Tesina Reinaldo Montiel Cardozo

UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA

FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGAS

LICENCIATURA EN ANLISIS DE SISTEMAS

Sistema de Gestin Institucional para la Esc. Bsica N 5964 Virgen de Ftima

Reinaldo Montiel Cardozo

Asuncin, Paraguay

2013

Sistema de Gestin Institucional

UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA

FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGAS

LICENCIATURA EN ANLISIS DE SISTEMAS

Sistema de Gestin Institucional para la Esc. Bsica N 5964 Virgen de Ftima


Tutora: Felicia Chamorro

Asuncin, Paraguay

2013


Montiel Cardozo R. 2013. Sistema de Gestin Institucional para

la Esc. Bsica N 5964 Virgen de Ftima


Tutora: Felicia Chamorro

Disertacin acadmica Licenciatura en Anlisis de Sistemas,

UNIBE, 2013


i

Dedicatoria

A Dios por permitirme llegar hasta este momento tan importante

en mi vida, l que me dado fortalezas para continuar cuando a

punto de caer estaba, me sostuvo e impulso mi voluntad para

seguir esforzndome.

A mi madre por haberme inculcado los valores de la vida, que

ha sido una maestra ensendome vivir humildemente.

Al hombre que me dio la vida, me cri y aconsejo durante el

trayecto de mi vida.

A mis hermanos, aunque no estemos siempre unidos por

haberme brindado su cario y por haberme alentado a seguir mis

ideales.

A mis amigos, compaeros en la carrera hacia el objetivo de

nuestras vidas, por sus apoyos incondicionales en la travesas de

este trabajo.


ii

Agradecimiento

En primer lugar doy gracias infinitamente a Dios por haberme

brindado la fuerza para culminar esta etapa de mi vida. A mis

padres por su apoyo constante en el transcurso de mi carrera. A

mis profesores por las enseanzas que me han inculcado, para

poder realizarme. A mis compaeros por el acompaamiento de

siempre. En general agradezco a todas y cada una de las

personas que han vivido conmigo en la realizacin de este

trabajo, desde lo profundo de mi corazn, les agradezco por

haberme acompaado, por brindarme su apoyo, cario y

amistad.


iii

Tabla de contenido

Dedicatoria................................................................................................................................... i

Agradecimiento .......................................................................................................................... ii

RESUMEN .............................................................................................................................. xiii

CAPITULO I - MARCO PROBLEMTICO ............................................................................ 1

Introduccin ............................................................................................................................ 1

1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 2

1.2 Antecedentes ..................................................................................................................... 3

1.3 Justificacin ...................................................................................................................... 3

1.4 Objetivo General ............................................................................................................... 4

1.5 Objetivos Especficos ....................................................................................................... 4

1.6 Alcances y limitaciones .................................................................................................... 5

1.7 Beneficios tangibles .......................................................................................................... 5

1.8 Beneficios intangibles ....................................................................................................... 6

CAPITULO II - MARCO TERICO ........................................................................................ 7

2.1 Marco Legal .......................................................................................................................... 7

2.1.1 Constitucin Nacional .................................................................................................... 7

2.2 Breve descripcin de las instancias involucradas y aspectos regulatorios. .................... 12

2.3 Coordinacin Departamental de Supervisin ................................................................. 13

2.3.1 Funciones Principales ............................................................................................... 13

2.4 Supervisin de Apoyo y Control Administrativo ........................................................... 14

2.4.1 Funcin Principal ..................................................................................................... 14

2.5 Supervisin de Apoyo Tcnico Pedaggico ................................................................... 14



iv

2.6 Direccin de la Institucin Educativa ............................................................................. 14

2.6.1 Funciones Principales ............................................................................................... 14

2.7 El Docente ....................................................................................................................... 15


2.8 Magnitud de los problemas que en general enfrenta el MEC. ........................................ 15

2.9 Sistema ............................................................................................................................ 17

2.9.1 Elementos Del Sistema ............................................................................................ 18

2.9.2 Clasificacin de los sistemas .................................................................................... 18

2.9.3 Caractersticas de los sistemas ................................................................................. 19

2.9.4 Clases de sistemas .................................................................................................... 19

2.9.5 Propiedades del sistema ........................................................................................... 20

2.10 Base de Datos ................................................................................................................ 21

2.11 Sistema Gestor de Base de Datos.................................................................................. 21

2.12 Gestin .......................................................................................................................... 22

2.12.1 Tipos de Gestin: ................................................................................................... 22

2.13 El Registro .................................................................................................................... 23

2.13.1 Clases de Registro ................................................................................................. 24

2.14 Archivo ......................................................................................................................... 25

2.14.1 Tipos de Archivos .................................................................................................. 25

2.15 Documento .................................................................................................................... 27

2.15.1 Elementos que configuran un documento: ............................................................. 27

2.15.2 Caracterstica de los documentos ........................................................................... 27

2.15.3 Tipologa de los documentos.................................................................................. 28

CAPITULO III - MARCO METODOLGICO ............................................................... 29

3.1 Diseo ........................................................................................................................ 29

Tipo de investigacin: ........................................................................................................... 29


v

3.4 Poblacin ....................................................................................................................... 30

3.4 Variables ......................................................................................................................... 31

CAPITULO IV - ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS Y APORTES ..... 32

4.1 Presentacin de los resultados, acorde a instrumentos aplicados ................................... 32

Modelado del Negocio.............................................................................................................. 43

5. Modelado del negocio .......................................................................................................... 44

5.1. Modelo de Casos de Uso del Negocio ........................................................................... 44

5.1.1. Lista de los actores del negocio............................................................................... 44

5.2 Diagrama de caso de uso del Negocio ............................................................................ 45

5.3 Realizacin de los Caso de Uso del Negocio.................................................................. 45

5.3.1 Especificacin de los Casos de Uso del Negocio ..................................................... 45

5.3.1.1.1.1 Flujos alternativos ........................................................................................... 46

5.3.2 Diagrama de Actividades ......................................................................................... 50

5.3.3 Lista de procesos a informatizar............................................................................... 54

Diseo del Sistema ................................................................................................................... 56

5.4 Introduccin .................................................................................................................... 57

5.4.1 Beneficios .................................................................................................................... 58

5.5 Definicin de tcnicas, componentes y estrategias de desarrollo del software .............. 59

5.5.1 Programacin Orientada a Objetos .......................................................................... 59

5.5.2 Sistemas Gerenciadores de Base de Datos ............................................................... 60

5.5.3 Tecnologas OpenSource.......................................................................................... 61

5.5.4 Arquitectura de Software Optada ................................................................................ 63

5.5.4.1 Componentes internos de la arquitectura seleccionada ......................................... 64

5.5.5 Patrn de desarrollo del Sistema .............................................................................. 66

5.5.6 Modelo del Sistema ..................................................................................................... 70

5.5.6.1 Diagramas de Caso de uso del Sistema ................................................................. 71


vi

5.5.6.1.2 Diagrama de Secuencia del Sistema de Gestin Institucional ........................... 91

5.5.6.1.3 Diagrama de actividades de algunos componentes del sistema del sistema ...... 92

5.5.6.2 Diagramas de Entidades con sus Relaciones......................................................... 95

5.5.6.2.3 Visualizacin Grfica del diseo propuesto de los diagramas de entidades con

sus relaciones................................................................................................................... 111

5.5.7 Patrn de diseo para la capa de presentacin (CLIENTE) ................................... 120

5.5.8 Patrn de diseo para la capa de negocios (SERVIDOR) ................................ 126

5.5.9 Estimacin de Costos ............................................................................................. 137

5.6 Proyecciones Futuras .................................................................................................... 139

5.6.1 A corto plazo .......................................................................................................... 139

5.6.2 A mediano plazo o largo plazo ............................................................................... 141

Conclusiones ........................................................................................................................... 142

Recomendaciones ................................................................................................................... 143

Glosario de Trminos ............................................................................................................. 144

Bibliografa ............................................................................................................................. 147

Publicaciones .......................................................................................................................... 148

Web grafa .............................................................................................................................. 148

Anexos .................................................................................................................................... 149


vii

Lista de Tablas

Tabla N 1: Variables ............................................................................................................... 31

