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TeamMate 360
Il quaderno del Team Manager Virtuale
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Diario di apprendimento
Prendi nota dei punti chiave dell’apprendimento
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1. Introduzione
Il concetto di team virtuali o remoti non è un fenomeno nuovo. Tuttavia, i progressi tecnologici,
la globalizzazione, le strutture organizzative e le modalità di lavoro hanno fatto sì che questo
approccio sia cresciuto significativamente negli ultimi anni. Le persone ora hanno molte più
probabilità di lavorare da casa, dalla propria auto, in luoghi alternative o addirittura dall’altra
parte del mondo, il che significa che i manager potrebbero raramente vederli.
Di conseguenza, i manager che sono chiamati a guidare questi team virtuali non solo devono
affrontare i soliti dilemmi di leadership, ma devono essere in grado di adattarsi a queste sfide in
un ambiente in cui le regole sono cambiate.
La gestione dei team virtuali richiede un approccio diverso. Significa sviluppare nuove
competenze, metodologie di comunicazione e tecniche per ottenere il meglio dai team e
migliorare le prestazioni organizzative e personali.
Cominciamo chiarendo brevemente cosa intendiamo per team virtuale o remote poiché, per
esperienza questo può significare cose diverse per persone diverse. Un team virtuale può
essere definite con questa semplice descrizione.
Un Team virtuale significa…
Un gruppo di persone che lavorano assieme, ma che non possono incontrarci faccia a faccia
regolarmente perché:
• Lavorano in posti diversi, e/o
• Lavorano in orari diversi
Ci sono molte ragioni per cui puoi gestire un team virtuale e per questo è importante essere
abbastanza generici in quello che consideriamo un team virtuale. Alcuni potrebbero suggerire
che un team virtuale è descritto solo per la sua caratteristica di essere distribuito
geograficamente. Tuttavia, è altrettanto importante includere team che non possono lavorare
insieme a causa di altri fattori come: lavorare in turni diversi, dovendo viaggiare di frequente,
trovarsi in diversi uffici, lavorare da casa, riferire a diversi manager o essere coinvolto in progetti
diversi. Questi esempi generano lo stesso tipo di problemi e quindi dovrebbero essere inclusi
come scenari relativi alla gestione di team remoti.
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2. Vantaggi e sfide dei team virtuali
Come per molte alter cose, il lavoro virtuale ha i punti positivi e negativi sia per l’organizzazione
che lo implementa sia per le persone che lavorano al suo interno. Andiamo a vedere cosa
possono essere questi.
Organizzazione – Benefici
Personali - Benefici
• Spese di viaggio ridotte
• uffici più piccoli e meno numerosi
• Aumento della produttività (meno interruzioni)
• Più talento da diverse aree geografiche
• Personale che capisce di più i clienti locali
• Migliore portata del mercato
• Più diversità di team, quindi soluzioni migliori
• Riduzione dei costi di pendolarismo
• Tempo di pendolarismo risparmiato
• Migliore equilibrio tra lavoro e vita
• Meno politiche d’ufficio da seguire
• Nessuna distrazione/interruzione quando si lavora in ufficio
• Più flessibilità sul tempo da gestire
• Aver possibilità di occuparsi dei problemi familiari
• Meno incontri che potrebbero essere considerati inutili
• Stress ridotto
• Mangiare meglio, più sano
Organizzazione – Sfide
Personali - Sfide
• Impostare il lavoro di gruppo e stabilire obiettivi condivisi
• Il processo decisionale diventa più complicato
• Problemi di comunicazione e maggiori incomprensioni
• Difficile tenere sotto controllo i dipendenti
• Preoccupazione per l’impegno a lavorare
• Aumento dei costi tecnologici
• La fiducia può essere difficile da sviluppare e mantenere
• La motivazione può essere difficile
• Distrazioni che non sono presenti in ufficio
• Ti senti isolato, che non fai parte del team
• Non sei in grado di staccare alla fine della giornata
• Mancano l’interazione umana e la stimolazione
• Puoi essere ‘dimenticato’ dai superiori per nuovi progetti o promozioni di carriera
• Lontano dagli occhi, lontano dal cuore
• Devi sviluppare conoscenze tecnologiche
• Non incluso nel processo decisionale
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Naturalmente alcune di queste sfide non sono limitate ai team virtuali e possono facilmente
verificarsi anche in team con una struttura più tradizionale. Tuttavia, si tratta comunque di
questioni importanti e, se si desidera di gestire in modo efficace i team virtuali, è necessario
essere consapevoli delle potenziali sfide ed essere in grado di adattare il proprio approccio
gestionale al fine di ridurne l’impatto.
Molte persone dicono che i benefici superano le sfide in cui il lavoro virtuale è interessato,
anche se l’esperienza ci dice che questo è il caso solo in situazioni in cui i manager hanno
imparato ad affrontare efficacemente i problemi creati da lavoro virtuale. Il tuo obiettivo
dovrebbe essere quello di fare proprio questo.
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3. Le competenze e le abilità dei leader del team virtuali
Essere in un ruolo di leadership richiede diverse abilità e competenze fondamentali e gestire i
team virtuali non è un caso diverso. Esiste un certo scambio/incrocio in queste competenze e
aspetti come la comunicazione, la gestione delle prestazioni, e lo sviluppo delle persone che
sono congruenti a tutti i ruoli di leadership. Tuttavia ciò che è chiaro è che il leader virtuale ha
bisogno di sviluppare determinate competenze e abilità oltre a quelle in una posizione di
leadership più tradizionale.
Queste competenze e abilità possono essere suddivise in sette aree chiave supportate dalla
competenza di base della leadership, che è fondamentale.
i. Leadership
Questa è la base e la competenza principale del leader virtuale. Come per qualsiasi ruolo di
leadership, il leader virtuale deve essere in grado di ispirare e motivare il proprio team. Hanno
bisogno di una buona comunicazione, capacità di sviluppo e comunicazione interpersonale e
capacità di adattarsi alle diverse esigenze. Queste sono tutte le competenze fondamentali di un
leader, ed è fondamentale sottolineare che i leader virtuali hanno bisogno delle stesse
competenze come punto di partenza.
Le caratteristiche principali di ‘Leadership’ di un efficace team leader virtuale:
• Guida i team virtuali e li informa esattamente di cosa sono responsabili
• Autorizza i membri del team dando loro autorità, risorse, informazioni e responsabilità
• Risponde alle comunicazioni dei membri del team entro 24 ore
• Fornisce incontri periodici di revisione per i membri del team per garantire che siano
focalizzati sui risultati
• Garantisce l’esistenza di un processo per la condivisione delle informazioni, la risoluzione
dei problemi ed il processo decisionale per il team
• È flessibile e non vincola il team a regole e regolamenti
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ii. Trust builder/Costruttore di fiducia
Costruire la fiducia all’interno di un team può essere difficile e questo è particolarmente sfidante
per i team virtuali in cui vengono ridotte le solite interazioni e opportunità di sviluppo della
fiducia. Ciò rende particolarmente importante per i team manager virtuali concentrarsi su questo
aspetto della leadership. La fiducia è essenziale per garantire relazioni efficaci all’interno del
team virtuale. I membri dello staff hanno bisogno di sentirsi in grado di fidarsi del proprio
manager e questo deve essere ricambiato.
Il modo in cui un leader deve sviluppare la fiducia in un team virtuale è iniziare con questo
principio in mente sin dal inizio. Un buon manager si concentrerà sull’etica del team e sul fatto
che i risultati si basano su ‘noi’ e anziché su ‘io’. Questo approccio inclusivo aiuterà a sviluppare
una relazione di responsabilità combinata, che aiuta a formare la base delle relazioni di fiducia.
