THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR FINNISH COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

http://www.JenniferSchaus.com

JSchaus@JenniferSchaus.com

LINKEDIN: https://www.Linkedin.com/in/jenniferschaus

+ 1 – 2 0 2 – 3 6 5 – 0 5 9 8

REVISED: July 2015

Yhdysvaltain liittohallitus on suurin ostaja tavaroiden ja palvelujen maailmassa viettävät

yli $ 450 miljardia vuosittain. Liittovaltio ostaa tuotteita ja palveluja. Tuotteet vaihtelevat

hammastahnaa toimistotarvikkeet ja tykistön. He tarvitsevat myös palveluja eri ammatti

vaihtelevat arkkitehtien, sairaanhoitajat, papit, kampaajat, konsulttien ja tietotekniikan

tietoverkkojen turvallisuutta ammattilaisia. Vakio "business-to-business" yrityksiä,

myyvät Yhdysvaltain liittovaltion hallitus on tapa monipuolistaa asiakkaan salkun ja

vähentää riskejä sään vaihtelut taloudessa, erityisesti kun otetaan huomioon haihtuvien

Euroopan unionin ilmastoon. Lisäksi kun olet perustettu Yhdysvaltain liittovaltion

urakoitsija ja ovat esiintyneet tyydyttävä kuluessa sopimuksen ehtojen täyttämiseen

hallitusten lausuman työ "- kasvattaa todennäköisyyttä vakaalle toistuvaa liiketoimintaa,

lisääntynyt marginaalit (vaikkakin ohut) in monivuotisissa sopimuksissa . Vaikka

voittomarginaalit eivät saa olla korkein tällä kilpailulla alalla, hieman ennustettavissa

budjetit ja ostotottumuksia (kun olet "in") voi olla motivoi monet yritykset perustaa

valtion sopimuksia. Toinen motivoiva tekijä on tietäen, että olet taattu maksun

hallituksen. Joskus voi olla este yhteydenoton ajankohdan kehykset kerätä. Tämä voidaan

yleensä kiertää varmistamalla, että olet antanut juuri ehdoista ja että lasku täsmälleen

Ostotilaus antaa valtioneuvosto. On erityisen vivahteita, jotka on noudatettava.

"Kuka" Yhdysvaltain hallituksen

Yhdysvaltain hallitus koostuu useista virastojen ja tuhansia ostajille laaja tuotteiden ja

palveluiden. Useimmat Yhdysvaltain liittovaltion virastot ovat pääkonttori Washington

DC: n alueella, mutta myös toimistoja eri puolilla maata ja maailmaa jos kauppa tehdään

myös. Esimerkiksi Yhdysvaltain armeija on tukikohdat monissa ulkomailla. Vaikka voit

myydä käytännössä kuka tahansa käyttämällä tekniikkaa, se on hyödyllistä olla fyysisesti

läsnä Washington DC pääkaupunkiseudulla koska tämä on, jos suurin osa päättäjät

sijaitsevat. Tämä voidaan toteuttaa käyttämällä koko ajan myyntitiimin, säilytti konsultti,

lobbaaja, yhtiömiehen tai jokin näiden yhdistelmä. Monet osa-aikainen toimisto yritykset

ovat kasvaneet vuosien varrella tarjoamalla Washington DC osoitteen, puhelinnumeron,

vastaajapalvelu ja muutaman tunnin kuukaudessa käyttää jaettua kokoushuoneen ja

koppi. Tämä auttaa lievittämään huolta riskiltä haitallisia hallitus että olet uskottava ja on

todellinen läsnäolo.

On suuria virastot kaikkialla maassa, ja jos sinulla on palvelun tai tuotteen markkinaraon

kuten sotilastukikohtiin tai jokin kansallisten laboratorioiden tai muita erikoistuneita

laitos, voit helposti sijoittaa myyntitiimisi lähemmäs loppu- käyttäjä.

