TUGAS AKHIR - skripsi.narotama.ac.idskripsi.narotama.ac.id/files/04209115-Made Dwi Novitasari.pdf · Document Flowchart Kartu Persediaan Barang ... (ATK) berupa kertas ... Batasan

http://narotama.ac.id


TUGAS AKHIR

RANCANG BANGUNSISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERGUDANGAN

(STUDI KASUS: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA BERENCANAKABUPATEN PROBOLINGGO)

Oleh :Made Dwi Novitasari

04209115

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS NAROTAMA



SURABAYA2011

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERGUDANGAN (STUDI KASUS: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA

BERENCANA KABUPATEN PROBOLINGGO)

Oleh: Made Dwi NovitasariDosen Pembimbing: Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom.

ABSTRAK

Sistem Informasi Administrasi Pergudangan merupakan program aplikasi yang

di rancang sebagai upaya untuk mengoptimalkan pengelolaan administrasi di gudang

Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten. Sistem yang

di rancang dibatasi hanya menangani perekaman data-data yang berkaitan dengan

transaksi alat kontrasepsi berupa maintenance data barang, data klinik, data sumber

dana, dan data user, serta menangani pembuatan dan pencetakan dokumen yang

berkaitan dengan transaksi alat kontrasepsi.

Hasil dari proses implementasi yaitu terbentuknya sebuah Sistem Informasi

Administrasi Pergudangan terkomputerisasi yang mampu menangani transaksi yang

telah disebutkan diatas. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan basis data MySQL.

Kata Kunci : Pergudangan, Alat Kontrasepsi, Keluarga Berencana



WAREHOUSING ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM DESIGN(CASE STUDY: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA

BERENCANA KABUPATEN PROBOLINGGO)

By: Made Dwi NovitasariGuidence by: Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom.

ABSTRACT

Warehousing Administration Information System is an application program

that is designed as an attempt to optimize the management of administration in the

warehouse of Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten

Probolinggo. The system is designed to handle only limited data recording, data

pertaining to transactions maintenance of contraception in the form of goods data,

clinical data, the data sources of funding, and user data, as well as handle the

manufacture and printing of documents related to the transaction of contraceptives.

The results of the implementation process of the formation of an Information

System that is able to handle computerized warehousing transactions that have been

mentioned above. The system is built using the PHP programming language and

MySQL database.

Keywords: Warehousing, Contraception, Family Planning



KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus, karena berkat

pertolongan-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Tugas

akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Pergudangan (Studi

Kasus: Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten

Probolinggo)” ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Sistem

Informasi pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas

Narotama Surabaya.

Kelancaran penyusunan tugas akhir ini tak lepas dari adanya dukungan, bimbingan

dan kerjasama berbagai pihak. Oleh karena itu, sudah sepantasnyalah pada kesempatan ini,

penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Ir. Tony Hartono Bagio, MT., MM., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Narotama.

2. Bapak Cahyo Darujati, ST., MT., selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama.

3. Ibu Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom., selaku dosen pembimbing yang dengan

sabar membimbing dan memberikan waktu serta masukan yang sangat berarti bagi

penulis.

4. Bapak dan Ibu Dosen beserta seluruh Staf Tata Usaha di lingkungan Program Studi

Sistem Informasi, yang telah banyak membantu dan membagikan pengetahuan kepada

penulis.

5. Mama, Wawan, Asti, Mbak Uut, Leo, Fefe dan Mas Rah, Bu Yunir sekeluarga, dan

Kay, yang telah memberi dorongan semangat dan doa yang tak pernah putus.



6. Neng Ujiek ‘n the genk (domo arigato, mau ikut mikirin programku), Opik, Lusi, Onny,

Dwiyono, Jabbie, Sjunan (teman-teman seperjuangan), Indah, Ari, Evi, Ryo, Arip, Mas

Hery, Zainul, Mas Teguh, Pak Benny, Erwin, Iwan, Arai, Andre (makasi atas

dukungannya dan kesediaannya jadi temanku), serta semua rekan se program studi,

yang namanya tidak dapat disebutkan satu per satu, atas semua dukungan, bantuan,

pengertian dan persahabatan selama hampir dua tahun ini.

7. Bapak Kepala Badan dan Bapak Sekretaris Badan Pemberdayaan Perempuan dan

Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo, atas permaklumannya.

8. Rekan-rekan di BPPKB Kabupaten Probolinggo, khususnya Pak Rudy dan Pak Anam,

atas semuanya.

9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, atas`segala bantuannya.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki banyak kekurangan.

