Tietohallintojohtamisen EO Ylempi AMK• Johtaminen ja tehokkuuden saavuttaminen on vaikeampaa Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree 124.5.2012

Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaamisen klusteri Tietohallintojohtamisen EO Ylempi AMK

Tietojärjestelmäkokonaisuuden

hallinnointi

+ Kilpailutusmenettelyt julkisissa hankinnoissa

Ilkka Meriläinen 10.5.2010

Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree

2 4.5.2012

Esittely Ilkka Meriläinen

Johtaja

Kiinteiden verkkojen liiketoiminnat, Ostotoiminta

Suomen Erillisverkot Oy

Hallituksen pj. Suomen Luontolahjat Oy

Insinööri Mittaus ja säätötekniikka v.1983

Insinööri AMK Tietotekniikka v. 2002

Tradenomi YAMK Yrittäminen ja Liiketoimintaosaaminen v. 2007

Tietotekniikka/Ohjelmointi/Tietohallintokokemus 26 vuotta

Tietojärjestelmien osatekijät

• Laitteisto – Ostettu, vuokrattu tai palveluna

• Ohjelmisto, Lisenssit

• Tietokannat ja tietovarastot

• Käyttötoiminnot, käyttöliittymät

• Käyttäjät

• Palvelut ja alihankinnat

• Verkko ja tietoliikenne

• Tietoturva, käytettävyys varmistukset

• Tukihenkilöstö ja tukipalvelut

• Kehittäjät ja osaaminen

3 4.5.2012

Tietojärjestelmien jaottelu

• Mainframe ympäristö

• PC ympäristö

• PC-LAN ympäristö

• Hajautetun tietojenkäsittelyn ympäristö

• Client/Server ympäristö

• Yrityksen laajuinen tietojenkäsittely-ympäristö

• Legacy järjestelmät

• Internet –pohjaiset järjestelmät ja -palvelut

4 4.5.2012


5 4.5.2012

Tietohallintojohtajan toimintaympäristö ja sidosryhmät

Yrityksen strategia

- Johto

- Osastot, toiminnot

- Henkilöstö

Resurssit

- Budjetti

- Henkilöt

- Ostettavat palvelut

Järjestelmät - Tietopääoma

- Tekniikka

- Tietoturva

Asiakkaat

Toimittajat

Kehittäjä

Projektipäällikkö

Muutosjohtaja

Sisäinen konsultti

Tukihenkilö

Sillanrakentaja

Prosessisuunnittelija

Tuntee yrityksen

strategian

Seuraa kehitystä

Hyvä kollegaverkosto

Avoin, empaattinen

Ymmärtää toimialan

Tuntee lainsäädännön

Tuntee standardit

Tuntee parhaat käytännöt


6 4.5.2012

Tietohallintojohtajan tehtävät ja toimenkuva • Kehittäjä

• Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito • Laite ja tietoliikennearkkitehtuuri • Sovellusarkkitehtuuri • Toiminnan ja prosessien kehittäminen • Resurssien suunnittelu ja organisointi • Sopeuttaa tietohallintostrategian yrityksen strategiaan

• Asiantuntija • Ymmärtää tietojärjestelmiä koskevan lainsäädännön (Esimerkiksi Henkilötietolaki,

Kuluttajansuojalaki, Julkisuuslaki, Työlainsäädäntö) • Koulutus ja tiedonkeruu • Tietoturvan ymmärtäminen (Voi olla myös erillinen turvallisuusorganisaatio • Ymmärtää yrityksen strategian ja tavoitteet tai osallistuu niiden suunnitteluun

• Toimeenpano, operointi ja ylläpito • Verkostoituminen kumppanit, asiakkaat ja alihankkijat • Tietojärjestelmien ja laitteiden hankkiminen • Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito • Tiedon hallinta ja hyväksikäyttö

Tietohallinnon Tehtäviä

7 4.5.2012

1. Liiketoiminnan tuki ja sisäinen konsultointi 2. Paketoidut ja räätälöidyt sovellukset 3. Laadun hallinta 4. Konsernirakenteet ja sidosryhmät 5. Henkilöstö 6. Keskitetyt ympäristöt (Taloushallinnon järjestelmät, toiminnanohjaus) 7. Ulkoistus 8. Projektien hallinta (Aikataulut, resurssit budjetit) 9. Omaisuuden hallinta (Takuut, SLA:t ym.) 10. Tiedotus 12. Tietoliikenne ja puhelinjärjestelmät 13. Tietoturvan ja laadun hallinta 14. Järjestelmien käyttö, ylläpito, koulutus, tuki ja kehittäminen