Kun hallitus BUYS:

Yhdysvaltain varainhoitovuosisykliä toimii koskevasta 01/10-30/09 sykliä, jolloin piikit

tyypillisesti esiintyy lopussa neljännen neljänneksen aikana "käytä tai menetä"

järjestelmä. Jos on jakamattomien dollaria kuin vuosi sulkeutuu, on olemassa suuri

todennäköisyys, että ostajat, mukaan lukien sekä Program Managers ja sopimuksista

Virkailijat ostaa kohteita / palveluita näinä viimeisinä kuukausina heinä-, elo- ja

syyskuussa. On muitakin tekijöitä, lisäksi "lopussa dollareita", joka on rooli hallituksen

päätöksestä hankintasopimuksen organisaation. Suhde rakennus, kuten säännöllinen

business-to-business liiketoimet ja joitakin puolivälissä korkean dollarin kuluttajien ja

liiketoimet, on myös merkittävä ja tärkeä osa myyntiprosessia.

Myyminen hallitus ei tapahdu yhdessä yössä. On suuri aika investointi myynti sykli, ja

kuten aiemmin mainittiin, hallitus on riski haitaton asiakas. Tämä ajanjakso voi vaihdella

12-36 kuukautta - joskus lyhyempiä tai joskus pidempäänkin. Voit tehdä 10 tai enemmän

puheluita ennen kuin tulet on viranomaisten yhteystiedot. (Julkinen data on käytettävissä

turvata markkinoinnin puhelulistaan ja nimet ostajat ostaa kohteita yhdessä

vakiintuneiden tietoa ja talousarvioennuste.) Kun olet saavuttanut oikean yhteyshenkilön,

voi olla monia tapaamisia potentiaalinen asiakas ennen kuin teet sen totta päätöksentekijä

kuka päättää, jos ja kun tuotetta / palvelua tarvitaan, ja jos se rahoitetaan.

Näistä kokouksista, esityksiä ja mielenosoituksia voit arvioida, jos on tarvetta oman

tuotteen / palvelun että viraston tai osaston tai jos olet luomassa tätä tarvetta. Jotkut

myyntimiehet ja naiset voivat olla eri mieltä ja tuntea, että myyntiedustaja on vastuussa

luoda tarve, mutta joskus kun rajapinnat hallitus voi olla reaktiivinen tilassa ja

vastaamalla pyytää - virallista tai ei. Molemmat skenaariot antaa joitakin tiedustelutiedon

mahdollisuutesi palkinnon ja arvioitu aika kehyksiä.

Jos pyyntöön vastatessaan virallisesti nimeltään houkutteleminen, on tärkeää tietää (tai

halua), jossa hallitus on päätöksentekoprosessiin. Jos on muodollinen vaatimus tietojen

tai lähteet etsitään (SS) tai Request for Information (RFI) tuotteista / palveluista, jotka

annat, niin hallitus tekee parhaillaan haun päättää mitä tuotteita / palveluja on saatavilla,

jotka täyttävät erityisten tarpeidensa . Ne voivat myös olla kiinnostunut määritettäessä,

jos tietyn yrityksen tyyppi voi täyttää ehdot, kuten pienyritys, yksi sijaitsee

Historiallisesti vajaakäytössä Business alue (HUBZone), vähemmistöomisteisia,

heikommassa asemassa olevat, veteraani omistuksessa, ja / tai naiset omistama yritys.

(Lisätietoja siitä, mikä luokitellaan pienyritys löytyy US Small Business Administration

verkkosivuilla osoitteessa http://www.SBA.gov tai http://www.JenniferSchaus.com Siksi

nämä lähteet etsitään tai RFI: n suuria mahdollisuuksia antaa tietoa alan asiantuntemusta

korostamalla tuottohistoria muiden valtion virastojen, antaa hintatietoja tai arvioita, ja

auttaa auttaa tehneen laitoksen määrittää on tarpeen tehdä sopimuksia oman organisaation

ja osoittaa kaikki komponenttipuolella teillä. Getting aikana alkuhetkinä hallituksen haku

- Lähteet etsitään tai RFI - prosessi on erittäin edullista.

Jos tuotteet / palvelut on listattu General Services Administration (GSA) aikataulu, tämä

on selvä etu ja olisi sisällytettävä vastauksesi. GSA Aikataulu on "metsästyskortti" tai

"lippu hallitus tanssi" ja mahdollistaa hallitusta nopeuttamaan niiden ostamisesta mitään.

