Instituto de Educación Superior Tecnológico Público - Otuzco C.P.C. Mauro Castillo Flores

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Nº 01

El Presupuesto Empresarial

RESEÑA HISTÓRICA DEL PRESUPUESTO EN LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo BOUGETTE o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término BUDGET de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto. En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial , el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos.

PLANEACIÓNLa planeación nos indica el camino a seguir, para lograr los objetivos

trazados por la empresa.La gerencia para lograr estos objetivos, debe aplicar estrategias,

establecer metas, organizar técnicamente sus recursos, coordinar las diferentes actividades y controlar su comportamiento. Buscando la maximización de resultados utilizando los recursos necesarios de un modo racional y adecuado en base a la toma de decisiones, teniendo en cuenta las contingencias y posibles supuestos que se presentarán en el transcurso del periodo de planeación formulado para alcanzar los objetivos trazados. A pesar de la incertidumbre que caracteriza al futuro de las empresas deben tratar de anticipársele, estableciendo planes y diseñando programas y políticas para cumplirlos. No se acepta actualmente a las empresas en marcha sin planes preconcebidos. No es posible sobrevivir en este mundo tan competitivo si se actúa por azar o se toman decisiones en base a supuestos.

Los riesgos que se corren en esta forma de tomar decisiones son muy altos y se expone permanentemente la existencia de la empresa. Existen dos formas de planeación, dependiendo del periodo que se abarque: Planeación de corto plazo y planeación de largo plazo.

La planeación a corto plazo hace referencia a los planes establecidos por la empresa para un periodo contable, generalmente de un año. Una vez establecidos los objetivos a corto plazo, se deben diseñar y cuantificar los planes de cada una de las secciones que forman parte de la empresa en términos de ingresos y gastos.

La planeación a Largo Plazo abarca periodos de tiempo más largos y está íntimamente relacionada con el desarrollo y crecimiento futuro de la empresa. Inversiones en inmuebles, maquinarias y equipos, ampliaciones de planta, fabricación de nuevas líneas de productos; son actividades típicas de la planeación a largo plazo, las cuales requieren para su implementación de minuciosos estudios de factibilidad, y evaluación de proyectos de inversión.

ESQUEMA BASICO DE LA PLANEACIÓN

Muchos autores consideran como planeamiento: Según Robert N. Anthony, “Es el proceso de decisión a cerca de

objetivos de la organización, de cambios en esos objetivos, de recursos planeados para lograrlos y de la políticas que han de regir la adquisición, el uso y la distribución de tales recursos”.

Según Terry George, “En cualquier empresa la estrategia en la planeación se relaciona con el manejo de los desarrollos internos de la empresa y con las fuerzas externas que afectan el cumplimiento exitoso de los objetivos estipulados. Normalmente la estrategia se usa con referencia a los hechos fundamentales, amplias perspectivas y periodos a largo plazo, pero estos no son requisitos indispensables”.

A su vez Luis Fernando Valeriano Ortiz, en su libro Planeamiento Empresarial, considera el siguiente esquema básico del planeamiento.

Politicas Estrategias Tacticas

OBJETIVOS

PLANEACIÓN

ESQUEMA BASICO DEL PLANEAMIENTO

1.- Caracterización de la Problemática.2.- Políticas3.- Objetivos.4.- Metas.5.- Estrategias6.- programación de actividades.

Elemento de la Administración Documento de la

Gestión Empresarial

Plan Operativo o Plan

de Acción

Líneas de Acción

Como se puede observar del esquema básico del planeamiento elaborado, los Estados Financieros, La Contabilidad, el Presupuesto y los Costos son instrumentos que se deben considerar para efectuar un eficiente planeamiento. En conclusión podemos indicar lo siguiente:

1. Que al efectuar el planeamiento se deben considerar todas las actividades que una empresa podría realizar en el futuro.

2. Al elaborar el planeamiento la gerencia financiera, debe considerar todas las políticas y decisiones que los gerentes de diversas áreas pudieran tomarlas ante situaciones que se presentarían.

3. Dentro del planeamiento se deben fijar lineamientos a seguir por parte de la gerencia.

4. El planeamiento proporciona información sobre estrategias y políticas a seguir, para lograr los objetivos trazados por la empresa.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LOS PRESUPUESTOS

El Proceso administrativo.- Esfuerzo administrativo que realiza la gerencia, que incluye la aplicación de técnicas, procedimientos, motivación al personal y toma de decisiones, con la finalidad de lograr los objetivos trazados por los dueños socios o accionistas de una empresa.

Etapas del proceso administrativo.- Son:

1.- Planeación.-Buscar y seleccionar la alternativa mas favorable para la empresa, a través de la implementación de políticas, programas y procedimientos con la finalidad de lograr los objetivos trazados por la empresa.

2.- Organización.- Fijar las funciones óptimas en forma técnica, determinando autoridad y responsabilidad a los recursos humanos y asignando en forma eficiente y productiva los recursos materiales.

