Σελίδα 1 από 46

TeamMate 360 Εγχειρίδιο Εργασιών του Εικονικού

Διαχειριστή

Σελίδα 2 από 46

Μαθησιακό Σημειωματάριο Σημειώστε τα βασικά σημεία μάθησης

Σελίδα 3 από 46

1. Εισαγωγή

Η έννοια των εικονικών ή απομακρυσμένων ομάδων δεν είναι ένα νέο φαινόμενο.

Ωστόσο, οι τεχνολογικές εξελίξεις, η παγκοσμιοποίηση, οι οργανωτικές δομές και οι

τρόποι εργασίας οδήγησαν σε σημαντική αύξηση της προσέγγισης αυτής τα

τελευταία χρόνια. Οι άνθρωποι είναι πλέον πολύ πιο πιθανό να δουλεύουν από το

σπίτι, από το αυτοκίνητό τους, σε εναλλακτικές τοποθεσίες ή ακόμη και από την άλλη

πλευρά του κόσμου, πράγμα που σημαίνει ότι οι διευθυντές σπανίως τους βλέπουν.

Κατά συνέπεια, οι μάνατζερ που καλούνται να ηγηθούν αυτών τις εικονικών ομάδων

δεν αντιμετωπίζουν μόνο τα συνηθισμένα διλήμματα ηγεσίας, αλλά θα πρέπει επίσης

να είναι σε θέση να προσαρμοστούν σε αυτές τις προκλήσεις σε ένα περιβάλλον

όπου οι κανόνες έχουν αλλάξει.

Η διαχείριση των εικονικών ομάδων απαιτεί διαφορετική προσέγγιση. Σημαίνει την

ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων, μεθοδολογιών και τεχνικών επικοινωνίας για την

καλύτερη αξιοποίηση των ομάδων και τη βελτίωση της οργανωτικής και προσωπικής

απόδοσης.

Ας ξεκινήσουμε με μια σύντομη διευκρίνιση ακριβώς τι εννοούμε με μια εικονική ή

απομακρυσμένη ομάδα, καθώς, από την εμπειρία, αυτό μπορεί συχνά να σημαίνει

διαφορετικά πράγματα σε διαφορετικούς ανθρώπους. Μια απλή ομάδα μπορεί να

οριστεί με μια απλή περιγραφή.

Μια Εικονική Ομάδα είναι…

Μια ομάδα ανθρώπων που εργάζονται μαζί, αλλά δεν μπορούν να συναντηθούν από

κοντά συχνά διότι:

• Εργάζονται σε διαφορετικές τοποθεσίες, και/ είτε

• Εργάζονται σε διαφορετικά ωράρια

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορείτε να ηγηθείτε μιας εικονική ομάδα

και για αυτή την εκπαίδευση είναι σημαντικό να είμαστε αρκετά ευρείς σε αυτό που

θεωρούμε μια εικονική ομάδα να είναι. Κάποιοι μπορεί να προτείνουν ότι μια εικονική

ομάδα περιγράφεται μόνο ως μια γεωγραφικά διανεμημένη. Ωστόσο, είναι εξίσου

σημαντικό να συμπεριληφθούν ομάδες που δεν μπορούν να συνεργαστούν λόγω

άλλων παραγόντων, όπως π.χ. εργαζόμενοι σε διαφορετικές βάρδιες, που πρέπει να

ταξιδεύουν συχνά, να βρίσκονται σε διαφορετικά γραφεία, να εργάζονται από το

σπίτι, να αναφέρουν σε διαφορετικούς διαχειριστές ή να εργάζονται σε διαφορετικά

Σελίδα 4 από 46

προγράμματα. Αυτά τα παραδείγματα αναδεικνύουν τον ίδιο τύπο ζητημάτων και

πρέπει να συμπεριληφθούν ως σενάρια σχετικά με τη διαχείριση απομακρυσμένων

ομάδων.

2. Πλεονεκτήματα και Οφέλη των εικονικών Ομάδων

Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες περιπτώσεις, η εικονική εργασία έχει θετικά και

αρνητικά χαρακτηριστικά τόσο για την οργάνωση που παρουσιάζει όσο και για τα

άτομα που εργάζονται μέσα σε αυτήν. Ας δούμε ποια μπορεί να είναι αυτά.

Οργανισμός– Πλεονεκτήματα

Ατομικές- Πλεονεκτήματα

• Περιορίζονται τα κόστη μετακίνησης

για επαγγελματικούς λόγους

• Μικρότερα και λιγότερα γραφεία

• Αυξημένη Παραγωγικότητα

(Λιγότερες διακοπές)

Περισσότερο ταλέντο από

διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές.