Tietohallinnolla on sillanrakentajan rooli eri toimintojen välillä

8 4.5.2012

•Tietohallinto tekee usein sivutoimenaan yrityksen

prosessimäärittelyn

•Samalla se määrittelee ja rakentaa yhteistyötä käyttäjien välillä

•Se rakentaa yhteistyötä myös muihin sidosryhmiin suunnitellessaan

tietoliikennettä

•Toimittajat, Asiakkaat, Kollegat, Viranomaiset, Omistajat

•Kokonaisuutena ympäristön tehokkuus ja toimintavarmuus paranee

•Tietohallintojohtaja on verkostojohtamisen pioneeri

•Tämä kannattaa tiedostaa ja ottaa oikea asenne yhteistyöhön

•Se on samalla tietohallintojohtajalle motivaatiotekijä

•Avaintekijänä on yleensä osapuolten rajapintojen määrittely

•Rajapinnat voivat kuitenkin muuttua kehityksen mukana

•Tekniikan kehitys ja oppiminen tuo muutoksia


9 4.5.2012

Mitä tietohallinnolta odotetaan

• Tietohallinto on yleensä yrityksen tukitoiminto.

• Tietohallintojohtaja menestyy, jos osaa verkottua ja toimia yleisjohtajana

• Tietohallinto ja tietojärjestelmät ovat olemassa vain toteuttaakseen yrityksen strategiaa.

• Saadakseen resursseja, rahaa tai mitä tahansa muutoksia aikaiseksi tietohallintojohtajan on perusteltava, miten tämä haluttu muutos tukee tai edesauttaa yrityksen strategian toteutumista.

• Pelkillä teknillisillä perusteilla on vain ”Olisi kiva –arvo”


10 4.5.2012

Suunnittelun ja budjetoinnin merkitys

• Tietohallintoinvestointien merkitys koko yrityksen taloudelle on arvioitava yritysstrategiassa.

• Järjestelmäprojekteilla on taipumus ylittää aikataulut ja kustannukset.

• Koulutus ja opettelutarve yllättää usein

• Hankintavaiheessa kunnollinen määrittely on välttämätön. Pitää tietää mitä ollaan hankkimassa.

• Kilpailutus kannattaa ja sillä voi osoittaa hyvää ammattitaitoa yritysjohdolle


11 4.5.2012

Julkishallinnon ja Yksityisen yrityksen ero • Yrityksien strategiat ohjautuvat alhaalta käsin

asiakkaiden tarpeista.

• Asiakas maksaa yritykselle sen tuottamista palveluista

• Yrityksen tulosta mitataan taloudellisilla mittareilla • Tulos, Markkinaosuus tai omaisuuden arvo

• Asiakasrajapinnassa syntyy usein innovaatioita

• Julkishallinnon organisaation strategia muodostuu ylhäältä käsin lainsäädännöllä tai muuten sille määrätystä toiminnasta.

• Organisaatiolle myönnetään rahat budjetista

• Mittaaminen on usein vaikeaa

• Mittareiden painoarvo vaihtelee poliittisista syistä

• Johtaminen ja tehokkuuden saavuttaminen on vaikeampaa


12 4.5.2012

Odotukset ICT –toimittajille (Sitra)

• Palvelujen ja prosessien kehittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa

• Asiakkaan liiketoiminnan tuntemus

• Asiakkaan kuunteleminen

• Tehdään tuloksia eikä tunteja

• Ketteryys kankeuden sijaan –ylläpidosta kehitykseen

• Myös toimittajan pitää elää

• Avoimuus, avoimet rajapinnat ja arkkitehtuurit

• Verkostoituminen, myös asiakkaiden välinen yhteistyö

• Hyvä meininki

• Tarkoitus ei ole pienentää ICT –panostusta vaan saada sillä parempi vaikutus


13 4.5.2012

Odotukset ICT –toimittajille hankittaessa palveluja ulkoa • Tekninen laatu

• Kilpailu

• Asiakaspalvelun laatu ja asenne

• Alihankintaketjujen hallinta

• Laskutus ja raportointi

• Laatutakuu (SLA)