Tämä on ennalta seulottu urakoitsija lyhyt luettelo molemmat palvelut (tuntiveloitus) ja

tuotteita. Ulkomaiset yritykset voivat olla pitää GSA aikataulut mutta niiden on

varmistettava niiden tuotteet ovat TAA (kauppasopimuksen Act) mukainen. Tämä TAA

Listamuutokset ajoittain perustuvat Yhdysvaltojen ulkosuhteita. Liittohallitus (ja jotkut

valtion ja paikallishallinnon) voi helposti ostaa kuin voisi Amazon klo

http://www.gsaAdvantage.gov varten seulottu yritysten ennalta neuvoteltu. Lisätietoja

tulossa GSA Aikataulu pidin löytyvät http://www.GSA.gov tai

http://www.JenniferSchaus.com

Virallisen pyynnön hallitus voi myös tulla Request for ehdotukset (RFP),

tarjouspyynnössä (ITB) ja Tarjouspyyntö (RFQ). Nämä viralliset yhteydenotot (tai RFP

ja RFQ: n) ja ostot $ 25,000 vaaditaan julkaistaan www.FedBizOpps.gov Tämä sivusto

avulla voit etsiä mahdollisuuksia monien kriteerien, kuten virasto ja myös tuotteen /

palvelun. Monet näistä mahdollisuuksista ei yksinkertaisesti "ojensi tarjouksen" ilman

aiotun awardee. Yritykset, jotka ovat jatkuvasti verkottumista, läsnä messuilla &

esittelemässä valmiudet hallitusta 6-24 + kuukautta, ovat todennäköisimmin

avaintoimijoita luoda tarvetta niiden ratkaisu, joka toi RFP. Nämä RFP n tyypillisesti

alkoi Sources etsitään ilmoitus tai RFI. Statement of Work (SOW) on RFP monta kertaa

on kirjoitettu kieli räätälöity tietylle yritykselle, eliittiin urakoitsijoiden tai nimetty

erityisesti yritykset kuten GSA Aikataulu haltijat, pienyritykset tai kesannointi luokkia

pienten yritysten yhteisö (ts. veteraani omistuksessa). Nämä myyntiyhteydenotot ovat

yksinkertainen muistutus siitä, että suhde rakennuksen on keskeinen tekijä voittaa

liiketoimintaa.

Koska hallitus ei voi hyväksyä lahjoja tai viedä lounaan tai päivällisen, perus myynti

taitoja ja tietäen tuotteen / palvelun sisälle ja ulos ovat ehdottoman olennaisia menestystä

tässä vertikaalinen markkinoilta. Tietäen sääntöjen hallituksen sopimuksen peli löytyy

FAR, Federal Acquisition asetus http://www.acquisition.gov on välttämätöntä. Koulutettu

ja määritetään myynti voimassa vahva johtoryhmä on tärkeä. Myyntihenkilöstö on

säälimätön ja luovia murtaa hallituksen seinien ja löytää mestareita niiden ratkaisuja.

Niiden on oltava hyvät yhteydet eri tasoilla - ylä-, keski- ja alaosassa - ja esittää ratkaisu

tapa tehdä asioita "helpommin" hallitukselle, ilman uhkaa niiden työsuhdeturva.

On olemassa erilaisia lähteitä myyntiedustaja saada kontakteja. Verkottuminen 'sisällä

kehätie "on tärkeä ja siellä on runsaasti paikkoja yhden huolehtia, koska jotkut ovat

teollisuus perustuu. Lisäksi http://www.FedBizOpps.gov julkaisee tiedon Industry Days.

Nämä ovat "avointen ovien" pienyritysten isännöi erityinen elin OSDBU, Office of Small

& Heikommassa asemassa Business Unit. Nämä OSDBU n ovat pienten yritysten

kannattaa. Kuten edellä mainittiin, on olemassa kaupallisia yrityksiä, jotka koota

hallituksen tiedot ja myyvät listat - kuten nimet ja yhteystiedot ostajille

hallitusrakenteisiin.

