Pengantar Teori Organisasi

Organizational Decision Making: The Luhmannian Decision Communication Perspective

Markus Mykknen, University of Jyvskyl, FinlandKaja Tampere, University of Tallinn, EstoniaJournal of Business Studies Quarterly2014, Volume 5, Number 4

Safira Aisyah Imz1406559572Ilmu Administrasi Niaga

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu PolitikUniversitas IndonesiaDepok 2015

I. AbstrakMempelajari komunikasi organisasi di seluruh pengambilan keputusan dan komunikasi keputusan memiliki keprihatinan yang sangat besar mengenai bagaimana keputusan harus dibuat dan dipromosikan. Kurangnya upaya telah berfokus pada bagaimana keputusan harus dikomunikasikan dalam organisasi dan bagaimana mereka mempengaruhi efektivitas dan kinerja organisasi. Penelitian ini menguji komunikasi keputusan dalam sebuah organisasi berbasis insinyur 2008-2009. Temuan kunci ini menunjukkan bahwa komunikasi keputusan yang efektif dapat dianggap sebagai tulang punggung komunikasi organisasi, yang dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi dari manajemen puncak ke tingkat yang lebih rendah. Makalah ini juga mendiskusikan tentang konsep komunikasi keputusan umumnya dan dari sudut pandang teoritis. Komunikasi keputusan dapat dilihat sebagai bagian yang sangat khusus dari komunikasi organisasi. Selain itu, juga dapat dilihat sebagai kekuatan penuntun efektivitas organisasi. Organisasi perlu membuat proses pengambilan keputusan terlihat. Dari perspektif komunikasi organisasi ini berarti mengadakan pertemuan keputusan, ritual tertentu dan dokumen. Organisasi sebagai sistem membutuhkan jenis rasional untuk mengikuti proses pengambilan keputusan. Humas atau komunikasi pekerja manajemen (manajemen hubungan khusus internal) peran dalam organisasi secara tradisional untuk mengkomunikasikan tujuan dan sasaran dari keputusan ditangan saat ini.Kata Kunci: Pengambilan keputusan; komunikasi organisasi; keputusan komunikasi; Niklas Luhmann

II. PendahuluanPerubahan dalam teknologi komunikasi dan komunikasi lingkungan telah menyebabkan perusahaan dan masyarakat untuk fokus pada peningkatan pencarian informasi tentang lingkungan sekitarnya. Peningkatan pemindaian lingkungan telah menantang organisasi pengambilan keputusan dan komunikasi (Eisenberg & Goodall, 2001). Ketika semakin banyak karyawan yang dianggap "pekerja pengetahuan", dan bahkan lebih memiliki akses ke informasi, komunikasi terkait pengambilan keputusan menghadapi banyak tantangan. Mengandalkan hanya pada bentuk-bentuk komunikasi tradisional dalam komunikasi pasca-putusan tidak efektif lagi karena organisasi harus merefleksikan lingkungan mereka dan sesuai dengan komunikasi menurut lingkungan (Eisenberg et al., 2001).Peran keputusan komunikasi dalam organisasi dapat dianggap jauh lebih penting dan signifikan dari hanya mengkomunikasikan hasil dari setiap keputusan. Berdasarkan teori organisasi Niklas Luhmann (2003), keputusan komunikasi dapat dilihat sebagai kekuatan sekitar dari terbentuknya organisasi. Keputusan dikonfirmasi melalui keputusan komunikasi dan diubah untuk tempat baru untuk keputusan organisasi.Studi tentang pengambilan keputusan organisasi selama dekade terakhir telah banyak terfokus pada bagaimana keputusan harus dibuat. Teori sering mendiskusikan sebagai disengaja, tindakan konsekuensial pengambilan keputusan di mana solusi yang paling cocok dipilih dan diimplementasikan. Sedikitnya penelitian yang telah berfokus pada bagaimana untuk membahas pengambilan keputusan dari titik komunikatifnya pandangan. Organisasi sebagai sistem yang berorientasi pada tujuan (Simon, 1958) telah sebagian besar didasarkan pada pengambilan keputusan mereka untuk menemukan pola yang efekti pada kegiatan yang diarahkan pada tujuan. Literatur baru yang lebih ilmiah (Ashcraft et al, 2009;. Putnam & Nicotera, 2008; Wehmeier & Winkler, 2013) dalam studi organisasi, telah ditarik gagasannya bahwa bukan hanya keputusan, tetapi juga communication constitutes organization, sering disingkat CCO (Schoeneborn 2011).Kinerja dari sebuah organisasi adalah keputusan dan komunikasi. Tidak peduli seberapa besar strategi tersebut, hal itu tidak akan berhasil tanpa kedua elemen ini. Organisasi pengambilan keputusan didasarkan pada komunikasi (Cheney, Christensen, Zorn dan Ganesh, 2004). Banyak organisasi yang memperjuangkan pengambilan keputusan dan organisasi bahkan lebih memiliki kesulitan dengan komunikasi yang efektif. Tantangan organisasi tidak hanya membuat keputusan yang baik. Mereka harus menjalankan dan menerapkan agar semua berjalan dengan baik. Dinamika komunikasi yang tersembunyi di antara peristiwa komunikatif, organisasi sebagai sistem sosial menghasilkan baik masalah dan solusi fungsional menggunakan sumber daya mereka sendiri (Nassehi, 2005).

