1

Tryggare organisering – tryggare barn?

Tryggare organisering, tryggare barn?Vägen till ett agerande utredningsarbete i Mölndals stad – dokumentation från workshop 7 maj 2015, Atwork, Göteborg.

2

Tryggare organisering – tryggare barn?

Barn- och ungdomsvården har i Mölndal, liksom i övriga GR-kommuner och resten av Sverige, stått inför många utmaningar

de senaste åren. Långa utredningstider, hög och ökande sjukfrånvaro, hög personalomsättning, oroväckande copingstrategier (strategin en person använder sig av för att hantera situatio-ner som upplevs stressande) hos personalen och en större komplexitet vad gäller samverkan.

– Det som vi kommer dela med oss av till er här idag är inte ett färdigt koncept, utan vårt försök till förändring för att förbättra för anställda och brukare, säger Irene Jansson, verksamhetschef Barn och familj i Mölndals stad.

– Det har varit ett knåpande inom organisatio-nen i ett och ett halvt års tid, men nu har vi satt

Sofie Andersson, Irene Jansson, Catarina Liljestrand och Tobias Berg från Mölndals stad.

strukturen till det förändringsarbete som håller på att genomföras, säger Tobias Berg, enhets-chef Enheten för utredning av barn och unga.

– Vi har räknat ut att det i ett enda ärende inte är ovanligt att det finns 250 möjliga kontakter man kan ha med klient, anhöriga och samver-kansparter. Bara det i sig kräver ett annat sätt att jobba, säger Irene Jansson.

– Det här sättet vi arbetat på håller inte, det känns som vi har jobbat på i samma spår medan kraven, förutsättningarna och världen har för-ändrats, säger Catarina Liljestrand, enhetschef Enheten för utredning av barn och unga.

En ny organisationsstruktur och ett nytt arbetssätt med hjälp av metoden Signs of safety – tillsammans är nyckelordet i arbetet med att hitta ett hållbarare sätt att jobba inom barn- och ungdomsvården i Mölndals stad.

3

Tryggare organisering – tryggare barn?

Ohälsa och hög personalomsättning kostar– Personalomsättningen är hög och sjukfrån-varon har ökat de senaste åren, både vad gäller långtidssjukskrivning och korttidsfrånvaro, säger Sofie Andersson, HR-konsult HR-avdelningen Stadsledningsförvaltningen.

Hon instämmer i bilden av att hela yrkesrollen har förändrats och blivit väldigt komplex, kraven har blivit högre och press-sen större. För att hinna med hittar man sätt att kompensera som till exem-pel att äta framför datorn, hoppa över raster eller gå till jobbet när man är sjuk, men så orkar ingen hålla på hur länge som helst. Då kan det istället hända att man sänker ribban för vad som är ”good enough”. Vilket kan leda till en inre konflikt, man kan kalla det för en slags existentiell ohälsa, som kan leda till långa sjukskrivningar. Man kan inte vara den man vill vara eller jobba så som man blivit utbildad till. Detta är inget specifikt för Mölndal, utan gäller arbetsmarknaden i stort när kraven blir för höga.

– En hög personalomsättning kan vara en varningsklocka för en alltför pressande arbetssituation och hög personalomsättning kostar mycket, ur många aspekter, säger Sofie Andersson.

Det är inte sällan så att den som slutar gör det för att den blivit sjuk eller valt att gå vidare för att arbetssituationen inte varit hållbar. Det är tufft för den som slutar, för medarbetarna, för verksamheten och det medför en kostnad. Det är dyrt att förlora en erfaren socialsekreterare och anställa en ny.

– Vi har räknat fram kostnaden för att rekry-tera en ny socialsekreterare till cirka 340 000 kronor – och då tror jag vi räknat lågt, säger Sofie Andersson.

Så här har uträkningen gjorts: Produktionsbortfallet är den största kostnaden och här har man räknat på att den nyanställde de första sex månaderna förväntas uträtta cirka 50 procent av vad en erfaren socialsekreterare skulle ha gjort, efter första halvåret förväntas man uträtta cirka 75 procent av arbetet fram tills att man jobbat i två år. Till produktionsbortfallet under de två första åren räknas också ”spill” i ärenden för kollegor, på grund av den tid som

läggs på inskolning av den nyanställde. Man har även räknat in kostnaden för tiden som läggs på att rekrytera en ny person. Detta ger en total kostnad på cirka 340 000 kronor.

– Är det många som slutar redan efter två–tre år så försvinner erfarenhet, energi och stora summor pengar ut, säger Sofie Andersson.

4

Tryggare organisering – tryggare barn?

Förändring och nytänk– När det är slitigt måste man gasa. Vi kom fram till att vi måste göra något nytt, något rejält. Vi har genom åren tillsatt fler chefer och fler tjäns-ter men det enbart är inte lösningen, något mer genomgripande måste till, säger Irene Jansson.