On olemassa eri tasoilla Myyntiedustajien että yhtiö voi harjoittaa. Ihanteellinen ehdokas

ja voi olla yksittäinen aikaisemmin palveluksessa hallituksen virasto, jossa on suuri tarve

käyttää palveluita. Rajansa ja lakeja ympäröivän ihmisten palkkaaminen tässä

ominaisuudessa, jotka saattavat olla kontaktit auttaa organisaatiota. Joskus, riippuen

koosta organisaation nämä henkilöt voivat istua hallituksen tai olla tärkein hallituksen

myynti guru. Nämä ihmiset yleensä ymmärtävät hallituksen, (toivottavasti tuotteen tai

palvelun tarjoaminen) ja ne ovat olleet asiakkaan ja ymmärtää prosesseja, joilla julkiset

hankinnat.

Jälleen riippuen oman yrityksen koon, budjetin ja tavoitteet hallituksen markkinoilla,

kannattaa täyden myyntiimme tai haluat vain kulutuspinnan kevyesti tähän areenalla. On

monia makuja ja eriasteisia myyntiedustus Washington, DC. On agentteja, jotka myyvät

teille, olla Yhdysvaltain läsnäoloa ja pyytää suuri prosenttiosuus provision ilman

kuukausittain kiinnike. Yleisin rakenne myynnin olisi jäsentää sopimus sisältää

kuukausittain kiinnike ja provision. Toiset voivat vain veloittaa kiinnike ja rajoittua

tietyille alueille heidän asiantuntemuksensa kuten ehdotus kirjallisesti nimetty joukko

tuntia kuukaudessa. Useimmat yksilöt on tietty alueen asiantuntemusta tai yhteyksiä

erityisiä virastot.

Messut ovat runsaat samoin ja jotkut ovat valtion erityisiä (General Services

Administration Expo, Small Business Administration konferenssit), toiset ovat

toimialakohtaisiin (ts. FOSE ja GovSec ja F-Ped). Nämä ovat otollinen paikat

vastaamaan hallituksen ostajat ja viettää aikaa heidän kanssaan, koska ne ovat kiellettyjä

hyväksyä lahjoja, lounas, päivällinen / golf retkiä, jne. Ne voivat olla kallis yritys, mutta

on olemassa luovia tapoja vähentää kustannuksia. Osa konferenssien etsivät teollisuuden

ja aihe asiantuntijoiden puhujia purkautuminen istuntoja. Liittymällä yksi puhujista, saat

enemmän näkyvyyttä, elävälle yleisölle, vapaa lehdistö konferenssin esitteitä ja enemmän

huomiota ja pitoa teidän osastolla. Yhä pitoa, tämä tulee perus myynti ja on numeroita

peli.

Se on tietty, että myyntiprosessin tiesulkujen täyttyvät ja se on työtä myyntitiimin näiden

esteiden voittamiseksi. Tehokas business-to-hallitus (B2G) myyntiedustaja tunkeutuu

hallitusten eri tasoilla - loppukäyttäjän, ohjelman johtaja (t) ja henkilöt, joilla on osto- tai

vaikutusvaltainen viranomainen. Joskus on korkeampi asioita, jotka voisivat auttaa tai

haitata tuotteen / palvelun tulemasta markkinoille tai ehkä saattaminen sitä. Lobbaaja ja

yhteiskuntasuhteiden ammattilaiset sisällä Washington DC: n alueella voi myös olla

merkitystä avustaa tuottaa rahoitusta oman ratkaisun. Nämä ammattilaiset työskentelevät

tasoilla hallituksen - ensisijaisesti Capitol Hill, jossa he voivat auttaa vaikutus laskut ja

määrärahojen tiettyjä palveluja ja tuotteita. Palkkio voi olla suurempi kuin kokenut

hallitus myyntiedustaja, mutta voivat myös toimittaa sinulle eri (enemmän poliittisia)

tasolla. Näitä henkilöitä on aiemmin toiminut tai senaattorit, edustajien ja / tai muita

luottamushenkilöitä. Menestyneimmät yritykset on yhteyksiä molemmin puolin yksi

poliittisen joka pitää niitä vahvoja aikoina, jolloin on tapahtunut muutos vallassa millään

tasolla hallituksen sisällä. Vaikka nämä yritykset voivat olla tehokkaita lähteitä vipu, ne

eivät ole ihmelääkettä. Kaikki nämä työkalut lobbaaja, myyntiryhmän, konsultteja,

agentit ja ehdotus kirjailijoita, on käytettävä yhteisesti saada irti "metsästys retkikunta".