• Kehityskumppanuus ja räätälöinti

• Kriittisten tilanteiden varmistus


14 4.5.2012

Yleinen johtamisen viitekehys

• Strateginen johtaminen

• Resurssien johtaminen

• Prosessien johtaminen

• Laadun johtaminen

• Osaamisen johtaminen

• Työyhteisöjen johtaminen

• Innovatiivisuuden johtaminen

• Verkostojen johtaminen

• Muutoksen johtaminen

• Suorituksen johtaminen


15 4.5.2012

Strateginen johtaminen

• Tietohallintostrategia suunnitellaan yrityksen strategiasta käsin.

• Strategiset päätökset kuten tietohallinnon oma tuotanto tai ulkoistaminen perustellaan aina yrityksen strategialla.

• Toisaalta tietohallinto seuraa teknologian kehitystä, kehittää yrityksen prosesseja ym. hyödyntäen tietojärjestelmiä. Tietohallinto voi siten vaikuttaa yrityksen strategian sisältöön.

• Kustannussäästöt

• Synergiaedut

• Osaamisen kehittyminen

• Tuotannon tai markkinoinnin tehostuminen


16 4.5.2012

Resurssien johtaminen

• Koko yrityksen resurssien johtaminen

• Tietojärjestelmien mobiilikäyttö. Etätyöskentely

• Toiminnan ja talouden ohjaus

• Myynnin, markkinoinnin,asiakkuuksien tai tuotannon ohjaus

• Tietohallinnon on tuettava yrityksen kaikkia toimintoja ja autettava niitä kehittymään yrityksen strategian mukaisesti

• Tietohallinnon omien resurssien johtaminen

• Töiden ja tehtävien organisointi. Kriittiset resurssit

• Tietoturva sekä toiminnan jatkuvuussuunnittelun näkökulma

• Teknologian kehityksen seuranta ja osaamisen kehittyminen

• Projektien johtaminen


17 4.5.2012

Prosessien johtaminen

• Tietohallinto joutuu usein konsultoimaan yrityksen prosessien kuvaamisessa ja kehityksessä.

• Tapahtuu usein järjestelmien käyttöönoton yhteydessä • Tuotannonohjausjärjestelmät

• Monet järjestelmät tukevat esim. ITIL –toimituskäytäntöjä sekä laatustandardeja.

• Tietohallinto joutuu opettelemaan ne yrityksessä usein ensimmäisenä.

• Prosessien toiminnan, yrityksen ja koko toimialan kilpailuympäristön ymmärtäminen on välttämätöntä, jotta yritystä ja prosesseja niitä voidaan tietohallinnosta käsin tukea.


18 4.5.2012

Laadun johtaminen

• Tietojärjestelmillä on keskeinen merkitys yrityksen toiminnan laatuun

• Laatu tehdään hyvillä tietojärjestelmillä ja niiden hyvällä hallinnolla. (Myös voidaan turmella)

• Tietojärjestelmien tuottama ja sisältämä tieto

• Tietoturva sekä järjestelmien käytettävyys

• Hyvä laatu on myös tehokkuutta • Vuodesta 1935 – 2006 työn tuottavuus on noussut 11 -kertaiseksi.

• Teknologian kehitys tulee ottaa huomioon koko yrityksen kehittämisessä.

• Tietohallinnolla on tässä keskeinen asiantuntijan rooli

• Tietohallinto voi myös löytää helpommin synergia etuja ja muita innovaatioita osastojen välillä


19 4.5.2012

Osaamisen johtaminen

• Oman osaston osaamisen johtaminen ja kehittyminen

• Tulee sovittaa yrityksen strategian vaatimuksiin.

• Teknologian kehitykseen.

