Embed Size (px)
Citation preview
i
TINGKAT KETERPAKAIAN KOLEKSI BUKU PADA
LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN
“VETERAN“ YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh
Sebutan Profesi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan
Oleh
INGGIL PRATIWI
D1806018
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2009
ii
iii
iv
MOTTO
Ingatlah Allah pasti engkau mendapati-Nya di hadapanmu, hendaknya engkau mengenal Allah di waktu lapang (senang), pasti Allah akan mengenal Engkau di waktu susah.
(H.R. Tarmidzi)
Barang siapa diuji lalu bersabar, diberi lalu bersyukur, didzalimi lalu beristighfar, maka mereka diberi keselamatan dan mereka tergolong orang-orang yang memperoleh hidayah. (H.R, Al Bai Haqi)
Belum pernah ada orang yang mengalami keberhasilan tanpa mengalami kekalahan, kegagalan, dan kekecewaan. (B. Kingsley Ward)
v
PERSEMBAHAN
Alhamdulillahirobbil’alamin.
Segala puji bagi Allah yang tak pernah putus memberikan pertolongan dan
kekuatan pada hamba-Nya. Setiap kebaikan yang ada dan terjadi di diriku
adalah semata-mata karena Rahmatmu.
Tugas akhir ini kupersembahkan untuk:
1. Bapak (Sukirno) dan Ibu (Sumaiti) yang selalu memberikan untaian
Do’a dan kasih sayang untukku;
2. Adik-adikku (Bagus Pangestu dan Suryo Laksono) yang memberiku
semangat;
3. Pakdhe dan Budhe yang ada di Karanganyar memberiku semangat;
4. Yang terkasih (Rianto) yang selalu menemani dan membantuku;
5. Teman-teman di ANDRI HOUSE terutama AYU n NCEN terima kasih
atas kebersamaannya.
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan
Karunia-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini,
Dengan Judul :
TINGKAT KETERPAKAIAN KOLEKSI BUKU PADA LAYANAN
SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN“
YOGYAKARTA
Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat
guna menyelesaikan kuliah dan memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada
program Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret.
Laporan Tugas Akhir ini disusun berdasarkan serangkaian kegiatan
magang di UPT Perpustakaan UPN “ Veteran “ Yogyakarta. Ucapan terima kasih
dihaturkan kepada:
1. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan baik material
maupun spiritual.
2. Drs. H. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret.
3. Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si. selaku ketua program Diploma III Ilmu
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret.
vii
4. Dra. Sri Urip Haryati, M.Si. selaku dosen pembimbing penulisan Tugas
Akhir dan Drs. Harmawan, M.Lib. selaku penguji.
5. Ratna Sufiatin, SH.M.Si. selaku Kepala UPT Perpustakaan UPN
“Veteran“ Yogyakarta.
6. Seluruh karyawan UPT Perpustakaan UPN “Veteran“ Yogyakarta.
7. Keluarga besarku yang ada di Karanganyar yang telah memberikan
dukungan dan semangat.
8. Untuk temen-temenku semua angkatan 2006 DIII perpustakaan Good luck
aja yach…
Akhir kata penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini jauh dari sempurna,
sehingga kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan guna
memperbaiki Tugas Akhir ini.
Semoga Tugas Akhir ini sangat bermanfaat bagi kita semua, Amin.
Surakarta, Juni 2009
Penulis
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL……………………………………………………. i
HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………. ii
HALAMAN PENGESAHAN…………………………………………… iii
HALAMAN MOTO……………………………………………………… iv
HALAMAN PERSEMBAHAN………………………………………….. v
KATA PENGANTAR……………………………………………………. vi
DAFTAR ISI……………………………………………………………… viii
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang………………………………………………… 1
B. Tujuan ………………………………………………………… 3
C. Pelaksanaan……………………………………………………. 3
D. Metode Pengumpulan Data……………………………………. 3
E. Rumusan Masalah…………………………………………….. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan ……………………………………… 6
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi……………………………….. 7
C. Pengertian Layanan Sirkulasi …………………………………. 8
ix
D. Jenis Bahan Perpustakaan yang ada
di Perpustakaan Perguruan Tinggi …………………………... 16
E. Teori Kepuasan Pengguna Perpustakaan …………………….. 17
BAB III GAMBARAN UMUM
A. Sejarah Singkat…………………………………………………. 19
B. Gedung dan Ruang Perpustakaan…………………………….… 21
C. Koleksi……………………………………………………...….. 22
D. Visi, Misi dan Tujuan ………………………………………….. 24
E. Struktur Organisasi……………………………………………… 25
F. Sumber Daya Manusia………………………………………….. 27
G. Sumber Dana …………………………………………………… 30
H. Layanan…………………………………………………………. 32
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisis Masalah………………………………………………… 40
B. Hambatan Masalah……………………………………………… 44
C. Pemecahan Masalah……………………………………………... 48
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan……………………………………………………… 51
B. Saran…………………………………………………………….. 52
Daftar Pustaka
Lampiran
x
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perpustakaan merupakan rangkaian sejarah masa lalu yang hasil
budaya umat manusianya sangat tinggi. Di dalam perpustakaan terdapat
“Harta” yang tersimpan dalam masa silam dalam wujud karya-karya sastra,
buah pikiran, filsafat teknologi, peristiwa-peristiwa besar umat manusia, dan
ilmu pengetahuan lainnya. Semua itu dapat dipelajari, dihayati dan
diungkapkan kembali kepada masa sekarang melalui penelitian dan
pengembangan dalam sumber bacaan berupa bahan pustaka dan ilmu
pengetahuan yang disimpan di dalam perpustakaan. Kita perlu berupaya
meneruskan dan mengembangkannya, perpustakaan juga merupakan rujukan
dan pangkal berpijak kita sekarang untuk mempersiapkan, merencanakan dan
melaksanakan segala sesuatu.
Dalam kehidupan yang serba modern dan serba cepat dewasa ini
semua orang membutuhkan informasi sebagai sesuatu yang sangat penting dan
strategis. Tanpa kemudahan akses informasi yang dibutuhkan masyarakat
tentunya akan mengalami kesulitan.
Perpustakaan menjadi media dan pusat informasi serta sumber ilmu-
ilmu pengetahuan yang tiada habisnya untuk digali, ditimbang dan
dikembangkan. Melalui perpustakaan kita dapat tukar menukar informasi
menambah dan memperkaya wawasan, pengalaman dan saling memperoleh
nilai tambah untuk mengembangkan pola kehidupan. Melalui peran
xi
perpustakaan pula setiap penemuan dan pemikiran baru dengan cepat menjadi
milik bersama, melalui tenaga-tenaga yang profesional diharapkan
memberikan bimbingan bagi pemakai perpustakaan untuk melangkah ke masa
depan.
Oleh karena itu secara sederhana dapat dikatakan bahwa perpustakaan
merupakan hasil budaya dan catatan (record) perjalanan umat manusia.
Sementara itu segala sesuatu yang terjadi sekarang dapat direkam dan
dibutuhkan untuk disimpan, dilestarikan dan diabadikan diperpustakaan
kemudian dimanfaatkan bersama-sama bagi kehidupan umat manusia.
Ada beberapa macam jenis layanan di perpustakaan salah satunya
adalah layanan sirkulasi yang merupakan unsur paling penting dalam kegiatan
perpustakaan. Betapapun besar koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan bila
pemakaian tidak lancar atau sedikit saja memanfaatkanya, maka kecil artinya
perpustakaan tersebut, tetapi sebaliknya jika kegiatan dilakukan oleh bagian
sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan itu boleh dikatakan baik.
Layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang
pertama dan paling vital peranannya bagi perkembangan perpustakaan.
Layanan sirkulasi juga salah satu kegiatan yang berkaitan langsung dengan
pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi sangat mempengaruhi
masalah citra perpustakaan baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat
dengan bagaimana pelayanan sirkulasi yang diberikan kepada pemakai.
Kegiatan utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi
lainnya, maka dari itu kegiatan ini harus dilakukan dengan memberikan
pelayanan yang baik kepada pemakai perpustakaan sehingga terciptanya
xii
kepuasan pemakai. Staf perpustakaan memainkan peran penting dalam usaha
perpustakan memenuhi kebutuhan informasi pemakainya serta jasa lainnya,
untuk itu dibutuhkan pustakawan-pustakawan yang profesional yang mampu
bekerja dengan baik dan menguasai teknologi informasi.