• Προσωπικό που κατανοεί

περισσότερο τους τοπικούς πελάτες

• Καλύτερη προσέγγιση της αγοράς

• Περισσότερη ποικιλομορφία ομάδος,

επομένως καλύτερες λύσεις.

• Οι δαπάνες μετακίνησης

περιορίστηκαν.

• Εξοικονομείται χρόνος

μετακίνησης

• Καλύτερη ισορροπία μεταξύ

εργασίας και καθημερινής ζωής

• Αποφεύγονται οι πολιτικές

γραφείου

• Χωρίς περισπασμούς γραφείου /

διακοπές

• Μεγαλύτερη ευελιξία χρόνου

• Μεγαλύτερη ικανότητα

διαχείρισης οικογενειακών

ζητημάτων

• Λιγότερες συναντήσεις που

μπορούν να χαρακτηριστούν

ανώφελες.

• Μειωμένα επίπεδα άγχους

• Καλύτερη διατροφή, Υγεία

Σελίδα 5 από 46

Οργανισμός– Προκλήσεις Ατομικές - Προκλήσεις

Ομαδικότητα και κοινοί στόχοι

θα πρέπει να οριστούν.

• Η δυνατότητα λήψης

αποφάσεων γίνεται

περισσότερο περίπλοκη.

• Προβλήματα συνεννόησης και

αυξημένες παρανοήσεις.

• Είναι δύσκολο να

παρακολουθείται η

δραστηριότητα των

εργαζομένων.

• Ανησυχίες σχετικά με την

δέσμευση στην εργασία.

• Αυξημένες τεχνολογικές

δαπάνες

• Η εμπιστοσύνη είναι δύσκολο

να αναπτυχθεί και να

διατηρηθεί.

• Το κίνητρο μπορεί να είναι

δύσκολο να εντοπιστεί

• Περισπασμοί προσοχής που

δεν εμφανίζονται στο χώρο

γραφείου

• Αίσθηση απομόνωσης και όχι

μέλους ομάδας

• Δεν υπάρχει η δυνατότητα της

απαλλαγής από την εργασία

όπως σε ένα συνηθισμένο

ωράριο

• Έλλειψη ανθρώπινης

αλληλεπίδρασης και

διέγερσης

• Ο εργαζόμενος δεν

συμπεριλαμβάνεται στην

υλοποίηση των πρότζεκτ είτε

στα σχέδια για προαγωγή

• Θα πρέπει να αναπτυχθεί

τεχνολογική γνώση

• Δεν συμπεριλαμβάνονται στην

λήψη αποφάσεων.

Φυσικά, μερικές από αυτές τις προκλήσεις δεν περιορίζονται σε εικονικές ομάδες και

μπορούν εξίσου εύκολα να εμφανιστούν σε ομάδες που έχουν μια περισσότερο

παραδοσιακή δομή. Ωστόσο, αυτά είναι σημαντικά θέματα και αν θέλετε να

διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις εικονικές ομάδες θα πρέπει να γνωρίζετε τις

πιθανές προκλήσεις και να είστε σε θέση να προσαρμόσετε τη διαχειριστική σας

προσέγγιση για να μειώσετε τον αντίκτυπό τους.

Πολλοί λένε ότι τα πλεονεκτήματα αντισταθμίζουν τις προκλήσεις σχετικά με την

εικονική εργασία, αν και η εμπειρία μας λέει ότι αυτό συμβαίνει μόνο σε περιπτώσεις

όπου οι μάνατζερ έχουν μάθει να αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά τα ζητήματα που

δημιουργεί η εικονική εργασία. Στόχος σας πρέπει να είναι να κάνετε ακριβώς αυτό.

Σελίδα 6 από 46

3. Αρμοδιότητες και Ικανότητες των Προϊσταμένων εικονικών ομάδων

Ευρισκόμενος σε ηγετική θέση απαιτεί μια συλλογή από θεμελιώδη ικανότητες και

δυνατότητες και ο καθοδηγητής μιας εικονικής ομάδας δεν αποτελεί εξαίρεση.

Υπάρχει μια επικάλυψη σχετικά με αυτές τις ικανότητες και θέματα όπως η

επικοινωνία, η διαχείριση των επιδόσεων και η ανάπτυξη των ανθρώπων είναι

σύμφωνες με όλους τους ηγετικούς ρόλους. Ωστόσο, είναι σαφές ότι ο ηγέτης της

εικονικής ομάδας πρέπει να αναπτύξει ορισμένες ικανότητες και δεξιότητες πέρα από

εκείνες σε μια πιο παραδοσιακή ηγετική θέση.