• Seurattava kollegoita ja kilpailijoita

• Koko yrityksen osaamisen kehittyminen

• Asiantuntija- sekä oppimisjärjestelmät

• Prosessikehitys

• Tietoliikenteen mahdollisuudet ja uudenlainen käyttö. • Videoneuvottelujärjestelmä

• Sisäiset kokoukset

• Asiakasyhteydet

• Henkilöstöhallinnan järjestelmät

• Osaamistietopankki

• Innovatiivisuuden johtaminen


20 4.5.2012

Työyhteisöjen johtaminen • Kollaboraatiotyökalut ja viestintäjärjestelmät

• Sähköposti korvautuu vähitellen työryhmäohjelmistoilla

• Tietoturva paranee

• Toiminta tehostuu

• Tietoliikennekustannukset pienenevät

• Mobiilikäyttö sekä etätyöskentely

• Tietohallinto tukee yrityksen muuta johtoa kehittäessään toimintaansa

• Kulunhallinta, henkilöstönhallintajärjestelmät

• Taloushallintajärjestelmät, Toiminnan ohjausjärjestelmät

• Myynnin ja markkinoinnin ohjaausjärjestelmät

• Viestintäjärjestelmät

• Strategiset asiantuntija sekä päätöksenteon järjestelmät

• Kohti yrityskulttuurin johtamista


21 4.5.2012

Innovatiivisuuden johtaminen

• Tietohallinto on näköalapaikalla oleva sillanrakentaja

• Innovaatiot syntyvät rajapinnoissa

• Asiantuntijajärjestelmät ja innovaatiotietokannat

• Yrityksen toiminnan kehittäjä

• Pitkällä kehityksellä innovatiivisuuden johtaminen on osa yrityksen strategiaa ja osaamisenjohtamista


22 4.5.2012

Verkostojen johtaminen • Toimittajaverkostot

• Toiminnanohjausjärjestelmät

• Järjestelmien hankkiminen

• Tukiorganisaatiot

• Asiakasverkostot

• Tilausjärjestelmät

• Markkinoinnin ja myynnin tietokannat sekä järjestelmät

• Tuotetietokannat

• Sidosryhmäverkostot

• Omistaja

• Viranomaiset (Verottaja, CERT)

• Kollegat

• Sisäiset verkostot ja –tiimit

• Johtoryhmä



23 4.5.2012

Muutoksen johtaminen • Järjestelmien kehitysprojektit

• Projektien johtaminen tai niihin osallistuminen

• Uusien järjestelmien käyttöönotto

• Suunnittelu, testaukset dokumentoinnit

• Yrityskaupat ja –fuusiot

• Ulkoistaminen tai haltuunotto

• Sopimukset

• Teknologian kehityksestä johtuva järjestelmämuutos (Tuotetta ei enää valmisteta tai tueta)

• Lainsäädännöstä tai viranomaisista johtuva järjestelmämuutos (Euro)

• Muutos tuo aina riskejä, jotka on arvioitava erikseen



24 4.5.2012

Viestinnän johtaminen

• Raportointi johtoryhmälle, hallitukselle tai omistajalle

• Asiakasviestintä

• Internet, sähköposti

• Tietoturvallisuus

• Myynti, markkinointi, tilaukset ja maksuliikenne

• Toimittaja- sekä alihankkijaviestintä

• Tilausjärjestelmät

• Palkka- ja henkilöstöhallinto

• Pankit, Viranomaiset

• Muu viestintä

• Sisäinen viestintä. Videoneuvottelut, Kollaboraatiojärjestelmät

• Strateginen viestintä



25 4.5.2012

Suorituksen johtaminen

• Yrityksen suoritus

• Strategiset tavoitteet ja onnistumisen mittaaminen

• Toiminnanohjausjärjestelmät

• Myynninohjaus ja CRM –järjestelmät

• Strategiset tietokannat

• Raportit


• Tietohallinto-osaston suorituksen johtaminen

• Oman osaston henkilöstön organisointi

• Suunnittelu, budjetointi, projektointi, resursointi sekä sisäinen laskenta.

• Toiminnat tavoitteet ja onnistumisen mittaaminen


26 4.5.2012

Tietohallinnon johtamisen mittaaminen

• Tietohallintoa mitataan tukitoimintona sillä, miten hyvin se edesauttaa yrityksen strategian toteutumista.

• Yksityisissä yrityksissä strategia on yleensä selvempi ja helpompi ymmärtää kuin julkisissa organisaatioissa.

