Upload
others
View
17
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
PROSEDUR PERSEDIAAN BAHAN BAKU
PADA PT BABA RAFI INDONESIA
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III
RIZKI DESTI AGUSTIN
22140279
Program Studi Manajemen Administrasi
Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta
Jakarta
2017
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah
SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada
akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir
ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas
akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, “Prosedur Persediaan Bahan
Baku Pada PT Baba Rafi Indonesia Jakarta”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat
kelulusan Program Diploma III Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta.
Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen),
observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis
menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka
penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada
kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Direktur Akademi Manajemen Administrasi dan Manajemen BSI Jakarta.
2. Ketua Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan
Manajemen BSI Jakarta.
3. Bapak Aan Rahman S.Pd., M.M selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Ibu Titis Sri Wulan S,E selaku manager AFA dan procurement PT Baba
Rafi Indonesia.
vii
5. Bapak/ibu dosen Akademi Manajemen Administrasi dan Manajemen BSI
Jakarta yang telah memberikan penulis dengan semua bahan yang
diperlukan.
viii
ABSTRAK
Rizki Desti Agustin (22140279), Prosedur Persediaan Bahan Baku Pada PT
Baba Rafi Indonesia Jakarta
Persediaan suatu bahan baku merupakan faktor utama bagi perusahaan dalam
menunjang kelancaran proses produksi baik dalam perusahaan skala besar
maupun dalam perusahaan skala kecil Memungkinkan terjadinya penyusutan,
besar kemungkinan karena rusak, usang, menurunnya kualitas bahan baku yang
tidak dapat dipertahankan, sehingga memperkecil keuntungan yang di peroleh
perusahaan. Demikian pula sebaliknya persediaan bahan baku yang terlalu sedikit
dalam perusahaan, akan mengakibatkan terhentinya proses produksi, karena
perusahaan tidak dapat bekerja dengan tingkat produktifitas yang optimal, yang
berarti tertundanya keuntungan perusahaan dan bahkan pelanggan yang hilang.
Untuk memperoleh data yang diperlukan pada PT Baba Rafi Indonesia maka
penulis menggunakan alat pengumpul data berupa wawancara dan kepustakaan.
Pengambilan data ini dimulai dari bulan Januari-Maret 2017. Penulis hanya
membahas tentang persediaan bahan baku yaitu mie, bagian yang terlibat dalam
proses persediaan bahan baku ini adalah bagian logistik dan bagian pembelian.
Dimulai dari karyawan logistik menerima laporan, manajer logistik memberi
keputusan, karyawan dibagian pembelian membuat nota permintaan barang,
pembuatan permintaan pembelian, pemasok mengirim barang dan selanjutnya
bagian keuangan melakukan pembayaran.
Kata kunci: Persediaan
ix
ABSTRACT
Rizki Desti Agustin (22140279), The Procedure Supplies Raw Matrial in PT
Baba Rafi Indonesia Jakarta
Inventory of a raw material is the main factor for the company in supporing the
smoothness of production process both in large scale company and even small
scale company. Allowing the shrinkage is likely due to damage, obsolescence,
decline in the quality of raw materials that can not be maintained, thus
minimizing the profits obtained by the company. Similarly, too little inventory of
raw materials in the company can not work with the optimal level of productivity,
which means delays in corporate profits and even lost customers. To obtain the
necessary data on PT Baba Rafi Indonesia then authors use data collecting tools
some interviews and literature. The retrieval of this data starts from January to
March 2017. The author only discuss about raw material inventory that is
noodles, purchasing section. Starting from logistics employees receiving reports,
logistics managers make decisions, employees on the purchasing department
make a request, the supplier sends the goods and then the finance part to make the
payment.
Keywords: Inventories
x
DAFTAR ISI
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................ i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ....................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................ iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ....................................................................... v
Kata Pengantar ................................................................................................... vi
Abstrak .............................................................................................................. viii
Daftar Isi ............................................................................................................ x
Daftar Gambar ................................................................................................... xii
Daftar Tabel ...................................................................................................... xiii
Daftar Lampiran ................................................................................................ xiv
Daftar Simbol .................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2. Perumusan Masalah ................................................................. 2
1.3. Tujuan dan Manfaat ................................................................ 3
1.4. Metode Pengumpulan Data ..................................................... 4
1.5. Ruang Lingkup ......................................................................... 5
1.6. Sistematika Penulisan .............................................................. 5
BAB 11 LANDASAN TEORI .................................................................... 7
2.1. PengertianPersediaan ............................................................... 7
2.1.1. TujuanPengendalianPersediaan...................................... 8
2.1.2. Macam-macamPersediaan.............................................. 10
2.1.3. Jenis-jenisPersediaan...................................................... 11
2.1.4. Fungsi-fungsiPersediaan ................................................ 13
2.1.5. Biaya-biayaPersediaan ................................................... 14
2.1.6. Faktor-faktor yang menentukanPersediaan .................... 15
2.1.7. MetodePenilaianPersediaan ........................................... 16
2.1.8. TujuanPengawasanPersediaan ....................................... 16
2.1.9. Tugas-tugasPengaawasanPersediaan ............................. 17
2.2. PengertianBahan Baku ............................................................. 18
2.2.1. PembelianBahan Baku ................................................... 19
2.3 ProsedurPermintaanPembelianBahan Baku ............................. 20
BAB III PEMBAHASAN ........................................................................... 21
3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ..................................................... 21
3.1.1. Sejarah Perusahaan......................................................... 21
3.1.2. Struktur Organisasidan Tata KerjaOrganisasi ................ 23
3.1.3. Kegiatan Usaha/Organisasi ............................................ 27
3.2. HasilPenelitian ........................................................................ 28
xi
3.2.1. Prosedur Persediaan Bahan Baku ............................... 28
3.2.2. Kendala dan Solusi Bahan Baku ................................. 38
BAB IV PENUTUP ............................................................................... 41
4.1. Kesimpulan ........................................................................... 41