B. TUJUAN
1. Untuk mengetahui bagaimana kegiatan layanan sirkulasi yang telah
diterapkan di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui berapa tingkat keterpakaian koleksi pada layanan
sirkulasi dengan melihat jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian
koleksi.
3. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
melaksanakan kegiatan layanan sirkulasi.
C. PELAKSANAAN
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan bertempat di UPT Perpustakaan
UPN “Veteran” Yogyakarta Jln. SWK 104 ( lingkar utara ) Condong catur,
Yogya 55283.
Waktu pelaksanaan dimulai pada Tgl 16 Februari s/d 2007 Maret
2009. Dan dilaksanakan pada hari Senin s/d Jumat dari jam 08.00 s/d 14.00
(Sabtu dan Minggu libur).
D. METODE PENGUMPULAN DATA
a. Pengamatan (observasi)
xiii
Metode observasi adalah pengamatan dan pencatatan sesuatu objek dengan
sistematika fenomena yang dimiliki metode ini bertujuan untuk
mendapatkan data-data yang konkrit dengan melihat langsung kondisi
yang ada., yaitu dengan mengumpulkan data-data yang didapatkan
langsung dari pihak UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
(Sukandarumidi, 2002: 69).
b. Wawancara (interview)
Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan, dengan dua orang atau
lebih berhadapan secara fisik yang satu dapat melihat muka yang lain dan
mendengar dengan telinga sendiri dari suaranya. Metode ini dilakukan
dengan cara dialog langsung dengan orang-orang yang berkepentingan
seperti Kepala Unit Pelaksanaan Teknis Perpustakaan dan staf
perpustakaan (Sukandarumidi, 2002: 88).
c. Dokumentasi
Study dokumentasi merupakan teknis pengumpulan data yang ditunjukan
kepada subyek peneliti. Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
d. Study pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara memanfaatkan sumber perpustakaan
untuk memperoleh data penelitian (Mestika Zed, 2004: 1).
E. RUMUSAN MASALAH
xiv
1. Bagaimana layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta ?
2. Seberapa banyak tingkat keterpakaian koleksi pada layanan sirkulasi di
UPT Perpustakaan “Veteran” Yogyakarta ?
3. Apa saja hal-hal yang menjadi hambatan keterpakaian koleksi di UPN
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta ?
xv
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN PERPUSTAKAAN
Untuk dapat memahami dengan mudah tentang perpustakaan ada beberapa istilah yang perlu dipahami terdahulu, yaitu sebagai berikut: 1. Pustaka atau kitab yaitu kumpulan atau bahan berisi hasil tulisan atau
cetakan, dijilid menjadi satu agar mudah dibaca yang berjumlah sedikitnya 48 halaman. dari kata pustaka terbentuk kata turunan yaitu perpustakaan, pustakawan, kepustakaan, ilmu perpustakaan dan kepustakawanan.
2. Perpustakaan secara Konvensional yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan susunan menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai.
3. Pustakawan yaitu orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (di Indonesia kriteria pendidikan minimal D-2 dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumen dan informasi).
4. Kepustakaan yaitu bahan bacaan yang digunakan untuk menyusun karangan, makalah, artikel, laporan ilmiah dan sejenisnya.
5. Ilmu perpustakaan yaitu ilmu yang mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan perpustakaan yang cakupannya meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Perpustakaan sebagai institusi mencakup organisasi perpustakaan.
perkembangannya, peranannya dalam masyarakat dan sumbangan perpustakaan pada umat manusia.
b. Organisasi koleksi perpustakaan cara mengelola, menyimpan dan sistem temu kembalinya (informasi).
c. Pengawetan / pelestarian koleksi perpustakaan. d. Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan
masyarakat. 6. Kepustakawanan yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi
kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi, pengelolahan, pendayagunaan dan penyebaran informasi kepada pemakai (Syuihabudin Qolyubi, 2003: 11).
Jadi perpustakaan dapat diartikan sebagai bentuk pengumpulan bahan
informasi yang terdiri dari bahan buku / book material dan bahan non buku /
non book materials, disusun dengan sistem tertentu diperuntukkan kepada
pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaat dan pengertiannya
(dipelajari), tidak untuk dimiliki sebagian dan keseluruhan.
xvi
Tokoh Ilmu Perpustakaan Sulistiyo Basuki berpendapat, batasan
perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu
sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang
biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca
bukan dijual.
B. PERPUSTAKAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada
perguruan tinggi badan bawahannya maupun lembaga yang berafiliasi dengan
perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai
tujuan.
Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama Tri Dharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) maka
perpustakaan perguruan tinggi pun bertujuan membantu melaksanakan ketiga
dharma perguruan tinggi.
Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan
jurusan, fakultas Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, Akademi
maupun Perpustakan non gelar. Bagi perpustakaan badan bawahan yang
bernaung di bawah universitas, Institut maupun sekolah tinggi, misalnya
lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat juga termasuk
kedalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi, walaupun ada juga yang
menggolongkannya kedalam perpustakaan khusus.
Ditinjau dari segi jasa perpustakaan maka terdapat perbedaan mencolok
antara perpustakaan perguruan tinggi dengan perpustakaan sekolah, jika pada
xvii
perpustakaan sekolah. Perpustakaan merupakan jembatan antara guru dengan
murid dan bila pada perpustakaan perguruan tinggi terdapat bentuk yang
berlainan, yaitu perpustakaan perguruan tinggi terdapat ciri khas yaitu adanya
hubungan segi tiga antara pustakawan, mahasiswa dan pengajar.
Secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (Refrensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada
lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal (Sulistiyo Basuki, 1999 : 51).
C. PENGERTIAN LAYANAN SIRKULASI
Sirkulasi merupakan unsur penting dalam kegiatan perpustakaan
beberapa besar koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan bila sirkulasi dan
pemakaiannya tidak lancar atau sedikit saja yang memanfaatkannya, maka
kecil artinya perpustakaan tersebut. Tetapi sebaliknya jika kegiatan yang
dilakukan oleh sebagian sirkulasi lancar dan aktif maka perpustakaan tersebut
boleh dikatakan baik.
Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan pustaka
yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya yang menyangkut
masalah peminjaman dan pengembalian. Besarnya koleksi dan jumlah
pemakaian perpustakaan merupakan faktor yang penting dalam menentukan
xviii
siapa-siapa yang boleh meminjam jenis koleksi dan jumlah koleksi yang
boleh dipinjam, serta lamanya jangka waktu peminjaman umumnya
perpustakaan meminjamkan buku hanya kepada masyarakat dan lingkungan
tertentu. Kadang-kadang juga melayani orang luar, terutama jika tidak ada
perpustakaan di tempat yang terdekat, tentu saja dengan syarat-syarat tertentu.
Jenis koleksi yang boleh dipinjamkan dibatasi pada koleksi berupa buku-buku
saja, adapula yang meminjamkan majalah, pamflet atau bahan-bahan pustaka
lainnya. Demikian pengertian sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua
kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan keterpakaian koleksinya.
Untuk melancarkan kegiatan pekerjaan bagian sirkulasi ini perlu dibuatkan buku petunjuk yang memuat keterangan-keterangan mengenai:
1. Peraturan penggunaan bahan perpustakaan.
2. Macam-macam bahan yang boleh dan tidak boleh dipinjamkan
3. Kebijaksanaan mengenai masalah “lewat waktu” besar uang denda, penggantian buku-buku yang hilang dan rusak.
4. Keterangan mengenai tanda-tanda pada bahan pustaka.
5. Dan keterangan lainnya yang dianggap perlu untuk diketahui petugas bagian sirkulasi, petugas bagian lain, atau para pembaca perpustakaan.
Jika para pegawai perpustakaan sudah dapat melaksanakan itu semua maka perpustakaan dapat berjalan dengan baik, lancar dan efisien. Untuk melancarkan tugas bagian layanan sirkulasi perlu kiranya dicatat alat-alat yang perlu digunakan.
a. Meja peminjaman dan dilengkapi dengan alat elektronik berupa komputer, dengan ukuran dan bentuk tersendiri seperti yang sekarang lazimnya dipergunakan dengan bentuk “ U “ atau “ L “.
b. Laci untuk tempat penyimpanan uang denda, kunci-kunci atau barang- barang yang berharga.
c. Bermacam-macam stempel menunjukan hari yang bersangkutan, batas waktu peminjaman, dan sebagainya yang selalu dicocokkan setiap hari yang paling baik ialah sebelum saat perpustakaan tutup,
xix
jadi keesokan harinya tidak khawatir akan adanya kelalaian mengubah tanggal tersebut.
d. Tinta dan bantalan stempel.
e. Kotak tempat penyimpanan kartu-kartu buku yang dipinjam.
f. Ruang tempat penitipan tas, jika perpustakaan menggunakan sistem terbuka.
g. Lem dan blangko batas waktu peminjaman atau kartu buku.
h. Gunting, pensil, bolpoin. Karet penghapus dan sebagainya
i. Blangko untuk pemesanan atau buku server (Karmidi Martoarto, 1999: 37).