III. Theoritical FrameworkDasar keputusan komunikasi terletak di dalam teori tentang sistem sosial komunikasi yang dikemukakan oleh Niklas Luhmann. Ide yang mendasari Luhmann adalah bahwa sistem sosial sebagai organisasi yang berarti menciptakan sistem yang terdiri dari komunikasi (Andersen, 2003b), dan sistem sosial mengamati mereka secara bebas melalui komunikasi. Hal yang mendasar pada kejadian sosial di dalam sebuah organisasi dapat didefinisikan sebagai komunikasi. Luhmann menjelaskan bahwa sistem dari komunikasi sebagai autopoiesis, yang berarti sistem yang dapat menghasilkan atau menciptakan komponen nya sendiri. Semula diuraikan oleh Maturana (1981), sistem autopiesis memiliki struktur permanen dan mereka mampu untuk menyelesaikan keputusan yang mampu membuat mereka berfikir. Komunikasi digunakan oleh sistem sosial untuk menciptakan diri mereka sendiri dan berlangsung dalam sistem sosial itu sendiri. Sistem sosial membangun persepsi sendiri dari dirinya sendiri dan lingkungannya melalui komunikasi.

Luhmann (2005) menekankan bahwa keputusan komunikasi tidak diproduksi oleh manusia tetapi oleh sistem sosial, organisasi. Luhmann melihat keputusan sebagai elemen organisasi dan "perjanjian komunikasi", yang berarti berkomunikasi kemungkinan dari mereka sendiri. Luhmann (2005) juga mengungkapkan teori bahwa keputusan komunikasi adalah satu-satunya bentuk komunikasi yang memberikan kontribusi untuk autopoiesis dari organisasi.

Luhmann (2005) mengatakan bahwa keputusan komunikasi dalam organisasi selalu diintegrasikan ke dalam proses menghubungkan keputusan atau autopoiesis yang sebenarnya. Menurut nya, keputusan komunikasi dapat dilihat sebagai ketidakpastian penyerapan, awalnya diperkenalkan oleh Simon & Maret (1958).Dalam konsepnya tidak ada keputusan yang dapat bergantung pada informasi yang lengkap dan beberapa ketidakpastian yang selalu tertinggal. Ketidakpastian penyerapan terjadi antara koneksi dari keputusan. Semua informasi diubah menjadi pilihan satu alternatif dibanding dengan yang lainnya. Keputusan sekarang menyangga ketidakpastian dan keputusan komunikasi menginformasi alternatif yang dipilih dan ditolak (Seidl, 2005).Seidl (2005) membuat teori bahwa keputusan dianggap "lengkap" ketika keputusan yang selanjutnya terhubung. Analogi dari tindakan komunikasi yang berbeda dapat ditemukan: communication is completed once another communication connects to is by defining its meaning retrospectively.Keputusan komunikasi dalam organisasi adalah untuk mengamati keputusan melalu perspektif komunikasi (Andersen, 2003b). Dia berpendapat bahwa organisasi terbentuk di kelilingi keputusan komunikasi dan keputusan tidak dapat diubah melalui keputusan komunikasi dan berubah untuk bagian baru dari keputusan. Komunikasi dalam sistem sosial itu mustahil. Organisasi terdiri dari elemen yang terhubung secara terprosedur. Bukan sebagai aktor atau individu. Komunikasi hanya benar-benar komunikasi jika peristiwa komunikasi dipahami dan digunakan sebagai dasar untuk menghubungkan perilaku lebih jauh.Keputusan adalah elemen dasar dari organisasi dan organisasi hingga didefinisikan sebagai jaringan dari keputusan yang terhubung secara terprosedur. Organisasi hanya terdiri dari keputusan yang terpacu oleh keputusan lainnya. Tanpa hubungan ini tidak ada organisasi (Knudsen, 2005). Andersen (2003b) mengusulkan bahwa keputusan harus dilihat sebagai proses komunikasi yang menciptakan harapan sosial dan membagi mereka dan dunia untuk tetap dan membuka kemungkinan.Komunikasi, yang membahas harapan sosial, dapat dianggap sebagai keputusan komunikasi menurut argumen Andersen (2003b). Menurutnya, keputusan memenuhi harapan saat ini diantara para anggota organisasi, tetapi sama ketika mereka membuat sesuatu yang baru yang diharapkan dimasa mendatang. Saran mendasar dari kami adalah bahwa keefektifan keputusan komunikasi bisa dan harus diukur dengan seberapa baik harapan sosial ditujukan.