Mycket fakta och inspiration till förändrings-arbetet har hämtats från docent Anna-Lena Lindquists forskning och utredningsarbete kring social barn- och ungdomsvård. Stöd har även tagits i handlingsplanen för kompetens och stabilitet inom myndighetsutövningen i den sociala barn- och ungdomsvården i GR-kommu-nerna.

– Det är Anna-Lena Lindquists modell Från krisande organisation till krisorganisation som

vi utgått från i hela vårt förändringsarbete, säger Irene Jansson.

Anna-Lena Lindquist framhåller vikten av att organisera den sociala barn- och ungdoms-vården med utgångspunkt från att det är en organisation som ska handskas med olika former av kriser hos barn, unga och deras familjer. En krisorganisation. Ofta är kriserna av långvarig karaktär innan de blir aktuella inom socialtjäns-ten. Det är heller inte ovanligt att samverkans-partners som varit i kontakt med och försökt hjälpa familjen har gett upp och själva hamnat i ett krisartat läge. För att klara detta behöver organisationen planera och på olika sätt rusta för stabilitet och struktur. Hon nämner tre om-råden som särskilt viktiga: arbetsförhållanden, kompetensstöd och utvecklingsarbete.

Att skapa arbetsenheter rustade för att hantera det krisarbete som handlägg-ning av social barnavård innebär är det centrala i förändringsarbetet. För att lära sig mer om kris-organisering kommer även kontakt tas med polis, brandkår och akutsjukvård, verksamheter som är vana med och uppbyggda för att klara kriser.

5

Tryggare organisering – tryggare barn?

Signs of safety – för ett agerande utredningsarbete

Ett av utvecklingsområdena enligt krisorganisa-tionsmodellen är metod.

– För att förändra vårt arbetssätt vad gäller handläggning behöver vi en metod att jobba utifrån och vi har valt Signs of safety, säger Tobias Berg.

– Det är den metod vi tycker är bäst kopplad till att göra föränd-ringar i behandlingsarbetet och där det finns evidens för att den fungerar, säger Irene Jansson.

Sign of safety har sina rötter i Australien och är ett säkerhets-orienterat, samarbetsstyrt och styrkebaserat arbetssätt. Fokus ligger på att involvera, delak-tiggöra och engagera barn, föräldrar och övriga berörda runt den oro som finns för barnet. Tanken är att skapa en samarbetsallians med familjen för att hitta lösningar. De tre grundfrågeställningarna i Signs och safety är: Vad är vi bekym-rade och oroliga för? Vad är det som fungerar bra? Vad behöver hända?  Ytterligare en viktig fråga tillkommer och det är bedöm-ningen av säkerheten. Den uttrycks som en skalfråga på skalan 1–10: Där 10 innebär att man kan konstatera att förhållandena kring barnet är tillräckligt säkra för att ärendet ska kunna avslutas och 0 inne-bär att barnet behöver omhän-dertas. Tillsammans utforskar alla berörda de tre grundfrågeställningarna och säkerhetsfrågan med hjälp av mappning.

– Det räcker med ett enda papper, eller en whiteboardtavla, där all information skrivs ner vilket ger alla involverade en tydlig och sam-stämmig bild att diskutera kring, säger Tobias Berg.

Tobias Berg, enhetschef Enheten för utredning av barn och unga

Catarina Liljestrand, enhetschef Enheten för utredning av barn och unga.

Målet är att komma fram till en planering som beskriver de regler, arrangemang, beteenden och insatser som behövs för att förhållandena kring barnet ska vara säkra.

– Vi vill med hjälp av Signs of safety gå från ob-serverande utredningar till agerande utredning-ar. Vi vill bli en ”katalyserande” socialtjänst med

socialarbetare som hjälper famil-jer att få igång sina egna proces-ser, säger Tobias och beskriver det som ett paradigmskifte.

I en observerande utredning är socialarbetaren experten som beskriver, betraktar, vänder på varje sten och säger till klienten vad som behöver göras – en sådan utredning tar tid, ofta flera månader. I en agerande utred-ning sätter socialarbetaren igång processen, familjen är experter-na, tillräckligt med underlag tas fram, man frågar familjen vad de behöver och tidsåtgången är kortare, 2–4 veckor.

– Psykologiskt är viljan till förändring som störst åtta–nio dagar efter en kris i familjen. Kan vi fånga upp klienter och agera snabbt och är det mycket vunnet bara där.

Alla som jobbar inom verk-samhetsområdet barn och familj har fått gå en grund-utbildning i Signs of safety. Det har även funnits möjlighet att få handledning och konsultativt stöd. Vidareutbildning av chefer samt utredare och utvald behandlingspersonal kommer att genomföras i höst. Ett

implementeringsteam bestående av både chefer och medarbetare har bildats.

– Implementeringsteamet, som inte alltid tycker samma som oss, tror jag är en framgångsfaktor. Det är viktigt för förankringen och kompetens-spridningen att medarbetare är med i imple-menteringstänket så att det inte bara kommer ovanifrån, säger Catarina Liljestrand.