• Mittareina ovat taloudelliset mittarit

• Tietohallinto ja tietojärjestelmät ovat helpompia sovittaa toteuttamaan yrityksen strategiaa

• Julkishallinnossa mittarit ovat usein laadullisia tai tehokkuutta mittaavia.

• Mittaamiseen ja painoarvoihin vaikuttaa poliittiset tekijät

• Resurssien niukkuus vaikuttaa päätöksiin.


27 4.5.2012

Ongelmia ja ristiriitoja

• Yrityksen suorituksen mittausväli on lyhyt verrattuna tietohallinnon mittausväliin.

• Kvartaaliajattelu

• Tietohallintoinvestoinnit ovat yleensä vähintään kolmeksi vuodeksi

• Päätösten hyväksyttäminen vaatii usein pitkäjänteisyyttä, neuvottelutaitoja sekä hyviä hermoja

• Parhaiten onnistuu, jos voi valmistella päätöksen etukäteen ja osoittaa johdolle, miten se tukee yritysjohdon tavoitteita ja

yrityksen strategiaa.

• Aito avoimuus ja läpinäkyvyys auttaa ja parantaa tietohallinnon asemaa, Luottamus on ansaittava.

säännöllinen raportointi.


28 4.5.2012

Miten saada resursseja ja rahaa tietohallinnolle 1. • Scenaariotarkastelu

• Esitetään 3-4 erilaista scenaariota ja niiden vaikutusta koko yrityksen strategiaan.

• Tavoitteena on asettua päättäjien asemaan ja helpottaa ja yksinkertaistaa heidän päätöksentekoaan.

• Päätöstilanteessa ei enää voida lähteä suunnittelemaan eri vaihtoehtoja. Ne on suunniteltava etukäteen ja kerrottava päättäjille mihin kukin niistä johtaa.

• Päättäjät eivät yleensä ole tietohallinnon asiantuntijoita. Siksi he ovat kaikkein huonoimpia suunnittelijoita siinä.


29 4.5.2012

Miten saada resursseja ja rahaa tietohallinnolle 2. • Benchmarkkaus

• Katsotaan mitä kilpailijat tai muut ko. toimialalla ovat tehneet ja etsitään siitä malli.

• Esitetään tämän mallin hyvät ja huonot puolet ja tehdään siitä päätösesitys.

• Verkoston hyödyntäminen

• Toimittajat

• Sosiaaliset yhteisöt (Tietotekniikan liitto)

• Hyvät hallintokäytännöt, teknologian kehityksen seuraaminen

• Omien asiantuntijoiden ja oman toimialaosaamisen hyödyntäminen

• Yhteinen esitys toisen osaston kanssa

• Synergiaetujen etsiminen ja innovointi


30 4.5.2012

ICT –riskien jaottelu • Projektit

• Aikataulu, Kustannukset, väärä projekti tai epäonnistuminen

• It-palvelujen saatavuus

• Tietoliikenne, laitteisto, tuki, ohjelmistot

• Tieto-omaisuus

• Vahingoittuminen, joutuminen vääriin käsiin

• Palveluntarjoajat

• Konkurssi, huonot sopimukset, yrityskaupat

• Sovellukset

• Tuki loppuu, sovellus vanhenee

• Infrastruktuuri

• Käyttöjärjestelmät, konfiguraatiot, laitteisto vanhenee

• Strategiset riskit ja tulevaisuuden uhat

• Globalisaatio, kansainvälinen kilpailu


31 4.5.2012

IT –riskien vaikutus

• Vaikutus riippuu organisaatiosta

• Jos IT –riskit tapahtuvat usein IT –johtajaa ei enää pidetä hyödyllisenä partnerina

• IT –riskit on tiedostettava ja hallittava aktiivisesti

• Sopimusten avulla hallitaan alihankkijat ja kolmannet osapuolet.

• Sovellusten, laitteistojen ja käyttöjärjestelmien versiomuutokset ja testaamattomuus voi aiheuttaa yllättäviä tilanteita muissa sovelluksissa.

• Tietoliikennehäiriöt ovat yleisin ongelma

• Osaamis- ja henkilöriskit kasvavat riippuvuuden kasvaessa ja teknologian monimutkaistuessa.