IV. Model Analisis

Konsep dalam Keputusan KomunikasiKeputusan komunikasi biasanya berisikan pesan dari pembuat keputusan. Pesan atau pilihan ini, seperti Luhmann menyebut nya, adalah kesatuan dari tiga pilihan: informasi, bentuk komunikasi dan pemahaman. Andersen (2003b) menafsirkan teori Luhmann ini, komunikasi adalah sebagai aliran pesan yang dipilih, yang dihubungkan secara retrospektif untuk komunikasi sebelumnya. Sebuah konsep modern dalam tujuan organisasi adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Hal ini diperlukan untuk mengembangkan pengambilan keputusan yang demokratis dan komunikasi. Hatch (2008) mengatakan tentang rasionalitas komunikatif organisasi. keputusan dapat dilihat sebagai bagian dari rasionalitas ini.Keputusan komunikasi adalah tentang pelaksanaan organisasi, menindaklajuti dan mendapat umpan balik bagaimana keputusan diterima dan apa efek yang telah mereka buat. Harrison & March (1988) mengatakan bahwa informasi pasca-putusan telah digunakan untuk memperjelas hasil dan nilai-nilai dari alternatif yang dipilih. Keputusan komunikasi secara tradisional dimaksud untuk berkomunikasi bagaimana kriteria keputusan terpenuhi atau puas. Tetapi dalam perspektif Luhmann (2003) dapat juga dianggap untuk digunakan dalam pengambilan keputusan terkait komunikasi, di mana ia memiliki peran yang signifikan. Misalnya, masalah pemindaian dari lingkungan, mengumpulkan informasi dan memperkenalkan alternatif. Hal ini dapat juga dianggap proses pemilihan alternatif terbaik. Jika komunikasi keputusan dianggap sebagai komunikasi terkait keputusan, seluruh proses pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai komunikasi keputusan.Luhmann (2005) memiliki ide dasar adalah bahwa organisasi memutuskan sendiri, yang dianggap sebagai keputusan. Hal ini berlaku untuk keputusan komunikasi juga. Organisasi sendiri menentukan berapa banyak kebutuhan komunikasi dalam setiap keputusan. Sebagai fakta, mereka juga memutuskan keputusan komunikasi dalam organisasi mereka. Sebagai gabungan organisasi itu sendiri harus memutuskan berapa banyak usaha mereka memberikan keputusan komunikasi untuk setiap proses pengambilan keputusan. Nassehi (2005) menyatakan bahwa hanya komunikasi dapat memahami apa yang telah dikomunikasikan. Ketika keputusan dipandang sebagai proses komunikasi, keputusan komunikasi diperlukan untuk memahami apa yang telah dikomunikasikan sebelumnya. Organisasi melanjutkan sendiri dengan menghubungkan keputusan dari keputusan sebelumnya. Luhmann (2005) juga menyatakan bahwa sifat keputusan komunikasi berubah saat waktu untuk membuat keputusan terjadi. Jika keputusan komunikasi dipandang sebagai komunikasi, yang mengarah ke keputusan, maka informasi pasca-putusan komunikasi keputusan berbeda dari komunikasi pra-putusan. Keputusan komunikasi menggunakan informasi tentang dunia dan lingkungan organisasi. Tetapi informasi yang berbeda yang digunakan dalam komunikasi keputusan selanjutnya.Peran Strategis dalam Keputusan KomunikasiPengambilan keputusan dalam organisasi didasarkan pada pengolahan informasi (Cheney et. Al, 2004). Tapi apakah keputusan memiliki nilai strategis bagi organisasi? Organisasi memiliki kebutuhan untuk memiliki informasi yang spesifik dan umpan balik. Tapi ini berarti bahwa organisasi harus bersedia dan mampu berkomunikasi secara efisien dan internal. Seperti White, Vane & Stafford (2010) melihat bahwa internal strategis komunikasi membawa manfaat tidak hanya untuk kepuasan dan produktivitas karyawan, tetapi