków komunikacji elektronicznej

3 Wydajność obliczeniowa

1. Komputer musi pozwalać na bezproblemowe (bez zbędnych, trwających dłużej niż kilka sekund opóźnień) równoczesne używanie (w tym wielokrotne przełączanie się pomiędzy uruchomionymi aplikacjami) następującego oprogramowania, dedykowanego do pracy w środowisku systemu operacyjnego z rodziny Microsoft Windows: stale aktywnego, w tle, oprogramowania ochronnego F-

Secure Client Security w wersjach 12 i nowszych (uruchomione wszystkie funkcje ochronne)

stale aktywnego, w tle, klienta aplikacji Landesk (Ivanti) Management Suite w wersji 2016.3 (10.1) lub nowszej (włączony agent automatycznej inwentaryzacji, centralnie dystrybuowanych instalacji i zdalnego zarządzania)

stale aktywnego klienta IBM Notes dla Windows z dodatkowymi bibliotekami kodu wykonywalnego (dll)

przynajmniej 4 naprzemiennie (bez wyłączania/zamykania) wykorzystywanych dowolnych aplikacji z poniższej listy:o Microsoft Word 2013 lub nowsza wersjao Microsoft Excel 2013 lub nowsza wersjao Microsoft Power Point 2013 lub nowsza wersjao Microsoft Internet Explorer / Microsoft Edgeo Mozilla Firefoxo Operao Dowolna aplikacja systemu RATUSZ pracująca pod

kontrolą systemu microsoft Windowso Athenasoft Norma Pro 4.xx lub darmowa

przeglądarka kosztorysów tego samego producentao Irfan View lub Honeyviewo Adobe Reader w najnowszej dostępnej wersjio FreeCommanderXE lub nowszej wersji programuo Sigillum Sign 4.xx lub nowszej PWPW Sign 5o Aplikacji pakietu LibreOffice w wersji 6.0 lub

nowszejo DWG TrueView firmy Autodesk w wersji 2017 lub

nowszejo EDIOM (ewidencja dróg i obiektów mostowych)o CorelDRAW 9o CorelDRAW Graphic Suite X7o Płatniko Legislator

str. 5

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

o HomeBankingo SIGIDo Skompilowanych skryptów narzędzia Autohotkey

2. Wskaźnik wydajności procesora zgodny z rankingiem procesorów prezentowanym na stronie https://www.cpubenchmark.net/high_end_cpus.html - nie niższy niż 10700. Prezentowany w tym rankingu wskaźnik wydajności pojedyńczego rdzenia oferowanego procesora (Single Thread Rating) nie niższy niż 2300. Model procesora składający się na oferowany zestaw komputerowy musi być uwzględniony w tym rankingu.

3. Wykorzystywany w oferowanym modelu moduł graficzny musi osiągać w teście PassMark Performance Test co najmniej wynik 1100 punktów w G3D Rating, wynik dostępny na stronie : http://www.videocardbenchmark.net/gpu_list.php

4 Obudowa 1. typu MiniTower z obsługą kart PCI Express wyłącznie o pełnym profilu

2. wyposażona w min. 3 kieszenie: 1 szt 5,25” zewnętrzna pełnych wymiarów 2 szt 2,5” wewnętrzne,

3. Napęd optyczny w dedykowanej wnęce zewnętrznej, nie zajmujący żadnej z wnęk opisanych w p. 2. .

4. Obudowa powinna fabrycznie umożliwiać montaż min 2 szt. dysku 3,5” lub dysków 2,5”.

5. Obudowa fabrycznie przystosowana do pracy w orientacji pionowej i poziomej.

6. Nie dopuszcza się aby w bocznych ściankach obudowy były usytuowane otwory wentylacyjne, cyrkulacja powietrza tylko przez przedni i tylny panel z zachowaniem ruchu powietrza przód -> tył.

7. waga max 8 kg,8. Konstrukcja obudowy powinna pozwalać na demontaż kart

rozszerzeń, napędu optycznego i 3,5” dysku twardego oraz 2,5” bez konieczności użycia narzędzi (wyklucza się użycia wkrętów, śrub motylkowych, śrub radełkowych).

9. Obudowa musi być otwierana bez konieczności użycia narzędzi (wyklucza się użycie standardowych wkrętów, śrub motylkowych, śrub radełkowych)

10.Obudowa musi umożliwiać zastosowanie zabezpieczenia fizycznego w postaci linki metalowej (złącze blokady Kensingtona) oraz kłódki (oczko w obudowie do założenia kłódki).

11.Każdy komputer powinien być oznaczony niepowtarzalnym numerem seryjnym umieszonym na obudowie, oraz wpisanym na stałe w BIOS.

5 Pamięć operacyjna Minimum 12 GB DDR4 2100 MHz non-ECC

6 Sieć Ethernet 10/100/1000 MBits/s Gniazdo RJ-457 Wydajność

grafikiModuł graficzny powinien umożliwiać pracę dwumonitorową ze wsparciem DirectX 12, OpenGL 5.0, OpenCL 1.2

8 Pamięć masowa Dyski twarde: Dysk w technologii flash (SSD SATA lub M2) o pojemności

minimum 240 GB – z tego dysku uruchamiany musi być system operacyjny

Dysk twardy magnetyczny SATA o pojemności nie mniejszej niż 480GB

9 Obsługa wymiennych nośników danych

Nagrywarka DVD +/-R/RW szybkość min. x24

str. 6

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

10 Wyposażenie multimedialne

1. Karta dźwiękowa z wyjściem na głośniki stereofoniczne oraz mikrofon (złącze Mini-Jack 3,5 mm) znajdujące się z tyłu obudowy oraz takie samo gniazdo znajdujące się z przodu obudowy służące do podłączania głośników i mikrofonu.

2. Komputer należy dostarczyć z kablem audio zakończonym wtykami Mini-Jack 3,5 mm, przy pomocy którego wejście sygnału audio monitora zostanie połączone z wyjściem karty dźwiękowej umieszczonym na tylnej ściance komputera.

3. Zamawiający dopuszcza inny sposób podłączenia głośników monitora z jednostką centralną (np. za pomocą kabla USB). Długość kabla realizującego to połączenie musi wynosić nie mniej niż 2m.

11 Zasilanie 1. Zasilacz o mocy max. 250W poprawnie pracujący w sieci 230V 50/60Hz prądu zmiennego i efektywności min. 85% przy obciążeniu zasilacza na poziomie 50% oraz o efektywności min. 82% przy obciążeniu zasilacza na poziomie 100%

2. Zasilacz zastosowany w oferowanym komputerze musi się znajdować na stronie http://www.plugloadsolutions.com/80pluspowersupplies.aspx, do oferty należy dołączyć wydruk potwierdzający spełnienie wymogu 80plus, w przypadku kiedy u producenta występuje kilka zasilaczy które są montowane na etapie produkcji w fabryce załączyć wydruki dla wszystkich zasilaczy. Wydruki 80plus muszą być potwierdzone przez producenta lub dołączone oświadczenie producenta komputera iż wskazane zasilacze przez wykonawcę spełniają 80plus.

12 Wymagania dodatkowe

1. Dostępne porty zewnętrzne jednostki centralnej:• min. 1 x VGA• min. 2 x PS/2,• min. 1 x DisplayPort• min. 1 x HDMI• min. 8 portów USB wyprowadzonych na zewnątrz

komputera w tym min.: min. 4 porty z przodu obudowy w tym 2 porty USB 3.0 i 4 portów na tylnym panelu, wymagana ilość i rozmieszczenie portów USB nie może być osiągnięta w wyniku stosowania konwerterów, przejściówek, kart PCIe, itp.

• porty słuchawek i mikrofonu na przednim oraz tylnym panelu obudowy.

• port RJ 45 Karty sieciowej 10/100/1000 Ethernet, zintegrowanej z płytą główną, wspierającej obsługę WoL (funkcja włączana w BIOS), PXE 2.1

2. Płyta główna zaprojektowana i wyprodukowana na zlecenie producenta jednostki centralnej, dedykowana dla danego urządzenia;

3. wyposażona w:• min. 1 wolne złącze PCI Express x16 Gen.3• min. 1 wolne złącze PCI Express x 1• min. 2 złącza DIMM z obsługą do 32GB DDR4 pamięci

RAM,• min. 4 złącza SATA 3.0,

4. Na komputerze nie mogą być zainstalowane żadne programy w wersjach ograniczonych czasowo lub funkcjonalnie (Trial, Demo, shareware, evaluation)

5. Połączenie jednostki centralnej z monitorem musi być realizowane przy pomocy kabla display port

13 Diagnostyka 1. Zaimplementowany w BIOS system diagnostyczny z graficznym interfejsem użytkownika umożliwiający

str. 7

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

przetestowanie, w celu wykrycia usterki, zainstalowanych komponentów w oferowanym komputerze bez konieczności uruchamiania systemu operacyjnego. System oparty o funkcjonalności :• testy uruchamiane automatycznie lub w trybie

interaktywnym• możliwość powtórzenia testów• podsumowanie testów z możliwością zapisywania wyników• uruchamianie gruntownych testów, uruchamianie szybkich

testów lub pojedynczego testu dla konkretnego podzespołu,2. Uruchamianie testów zdefiniowanych przez użytkownika

• wyświetlanie wiadomości, które informują o stanie przeprowadzanych testów

• wyświetlanie wiadomości o błędach, które informują o problemach napotkanych podczas testów.

3. Test musi zawierać informację o nazwie komputera, wersji BIOS, numerze seryjnym komputera.

4. Podawać dokładne informacje o wszystkich zainstalowanych komponentach, a w szczególności zawierać informacje o numerze seryjnym, typie i pojemności dysków twardych, informacji o obrotach wentylatora CPU, informacji o procesorze w tym model i taktowanie, informacji o ilosci zainstalowanej pamięci, obsadzenie w konkretnym banku, typ pamięci wraz z taktowaniem, wykaz temperatur CPU, pamięci, temperatury panującej wewnątrz.

5. W przypadku braku możliwości uruchomienia graficznego systemu diagnostycznego komputer musi zawierać w sobie dodatkowo niezależny system diagnostyczny wizualny oparty o sygnalizację świetlną, widoczną bez otwierania obudowy, informujący użytkownika o: uszkodzeniu lub braku pamięci RAM uszkodzeniu płyty głównej [ w tym również

portów I/O, chipset ] uszkodzeniu kontrolera Video Awarii CMOS baterii awarii BIOS’u awarii procesora

6. Oferowany system diagnostyczny nie może zmniejszać ilości wolnych slotów na płycie głównej i wymaganych wnęk zewnętrznych do poziomu nizszego niż wymagany oraz nie może być uzyskany przez konwertowanie, przerabianie innych złączy na płycie głównej nie wymienionych w specyfikacji a które nie są dedykowane dla systemu diagnostycznego.

14 Wirtualizacja Sprzętowe wsparcie technologi wirtualizacji realizowane łącznie w procesorze, chipsecie płyty główej oraz w BIOS systemu (możliwość włączenia/wyłączenia sprzętowego wsparcia wirtualizacji dla poszczególnych komponentów systemu).

15 BIOS 1. BIOS zgodny ze specyfikacją UEFI, wyprodukowany przez producenta komputera, zawierający logo producenta komputera lub nazwę producenta komputera lub nazwę modelu oferowanego komputera,

2. Pełna obsługa BIOS za pomocą klawiatury i myszy.3. BIOS wyposażony w automatyczną detekcję zmiany

konfiguracji, automatycznie nanoszący zmiany w konfiguracji w szczególności : procesor, wielkość pamięci, pojemność dysku. Możliwość, bez uruchamiania systemu operacyjnego z dysku twardego komputera, bez dodatkowego oprogramowania (w tym również systemu diagnostycznego ) i podłączonych do niego urządzeń zewnętrznych odczytania z BIOS informacji o:• wersji BIOS,• nr seryjnym komputera,• dacie wyprodukowania komputera,

str. 8

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

• włączonej lub wyłączonej funkcji aktualizacji BIOS• ilości zainstalowanej pamięci RAM,• prędkości zainstalowanych pamięci RAM,• aktywnym kanale - dual channel,• technologii wykonania pamięci,• sposobie obsadzeniu slotów pamięci• typie zainstalowanego procesora,• ilości rdzeni zainstalowanego procesora,• obsadzeniu slotów dla kart rozszerzeń na płycie głównej• pojemności zainstalowanego lub zainstalowanych dysków

twardych o wszystkich urządzeniach podpiętych do dostępnych na płycie głównej portów SATA oraz M SATA

• rodzajach napędów optycznych• MAC adresie zintegrowanej karty sieciowej,• zintegrowanym układzie graficznym,• kontrolerze audio

4. Funkcja blokowania/odblokowania uruchamiania stacji roboczej z zewnętrznych urządzeń.

5. możliwość ustawienia hasła użytkownika umożliwiającego uruchomienie komputera (zabezpieczenie przed nieautoryzowanym uruchomieniem) oraz uprawniającego do samodzielnej zmiany tego hasła przez użytkownika (bez możliwości zmiany innych parametrów konfiguracji BIOS) przy jednoczesnym zdefiniowanym haśle administratora i/lub zdefiniowanym haśle dla dysku Twardego. Użytkownik po wpisaniu swojego hasła jest w stanie jedynie zmienić hasło dla dysku twardego.

6. Możliwość wyłączenia/włączenia karty sieciowej, z funkcją PXE,

7. Możliwość włączenia/wyłączenia portu szeregowego8. Możliwość włączenia/wyłączenia kontrolera SATA ( w tym w

szczególności pojedynczo)9. Możliwość ustawienia kontrolera SATA w trybie : ATA,

AHCI, RAID,10.Możliwość włączenia/wyłączenia kontrolera audio,11.Możliwość włączenia/wyłączenia układu TPM.12.Możliwość ustawienia czujnika obudowy w tryb cichy - nie

informuje użytkownika o otwarciu obudowy ( dźwiękiem i komunikatem ) ale zapisuje log operacji.

13.Możliwość włączenia/wyłączenia wzbudzania komputera za pośrednictwem portów USB,

14.Możliwość włączania/wyłączania funkcji Wake on Lan15.Możliwość, bez uruchamiania systemu operacyjnego z dysku

twardego komputera lub innych, podłączonych do niego urządzeń zewnętrznych włączenia lub wyłączenia Virtual Machine Monitor (VMM)

16.Możliwość, bez uruchamiania systemu operacyjnego z dysku twardego komputera lub innych, podłączonych do niego urządzeń zewnętrznych włączenia lub wyłączenia funkcji VT dla Direct I/O

17.Możliwość, bez uruchamiania systemu operacyjnego z dysku twardego komputera lub innych, podłączonych do niego urządzeń zewnętrznych włączenia lub wyłączenia dodatkowych funkcji sprzętowych Virtual Machine Monitor (MVMM)

18.Możliwość ustawienia portów USB w trybie "no BOOT", czyli podczas startu komputer nie wykrywa urządzeń bootujących typu USB, natomiast po uruchomieniu systemu operacyjnego porty USB są aktywne.

19.Funkcja zbierania i zapisywania logów, Możliwość przeglądania i kasowania zdarzeń przebiegu procedury POST. Funkcja ta obejmuje datę i godzinę zdarzeń oraz kody wizualnego systemu diagnostycznego LED.

str. 9

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

20.Możliwość wyłączania portów USB w tym: wszystkich portów USB 2.0 i 3.0, tylko portów USB znajdujących się na przednim panelu

obudowy, tylko portów USB znajdujących się na tylnym panelu

obudowy. tylko tylnych portów USB 2.0, porty USB 3.0 na panelu

tylnym aktywne, wszystkich portów USB pojedynczo

21.Oferowany BIOS musi posiadać, poza swoją wewnętrzną strukturą, menu szybkiego boot'owania które umożliwia min. :

uruchamianie systemu zainstalowanego na HDD uruchamianie systemu z urządzeń zewnętrznych typu

HDD-USB, USB Pendrive, CDRW-USB uruchamianie systemu z serwera za pośrednictwem

zintegrowanej karty sieciowej uruchamianie systemu z karty SD (funkcja aktywna

automatycznie po zainstalowaniu karty SD w czytniku [ w przypadku zainstalowania czytnika kart w komputerze ]

uruchomienie graficznego systemu diagnostycznego wejście do BIOS

16 Oprogramowanie - system operacyjny

1. Oferowany system operacyjny musi być systemem 64 bitowym pozwalającym na uruchomienie aplikacji klienckich, które zostały wymienione w punkcie 3.

2. Uruchamianie wymienionych aplikacji nie może być realizowane z zastosowaniem wszelkiego rodzaju emulacji i wirtualizacji.

3. Zainstalowany system operacyjny w polskiej wersji językowej, nie wymagający aktywacji, za pomocą telefonu lub Internetu, w firmie Microsoft + nośnik lub równoważny (spełniający dwa powyższe kryteria)

17 Oprogramowanie - pakiet biurowy

Komputer należy dostarczyć z zainstalowanym pakietem biurowym spełniajacym poniższe wymagania:1. Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania pakietów biurowych,

programów i planów licencyjnych opartych o rozwiązania chmury oraz rozwiązań wymagających stałych opłat w okresie używania zakupionego produktu.

2. Dla oprogramowania musi być publicznie znany cykl życia przedstawiony przez producenta pakietu i dotyczący rozwoju oraz wsparcia technicznego - w szczególności w zakresie bezpieczeństwa.

3. Wymagane jest prawo do instalacji aktualizacji poprawek do danej wersji oprogramowania, udostępnianych bezpłatnie

4. Zamawiający wymaga, aby wszystkie elementy oprogramowania biurowego oraz jego licencja pochodziły od tego samego producenta.

5. Pakiet powinien zawierać przynajmniej edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji Pakiet biurowy musi posiadać interfejs w pełnej polskiej wersji językowej .

6. W skład oprogramowania muszą wchodzić narzędzia programistyczne umożliwiające automatyzację pracy i wymianę danych pomiędzy dokumentami i aplikacjami (język makropoleceń, język skryptowy).

7. Pakiet biurowy musi oferować pełną zgodność z formatami plików utworzonych za pomocą oprogramowania Microsoft Office 2003, 2007, 2010 i 2013, 2016, które funkcjonuje u zamawiającego, również w zakresie obsługi dowolnych formuł, makropoleceń, kodu VBA i obsługi technologii OLE (Object Linking and embedding) możliwych do osadzenia w plikach tworzonych w tym oprogramowaniu.

8. Oferta musi zawierać informację o nazwie i wersji

str. 10

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

licencjonowania pakietu biurowego18 Bezpieczeństwo 1. Wbudowany w płytę główną układ ( nie wykorzystujący

jakichkolwiek złączy na płycie) dedykowany układ sprzętowy służący do tworzenia i zarządzania wygenerowanymi przez komputer kluczami szyfrowania. Zabezpieczenie to musi posiadać możliwość szyfrowania poufnych dokumentów przechowywanych na dysku twardym przy użyciu klucza sprzętowego. Próba usunięcia dedykowanego układu doprowadzi do uszkodzenia całej płyty głównej.

2. Obudowa powinna być wyposażona w gniazdo Kensington3. Obudowa z zamkiem (lub innym zabezpieczeniem

mechanicznym) ograniczającym możliwość "nie siłowego" dostępu do wnętrza obudowy przez osoby nieupoważnione (nie posiadające klucza do tego zabezpieczenia). Zabezpieczenie nie może wystawać poza obrys obudowy (nie dotyczy tylnej ścianki).

4. W przypadku obudowy z zamkiem Wykonawca dostarczy minimum 2 klucze do tego zabezpieczenia.

5. W przypadku użycia kłódki Wykonawca dostarczy odpowiednią liczbę kłódek wyposażonych w zamek szyfrowy.

6. Obudowa powinna być wyposażona w czujnik otwarcia obudowy współpracujący z oprogramowaniem zarządzająco – diagnostycznym producenta komputera

19 Ergonomia Głośność jednostki centralnej mierzona zgodnie z normą ISO 7779 oraz wykazana zgodnie z normą ISO 9296 w pozycji obserwatora w trybie pracy dysku twardego (WORK) wynosząca maksymalnie 22 dB (do oferty należy załączyć deklarację producenta)

20 Certyfikaty i standardy

1. Deklaracja zgodności CE (załączyć do oferty)2. Komputer musi spełniać wymogi normy Energy Star 6.1

Wymagany wpis dotyczący oferowanego komputera w internetowym katalogu http://www.eu-energystar.org lub http://www.energystar.gov – dopuszcza się wydruk ze strony internetowej

3. Potwierdzenie spełnienia kryteriów środowiskowych, w tym zgodności z dyrektywą RoHS Unii Europejskiej o eliminacji substancji niebezpiecznych w postaci oświadczenia producenta jednostki (wg wytycznych Krajowej Agencji Poszanowania Energii S.A., zawartych w dokumencie "Opracowanie propozycji kryteriów środowiskowych dla produktów zużywających energię możliwych do wykorzystania przy formułowaniu specyfikacji na potrzeby zamówień publicznych", pkt. 3.4.2.1; dokument z grudnia 2006), w szczególności zgodności z normą ISO 1043-4 dla płyty głównej oraz elementów wykonanych z tworzyw sztucznych o masie powyżej 25 gram,

4. Certyfikat ISO9001, ISO 17025 dla sprzętu (załączyć dokument potwierdzający spełnianie wymogu)

21 Gwarancja 1. 5-letnia gwarancja producenta sprzętu świadczona, w godzinach pracy Zamawiającego ( tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30 - czyli w trybie 8 x 5), na miejscu u Zamawiającego,

2. Czas reakcji serwisu - do końca dnia roboczego następującego po dniu zgłoszenia. W przypadku awarii, w tym awarii dysków twardych dyski twarde pozostają u Zamawiającego - wymagane jest dołączenie do oferty oświadczenia podmiotu realizującego serwis lub producenta sprzętu o spełnieniu tego warunku.

