Europeiska kommissionen som aff ärspartner

Tips till potentiella uppdragstagare

EUROPEISKA KOMMISSIONEN

Text

Title 01

År 2007 uppgick värdet på tjänster och varor som upphandlats av kommissionen till 2,86 miljarder euro

Europeiska kommissionen är Europeiska unionens verk-ställande organ. Kommissionen förvaltar EU:s budget och övervakar genomförandet av den gemensamma politiken.För att kunna utföra sina uppgift er behöver Europeiska kommissionen en lång rad varor och tjänster, från poli-tisk och juridisk rådgivning till posttjänster, kontors-utrustning och fastighetsskötsel. Omkring 9 000 kontrakt tilldelas varje år genom off entlig upphandling. Detta kan innebära ett aff ärstillfälle för ert företag!

Låter det intressant? Denna handledning hjälper er att staka ut riktningen och talar om var närmare uppgift er fi nns att få.

Ett aff ärstillfälle för er

Europeiska kommissionen som aff ärspartnerTips till potentiella uppdragstagare

Att söka information och kontraktstillfällen . . . . 3

Upphandlingsförfarandenas abc. . . . . . . . . . . . . . 4

Det öppna förfarandet i detalj . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Villkor för att delta i ett upphandlingsförfarande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Anbudet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Låt inte små misstag stjälpa ert anbud! . . . . . . . 12

Efter undertecknandet av kontraktet. . . . . . . . . 13

Överklaganden och klagomål . . . . . . . . . . . . . . . 14

Ordlista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

I n n e h å l l s f ö r t e c k n i n g

Tjänster81 %

Varukontrakt

12 %

Anläggnings-

arbeten

7 %

3

Tenders Electronic Daily (TED)

Tenders Electronic Daily (TED) är den främsta käl-lan till information om stora upphandlingsförfaranden som anordnas av Europeiska kommissionen och andra myndigheter inom EU: http://ted.europa.eu/.

Kommissionens webbplats

Kontrakt till mycket lågt värde annonseras mycket säl-lan ut i TED. Kontrakt som är värda mellan 25 000 och 60 000 euro fi nns på den webbplats som tillhör den avdel-ning inom kommissionen som avser att anordna ett upp-handlingsförfarande. En förteckning över dessa hemsidor fi nns på följande länk: http://ec.europa.eu/public_contracts/index_en.htm.

Andra möjligheter

Kontrakt som är värda mindre än 25 000 euro tilldelas genom ett förhandlat förfarande utan förhandsanmä-lan. Dessa kontrakt annonseras inte ut, men om ni är synliga på marknaden kan ni få en inbjudan att lämna anbud på ett sådant kontrakt.

Att söka information och kontraktstillfällen

Utökad sökning i TED

Med hjälp av TED kan ni lätt hitta vad ni söker. Klicka på

”Utvidgad sökning” för att söka utifrån land, CPV-kod

(se ordlista), typ av myndighet, osv.

Kontrakt till mycket lågt värde:tjänster, varor och anläggningsarbeten värda mindre

än 60 000 euro.

Om ni önskar närmare upplysningar om off entlig upphandling, gå till

http://europa.eu/publicprocurement/info/index_en.htm.

Där fi nns länkar till nationella databaser för off entlig upphandling, specifi k lagstiftning osv.

4

Upphandlingsförfarandenas abc

Selektivt förfarande

Öppet förfarande

Förhandlade förfaranden

Kort överblick över upphandlingsförfarandena.

Öppet förfarande

Varje intresserad ekonomisk aktör får lämna anbud. Denna typ av förfarande består av ett enda steg. Se sidorna 7 och 8.

Det öppna förfarandet är utan tvekan det

mest använda och står för mer än hälften av de

undertecknade kontrakten.

abc

Selektivt förfarande

Denna typ av förfarande består av två steg: i det för-sta analyseras deltagarnas kapacitet utifrån urvals- och tilldelningskriterierna (se villkoren, s. 8); varje intres-serad ekonomisk aktör kan delta i detta steg; i det andra uppmanas de som godkänts i det första steget att lämna anbud.