Αυτές οι ικανότητες και οι δεξιότητες μπορούν να χωριστούν σε επτά βασικές

κατηγορίες, που υποστηρίζονται από την βασική ικανότητα της ηγεσίας, η οποία είναι

θεμελιώδης.

i. Ηγεσία

Αυτή είναι η θεμελιώδης και η κεντρική ικανότητα ενός εικονικού καθοδηγητή. Όπως

και σε κάθε ηγετικό ρόλο, ο εικονικός ηγέτης πρέπει να είναι σε θέση να εμπνέει και

να παρακινεί την ομάδα του. Χρειάζονται αποτελεσματικές επικοινωνιακές,

διαπροσωπικές δεξιότητες και ικανότητα προσαρμογής σε διαφορετικές απαιτήσεις.

Αυτές είναι όλες οι θεμελιώδεις δεξιότητες ενός ηγέτη και είναι σημαντικό να

επισημάνουμε ότι οι εικονικοί ηγέτες χρειάζονται τις ίδιες δεξιότητες ως σημείο

εκκίνησης.

Βασικά χαρακτηριστικά «καθοδήγησης» ενός αποτελεσματικού ηγέτη της εικονικής

ομάδας:

• Καθοδηγεί την εικονική ομάδα και την πληροφορεί για τις αρμοδιότητες του

καθενός.

• Εξουσιοδοτεί τα μέλη της ομάδας, δίνοντάς τους άδειες, πόρους,

πληροφορίες και ευθύνη.

• Ανταποκρίνεται στην επικοινωνία με τα μέλη της ομάδας μέσα σε 24 ώρες.

• Παρέχει τακτικές συνεδριάσεις ανασκόπησης για τα μέλη της ομάδας ώστε να

εξασφαλίζεται ότι επικεντρώνονται στα αποτελέσματα.

• Εξασφαλίζει ότι λειτουργεί η διαδικασία για την ανταλλαγή πληροφοριών, την

επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων στην ομάδα.

Σελίδα 7 από 46

• Είναι ευέλικτος δεν δεσμεύει την ομάδα με κανόνες και κανονισμούς.

ii. Οικοδόμηση Εμπιστοσύνης

Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης εντός μιας ομάδας μπορεί να είναι δύσκολο έργο και

αυτό είναι ιδιαίτερα δύσκολο για τις εικονικές ομάδες όπου μειώνονται οι

συνηθισμένες αλληλεπιδράσεις και οι ευκαιρίες εμπιστοσύνης προς ανάπτυξη. Αυτό

καθιστά ιδιαίτερα σημαντικό για τους εικονικούς διαχειριστές ομάδων να

επικεντρωθούν σε αυτή την πτυχή της ηγεσίας. Η εμπιστοσύνη αποτελεί τον

ακρογωνιαίο λίθο για την εξασφάλιση αποτελεσματικών σχέσεων στην εικονική σας

ομάδα. Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να αισθάνονται ότι μπορούν να

εμπιστεύονται τον προϊστάμενο τους, και αυτό πρέπει να ανταμείβεται.

Η μέθοδος για έναν ηγέτη ώστε να αναπτύξει εμπιστοσύνη σε μια εικονική ομάδα

είναι να ξεκινήσει αυτή η θεμελιώδης αρχή στο μυαλό από την αρχή. Ένας καλός

διευθυντής θα επικεντρωθεί στο ήθος της ομάδας και στο γεγονός ότι τα επιτεύγματα

βασίζονται στο «εμείς» και όχι στο «εγώ». Αυτή η προσέγγιση χωρίς αποκλεισμούς

θα συμβάλει στην ανάπτυξη μιας σχέσης συνδυασμένης ευθύνης, η οποία θα

συμβάλει στη δημιουργία σχέσεων εμπιστοσύνης.

Βασικά χαρακτηριστικά ‘Οικοδόμησης εμπιστοσύνης’ ενός αποτελεσματικού αρχηγού

ομάδα:

• Επιδεικνύει ανοιχτό χαρακτήρα και ειλικρίνεια σε κάθε στάδιο και ενθαρρύνει

το ίδιο από την ομάδα.

• Εμπιστεύεται τους άλλους πρώτα - αποδεικνύει την εμπιστοσύνη, η οποία

συγκεντρώνει έναν αμοιβαίο σεβασμό. Ορίζει ένα παράδειγμα.

