TEMA 4 OEE

C.F.G.S.2ºASISTENCIAALADIRECCIÓNTema4:Coordinacióndeactuacionesenelequipodetrabajo

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TEMA4:COORDINACIÓNDEACTUACIONESENELEQUIPODE

TRABAJO

Unequipoesungrupodepersonasorganizadas,quetrabajanjuntasparalograrunameta.

ÍNDICE:

1. Conducciónydireccióndeequiposdetrabajo.1.1. Fasesdecreaciónymaduracióndeequipos.1.2. Habilidadescomunicativasparaequiposdetrabajo.1.3. Técnicasdedinamizacióndelgrupos.

2. Gestióndeltiempo:clavesparaoptimizareltiempodetrabajo

2.1.Ladronesdeltiempo.

3. Planificación.Organización.Realización.Seguimientoyvaloración.Propuestasdemejora.3.1. Lasreuniones.Clasificación.3.2. Etapasdelasreuniones.3.3. Losparticipantesenlasreuniones.3.4. Psicologíadelosasistentesaunareunión.3.5. Convocatoriasyactas.

4. Agendas.


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1. CONDUCCIÓNYDIRECCIÓNDEEQUIPOSDETRABAJO.

TrabajoindividualTrabajoenequipo


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Alcanzarestasinergiaeselobjetivofundamentaldelosequiposdetrabajo.No pueden implantarse mediante una orden ni aparece por sí sola. Solamenteaparece cuando al interés por el resultado del equipo se suma la confianza y elapoyomutuodesusmiembros. ¿Quéhaceaunequipodiferenteaungrupo?¿Setieneunequiposolamenteporqueungrupodepersonastrabajanjuntasparaconseguiralgo?Haygruposdetrabajoqueno son en realidad equipos (y tal veznonecesiten serlo)porquenoposeenunametacomún,relacionesduraderasounanecesidaddetrabajardeunmodo integrado. Por ejemplo, los grupos “ad hoc” (creados para un solo fin),puedenser formadospara trabajarenunasola reunión,oenproyectosde cortaduración. Tales grupos no reflejan las características típicamente atribuidas a losequipos.Paraqueungrupodepersonasseaconsideradounequipoesprecisoquesetengaunobjetivocomún.Yquesepretendaelalcancedelametacooperandoyayudándosemutuamente.Nohayequiposinmetacompartida. ¿Cuálessonlasventajasdetrabajarenequipo?

• Másmotivación.Losequipossatisfacennecesidadesderangosuperior.Losmiembros de un equipo de trabajo tienen la oportunidad de aplicar susconocimientosycompetenciasyserreconocidosporello,desarrollandounsentimientodeautoeficaciaypertenenciaalgrupo.

• Mayor compromiso. Participar en el análisis y toma de decisiones

comprometeconlasmetasdelequipoylosobjetivosorganizacionales.


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• Másideas.Elefectosinérgicoqueseproducecuandolaspersonastrabajan

juntas tiene como resultado la producción de unmayor número de ideasquecuandounapersonatrabajaensolitario.

• Más creatividad. La creatividad es estimulada con la combinación de los

esfuerzosdelosindividuos,loqueayudaagenerarnuevoscaminosparaelpensamientoylareflexiónsobrelosproblemas,procesosysistemas.

• Mejoralacomunicación.Compartirideasypuntosdevistaconotros,enun

entorno que estimula la comunicación abierta y positiva, contribuye amejorarelfuncionamientodelaorganización.

• Mejoresresultados.Cuandolaspersonastrabajanenequipo,esindiscutible

quesemejoranlosresultados.Dinámicadelvaso


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1.1.Fasesdecreaciónymaduracióndeequipos: Trabajar en equipo no es fácil. Tampoco lo es dirigirlo. Un elementofundamental es el conocimiento de las fases por las que atraviesa un equipo detrabajo. Hace varias décadas, investigadores y expertos en dinámica de gruposdescribieronyexplicaroncómosedesarrollanymaduranlosgrupos.