4.2. Saran .................................................................................... 42
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 43
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................... 44
SURAT KETERANGAN PKL ...................................................................... 45
LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................. 46
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Baba Rafi Indonesia ............................... 23
Gambar III.2 ProsedurPersediaan Bahan Baku .................................................. 28
Gambar III.3 Nota Permintaan Barang ............................................................. 34
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel III.1 Form PenjualanHarian ..................................................................... 30
Tabel III.2 RekapLaporanPenjualanBulanan ..................................................... 31
Tabel III.3 Form Order Barang .......................................................................... 32
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A1. StrukturOrganisasi PT Baba Rafi Indonesia ............................................... 46
A2.Wawancara ................................................................................................... 47
B1. Form PenjualanHarian ................................................................................. 49
B2. RekapanLaporanPenjualanBulanan ............................................................. 51
B3. Form Order Barang...................................................................................... 60
B4. Stock Card ................................................................................................... 66
B5. Nota PermintaanBarang............................................................................... 72
B6. Purchase Order ........................................................................................... 73
B7. Faktur ........................................................................................................... 74
B8.LaporanInspeksiBahan Material ................................................................... 75
B9.SuratJalan ..................................................................................................... 76
B10.TandaTerima............................................................................................... 77
xv
DAFTAR SIMBOL PROSES PENANGANAN DOKUMEN
NO BENTUK
SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI SIMBOL
1
Terminal/Terminator
Menyatakan permulaan atau akhir suatu
program apabila menggunakan sistem
terkomputerisasi
2
Proses
Menyatakan tindakan (proses) yang
dilakukan baik secara manual maupun
terkomputerisasi
3
Input/Output Data
Menyatakan proses input/output data atau
dokumen tanpa tergantung dari jenis
peralatannya
4
Keputusan/Decision
MenunjukKan suatu kondisi tertentu yang
akan menghasilkan dua kemungkinan
jawaban: Ya / Tidak
5
Preparation
Menyatakan penyediaan tempat
penyimpanan suatu pengolahan untuk
memberi harga awal
6
Dokumen
Menyatakan input berasal dari dokumen
dalam bentuk kertas atau output dicetak ke
kertas
7
Multi Dokumen
Menyatakan input berasal dari beberapa
dokumen dalam bentuk kertas atau output
dicetak ke kertas
8
Card
Menyatakan bahwa input berasal dari
kartu/lembar kerja atau output ditulis ke
kartu/lembar kerja
9
Manual Input
Input dokumen yang dimasukkan secara
manual dari keyboard/lembar kerja ke dalam
komputer
10
Manual Operation Menyatakan pengolahan data atau dokumen
yang tidak dilakukan melalui komputer
11
Connector/
Penghubung
Penghubung bagian- bagian dari flow chart
yang berada pada halaman yang sama
12
Off-Page Conector
Penghubung bagian- bagian dari flow chart
yang berada pada halaman yang berbeda
13
Offline-Storage Menyatakan data dalam simbol ini disimpan
dalam media tertentu
xvi
14
Arus/Flow Arah dari aliran atau arus dari proses
penanganan sebuah atau beberapa dokumen
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiringnya perusahaan semakin tinggi pangsa pasarnya maka yang lebih
besar dibutuhkan persediaan yang sangat besar dalam menunjang pertumbuhan
penjualan perusahaan. Pengelolaan persediaan yang baik diperusahaan sangat
menentukan keberhasilan pertumbuhan penjualan. Kekurangan persediaan juga
sangat mengganggu jalannya operasional perusahaan yang selanjutnya akan
mengganggu strategi pemasaran perusahaan.
Persediaan suatu bahan baku merupakan faktor utama bagi perusahaan
dalam menunjang kelancaran proses produksi baik dalam perusahaan skala besar
maupun dalam perusahaan skala kecil. Kesalahan dalam estimasi perencanaan
produksi bahan baku yang terlalu berlebih dibandingkan kebutuhan perusahaan
akan mengakibatkan membengkaknya beban bunga, biaya pemeliharaan, dan
penyimpanan dalam gudang.
Memungkinkan terjadinya penyusutan, besar kemungkinan karena rusak,
usang, menurunnya kualitas bahan baku yang tidak dapat dipertahankan, sehingga
memperkecil keuntungan yang diperoleh perusahaan. Demikian pula sebaliknya
persediaan bahan baku yang terlalu sedikit dalam perusahaan, akan
mengakibatkan terhentinya proses produksi, karena perusahaan tidak dapat
bekerja dengan tingkat produktifitas yang optimal, yang berarti tertundanya
keuntungan perusahaan dan bahkan pelanggan yang hilang.
2
Dalam mengendalikan persediaan atau inventory management yang tepat
bukanlah sesuatu yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar
mengakibatkan semakin besarnya pengeluaran biaya penyimpanan.
Oleh sebab itu manajemen persediaan dirasa sangat penting, untuk
menjamin kelangsungan produksi. Manajemen persediaan saat ini mesti
terintegrasi dengan pemasaran dan bagian gudang. Dalam manajemen perusahaan
bukan berarti mentiadakan persediaan atau inventory namun menekan biaya-biaya
operasional persediaan seminimal mungkin sehingga mengoptimalisasikan kinerja
perusahaan. Untuk melaksanakan pengendalian persediaan yang dapat diandalkan
dan dipercaya tersebut maka harus diperhatikan berbagai faktor yang terkait
dengan persediaan, penentuan dan pengelompokan biaya-biaya yang terkait
dengan persediaan perlu mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen
dalam mengambil keputusan yang tepat.
Berdasarkan latar belakang maka penulis untuk mengambil judul tugas
akhir ini yaitu tentang “Prosedur Persediaan Bahan Baku Pada PT Baba Rafi
Indonesia Jakarta”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka penulis
mempunyai beberapa perumusan masalah antara lain :
1. Bagaimanakah prosedur persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi
Indonesia?
2. Kendala dan solusi apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan
persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia?
3
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan pelaksanaan persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia
antara lain :
1. Untuk mengetahui prosedur persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi
Indonesia.
2. Untuk mengetahui kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan
persediaan bahan baku dan solusi nya pada PT Baba Rafi Indonesia.
Adapun manfaat dari pelaksaan persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi
Indonesia antara lain :
1. Bagi Penulis
Agar dapat membandingkan teori yang didapat dikampus dengan kenyataan
yang ada dalam manajemen persediaan di PT Baba Rafi Indonesia.
Menambah wawasan dan pengalaman dalam dunia kerja yang kita hadapi
dimasa yang akan datang. Sebagai persyaratan dalam mencapai gelar ahli
madya sekaligus telah menyelesaikan pendidikan di Akademi Bina Sarana
Informatika Jakarta.
2. Bagi perusahaan
Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dalam pelaksanaan
persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia.
