i

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

BIDANG PEMBERDAYAAN ALUMNI

TAHUN 2019

BIRO ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

2019

ii

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KEGIATAN

BIDANG PEMBERDAYAAN ALUMNI

TAHUN 2019

Disahkan tanggal Senin, 16 Desember 2019

Dibuat Oleh Kepala

Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni

Junaidi Fery Efendi, M.Pd

Disetujui Oleh Wakil Rektor 1

Dr. Abdul Aziz Alimul Hidayat, S.Kep., Ns., M.Kes

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii

KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 5

BAB II TUGAS POKOK DAN FUNGSI ................................................................... 6

BAB III PROGRAM KERJA ..................................................................................... 7

BAB IV LAPORAN PROGRAM KERJA ................................................................. 8

BAB V KESIMPULAN .............................................................................................. 15

iv

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga

dapat menyelesaikan laporan program kerja ini. Tanpa pertolongan-Nya mungkin

penyusun tidak akan sanggup diselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga

terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW.

Penyusunan program kerja ini dilatarbelakangi oleh keadaan mahasiswa di

Universitas Muhammadiyah Surabaya yang makin lama semakin berkembang menjadi

lebih dinamis dan progresif. Untuk mengikuti dinamika perkembangan kemahasiswaan

tersebut, diperlukan laporan program kerja yang dapat dijadikan acuan dasar bagi

penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan

kedepan.

Laporan program kerja didasarkan pada berbagai referensi tentang tata kelola

perguruan tinggi yaitu peraturan- peraturan pemerintah tentang perguruan tinggi

maupun peraturan dan ketentuan Pimpinan Pusat Muhammadiyah tentang perguruan

tinggi Muhammadiyah serta berbagai program kerja yang sudah dilakukan.

Laporan program kerja ini diharapkan dapat dijadikan dasar bagi semua pihak

di dalam merencanakan, melaksanakan serta menetapkan kebijaksanaan pengembangan

pembinaan kemahasiswaan di UMSurabaya dimasa yang akan datang. Akhirnya saran

dan perbaikan dari semua pihak sangat diharapkan untuk perbaikan laporan program

kerja bidang pemberdayaan alumni.

Surabaya, 9 Desember 2019

5

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Program permberdayaan alumni dilakukan dalam rangka meningkatkan kapasitas

sumberdaya alumni sebelum memasuki dunia kerja dan dunia usaha. BAKA melalui bagian

pengembangan karir dan alumni diharapkan banyak berperan dalam perbedayaan lulusan.

Pemberdayaan alumni dilakukan agar dapat melihat gambaran lulusan/alumni, melacak

keberadaan dan status pekerjaan. Selain itu, keterlibatan alumni menjadi penting dalam

proses pengembangan kampus. Silaturahim dengan alumni terus berjalan dalam rangka

membuka kesempatan kerja dan meningkatkan kapasitas.

Bagian pemberdayaan alumni menyiapkan berbagai macam program pembinaan yang

diharapkan mampu membentuk lulusan sesuai dengan kualifikasi tuntutan pasar kerja

1.2 Tujuan

Adapun tujuan adanya bidang pemberdayaan alumni sebagai berikut;

a. Memberikan dan mengelola program pemberdayaan alumni.

b. Memberikan ruang alumni untuk pengembangan diri dalam berkarir

6

BAB II

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Adapun tugas pokok dan fungsi bidang penyelarasan dan pengembangan karir sebagai berikut

2.1 Layanan pemberdayaan alumni

2.2 Program tracer studi

2.3 Mengengola Majalah Alumni

7

BAB III

PROGRAM KERJA

3.1 Program kerja

Berdasarkan persoalan kondisi kekinian di atas, maka dianggap perlu merumuskan

program kerja unit pemberdayaan alumni dalam menjawab persoalan tersebut, Adapun

Program Kerja yang dirumuskan serta disinergikan dengan Rencana Target pencapaian

Universitas tahun 2018-2019 sebagai berikut.

Program Kerja Bentuk Kegiatan Indikator Kinerja

1. Layanan

pemberdayaan alumni

a. Layanan informasi dunia

kerja

Prosentase mahasiswa

yang melakukan layanan

>5%

b. Layanan Pendidikan dan

pelatihan

Prosentase mahasiswa

yang melakukan layanan

>5%

2. Program Trace Study a. Laporan Tracer Study Persentase mahasiswa

yang mengikuti kegiatan

>1%

3. Mengelola Majalah

Alumni

a. Majalah Alumni Persentase mahasiswa

yang mengikuti kegiatan

>1%

4. Menyediakan website

sistem informasi

Trace Study

a. Informasih Trace Study

lewat website

Persentase mahasiswa

yang melakukan layanan

>5%

3.2 Timline program kerja

Program Kerja Bentuk Kegiatan Indikator Kinerja

1. Layanan

pemberdayaan alumni

a. Layanan informasi dunia

kerja

Januari-Desember 2019

b. Layanan Pendidikan dan

pelatihan

Januari-Desember 2019

2. Program Trace Study a. Laporan Tracer Study April-Juni 2019

3. Mengelola Majalah

Alumni

a. Majalah Alumni Februari dan Desember

2019

4. Menyediakan website

sistem informasi

Trace Study

a. Informasih Trace Study

lewat website

April-Juni 2019

8

BAB IV

LAPORAN PROGRAM KERJA

4.1 Layanan pemberdayaan Alumni karir

a. Layanan informasi dunia kerja

Merupakan layanan bagi alumni dalam memperoleh akses informasi tentang

kebutuhan tenaga kerja yang kredibel. Adapun layanan yang diberikan meneruskan

informasi melalui akun email, WA bagi alumni yang belum memiliki pekerjaan.