1.Etapade formación:Laspersonasaúnnoseconocen, lameta común no está clara y los individuos aún no tienen el sentimiento depermanencia.Estána laexpectativa,predominala inseguridad, ladesorientación,lacautelaylaobservación.Elrendimientoserábajo.

2.Etapadeconflicto:Surgenconflictosderivadosdelamanerade percibir individualmente el trabajo. Comienzan a compararse los resultadosobtenidos por el grupo con las expectativas individuales de cada uno de loscomponentes.Puedenaparecerestadosdedescontentoqueprovoquenquealgúnmiembroseaísleosearechazadoporelresto.Comienzanasurgirlasalianzas.Elrendimientoaúnesbajo.

3.Fasederesoluciónodeconfianza:Comienzaasurgirunsentimiento de cohesión. Las personas se van conociendo y aceptando susrespectivas fortalezas y debilidades. El grupo empieza a mantenerse unido. Losresultadoscomienzanasersatisfactoriosyelrendimientoalto.

4. Fase de producción o desarrollo: El grupo comienza a serautónomo y productivo. Los objetivos ymeta común están claros. Los conflictosinterpersonalessesabenmanejarynormalmente losmiembrosestánsatisfechosdesupertenenciaalgrupo.Sehallegadoaunamadurezpersonalyprofesional.Elrendimientocomienzaasermuyalto.


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5. Fase de terminación: Se produce cuando se hanconseguido los objetivos o incluso por la separación física de losmiembros delgrupo. La preocupación se centra en los logros alcanzados y en la próximadisolución del grupo, lo que suele generar una sensación de pérdida entre susmiembros.


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1.2. Habilidadescomunicativasparaequiposdetrabajo.


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1.3. Técnicasdedinamizacióndegrupos: Conjuntodemediosqueayudanaestructurarelgrupoyfundamentansufuncionamiento. Losobjetivosdeestastécnicasson:

• Crearconfianzaylograrunbuenclimadeinterrelacionesentrelosmiembrosdelgrupo(equilibriosocio-emocional).

• Establecerlacooperación,haciendosaberalosmiembrosdelgrupoelvalordeltrabajoenequipo.

• Lograrmayorproductividadenellogrodelosobjetivospropuestos.• Estructurar,organizaryrealizarlastareas,tomardecisiones,...• Motivaralatarea,einteresaralgrupoeneltrabajoquehanderealizar.• Resolversituacionesdeconflicto,planteandocríticasconstructivas

respectoalproblemayaportandosoluciones.• Evaluarlamarchadelgrupo,situacionesotemasdesarrollados.

Algunastécnicasdedirecciónydinamizacióndegrupos:

ü Tormenta de ideas obrainstorming: En un grupo pequeño, todoslos miembros exponen sugerencias/ideas ante una situaciónpropuesta.Nohaycríticasanteningunaidea.Todosseleccionanlasaportaciones que más llamaron su atención, mas importantes orelevantes.

ü Dramatizaciónorole-playing:Eldesempeñoderolesconsisteenla

representación de una situación o un hecho real en el que losparticipantesasumenunosrolesenconcretoconelobjetivodequepuedasercomprendidaporelgrupoyasimiladadichasituación.

ü Phillips6/6:Estatécnicatambiénseplanteaunproblema/situación

ante el grupo. Posteriormente, se divide este en grupos de 6personasydurante6minutostienenquediscutirsobreesetemaquese ha expuesto previamente. Un portavoz de cada grupo expondrálasconclusionesalasquehallegadosugrupo.Finalmente,llegamosalasconclusionesgeneralesdetodoelgrupo.

ü Estudiode casos:Consisteen la investigación,análisisybúsqueda

desolucionesauncasoo“situaciónreal”,medianteladiscusiónyeldiálogo.Losmiembrosdelgrupoestudianelcasoindividualmenteycomentanalgrupolasposiblessoluciones.Finalmenteelgrupodebeextraerlasconclusionesmásrealistasdelcaso,quesepuedanaplicarensituacionesanálogas.Dinámicafarmacia.

ü Técnicade la cebolla:Consisteendividirelgrupoencapas,como

unacebolla.Lapartecentralexponesusopinionessobreuntemayluegolascapassucesivasvanpuntualizandolasideasquehansalidoyrealizandoaportacionesparaaumentareltrabajoeneltema.