juga manfaat upaya eksternal perusahaan.Peran keputusan komunikasi dapat dilihat dari sudut pandang strategis juga. Moorcroft (2003) melihat bahwa karyawan ingin tahu di mana organisasi sedang menuju dan apa tujuannya. Keputusan komunikasi dapat dianggap sebagai kekuatan, yang menciptakan buy-in untuk tujuan dan strategi organisasi.Menurut tradisi manajer dan anggota lain dari koalisi yang dominan memiliki dampak yang signifikan bagaimana keputusan telah dikomunikasikan dalam organisasi. Sebagai White et al. (2010) berpendapat, koalisi yang dominan terdiri dari kelas yang berbeda dari karyawan yang memiliki lebih banyak kekuatan dan pengaruh dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menggunakan kekuatan ini mereka juga dapat mempengaruhi komunikasi dan penerimaan tujuan organisasi.White et al. (2010) menemukan bahwa sumber yang paling penting dari komunikasi untuk publik organisasi adalah puncak organisasi. Hal ini berlaku untuk keputusan juga. Mendengar hasil dari manajemen puncak memberdayakan karyawan dan memberikan arti bahwa mereka menerima informasi lengkap tentang keputusan. March (1988) menekankan bahwa keputusan dapat lebih terdesentralisasi dan kualitas yang lebih baik ketika semua orang mengerti di mana perusahaan tersebut dipimpin. Keputusan komunikasi yang efektif bisa menawarkan lebih koherensi, sehingga setiap individu dan setiap bagian dari perusahaan akan lebih mampu mendorong menuju tujuan bersama yang jelas, dikomunikasikan dan dipahami oleh semua orang.Komunikasi dalam organisasi diperlukan untuk mengukur efektivitas keputusan (Hitt et al., 2006) juga. Terutama komunikasi ke atas dari bawahan ke atasan diperlukan untuk menerima umpan balik tentang bagaimana keputusan dibuat sebelum hal itu bekerja. Tampere (2010) melanjutkan bahwa keputusan juga menentukan bagaimana organisasi bersikap dan bertindak. Bersama-sama dengan identitas organisasi, keputusan dan hasil mereka memodifikasi reputasi organisasi. Ini sangat terkait dengan bagaimana organisasi melihat pentingnya dan tanggung jawab sebagai pengambil keputusan mereka. Holmstrom (2006) menunjukkan bahwa melalui keputusan, organisasi juga mempertanyakan identitas mereka, tanggung jawab dan peran mereka dalam masyarakat.Keputusan sebagai Media dan Wujud dari KomunikasiKeputusan itu sendiri adalah pesan dan dapat dianggap sebagai bentuk komunikasi. Andersen (2003b) mengusulkan keputusan itu adalah bentuk komunikasi untuk memperhitungkan harapan sosial anggota organisasi pada tiga tingkat yang berbeda. Harapan Temporal diarahkan ke masa depan, harapan faktual diarahkan pada organisasi, dan harapan sosial diarahkan pada partisipan dalam komunikasi. Dalam pengertian ini keputusan dapat dilihat mengatakan apa yang diharapkan bentuk tugas individu dan dari keputusan masa depan. Keputusan membuat harapan sosial untuk keputusan selanjutnya juga.Karena keputusan sendiri adalah komunikasi, mereka dapat dianggap juga sebagai media. Di dalam organisasi, karyawan cenderung untuk mengevaluasi saluran komunikasi yang berbeda (Putih et al., 2010). Keputusan selalu ada dalam kehidupan organisasi, tapi masalahnya adalah bahwa karyawan tidak mengakui keputusan sering seperti itu, dan mereka tidak berpikir tentang keputusan sebagai keputusan. Karyawan tidak selalu melihat atau memahami hubungan antara keputusan dan komunikasi. Ini berarti bahwa beberapa situasi dalam kehidupan organisasi, yang terhubung ke keputusan, perlu komunikasi strategis dan terencana, karena melalui