1) Kegiatan dalam sirkulasi
Macam-macam kegiatan pada layanan sirkulasi adalah:
a) Pendaftaran anggota perpustakaan
Salah satu tugas di bagian sirkulasi adalah penerimaan pendaftaran
anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Untuk
beberapa perpustakaan tugas menerima anggota pepustakaan ada yang
menjadi tanggung jawab administrasi perpustakaan, mengenai syarat dan jenis
keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan syarat
keanggotaan perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda dengan
perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi anggota
intern dan anggota ekstern.
(1) Anggota intern adalah anggota yang terdiri dari orang yang berkaitan
langsung dengan lembaganya.
xx
(2) Anggota ekstern adalah anggota yang terdiri dari orang yang tidak
berkaitan langsung dengan lembaga.
b) Peminjaman dan pengembalian buku
Peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan ini merupakan tugas
pokok dari bagian sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses
pencatatan transaksi yang dilakukan petugas perpustakaan dengan pengguna
pada saat pengguna meminjam koleksi, jenis koleksi yang umum dipinjamkan
adalah koleksi yang berupa buku. Dan pada waktu pengembalian buku, nomor
buku perlu diperhatikan, apabila sebuah buku terlambat dikembalikan harus
membayar denda (Noerhayati, 1987: 197).
c) Perpanjangan
Kegiatan perpanjangan adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang
pernah dipinjam sesuai dengan kurun waktu yang ditentukan, perpanjangan
koleksi biasanya dilakukan satu kali periode peminjaman.
d) Pemungutan Denda
Penarikan uang denda dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para
pembaca dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan
seadil-adilnya. Diantara para pembaca terutama bila koleksi perpustakaan
masih sedikit biasanya uang denda ini digabungkan dengan pemungutan
penggantian buku yang rusak atau hilang oleh pembaca, untuk memudahkan
cara pemungutan uang denda ini baik juga bila dibuatkan tabel denda yang
disesuaikan dengan lamanya keterlambatan. tabel dibuat sedemikian rupa
xxi
sehingga setiap hari dapat dicantumkan berapa besar uang denda. Catatan
uang denda harus dibuat serapi mungkin agar mempermudahkan pengawasan
buku yang dihilangkan atau dirusakkan oleh pembaca harus diganti dengan
buku yang sama, jika tidak mungkin mereka dapat dikenakan uang ganti rugi
sebesar harga buku itu ditambah ongkos-ongkos yang diperlukan untuk
memproses buku tersebut sampai siap dibaca (Karmidi Martoatmojo, 1999:
40).
e) Bebas pinjam
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota
yang telah habis masa kenggotaan atau untuk keperluan lain, diperlukan
keterangan bebas pinjam, kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah
pinjaman telah kembali semua atau belum (Las HS, 1993: 3).
f) Statistik perpustakaan
Statistik perpustakaan adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan
sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan
perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung,
keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjamkan, dan koleksi yang
dikembalikan.
Fungsi statistik adalah:
(a) Menyusun laporan tahunan perpustakaan
(b) Menyusun rencana kegiatan perpustakaan
xxii
(c) Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan
pengguna.
(d) Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga
(Syiambudin Qulyubi dkk, 2003: 224).
2) Fungsi dan tujuan layanan sirkulasi
a) Ada beberapa macam fungsi dari sirkulasi menurut Sulistiyo Basuki yaitu sebagai berikut:
(1) Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
(2) Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
(3) Meminjam serta mengembalikan dan memperpanjang waktu peminjaman.
(4) Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
(5) Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
(6) Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang atau rusak.
(7) Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
(8) Membuat statistik peminjaman.
(9) Peminjaman antar perpustakaan.
(10) Mengawasi urusan penitipan tas, jas mantel dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
xxiii
(11) Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
b) Adapun jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung perpustakaan ini merupakan bagian penting bagi perpustakaan dengan tujuan :
(1) Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.
(2) Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan akan dikembalikan.
(3) Terjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
(4) Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaiatan dengan pemanfaatan koleksi.
(5) Apabila terjadi pelanggaran akan diketahui (Lasa HS, 1995: 1).
(1) Sistem Sirkulasi
Untuk menghasilkan suatu hasil kerja yang maksimal dapat memuaskan
pengguna, perpustakaan harus mempunyai suatu kesatuan sistem yang baik
dengan sistem yang baik dan jasa diharapkan pengguna perpustakaan dapat
memanfaatkan koleksi perpustakaan yang baik pula.
Ada dua macam jenis sistem yang kita temui di dalam layanan sirkulasi
yakni sistem tertutup (close acces) dan sistem terbuka (open acces), dari
kedua sistem tersebut mempunyai pengertian dan dampak masing-masing
seperti di bawah ini.
a. Sistem layanan tertutup (Close access)
Adalah sistem layanan tertutup, pada cara ini calon peminjam tidak
diperkenankan mengambil koleksi sendiri, tetapi harus diambilkan oleh
xxiv
petugas, setelah mereka mencari daftar koleksi yang diinginkan pada katalog
oleh karena itu fungsi katalog sangat dominan dalam sistem ini.
1) Keuntungan sistem Close access antara lain :
a) Data tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak yang
satu dengan yang lain lebih dekat.
b) Susunan buku akan mudah teratur dan tidak mudah rusak
c) Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila
dibandingkan dengan sistem terbuka.
d) Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi (Lasa HS, 1995: 5).
2) Kerugian dalam sistem Close acsess
a) Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini.
b) Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.
c) Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya
salah pengertian antara petugas dan peminjam.
d) Antrian peminjaman maupun mengembalian buku di bagian ini
berjubel, keadaan ini berarti membuang waktu (Lasa HS,
1995:5).
b. Sistem layanan terbuka (Open access)
xxv
Adalah suatu cara pinjam yang memungkinkan pengguna untuk
masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang
sesuai. Untuk itu mereka harus mengenal sistem pengelompokan buku
yang dianut oleh perpustakaan itu, tanpa mengerti sistem ini mereka akan
berputar dan mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu
judul.
1) Keuntungan dari sistem terbuka (Open access) antara lain:
a) Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.
b) Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca di tempat maupun dikembalikan hari itu juga.
c) Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
d) Akan segara diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
e) Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan.
f) Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam (Lasa HS, 1995: 5).
2) Kerugian dalam sistem Open access ini adalah:
a) Frekuensi kerusakan lebih besar.
b) Memerlukan ruang yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan
yang lain memerlukan jarak yang longgar.
c) Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu
pustakawan harus sering mangadakan reshelving.
xxvi
d) Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku
sering bingung (Lasa HS, 1995: 5).
D. JENIS BAHAN PUSTAKA YANG ADA DI PERGURUAN TINGGI
1. Segi jenisnya
a. Buku teks
b. Buku untuk pengembangan ilmu (buku pelengkap untuk memperkaya
pengetahuan)
c. Penerbitan berkala (majalah dan surat kabar)
d. Penerbitan perguruan tinggi (skripsi, thesis, desertasi)
e. Penerbitan pemerintahan (peraturan perundang-undangan)
f. Penerbitan bukan buku (audio visual, tape, kaset, CD)
2. Segi penempatannya
a. Bahan pustaka umum (buku teks dan buku pengembangan ilmu)
b. Bahan pustaka cadangan (reserved collection/ buku teks dan buku
pengembangan ilmu yang jumlah copy judulnya terbatas)
c. Bahan pustaka referensi (kamus, ensiklopedia, direktori, buku
laporan)
xxvii
d. Bahan pustaka khusus (penerbitan berkala, penerbitan pemerintah,
penerbitan perguruan tinggi, dan koleksi non buku)
e. Bahan pustaka pesanaan (book on server) yang sudah dipesan
pemakai.
E. TEORI KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN
Untuk mengetahui kebutuhan penguna secara cepat tepat bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah. Sebab informasi yang kita terima pada umumnya
merupakan sebagian kecil dari yang sebenarnya ada di dalam pikiran pemakai
perpustakaan.
Dalam memberikan strategi kepuasan pengguna perpustakaan, terdapat
kunci utama yaitu:
1. Kemampuan yang memahami kebutuhan dan keinginan pemakai serta
memahami tipe-tipe pemakai perpustakaan.