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ü Foto-palabra: Se trata de trabajar con un grupo, a partir de lasreflexiones y sentimientos que suscitan determinadas fotografías.Las fotografíassonescogidaspersonalmenteporcadamiembrodelgrupo, que deberá explicar a los demás las razones de su elección.Los propósitos de esta técnica son diversos: Confrontar puntos devista,prepararunadiscusiónocomotécnicadeconocimientoentrelosmiembrosdelgrupo.

Dinámica¿aquiénhayqueconvencer?Iraldocumento

ü Otrastécnicas: * Pequeño grupo de discusión: (entre 5-12 personas): útilpara tomar decisiones, resolver problemas, motivar al grupo o adquiririnformaciónsobreuntema. *Diálogossimultáneos:losparticipantesdialoganporparejas,simultáneamentedurante10ó12minutossobreuntemaoproblema.Sirveparaobtenerinformacióndetodoelgrupoypermitelainteraccióndelosmiembrosdelmismo. *Métododeproyectos:ungrupode trabajo,nosuperiora6personasdiseñanunproyectoreferidoaunahipotéticasituaciónenelfuturo. * Entrevista pública: un experto es interrogado por unmiembrodel grupo sobre un tema establecido, lo cual permite al grupo obtenerinformaciónquedesconocía.TRABAJOINDIVIDUAL:CADAUNOVAAELEGIRUNAFOTOOIMAGENQUEPARAÉLREPRESENTELOQUELLEVAMOSVISTOHASTAAHORAENELTEMA.

2. GESTIÓNDELTIEMPO:CLAVESPARAOPTIMIZARELTIEMPODETRABAJO.

Optimizarquiere decirbuscar mejores resultados, más eficacia o mayoreficienciaeneldesempeñodealgunatarea.

https://www.youtube.com/watch?v=dcqcwac7g58

Diferenciaentreeficazyeficiente:Avecessesueleconfundirlaeficienciaconeficaciayselesdaelmismosignificado;ylarealidadesqueexisteunagrandiferenciaentresereficienteysereficazcomoloexplicaremosacontinuación

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en unproyectoyloslogrosconseguidosconelmismo.Seentiendequelaeficienciasedacuandoseutilizanmenosrecursosparalograrunmismoobjetivo.Oalcontrario,cuandoselogranmásobjetivosconlosmismosomenosrecursos.

La multitarea y el manejo del tiempo son habilidades claves para un asistente ejecutivo, ya que puede ser llamado a desempeñar varias funciones en el mismo período de tiempo. Un asistente ejecutivo debe tener experiencia administrativa y conocimiento de los procedimientos administrativos, tales como la gestión de los recursos humanos y la coordinación de recursos. Otras capacidades incluyen servicio al cliente, comprensión y comunicación efectivas en lectura y escritura y resolución de problemas.


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Porejemplo:seeseficientecuandoen12horasdetrabajosehacen100unidadesdeun determinado producto. Ahora, semejora la eficiencia si esas 100unidades se hacen ensólo10horas.Oseaumentaaeficienciasien10horassehacen120unidades.Aquívemosquesehaceunusoeficientedeunrecurso(tiempo),yselograunobjetivo(hacer100o120productos)

Respecto a la eficacia podemos definirla como el nivel de consecución de metas yobjetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nosproponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lologramos.Fuimoseficacesporcuantoalcanzamoslameta,logramosloquenospropusimos.

Laeficaciadifieredelaeficienciaenelsentidoquelaeficienciahacereferenciaenlamejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidadpara alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de losrecursos,esdecir,noimportasifuimoseficientesenelprocesollevadoacaboparaalcanzarelobjetivo.

Así,perfectamenteesposiblesereficientessinsereficacesypodemossereficacessinsereficientes.Loidealseríasereficacesyalavezsereficientes.