3. Bagi Pembaca
Tugas Akhir ini diharapkan dapat bermanfaat bagi para pembaca untuk
menambah informasi mengenai prosedur persediaan bahan baku pada PT
Baba Rafi Indonesia.
4
1.4. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan Tugas Akhir ini,
maka penulisan ini menggunakan beberapa metode sebagai sarana untuk
membantu serta memudahkan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir, berbagai
metode yang penulis gunakan yaitu :
1. Metode observasi
Dalam metode observasi ini penulis mendapatkan data dengan melihat
langsung ke lokasi sumber informasi di PT Baba Rafi Indonesia untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan. PT Baba Rafi Indonesia
beralamatkan di Jl. RS. Fatmawati No 33 Pondok Labu Jakarta Selatan
12450.
2. Metode Wawancara
Metode ini merupakan pengumpulan data dengan cara mengajukan
pertanyaan-pertanyaan langsung kepada bagian yang terkait yaitu Ibu Titis
Sri Wulan S,E Jabatan Manager AFA dan Procurement di PT Baba Rafi
Indonesia dalam pengelolaan persediaan bahan baku.
3. Metode Dokumentasi
Selain melakukan kegiatas di atas penulis juga melakukan studi kepustakaan
melalui referensi-referensi yang ada diperpustakaan Akademi Bina Sarana
Informatika maupun perpustakaan serta buku-buku yang berhubungan
dengan persediaan bahan baku.
5
1.5. Ruang Lingkup
Tugas akhir yang dibuat penulis didalam penyusunan tugas akhir ini
hanya membatasi pembahasan pada kegiatan yang berhubungan dengan
persediaan bahan baku yaitu hanya bahan baku mie untuk kebutuhan warmee
dicabang Tebet pada PT Baba Rafi Indonesia. Data diambil selama 3 bulan, dari
bulan Januari - Maret 2017.
1.6. Sistematika Penulisan
Pada sistematika pembahasan mengenai penyusunan Tugas Akhir ini
penulis membagi empat bab per bab sehingga lebih mempermudah penyampaian
informasi berdasarkan urutan-urutan dari penelitian yang dilakukan dengan
beberapa perincian secara singkat sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menerangkan latar belakang pemilihan judul, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penulisan tugas akhir, metode
pengumpulan data yang digunakan, ruang lingkup, serta
sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan Tugas
Akhir ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas tentang teori-teori dari para ahli tentang
persediaan yang terdiri dari pengertian persediaan, tujuan
pengendalian persediaan, macam-macam persediaan, jenis-jenis
persediaan, fungsi-fungsi persediaan, biaya-biaya persediaan,
6
faktor-faktor yang menentukan persediaan, metode penilaian
persediaan, tujuan pengawasan, dan pengertian bahan baku.
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis membahas tentang tujuan umum organisasi
yang terdiri dari sejarah, dan perkembangan perusahaan, struktur
dan tata kegiatan yang dilakukan perusahaan serta hasil penelitian.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang pernyataan singkat, jelas dan sistematis
dari keseluruhan hasil analisis kesimpulan dan saran, penulis
mencoba mengambil kesimpulan dari apa yang lebih dibahas pada
bab-bab sebelumnya dan memberikan saran-saran yang berguna
bagi perkembangan perusahaan.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Persediaan
Manajemen persediaan sangatlah penting bagi perusahaan, berikut
pengertian persediaan menurut para ahli :
Menurut Assauri (2008:238) “persediaan adalah merupakan salah satu
unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus
diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali”.
Sedangkan menurut Handoko (2011:333) “istilah persediaan (inventory)
adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumberdaya-
sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan
permintaan”.
Adapun menurut Ristono (2014:2) “inventory atau persediaan adalah suatu
teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan”.
Menurut Hendayani (2011:61) persediaan atau disebut inventory adalah
barang-barang yang biasanya dapat dijumpai digudang tertutup, lapangan,
gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan
baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk keperluan
operasi, atau barang-barang untuk keperluaan operasi atau barang-barang
untuk keperluan suatu proyek.
Menurut Fahmi (2016:109) menyimpulkan bahwa :
Untuk mewujudkan persediaan terlaksana secara baik dan stabil maka
pihak perusahaan harus menerapkan konsep manajemen persediaan
(inventory management) yang realistis dan dapat diterima oleh berbagai
pihak. Manajemen persediaan adalah kemampuan suatu perusahaan dalam
mengatur dan mengelola setiap kebutuhan barang baik barang mentah,
barang setengah jadi, dan barang jadi agar selalu tersedia baik dalam
kondisi pasar yang stabil dan berfluktuasi.
8
Menurut Heizer dkk (2011:82) “persediaan adalah salah satu aset termahal
dari banyak perusahaan, mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang
diinvestasikan”.
2.1.1. Tujuan Pengendalian Persediaan
Menurut Ristono (2014:4) pengendalian persediaan adalah “kegiatan
dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku/penolong) yang tepat,
dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau sedikit
dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan. Dari pengertian tersebut, maka
tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :
1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat
(memuaskan konsumen).
2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak
mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses
produksi, hal ini dikarenakan dengan alasan :
a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga
sulit untuk diperoleh.
b. Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan.
3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba
perusahaan.
4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat
mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.
5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar besaran, karena
akan mengakibatkan biaya menjadi besar.
9
Menurut Ishak (2010:164) “divisi yang berbeda dalam industri manufaktur
akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda :
1. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan
persediaan dalam junlah yang banyak.
2. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order
produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk
mengurangi set up mesin).
3. Pembelian (purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginkan persamaan
produksi yang besar dalam jumlah sedikit dari pada pesanan yang kecil dalam
jumlah banyak.
4. Keuangan (finance) menginginkan minimasi semua bentuk investasi
persediaan karena biaya investasi dan efek negatif yang terjadi pada
perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.
5. Personalia (personel and industrial) menginginkan adanya persediaan untuk
mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan pemutusan hubungan
kerja (PHK) tidak perlu dilakukan.
6. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk
mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineering.
10
2.1.2. Macam-macam Persediaan
Menurut Handoko (2011:334) dilihat dari jenisnya persediaan dapat
dibedakan menjadi 5 yaitu :
1. Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang
berujud-seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang digunakan
dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber
alam atau dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk
digunakan dalam proses produksi.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu
persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang
diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi
suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-
barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian
atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-
barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi
atau telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut
menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang
telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau
dikirim kepada langganan.