2. Pengembangan database yang lebih akurat, termasuk data kebutuhan
dan keinginan setiap segmen pengguna dan perubahan kondisi.
3. Pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pasar dalam
suatu kerangka strategis (Syahubuddin Qulyubi dkk, 2003: 204).
Beberapa strategi untuk memuaskan pemakai perpustakaan antara lain sebagai berukut:
a. Strategi pemasaran yang berupa Relationship Marketing, yaitu strategi dimana transaksi pertukaran petugas dengan pemakai perpustakaan berkelanjutan, dalam arti tidak berakhir setelah transaksi jasa selesai. Relationship Marketing dapat diimplementasikan dengan cara membentuk costumer database,
xxviii
yaitu daftar nama pemakai perpustakaan dalam jangka panjang yang dianggap perlu dibina. Cara lain ialah dengan melakukan Frecuency Marketing yaitu usaha mengidentifikasi, memelihara dan meningkatkan hasil pemakai terbaik melalui hubungan jangka panjang yang interaktif dan bernilai tambah.
b. Strategi Superior Customer Service, yaitu menawarakan pelayanan yang lebih baik dari pada pesaing biasanya pemakai perpustakaan mendapatkan manfaat besar dari pelayanan superior tersebut.
c. Strategi yang berintik komitmen untuk memberikan kepuasan pelanggan yang akan menjadi sumber dinamisme penyempurnaan mutu produk jasa dan kinerja perpustakan.
d. Strategi penanganan keluhan yang efisien dengan cara melestarikan penanganan keluhan secara baik sehinga pemakai perpustakan menjadi puas.
e. Strategi peningkatan kinerja perpustakaan (Syahbuddin Qalyubi dkk, 2003: 206).
xxix
BAB III
GAMBARAN UMUM
UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
A. SEJARAH SINGKAT
Sejarah UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta dimulai dari
berdirinya APN “Veteran” Yogyakarta berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Urusan Veteran Republik Indonesia Nomor: 139/KPTS/1958 pada 8 Oktober
1958. Setelah tiga tahun resmi berdiri, maka didirikan suatu perpustakaan
untuk mendukung mengatasi kelancaran kegiatan pendidikan dengan nama
perpustakaan APN “Veteran” Yogyakarta yang berlokasi di kampus Ketandan
Wetan No.22 Yogyakarta.
Pada tahun 1965, berdasarkan keputusan bersama Menteri Urusan
Veteran dan Mobilisasi dan Menteri Pendidikan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan
Nomor 140/KPTS/1965, APN “Veteran” ditingkatkan menjadi PTPN
“Veteran” Yogyakarta. Sejalan dengan lembaga induknya, perpustakaan juga
berubah namanya menjadi perpustakaan PTPN “Veteran” Yogyakarta, pada
tahun 1976, perpustakaan pindah ke jalan Babarsari No.02 Tambakbayan
Yogyakarta.
Pada tanggal 30 November 1977, berdasarkan Surat Keputusan
Menhankam/Pangab Nomor Skep/1555/XI/1977, PTPN “Veteran”
Yogyakarta diubah menjadi UPN “Veteran” Yogyakarta. Demikian juga
xxx
dengan perpustakaannya, berubah menjadi UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
Sejak berdiri sampai sekarang UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta telah mengalami dua belas kali masa pergantian kepemimpinan,
yaitu:
1. Oemi S. (1961 – 1964)
2. Adiani Mulyani (1964 – 1969)
3. Sadjimin, B.A. (1969 – 1974)
4. Dra. Rahayuningsih (1974 – 1981)
5. Wahid Sudarsonohadi (1981 – 1985)
6. R. Sri Widodo, B.Sc. (1985 – 1991)
7. Drs. Soepono (1991 – 1994)
8. Sadjimin, B.A. (Juli 1994 – September 1994)
9. Kol. CZI. Sudrajat (September 1994 – September 1995)
10. Ir. Siti Hamida, MP (September 1995 – Agustus 1997)
11. Dra. Yuharningsih, MP (Agustus 1997 – Februari 2000)
12. Ratna Sufiatin, SH.M.Si (Februari 2000 – Sekarang)
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
xxxi
B. GEDUNG DAN RUANG PERPUSTAKAAN
UPT Perpustakan “Veteran” Yogyakarta berlokasi di kampus terpadu
UPN “Veteran” Yogyakarta, Jalan SWK 104 (Lingkar Utara) Condong Catur
Yogyakarta dengan menempati gedung sendiri yang terletak di samping
gedung rektorat. Gedung perpustakaan terdiri dari tiga lantai, tetapi
perpustakaan hanya menempati lantai 1 dan 2 saja dengan luas 1600 m2.
Gedung perpustakaan ini letaknya sangat strategis , dapat dijangkau dengan
mudah dari semua fakultas di UPN “Veteran” Yogyakarta maupun dari luar
daerah.
Adapun ruangan yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, adalah sebagai berikut:
1. Ruang Kepala UPT Perpustakaan
2. Ruang Sirkulasi
3. Ruang Penelusuran Informasi
4. Ruang Administrasi
5. Ruang Pengelolahan
6. Ruang Transit
7. Ruang Peta Rupa bumi
8. Ruang Referensi
9. Ruang Baca Buku Cadangan
xxxii
10. Ruang Baca Hasil Penelitian, Skipsi, Tesis dan Disertasi
11. Ruang Fotokopi dan Administrasi
12. Ruang Bebas
13. Ruang Diskusi
14. Ruang Gudang
15. Kamar Mandi
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
C. KOLEKSI
Koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
mencakup berbagai bidang, baik dalam bahasa Inggris maupun bahasa
Indonesia. Koleksi berasal dari pembelian, hadiah dan sumbangan.
Tabel
Jumlah koleksi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tahun
2008
No Jenis Koleksi Judul/Jumlah/Buah Eks/Keping /buah
1 Buku 17.574 43.168
2 Thesis 455 476
3 Disertasi 29 29
4 Skripsi 455 455
5 Karya Ilmiah Dosen 1.371 1.371
6 Jurnal 87 205
7 Majalah 172 2.892
xxxiii
8 Surat kabar 5 5
9 CD ROM (Jurnal & buku) 2.942 2.942
10 Disket buku / majalah 114 114
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Koleksi yang bisa digunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan
sebagai berikut:
1. Koleksi Umum
Yang dimaksud koleksi umum adalah koleksi yang berada di ruangan sirkulasi
dan ruang cadangan. Terdiri dari buku-buku teks seluruh cabang ilmu dari
golongan 000-999 dan dapat dipinjam.
2. Koleksi Cadangan
Terdiri dari buku-buku teks yang mana 1 judul buku hanya terdapat 1
eksemplar. Koleksi di sini lebih lengkap karena setiap I judul buku terdapat 1
eksemplar.
3. Koleksi Referensi
Koleksi referensi terdiri dari kamus, direktori, ensiklopedia, jurnal, terbitan
pemerintah, handbook
4. Koleksi Terbitan Berkala
xxxiv
a. Surat kabar yang dilanggani antara lain The Jakarta Post, Warta Ekonomi,
Bernas, Republika, Kedaulatan Rakyat, dan Kontan.
b. Majalah yang dilanggani anatara lain: Forum, Gatra, Buletin Jendela
Informasi, Elektro Indonesia, Trubus, Info Bisnis, Info Komputer, Ozon,
Gema, Kliping Ekonomi, Gema Kliping Politik, Prisma, Menejemen
Usaha Indonesia, Media Teknik, Duta Rimba dan Majalah Ilmiah
Pembangunan.
c. Terbitan berkala yang diterbitkan oleh Fakultas dan UPT yaitu Buletin
Perpustakaan, Agrivet, Info Kampus, Paradikma, Media Klipping, Warta
Pertamina, Pertoleum, Engineering, OPEL, Bina Widya.
5. Koleksi Karya Ilmiah
Koleksi ini meliputi laporan Penelitian Dosen, Skripsi, Thesis, dan Desentrasi
dalam bentuk tercetak.
