Net dat beetje meer.....

aandacht voor de belangen van het project en de omgeving

communicatie & design

TRENTO Communicatie & DesignJolanda Geleijnse

Albert Schweitzerlaan 392694 AP ‘s-Gravenzande

M: 06 - 28 27 26 63E: info@trento-communicatie.nl

www.trento-communicatie.nl

PROJECT•NiEuwS Meer nieuws, informatie en foto’s van TRENTO zijn te vinden via de volgende media:

foto’s

nieuws/producten

Ga voor snelle hyperlinks naar: www.trento-communicatie.nl

een onafhankelijke schakel, die als RODE DRAAD in het project, partijen verbindt en zorgt dat iedereen iets wint.

Voorziet valkuilen door vroegtijdig te onderzoeken,

analyseren en signaleren. Dit leidt tot VERbETERiNGEN

in ontwerp, GOODwill bij stakeholders, maar ook

tot kOSTENbESPARiNG Of ExTRA kANSEN.

informeert en bemiddelt tussen partijen. Daar waar

ieder voor zijn eigen belang opkomt, zoekt de

omgevingsmanager PASSENDE OPlOSSiNGEN

en maakt hierover heldere afspraken.

& sociale media Sociale Media bieden nieuwe communicatieve mogelijk- heden. Direct in gesprek met klanten wereldwijd. Gezamenlijk uw product/merk ontwikkelen of verbeteren.

wij helpen uw bedrijf op weg met: een passende sociale media strategie het opzetten van uw accounts de grafische ontwerpen voor uw accounts gemakkelijk beheren van verschillende accounts

informatiefolder omgevingsmanagement

communicatie & design

Waarom zou u een omgevingsmanager inzetten?

Hoe werkt een omgevingsmanager?

de omgevingsmanager informeert de omgeving in heldere taal. maakt duidelijke afspraken en betrekt alle partijen bij het project.

in het VOORTRAJECT wordt een stakeholdersanalyse gehouden, waarbij interactie plaasvindt met de omgeving. inzicht in de menselijke factor bij verandering is hiervoor noodzakelijk. De omgevingsmanager zoekt met deze analyse antwoorden op vragen als:• hoe staat het met het draagvlak?• waar zitten grote risico’s?• hoe zitten de mensen er in?• wat is voor hen belangrijk?• waarop haken zij af? Aan de hand van de stakeholdersanalyse kunnen belangrijke knelpunten tijdig worden gesignaleert en vervolgens in het ontwerp worden verwerkt.

Tijdens de uiTVOERiNGSfASE communiceert de omgevingsmanagerover welke beperkingen de omgeving kan verwachten. Om irritatie te voorkomen en de omgeving gerust te stellen is het van belang dat informatie over ontwerp, uitvoering en de getroffen voorzorgsmaatre-gelen tijdig worden verstrekt. Denk daarbij aan vragen die de omgev-ing zal hebben over afsluitingen, omleidingen, verkeersmaat-regelen, bereikbaarheid, parkeren, veiligheid, afvalophaaldiensten, hulpdien-sten of vervoersdiensten.

Om de communicatie goed te laten verlopen zal de omgevingsmanager het hele traject van ontwerpplan tot realisatie bETROkkEN of op de hoogte gesteld moeten worden bij alle besluitvorming op zowel politiek als uitvoeringsniveau.

ook voor grafisch ontwerp, creatieve communicatie of een social media plan

“Het activeren, onderhouden en sturen van de relaties tussen het project en zijn omgeving, in dienst van het project.”

in het voortraject bij de ontwikkeling van het ontwerp en de planning. uitvoeren van een stakeholdersanalyse, die zal worden gebruikt voor het toetsen en bijsturen van het ontwerp. Dit zal leiden tot draagvlak voor het project door de omgeving en helpt bij het maken van de juiste keuzes voor een goede en heldere aanbesteding.

in de voorbereidingsfase van het project als basis voor de rest van het project wordt een communicatie- plan opgesteld. Er wordt samen met de omgeving en de opdrachtgever naar afstemming en oplossingen gezocht voor knelpunten. Daarnaast worden heldere informatie- voorziening, activiteiten, beeld- en presentatiemateriaal op touw gezet.

tijdens uitvoering van de werkzaamheden plannen en afspraken worden nageleefd. Dit houdt in dat informatie updates over werkzaamheden, maar ook eventuele veranderingen in het ontwerp of knelpunten die betrekking hebben op de omgeving tijdig worden besproken of gemeld.

evaluatie van het project voor ‘learned lessons’ opgedane kennis over omgevingsissues in een gemeente, knelpunten in een project, maar ook werkwijze en wensen van bestuur en organisatie gebruiken in volgende projecten.

wat is omgevingsmanagement ?

wanneer wordt de omgevingsmanager ingezet?

een onafhankelijke schakel, die als rode draad in het project, partijen verbindt en zorgt dat iedereen iets wint.

Fasering in HooFlijnen vanuit oogpunt omgevingsmanagement

Ontwerp & planning

1.1 VRAAG om onderhoud of verbetering van bestaande infrastructuur of het ontwikkelen van een nieuwe verbinding

1.2 CONCEPTPlAN in hoofdlijnen uitgewerkt door opdrachtgever en projectuitvoerder1.3 STAkEhOlDERSANAlySE met behulp

van hypothesevraag omgevingsmanager doet onderzoek bij stakeholders om de voortijdig huidige en gewenste situatie, maar ook mogelijke issues en weerstand in kaart te brengen.