Lacapacidaddegestionarbieneltiempoesunahabilidadquelasempresasvaloran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora laproductividadylacompetitividaddelaorganización. Unprofesionalpolivalentequeejecutemuchastareasenpocotiemposiempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fácil. El primer paso paralograrloconsisteenreflexionarsobrecuálesnuestramisiónenlaempresayquéobjetivosdebemoscumplirenella. Elsiguienteesanalizar las tareas concretasquehabremosde llevar acabo para lograr esos objetivosy decidir cuáles nos corresponde ejecutardirectamente y cuáles podemos delegar o debemos traspasar a otrosdepartamentos pues no son de nuestra competencia, aunque por algún motivoalguiennoslashaasignado.

Unodelosfactoresatenerencuentaalahoradeestablecerlaimportanciade las tareasennuestraplanificación,es la importanciade lasmismas.Paraello,antesdebemossaberladiferenciaentreimportanteyurgente. Importante:“aquello trascendental que no se puede ignorar y determinaquedebesertenidoencuentasinpoderignorarlo”.


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Urgente:“aquello trascendental que determina que debe ser tenido encuentademaneraprioritaria”. Loimportanteseconvierteenurgentesilovemosaplazadoeneltiempo,esporello,quesepuederealizarunamatrizdeltiempo:

Ahora bien,lo urgenteestá asociado a la tarea que requiere“supuestamente”muestra atención inmediata, digo supuestamenteyaquepor logeneral,lourgenteesloquenofueplanificadoynecesitaserresueltoenelcortoplazo, o simplemente dicha tarea no le corresponde y por ende está fallando ladelegación. Lo importanteestá asociado con la planificación, está estrechamenterelacionado con la Visión yMisión de la organización, por ende, requiere de undiseño,deunaproyeccióneneltiempoyconellaunaplanificacióndeactividades. Sidescuidamosloimportante,fácilmenteéste,acortoplazo,seconvertiráenurgente. Es importante también saber distinguir lo importante de lo urgente. Eltérmino que a veces se utiliza para ello esprocrastinación,postergaciónoposposición, es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones quedeben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes yagradables.


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Es necesario ordenar las prioridades y para ello disponemos de una buenaherramienta, la famosa “Matriz Eisenhower”:https://www.youtube.com/watch?v=OXFD54iuQwg

Todo esto está muy bien, pero ¿cómo determinar la urgencia y laimportancia?,¿cómodistinguirlas?,paraellonospodemosapoyarenlosiguiente: Tarea urgente: Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto amedidaquetequedamenostiempoparalafechalímite,comoconeltamañodelatarea.

• Sidos tareas llevanelmismo tiempohacerlas, lamásurgentees laquetengalafechalímiteantes.

• Sidostareastienen lamismafecha límite, lamásurgentees laquellevemástiempohacer.

• Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menosurgente.

• Si descubres que una tarea serámás larga de lo que pensabas, sevolverámásurgente.

• Unatareaquenotienefechalímite,noseránuncaurgente. Tareaimportante:Esunacualidadasociadaalasconsecuencias.Unatareaaumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. Enotraspalabras,unatareaesimportantesólosilasconsecuenciasquesufriremosalnohacerlasongraves.

• Dostareas,independientementedelvolumendetrabajoodificultad,con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tanimportante es escribir un informe como llevarlo a la personaindicada)

• Dedos tareas,aunqueparanadaparecidas, lamás importanteserásiemprelaquecauseefectosmásgravesencasodenocompletarla.

• Aunquelatareanocambie, lasconsecuenciaspuedencambiar.Si lohacen,laimportanciadelatareacambia(aumentaosereduce).


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2.1.Ladronesdeltiempo:

Ladrones de tiempoes un concepto que explica los diferentesfactoresnegativosque nos impiden aprovechar efectivamente el tiempo de quedisponemos. Algunos ladronesdetiemposoninevitablesynecesarios,otrosencambio,debentratardereducirseparcialototalmente.Elmanejoóptimodel tiempoesunahabilidadque,conprácticaymétodo,puedeaprenderse. Conseguir vencer a los ladrones de tiempo es, en las pequeñas y grandesempresas, un factor de éxito principal. Para ello, es necesarioreconocer a losladronesdetiempoycomotratarconesassituaciones. A lo largo de la semana, los expertos estiman que las interrupcionesinnecesarias pueden suponer casi 10 horas de labores innecesarias o muyreducibles. EsbienconocidoelPrincipio de Pareto, famoso tambiénpor la regladel80-20 por la cual el 80% de las tareas las realizamos en el 20% del tiempodisponible.Por consiguientehayunpequeñonúmerode trabajosquenos llevanunaenormecantidadderecursosyesfuerzo.

