Desain OrganisasiDesain Organisasi

Dayana Florencia (14.D1.0010)Maretta Edgina Damayanti (14.D1.0021)

Candrika Awinda Glory (14.D1.0022)Frederica Audrey (14.D1.0032)Cindy Krestanto (14.D1.067)

Pengertian Desain Organisasi

Hodge & Anthony (1988)

menyatakan bahwa terdapat 2

pengertian mengenai desain

organisasi

Desain Organisasi adalah suatu proses

menentukan/menciptakan organisasi, seperti

halnya seorang arsitek membangun sebuah

gedung

Desain Organisasi adalah hasil dari

suatu proses penciptaan

Dari dua pengertian

tersebut, tampak bahwa bentuk

desain organisasi akan berpengaruh

pada bentuk karakteristik

organisasi tersebut secara umum.

Desain Organisasi = Struktur?Mintzberg (1993) menyatakan bahwa

yang dimaksud dengan desain termasuk di dalamnya besar suatu

unit, pengelompokkan, sistem perencanaan dan pengawasan, formalisasi perilaku, serta gaya

pengambilan keputusan

Desain organisasi membahas

konsep yang lebih luas dari

struktur. Struktur berada di dalam desain.

Desain adalah kombinasi

pembahasan struktur dan

prosedur

Elemen-elemen Umum dalam Organisasi

The operating care ( unit pelaksana )Pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa.

The strategic apex ( pimpinan puncak )Diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu.

The middle line ( pimpinan menengah )Para manajer yang menjadi penghubung antara pelaksana dengan pimpinan puncak.The technostructure ( fungsional )Para analisis yang bertanggung jawab dengan memberikan standardisasi tertentu dalam organisasi.

The support staff ( staf dalam organisasi )Orang-orang yang mengisi unit staf yang memberi dukungan pada organisasi.

Elemen-elemen Umum dalam Organisasi

Organisasi Mekanistik dan Organik• adanya tingkat formalisasi yang tinggi• tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau

pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting

• ada span of control yang lebar• komunikasi yang bersifat vertikal dan

tertulis.

MEKANISTIK

ORGANIK

• Terdapat tingkat formalisasi yang rendah• Terdapat tingkat sentralisasi yang rendah,

serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan.

• Selain itu terdapat span of control yang sempit

• adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

Karakteristik Struktur Mekanistik dan Organik

KARAKTERISTIK STRUKTUR MEKANISTIK STRUKTUR ORGANIK

Sifat umum • Sukar bereaksi dengan hal-hal baru

• Kompleksitas tinggi

Fleksibel, luwes, dan mudah menyesuaikan diri

Sifat struktur organisasi Memiliki jenjang hierarki Jaringan komunikasi berdasarkan minat

Interaksi dan komunikasi Komunikasi vertikal dan formal

• Desentralisasi• Penekanan pada

komunikasi lateralPengambilan keputusan Sentralisasi Penekanan pada unsur

keahlian dan pengetahuan, bukan pada otoritas

Jenis pemberian tanggung jawab

Tugas-tugas rutin Tanggung jawab tidak berdasarkan deskripsi tugas yang kaku

Karakteristik Struktur Mekanistik dan Organik

KARAKTERISTIK STRUKTUR MEKANISTIK

STRUKTUR ORGANIK

Instruksi tugas dan arahan

Dari pimpinan atau atasan

Melalui pemberian informasi dan saran

Sumber pengetahuan dan informasi

Terkonsentrasi tingkatan atas

Merata

Hubungan keanggotaan dengan organisasi

Menuntut loyalitas dan kepatuhan

Komitmen pada tugas dan pengembangan

Penekanan orientasi Penekanan pada perilaku yang terprogram

Penekanan pada tukar informasi, tidak ada pemberian tugas

Menurut Mintzberg (1993), terdapat 6 mekanisme dasar dalam melakukan

koordinasi

Penyesuaian mutual (Mutual adjustment)

Supervisi langsung (Direct supervision)

Standarisasi proses kerja (Standardization of work process)

Standarisasi keluaran (Standardization of work outputs)

Standarisasi keterampilan pekerja (Standardization of worker skills)

Standarisasi norma (Standardization of norms)

• Adalah salah satu cara dalam melakukan koordinasi kerja yaitu dengan cara proses komunikasi informal yang sederhana. sehingga dengan koordinasi cara ini pengawasan dari suatu tugas akan terdapat pada tangan pekerja.

• Biasanya digunakan untuk organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasi yang sangat kompleks.

Penyesuaian mutual (Mutual adjustment)

• Merupakan salah satu cara dalam melakukan koordinasi dengan menempatkan seseorang untuk bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain.

• Seseorang yang ditunjuk tersebut memberikan instruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya.

Supervisi langsung (Direct supervision)

• Yaitu penyeragaman mengenai bagaimana cara seseorang melakukan/melaksanakan tugas - tugasnya.