32 4.5.2012


33 4.5.2012

Tietojärjestelmät ja julkinen hankinta

• ICT -palvelut ovat yleisimmin hankittu palvelukokonaisuus

• Julkisissa organisaatioissa on säännelty tapa suorittaa hankinnat ja kilpailutukset


34 4.5.2012

Tietojärjestelmille tyypillisiä piirteitä 1

• Teknologian nopea kehitys

– Laitteistojen suorituskyky kasvaa

– Hinta halpenee

– Ohjelmistojen ominaisuudet monipuolistuvat ja ne hyödyntävät laitteiden kehityksen

• Osaamisen nopea vanheneminen

– Riippuvuus osaamisesta kasvaa

– Riippuvuus osaamisverkostoista kasvaa

• Standardien ja De Facto standardien muodostuminen


35 4.5.2012

Tietojärjestelmille tyypillisiä piirteitä 2

• Toimintatapojen ja ratkaisumallien muutokset

– Järjestelmien integroituminen

– Internetin merkitys asiakas- ja asioimiskanavana tai portaalina kasvaa

• Riippuvuus toimintaprosesseista kasvaa

– Riippuvuus liiketoimintaverkostoista kasvaa

• Riippuvuus järjestelmistä kasvaa

– Riippuvuus tietovarastoista kasvaa

– Riippuvuus tietoliikenteestä kasvaa

– Riippuvuus energian saannista kasvaa

• Tietoturva ja käytettävyysuhat aiheuttavat riskin

– Riippuvuus palveluverkostoista kasvaa


36 4.5.2012

Julkishallintojen hankintatoimi ja tietojärjestelmät

• Laki julkisista hankinnoista (hankintalaki 348/2007)

• Valtioneuvoston asetus jlkisista hankinnoista (hankinta-asetus 614/2007)

• Ilmoitusmenettelyn sisältö

• Tilastotietojen kerääminen


37 4.5.2012

Julkinen hankinta

• Julkisyksikön toimesta tehty tavaran tai palvelun osto, vuokraus tai urakka

• Hankintayksikköjä ovat

– Valtion viranomaiset

– Kunnat, Kuntayhtymät

– Ev. lut.kirkko, Ortodoksinen kirkko ja seurakunnat

– Valtion liikelaitokset

– Julkisoikeudelliset laitokset

• Julkista rahoitusta yli 50%

• Johdon nimitysvalta hankintayksiköllä


38 4.5.2012

Lain soveltamisalan rajauksia

• Yhteishankintapisteet. Hansel, KL Kuntahankinnat

• In House hankinnat

• Hankintakohtaisia rajauksia

• Salassapidettävät hankinnat

• Puolustusvoimien sotilaalliset hankinnat

• Kansainvälisen sopimuksen perusteella tehdyt hankinnat

• Maan ja rakennusten vuokrasopimukset

• Työsopimukset

• Yhteisrahoituksella tehdyt tutkimus- ja kehityshankinnat jos hankinnasta hyötyy muutkin kuin ko. hankintayksikkö


39 4.5.2012

Kynnysarvot

• EU kynnysarvot

• Tavara- tai palveluhankinnat ja suunnittelukilpailut -Valtion keskushallinto- viranomaiset 133000

• Tavara- tai palveluhankinnat suunnittelukilpailut -muut viranomaiset 206000 Eur

• Rakennusurakat 5,150 000 Euroa

• Kansalliset kynnysarvot

• Tavarat ja tavanomaiset palvelut 15,000 Eur (30000)

• Sosiaali- ja terveyspalvelut 50,000 Eur

• Rakennusurakat 100,000 Eur


40 4.5.2012

Hankintakokonaisuus

• Hankinta pitää olla selkeä kokonaisuus jolloin tarjouksia voidaan verrata

• Epäselvät määrittelyt voivat johtaa valitusmenettelyyn ja koko hanke viivästyy jopa vuosia

• Hankintaa ei saa pilkkoa poikkeuksellisella tavalla kilpailutuksen välttämiseksi


41 4.5.2012

Tietopyyntö

• Markkinoilta voidaan pyytää tietoa esimerkiksi soveltuvista ratkaisuista.