80/20 sääntöä sovelletaan valtion sopimusten samoin. Kahdeksankymmentä prosenttia

sopimukset tehdään alkuun 20 urakoitsijoiden. Nämä pääurakoitsijat ovat suuria yrityksiä

ja ovat tunnettuja, kuten Lockheed Martin, Northrop Grumman, Raytheon, SAIC, BAE,

Tällaiset organisaatiot säilyttävät yleensä pienyritys yhteystoimiston. Se voi olla

hyödyllistä tavata nämä toimistot, rekisteröi niiden pienyritysten myyjä tietokantaan ja

tarjota tiivis omia tuotteita / palveluita. Monta kertaa, kun hallitus pyrkii täyttämään

pienyritysten kesannointi sairastua tavoitteet (24%) nämä organisaatiot joutuvat myös

vastaamaan pienyritysten tavoitteita (36%). Tulokset toimistokohtaisesti miten ne

täyttivät nämä tavoitteet löytyvät SBA Scorecard on SBA verkkosivuilla tai

http://www.JenniferSchaus.com Nämä tiedot olisi myös omalta oman strategia, kun

kohdistaminen virastot.

Voit käyttää resursseja selvittää, onko markkinat Yhdysvaltain hallitus oman tuotteen /

palvelun. Kaupalliset yritykset voivat vuokrata tehdä tämän sinulle ja hakuja voidaan

suorittaa määrittää, kuinka paljon oman tuotteen / palvelun on ostettu yli verovuoden,

joka voidaan segmentoida vuosineljänneksittäin ja yrityksen nimen. Se on hyödyllinen

myös etsiä kilpailijoille ja ymmärtää niiden asema markkinoilla määrittää potentiaalisia

osuutta. Hallitus budjetit eivät ole salaisia ja tämä tieto on olennainen (ja on), kun

keskitytään oman tavoitteen asiakas.

Tämän tiedon voi päättää, että tietyt virastot voidaan paremmin ja varustettu ostaa

ratkaisuja kuin toiset. Kaventamalla kohde client alkuun 3 virastojen parhaiten linjassa

oman tuotteen / palvelun, joka perustuu niiden budjetti, budjetti ja yhteystiedot viraston

sisällä, voit strategisesti paikannus itse menestykseen. Luominen ominaisuudet selvitys ja

tukemalla kirjallisuuden suunnattu hallituksen auttaa ostaja ymmärtää, miten ratkaisu

auttaa heitä.

Jokainen hallinto, republikaanien tai demokraatti on erityisiä tavoitteita ja

painopistealueita. Jotkut näistä määräytyvät maailman tapahtumiin (sodat ja talouskriisi

jne) ja muut ovat yksinkertaisesti alueita että ne pitävät tärkeänä (esim. Vihreä ja

ympäristön tuotteet). Olemalla tietoinen näistä ongelmista, lukeminen alan lehdissä ja

hallituksen erityisjulkaisua, voit saada selkeämpi käsitys asiakkaiden "mentaliteetti ja

haasteista, joten se on paremmin tarjota ratkaisun. Liittymällä yhdistysten Washington

DC liittyvät oman teollisuuden voit hyötyä paikalliselle kannattaja, sisäänrakennettu

yhteiskuntasuhteita joukkue (yleensä tietyn yhdistyksissä) työskentelee puolestasi ja

mahdollinen yhteistyö muiden yritysten oman teollisuuden. Samoin liittyminen

kansainvälinen kammio, Suomi-amerikkalainen kauppakamari voi myös hyötyä

rakennuksen suhteita yhdysvaltalaisen kumppaneita, jotka ovat liittohallitus sopimuksen

tilaa. Myös yhdistyksiä omistettu pelkästään Yhdysvaltain liittohallituksen sopimukselle,

josta yritykset voivat tuottaa tulosta, suhteet ja löytää liittoutua kumppaneita hallituksen

sopimuksen.