• Επικοινωνεί συχνά και με συνέπεια και εξασφαλίζει ότι ο καθένας λαμβάνει το

ίδιο μήνυμα και το ίδιο περιεχόμενο.

• Αναλαμβάνει ότι αποφασίζεται και ακολουθεί τις ενέργειες και τις αποφάσεις.

• Είναι προσιτός και ανταποκρίνεται στα αιτήματα της ομάδας.

• Παρέχει μια συνεπή προσέγγιση και καθίσταται προβλέψιμος στις ενέργειές

τους.

• Γιορτάζει την επιτυχία και παρέχει κατάλληλη αναγνώριση.

• Δείχνει ενδιαφέρον για την κοινωνική, οικογενειακή και προσωπική πλευρά

της ομάδας.

Σελίδα 8 από 46

iii. Εστιάζει στο αποτέλεσμα

Ένας καλός εικονικός διαχειριστής θα θέσει τους στόχους που θέλει να επιτύχει

προσωπικά το κάθε μέλος της ομάδος του, αλλά αφήνει το έργο προσανατολισμένο,

στην καθημερινή λήψη αποφάσεων από το άτομο. Μπορούν επίσης να καταστήσουν

σαφές ποιους περιορισμούς και όρια πρέπει να τηρεί ο ενδιαφερόμενος, αλλά τελικά

να τους αφήσει χώρο να συνεχίσουν τη δουλειά χωρίς περιττή διακοπή.

Πρόκειται για μια σαφή απομάκρυνση από το μικρό-μάνατζμεντ σε μια περιοχή όπου

τα μέλη της ομάδας έχουν την εξουσία να είναι σε θέση να επιτύχουν τα δικά τους

αποτελέσματα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε εικονικές ομάδες, καθώς ο

μάνατζερ μπορεί να μην είναι πάντα παρών για να απαντήσει σε ζητήματα που

προκύπτουν και έτσι το μέλος της ομάδας χρειάζεται την αυτονομία ώστε να

λαμβάνει αποφάσεις.

• Εστίαση στα αποτελέσματα και στον «τελικό στόχο» παρά στο έργο

και τη διαδικασία.

• Καθορίζει σαφώς τους περιορισμούς και τα όρια του έργου.

• Υποστηρίζει και στηρίζει την ομάδα και τις αποφάσεις της.

• Εξασφαλίζει την ομαδική εργασία σε ένα βασικό σύνολο αρχών και

κατευθυντήριων γραμμών

• Ορίζει τους στόχους απόδοσης και τα αναμενόμενα αποτελέσματα με

την ομάδα.

• Αξιολογεί την απόδοση του ατόμου σε σχέση με στόχους και

αντικειμενικούς στόχους τακτικά.

iv. Προμηθευτής

Ένας προμηθευτής βοηθά τα πράγματα να γίνουν πιο εύκολα και ένα βασικό μέρος

της δουλειάς των εικονικών διευθυντών είναι να λύνουν προβλήματα και να

βοηθήσουν να βρουν τρόπους γύρω από θέματα που παρεμποδίζουν το μέλος της

ομάδας να κάνει τη δουλειά του. Αυτό μπορεί να σημαίνει τη δημιουργία ευκαιριών

για ομαδική επικοινωνία όπου μπορούν να επιλυθούν ζητήματα και προβλήματα ή να

αντιμετωπιστούν συγκεκριμένα οργανωτικά προβλήματα όπου απαιτείται υποστήριξη

διαχείρισης για την επίλυση επιπλοκών μεταξύ των υπηρεσιών.

Σελίδα 9 από 46

Σε ένα εικονικό περιβάλλον μπορεί να είναι δύσκολο να εξασφαλίσετε ότι τα

πράγματα λειτουργούν ομαλά και να είστε σίγουροι ότι είστε σε θέση να

συγκεντρώσετε τα εργαλεία, τις πληροφορίες και τα εργαλεία που απαιτούνται για να

εξασφαλίσετε ότι η εργασία προχωράει. Απαιτεί μια ευρεία κατανόηση των

λειτουργιών της ομάδας και την ικανότητα αποτελεσματικής επικοινωνίας

προκειμένου να αντιμετωπιστούν τα προβλήματα που συμβαίνουν. Θα πρέπει να

διασφαλίσετε ότι κατανοείτε; τους προϋπολογισμούς, τα εργαλεία, την κατάρτιση, τις

πληροφορίες, το προσωπικό και τη δυναμική της ομάδας.

