Transparantie en eenduidigheid Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagementin Portfoliomanagement

Albert van HolthoonAlbert van Holthoon

Coachentrain B.V.Coachentrain B.V.

Definitie volgens de VandaleDefinitie volgens de Vandale

Portfolio is het geheel van activiteiten van een Portfolio is het geheel van activiteiten van een onderneming.onderneming.

GartnerMagic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003

‘Applications for project portfolio and resource management can boost team performance, and enable IT management and others to access real-time data via dashboards for prioritization and rapid decision

making’.

‘By 2006, more than 50 percent of all project portfolio management functions will be packaged as

flexibly configurable, modular Web services.’

‘Enterprises will continue to reduce the number of tools needed to manage IT and other project

portfolios, in part to provide quicker visibility via direct rollup and analysis of portfolio data.’

GartnerMagic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003

AgendaAgenda Bureau Heffingen Bureau Heffingen VerbeterprogrammaVerbeterprogramma Knelpunten Planning en ControlKnelpunten Planning en Control Oplossings voorstelOplossings voorstel Implementatie aanpakImplementatie aanpak Stappen (1 – 4)Stappen (1 – 4) Valkuilen (techniek, menselijke kant)Valkuilen (techniek, menselijke kant) Status nuStatus nu Nog te gaanNog te gaan

Bureau Heffingen Bureau Heffingen

Bureau Heffingen is een agentschap van het ministerie Bureau Heffingen is een agentschap van het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Het geeft van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Het geeft

uitvoering aan wet- en regelgeving voor verantwoord uitvoering aan wet- en regelgeving voor verantwoord mineralengebruik en beperking van mestproductie. mineralengebruik en beperking van mestproductie.

Bureau Heffingen voert deze werkzaamheden uit door Bureau Heffingen voert deze werkzaamheden uit door het vertalen van de wet naar heldere formulieren, het vertalen van de wet naar heldere formulieren,

toelichtingen en brochures. Via formulieren verzamelt, toelichtingen en brochures. Via formulieren verzamelt, verwerkt en beheert Bureau Heffingen gegevens over verwerkt en beheert Bureau Heffingen gegevens over

grond, dieren, mineralen en mest. grond, dieren, mineralen en mest.

Hierbij maakt het gebruik van de modernste Hierbij maakt het gebruik van de modernste technieken op het gebied van automatisering en technieken op het gebied van automatisering en

communicatie. communicatie.

Besturing en beheer processenBesturing en beheer processen Unit Jaarplan proces.

Unit Planning en Control proces.

Unit maandrapportage proces.

Projectmanagement procesProjectmanagement proces

Prince 2

Ms Project

Maandrapportage

Maandrapportage BHF

Jaarplan

UREN Financ.

Bedrijfsbureau BHf

ABTer/ICT PL CM Planners

Planners

Contracten Verlof/ziek

Medewerkers

Connect

ClusterplanClusterplan

ClusterplanClusterplan

ClusterplanClust.plan

BonnenBonnen

Project/Werkplan

Bonnen

(Knelpunten) Schema

Maandrapportage

Maandrapportage BHF

Jaarplan

UREN Financ.

Bedrijfsbureau BHf

ABT/PL/Coor CM/AM Planners

Planners

Contracten Verlof/ziek

Medewerkers

Connect

ClusterplanClusterplan

ClusterplanClusterplan

ClusterplanClust/werk.plan

Bonnen

Project- en werkplanningen

Ms Project Database

STAP 1

Maandrapportage

Maandrapportage BHF

Jaarplan

Financ.

Bedrijfsbureau BHf

ABT/PL/Coord CM/AM Planners

Planners

Contracten Verlof/ziek

Medewerkers

Connect

ClusterplanClusterplan

ClusterplanClusterplan

ClusterplanClust./werkplan

Bonnen

Project- en werkplanningen

Ms Project Database

STAP 2

Maandrapportage

Maandrapportage BHF

Jaarplan

Financ.

Bedrijfsbureau BHf

ABT/PL/Coord CM/AM Planners

Planners

Contracten Verlof/ziek

Medewerkers

Connect

Bonnen

Project- en werkplanningen

Ms Project Database

STAP 3

Maandrapportage

Maandrapportage BHF

Jaarplan

Financ.

Bedrijfsbureau BHf

ABT/PL/Coord CM/AM Planners

Planners

Contracten Verlof/ziek

Medewerkers

Connect

Bonnen

Project- en werkplanningen

Ms Project Database

STAP 4

KnelpuntenKnelpunten

Diversiteit in processen en toolingDiversiteit in processen en tooling

– Bevoegdheden/verantwoordelijkheden onduidelijkBevoegdheden/verantwoordelijkheden onduidelijk

– Onbekendheid met proces (opleiding en communicatie)Onbekendheid met proces (opleiding en communicatie) Meerdere onafhankelijke subadministraties Meerdere onafhankelijke subadministraties

– Handmatig bijgewerktHandmatig bijgewerkt Urenverantwoording niet gekoppeld aan (sub)administratieUrenverantwoording niet gekoppeld aan (sub)administratie Project- en procesmatig werken nog niet geland Project- en procesmatig werken nog niet geland Inhoud van rapportages niet eenduidig vastgesteldInhoud van rapportages niet eenduidig vastgesteld