Tabla N 2: Resultados de la pregunta 1 Encuesta docente. ..................................................... 34


Tabla N 4: Resultados de la pregunta 3 Encuesta docente ...................................................... 36

Tabla N 5: Resultados de la pregunta 4 Encuesta docente ...................................................... 37





Tabla N 10: Resultados de la pregunta 9 Encuesta docente. ................................................... 42

Tabla N 11: Matriz de Modelo de Negocio y Modelo del Sistema ......................................... 55

Tabla N 12: Ingresar al sistema ............................................................................................... 74

Tabla N 13: Otorgar rol ........................................................................................................... 76

Tabla N 14: Otorgar Rol ADMINISTRACION ...................................................................... 78

Tabla N 15: Otorgar Rol GERENCIA .................................................................................... 80

Tabla N 16: Otorgar Rol DIGITACION ................................................................................. 81

Tabla N 17. Otorgar Rol INVITACION ................................................................................. 82

Tabla N 18. Gestionar Institucin ........................................................................................... 84

Tabla N 19. Imprimir Reportes ............................................................................................... 86

Tabla N 20. Ejecutar Procesos de Negocios ........................................................................... 88

Tabla N 21: Administrar Sistema ............................................................................................ 89

Tabla N 22: Ejecutar Miscelneo ............................................................................................ 90

Tabla N 23: administracion ..................................................................................................... 96

Tabla N 24: area_academica ................................................................................................... 96


viii

Tabla N 25: Cargo ................................................................................................................... 96

Tabla N 26: categora_rubro.................................................................................................... 97

Tabla N 27: Curso ................................................................................................................... 97

Tabla N 28: Departamento ...................................................................................................... 97

Tabla N 29: Especialidad ........................................................................................................ 98

Tabla N 30: estado_civil ......................................................................................................... 98

Tabla N 31: estado_matricula.................................................................................................. 98

Tabla N 32: Gestion ................................................................................................................ 99

Tabla N 33: grupo_sanguineo ................................................................................................. 99

Tabla N 34: Jurisdiccion ......................................................................................................... 99

Tabla N 35: nivel_educativo ................................................................................................. 100

Tabla N 36: Pais .................................................................................................................... 100

Tabla N 37: Sexo ................................................................................................................... 100

Tabla N 38: tipo_examen ...................................................................................................... 100

Tabla N 39: tipo_funcion ...................................................................................................... 101

Tabla N 40: tipo_inasistencia ................................................................................................ 101

Tabla N 41: tipo_plan_estudio .............................................................................................. 101

Tabla N 42: tipo_persona ...................................................................................................... 102

Tabla N 43: Titulo ................................................................................................................. 102

Tabla N 44: Turno ................................................................................................................. 102

Tabla N 45: Zona ................................................................................................................... 102

Tabla N 46: Institucin .......................................................................................................... 103

Tabla N 47: Persona .............................................................................................................. 104

Tabla N 48: persona_titulo .................................................................................................... 105

Tabla N 49: inasistencia_persona .......................................................................................... 105

Tabla N 50: plan_estudio_maestro ........................................................................................ 106


ix

Tabla N 51: plan_estudio_detalle .......................................................................................... 106

Tabla N 52: matricula_maestro ............................................................................................. 107

Tabla N 53: matricula_detalle ............................................................................................... 107

Tabla N 54: horario_clase ..................................................................................................... 108

Tabla N 55: examen_maestro ................................................................................................ 108

Tabla N 56: examen_detalle .................................................................................................. 109

Tabla N 57: puesto_maestro .................................................................................................. 109

Tabla N 58: puesto_detalle .................................................................................................... 110

Tabla N 59: Estimacin de costos para la adquisicin del Software y Hardware ................. 137

Tabla N 61: Mantenimiento del Software ............................................................................. 138

Tabla N 62: Servicios y productos del paquete bsico .......................................................... 138


x

Lista de figuras

Figura N 1: Caso de uso del Negocio ..................................................................................... 45

Figura N 2: Diagrama de Actividades del Caso de Uso del Negocio: Gestionar Inscripcin.

.................................................................................................................................................. 50

Figura N 3: Diagrama de Actividades del Caso de Uso del Negocio: Generar planilla ........ 51

Figura N 4: Diagrama de Actividades del Caso de Uso del Negocio: Gestin de examen,

libreta, certificado ..................................................................................................................... 52

Figura N 5: Diagrama de Actividades del Caso de Uso del Negocio: Generacin y emisin

de informes. .............................................................................................................................. 53

Figura N 6: Componentes de la arquitectura seleccionada .................................................... 64

Figura N 7: Control de Acceso a los usuarios al sistema ....................................................... 68

Figura N 8: Modelo del sistema Diagrama de bloques ....................................................... 71

Figura N 9: Ingresar al sistema .............................................................................................. 74

Figura N 10: Verificar Rol/Usuario ....................................................................................... 75

Figura N 11: Otorgar Rol ....................................................................................................... 76

Figura N 12: Otorgar rol Administracin ............................................................................... 77

Figura N 13: Otorgar rol Gerencia ......................................................................................... 79

Figura N 14: Otorgar rol Digitacin ....................................................................................... 81

Figura N 15: Otorgar Rol Invitacin: ..................................................................................... 82

Figura N 16: Gestionar Institucin ......................................................................................... 83

Figura N 17: Imprimir Reportes ............................................................................................. 85

Figura N 18: Ejecutar proceso de negocio ............................................................................. 87

Figura N 19: Administrar Sistema ......................................................................................... 89

Figura N 20: Ejecutar Miscelneo .......................................................................................... 90

Figura N 21: Diagrama de Secuencia del Sistema de Gestin Institucional .......................... 91

Figura N 22: Diagrama de actividades de RegistroMatriculacionAlumnos .......................... 92


xi

Figura N 23: Diagrama de actividades de RegistoPlanLaboral ............................................. 93

Figura N 24: Diagrama de actividades de RegistoExamenes................................................. 94

Figura N 25: Diagrama de entidades con sus relaciones ...................................................... 111

Figura N 26: Diseo E/R del sistema para el componente PERSONA ............................... 112

Figura N 27: Diseo E/R del sistema para el componente INSTITUCION ........................ 113

Figura N 28: Diseo E/R del sistema para el componente INASISTENCIA_PERSONA .. 114

Figura N 29: Diseo E/R del sistema para el componente PLAN_ESTUDIO .................... 115

Figura N 30: Diseo E/R del sistema para el componente MATRICULACION ................ 116

Figura N 31: Diseo E/R del sistema para el componente HORARIO_CLASE ................. 117

Figura N 32: Diseo E/R del sistema para el componente EXAMEN ................................. 118

Figura N 33: Diseo E/R del sistema para el componente PLAN_TRABAJO ................... 119

Figura N 34: Patrn mdulo institucin correspondiente a casos de uso del sistema de

Gestionar Institucin .............................................................................................................. 120

Figura N 35: Buscador de registros, correspondiente Caso de uso del Sistema de Gestin de

Institucin ............................................................................................................................... 122

Figura N 36: Emisin de reportes, correspondiente Caso de uso del Sistema Imprimir

Reportes .................................................................................................................................. 122

Figura N 37: Formato establecido para los informes ........................................................... 123

Figura N 38: Generacin masiva de informacin, correspondiente Caso de uso del Sistema

de Ejecutar procesos de negocio ............................................................................................. 124

Figura N 39: Exportacin de datos, correspondiente Caso de uso del Sistema de Ejecutar

procesos de negocio ................................................................................................................ 125

Figura N 40: Administracin de Recursos del Sistema, correspondiente Caso de uso del

Sistema de Administrar Sistema ............................................................................................. 126

Figura N 41: Plan Laboral .................................................................................................... 129

Figura N 42: Informe de plan laboral de la institucin (Cuadro de Personal), correspondiente

al Caso de Uso del Sistema de Imprimir Reportes ................................................................. 130

Figura N 43: Informe de Inasistencia de Alumnos, correspondiente al Caso de Uso del

Sistema de Imprimir Reportes ................................................................................................ 131


xii

Figura N 44: Informe de Inasistencias de Trabajadores, correspondiente al Caso de Uso del

