GUIDE TIL

TÅRNBY

FORENINGSPORTAL

- for foreninger

Side 2 af 10

Tårnby Foreningsportal

Tårnby Foreningsportal er foreningernes værktøj til booking af faciliteter, indsendelse af

dokumentation samt kommunikation med Kultur og Fritid i Tårnby Kommune.

Denne guide er en hjælp til at komme i gang med systemet.

Du finder Tårnby Foreningsportal her: https://foreningsportalen-taarnby.kmd.dk

Ny version af Interbook

Systemet er en opgradering af det gamle Interbook, derfor er alle foreninger fra det "gamle"

system er flyttet med. Hvis du er i tvivl om I er oprettet, så tryk på det blå ikon til venstre,

"Foreningsregister" og søg jeres forening frem.

Log ind

Måden, hvorpå du skal logge ind på, er ændret i forhold til det gamle system. Det nye login

giver både en større sikkerhed og nye muligheder for dig og din forening.

Tidligere havde I som forening typisk ét login, der blev brugt af flere i foreningen. Det nye

system bygger på princippet, at hver bruger har sit eget personlige login. Men til gengæld

kan hver forening have flere brugere med forskellige rettigheder, som kan agere på

foreningens vegne. I bestemmer selv hvem og hvor mange.

Systemet følger således Digitaliseringsstyrelsens nye initiativ, hvor man ved login med

privat NemID kan agere på vegne af fx en forening.

Du eller din forening er allerede oprettet

Du eller din forening er allerede oprettet i systemet med rollen ”Foreningsansvarlig”. Hvis I

vil have tilknyttet flere foreningsansvarlige med samme rettigheder som dig selv, kan I selv

oprette disse brugere. Se mere på side 7-8 i denne guide.

Du kan også tilknytte trænere eller holdledere til at være ”Foreningsbookere”. Rollen

”Foreningsbooker” giver kun adgang til at booke tider til foreningen.

Rolle

Rettigheder

Foreningsansvarlig

Adgang til booking og administration af foreningsoplysninger

Administrerer hvem andre, der skal kunne logge på systemet i

foreningens navn.

Kan se/redigere alle foreningens bookinger.

Foreningsbooker

Adgang til at booke til foreningen

Kan kun se egne bookinger

Side 3 af 10

Sådan logger du på første gang

1) Klik på linket https://foreningsportalen-taarnby.kmd.dk

2) Klik ”Log ind”

3) Du kommer nu til Log ind billedet

Som brugernavn angiver du den e-mailadresse, som er anvendt til at sende dig/foreningen

denne vejledning.

4) Klik på ”Nulstil adgangskode”, og du får tilsendt en ”Direkte Login” adgangskode

5) Find tilbage til Log ind billedet

Angiv den samme e-mail som brugernavn.

I ”Adgangskode” skriver du den kode, du har fået tilsendt.

Side 4 af 10

6) Klik på ”LOGIN VIA DIREKTE LOGIN”

7) Du er nu logget på som foreningsansvarlig

Klik på den grønne mand.

8) Her kan du ændre både fornavn og efternavn.

Side 5 af 10

Hvis det ikke er dit navn, men fx foreningens navn, der står her, skal du ændre det til dit eget

fornavn og efternavn. Hvis CPR-nummer ikke er udfyldt, kan du skrive dit CPR-nummer her.

Fremover vil du så også kunne logge på med dit NemID.

9) Klik på menu-pilen ”Skift e-mail og kode”

Her anbefaler vi, at du ændrer den tilsendte adgangskode, til en kode som du har lettere ved

at huske.

Du har også mulighed for at ændre e-mail. Hvis det fx er foreningens kontaktmail, som står

her, giver det god mening at ændre den til din egen.

10) Klik på menu-pilen ”Notifikationer”

Hvis du ønsker beskeder om fx bookingbekræftelser og afbookinger sendt pr. mail, skal du

markere det her.

11) Du er nu klar til at anvende Tårnby Foreningsportal.

Du kan booke, administrere foreningens oplysninger og tilføje nye brugere.

Roller i andre foreninger, grundejerforening eller interne afdelinger

Hvis du har eller skal have en rolle i systemet i en anden forening eller intern afdeling, kan du

henvende dig til os.

Vi kan sætte systemet op til at kunne håndtere flere roller via det samme login, således du

ikke behøver flere e-mails eller skulle huske på flere koder, hvis du har flere roller på Tårnby

Foreningsportal.