6

Tryggare organisering – tryggare barn?

Ny samordning och organisationsstrukturMetoden Signs of safety började implementeras i Mölndal ungefär ett år innan den nya organi-sationsstrukturen kommit till. Den nya organi-sationen har utgått från Anna-Lena Lindquists tanke om att sätta utredningsfunktionen i fokus på arbetsplatsen: utredningsfunktionen får vara navet som organisationen formas kring och andra funktioner och enheter kopplar an till.

Utredningsenheten består av tre team, var-je team består av åtta personer och en chef. I alla team finns en person som i en del av sin tjänst har uppdrag som BBiC-utbildare. I teamet finns också personer som har kunskap om BRiV (Barnens Rätt i Vårdnadskonflikter) och MPV som är Mölndals arbete med att möta pappor med våldsproblematik. I teamen jobbar man med både barn och ungdomar. Till varje utrednings-team finns också en grupp med olika kompe-tenser som öppenvård, familjerätt, kontaktstöd och missbruksvård knuten för att stötta och öka kontinuiteten. Socialsekreteraren behöver inte springa runt, utan det finns ett givet forum där man gemensamt kan prata om och med familjen.

Utredningsteamet jobbar under en tvåveckors-period med mottagningsenheten och tar sig an nya ärenden tillsammans med dem. Detta sätt

att jobba ger varje team möjlighet att under en fyra veckorsperiod kunna arbeta med pågående utredningar utan att nya kommer, in vilket ger större möjlighet till fokus på varje ärende och skapar även utrymme för reflektion och åter-hämtning. Det finns också en processledare kopp-lad som följer utvecklingsarbetet och kan stötta upp implementeringsprocessen.

Hälsofrämjande organisationFör att få medarbetarna att må bättre och för att minska personalomsättningen har ett mentor-skap för nyanställda införts. Mentorskapet är ett stöd för den nyanställda att skolas in i yrkesrollen och känna sig trygg i att jobba med myndighets-utövning.  Det har också öronmärkts tid för varje med-arbetare till reflektion och återhämtning. För att rusta personalen att klara krisarbete har man lämnat det sedvanliga arbetet med debriefing och istället för att agera när något krisartat redan hänt börjat arbeta förebyggande. Tillsammans med företagshälsovården genomförs workshops fyra gånger per år där gruppen ska arbeta med att bli trygga med varandra och i att man som person kan reagera på olika sätt i en krissituation.

– Får vi en förståelse i att man har med sig skilda saker i sitt bagage och att man reagerar olika på

olika situationer tror jag vi kan hitta ett lugn både i oss själva och i gruppen, säger Catarina Liljestrand.

7

Tryggare organisering – tryggare barn?

Jobbar framåt tillsammansTill förändringsarbetet är det kopplat en följe-forskare från FoU i Väst/GR som i två års tid ska ge stöd i hur man följer upp verksamheten.

– Det känns bra att det är någon som tittar på oss utifrån så att vi vet vad som är framgångs-faktorerna och vad som kan förbättras, säger Catarina Liljestrand.

Det är många delar i förändringsarbetet som ska komma på plats och allt är en process. Att göra den tillsammans är viktigt.

– Det behöver vara mycket syre och högt i tak i en sådan här process. Det är viktigt att det finns utrymme för dialog både i med- och mot-gång – att chefer, medarbetare och fack jobbar ihop. Tillsammans är ett nyckelord, säger Sofie Andersson. l

Deltagarna hade möjlighet att diskutera i smågrupper mellan

föreläsningarna.

8

Tryggare organisering – tryggare barn?

Mer om kompetensutveckling av social barn- och ungdomsvårdI oktober 2014 anordnade GR konferensen Att utveckla och behålla kompetens inom den sociala barn- och ungdomsvården. Docent Anna-Lena Lindqvist talade utifrån temat stabilitet som kompetens strategi för social barn- och ungdomsvård och representanter från Uppsala län, Jönköpings län och Göteborgs Stad talade om sina erfarenheter av kompetensstrategier.

Läs dokumentationen från konferensen här: www.grkom.se/dokumentation

Handlingsplan för kompetens och stabilitet inom myndighetsutövningen i den sociala barn- och ungdomsvården i GR-kommunerna.IFO-chefsnätverket inom GR har gett Göteborgsregionens kommunal förbund (GR) i uppdrag att formulera en handlings-plan för introduktion och fortbildning för personal inom myndighetsutövningen i den sociala barn- och ungdomsvården.Inledningsvis ska fokus främst ligga på en introduktionsplan för nyutbildade socionomer och nyanställda. Det långsiktiga målet är att uppnå en trygg och säker vård för barn och unga genom ökad kompetens och stabilitet. Arbetet genomförs inom ramen för överenskommelsen om stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten.

Länk till handlingsplanen: www.grkom.se/kompetensstabilitet

Text och foto: Linda E Andersson, GR. Layout: Infogruppen GR.