3. Firma serwisująca musi posiadać certyfikat ISO 9001:2000 na świadczenie usług serwisowych oraz posiadać autoryzacje producenta komputera - dokumenty potwierdzające załączyć do oferty.

str. 11

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

4. Serwis urządzeń musi być realizowany przez Producenta lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego Producenta - do oferty należy dołączyć oświadczenie Producenta potwierdzające, że serwis będzie realizowany przez Autoryzowanego Partnera Serwisowego Producenta lub bezpośrednio przez Producenta

5. Wykonawca poda informacje kontaktowe - telefon + adres email, na które Zamawiający będzie kierował swoje zapotrzebowania na obsługę gwarancyjną

6. Zamawiający poda dane (imiona i nazwiska oraz numery telefoniczne) osób upoważnionych, przez Zamawiającego, do zgłaszania potrzeb w zakresie obsługi gwarancyjnej

7. Wszelkie koszty wynikające i/lub związane z usługami świadczonymi w ramach serwisu gwarancyjnego nie ponoszone przez producenta sprzętu ponosi Wykonawca

22 Wsparcie techniczne

1. Dostęp do najnowszych sterowników zainstalowanych w komputerze urządzeń i innych uaktualnień realizowany poprzez podanie identyfikatora klienta lub modelu komputera lub numeru seryjnego komputera, na dedykowanej przez producenta stronie internetowej – w ofercie należy podać adres działającej już strony oraz sposób realizacji wymagania (opis sposobu uzyskiwania dostępu do sterowników)

2. Możliwość telefonicznego sprawdzenia konfiguracji sprzętowej komputera oraz warunków gwarancji po podaniu numeru seryjnego bezpośrednio u producenta lub jego przedstawiciela.

23 Wymagane akcesoria

Jednostkę centralną należy dostarczyć z: klawiaturą podłączana kablowo do portu USB, zgodną ze

standardowym układem znaków pisarskich, klawiszy funkcyjnych, nawigacyjnych i numerycznych (dodatkowe klawisze, jeżeli wystepują, nie mogą wymuszać nietypowego rozmieszczenia klawiszy podstawowych)

kablową myszą optyczną z rolką (przewijaczem) o rozdzielczości minimalnej 800 DPI, nie wymagającą specjalnej podkładki, podłączaną do komputera przez złącze USB – kabel o długości nie mniejszej niż 150 cm

Kablem zasilającym dopasowanym do polskich gniazd zasilajacych

Kablem USB3 do połączenia jednostki centralnej z hubem USB3 monitora – nie krótszym niż 180 cm

Kablem audio do połączenia wyjścia karty dźwiękowej z głośnikami monitora – jeżeli potrzebny.

Wymagania dla monitoraLp. Atrybuty Opis

1Typ wyświetlacza Ekran ciekłokrystaliczny (LCD) z aktywną matrycą wykonaną w

technologii IPS lub innej zapewniającej spełnienie kolejnych wymagań dla wyświetlacza

2Przekątna aktywnego obszaru monitora

minimum 23,6”

3 Proporcje obrazu Stosunek długości dłuższego boku aktywnego obszaru monitora do długości boku krótszego równy 16:9

4Liczba wyświetlanych kolorów

Minimum 16,7 milionów

5 Kontrast Statyczny – minimum 800:1 Dynamiczny - minimum 100 000:1

6 Jasność Minimum 250 cd/m27 Czas reakcji Nie dłuższy niż 6 ms8 Rozdzielczość

natywna matrycy 1920x10809 Ergonomia Kąt widzenia w poziomie/w pionie minimum 178/178 stopni

Odłączana stopa VESA

str. 12

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Obrotowa podstawa (Swivel) Regulacja wysokości ekranu nad podłożem Możliwość regulacji pochylenia panelu (Tilt) możliwość obrotu wyświetlacza o 90 stopni dookoła osi obrotu

prostopadłej do jego powierzchni (Pivot) ciężar nie większy niż 3,5 kg

10 Podświetlenie LED11 Powłoka ekranu Antyodblaskowa

12

Porty I/O (minimum)

DisplayPort D-Sub HDMI Wbudowany koncentrator (hub) USB z portem do połączenia z

komputerem i minimum 3 wolnymi portami USB dla podłączanych urządzeń (4 jeśli jeden potrzebny do podłączenia głosników). Z wymaganych 3 wolnych portów USB minimum 2 typu USB3

13

Dźwięk Wbudowane w monitor lub stanowiące opcjonalny element monitora głośniki stereo. Głośniki stanowiące opcjonalny element muszą spełniać następujące warunki:

trwały estetyczny montaż na monitorze kolor głośników powinien być dostosowany do koloru

monitora korzystają z zasilania monitora (nie wymagają osobnego

kabla zasilającego 240V lecz korzystają z energii dostarczanej do monitora)

nie ogranicza funkcjonalności monitora (pivot, regulacja wysokości, pochylenia panelu, dostęp do elementów przycisków sterowania, wolnych portów I/O)

14 Pobór mocy w trybie czuwania maksimum 0,5 W w trakcie pracy nie większy niż 23 W

15 Zabezpieczenia Zamek Kensington16 Certyfikaty Deklaracja zgodności CE (załączyć do oferty)

Certyfikat TCO 6.0 lub TCO 5.0 lub TCO 03 dla oferowanego modelu monitora. Należy dołączyć do oferty. Może być wydruk ze strony prezentującej monitory z certyfikacją TCO

Energy Star 6.0 - dołączyć do oferty WHQL - dołączyć do oferty ISO 13406-2 lub ISO 9241 – dołączyć do oferty

17 Warunki gwarancji

5-letnia gwarancja producenta świadczona, w godzinach pracy Zamawiającego ( tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30

Wykonawca poda informacje kontaktowe – telefon + adres email na które Zamawiający będzie kierował swoje zapotrzebowania na obsługę gwarancyjną

Wszelkie koszty wynikające i/lub związane z usługami świadczonymi w ramach serwisu gwarancyjnego, nie ponoszone przez producenta sprzętu, ponosi Wykonawca

Zamawiający poda dane (imiona i nazwiska oraz numery telefoniczne) osób upoważnionych, przez Zamawiającego, do zgłaszania potrzeb w zakresie obsługi gwarancyjnej

Gwarancja zero martwych pikseli Czas reakcji serwisu - do końca dnia roboczego następującego

po dniu zgłoszenia Firma serwisująca musi posiadać ISO 9001:2000 na

świadczenie usług serwisowych oraz posiadać autoryzacje producenta monitora - dokumenty potwierdzające załączyć do oferty

18 Akcesoria (minimum)

Wraz z monitorem powinny zostać dostarczone przynajmniej następujące elementy:

Kabel DisplayPort o długości nie mniejszej niż 180 cm Podręcznik użytkownika Zasilacz/Kabel zasilający

CPV: 30214000-2 Stacje robocze

str. 13

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

1.3.Dostarczy urządzenie klasy UTM i zasilacz rezerwowy spełniające poniższe wymagania

Wymagania dla dodatkowego urządzenia UTML.p. Atrybuty Opis

1 Przeznaczenie Dostarczone urządzenia, wraz z eksploatowanym już przez Zamawiającego, urządzeniem Fortigate 200D firmy Fortinet (wersja bez portów PoE) posłużą do:

utworzenia klastra wysokiej dostępności (HA) urządzeń UTM - co ograniczy ryzyko utraty bezpiecznego połączenia z siecią publiczną (Internetem) w przypadku awarii jednego urządzenia

zmniejszenia podatności urządzeń w klastrze na awarie wywołane niesprawnością zasilacza wbudowanego w urządzenia UTM

Opis eksploatowanego urządzenia

Nr seryjny: FG200D4615808702Firmware: v5.6.2 build1486 (GA)Licencje ważne do 21.12.2000 r.:

FortiCare Support (return to factory, Web/online, 8x5 support)

IPS AntiVirus Web Filtering Anti-Spam Filtering Mobile Malware

2 Zgodność Oferowane urządzenie musi być zgodne z wymaganiami producenta dla urządzenia, które będzie tworzyło klaster wysokiej dostępności z urządzeniem posiadanym przez Zamawiającego.W przypadku awarii urządzenia dotąd eksploatowanego drugie urządzenie musi być w stanie przejąć wszystkie jego funkcje, zapewnić taką samą wydajność obsługi ruchu sieciowego, a w przypadku przyszłej implementacji architektury mesh automatycznie przejąć zadania od niesprawnego urządzenia

3 Oprogramowanie/gwarancja Urządzenie należy dostarczyć z kompletem licencji/kontraktów zapewniającym mu 3 letnią opiekę producenta w zakresie zgodnym z jego opieką nad urządzeniem eksploatowanym obecnie przez Zamawiającego

4 Stan urządzenia Dostarczone urządzenia muszą być nowe, pochodzić z autoryzowanych kanałów dystrybucyjnych producenta dla klientów w Polsce i być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą składania oferty.

5 Redundantne zasilanie urządzenia

Urządzenie należy dostarczyć wraz z zasilaczem, który producent urządzeń UTM przystosował do redundantnego zasilania maksymalnie 2 urządzeń Fortigate 200D oraz z kompletem kabli potrzebnych do uczynienia z niego redundantnego źrodła zasilania dla obu urządzeń tworzących klaster HA (posiadanego i nowego).

CPV: 32420000-3 Urządzenia sieciowe

1.4. Dostarczy i wymieni kasety akumulatorowe zasilacza bezprzerowego (UPSa) podtrzymującego pracę serwerów i sprzętu telekomunikacyjnego w serwerowni

Wymagania dla kaset akumulatorowychLp. Atrybuty Opis

str. 14

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

1 Przeznaczenie Zapewnienie zasilaczowi bezprzerwowemu APC Smart RM8000Xli akumulatorów w niezawodny sposób magazynujących i oddających enęrgię elektryczną niezbędną dla podtrzymania pracy serwerów i sprzętu telekomunikacyjnego w przypadku zaników zasilania energetycznego w siedzibie Zamawiającego

2 Urządzenia objęte wymianą

akumulatorów

Zasilacz bezprzerwowy APC Smart-UPS RT 8000 XL nr ser NS0634015993,data prod.: 20.08.2006 r.2 baterie akumulatorów wydłużających czas podtrzymania UPS - APC Smart-UPS RT 192V RMBP

3 Rodzaj kaset akumulatorowych

APC Replacement Battery Cartridge #44 (RBC44)Ponieważ producent, zgodnie z informacją na stronie http://www.apc.com/us/en/faqs/FA242324/ , stopniowo wycofuje się z dostarczania takich kaset akceptujemy również dostarczenie kaset APCRBC140 wstecznie kompatybilnych z posiadanymi przez zamawiającego UPSem i bateriami akumulatorowymi.

4 Ilość kaset podlegających

wymianie

6 (każda kaseta RBC44 składa się z 2 niezależnie podłączanych obudów akumulatorowych)

6 Stan dostarczanych kaset

Dostarczone kasety i umieszczone w nich akumulatory muszą być nowe, pochodzić z autoryzowanych kanałów dystrybucyjnych producenta zasilacza UPS dla klientów w Polsce i być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą składania oferty.

7 wymienianych kaset Wykonawca odbierze zużyte kasety od zamawiającego i zadba o ich utylizację lub dalsze wykorzystanie

CPV: 31430000-9 Akumulatory elektryczne

str. 15

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

1.5. Dostarczy zapasowy przełącznik LAN oraz 2 zapasowe moduły zasilające dla stosu przełączników eksploatowanych przez Zamawiającego

Wymagania dla dodatkowego przełącznikaLp. Atrybuty Opis1 Przeznaczenie Skrócenie do akceptowalnego minimum przestoju, który zostałby

spowodowany awarią jednego z przełączników w eksploatowanym aktualnie, przez zamawiającego, stosie złożonym z 4 identycznych urządzeń lub zasilacza w jednym z tych przełączników

2 Opis 4 urządzeń dla których dostarczone urządzenie będzie

stanowiło zamiennik

Przełącznik HP ProCurve (ARUBA) 2920 48G (kod producenta: J9728A)

3 Akcesoria opcjonalne które należy dostarczyć(występujące w

eksploatowanych urządzeniach)

1 x moduł do łączenia przełączników w stos (kod producenta: J9733A)2 x dwuportowy moduł 10 Gbit/s SFP+ (kod producenta: J9731A)2 x wymienny moduł zasilacza przełącznika (kod producenta: J9739A)

6 Stan dostarczanych urządzeń

Dostarczone przełącznik i akcesoria rozszerzające muszą być nowe, pochodzić z autoryzowanych kanałów dystrybucyjnych producenta dla klientów w Polsce i być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą składania oferty.

7 Gwarancja Dla przełącznika i modułów rozszerzających standardowa gwarancja producenta

CPV: 32420000-3 Urządzenia sieciowe

1.6. Dostarczy punkt dostępowy sieci bezprzewodowej (WiFi) Wymagania dla dodatkowego punktu dostępowego sieci bezprzewodowej (WiFi)

Lp. Atrybuty Opis1 Przeznaczenie Zapewnienie zasięgu sieci bezprzewodowej w części siedziby

Zamawiającego dotychczas pozostającej poza jej zasięgiemTyp urządzenia Urządzenie musi być tzw. cienkim punktem dostępowym

zarządzanym z poziomu kontrolera sieci bezprzewodowej, którego rolę, w sieci bezprzewodowej zamawiającego pełni urządzenie Fortigate 200D firmy Fortinet. Urządzenie powinno być dedykowane do pracy wewnątrz budynku i być przystosowane do montażu na ścianie lub suficie .

2 obsługa sieci bezprzewodowych

Urządzenie musi być wyposażone w dwa niezależne moduły radiowe pracujące w pasmach 2.4 GHz oraz 5 GHz i obsługiwać następujące standardy:

2.4 GHz - b/g/n 5 GHz - a/n/ac

Urządzenie musi pozwalać na jednoczesne rozgłaszanie co najmniej 14 SSIDInterfejs radiowy urządzenia powinien wspierać następujące funkcje:

MIMO – 4x4 Maksymalna przepustowość interfejsu dla poszczególnych

pasm:o 2.4GHz – 800 Mbpso 5 GHz – 1733 Mbps

Wymagana moc nadawania min. 19 dBm Wsparcie dla 802.11n 20/40Mhz HT

str. 16

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Wsparcie dla kanału 80 MHz dla 802.11ac 8 anten zewnętrznych o zysku min. 4dBi dla pasma 2.4GHz

i 5dBi dla pasma 5GHz3 Interfejsy połączeń

przewodowych2 redundantne porty Ethernet w standardzie 10/100/1000 Base-TX (RJ45) każdy z obsługą PoE

4 Zasilanie urządzenia Urządzenie musi być przystosowane zarówno do redundantnego zasilania poprzez 2 interfejsy ETH w standardzie 802.3at jak i do zasilania przez zewnętrzny zasilacz.

5 Akcesoria opcjonalne które należy dostarczyć

2 zasilacze PoE (wstrzykiwacze) o przepustowości 1 Gbit/s zapewniające wymagane parametry zasilania dla oferowanego punktu dostępowego WiFi

Akcesoria do montażu urządzenia na suficie Akcesoria do montażu urządzenia na ścianie 8 dołączanych anten zewnętrznych

6 Stan dostarczanych urządzeń

Dostarczone urządzenia muszą być nowe, pochodzić z autoryzowanych kanałów dystrybucyjnych producenta dla klientów w Polsce i być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą składania oferty..

7 Gwarancja Dla punktu dostępowego zapewniona 3 letnia gwarancja producenta obejmująca następujące opcje serwisowe: Hardware Return To Factory - zwrot niesprawnego urządzenia Firmware & General Updates - aktualizacje oprogramowania Enhanced Support 8x5 - rozszerzone wsparcie świadczone w

trybie 8 godzin w dni robocze

CPV: 32420000-3 Urządzenia sieciowe

Kryteria oceny ofert dla zadania nr 1

Nr kryte-rium

Krótkie określenie

Udział kryter

ium ocenie[%]

Warunki spełnienia kryterium i sposób wyliczania punktacji Uwagi

1 cena oferty 60 60% dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta o najniższej cenie brutto. Pozostałe oferty otrzymają z tytułu tego kryterium ilość punktów pomniejszoną proporcjonalnie do stosunku ceny najtańszej oferty do ceny danej oferty

2 Wsparcie przy konfiguracji klastra UTM

7 Dodatkowe 7% punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała, świadczenie, w dni robocze, w godzinach 9:00 do 15:30, przez okres 2 lat od daty dostawy urządzeń, telefonicznego i mailowego wsparcia przy wdrażaniu i optymalizacji klastra wysokiej dostępności urządzeń UTM oraz rozwiązywaniu problemów z jego użytkowaniem przez minimum 2 inżynierów systemowych posiadających certyfikaty firmy Fortinet potwierdzające ich kompetencje w wymaganym zakresie. W przypadku zadeklarowania wsparcia przez 1 inżyniera oferta dostanie 3% punktów.Aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium oferent, poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzie odpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

3 Wsparcie przy konfiguracji środowiska vSphere 6.5 do współpracy z dostarczoną macierzą

7 Dodatkowe 7% punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała, świadczenie, w dni robocze, w godzinach 9:00 do 15:30, przez okres 2 lat od daty dostawy urządzeń, telefonicznego i mailowego wsparcia przy wdrażaniu i optymalizacji centralnego zasobu dyskowego dla środowiska vSphere 6.5 oraz rozwiązywaniu problemów z jego użytkowaniem przez minimum 2 inżynierów systemowych posiadających ważne certyfikaty VMware Certified Professional 6.x - Data Center Virtualization (VCP6.5-DCV lub VCP6-DCV) wystawione przez producenta (VMWARE) lub autoryzowane centrum szkoleniowe (ATC) producenta. W przypadku zadeklarowania

str. 17

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

wsparcia przez 1 inżyniera oferta dostanie 3% punktów.Aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium oferent, poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzie odpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

4 Wsparcie przy konfiguracji dostarczonej macierzy

7 Dodatkowe 7% punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała, świadczenie, w dni robocze, w godzinach 9:00 do 15:30, przez okres 2 lat od daty dostawy urządzeń, telefonicznego i mailowego wsparcia przy konfigurowaniu dostarczonej macierzy oraz rozwiązywaniu problemów z jej użytkowaniem przez minimum 2 inżynierów systemowych posiadających ważne certyfikaty wystawione przez producenta macierzy lub autoryzowane centrum szkoleniowe (ATC) tego producenta, potwierdzające kompetencje certyfikowanego personelu w zakresie wdrażania oferowanych rozwiązań SAN.Przykłady takich certyfikatów to

HP Enterprise Storage Certifications Dell Certified Associate | Storage Hitachi Data Systems (HDS) Certified Professional

W przypadku zadeklarowania wsparcia przez 1 inżyniera oferta dostanie 3% punktów.Aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium oferent, poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzieodpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

5 Przenaszalny pakiet aplikacji biurowych

6 Dodatkowe 6% punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała dostarczenie wraz z 20 stacjami roboczymi wymaganych pakietów aplikacji biurowych w wersji, której licencjonowanie pozwala nabywcy licencji na przyszłe przeniesienie oprogramowania na inną stację roboczą.Spełnienie tego wymagania oferent potwierdzi podając szczegółowy opis wersji pakietu biurowego, który zamierza dostarczyć Nazwa, kod produktu, nośnik, związane z kwestią przenaszalności szczegóły udzielanej licencji.

6 Wydłużenie licencji UTM do 5 lat

6 Dodatkowe 6% punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała dostarczenie z urządzeniem UTM pięcioletnich, a nie zawartych w podstawowych wymaganiach trzyletnich kontraktów na świadczenie usług:

FortiCare Support (return to factory, Web/online, 8x5 support) IPS AntiVirus Web Filtering Anti-Spam Filtering Mobile Malware

7 licencje FortiSandbox

4 Dodatkowe 4% punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała dostarczenie z urządzeniem UTM kontraktu rozszerzającego funkcje ochronne każdego z 2 urządzeń w klastrze o usługę FortiSandbox świadczoną przez 3 lata od daty rejestracji kontraktu.

8 benchmark wydajności stacji roboczych

3 3% dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta, do której dołączony zostanie wynik testów wydajnościowych oferowanego modelu komputera (dokładnie odpowiadającego konfiguracji oferowanej) wykonanego przy pomocy zestawu testów firmy Bapco o nazwie Sysmark 2014 potwierdzający osiąganie następujących wskaźników wydajności:

• wydajności ogólnej (overall) nie niższego niż 2000• w modelu obciążenia „Office productivity” nie niższego niż 1600• w modelu obciążenia "Data/Financial Analysis" minimum 2400

Spełnienie tego kryterium Oferent potwierdzi w jeden z poniższych sposobów:

• wskaże na liście opublikowanych wyników testów (nazwanej SYSmark 2014 Results), wykonanych oprogramowaniem SYSmark 2014, (dostępnej na stronie www pod adresem https://results.bapco.com/results/benchmark/SYSmark_2014 )

str. 18

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

model który zamierza dostarczyć – dostarczy wydruk ze strony• dostarczy wyniki testów modelu stacji roboczej ujętego w ofercie,

samodzielnie wykonanych przy pomocy oprogramowania BAPCO SYSmark 2014, potwierdzające osiąganie przez ten model odpowiednich wartości wskaźników wydajnościowych.