Le principali caratteristiche del ‘Trust Builder’ di un ‘efficace team leader virtuale:
• Dimostra aperture e onestà in ogni fase e incoraggia i membri dello stesso team
• Prima si fida di altri - dimostra la fiducia, che crea un rispetto reciproco. Dà l’esempio
• Comunica frequentemente e in modo coerente e garantisce che tutti ricevano lo stesso
messaggio e il medesimo contesto
• Fa quello che dicono di fare e segue le azioni e le promesse
• È accessibile e reattivo alle richieste del team
• Fornisce un approccio coerente e diventa prevedibile nelle loro azioni
• Celebra il successo e da un riconoscimento appropriato
• Mostra un interesse per l’aspetto sociale e l’aspetto familiare del team
iii. Focalizzazione dei risultati
Un buon manager virtuale stabilirà gli obiettivi che desidera siano raggiunti da ogni membro
dello staff, ma lascerà all’individuo il compito di decider in base alle proprie attività, giorno dopo
giorno. Possono anche chiarire quali vincoli e limiti la persona deve rispettare, ma in definitiva
concedere loro spazio per andare avanti con il lavoro senza inutili interruzioni.
Questo è un chiaro passaggio dalla micro gestione a un’area in cui i membri del team hanno il
potere di raggiungere i propri risultati. Ciò è particolarmente importante nei team virtuali poiché
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il manager potrebbe non essere sempre in grado di rispondere ai problemi che si presentano e
quindi il membro del team ha bisogno dell’autonomia per prendere decisioni.
Le principali caratteristiche della “focalizzazione sui risultati” di un efficace team leader virtuale
sono:
• Si Focalizza sui risultati e sull’obiettivo finale piuttosto sul compito e sul processo.
• Delinea chiaramente i vincoli e i limiti del progetto
• Dà il sostegno e supporta il team e loro decisioni
• Assicura al team di lavorare su un insieme di principi e linee guida di base
• Stabilisce gli obiettivi di performance e i risultati attesi
• Valuta regolarmente le prestazioni individuali rispetto agli obiettivi
iv. Facilitatore
Un facilitatore fa in modo che le cose accadono più facilmente e una parte fondamentale del
lavoro dei manager virtuali è di risolvere i problemi e aiutare a trovare i modi per risolvere i
problemi che impediscono ai membri del team di svolgere il proprio lavoro. Ciò potrebbe
significare creare opportunità per la comunicazione di gruppo dove i diversi casi e problemi
possono essere risolti o affrontare problemi organizzativi specifici in cui è richiesto il supporto
gestionale per risolvere le complicazioni interdipartimentali.
In un ambiente virtuale può essere difficile garantire il corretto svolgimento delle operazioni ed
assicurarsi di essere in grado di riunire gli strumenti e le informazioni necessarie per garantire
che il lavoro venga svolto. Richiede un’ampia comprensione delle funzioni del team e una
capacità di comunicare efficacemente per affrontare i problemi che si verificano. Avrai bisogno
di assicurarti di capire: il budget, gli strumenti, la formazione, le informazioni, il personale e le
dinamiche del team.
Le principali caratteristiche di un ‘Facilitatore’ di un’efficace team leader virtuale sono:
• Fornisce una buona preparazione e facilita le riunioni di gruppo (virtuale o faccia a
faccia)
• Si concentra sulle dinamiche del team e affronta i problemi che si presentano
• Implementa efficaci tecniche di risoluzione dei problemi
• Aiuta il team di risolvere i problemi interdipartimentali
• Aiuta il team di risolvere i problemi all’interno del team
• Supporta il team dove sono necessarie le decisioni e dove l’autorità è richiesta
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v. Il Networker
Quando i membri del team sono distribuiti geograficamente in diverse parti o non sono in grado
di mettersi in contatto regolarmente con le altre persone all’interno dell’organizzazione, diventa
ancora più importante che il gestore virtuale sia in grado di creare reti e creare relazioni con altri
reparti.
I manager virtuali hanno il dovere di cercare di sviluppare connessioni che forniscano al proprio
team contatti e risorse che li aiutino a raggiungere i propri obiettivi. Ciò significa creare
associazioni, sviluppare una rete forte e rafforzare i collegamenti all’interno dell’organizzazione
e all’esterno, laddove possibile. Conoscere qualcuno che può risolvere un problema che può
sorgere può salvare la vita ad un membro dello staff che non ha la possibilità di andare a
bussare alle porte.
Le principali caratteristiche di un ‘Networker’ di un’efficace team leader virtuale:
• Crea opportunità di incontrare persone in diversi dipartimenti
• Si presenta ai membri dello staff principale e alle persone che possono dare un supporto al
proprio team
• Sviluppa relazioni con i membri senior dello staff e quelli che possono influire in qualche
modo
• Prende l’opportunità di incontro di alto profilo
• Dà l’opportunità ai membri del team di lavorare con i contatti pertinenti
vi. Stratega
Possedere una forte consapevolezza delle sfide del business e concentrarsi sulla
organizzazione è una parte importante del lavoro di un manager virtuale. I manager virtuali
dovrebbero essere in grado di comprendere la strategia dell’azienda e dopo comunicarla al
team in un modo chiaro da capirla e da relazionarsi ad essa. La chiave sta nel capire l’impatto
che il loro team ha sulle prestazioni dell’organizzazione.
Un buon stratega sarà a conoscenza dei cambiamenti del prodotto o del servizio che si
presentano, di ciò che sta accadendo dal punto di vista del reparto, delle prestazioni finanziarie
dell’organizzazione, delle variazioni delle esigenze del cliente, dei cambiamenti del settore e di
come tutto questo ha un impatto sul proprio team.
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Le principali caratteristiche di strategia di un team leader virtuale sono:
• Comprende e comunica ciò che accade all’interno dell’organizzazione
• Discute regolarmente sull’offerta di prodotti / servizi dell’organizzazione
• Riesamina e comunica le modifiche che riguardano l’azienda e il suo team specifico
• Mantiene il team informato sulle prestazioni finanziarie dell’organizzazione
• Dimostra l’entusiasmo per soddisfare le esigenze del cliente in ogni momento
• Annuncia le modifiche riguardo la strategia aziendale in momento in cui si verificano
vii. Technology Advocate/Innovatore tecnologico
Per la gestione di un team virtuale, la tecnologia è inestimabile. È probabile che la tecnologia
sia il metodo principale di comunicazione con il tuo team, sia su base individuale che nel suo
insieme. È anche uno dei metodi chiave per risparmiare denaro per un’organizzazione che ha i
dipendenti sparsi in diverse parti del mondo. Il costo dei viaggi, delle sedi per riunioni e di altri
costi associati è diventato un peso per molte organizzazioni in cui il risparmio sui costi è
diventato quasi altrettanto importante come generare le entrate. Per questi motivi, è
fondamentale diventare un sostenitore della tecnologia.
Essere un sostenitore della tecnologia significa capire gli strumenti a tua disposizione, sapere
quale metodo è meglio usare quando, capire il membro del team quale tipo di comunicazione
preferisce e assicurarti di essere in grado di promuovere l’uso della tecnologia per il tuo team in
ogni occasione.
I diversi strumenti potrebbero essere: e-mail, telefono, teleconferenze, videoconferenze,
condivisione degli schermi, messaggistica istantanea, portali di gruppo, social networking.