Sistema de Imprimir Reportes ................................................................................................ 132

Figura N 45: Informe de Auditoria, correspondiente al Caso de Uso del Sistema de Imprimir

Reportes .................................................................................................................................. 133

Figura N 46: Generar Cuadro de Personal Automticamente, correspondiente al Caso de Uso

del Sistema de Ejecutar Procesos de Negocio ........................................................................ 134

Figura N 47: Exportar Cuadro de Personal, correspondiente al Caso de Uso del Sistema de

Ejecutar Procesos de Negocio ................................................................................................ 134

Figura N 48: Generar Matriculacin Automtica de Alumnos, correspondiente al Caso de

Uso del Sistema de Ejecutar Procesos de Negocio................................................................. 135

Figura N 49: Gestin de Usuarios del Sistema, correspondiente al Caso de Uso del Sistema

de Administrar Sistema .......................................................................................................... 136

Figura N 50: Proyeccin futura a corto plazo ...................................................................... 140

Figura N 51: Proyeccin futura a largo plazo ...................................................................... 141


xiii

RESUMEN

La finalidad de esta tesis es la de construir un Sistema de

Gestin Institucional para la Esc. Bsica N 5964 Virgen de Ftima que pueda realizar las inscripciones y seguimientos de los alumnos, como tambin llevar a cabo eficazmente la emisin

de informes, brindando seguridad en los servicios de las

posteriores consultas a realizarse. A travs de la entrevista, la

encuesta se recolect las informaciones necesarias,

seguidamente se fijaron los objetivos para lograr afianzar los

procesos de inscripcin de alumnos. La situacin actual de los

mecanismos de registro est caracterizada por la presencia de

riesgos de prdidas o extravos de documentos esenciales, las

mismas causadas por la falta de una estructura bien definida de

organizacin, o porque no se siguen en la mayora de los casos,

con las instrucciones y los procedimientos. Para resolver esta

problemtica se pretende construir un sistema informtico que

apoye la gestin institucional, que usa la tecnologa Open source

(software libre) que actualmente tiende a ser de calidad superior

al software propietario.

Palabras Clave: Sistema, Registro, Procesos, Gestin


1

CAPITULO I - MARCO PROBLEMTICO

Introduccin

En la actualidad toda institucin educativa cuenta con numerosos procesos

administrativos, las cuales se realiza para llevar a cabo el seguimiento y control escolar

correspondiente a fin de alcanzar una gestin eficaz a travs servicios y consultas.

Para seguir brindando una eficiente labor en cuanto a la gestin y control escolar, se

manifiesta la propuesta de utilizar una herramienta tecnolgica, con la implementacin de un

sistema informtico diseado y construido de acuerdo a las bases funcionales de las

instituciones educativas y que este sea el instrumento que brinde ayuda para mejorar y agilizar

las tareas que son llevadas a cabo diariamente.

Hoy da contar con una herramienta informtica, es una necesidad bsica en diferentes

mbitos laborares, los sistemas son constituidos como un medio viable para la resolucin de

problemas y la toma de decisiones, gracias a esto se podr asegurar la disponibilidad de la

informacin, siendo esta precisa, confiable y oportuna a la hora de realizar labores

correspondientes.

El propsito de este escrito es la presentar el diseo y modelamiento de los

requerimientos funcionales de las instituciones con la finalidad de que sea factible para llevar

a cabo la construccin de la herramienta de solucin propuesta. Esto est elaborado a travs

de tcnicas de anlisis y diseos de sistemas basados en estndares internacionales que

actualmente rigen en la construccin de software, se espera con esto que los mismos puedan

clarificar el trabajo del desarrollador en la creacin del sistema.


2

1.1 Planteamiento del problema

La informtica hoy da cumple un papel fundamental en las labores cotidianas de las

personas, porque la tecnologa nos engloba, especficamente las ciencias computacionales

otorgan una gran ventaja competitiva entre las diferentes organizaciones, siendo as unos de

los ejes fundamentales para conseguir beneficios tangibles que atraen y cautivan a clientes y

usuarios.

El presente proyecto se visualiza hacia la retro alimentacin plasmada del ciclo

de vida y desarrollo de sistemas y su aplicacin en un entorno de la vida real. Se seleccion

este proyecto de acuerdo a la situacin actual de la Escuela Bsica N 5964 Virgen de Ftima,

que en los ltimos aos con los cambios constantes de autoridades que realizaron una

ineficiente administracin en la conduccin de la institucin, dejando apilados trabajos a la

direccin existente, esto ha generado una gran sobre carga de trabajo, porque se extraviaron

documentos importantes como fichas de inscripciones, historial de alumnos, registro de

secuencia de aprendizaje de los mismo, esto produce un demora en la entrega de

documentaciones parciales, finales generando retraso en la emisin de los informes

correspondientes.

Administraciones anteriores no contaron con herramientas tecnolgicas para el

desarrollo de sus labores, los procesos eran realizados manualmente que no cercioraron la

integridad de la informacin. Hoy da la institucin cuenta con un computador, donado por

gentileza de la municipalidad, que es utilizado para generar planillas, informes, y registro de

algunos datos, mencionados labores se realizan en hojas Excel y otros recursos de ofimtica,

los procesos son hechas en un tiempo bastante extendido, porque la direccin y los mismo

docente no estn capacitados en el manejo de la tecnologa,

En base al anlisis de la situacin mencionada, surge la principal interrogante:

Con el desarrollo y la implementacin de un Sistema de Gestin Institucional, se lograr

mejorar la labor administrativa de agilizar los procesos y el poder acceder a una informacin

integra y ms confiable?


3

Mencionada cuestin, arroj otras susceptibles a ser investigadas, como;

Qu controles se siguen para respaldar la disponibilidad de documentos cuando se realiza

una consulta?

Se podr recortar el extendido tiempo de las labores con la manejo de una herramienta que

ofrece la tecnologa?

Cmo se podra mejorar la ejecucin de los procedimientos para facilitar las tareas, para

poder cumplir con las autoridades correspondientes?

Cules son actualmente los mecanismos utilizados para almacenar, y archivar los

documentos ms relevantes de la institucin?

1.2 Antecedentes

La Escuela Bsica N 5964 Virgen de Ftima es una institucin de educacin Inicial y

Escolar Bsica. En la actualidad cuenta con 500 alumnos, 16 docentes y una directora,

institucin ubicada en el lugar denominado Colonia Thompson Barrio Virgen de Ftima,

distrito de Ypan zona G Central. La institucin fue aprobada por el Ministerio de

Educacin y Cultura segn Resolucin N 266, la misma da inicio a sus actividades en el ao

2002.

1.3 Justificacin

Toda organizacin, hoy da, necesita explotar su potencial humano al mximo,

sabiendo que el personal humano es su activo ms importante. Para ello, los administradores

deben buscar una estrategia adecuada para alcanzar este fin, y una de estas estrategias es la

informatizacin de sus tareas ms relevantes con la ayuda de la tecnologa actual, a fin de

garantizar una mejor calidad en los servicios que esta ofrece a sus clientes.

Cabe diferenciar que una institucin no posee clientes, sino alumnos, de all que la

principal justificacin de la misma equivale a la importancia que tiene los alumnos para la

institucin.

Analgicamente, constituye el alumnado el activo ms importante que posee una

institucin educativa, y toda la administracin de la misma gira en torno a ellos.


4

Es as, que la institucin, debe garantizar la calidad y la seguridad de sus estudiantes

no solamente mientras estos se encuentren en sus instalaciones, sino durante toda su historia

escolar dentro de la misma.

Es por ello, que las instituciones deben invertir sus esfuerzos en tareas que tengan

trascendencias directas con estos principios de calidad en el nivel de educacin impartida y

seguridad en todos sus aspectos para con los alumnos, tratando de evitar que se gasten

recursos, tiempo y esfuerzos en realizar actividades con un alto grado de burocracia y sin

mucho valor agregado.

Se ha considerado, que mediante la informatizacin de procesos crticos de una

institucin educativa, se elevara el potencial administrativo de la misma, acelerara actividades

cotidianas, reducir el tiempo de proceso de tareas diversas, y muchos otros beneficios que

implica la insercin de una administracin a las tecnologas.