• Tietopyyntö tulee tehdä avoimesti

• Tietopyyntö ei ole sitova ja sillä saadaan selville hintataso ja erilaisia ratkaisumalleja varsinaista kilpailuttamista varten

• Voidaan kysyä esimerkiksi miten tai millä järjestelmällä teidän mielestä tämä ongelma tulisi ratkaista


42 4.5.2012

Hankintamenettely

• Avoin menettely

• Rajoitettu menettely

• Neuvottelumenettely

• Puitejärjestely

• Kilpailullinen neuvottelumenettely

• Odottaa asetusta vielä

• Sähköinen huutokauppa

• Dynaaminen hankintamenettely


43 4.5.2012

Avoin menettely

1. Hankintailmoitus

2. Tarjouspyyntö kaikille, jotka pyytävät

3. Tajoukset

4. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

5. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu


44 4.5.2012

Rajoitettu menettely

1. Hankintailmoitus

2. Ilmoittautumiset tarjouskilpailuun

3. Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen

4. Tarjouspyyntö toimitetaan soveltuville ehdokkaille

5. Tarjoukset

6. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu


45 4.5.2012

Puitejärjestely

• Tietyn ajanjakson toistuvat hankinnat kilpailutetaan

• Avoin-, rajoitettu tai neuvottelumenettely

• Puitejärjestelyn enimmäispituus on tyypillisesti 4 vuotta • Voi sisältää option jatkosta (esim. 2 vuotta)

Yksi toimittaja

- Hankinnat sovittujen ehtojen mukaisesti

Useita toimittajia

- Ilman kilpailutusta jos hankinnan ehdot on vahvistettu etukäteen

- Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu hankinnat on kilpailutettava - minikilpailutus


46 4.5.2012

Neuvottelumenettely

• Mahdollista, jos hankinnan luonne ei mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua

• Palveluhankinnoissa ja asiantuntija ja osaamispalveluissa jos tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia riittävän tarkasti

• Tarjouspyynnössä on saatu tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia

1. Hankintailmoitus

- Vähintään kolme tarjoajaa

2. Tarjouspyyntö tai neuvottelukutsu

- Valituille tarjoajille

3. Neuvottelut

- Täsmennetään kohde, tarjouspyyntö ja tarjoukset


47 4.5.2012

Neuvottelumenettely 2

• Hankintayksiköllä on laaja valta

• Tasapuolisuusvaatimus

• Vaatii taitoa, jottei kukaan koe syrjintää

• Aiheuttaa käytännössä eniten valituksia

• Vaihtoehtoisia ratkaisuja voidaan selvittää yhdessä toimittajien kanssa

• Edellyttää valintaperusteeksi kokonaistaloudellista edullisuutta


48 4.5.2012

Kilpailullinen neuvottelumenettely

1. Hankintailmoituksen julkaiseminen ja hankekuvaus

2. Osallistumishakemukset

3. Ehdokkaiden valinta

4. Neuvottelukutsu

5. Neuvottelut – ratkaisujen karsiminen vaiheittain

6. Ratkaisumalli muotoutuu neuvottelujen kuluessa

7. Tarjouspyyntö – kokonaistaloudellinen edullisuus

8. Parhaan tarjouksen valinta


49 4.5.2012

Suorahankinta

• Ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia, tarjouksia tai sopivia tarjouksia ellei hankinnan ennakkoehtoja olennaisesti muuteta

• Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeude suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi olla mahdollinen

• Hankintayksikön tulee voida osoittaa nämä edellytykset toteen

• Äärimmäinen kiire

• Hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton äärimmäinen kiire ja hankinnan tekeminen on välttämätöntä

• Hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai tuotekehitystä varten – yksittäiskappale tilaajalle

• Hankinta koskee raaka-ainemarkkinoita ja sieltä hankittavia tavaroita

• Tavarat hankitaan poikkeuksellisen edullisesti esim. toimintansa lopettavalta toimittajalta

• Suunnittelukilpailun perusteella tehty palveluhankinta

• Lisähankinta olemassa olevaan kokonaisuuteen tai järjestelmään

• Erityiset ehdot. Ei voida erottaa alkuperäisestä ilman huomattavaa haittaa

• Alle 50% alkuperäisen arvosta


50 4.5.2012

Tarjoajan valintaperusteet

• Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä valintaperusteet on kerrottava etukäteen

• Perusteet voivat liittyä tarjoajan taloudellisiin, teknisiin tai ammatillisiin vaatimuksiin