3.- Coordinación.- materialización de lo planeado y organizado,

manteniendo el equilibrio entre las diferentes áreas y secciones de la empresa.

4.- Dirección.- Encaminar las acciones del personal subordinado, según los planes previamente elaborados y aprobados. Ejercer el liderazgo

(1) (2) (3) (4) (5)

Planeación Organización Coordinación Dirección Control

Proceso Administrativo

SISTEMA ADMINISTRATIVO

ESTADOS FINAN

CIEROS

CONTA BILIDA

D

PRESU PUEST

OCOSTO

S Organización Empresarial

dinámico con la finalidad de ejecutar las estrategias y planes aprobados.

5.- Control.- Es la medición de los resultados obtenidos, confrontándolos con los resultados programados, analizando las variaciones ocurridas e implementando las medidas correctivas en el momento oportuno.

Relación de los Presupuestos con el Proceso Administrativo

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

 Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

Formulación y puesta en práctica de estrategias. Sistemas de Planeación. Sistemas Presupuéstales. Organización. Sistemas de Producción y Mercadotecnia. Sistemas de Información y Control.

  Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

DEFINICION DE TERMINOS TECNICOS PRESUPUESTALES

¿Qué es el Pronóstico?.- El pronóstico es el conjunto de proyecciones financieras, que se elabora con la intención de predecir lo que puede suceder a una empresa, en un periodo futuro.

PLANIFICACION.

Planeación Organización Coordinación Dirección Control

PRESUPUESTOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

LOGRO DE OBJETIVOS

Aplica la planificación al ámbito empresarial, GOETZ BILLE E. HA DICHO QUE “planificar es hacer que ocurran cosas que de otro modo, no habrían ocurrido” Es decir que la planificación fija con precisión “lo que va ha hacerse” y continua el citado autor señalando los principales principios de la panificación en los siguientes términos:

1. “los planes no deben hacerse con apreciaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible por que van a regir acciones concretas”

2. “Dentro de la precisión establecida en el principio anterior, todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la provisión.”

3. Los planes deben de ser de tal naturaleza que queda decirse que existe un solo para cada función y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general”.

PRESUPUESTO.El presupuesto implica la definición de objetivos y los medios necesarios para alcanzarlos. Implica la cuantificación de esos objetivos en unidades monetarios y físicos. El presupuesto es un equilibrio micro económico un instrumento que contiene decisiones políticas que deben expresarse en acción. La formula del presupuesto en el acto de cuantificar los costos de los medios para ejecutar las acciones conducentes al logro de los objetivos.

PLANIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS “Presupuestar y planificar no son exactamente sinónimos, por definición Si decimos que un hombre” planea un viaje queremos decir algo diferente que cuando decimos que “presupuesta” un viaje. La primera expresión significa que el proyecta ir a alguna parte en en tiempo futuro, en un medio de transporte determinado. La segunda sugiere que el esta proyectando la manera d conseguir y disfrutar los fondos necesarios para hacer el viaje, presupuestar en la aplicación de la contabilidad por partida doble a la planificación. Implica la consideración de las dos partes de un libro de contabilidad lo que se va a hacer y lo que se va a costar

PRONOSTICOEs una estimación de lo que ha de ocurrir en el futuro, para lo cual no se hace intento alguno con el objeto de influir sobre el futuro por medio de dediciones o acciones de la persona que realiza el pronostico. Por ejemplo las personas pronostican la temperatura del medio ambiente pero no intentan planificarlo o presupuestarlo.

PREVICION Es la anticipación de acontecimiento y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual le sería imposible hacer planes o presupuesto.

Para hacer provisiones es indispensable Fijar los objetivos o fines que se persigue Investigar los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u

obstaculizan de alguna manera es la búsqueda de esos adjetivos.

Coordinar los distintos medios que no son permita escoger algunos de ellos como base de nuestro planes

Con respeto a la previsiones indispensable

“La previsión es una actitud voluntaria por que no tiene que ser expresión de un compromiso sobre el futuro”.

“La previsión es una actitud científica por que se fundamenta en el método científico (de base estadística y económica). La intuición el empirismo, la ineficiencia que se produce cuando se continua haciendo las cosas de la forma habitual o conforme se venían haciendo antes, son factores negativos en el desarrollo de la función de previsión”.

“La previsión es una actitud colectiva. En una empresa, cada uno en su nivel, aporta una contribución en el establecimiento de las provisiones, de acuerdo a la actividad que realiza.