Con la utilizacin de la tecnologa en las instituciones educativas, especficamente

mediante un sistema de informacin de apoyo para sus tareas administrativas, considero que

al reducir esfuerzos humanos, estos, se puedan canalizar o invertir en actividades que ayuden

a elevar el nivel de calidad de educacin de los estudiantes de la misma.

1.4 Objetivo General

Disear y construir un sistema de trabajo, tanto organizacional como informtico,

parcialmente descentralizado de la administracin central del MEC para el apoyo de las tareas

administrativas de la Escuela Bsica N 5964 Virgen de Ftima, agilizando las labores

acadmicas.

1.5 Objetivos Especficos

Dotar de una herramienta tecnolgica a la institucin educativa nombra ms arriba

para disminuir su excesiva carga laboral representada en trmites que aporta una

enorme burocracia a los procesos.

Facilitar los medios para la realizacin de consultas, que brinden informacin veraz y

ntida del seguimiento de las actividades cotidianas de los procesos.

Estandarizar procesos o actividades comunes que realizan las instituciones educativas.

Establecer un medio eficiente y seguro para resguardar los registros ms relevantes de

la institucin, teniendo a la informtica como base confiable para esta tarea.


5

1.6 Alcances y limitaciones

En base a los objetivos establecidos para este proyecto y contando con la

implementacin del sistema con todas sus funcionalidades, se menciona el alcance de la

misma.

Luego de finalizar con la etapa de anlisis, diseo y desarrollo, se obtendr un producto

final del sistema con todas sus funcionalidades listo para operar, esto sin duda va a beneficiar

al plantel de trabajadores de la institucin educativa, llegando a brindar un apoyo fundamental

en las tareas administrativas, reduciendo el tiempo en cuanto a la consulta de informacin y

entrega de documentos.

El alcance de los beneficios cubrir a la comunidad educativa, se reducir los trmites

burocrticos y el excesivo papeleo, los trabajadores desarrollaran sus actividades con ms

eficiencia acortando consultas de documento y entrega de informes.

En cuanto a las limitaciones que se pueden mencionar la falta de infraestructura

tecnolgica en la institucin, existe una computadora, pero que no cuenta con los

requerimientos actuales para implementar un sistema, adems los conocimientos bsicos

sobre ciencias computacionales son escasos en la formacin de la mayora del plantel de la

direccin acadmica.

1.7 Beneficios tangibles

Efectuar las inscripciones de los alumnos de manera ms rpida y eficaz, permitiendo

reducir el tiempo en la realizacin de esta labor, pudiendo realizar ms registros en un

da.

Disminuir la circulacin de documentos fsicos, con el sistema la informacin podr

ser obtenida por pantalla con funciones de impresin, sin tener que esperar,

prolongado tiempo.

Mejorar la atencin en los servicios, brindando respuestas instantneas a las personas

de la comunidad.


6

1.8 Beneficios intangibles

Tener un panorama ms claro de los procesos que engloba las actividades en la

institucin.

Llegar a establecer una estructura ms adecuada para la realizacin de las labores

cotidianas en la institucin.

Brindar una mejor imagen de la institucin educativa, afianzando la relacin con la

comunidad, mediante una veloz y eficiente respuesta a consultas de informacin.


7

CAPITULO II - MARCO TERICO

2.1 Marco Legal

2.1.1 Constitucin Nacional

Ttulo II: De los derechos, de los deberes y de las garantas

Captulo VII: De La Educacin y la Cultura

Artculo 76: De las obligaciones del Estado

La educacin escolar bsica es obligatoria. En las escuelas pblicas tendr carcter

gratuito. El Estado fomentar la enseanza media, tcnica, agropecuaria, industrial y la

superior o universitaria, as como la investigacin cientfica y tecnolgica.

La organizacin del sistema educativo es responsabilidad esencial del Estado, con la

participacin de las distintas comunidades educativas. Este sistema abarca a los sectores

pblicos y privados, as como al mbito escolar y extraescolar.

Captulo XII: De las garantas constitucionales

Artculo 135.- Del hbeas data

Toda persona podr acceder a la informacin y a los datos que sobre s misma, o sobre sus

bienes, obren en registros oficiales o privados de carcter pblico, as como conocer el uso

que se haga de los mismos y de su finalidad.

Podr solicitar ante el magistrado competente la actualizacin, la rectificacin o la

destruccin de aqullos, si fuesen errneos o afectaran ilegtimamente sus derechos.

Ley N 1264: Ley General de la Educacin

Artculo 6: El estado impulsar la descentralizacin de los servicios educativos pblicos

de gestin oficial

Captulo V: De la calidad de la Educacin y su Evaluacin

Artculo 22: Las autoridades educativas darn a conocer a los maestros, alumnos, padres

de familia y a la sociedad en general, los resultados de las evaluaciones que realicen, as como

las informaciones globales que permitan medir el desarrollo y los avances de la educacin.


8

Captulo VI: Educacin Pblica y Privada

Artculo 63: Dentro del sistema nacional de educacin, los responsables de las

instituciones educativas privadas podrn crear, organizar y sostener instituciones propias;

nombrar y promover a su personal directivo, docente, administrativo y auxiliar, que responda

al proyecto educativo de la institucin; disponer de la infraestructura edilicia y su

equipamiento escolar; participar por propia iniciativa en el planteamiento educativo y en la

elaboracin de currculos, planes y programas de formacin, otorgar certificados y ttulos

reconocidos, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Seccin V: La Supervisin Educativa

Artculo 109: El Ministerio de Educacin y Cultura tiene la responsabilidad de la

supervisin educativa para inspeccin y apoyo administrativo y tcnico pedaggico de las

instituciones pblicas y privadas.

Captulo III: Recursos de la comunidad educativa

Artculo 151: El reglamento interno o las normas de convivencia de cada institucin y los

estatutos correspondientes de las asociaciones de padres, profesores administrativos, alumnos

de la comunidad educativa institucional, determinara el modo de administracin y uso de los

fondos y recursos que puedan aportar los miembros de tales asociaciones y el sistema de

contralora de los mismo.

Ley N 1626: Ley de la Funcin Pblica

Captulo IX: De las Obligaciones de los Funcionarios Pblicos

Artculo 57: Son obligaciones del funcionario pblico, sin perjuicio de lo que se

establezca en los reglamentos internos de los respectivos organismos o entidades del Estado,

las siguientes:

a) Realizar personalmente el trabajo a su cargo en las condiciones de tiempo, forma,

lugar y modalidad que determinen las normas dictadas por la autoridad competente;

b) Cumplir la jornada de trabajo que establece esta ley;


9

c) Asistir puntualmente al trabajo y prestar sus servicios con eficiencia, diligencia,

urbanidad, correccin y disciplina, y portar identificacin visible para la atencin al

pblico dentro del horario establecido y, cuando fuere necesario, en horas

extraordinarias;

d) Acatar las instrucciones de los superiores jerrquicos relativas al trabajo que realiza

cuando ellas no sean manifiestamente contrarias a las leyes y reglamentos;

e) Observar una conducta acorde con la dignidad del cargo;

f) Guardar el secreto profesional en los asuntos que revistan carcter reservado en virtud

de la ley, del reglamento, de su propia naturaleza o por instrucciones especiales;

g) Observar estrictamente el principio de probidad administrativa, que implica una

conducta honesta y leal en el desempeo de su cargo, con preeminencia del inters

pblico sobre el privado;

h) Denunciar con la debida prontitud a la justicia ordinaria o a la autoridad competente

los hechos punibles o irregularidades que lleguen a su conocimiento en el ejercicio del

cargo;

i) Presentar declaracin jurada de bienes y rentas, en el tiempo y en la forma que

determinan la Constitucin Nacional y la ley;

j) Concurrir a la citacin por la instruccin de un sumario administrativo o prestar

declaracin en calidad de testigo;

k) Someterse peridicamente a los exmenes psicofsicos que determine la

reglamentacin pertinente;

l) Permanecer en el cargo en caso de renuncia, por el plazo mximo de treinta das, si

antes no fuese reemplazado;

m) Cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias sobre

incompatibilidad y acumulacin de cargos pblicos;

n) Capacitarse en el servicio;

o) Velar por la economa y conservacin del patrimonio pblico a su cargo; y,

p) Abstenerse de realizar actividades contrarias al orden pblico y al sistema

democrtico, consagrado por la Constitucin Nacional.