Le principali caratteristiche di un ‘Technology Advocate’ di un’efficace team leader virtuale sono:
• Comprendere tutti gli strumenti disponibili all’interno dell’organizzazione e come utilizzarli
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• Assicura il team che sia in grado di utilizzare gli strumenti in modo efficace.
• Identifica quali strumenti sono preferiti da quali membri del team e trovare il metodo giusto
per utilizzare quello pertinente
• Incorpora diversi modi di utilizzo degli strumenti per soddisfare le necessità
• Promuove l’uso di strumenti all’interno del team e mette in luce i benefici e il risparmio sui
costi
viii. Coach
Un buon leader virtuale si concentrerà sullo sviluppo e la crescita dei membri del proprio team.
Ciò significa creare un approccio costruttivo sul coaching. L’obiettivo dovrebbe essere quello di
aiutare i membri del team a lavorare in modo efficace, sviluppare competenze, sviluppare e
applicare le loro abilità imparando dai propri errori. Il leader come coach dovrà fornire supporto
nello sviluppo tecnico, nelle capacità imprenditoriali e nelle pratiche interpersonali sia per il team
che per i membri al suo interno.
È ovvio che il coaching occuperà la maggior parte del tempo di un team leader virtuale,
nonostante sia una parte del processo di gestione delle prestazioni o un approccio più generale,
il coaching e lo sviluppo saranno degli strumenti chiave per la crescita del team e il
raggiungimento delle prestazioni personali.
Le principali caratteristiche di un ‘Coach’ di un’efficace team leader virtuale sono:
• Promuove tecniche di risoluzione dei problemi ed autonomia ponendo domande piuttosto
che dare risposte
• Offre ai membri del team opportunità di comunicare insieme e di lavorare per risolvere i
problemi
• Permette l’utilizzo di tempo e denaro per la formazione e lo sviluppo
• Gestisce le prestazioni dei membri del team in modo efficace
• Fornisce un feedback efficace ed è anche aperto al feedback personale
• Cerca opportunità per far crescere e progredire i membri del team
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Attività:
Quali competenze chiave potresti sviluppare ulteriormente? Scrivile qui…
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4. Il case study del team virtuale: prima parte
Esamina il seguente scenario di case study e discutilo con le persone del gruppo. Dovresti
schematizzare le sfide e le opportunità. Un gruppo poi dovrà presentare il lavoro all’intera
classe. C’è anche una tabella in fondo allo scenario per scrivere le tue osservazioni.
Scenario
Steve è un nuovo manager di un team virtuale. Questa è una nuova responsabilità per Steve e
anche se ha guidato gruppi prima, non ha esperienza nella gestione delle persone in un
ambiente virtuale o remoto.
Ci sono sei membri nel nuovo team di Steve e lavorano tutti in diverse parti del mondo. Lui è un
po’ preoccupato per questo nuovo modo di lavorare e non è sicuro di quali abilità e competenze
gli saranno richieste. Fortunatamente il nuovo capo di Steve è molto utile, e ha avuto un
incontro con Steve per discutere i punti di forza e di debolezza di ogni membro del team e Steve
li ha trascritti su una matrice per ricordarseli. Steve si è anche aggiunto a questa matrice, così
da poter concentrarsi anche sui propri punti di forza e di debolezza. Usando la matrice nella
pagina successiva completa questa attività.
Attività:
Identifica le sfide e le opportunità che Steve affronta:
Opportunità: Sfide:
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Matrice del team virtuale di Steve
Membro
del Team
Luogo & Orario
di Lavoro
Preferenze di
Comunicazione
Esperienza
Virtuale?
Punti di Forza Punti di Debolezza
Steve
Sud Est
9:00 - 5:00
No
• Sviluppare la fiducia
• Gestione delle prestazioni e coaching
• Networking
• IT Consapevolezza
• Adattare processi e modalità di lavoro
• Gestione di team virtuali
Mary
Nord Ovest 8:00 - 4:00
Telefono/Video
Conferenza
Sì
• Competenze Interpersonali
• Uso delle ICT
• Gestione di Progetto
• Autogestione
John
South
9:00 - 13:00
Messaggistica
istantanea
No
• Interazione e networking face-to-face
• Uso delle ICT
• Consapevolezza dell’azienda e dei processi
Rajiv
West
9:00 - 5:00
Telefono/Email
No
• Gestione di Progetto
• Autogestione
• Problem solving
Tracey
Nord Est
13:00 - 18:00
SharePoint/Video
Conferenza
Sì
• Uso delle ICT • Consapevolezza interpersonale
• Teamwork
• Gestione di Progetto
Dawn
Irlanda del N.
08:00 - 18:00
Telefono
No
• Interazione del team
• Creazione di processi
• Uso delle ICT
Ronald
Sud Ovest
08:00 - 15:00
SharePoint/Email
No
• Consapevolezza Interpersonale
• Networking
• Teamwork
• Gestione del tempo
• Autogestione
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5. Costruire un team virtuale
Un buon processo da seguire se si sta costruendo un team virtuale (o si riorienta un
team virtuale esistente) consiste nell’impostare un approccio concordato ai modi di
lavoro. Per fare questo, dobbiamo prima guardare a ciò che costituisce un team virtuale
efficace.
i. Obiettivi condivisi
I membri del team virtuale devono capire che cosa stano cercando di ottenere come
squadra. Ciò significa evidenziare gli obiettivi del team e collegarli alla strategia
organizzativa laddove possibile.
ii. Sapere cosa si deve fare
Oltre a sapere quali sono i loro obiettivi, i membri del team dovrebbero anche avere
chiarezza su come dovrebbero svolgere il loro lavoro e cosa vi aspettate da loro ruolo.
Ciò potrebbe includere processi, procedure e qualsiasi progettazione che devono
seguire.
iii. Strumenti per farlo
Se ci sono determinati modi di lavorare, quali sono? Esistono gli strumenti preferiti, la
tecnologia o le line guida che loro possono utilizzare per raggiungere i loro obiettivi?
iv. Capacità di farlo
Possiedono le capacità e le conoscenze per utilizzare gli strumenti del loro lavoro? In
caso contrario, cosa si può fare per aiutarli a sviluppare queste capacità e conoscenze?
v. Desiderio di farlo
Sono motivate e ispirati a svolgere bene il loro lavoro e quali sono i modi su cui siete
d’accordo?
Quindi, se stai mirando a spostare il tuo team virtuale in una posizione in cui ritieni che
tutte le domande di cui si è discusso sopra siano state chiare e risolte, dovresti stabilire
delle regole di base con il team e assicurarti che siano chiare su ciò che stai cercando di
ottenere insieme.
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I manager dei team virtuali stabiliscono le regole di base durante la riunione iniziale del
team. Durante questo incontro, devono:
• Spiegare gli obiettivi del team
• Elencare ruoli e responsabilità
• Decidere quando e come il team comunicherà sia formalmente che informalmente
- Riunioni del team - Condivisione delle informazioni - Linee guida e regole per l’utilizzo di diverse tecnologie - Comunicazione esterna
• Decidere gli standard per quando e come coordinare le attività del team - Comunicazione dello stato al manager, ai membri del team e ai clienti - Seguire le attività - Saper gestire il rischio
• Stabilire le line guida per la collaborazione - Brainstorming - Condivisione di documenti - Prendere decisioni
• Elaborare una strategia per la relazione e la costruzione della fiducia a distanza - Comunità virtuale - Affidabilità - Gestione dei conflitti
• Decidere quando e come eseguire le migliori pratiche per la gestione delle prestazioni
- Incontri One-to-one - Feedback motivazionale e formativo
Lavorare su queste regole fondamentali e line guida come una squadra ti aiuterà ad
avere un punto di partenza di fiducia. Potresti avere una buona idea di come ti vuoi
avvicinare a ciascuno degli elementi del tuo incontro iniziale, ma se il tuo team virtuale
ritiene che questi vengono assegnati a loro piuttosto che decisi nel gruppo, potesti
scoprire che questi elementi non vengono comunicati tra di loro in maniera efficiente e
purtroppo i tuoi sforzi andranno a finire sprecati. Ci saranno naturalmente elementi della
discussione che non vengono discussi, forse dove la politica o il processo sono molto
importanti e in questi casi dovresti spiegare molto chiaramente perché hai preso quelle
decisioni senza che ci sia confusione o possibilità di disapprovazione nei tuoi confronti.