Vervídeo.

Los“ladronesdetiempo”nosólotequitantiempo,sinoqueteseparandeloquedeverdadquiereshaceroconseguir.


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Según cifras continentales, España es uno de los países con la jornadalaboralmás largadeEuropa,undatoquenonecesariamentereflejaaltosnivelesde productividad. De hecho, el país está a la cola del baremo en este últimoaspecto. Una de las causas para que esto sea así son los ladrones de tiempo, loscualespuedenserbásicamentededostipos:internosyexternos.

Laimportanciadeltiempo:TeresaBaró


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3. PLANIFICACIÓN.ORGANIZACIÓN.REALIZACIÓN.SEGUIMIENTOYVALORACIÓN.PROPUESTASDEMEJORA.


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3.1. Lasreuniones.Clasificación. La reunión es un instrumento esencial para el trabajo de equipos deprofesionales. Mediante ellas se favorece el intercambio de opiniones, ideas y criterios.Mediante ellas se consiguen decisiones y acuerdos entre los miembros de losgrupos.Paralaconsecucióndelosobjetivosqueelgrupoespera,esesencialquela

reuniónestépreparadaydebidamenteorganizada. Clasificacióndelasreuniones:

1. Porelnúmerodesujetosquesereúnen:• Reuniones pequeñas: De 4 a 7 personas aproximadamente.

Potencianlaparticipacióndetodoslosasistentes.

• Reuniones medianas: De 8 a 20 personas aproximadamente.Usadas para la formación de trabajadores o para transmitirdeterminadasinformaciones.

• Reuniones grandes: Más de 20 personas. Necesitan de una

preparacióncuidadosayaunapersonaomáscongrancapacidaddedirecciónparasudesarrollo.

2. Reunionesinformativas:Utilizadasporladireccióncomocaucepara

transmitirorecogerinformacionessobretemasdeinterés.Puedenser:• Reunionesdeinformacióndescendente.• Reunionesdeinformaciónascendente.

3. Reuniones de formación: Pretenden incrementar el nivel de

conocimientosdelosparticipantessobrealgúntemaconcreto.Precisanlapresenciadeexpertos.Suduraciónvaría,dependiendode lasnecesidadesdeformación.

4. Porsufrecuencia:

• Reunionesesporádicas,seorganizanenfuncióndelasnecesidades

delgrupo.• Reunionescontinuas,reúnenalgrupodeformapermanente.

5. Reunionesdesolape:Habitualesengruposquetrabajanporturnos,son

necesariasparatraspasarlainformacióndeloocurridoenelturno.

6. Porsuobjetivo:• Paralatomadedecisions.• Reunionesconsultivas.

7. Reuniones de feedback: (retroalimentación). Pretenden evaluar una

actividaddesarrolladaconanterioridad.


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8. Reuniones para la formación de equipos de trabajo: Cuando se crea unequipo de trabajo integrado por profesionales, que en ocasiones, no seconocen,sesuelendesarrollarreunionespara:

• Presentacióndelproyecto,porpartedelosorganizadores.• Conocimientoeintegracióndelossujetosqueformanelgrupo.• Disminución de las posibles barreras que los trabajadores puedan

presentar.• Asuncióndelobjetivocomún,portodoslosintegrantesdelequipo.

3.2. Etapasdeunareunión.

1. Planificación de la reunión, es decir, dotarla de estructura y

contenido. Alahoradeconvocarunareuniónhemosdepreguntarnos:

a) ¿Quémotivostengoparaconvocarunareunión?b) ¿Quéproblemaosituaciónpuedoresolverconella?c) ¿Quéconflictospuedoencontrarme?Deexistirconflictos,

¿cómopuedosolucionarlos?d) ¿Eselmomentooportunoparaconvocarla?e) ¿Tengotiemposuficienteparadesarrollarla?