Vissa selektiva förfaranden följer på en uppmaning till intresseanmälan. Om ni svarar på en sådan uppmaning till intresseanmälan, måste ni bevisa er kapacitet med avseende på de angivna urvals- och tilldelningskriteri-erna (se villkoren, s. 8). Om ni godkänns, kommer ni att placeras i den selektiva förteckningen över antagna anbudsgivare som gäller i tre år, och som kan användas vid fl era tillfällen i samband med olika upphandlings-förfaranden till medelstort värde (vanligen tjänstekon-

5

trakt som inte överstiger 133 000 euro). När ett kontrakt ska tilldelas, uppmanar kommissionen kandidater i den selektiva förteckningen att inkomma med sina anbud.

Om ni placeras i den selektiva förteckningen efter

en uppmaning till intresseanmälan, kan ni få ett

erbjudande om att lämna anbud på kontrakt till

medelstort värde i selektiva förfaranden.

abc

Förhandlade förfaranden

Detta förfarande tillämpas när upphandlingens värde understiger 60 000 euro. Europeiska kommissionen uppmanar direkt ekonomiska aktörer att lämna anbud. Om kommissionen anser att anbuden kan förbättras, kan förhandlingar inledas på lika villkor för samtliga anbudsgivare.

Förhandlade förfaranden för kontrakt till lågt

värde är vanligen enklare och snabbare än

andra förfaranden. Kommissionen kan begära

in färre handlingar från företagen; kraven

på kandidaterna är mindre restriktiva och

upphandlingsdokumentationen, och ibland även

anbuden, kan skickas med e-post.

abc

Också för kontrakt vilkas värde överstiger 60 000 euro, men endast i undantagsfall, kan Europeiska kommis-sionen förhandla om kontraktsvillkoren med en eller fl era ekonomiska aktörer. Kommissionen kan off entlig-göra ett meddelande om upphandling på förhand eller helt enkelt samråda med utvalda ekonomiska aktörer.

Exempel på undantagsfall

• Vid avsaknad av godtagbara anbud i

ett tidigare off entliggjort öppet eller

selektivt förfarande.

• I monopolsituationer.

• I akuta lägen, t.ex. vid naturkatastrofer

osv.

6

Det öppna förfarandet i detalj

Alla off entliggjorda meddelanden om

kontrakt återfi nns på webbplatsen TED

(Tenders Electronic Daily) på

http://ted.europa.eu.

http://ted.europa.eu

Anbudshandlingar

Streckad linje och kursivstil innebär valfritt steg

I meddelandet annonseras det

kommande årets planer. Det kan

off entliggöras i Europeiska unionens

offi ciella tidning, ”S”-serien (EUT S)

eller på Europeiska kommissionens

webbplats för off entlig upphandling.

Europeiska unionens offi ciella tidning ”S”E

h

A

I vissa fall fi nns inte anbudshandlingarna

på Internet, utan sänds per post till

samtliga de ekonomiska aktörer

som senast fem dagar före sista

inlämningsdagen begärt att få dem.

Förhandsinformation

Meddelande om kontrakt och anbudshandlingar

Meddelandet innehåller all grundläggande

information som ni behöver för att avgöra

om kontraktet är intressant samt en länk för

att ladda ned anbudshandlingarna.

Upphandlingsdokumentationen innehåller

vanligen inbjudan att lämna anbud,

specifi kationer och utkastet till kontrakt.

Klargöranden och svar på frågor

7

Mottagande av anbud

Anbud som lämnas in efter tidsfristens

utgång kommer inte att beaktas.

Off entlig öppning

Svarsposten öppnas off entligt

av öppningskommittén

Glöm inte att regelbundet besöka webbplatsen där

handlingarna off entliggjorts, också efter det att ni har

laddat ned dem. På webbplatsen fi nns frågor och svar

och där annonseras även ändringar av exempelvis

tidsfristen ut.

Ni har rätt att delta i det öppna mötet och genast få

veta hur många anbud som lämnats in och av vem.