D. VISI, MISI, DAN TUJUAN UPT PERPUSTAKAAN UPN “VETERAN”
YOGYAKARTA
1. Visi
Visi UPT Perpustakaan UPN “Veteran Yogyakarta adalah menjadi pusat
informasi IPTEK yang lengkap dan mampu bersaing di era globalisasi
dalam rangka menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2. Misi
xxxv
Misi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah sebagai
berikut:
a. Mengembangkan koleksi secara terus menerus dan berlanjut.
b. Mengembangkan jenis layanan perpustakaan sesuai dengan
perkembangan yang terjadi di era globalisasi
c. Mengembangkan kemampuan SDM dalam rangka meningkatkan mutu
layanan kepada pemakai.
d. Memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat kepada semua
pemakai melalui pengembangan automasi perpustakaan.
e. Mengembangkan layanan informasi secara online dan terintegrasi.
sehingga dapat diakses melalui fakultas atau program studi yang
lokasinya jauh dari UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
f. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi lainnya
3. Tujuan
Tujuan UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah
meningkatkan mutu layanan yang berorientasi kepada pemakai, melalui
penyediaan berbagai sumber informasi ilmu pengetahuan dan teknologi
dan layanan elektronik dengan pemanfaatan jaringan LAN (Local Area
Network) maupun jaringan internet sehingga dapat diakses dari berbagai
tempat.
E. STRUKTUR ORGANISASI
xxxvi
Struktur organisasi perpustakaan disusun oleh seorang atau beberapa staf
pimpinan, tidak asal tersusun namun penyusunannya harus berdasarkan
persyaratan atau asas prinsip organisasi. Struktur perpustakaan akan
menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan
kerja di perpustakaan.
UPT Perpustakan UPN “Veteran” Yogyakarta mempunyai dua macam
struktur organisasi yaitu:
1. Struktur Makro
Oganisasi makro adalah penegasan dan penggambaran kedudukan
perpustakaan. Susunan kepengurusun dalam struktur makro ini di bawah
rektor UPN “Veteran” Yogyakarta. Rektor dibantu oleh wakil Rektor,
ketua lembaga dan Dekan. UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
pengurusannya berada di bawah Wakil Rektor.
2. Struktur Mikro
Organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam,
kedudukan, csope, system dan kewenangan secara hierarki dari sub-unit
kerja yang ada dalam lingkungan perpustakaan perpustakaan yang
kemudian tertuang dalam bentuk organisasi. Susunan kepengurusan dalam
struktur mikro ini berada di bawah Kepala UPT perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta, yang dibantu oleh kepala sub bagian tata usaha dan
xxxvii
kepala sub bagian teknik serta kepala sub bagian pelayanan yang dibantu
oleh pustakawan maupun bukan pustakawan.
Struktur organisasi dan pengawakan UPT Perpusakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta:
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
F. SUMBER DAYA MANUSIA
Pegawai UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki latar
belakang pendidikan yang berbeda-beda yaitu 7 orang lulusan SLTA, 2 orang
lulusan DIII perpustakaan, 2 orang lulusan SI dan 2 orang lulusan S2.
Tabel
Ka UPT Perpustakaan
Ratna Sufiatin, SH, M.Si.
Kasubag TU
V.Juminten
Kasubag Pelayanan
Suninto P, SH, M.Si
Non. Pust.
Kasubag teknis
Muji Isambina, S. Sos
Pustakawan Non. Pust. Non Pustakawan Pustakawan
xxxviii
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
No Nama Pendidikan Terakhir Gol Jabatan
1 Ratna Sufiatin, SH.M.Si S2 Perpustakaan UI III/d KA UPT Perpustakaan
2 Suninto Prabowo, SH. S2 Perpustakaan UGM III/d Kasubag Pelayanan
3 Muji Isambina, S.sos S2 Perpustakaan UNPAD III/c Kasubag Teknis
4 V. Juminten SLTA III/b Kasubag TU
5 Sri Lestari Kristiani. ST TI UPN dan kursus perp. III/b Staf
6 Sarimin SLTA + kursus perp. III/a Fungsional Pustakawan
7 Basir Umaryadi SLTA + kursus perp. III/a Fungsional Pustakawan
8 Bambang Eko Sunaryo SLTA + kursus perp. III/a Fungsional Pustakawan
9 Eko Yuli Wahyuningsih SLTA + kursus perp. III/a Fungsional Pustakawan
10 Bugel Suryanto SLTA + kursus perp. III/a Fungsional Pustakawan
11 Enni Suparni, A.Md D3 Perpustakaan UGM III/a Staf
12 Darsini, A.Md D3 perpustakaan UGM III/a Fungsional Pustakawan
13 Muhardono SLTA + kursus perp. II/d Staf
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta merupakan
perpustakaan perguruan tinggi yang memberikan layanan kepada:
1. Mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, yang terdiri dari beberapa Fakultas
yaitu:
xxxix
a. Fakultas Teknologi Mineral, dengan jurusan :
1) Teknik Geologi
2) Teknik Pertambangan
3) Teknik Perminyakan
4) Teknik Lingkungan
5) Teknik Geofisika
b. Fakultas Teknologi Industri, dengan jurusan:
1) Teknik Kimia
2) Teknik Industri
3) Teknik Informatika
c. Fakultas Pertanian, dengan jurusan:
1) Agribisnis (Sosek)
2) Agroekoteknologi (Ilmu tanah dan Agronomi)
d. Fakultas Ekonomi, dengan jurusan:
1) Ekonomi Manajemen
2) Ekonomi Pembangunan
3) Ekonomi Akuntansi
e. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dengan jurusan:
xl
1) Hubungan Internasional
2) Administrasi Bisnis
3) Komunikasi Jurnalistik
f. Pasca Sarjana, dengan jurusan:
1) Magister Manajemen (MM)
2) Megister Manajemen Agribisnis (MMA)
3) Magister Teknik Pertambangan (MTP)
4) Megister Teknik Geologi (MTG)
5) Megister Ilmu Ekonomi (MIE)
6) Megister Teknik Industri (MTI)
2. Dosen UPN “Veteran” Yogyakarta
3. Staff Administrasi UPN “Veteran” Yogyakarta
4. Pengunjung dari luar UPN “Veteran” Yogyakarta
G. SUMBER DANA
Dana yang tersedia untuk UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, berasal dari pusat yaitu yayasan kejuangan panglima besar
xli
sudirman, dana yang diterima setiap tahun kurang lebih Rp. 500.000.000,00
yang dialokasikan menjadi dua bagian.
1. Sebagai dana operasi rutin, kurang lebih besar Rp. 150.000.000,00 yang
disalurkan untuk pemeliharaan dan perbaikan pustaka, perawatan saran
dan prasarana perpustakaan, belanja tamu.
2. Dana barang modal, kurang lebih sebesar Rp. 350.000.000.00 digunakan
untuk pengadaan koleksi dan alat-alat elektronik.
H. SARANA DAN PRASARANA
Sarana dan Prasarana yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta, antara lain:
1. Furnitur
a. Meja pengolahan
b. Meja belajar
c. Meja kerja dan pelayanan
d. Meja komputer
e. Almari katalog
f. Almari tas (locker)
g. Almari dan rak display kaca
h. Rak buku
xlii
i. Rak majalah dan Koran
j. Rak buku dorong
k. Filing kabinet
l. Papan Koran
m. Papan pengumuman
n. White board
o. Hiasan dinding
2. Peralatan elektronik
a. Mesin fotokopi
b. Computer dan printer
c. Mesin ketik
d. AC
e. Kipas angin
f. Vaccum Cleaner
g. Alat laminating dan scanner
3. Audio visual
a. Tipe Recorder
xliii
b. Sound system
c. Televisi
d. Speaker komputer
4. Peralatan lain
a. Pesawat Telepon
b. Pesawat Airphone
c. Jam dinding
d. Lampu penerangan
I. LAYANAN
Layanan di UPT Perpustakan “Veteran” Yogyakarta terbagi menjadi tiga
jenis, yaitu:
1. Pelayanan teknis
Pelayanan teknis yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta antara lain:
a. Pengadaan
xliv
Kegiatan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan dalam pengadaan
bahan pustaka adalah dengan cara pembelian, hadiah dan juga dengan
pengadaan, hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai.
b. Pengolahan
Proses yang dilakukan dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka atau
buku baru yang masuk keperpustakaan, dan tahap – tahapnya meliputi:
1) Cek fisik buku
2) Klasifikasi
3) Pengecapan
4) Inventaris
5) Pelabelan
6) Pemberian barcode
7) Input data
c. Perawatan
Kegiatan perawatan yaitu memelihara seluruh koleksi perpustakaan biar
tidak mudah rusak dan memperbaiki koleksi perpustakaan yang sudah
rusak, yaitu dengan cara:
1) Pengaturan koleksi
2) Mengatur suhu udara dengan memasang AC
xlv
3) Merendam cahaya matahari dengan cara memasang tirai
4) Membersihkan ruangan
d. Memperbaiki Koleksi
Memperbaiki koleksi juga termasuk pada pelayanan teknis. Bahan
pustaka yang sudah tidak lagi lengkap halamannya diperbaiki, dengan
cara mengkopi lembar yang hilang lewat buku cadangan.