• Misalnya, pekerja assembly line memiliki proses kerja yang terspesifik, sehingga pekerja/operator tidak memiliki peluang untuk mengimprovisasikan pekerjaannya.

Standarisasi proses kerja (Standardization of work process)

• Adalah suatu mekanisme koordinasi dengan cara melakukan standarisasi dan spesialisasi hasil kerja/ kinerjanya.

• Misalnya, seorang pengrajin diminta untuk membuat sebuat format lukisan ukuran tertentu, dan telah diberitahu cara dan proses membuatnya.

Standarisasi keluaran (Standardization of work outputs)

• Merupakan suatu mekanisme koordinasi dengan cara jenis training/pengetahuan/keterampilan yang diperlukan untuk mengerjakan suatu tugas telah dispesifikasikan. Hal ini individu akan belajar bagaimana cara berkoordinasi sebelum mereka melaksakanan tugas - tugasnya.

• Misalnya lulusan psikologi, ekonomi S2

Standarisasi keterampilan pekerja (Standardization of worker skills)

• Adalah adanya suatu kepercayaan bersama yang dimiliki oleh para pekerja sehingga dapat tercapai koordinasi berdasarkan hal tersebut.

Standarisasi norma (Standardization of norms)

Jenis-jenis Mekanisme Koordinasi

Mekanisme Koordinasi & Hubungan antara Birokrasi dengan Desentralisasi

Semakin tinggi desentralisasi mekanisme koordinasi yang digunakan adalah lebih berdasarkan pada hubungan baik yang tertuang dalam penyesuaian

mutual. Sedangkan bila baik desentralisasi birokrasi rendah, maka mekanisme koordinasi yang digunakan adalah supervisi langsung. Disisi lain, standarisasi proses kerja dilakukan pada kondisi dimana organisasi memiliki

birokrasi yang tinggi

Jenis Pengambilan Keputusan

Tipe Pengambil

an Keputusan

Desentralisasi

SentralisasiProses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas ke tingkat yang lebih tinggi dari hirarki

organisasi.

Proses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas untuk tingkat yang lebih rendah dari hirarki

organisasi.

SentralisasiProses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas ke tingkat yang lebih tinggi dari hirarki

organisasi.

Kelebihan :•Lebih mudah untuk mengkoordinasikan•Pengambilan keputusan lebih cepat dan mudah •Pertukaran dapat dilakukan dengan mudah •Jaminan terbentuknya sistem yang holistik dan koheren di seluruh tataran organisasi karena sifatnya yang standar dan terpusat

Sentralisasi

Kekurangan :•Manajer lokal cenderung jauh lebih dekat dengan kebutuhan pelanggan•Kurangnya otoritas turun hirarki mungkin mengurangi motivasi manajer.•Layanan pelanggan tidak fleksibel •Terbatas kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.•Biaya relatif mahal karena biasanya akan mengarah pada satu standar tertentu

Kelebihan :•Dapat meningkatkan motivasi staff•Keputusan yang dibuat lebih dekat dengan pelanggan•Cara yang baik untuk melatih dan mengembangkan manajemen junior•Penghematan biaya karena tidak semua unit yang memerlukan komputasi membutuhkan perangkat komputer dengan spesifikasi yang sama

Kekurangan :•Pengambilan keputusan tidak selalu strategis•Memungkinkan kekacauan kontrol terhadap sistem komputer•Kurangnya pengawasan dan pengendalian•Keamanan dan berbagi informasi harus diverifikasi (norma, indeksasi, dll)

Desentralisasi

Bentuk Sentralisasi dan Desentralisasi

Vertikal

Terbatas

Selektif

Horizontal

Terbentuknya Desain Organisasi

Masing-masing elemen berusaha mempengaruhi

organisasi dengan caranya masing-masing yang pada

akhirnya akan dapat menjadi acuan pembuatan

suatu desain organisasi

Struktur SederhanaCiri-ciri :•Tidak rumit•Kompleksitas rendah•Sedikit formalisasi•Disentralisasi

Penggunaan :•Organisasi yang masih kecil / tahap pengembangan•Lingkungan organisasi sederhana dan dinamis•Organisasi yang menghadapi serangan / krisis•Manajer senior menjadi pemilik•Eksekutif senior inging menyimpan kekuasaan / memiliki kekuasaan yang dilimpahkan ke bawahannya

Struktur SederhanaKelebihan :•Sederhana•Struktur cepat•Fleksibel dan membutuhkan sedikit biaya untuk pemeliharaannya•Tidak terdapat lapisan dari struktur yang rumit•Pertanggungjawabannya jelas•Ketidakpastian tujuan minimal•Mudah melihat pekerjaan seorang karyawan

Kelemahan :•Penggunaannya terbatas•Pada besaran organisasi yang bertambah maka struktur tidak dapat memenuhi kebutuhan•Konsentrasi kekuatan hanya pada seseorang•Rawan penyalahgunaan kewenangan•Paling beresiko karena hanya bergantung pada satu individu