PROFORMA Es un termino que se aplica generalmente, a un estado financiero cuando la forma sigue los encabezados tradicionales y generalmente aceptados, pero las cifras son tentativas o supuestas PROGRAMALos programas especifican detalladamente los procedimientos a seguir para el cumplimiento de los objetivos, con la secuencia precisa y en el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.IMPORTANCIA DE EL PRESUPUESTO

a) El presupuesto es una técnica imprescindible en empresas de todo tamaño en las que se trata de establecer objetivos correctos, planear las operaciones, programar las acciones verificar los resultados y tomar acciones correctivas.

b) Como una fuente de coordinación, el presupuesto provee medios de información de las diversas áreas de la empresa respecto de los planes que se han trazado, asegurándose así de que los planes de las diferentes áreas están en un razonable equilibrio con cada una de las demás

c) Sin presupuesto, la dirección de una empresa no sabe hacia cual meta se dirige. Si desea obtener resultados satisfactorios, será necesario planificar bien las diferentes actividades o desarrollar mediante la asignación de obligaciones y responsabilidades específicas. Posteriormente ejecutar el plan seleccionado y evaluarlo, pues de nada servirá idear una serie de planes si posteriormente no se ejerce un efectivo control sobre los mismos.

d) El presupuesto es una moderna herramienta de control que esta relacionada con los distintos aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. Sin presupuesto, el directivo de la empresa no podrá determinar sus necesidades de financiamiento futuro para establecer su plan de inversiones y de desarrollo y expansión.

e) El presupuesto facilita un plan de operaciones que sirve como guía para la toma de decisiones. Fija la responsabilidad de mantener los

gastos dentro de ciertos limites. Permite alcanzar y conservar el equilibrio financiero.

f) El presupuesto ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción y por consiguiente a buscar el rendimiento del capital. Ayuda a optimizar el manejo adecuado de los resultados de los recursos. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

g) La función que desempeña los buenos presupuestos en la administración de una empresa se comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundadores de la administración misma. Presentamos a continuación la fig. N°1 (tomando de la obra de JORGE BULBANO) que relaciona en forma clara las funciones fundamentales en la gestión administrativa.

Planeación, organización coordinación dirección y control

h) El presupuesto de la empresa se ha convertido el la base del financiamiento coordinado sobre el futuro y reduce las decisiones de emergencia y las sorpresas, puede emplearse para determinar normas de trabajo, a fin de medir y regular las decisiones colectivas y separadas en las diversas áreas de la compañía puede emplearse; para ver con anticipación las necesidades financieras que se presentaran a los efectos financieros de política nuevas o cambiantes. Constituye también una buena base para discutir necesidades de fondos con posibles prestamistas.

EL PRESUPUESTO

1.- CONCEPTO.- Es un plan de acción expresados en términos cuantitativos, sobre estimaciones programadas de las actividades operativas, financieras y resultados que aplicara una empresa en un determinado periodo. Podemos definirlo también de la siguiente manera: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

2.- FUNCIONES DEL PRESUPUESTO.- Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:

Una herramienta analítica, precisa y oportuna. La capacidad para pretender el desempeño. El soporte para la asignación de recursos.

La capacidad para controlar el desempeño real en curso. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos

venideros. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o

instrumento de aprendizaje. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al

respaldo del presupuesto anual

3.- OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO.- Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

4.- PRINCIPIOS PARA ELABORAR LOS PRESUPUESTOS.-

4.1- Principio de Objetividad.- Tener en cuenta que todos los cambios y estimaciones numéricas, así como las condiciones en el que se va a desarrollar el presupuesto, deben ser los mas objetivos posibles; lo que significa lo mas racionalmente posible, evitar especulaciones, cálculos arbitrarios y esperanzas cimentadas sobre bases no firmes.

4.2.- Principio de Confianza.- Confianza en todos los factores que se incorporan en el presupuesto por lo mismo que se determinan en función al principio anterior, también debe interpretarse que todos los integrantes de una empresa tengan confianza en que lo que esta presupuestado se debe cumplir.

4.3.- Principio de Organización.- Que la dirección funcional de actividades de la organización esté en concordancia con las operaciones que se desarrollan, que la delegación de autoridad esté acompañada con las responsabilidades, que exista una coordinación eficaz entre los diferentes niveles funcionales con los instructivos para todos los puestos.

4.4.- Principio de Participación.- Que todos los integrantes de una empresa deben participar y contribuir en la preparación y faciliten su cumplimiento.

4.5.- Principio de Oportunidad.- Deben haberse elaborado antes que se inicie el ejercicio presupuestal, para aplicarlos convenientemente; además se deben presentar los informes y reportes presupuestales en el momento oportuno, cuando es posible tomar decisiones correctivas para lograr los objetivos que se persiguen.

4.6.- Principio de Flexibilidad.- Los presupuestos no son rígidos; deben considerar los cambios y modificaciones que se presentan en el transcurso del periodo. En otras palabras se deben adecuar a las nuevas condiciones que se vayan presentando. Esto no significa cambiar los fines y objetivos que se persiguen, si no más bien los medos que se utilizaran para alcanzarlos.