2. Pelayanan Pemakai
Dalam kegiatan pelayanan pemakai UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta membagi pelayanan ini menjadi empat layanan yaitu:
pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan penelusuran informasi
dan pelayanan administrasi.
a. Pelayanan sirkulasi
1. Bagi dosen dan administrasi
a) Anggota dapat meminjam buku selama 1 (bulan) dan dapat
diperpanjang 1 kali.
b) Peminjaman buku tidak lebih dari 2 eksemplar.
c) Kartu anggota tidak boleh dipakai orang lain.
d) Buku yang hilang/rusak harus diganti dengan buku yang
sama.
xlvi
2. Bagi mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta
a) Anggota dapat meminjam buku selama 10 hari dan dapat
diperpanjang 1 kali.
b) Peminjaman buku tidak lebih dari 2 eksemplar. Keterlambatan
pengembalian buku dikenakan denda Rp. 500,- /hari, per buku
c) Kartu anggota tidak boleh dipakai orang lain.
d) Buku yang hilang/rusak harus diganti dengan buku yang sama.
3. Pelayanan Referensi
Layanan referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di
perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemakai
perpustakaan.
4. Pelayanan buku cadangan
Koleksi yang ada di ruang cadangan lebih lengkap apabila dibandingkan
dengan koleksi yang ada di ruang sirkulasi. Hal ini disebabkan koleksi
diruang cadangan hanya ada satu eksemplar dari setiap koleksi yang
terdapat di dalam UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Koleksi
di ruang cadangan ini hanya dipinjam pada hari Jumat sore pada pukul
15.00 – 16.30 WIB, maksimal dua buku dan dikembalikan pada hari Senin
xlvii
paling lambat pukul 10.00 WIB. Dan apabila terlambat mengembalikan
maka dikenakan denda sebesar Rp.1000,- per buku/jam
5. Pelayanan koleksi di ruang penelitian
Koleksi yang berada di ruang penelitian ini antara lain: penelitian dosen,
thesis dan desertasi, koleksi ini tidak dipinjamkan tetapi dapat dibaca di
tempat atau bisa juga di fotokopi pada bab 1 saja, karena untuk
menghindari kerusakan dan proses penjiplakan pada bahan pustaka
tersebut.
6. Pelayanan koleksi jurnal dan terbitan berkala
Layanan ini meliputi layanan koleksi jurnal, majalah, buletin, dan terbitan
berkala lainnya , dan hanya boleh dibaca di tempat.
7. Pelayanan penelusuran katalog melalui OPAC (On-line Public Acces
Cataloging)
Data bibliografi perpustakaan dapat diakses melalui seluruh komputer yang
tersedia dan telah terintegrasi dengan jaringan LAN di perpustakaan.
8. Pelayanan Penelusuran Informasi
Dalam pelayanan ini ada beberapa jenis layanan yang dapat ditelusuri
melalui komputer (internet) antara lain:
a. Penelusuran internet melalui internet
xlviii
b. Penelusuran informasi PDII-LIPI berupa jurnal, Teknologi Tepat Guna
(TTG)
c. Penelusuran BEI (Bursa Efek Indonesia)
d. Penelusuran lewat CD-ROOM mengenai jurnal ilmiah, artikel dan lain-
lain.
e. Penelusuran berita Indonesia (kliping elektronik)
f. Penjualan produk Bakosurtanal berupa peta rupa bumi, peta lepas
pantai dan atlas.
9. Pelayanan Administrasi
Pelayanan administrasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta antara lain:
a. Melakukan layanan tata usaha perpustakaan yaitu dalam hal surat
menyurat dan menyimpan dokumen.
b. Mengurusi keuangan perpustakaan dan kepegawaian perpustakaan.
c. Membuat laporan secara periodik tentang seluruh kegiatan
perpustakaan kepada Rektor.
d. Melayani permintaan yang berhubungan dengan penyediaan barang-
barang habis pakai untuk keperluan perpustakaan.
1. Tata tertib perpustakaan
xlix
Tata tertib yang berlaku di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta antara lain:
a. Jam Layanan
Waktu layanan bagi pemakai di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta yaitu:
Hari Waktu
Senin s/d kamis Pagi :08.00 – 12.00 WIB
Istirahat :12.00 – 1300 WIB
Sore/malam :13.00 – 17.00 WIB
Jumat Pagi :09.00 – 11.30 WIB
Istirahat :11.30 – 13.00 WIB
Sore/malam :13.00 – 17.00
WIB
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
b. Keanggotaan
Syarat-syarat untuk menjadi anggota UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta adalah sebagai berikut:
1) Dosen Administrasi
l
a) Mengisi blangko pendaftaran.
b) Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 satu lembar.
2) Mahasiswa
a) Mengisi blangko pendaftaran.
b) Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 satu lembar.
c) Membayar administrasi
3) Mahasiswa dan pengunjung luar
Untuk mahasiswa dan pengunjung dari luar UPN “Veteran”
Yogyakarta dapat memanfaatkan perpustakaan dengan
dibuatkan Kartu Baca dengan persyaratan sebagai berikut:
a) Menyerahkan surat keterangan dari Universitas yang
bersangkutan
b) Menunjukkan KTM
c) Mengisi blangko pendaftaran
d) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 satu lembar
e) Membayar biaya administrasi
c. Sanksi
li
Sanksi yang diberikan kepada para pemakai UPT Perpustakaan
UPN
“Veteran“ Yogyakarta antara lain:
a) Keterlambatan pengembalian buku koleksi yang dipinjam
dikenakan denda sebesar Rp. 500,- per buku/hari
b) Untuk keterlambatan pengembalian buku koleksi cadangan
dikenakan denda sebesar Rp. 1000,- per buku/hari.
lii
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. ANALISA MASALAH
Layanan sirkulasi merupakan unsur yang paling penting dalam
kegiatan perpustakaan. Betapapun besar koleksi yang dimiliki sebuah
perpustakaan bila pemakaian tidak lancar atau sedikit saja yang
memanfaatkannya, maka kecil artinya perpustakaan tersebut. Tetapi
sebaliknya jika kegiatan dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif maka
perpustakaan itu boleh dikatakan berhasil.
Layanan sirkulasi juga merupakan salah satu jasa perpustakaan yang
langsung berhubungan dengan pemustaka perpustakaan, sehingga
keberadaannya sangat menentukan citra baik suatu perpustakaan di mata
pengguna. Layanan peminjam dan pengembalian buku yang terdapat di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta cukup baik. Dilaksanakan dengan
sistem terbuka (Open Access) dan telah berbasis elektronik (Outomasi)
menggunakan softwere berbasis perpustakaan berbasis web yang
dikembangkan dari CDS/ISIS dan dikenal dengan nama SIPRUS yaitu dengan
sistem informasi perpustakaan UPNVY. Serta layanan penyusunan katalog
terpasang melalui OPAC (Online Public Access Catalog), diharapkan dapat
memberi kepuasan tersendiri bagi pengguna perpustakaan dengan layanan
Open Access pengguna dapat mencari sendiri koleksi yang mereka butuhkan.
Selain itu dengan adanya OPAC pengguna dapat melakukan penelusuran
bahan pustaka secara cepat dan tepat. Tetapi tenyata dengan apa yang sudah
liii
dimiliki oleh bagian layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta tersebut masih muncul masalah. Masalah yang dihadapi oleh UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta adalah keterpakaian koleksi yang
masih rendah. jika dibandingkan dengan jumlah anggota UPT Perpustakaan
UPN “Veteran” Yogyakarta, sebagaimana dijelaskan di bawah ini.
Bila dilihat dari subyek atau bidang ilmunya, keberadaan koleksi
bahan pustaka di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta sudah dikatakan lengkap karena didalamnya hampir semua
tersedia bahan pustaka dengan nomor klasifikasi 001-999. Di bawah ini adalah
tabel statistik buku di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta.