OplossingsvoorstelOplossingsvoorstel

OplossingsdoelstellingOplossingsdoelstelling– Consistentie en actualiteit van Planning & Control proces verhogenConsistentie en actualiteit van Planning & Control proces verhogen– Verhogen van de efficiency van dit procesVerhogen van de efficiency van dit proces

Te bereiken resultaatTe bereiken resultaat– Hernieuwde processen vastgelegd (niet te veel wijzigen)Hernieuwde processen vastgelegd (niet te veel wijzigen)

Afspraken vastgelegd en gecommuniceerdAfspraken vastgelegd en gecommuniceerd Functies/taken beschreven en betrokkenen opgeleidFuncties/taken beschreven en betrokkenen opgeleid

– Één basis-administratie voor regulier werk, releases en projectenÉén basis-administratie voor regulier werk, releases en projecten Gekoppeld aan één resource-administratie (beschikbaarheid/uren)Gekoppeld aan één resource-administratie (beschikbaarheid/uren) Deze administratie geeft actueel inzicht in de (financiële) status van Deze administratie geeft actueel inzicht in de (financiële) status van

afdeling en projecten afdeling en projecten en is daarmee ook de basis voor maand- en jaarrapportageen is daarmee ook de basis voor maand- en jaarrapportage

Planning en control ‘niet alleen achteruit- maar Planning en control ‘niet alleen achteruit- maar ookook vooruit kijken’ (operationeel, vooruit kijken’ (operationeel, tactisch etc.)tactisch etc.)

Implementatie aanpakImplementatie aanpak

Uitgangspunten/Randvoorwaarden bij aanpakUitgangspunten/Randvoorwaarden bij aanpak– Consistentie van administratie dient t.a.t. geborgd te blijvenConsistentie van administratie dient t.a.t. geborgd te blijven– Beheersbaarheid van traject is hoofdprioriteit oftewel continuïteit Beheersbaarheid van traject is hoofdprioriteit oftewel continuïteit

van het proces moet geborgd zijnvan het proces moet geborgd zijn– Medewerkers gaan in één systeem uren schrijvenMedewerkers gaan in één systeem uren schrijven

Gefaseerde aanpakGefaseerde aanpak– Huidige situatie beschreven voor I&I en LogistiekHuidige situatie beschreven voor I&I en Logistiek

Stap 1Stap 1

Processen (opnieuw) beschreven.Processen (opnieuw) beschreven.

– Niet opnieuw het wiel uitgevonden! Niet opnieuw het wiel uitgevonden! – Rollen en verantwoordelijkheden onder de aandacht gebracht.Rollen en verantwoordelijkheden onder de aandacht gebracht.

Vervangen bestaande werkplannen en projectadministraties door Vervangen bestaande werkplannen en projectadministraties door één basisadministratie.één basisadministratie.

– Eenduidigheid Eenduidigheid – Flexibel detailniveauFlexibel detailniveau– Verschillende invalshoekenVerschillende invalshoeken

Stap 2Stap 2

Invoeren resource- en uren-administratieInvoeren resource- en uren-administratie

– Ms Project Server (EPM) Ms Project Server (EPM) ‘Enterprise Resource Pool’. ‘Enterprise Resource Pool’.– Via Web Access tijdschrijven in MS Project Server. Via Web Access tijdschrijven in MS Project Server.

Stap 3Stap 3

Vervanging van bestaande clusterplannen/maandrapportagesVervanging van bestaande clusterplannen/maandrapportages

– Vanuit 1 basis administratie worden de maandrapportages Vanuit 1 basis administratie worden de maandrapportages opgesteld.opgesteld.

Stap 4Stap 4

Automatiseren Interfaces Automatiseren Interfaces

– Gewenste werkelijkheid Gewenste werkelijkheid

Invoeren DashboardInvoeren Dashboard

– Portfolio views (geld, tijd, voortgang, afwijkingen, risico’s etc.)Portfolio views (geld, tijd, voortgang, afwijkingen, risico’s etc.)

ValkuilenValkuilen

TechniekTechniek

– Nieuwe techniek (weinig ervaring)Nieuwe techniek (weinig ervaring) Olap cube Olap cube PerformancePerformance Niet synchroon lopen ‘actual work’ Web Acces <-> Ms Niet synchroon lopen ‘actual work’ Web Acces <-> Ms

ProjectProject

Menselijke kantMenselijke kant

– Acceptatie gebruikersAcceptatie gebruikers– Verschillende methodes van plannenVerschillende methodes van plannen– Verschillen in detailleringsniveau van plannenVerschillen in detailleringsniveau van plannen

Status nuStatus nu

EPM wordt wel gebruikt maar niet zoals oorspronkelijk bedoeld.EPM wordt wel gebruikt maar niet zoals oorspronkelijk bedoeld.

– Nu nog puur als uren administratie systeem. Nu nog puur als uren administratie systeem.

– Acceptatiegraad van het systeem is zeer laag.Acceptatiegraad van het systeem is zeer laag.

Lessons LearnedLessons Learned

Wees geen ‘early adaptor’Wees geen ‘early adaptor’

Neem de tijd om te testen en te implementeren.Neem de tijd om te testen en te implementeren.

Vragen ?Vragen ?