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6. Il case study del team virtuale – seconda parte
Esamina il seguente scenario di case study e discutilo con le persone del gruppo.
Dovresti schematizzare le idee, che Steve dovrebbe includere nel suo incontro iniziale
con il suo team virtuale. Un gruppo poi dovrà presentare il lavoro all’intera classe. C’è
anche una tabella in fondo allo scenario per scrivere le tue osservazioni.
Scenario
Steve ha deciso di riunire il suo team virtuale per un incontro iniziale. Non ha molto
tempo per questo incontro. Pertanto, ha deciso che non può concentrarsi su tutti gli
elementi che vorrebbe per costruire un team virtuale. Tuttavia, vorrebbe almeno
risolvere alcune delle sfide o opportunità che ha stabilito in precedenza. Quindi lo scopo
di questo incontro è conoscere la situazione, identificare metodi per superare alcune
delle sfide che ha identificato, utilizzare le opportunità, sviluppare alcuni modi di lavorare
concordati precedentemente e creare una certa fiducia.
Attività:
Steve pensa di poter gestire sette punti chiave dell’agenda. Per favore aiutalo a
decidere quali dovrebbero essere i punti. Inoltre, Steve sa che alcune cose
devono essere impostate da lui e altre decise dal team, identifica quali dovrebbero
essere impostate da lui.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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7. Lavorare sulla fiducia
La fiducia è un fattore essenziale quando si lavora con i team virtuali. Sebbene abbiamo
brevemente parlato di questo argomento quando abbiamo parlato delle competenze e
capacità richieste da un manager virtuale, è un argomento così importante che
dovremmo dedicare un po’ di tempo a esaminare cosa deve fare specificamente un
manager virtuale per costruire e mantenere la fiducia con il proprio team.
In precedenza abbiamo identificato alcune delle caratteristiche di un manager virtuale
che si concentra sulla fiducia. Questi erano…
• Dimostra apertura e onestà in ogni fase e incoraggia le persone dello stesso team
• Prima si fida di altri – dimostra la fiducia, che crea un rispetto reciproco. Dà un
esempio
• Comunica frequentemente e in modo coerente garantisce che tutti ricevano lo stesso
messaggio e il medesimo contesto
• Fa quello che dice di fare e fa seguire le azioni alle promesse
• È disponibile e reattivo alle richieste del team
• Fornisce un approccio coerente e diventa prevedibile nelle loro azioni
• Celebra il successo e fornisce un riconoscimento appropriato
• Dimostra interesse per l’aspetto sociale e l’aspetto familiare del team.
Attività:
Scrivi alcune azioni specifiche che puoi intraprendere per dimostrare la fiducia
per ogni caratteristica descritta sopra.
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La fiducia non è qualcosa che si identifica immediatamente e potrebbe essere
necessario del tempo all’inizio per creare un ambiente in cui ti fidi del tuo team e loro si
fidano di te. Tuttavia, dovresti vedere questo processo come una base per lavorare sulla
fiducia continuamente. Naturalmente, una volta che il tuo team ti conoscerà meglio, ci
saranno più opportunità per te di lavorare avendo fiducia in loro, ma se non provi a
gettare le basi all’inizio, può essere molto più difficile costruirla più avanti.
Come leader di un team virtuale, sviluppare la fiducia è una tua responsabilità. Ciò non
significa solo la fiducia tra te e ciascun membro del team; significa aver fiducia nelle
persone della stessa squadra. La chiave per costruire questo tipo di rapporto di fiducia è
essere aperti e coerenti e incoraggiare gli altri ad agire nello stesso modo. Il tuo team
cercherà di modellare le azioni del loro leader e tu dovresti parlare di cosa succede e
diventare un modello. Ciò significa dimostrare i comportamenti che tu vorresti
riconoscere nel tuo team.
Non essere troppo scoraggiato se la fiducia non cresce immediatamente tra te e il tuo
team. Questo può richiedere molto tempo anche per i team che lavorano nello stesso
ufficio, quindi per i team che lavorano nell’ambiente virtuale, può richiedere molto più
tempo. Continua a fornire opportunità di interazione con il tuo team e vedrai che nel
tempo la fiducia crescerà.
“Il modo migliore per scoprire se ci si può fidare qualcuno è di dargli
fiducia.” - Ernest Hemingway
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8. Utilizzo efficace della tecnologia
La tecnologia è uno dei motivi principali per cui i team virtuali sono diventati così
abbondanti negli ultimi dieci anni. Questi strumenti hanno permesso di rimanere in
contatto con le persone e comunicare in modi molto più efficaci di quanto avessimo fatto
mai prima d’ora. Il fatto che la tecnologia sia diventata così avanzata significa che
essere distanti l’uno dall’altro non ha più il significato di essere isolati. Tuttavia, gli stessi
strumenti che rendono possibili i team virtuali ora possono creare dei problemi se non
utilizzati correttamente.
Se non utilizzati nel modo giusto, questi strumenti possono aumentare la confusione,
causare inutili interruzioni e causare una perdita di tempo significativa.
Alcuni degli strumenti principali includono:
• Telefono
• Tele-conferenza
• Instant messaging
• Conferenze Web (e.g. Skype, GoToMeeting)
• SharePoint i.e.(piattaforme collaborative ad esempio SamePage, Podio e
Freedcamp)
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Attività: Diamo un occhiata alle tecnologie chiave, quando è il momento migliore per usarle; quali sono i lati positivi e negativi dell’utilizzo di ciascuno di esse e quali sono le regole che riteniamo importanti da prendere in considerazione.
Telefono Tele-conferenza Instant messaging
Periodo migliore da usare
Lati positivi
Lati negativi
Regole per l’uso pratico
Web conferenza E-mail SharePoints
Periodo migliore da usare
Lati positivi
Lati negativi
Regole perl’uso pratico
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i. Telefono
Questo è ancora lo strumento più usato negli affari di oggi. Alla gente piace questo
strumento in quanto è comune, facile da usare e molto accessibile. Tuttavia può essere
visto come interruzione e poiché è così comune, le persone possono dimenticare il suo
uso aziendale. In più è lo strumento più probabile tramite quale le persone si metteranno
in contatto con te al di fuori del tuo ‘orario di lavoro ’. Un ultimo problema è che i telefoni
possono essere una distrazione nelle automobili e molte organizzazioni ne vietano l’uso
durante la guida, anche se usato con il kit vivavoce. Questo è un problema serio in
quanto è una delle cause più comuni di incidente stradale.
ii. E-Mail
Questo è un metodo per inviare i messaggi da un computer ad un altro utilizzando un
indirizzo email impostato. Questo è un altro strumento che è diventato molto comune ed
è un elemento chiave e punto di forza negli affari. È utile in quanto è possibile inviare
messaggi in qualsiasi momento e quando è comodo per voi. Consente inoltre di allegare
documenti, immagini, collegamenti, e altre informazioni. Tuttavia, alcune persone
possono esagerare con le e-mail e inviarle troppo o per qualsiasi pensiero che hanno.