Forsiden

På forsiden finder du bokse: Besked og Information.

Information er en fast tekst, her står lidt om systemet, et link til denne guide samt

oplysninger om systemopdateringer, ændringer mv.

Side 6 af 10

Besked er en ”postkasse”, her modtager du beskeder fra administratorerne. Dette er både

generel information, fx når det er tid til bestemte ansøgninger eller lign. Når du har læst

beskeden, kan du vælge at slette den.

Foreningens grundoplysninger

Nu hvor du er logget ind og har sat din konto op, samt sikret at du modtager notifikationer om

nye beskeder og ændringer for foreningen, skal du ajourføre foreningens grundoplysninger. Du

trykker på den røde knap ”Forening” i menuen til venstre.

Disse oplysninger er dem, der kan søges frem i det offentlige foreningsregister. Du skal

desuden sikre at jeres aktiviteter stemmer overens med jeres foreninger i bunden af siden.

Endvidere er det muligt at lægge et billede på. Husk at trykke Gem i bunden af billedet.

Side 7 af 10

Kontaktoplysninger

Under kontaktoplysninger skal du sikre at bestyrelsen er oprettet med navn, adresse, mail og

telefon nummer, tryk ”Opret” for at tilføje flere.

Skal et eksisterende medlem rettes, trykkes i boksen til venstre for navnet og herefter på

rediger.

I vælger selv om disse informationer skal vises offentligt i foreningsregistret. Husk at ajourføre

denne side, når der vælges nye medlemmer i bestyrelsen!

Erklæring om børneattester

Under fanen Erklæring om børneattest vil I årligt skulle acceptere en tro og love erklæring, om

at I indhenter børneattester. Dette hører I mere om, når tiden herfor nærmer sig.

Flere brugere

Under fanen ”Bruger” øverst i billedet, kan du som foreningsansvarlig oprette flere brugere fra

jeres forening og tildele rollen som enten foreningsansvarlig på lige fod med dig eller

foreningsbooker.

En foreningsbooker kan kun booke faciliteter til foreningen og har ikke adgang til at se og rette

foreningens oplysninger.

Side 8 af 10

Tryk ”Opret” for at tilføje en ny bruger til foreningen. Udfyld den nye brugers e-mailadresse,

fornavn og efternavn. Vælg til sidst om brugeren skal tilføjes som Foreningsansvarlig eller

Booker og send invitation. Den nye bruger skal så logge sig ind i Foreningsportalen og nulstille

adgangskoden, som beskrevet først i denne guide.

Side 9 af 10

Søg/Book

Ved at trykke på den lyserøde knap ”Søg/Book” i menuen til venstre har I mulighed for at

booke lokaler til jeres aktiviteter.

Under denne menu kan I booke lokaler til enkelte aktiviteter eller gentagende aktiviteter. Der

kan søge ledig tider på to måder: ”Kalenderbooking” og ”Søg ledig tid”.

Med Kalenderbooking vælges anlæg/lokale og herefter markeres det tidsrum, man ønsker at

booke i kalenderen.

Når et tidsrum er markeret med musen, trykkes der ”Book” nederst på siden. Herefter spørger

systemet om det er en enkeltstående booking eller gentagende. Såfremt der vælges

gentagende vil systemet lægge bookinger ind på de dage der angives efterfølgende, såfremt

der er ledigt i tidsrummet.

På næste side udfyldes felterne, aktivitet, bestiller (hvem er til stede på stedet). Det er også

muligt at skrive en besked til Kultur og Fritid under ”Bookingbesked”, samt vælge tilbehør fx

borde, stole, projektor mv., såfremt det er muligt i det valgte lokale.

Side 10 af 10

Når alt er udfyldt trykkes der ”Tilføj til kurven” nederst på siden. Herefter vises en

Bookingoversigt. For at gennemføre skal du acceptere Bookingbetingelserne i bunden og

trykke ”Gennemfør”.

OBS: En booking er først accepteret, når du har modtaget en bekræftelse på mail.

Som udgangspunkt er alle faciliteter på forespørgsel, hvilket betyder at din booking

skal godkendes af en administrator, før den er endeligt gennemført.

Bookinger

Under den grønne knap ”Bookinger” kan du se foreningens bookinger, samt deres status. Når

en booking er gennemført vil status være ”Booket”. På denne side er det muligt at redigere,

afbooke eller se bookingbekræftelsen. Dette ved at trykke i boksen til venstre for den enkelte

booking og herefter rediger.