Besök på platsInformationsmöten

Korrigeringar; ändringar i upphandlingsvillkoren

Möjlighet för anbudsgivarna att inkomma med kompletterande handlingar eller klargöranden

Tilldelning av kontraktOm kommissionen slutligen väljer ert anbud, erhåller ni

en skrivelse med kontraktet som ska undertecknas och

återsändas till kommissionen. Kommissionen kan välja

att underteckna ert kontrakt tidigast 14 dagar efter det

att skrivelserna skickats ut till era konkurrenter.

Om ert anbud inte godtas, får ni en skrivelse med

uppgifter om vem som valts ut och varför ert anbud inte

godtagits. Ni har 14 dagar på er att göra invändningar

om ni anser att avvisandet av ert anbud inte var

tillräckligt väl underbyggt.

Kommissionen kan komma att be er att lämna

klargöranden, bekräfta rättelser i ert anbud eller att

ni lämnar in handlingar som saknas. Kommissionen

kan bara begära att ni korrigerar formella fel. Om ni

exempelvis glömmer att skicka in balansräkningen,

kan kommissionen begära att ni inkommer med den

vid ett senare tillfälle. Om ni däremot glömmer att

inkludera priset i ert anbud, kommer anbudet att

ogiltigförklaras.

8

Villkor för att delta i ett upphandlingsförfarande

Juridisk form och registrering

Uteslutningskriterier

Urvalskriterier

Språk

Partnerskap

Juridisk form och registrering

Alla ekonomiska aktörer som är registrerade i EU och alla EU-medborgare kan delta. Alla ekonomiska aktö-rer från länder utanför EU som har ett avtal med EU om att delta på marknaderna för off entlig upphandling kan också delta.

Uteslutningskriterier

De ekonomiska aktörerna ska uppfylla följande kriterier:De får inte befi nna sig i konkurs.• De får inte ha fällts för brott mot yrkesetiken.• De får inte ha gjort sig skyldiga till grovt tjänstefel.• De ska ha betalat sina skatter och sociala avgift er.• De får inte ha varit fällda för bedrägeri, korruption, • medverkan i brottsorganisationer eller några andra brott mot Europeiska unionens ekonomiska intres-sen. De får inte ha uteslutits från något anbudsförfarande • till följd av problem med tidigare anbud eller kon-trakt.

9

Urvalskriterier

Som potentiell uppdragstagare måste ni ha nödvändig fi nansiell, ekonomisk, teknisk och professionell kapa-citet att fullfölja kontraktet. Ni måste kunna bevisa att ert företag är ekonomiskt sunt, exempelvis genom att lämna in uppgift er om företagets totala omsättning eller likviditet. Ert företags tekniska kapacitet kan veri-fi eras, exempelvis på grundval av tidigare projekt eller studier som gjorts på det berörda området.

Språk

Anbudsgivarna har rätt att använda vilket offi ciellt EU-språk som helst i sitt anbud. Ibland kan anbuds-givarna uppmanas att lämna in anbudet på ett visst språk (exempelvis i anbud som rör ett högteknologiskt område, där ett visst språk är det som främst används i världen eller när fullföljandet av kontraktet är beroende av kunskaper i ett visst språk). När kontraktet fullföljs kommer ni att tvingas arbeta på det språk som kom-missionen föreskriver.

Partnerskap

Grupper av ekonomiska aktörer:• En grupp av ekono-miska aktörer som agerar tillsammans kan lämna ett gemensamt anbud. Gruppen kan emellertid tvingas anta en viss juridisk form om anbudet godtas.Entreprenadkontrakt:• Anbudsgivaren kan uppma-nas att ange värdet på det kontrakt som föreslås läg-gas ut på entreprenad och uppge namnet på sin/a entreprenör/er.

10

Det fi nns inget standardiserat innehåll som gäller alla anbud. Exakta uppgift er återfi nns i anbudshandling-arna. Innehållet beror exempelvis på upphandlingens natur, dess värde och typen av förfarande. Nedan åter-fi nns en lista över vanliga krav.

Följebrev

Ert företag kan komma att uppmanas att skrift ligen godta de tekniska specifi kationerna och modellkon-traktet.