Kryteria o numerach od 2 do 8 mogą przesądzić o uzyskaniu przez konkretnego Wykonawcę zamówienia. Należy uwzględnić wymagalność spełnienia wymagań towarzyszących tym kryterium jeżeli ich spełnienie zadeklarowano w ofercie. Z dodatkowymi kryteriami są powiązane kary umowne za niespełnienie wymagań związanych z uzyskaniem, przez ofertę, dodatkowych punktów. Kara za każde niespełnione kryterium dodatkowe związane z uzyskaniem X dodatkowych procent punktacji będzie liczona ze wzoru:Wysokość kary umownej = 2 * X * Wartość umowy brutto / 100

Czas na realizację zadania: 3 miesiące

str. 19

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2. Zadanie 2 – Wykonanie modernizacji systemu zarządzającego obiegiem dokumentów

Cele modernizacji

1. Zapewnienie pełnej zgodności systemu z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej (Dz.U.2011.14.67 z dnia 2011.01.20) dla jednostek samorządu terytorialnego w zakresie:

Numerowania dokumentów i spraw Rejestracji dokumentów i opisywania ich metadanymi Dodawania załączników do dokumentów Tworzenia metryczek spraw Pełnienia roli systemu wspierającego pracę urzędu w systemie tradycyjnym –

opartym o dokumenty papierowe Pełnienia roli EZD dla części lub całości struktury organizacyjnej

zamawiającego2. Spełnienie wymagań zapisanych w tzw. Krajowych Ramach Interoperacyjności

(Dz.U.2017.2247 t.j. z dnia 2017.12.05) 3. Szersze, niż w eksploatowanym systemie, zintegrowanie EZD z ePUAP (elektroniczną

Platformą Usług Administracji Publicznej)4. Zintegrowanie EZD z systemem Ratusz firmy Rekord Systemy Informatyczne sp. z o.o.

w zakresie wymaganych przepływów dokumentów pomiędzy tymi rozwiązaniami5. Zwiększenie elastyczności narzędzi do zarządzania EZD 6. Uzupełnienie puli posiadanych licencji do ilości gwarantującej wdrożenie EZD na

wszystkich stacjach roboczych i uzyskanie większej wydajności publikowania wybranych treści pochodzących z EZD

7. Przeniesienie dokumentów z obecnie eksploatowanego systemu MIS Partner 21/Urzędy do nowego lub rozbudowanego rozwiązania

8. Zachowanie możliwości dalszego użytkowania dodatkowych funkcjonalności dodanych samodzielnie przez Zamawiającego do eksploatowanego rozwiązania - po ich adaptacji do nowego EZD. Dopuszczamy również zastąpienie części tych dodatkowych funkcjonalności rozwiązaniami Wykonawcy w przypadku uznania ich, przez Zamawiającego, za równorzędne

9. Zachowanie prawa do rozbudowy EZD we własnym zakresie bez utraty wsparcia Wykonawcy dla dostarczonego rozwiązania

10. Osiągnięcie powyższych celów bez porzucania zakupionej i wdrożonej wcześniej platformy IBM Notes/Domino, za czym przemawiają:

Koszty poniesione na licencje klienckie IBM Notes i zawarty w tych licencjach tytuł do skalowania serwerów stosownie do rosnących potrzeb organizacji

Koszty poniesione na rozwój środowiska obejmujące licencje serwera w wersji Enterprise, licencje ochrony antywirusowej poczty IBM Domino, koszty aplikacji Extrafax z dedykowanym sprzętem, koszt aplikacji OCR

Istniejące powiązanie aplikacji Extrafax z EZD zapewniające automatyczne rejestrowanie, w formie elektronicznej, przychodzących do Urzędu faksów

Stworzone samodzielnie dodatkowe rozszerzenia dla eksploatowanego środowiska np.

o System rozpraszający załączniki rejestrowanych dokumentów EZD na pomocnicze bazy-kontenery (zasada zbliżona do mechanizmu DAOS) powiązany dodatkowo z automatycznym (nie obciążającym pracowników) wykonywaniem OCR rozpraszanych załączników – w efekcie skuteczność wyszukiwania dokumentów skanowanych znacznie wyższa niż skuteczność szukania opartego tylko na metadanych opisujących dokument

o Prosty CMS (content Management System) wbudowany w określone typy dokumentów tworzonych w EZD zapewniający możliwość publikowania takich dokumentów w Internecie i zarządzania takimi publikacjami z

str. 20

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

poziomu EZD (ich zmianiania, usuwania, weryfikacji dostępności w Internecie, śledzenia ilości odwiedzin.

o Dwukierunkowa integracja interfejsów EZD i programu Dysponent (część systemu Ratusz wykorzystywana na niemal wszystkich stanowiskach pracy) zapewniająca błyskawiczną nawigację pomiędzy reprezentacjami umów, zleceń i faktur w tych dwóch środowiskach, eliminująca konieczność dwukrotnego wpisywania tych samych danych, pozwalająca na wykorzystanie mechanizmów EZD do przekazywania pracy w obu systemach

o Usługa newsletter (również zrealizowana jako aplikacja środowiska IBM Domino) powiązana z EZD w taki sposób, że dla okreslonych typów publikacji tworzonych w EZD automatycznie tworzony jest i wysyłany newsletter do zarejestrowanych na stronie WWW subskrybentów danego typu dokumentów

Zdobyte w trakcie 13 letniej eksploatacji obecnego rozwiązania doświadczenie użytkowników w korzystaniu z charakterystycznych cech środowiska IBM (lotus) Notes / Domino

Zadanie obejmuje:

2.1. Dostarczenie licencji upoważniających Zamawiającego do uruchomienia i używania oprogramowania IBM Domino Server Enterprise na serwerze posiadającym procesory o zagregowanej wydajności 420 PVU

2.1.Specyfikacja cech i wymagań dla zamawianej licencjiL.p. Atrybut Sposób określenia

1 Przeznaczenie Przeniesienie serwera IBM Domino Enterprise na nieco wydajniejszą platformę i uzyskanie w ten sposób szybszej reakcji serwera na kierowane do niego żądania z Internetu oraz wdrożenie mechanizmu DAOS eliminującego limit 64GB dla szybko rosnących (za sprawą dużych załączników) baz/aplikacji środowiska IBM Domino

2 Stan posiadanej licencji IBM

Domino Enterprise

Zamawiający jest w posiadaniu licencji serwera IBM Domino Enterprise dla serwera, którego procesor posiada wydajność nie przekraczającą 100 PVU (jednostki wprowadzone przez IBM do oceny wydajnosci obliczeniowej licencjonowanych serwerów). Dla posiadanej licencji nie jest aktualnie dostępny kontrakt serwisowy (Maintenance) – opieka wygasła przed końcem roku 2013)

3 rodzaj potrzebnej

licencji

Domino Enterprise Server Processor Value Unit (PVU)

4 Docelowa Ilość jednostek PVU

objętych licencją

420 (w tym 100 odnowionych)

5 Serwis Licencje należy dostarczyć z 12 miesięcznym wsparciem serwisowym (maintenance) producenta

6 Inne wymagania Dostarczone licencje powinny zostać powiązane z aktualną identyfikacją Zamawiającego w systemie CRM producenta (IBM)IBM Customer Number: 884719Passport Advantage Site Number: 3104896Uwaga: wcześniej licencje udzielane były na 2 różne nr Site co mogło przekładać się na inne przedziały cen. W latach 2012-2013 wszystkie posiadane licencje IBM zostały skojarzone z podanym numerem Site ale, być może, wcześniej używane numery Site nie zostały z ewidencji producenta usunięte.

CPV: 48825000-7 Serwery WWW

str. 21

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2.2. Dostawę licencji oprogramowania klienckiego IBM Notes

Specyfikacja cech i wymagań dla licencji oprogramowania IBM NotesL.p. Atrybut Sposób określenia

1 Przeznaczenie Uzupełnienie puli 123 posiadanych licencji oprogramowania klienckiego IBM Lotus Notes (bez aktywnego wsparcia IBM) o dodatkowe 25 licencji potrzebnych na objęcie zasięgiem poczty i innych aplikacji nowych pracowników Zamawiającego oraz objęcie minimum 100 z posiadanych licencji aktywnym wsparciem producenta (IBM)

2 Rodzaj posiadanych licencji

D52VQLL - IBM Domino Collaboration Express Authorized User License + Software Subscription & Support 12 Months

3 Rodzaj licencji w przypadku zmian w sposobie licencjonowania

Dostarczone licencje muszą być co najmniej równoważne pod względem funkcjonalnym z licencjami kupowanymi wcześniej to znaczy upoważniać zamawiającego co najmniej do

Korzystania z poczty elektronicznej/kalendarza/bazy kontaktów obsługiwanej przez serwer Domino

Korzystania z aplikacji domino na stacjach roboczych z zainstalowanym oprogramowaniem klienta Notes

Korzystania z przeglądarkowego dostępu do serwera Domino dla licencjonowanych użytkowników

Instalowania niezbędnej ilości nieklastrowanych serwerów Domino na serwerach fizycznych lub wirtualnych pracujących pod kontrolą systemów operacyjnych z rodziny Ms Windows

4 Wymagany stan docelowy licencji

Łączna ilość licencji: minimum 148Ilość licencji z rocznym wsparciem producenta: minimum 100

5 Serwis Dla minimum 100 Licencji klienckich należy zapewnić 12 miesięczne wsparcie serwisowe producenta (IBM)

6 Inne wymagania Dostarczone licencje powinny zostać powiązane z aktualną identyfikacją Zamawiającego w systemie CRM producenta (IBM)IBM Customer Number: 884719Passport Advantage Site Number: 3104896Uwaga: wcześniej licencje udzielane były na 2 różne nr Site co mogło przekładać się na inne przedziały cen. W latach 2012-2013 wszystkie posiadane licencje IBM zostały skojarzone z podanym numerem Site ale, być może, wcześniej używane numery Site nie zostały z ewidencji producenta usunięte.

CPV: 48311000-1 Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami

2.3. Dostarczenie aktualizacji dla eksploatowanego przez Zamawiającego oprogramowania ExtraFax

Specyfikacja cech i wymagań dla licencji oprogramowania ExtrafaxL.p. Atrybut Sposób określenia

1 Przeznaczenie Uaktualnienie eksploatowanego przez Zamawiajacego oprogramowania Extrafax do wersji zapewniającej jego dzialanie na serwerze IBM Domino 8.53 lub 9.x pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Microsoft Windows Server 2012 R2 Standard, a w przyszłości Microsoft Windows Server 2016

2 Dedykowany sprzęt Dostarczone licencje muszą umożliwiać użytkowanie oprogramowania w połączeniu z posiadanym już przez Zamawiającego specjalizowanym interfejsem faksowym

str. 22

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Brooktrout Fax Board TR1034+E2-2L HALF o 2 wejściach analogowych

3 Wersja oprogramowania

9.51 - lub nowsza jeśli będzie dostępna w czasie przygotowywania oferty

4 Rodzaj wymaganej licencji

Standard 15 (EFST2FB15U) - Unlimited modems or 2 channel fax board and up to 15 users

5 Wsparcie producenta

Oprogramowanie należy dostarczyć z opcją rocznego wsparcia technicznego (maintenace) ze strony producenta, świadczonego w dni robocze w godzinach pracy Urzędu

CPV: 48219700-3 Pakiety oprogramowania do serwera komunikacyjnego

str. 23

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2.4. Dostarczenie licencjonowanego pakietu narzędzi administracyjnych dla aplikacji środowiska IBM Domino/Notes

Specyfikacja cech i wymagańL.p.

Atrybut Sposób określenia

1 Wymagane funkcje oferowanego oprogramowania

1. Zmiany wartości dowolnego pola na dowolnym dokumencie lub kolekcji wybranych dokumentów bez zmieniania istniejących agentów i projektów aplikacji

2. Dodawanie, usuwanie lub zmiana nazwy dowolnego pola w dowolnym dokumencie

3. Sprawdzenie kiedy każde pole dokumentu było ostatni raz modyfikowane4. Wyświetlenie zbiorczej informacji o czytelnikach i autorach dokumentów5. Testowanie formuł - użyteczna np. do testowania wyszukiwania w bazach

Domino i testowania kryteriów selekcji dokumentów prezentowanych w zestawieniach

6. Zmiana UNID dla dokumentu7. Zmiana ID repliki (Replica ID) dla aplikacji8. Znajdowanie dowolnego dokumentu na bazie pól NoteID, UNID lub

wprowadzonej formuły9. Znajdowanie dowolnego dokumentu na podstawie URL tego dokumentu/strony10.Zmiana nazwy pliku załącznika w miejscu jego osadzenia w dokumencie11.Porównywanie ze sobą pary dokumentów prezentowanych równocześnie („side

by side”)12.Znajdowanie kilku ostatnio edytowanych dokumentów bez potrzeby tworzenia

zestawienia13.Ukrywanie/odkrywanie projektu aplikacji14.Podpisywanie bazy danych bez uruchamiania klienta administracyjnego15.Podpisywanie wszystkich elementów projektu bazy danych zmodyfikowanych

po określonej dacie16.Kopiowanie albo przenoszenie naraz dokumentów w ilości większej niż 233517.Wykonywaniie kopii serwerowej aplikacji o ukrytym projekcie do aplikacji o

projekcie odkrytym18.Dodawanie i usuwanie projektowych elementów aplikacji o ukrytym projekcie19.Wyświetlanie listy elementów projektu aplikacji sortowalnej wg daty

modyfikacji, autora, rozmiaru i innych atrybutów20.Kopiowanie, wstawianie i usuwanie elementów projektu aplikacji, różniących

się typem, w pojedyńczej akcji21.Eksport dokumentów lub całej bazy do pliku XML22.Zmienianie zawartości pola Replica ID dla aplikacji23.Zmienianie pola UNID dokumentu – np.dla naprawy problemow z replikacją24.Eksportowanie uprawnień aplikacji (ACL) do pliku XML25.Importowanie uprawnień (ACL) w trybie mieszania nadpisywania lub

dołączania26.Usuwanie wartośći $UpdatedBy ze wszystkich składników projektu aplikacji27.Globalne (w obrębie projektu aplikacji) wyszukiwanie i zmienianie atrybutów

"Prohibit design refresh..." oraz „Template name”28.Edycja w dostępnym zestawieniu nazw i aliasów elementów projektu aplikacji29.Wyszukiwanie wszystkich konfliktów zapisu/replikacji w aplikacji (bazie

danych)30.Wyświetlanie różnic między wersjami dokumentów „konfliktowych”, zamiana

ról Winner i Loser dokumentów tworzących konflikt i scalanie dokumentów „w konflikcie” metodą porównywania „pola po polu”

31.Porównywania ze sobą prezentowanych równoczesnie 2 list kontroli dostępu (ACL)

32.Wyświetlanie sortowalnego zestawienia pozostałości po usuwaniu dokumentów (deletion stubs) i ich usuwanie pojedyńczo lub wszystkich naraz.

33.Wyświetlanie sortowalnego zestawienia utworzonych w aplikacji profili (profile documents) i wykorzystanie tego zestawienia do ich edytowania, usuwania lub otwierania.

2 Rodzaj interfejsu

Funkcjonalności muszą być zintegrowane z interfejsem oprogramowania klienta Notes we wszystkich wersjach dla systemu Windows począwszy od wersji 8.5.2

str. 24

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

3 Rodzaj licencji Bezterminowa, dla całej opisanej powyżej funkcjonalności, zezwalajaca na: nierównoczesne używanie na dowolnej ilości stacji roboczych (lub

serwerów), w miejscu zatrudnienia lub w domu, z wykorzystaniem dowolnego ID o potrzebnych do działania uprawnieniach

Równoczesne używanie na kilku komputerach pod warunkiem korzystania z tego samego ID (konta użytkownika)

4 Przykład oprogramowania spełniającego wymagania zamawiającego

Przykładem oprogramowania spełniającego powyższe wymagania jest produkt NoteMan Toolbar (w wersji 2.0) firmyMartinScott Consulting LLC,8200 Greensboro Dr, Suite 900 McLean,VA 22102 US

CPV: 48311000-1 Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami

2.5. Wykonanie modernizacji eksploatowanego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) obejmującej

2.5.1. Dostarczenie rozwiązania EZD spełniającego wymagania wymienione w poniższej tabeli

Wyjaśnienie:Zamawiający eksploatuje obecnie system EOD/EZD posiadający znaczną część wymaganych funkcjonalności – nie zawsze jednak w pełni odpowiadających potrzebom.

Specyfikacja cech i wymagań dla zmodernizowanego oprogramowania EZDL.p.

Atrybut Sposób określenia

1 Przeznaczenie Zapewnienie minimum 110 pracownikom Zamawiającego, na wszystkich stanowiskach pracy biurowej, zgodnego z wymaganiami mających zastosowanie przepisów obowiazującego prawa, komputerowego wsparcia dla zarządzania dokumentacją w systemie tradycyjnym (opartym o dokumenty papierowe), a w przyszłości dla częsciowego lub calkowitego przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją (na EZD w rozumieniu obowiązującej instrukcji kancelaryjnej). Z powodu wymaganej zgodnosci z EZD w dalszej części wymagań system będzie określany tym skrótem.

2 Prawa autorskie do istniejącego rozwiązania

Zakupiony i wdrożony w roku 2004 system MIS Partner 21/Urzędy stanowi własność intelektualną dostawcy (MIS S.A.) chronioną jego autorskimi prawami majątkowymi. System zawiera w sobie jawne i ukryte elementy projektu aplikacji, które nie będą mogły być wykorzystane w zmodernizowanym rozwiązaniu bez uregulowania kwestii praw autorskich z dzisiejszym dysponentem praw autorskich dla modernizowanego systemu.

3 Architektura 1. Dostarczone rozwiązanie musi być aplikacją serwera IBM Domino w wersji 9.x pracującego na maszynie wirtualnej w środowisku vSphere 6.5 działającej pod kontrolą systemu operacyjnego Ms Windows Server 2012 R2 Standard X64.

2. Aplikacje (bazy) EZD będą obslugiwane przez oprogramowanie klienta IBM Notes w wersji 8.53 lub 9.x pracujące na stacjach roboczych działających pod kontrolą systemów operacyjnych z rodziny Ms Windows (obecnie w wersjach Ms Windows 7 Professional x64 i Ms Windows 10 Professional X64) oraz, jeżeli taka opcja zostanie zadeklarowana przez Wykonawcę, również za pośrednictwem przeglądarki internetowej (nie zamiast klienta IBM Notes).

3. Dla aplikacji (baz) systemu EZD włączone zostaną włączone

str. 25

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

mechanizmy Transaction Loging i DAOS oraz mechanizm indeksowania baz obejmujący treść dokumentów wraz z obsługiwanymi typami załączników do dokumentów

4. Wymagamy od wykonawcy aby zapewniona została możliwość współpracy zmodernizowanych aplikacji z rozszerzeniami eksploatowanymi obecnie przez Zamawiającego i możliwość dalszego przygotowywania takich rozszerzeń bez utraty wsparcia Wykonawcy dla dostarczonego rozwiązania. Zamawiający we własnym zakresie dokona niezbędnych modyfikacji tych rozszerzeń aby mogły dzialać ze zmodernizowanym systemem EZD.

5. Dla zachowania możliwości dalszego samodzielnego rozwijania aplikacji środowiska Notes i samego systemu EZD Wykonawca w udzielonej licencji upoważni Zamawiającego do: Dodawania do baz tworzących system EZD własnych elementów

projektowych. Zamawiający będzie odpowiedzialny za zapewnienie bezkolizyjności tatich dodatków przez:o eliminowanie dublowania się nazw elementów projektowycho eliminowanie operowania elementami projektowymi w sposób

powodujący nieprawidlowe działanie podstawowych funkcjonalności EZD – w razie kolizji z nieudokumentowanymi cechami systemu EZD przy wsparciu merytorycznym wykonawcy

o unikanie wprowadzania do baz systemu elementów mogących istotnie ograniczyć sprawność działania podstawowych funkcjonalności systemu – np. za sprawą zbyt dużej ilości skomplikowanych zestawień, zbyt dużej ilości dodawanych dokumentów, częstego uruchamiania agentów spowalniających działanie systemu itp.

Osadzania dodatkowych pól, podformularzy, elementów wizualizujących obsługę i działanie tych dodatkowych elementów projektowych w formularzach obsługujących tworzenie dokumentów w EZD lub w innych elementach interfejsu systemu (np. przycisków akcji w zestawieniach, odwołań do dodanych zestawień w nawigatorach itp.)

Zapisywania w bazach nowych typów dokumentów bazujących na dodanych samodzielnie elementach projektowych – np. dokumentów wprowadzajacych dodatkową paramentryzację dodanych funkcjonalności

wykorzystania, na potrzeby własne, odwolań do dostępnych w systemie elementów projektowych (bibliotek, agentow, dialogów, grafik itp.) w samodzielnie tworzonych rozszerzeniach.

6. Dostarczone rozwiązanie musi być otwarte na integrację z innymi systemami - zarówno obejmującą wymianę danych/dokumentów jak i integrację interfejsów uzytkownika.

7. Rozwiązanie musi posiadać w pełni polski interfejs użytkownika końcowego, i respektować obowiązujące w Polsce zasady poprawnego wprowadzania, sortowania i wyszukiwania tekstów, liczb i walut.