Le persone possono esagerare con il pulsante “rispondi a tutti” e puoi trovarti con molte
email irrilevanti. Un altro problema con la posta elettronica è che le persone possono
ritenere di dover rispondere immediatamente e causare problemi di gestione del tempo.
iii. Teleconferenza
Questo metodo permette di comunicare al telefono con più persone simultaneamente.
Questo è uno strumento molto utile per le persone che vogliono parlare con tante
persone allo stesso tempo ed assicurarsi che tutti ricevano lo stesso messaggio o
possono esprimere le loro opinioni. Ci può essere un problema tra le persone che fanno
parte della teleconferenza, alcuni membri durante la teleconferenza possono non essere
coinvolti, alcune persone possono non riuscire ad esprimere la loro opinione o non
essere capite, o altre questioni che derivano dal moderatore che non gestisce
correttamente la chiamata.
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iv. Videoconferenza
Questo è un metodo di comunicazione che permette a una o più persone di vedersi l‘un
l’altro via internet. Questo è probabilmente uno degli strumenti più vicini a una vera
riunione ‘fisica’ e può funzionare in modo molto efficace in quanto l’elemento di
comunicazione visiva aggiunge alcuni vantaggi e aiuta a stabilire un rapporto. I problemi
possono sorgere con connessioni internet lente o perché alcune persone non amano
essere viste in video.
Questo metodo può essere soggetto a interruzioni (meglio evitare stanze condivise dove
puoi essere interrotto, meglio che ogni membro stia in una stanza da solo) o persone
che dimenticano di essere davanti alla camera e iniziano a fare cose come mangiare,
che potrebbero non fare nelle normali situazioni.
v. Instant Messaging /Messaggistica istantanea
Questo è il modo per inviare messaggi in tempo reale su un sistema informatico. Simile
alla posta elettronica, ma di solito usato per i messaggi brevi e veloci. Questo strumento
è fantastico quando vuoi una rapida informazione da un collega che si trova molto
lontano. In altre parole sembra come sbirciare sopra un divisorio al lavoro per fare una
domanda veloce. Tuttavia, l’instant messaging può essere terribile se sei tu quello
interrotto. Di solito non ha opzioni per ignorare il messaggio, ma si apre semplicemente
sullo schermo. Per questo motive molte persone lasciano questi strumenti spenti
quando sono occupati, il che rende lo strumento ridondante.
vi. Conferenza Web
Questo è un metodo di comunicazione in base al quale i partecipanti possono parlare tra
loro e visualizzare gli schermi degli altri. Ciò consente la condivisione dei dati e
informazioni nonché la presentazione e formazione. Questi sono a volte chiamate
‘Webinars’, o seminari sul web. Questo può essere un metodo fantastico per condividere
informazioni e migliorare le competenze del team. Uno svantaggio di questo strumento
è che può essere facile per le persone di ’scollegarsi’ ad un certo punto, ignorare o
distrarsi, e come moderatore è molto probabile che tu non te ne accorgerai. C’è un
esempio, una storia dove il formatore ha svolto una sessione di training e quando hanno
concluso la sessione il formatore ha realizzato che c’era solo una persona rimasta da
una quindicina all’inizio. Il formatore è rimasto a parlare da solo per 30 minuti.
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vii. SharePoint (piattaforma collaborativa)
Questo è un posto su internet o intranet dove le perone possono caricare e condividere
dati, immagini, documenti e informazioni. Questi possono essere utili per i team virtuali
in quanto il team può avere un posto dove condividere informazioni e ottenere i dati più
recenti. SharePoint e uno strumento specifico per Microsoft. Tuttavia, la frase è usata
per strumenti generici. Questo può essere uno strumento fantastico per i team virtuali ed
è come avere un sito web di un mini team. Consentono in un posto di caricare immagini
e brevi descrizioni del team, il che aiuta a coltivare fiducia e relazione. In più puoi tenere
le persone al passo con le ultime informazioni sul progetto o le modifiche dell’azienda.
Rimuove il timore che le persone possono utilizzare documenti scaduti o permette alle
persone di sapere dove trovare le cose. Uno svantaggio è che spesso questi strumenti
diventano un ambiente di noia/atmosfera spenta. Se non gestiti correttamente finiscono
per essere trascurati e dimenticati e vanificano completamente il loro scopo originale.
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9. Il case study del team virtuale: terza parte Esamina il seguente scenario di case study e discutilo con le persone del gruppo.
Dovresti segnalare le idee, cosa dovrebbe fare Steve per risolvere i problemi che sta
affrontando con il suo team virtuale. Un gruppo poi dovrà presentare il lavoro all’intera
classe. C’è anche una tabella in fondo allo scenario per scrivere le tue osservazioni.
Scenario
Dopo l’incontro iniziale, Steve è stato piuttosto soddisfatto dei progressi che ha fatto con
il suo team virtuale e in generale le cose sembrano andare abbastanza bene. Tuttavia,
le ultime settimane ha evidenziato alcuni problemi, che lui sa che bisognerebbero essere
risolti per poter procedure con il suo team e creare un approccio di lavoro virtuale
positivo.
I problemi specifici che Steve ha notato sono:
• Alcuni membri del team sono lenti a rispondere alle e-mail e questo rendere difficile
per gli altri portare a termine i progetti in tempo.
• John and Tracey stanno lavorando strettamente su un lavoro specifico, ma poiché gli
orari di lavoro non si sovrappongono, hanno difficolta a garantire che siano entrambi
aggiornati su cosa sta accadendo. Ciò si traduce in duplicazione di compiti,
confusione sullo stato delle attività, rapporti conflittuali sui progressi, e una generale
mancanza di coerenza. Stanno anche iniziando a lamentarsi l’uno dell’altro.
• È ovvio che alcuni membri del team non sono altrettanto ben informati sui prodotti e i
servizi come gli altri, il che significa che il loro lavoro è in ritardo.
• Sembra che ci sia un sentimento generale all’interno del team che Ronald stia
‘rallentando’. Sebbene non sia stato possibile per te confermarlo, ipotizza che tutto
questo possa essere vero.
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Attività:
Indica le idee su che cosa dovrebbe fare Steve per risolvere in miglior modo i
problemi che sta affrontando con il suo team virtuale:
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10. Capacità/Competenze comunicative
Vale la pena riconoscere che la comunicazione è l’unico metodo per garantire che la
gestione di un team virtuale sia un successo. Questo perché la comunicazione è l’unica
cosa che tiene i lavoratori virtuali connessi ai loro colleghi e ai loro manager. Pertanto,
un buon manager virtuale garantirà un approccio efficace alla comunicazione all’interno
del team. Per fare ciò, è necessario concentrarsi su cinque migliori pratiche di
comunicazione. Queste sono:
i. Comunicazione efficace
Comunicare a distanza e/o con le persone provenienti da culture diverse può essere
piuttosto scoraggiante. La distanza può creare tanti problemi di comunicazione e
incomprensioni e per questo motivo è importante seguire una serie di line guida
standard quando si vuole essere sicuri di trasmettere il messaggio in modo chiaro.
Sebbene, ciò possa richiedere più tempo e sforzi aggiuntivi, il risultato è l’aumentano
delle possibilità che tutti capiscano il tuo messaggio.
Dai un’occhiata al seguente strumento di pianificazione della comunicazione e usalo
quando ti prepari a condividere e comunicare messaggi importanti.