Contoh Struktur Sederhana

Birokrasi MesinCiri-ciri :•Memiliki konsep utama Standarisasi•Peraturan sangat diformalisasi, meresap disetiap struktur•Tugas dikelompokkan ke departemen fungsional•Sentralisasi kewenangan•Pengambilan keputusan dengan rantai komando•Struktur administrasi rumit•Perbedaan tajam aktivitas staf dan lini

Penggunaan :•Organisasi besar•Lingkungan stabil dan sederhana•Teknologi berupa pekerjaan rutin yang bisa distandarisasi

Birokrasi MesinKelebihan :•Menghasilkan efisiensi•Karena tercipta economis of scale, minimalisasi duplikasi personalia dan alat, “bahasa sama” dalam pekerjaan•Standarisasi memudahkan operasionalisasi sehingga biaya opesional lebih murah

Kekurangan :•Spesialisasi menimbulkan konflik antar unit sehingga bisa terjadi tujuan fungsional unit mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi•Perhatian lebih banyak ke peraturan, bila ada masalah yang tidak secara tepat sesuai peraturan maka tidak ada tempat untuk modifikasi

Contoh Struktur Mesin

Birokrasi ProfesionalCiri-ciri :•Organisasi dengan konfigurasi tenaga spesialis yang terlatih di operating core•Gabungan standarisasi dan desentralisasi•Spesialisasi yang didasarkan kemampuan individu bukan pembagian kerja

Penggunaan :•Organisasi besar•Lingkungan stabil & kompleks•Teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisme•Operating core –nya adalah profesional terampil

Birokrasi ProfesionalKelebihan :•Operating core, karena desain ini punya kemampuan kritis yang diberikan secara desentralisasi untuk menerapkan keahliannya•Tugas yang terspesialisasi dengan sangat terlatih, efisien

Kekurangan :• Cenderung timbul konflik antar unit, berbagai profesional mengejar tujuan sempit masing-masing•Para profesional kompulsif dalam tekadnya mengikuti aturan (yang dibuat mereka sendiri)

Contoh Struktur Profesional

DivisionalCiri-ciri :•Kekuasaan terletak di manajemen tengah•Divisi berdiri sendiri•Manager divisi bertanggung jawab atas prestasi dan berwenang penuh pada pengambilan keputusan strategis dan operasional•Divisi mewakili sekelompok perusahaan kecil yang didesain dengan birokrasi mesin

Penggunaan :•Ada keanekaragaman produk dan pasar•Organisasi punya strategi diversifikasi menjadi organisasi multiproduk / multi pasar•Peningkatan besaran organisasi

DivisionalKelebihan :•Memfokuskan diri pada hasil dibanding hanya pada birokrasi mesin•Fokus ke masalah jangka panjang•Desain ini baik untuk litbang manager umum•Terciptanya bisnis yang berdiri sendiri dalam sebuah bisnis

Kekurangan :•Duplikasi kegiatan dan sumberdaya•Kecenderungan dari bentuk divisional tersebut yang dapat mendorong terjadinya konflik

Contoh Divisional

Komite AdhocCiri-ciri :• Diferensiasi horisontal tinggi dan vertical rendah•Formalisasi rendah•Desentralisasi, fleksibilitas dan daya tanggap tinggi

Penggunaan :•Strategi keanekaragaman•Teknologi non rutin memerlukan •Lingkungan dinamis dan kompleks.•Tahap permulaan daur hidup organisasi

Komite AdhocKelebihan :•Cepat tanggap terhadap perubahan, inovasi dan memungkinkan koordinasi dari berbagai spesialisasi•Tim dapat ditukar, dan bergantung dari sifat dan kompleksitas dari tugas tersebut, kelompok tersebut dapat dibagi kedalam sub-unit, masing-masing bertanggung jawab atas berbagai faset dari pekerjaan yang harus diselesaikan.

Kekurangan :•Potensial konflik•Menciptakan tekanan sosial dan ketegangan psikologis•Tidak efisien

Contoh Struktur Komite Adhoc

Karakteristik Dasar Desain OrganisasiNo Desain Organisasi Mekanisme Organisasi Pemegang Pesan Tipe Pengambilan

KeputusanA Desain Dasar

1. Struktur Sederhana Supervisi Langsung Manajemen Puncak

Sentralisasi-Vertikal-horizontal

2. Birokrasi Mesin Standarisasi Proses Kerja

Teknostruktur Desentralisasi- Horizontal terbatas

3. Birokrasi Profesional Standarisasi Keterampilan

(staf pelaksana) Desentralisasi-Vertikal-horizontal

4. Divisional Standarisasi Keluaran Manajemen Madya

Desentralisasi- Vertikal yang terbatas

5. Komite Adhoc Penyesuaian Timbal Balik

Staf Pendukung Desentralisasi Selektif

B Desain Lain

6. Organisasi Nirlaba/Sosial Standarisasi Norma Ideologi Desentralisasi

7. Organisasi Politik Bervariasi Bervariasi Bervariasi