10

Artculo 58: Cuando el funcionario pblico se ausente del trabajo por razones de salud,

deber justificar su ausencia con la presentacin del certificado mdico correspondiente,

dentro de las cuarenta y ocho horas. Caso contrario se considerar como da no trabajado.

Resoluciones Varias

Resolucin n 191: Obligatoriedad del Uso de la ficha de Inscripcin (20/06/05)

Por la cual aprueba la ficha de inscripcin de los alumnos y alumnas de la Educacin

Inicial y Escolar Bsica y se dispone el uso obligatorio en todas las instituciones educativas

pblicas de gestin oficial, privada y privada subvencionada.

Resolucin n 154: Confeccin de certificados de Antecedentes Acadmicos (30/11/99)

Por el cual se aprueba el formulario de Certificados de Antecedentes Acadmicos para los

nueve grados de Educacin Escolar Bsica y se reglamente su confeccin y expedicin.

Resolucin n 203: Normas de expedicin de certificados acadmicos para la Educacin

Escolar Bsica (09/10/00)

Por la cual se estable normas para la expedicin de los certificados de antecedentes

acadmicos en las instituciones educativas que implementan el programa de educacin escolar

bsica (1, 2 y 3 ciclo).

Resolucin n 1866: Expedicin de certificados de estudios de la Educacin Media

(21/05/96).

Por la cual se aprueba el formulario de certificados de estudios y se reglamenta su

confeccin y expedicin

Resolucin n 3986: Documentos administrativos y tcnicos de Instituciones Educativas

de Educacin Escolar Bsica.

Por la cual se establece la tenencia obligatoria de documentos administrativos y tcnicos

con que deben contar las instituciones educaciones que implementan planes y programas de

Educacin Escolar Bsica.

Resolucin n 1031: Documentos administrativos y tcnicos que deben contar las

Instituciones Educativas del Nivel Medio.


11

Por la cual se reglamentan los decretos que establecen la obligatoriedad de contar con los

documentos administrativos y tcnicos en las Instituciones Educativas de Nivel Medio para

cumplir con los fines especficos del Departamento de Enseanza Secundaria (12/05/95)

Resolucin n 1161: Matriculacin automtica de alumnos de la Educacin Escolar Bsica

(03/12/05).

Por la cual se establece la matriculacin automtica de alumnos de la Educacin escolar

bsica en Instituciones Educativas pblicas de gestin oficial.

Resolucin n 7563: Descuento por Llegadas Tardas y Ausencias de Educadores

(19/09/01)

Por el cual se establecen procedimientos administrativos para el descuento de salarios por

llegadas tardas y ausencias de educadores en las Instituciones Educativas pblicas de gestin

oficial de todos los niveles y modalidades del Sistema Educativo Nacional.

Resolucin n 129: Formulario Anexo a la Resolucin de la Secretaria de la Funcin

Pblica. Ao 2006

Por el cual reglamenta la utilizacin del Cuadro de Personal Directivo, Tcnico, Docente y

Administrativo en Servicio

Resolucin n 2309: Manual del Educador (03/04/07)

Por la cual se aprueba el Manual de Funciones del Educador de gestin departamental e

institucional con funciones docentes, tcnicas y administrativas. Elaborado en base a la Ley n

1725 Estatuto del Educador y el Clasificador de Cargos del Educador aplicable al Anexo de

Personal de los distintos Programas Presupuestarios dependientes del Ministerio de Educacin

y Cultura Resolucin Ministerial n 11102 (25/07/05)


12

2.2 Breve descripcin de las instancias involucradas y aspectos regulatorios.

Ministerio de Educacin y Cultura [M.E.C.]

El Ministerio de Educacin y Cultura (M.E.C.), de acuerdo con el artculo 18 de la Ley

General de Educacin del Paraguay (Ley 1264), ejerce las funciones del Estado en el mbito

de la educacin, siendo el organismo estatal encargado de disear e implementar las polticas

nacionales en lo referente a la satisfaccin de los requerimientos de educacin de la poblacin

paraguaya. Al MEC le corresponde, dentro del mbito de sus responsabilidades, el diseo y la

ejecucin de las polticas pblicas que garanticen a toda la poblacin del pas el acceso a la

educacin en condiciones de real igualdad de oportunidades.

El MEC es financiado bsicamente con recursos del presupuesto General de la Nacin. El

presupuesto del MEC se elabora sobre la base de programas de accin. Los presupuestos para

los departamentos se formulan en coordinacin con las Gobernaciones. El MEC

conjuntamente con las gobernaciones, los municipios y las comunidades educativas garantiza

la calidad de la educacin. Para ello se realiza la evaluacin sistemtica y permanente del

sistema y de los procesos educativos.

Especficamente, el artculo 90 de la Ley de Educacin establece las responsabilidades del

MEC.

Formular polticas, establecer las metas y aprobar los planes de desarrollo del sector a

corto, mediano y largo plazo, en coordinacin con el Consejo Nacional de Educacin y de

acuerdo con las leyes emanadas del Poder Legislativo;

Promover la descentralizacin de los servicios educativos, apoyando y asesorando a

los gobiernos departamentales y municipales;

Dirigir la administracin del sistema educativo nacional y coordinar mediante el

Viceministerio de Educacin y el de Cultura, adems de las direcciones generales y

departamentos ministeriales u organismos que hagan sus veces, las acciones y programas

educativos culturales del Estado;

Estimular y Desarrollar programas de investigacin educativa, cientfica y tecnolgica,

en coordinacin con los programas de las universidades, de los institutos superiores, de

organismos especficos oficiales y centros privados de investigacin;


13

Gestionar programas de cooperacin tcnica y financiera nacionales e internacionales

para promover la calidad de la educacin;

Promover el uso de las menciones de comunicacin social, oficiales y privados, para la

extensin cultural y la difusin de programas de educacin formal, no formal y refleja o

informal.

Elaborar cada ao una memoria sobre el proceso y situacin de la educacin,

recogiendo la evaluacin del sistema Educativo nacional.

2.3 Coordinacin Departamental de Supervisin

Conducir la implementacin de las polticas educativas a nivel departamental, con el

propsito de cumplir con los fines y principios del sistema educativo nacional, fomentando e

incentivando la participacin activa de los principales estamentos, implicados en el proceso.

2.3.1 Funciones Principales

Planificar, organizar, coordinar, monitorear y evaluar las actividades pedaggicas y

administrativas del departamento

Participar con los Supervisores de Control y Apoyo Administrativo y de Apoyo

Tcnico Pedaggico en la elaboracin del Plan Estratgico Departamental de Educacin, Plan

Operativo Anual y el Anteproyecto de Presupuesto Departamental, definiendo metas y

estrategias que promuevan la calidad, la equidad y la pertinencia curricular del sistema

educativo en el departamento.

Rendir cuentas de los resultados generales obtenidos en relacin al logro de los

indicadores de eficiencia interna del sistema educativo del departamento y las relacionadas a

las percepciones arancelarias recibidas en nombre del Ministerio de Educacin y Cultura; en

las instancias correspondientes.

Promover el trabajo en equipo, la convivencia armnica y el trabajo cooperativo entre

los actores educativos del departamento.

Coordinar las actividades de la Unidad Departamental de Estadstica, garantizando la

generacin (llenado de las Planillas Estadsticas), acopio, procesamiento, utilizacin y

diseminacin de informaciones estadsticas relevantes pertinentes y oportunas para la

planificacin, monitoreo y evaluacin de las polticas educativas departamentales.


14

2.4 Supervisin de Apoyo y Control Administrativo

Encargada de coordinar y supervisar la implementacin de las polticas educativas a

nivel departamental, fomentando la participacin activa de los directores y de los dems

actores educativos, a objeto de cumplir con los fines y objetivos de la educacin paraguaya,

fomentando la aplicacin de los principios, normas, mtodos y valores de la administracin

educativa.