komunikasi kita membangun konotasi dan makna. Dan di titik sentuh ini, peran internal (organisasi) komunikasi strategis timbul, dan peran humas sebagai inisiator keputusan komunikasi. Atau dengan kata lain, keputusan komunikasi adalah salah satu hubungan yang paling penting di internal yang umum (manajemen komunikasi) fungsi dalam kehidupan organisasi.White et al. (2010) menemukan, manajer sering mengabaikan arus informasi karena mereka menganggap bahwa semua orang sudah tahu. Mereka mungkin tidak menyadari kebutuhan untuk menyampaikan beberapa potongan informasi. Itulah sebabnya keputusan komunikasi terorganisir memiliki tempat dalam organisasi untuk memastikan bahwa karyawan menerima informasi yang diperlukan melalui saluran komunikasi. Informasi secara efisien dikomunikasikan untuk mencegah rumor, spekulasi dan ketidakpastian dalam organisasi dan untuk membuat lingkungan internal organisasi yang lebih stabil dan seimbang. Dan ini adalah asumsi untuk efektivitas organisasi.Komunikasi organisasi, serta keputusan organisasi, dapat membentuk beberapa media. Media ini dapat misalnya uang atau kekuasaan. Ketika media umum adalah uang, keputusan komunikasi berkomunikasi tentang keputusan "nilai terbaik untuk uang". Andersen (2003a) menyatakan bahwa keputusan tidak dapat dikomunikasikan kecuali dalam pencetakan dalam media simbolis umum.Permasalahan dan Keuntungan dalam Keputusan KomunikasiManfaat komunikasi internal adalah kepuasan karyawan menjadi lebih baik dan produktifitas. Moorcroft (2003) menemukan, keputusan komunikasi yang efektif dapat membuat buy-in untuk strategi organisasi, tujuan dan identitas. Ini dapat digunakan untuk menunjukkan bagaimana karyawan berkontribusi untuk mencapai visi dan misi organisasi.Agar membuat keputusan komunikasi yang efektif harus fokus pada mengkomunikasikan informasi dengan jumlah yang tepat. Menerima sejumlah besar informasi tidak sama dengan menerima informasi yang diinginkan. Hubungan antara informasi yang diinginkan dan diterima dalam komunikasi internal diupayakan dari kecukupan informasi (Rosenfeld, Richman & Mei, 2004).Williams & Clampitt (2007) menunjukkan bahwa keputusan komunikasi memiliki masalah juga. Mereka berpendapat bahwa ada 2 alasan umum ketidakgunaan keputusan koumnikasi: kegagalan untuk memperjelas tanggung jawab dan keinginan untuk memberikan informasi yang cepat setelah keputusan telah dibuat. Dalam kasus pertama, pengambil keputusan sering dipikir bahwa pekerjaan mereka adalah hanya untuk membuat keputusan, tidak berkomunikasi atau berpartisipasi dalam komunikasi. Mereka menganggap bahwa orang lain yang akan melaksanakan komunikasi tersebut. Williams & Clampitt (2007) mengingatkan bahwa banyak model pengambilan keputusan memberikan sedikit perhatian untuk keputusan komunikasi.Dalam beberapa kasus, komunikasi terjadi hanya sebagai pesan penting yang dibatasi dari keputusan. Sering hanya potongan terakhir dari informasi diberikan dalam bentuk hasil tanpa konteks. Fakta yang relevan, pilihan yang diberatkan, dan ketidakpastian seputar kesimpulan dan dengan cara mana keputusan itu dibuat, yang tersisa dari proses komunikasi.Hitt et al. (2006) menekankan, komunikasi yang efektif sangat penting untuk organisasi dalam menerapkan strategi dan keputusan harus ditafsirkan dalam komunikasi tertentu sebelum mereka dapat merubah menjadi tindakan (Huebner, Varey, & Wood, 2008). Ketika sebuah organisasi berkomunikasi secara efektif tentang keputusan, rumor dan gosip dapat dikelola lebih baik.