Tabel
Data statistik buku berdasarkan subyek atau bidang ilmunya
di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Tahun 2008
No No Klas Subyek Jumlah
Judul
Jumlah
Eksemplar
1 000-009 Karya Umum 1092 2755
2 100-199 Filsafat 239 623
3 200-299 Agama 144 320
4 300-399 Ilmu-ilmu sosial 4446 10.792
5 400-499 Bahasa 260 530
6 500-599 Ilmu-ilmu murni 3358 7.638
7 600-699 Ilmu-ilmu terapan 7315 19.292
8 700-799 Olah raga dan
Kesenian
112 196
9 800-899 Kesusastraan 136 194
liv
10 900-999 Sejarah & Geografi 472 828
Jumlah 17.574 43.168 Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Dengan melihat data statistik diatas, memang benar jika dikatakan
koleksi bahan pustaka di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
cukup lengkap walaupun sebagian bahan pustaka dengan jumlah judul dan
jumlah eksemplar yang masih sedikit tetapi dari semua koleksi bahan pustaka
diatas tingkat keterpakaiannya cenderung masih kurang. Apabila ditinjau dari
jumlah anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, intensitas
pengunjung ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
masih rendah, hal ini bisa dilihat dari data statistik peminjaman dibawah ini.
Tabel
Statistik transaksi peminjaman buku pada tahun 2008
di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
No Bulan pinjam buku Jumlah buku
dipinjam
Persentase (%)
1 Januari 2524 8.94 %
2 Februari 3232 11.45 %
3 Maret 3200 11.34 %
4 April 3003 10.64 %
5 Mei 2779 9.84 %
6 Juni 1689 5.98 %
7 Juli 2160 7.65 %
8 Agustus 1278 4.53 %
9 September 2328 8.25 %
lv
10 Oktober 2219 7.86 %
11 November 2008 7.11 %
12 Desember 1809 6.41 %
Jumlah 28229 100% Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Dari data statistik diatas, rata-rata koleksi dipinjam perharinya
adalah 78 eksemplar, selama melakukan penelitian, rata-rata pengunjung
dapat meminjam koleksi bahan pustaka maksimal 2 eksemplar. Dari
jumlah seluruh anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
dapat dilihat berapa banyak anggota yang datang ke perpustakaan. berikut
data statistik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
tahun 2008.
Satistik anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
Katagori Anggota Jumlah Anggota Persentase
Doen UPN 231 1.71%
Mahasiswa UPN 12.754 94.76%
Luar UPN 473 3.51%
Jumlah 13.458 100%
Sumber: Dokumen UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta.
Dari data diatas dapat kita lihat bahwa ada 140 anggota jumlah
anggota tersebut masih sangat rendah jika dibandingkan dengan jumlah
anggota perpustakaan yang mencapai lebih dari 13.000 anggota
perpustakaan. dan jika dihitung secara persentase hanya 1,07% dari jumlah
lvi
seluruh anggota UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. Dari
semua data riil di atas dan penelitian langsung di lapangan penulis
menyimpulkan bahwa tingkat keterpakaian koleksi di UPT Perpustakaan
UPN “Veteran” Yogyakarta masih rendah.
B. HAMBATAN MASALAH
1. Minat baca yang masih rendah
Peminjaman dan pengembalian merupakan layanan utama dalam
sebuah perpustakaan dan juga dalam layanan sirkulasi, selain itu juga
layanan sirkulasi paling sering digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Tingkat keterpakaian koleksi pada layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan
UPN “Veteran” Yogyakarta relatif masih rendah. Seperti halnya dijelaskan
di atas intensitas keterpakaian koleksi dengan jumlah seluruh anggota UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta. perbandingannya masih sangat
jauh. Hal ini merupakan hambatan paling utama yang harus segara
diselesaikan oleh seluruh SDM yang ada di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta.
2. Fasilitas kurang memadahi
Pada layanan sirkulasi fasilitas sangatlah penting untuk kelancaran
pelayanan dan kepuasan pengguna perpustakaan tanpa disertai fasilitas
yang memadai sulit untuk petugas di bagian layanan sirkulasi
menghasilkan layanan yang maksimal kepada pengguna. Selain itu
pengunjung perpustakaan perguruan tinggi yang mayoritasnya adalah
lvii
mahasiswa, mahasiswanya pun sudah banyak mengetahui dan bisa
membedakan mana fasilitas yang baik dan mana yang kurang baik. Jika
fasilitas yang disediakan tidak sesuai yang diharapkan, tentu saja ini akan
menghambat mahasiswa dalam mencari bahan koleksi pustaka yang
dibutuhkan oleh mereka.
Keadaan fasilitas yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta tergolong masih kurang mungkin ada beberapa fasilitas yang
cukup memadai, tetapi selama melakukan penelitian, penulis menemukan
beberapa fasilitas yang masih kurang antara lain:
a. Meja baca untuk pengunjung
Di ruang UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta tidak
disediakan fasilitas meja dan kursi untuk membaca di tempat, meja
yang disediakan hanya di ruang referensi saja. Hal ini menyebabkan
tidak betahnya pengunjung datang ke ruang sirkulasi karena mereka
harus berdiri di dekat rak buku, dan apabila mereka harus menelusuri
melalui OPAC, bila OPAC tersebut lagi di pakai pengguna lain maka
mereka harus antri berdiri. Hal ini tentunya menimbulkan kelelahan
bagi pengunjung.
b. Unit penelusuran OPAC bagi pengunjung
OPAC (Online public access catalogue) merupakan fasilitas
penelusuran koleksi yang disediakan oleh UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta. Dengan adanya OPAC pengunjung dapat
menelusuri bahan pustaka secara cepat, tepat dan mudah. Di ruang
sirkulasi terdapat 2 unit Komputer untuk penelusuran bahan pustaka.
lviii
Menurut saya 2 unit komputer belum cukup. Hal ini akan
menyebabkan antrian dalam menggunakan OPAC. Dengan adanya
antrian tersebut pengunjung meminta bantuan kepada petugas yang
menyebabkan petugas terkadang menjadi kerepotan dalam melayani
pengguna yang ingin meminjam koleksi buku. Ini disebabkan karena
komputer yang semula digunakan petugas untuk melayani peminjaman
dan pengembalian bahan pustaka terpaksa digunakan untuk menelusuri
koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengunjung.
c. Komputer untuk petugas layanan sirkulasi
Peminjaman dan pengembalian merupakan kegiatan layanan
pokok yang terdapat pada layanan sirkulasi. Dalam layanan ini harus
ada fasilitas yang “canggih”. Canggih dalam arti dapat digunakan
dengan cepat dan tanpa terjadi suatu masalah yang dapat mengganggu
dalam kelancaran pelayanan pemakai. Di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta terdapat dua unit komputer yang digunakan
untuk peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Dua komputer
sebenarnya sudah cukup untuk melayani peminjaman dan
pengembalian. Tetapi dalam pelayanan di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta komputernya sangat lemah dalam membaca
data-data yang akan dimasukkan ke komputer. Hal ini dapat
mengakibatkan petugas kerepotan ketika terjadi antrian peminjaman
maupun pengembalian.
d. Tidak adanya Jenset di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta .
lix
Tidak adanya jenset di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta menghambat layanan peminjaman dan pengembalian di
ruang sirkulasi. Apabila lampu mati semua layanan yang ada di
perpustakaan diberhentikan karena di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta tidak ada alat cadangan yang bisa mengalirkan
arus listrik.
3. Keadaan SDM (Tenaga Kerja)
Sumber daya manusia yang berkualitas merupakan faktor utama
penunjang keberhasilan palayanan dalam layanan sirkulasi. Dengan SDM
berkualitas diharapkan akan tercipta suatu kerja yang maksimal dan
tentunya kepuasan bagi pengguna perpustakaan juga akan terjaga. Di
ruang sirkulasi terdapat tiga orang petugas yang menjaga ruang sirkulasi.
Tiga orang tersebut terdiri dari satu orang lulusan D3 Perpustakaan UGM
dan dua orang lulusan SLTA ditambah dengan kursus perpustakaan.
Dalam hal pekerjaan mereka sudah sangat mampu dan tahu bagaimana
cara menciptakan layanan yang maksimal tetapi di sini permasalahannya
tiga orang masih kurang. Terlalu sedikitnya SDM di bagian sirkulasi
mengakibatkan karyawan memperolah pekerjaan berat dalam melayani
pengguna perpustakaan.