11
2.1.3. Jenis-jenis Persediaan
Menurut Assauri (2008:239) jenis-jenis persediaan terdiri dari :
1. Batch Stock atau Lot Size Inventory
Persediaan yang di adakan karena kita membeli atau bahan-bahan/barang-
barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat
ini.
2. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen
yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan
untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat.
Menurut Ristono (2014:7) pembagian jenis persediaan berdasarkan
tujuannya, terdiri dari :
1. Persediaan pengamanan (safety stock)
Persediaan pengamanan atau sering disebut sebagai safety stock adalah
persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian
permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu
mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan
(stock out).
12
Faktor-faktor yang menentukan besarnya safety stock antaralain :
a. Penggunaan bahan baku rata-rata
Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode
tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan
bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini diperlu diperhatikan karena
peramalan permintaann langganan memiliki risiko yang tidak dapat
dihindarkan bahwa persediaan yang telah ditetakan sebelumnya atas dasar
taksiran tersebut habis sama sekali sebelum penggantian bahan/barang dari
pesanan datang.
b. Faktor waktu atau lead time (procurement time)
Lead Time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan
bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut
dan diterima digudang persediaan. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama
antara satu pesanan dengan pesanan yang lain, tetapi bervariasi.
2. Persediaan antisipasi
Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan
yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat
diperkirakan sebelumnya.
3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock)
Persediaan dalam pengiriman disebut work-in processstock adalah persediaan
yang masih dalam pengiriman, yaitu :
a. Eksternal transit stockadalah persediaan yang masih berada dalam
transportasi.
13
b. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk
diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.
2.1.4.Fungsi-fungsi Persediaan
Menurut Handoko (2011:334) fungsi-fungsi persediaan sebagai berikut :
1. Fungsi Decoupling
Persediaan Decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan Lot Size ini perlu mempertimbangkan “penghematan-penghematan”
(potongan pembelian, biaya pengangkutan perunit lebih murah dan sebagainya)
karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar,
dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan
(biaya sewa gedung, investasi, risiko dan sebagainya).
3. Fungsi Antisipasi
Sering perusahaan menghadapi fluktasi permintaan yang dapat diperkirakan
dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu
permintaan musiman.
14
2.1.5. Biaya-biaya Persediaan
Menurut Assauri (2008:242) unsur-unsur biaya yang terdapat dalam
persediaan dapat digolongkan menjadi 4 golongan, yaitu :
1. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)
Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-
barang atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pesanan (order) dibuat dan
dikirim kepenjual, sampai barang-barang /bahan-bahan tersebut dikirim dan
diserahkan serta diinspeksi digudang atau daerah pengolahan (process areas)
2. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (Inventory carrying cots)
Adalah biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adanya persediaan
yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai
akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi biaya ini berhubungan dengan
terjadinya persediaan dan disebut juga dengan mengadakan persediaan (stock
holding cost)
3. Biaya kekurangan persediaan (out of stock costs)
Adalah biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang
lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-
biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau
memesan suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak
tersedia.Disamping juga dapat merupakan biaya-biaya yang timbul akibat
pengiriman kembali pesanan (order) tersebut.
4. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacity associated costs)
Adalah biaya-biaya yang terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, biaya
pemberhentian kerja dan biaya-biaya pengangguran (idle time costs).Biaya-
15
biaya ini terdiri dari kerja lembur, biaya latihan, biaya pemberentian kerja,
dan biaya-biaya pengangguran kapasitas, atau bila terlalu banyak atau terlalu
sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu tertentu.
2.1.6. Faktor-faktor yang menentukan persediaan
Menurut Ristono (2014:6) yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah
bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui
faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu
dibedakan antara persediaan bahan baku dan barang jadi, namun yang dimaksud
dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah persediaan
bahan baku/penolong.
Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi
oleh faktor :
a. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksudkan untuk menjaga
kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan
baku dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku.
Volume produksi yang direncanakan, hal ini ditentukan oleh penjualan terlebih
dahulu dan ramalan penjualan. Semakin tinggi volume produksi yang
direncanakan berarti membutuhkan bahan baku yang lebih banyak yang
berakibat pada tingginya tingkat persediaan bahan baku.
b. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan baku
yang tinggi dan sebaliknya.
16
c. Sifat bahan baku/penolong, apakah cepat rusak (durable good) atau tahan lama
(undurable good). Barang yang tidak tahan lama tidak dapat disimpan lama,
oleh karena itu bila bahan baku yang diperlukan tergolong barang yang tidak
tahan lama maka tidak perlu disimpan dalam jumlah banyak.
2.1.7. Metode Penilaian Persediaan
Dalam menilai suatu persediaan ada beberapa cara yang dapat digunakan
menurut Assauri (2008:244) diantaranya dengan :
1. Cara First In, First-Out (FIFO method)
Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai
menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk.
2. Cara rata-rata ditimbang (Weight Average Method)
Cara ini berbeda dengan cara yang dijelaskan sebelumnya karena didasarkan
atas harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang
diperoleh pada masing-masing harganya.
3. Cara Last-In, First Out (LIFO method)
Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa barang yang telah terjual dinilai
menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk.
2.1.8. Tujuan Pengawasan Persediaan
Menurut Assauri (2008:249) tujuan pengawasan persediaan secara
terperinci dapat dinyatakan sebagai usaha untuk :
1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat
mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
17
2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu
besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari perusahaan
tidak terlalu besar.
3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan
berakibat biaya pemesanan menjadi besar.
2.1.9. Tugas-tugas Pengawasan Persediaan
Menurut Assauri (2008:251) dalam usaha untuk mencapai tujuan
pengawasan persediaan maupun tujuan perusahaan secara keselurahan, bagian
pengawasan persediaan mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
a. Menentukan jenis dan jumlah barang-barang yang harus dibeli untuk persediaan.
b. Menentukan bilamana pesanan akan dilakukan.
c. Meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang/ bahan-bahan yang
sudah ditentukan untuk persediaan.
d. Memeriksa apakah barang-barang yang diterima sesuai dengan jumlah dan spesifikasi
barang yang dipesan, dan jika sesuai lalu menyimpan dan memilihara barang-barang
tersebut sebagai persediaan dalam gudang.
e. Mengadakan pengecekan barang-barang mana yang cepat habis dan barang-barang
mana yang lambat habis.
f. Mengadakan pencatatan secara administratif mengenai jenis, jumlah, dan nilai-nilai
persediaan.
g. Mengadakan pemeriksaan secara langsung keadaan fisik atas barang-barang dan
administratif persediaan didalam gudang.
h. Mengadakan penganalisisan atas keadaan persediaan untuk dapat menentukan jumlah
persediaan yang optimum dengan memperhatikan jumlah persediaan yang minimum,
jumlah pesanan yang ekonomis, titik pemesanan kembali dan jumlah persediaan yang
maksimum.