4.7.- Principio de Contabilidad.- para que los presupuestos cumplan con sus objetivos se necesita que la estructura contable esté estrechamente ligada al proceso presupuestario con el propósito que ambos cumplan con sus propios objetivos. Determinar las causas de las desviaciones y a través de un correcto análisis se señalen a los responsables y tomar las medidas correctivas necesarias.

4.8.- Principio de las variaciones.- Al aplicar los presupuestos siempre existen variaciones, deben conocerse las causas, luego tomar las medidas correctivas para evitarlas en el futuro y naturalmente para conocer los responsables y exigirles el cumplimiento.

4.9.- Principio de Autoridad.- Se deben de señalar a los responsables dentro de cada área de actividad de la empresa, pues caso contrario no seria posible señalar responsabilidades, “No hay responsabilidad sin autoridad”

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:

1. Según en el Sector en el cual se Utilicen

1.1. Públicos Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.

1.2 Privados Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.

2. Según el Periodo que Cubran 2.1. A corto plazo. Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos.2.2. A Mediano Plazo.Son los que se preparan para dos o cuatro años futuros.

2.2. A largo plazoEn este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. Son los que se preparan para cinco o mas años.

3. Según la Flexibilidad

3.1. Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados. Se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. Aquellos que en su aplicación no sufren alteraciones ni en cifras ni en conceptos.

3.2. Flexibles o Variables.Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad o niveles de operación y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

4. Por su Reflejo en los Estados Financieros

4.1. De Posición financiera. Este tipo de presupuestos muestra la Situación Financiera y Económica que tendría la empresa en el futuro. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General Proyectado y Estado de Ganancias y Pérdidas proyectado).

4.2. De ResultadosQue muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un período futuro y las causas que la originaron

4.3. De CostosSe preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, muestran las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total o el costo de producción de un ejercicio y cualquiera de sus partes.

5. Presupuestos Base Cero.

6.1. Base Cero Absoluto (PBC)Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas (Cifras y Conceptos del pasado). Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.

6.2. Base Cero Por medio de Paquetes de Decisión. Al elaborarse este presupuesto se revalúan cada año todos los costos, gastos, inversiones y programas de una empresa, describiendo e identificando para el futuro, actividades específicas de tal manera que puedan evaluarse, jerarquizarse y decidirse.

6. Por su Formulación.

7.1. Presupuestos PreviosAquellos que se elaboran antes que se elaboren los presupuestos definitivos. Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a: Aprobación, quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al: 7.2. Presupuestos Definitivos. Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, implementar y controlar en el período al cual se refiera.

8. Según el Campo de Aplicabilidad en la Empresa

3.1 Presupuesto Maestro

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad. Consiste en la agrupación de las líneas de actuación que han sido previamente presupuestadas en las distintas parcelas de actividad de la empresa. 

3.2. Presupuestos de OperaciónSon estimados que en forma directa tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio. Los presupuestos operativos forman parte del presupuesto maestro

3.3. Presupuestos FinancierosTiene como objetivo determinar la situación económica de la empresa al término del periodo presupuestal. Los presupuestos financieros forman parte del presupuesto maestro.

SEGÚN OTROS AUTORESEN CINCO TIPOS BASICOS.

a) Presupuesto de ingresos y gastosb) Presupuesto de tiempo, espacio, materiales y producción.c) Presupuesto de gasto de capital.d) Presupuesto de efectivoe) Presupuesto de estado financieros

EN TRES CLASES PRINCIPALES a) Presupuesto de capital

Que están en relación con los gastos propuestos para proyectar (u obras), que frecuentemente requieren financiamiento especial

b) Presupuesto financiero Destinados a planificar y controlar las entradas y salidas de efectivo a corto plazo y los preparados para financiamiento a mediano y largo plazo.

C) presupuesto de operación Dirigidos hacia el planeamiento y control de actividades de operaciones. Pueden subdividirse en:

Presupuesto de venta. Publicidad y promoción de ventas. Producción y mano de obra. Inventarios (existencias). Compras. Mantenimiento y gastos de fabricación. Presupuesto a corto plazo con fines especiales. Como

por ejemplo, los que se preparan para los órdenes de trabajo o para la producción por lotes.

UNA CLASIFICACION MAS GENERALIZADAEncontramos en la práctica una clasificación más generalizada

de presupuesto que se adapta a empresas de las distintas actividades económicas, que es la siguiente.

a) Presupuesto de operación Ventas

Ventas Otros ingresos

Distribución

Aprovisionamiento Compras Almacenamiento Despacho

Producción Gastos

Personal Otros gastos

Otros presupuestos de operaciónb) presupuesto de inversión

Inversión en materiales (en vienes).

Proyecto de inversión Inmuebles maquinaria y equipo

Inversión intelectual (en personas).

Antes de la producción: la investigación aplicada A nivel de la producción: la formación

perfeccionamiento de las mandos, maestros y asalariados

Después de la producción: inversiones comerciales, publicidad y promoción de ventas

c) presupuesto financiero Presupuesto de caja

Balance general. Estado de ganancia y perdida. Estado de cambios en el patrimonio neto. Estado de flujos de efectivo. Estado de movimiento de fondos.