Unareuniónmalplanificada,carentedecontenido,noseráeficaz,ygeneraráenlosasistentessentimientosdepérdidadetiempo.

2. Preparacióndelareunión.Sehandetenerencuentalossiguientes

aspectos:a) Eltiempodelareunión:

• Esfundamentalsaberelegireldíaylahoradelareunión.• Las reuniones de trabajo se suelen celebrar entre semana y en

horariolaboral.• Lasreunionesdeformaciónendíasdedescanso.• La duración dependerá del número de personas y del tipo de

reunión.Es importanteplanificarbien losdescansoyajustarsea loplanificado.

b) Losparticipantes:Sonelgrupodepersonasqueintervienen,entre las que se incluye al organizador, moderador y losposibles expertos.Pueden surgirdudasa lahoradedecidir,¿aquiéninvitar?

Hayautoresqueenglobanenunamismalaplanificaciónylapreparación.

VídeocongresoEC


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c) Convocatoriadelosparticipantes:• Deberáserenviadaconlasuficienteantelación,especificandoquien

convocalareunión,asícomolahora,duraciónylugardelamisma.• Informaciónsobrelostemasatratar,esdecir,elordendeldía.• Si fueranecesarioseadjuntará ladocumentaciónaestudiarpor los

asistentes.d) Lugardelareuniónydisposicióndelasala:

• Cada reunión requiere un espacio y disposición adecuado y sepondráespecialatenciónenqueellugarelegidoestélibrealahoraencuestión.

• En cuanto a la disposición: el mobiliario circular facilita lacomunicación verbal y no verbal entre los asistentes. Elmobiliariorectangular es adecuado en mesas de negociación. Y lasdisposicionesenUoVsonadecuadasparareunionesinformativas.

e) Losrecursostécnicos:

• Dependerán del tipo de reunión, así como de las posibilidadestécnicasyeconómicasdelaorganización.

• Losmásusados,hoydía,sonlosretroproyectores.• Ladocumentaciónque se vaya amanejar en la reunióndeberá ser

preparadaconladebidaantelación.

f) Necesidades económicas y recursos disponibles: Hayreunionesquerequierenundesplieguedemediostécnicosyhumanos que pueden resultar caros, por ello se hacenecesario preparar los correspondientes listados denecesidadestécnicas,económicas,presupuestos,etc.

g) Técnicas de trabajo: La elección de las técnicas a usas

dependerá,principalmente,delfindelareuniónydelnúmerodeasistentesaella.

3. Desarrollodelareunión.Paraquetodosalgasegúnloprevistonosepuedeolvidar:

• Comenzaryterminarlareunióndeformapuntual.• Recibir adecuadamente a los participantes, creando un clima de

acogida.• Presentar al grupo de ponentes o expertos invitados. Eje:

PresentacióndeunponenteenelcongresoMarioAlonsoPuig.Otraformadepresentaralamismapersona:

• Explicarlasdinámicasdetrabajo.• Identificar los papeles de cada una de las personas que van a

intervenir.• Entregardocumentaciónpreparada.• Recogerporescritoelcontenidodelareunión,asícomolosacuerdos

tomadosenella.• Fijarlapróximareunión,sifueraelcaso.


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4. Evaluacióndelareunión:Laevaluaciónsuponepreguntarsesise

han conseguido los objetivos previstos. Para ello se pueden pasarcuestionariosqueevalúenlasdistintasfasesdelareunión,asícomolaparticipacióndelosasistentes.

3.3. Los participantes en las reuniones: No todos los participantestienen las mismas funciones. Las más significativas son lassiguientes:

A) Función de organización: El organizador debeconseguir que los objetivos previstos se logren, susresponsabilidadesson:

• Planificaryprepararlareunión.• Elaborarellistadodeasistentesyconvocarlos.• Elegireinvitaralosexpertos.• Organizarlaagendadereuniones.• Definirlasfuncionesdelosparticipantes.• Coordinarlosrecursostécnicosyhumanos.• Coordinarlaevaluacióndelareunión.• Resumir las decisiones y hacer llegar las conclusiones a los

participantes.