V. Hasil Analisa

Metodologi

Artikel ini didasarkan pada studi keputusan komunikasi dalam suatu organisasi. Sebuah penelitian metode campuran dilakukan pada bulan Oktober 2008 dan Februari 2009. Penelitian ini dilakukan dalam sebuah organisasi berbasis insinyur, departemen lokal teknologi dan layanan pemasok Metso Paper. Selama penelitian, perusahaan mempekerjakan lebih dari 12000 karyawan di seluruh dunia, dan 1900 karyawan lokal di Finlandia. Para peserta penelitian bekerja sebagai insinyur otomatisasi. Dalam pekerjaan sehari-hari karyawan dan manajer membuat misalnya akuntansi biaya untuk proyek-proyek dan berpartisipasi dalam memulai mesin kertas baru. Mereka berpartisipasi dalam proyek-proyek dalam skala besar, dari tawaran awal untuk tahap akhir dari memulai mesin kertas baru. Semua karyawan bertanggung jawab atas proses komunikasi internal yang terkait dalam pekerjaan mereka sendiri. Bidang tanggung jawab dan isu-isu kunci dalam proses kerja ini ada dalam hal pekerjaan yang dilakukan. Sebagian besar dari komunikasi sehari-hari terjadi pada tingkat individu melalui pertemuan dengan orang-orang, jadi penting bahwa pengetahuan dan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan dibagi dengan orang lain dan membuat keputusan secara aktif yang diakui oleh setiap karyawan. Supervisor memberikan informasi tentang prosedur kerja, memberikan arah dalam tugas-tugas tertentu, dan mengkomunikasi masalah yang berkaitan dengan lingkungan kerja.

Pertanyaan Penelitian dan Pengumpulan Data

Penelitian dan bagian data dari makalah ini membahas keputusan komunikasi dalam suatu organisasi berdasarkan kerja insinyur. Pengumpulan data berisi dari dua bagian yang berbeda: hasil dari wawancara dan survei. Tujuan asli dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menggali bagaimana pengambilan keputusan dan proses komunikasi dengan realisasi lingkungan kerja setiap hari antara manajer dan karyawan dalam organisasi tertentu. Pertanyaan penelitian adalah:

Bagaimana keputusan dikomunikasikan di departemen teknik otomatisasi Metso Paper?

Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana keputusan dan hasil mereka dikomunikasikan dalam organisasi agar dapat diteliti. Maksudnya adalah untuk mencari tahu apa saluran komunikasi utama dan informasi apa yang dikomunikasikan, serta bagaimana informasi dari keputusan dalam organisasi.

Hasil

Temuan pertama saat wawancara dengan manajer Metso Paper, menganggap keputusan biasanya berubah dalam kebijakan konsensual. Mereka menganggap keputusan untuk menjadi "sesuatu yang lebih besar" yang selalu menyertakan perubahan. Jadi keputusan biasanya dilihat sebagai perubahan. Mereka menemukan bahwa rutinitas normal sehari-hari, kebijakan atau keputusan yang ada yang telah dibuat sebelumnya, bukanlah keputusan.Manajer juga menemukan bahwa keputusan dapat menjadi informasi kolektif yang mengarah kepada sebuah keputusan lainnya. Mereka yang tidak yakin bagaimana untuk menentukan keputusan mengatakan bahwa keputusan adalah pekerjaan normal dan sesuatu yang menjadi bagian dari pekerjaan seorang supervisor. Di beberapa level, keputusan adalah bermain dengan aturan dan pedoman. Seorang pemimpin menemukan bahwa bertindak sesuai dengan norma-norma dan peraturan juga sebuah keputusan. Pemimpin yang lain tidak punya kata-kata untuk menggambarkan apa itu sebuah keputusan, tapi mengatakan bahwa ia merasa dan tahu ketika keputusan itu dibuat.