SEGÚN SU FLEXIBILIDADLos presupuestos se clasifican en fijos y variables o flexible.

Los presupuestos fijos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que suceden realmente. En control preventivo es esencial en este tipo de presupuestos. Tradicionalmente se utilizan en el sector público.Los presupuestos flexibles se elaboran para diferentes niveles de actividad. Varían de acuerdo a los cambios de volumen de ventas o de producción; son de aplicación generalmente en empresas comerciales e industriales. Un ejemplo de presupuesto flexible observaciones en el siguiente cuadro Cuadro N°1.

PRODUCTO “X”

PRODUCCION ESTIMADA

1,000.00 UNIDADES 1,500.00 UNIDADES

COSTO TOTAL

COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

COSTO UNITARIO

COSTOS VARIABLES

Materia prima 500,000.00 500.00 750,000.00 500.00

Mano de obra directa 200,000.00 200.00 300,000.00 200.00

Otros gasto variables 50,000.00 50.00 75,000.00 50.00

TOTAL DE GASTOS VARIABLES

750,000.00 750.00 1,125,000.00 750.00

GASTOS FIJOS

Alquileres 60,000.00 60.00 60,000.00 40.00

Mantenimiento de oficina

50,000.00 50.00 50,000.00 33.00

Otros gastos administrativos

150,000.00 150.00 150,000.00 100.00

Publicidad y propaganda

100,000.00 100.00 100,000.00 67.00

Otros gastos fijos 40,000.00 40.00 40,000.00 27.00

TOTAL GASTOS FIJOS 400,000.00 400.00 400,000.00 267.00

TOTAL GENERAL 1,150,000.00 1,525,000.00

COSTO PROMEDIO UNITARIO

1,150.00 1,017.00

CUADRO N°02

Obsérvese como es importante de los gastos fijos por unidades para una producción estimada de 1,500 unidades disminuye de 400 a 267. la razón es que los gastos fijos se han repartido entre 1500 unidades y no entre 1,000.Mediante tales provisiones, es un presupuesto flexible, la dirección puede establecer sus planes basándose no en uno, si en varios niveles de precio y decidir cuánto desea producir tomando en cuenta los posibles beneficios.

SEGÚN SU NATURALEZA FINANCIERA Los presupuestos se clasifican en financieros y no financieros.

Se llaman financieros, si sus elementos se estiman en unidades monetarias, por ejemplo, costos. Utilidades, pérdidas, gastos, inversiones etc.

Se llaman no financieros, si su cuantificación no se lleva asta unidades monetarias, si no solo de cantidades de producción, de ventas, de desperdicios, de horas – hombres requeridos etc.

SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO QUE CUBRAN

Se clasifican en:

Presupuesto a corto plazo. Presupuesto a largo plazo.

Los presupuestos a corto plazo cubren el ciclo de operación de un año, o meses.se adoptan a economías caracterizadas por alzas incontrolables en los precios, los presupuestos a largo plazo cubren en ciclo de operación cuantificadas en forma detallada para un año y por lo siguientes, 2, 3,4 o más años se presentan datos generales.se utilizan en empresas que prevean proyectos de inversión o expansión por periodos largos de tiempos.

OTRAS CLASES DE PRESUPUESTOS

PRESUPUESTO FISICO Presupuesto expresado en unidades de materiales, en numero de empleados

u obreros, en números de horas –hombres o unidades de servicios en vez de unidades monetarias

PRESUPUESTO MAESTRO

Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio social venidero, incluyendo el objetivo de utilidades y el programa coordinado para lograrlo.

SPIRO, HERBERTT., en finanzas para el gerente no financiero, dice: el documento base para presupuestacion en el presupuesto maestro, es el mismo que representa los resultados que se espera lograr por las organizaciones y sus componentes en el periodo subsecuente. El “maestro” especifica objetivos de las áreas funcionales, traduce nivel de actividades a estados de resultados, identifica necesidades de recursos y presenta los excedentes o faltantes de dinero proyectado para el periodo. Al final, presenta la situación financiera proyectada por medio de un balance al final del periodo.

El “maestro” tiene una naturaleza estática, y abra que tener cuidado de

analizar las cambios que pueden suscitarse en el entorno, a fin de interpretar las desviaciones que surgen de un modo adecuado.

PRESUPUESTO CONTINÚO O MOVILProbablemente la mayoría de las empresas preparan presupuestos anuales. No obstante algunas de ellas siguen la práctica de preparar un nuevo presupuesto cada trimestre transcurrido y la revisión en su caso de las cifras de los tres trimestres siguientes. Se agrega un presupuesto para un trimestre posterior de manera de tener cubiertas constantemente cuatro trimestres presupuestales.