Untuk itu penulis sangat berterimakasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan

saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penyusunan laporan-laporan

selanjutnya. Penulis juga memohon maaf jika selama penyusunan tugas akhir, penulis

melakukan banyak kesalahan. Akhir kata, semoga tugas akhir ini bermanfaat.

Surabaya, Agustus 2011

Penulis



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i

LEMBAR PERSETUJUAN ....................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... iii

SURAT PERNYATAAN ............................................................................................. iv

ABSTRAK .................................................................................................................... v

KATA PENGANTAR ................................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................. 2

1.3 Batasan Masalah .................................................................................... 3

1.4 Tujuan .................................................................................................... 3

1.5 Manfaat .................................................................................................. 3

1.6 Metodologi Penelitian ........................................................................... 3

1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................ 5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem .................................................................................. 7

2.2 Pengertian Informasi .............................................................................. 7

2.3 Pengertian Sistem Informasi .................................................................. 9

2.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................................... 10



2.5 Alat Perancangan ................................................................................... 10

2.6 Kamus Data ........................................................................................... 21

2.7 Basis Data .............................................................................................. 21

2.8 Normalisasi ............................................................................................ 22

2.9 Profil BPPKB Kabupaten Probolinggo ................................................. 23

2.10 Alat Kontrasepsi .................................................................................... 26

BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1 Gambaran Umum Manual ..................................................................... 39

3.2 Document Flowchart ............................................................................. 41

3.3 System Flowchart ................................................................................... 49

3.4 Diagram Berjenjang ............................................................................... 55

3.5 Data Flow Diagram ............................................................................... 57

3.6 Desain Database .................................................................................... 65

3.7 Desain Input/Output ............................................................................... 72

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

4.1. Implementasi Sistem .............................................................................. 88

4.2. Evaluasi Sistem ...................................................................................... 88

BAB V PENUTUP

5.1. Simpulan ................................................................................................ 105

5.2. Saran ...................................................................................................... 106

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem .................................. 10

Gambar 2.2. Simbol-simbol Dalam Diagram Aliran Data ............................................ 11

Gambar 2.3. Aliran Data Minimal Mengandung Satu Proses ....................................... 15

Gambar 2.4. Tahapan Normalisasi ................................................................................ 23

Gambar 2.5. Struktur Organisasi BPPKB Kabupaten Probolinggo ............................. 24

Gambar 3.1. Document Flowchart Penerimaan Barang ............................................... 42

Gambar 3.2. Document Flowchart Pengeluaran Barang .............................................. 44

Gambar 3.3. Document Flowchart Laporan Stock Opname ......................................... 45

Gambar 3.4. Document Flowchart Laporan Bulanan ................................................... 46

Gambar 3.5. Document Flowchart Laporan Sumber Dana .......................................... 47

Gambar 3.6. Document Flowchart Kartu Persediaan Barang ...................................... 48

Gambar 3.7. Document Flowchart Kartu Barang ......................................................... 49

Gambar 3.8. System Flowchart Login .......................................................................... 50

Gambar 3.9. System Flowchart Master Data ................................................................ 51

Gambar 3.10. System Flowchart Penerimaan Barang .................................................. 52

Gambar 3.11. System Flowchart Pengeluaran Barang .................................................. 53

Gambar 3.12. System Flowchart Pelaporan .................................................................. 54

Gambar 3.13. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ............................................................ 56

Gambar 3.14. Diagram Konteks Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 57

Gambar 3.15. DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 59



Gambar 3.16. DFD Level 1 Proses Master Data Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ...................................... 60

Gambar 3.17. DFD Level 1 Proses Transaksi Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ...................................... 61

Gambar 3.18. DFD Level 1 Proses Pelaporan Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ...................................... 63

Gambar 3.19. CDM Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 65

Gambar 3.20. PDM Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 66

Gambar 3.21. Desain Form Login ................................................................................. 73

Gambar 3.22. Desain Form Menu Utama ..................................................................... 73

Gambar 3.23. Desain Form Sumber Dana .................................................................... 74

Gambar 3.24. Desain Form Entry Sumber Dana ........................................................... 75

Gambar 3.25. Desain Form Daftar Klinik ..................................................................... 75

Gambar 3.26. Desain Form Entry Klinik ...................................................................... 76

Gambar 3.27. Desain Form Daftar Alkon ..................................................................... 77

Gambar 3.28. Desain Form Entry Alkon ...................................................................... 77

Gambar 3.29. Desain Form Daftar Pengguna ............................................................... 78

Gambar 3.30. Desain Form Entry Pengguna.................................................................. 79

Gambar 3.31. Desain Form Daftar BAPB ..................................................................... 79

Gambar 3.32. Desain Form Entry BAPB ...................................................................... 80