b. Layanan Pendidikan dan pelatihan

Merupakan layanan bagi alumni dalam meningkatkan kapasitas sumberdaya

sebelum memasuki dunia kerja dan dunia usaha. Adapun layanan yang diberikan

adalah pendampingan sebelum memasuki dunia kerja dalam bentuk Pendidikan dan

pelatihan sebelum memasuki dunia kerja, pelatihan soft skill yang dibutuhkan oleh

para pencari kerja, pemetaan sebaran perusaahaan sesuai dengan bidang keahlian

alumni UMSurabaya.

4.2 Tracer studi

Tracer study merupakan sebuah metode yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk

memperoleh umpan balik (feedback) dari alumni. Dengan adanya umpan balik ini

diharapkan perguruan tinggi dapat terus melakukan perbaikan dan pengembangan kualitas

sistem pendidikannya.

Tracer study dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui hasil dari pendidikan dalam

bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, output dari pendidikan berupa

penilaian diri terhadap pemerolehan dan penguasaan terhadap berbagai kompetensi, proses

pendidikan berupa evaluasi proses pembelajaran dan kontribusi pendidikan tinggi terhadap

pemerolehan kompetensi serta input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut terhadap

informasi lulusan

Bagi perguruan tinggi, informasi mengenai kompetensi yang relevan bagi dunia kerja

dapat membantu upaya perbaikan kurikulum dan sistem pembelajaran. Sebaliknya bagi

pelaku industri maupun dunia usaha, tracer study dapat digunakan untuk menyiapkan diri

dalam menyediakan pelatihan-pelatihan yang lebih relevan bagi sarjana pencari kerja baru

Bagian pengembangan karir pada tahun 2019 melakukan 3 kali tracer studi

bekerjasama dengan prodi se UMSurabaya. Tracer pertama dilakukan untuk lulusan 2

tahun terakhir, kedua lulusan 6 bulan terakhir ganjil dan ketiga lulusan 6 bulah terakhir

genap.

a. Hasil tracer lulusan 2017 tahun 2019.

Target responden pada Tracer Study UMSurabaya 2019 adalah alumni Universitas

Muhammadiyah Surabaya lulusan tahun 2017. Lulusan 2017 dipilih sebagai responden

yang tepat pada Tracer Study UMSurabaya 2019 karena jika diperhatikan lulusan

tahun 2017 berada pada waktu 2 tahun setelah kelulusan.

Berdasarkan data dari Biro Administrasi Akademik (BAA), tercatat terdapat sebanyak

1.048 alumni lulusan tahun 2017 yang diperoleh Tim Tracer Study UMSurabaya 2019.

Keseluruhan dari jumlah alumni tersebut dilibatkan dalam proses tracer study tahun

2019.

9

Gambar 1. Partisipasi alumni lulusan tahun 2017

Tracer Study UMSurabaya 2019 dilaksanakan dalam selang waktu 2 bulan, yaitu

dimulai akhir Maret 2019 dan berakhir pada pertengahan Mei 2019. Gambar 9.

menunjukkan grafik total alumni UMSurabaya Lulusan 2017 yang telah mengisi

kuesioner Tracer Study UMSurabaya 2019. Selama 2 bulan pelaksanaan Tracer Study

UMSurabaya 2019 Tim Tracer Study memperoleh response rate sebesar 61% (635

alumni mengisi kuesioner dari total 1.048 alumni). Sebanyak 413 alumni tidak

melakukan pengisian dikarenakan: (i) alumni tidak mengisi biodata calon alumni saat

akan melangsungkan wisuda, (ii) surveyor berasal dari salah satu kelas paralel,

sehingga tidak memiliki nomor telepon/email atau bahkan tidak mengenal mahasiswa

dari kelas lain, (iii) terdapat kesalahan pemilihan surveyor sehingga sampai masa akhir

proses tracer study surveyor tidak medapat serta memiliki akses untuk menghubungi

alumni tersebut.

Salah satu proses yang dialami alumni UMSurabaya dalam menjalani kehidupannnya

adalah masa peralihan dari dunia pendidikan menuju dunia kerja. Salah satu proses

yang dijalani dalam masa peralihan ini adalah mengenai pencarian kerja. Hal-hal

terkait pencarian kerja beberapa diantaranya adalah waktu pencarian kerja,

menentukan dimana rencana tempat bekerja hingga proses mendapatkan pekerjaan.