Ulkomaisten yritysten perustamisesta Yhdysvaltain läsnäolo ei ole välttämätöntä, mutta

voi olla hyödyllistä. Useimmat Yhdysvaltain hallitus sopimuksia on tehty Yhdysvaltojen

yrityksille, jotka ovat fyysisesti sijaitsevat DC pääkaupunkiseudulla. (Osa tästä johtuu

Buy America Act, BAA). Basic myyntitaidot kertovat, että liike on ansaittu ja myönsi

yritykselle / yksilö, jossa on suhde. Jotta voidaan rakentaa nämä suhteet, myyntiedustaja

ja / tai konsultti oman yrityksen tulisi sijaita lähellä päätöksentekijän ja missä työ

tapahtuu, joskus kahdessa eri paikassa. Nykyajan tekniikka on antanut meille

mahdollisuuden video-konferenssi, sähköposti ja kommunikoida tavoilla, joissa emme

tarvitse fyysisesti olla läsnä. Kun kyseessä on riski haitaton client, se on paras käytäntö

fyysisesti olla siellä. Lisäksi ulkomaiset yritykset voivat myös harkita yhdysvaltalainen

tytäryhtiö on oikeushenkilön ja vahvempi läsnäolo Yhdysvalloissa.

Julkiset hankinnat voivat - ja myös perustua useisiin tekijöihin mukaan lukien hinta ja

laatu. Nykyinen ympäristö (2016) hallitus kontaktorit joutuvat LPTA, Alin hinta

teknisesti hyväksyttävä. Tämä tarkoittaa sopimukset myönnetään perustuvat alin

riippumatta yritysten aiempien tulosten tai kokemusta. Tämä mahdollistaa uusien

pelaajien alalle, joilla ei ole kokemusta julkisen sopimusten lainkaan. Tyypillisesti laatu

uhrataan, joskus sopimukset peruttu huonon suorituskyvyn tai yrityksen lopettamaan

toimintansa takia ei pysty ylläpitämään niiden liiketoimintamallin "ostaa sopimusten" tai

sen alapuolella marginaalin.

Ulkomaiset yritykset pitäisi varmistaa Duns (Data Universal Numbering System) Dun &

Bradstreet Corporationiin http://www.DnB.com Sieltä ne pitäisi rekisteröidä System for

Award Management http://www.SAM.gov joka vaatii panos perustietojen yrityksen

tiedot, mukaan lukien teollisuus NAICS koodit (Pohjois-Amerikan Industry

Classification System) ja useimmissa tapauksissa verotunnuksesi (TIN). Ulkomaiset

yritykset voivat työskennellä rekisteröity agentti Yhdysvalloissa, perustaa

yhdysvaltalainen tytäryhtiö tai tutkia muita vaihtoehtoja saamiseksi TIN.

Ulkomaisten yritysten on kiinnitettävä huomiota kauppasopimuksen Act ja Buy

American Act. TAA keskittyy enemmän alkuperämaasta liittyvien valmistus ja tuotteet -

miten ja missä lopputuote on valmistettu. BAA ensisijaisesti suosii yhdysvaltalaisia

yrityksiä yli ulkomaisten yksiköiden sopimuksista. Tiettyjä poikkeuksia sovelletaan myös

joitakin rakennusmateriaalien, hinnoittelu ja yksilöllisiä ratkaisuja. Muut BAA

poikkeukset koskevat Yhdysvaltain hallitus hankkia Yhdysvaltojen ulkopuolisille

tavaroita, jotka eivät ole kohtuudella saatavissa kaupallisesti Yhdysvalloissa. * Ota 25 §

liittovaltion Acquisition asetus ja myös General Services Administration verkkosivuilla

ajankohtaista tietoa ja kielen suhteen Buy America Act ja kauppasopimuksesta Act

ulkomaisille yrityksille, koska nämä määräykset ovat muuttumassa aikaan tämän

julkaisun. http://acquisition.gov/far/

Lopuksi, USA: n hallitus on maailman suurin ostaja tavaroiden ja palvelujen. Se on

kehittää ja kilpailluilla markkinoilla, mutta se ei ole mahdotonta onnistuu. Perustamisesta

liiketoimintaasi hallituksen myyjän ja voittaa liiketoiminta on kilpailukykyinen ja

monimutkainen vielä mahdollista ja hyvin kannattavaa monille. Tietäen nämä säännöt ja

yksilöidä hallitusten taju asiantuntijat opastavat hallitus palapeli - voi olla ero siinä, että

muun valtion myyjä ja on onnistunut ja edullinen valtion tarjoaja.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, Finnish-American

Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US

based partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.