18
2.2. Pengertian Bahan Baku
Manajemen persediaan yang efektif, penyediaan layanan yang terbaik bagi
pelanggan, melakukan produksi secara efisien, dan pengembalian investasi dalam
persediaan, membutuhkan pengembangan sistem yang melibatkan peramalan
penjualan, pembelian yang terencana penerimaan dan penyimpanan produk yang
baik.
Berikut Pengertian bahan baku menurut para ahli :
Menurut Bustami dan Nurlela (2012:193) bahan baku adalah bahan dasar
yang diolah menjadi produk selesai, bahan baku ini dapat dibagi menjadi :
Bahan baku langsung : bahan baku langsung memiliki ciri-ciri sebagai
berikut:
1. Mudah ditelusuri keproduk selesai.
2. Merupakan bahan utama produk selesai.
3. Dapat diidentifikasikan langsung ke proses produksi setiap produk.
Bahan baku tak langsung : adalah selain bahan baku langsung yang
digunakan dalam proses produksi dan biaya ini dipandang sebagai biaya overhead
pabrik.
Adapun Bahan baku menurut Mulyadi (2014:275) bahan baku merupakan
bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi.
19
2.2.1. Pembelian Bahan Baku
Menurut Bustami dan Nurlela (2012:193) Dalam pembelian bahan baku
ini ada tiga prosedur yang perlu diperhatikan :
1. Permintaan pembelian
Merupakan pesanan tertulis dari bagian gudang yang menangani persediaan,
atau supervise departemen yang bertanggung jawab mengenai persediaan, yang
ditujukan ke departemen pembelian sebagai permintaan kebutuhan bahan,
formulir ini dibuat rangkap tiga; satu ditujukan ke departemen pembelian, satu
lagi dikirim kebagian yang mengajukan permintaan yang terakhir sebagai arsip.
2. Pesanan pembelian
Merupakan permintaan tertulis ke supplier bahan, yang dikirim oleh
departemen pembelian. Dalam pesanan pembelian ini memuat: jumlah bahan
yang diminta, harga dan syarat-syarat pembelian, formulir ini dibuat rangkap
empat; satu dikirim ke supplier, satu dikirim ke departemen akuntansi,
department penerimaan, yang terakhir untuk departemen pembelian. Untuk
pengendalian terhadap pesanan pembelian ini, pesanan pembelian hendaknya
dibuat untuk setiap terjadinya pembelian.
3. Penerimaan bahan
Merupakan laporan tertulis yang dibuat oleh departemen penerimaan
bahan.Formulir ini dibuat rangkap empat yang dikirim ke departemen
pembelian, departemen akuntansi, departemen pergudangan dan terkahir untuk
departemen penerimaan sendiri.
20
2.3. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Menurut Mulyadi (2014:276) prosedur permintaan pembelian bahan baku,
jika persediaan bahan baku yang ada digudang sudah mencapai jumlah tingkat
minimum pemesanan kembali (reorder point), bagian gudang kemudian membuat
surat permintaan pembelian (purchase requisition) untuk dikirimkan ke bagian
pembelian .
21
21
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Kebab Turki Baba Rafi (KTBR) adalah sebuah waralaba kebab terbesar
dunia. Perusahaan ini didirikan oleh Hendy Setiono dan Nilamsari pada tahun
2005 di Surabaya, terinspirasi dari jajanan kebab yang beliau temui di setiap jalan
pada saat berlibur ke negara Qatar, tercetuslah sebuah ide untuk membuka usaha
kebab, namun disesuaikan dengan lidah masyarakat Indonesia. Mencoba
peruntunganya berbisnis hasil modifikasinya dikota Surabaya, dengan
mengandalkan kebab sebagai produk utama yang bercita rasa khas dengan rasa
original.
Baba Rafi berasal dari kata BABA sebagai panggilan ayah/bapak sedangkan
Rafi nama anak pertama dari Hendy Setiono dan Nilamsari. Semua dimulai
dengan satu gerobak sederhana dikota Surabaya,ditahun 2005 usaha franchise
kemudian dipilih karena potensinya yang menjanjikan, ditahun 2007
perkembangan kebab Turki Baba Rafi yang sangat cepat diseluruh Indonesia
menjadikan kebab Turki Baba Rafi memiliki 336 outlet, ditahun 2008 kebab Turki
Baba Rafi memindahkan head office ke Jakarta dan rebranding logo.Kemudian
beberapa penghargaan tercapai atas usahanya semenjak 2009 sampai sekarang
dan merekrut lebih banyak tenaga kerja profesional demi manajemen sehat.
Ditahun 2009 kebab Turki Baba Rafi memutuskan untuk go international
sekaligus membawa nama Indonesia ke Mancanegara, sehingga grand opening
22
outlet pertama di Malaysia, Filipina, China, Srilangka, Singapura, Brunei
Darussalam, Belanda dan Bangladesh, lebih dari 1200 outletdi Indonesia maupun
Mancanegara dan pada tahun 2016 kebab Turki Baba Rafi melebarkan sayap
bisnisnya dengan menciptakan konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan
yang menarik nan modern dan comfortable untuk hangout bersama teman atau
keluarga, dengan brand WARMEE.
Waroeng mee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukan bagi
anak muda yang suka kumpul berlama-lama dengan teman-teman dan keluarga.
Untuk dapat mewujudkan suatu tujuan perusahaan maka PT Baba Rafi
Indonesia memilikivisi, misi, dan tujuan perusahaan sebagai berikut:
VISI MISI DAN TUJUAN
1. Visi
Berusahauntuk menjadi bisnis waralaba kebab yang terbesar, yang
menguntungkan dan yang paling berpengaruh di dunia.
2. Misi
Kami berusaha untuk menjadi bisnis waralaba kebab terbesar didunia dengan
menawarkan rasa dan kualitas dengan harga yang terjangkau dan pelayanan
yang memuaskan untuk para franchise dan pelanggan.