4. Faktor Keamanan
Keamanan pengunjung perpustakaan sangatlah penting dalam
kelangsungan kegiatan layanan sirkulasi. Tanpa disertai sistem keamanan
yang kuat akan menyebabkan ketidaknyamanan bagi pengunjung
perpustakaan maupun petugas. Di UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
lx
Yogyakarta sistem keamanan yang diterapkan masih sangat jauh dari kata
aman. Hal ini terbukti masih seringnya mahasiswa kehilangan barang-
barang mereka. Bukan hanya barang-barang pengunjung saja yang hilang
melainkan juga koleksi bahan pustaka atau buku. Hal ini penyebabnya
tidak lain adalah kurangnya fasilitas penunjang keamanan. Yang dimaksud
dengan fasilitas keamanan antara lain adalah:
a. Pintu masuk dan keluar tidak dilengkapi alat detektor
Pintu masuk perpustakaan sangatlah penting peranannya untuk
keamanan koleksi. Di ruang sirkulasi UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta terdapat satu pintu masuk dan keluar yang tidak
disertai dengan alat detektor. Ini mengakibatkan sering terjadinya
kehilangan bahan pustaka atau buku yang tanpa melalui proses
peminjaman.
b. Lemari locker untuk pengunjung
Lemari locker pengunjung sangat penting karena menurut tata
tertib yang berlaku pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan
membawa tas ke dalam ruang sirkulasi untuk menghindarkan sesuatu
yang tidak diinginkan, yang dapat mengakibatkan hilangnya koleksi
bahan pustaka atau buku. Maka dari itu, di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta menyediakan lemari locker untuk menyimpan
barang pengunjung. Akan tetapi sangatlah disayangkan lemari locker
yang disediakan oleh UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
lxi
tidak dapat digunakan dengan baik karena lemari locker tidak ada
kunci pengamannya. Hal ini mengakibatkan sering terjadi kehilangan
barang milik pengunjung.
C. PEMECAHAN MASALAH
Setiap masalah yang dihadapi pasti ada jalan keluar untuk
menyelesaikannya. Dari masalah-masalah di atas mungkin ada cara untuk
dapat mengatasinya. Di sini akan diterangkan satu per satu pemecahan
masalah tersebut, yaitu sebagai berikut:
1. Keterpakaian koleksi
Tingkat keterpakaian koleksi sangatlah penting bagi perpustakaan
apalagi di UPN “Veteran” Yogyakarta yang merupakan Universitas
favorit. Makin banyak pemakaian koleksi makin besar keberhasilan
suatu perpustakaan dalam melayani pengunjung. Akan tetapi bila itu
terjadi sebaliknya maka sangatlah disayangkan. Hal itu disebabkan
karena para mahasiswa tidak pernah datang ke perpustakaan. Adapun
cara agar mahasiswa tertarik berkunjung ke perpustakaan adalah:
a. Memberikan bimbingan kepada User atau pemakai
Bimbingan pemakai ini bukan hanya ditujukan kepada mahasiswa
saja tetapi juga ditujukan kepada dosen. Yang dimaksud bimbingan
pemakai yaitu agar user atau pemakai perpustakaan mengenal
perpustakaan dan mengetahui bahwa perpustakaan merupakan
sarana mendapatkan informasi yang tidak mereka dapatkan dalam
perkuliahan. Dengan bimbingan yang baik kepada user diharapkan
lxii
mahasiswa atau dosen dapat mengetahui sumber informasi yang
mereka butuhkan dan tentunya mahasiswa atau dosen juga dapat
memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan dengan baik.
b. Promosi ( memperkenalkan perpustakaan)
Promosi layanan perpustakaan dilakukan supaya seluruh aktivitas
yang berhubungan dengan jasa perpustakaan dapat diketahui oleh
mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta. Promosi ditujukan untuk
merangsang mahasiswa agar tertarik dan berminat dalam
memanfaatkan semua jasa layanan dan koleksi yang ada sebagai
sumber layanan informasi.
2. Fasilitas
Fasilitas yang ada di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
masih kurang. Masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan cara
sebagai berikut:
a. Walaupun tidak terlalu penting, keberadaan meja dan kursi di
ruang sirkulasi diperlukan oleh pengguna. Keberadaan meja dan
kursi tersebut dapat difungsikan untuk menunggu antrian ketika
penelusuran dan mau menyeleksi buku mana yang mau dipinjam.
b. Penyediaan unit komputer sebaiknya ditambah lagi untuk
menghindari antrian ketika pengunjung melakukan browsing.
c. Spesifikasi komputer petugas untuk pelayanan peminjaman dan
pengembalian sebaiknya jangan sampai ada gangguan. Hal ini juga
menghindari antrian ketika meminjam koleksi.
3. Keadaan SDM (Sumber Daya Manusia)
lxiii
Untuk masalah Sumber Daya Manusia hendaknya ditambah lagi
beberapa karyawan yang ditujukan untuk meringankan pekerjaan di
ruang sirkulasi. Karena di ruang sirkulasi merupakan bagian yang
pekerjannya berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan.
Dengan menambah karyawan lagi diharapkan akan meringankan
pekerjaan karyawan sebelumnya.
4. Keamanan koleksi dan pengunjung
Faktor keamanan sangatlah penting untuk kelancaran layanan
sirkulasi karena keamanan koleksi buku maupun pengguna
perpustakaan tersebut harus di utamakan. Ada beberapa cara untuk
meningkatkan keamanan di ruang layanan sirkulasi di UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta, antara lain sebagai berikut:
a. Melengkapi pintu masuk dengan alat detektor koleksi yang keluar
dari ruang sirkulasi. Dengan ini diharapkan dapat mengurangi
persentasi kehilangan koleksi bahan pustaka.
b. Menyediakan kunci untuk locker penyimpanan barang-barang
milik pengguna perpustakaan. Dengan adanya kunci locker
diharapkan barang milik pengguna dapat tersimpan dengan aman.
lxiv
BAB V
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama
dan paling vital peranannya bagi perkembangan perpustakaan. Layanan
sirkulasi juga merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan langsung
dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi sangat
mempengaruhi masalah citra perpustakaan. Baik tidaknya sebuah
perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi yang
diberikan kepada pengguna perpustakaan.
2. Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
menggunakan sistem terbuka dan telah berbasis Automasi yang dikenal
dengan nama SIPRUS, serta layanan penelusuran katalog terpasang
melalui OPAC.
3. Keterpakaian koleksi di UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
tergolong masih rendah. Anggota perpustakaan yang lebih dari 13.000.
Per harinya keterpakaian koleksi di ruang sirkulasi tidak lebih dari 140
anggota atau 1,07% saja yang meminjam koleksi bahan pustaka.
4. Hambatan-hambatan yang banyak mempengaruhi minimnya
keterpakaian koleksi di kalangan civitas mahasiswa. Antara lain minat
lxv
baca yang masih rendah, fasilitas yang disediakan oleh UPT
Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta terutama di ruang sirkulasi
kurang memadai, dan juga jumlah SDM juga yang masih kurang, begitu
juga dengan keamanannya.
5. Dari hambatan-hambatan di atas dapat diatasi dengan cara memberikan
bimbingan kepada pemustaka, promosi atau memperkenalkan
perpustakaan dan melengkapi fasilitas yang masih kurang di ruang
sirkulasi, serta menambah karyawan di bagian sirkulasi serta meninjau
kembali terhadap keamanan koleksi ataupun barang milik pengunjung.
B. Saran
Saran yang bisa disampaikan untuk UPT Perpustakaan UPN “Veteran”
Yogyakarta:
1. Untuk meningkatkan keterpakaian koleksi di UPT Perpustakaan UPN
“Veteran” Yogyakarta perlu menambah unit komputer, sehingga bagi
pengunjung sirkulasi untuk mencari koleksi bahan pustaka tidak harus
menunggu antrian yang lama.
2. Untuk mengantisipasi adanya gangguan teknis, misalnya listrik padam,
maka UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta hendaknya
menyediakan mesin diesel (genset) agar jika listrik padam semua
aktivitas perpustakaan masih dapat berjalan.
3. Untuk semua UPT Perpustakaan UPN “Veteran” Yogyakarta
khususnya bagian layanan sirkulasi, tetap semangat dalam bekerja dan
jaga kekompakan serta selalu bekerja sama dengan baik.
lxvi
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistiyo. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Lasa, HS. 1995. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan Sirkulasi Referensi. Yogakarta: Gajah Mada University Press.
Lasa, HS. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisus.
Martoatmojo, Karmidi. 1999. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas
Terbuka.
Noerhayati. 1987. Pengolahan Perpustakaan. Bandung: Alumni.
Sukandarrumidi. 2002. Metodelogi Penelitian. Yogakarta: Gajah Mada
University Press.
Qulyubi, Syihabudin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Jogjakarta: IAIN Sunan Kalijga.
Zed, Mestika. 2004. Metode Penelitian Kepustakaan. Jakarta: Yayasan Obor
Indonesia.
lxvii
lxviii
lxix
lxx
lxxi
lxxii
