Trabajo dufay

Actividad

Documentos Empresariales

Juan Camilo Sandoval

Aprendiz

María Dufay Samuel Córdoba

Instructora

Centro de Desarrollo Agroempresarial SENA

Tecnólogo en Gestión Empresarial 27 de agosto de 2013

Chía

ACTIVIDAD A REALIZAR.

1. Escriba al Frente qué clase de documento realizaría de acuerdo al

Enunciado:

Una Felicitación. (Carta)

Una fiesta de fin de año de la empresa. (Circular)

Un cambio de dirección de la empresa. (Memorando Interna)

Un llamado de atención. (Memorando)

Una solicitud de pedido de papelería. (Carta de pedido)

Una reunión de socios. (Circular)

Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima

Organizacional. (Circular)

Lea la guía técnica Colombiana GTC 185 y responde:

1. Cuáles son las características (de redacción y presentación), utilización, partes y

clases de una carta?

Respuesta:

Se busca que tenga un solo tema a tratar

Redactar en forma clara, concreta y precisa

Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en

plural o singular.

Emplear estilo gramatical

Utilizar los formatos normativos en los manuales de cada organización

Utilización

Se busca Informar sobre un hecho o informar una situación

Agilizar y dar respuesta a un asunto

Reiterar información por un requerimiento o solicitud

Confirmar eventos Pendientes o que ya ocurrieron.

Partes de una carta

Código: Muestra el lugar de referencia para su envió

Lugar de origen y fecha de elaboración

Destinatario

Denominación o título académico

Nombre del destinatario

Cargo

Organización

Dirección

Nombre del lugar de origen

País

Asunto

Saludo texto

Despedida

Remitente y firmas responsables

2. Cuáles son las características, utilización y partes de un memorando?

Respuesta:

Características

Utilizar los formatos normalizados en los manuales

Redactar en forma clara y breve

Tratar un tema por memorando

Utilización del memorando

Busca informar sobre un hecho en forma breve

Expresar necesidades, hacer requerimientos

Dar respuesta a una comunicación recibida

Conocer detalles sobre un aspecto determinado

Partes de un memorando

Se consta de varias partes como lo son:

Encabezado

Denominación del documento

Código

Fecha

Destinatario y remitente

Asunto, texto, Despedida

Remitente y firmas responsable

3. Cuáles son las características, utilización y partes de una circular?

Respuesta:

Características

Se usa para informar o dar a conocer diversidad de información y tener en cuenta:

Tratar un solo tema

Iniciar y finalizar con un lema de cortesía

Utilizar un estilo gramatical y sencillo

PARTES

Encabezado.

Código.

Lugar de origen y fecha de elaboración.

Encabezamiento y destinatarios.

Asunto

Saludo

Texto

Despedida

Remitente y firmas responsables

Líneas especiales

Identificación de páginas subsiguientes

4. Cuáles son las características, utilización y partes de un acta?

CARACTERISTICAS

1. Aclaración del carácter de la reunión (ordinario y extraordinario)

2. No debe presentar errores técnicos ortográficos gramaticales ni de imputación

3. Los párrafos deben ser claros concisos y con énfasis en las decisiones tomadas

4. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados

UTILIZACION

• Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o

situación.

PARTES

• Titulo

• Denominación del documento y número

• Encabezado

• Lugar de origen y fecha de la reunión

• Hora

• Lugar

• Asistentes

• Representaciones

• Invitados

• Ausentes

• Orden del día

• Desarrollo

• Compromisos

• Convocatoria

• Firmas, nombres y cargos

• Líneas especiales

• Paginas subsiguientes

5. Cuáles son las características, utilización y partes de un Informe?

Respuesta:

CARACTERISTICAS

1. Tratar un solo tema por informe

2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

3. Usar tratamiento respetuoso y cortes

4. Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de

5. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar

Cada organización; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades

realizadas los hechos.