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Trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro…
1. Indica lo scopo del tuo messaggio
2. Comunica il tuo messaggio usando questi tre componenti
• Punto principale: Descrivi la tua idea, opinione, osservazioni, preoccupazioni, ecc.
• Sentimenti: Descrivi come ti senti riguardo alla situazione.
• Effetto: Descrivi ciò che ritieni sia l’effetto della situazione.
3. Ascolta la risposta degli altri:
• Ascolta attentamente e ripeti se necessario.
• Fai domande: Le domande ti aiutano a chiarire e comprendere le risposte che ricevi dagli atri.
4. Risolvi le incomprensioni:
• Ripristina il tuo scopo: torna al passaggio 1 e utilizza parole diverse per descrivere lo scopo
della comunicazione.
• Ripeti il messaggio: Usa parole diverse per esprimere il tuo punto di vista, descrivi i tuoi
sentimenti e spiega l’effetto.
• Aggiungi il significato: fornisci esempi ed esperienze per migliorare la comprensione del tuo
messaggio.
5. Conclusione:
• Revisione: ripassa ciò che è stato discusso, quali accordi hai stipulato, ecc.
• Pianificazione: avvia subito le attività che sono emerse come necessarie durante la discussione.
• Follow up: concorda un nuovo orario nel quale discutere o un nuovo incontro, se necessario.
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ii. Ascolto empatico
La terza fase del processo di trasmissione del messaggio è ‘ascolta la risposta degli
altri’. È molto importante ascoltare e ricordare sia i fatti che i sentimenti trasmessi dalle
persone per stabilire le preoccupazioni significative che loro evidenziano. Questo tipo di
approccio viene spesso definito come, ‘Ascolto Empatico’.
Ascolto empatico significa ascoltare attivamente le persone e assicurarci di
comprendere sia il significato che le emozioni dietro il loro messaggio.
Come possiamo assicurarci di ascoltare in questo modo?
• Parafrasando – ripetendo con le tue parole
• Controllo della percezione – assicurandosi di capire i loro sentimenti
• Invitare – incoraggiare la persona di dirti di più
• Relazione – spendere tempo per capire come si sentono
• Riconoscimenti verbali (ah ha, si, capisco, giusto, avanti ecc.)
• Utilizzo di domande relative all’argomento di discussione
• Silenzio – tacere e lasciare parlare l’altro
• Riassumere – rivedi i punti principali, l’azione e i prossimi passi per arrivare alla
fine e chiudere
iii. Globale
È facile dimenticare tutti i piccoli modi di scoprire cose che si verificano quando si è in un
ufficio. Le bacheche del personale, le conversazioni alla macchinetta del caffè, le
chiacchierate dell’ora di pranzo, i vecchi colleghi nel corridoio sono tutte cose che non si
verificano più per le persone che lavorano virtualmente. È logico che le e-mail di massa
non vengano inviate per ogni singolo incidente che si verifica, ad esempio quando uno è
malato o un feedback positivo da parte dei clienti. Tuttavia, questo crea un dilemma per
il manager virtuale che dovrebbe mirare a garantire che il proprio team riceva quante più
comunicazioni possibili, ma senza sommergerle con i dati!
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Un modo per superare questo problema è usare la tecnologia tua disposizione. È
consigliabile provare a utilizzare un portale o una ‘bacheca virtuale’ per consentire ai
membri del team di pubblicare informazioni pertinenti che possono condividere tra di
loro. Magari il modo migliore è impostare una bacheca, fornire i collegamenti via e-mail e
dopo discutere con il tuo team su come usarla e quali informazioni devono essere
condivise. Di solito è meglio dare a uno o due membri del team il ruolo di amministratore
del portale poiché ciò garantisce che venga regolarmente mantenuto.
Anche senza l’utilizzo di un portale, è necessario concentrarsi sul fornire quante più
possibile informazioni pertinenti possibili al proprio team virtuale e ricordarsi che non è
probabile che loro ricevano da nessuna altra parte quasi tutte le informazioni che
possono ricevere dal loro manager. All’inizio del lavoro insieme tra te e il tu team, può
essere utile discutere di come il tuo team vuole ricevere informazioni, quando vuole
riceverle e con quale frequenza. In questo modo i limiti sono impostati prima. Cerca di
incoraggiare un ambiente virtuale di condivisione in modo che le persone si abituino a
collaborare per garantire una comunicazione migliore.
iv. Frequente
Proprio come abbiamo detto che è essenziale che il tuo team virtuale riceva le
comunicazioni complete, è anche molto importante che ricevano spesso informazioni da
te. Lavorare a distanza può lasciare che i dipendenti si sentano isolati e, di
conseguenza, il contatto con te è reso più necessario per farli sentire coinvolti e
impegnati.
Effettuando il controllo periodico sui membri del team, devi assicurati di essere sempre
aggiornato sui problemi che loro potrebbero avere con il carico di lavoro. Dato che non
lavori in ufficio, non hai il lusso di individuare i segni premonitori di stress o ansia nei
membri del tuo team, quindi la comunicazione regolare diventa obbligatoria.
Inoltre, mantenendo contatti regolari con i tuoi dipendenti, puoi valutare il loro carico di
lavoro o quale lavoro il tuo team è disposto o in grado di assumere in qualsiasi
momento. Col tempo inizierai a valutare quanto ogni membro del team ama lavorare,
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quanta comunicazione richiedono e qual è il modo migliore di lavorare con loro. Ciò si
traduce in buoni rapporti tra tutti.
v. Tempestivo
Naturalmente, la comunicazione non sarà sempre unidirezionale e ci saranno momenti
quando i dipendenti verranno da voi per consigli e supporto. In questi casi, è
assolutamente fondamentale che tu risponda tempestivamente a loro. Come accennato
in precedenza lavorare virtualmente può far sentire i dipendenti molto isolati e nulla può
migliorare questa situazione di più di un momento di supporto in cui hanno bisogno di
aiuto quando si sentono ignorati o esclusi.
Viceversa, se è possibile garantire che la risposta avvenga in un lasso di tempo
appropriato, i dipendenti sentiranno che sono legati a te e che fanno parte
dell’organizzazione ed è proprio questo che promuove il senso di interconnessione.
vi. Riflessivo
Dovrebbe essere ovvio, ma i dipendenti risponderanno meglio se sei sincero e riflessivo
su ciò che si dice quando si comunica con loro. Sfortunatamente, nel mondo frenetico
che viviamo, possiamo spesso mandare una mail che viene capita male dalla persona
che la legge, quando l’intenzione era tutt’altro. Tuttavia, quando comunichi un
messaggio, dovresti sempre prendere in considerazione di come viene capito il
messaggio dalla persona con quale stai parlando. Ciò diventa ancora più importante
nell’ambiente virtuale, in cui le incomprensioni sono difficili da individuare e persino più
difficili da risolvere.
La ricerca ha evidenziato una lista di caratteristiche che sono più o meno apprezzate sul
posto di lavoro.
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Le caratteristiche più appezzate Le caratteristiche meno apprezzate
• Onestà
• Rispetto
• Cortesia
• Premura
• Professionalità
• Un argomento coinvolgente
• Una comunicazione chiara, sintetica e
fattuale
• Pazienza
• Oggettività
• Tolleranza di diversi punti di vista
• Equità
• Disonestà
• Mancanza di rispetto
• Maleducazione
• Troppi o troppo pochi dettagli
• Spiegazioni prolisse
• Mancanza di messa a fuoco e di una
direzione
• Mancanza di chiarezza
• Interruzioni
• Condiscendenza
• Comunicazione precipitosa
• Mancanza di aperture verso altre idee
• Comunicazione unilaterale
• Urla e altri comportamenti aggressivi
Una comunicazione efficace con il tuo team definirà il tuo successo come un manager
virtuale ed è quindi importante concentrarti su queste caratteristiche positive o negative
e fare ciò che puoi per costruire un approccio comunicativo positivo. Questo è vero per
ogni forma di comunicazione; tramite telefono, tele conferenza, faccia a faccia o via e-
mail ecc. Le tue capacità di comunicazione diranno che leader sei: assicurati di dare il
meglio di te stesso.