Keputusan Komunikasi untuk Karyawan

Hampir setiap manajer menemukan bahwa salah satu cara terbaik untuk menginformasikan karyawan tentang proses pengambilang keputusan yang sedang berlangsung adalah dengan menggunakan saluran komunikasi non-resmi dengan berpartisipasi dalam percakapan dengan minum kopi bersama saat istirahat. Percakapan ini dianggap memiliki sedikit masalah. Manajer merasa bahwa tidak setiap subjek atau keputusan detail tepat untuk didiskusi selama istirahat. Juga selama percakapan ini karyawan ingin mendapatkan beberapa informasi yang belum dipublikasikan.Manajer berpendapat bahwa kemampuan berkomunikasi yang bervariasi sangat banyak di antara karyawan dan sikap masing-masing karyawan terhadap keputusan mempengaruhi bagaimana keputusan itu diterima. Atasan mengatakan bahwa mereka ingin menjaga pikiran mereka untuk umpan balik negatif dan ingin membahas secara terbuka jika seseorang memiliki sesuatu yang negatif tentang proses pengambilan keputusan.

Keputusan Komunikasi untuk Manajer

Manajer menemukan bahwa mereka menerima dengan baik informasi dari keputusan yang dibuat oleh karyawan. Desainer proyek dan pemimpin proyek sering datang untuk berbicara dan berbagi informasi keputusan secara tatap muka. Email juga sering digunakan untuk berbagi informasi keputusam. Jika manajer ingin beberapa informasi tidak digunakan melalui saluran normal, ini disepakati sebelumnya dalam pertemuan.Wawancara mengungkapkan bahwa manajer tidak ingin memantau berlebihan karya pemimpin proyek dan karyawan. Mereka tidak perlu tahu setiap keputusan yang dibuat oleh anggota tim. Untuk mengetahui situasi proyek dan keputusan, manajer hanya mengandalkan database proyek.Manajer mengakui bahwa sangat umum bahwa karyawan datang untuk berbicara dan memberikan umpan balik ketika berjalan di antara karyawan atau di sekitar kedai kopi. Mereka juga menyatakan bahwa mereka menjaga pintu mereka terbuka setiap waktu, sehingga mereka tersedia untuk diskusi bersama.

Manajer sebagai Penghubung dan Pembuat Keputusan

Manajer menggunakan pertimbangan ketika membuat keputusan dan mereka menyatakan bahwa jika diperlukan, argumen untuk keputusan tertentu dapat ditemukan. Wawancara menunjukkan bahwa manajer tidak akan mulai menjelaskan keputusan mereka, karena semua pengambilan keputusan dalam organisasi ini didasarkan pada fakta-fakta. Jika mereka tidak memiliki informasi yang cukup untuk membuat keputusan, mereka akan mencarinya terlebih dahulu. Di sisi lain, mereka merasa bahwa pekerjaan manajerial akan lebih mudah jika strategi dari tingkat atas dikomunikasikan dengan lebih baik. Manajer menyatakan bahwa atasan memainkan bagian penting dalam organisasi nya dan orang-orang yang "hidup" dalam strategi untuk tingkat yang lebih rendah dan karyawan. Manajer merasa peran mereka sebagai penghubung dan pembuat keputusan adalah untuk mengambil pengambilan keputusan ke arah yang lebih mudah dan membantu pengambilan keputusan lebih lanjut dari karyawan. Wawancara menunjukkan bahwa karyawan lebih bersedia untuk berbicara tentang keputusan dan mendiskusikannya ketika mereka merasa bahwa mereka didengar oleh atasan. Hal ini juga membantu komitmen untuk keputusan yang sebelumnya dibuat.

Informasi yang Dibutuhkan dan Diterima tentang Keputusan

Salah satu pertanyaan yang paling penting adalah pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan dan yang diterima. Dalam pertanyaan-pertanyaan ini, responden memperkirakan berapa banyak informasi yang mereka ingin tentang tema keputusan tertentu dan berapa banyak mereka menerimanya. Ini disebut kesenjangan informasi.Kesenjangan diukur dengan menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut: seberapa sering Anda mendapatkan informasi tentang hal-hal berikut dan seberapa sering Anda ingin memiliki informasi tentang hal-hal berikut ini? Pada skala 1 sampai 5: satu adalah 'tidak pernah', dan lima berdiri untuk 'sangat sering'.