Försäkran på heder och samvete om efterlevnad av urvalskriterierna

Anbudsgivarna måste försäkra att de inte har brutit mot några av de yrkesrelaterade eller rättsliga bestäm-melser som kan leda till att de utesluts från upphand-lingsförfarandet. Försäkran ska omfatta samtliga företag i gruppen. Dessutom uppmanas även entrepre-nörer oft a också till att lämna en försäkran.

Dokumentation som visar förenlighet med urvalskriterierna

Kriterierna för att bedöma er fi nansiella kapacitet kan avse er omsättning, likviditet eller ekonomiska trovär-dighet. Uppgift erna kan behöva dokumenteras exem-pelvis genom balansräkningen, bankbesked eller för-säkringar. Ert yrkeskunnande kan exempelvis bedömas genom att ni informerar om era erfarenheter från lik-nande projekt, er utrustning eller personalens CV:n.

Anbudet

Följebrev

Tekniskt förslag

Pris

Dokumentation

Juridisk person

Försäkran på heder och samvete

Tekniskt förslag

Vad gäller tjänstekontrakt, ska ert tekniska för-slag beskriva hur ni avser att genomföra kontraktet, exempelvis i fråga om metod och tidsplan. Vad gäller varukontrakt, ska det innehålla en specifi kation av de varor som ska levereras. Dessutom krävs oft a också en beskrivning av hur leveransen kommer att organise-ras.

Pris

Beroende på de krav som styr anbudet kan det omfatta ett totalt pris eller en kostnadsfördelning. I regel ska priserna anges i euro, exklusive moms eller med sepa-rat momsangivelse.

Juridisk person och typ av bankformulär(se: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm)

Dessa formulär innehåller ingående identifi erande uppgift er om ert företag och de ska vara ifyllda innan ett kontrakt kan undertecknas med er för första gången.

Obligatorisk dokumentation för grupper av ekonomiska aktörer eller entreprenörer

Ledaren för gruppen av ekonomiska aktörer kan behöva uppvisa en fullmakt från gruppens medlem-mar eller ett kontrakt som dessa undertecknat. Kom-missionen kommer att begära dokumentation från gruppen om att den förfogar över nödvändiga medel.

Ytterligare information eller dokumentation kan komma att begäras in

Kommissionen kan kräva kompletterande dokumen-tation, exempelvis avseende de varor som ni kommer att leverera (t.ex. teknisk information, garantier och certifi kat), dokumentation som visar att ni har lag-lig rätt att tillhandahålla de tjänster som ni kommer att utföra (t.ex. bevisa att personalen har tillräcklig utbildning såsom ingenjörsutbildning, licenser, inne-hav av vissa immateriella rättigheter osv.)

12

Låt inte små misstag stjälpa ert anbud!

Tidsplan

Vänta inte till sista stund för att fylla i anbudet. Ta er också tid att läsa igenom det! Ett misstag kan göra att anbudet ogiltigförklaras.

Om ni tvingas lämna in anbudet sista

anmälningsdagen, beakta då att Europeiska

kommissionens posttjänst endast är öppen under

kontorstid. Ni kan även skicka ert anbud med bud

eller rekommenderat brev. I båda fallen är det

datumstämpeln som gäller, inte dagen för mottagandet

av anbudet!

Specifi kationer

Be kommissionen om förklaringar om ni inte förstår specifi kationerna i stället för att gissa.

Se upp med detaljerna

Utgå inte ifrån att små avvikelser godtas. Det gör de inte. Detta gäller särskilt om ert anbud inte uppfyller anbudsförfarandets tekniska krav.

Partnerskap

Starta ett partnerskap om detta krävs för att uppfylla kraven.

Pris

I tilldelningskriterierna anges prisets och kvalitetens relativa vikt. Det är vanligen bättre att erbjuda högsta möjliga kvalitet, även om det innebär ett högt pris.