B) Función de moderación: Su misión principal seráconducir el encuentro para logar los objetivosmarcados.

C) Funcióndesecretaría:Sustareasprincipalesserán:

• Tomar notas de las ideas que se aporten, plasmando lo másfielmenteposiblelaspalabrasdelosparticipantes.

• Resumirlosacuerdosquesevayantomando.Estoesdegranutilidadenlasreunioneslargasycomplejas.

• Redactarelactade lareunión,queposteriormenteseenviaráa losasistentes.

D) Participar:requieredeunaseriedeaptitudes.

• Preparar temáticas sobre las que versará la reunión con la debidaantelaciónparapoderaportarideas.

• Puntualidad.• Comunicarlaasistenciaonoasistencia.• Mantenersilenciocuandonoseparticipa.• Respetarelordendeldía.


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3.4. Psicologíadelosasistentesaunareunión.

Seráelmoderador, lapersonaencargadadesacar“lomejor”decadaunode los miembros de la reunión, animándoles a participar y exponer sus ideas,demandandocortésmentequenoseinterrumpaocalmandolosánimosdealgunode losasistentes:Pidiendoalcharlatánqueno interrumpa,animandoal tímidoaparticipar,integrandoenlareuniónalausente,… Endefinitivalasreunionesdebencumplirla“reglaGoogle”:


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4. AGENDAS.

Laagendaesunaherramientabásicaalahoradeorganizarlajornadalaboral, lasemanaeinclusolaprevisióndetareasamedioylargoplazo.Lautilizaremosparaanotarellistadodetareasdiarioordenándolasdeformalógica.Primero las más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan, es decir lastareas “sapo” (eso no va a hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes. Una agenda está diseñada para ayudarte a mantener unregistro de losmomentos importantes, fechas y eventos. Puedes mantener agendas separadasparalasactividadesdenegociosyfamiliares.Lafunciónprincipaldelasagendasesasegurarsedequenoolvides las reunionesyeventos importantes.Mantener tuscitas demuestra que eres una persona responsable y puede impedir quedecepcionesalagente. Unaagendateayudaraaorganizartusactividadesdeunamaneraeficaz.Tepermitepriorizar lasactividadesen funciónde su importancia, cuandose tienenquehacer,yparaplanificarelfuturo.Porejemplo,siconoceslafechaexactadeunaimportante reunión con una semana de antelación, puedes reservar un tiempoparaprepararteparaellaconmayoreficacia.

Consejosalahoradeorganizarunaagenda:

Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franjahoraria.Las llamadasyvisitas,mejoraprimerahora,cuandoelpersonal llegaalasempresas.Sinoesposibleagrupar lastareasdebemos irrevisando laagendaperiódicamenteparanodejartrabajospendientes.

Acadatareadebemosasignarleuntiempoyceñirnosaélenlamedidade loposible,sinocorremoselpeligrodecaerenlaLeydeParkinson,quedice:“Setardatantoenterminaruntrabajocomotiemposetengaparaello”.Perohayque ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, sirecibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc. También hay que reservar momentos para descansar y otros parapensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensableparaevaluareltrabajorealizado,planificarelquehadevenir,crear,innovary,endefinitiva,sermáseficientes.

¿Quédebecontenerunaagenda?

• Contactos.• Informaciónútil.• Calendariodelañoactual,del

anteriorydelsiguiente.• Dietarioparaanotarporhoraslas

actividades.


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Alfinaldelajornadadestinaremosunosminutosarevisarquétareashemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente.Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito senecesitaconstanciayvoluntad.

El tipo de personalidadtambién influye en ello. Los profesionalescontroladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempresalentardepuesnosefíandesuequipoyloquierenrevisartodo,ylossegundosporqueabsorbenmástrabajodelquepuedenrealizar.

Artículo:www.lasecretariaexterna.com

Cómosincronizartuagendaycalendarioparamejorartuproductividad

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