Sebagai catatan, masa peralihan ini tidak berlaku untuk semua alumni UMSurabaya

mengingat sebagian alumni ada yang memilih untuk tidak bekerja/melanjutkan studi

setelah lulus kuliah.

Berdasarkan hasil tracer study yang telah dilakukan dari total responden sebanyak 566

alumni telah bekerja dan 69 alumni tidak bekerja/belum pernah mendapatkan

pekerjaan. Dengan persentase sebagai berikut.

Gambar 2. Persentase responden berdasarkan bekerja dan tidak bekerja

Mengisi 61%

Tidak Mengisi

39%

Bekerja 89%

Tidak Bekerja 11%

10

Dalam penelitian Tracer Study UMSurabaya 2019, hal-hal yang menjadi fokus

penelitian dalam proses mendapatkan pekerjaan alumni adalah terkait waktu tunggu

kerja dan jalur yang digunakan dalam mencari dan mendapatkan pekerjaan.

b. Waktu tunggu kerja

Waktu tunggu kerja adalah waktu yang dibutuhkan oleh alumni untuk mendapatkan

pekerjaan baik sebelum lulus maupun setelah lulus. Data yang diperoleh sebanyak 154

alumni mendapatkan pekerjaan sebelum lulus dan sebanyak 412 alumni mendapatkan

pekerjaan setelah lulus, dengan rata-rata masa tunggu 2,6 bulan sebelum lulus dan 2,8

bulan setelah lulus dengan persentase sebagai berikut.

Gambar 3. lama responden memperoleh pekerjaan

Gambar 12 menunjukkan grafik terkait waktu tunggu kerja dari alumni UMSurabaya

lulusan 2017. Dari grafik ini kita bisa melihat keberagaman alumni dalam waktu

tunggu kerja. Bagi alumni UMSurabaya lulusan 2017 yang bekerja dengan waktu

tunggu tercepat setelah lulus adalah 1 bulan (32,7%) dan waktu tunggu paling lama 15

bulan.

c. Pekerjaan alumni

Survey selanjutnya menjelaskan kategori perusahaan yang menjadi tempat alumni

UMSurabaya lulusan tahun 2017 bekerja saat ini. Pada kuesioner tersebut, pilihan

kategori perusahaan terbagi menjadi 4 jenis, yaitu wiraswasta, perusahaan swasta,

organisasi nonprofit dan instansi pemerintah.

Gambar 4. Jenis instansi pekerjaan alumni

diketahui bahwa secara berurutan dari yang paling banyak sampai yang paling sedikit

pekerjaan/profesi alumni UMSurabaya adalah sebagai guru/dosen, perawat, analis

kesehatan, bidan, karyawan swasta, lain-lain yang tidak ada pilihan profesi khusus

pada sistem tracer, administrator, akuntan, wiraswasta, teknisi, PNS, konsultan,

pengacara, dan kontraktor. Adapun yang menjadi manajer hanya 1 orang dari 555

responden yang mengisi, sehingga saat dilakukan perhitungan prosentase, diperoleh

hasil dalam kisaran nol koma.

Sebelum Lulus 27%

Setelah Lulus 73%

20,1%

0,5%

77,7%

1,6%

Instansi pemerintah

Organisasi non-profit

Perusahaan swasta

Wiraswasta

11

4.3 Majalah alumni

Majalah alumni merupakan media yang dapat menjembatani hubungan antara alumni

dan kampus. Hubungan yang baik dan komunikasi yang inten berdampak terhadap

pembangunan kampus yang lih baik. Majalah alumni yang dibuat oleh bagian

pengembanga karir dan alumni adalah Suara Alumni. majalah ini memuat beberapa profil

alumni, opini yang ditulis langsung oleh alumni, tips dan tanya jawab dari alumni.

Edisi pertama majalah alumni pada bulan Februari 2019 dengan tema peluang dan

tantangan pekerjaan di era millennial. Edisi ini mengupas tentang perjuangan generasi

millennial dalam menangkap peluang pekerjaan yang akan datang, selain itu juga tentang

tips dan trik dalam menentukan perkerjaan di era millennial.

Gambar 5. Cover depan majalah suara alumni edisi pertama.

12

4.4 istem Informasi Tracer Study

1. Url system informasi tracer study https://tracer.um-surabaya.ac.id/

2. Laman system informasi tracer study Alumni

Gambar 6. Laman depan tracer UMSurabaya

Gambar 7. Halaman Depan Layanan Tracer Study UMSurabaya

13

Gambar 3. Form isian angket tracer study

15

BAB V

PENUTUP

Laporan program kerja ini diharapkan dapat dijadikan pertanggung jawaban untuk semua

program yang telah dilaksanakan selama tahun 2019. Akhirnya saran dan perbaikan dari semua

pihak sangat diharapkan untuk perbaikan laporan program kerja bidang pemberdayaan alumni.