Πρωταρχικά χαρακτηριστικά ‘Προμηθευτή’ ενός αποτελεσματικού ηγέτη εικονικής

ομάδας:

• Παρέχει καλή προετοιμασία ομάδας και διευκόλυνση (εικονική ή πρόσωπο με

πρόσωπο).

• Εστιάζει στην δυναμική της ομάδας και αντιμετωπίζει τα ζητήματα που

προκύπτουν.

• Εφαρμόζει αποτελεσματικές τεχνικές επίλυσης προβλημάτων.

• Βοηθά την ομάδα να επιλύσει θέματα μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων.

• Βοηθά την ομάδα να επιλύσει θέματα εντός της ομάδας.

• Υποστηρίζει την ομάδα όπου απαιτούνται αποφάσεις και απαιτείται

εξουσιοδότηση.

v. Δικτυώνεται – Networker

Όταν μια ομάδα είναι διανεμημένη γεωγραφικά ή αδυνατεί να αναμειχθεί με άλλους

εργαζόμενους μέσα στον οργανισμό σε τακτική βάση, καθίσταται ακόμα πιο

σημαντικό το γεγονός ότι ο εικονικός διαχειριστής είναι σε θέση να συνδεθεί και να

οικοδομήσει σχέσεις με άλλα τμήματα.

Οι εικονικοί μάνατζερ έχουν καθήκον να προσπαθήσουν να αναπτύξουν συνδέσεις

που θα παρέχουν στην ομάδα τους επαφές και υποστήριξη πόρων που θα τους

βοηθήσει να επιτύχουν τους στόχους τους. Αυτό σημαίνει οικοδόμηση συνδέσεων,

ανάπτυξη ενός ισχυρού δικτύου και ενίσχυση των δεσμών εντός του οργανισμού και

έξω από αυτόν σύμφωνα με το μέτρο του δυνατού. Γνωρίζοντας κάποιον που μπορεί

να διορθώσει ένα πρόβλημα που πηγάζει, μπορεί να είναι σωτήριο για ένα μέλος του

προσωπικού που δεν έχει την δυνατότητα να ζητήσει βοήθεια.

Σελίδα 10 από 46

Πρωταρχικά χαρακτηριστικά ‘Networker’ ενός αποτελεσματικού ηγέτη εικονικής

ομάδας:

• Δημιουργεί ευκαιρίες για να συναντήσει εργαζόμενους από διαφορετικά

τμήματα

• Συστήνει τους δικούς του ανθρώπους σε στελέχη που βρίσκονται σε θέσεις

κλειδιά και ανθρώπους που μπορούν να υποστηρίξουν την ομάδα τους.

• Αναπτύσσει σχέσεις με ανώτερα στελέχη και ανθρώπους επιρροής.

• Παρακολουθεί ευκαιρίες συναντήσεων με στελέχη υψηλού προφίλ.

• Παρουσιάζει ευκαιρίες για τα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται με τις

σχετικές επαφές

vi. Λειτουργεί Στρατηγικά

Έχοντας υψηλή συνείδηση των επιχειρηματικών προκλήσεων και εστιάζοντας στην

κατεύθυνση του οργανισμού είναι ένα σημαντικό τμήμα ενός εικονικού διαχειριστή.

Θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοήσουν τη στρατηγική της επιχείρησης και

έπειτα να προωθείται στα μέλη της ομάδας με τέτοιο τρόπο ώστε να το αντιληφθούν

και να σχετίσουν αυτό στην ομάδα με τέτοιο τρόπο ώστε να το αναγνωρίσουν και

συσχετιστούν μαζί του. Το κλειδί για αυτό είναι η κατανόηση των επιπτώσεων που

έχει η ομάδα τους στις επιδόσεις του οργανισμού.

Ένας καλός αρχηγός θα γνωρίζει τις αλλαγές προϊόντων ή υπηρεσιών που

προκύπτουν, τι συμβαίνει από την άποψη των τμημάτων, τις οικονομικές επιδόσεις

του οργανισμού, τις διακυμάνσεις στις απαιτήσεις των πελατών, τις αλλαγές στην

βιομηχανία και πως όλα αυτά επηρεάζουν την ομάδα τους.

Βασικά χαρακτηριστικά ενός αποτελεσματικού ηγέτη εικονικής ομάδας:

• Αναγνωρίζει και επικοινωνεί για οτιδήποτε συμβαίνει μέσα στον οργανισμό

μέσα στον οργανισμό.