8. Interfejs klienta EZD powinien zachować funkcjonujący w obecnie eksploatowanym systemie podzial tworzonych dokumentów na 4 główne rodzaje: Korespondencję przychodzącą – obejmującą wszelkie dokumenty

dostarczone do Urzędu w postaci:o Przesyłek pocztowych tradycyjnycho Dokumentów dostarczonych osobiscie w formie papierowej

str. 26

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

o Dokumentów dostarczonych osobiscie na informatycznym nośniku danych

o Dostarczonych faksówo Dostarczonych wiadomości email –tych, które zostaną

zarejestrowane w EZDo Korespondencji dostarczonej za pośrednictwem elektronicznej

skrzynki podawczej na ePUAP

Korespondencję wychodzącą – obejmującą wszelkie dokumenty wychodzące z Urzędu w postaci:o Przesyłek pocztowych tradycyjnycho Dokumentów przekazanych adresatom osobiscie w formie

papierowejo Dostarczonych faksówo Dostarczonych wiadomości email – tych, które zostaną

zarejestrowane i wysłane za posrednictwem EZDo Korespondencji kierowanej do adresatów za pośrednictwem

ePUAP

Wewnętrzne – obejmujące:o Sprawy – tworzone w EZD dokumenty wiążące wszystkie

dokumenty tworzące akta sprawy mogące służyć do agregowania dokumentacji w formie metryczek, wykazów spraw, teczek, spisów zdawczo odbiorczych

o Dokumenty wewnętrzne – dokumenty nie będące korespondencja zewnętrzną choc możliwe jest ich

o Teczkio Spisy zdawczo-odbiorcze

Kontakty obejmujące rejestrowane:o Notatkio Rozmowy telefoniczneo spotkania

9. Każdy z rejestrowanych w EZD dokumentów powinien zawierać ustrukturyzowany (w postaci pól edycyjnych lub pól wypełnianych/modyfikowanych automatycznie) opis złożony z: Metadanych o zakresie gromadzonych informacji nie węższym niż

zapisany w Załaczniku nr 1 do obowiązujacej instrukcji kancelaryjnej

Właściwej treści dokumentu wprowadzonej bezpośrednio lub w postaci załączników

10. System powinien uzależniać możliwość skutecznego zarejestrowania dokumentu w EZD od wypełnienia wszystkich pól gromadzących metadane wymagalne w świetle Załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

11. W przypadku gdy metadane muszą mieć wartości pochodzące ze slownika predefiniowanych wpisów interfejs systemu powinien to respektować prezentując dopuszczalne wartości np. w postaci list rozwijalnych, przycisków radiowych (radio buttons) lub pól wyboru (checkbox)

12. Każdy z wymienionych rodzajów dokumentów powinien być prezentowany w postaci predefiniowanych zestawień porządkujących dokumenty danego rodzaju najpierw wg typów, a następnie wg metadanych ułatwiających agregację dokumentów. Podstawowe

str. 27

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

zestawienia dla każdego rodzaju i większości typów dokumentów powinny grupować i porządkować dokumenty co najmniej według kontrahenta Kategorii Autorów Daty utworzenia Odpowiedzialnego

Wymienione zestawienia nie wyczerpują listy przydatnych form prezentowania dokumentów. Kilka innych ważnych dla funkcjonowania EZD zestawień, które powinny być dostępne to:

Wychodzące (wszystkie, pisma, faxy, maile, ePUAP) wg daty wysłania

Książka pocztowa do obsługi korespondencji wychodzącej Korespondencja seryjna Wszystkie dokumenty niezakończone wg odpowiedzialnego Wszystkie dokumenty nie powiązane ze sprawami Wszystkie dokumenty przekazane archiwiście Sprawy według JRWA i grup spraw Sprawy z dokumentami Teczki według daty utworzenia

13. System powinien automatycznie nadawać rosnące numery porządkowe korespondencji przychodzącej wychodzącej i dokumentom wewnętrznym (każdemu rodzajowi odrębne) w ramach jednego roku nie zmieniane już w trakcie dalszej pracy z tymi dokumentami

14. Niezależnie od tworzonej automatycznie numeracji rejestrowanych dokumentów musi być zapewniona możliwość: numerowania dokumentów wychodzących i wewnętrznych,

tworzonych w ramach prowadzenia sprawy, w posób uwzględniający, w budowie numeru, przynależność do określonej sprawy – tworzenia numerów będących złączeniem numeru (znaku) sprawy i kolejnego numeru tworzonego dokumentu w sprawie

Umieszczania dokumentów w kategoriach /rejestrach i automatycznego uzyskiwania przez te dokumenty jednoznacznych numerów określających ich chronologiczną kolejność w tych rejestrach. Rejestry muszą umożliwiać:o Rozszerzanie opisu dokumentów o dodatkowe metadane (i

ewentualnie samodzielnie dodane funkcjonalności) - poprzez wprowadzenie, do podstawowego formularza dokumentu danego rodzaju, podformularza dedykowanego dla danej kategorii/rejestru

o Określenie uprawnień do posługiwania się nimi Ręcznego oznaczania rejestrowanych dokumentów wszystkich

rodzajów dodatkowymi, tworzonymi przez administratora systemu, numeratorami grupującymi dokumenty w sposób nie pokrywający się z ich przynależnością do pojedynczej sprawy lub kategorii/rejestru. W przypadku użycia tych dodatkowych numeratorów powinny one być automatycznie uzupełniane o chronologicznie przydzielane numery porządkujące oznaczone w ten sposób dokumenty. System powinien zawierać zestwienie (w grupie zestawień dotyczących dokumentów wszystkich rodzajów) prezentujące dokumenty pogrupowane i posortowane rosnąco według takich dodatkowych numeratorów

15. System powinien zawierać wbudowany edytor pozwalający administratorowi systemu definiować elementy stałe i zmienne oraz strukturę wykorzystywanych numeratorów.

str. 28

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

16. System powinien mieć zaimplementowaną funkcjonalność automatycznej obsługi szablonów aplikacji Microsoft Word i Microsoft Excel, osadzonych w formularzach dokumentów tworzonych w EZD, polegającej na wypełnianiu odpowiednio nazwanych pól tych szablonów odpowiadającymi im metadanymi opisującymi dokument

17. System EZD powinien mieć zaimplementowany, działający równolegle do systemu uprawnień dostępu do dokumentów, mechanizm blokowania możliwości równoczesnego edytowania jednego dokumentu przez więcej niż jednego użytkownika. Mechanizm ten powinien: W sytuacji gdy dokument jest aktualnie edytowany przez jednego

użytkownika uniemożliwiać jego otwarcie do edycji kolejnym osobom – w efekcie skutecznie eliminować możliwość powstawania tzw konfliktów zapisu skutkujących powstaniem 2 lub więcej wersji tego samego dokumentu o niespójnej zawartości.

Informować użytkownika próbującego otworzyć dokument o tym, że jest on aktualnie edytowany przez inną osobę i informować kto jest tym aktywnym edytującym.

18. System powinien automatyczne monitorować stan merytoryczny i status dokumentów w relacji do ustawionych dla nich terminów to znaczy powiadamiać emailem z linkiem do dokumentu osoby odpowiedzialne: o zbliżającym się terminie – z wyprzedzeniem 3 dniowym lub

innym ustawianym przez administratora o mijającym właśnie terminie

Wysyłanie tego typu powiadomień nie będzie dotyczylo dokumentów, które osiągmęły, przed upływem terminu, stan merytoryczny lub automatycznie przypisany status obiegu, który w systemie uznajemy za kończący obieg dokumentu i zajmowanie się nim.

19. System powinien dysponować wbudowanymi elastycznymi mechanizmami i funkcjonalnościami niezbędnymi do definiowania i ręcznej lub zautomatyzowanej obsługi przepływów dokumentów (workflow), zdolnymi do obsługi dowolnych procesów przebiegających według scenariuszy odmiennych od standardowo zaimplementowanych. Wykonawca w udzielonej licencj potwierdzi gotowość zaprojektowania takich niestandardowych procesów po uzyskaniu od Zamawiającego odrębnych zamówień realizowanych na indywidualnie zdefiniowanych warunkach.

20. Wykonawca przyjmując zamówienie do realizacji akceptuje możliwość odplatnego przeprowadzenia szkolenia z projektowania procesów workflow na bazie dostarczonego oprogramowania.

21. System musi mieć zaimplementowaną funkcjonalność składania bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych za pomocą certyfikatu kwalifikowanego wystawianego dla pracowników Zamawiajacego przez PWPW S.A. – w sposób zgodny z aktualnymi regulacjami prawa odnośnie takich podpisów. Obsluga podpisu powinna być zaimplementowana we wszystkich typach dokumentów przychodzacych (tylko weryfikacja podpisów), wewnętrznych i wychodzących oraz przy obsłudze wysyłania dokumentów za pośrednictwem ePUAP.

22. System musi zawierać narzędzia do administrowania aplikacją umożliwiające: Wprowadzanie różnych decyzji konfiguracyjnych do dokumentów

zbierających ustawienia konfiguracyjne Sprawne zarządzanie uprawnieniami użytkowników Gromadzenie i przeglądanie rejestrów zdarzeń (logów) dotyczących

działania systemu

str. 29

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Definiowanie słowników systemowych w tymo Kategorii rejestrowych i nierejestrowycho Symboli JRWAo Stanow merytorycznycho Słownikow TERYT w drodze importu z plików zewnętrznycho Elementów struktury organizacyjnej (osób, funkcji, komórek

organizacyjnych, stanowisk, zastepstw Definiowanie, uruchamianie i przechowywanie raportów opartych

na danych zgromadzonych w EZD Usuwanie niepożądanych stanów oprogramowania np.

o Blokad edycji nie usuniętych np. za sprawą zawieszenia się stacji roboczej użytkownika

o Przywracanie omyłkowo usuniętych dokumentów4 Zakres

przetwarzanych informacji

Dostarczone rozwiązanie musi umożliwić gromadzenie i dalsze przetwarzanie następujących informacji:1. Elektronicznych reprezentacji istniejących dokumentów papierowych

w tym: Odwzorowań tych dokumentów papierowych w postaci skanów Treści dokumentów papierowych uzyskanych uzyskanych w

rezultacie optycznego rozpoznawania znaków (OCR) Metadanych obejmujących dane narzucone przez instrukcję

kancelaryjną oraz innych danych użytecznych przy dalszym przetwarzaniu określonych typów dokumentów

Rejestrowanych czynności wykonywanych na dokumencie Załączników w formatach zgodnych z „Rozporządzeniem w

sprawie interoperacyjnosci …” Danych kontrahenta: identyfikacyjnych (Imię nazwisko, PESEL,

NIP,REGON, numer KRS/CEIDG) i teleadresowych mających zastosowanie w odniesieniu do konkretnego dokumentu

Uprawnień nadanych użytkownikom do przetwarzania poszczególnych dokumentów

2. Dokumentów elektronicznych, dla których ewentualna wersja papierowa jest wtórna i powstaje tylko z powodu wymagalności formy papierowej

3. Dokumentów Spraw - stanowiących elektroniczną reprezentację kolekcji dokumentów tworzących akta danej sprawy

4. Danych kontrahentów (osób fizycznych i prawnych), z którymi wymieniana była, jest lub będzie korespondencja w drodze osobistego przekazania, pocztą tradycyjną lub jednym z dostępnych kanałów elektronicznych. Struktura danych opisujących kontrahenta powinna umożliwiać: Rejestrację danych teleadresowych okreslających siedzibę /

miejsce zamieszkania kontrahenta:o Nazwy ulicu/aleji/placuo Numeru domuo Numeru lokaluo Kodu pocztowegoo Miejscowościo kraju

Rejestrację alternatywnych danych teleadresowych użytecznych przy adresowaniu korespondencji papierowej – adresu do korespondencji:

Rejestrację informacji użytecznych przy komunikowaniu się alternatywnymi dla poczty tradycyjnej kanałami w tym

str. 30

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

o numerów telefonicznycho numerow faksowycho adresów poczty elektronicznejo adresów ESP (elektronicznej skrzynki podawczej) na

ePUAPo decyzji kontrahenta odnośnie zamiany tradycyjnego

kanału komunikacji na opaerty o ePUAP – powiązaniu z dowolnym pismem rejestrowanym w EZD kontrahenta, który wyraził wolę komunikowania się za pomoca ePUAP powinna towarzyszyć trudna do przeoczenia sygnalizacja tego faktu – np. przez wyświetlenie osobnego okienka z komunikatem

o adresów strony WWW np. portalu do obsługi interesantów Danych ulatwiających jednoznaczą identyfikację kontrahenta tj.

o Imion i nazwisk osób fizycznycho Numeru NIP dla osób prawnycho Numeru PESEL dla osób fizycznycho Numeru KRS/identyfikatorow CEIDG

Danych ułatwiających zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z wymagami RODO:

o Tytułu przetwarzania danych osobowych opisujących kontrahenta – ze slownika edytowanego przez administratora

o Zakresu zgody na przetwarzanie danych osobowych Dowolnych innych tekstów i załączników skojarzonych z danym

kontrahentem – np. wydruk pobrany z KRS/CEIDG Dodatkowych danych klasyfikujących kontrahentów – np.

kategoria, branża, relacja z Urzędem (zamawiajacym) Alertu do automatycznego wyświetlenia w przypadku powiązania

danego kontrahenta z dokumentem -

5. Danych opisujących organizację Zamawiającego, obejmujących: Nazewnictwo i zależność podleglości zdefiniowanych komórek

organizacyjnych i stanowisk pracy Pracowników i ich przypisań do poszczególnych stanowisk pracy Specyficznych ról pełnionych w organizacji przez konkretne,

osoby stanowiska lub komórki organizacyjne - Kalendarza (lub kalendarzy) okreslających dni robocze organizacji

– poprzez wskazanie weekendowych, światecznych i innych dni wolnych od pracy

Stałych zastępstw6. Nieobecności pracowników osadzonych w przysługujących im limitach

i planach urlopów: Zwolnień lekarskich Urlopów wypoczynkowych Urlopów na żądanie i okolicznosciowych Delegacji/szkoleń Informacji o zastępstwach osób nieobecnych w pracy

7. Danych słownikowych wykorzystywanych w systemie w tym Klasyfikatorów tematyki spraw zgodnych z Jednolitym

Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA) uzupełnionych o klasyfikatory dodatkowe zdefiniowane przez Zamawiajacego. Zapeniona musi być możliwość dalszego uzupełniania tego słownika o nowe klasyfikatory

str. 31

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Kategorii (rejestrów) korespondencji przychodzącej/wychodzącej i pism wewnętrznych

Dodatkowych numeratorów pism – rejestrów pomocniczych możliwych do wykorzystania niezależnie od kategorii rejestrowych – np. grupujących dokumenty przynależne do złożonego projektu

Klasyfikatorów kontrahentów obejmujacych kategorie,relacje i branże

Statusów merytorycznych pism i spraw Lokalizacji okreslających miejsca przechowywania dokumentów Uprawnień do dokumentów Słowników TERYT

5 Podstawowe wymagania funkcjonalne wobec systemu EZD w zakresie pracy z dokumentami

1. System egzekwuje przetwarzanie spraw oraz dokumentów zgodne z Instrukcją kancelaryjną zarówno dla przypadku całkowitego lub częściowego wdrożenia EZD jak i dla przypadku pracy wyłącznie w systemie tradycyjnym - do czasu wdrożenia EZD.

2. System EZD, stosownie do: rodzaju dokumentu (przychodzący / wychodzący / wewnętrzny

/sprawa) typu dokumentu (np. przychodzące pismo, przychodzący email,

przychodzące pismo z ePUAP) ustawień konfiguracyjnych systemu statusu automatycznie przypisanego do dokumentu (np. pismo

zarejestrowane / orzekazane do zatwierdzenia / zatwierdzone / przekazane do wysyłki itp.)

uprawnień posiadanych przez użytkownika,udostępnia uczestnikom obiegu pism i spraw podzbiór czynności z następującej listy (oczywiście to nie jest lista zamknięta):

Dekretacja ad-hoc dokumentu na dowolne stanowisko w strukturze Urzędu. Dekreatcja będzie skutkowała:o Przeniesieniem roli odpowiedzialnego za dokument na adresata

dekretacjio Udzieleniem nowemu odpowiedzialnemu uprawnień do edycji

dokumentu i wykonywania na nim kolejnych czynnościo Pozbawieniem uprawnień edycyjnych poprzedniogo

odpowiedzialnego za dokument i pozostawieniem mu uprawnień czytelnika

o Przesłaniem do adresata dekretacji emaila z linkiem do dokumentu, którego dekretację wykonano

Dekretacja ad-hoc kopii dokumentu na dowolne stanowisko w strukturze Urzędu - utworzona kopia funkcjonuje od tego momentu jako niezalezny dokument, którego pierwszym odpowiedzialnym będzie adresat dekretacji kopii

Powiadomienie o dokumencie – przesłanie do powiadamianego mailem linku do danego dokumentu połączone z dodaniem uprawnień do odczytu dokumentu ale bez przeniesienia na adresata roli odpowiedzialnego za dokument

Przekazanie dokumentu do akceptacji na określone stanowisko. W odpowiedzi adresat może udzielić akceptacji lub jej odmówić podając powód. Niezależnie od werdyktu akceptującego dokument wraca do poprzedniego odpowiedzialnego zaakceptowany z zablokowaną możliwościa zmian treści lub odrzucony z możliwościa naniesienia zmian.

Przekazanie dokumentu do wysyłki pocztą tradycyjną – przekazanie

str. 32

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

dokumentu na stanowisko odpowiedzialne za obsługę korespondencji wychodzącej pocztą tradycyjną. Treść dokumentu podlegajacego wysłaniu nie jest prezentowana osobom obsługujacym wysyłkę – widzą nazwę, adresata ale nie widzą treści.

Wysłanie dokumentu pocztą elektroniczną Wysłanie dokumentu za pośrednictwem platformy ePUAP Wyslanie dokumentu faxem – opcja powinna być dostępna gdy

powiązany z pismem kontrahent posiada zdefiniowany poprawny numer linii faksowej

Zawrócenie dokumentu skierowanego do wysyłki poczta tradycyjną – po użyciu pismo wraca do osoby, która skierowala je do wysyłki (np. bez dostarczenia samej przesyłki – czyli nie było czego wysłać)

Potwierdzenie wysłania dokumentu – osoba obsługująca korespondencje tradycyjną na bazie informacji otrzymywanych od świadczacego usługi pocztowe wprowadza do EZD potwierdzenia wysłania pism.

Utworzenie nowej wersji z otwartego dokumentu. Gdy dokument osiąga stan merytoryczny blokujący możliwość dalszej pracy nad jego treścią (np. status=zaakceptowane) czynność ta powoduje utworzenie nowej wersji dokumentu o identcznej zawartości lecz z przywróconą możliwością edytowania dokumentu). System w zestawieniach dokumentów prezentuje zawsze najnowszą wersję ale z poziomu otwartej najnowszej wersji dostępne musi być przejrzenie wersji wcześniejszych

Zmiana kategtorii dokumentu w przypadku pierwotnego przypisania nieprawidłowej

Podpisanie bezpiecznym podpisem elektronicznym pliku załącznika umieszczonego w treści dokumentu

Weryfikacja podpisu złożonego na załączniku lub całym dokumencie

Utworzenie nowej sprawy powiązanej z określonym dokumentem Powiązanie dokumentu z istniejącą sprawą Odłączenie dokumentu od okreslonej sprawy Powiązanie dokumentu z kontrahentem – przypisanie do dokumentu

jednoznacznego identyfikatora kontrahenta i zapisanie w dokumencie kopii metadanych opisujących go w chwili tworzenia powiązania. Późniejsze zmiany danych tego samego kontrahenta nie będą automatycznie uaktualniane odwzorowywane w dokumentach powiązanych z tym kontrahentem.

Odłączenie kontrahenta od dokumentu Uaktualnienie w dokumencie matadanych powiązanego kontrahenta

do stanu zgodnego z aktualnym jego opisem w bazie kontrahentów Podpsanie i zablokowanie tresci dokumentu Podpisanie i zablokowanie calego dokumentu Zakonczenie sprawy Wznowienie zakończonej sprawy

3. Wszelkie czynności, wykonywane na dokumencie, powinny być odnotowywane w jego historii. Wpisy w historii powinny zawierać co najmniej:

dokładną datę i czas wykonania czynności imię i nazwisko wykonawcy zrozumiałą nazwę wykonanej czynności dane istotne dla uściślenia efektu wykonanej czynności np.:

o numer sprawy, z którą pismo powiązano

str. 33

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

o Nazwa kontrahenta, ż którym pismo powiązanoo Nazwa kategorii, z która pismo powiązano

Dobrowolne lub wymagalne wyjaśnienia dodawane do czynności np.:o Powód odmowy akceptacji dokumentuo Komentarz do wykonanej dekretacjio Treść powiadomieniao Powód zawrócenia przesyłki przekazanej do wyslania pocztą

tradycyjną4. Standardowe uprawnienia użytkownika nie będą obejmowały

uprawnienia do trwałego usuwania zarejestrowanych dokumentów. W to miejsce użytkownicy uzyskuja uprawnienie do usuwania dokumentów podobne do usuwania do kosza systemowego systemu Windows. Dokument usunięty w ten sposób pozostaje w bazach systemu EZD ale znika ze wszystkich zestawień z wyjątkiem zestawienia dokumentow usunietych (kosza) dostępnego tylko dla administratora systemu. Zestawienie to powinno posiadać dostęną funkcjonalność przywrócenia dokumentu niezasadnie usuniętego do stanu sprzed usunięcia.

5. Zgromadzone w bazach EZD dokumenty prezentowane będą w liczących nieraz wiele tysięcy pozycji zestawieniach, których przewijanie do interesujacego dokumentu mogloby zająć zbyt wiele czasu, a ponadto ograniczona, z konieczności, liczba kolumn zestawienia może utrudnić znalezienie tych dokumentów, które jesteśmy w stanie zidentyfikować tylko na bazie niewyświetlanych w zestawieniu metadanych. Dostępne w aplikacjach IBM Lotus/Domino wyszukiwanie pełnotekstowe (full text search) pozwala wprawdzie na wszechstronne wyszukiwanie dokumentów ale ze względu na operowanie nazwami pól nie zawsze zrozumiałymi dla użytkownika końcowego może okazać się dla niego zbyt skomplikowane. Aby w miare efektywnie użytkownik taki mógł wyszukiwać dokumenty dostępny musi być formularz (wyszukiwarka) do wyszukiwania dokumentow na bazie najprzydatniejszych metadanych nazwanych na formularzu w zrozumiały sposób. Analogiczna wyszukiwarka powinna być dostępna dla liczącej również wiele tysięcy wpisów bazy kontrahentów.