Gör realistiska personalberäkningar

Experter kan ersättas endast i undantagsfall och då med andra experter som har motsvarande kvalifi kationer. Om de experter som ni föreslagit i ert anbud väljer att inte arbeta för er, kan ni stöta på problem i samband med genomförandet av kontraktet. Det kan uppstå avbrott i arbetet, förseningar, ekonomiska påföljder osv.

Var realistisk i fråga om tidsfristerna

Om ni eft er undertecknandet av kontraktet inte kan hålla er till den tidsplan som utlovats i ert anbud, kom-mer ni att få betala skadestånd för varje dags försening.

PRIS

PERSONAL

DETALJER

SPECIFIKATIONER

TIDSPLAN

PARTNERSKAP

TIDSFRISTER

13

Efter undertecknandet av kontraktet

Leverans

Varorna/tjänsterna/anläggningsarbetena ska levere-• ras enligt de tekniska specifi kationerna och ert eget anbud. Om ert anbud omfattar mer än vad som krävs enligt • de tekniska specifi kationerna, är ni skyldiga att leve-rera enligt anbudet. Om ert anbud står i strid med specifi kationerna, är det dessa som gäller. På samma sätt gäller kontraktet framför de tekniska • specifi kationerna och anbudet.

Rapportering

Beroende på kontraktets omfattning och innehåll, kan kommissionen komma att begära en rapport från er om allting ni har gjort i fråga om arrangemang, tidsplaner, logistik och reaktioner.

Utbetalning

Betalningsplanen återfi nns vanligen i ert kontrakt. Betalningen sker på vissa villkor, men vanligen eft er det att rapporten och fakturan lämnats in. Kommissionen har, beroende på kontraktets typ, 20, 45 eller 60 dagar på sig att utvärdera rapporten och ytterligare 30 dagar att betala. Kommissionen kan komma att begära in rät-telser eller ytterligare dokumentation. I dessa fall upp-hör nedräkningen av dagar när begäran överlämnas och återupptas när ni inkommer med ert svar. Om en helt ny rapport måste lämnas in, tas nedräkningen om från början.

Om kommissionen inte betalar i tid, kommer ni att erhålla dröjsmålsränta.

Ramavtal är en särskild avtalstyp som endast

anger det allmänna innehållet i de tjänster eller

varor som levereras. Ytterligare ett steg krävs för att

genomföra själva köpet: kommissionen lägger en

order, och när ett tillfredsställande svar har inkommit

undertecknas ett särskilt kontrakt. Därför innebär ett

ramavtal i sig inte något köp utan köpen sker genom

mindre, specifi ka kontrakt – varje specifi kt kontrakt

undertecknas, fullföljs, faktureras och betalas separat.

Kom ihåg att ett kontrakt

som slutits efter ett off entligt

upphandlingsförfarande inte

kan ändras i efterhand.

Det enda som kan ändras är

sådant som rör formalia, t.ex.

ändringar av kontonummer,

eller sådant som beror på

yttre okontrollerbara och

oförutsedda faktorer såsom

naturkatastrofer.

14

Om ni anser att ert anbud inte har behandlats korrekt, eller att anbudsvillkoren är diskriminerande, kan ni lämna in ett klagomål till den ansvariga avdelningen inom kommissionen.

Om ni inte är nöjda med svaret ni får, kan ni skriva till Europeiska ombudsmannen (http://www.ombuds-man.europa.eu).

Europeiska ombudsmannen utreder klagomål om missförhållanden inom EU:s institutioner och organ. Ett klagomål måste lämnas in senast två år eft er den dag då ni fått de uppgift er som ert klagomål bygger på, och ni måste dessförinnan ha kontaktat berörda insti-tutioner eller organ, exempelvis brevledes.

Ni kan också klaga hos Europeiska gemenskapernas domstol (http://curia.europa.eu). Detta måste ske inom två månader eft er det att det beslut som ni över-klagar fattats.

Förstainstansrätten är behörig att ta upp fall som rör kommissionens upphandlingsförfaranden.

Överklaganden och klagomål

ANSVARIGAVDELNING

EUROPEISKAOMBUDSMANNEN

EUROPEISKAGEMENSKAPERNAS

DOMSTOL

15

Anbudsgivare: En ekonomisk aktör som har lämnat ett anbud.