2.4.1 Funcin Principal

Planificar, ejecutar y evaluar la gestin tcnica administrativa de la educacin en su

regin, asegurando: participacin, calidad, equidad y pertinencia, con celeridad y

transparencia en el cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos y dems disposiciones

vigentes en el Ministerio de Educacin y Cultura.

2.5 Supervisin de Apoyo Tcnico Pedaggico

Su objetivo es la de coordinar y supervisar la implementacin de las polticas

educativas a nivel departamental fomentando la participacin activa de los directores y dems

actores educativos, a objeto de cumplir con los fines y objetivos de la educacin paraguaya,

promoviendo la aplicacin de los principios, normas, conceptos, valores y mtodos tcnico-

pedaggicos


Supervisar la implementacin del currculo oficial y asesorar en el diseo de la adecuacin

curricular a nivel local, asegurando su coherencia y el logro de la pertinencia adecuada.

2.6 Direccin de la Institucin Educativa

Dirigir eficientemente la institucin a su cargo, segn los planes y programas de

estudio y las orientaciones respectivas, a fin de alcanzar las metas y objetivos de la educacin

paraguaya para el corto, mediano y largo plazo, promoviendo la participacin activa de todos

los sectores de la comunidad educativa.

2.6.1 Funciones Principales

Planificar, organizar, conducir, supervisar y evaluar las actividades tcnico-

pedaggicas y administrativas del Centro Educativo y escuelas asociadas.

Fomentar e incentivar la participacin de todos los integrantes de la comunidad

educativa, buscando alcanzar las metas y objetivos de la educacin paraguaya.


15

2.7 El Docente

Encargado de asegurar el aprendizaje de los alumnos aplicando mtodos y tcnicas de

aulas eficaces e innovadoras de acuerdo al nivel o modalidad educativa, fijar objetivos y

metas desafiantes, evaluar los procesos y resultados con objetividad.


Gestionar la prctica pedaggica, propiciando aprendizajes desafiantes, creativos y

significativos en los estudiantes, aplicando estrategias de evaluacin efectiva y apropiada para

el desarrollo de la cultura evaluativa.

2.8 Magnitud de los problemas que en general enfrenta el MEC.

El MEC, como rgano rector del sector educativo, enfrenta un entorno nacional con

grandes necesidades sociales que requieren de acertadas polticas pblicas, sistemas y

estructuras organizativas eficaces y eficientes, que garanticen el desarrollo y el cumplimiento

del mandato establecido en el artculo 3 de la Ley de educacin:

El estado garantizar el derecho de aprender y la igualdad de oportunidades de acceder a

los conocimientos y a los beneficios de la cultura humanstica, de la ciencia y de la

tecnologa, sin discriminacin alguna.

Algunas de las estadsticas que dimensionan el entorno nacional que debe enfrentar el

MEC, se resumen a continuacin:

Poblacin paraguaya aproximada de 5.700.000 habitantes, de los cuales el 57% reside en

reas urbanas y el 43% en reas rurales.

Poblacin predominantemente joven, donde el 63.9% tiene menos de 30 aos de edad,

mientras que la poblacin de 65 y mas aos representa apenas el 5% del total de la poblacin.

El 76.4% de la poblacin se encuentra en edad de trabajar (poblacin de 10 y mas aos de

edad).

Temprana incorporacin de la poblacin paraguaya en el mercado laboral. El nivel de

participacin econmica de la poblacin de 10 a 14 aos representa el 20.8% a nivel pas.

Desempleo, en el orden del 11%.

El promedio de aos de estudio, de la poblacin paraguaya con 10 y ms aos de edad, es

de 7.1 aos, distribuido de la siguiente manera.


16

8.2 aos en las reas urbanas, y

5.5 aos en las reas rurales.

La tasa de analfabetismo de la poblacin de 15 y ms aos de edad es de 6.3%,

distribuida entre:

3.8% en las reas urbanas y

10.1% en las reas rurales.

El 85% de la poblacin de 7 a 18 aos de edad asiste a instituciones educativas de

enseanza formal, que corresponde a unas 1.700.000 personas.

El 89.9% de la poblacin, del grupo etario mencionado que reside en las reas urbanas,

asiste a instituciones educativas, mientas que la asistencia en reas rurales es 79.5%.

El gobierno nacional, en los ltimos aos, ha reconocido la importancia del sector

educativo como una de las reas sociales ms relevantes del Paraguay, constituyndolo en eje

prioritario de la poltica nacional, asignndole sistemticamente una mayor participacin en el

Presupuesto General de Gastos de la Nacin (PGGN), hasta alcanzar actualmente el 9% en

trminos de porcentaje del gasto pblico. Este incremento ha representado el mayor

porcentaje de aumento del gasto pblico ocurrido durante la dcada del 90. Medido en

trminos reales, el gasto del sector educativo aumento un 632% en el periodo 1990 2000,

mientras que el gasto total aumentaba un 347% en el mismo periodo. Este aumento se explica

por el incremento en los gastos de personal como consecuencia del gran crecimiento de la

cantidad de cargos docentes, creados para hacer frente a la expansin del sistema educativo,

expresado por:

Alta tasa de crecimiento poblacional (2,3%) y estructura poblacional muy joven que ha

originado una fuerte demanda sobre el sector educativo.

Expansin considerable, en la ltima dcada (1994-2004), de todo el sistema educativo:

El preescolar se ha incrementado de 38% a 99% (61 puntos).

La Educacin Escolar Bsica (EEB) 3 ciclo se increment en 26 puntos

porcentuales (50% a 76%).

La Educacin del Nivel Medio creci 23 puntos (28% a 51%), mientas que

La EEB (1 y 2 ciclos) se mantuvo por encima de los 100%.


17

Como resultado de esta presin social, el Sistema Educativo se ha expandido de manera

considerable en la ltima dcada en todos sus niveles. En este sentido, se aprecia una

incorporacin de 430.000 nuevos alumnas/alumnos al Sistema Educativo Nacional.

Para lograr ese avance, el MEC ha debido enfrentar un esfuerzo agresivo de ampliacin de

su plantilla de personal docente y auxiliar, as como la contratacin de bienes y servicios

adicionales requeridos para atender la demanda creciente de los servicios educativos.

En la actualidad, el MEC cuenta con unos 75.000 empleados que representan un costo

mensual de nmina aproximadamente 115 mil millones de Guaranes, que equivalen a unos

23 millones de dlares. Este rubro representa cerca del 74% del presupuesto del MEC.

Hoy da los sistemas informticos se aplican casi en todos los campos de trabajo ya que

los mismos proporcionan agilidad y rapidez a la hora de realizar una tarea o brindar servicios.

Para poder trabajar con sistemas se tiene que saber que es o que son para comprender mejor a

continuacin abordamos varios conceptos, clases, tipos y caractersticas de sistemas.

2.9 Sistema

El termino sistema lo utilizamos hoy da de manera muy habitual y para referirnos a

muchas, variadas y distintas cuestiones, lo empleamos para designar concepto o como una

herramienta para explicar como es y/o que ocurre en una determinada rea como la

econmica, la social, la tecnologa, la fsica, etc.

El diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola define el vocablo sistema

como un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a un

determinado objetivo. Por su parte la Teora General de Sistemas o enfoque sistmico, por

sistema entiende un conjunto de elementos en interaccin dinmica organizados para la

consecucin de un objetivo.

A partir de esto podemos establecer que los principales elementos integrante o de

interviniente de un sistema son: sus componentes, sus interrelaciones, su objetivo, su entorno

y sus lmites.

Ludwig von Bertalanffy (1968) dice que: Un sistema es un conjunto de unidades en

interrelacin.

IEEE Standard Dictionary of Electrical and Electronic Terms: Sistema es un todo

integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, interactuantes y especializadas.


18

Cualquier sistema tiene un nmero de objetivos, y los pesos asignados a cada uno de ellos

pueden variar ampliamente de un sistema a otro. Un sistema ejecuta una funcin imposible de

realizar por una cualquiera de las partes individuales. La complejidad de la combinacin est

implcita.

Otra definicin es planteada por A.D. Hall; el sistema es un conjunto de objetos con sus

relaciones, y las relaciones entre los objetos y sus atributos.