PRESUPUESTO BASE CERO Como lo saben la mayoría de los administradores, el enfoque acostumbrado en los presupuestos es empezar con el nivel actual de operaciones y gastos y justificar después cuidadosamente los nuevos programas a , los desembolsos adicionales deseados para el siguiente año. El presupuesto base cero parte de la premisa básica de que el presupuesto para el año próximo es de cero y de que todo desembolso, antiguo o nuevo, debe justificarse sobre la base de su costo y beneficio.

Conforme a esta técnica, cada presupuesto se constituye sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe ser plenamente justificada.

La naturaleza del proceso presupuestario se orienta hacia las funciones, no piensa en términos de departamentos o de ciertos números de empleados en un cierto lugar, si no más bien en términos de las funciones que se están llevando acabo

La esencia del presupuesto base cero se refleja en el requisito en busca de las mejores alternativas. No se trata de bajar hasta cero o comenzar de cero puesto que la actividad ya existe. Se trata, mas bien de volver al principio e imaginar que la actividad no existe todavía. Después, reconstruir esta actividad desde cero y preguntarse si las cosas se harían del modo actual o si abría una alternativa mejor ¿abría que reorganizar, centralizar, cambiar, fusionar, descentralizar, subcontratar, automatizar, hacer algo enteramente diferente? ¿O abría que eliminar totalmente esa actividad? En todo caso, el presupuesto base cero en su búsqueda de mejores alternativas, obliga al empleo de un modo de pensar innovador con miras a impulsar la productividad y mejorar el rendimiento económico.

CUADRO SINOPTICO

De acuerdo a la actividad económica de las empresas

. EMPRESAS NO FINANCIERAS

.EMPRESAS FINANCIERAS

Producción de bienes producción de servicios comercialización

Financiación

Por sectores económicos

.PRESUPUESTO DEL SECTOR PUBLICO .PRESUPUESTO DEL SECTOR PRIVADO

En cinco tipos básicos

.PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS

. PRESUPUESTO DE TIEMPO ESPACIO MATERIALES Y PRODUCTOS .PRESUPUESTO DE GASTO DE CAPITAL .PRESUESTO DE EFECTIVO .PRESUPUESTO DE ESTADOS FINANCIEROS

En tres clases principales

. PRESUPUESTO DECAPITAL .PRESUESTO FINANCIERO.PRESUESTO DE OPERACIÓN

Según su flexibilidad. PRESUPUESTO FIJO .PRESUPUESTO FLEXIBLE

Según su naturaleza financiera

. PRESUPUESTO FINANCIEROPRESUPUESTO NO FINANCIERO

Según el periodo de tiempo que cubran

.PRESUPUESTO A CORTO PLAZO

.PRESUPUESTO A MEDIANO PLAZO .PRESUPUESTO A LARGO PLAZO

Otras clases de presupuestos .PRESUPUESTO FISICO

.PRESUPUESTO MAESTRO.PRESUPUESTO CONTINUO O MOVIL . PRESUPUESTO BASE CERO

ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO EMPRESARIAL

PRIMERA ETAPA.- PREINICIACIÓN O DIAGNOSTICO FINANCIERO.

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias

anteriores, se analizan las tendencias de los principales

indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas,

costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de

utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.) se efectúa

la evaluación de los factores ambientales no controlados por la

dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este

diagnostico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento

estratégico y tácito, de manera que exista objetividad al tomar

decisiones en los campos siguientes:

Selección de las estrategias competitivas: Liderazgo en

costos y/o diferenciación.

Selección de las opciones de crecimiento: Intensivo,

integrado o diversificado.

En esta etapa, que generalmente se inicia en el último trimestre de año se analizan los factores sociales, culturales, demográficos, políticos, y económicos que hayan marcado pautas en la economía nacional; se analiza el comportamiento de la empresa con relación a dichos factores, con el propósito de fijar los objetivos y metas para la

Diagnostico

Financiero

Formulación

(2)

EjecuciónPresupuest

aria (3)

ControlPresupue

stario(4)

Evaluación del

Presupuesto(5)

PROCESO PRESUPUESTRIO

siguiente ejercicio; se asignan los recursos necesarios para dar cumplimiento a dichos objetivos , se fijan estrategias y tácticas; todo lo cual enmarcado dentro de los lineamientos de política ya establecido por la empresa en forma general o políticas que puedan relacionarse funciones específicas, tales como con compras, ventas pagos inversiones, gastos financiamiento, etc.

OBJETIVOS Dice George R Terry “un objetivo representa lo que se espera alcanzar al futuro como resultado del proceso administrativo”.

José campo verde define objetivo como la “descripción” de un estado de cosas ideal, resultado del cumplimiento de algunas metas realizables.

Los objetivos especifican los resultados que se han de lograr durante el periodo presupuestal, ejemplo:

Mantener la participación de nuestros productos en el mercado.