6. Na zestawieniach dokumentów w EZD co najmniej rodzaj typ i status dokumentu powinien być prezentowany za pomocą symboli graficznych łatwych do skojarzenia z ich znaczeniem. W ten sposób łatwiej będzie zmieścić na zastawieniach informacje które muszą mieć postać tekstów (tytuły pism, nazwy kontrahentów, numery pism, daty itp.)

7. System powinien oferować dwa mechanizmy blokowania zmian w treści i ewentualnie innych metadanych dokumentu:

Automatyczne blokowanie związane z automatycznie nadawanym statusem dokumentu np. po udzieleniu akceptacji dla pisma lub po jego skierowaniu do wysyłki

Ręczne blokowanie zmian połączone ze słożeniem podpisu pod blokowana treścią

W sytuacji gdy dalsze blokowanie treści przestaje być zasadne (np. gdy dokument od pierwszego akceptującego otrzymał akceptację a drugi warunkuje akceptację wprowadzeniem zmian) obsługiwanym sposobem na zdjęcie blokady powinno być utworzenie kolejnej wersji dokumentu.

8. System musi umożliwiać wprowadzanie informacji o nieobecnościach pracowników i ułatwia funkcjonowanie EZD przy niepelnej obsadzie stanowisk pracy poprzez:

str. 34

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Rejestrację nieobecności urlopowych (urlopy bezpłatne, na żądanie, okolicznosciowe, wypoczynkowe) i innych (delegacje, zwolnienia opieka nad dzieckiem).

Bieżącą weryfikację wniosków urlopowych poprzez weryfikację posiadania uprawnień urlopowych (przysługujący limit dni urlopu roczny + urlopy zaległe) adekwatnych do tworzonych wniosków urlopowych.

Wyliczanie rzeczywistej ilości dni urlopu opisanego datą początkową i końcową na bazie zdefiniowanego w systemie kalendarza dni wolnych od pracy

Wymuszanie wskazania zastępcy przez osoby składające wnioski urlopowe i uzyskiwania akceptacji wskazanego dla takiego zastępstwa – zatwierdzenie urlopu bez potwierdzonego zastepstwa pozostanie w gestii przełożonego

Możliwość zdefiniowania stałych zastępstw, które umożliwią stalemu zastępcy pełne wejście w rolę osoby zastępowanej po wybraniu, przy wejsciu do systemu, roli zastępcy dla okreslonego stanowiska

Umożliwienie skierowania wniosku urlopowego do akceptującego innego niż domyślny – np. Wójt gdy nieobecny kieronik referatu

Umożliwienie rejestracji nieobecności pracownika X (np. Wójta) przez uprawnionego pracownika Y (np. sekretarka Wójta) bez składania wniosku urlopowego i uzyskiwania dla niego akceptacji.

W przypadku zarejestrowanej nieobecności adresata dekretacji, powiadomienia lub prośby o akceptację dokumentu mail z linkiem do dokumentu powinien być wysyłany równocześnie do tego adresata i do stałego zastępcy

6 Wymagania funkcjonalne systemu w zakresie obsługi korespondencji przychodzącej:

1. System umożliwia rejestrację korespondencji przychodzącej: złożonej pocztą elektroniczną na dowolny adres e-mail urzędu,

komórki organizacyjnej, bądź pracownika, poprzez pliki elektroniczne z wykorzystaniem nośników

cyfrowych w formie dokumentu elektronicznego pobranego ze skrytki Urzędu

na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej w formie faksu odebranego przez aplikację Extrafax i

przekazanego do bazy korespondencji przychodzącej pobranej z systemu Ratusz przy wykorzystaniu

zaimplementowanych narzędzi integrujących oba rozwiązania2. System umożliwia rejestrację papierowej korespondencji

przychodzącej i jej odwzorowywanie w postaci cyfrowej (skanowanie).3. Wbudowana funkcjonalność skanowania dokumentów wprost do

elektronicznej reprezentacj dokumentu papierowego musi umożliwiać minimum: Wykorzystanie posiadanych przez Zamawiającego skanerów

Fujitsu modele Fi-5220c, Fi-6230Z oraz Fi-7240 Ustawianie parametrów skanowania bezpośrednio w sterowniku

urządzenia lub za pośrednictwem nakladek EZD przekazujących parametry skanowania tym sterownikom

Wybór i zapamiętanie zdefiniowanego w systemie skanera Automatyczne osadzanie plików wynikowych skanowania w treści

dokumentu EZD4. System umożliwia rejestrowanie informacji o fizycznej lokalizacji

dokumentów w postaci papierowej (dokumentacji, wniosku, sprawy w przypadku wyboru tradycyjnego obiegu dokumentów) i przeglądanie tego wykazu przez uprawnionych do tego pracowników.

str. 35

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

5. System po zarejestrowaniu korespondencji umożliwia wygenerowanie dokumentu potwierdzającego przyjęcie pisma do Urzędu, zawierającego, co najmniej, unikalny kod prezentowany dodatkowo w postaci kodu kreskowego, jednoznacznie identyfikujący złożony dokument oraz datę wpływu, liczbę załączników i dane podmiotu/osoby składającej pismo. System musi posiadać możliwość dowolnej edycji wzoru tego potwierdzenia z użyciem dowolnych metadanych rejestrowanego dokumentu we wbudowanym w system edytorze wydruków.

6. System umożliwia oznaczanie kodem kreskowym dokumentu papierowego (nadruk lub naklejka), ewidencjonowanie w systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego (reprezentacja graficzna identyfikatora pisma) oraz identyfikowanie w systemie (danych ewidencyjnych) dokumentu przy użyciu czytnika kodów kreskowych.

7. Zarejestrowane pisma przychodzące muszą automatycznie budować dziennik korespondencji przychodzącej.

8. Towarzyszący cyfrowemu odwzorowaniu dokumentu opis musi zawierać co najmniej następujące metadane (pola): rodzaj dokumentu (np. skarga, wniosek, faktura, akt notarialny,

decyzja, odwołanie, zażalenie itd) – słownik dowolnie konfigurowalny przez administratora SEOD,.dopuszcza się spełnienie tego wymagania w sposób dostepny w aktualnie eksploatowanym systemie – poprzez zdefiniowanie dodatkowych numeratorów pism korzystanie z których może być przypisane do wszystkich użytkownikow lub tylko do określonych stanowisk

datę wpływu (podpowiadaną przez system, z możliwością jej modyfikacji),

nadawcę pobranego z bazy kontrahentów wraz z jego podstawowymi danymi

krótki opis korespondencji, streszczenie pisma, nr zawarty na piśmie (znak pisma, nr faktury itp.), datę na piśmie, opis załączników pozostających w formie papierowej, liczbę załączników.

9. Dane wszystkich nadawców, adresatów pism, stron spraw, z którymi urząd koresponduje gromadzone są w bazie interesantów/kontrahentów dostępnej dla wszystkich użytkowników EZD.

10. System umożliwia rozszerzenie opisu wszelkiej korespondencji przychodzącej lub tylko korespondencji przynależnej do określonej kategorii o dodatkowe metadane poprzez osadzenie w formularzu rejestrowanego dokumentu dodatkowego podformularza prezentującego dodatkowe pola edycyjne, pola wyboru, listy rozwijalne etc. służące do wprowadzania tych dodatkowych metadanych

11. System umożliwia zdefiniowanie i osadzenie w szablonie dokumentu dowolnej liczby podformularzy zarówno bezpośrednio w szablonie dokumentu przychodzącego jak i w postaci podformularza skojarzonego z kategorią/rejestrem.

12. System posiada możliwość powielenia danych podczas rejestracji pisma z uprzednio zarejestrowanego pisma, w celu ułatwienie rejestracji np. wiele różnych pism od tego samego nadawcy, bądź wiele pism/wniosków w tej samej sprawie.

13. System współpracuje z aplikacją Extrafax (w dostarczonej wersji) umożliwiając: zarejestrowanie w EZD wpływającego faksu i dekretowanie go na

str. 36

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

stanowiska merytoryczne, usuwanie z EZD faksów niepodlegających rejestracji.

14. System usprawnia i przyspiesza obsługę interesantów załatwiających sprawy na miejscu (takie, które rozpatrywane są na miejscu) tzn. że musi być możliwośd takiej konfiguracji systemu aby wybrany pracownik dla wybranego procesu (sprawy) mógł na jednym stanowisku bez konieczności przelogowywania się dokonad rejestracji złożonego przez interesanta (w tym wypełnionego na miejscu) wniosku, jego skanowanie, zarejestrowanie dokumentów jako sprawy, jej rozpatrzenie i zakończenie w całości przy interesancie.

15. System tworzy repozytorium plików (odwzorowań cyfrowych dokumentów) dając możliwośd udostępnienia ich organom kontrolującym.

7 Minimalne wymagania funkcjonalne systemu w zakresie obsługi korespondencji wychodzącej:

1. System umożliwia tworzenie lub rejestrowanie wychodzących : dokumentów stanowiących odwzorowanie dokumentów

papierowych dokumentów elektronicznych mogących zawierać apceptacje

udzielone w EZD, bezpieczny podpis elektroniczny na załącznikach lub na calej zawartości dokumentu

korespondencji seryjnej bazującej na dokumencie szablonie lecz wysylanej do wielu adresatów

dokumentów zarejestrowanych w systemie Ratusz, pobranych z tego systemu przy wykorzystaniu zaimplementowanych narzędzi integrujących EZD z systemem Ratusz

i ich doręczanie adresatom: pocztą tradycyjną faksem emailem za posrednictwem platformy ePUAP w drodze osobistego odboru przez adresata

2. Na rejestr pism wychodzących składają się pisma wysyłane przez referentów stanowiących akta spraw oraz wysyłane z pominięciem rejestrowania ich w aktach sprawy np. zaproszenia.

3. System powinien zawierać, dostępne dla stanowisk odpowiedzialnych za obslugę korespondencji wychodzącej, dedykowane zestawienie „Książka pocztowa” prezentujące dokumenty oczekujace na wysyłkę oferujące następujące funkcjonalności

4. Rejestr pism wychodzących umożliwia wygenerowania pocztowej książki nadawczej dla określonych typów pism, umożliwia drukowanie kopert i zwrotek, pocztowych potwierdzeń odbioru lub naklejek adresowych,

5. Wzór pocztowej książki nadawczej zgodny jest z regulacjami Poczty Polskiej. System umożliwia dostosowanie książki do indywidualnej umowy z operatorem pocztowym.

6. Określanie adresata korespondencji każdorazowo następuje na podstawie wbudowanego w system rejestru interesantów/kontrahentów.

7. W szczególnych przypadkach lub na życzenie pracowników system powinien umożliwiać określenie ceny, wagi, gabarytu koperty – zgodnie z wbudowanych słownikiem w systemie.

8. Rejestracja pism wychodzących ma uwzględniać opcjonalne określania kosztów wysyłki poprzez dowolnie budowany cennik przesyłek (definiowany poprzez przedziały wagowe, typ wysyłki oraz gabaryty przesyłki).

str. 37

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

9. System umożliwia rejestrację zwrotów oraz zwrotek z poziomu rejestru pism wychodzących (bezpośrednio przy piśmie wychodzącym). Rejestracja zwrotu lub zwrotki ma skutkować automatycznym pojawieniem się zarejestrowanego zwrotu/zwrotki w teczce sprawy przy właściwym dokumencie. Jednocześnie referenci muszą mieć także możliwośd dołączania zwrotek do akt prowadzonych przez siebie spraw.

10. System umożliwia wysłanie pism w postaci dokumentu elektronicznego poprzez ePUAP.

8 Minimalne wymagania funkcjonalne systemu w zakresie obsługi korespondencji wewnętrznej:

1. System umożliwia rejestrację następujacych typów dokumentów wewnętrznych:

Spraw – dokumentów wiążących w całość dokumentacje prowadzonych spraw,

notatek rozmow telefonicznych spisów zdawczo odbiorczych przekazywanej dokumentacji

2. System posiada slownik klasyfikatorów JRWA wzbogacony o symbole dodane przez Zamawiającego. Opis JRWA zawierać musi poza cyfrowym symbolem klasyfikacyjnym i hasłem klasyfikacyjnym pola okreslające:

Czy sprawy z danym numerem w JRWA będą procedowane w systemie tradycyjnym czy w systemie EZD

Jak dlugo (maksymalnie) może trwać załatwianie sprawy Przedział dat pomiędzy którymi dany numer będzie miał

zastosowanie Jak długo dokument będzie przechowywany w komórce

macierzycstej i w innych komórkach (kategoria archiwalne) Jakie będą uprawnienia do posługiwania się klasyfikatorem

3. System automatycznie tworzy znak sprawy po wybraniu klasyfikatora JRWA - zgodnie z konwencją opisaną w Instrukcji kancelaryjnej w § 5. Ust. 3-5.

4. System umożliwia również tworzenie znaku sprawy w sposób zgodny z sytuacją opisaną w instrukcji kancelarynej w § 5. Ust. 6-7 – czyli wydzielanie grup spraw w obrębie komórki organizacyjnej i wspólnego klasyfikatora JRWA

5. System umożliwia wiązanie tworzonej sprawy z inną zakończona już sprawą (ponowne wszczęcie) lub ze sprawą niezakończoną co ma zastosowanie przy reorganizacji komórek.

6. System automatycznie generuje metryczkę sprawy zbierającą chronologicznie uporządkowane zdarzenia, dotyczące wszystkich dokumentow w sprawie, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 (Dz.U. 2012 Nr 0 Poz. 250). Metryka ta musi się dać wyświetlić na ekranie i/lub wydrukować.

9 Inne wymagania funkcjonalne systemu w zakresie pracy z zarejestrowanymi dokumentami

1. System umożliwia przemieszczanie dokumentu pomiędzy użytkownikami systemu w ustalonej dla danej kategorii spraw kolejności (zgodnie ze zdefiniowaną uprzednio ścieżką).

2. System umożliwia przemieszczanie dokumentów „ad hoc” tj. poprzez definiowanie na bieżąco kolejnego stanowiska zajmującego się sprawą, bez konieczności wykorzystywania uprzednio zdefiniowanej ścieżki.

3. System umożliwia nadanie terminów realizacji dla sprawy jak i poszczególnych pism dotyczących sprawy podczas procesu dekretacji dla uprawnionych pracowników z możliwością zmiany tego czasu zgodnie z uprawnieniami.

4. System z poziomu dowolnego egzemplarza pisma „rozmnożonego” przy pomocy dekretacji kopii informuje o istniejących wszystkich jego

str. 38

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

egzemplarzach (kopiach).10 Minimalne

wymagania funkcjonalne systemu w zakresie wspomagania archiwizacji spraw i dokumentów

1. System wspomaga pracę Archiwum Zakładowego zgodnie z Rozporządzeniem MSWIA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006, Nr 206, poz. 1518), a w szczególności powinien umożliwiać: archiwizowanie spraw (przekazywanie do archiwum

zakładowego), generowanie potwierdzeń przekazania akt do archiwum

zakładowego – spisy zdawczo odbiorcze, potwierdzanie przejęcia akt do archiwum zakładowego, generowanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej

do brakowania, brakowanie dokumentów ewidencjonowanych, zmianę klasyfikacji archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej, tworzenie „paczki archiwalnej” dla dokumentacji archiwalnej, tworzenie spisów zdawczo odbiorczych w formatach do wydruku

(wspomaganie archiwizacji papierowej) jak i elektronicznych w postaci XML.

2. System umożliwia dla spraw zarchiwizowanych zautomatyzowany eksport załączonych plików na zewnętrzne nośniki w formie tzw. paczki archiwalnej (Dz. U z 2006, Nr 206, poz. 1519 Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych).

3. Czynności związane z obsługą archiwum powinny pozwalać na pełne udokumentowanie przeprowadzonych czynności. Wszelkie generowane spisy dokumentów oraz zawartość paczki archiwalnej powinny być zgodne z obowiązującym formatem wymiany danych udostępnionym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.

4. W przypadku procedowania pism/spraw w systemie tradycyjnym system wspiera archiwizowanie polegające na przenoszeniu starszych dokumentów do bazy archiwalnej i odciążanie w ten sposób bieżącej bazy dokumentow - dla zachowania jej akceptowalnej wydajności i umożliwienia pracy z mniejszymi zbiorami dokumentów.. Archiwizacja wykonywana może być automatycznie dla dokumentów posiadających okreslone stany merytoryczne lub po zadanym czasie (niezależnie od stanu merytorycznego). Uzupełniająco możliwa musi być również archiwizacja ręczna wskazanego dokumentu. System umożliwiać powinien również, w razie takiej potrzeby, przywracanie (dearchiwizację) dokumentów do bazy bieżącej dla umożliwienia dalszego zajmowania się nimi – czas na jaki dokument jest dearchiwowany powinien być indywidualnie określany bazując na wartości domyślnej zdefiniowanej przez administratora. Zamawiajacy dopuszcza zastosowanie innych technik zagwarantowania akceptowalnej wydajności aplikacji, mimo rosnącej ilości dokumentów, pod warunkiem, że nie ucierpi na tym wygoda zarządzania aplikacją (np. poprzez zbyt małą ilość zestawień lub zbytnią komplikację interfejsów)

5. System musi zapewniać tworzenie i pełną obsługę składów chronologicznych i skladów informatycznych nosników danych zarówno dla dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym (tego systemu dotyczy tylko koniecznośc posługiwania się skladem informatycznych nośników danych) jak i dokumentacji objętej wdrożonym EZD w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej.

6. System obsługuje tworzenie spisów zdawczo odbiorczych przy

str. 39

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

przekazywaniu dokumentacji do archiwum11 Minimalne

wymagania funkcjonalne systemu w zakresie integracji EZD z pocztą elektroniczną opartą na serwerze IBM Domino i kliencie IBM Notes (IBM Lotus Notes)

Oprogramowanie klienckie Lotus Notes (IBM Notes) jest narzędziem do równoczesnej obsługi poczty elektronicznej, baz kontaktów, kalendarzy ( i ewentualnie komunikatora Sometime) jak i całej funkcjonalności tworzącej system EZD.1. Wiadomość dostarczana pocztą elektroniczną, zawierająca bezposredni

link do konkretnego dokumentu EZD, musi być podstawą systemu powiadamiania użytkowników: o zadaniach przekazywanych w ramach tworzenia i obiegu

dokumentów do których prowadzi załączony link, o nadchodzących i mijających terminach dla pism, spraw, faktur

itp. o istotnych zmianach statusu dokumentów związanych np. z

potwierdzeniem skutecznego ich wysłania, z uzyskaniem lub brakiem akceptacji

Akceptujemy istnienie uzupełniającego, wobec poczty elektronicznej, systemu informowania użytkowników o zadaniach do wykonania – np. w postaci dostępnego w kliencie Lotus Notes zestawienia dokumentów do obsłużenia przez zalogowanego użytkownika

2. Wykonawca musi dostarczyć gotowy szablon poczty elektronicznej i niezależnie, możliwe do samodzielnego dodania do istniejącego szablonu poczty, elementy projektowe, które rozszerzą obsługę poczty o: możliwość konwersji dowolnej otrzymanej wiadomości,

wskazanej w zestawieniu wiadomości otrzymanych, na dowolnej skrzynce pocztowej, do której użytkownik posiada uprawnienia na dokument przychodzący EZD (typu przychodzący email) dziedziczący z konwertowanej wiadomości:

o tytuł wiadomościo treść wiadomości wraz z ewentualnymi załącznikamio godzinę wysłaniao kontrahenta – system w przypadku znalezienia w bazie

kontrahentów wpisów o adresie email zgodnym z adresem email nadawcy konwertowanej wiadomości powinien umożliwić łatwe powiązanie utworzonego dokumentu z wyszukanym już kontrahentem (gdy znaleziono jeden pasujący podmiot) lub z kontrahentem wybranym z listy (gdy pasujących podmiotów jest więcej)

możliwość wykorzystania dostępnego na danym stanowisku oprogramowania to tworzenia i weryfikacji podpisu elektronicznego oraz posiadanych certyfikatów kwalifikowanych do:

o podpisania wybranych załączników w tworzonej wiadomości i umieszczenia w niej plików z podpisem obok lub zamiast plików podpisywanych

o podpisania całej treści wiadomości wraz z załącznikamio weryfikacji podpisów złożonych na wybranym załączniku

wiadomości przychodzącej i wyświetlenie rezultatów w okienku dialogowym pozwalającym, przy jego zamykaniu, na decyzję czy rezultaty weryfikacji mają zostać osadzone i zapamiętane w automatycznie dodanej sekcji wiadomości

uprawnienie do skorzystania z powyższych funkcjonalności powinno być udzielane poprzez przypisanie użytkownika do odpowiedniej roli w ACL (liscie kontroli dostępu) skrzynki

str. 40

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

pocztowej – pozwoli to zarejestrować dokument przychodzący typu przychodzący email również na bazie wiadomości w innej, niż własna, skrzynce pocztowej – np. wiadomości skierowanej na ogólną skrzynke poczty elektronicznej Urzędu, którą mogą obsługiwać różni pracownicy.