Resumiendo, de las definiciones anteriores se pueden extraer unos aspectos fundamentales

del concepto Sistema:

La existencia de elementos diversos e interconectados.

El carcter de unidad global del conjunto.

La existencia de objetivos asociados al mismo.

La integracin del conjunto en un entorno

2.9.1 Elementos Del Sistema

Son las partes ms elementales del sistema. Son los recursos propios necesarios para

desarrollar la conducta con el fin de alcanzar los objetivos del sistema. Estos elementos o

recursos son quienes ejecutan las acciones especficas del sistema y a su vez pueden ser

subsistemas.

Tambin se puede decir que son todos aquellos recursos que el sistema puede utilizar o

modificar para su propia ventaja.

2.9.2 Clasificacin de los sistemas

Los sistemas se clasifican segn su estructura

Simple: No ms de tres elementos y no ms de cinco relaciones.

Complejo: ms de tres elementos y ms de cinco relaciones

Segn su funcionamiento

Determinstico: se manejan relacin causa-efecto por lo que se sabe que es lo que va a

pasar.

Probalstica: No obedece a las leyes, por lo tanto no se puede determinar su

comportamiento

Segn su Naturaleza


19

Naturales: Existen sin la intervencin del hombre. Pueden ser fsicos o tangibles y

abstractos o intangibles.

Artificial: Existe porque fue creado por el hombre. Pueden ser, fsicos, conceptuales,

procedimentales y sociales.

Segn su Tiempo

Estticos: No Tienen cambio apreciable a travs del tiempo.

Dinmicos: Cambian constantemente en el tiempo.

2.9.3 Caractersticas de los sistemas

El aspecto ms importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos

interconectados para formar un todo que presenta propiedades y caractersticas propias que no

se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente

sistmico: una caracterstica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos

particulares.

Del sistema como un conjunto de unidades recprocamente relacionadas, se deducen los

siguientes conceptos que reflejan las caractersticas bsicas de un sistema:

2.9.4 Clases de sistemas

En un sistema forman parte de sus problemas tanto la definicin del status de realidad

de sus objetos, como el desarrollo de un instrumental analtico adecuado para el tratamiento

de sus componentes.

Un sistema puede variar por su forma, adecuacin, y/o funcin.

Bajo ese marco de referencia los sistemas pueden clasificarse de las siguientes

maneras:

Segn su entitividad: los sistemas pueden ser agrupados en reales, ideales y modelos.

Reales: Presumen una existencia independiente del observador (quien los puede

descubrir). Ejemplo: Galaxias, animales, clulas y tomos.

Ideales: Son construcciones simblicas, como el caso de la lgica y las matemticas.


20

Modelos: Corresponde a abstracciones de la realidad, en donde se combina lo

conceptual con las caractersticas de los objetos.

Con relacin a su origen: Pueden ser naturales o artificiales, distincin que apunta a destacar

la dependencia o no en su estructuracin por parte de otros sistemas.

Con relacin al ambiente o grado de aislamiento: Los sistemas pueden ser cerrados o

abiertos, segn el tipo de intercambio que establecen con sus ambientes.

Ahora bien, tambin existe la siguiente clasificacin, dependiendo de las caractersticas

internas del sistema:

2.9.5 Propiedades del sistema

Stafford Beer define a un sistema viable como aquel que es capaz de adaptarse a las

variaciones de un medio en cambio. Para que esto pueda ocurrir, el sistema debe poseer tres

propiedades bsicas:

Ser capaz de autoorganizarse, es decir, mantener una estructura permanente y

modificarla de acuerdo a las exigencias;

Ser capaz de autocontrolarse, es decir, mantener sus principales variables dentro de

ciertos lmites que forman un rea de normalidad y finalmente;

Poseer un cierto grado de autonoma; es decir, poseer un suficiente nivel de libertad

determinado por sus recursos para mantener esas variables dentro de su rea de

normalidad.

Las propiedades de los sistemas dependen de su dominio. El dominio de los sistemas es el

campo sobre el cual se extienden. Este puede clasificarse segn si:

Los sistemas son vivientes o no vivientes.

Los sistemas son abstractos o concretos.

Los sistemas son abiertos o cerrados.

Los sistemas muestran un grado elevado o bajo de entropa o desorden.

Los sistemas muestran simplicidad organizada, complejidad no organizada o

complejidad organizada.


21

A los sistemas pueden asignrseles un propsito.

Existe la realimentacin.

Los sistemas estn ordenados en jerarquas.

Los sistemas estn organizados.

Las propiedades y supuestos fundamentales del dominio de un sistema determinan el enfoque

cientfico y la metodologa que debern emplearse para su estudio.

2.10 Base de Datos

Una base de datos es una coleccin de datos organizados y estructurados segn un

determinado modelo de informacin que refleja no slo los datos en s mismos, sino tambin

las relaciones que existen entre ellos y uno de los objetivos fundamentales de un sistema de

informacin es contar no slo con recursos de informacin, sino tambin con los mecanismos

necesarios para poder encontrar y recuperar estos recursos.

La creacin de una base de datos a la que puedan acudir los usuarios para hacer

consultas y acceder a la informacin que les interese, una herramienta imprescindible de

cualquier sistema informativo sea en red o fuera de ella.

2.11 Sistema Gestor de Base de Datos

Consiste en una coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para

acceder a dichos datos, El objetivo principal de un SGBD es proporcionar una forma de

almacenar y recuperar la informacin de una base de datos de manera que sea tanto prctica

como eficiente.

Los sistemas de bases de datos se disean para gestionar grandes cantidades de

informacin. La gestin de los datos implica tanto la definicin de estructuras para almacenar

la informacin como la provisin de mecanismos para la manipulacin de la informacin.

Adems, los sistemas de bases de datos deben proporcionar la fiabilidad de la informacin

almacenada, a pesar de las cadas del sistema o los intentos de acceso sin autorizacin.

2.11.1 Aplicacin de los Sistema de Base de Datos

Las bases de datos son ampliamente usadas. Las siguientes son algunas de sus

aplicaciones ms representativas:

Banca: para informacin de los clientes, cuentas y prstamos, y transacciones bancarias.

Lneas areas: para reservas e informacin de planificacin.


22

Las lneas areas fueron de los primeros en usar las bases de datos de forma

distribuida geogrficamente (los terminales situados en todo el mundo accedan al sistema de

bases de datos centralizado a travs de las lneas telefnicas y otras redes de datos)

Universidades: para informacin de los estudiantes, matrculas de las asignaturas y cursos.

Transacciones de tarjetas de crdito: para compras con tarjeta de crdito y generacin mensual

de extractos.

Telecomunicaciones: para guardar un registro de las llamadas realizadas, generacin

mensual de facturas, manteniendo el saldo de las tarjetas telefnicas de prepago y para

almacenar informacin sobre las redes de comunicaciones.

Finanzas: para almacenar informacin sobre grandes empresas, ventas y compras de

documentos formales nancieros, como bolsa y bonos.

Ventas.: para informacin de clientes, productos y compras.

2.12 Gestin

El concepto de gestin ha estado asociado con el trmino de gerencia de empresas

productivas y de servicios privadas, y no para instituciones del sector educativo. Para

eumed.net la enciclopedia virtual de economa y finanzas, la gestin es el conjunto de

actividades de direccin y administracin de una empresa. Para otros autores, la gestin es la

capacidad de alcanzar lo propuesto, ejecutando acciones y haciendo uso de recursos tcnicos,

financieros y humanos.

Son guas para orientar la accin, previsin, visualizacin y empleo de los recursos y

esfuerzos a los fines que se desean alcanzar, la secuencia de actividades que habrn de

realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y

todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

2.12.1 Tipos de Gestin:

Gestin Tecnolgica: Es el proceso de adopcin y ejecucin de decisiones sobre las

polticas, estrategias, planes y acciones relacionadas con la creacin, difusin y uso de

la tecnologa.


23

Gestin Social: es un proceso completo de acciones y toma de decisiones, que incluye

desde el abordaje, estudio y comprensin de un problema, hasta el diseo y la puesta

en prctica de propuestas.