UTILIZACION

• Regular o aclarar una situación

• Informar, desarrollar o agilizar un asunto

• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente

• Impugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto determinado

PARTES

• Encabezamiento

• Razón social

• Dependencia

• Código

• Titulo

• Lugar de origen y fecha de elaboración

• Autoría del resumen ejecutivo

• Objetivo

• Temas o numerales

• Paginas subsiguientes

• Conclusiones

• Nombre, cargos y firmas

• Rúbrica

Chía, 19 de Agosto de 2013

Señores: PAPELERIA MUNDO CHIA Carrera 10 # 8 – 39 Centro Chía - Cundinamarca

Asunto. Solicitud de Papelería La presente para realizar la solicitud del siguiente pedido de acuerdo a los

artículos de su empresa:

Cinco resmas de papel tamaño carta blanco.

Cinco resmas de papel tamaño Oficio blanco.

Dos cajas de lapiceros alegro negro.

Dos cajas de lapiceros alegro Rojo.

Dos docenas de cuadernos tamaño mediano rayados

Dos docenas de lápices negros Nº 2

Agradecemos la atención prestada al pedido.

Atentamente.


Juan Camilo Sandoval Gerente Encargado Empresa Épsilon

Reviso: Camilo Sandoval

Chía. 20 de Agosto de 2013

Señor:

Rodolfo Palomino

Contratista Procesadores DELL

Bogotá – Colombia

Calle 108 # 6 – 73 2º Piso

Asunto: Invitación Lanzamiento Sucursal

Empresa Épsilon

Respetado señor Palomino:

La presente con el fin de invitarlo al lanzamiento de la nueva sucursal de

nuestra empresa Épsilon, ubicada en la Transversal 12 # 15 – 28

Bogotá. Se realizara el día 23 de Agosto, Horario: 8:00 P.m. Y hacerle

saber que usted y su empresa son parte importante en el desarrollo de

nuestra compañía.

Esperamos contar con su asistencia.

Atentamente:


Juan camilo Sandoval Gerente Empresa Épsilon


Chía. 20 de Agosto de 2013

Señor

Andrés Higuita

Gerente comercial

Banco Gsudameris

Bogotá – Colombia

Carrera 184 # 10 – 22

Solicitud chequera para manejo Interno de la Empresa

Respetado señor Higuita:

La presente para solicitarle de la manera más atenta adquirir su servicio

de cartera y contar con una chequera para el uso interno de la empresa,

Agradeciendo la atención prestada.

Atentamente:


Juan Camilo Sandoval Gerente general Empresa Épsilon


MEMORANDO

DC – 5 – 0154 Bogotá D.C 19 de agosto de 2013 PARA: Contratista Rodolfo Estupiñan DE: Carlos Stephenson Jefe de Área Administrativa ASUNTO: Convocatoria a reunión. Señor Estupiñan, tengo el gusto de Invitarlo y convocar a su grupo de trabajo a una reunión que se llevara a cabo el día 05 de Septiembre a las 11:00 De la mañana en la biblioteca de la empresa con el fin de informar sobre las diversas actividades para el interés de todos. Agradezco la divulgación de esta información, espero contar con su asistencia. Atentamente,

Carlos Stephenson Jefe de Área Administrativa Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval

MEMORANDO

DC – 5 – 0155 Bogotá D.C 24 de agosto de 2013 PARA: Supervisor Área de Soldadura Eliseo Silva DE: Gerente general Juan Camilo Sandoval ASUNTO: Comunicado por cambio de Horario. Señor Silva. Con la presente le comunico que debido a las capacitaciones a las cuales está asistiendo sobre primeros auxilios se realizó un cambio en su Horario de trabajo de la jornada diurna a la nocturna a partir del próximo 28 de Agosto, deberá presentarse a las 6:30 pm para Iniciar las labores que ha venido desempeñando con nosotros en la Empresa. Agradezco tener en cuenta esta información, Atentamente,


Juan Camilo Sandoval Gerente general Empresa Épsilon Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval

MEMORANDO

DG – 2 – 0156 Bogotá D.C 25 de agosto de 2013 PARA: Vendedor Ricardo Céspedes DE: Jefe de Ventas Cristian córdoba ASUNTO: Llamado de Atención. Con la presente, se hace un llamado de atención debido al incumplimiento en sus labores diarias correspondientes a su contrato. Se informa por primera vez, Al continuar con el incumpliendo con sus labores estará sujeto a una sanción económica. Esperamos que solucione sus inconvenientes; contamos con su disposición. Atentamente,