3. Tujuan
Untuk meningkatkan sumber daya manusia dengan mengadakan program dan
tanggung jawab sosial yang dapat membantu masyarakat dan pemegang
saham.
23
3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi
Dalam sebuah perusahaan struktur organisasi adalah hal yang paling penting
untuk mengetahui secara langsung tanggung jawab dan peranan dalam setiap
bagian, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat dilihat
hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung
didalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut struktur organisasi
dibagian logistik dan bagian AFA &Procurement di PT Baba Rafi Indonesia
Jakarta :
General
Manager
Indra
Logistik Dev
Indras
Pramantyo
SPV Logistik
Riselvino
Minanda
Checker
1. Agustian
2. Siti R
Delivery
1. Ariyanto
2. R Mario
3. Daman
4. Munzi
Staf Logistik
1. Imam
2. Dedi
3. Subhan
4. Andri Yadi
5. Ikbal
6. Agus
7. Anton
Checker
1. Agustian
2. Siti R
Staf Guman
1. Abdul
2. Tauhid
3. Yadi
4. Novar
5. Wanda
6. Rio
24
Berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur organisasi yang baik,
di PT Baba Rafi Indonesia terdapat struktur organisasi yang dapat menunjukan
tugas dan tanggung jawab setiap bagian yaitu :
1. General Manager
a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
b. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
c. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal.
2. Manajer logistik
a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan Devisi logistik, penegasan
penetapan, dan pengiriman bahan baku.
b. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh staf logistik.
c. Bertanggung jawab atas ketersediaan bahan baku.
d. Memberikan keputusan untuk melakukan persediaan.
3. Supervisor logistik
a. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf.
b. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus ditangani oleh atasan atau
manajer.
c. Membantu tugas staf logistik.
4. Gudang mandiri
a. Membagi tugas staf-staf gudang.
b. Membuat jadwal shifting staf gudang.
25
c. Turut serta membersihkan, merawat, merapihkan, bahan baku yang ada
digudang logistik.
5. Gudang Mandiri Staf
a. Menyerahkan dan menerima bahan baku kepada operator.
b. Memberishkan, merawat, merapihkan bahan baku yang ada digudang.
6. Checker
a. Menjaga kuantitas dan kualitas barang digudang.
b. Mengumpulkan bahan baku yang telah disiapkan pada satu tempat/wadah
untuk kemudian dikemas oleh staf logistik.
c. Merapikan gudang dan membuang sampah agar gudang selalu bersih.
d. Membantu menyiapkan dan menghitung bahan baku yang telah disiapkan.
7. Delivery
a. Menggunakan mobil: pengambilan kunci mobil, menyiapkan mobil agar
proses muat menjadi mudah, mengecek kelayakan pemakaian kendaraan
(jumlah bahan bakar, ban, dan sebagainya).
b. Proses pemuatan dilakukan dengan cara kardus yang berat atau kardus yang
berisi barang basah ditaruh dibawah dan kardus yang ringan atau kardus
berisi bahan kering ditaruh dibagian atas.
c. Bahan baku yang dikirim dengan motor diikat dengan kuat menggunakan
tali/lakban agar tidak jatuh dijalan.
d. Jumlah maksimal bahan baku yang diangkut disesuaikan dengan kapasitas
kendaraan (mobil/motor).
26
8. Staf Logistik
a. Menerima report penjualan dari gerai-gerai Baba Rafi.
b. Menyiapkan bahan baku untuk untuk dikirim ke warmee dan outlet-outlet.
c. Melakukan pengepakan yang efisien dan aman untuk pengiriman.
d. Merapikan gudang agar gudang selalu bersih.
e. Mengecek gudang dengan stock card.
27
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Baba Rafi Indonesia (KTBR) merupakan perusahaan
franchisewaralaba terberas didunia yang bergerak dibidang kuliner khususnya
makanan khas Turki yaitu kebab, saat ini Kebab Turki Baba Rafi Indonesia
bertransformasi dari usaha skala rumahan, hingga sekarang menjadi sebuah usaha
franchisekebab tersukses bertaraf Internasional. Tak puas hanya dengan usaha
kebab saja, kebab Turki Baba Rafi pun menciptakan tempat nongkrong dengan
konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan yang menarik nanmodern dan
comfortable untuk hangout bersama teman maupun keluarga.
Waroengmee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukkan bagi
anak muda yang suka sekali kumpul berlama-lama dengan teman-teman maupun
keluarga.Menu utama yang dihadirkan di waroeng mee adalah mie Instan (rebus
atau goreng) dengan berbagai macam toping yang unik, seperti kikil, iga cabai
hijau, sosis lada hitam, pangsit goreng hitam, dan lain-lain. Selain menu utama
yang dihadirkan Warmee pun memiliki menu lain seperti: mee cheesy ball, mee
green lamb, nasi goreng da smess, nasi ayam gokil, dan lain-lain.
28
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Prosedur Persediaan Bahan Baku
Gambar dibawah ini menunjukan prosedur persediaan bahan baku pada PT
Baba Rafi Indonesia :
Warmee Staf Logistik Manajer
Logistik
Staf
Procurement
Manajer
Procurement Finance Supplier
Tidak
Start
Memb
uat
Rekap
Membu
at
Meneri
ma
Cek
Persedi
Stock
Card
K
NPB
Persetuju
an
Pembuat
an
Menerima
T
i
Packing
Membuat
Surat
Terim
a Mengirim
Barang
&Faktur
Menerima
Barang&
Laporan
Kep
Y
Return
Penerimaan
Barang Baru
Mengecek
Barang
Menyerah
Terima
2
1
Y
29
Warmee Staf Logistik Manajer
Logistik
Staf
Procurement
Manajer
Procurement Finance Supplier
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia (2017)
Gambar III.2
Prosedur Persediaan Bahan Baku PT Baba Rafi Indonesia
2
2
Menyim
pan
Packing
Membuat
Surat
Terim
a
Melakukan
30
Dengan memperhatikan prosedur persediaan bahan baku diatas, maka dapat
dijelaskan proses persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia, jenis persediaan
yang digunakan oleh PT Baba Rafi Indonesia adalah Anticipation Stock yaitu
persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk
menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat, sebagai
berikut:
1. Membuat FPH (Form Penjualan Harian)
FPH merupakan hasil laporan penjualan gerai warmee yang dibuat dalam satu
hari. Berikut contoh form penjualan harian di warmee cabang tebet pada tanggal
01 Januari 2017.
Tabel III.1
Form Penjualan Harian Warmee CabangTebet
01 Januari 2017
NO MENU PRICE QTY
GRAND
TOTAL
Main Course
1 Mee Cheesy Ball 32.000,00 3 96.000,00
2 Mee Sukur 26.000,00 2 52.000,00
3 Mee Abang Bersalju 28.000,00 3 84.000,00
4 Mee Greenlamb 28.000,00 2 56.000,00
5 Mee Soda Hitam 25.000,00 1 25.000,00
6 Mee Sunrise 25.000,00 2 50.000,00
7 Mee Sambel Tuna 22.000,00 2 44.000,00
31
8 Mee Telur Asin 18.000,00 1 18.000,00
9 Mee Sambel Petai 17.000,00 2 34.000,00
10 Mee Original (Kuah/Goreng) 12.000,00 5 60.000,00
11 Mee Combo (Kuah/Goreng) 15.000,00 6 90.000,00
12 Mee Saus Keju 15.000,00 3 45.000,00
13 Martabak Mee 18.000,00 2 36.000,00
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017
2. Rekap Laporan Penjualan Bulanan
Selanjutnya warmee membuat rekap laporan penjualan bulanan,merupakan hasil
rekap akumulasi penjualan harian gerai warmee dalam satu bulan. Berikut contoh
rekap laporan penjualan bulanan untuk cabang warmee tebet dari bulan Januari–
Maret 2017.
Tabel III.2
Rekap Laporan Penjualan Bulanan Warmee Cabang Tebet
Januari-Maret 2017
No Menu Item Unit
Bulan Total
Sales Jan Feb Mar
1 Mee Cheesy Ball Pcs 57 52 95 204
2 Mee Sukur Pcs 75 66 79 220
3 Mee Abang Bersalju Pcs 49 46 78 173
4 Mee Greenlamb Pcs 47 41 51 139
5 Mee Soda Hitam Pcs 51 51 50 152
6 Mee Sunrise Pcs 55 42 65 162
7 Mee Sambel Tuna Pcs 61 49 76 186
32
8 Mee Telur Asin Pcs 45 32 78 155
9 Mee Sambel Petai Pcs 53 48 40 141
10 Mee Original
(Kuah/Goreng)
Pcs 100 113 115 328
11 Mee Combo
(Kuah/Goreng)
Pcs 104 100 146 350
12 Mee Saus Keju Pcs 58 52 48 158
13 Martabak Mee Pcs 53 51 56 160
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017
3. FOB ( Form Order Barang)
Setelah membuat rekap laporan penjualan bulanan warmee membuat FOB, FOB
merupakanform yang digunakan untuk keperluan order barang. Setelah warmee
membuat FOB, selanjutnya warmee mengirimkan kepada staf logistik. Berikut
contoh form order barang warmee dari bulan Januari-Maret 2017 untuk cabang
warmee tebet.
Tabel III.3
Form Order Barang Warmee Cabang Tebet
Januari- Maret 2017
No Nama Barang Unit
Bulan
Ket
Jan Feb Mar
1. Indomie Ayam Bawang Pcs 360 360 360
2. Indomie Goreng Pcs 760 640 520
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017
33
4. Menerima Report
Dan staf logistik akan menerima report yang telah dikirimkan oleh gerai warmee
diantaranya :
a. Form penjualan harian.
b. Rekap laporan penjualan bulanan.
c. Dan form order barang.
5. Cek Persediaan
Selanjutnya staf logistik mengecek persediaan barang digudang, untuk
mengetahui ketersediaan barang.
6. Stock Card
Setelah staf logistik mengecek persediaan barang digudang, staf logistik akan
menuliskan data ending barangdi stock card. Stock card merupakan ending data
stok barang/bahan baku yang tersedia digudang. Selanjutnya staf logistik
memberikan stock card kepada manajer logistik.
7. Keputusan
a. Jika stok barang/bahan baku dirasa cukup maka manajer akan
menginstruksikan kepada staf logistik untuk dilakukan packing dan segera
mengirim ke gerai warmee.
b. Namun jika ternyata stok persediaan digudang minim, maka manajer
logistik akan melakukan persediaan, dan segera menghubungi bagian
procurement untuk meminta dibuatkan NPB (Nota Permintaan Barang).
34
8. NPB
NPB merupakan nota permintaan barang yang dibuat oleh bagian procurement
untuk keperluan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh bagian logistik, dan
selanjutnya staf procurementakan membuatkan dan menuliskan kebutuhan yang
diperlukan bagian logistik untuk persediaan barang digudang. NPB dibuat 3
(tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih disimpan untuk manajer
procurement , rangkap 2 (dua) berwarna pink disimpan oleh staf procurement
dan rangkap 3 (tiga) berwarna kuning untuk disimpan oleh manajer logistik.
Berikut contoh NPB (Nota Permintaan Barang) rangkap 2 (dua) berwarna pink di
PT Baba Rafi Indonesia tanggal 03 Januari 2017.
Sumber : Devisi Procurement PT Baba Rafi Indonesia.
Gambar III.3
Nota Permintaan Barang
03 Januari 2017
35
9. Persetujuan NPB (Nota Permintaan Barang)
Setelah staf procurementmembuatkan NPB (Nota Permintaan Barang) maka
selanjutnya staf procurementakan meminta persetujuan kepada manajer
procurement untuk menandatangani NPB tersebut.
10. Pembuatan PO (Purchase Order)
Setelah ditanda tangani oleh manajer procurement, staf procurement akan segera
membuatkan PO (Purchase Order)untuk selanjutnya akan segera dikirim kepada
supplier.
11. Menerima PO
Setelah supplier menerima PO (Purchase Order) dari staf procurement, maka
selanjutnya supplier akan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan pesanan
yang tertera pada PO (Purchase Order).
12. Mengirim barang dan membuat faktur
Supplier akan mengirimkan barang tersebut sesuai dengan permintaan yang
tertera pada PO (Purchase Order) dan sekaligus memberikan faktur.
13. Menerima barang dan faktur
Barang yang sudah dikirim oleh supplier maka akan diterima oleh staf logistik
untuk dilakukan pengecekan dan juga menerima faktur barang tersebut dari
supplier.
36
14. Laporan inspeksi bahan material
Laporan inspeksi bahan material merupakan form pengamatan standar bahan
material perusahaan meliputi kondisi kemasan, label, tempratur, karakteristik
mutu, kondisi visual, berat, asal negara/lokasi pabrik, logo halal dan status
material. Selanjutnya staf logistik akan mengisi laporan inspeksi bahan material.