12 Minimalne wymagania funkcjonalne systemu w zakresie integracji EZD z ESP Urzędu na platformie ePUAP

1. System musi zapewniać możliwość dwukierunkowego komunikowania się użytkowników EZD w Urzędzie, nie logujących się bezpośrednio na platformie ePUAP, z zewnętrznymi podmiotami posiadającymi konta na tej platformie

2. W systemie musi być dostępne tworzenie definicji e-usług na ePUAP, które będą mogły być wykorzystywane do: automatycznej identyfikacji przychodzących dokumentów jako

będących efektem skorzystania z definiowanej e-usługi automatycznego przypisywania otrzymanych przesylek do

kategorii/rejestrów korespondencji przychodzącej automatycznego lub półautomatycznego kierowania przesylek na

stanowiska merytoryczne automatycznej kontroli poprawności/kompletności przesyłek automatycznego nanoszenia metadanych odczytanych z

otrzymanych przesyłek ePUAP na tworzone dokumenty przychodzące będące odwzorowaniem tych przesylek w EZD

kierowania wychodzących przesyłek na określone adresy sktrytekOpis e-usług powinien uwzględniać co najmniej następujące dane (nie wszystkie muszą być zawsze wykorzystywane): Źródło formularza wykorzystanego do utworzenia dostarczonego

dokumentu w zaproponowanej przez Wykonawcę konwencji – może to być tekst, który musi zostać znaleziony w pliku XML (np.: xmlns:wnio=”http://crd.gov.pl/wzor/2017/10/09/4494/” ) lub inaczej wskazany element struktury danych zawartych w pliku XML (np. z powodu łatwiejszej do wykonania analizy tego pliku przy okazji jego parsowania niż w drodze osobnego wyszukiwania charakterystycznego tekstu)

Identyfikator rejestru, do którego powinny automatycznie trafiać dokumenty zidentyfikowane jako pasujące do definicji e-usługi

Pole określające sposób obsługi przesyłki odebranej za pośrednictwem ePUAP w przypadku jej powiązania z daną definicją e-usługi w EZD – może to być np. lista opcji lub kod zdefiniowanego w EZD procesu. Za pośrednictwem tej danej powinny dać się przypisać co najmniej następujące scenariusze obsługi przesyłki:

o dokument jest przekazywany na stanowisko standardowo odpowiedzialne za rejestrację korespondencji przychodzącej z ePUAP (wartość domyślna)

o dokument jest przekazywany bezpośrednio na stanowisko merytoryczne związane z obslugą dokumentów rejestrowanych w danej kategorii ( rejestrze)

o dokument jest automatycznie przekazywany do systemu RATUSZ po jego zatwierdzeniu przez pracownika na stanowisku standardowo odpowiedzialnym za rejestrację korespondencji przychodzącej lub na stanowisku merytorycznym

Pole do wpisania formuły , której wartość logiczna dla analizowanego dokumentu pozwoli automatycznie rozstrzygać czy dokument ma podlegać automatycznemu przetwarzaniu i ewentualnie przekazaniu do systemu RATUSZ czy najpierw

str. 41

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

powinien trafić do osób obsługujących korespondencję przychodzącą

Ewentualne dane potrzebne do poprawnego automatycznego przekazania dokumentu do systemu RATUSZ

Dane które mogą zawęzić stosowanie definicji usługi do grup lub pojedynczych podmiotów zewnętrznych:

o Lista adresów skrytek ePUAP nadawcówo Lista NIPów nadawców – gdy opis usługi związany jest z

nadawcami instytycjonalnymio Lista numerów Pesel nadawców będących osobami

fizycznymi Nazwę formularza zawierającego w sobie dodatkowe pola i

funkcjonalności pozwalające posłużyć się niestandardowym formularzem przy redagowaniu dokumentu wychodzącęgo przez ePUAP

Lista mapowań pól zidentyfikowanego formularza e-usługi na pola zawierajace metadane dokumentu przychodzącego rejestrowanego w EZD – w przypadku zidentyfikowania e-usługi mapowania te powinny zostać wykorzystane do automatycznego wypełnienia pól dokumentu rejestrowanego w EZD

Nazwę stanowiska automatycznie powiadamianego o zarejestrowaniu nowego dokumentu przychodzącego z ePUAP, który zostal automatycznie powiązany z dana e-usługą (do wykorzystania, gdy dla konkretnej zidentyfikowanej e-uslugi adresat powinien być inny niż domyslny)

3. System musi posiadać funkcjonalność automatycznego pobierania dokumentów trafiających do ESP (Elektronicznej Skrzynki Podawczej), ze skrytek zdefiniowanych na koncie ePUAP Urzędu. W przypadku masowego wpływu dokumentów za pośrednictwem usług ePUAP wąskim gardłem ich obsługi mogłaby się stać komórka obsługująca korespondencję. Z tego powodu wymagamy aby system w maksymalny sposób wspierał rejestrowanie przesyłek elektronicznych – aby stanowiły one nie tylko ulatwienie dla interesantów ale rónież usprawniały one funkcjonowanie samego urzędu. Z tego powodu wymagamy aby system automatycznego pobierania przesyłek ePUAP działał w następujacy sposób: Pobieranie dokumentów powinno być wykonywane w

określonych przez administratora odstępach czasu lub o zadanych godzinach pobierania

Niezależnie od automatycznego pobierania przesylek interfejs użytkownika posiadającego dedykowane uprawnienie powinien umożliwiać uruchomienie połączenia z ePUAP w trybie „na żądanie”

Pobrane dokumenty muszą zostać zarejestrowane w EZD nawet w przypadku wystąpienia problemów z ich dalszym przetwarzaniem (np. z poprawną wizualizacją) pobranych plików XML stanowiących zawartość przesyłki – zaimplementowana w EZD obsługa takich błędów powinna zapewnić kontynuowanie przetwarzania kolejnych dokumentów, a nie zakończenie działania na pierwszym napotkanym błędzie

Pobrana zawartość przesyłki (plik XML) powinna być osadzana w automatycznie generowanych dokumentach przychodzących EZD w formie załącznika – jako ryginał przesyłki

Jeżeli przesyłka zawierała będzie załączniki nie osadzone bezpośrednio w pobranym pliku XML lecz tylko linki do tzw.

str. 42

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

dużych plików (do których dostęp jest możliwy tylko dla zalogowanych użytkowników ePUAP) to takie załączniki muszą zostać automatycznie pobrane wraz z dokumentem i osadzone w zarejestrowanym dokumencie EZD jako załączniki – aby użytkownik EZD mógł się z nimi zapoznać bez potrzeby logowanie się na platformie ePUAP

na podstawie zawartości wypełnionego formularza (treści przesylki w pliku XML) oraz towarzyszących usłudze plików transformaty XSLT i schematu XSD w automatycznie tworzonym dokumencie EZD powinna zostać osadzona wierna wizualizacja dostarczonego na ESP dokumentu – dostępna bezpośrednio, bez potrzeby uruchamiania dodatkowych aplikacji – umożliwiająca szybkie zapoznanie się z jego treścią. W przypadku niepowodzenia automatycznego osadzenia wizualizacji dokumentu (np. wskutek chwilowego braku dostępu do potrzebnego pliku trnsformacji XSLT) zamiast tej niedostępnej wizualizacji powinien być prezentowany przycisk, który po kliknięciu uruchomi wizualizację dokumentu „na żądanie” i, w przypadku powodzenia, osadzi rezultat w dokumencie EZD. System powinien zapewniać możliwość zarówno wydrukowania samej wizualizacji otrzymanego dokumentu jak i wizualizacji wraz z metadanymi dokumentu utworzonego w EZD.

system automatycznego pobierania przesyłek powinien wykonywać automatyczną próbę identyfikacji e-usługi na podstawie dostępnych definicji e-usług zdefiniowanych w EZD. W przypadku jednoznacznego przypisania otrzymanej przesyłki do jednej ze zdefiniowanych w EZD e-usług system powinien adekwatnie do znalezionej definicji:

o powiązać rejestrowany dokument z przypisaną do e-usługi kategorią

o weryfikować kompletność dokumentuo automatycznie kierowac dokument na stanowisko

rejestracji korespondencji przychodzacej lub bezpośrednio do pracownika merytorycznego lub do systemu Ratusz

system automatycznego pobierania przesyłek powinien wykonywać automatyczną próbę identyfikacji nadawcy bazując na:o numerze NIP nadawcyo numerze PESEL osoby fizycznejo numerze REGONo adresie skrytki ePUAP nadawcy

w przypadkach niemożliwości automatycznego powiązania rejestrowanego dokumentu z dokładnie jednym opisem kontrahenta oraz w przypadku nie znalezienia żadnego pasującego opisu kontrahenta system powinien wykonywać następujące czynności:o system EZD powinien w dokumencie zapisać odczytane z

przesyłki dane teleadresowe kontrahenta – jako dane tymczasowe

o w przypadku znalezienia więcej niż jednego opisu kontrahenta dokładnie lub tylko częsciowo pasującego do danych odczytanych z przesyłki ePUAP (z pliku XML ) lub odczytanych na etapie weryfikacji podpisów eletronicznych (najczęściej imię i nazwisko oraz PESEL) system powinien

str. 43

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

zapamiętać (na przykład w dodatkowych niewidocznych polach) jednoznaczne odsylacze do opisów proponowanych kontrahentów (np. UniversalID dokumentów zawierających dane teleadresowe „pasujących” kontrahentów)

o kierować takie niedokończone dokumenty do stanowisk odpowiedzialnych za obsługę korespondencji przychodzącej – w celu prawidłowego powiązania przesyłki z opisem kontrahenta

o obok standardowego sposobu wiązania dokumentów z opisem kontrahenta (sposobu dostępnego przy rejestracji korespondencji otrzymywanej pocztą tradycyjną) dla takich przesylek z ePUAP dostępna powinna być dodatkowa funkcjonalność umożliwiająca: wybór kontrahenta z listy proponowanych powiązań albo utworzenie nowego kontrahenta na bazie danych

tymczasowych przechowywanych w dokumencie4. EZD musi umozliwiać utworzenie dokumentu wychodzącego, który

zostanie dostarczony do adresata za pośrednictwem platformy ePUAP. Dokument tego typu może być odpowiedzią na wcześniej otrzymane, za pośrednictwem ePUAP, pismo lub być dokumentem inicjującym kntakt z kontrahentem. W pierwszym przypadku system musi oferować możliwość wskazania z jakim pismem wcześniej otrzymanym za pośrednictwem ePUAP (lub w inny sposób) tworzony dokument ma być powiązany. Wykonanie takiego powiązania powinno skutkować: Automatycznym powiązaniem dokumentu wychodzącego z tym

samym kontrahentem Wykorzystaniem w odpowiedzi numeru identyfikujacego pismo na

które odpowiadamyPrzy tworzeniu dokumentu tego typu system EZD musi egzekwować okreslenie: Adresu skrytki ePUAP adresata Czasu ( wdniach ) na odebranie dokumentu wysłanego w trybie

doręczenia (wymagającym od adresata podpisania elektronicznej zwrotki przed otrzymaniem wlasciwej przesyłki)

5. Jeżeli dokument wychodzący przez ePUAP powiązany zostanie z kontrahentem którego opis zawiera adres skrytki epuap to adres ten zostanie wykorzystany jako domyślna wartość pola okreslajacego skrytkę adresata

6. Jeżeli dokument wychodzący przez ePUAP powiązany zostanie z kontrahentem bez określonego adresu skrytki ePUAP to system obok pola służącego do ręcznego wpisania adresu skrytki ePUAP adresata powinien wyświetlić przycisk umożliwiający zapisanie wprowadzonego adresu skrytki w dokumencie opisującym powiązanego kontrahenta

7. System EZD musi umożliwiać użytkownikowi EZD wysłanie, przez ePUAP, dokumentu wychodzącego, adresowanego do kontrahenta, dla którego zdefiniowano adres skrytki ePUAP w jeden z dwóch dostepnych sposobów: Wysyłki „w trybie „z podpisem” Wysyłki „w trybie doręczenia”

8. System musi pobierać z ePUAP, poza samymi przesyłkami, również wszelkie poświadczenia wystawiane przez ePUAP w ramach obsługi elektronicznych skrzynek podawczych (UPP, UPO, UPD) i osadzać je w rejestrowanych w EZD dokumentach, których te poświadczenia dotyczą.

str. 44

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

13 Minimalne wymagania funkcjonalne systemu w zakresie integracji EZD z systemem RATUSZ

1. Zamawiający eksploatuje system RATUSZ firmy Rekord obejmujący swoimi funkcjami szereg obszarów merytorycznych, którymi zajmują się pracownicy urzędu. Obecnie w systemie powstaje spora część korespondencji kierowanej do mieszkańców gminy oraz firm. Spora część otrzymywanej korespondencji podlega rejestracji w bazach tego systemu, a zatem spora część załatwianych spraw posiada dokumentację rozproszoną pomiędzy systemem Ratusz i przewidzianym do modernizacji eksploatowanym obecnie stemem do zarządzania obiegiem dokumentów. Sprawia to, że w systemie do zarządzania dokumentacją nie mamy kompletnej dokumentacji spraw, obsługa korespondencji wychodzącej realizowana jest równolegle dwoma kanałami, a dane zawarte w korespondencji przychodzącej nie są bezpośrednio dostępne w systemie RATUSZ (muszą być przepisywane do tego systemu nawet gdy trafią do urzędu w postaci dokumentów elektronicznych.Dla umożliwienia integracji systemu RATUSZ z systemami EZD nie będącymi produktami firmy Rekord (integracji rozumianej jako wymiana dokumentów z obcym EZD) zamawiający zakupił licencje do modułu systemu RATUSZ umożliwiającego tak rozumianą integrację. Moduł ten korzystając z technologii webserwisów umożliwia dwukierunkowe przekazywanie dokumentów pomiędzy EZD i systemem RATUSZ.

2. Wymagamy aby, na bazie połączenia zmodernizowanego EZD z modułem integracyjnym systemu RATUSZ, Wykonawca zapewnił: możliwość przekazywania wybranych dokumentów

przychodzących EZD do systemu RATUSZ (funkcja SendDocument modułu integracyjnego). W szczególności Wyknawca musi zapewnić że wskazane 8 rodzajów pism przychodzących za pośrednictwem ePUAP (e-usługi przygotowane przez firmę Rekord) będzie przekazywane do systemu Ratusz w sposób zaakceptowany przez firmę Rekord – czyli w sposób, który umożliwi prawidłowe pobranie, przez system Ratusz, danych zawartych w zarejestrowanych przesyłkach ePUAP.

możliwość pobierania wybranych dokumentów z systemu RATUSZ do EZD (funkcja GetDocument modułu integracyjnego)

możliwość przekazywania danych kontrahentów pomiędzy EZD i systemem RATUSZ

możliwość wymiany danych spraw oraz dokumentów w sprawie pomiędzy obu systemami. Konfigurowalnym, przez administratora systemu EZD, kluczem do ustalenia kierunku przekazywania spraw powinny być albo numery JRWA albo grupy spraw w danym JRWA (gdy w tym samym JRWA część dokumentów powstaje w EZD a część w systemie Ratusz

możliwość importowania dokumentów wychodzących, utworzonych w systemie RATUSZ

możliwość przekazywnia z EZD potwierdzenia wysyłki pisma i daty doręczenia do systemu Ratusz

14 Wymagania w zakresie ergonomii

W wielu sytuacjach ilość ręcznych wpisów, kliknięć, wędrówek pośród zestawień dokumentów i opcji menu można znacznie ograniczyć wprowadzając funkcjonalne skróty lub alternatywne ścieżki działania wykorzystujące kontekst miejsca, z którego rozpoczynamy pracę.Wśród tego typu udogodnień wymaganym minimum będzie zapewnienie działania następujących ułatwnień:1. Przy tworzeniu nowych dokumentów rodzaj dokumentu domyslnie jest

str. 45

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

ustawiany jako zgodny z kontekstem prezentowanych list dokumentów lub opcja tworzenia nowego dokumentu daje się wprost uruchomic jako tworzenie dokumentu konkretnego rodzaju i typu. Gdy wyświetlane jest np. jakieś zestawienie dokumentów wychodzących to domyślnie nowy tworzony dokument będzie pismem wychodzącym. Taka organizacja menu pozwoli 2 kliknięciami zainicjować tworzenie nowego dokumentu określonego rodzaju i typu.

2. W otwartym dokumencie przychodzącym dostępna będzie czynność utworzenia pisma wychodzącego stanowiącego odpowiedź. Nowo tworzony dokument powinien: automatycznie dziedziczyć powiązanie z kontrahentem automatycznie dziedziczyć powiązanie z określoną sprawą uzyskiwać automatyczny tytuł (zgodny z tytułem przychodzącego

pisma na które odpowiadamy) z mozliwością jego zmiany – np. przez dodanie na początku tekstu „Odpowiedź:”

3. Gdy w którymkolwiek zestawieniu kontrahentów zaznaczony jest pojedyńczy podmiot lub otwarty został zestaw danych opisujących konkretnego kontrahenta to dostępna powinna być czynność utworzenia nowego dokumentu przychodzącego lub wychodzącego, który automatycznie zostanie powiązany z tym konkretnym kontrahentem. W takim scenariuszu tworzenia pisma wychodzącego dostępne typy tworzonego dokumentu powinny być skorelowane z zakresem posiadanych danych danego kontrahenta – np. typ dokumentu wychodzący ePUAP powinien być dostępny tylko gdy zaznaczony kontrahent ma zdefiniowaną skrytkę ePUAP, albo typ wychodzący email powinien być dostępny tylko gdy kontrahent ma zdefiniowany adres poczty elektronicznej. Alternatywnie, akceptujemy udostępnienie pełnej listy typów dokumentów powiązane z koniecznością wpisania w wyświetlonym okienku dialogowym brakujących danych zanim nowy dokument zostanie utworzony – np. okienka do wpisania nr faksu gdy wybierzemy typ wychodzący faks dla kontrahenta bez zdefiniowanego numeru faksu. W tej drugiej sytuacji wprowadzona dana powinna automatycznie uzupełniać dane teleadresowe nowego dokumentu jak i dane opisujące kontrahenta (do przyszlego wykorzystania)

4. Przy opisywaniu kontrahenta danymi o ścisle okreslonej strukturze, pozwalającej na weryfikację poprawności (np. PESEL czy NIP), wpisywane ciągi powinny być automatycznie sprawdzane pod względem logicznym (np. w numerze PESEL cyfry oznaczajace miesiąc nie powinny dawać liczby większej niż 12) i pod względem zgodności z regulami ich tworzenia (np. weryfikacja cyfry kontrolnej)

5. Opisywanie kontrahenta wspierane musi być przez zaimplementowane w systemie wykorzystanie słowników TERYT i oparte na tych słownikach podpowiedzi.

6. System powinien wspierać szybkie tworzenie brakującej definicji kontrahenta dla dokumentu otrzymanego z ePUAP. System rejestrując dokument otrzymany za pośrednictwem ePUAP podejmuje probę powiązania go z istniejącą definicją kontrahenta. Gdy próba ta nie powiedzie się musimy utworzyć nową definicję kontrahenta, którego będziemy mogli powiązac z rejestrowanym wlasnie dokumentem z ePUAP. Tu jednak możemy uzyskać realną korzyść z elektronicznego doręczenia dokumentu – odebrany z ePUAP plik XML zawiera w swojej strukturze łatwe do odszukania i wykorzystania dane opisujące nadawcę, które łatwo możemy wykorzystać do utworzenia nowej jednoznacznej definicji kontrahenta i to dane, które prawie zawsze zawierają adres skrytki nadawcy i jego NIP lub PESEL – czyli dane przydatne przy automatycznej identyfikacji kontrahenta dla kolejnych otrzymywanych od niego, tą samą drogą, dokumentów.

7. System powinien wspierać sprawną obsługę korespondencji wychodzącej pocztą tradycyjną nie tylko poprzez tworzenie książki pocztowej i umożliwienie jej drukowania ale również przez implementację 2 stosowanych równolegle technik ułatwiających wymagane przez pocztę skorelowanie kolejności przesyłek w zbiorze z

str. 46

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

ich kolejnością w książce pocztowej: Pracownik bierze ze sterty kolejną przesyłkę odszukuje ją i

zaznacza w zestawieniu, a następnie klika na przycisku paska akcji zestawienia powodującym przemieszczenie zaznaczonego dokumentu na pierwsza pozycję zestawienia. Powtórzenie tych działań dla przekładanych kolejno przesyłek pozwala skorelować kolejnośc przesyłek w stercie z kolejnością na wydruku książki pocztowej.

Zaimplementowane w systemie EZD drukowanie kopert dla zaznaczonych w zestawieniu przesylek wychodzących powinno uwzględniać możliwość nadrukowania na kopercie, poza nazwami i adresami nadawcy i adresata, również kodu prążkowego z jednoznacznym identyfikatorem dokumentu (np. UniversalID dokumentu lub automatycznie nadawany numer kolejny pisma wychodzącego). System powinien umożliwiać szybkie odszukiwanie, w zestawieniu służącym do obslugi korespondencji wysyłanej, pozycji odpowiadających zeskanowanym kodom prązkowym z opisanych w ten sposób kopert.

8. System umożliwia dekretację grupy dokumentów zaznaczonych w widoku (najlepiej w widoku wszystkich dokumentow wychodzacych / przychodzacych wewnetrznych) do wspólnego odbiorcy. Akcja powiedzie się jeśli wykonujący ją ma odpowiednie uprawnienia do zaznaczonych dokumentów (odpowiada za nie) i żaden z zaznaczonych dokumentów nie został przez kogoś zablokowany.