Evitar el deterioro del patrimonio en términos reales. Contar con la capacidad financiera necesaria para seguir

operando Elabora artículo que sean de suficiente demanda en

el mercado y colocarle a precios tales que permitan alcanzar una buena utilidad marginal.

Aumentar la zona de venta delos productos. Captar mayor número de clientes en las zonas

donde se distribuyen los productos. Actuar en el mercado, en forma tal que su

participación sea cada vez más expectante, distribuyendo productos de buena calidad a precios razonables.

Mantener un ambiente organizacional acorde con los objetivos de las personas que trabajan el la empresa

Proporcionar al accionista un mayor porcentaje de rendimiento a su inversión.

METALa meta cuantifica los objetivos en unidades monetarias y /o físicas de esta forma, las metas son cualitativas o cuantitativas y verificables o todos los niveles de la administración.

Mantener nuestra participación en el mercado del 25% Asegurar el nivel patrimonial, logrando un

rendimiento sobre las ventas del 5% Lograr un financiamiento a corto plazo de us$50 000. Lograr un conocimiento del 20% en el volumen anual de

ventas . Obtener un rendimiento sobre la inversión del 25%

antes de impuestos.

Alcanzar una cifra de ventas en la zona de $ 300 000.00 y en la zona de $ 800.000.00.

Generar recursos propios sin acudir a fuentes externas de financiamiento para mantener a la empresa en su ritmo normal de actividades, lo cual supone un ingreso promedio mensual de fondos del arden de $ 50.000.00.

Reducir los gastos administrativos en un 1%con relación al ejercicio anterior.

ESTRATEGIADe acuerdo al diccionario económico, estrategia significa “una fase de una compañía en la que se hace un esfuerzo para aprovechar la ventaja que nos ofrece determinadas situaciones para crear condiciones favorables para derrotar la oposición. Cuando se aplica a los negocios, significa utilizar los recursos humanos y materiales disponibles para alcanzar ciertas metas específicas y solamente aceptadas bajo las condiciones prevalentes de competencia extrema”.

TACTICATermino que derrota los pasos detallados en el desarrollo de la estrategia. Viene a ser la implementación de la estrategia.

POLITICASSon principios generales que guían o canalizan la toma de decisiones. Las políticas aseguran que los decisiones sean consistentes y contribuyen a logro de los demás.

Los políticos existen, por lo general, en todos los niveles de la organización. Hay muchas variedaes de política por ejemplo política departamentales, políticas relacionadas o supervisión de trabajos, política relacionadas con lo propósito de la compañía, etc.

SEGUNDA ETAPA.- FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional, se

ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren

dimensión monetaria en términos presupuestales, procediéndose

según las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las

perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos

y de los precios. Para garantizar el alcance de los

objetivos mercantiles, se tomarán decisiones inherentes

a los medios de distribución, los canales promociónales y

la política crediticia.

En el frente productivo se programarán las cantidades a

fabricar o ensamblar, según las estimaciones de ventas y

las políticas sobre inventarios.

Con base en los programas de producción y en las

políticas que regulan los niveles de inventarios de

materias primas, insumos o componentes, se calculan las

compras en términos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados

por cada jefatura, según los criterios de la remuneración

y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre

ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos

humanos debe preparar el presupuesto de la nomina en

las áreas administrativas y operativas.

La etapa de formulación del presupuesto de empresas debe iniciarse con la devida anticipación, en los 30,60 o 90 días anteriores a la iniciación del ejercicio fiscal o periodo presupuestario, dependiendo este hecho de las características operativas de la empresa, de su tamaño y organización funcional Los jefes de departamento o gerentes de área envían la información presupuestario al jefe de presupuesto o director de presupuesto.

EL DIRECTOR DE PRESUPUESTO:Cumple una función de servicio. Es su deber el de diseñar y dirigir el programa presupuestal. Informa a todos los niveles de la administración sobre los resultados de las operaciones que se relaciona con las metas presupuestales. No tiene responsabilidad para hacer cumplir el presupuesto.Son los ejecutivos y supervisores de línea y no el director de presupuesto. Que cumple una función de asesoría o “staff” los que asumen la responsabilidad directa por la ejecución presupuestal.

A fin diseminar las responsabilidades y las políticas presupuestales generales es importante de un manual de presupuesto.

Es el documento que explica el procedimiento para la preparación del presupuesto su contenido debe estar referido básicamente a lo siguiente:

Objetivos del ‘plan general. Organización a través de lo cual funciona el presupuesto. Deberes y responsabilidades del comité de

presupuesto del director de presupuesto y de los jefes de departamento.

Duración de periodo presupuestal

Procedimiento para la aprobación y revisión de los presupuestos parciales.

Fechas que en las diferentes áreas de la empresa deben suministrar la información presupuestal.

Procedimiento para hacer cumplir el proceso de FORMULACION presupuestal.

Procedimiento de control. Varios.