Decision information N Needed information Received information Gap

Changes in work 36 4.08 3.22 0.86

Technical things 36 4.14 3.31 0.83

Education possibilities 36 3.81 3.11 0.70

Personnel of department 36 3.53 3.19 0.41

Running projects 36 3.83 3.42 0.39

Traveling 36 3.28 2.97 0.31

Metso as a company 36 3.39 3.14 0.25

Timetables 36 3.72 3.53 0.19

Working hours 36 3.28 3.17 0.11

Departments finance 36 3.28 3.36 -0.08

Tabel 1. Perbedaan antara informasi yang diinginkan dan diterima oleh keputusan.

Perbedaan antara dua pertanyaan dianalisis dengan mengurangi informasi yang diterima dari informasi yang diinginkan. Seperti tabel 1, kesenjangan adalah yang terbesar di informasi tentang keputusan yang terkait dengan perubahan dalam pekerjaan sehari-hari. Kesenjangan itu sebesar0,86 dan itu cukup luar biasa. Rata-rata untuk informasi yang diinginkan adalah 4,08. Kesenjangan informasi tentang keputusan yang berkaitan dengan hal-hal teknis dan kemungkinan pendidikan juga signifikan.Kesenjangan yang pertama adalah 0,83 dan di kedua 0.70. Rerata informasi yang berkaitan dengan hal-hal teknis yang tinggi, 4.14. Kesenjangan informasi tentang keputusan personil adalah 0,41. Perjalanan adalah salah satu bagian dari pekerjaan di organisasi penelitian. Kesenjangan dalam pertanyaan ini adalah 0,31. Kesenjangan antara informasi yang diinginkan dan yang diterima sekitar berjalannya proyek adalah 0,39.Kesenjangan yang kurang signifikan adalah kesenjangan informasi tentang keputusan yang terkait dengan Metso sebagai perusahaan, jadwal dan jam kerja. Kesenjangan dalam rangka adalah 0,25, 0,19 dan 0,11.Hal ini penting untuk melihat bahwa ada satu tema di mana kesenjangan negatif, dengan kata lain karyawan menerima informasi lebih dari yang mereka butuhkan. Kesenjangan dalam hal keuangan departemen adalah -0,08.Pertanyaan ini melihat berapa banyak informasi tentang keputusan mengalir ke karyawan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa informasi lebih lanjut tentang keputusan yang diperlukan. Terutama tema di mana kesenjangan besar harus ditangani. Dalam sembilan bidang dari sepuluh, jumlah informasi tentang keputusan tidak menutupi kebutuhan. Dalam hal komunikasi, situasi yang serius di mana kesenjangan lebih dari 0,50. Dua responden mengomentari pertanyaan dengan komentar terbuka. Salah satu dari mereka merasa bahwa informasi yang benar dari tujuan manajemen harus selalu diberikan. Sekarang informasi yang didapat lebih atau kurang non-spesifik. Responden lain menemukan bahwa kemungkinan untuk mempengaruhi keputusan yang terlalu rendah. Sekarang informasi datang ketika keputusan sudah dibuat.

VI. KESIMPULAN

Dalam pengambilan keputusan, informasi dan komunikasi antara atasan dan bawahan sangatlah penting. Seringkali tidak adanya informasi dan komunikasi yang jelas, terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan yang berujung kepada kesalahan langkah kedepan dan pemgambilan keputusan selanjutnya dalam sebuah organisasi. Pengambilan keputusan dengan menggunakan informasi dan komunikasi yang benar antara manajer dan karyawan akan menghasilkan tujuan yang akan searah dengan visi dan misi organisasi.

VII. Referensi Andersen, N. (2003a). Polyphonic organization. In T. Bakken and T. Hernes (eds)., Autopoietic Organization Theory: Drawing on Niklas Luhmanns Social Systems Perspective, (151-182). Oslo: Copenhagen Business School Press.

Andersen, N. (2003b). The undecidability of decision. In T. Bakken and T. Hernes (eds)., Autopoietic Organization Theory: Drawing on Niklas Luhmanns Social Systems Perspective, (235-258). Oslo: Copenhagen Business School PressLuhmann, N. (2003). Organization. In T. Bakken and T. Hernes (eds)., Autopoietic organization theory: Drawing on Niklas Luhmanns social systems perspective, 31-52. Oslo: Copenhagen Business School Press.

Luhmann, N. (2005). The paradox of decision making. In Seidl, D. & Becker, K. (Eds.), Niklas Luhmann and organization studies. Malm: Copenhagen Business School Press.