15. Keputusan
a. Jika hasil pengamatan keadaan barang ok release maka staf logistik akan
menerima dan menyimpan barang/bahan baku sekaligus menyerahkan faktur
ke finance untuk dilakukan pembayaran.
b. Tetapi jika hasil pengamatan barang tersebut ditemukan ada barang yang
rusak atau cacat (reject) maka staf logistik akan menolak dan
mengembalikan (hold) barang tersebut kepada supplier untuk dilakukan
return barang.
16. Return barang
Staf logistik akan mengembalikan barang yang rusak dan tidak sesuai dengan
standar yang di inginkan perusahaan, supplierakan mengganti dan segera
mengirimkan barang yang baru.
17. Penerimaan barang baru
Selanjutya staf logistik menerima kembali barang yang sudah di return oleh
supplier, dan melakukan pengecekan kembali.
37
18. Mengecek barang
Setelah menerima barang baru dari supplier staf logistik akan mengecek barang
tersebut, jika barang sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan
maka selanjutnya akan disimpan ke dalam gudang.
19. Menyimpan barang
Selanjutnya barang yang telah diterima dari supplier, akan segera disimpan ke
gudang penyimpanan. Untuk bahan baku mie dilakukan penyimpanan dirak
khusus bahan baku mie, agar tetap terjaga kualitasnya.
20. Packing
Packing adalah proses pengepakan barang-barang yang sudah terdata dan akan
dikirim ke gerai-gerai Baba Rafi.
Sebelum dilakukan packing staf logistik mengambil barang/bahan baku di rak
khusus penyimpanan mie sesuai dengan jumlah yang dipesan, dan membuat
kardus, melapisi kardus dengan lakban (sebagian/menyeluruh) agar kardus tidak
mudah rusak bila telah terisi bahan baku.
21. Surat Jalan
Surat jalan ialah surat yang digunakan untuk mengiringi pengiriman
barang/bahan baku ke gerai-gerai Baba Rafi. Surat jalan dibuat 3 (tiga) rangkap,
rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk warmee, rangkap 2 (dua) dan rangkap 3
(tiga) berwarna pink dan kuning untuk arsip bagian logistik.
38
22. Pembayaran
Setelah staflogistik menyerahkan faktur kepada finance, maka selanjutnya
finance akan melakukan proses pembayaran sesuai dengan nominal tagihan yang
tertera pada faktur. Selanjutnya finance akan membuatkan tanda terima, tanda
terima dibuat 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk supplier,
rangkap 2(dua) dan rangkap 3(tiga) berwarna pink dan kuning disimpan oleh
bagian finance.
3.1.3. Kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan
persediaanbahan baku dan solusinya.
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya pasti tidak akan
terlepas dari kendala atau permasalahan yang sering menggangu jalannya roda
perusahaan, terutama pada persediaan bahan baku. Adapun kendala dan solusinya
sebagai berikut :
1. Keterlambatan barang datang dari supplier, terkadang beberapa supplier
terlambat dalam pengiriman barang yang akan mengakibatkan terhambatnya
proses pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi Indonesia.
2. Supplier tidak memberikan barang yang sesuai dengan standar kualitas yang
diinginkan oleh PT Baba Rafi Indonesia, maka akan dilakukan return yang akan
menghambat proses produksi dan pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi
Indonesia.
39
Solusi untuk persediaan bahan baku, antaralain :
1. Procurement harus memiliki beberapa pemasok (supplier), untuk menjaga dan
mengantisipasi keterlambatan barang/bahan baku dari supplier.
2. Selalu mengingatkan kembali untuk pengiriman H-1, dan apabila masih sering
terjadi barang yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan, biasanya PT
Baba Rafi Indonesia mencari supplier yang baru.
41
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan data-data dari hasil penelitian yang penulis peroleh mengenai
persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia, maka penulis menarik
kesimpulan dan memberi saran-saran sebagai bahan masukan bagi perusahaan,
sehingga diharapkan memberi manfaat bagi PT Baba Rafi Indonesia yang
berkaitan dengan tugas akhir ini. Adapun kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia sangat diperlukan
untuk menunjang kegiatan perusahaan, terdiri dari form penjualan harian,
rekap laporan penjualanan bulanan, form order barang, stock card, nota
permintaan barang, purchase order, faktur, dan melakukan pembayaran.
2. Prosedur persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia sudah cukup
baik, tetapi kapasitas gudang kurang memadai dan masih kekurangan armada
untuk pengiriman barang.
3. Kendala dalam prosedur persediaan bahan baku yaitu keterlambatan barang
datang dari supplier, terkadang beberapa supplier terlambat dalam
pengiriman barang yang akan mengakibatkan terhambatnya proses
pengiriman ke gerai Baba Rafi Indonesia dan supplier tidak memberikan
barang yang sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan oleh PT Baba
Rafi Indonesia, maka akan dilakukan return yang akan menghambat proses
produksi dan pengiriman ke gerai Baba Rafi Indonesia.
42
4.2. Saran
Setelah melakukan penelitian dan mengetahui pelaksanaan kegiatan
persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia, maka penulis dapat member
saran yang mudah-mudahan diterima sebagai bahan masukan atau pertimbangan
untuk dapat meiningkatkan profitabilitas perusahaan. Adapun saran-saran tersebut
diantaranya :
1. Sebaiknya PT Baba Rafi Indonesia menambah kapasitas gudang yang lebih
luas lagi, menurut penulis dengan pertumbuhan gerai-gerai Baba Rafi yang
tersebar di Indonesia maupun Mancanegara, dirasa tidak memadai, sehingga
perlu untuk menambah kapasitas penyimpanan gudang.
2. Menambah tenaga kerja serta armada pengiriman barang, karena menurut
penulis dengan semakin banyaknya armada dan tenaga kerja pengiriman,
maka akan lebih efisien dan cepat sampai ke gerai-gerai PT Baba Rafi
Indonesia.
3. Solusi untuk prosedur persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia yaitu
Procurement harus memiliki beberapa pemasok (supplier), untuk menjaga
dan mengantisipasi keterlambatan barang/bahan baku dari supplier dan selalu
mengingatkan kembali untuk pengiriman H-1, dan apabila masih sering
terjadi barang yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan, biasanya PT
Baba Rafi Indonesia mencari supplier yang baru.
w