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11. La capacità di dare feedback
Una delle competenze più importanti che un team virtuale deve sviluppare è la capacità
di fornire feedback in modo che il team possa svilupparsi e migliorare. A guidare questo
approccio è il manager virtuale, che deve assicurarsi di avere le competenze necessarie
per comunicare efficacemente dove le cose possono essere migliorate. E’ necessario
incoraggiare il team a fornirsi a vicenda feedback.
Il feedback di solito funziona meglio quando viene dato di persona. Le conversazioni
sulle performance è meglio darle di persona nella stessa stanza, in quanto altrimenti è
difficile avere una comunicazione aperta e onesta che assicuri una chiara
comprensione. La sfida per le persone che lavorano in un ambiente virtuale è che ci
sono molti elementi di feedback che non possono aspettare fino a quando non ci si trova
faccia a faccia con qualcuno. Pertanto, è necessario sviluppare forti competenze di
feedback che funzionino al telefono altrettanto bene che in una stanza.
Prima di esaminare il processo di feedback, stabiliamo innanzitutto lo scopo del
feedback in un team virtuale.
i. Il Riconoscimento
Ricevere un feedback per un lavoro ben fatto può essere un’esperienza molto
gratificante ed è noto che spinge le persone verso le buone prestazioni. Sebbene i
dirigenti possono essere riluttanti a fornire questo tipo di feedback, questo può essere
estremamente utile per motivare i membri del team e alzare il loro morale. Questo è
particolarmente importante per i membri del team virtuale che potrebbero ritenere di non
essere riconosciuti come è riconosciuto il personale che lavora in ufficio.
ii. Il Miglioramento continuo
È utile fornire feedback ai team anche dove le cose stanno procedendo bene. Ciò
garantisce che vengano mantenuti gli approcci positivi al lavoro e che vengano
individuati e coltivati ulteriori miglioramenti.
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iii. Correggere i problemi
Naturalmente, il feedback è importante anche quando le cose non vanno così bene. Può
darsi che abbiamo bisogno di risolvere gli errori nei processi di lavoro o se è necessario
un cambiamento nel comportamento delle persone. In un ambiente virtuale è importante
fornire questo tipo di feedback in un modo tempestivo altrimenti i piccoli problemi
possono aumentare rapidamente.
Qualunque sia lo scopo del feedback che stai dando, vale la pena ricordare alcuni
principi di guida che ti garantiranno un approccio efficace.
iv. Essere tempestivi
Di solito è meglio fornire il feedback non appena possibile. In questo modo, le cose sono
fresche sia nella tua mente che nella persona con la quale stai parlando. In questo modo
si evita anche una situazione in cui hai riunito una vasta raccolta di feedback e la
persona non riesce a capire tutto in una volta.
v. Diventa proprietario del feedback
Accertati che il feedback arrivi direttamente da te, vale a dire la persona che lo sta
dicendo. Il feedback non dovrebbe essere basato sulla speculazione o sulla tua opinione
o sui sentimenti degli altri. Se inizi a speculare o a giudicare le opinioni degli altri, puoi
rovinare la fiducia all’interno del tuo team virtuale. Non solo con la persona alla quale
fornisci il feedback, ma anche quelli che sentiranno parlare del tuo approccio.
vi. Concentrati sul problema
Sii sicuro di essere concentrato sul problema o sul comportamento della persona alla
quale stai fornendo il feedback piuttosto sulla persona stessa. In questo modo eviti di
diventare troppo personale nel tuo approccio. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di
aiutare un individuo a migliorare e assicurarsi di sviluppare metodi di lavoro positivi. Non
ha nessun senso attaccare un individuo all’interno del tuo team.
vii. Permetti la discussione
Il feedback è un processo reciproco e dovresti cercare di evitare semplicemente di
tenere un monologo o di dominare la persona alla quale stai fornendo il feedback. Nei
team virtuali, questo può far ritirare le persone nel loro ambiente virtuale e rendere molto
più difficile la gestione del team.
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Qualunque sia lo scenario dovresti sempre evitare di fornire feedback che potrebbero
essere dannosi/offensivi. Se attacca le persone, piuttosto che i problemi, o viene fornito
troppo tardi quando la persona non può fare niente al riguardo, o è troppo vago, o non è
correlato agli obiettivi del team, farà più male che aiutare.
Ove possibile, è sempre meglio prepararsi in anticipo per il feedback che si intende
dare. Avere un ordine logico nella tua conversazione ti aiuterà a rimanere in linea e dire
tutte le cose. Naturalmente, non è sempre possibile prepararsi per il feedback, ma
esercitarsi ogni volta che si può, contribuisce a rendere tutto il processo molto più
naturale e dare i feedback diventerà una delle tue competenze.
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Preparazione per il Feedback
Utilizza queste domande per aiutarti a preparare le opportunità di feedback.
1. Come descriveresti il feedback?
2. Qual è lo scopo del feedback (riconoscimento, miglioramento o problema)?
3. In che modo questo si collega ai risultati desiderati del team?
4. Cosa ti aspetti di cambiare con questo feedback?
5. Quanto è urgente la situazione? Può aspettare un’ora, un giorno, una settimana?
6. Quali sono i fatti, gli incidenti, i comportamenti e le percezioni relative all’incidente?
7. Quanto sarà recettiva la persona al feedback e cosa posso fare per aiutarla?
8. Come dovrebbe essere consegnato il feedback? Pubblico o privato? Faccia a
faccia? Telefono? Videoconferenza?
9. Chi altro, oltre a me stesso dovrebbe essere presente faccia a faccia o virtualmente?
10. In che modo sono disposto a sostenere e assistere questa persona?
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12. Case study del team virtule: quarta parte
Esamina il seguente scenario di case study e discutilo con le persone del gruppo.
Dovresti segnalare le idee, cosa dovrebbe fare Steve per risolvere i problemi che sta
affrontando con il suo team virtuale. Un gruppo poi dovrà presentare il lavoro all’intera
classe. C’è anche una tabella in fondo allo scenario per scrivere le tue osservazioni.
Scenario
Steve è rimasto molto impressionato da come il team si è sviluppato nel ultimo mese e
ha notato ottimi risultati sul lavoro che il team ha svolto. In generale, il feedback è stato
che il team di Steve è diventato una buona risorsa per l’organizzazione e che il suo
approccio è confortante e positivo.
Un problema che Steve ha capito di dover affrontare è che un membro del team,
Ronald, non si è comportato come vorrebbe Steve. Steve ha deciso di discutere questo
problema con Ronald.
I problemi specifici che Steve ha notato sono:
• Altri membri del team hanno menzionato in diverse occasioni che Ronald è stato in
ritardo con certi lavori e quando hanno discusso questo problema con lui, lui è
diventato piuttosto maleducato e aggressivo.
• Ronald risponde raramente alle chiamate e nelle e-mail è sempre breve e spesso
non risponde alla domanda posta.
• Quando hai chiesto un aggiornamento sui progressi del lavoro in corso durante una
riunione di gruppo, Ronald era evasivo e non molto collaborative/disponibile.