Gestin de Proyecto: es la disciplina que se encarga de organizar y de administran los

recursos de manera tal que se pueda concretan todo el trabajo requerido por un

proyecto dentro del tiempo y del presupuesto definido.

Gestin de Conocimiento: se trata de un concepto aplicado en las organizaciones, que

se refiere a la transferencia del conocimiento y de la experiencia existente entre sus

miembros. De esta manera, ese acervo de conocimiento puede su utilizado como un

recurso disponible para todos los miembros de la organizacin.

Gestin Ambiente: es el conjunto de diligencias dedicadas al manejo del sistema

ambiental en base al desarrollo sostenible. La gestin ambiental es la estrategia a

travs de la cual se organizan las actividades antrpicas que afectan el ambiente, con

el objetivo de lograr una adecuada calidad de vida.

Gestin Estratgica: es un til curso del rea de Administracin de Empresas y

Negocios que ha sido consultado en 3593 ocasiones. En caso de estar funcionando

incorrectamente, por favor reporta el problema para proceder a solucionarlo.

Gestin Administrativo: es uno de los temas ms importantes a la hora de tener un

negocio ya que de ella va depender el xito o fracaso de la empresa. En los aos hay

mucha competencia por lo tanto hay que retroalimentarse en cuanto al tema.

Gestin Gerencial: es el conjunto de actividades orientadas a la produccin de bienes

(productos) o la prestacin de servicios (actividades especializadas), dentro de

organizaciones.

Gestin Financiera: se enfoca en la obtencin y uso eficiente de los recursos

financieros.

Gestin Pblica: no ms que modalidad menos eficiente de la gestin empresarial.

2.13 El Registro

Este trmino se ha empleado para referirse al asiento de una informacin cualquiera y

concreta como puede ser el apuntar el nombre y apellido de una persona y la pertinente hora

de un acontecimiento.


24

Las acepciones siguientes definen este trmino

Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.

Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la documentacin de

entrada y/o salida que tiene lugar.

En informtica, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional,

un registro (tambin llamado fila o tupla) representa un objeto nico

de datos implcitamente estructurados en una tabla. En trminos simples, una tabla de

una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos

La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los

documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad.

2.13.1 Clases de Registro

Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda

comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede

ser de dos tipos:

Registro general de entrada.- se har el correspondiente asiento de todo escrito que se

reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:

De registro nico: un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano.

De registro mltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que

reciba correspondencia.

Registro general de salida.- se anotar la salida de los escritos y comunicaciones

oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de

registro nico o mltiple.

Registro auxiliar: los rganos administrativos podrn crear en las unidades

administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin

de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern

auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten.

Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido

archivados.


25

2.14 Archivo

H. Jenkinson (1947) los archivos son documentos acumulados por un proceso natural

en el curso de la transmisin de los asuntos de cualquier tipo, pblico o privado, en cualquier

fecha, y conservados despus para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables

de los asuntos en cuestin o por sus sucesores.

T. R. Schellengerg (1956) son aquellos registros (documentos) de cualquiera

institucin pblica o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su

preservacin (conservacin) permanente con fines de investigacin o para referencia y que

han sido depositado o escogidos para guardarse en una institucin archivstica.

E. Lodolini (1970) el conjunto de documentos se forman en el mbito de una persona

fsica o jurdica o aun aadamos, de una asociacin de hecho en el cuso del desarrollo de su

actividad y por tanto ligados por un vnculo necesario; los cuales una vez perdido el inters

para el desarrollo de la actividad misma han sido seleccionados para la conservacin

permanente como bienes culturales.

En informtica un archivo es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo. Es

identificado por un nombre y la descripcin de la carpeta o directorio que lo contiene. A los

archivos informticos se les llama as porque son los equivalentes digitales de los archivos

escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los

archivos informticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar

permanentemente datos en un sistema informtico virtual.

2.14.1 Tipos de Archivos

De acuerdo a sus elementos se encuentran

Archivos de entrada: estos archivos estn compuestos por una serie de datos

almacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: estos archivos contienen aquella informacin que se la visualiza

desde la computadora.

Archivos de situacin: estos archivos contienen informacin que es actualizada

constantemente.


26

Archivos constantes: estos archivos estn conformados por registros cuyos campos son

fijos o bien, de baja frecuencia de variacin.

Archivos histricos: est compuesto por datos que varan en el tiempo y con

informacin de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y

poseen en comn algn campo.

Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algn programa

y se borran una vez que finaliza la ejecucin, son auxiliares.

De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran:

ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a travs de un simple texto.

Esto permite intercambiar a los datos que contienen as como tambin para crear

archivos que el propio usuario pueda modificar.

Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena informacin en un lenguaje al

que slo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imgenes u

rdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.

De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se encuentran los

siguientes:

Archivos directos: en estos cada registro puede leerse y escribirse directamente. Esto

se logra con la expresin de su direccin en el fichero.

Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera

secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber ledo los anteriores.

Archivos de ndices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la

contrasea que posean.


27

2.15 Documento

Documento es todo objeto que ofrece informacin. Es una nocin compleja, difcil de

delimitar. El origen etimolgico de la palabra est en el trmino latino "docere", que significa

"ensear".

"Todo escrito que sirve de prueba o informacin" (Diccionario Robert)

"Todo elemento de conocimiento o fuente de informacin registrada, materialmente

susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba." (Union Franaise d'Organismes

de Documentation)

"Todo mensaje -icnico o simblico- incorporado a un soporte permanente y

empleado con una finalidad informativa" (Martnez Comenche)

El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si

bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer informacin, como demandas a personas u

organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrn su

origen en documentos.

2.15.1 Elementos que configuran un documento:

Elementos materiales: El soporte del documento y el vehculo que lo transporta.

Elementos grficos: La forma en que la informacin se expresa en el soporte: pueden

ser letras, nmeros, puntos o pixels, etc.

Elementos lingsticos: El trmino lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito,

audiovisual, pero tambin idioma, software, etc...

Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir.

2.15.2 Caracterstica de los documentos

Caractersticas fsicas: Tienen relacin con los elementos materiales y grficos. Es

imprescindible su conocimiento por parte de los profesionales de la documentacin

pues de una buena conservacin de los soportes derivar una correcta conservacin de

los documentos.


28

Son caractersticas genricas, como la naturaleza del documento (Textual,

grfica, sonora, audiovisual, informtica...); o bien otras ms especficas, relacionadas

con el soporte (papel, plsticos, magnticos, pticos...) como el tamao, peso,

movilidad, grado de resistencia, modo de produccin, dependencia tecnolgica,

periodicidad...

Caractersticas intelectuales: Se relacionan con los elementos lingsticos e

intelectuales. Objetivo, contenido, autora, modo de difusin, accesibilidad,

originalidad.

2.15.3 Tipologa de los documentos

Documentos primarios. Son aquellos que contienen informacin nueva y original que

no ha sido sometida a ningn tipo de tratamiento documental posterior (resumen,

seleccin, interpretacin, etc.). Son documentos primarios los libros, revistas,

peridicos, programas de radio o televisin, pelculas, pginas web o archivos grficos

o textuales de ordenador. Tambin son documentos primarios la literatura gris,

documentos que no siguen los canales habituales de publicacin y difusin (Actas de

congresos cientficos, cuadernos de laboratorio, informes cientficos, informes

internos, ediciones tcnicas como normas, patentes o marcas, preprints, separatas, tesis

doctorales y otros trabajos de investigacin universitaria y, en cierto modo, las

publicaciones oficiales.

Documentos secundarios: Son documentos cuyo objetivo es hacer referencia a los

documentos primarios, por lo que no existiran sin ellos. Ofrecen informacin factual

o referencial sobre los documentos primarios y son el resultado de las operaciones

propias del anlisis documental (descripcin documental, indizacin, resumen

analtico). Son documentos secundarios los listados de referencias de libros de

bibliotecas o libreras, las bibliografas, los ndices, los boletines de programacin de

televisin o la cartelera cinematogrfica. Las bases de datos cientficas son tambin

documentos secundarios y los ndices de URL's realizados por los grandes buscadores

de Internet son tambin secundarios.

Obras de consulta o de referencia. En las clasificaciones tradiciona

Documents

Tesina Reinaldo Montiel Cardozo