Ekonomisk aktör: Varje företag eller individ, fysisk eller juridisk person, företag eller grupp av företag i off entlig ägo som erbjuder produkter, tjänster eller anläggningsarbeten på marknaden.

EUT S: Bilagan om off entlig upphandling till Europe-iska unionens offi ciella tidning (EUT).

Förhandsmeddelande: Annons i EUT S om avsikten att sätta igång ett upphandlingsförfarande inom en nära framtid (återfi nns i TED).

Gemensam terminologi vid off entlig upphandling (CPV-referensnummer): Tack vare den gemen-samma terminologin skapas ett gemensamt system för off entlig upphandling som syft ar till en standar-disering av de referenser som de kontraktsslutande myndigheterna använder för att beskriva innehållet i off entliga kontrakt.

Kravspecifi kationer: Dokument eller serie dokument som innehåller uppgift er om upphandlingsförfaran-dets (även tekniska specifi kationer) villkor, organi-sation och innehåll.

Meddelande om upphandling: Annons om off entlig upphandling som off entliggörs i EUT S (återfi nns i TED).

Ramavtal: Ett kontrakt som innehåller regler för en rad specifi ka kontrakt (se s. 13).

Särskilt kontrakt: Kontrakt som fastställer enskild-heterna i en viss uppgift på grundval av tidigare ingångna ramavtal (se s. 13).

TED: Tender Electronic Daily – online-version av EUT S.

Tekniska specifi kationer: Dokument som beskriver upphandlingens innehåll, det vill säga vad kom-missionen vill köpa (dokumentet ingår som en del i upphandlingsspecifi kationerna).

Tilldelningskriterier: Kommissionens kriterier för beviljande av off entliga kontrakt kan vara enbart priset (lägsta pris) eller priset och kvaliteten, när kontraktet tilldelas med utgångspunkt i det ekono-miskt mest fördelaktiga anbudet. Särskilda kvalitets-kriterier fastställs för varje anbudsförfarande. Den relativa vikt som tillmäts de respektive kriterierna anges i de tekniska specifi kationerna.

Uteslutningskriterier: Kommissionens kriterier för att avgöra om en operatör uppfyller villkoren för att delta i upphandlingsförfarandet (se s. 8).

Urvalskriterier: Kommissionens kriterier för att avgöra om en operatör har nödvändig fi nansiell, ekono-misk, teknisk och professionell kapacitet att fullfölja kontraktet (se s. 9).

Ordlista

Text

Title 01

16

För närmare upplysningar om EU:s budget och fi nansiella planering

EU:s budget:

http://ec.europa.eu/budget

(endast på engelska, franska och tyska)

Europeiska kommissionens generaldirektorat för budget:

http://ec.europa.eu/dgs/budget

För synpunkter på broschyren:budget@ec.europa.eu

Denna publikation har utarbetats i informationssyfte. EU:s institutioner ansvarar inte för innehållet.

KV

-81

-08

-53

7-S

V-C

Europe Direct är en tjänst som hjälper dig att få svar på dina frågor om Europeiska unionen.

Gratis telefonnummer (*):

00 800 6 7 8 9 10 11(*) Vissa mobiltelefonoperatörer tillåter inte 00 800-nummer eller avgiftsbelägger dem.

En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på Internet via Europa-servern (http://europa.eu).

Foton: Medio Images, Digital Vision / Getty Image, sidan 12; Europeiska kommissionen, sidorna 8, 14; Getty Image, omslag;

Medio Images, sidan 13; Image100 Ltd., sidan 5; PhotoAlto, sidan 9; Photodisk / Getty Image, sidorna 9, 11; Phovoir,

sidorna 6, 7, 11; Stockbyte / Getty Image, sidorna 4, 10.

© Europeiska gemenskaperna, 2009

Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2009

2009 — 16 s. — 21 x 21 cm

ISBN 978-92-79-13811-9

doi:10.2761/27702

Printed in Belgium

TRYCKT PÅ ICKE KLORBLEKT PAPPER

ISBN 978-92-79-13811-9