1.4 opzetten PROJECTGROEP voor ontwikkeling plannen

aanwezige kennis: historie, bestemmingsplan, vergunningen, stakeholders, uitvoering, te behalen voordelen verschillende disciplines, verkeerssituatie, overige werken met verkeers raakvlakken

1.5 CONCEPTONTwERP uitwerken, kostenraming, vergunningen checken

1.6 DENkTANk geeft visie om grove lijn van het plan bij te sturen

vertegenwoordiging: besluitvormer, lokale politiek, werkvoorbereider, calculator, uitvoerder, aannemer, hulpdiensten, verkeersdienst, afvalophaaldiensten en stakeholders

1.7 ontwerpplan TEkENEN, GROVE PlANNEN EN buDGET opstellen

bestek, verkeersbesluit- en maatregelen, uitvoeringplanning, communicatieplanning

1.8 toetsing van het ontwerp en verwerken fEEDbACk DENkTANk

1.9 uitwerken definitief hOOfDPlAN tbv ontwerp, bestek, verkeersbesluit en -maatregelen, uitvoering, communicatie en budget

samenwerking met communicatie afdeling tbv opstellen communicatieplan:1. afstemmen richtlijnen communicatie2. communicatieplan toetsen 3. taakverdeling afstemmen met communicatieafdeling en projectteam

1.10 VERGuNNiNGEN definitief

Voorbereiding 2.1 PlANNEN uitwerken op detailniveau uitvoering, verkeer, communicatie waaronder mediaplan tbv tbv informatisering van alle stakeholders intern en extern

2.2 OffERTES definitief opvragen denk aan vooropnames, communicatie uitingen, mediaplan, nieuwsportaal, beeldmateriaal.2.3 ontwikkelen COMMuNiCATiETOOlS website of ander nieuwsportaal openbaar voor publiek en sociale media kanalen, digitale

nieuwsbrief, social media accounts2.4 RESERVEREN RuiMTE gemeentepagina

en andere media2.5 uitwerken bEElDMATERiAAl voor

visuele ondersteuning van het verhaal aan het publiek

verhaallijn: ontwerpkeuze, ontwerp, werkwijze, planning, fasering, bereikbaarheid, verkeersmaatregelen, veiligheid, omleidingroutes, parkeren, containerplaatsen voor afvalophaaldiensten. materialen: plattegronden werk en huisnummers, foto’s en publieksvriendelijke kaartjes voor omleidingsroutes, parkeren, afvalcontainer, etc

2.6 PRESENTATiE MATERiAAl ontwikkelen om te informeren over: 1. ontwerp en besluitvorming2. mogelijkheden en beperkingen rondom werkzaamheden

- persberichten, nieuwsberichten, social media- flyer met informatie mbt tot de standkoming en de keuzes van het ontwerp, factsheet, conceptbrieven, adressenbestand stakeholders, vragen-en klachtenregister. - informatieborden met ontwerptekening en plattegronden, digitale presentatie, presentielijst en vragenformulieren voor feedback.

2.7 plannen inloop iNfORMATiE AVOND, inloopspreekuur

aanwezig: projectteam en besluitvormers, waar stakeholders gericht vragen aan kunnen stellen en direct antwoord kunnen ontvangen.

2.8 terugkerend OMGEViNGSOVERlEG organiseren

afgevaardigden van stakeholders om voortijdig issues te tackelen en op detailniveau bij te kunnen sturen. Op het gebied van ontwerp, verkeer, uitvoering en communicatie.

2.9 iNfORMEREN STAkEhOlDERS en OPENbAAR MAkEN definitieve plannen

volgens communicatieplan informeren over onderwerpen: ontwerp, planning, nieuwspor-taals, contactpersonen

uitvoering werkzaamheden

3.1 iNfORMATiE voorziening stakeholders2 wEkEN voor aanvang werkzaamheden

volgens communicatieplan: bewonersbrief, digitale nieuwsupdate, gemeentepagina, informatie avond, persoonlijke benadering, inloopspreekuur, telefonische en digitale bereikbaarheid inclusief doorlooptijd voor beantwoording

3.2 uitvoeren MEDiAPlAN informatie updates: interne informatie, website, nieuwsportaals, sociale media, versturen nieuws- en persberichten, ontwikkelen nieuwskrant, gemeentepagina's

3.3 voortdurende COMMuNiCATiE met projecteam en afgevaardigden omgevingsoverleg

diverse overlegvormen en systematisch vastleggen afspraken

Evaluatie 4.1 EVAluATiE project en toelichten aan een volgend projectteam

uitwerken ‘learned lessons’ met besluitvormers, politiek, opdrachtgever, projectteam, stakeholders + deelnemers ontwerpteam, denktank, omgevingsoverleg

een omgevingsmanager kan worden ingezet als schakel tussen binnen en buiten. een persoon die verschillende gezichtspunten en belangen weet te verenigen en oplossingen brengt. Projecten gaan vaak fout door menselijke factoren, zoals uiteenlopende belangen, misverstanden, communicatieproblemen of cultuurverschillen. Door bruggen te slaan tussen partijen, maar ook door de kennis en de inzichten van de stakeholders in te zetten wordt de voortgang van het project gewaarborgd. Omgevingsmanagement kan in verschillende fasen van het project worden ingezet. Door in de beginfase van het traject een stakeholdersanalyse uit te voeren ontstaat de mogelijkheid om vroegtijdig op situaties in te springen. Denk hierbij aan knelpunten of verbeteringen in het ont-werp of weerstand bij stakeholders. Door in gesprek te gaan met de omgeving, naar hen te luisteren, hen tijdig te informeren en heldere afspraken te maken wordt weerstand omgebogen naar draagvlak.Daarnaast zullen onnodige extra kosten en stagnatie die gepaard gaan met veranderingen tijdens de uitvoering van het project bespaard blijven. kortom, omgevingsmanagement draagt bij aan een gemoedelijk verloop van het project van voorbereiding tot uitvoering.