Gambar 3.33. Desain Form Entry Alkon BAPB ........................................................... 81

Gambar 3.34. Desain Form Daftar SBBM .................................................................... 81

Gambar 3.35. Desain Form Entry SBBM ..................................................................... 82

Gambar 3.36. Desain Form Daftar Pencarian BAPB .................................................... 82



Gambar 3.37. Desain Form Daftar SPMB .................................................................... 83

Gambar 3.38. Desain Form Entry SPMB ...................................................................... 84

Gambar 3.39. Desain Form Daftar SBBK ..................................................................... 85

Gambar 3.40. Desain Form Entry SBBK ...................................................................... 85

Gambar 3.41. Desain Form Pencarian SPMB ............................................................... 86

Gambar 3.42. Desain Form Daftar BAPB Yang Belum Dibuat SBBM ....................... 87

Gambar 3.43. Desain Form Daftar SPMB Yang Belum Dibuat SBBK ........................ 87

Gambar 4. 1. Form Login .............................................................................................. 89

Gambar 4.2. Form Menu Utama ................................................................................... 90

Gambar 4.3. Form Sumber Dana .................................................................................. 91

Gambar 4.4. Form Entry Sumber Dana ......................................................................... 91

Gambar 4.5. Form Daftar Klinik ................................................................................... 92

Gambar 4.6. Form Entry Klinik .................................................................................... 93

Gambar 4.7. Form Daftar Alkon ................................................................................... 94

Gambar 4.8. Form Entry Alkon .................................................................................... 94

Gambar 4.9. Form Daftar Pengguna ............................................................................. 95

Gambar 4.10. Form Entry Pengguna.............................................................................. 96

Gambar 4.11. Form Daftar BAPB ................................................................................. 97

Gambar 4.12. Form Entry BAPB .................................................................................. 97

Gambar 4.13. Form Entry Alkon BAPB ....................................................................... 98

Gambar 4.14. Form Daftar SBBM ................................................................................ 99

Gambar 4.15. Form Entry SBBM ................................................................................. 100

Gambar 4.16. Form Daftar SPMB ................................................................................ 100

Gambar 4.17. Form Entry SPMB .................................................................................. 101



Gambar 4.18. Form Daftar SBBK ................................................................................. 102

Gambar 4.19. Form Entry SBBK .................................................................................. 103

Gambar 4.20. Daftar BAPB Yang Belum Dibuat SBBM .............................................. 103

Gambar 4.21. Daftar SPMB Yang Belum Dibuat SBBK............................................... 104

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dunia teknologi informasi berkembang cepat dan terus-menerus. Hal ini

diakibatkan kebutuhan sistem informasi yang semakin kompleks. Upaya untuk

meningkatkan efisiensi biaya, tenaga dan berbagai sumber daya menjadikan

teknologi komputer lebih memasyarakat dan dibutuhkan oleh sebuah instansi. Salah

satu instansi tersebut adalah Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga

Berencana (BPPKB) Kabupaten Probolinggo.

Pengolahan data yang dahulu dilakukan secara manual, sudah tidak mungkin

lagi untuk dilanjutkan karena memakan waktu yang cukup lama, tidak efisien dan

menghasilkan data dengan tingkat akurasi rendah. Untuk mengatasi hal-hal tersebut

diperlukan perubahan dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi.

Keberhasilan Program Keluarga Berencana (KB) selama ini tidak lepas dari

adanya dukungan manajemen perlengkapan dan perbekalan (logistik) yang sudah

berjalan secara baku dan terpelihara dengan baik. Tanpa adanya dukungan

manajemen logistik, sulit diketahui secara jelas keadaan alat kontrasepsi (alkon) di



setiap tingkatan wilayah. Kondisi ini harus tetap dipelihara dan bahkan perlu

ditingkatkan agar manajemen perlengkapan dan perbekalan dapat berjalan lebih

efektif dan efisien.

Sebagai upaya untuk meningkatkan pengelolaan administrasi gudang,

diperlukan suatu alat bantu berupa sebuah sistem administrasi pergudangan

terkomputerisasi. Hal ini dituangkan dalam Sistem Informasi Administrasi

Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana

Kabupaten Probolinggo. Sistem ini mampu mengatasi beberapa kendala yang

dihadapi pada pengerjaan secara manual. Sebagai contoh, meminimalkan pengunaan

alat tulis kantor (ATK) berupa kertas yang tidak efisien. Hal ini dikarenakan

seringnya terjadi kesalahan (perulangan) pemberian nomor pada surat bukti barang

keluar (SBBK) yang masih dikerjakan secara manual, sehingga pencetakannya harus

dilakukan berulang kali. Dampak lainnya adalah pemborosan waktu dan tenaga untuk

melakukan suatu pekerjaan yang sama secara berulang-ulang.