9. System powinien umożliwiać określanie domyślnej konfiguracji wszystkich parametrów określających sposób skladania bezpiecznych podpisów elektronicznych i weryfikowania takich podpisów przy wykonywaniu tych czynności za pośrednictwem interfejsu systemu EZD. Równolegle system powinien umożliwiać tworzenie lokalnych konfiguracji podpisu/weryfikacji dla konkretnego użytkownika. Przy skladaniu/weryfikowaniu podpisów system powinien korzystać z ustawień uzytkownika gdy są zdefiniowane, a gdy takiej indywidualnej konfiguracji brak powinien korzystać z ustawień domyślnych

15 Wymagana dokumentacja

1. Podręcznik użytkownika systemu EZD w wersji elektronicznej (plik PDF) gotowej do ewentualnego wydruku z ułatwioną nawigacją w obrębie dokumentu (tytuły i istotne określenia z odsyłaczami do opisów szczegółowych)

2. Dokumentacja administratora systemu obejmująca wszelkie powtarzalne i jednorazowe czynności administracyjne w tym:

zarządzanie uprawnieniami użytkownikow, stanowisk, ról/funkcji modyfikowanie uprawnień do istniejących i przyszłych

dokumentow w sytuacji zmian w strukturze organizacyjnej i towarzyszących im niezbęnych zmian uprawnień użytkowników

opis danych konfiguracyjnych systemu i zalecenia odnośnie prawidlowego ustawiania tych danych

opis przygotowywania i uruchamiania oraz składowania raportów bazujących na danych zgromadzonych w EZD

opis implementacji słownikow TERYT szczególowy opis tworzenia i dodawania do dokumentów EZD

szablonów Ms Word i Ms Excel w sposób zapewniający wypełnianie tych szablonów dostepnymi metadanymi

konfigurowanie oprogramowania do składania i weryfikowania bezpiecznych podpisów elektronicznych

dokładny opis narzędzi i technik związanych z implementacją certyfikatów serwerowych wykorzystywanych do automatycznego komunikowania się EZD z webserwisami ePUAP

dokładny opis konfiguracji połączenia EZD z systemem RATUSZ na potrzeby integracji obu systemów

dokumentacja opisująca sposób tworzenia w EZD nowych pism (dowolnego rodzaju i typu) w języku programowania (Lotus Script przy wsparciu bibiotek kodu) w sytuacji gdy zamawiający będzie potrzebował w sposób programowy (a nie przez interfejs

str. 47

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

użytkownika) tworzyć nowe dokumenty EZD podlegające dalszemu obiegowi zgodnemu z obslugą pism tworzonych przez użytkownikow końcowych. Opis ten musi zawierać omówienie kroków niezbędnych do wykonania aby dokument został poprawnie zarejestrowany, opisany metadanymi, aby dal się bez błędow zapisać i obsługiwać analogicznie do dokumentow rejestrowanych przez interfejs użytkownika końcowego.

16 Migracja danych

1. W dostarczonym systemie EZD muszą się znaleźć dokumenty z bazy dokumentów bieżących obecnie eksploatowanego rozwiązania – około 170 000 dokumentów z ostatnich 3 lat. Starsze dokumenty (około 600 000 dokumentów) znajdują się w bazie archiwalnej obecnego rozwiązania.

2. Stworzyć należy mechnizm, który w razie takiej potrzeby umożliwi pobieranie starszych dokumentów lub całych spraw z dokumentami z bazy archiwalnej wprost do nowego systemu EZD lub po ich wcześniejszej dearchiwizacji do bazy produkcyjnej modernizowanego systemu.

3. Dokumenty zmigrowane muszą osiągnąć stan umożliwiający dalsze prowadzenie spraw których dotyczą w tym: Kontynuowanie numeracji dokumentów powiązanych ze sprawą Kompletowanie metryczek spraw – przez skolekcjonowanie i

posortowanie chronologiczne zdarzeń dotyczących dokumentów zarejestrowanych w starym systemie i wpisanie rezultatu jako początkowego stanu metryczek w nowym systemie – można skrzystać z fragmentów kodu stworzonego przez zamawiającego realizującego podobne zadanie. Alternatywą pozwalającą uniknąć masowego generowania metryczek może być wbudowanie na stałe funkcjonalności umożliwiającej generację metryczki gdy jest ona pusta (nie były odkładane zdarzenia dotyczące dokumentów w sprawie. Istniejący kod zamawiającego bazuje na opisach zdarzeń stosowanych w istniejącym rozwiązaniu – musi bazować na istniejących wpisach do historii dokumentów

Zamykanie spraw4. Wysyłka dokumentów przekazanych do wysłania zostanie

potwierdzona w nowym EZD5. Nowe rozwiązanie musi przejąć od istniejącego wszystkie zdefiniowane

w nim klasyfikatory JRWA – w razie potrzeby uzupełnione o niezbędne dane

6. Nowe rozwiązanie przejmie od istniejącego systemu wszystkie definicje kategorii/rejestrów dokumentów

7. Przeniesione zostaną funkcjonujące w obecnym systemie przysługujące i wykorzystane urlopy i inne formy rejestrowanych nieobecności

8. Nowe EZD będzie dziedziczyło strukturę organizacyjną zdefiniowaną w systemie istniejącym uzupełnioną o wymagane dodatkowe dane nowego rozwiązania

9. Nowe EZD odziedziczy po istniejącym stan numeracji pism i spraw10.Przeniesione zostaną wszelkie słowniki11.Przeniesiona musi zostać zawartość aktualnej bazy kontrahentów z

uwzględnieniem informacji o skrytkach ePUAP (pole dodane do standardowej formatki opisu kontrahenta)

17 Założenia organizacyjne

1. Wykonawca dostarczy listę wszystkich osób zaangażowanych w realizację wdrożenia zmodernizowanego systemu EZD, które będą mogły uzyskiwać dostęp do danych, których administratorem jest Zamawiający.

2. Dla wymienionych powyżej osób Zamawiający przygotuje imienne

str. 48

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

upoważnienia do czasowego przetwarzania danych osobowych zgromadzonych w modernizowanym systemie EZD, zawierające również zobowiązanie, że nie udostępnią przetwarzanych danych osobom nieupoważnionym i usuną wszelkie wykonane kopie przetwarzanych danych niezwłocznie po zakończeniu wdrożenia zmodernizowanego EZD.

3. Na czas realizacji zamówienia Zamawiający zapewni wykonawcy zdalny dostęp (szyfrowanym kanałem VPN) do serwerów uczestniczących we wdrożeniu zmodernizowanego EZD.

4. Wykonawca zapewni, że ze zdalnych dostępów do migrowanych danych będą mogli korzystać tylko jego pracownicy, upoważnieni przez Zamawiającego zgodnie z pkt. 2 oraz, że korzystanie to będzie ograniczone wyłącznie do zakresu dającego się uzasadnić realizowanym zamówieniem.

5. Wykonywane wdrożenie zmodernizowanego EZD nie może spowodować przestoju w pracy Urzędu

6. Dla prawidłowej wstępnej konfiguracji zmodernizowanego systemu EZD

Zamawiający, w pierwszych 2 tygodniach realizacji zamówienia, zaprezentuje dodatkowe funkcjonalności, samodzielnie opracowane, z których zamierza nadal korzystać

system zostanie w pierwszym miesiącu realizacji zamówienia zaprezentowany Zamawiającemu w sposób przygotowujący go do wstępnych decyzji konfiguracyjnych nie wynikających bezpośrednio z opisanych tutaj wymagań

18 Zakończenie realizacji

Wdrożenie zmodernizowanego EZD musi się zakończyć do 30 września 2018 r.Zakończenie wdrożenia musi zostać potwierdzone obustronnym podpisaniem protokołu końcowego, zamykającego wszystkie składowe elementy wdrożenia:

Dostawy licencji objętych zamówieniem Migrację danych Prezentację działania funkcji integracyjnych Szkolenie dla 2 administratorów Maksymalnie 5 jednodniowych tur szkolenia dla użytkowników

systemu Dostarczenie wymaganej dokumentacji Dostarczenie danych kontaktowych związanych z wymaganym

wsparciem powdrożeniowym

19 Wsparcie producenta

Oprogramowanie należy dostarczyć z opcją 3 letniego wsparcia technicznego ze strony producenta, świadczonego w dni robocze w godzinach 9:00-15:30Wsparcie będzie obejmowało:

Dostarczanie aktualnych wersji systemu Dostarczanie aktualizacji systemu dopasowujących go do

zmieniającego się otoczenia (np. współpraca z ePUAP, zmiany w wymaganiach dla podpisu elektronicznego itp.)

Dostarczanie/implementowanie poprawek eliminujących znane wcześniej lub zgłoszone przez zamawiającego błędy

Udzielanie mailowych i telefonicznych konsultacji związanych z eksploatacją systemu EZD – w tym dotyczących bezpiecznej koegzystencji systemu EZD z funkcjonalnościami dodanymi samodzielnie przez Zamawiającego.

20 Doświadczenie Oferent musi dołączyć dokumenty potwierdzające (referencje), ze w

str. 49

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

w zakresie wdrażania podobnych rozwiązań

okresie 3 lat wstecz od daty złożenia oferty zrealizował co najmniej 2 wdrożenia lub modernizacje systemów EOD/EZD opartych o środowisko IBM Notes/Domino, każde obejmujące co najmniej 60 użytkowników.

Wyjaśnienia:CPV:48311000-1 Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami 80533100-0 Usługi szkolenia komputerowego

Kryteria oceny ofert dla zadania nr 2

Nr kryte-rium

Krótkie okreslenie

Udział

kryterium w

ocenie[%]

Warunki spełnienia kreyterium i sposób wyliczania punktacji Uwagi

1 cena oferty 60 60% dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta o najniższej cenie brutto. Pozostałe oferty otrzymają z tytułu tego kryterium ilość punktów pomniejszoną proporcjonalnie do stosunku ceny najtańszej oferty do ceny danej oferty

2 Pełen dostęp do kodów

źródłowych i dokumentacji projektowej

systemu

15 oferta uzyska dodatkowe 15% dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje że:

dostarczy kody źródłowe użytych w systemie elementów projektowych wraz z ich dostępną dokumentacją

w udzielonej zamawiającemu licencji upoważni go do wykorzystywania tych elementów projektowych do samodzielnego lub przy wsparciu stron trzecich rozwijania systemu wyłącznie na użytek własny (oczywiście zobowiązując zamawiającego do poinformowania strony trzeciej, że nie może wykorzystywać uzyskanych w takiej sytuacji informacji o rozwiązaniach oferenta do celów innych niż świadczenie usług na rzecz zamawiającego).

Będzie świadczył powdrożeniowe wsparcie dla dostarczonego rozwiązania eliminujac błędy i rozwiązując występujące problemy nie spowodowane bezposrednio przez ingerencję zamawiającego w elementy odpowiedzialne za działanie wdrożonych funkcjonalności

3 Dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową

7 oferta uzyska dodatkowe 7% dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD będzie osiągalny dla uprawnionych użytkowników również przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Deklarację taką uznamy za zasadną gdy:

Dostęp przez przeglądarkę możliwy będzie wyłącznie przez bezpieczne szyfrowane połączenie z repliką systemu EZD udostępnianą przez serwer inny niż serwer podstawowy wykorzystywany wyłącznie wewnętrznie.

Prezentowanie zestawień i zawartości dokumentów odbywać się będzie bez wykorzystania appletów Javy

system umożliwiać będzie oglądanie w przeglądarce dokumentów EZD do których dany użytkownik posiada dostęp i załączników do tych dokumentów

system umożliwi wykonywanie na wyświetlonych dokumentach co najmniej następujących czynności:

o akceptacji/odmowy akceptacjio dekretacji/dekretacji kopiio powiadomienia

4 zdjęcie limitu użytkowników

EZD

7 7% dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta uwzględniająca - zdjęcie limitu użytkowników EZD do 110 i umożliwienie wykorzystywania systemu EZD na ilości stanowisk zgodnej z ilością posiadanych licencji oprogramowania klienckiego IBM Lotus Notes

5 5 lat wsparcia 6 Wydłużenie pogwarancyjnego wsparcia systemu do 5 lat

str. 50

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

6 Wysyłanie dużych plików

2 oferta uzyska dodatkowe 2% dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD wysyłając dokument przez ePUAP będzie w stanie automatycznie wykorzystać mechanizm dużych plików gdy tylko wykryje,że tworzony dokument wychodzący zawiera załączniki o rozmiarze większym niż limit rozmiaru osadzonych załączników.

7 Pełna parametryzacj

a podpisu elektroniczneg

o

2 W określonych sytuacjach (np. przy podpisywaniu dokumentu wysyłanego przez ePUAP) bezpieczny podpis elektroniczny musi być składany w ścisle określony sposób, niekoniecznie oczywisty dla użytkownika i zgodny z domyślnymi ustawieniami oprogramowania do składania podpisów.

Oferta uzyska dodatkowe 2% dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD będzie w stanie tak sterować składaniem bezpiecznych podpisów elektronicznych, że w sytuacjach wymagających użycia ściśle określonego rodzaju podpisu system wymusi złożenie takiego własnie podpisu

8 Filmy instruktażowe

1 oferta uzyska dodatkowe 1% dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD wraz z zestawem filmów instruktażowych obejmujących co najmniej następujące działania w systemie:

tworzenie definicji kontrahentów wiązanie dokumentów z kontrahentami tworzenie korespondencji seryjnej podpisywanie i blokowanie treści dokumentów tworzenie wersji dokumentów obsługa ksiązki pocztowej tworzenie i wysyłanie dokumentów do adresatów na

platformie ePUAP procedowanie spraw w EZD i w systemie tradycyjnym obsługa skladów chronologicznych i informatycznych tworzenie raportów wyszukiwanie dokumentów wbudowaną w system

wyszukiwarką

3. Inne wymagania do spełnienia przez Wykonawcę:

Podanie nazw i symboli producenta licencji, które uwzględniono w ofercie.Podanie nazwy producenta i nazwy oferowanego systemu EZD. Wskazanie w ofercie czy Wykonawca będzie spełniał wymagania dodatkowe, a jeśli tak to powinien wskazać które wymagania dodatkowe spełni. Wykonawca na etapie ofertowania deklaruje w formularzu ofertowym spełnianie wymagań , pozwalających na przyznanie dodatkowych punktów , w przypadku nie spełnienia przez Wykonawcę wcześniej deklarowanych wymogów w zakresie :

- pełnego dostępu do kodów źródłowych i dokumentacji projektowej systemu- dostępu do systemu przez przeglądarkę internetową- zdjęcia limitu użytkowników EZD- deklaracji 5 lat wsparcia-wysyłania dużych plików- pełnej parametryzacja podpisu elektronicznego- dostarczenie filmów instruktażowe

Wykonawca będzie obciążony karami umownymi.

4. Sposób płatności: Pojedyncza faktura wystawiona po obustronnym podpisaniu protokołu przekazania-odbioru, płatna w terminie 21 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego. NIP Zamawiającego/Płatnik Gmina Kobierzyce – NIP: 896-13-08-068

str. 51

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

osoba wskazana ze strony Zamawiającego do nadzoru merytorycznego nad wykonaniem przedmiotu umowy lub inne dodatkowo wskazane osoby (z zakresem działania):

5.Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik do SIWZ.6. Integralną częścią dokumentacji przetargowej jest umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych dla zadnia nr 2, która zostanie podpisana przez Wykonawcę realizującego zadanie nr 2 .

IV. Termin wykonania zamówienia dla poszczególnych części od dnia zawarcia umowy dla zadania nr 1 – 3 miesiące dla zadania nr 2 - 3 miesiące

V. Warunki udziału w postępowaniu i podstawy wykluczenia

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, że nie podlegający wykluczeniu i spełniający wskazane poniżej warunki udziału w postępowaniu dotyczące :

1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:W celu potwierdzenia spełniania wymagań w zakresie wymienionego warunku Zamawiający wezwie Wykonawcę , którego oferta jest najkorzystniejsza do złożenia:

a. dokumentu, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego tj.150.000,00zł ( taka sama wysokość ubezpieczenia obowiązuje dla każdej z części jak również jeśli Wykonawca składa ofertę na dwie części łącznie).

2) zdolności technicznych lub zawodowych:W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę wyżej wymienionego warunku zamawiający wezwie Wykonawcę którego oferta jest najkorzystniejsza do złożenia następujących dokumentów:

a. wykazu dostaw lub usług wykonanych a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

- dla części I wymagana jest realizacja przynajmniej dwóch dostaw sprzętu serwerowego i/lub telekomunikacyjnego o wartości brutto nie mniejszej niż 300.000,00zł każda.-dla części II wymagana dwóch realizacji polegających na wdrożeniu lub modernizacji systemów EOD/EOZ opartych o środowisko IBM Notes/Domino, każde obejmujące co najmniej 60 użytkowników .

str. 52

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2. Korzystanie przez wykonawcę ze zdolności technicznych lub sytuacji ekonomicznej innych podmiotów:1) Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w

stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych;

2) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia;

3) Zamawiający ocenia, czy udostępniane wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5pkt.1 ustawy PZP. Podmioty te powinny dostarczyć dokumenty ( takie same jak wymagane od Wykonawcy – jeśli oferta Wykonawcy będzie najkorzystniejsza) potwierdzające brak podstaw do wykluczenia.

4) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane;

5) Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy;

6) Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu, o którym mowa w ust. 1, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającegoa) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami lub,b) zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli

wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w pkt 1;

7) W celu oceny, czy wykonawca polegając na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia publicznego oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, zamawiający może żądać dokumentów, które określają :a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu,b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy

wykonywaniu zamówienia publicznego,c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego,d) czy podmiot, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków

udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

3. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom:1) Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę części zamówienia, których wykonanie

zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców;

str. 53

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2) W przypadku zamówień na usługi, które mają być wykonane w miejscu podlegającym bezpośredniemu nadzorowi zamawiającego, zamawiający żąda, aby przed przystąpieniem do wykonania zamówienia wykonawca, o ile są już znane, podał nazwy albo imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe podwykonawców i osób do kontaktu z nimi, zaangażowanych w takie usługi. Wykonawca zawiadamia zamawiającego o wszelkich zmianach danych, o których mowa w zdaniu pierwszym, w trakcie realizacji zamówienia, a także przekazuje informacje na temat nowych podwykonawców, którym w późniejszym okresie zamierza powierzyć realizację robót budowlanych lub usług;

3) Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1ustawy PZP, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, wykonawca jest obowiązany wykazać zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia;

4) Jeżeli powierzenie podwykonawcy wykonania części zamówienia na usługi następuje w trakcie jego realizacji, wykonawca na żądanie zamawiającego przedstawia oświadczenie lub dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia wobec tego podwykonawcy;

5) Jeżeli zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą podstawy wykluczenia, wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować z powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy;

6) Zamawiający nie przewiduje dalszych podwykonawców;7) Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z

odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.

4. Oferta wspólna (konsorcjum):1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach

określonych w art. 23 Ustawy PZP;2) Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu

o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

3) W przypadku podmiotów występujących wspólnie, każdy z członków konsorcjum w imieniu własnym powinien złożyć oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu oraz jeśli oferta będzie najkorzystniejsza, wszystkie dokumenty, które są wymagane dla wspólnego potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu i oddzielnie dla poszczególnych uczestników braku podstaw do wykluczenia

4) Oferta musi być podpisana przez wszystkie podmioty tworzące konsorcjum lub ustanowionego pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie:a) ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie

zobowiązania,b) w przypadku ustanowienia pełnomocnika przyjmuje się, że pełnomocnictwo do

podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów,

c) pełnomocnictwo musi wynikać z umowy lub z innej czynności prawnej, mieć formę pisemną; wszelka korespondencja prowadzona będzie z Pełnomocnikiem,

d) jeżeli oferta konsorcjum zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający może przed zawarciem umowy wezwać pełnomocnika do przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

5. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający na podst.art.24 ust 1 pkt 12-23 ustawy Pzp odpowiednio wykluczy:

str. 54

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

1. wykonawcę, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu lub nie został zaproszony do negocjacji lub złożenia ofert wstępnych albo ofert, lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia;

2. wykonawcę będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:a) o którym mowa w art. 165a, art. 181-188, art. 189a, art. 218-221, art. 228-230a, art. 250a, art. 258 lub art. 270-309 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. poz. 553, z późn. zm.) lub art. 46 lub art. 48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2016 r. poz. 176),b) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny,c) skarbowe,d) o którym mowa w art. 9 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769);

3. wykonawcę, jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 2

4.wykonawcę, wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

5. wykonawcę, który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawieniu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria, zwane dalej "kryteriami selekcji", lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych dokumentów;

6.wykonawcę, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd zamawiającego, mogące mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

7. wykonawcę, który bezprawnie wpływał lub próbował wpłynąć na czynności zamawiającego lub pozyskać informacje poufne, mogące dać mu przewagę w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

8.wykonawcę, który brał udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia lub którego pracownik, a także osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, brał udział w przygotowaniu takiego postępowania, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu;

9.wykonawcę, który z innymi wykonawcami zawarł porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji między wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

10.wykonawcę będącego podmiotem zbiorowym, wobec którego sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne na podstawie ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. z 2015 r. poz. 1212, 1844 i 1855 oraz z 2016 r. poz. 437 i 544);

11.wykonawcę, wobec którego orzeczono tytułem środka zapobiegawczego zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;

12.wykonawców, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2015 r. poz. 184, 1618 i 1634), złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,

str. 55

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

5 a. Z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający wykluczy również wykonawcę:

1) w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, z późn. zm.);

6. Zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

VI. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, wymagań Zamawiającego oraz brak podstaw wykluczenia i informacje o ich składaniu.

1. Do oferty Wykonawca dołączy aktualne na dzień składania ofert oświadczenia ( załączniki do SIWZ) stanowiące wstępne potwierdzenie, że wykonawca o spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu oraz dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego (dotyczy zadania 1 - wymienionych w Formularzu Oferty pkt 4. dla zadania 1 ppkt 1.2.” Dostarczenie 20 sztuk stacji roboczych”)

2. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o   której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy PZP, przekaże Zamawiającemu oświadczenie o   przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy PZP. Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia .

3. Przed udzieleniem zamówienia Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do składania aktualnych na dzień złożenia oświadczeń i   dokumentów potwierdzających, że:

1) spełnia on warunki udziału w postępowaniu (dokumenty lub oświadczenia wskazane w pkt V) oraz, że

2) nie podlega wykluczeniu tj.:a) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że

wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

b) zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z

str. 56

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w VI. ust. 2 pkt 2 SIWZ składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:a) nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub

zdrowotne albo że zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,

b) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.oraz

4. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia - w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby - warunków udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniu, o którym mowa w rozdz. VI. ust. 1 niniejszej SIWZ.

5. W celu oceny, czy wykonawca polegając na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia publicznego oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, zamawiający może żądać dokumentów, które określają w szczególności:

1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu;

2) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia publicznego;

3) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego;

4) czy podmiot, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

6. Zamawiający będzie żądał od wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy PZP, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w rozdz. VI ust. 3 pkt 3 niniejszej SIWZ.