MANUAL DE PRESUPUESTOINDISE DE SU CONTENIDO

I. FINALIDADES Y CONTENIDOII. PLAN DE ACCION

Frecuencia Fechas Campo de aplicación Normas de eficiencias

III. PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN instrucciones y referencias a FORMULACION

presupuestal comité de presupuesto

IV. RESPONSABIOLIDADES Y DIVISIONALES O DEPARTAMENTALES

Generales Especificas

V. PERSONAL ENCARGADO DEL PRESUPUESTO Administración local Administración regional

VI. FORMULACION DE SINTESIS INFORMATIVA Generalidades Procedimientos empleado en el reguistro de los

datosVII. PROSESAMI ENTO DE LA INFORMACION

PRESUPUESTALVIII. APROVACION DEL PRESUPUESTO DE EMPRESAS

Anteproyecto de presupuesto Presupuesto definitivo

IX. DIFUCION DEL PRESUPESTO.

FUNCION DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTO:Las funciones del director de presupuesto son entre otras, la siguiente:a) Preparar el manual de presupuesto que contenga instrucciones

claras y precisas sobre la manera de elaborar los presupuestos

b) Recoger información de los diferentes departamentos (áreas operativas y administrativas), analizarse, preparar el anteproyecto de presupuesto y llevarlo a consideración del comité.

c) Diagramar formularios de síntesis informativa para recoger la información presupuestal de las diferentes áreas.

d) Manejar cuadros o formatos en los cuales se consideran los datos presupuestales con espacios en blanco para anotar los datos reales y hacer las comparaciones (análisis de las VARIACIONES).

e) Informar oportunamente a los distintos departamentos sobre los resultados obtenidos en relación con los cambios propuestos por el comité.

f) Manipular información contable y estadística que sirva como base a los diferentes departamentos en el momento de hacer las proyecciones.

g) En empresas de gran magnitud, coordinar las accione3s respectivas con las administrativas regionales para la formulación de sus respectivos presupuestos y consolidar la información obtenida de cada una de ellas para la FORMULACION del presupuesto global.

h) Coordinar las acciones con todas las áreas de la empresa en el suministro de la información presupuestal.

i) Suministrar a la gerencia general y a los distintos ejecutivos responsable, informes periódicos de ejecución presupuestaria.

j) Suministrar al comité de presupuesto la información necesaria para estudiar y aprobar el presupuesto.

TERCERA ETAPA.- EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA.

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la

“puesta en marcha de los planes” y con el consecuente interés de

alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos

como el principal impulsor debido a que si los miembros no

escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los

recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición,

es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas. En esta

etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de

prestar colaboración a las jefaturas en aras de asegurar el logro de

los objetivos consagrados al planear igualmente, presentará

informes de ejecución periódica.

CUARTA ETAPA.- CONTROL DEL PRESUPUESTO.

Si el presupuesto es una especie de termómetro para mediar la

ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales,

puede afirmarse que su concurso seria imparcial al no incorporar

esta etapa, en la cual es viable determinar hasta que punto puede

marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.

Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los

pronósticos con la realidad.

Las actividades más importantes realizadas en esta etapa son:

1.- Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que

incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo

real y lo presupuestado.

2.- Analizar y explicar las razones de las desviaciones

ocurridas.

3.- Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando

sea necesario.

Consiste en comparar lo previsto con la efectividad realizado o ejecutado. Se realiza en coordinación con el departamento contable que es el departamento encargado de suministrar los datos reales. Hay que considerara la frecuencia del control así como la rapidez en la obtención de los datos. Las actividades más importantes realizadas en esta etapa:

a) Comparación entre las cifras presupuestales y las cifras reales para el cálculo de las variaciones.

b) Análisis y explicación de las variaciones. Se identifican las causas determinativas de esas variaciones.

c) Implementación de medidas correctivas o modificaciones del presupuesto cuando se juzgue necesario.

d) Toma de decisiones.

QUINTA ETAPA.- EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Al culminar el periodo de presupuestación se prepara un informe

crítico de los resultados, que contendrá no solo las variaciones sino

el comportamiento de todas y cada una de las funciones y

actividades empresariales. Será necesario analizar las fallas en

cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos

LOS PRESUPUESTOS Y EL FODA

Antes de elaborar los presupuestos la gerencia debe efectuar un

diagnostico interno y externo (FODA) de la empresa, con al finalidad

de evitar riesgos y amenazas contra de la empresa y lograr así los

objetivos trazados.

EL FODA

Gerencia

-Planeación -Organización-Dirección-Control

DIAGNOSTICO EXTERNO

Oportunidades y amenazasRespecto a:- Entorno- Economía- Política- Jurídico- Tributario- Laboral- Cultural- Demográfico- Tecnología, etc.

DIAGNOSTICO INTERNO

Fortalezas y debilidadesRespecto a:- Ventas- Producción- Compras recursos humanos- Financiamiento- Inversiones- Innovación, etc.

P R E S U P U E S T O S

OBJETIVOS TRAZADOS