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Attività:
Scrivi qui sotto come pensi che Steve dovrebbe affrontare l’incontro con Ronald:
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13. Gestione delle prestazioni a distanza
Monitorare e valutare il lavoro dei membri del team è una vera sfida per il manager
virtuale. A differenza dell’ambiente di ufficio è impossibile fermarsi davanti alla scrivania
di un dipendente per assicurarsi che tutto sia in linea o come uno sta affrontando il
proprio lavoro e per offrire aiuto quando si individua qualcosa di sbagliato. Per lo stesso
motivo, non vuoi telefonare ogni cinque minuti per controllare i progressi, perché potresti
essere visto come un micro-gestore, il che è demoralizzante per il lavoratore virtuale.
Gestire la prestazione dei lavoratori virtuali è una sfida chiave per il manager virtuale
perché lui deve trovare il perfetto equilibrio tra la fiducia al dipendente che sta facendo il
suo lavoro ed essere sicuro allo stesso tempo che stiano facendo ciò che ci si aspetta.
Fortunatamente, ci sono due cose fondamentali che puoi mettere in atto per assicurarti
di monitorare il lavoro del tuo team senza diventare troppo autocratico nel tuo approccio.
Riunioni di avanzamento: Report a distanza:
• Revisione delle attività
• Discutere i progressi
• Evidenziare i problemi
• Monitorare le scadenze
• Bassa o alta tecnologia
• Stato del progetto
• Milestones/ Tappe fondamentali
• Scadenze
i. Riunioni di avanzamento
Fornire incontri periodici sullo stato di avanzamento dà l’opportunità perfetta per
monitorare il lavoro di ciascun membro del team senza che loro pensino che tu stia
micro gestendo il loro lavoro. Durante questi incontri dovresti discutere sia i compiti
individuali che i progressi compiuti. Dovresti inoltre esaminare eventuali problemi che
potrebbero rappresentare una preoccupazione per te o per il dipendente ed evidenziare
eventuali scadenze che potrebbero essere imminenti e assicurarti che il team sia pronto
a rispettarle e devi avere un piano a parte se ci dovessero essere ritardi.
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La tempistica di questi incontri e la loro frequenza dovrebbero essere decisi con il
dipendente e verranno scelti caso per caso. Alcune persone del team potrebbero
preferire incontri più regolari, settimanali, mentre altri potrebbero ritenere che sia
preferibile incontrarsi solo occasionalmente. Questi incontri possono svolgersi nel format
migliore preferito dall’individuo, al telefono, di persona o videoconferenza.
Se hai dipendenti che lavorano in fusi orari differenti ed è difficile avere una riunione
regolare, potresti voler sviluppare un processo tramite il quale ti inviano regolarmente e-
mail con i dati di cui normalmente vorresti parlare. In questo modo puoi assicurarti di
essere sempre aggiornato e risolvere rapidamente qualsiasi problema.
ii. Report a distanza
Il report a distanza è un ottimo metodo per tenersi aggiornati su ciò che sta succedendo
con i dipendenti e può essere utilizzato in aggiunta o in sostituzione alle riunioni di
avanzamento.
Ci sono sia versioni low-tech che high-tech dei report a distanza e puoi utilizzarle in base
ai sistemi disponibili. Una versione low-tech è un semplice foglio di Exel conservato su
un portale o su un disco rigido accessibile a tutti; una versione high-tech potrebbe
essere un software specifico creato per tracciare progetti e programmi.
Qualunque strumento tu usi, la premessa semplice è che questo approccio ti consente
di verificare lo stato del progetto, le tappe fondamentali e le scadenze per il lavoro che
ciascuno dei tuoi dipendenti sta portando avanti. E’ importante che tu continui a seguire
questo strumento di monitoraggio ed essere sicuro che il tuo team lo aggiorni
regolarmente.
iii. Valutazione delle prestazioni
Implementando uno o entrambi i processi di monitoraggio, il lavori di valutazione delle
prestazioni del tuo team diventa molto più semplice. Hai un’idea chiara delle attività
completate (o meno) e puoi misurare le loro prestazioni rispetto ai risultati stabiliti dai
piani di progetto o dall’elenco delle attività.
È anche vero che, in qualche modo, valutare le prestazioni dei lavoratori virtuali è molto
più semplice rispetto ai lavoratori in ufficio. Poiché, tendi a vedere queste persone di
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persona molto meno, è probabile che la tua opinione su di loro non sia offuscata da
opinioni personali e sentimenti riguardo ai loro comportamenti che potresti ottenere dalle
persone in ufficio.
Valutare i tuoi collaboratori rispetto agli obiettivi e non sulla personalità significa che il
tuo approccio si basa sui fatti invece che sulle opinioni o sui sentimenti soggettivi.
iv. Definire gli obiettivi
Stabilire gli obiettivi è un elemento critico della gestione delle prestazioni in quanto offre
al dipendente un obiettivo chiaro a cui puntare e al gestore un chiaro indicatore per
misurare le performance. Ciò è ancora più importante in un ambiente virtuale, in cui è
necessario assicurarsi di tenere sotto controllo le attività previste su cui il team sta
lavorando. Gli obiettivi dovrebbero essere sviluppati e concordati con l’individuo in ogni
caso.
La seguente tecnica di definizione degli obiettivi può essere utilizzata sia per impostare
gli obiettivi iniziali, ma anche come modo per monitorare i risultati del dipendente.
Quale è il mio obiettivo (collegato agli obiettivi organizzativi o dipartimentali)?
Perché questo obiettivo è importante?
Chi deve aiutarmi per raggiungere questo obiettivo?
Dove devo essere o quale posto devo visitare per raggiungere questo obiettivo?
Quando devo aggiungere questo obiettivo e quali sono le tappe principali?
Come posso assicurarmi di raggiungere questo obiettivo?
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v. Valutazione delle performance
Un altro processo che non dovrebbe essere trascurato quando si considera la
performance del team è la valutazione periodica delle prestazioni del gruppo.
Naturalmente questo è qualcosa che la maggior parte delle organizzazioni ha in atto e,
proprio come i dipendenti tradizionali, il team virtuale può trarre grandi benefici dai
risultati che porta questo processo.
Un buon sistema di valutazioni delle performance incoraggia una comunicazione
coerente tra i membri del team e il loro manager virtuale. Fortunatamente, questo
approccio è molto utile per il manager virtuale in quanto fornisce una struttura chiara per
le singole valutazioni e discussioni su rendimento che si basano su obiettivi aziendali
che si collegano agli obiettivi personali.
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Probabilmente hai il tuo sistema gestionale di valutazione e questo schema potrebbe
essere utilizzato solo come guida. Tuttavia, ciò che puoi vedere è che questo processo
offre molte opportunità non solo per fissare obiettivi collegati agli obiettivi organizzativi,
ma anche per rivedere questi obiettivi in modo regolare. Ciò fornisce l’ambiente
perfetto per un manager virtuale per garantire che il proprio team si concentri sugli
obiettivi giusti, consentendo allo stesso tempo l’opportunità di contatti e aggiornamenti
regolari.
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14. Ulteriori letture:
Manager’s Guide to Virtual Teams - Kimball Fisher, Mareen Fisher
The Virtual Manager - Kevin Sheridan
Virtual Team Success - Richard Lepsinger and Darleen DeRosa
Virtual Freedom - Chris Ducker
Virtual Leadership - Jacklyn Kostner
Where in the World is my Team - Terence Brake
Remote: Office Not Required - Jason Fried, David Heinemeier Hansson