• Hankintailmoituksessa on ilmoitettava ehdokkaiden vähimmäismäärä ja tarvittaessa enimmäismäärä


51 4.5.2012

Valintapäätös

• Tarjoustenavaustilaisuus, josta tehdään pöytäkirja

• Puutteelliset hakemukset

• Kelpoisuusehdot eivät täyty

• Myöhästyneet hakemukset

• Mikäli lisätietoja kysytään ->kysymykset ja vastaukset kaikille ehdokkaille

• Tarjousta ei saa jälkikäteen kukaan muuttaa

• Valinta ennakkoehtojen perusteella

• Hankintapäätös tiedoksi ehdokkaille


52 4.5.2012

Pakolliset poissulkemisperusteet

• Eräisiin rikoksiin syyllistyneet tarjoajat

• Yrityksen johtohenkilö tai edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisterin perusteella saanut lainvoiman seuraavista tuomioista:

• Osallistuminen järjestäytyneen rikollisuuden toimintaan

• Lahjuksen ottaminen tai antaminen

• Veropetos tai avustuspetos

• Rahanpesu

• Kiskonnantapainen syrjintä

• Voidaan poiketa yleistä etua koskevasta pakottavasta syystä


53 4.5.2012

Mahdolliset poissulkemisperusteet

• Yritys on konkurssissa

• Tarjoaja on saanut ammattia koskevan lainvoimaisen tuomion

• Tarjoaja on syyllistynyt ammattitoiminnassaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen

• Tarjoaja on laiminlyönyt verojenmaksun

• Tarjoaja on antanut vääriä tietoja tai laiminlyönyt tietojen antamisen


54 4.5.2012

Hyvä hankinnan kuvaus

• Mihin tuotetta tai palvelua tullaan käyttämään

• Sisältää riittävästi informaatiota tarjoajille

• Millaisia tuotteita tai palvelua odotetaan

• Minkä hintaista

• Minkä laatuista

• Sallii tuotteiden ja palvelujen arvioinnin tutkimuksin, testei tai kirjallisin dokumentein

• Muodostaa sopimuksen perustan

• Ei ylimäärittele vaatimuksia

• Vaatimukset objektiivisesti mitattavia ja tarkkoja

• Minimivaatimukset esim. takuu – ellei täytä -> hylätään

• Jos tarjoaja voi osoittaa, että vaatimukset täyttyy esim. yleisen toimielimen todistuksen tai standardin avulla -> tarjousta ei saa hylätä sillä perusteella.


55 4.5.2012

Hankinnasta ilmoittaminen

• Hilma

• http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/

• Kansalliset ja EU tason ilmoitukset

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/


56 4.5.2012

Hankinnan aikataulun laatiminen

Kansallinen hankinta avoin menettely

1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk

2. Julkaistaan hankintailmoitus

3. Tarjousaika 1 kk

4. Tarjousten täsmentäminen 1-2kk

5. Valituksien odotusaika 14 pv

EU tasoinen hankinta rajoitettu menettely

1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk

2. Osallistumishakemusten jättöaika 30 pv

3. Tarjousaika 40 pv

4. Odotusaika 21 pv

5. Tiedoksiantoon 7 pv


57 4.5.2012

Viitteet 1.

• Grönroos Christian, Palveluiden johtaminen ja markkinointi, WSOY, Porvoo 2001

• Jordan&Silcock, Strateginen IT –riskien hallinta, Edita Prima Oy, Helsinki 2006

• Kuusniemi&Takala, Julkiset Hankinnat Käsikirja, Edita Prima Oy, Helsinki 2008

• Takki Pekka, ATK-Sopimukset, Kauppakaari OYJ, Helsinki 1999

• Turban, Leidner, McLean and Wetherbe

Information technology for Management Fifth and Sixth edition. John Wiley&sons, Inc. 2006, 2008


58 4.5.2012

Viitteet 2

• JHS 165 Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely osana järjestelmän hankintaa http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS165/JHS165.pdf

http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS165/JHS165.pdf






59 4.5.2012


60 4.5.2012


61 4.5.2012

Kysymyksiä, ajatuksia ?

Documents

Tietohallintojohtamisen EO Ylempi AMK• Johtaminen ja tehokkuuden saavuttaminen on vaikeampaa Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree 124.5.2012