7. Zamawiającego żąda, aby wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu zamieścił informacje o podwykonawcach w oświadczeniu, o którym mowa w rozdz. VI. ust. 1 niniejszej SIWZ;

8. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie o którym mowa w rozdz. VI. ust. 1 niniejszej SIWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw wykluczenia.

9. W zakresie nie uregulowanym SIWZ, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2016 r., poz. 1126).

10. Jeżeli wykonawca nie złoży oświadczeń, o którym mowa w rozdz. VI. ust. 1 niniejszej SIWZ, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1

str. 57

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

ustawy PZP, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

11. Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

12. Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 PZP, jeżeli Zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352), a Wykonawca wskaże Zamawiającemu dokumenty, które Zamawiający posiada lub które może uzyskać.

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych  do porozumiewania się z Wykonawcami.

1. Wszelkie zawiadomienia i informacje zamawiający oraz wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną .Oferta, umowa oraz oświadczenia i dokumenty wymienione w rozdziale V i VI niniejszej SIWZ (również w przypadku ich złożenia w wyniku wezwania o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp)musza być przekazane w formie pisemnej.

2. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca winien posługiwać się numerem sprawy określonym w SIWZ.

3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazywane przez Wykonawcę pisemnie winny być składane na adres: Urząd Gminy Kobierzyce , 55-040 Kobierzyce al. Pałacowa 1

4. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną winny być kierowane na adres: jurbas@ugk.pl ,

5. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazane w formie elektronicznej wymagają niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania.

6. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ.7. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do zamawiającego nie później niż do końca

dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na2dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Zamawiający zamieści wyjaśnienia na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ.

8. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w rozdz. VII. ust. 7 niniejszej SIWZ.

9. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszej SIWZ, a treścią udzielonych odpowiedzi, jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie zamawiającego.

10. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania wykonawców.11. Osobą uprawnioną przez zamawiającego do porozumiewania się z wykonawcami jest:

1) w kwestiach formalnych – Jolanta Urbaś jurbas@ugk.pl

str. 58

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2) w kwestiach merytorycznych – Marek Milewski m.milewski@ugk.pl

VIII. Wymagania dotyczące wadium.Wadium do niniejszego postępowania nie jest wymagalne.

IX. Termin związania ofertą.1. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30dni. Bieg terminu związania ofertą

rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. (art. 85 ust. 5 ustawy PZP).2. Wykonawca może, samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego, przedłużyć termin związania

ofertą, na czas niezbędny do zawarcia umowy, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

X. Opis sposobu przygotowywania ofert.1. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:

1) wypełniony Formularz Ofertowy2) dokumenty mające umożliwić dokonanie oceny oferty w kryterium opisanym w

rozdziale XIII SIWZ 3) do oferty Wykonawca powinien dołączyć wypełnionę w niezbędnym zakresie

oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postepowaniu oraz nie podleganiu wykluczeniu - które powinny być podpisane przez osobę/osoby umocowane przez Wykonawcę do składania oświadczeń woli.

2. Oferta musi być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty.

3. W przypadku podpisania oferty oraz poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.

4. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.5. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jedną, jednoznacznie opisaną

propozycję. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

6. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści SIWZ.7. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty była ponumerowana kolejnymi numerami, a cała

oferta wraz z załącznikami była w trwały sposób ze sobą połączona (np. zbindowana, zszyta uniemożliwiając jej samoistną dekompletację), oraz zawierała spis treści.

9. Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie, powinny być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.

10. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, w siedzibie Zamawiającego i oznakować w następujący sposób:

………………………………………………………………………………………………….Oferta na realizację zadania pn.Przygotowanie środowiska IT Urzędu Gminy Kobierzyce na wdrożenie e-usług w roku 2018 z podziałem na dwa zadania:1.Przygotowanie środowiska IT na uruchomienie i stabilne świadczenie e-usług

str. 59

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2. Wykonanie modernizacji systemu zarządzającego obiegiem dokumentów

Nr sprawy : RŚZiZP.271.RŚZizp.271.0046.2018Otworzyć na jawnym otwarciu ofert w dniu 06.07.2018r. o godz.11.15

11. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 8 w zw. z art. 96 ust. 3 ustawy Pzp oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.), jeśli Wykonawca w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane i jednocześnie wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

12. Zamawiający zaleca, aby informacje zastrzeżone, jako tajemnica przedsiębiorstwa były przez Wykonawcę złożone w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem „tajemnica przedsiębiorstwa”, lub spięte (zszyte) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Brak jednoznacznego wskazania, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa oznaczać będzie, że wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie niniejszego postępowania są jawne bez zastrzeżeń.

13. Zastrzeżenie informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji będzie traktowane, jako bezskuteczne i skutkować będzie zgodnie z uchwałą SN z 20 października 2005 (sygn. III CZP 74/05) ich odtajnieniem.

14. Zamawiający informuje, że w przypadku kiedy wykonawca otrzyma od niego wezwanie w trybie art. 90 ustawy PZP, a złożone przez niego wyjaśnienia i/lub dowody stanowić będą tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawcy będzie przysługiwało prawo zastrzeżenia ich jako tajemnica przedsiębiorstwa. Przedmiotowe zastrzeżenie zamawiający uzna za skuteczne wyłącznie w sytuacji kiedy wykonawca oprócz samego zastrzeżenia, jednocześnie wykaże, iż dane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

15. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składana oferta tj. w kopercie odpowiednio oznakowanej napisem „ZMIANA”. Koperty oznaczone „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonywania zmian, zostaną dołączone do oferty.

16. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, według tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek z napisem na kopercie „WYCOFANIE”. Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności po potwierdzeniu poprawności postępowania Wykonawcy oraz zgodności ze złożonymi ofertami. Koperty ofert wycofywanych nie będą otwierane.

17. Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z dnia wszczęcia postępowania.

18. Oferta, której treść nie będzie odpowiadać treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy PZP zostanie odrzucona (art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy PZP). Wszelkie niejasności i wątpliwości dotyczące treści zapisów w SIWZ należy zatem wyjaśnić z zamawiającym przed terminem składania ofert w trybie przewidzianym w rozdziale VII niniejszej SIWZ. Przepisy ustawy PZP nie przewidują negocjacji warunków udzielenia zamówienia, w tym zapisów projektu umowy, po terminie otwarcia ofert.

XI. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego

str. 60

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

tj. Urząd Gminy Kobierzyce al. Pałacowa 155-040 Kobierzyce - sekretariat pok.25 do dnia 06.07.2018r. do godz.11.00

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i  godzina wpływu oferty do zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.

2. Oferta złożona po terminie wskazanym w rozdz. XI. ust.1 niniejszej SIWZ zostanie odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 7a ustawy PZP.

3. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego – w Sali Niebieskiej w dniu 06.07.2018r. godz.11.15

4. Otwarcie ofert jest jawne.5. Podczas otwarcia ofert Zamawiający odczyta informacje, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy

PZP.6. Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej

www.ugk.pl informację z sesji otwarcia ofert

XII. Opis sposobu obliczania ceny.1. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie w Formularzu ofertowym

ceny ofertowej dla każdej z części przedmiotu zamówienia.2. Łączna cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją

przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz wzorem umowy określonym w niniejszej SIWZ.

3. Ceny muszą być: podane i wyliczone w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglenia – poniżej 5 należy końcówkę pominąć, powyżej i równe 5 należy zaokrąglić w górę).

4. Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN).5. Jeżeli w postępowaniu złożona będzie oferta, której wybór prowadziłby do powstania u

zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę, jest zobligowany poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę towaru lub usługi, których nabycie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

XIII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

1.Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w  poszczególnych kryteriach.

- Kryteria oceny ofert dla zadania nr 1C – punkty uzyskane w kryterium „ cena ofertowa brutto” ocenianej oferty

obliczone jako iloraz oferty najtańszej ( Oc) do ocenianej (On) i przemnożone przez wagę wyrażoną liczbą całkowitą w punktach (60 pkt) C= Oc/Onx60

P - punkty uzyskane przez Wykonawcę w kryteriach pozacenowych opisanych poniżej ( całkowita suma punktów w kryteriach pozacenowych to max.40 pkt)

str. 61

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Nr kryte-rium

Krótkie okreslenie

Udział kryter

ium ocenie[%]

Warunki spełnienia kreyterium i sposób wyliczania punktacji Uwagi

1 cena oferty 60 60% ( 60 pkt) dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta o najniższej cenie brutto. Pozostałe oferty otrzymają z tytułu tego kryterium ilość punktów pomniejszoną proporcjonalnie do stosunku ceny najtańszej oferty do ceny danej oferty

2 Wsparcie przy konfiguracji klastra UTM

7 Dodatkowe 7% ( 7 pkt) punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała, świadczenie, w dni robocze, w godzinach 9:00 do 15:30, przez okres 2 lat od daty dostawy urządzeń, telefonicznego i mailowego wsparcia przy wdrażaniu i optymalizacji klastra wysokiej dostępności urządzeń UTM oraz rozwiązywaniu problemów z jego użytkowaniem przez minimum 2 inżynierów systemowych posiadających certyfikaty firmy Fortinet potwierdzające ich kompetencje w wymaganym zakresie. W przypadku zadeklarowania wsparcia przez 1 inżyniera oferta dostanie 3% punktów.Aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium oferent, poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzie odpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

3 Wsparcie przy konfiguracji środowiska vSphere 6.5 do współpracy z dostarczoną macierzą

7 Dodatkowe 7% ( 7 pkt) punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała, świadczenie, w dni robocze, w godzinach 9:00 do 15:30, przez okres 2 lat od daty dostawy urządzeń, telefonicznego i mailowego wsparcia przy wdrażaniu i optymalizacji centralnego zasobu dyskowego dla środowiska vSphere 6.5 oraz rozwiązywaniu problemów z jego użytkowaniem przez minimum 2 inżynierów systemowych posiadających ważne certyfikaty VMware Certified Professional 6.x - Data Center Virtualization (VCP6.5-DCV lub VCP6-DCV) wystawione przez producenta (VMWARE) lub autoryzowane centrum szkoleniowe (ATC) producenta. W przypadku zadeklarowania wsparcia przez 1 inżyniera oferta dostanie 3% punktów.Aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium oferent, poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzie odpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

4 Wsparcie przy konfiguracji dostarczonej macierzy

7 Dodatkowe 7% (7 pkt)punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała, świadczenie, w dni robocze, w godzinach 9:00 do 15:30, przez okres 2 lat od daty dostawy urządzeń, telefonicznego i mailowego wsparcia przy konfigurowaniu dostarczonej macierzy oraz rozwiązywaniu problemów z jej użytkowaniem przez minimum 2 inżynierów systemowych posiadających ważne certyfikaty wystawione przez producenta macierzy lub autoryzowane centrum szkoleniowe (ATC) tego producenta, potwierdzające kompetencje certyfikowanego personelu w zakresie wdrażania oferowanych rozwiązań SAN.Przykłady takich certyfikatów to

HP Enterprise Storage Certifications Dell Certified Associate | Storage Hitachi Data Systems (HDS) Certified Professional

W przypadku zadeklarowania wsparcia przez 1 inżyniera oferta dostanie 3% punktów.Aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium oferent, poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzieodpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

5 Przenaszalny pakiet aplikacji biurowych

6 Dodatkowe 6% ( 6 pkt) punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała dostarczenie wraz z 20 stacjami roboczymi wymaganych pakietów aplikacji biurowych w wersji, której licencjonowanie pozwala nabywcy licencji na przyszłe przeniesienie oprogramowania na inną stację roboczą.

str. 62

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Spełnienie tego wymagania oferent potwierdzi podając szczegółowy opis wersji pakietu biurowego, który zamierza dostarczyć Nazwa, kod produktu, nośnik, związane z kwestią przenaszalności szczegóły udzielanej licencji.

6 Wydłużenie licencji UTM do 5 lat

6 Dodatkowe 6% ( 6 pkt) punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała dostarczenie z urządzeniem UTM pięcioletnich, a nie zawartych w podstawowych wymaganiach trzyletnich kontraktów na świadczenie usług:

FortiCare Support (return to factory, Web/online, 8x5 support) IPS AntiVirus Web Filtering Anti-Spam Filtering Mobile Malware

7 licencje FortiSandbox

4 Dodatkowe 4%( 4 pkt) punktów otrzyma oferta, która będzie uwzględniała dostarczenie z urządzeniem UTM kontraktu rozszerzającego funkcje ochronne każdego z 2 urządzeń w klastrze o usługę FortiSandbox świadczoną przez 3 lata od daty rejestracji kontraktu.

8 benchmark wydajności stacji roboczych

3 3% ( 3 pkt) dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta, do której dołączony zostanie wynik testów wydajnościowych oferowanego modelu komputera (dokładnie odpowiadającego konfiguracji oferowanej) wykonanego przy pomocy zestawu testów firmy Bapco o nazwie Sysmark 2014 potwierdzający osiąganie następujących wskaźników wydajności:

• wydajności ogólnej (overall) nie niższego niż 2000• w modelu obciążenia „Office productivity” nie niższego niż 1600• w modelu obciążenia "Data/Financial Analysis" minimum 2400

Spełnienie tego kryterium Oferent potwierdzi w jeden z poniższych sposobów:

• wskaże na liście opublikowanych wyników testów (nazwanej SYSmark 2014 Results), wykonanych oprogramowaniem SYSmark 2014, (dostępnej na stronie www pod adresem https://results.bapco.com/results/benchmark/SYSmark_2014 ) model który zamierza dostarczyć – dostarczy wydruk ze strony

• dostarczy wyniki testów modelu stacji roboczej ujętego w ofercie, samodzielnie wykonanych przy pomocy oprogramowania BAPCO SYSmark 2014, potwierdzające osiąganie przez ten model odpowiednich wartości wskaźników wydajnościowych.

Kryteria o numerach od 2 do 8 mogą przesądzić o uzyskaniu przez Wykonawcę zamówienia. Istnieje bezwzględna wymagalność spełnienia wymagań towarzyszących tym kryterium jeżeli ich spełnienie Wykonawca zadeklarował w ofercie. Z dodatkowymi kryteriami są powiązane kary umowne za niespełnienie wymagań związanych z uzyskaniem, przez ofertę, dodatkowych punktów. Kara za każde niespełnione kryterium dodatkowe związane z uzyskaniem X dodatkowych procent punktacji będzie liczona ze wzoru:Wysokość kary umownej = 2 * X * Wartość umowy brutto / 100

O - całkowita liczba punktów ocenianej oferty ( max. oferta może uzyskać 100pkt.)Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

O = C + P

Wykonawca , który deklaruje spełnienie kryterium nr 2 - aby uzyskać dodatkowe punkty z tytułu spełnienia tego kryterium Wykonawca , poza deklaracją spełnienia kryterium na formularzu oferty, będzie musiał załączyć do oferty certyfikaty posiadane przez personel, który będzie odpowiadał za świadczenie wymaganego wsparcia

- Kryteria oceny ofert dla zadania nr 2

str. 63

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

Nr kryte-rium

Krótkie określenie

Udział

kryterium w

ocenie[%]

Warunki spełnienia kryterium i sposób wyliczania punktacji Uwagi

1 cena oferty 60 60% ( 60 pkt) dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta o najniższej cenie brutto. Pozostałe oferty otrzymają z tytułu tego kryterium ilość punktów pomniejszoną proporcjonalnie do stosunku ceny najtańszej oferty do ceny danej oferty

2 Pełen dostęp do kodów

źródłowych i dokumentacji projektowej

systemu

15 oferta uzyska dodatkowe 15% ( 15 pkt) dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje że:

dostarczy kody źródłowe użytych w systemie elementów projektowych wraz z ich dostępną dokumentacją

w udzielonej zamawiającemu licencji upoważni go do wykorzystywania tych elementów projektowych do samodzielnego lub przy wsparciu stron trzecich rozwijania systemu wyłącznie na użytek własny (oczywiście zobowiązując zamawiającego do poinformowania strony trzeciej, że nie może wykorzystywać uzyskanych w takiej sytuacji informacji o rozwiązaniach oferenta do celów innych niż świadczenie usług na rzecz zamawiającego).

Będzie świadczył powdrożeniowe wsparcie dla dostarczonego rozwiązania eliminujac błędy i rozwiązując występujące problemy nie spowodowane bezposrednio przez ingerencję zamawiającego w elementy odpowiedzialne za działanie wdrożonych funkcjonalności

3 Dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową

7 oferta uzyska dodatkowe 7% ( 7 pkt) dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD będzie osiągalny dla uprawnionych użytkowników również przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Deklarację taką uznamy za zasadną gdy:

Dostęp przez przeglądarkę możliwy będzie wyłącznie przez bezpieczne szyfrowane połączenie z repliką systemu EZD udostępnianą przez serwer inny niż serwer podstawowy wykorzystywany wyłącznie wewnętrznie.

Prezentowanie zestawień i zawartości dokumentów odbywać się będzie bez wykorzystania appletów Javy

system umożliwiać będzie oglądanie w przeglądarce dokumentów EZD do których dany użytkownik posiada dostęp i załączników do tych dokumentów

system umożliwi wykonywanie na wyświetlonych dokumentach co najmniej następujących czynności:

o akceptacji/odmowy akceptacjio dekretacji/dekretacji kopiio powiadomienia

4 zdjęcie limitu użytkowników

EZD

7 7% ( 7 pkt) dostępnych punktów otrzyma poprawna oferta uwzględniająca - zdjęcie limitu użytkowników EZD do 110 i umożliwienie wykorzystywania systemu EZD na ilości stanowisk zgodnej z ilością posiadanych licencji oprogramowania klienckiego IBM Lotus Notes

5 5 lat wsparcia 6 Wydłużenie pogwarancyjnego wsparcia systemu do 5 lat6 Wysyłanie

dużych plików2 oferta uzyska dodatkowe 2% ( 2 pkt) dostępnych punktów jeżeli

oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD wysyłając dokument przez ePUAP będzie w stanie automatycznie wykorzystać mechanizm dużych plików gdy tylko wykryje,że tworzony dokument wychodzący zawiera załączniki o rozmiarze większym niż limit rozmiaru osadzonych załączników.

7 Pełna parametryzacj

a podpisu elektroniczneg

o

2 W określonych sytuacjach (np. przy podpisywaniu dokumentu wysyłanego przez ePUAP) bezpieczny podpis elektroniczny musi być składany w ścisle określony sposób, niekoniecznie oczywisty dla użytkownika i zgodny z domyślnymi ustawieniami oprogramowania do składania podpisów.

Oferta uzyska dodatkowe 2% dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD będzie w stanie tak

str. 64

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

sterować składaniem bezpiecznych podpisów elektronicznych, że w sytuacjach wymagających użycia ściśle określonego rodzaju podpisu system wymusi złożenie takiego własnie podpisu

8 Filmy instruktażowe

1 oferta uzyska dodatkowe 1% ( 1 pkt) dostępnych punktów jeżeli oferent zadeklaruje, że dostarczony system EZD wraz z zestawem filmow instruktażowych obejmujących co najmniej następujące działania w systemie:

tworzenie definicji kontrahentów wiązanie dokumentów z kontrahentami tworzenie korespondencji seryjnej podpisywanie i blokowanie treści dokumentów tworzenie wersji dokumentów obsługa ksiązki pocztowej tworzenie i wysyłanie dokumentów do adresatów na

platformie ePUAP procedowanie spraw w EZD i w systemie tradycyjnym obsługa skladów chronologicznych i informatycznych tworzenie raportów wyszukiwanie dokumentów wbudowaną w system

wyszukiwarką

Kryteria o numerach od 2 do 8 mogą przesądzić o uzyskaniu przez Wykonawcę zamówienia. Istnieje bezwzględna wymagalność spełnienia wymagań towarzyszących tym kryterium jeżeli ich spełnienie Wykonawca zadeklarował w ofercie. Z dodatkowymi kryteriami są powiązane kary umowne za niespełnienie wymagań związanych z uzyskaniem, przez ofertę, dodatkowych punktów. Kara za każde niespełnione kryterium dodatkowe związane z uzyskaniem X dodatkowych procent punktacji będzie liczona ze wzoru:Wysokość kary umownej = 2 * X * Wartość umowy brutto / 100Zamawiający w tym kryterium przyzna punktację na podstawie deklaracji Wykonawcy w formularzu ofertowym.

O - całkowita liczba punktów ocenianej oferty ( max. oferta może uzyskać 100pkt.)Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

O = C + P

C – punkty uzyskane w kryterium „ cena ofertowa brutto” ocenianej ofertyobliczone jako iloraz oferty najtańszej ( Oc) do ocenianej (On) i przemnożone przez wagę wyrażoną liczbą całkowitą w punktach (60 pkt) C= Oc/Onx60

P - punkty uzyskane przez Wykonawcę w kryteriach pozacenowych opisanych powyżej ( całkowita suma punktów w kryteriach pozacenowych to max.40 pkt)

2.Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów dla każdej z części wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

3.Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie PZP, oraz w SIWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.4.Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert dokona wyboru oferty z niższą ceną (art. 91 ust. 4 ustawy PZP).

XIV. Informacje o formalnościach, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.1. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą

dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

str. 65

nr sprawy RŚZiZP.271.0046.2018.002.18

2. Postanowienia ustalone we wzorze umowy nie podlegają negocjacjom, przed jej podpisaniem.3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się

od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy PZP.

XV. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.

Wzory umów dla każdej z dwóch części , stanowią Załącznik A1, A2 do SIWZ.

XVI. Pouczenie o środkach ochrony prawnej. 1. Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego

zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy PZP przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy PZP jak dla postępowań powyżej kwoty określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy PZP.

ZamawiającyZ up. Wójta Z-ca Wójta Piotr Kopeć

str. 66