Cristian Francisco córdoba Jefe de Ventas Empresa Épsilon Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval

CIRCULAR 001

Cundinamarca – 6 – 0121 Chía, 25 de agosto de 2013 PARA TODO EL PERSONAL ASUNTO: Seminario de información sobre Atención al cliente y calidad total. Con nuestro cordial saludo, les queremos Invitar al Seminario de Información sobre Atención al cliente y calidad total. Que se llevara a cabo los días 27,28 y 29 de Agosto del 2013. Es importante Inscribirse, en las oficinas de la dirección del talento humano para su debida participación. Se le proporcionara un certificado del curso al personal que se presente al igual que el traslado al lugar de su realización. Agradezco Divulgar esta información. Atentamente,



CIRCULAR 002

Cundinamarca – 7 – 0123 Chía, 26 de agosto de 2013 PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIÖN ASUNTO: Invitación actividad de integración para el personal y sus familias Con nuestro cordial saludo, queremos invitarlos a la actividad de integración para el personal y sus familias que se realizara el día domingo 08 de septiembre del 2013, Desde las 8:00 am en las instalaciones del Club Campestre el Rancho. En el orden del día encontraremos: - Celebración de la santa misa. - Almuerzo campestre. - Reconocimiento por mejor rendimiento durante el año - Recreación por parte del grupo PICARDIAS. - Concurso de Integración del personal - Armonización a cargo del grupo Ricarena. - Rifas. La actividad se realizara hasta las 5:300pm Esperamos contar con su Asistencia Atentamente,



CIRCULAR 003

DC – 6 – 0124 Bogotá, 25 de agosto de 2013 PARA TODO EL PERSONAL ASUNTO: Descuento Con nuestro cordial saludo la Gerencia General informa que según resolución 8720 del 15 de mayo de 2013, se aprobó establecer un descuento del 15% para todas la ventas de contado. Es de esperar que cada jefe de Sección tome las medidas necesarias para evitar especulaciones en las ventas. Agradezco Tomar en cuenta esta información. Atentamente,



REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 12

FECHA: Bogotá D.C 26 de agosto de 2013 HORA: De 08:00 am A 12:00 pm LUGAR: Despacho Gerencia Épsilon ASISTENTES: Gustavo Pardo Presidente Junta Directiva Camilo Sandoval, Gerente General Katherine Siachoque, Vicepresidente Oscar Pinto, Tesorero Sara Molina, Secretaria Vocales: Rosalba Corredor Martha Acuña INVITADOS: Iván Platas Director Industria épsilon (España) AUSENTES: Cristian Francisco córdoba Jefe de Ventas (excusado por Capacitación) ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior 3. Estudio de Actividades por mejorar en la empresa 4. Aprobación

DESARROLLO 1. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 2. Lectura y aprobación del acta anterior La secretaria leyó el Acta 11 de la reunión del 15 de Agosto de 2013, la cual fue aprobada sin modificaciones.

Acta 11 Reunión ordinaria Consejo de Administración

3. Estudio de Actividades por mejorar en la empresa

La secretaria informo las actividades que se han desarrollado conforme a lo propuesto por parte de los ingenieros y el orden tecnico de la empresa, Pensando en mejorar el clima organizaciónal y el desarrollo de nuevos proyetos.

4. APROBACIÓN

Se finalizo con la aprobación de los participantes en la reunión: Gustavo Pardo Presidente de la Junta, Camilo Sandoval Gerente General Katherine Siachoque, Vicepresidente, Oscar Pinto, Tesorero Sara Molina Secretaria, Vocales: Rosalba Corredor, Martha Acuña. INVITADOS: Iván Platas Director Industria épsilon (España) quien estuvo de Acuerdo con el desarrollo de las Actividades para implementar en su empresa. CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en el taller de Operaciones, el dia 07 de Septiembre de 2013, a las 08:00 am Esperamos contar con su Asistencia. Atentamente:

Gustavo Pardo Juan Camilo Sandoval

Gustavo Pardo Juan Camilo Sandoval Presidente Junta Directiva Gerente general Empresa Épsilon Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval


ACTA 13

FECHA: Bogotá D.C 07 de Septiembre de 2013 HORA: De 08:00 am A 12:00 pm LUGAR: Taller de Operaciones Épsilon ASISTENTES: Gustavo Pardo Presidente Junta Directiva Camilo Sandoval, Gerente General Vladimir Aristizabal Ingeniero Industrial Oscar Pinto, Tesorero Sara Molina, Secretaria Vocales: Rosalba Corredor INVITADOS: Darío Méndez Director de Operaciones (épsilon) AUSENTES: Katherine Siachoque, Vicepresidente (Sin excusa) Martha Acuña Vocal (Capacitación Primeros Auxilios) ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior 3. Implementación de Programas y Sistemas de Operación Automática 4. Aprobación

DESARROLLO 1. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 2. Lectura y aprobación del acta anterior La secretaria leyó el Acta 12 de la reunión del 26 de Agosto de 2013, la cual fue aprobada sin modificaciones.


3 Implementación de Programas y Sistemas de Operación Automática

EL Ingeniero Industrial Dio a conocer los programas que se empezaran a implementar para optimizar los procesos y dar una respuesta mas efectiva a las soclicitudes de los clientes, Trabajando con responsabilidad y efectividad.

3 APROBACIÓN

Se finalizo con la aprobación de los participantes en la reunión: Gustavo Pardo Presidente de la Junta, Camilo Sandoval Gerente General Vladimir Aristizabal Ingeniero Industrial, Oscar Pinto, Tesorero Sara Molina Secretaria, Vocales: Rosalba Corredor. INVITADOS: Darío Méndez Director de Operaciones (épsilon) quien estuvo de Acuerdo con el desarrollo de las Actividades para implementar en su empresa. CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la Sala de Juntas, el dia 14 de Septiembre de 2013, a las 08:00 am Esperamos contar con su Asistencia. Atentamente:




ACTA 14

FECHA: Bogotá D.C 14 de Septiembre de 2013 HORA: De 08:00 am A 12:00 pm LUGAR: Sala de Juntas Épsilon ASISTENTES: Gustavo Pardo Presidente Junta Directiva Camilo Sandoval, Gerente General Katherine Siachoque, Vicepresidente Sara Molina, Secretaria Vocales: Rosalba Corredor Martha Acuña

INVITADOS: Rodolfo Palomino Contratista Procesadores DELL

AUSENTES: Oscar Pinto, Tesorero (Incapacidad) ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior 3. Diseños de Cronograma y Desarrollo de Actividades 4. Aprobación

DESARROLLO 1. Verificación del quórum El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar. 2. Lectura y aprobación del acta anterior La secretaria leyó el Acta 13 de la reunión del 07 de Septiembre de 2013, la cual fue aprobada sin modificaciones.


4 Diseños de Cronograma y Desarrollo de Actividades

El presisdente de la Junta planteo que estas actividades debn de tener una mayor orientación al desarrollo de procesos mas optimos y tengan mayor efectividad en los resultados. Se realizo el diseño del cronograma que se va a tener para el seguimiento y cumplimiento de las actividades desarrolladas en la empresa.

4 APROBACIÓN

Se finalizo con la aprobación de los participantes en la reunión: Gustavo Pardo Presidente de la Junta, Camilo Sandoval Gerente General Sara molina Secretaria, Vocales: Rosalba Corredor. INVITADOS: Rodolfo Palomino Contratista Procesadores DELL quien estuvo de Acuerdo con el desarrollo de las Actividades para implementar en su empresa. CONVOCATORIA. La próxima reunión se Programara de acuerdo a los estupilado en el cronograma para evaluar los resultados o posibles modificaciónes a realizar. Atentamente:



Sobre Solapa Recta

Sobre Solapa En punta

Sobre en Tercios

D 102 Código 1015 Bogotá D.C, 05 de Septiembre de 2013

LA GERENCIA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR

Que él, Señor Carlos Stephenson Identificado con cedula de ciudadanía 19205425 de Bogotá, trabaja en esta empresa desde el día 15 de Mayo de 2008. Desempeñando el cargo como Jefe de Área Administrativa. Esta constancia se expide a los 05 días del mes de Septiembre. Atentamente,




LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

HACE CONSTAR

Que él, Señor Eliseo Silva Identificado con cedula de ciudadanía 40214485 de Cali, Se encuentra trabajando en esta empresa desde el día 05 de Julio del 2010. Desempeñando el cargo como Supervisor del área de Soldadura. Esta constancia se expide a los 06 días del mes de Septiembre. Atentamente,

Gladys Novoa

Gladys Novoa Jefe Área Recursos Humanos Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval


LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

HACE CONSTAR

Que él, Señor Cristian córdoba Identificado con cedula de ciudadanía 15845215 de Bucaramanga, Se encuentra trabajando en esta empresa desde el día 04 de Enero del 2011. Desempeñando el cargo como Jefe de Ventas. Esta constancia se expide a los 07 días del mes de Septiembre. Atentamente,

Gladys Novoa

Gladys Novoa Jefe Área Recursos Humanos Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval

0102 Código 1009 Bogotá D.C, 26 de Septiembre de 2013

EL GERENTE GENERAL

CERTIFICA:

Que a La Empresa Tecnológica Épsilon, con NIT 457.897.007-2, se le efectuó Capacitación a todo el personal sobre Primeros auxilios y control de emergencias, según lo dispuesto por el artículo 153-D de la ley federal del trabajo. Este certificado se expide a los 26 días del mes de Septiembre para Control de operaciones. Atentamente,



0102 Código 1010 Bogotá D.C, 24 de Septiembre de 2013

EL CONTADOR GENERAL

CERTIFICA:

Que a La Empresa Tecnológica Épsilon, con NIT 457.897.007-2, Realizo un balance general del año gravable para controlar lo recursos y tener un adecuado manejo del presupuesto. Este certificado se expide a los 24 días del mes de Septiembre. Atentamente,

Luis Carlos Nestiel

Luis Carlos Nestiel Contador general Empresa Épsilon Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval

0102 Código 1011 Bogotá D.C, 20 de Agosto de 2013

EL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA

CERTIFICA:

Que a La Empresa Tecnológica Épsilon, con NIT 457.897.007-2, Se encuentra en proceso de certificación con el sistema de calidad ISO 9001: 2008 Para optimizar sus servicios y seguir con su reconocimiento en todo el país. Este certificado se expide a los 20 días del mes de Agosto. Atentamente,

Gustavo Pardo

Gustavo Pardo Presidente Junta Directiva

Realizo: Sara Molina Reviso: Camilo Sandoval

Dependencia Gerencia General Cd 01424

EJECUCIÓN ACTIVIDADES TECNOLOGICAS

Chía, 21 de agosto de 2013 ELABORADO POR: JUAN CAMILO SANDOVAL OBJETIVOS: 1.1 Establecer indicadores de medición de producción. 1.2 Determinar materiales de excelente calidad para su producción. 1.3 Mostrar resultados por demostración. 1.4 Determinar los mejores productos. RESUMEN Al terminar la reunión programada con el técnico de operación y el Director de Operaciones Darío Méndez, se determinó que optimizando los productos con reducción en los tiempos de operación se tendrá un adecuado manejo de los recursos. 2.1 SENSIBILIZACION E INICIO DEL PROCESO Para esta actividad se dedicó el inicio de las Actividades el día 15 de Agosto de 2013 desde las 9:00 am hasta las 12:00 mediodía, realizando la reunión Correspondiente al cronograma en el diseño, tamaño y costos materiales y control de tiempos.

2.2 DESARROLLO DEL PROCESO Se encuentra en desarrollo. 3. CONCLUSIONES - El proceso se inició según las fechas programadas. - Se lograron realizar las reuniones programadas para definir el costo, Optimización de productos y disminución de costos.

4. RECOMENDACIONES

Disminuir tiempos en las operaciones

Control de materia prima y sus operaciones

Mantener los estándares de calidad de acuerdo al proceso. Atentamente,



Correos:

Documents

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