1.2. Rumusan Masalah

Bertitik tolak dari latar belakang yang telah dikemukakan, maka permasalahan

yang akan dibahas adalah “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi

Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga

Berencana Kabupaten Probolinggo?”



1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah sistem yang di rancang adalah sebagai berikut:

1. Menangani perekaman data-data yang berkaitan dengan transaksi alkon berupa

maintenance data barang, data klinik, data sumber dana, dan data user;

2. Menangani pembuatan dan pencetakan dokumen yang berkaitan dengan transaksi

alkon.

1.4. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk merancang dan membangun Sistem

Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan

Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo.

1.5. Manfaat

Dengan dibangunnya Sistem Informasi Administrasi Pergudangan yang

terkomputerisasi diharapkan dapat membantu Bendahara Barang dan Kasubbag.

Perencanaan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

1.6. Metologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan dalam kasus ini adalah :

1. Studi literatur

Sebagai langkah awal, dilakukan studi literatur. Yaitu teknik pengumpulan data

dengan cara membaca literatur yang mendukung dan berhubungan dengan

administrasi pergudangan. Langkah ini sangat membantu dalam memahami alur

data dan informasi dari sistem informasi administrasi di gudang secara umum.



2. Pengumpulan data

a. Observasi dan Survei

Penelitian yang dilaksanakan langsung pada obyek yang diteliti yang

bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas tentang sistem yang sedang

berlangsung.

b. Wawancara

Pengumpulan data dengan cara langsung bertatap muka dan mencari

keterangan ke responden (Bendahara Barang dan Kepala Sub Bagian

Perencanaan).

3. Analisa Sistem

Mengidentifikasi masalah yang dihadapi pada pengerjaan secara manual,

mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem. Mempelajari

sistem manual yang telah ada dengan tujuan merancang sistem baru yang mampu

memperbaiki kekurangan dari sistem sebelumnya.

4. Perancangan sistem

Setelah memperoleh data dan informasi yang cukup, maka dilanjutkan dengan

proses perancangan Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan

Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo.

5. Implementasi sistem

Setelah sistem selesai di rancang, maka proses selanjutnya adalah

pengimplementasian rancangan tersebut menjadi sebuah Sistem Informasi

Administrasi Pergudangan terkomputerisasi dengan menggunakan case tool yang

telah ditetapkan sebelumnya.

6. Dokumentasi



Aktivitas yang juga penting dalam analisa dan perancangan sistem adalah

dokumentasi. Berisikan kumpulan dokumen yang berhubungan dengan sistem

yang dirancang. Mulai dari hasil pengumpulan data, analisa sistem dan hasil dari

perancangan sistem. Selain sebagai back up, dokumentasi juga dapat digunakan

sebagai dasar perbaikan dan pengembangan sistem di kemudian hari.

1.7. Sistematika Penulisan

Rancangan sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut:

Bab I. Pendahuluan

Pendahuluan berisi hal-hal yang melatarbelakangi pemilihan topik

penulisan, rumusan masalah yang akan dibahas, batasan ruang lingkup

sistem, tujuan dirancang dan dibangunnya sistem, metodologi penelitian,

dan sistematika penulisan.

Bab II. Landasan Teori

Landasan teori berisi berbagai teori yang berkaitan dengan rancang bangun

Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan

Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo

Bab III. Analisis dan Desain Sistem

Pada bab ini dilakukan analisis terhadap spesifikasi sistem yang diinginkan

pengguna untuk kemudian dilakukan perancangan atau mendesain sistem

secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis tersebut.

Bab IV. Implementasi



Pada bab ini dituliskan hasil implementasi dari rancangan yang telah dibuat

pada bab sebelumnya, dengan menggunakan case tool yang telah

ditentukan.

Bab V. Penutup

Pada bab ini dituliskan simpulan yang diperoleh, serta dituangkan saran-

saran untuk pengembangan desain dan atau implementasi sistem di masa

mendatang.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto HM, 2005, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi 3, Andi Offset, Yogyakarta.

Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid 1 dan Jilid 2, Edisi ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat.

O’ Brien, J.A., 2005, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12, Penerbit Salemba Empat.

Raymond McLeod, Jr. Jilid 1, Edisi Bahasa Indonesia, 1995, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Documents

TUGAS AKHIR - skripsi.narotama.ac.idskripsi.narotama.ac.id/files/04209115-Made Dwi Novitasari.pdf · Document Flowchart Kartu Persediaan Barang ... (ATK) berupa kertas ... Batasan