• Συζητά τις πληροφορίες σχετικά με την προσφορά προϊόντων/υπηρεσιών του

οργανισμού σε τακτική βάση.

• Ανασκοπεί και επικοινωνεί τις αλλαγές που επηρεάζουν την επιχείρηση και

την ομάδα της.

Σελίδα 11 από 46

• Διατηρεί την ομάδα ενημερωμένη για τις οικονομικές επιδόσεις του

οργανισμού.

• Δείχνει μια οξύτητα για να ικανοποιήσει τις ανάγκες του πελάτη πάντα.

• Ανακοινώνει αλλαγές στη στρατηγική της εταιρίας καθώς συμβαίνουν

vii. Σύμβουλος τεχνολογίας

Για το μάνατζμεντ μιας εικονικής ομάδας, η τεχνολογία είναι ανεκτίμητη. Είναι πολύ

πιθανό να είναι η κύρια μέθοδος επικοινωνίας με την ομάδα σας είτε σε ατομική βάση

είτε ως σύνολο. Είναι επιπλέον μια από τις βασικές μεθόδους εξοικονόμησης

χρημάτων για μια οργάνωση που έχει υπαλλήλους απασχολημένους σε άλλες

περιοχές.

Το κόστος των ταξιδιών, των χώρων συναντήσεων και άλλων σχετικών δαπανών

έχει καταστεί βάρος για πολλούς οργανισμούς όπου η εξοικονόμηση κόστους έχει

καταστεί σχεδόν εξίσου σημαντική με τη δημιουργία εσόδων. Για αυτούς του λόγους,

είναι πολύ σημαντικό να γίνετε σύμβουλος της τεχνολογίας.

Το να είναι κάποιος υποστηρικτής τεχνολογίας σημαίνει να κατανοεί τα εργαλεία που

είναι στη διάθεσή του, να γνωρίζει ποια μέθοδος είναι καλύτερη να χρησιμοποιεί όταν

καταλαβαίνεις ποιο μέλος της ομάδας προτιμά κάποιο ορισμένο είδος επικοινωνίας

και εξασφαλίζει ότι προωθεί τη χρήση της τεχνολογίας στην ομάδα σου σε κάθε

ευκαιρία.

Διαφορετικά εργαλεία θα μπορούσαν να είναι η ηλεκτρονική αλληλογραφία, το

τηλέφωνο, κλήσεις συνδιάσκεψης, τηλεδιάσκεψη, κοινόχρηστα στοιχεία οθόνης,

ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, δικτυακές πύλες / σημεία κοινής χρήσης της ομάδας,

κοινωνική δικτύωση.

Σημαντικά χαρακτηριστικά ‘συμβούλου τεχνολογίας’ ενός αποτελεσματικού ηγέτη

εικονικής ομάδας:

• Κατανοεί κάθε διαθέσιμο τεχνολογικό εργαλείο μέσα στον οργανισμό και πώς

να το χρησιμοποιήσει.

• Σιγουρεύει ότι η ομάδα γνωρίζει πώς να χρησιμοποιεί αυτά τα εργαλεία

αποτελεσματικά.

• Εξακριβώνει ποια εργαλεία προτιμούνται από ποια μέλη ομάδας και επινοεί

μεθόδους για την αξιοποίηση του κατάλληλου.

Σελίδα 12 από 46

• Ενσωματώνει διαφορετικές μεθόδους χρήσης των εργαλείων σύμφωνα με την

ανάγκη.

• Προωθεί τη χρήση εργαλείων μέσα στην ομάδα και υπογραμμίζει τα οφέλη

και την εξοικονόμηση κόστους.

viii. Εκπαιδευτής / Προπονητής

Ένας καλός εικονικός ηγέτης θα επικεντρωθεί στην ανάπτυξη και την εξέλιξη των

μελών της ομάδας. Αυτό σημαίνει να δημιουργηθεί μια εποικοδομητική προσέγγιση

στην καθοδήγηση. Ο στόχος πρέπει να είναι να βοηθηθούν τα μέλη των ομάδων

ώστε να εργάζονται αποτελεσματικά, να αναπτύσσουν ικανότητες, και να

εφαρμόζουν τις δεξιότητές τους, μαθαίνοντας από τα λάθη τους.

Ο ηγέτης ως προπονητής επιδόσεων θα πρέπει να παρέχει υποστήριξη στην τεχνική

ανάπτυξη, τις επιχειρηματικές δεξιότητες και τις διαπροσωπικές πρακτικές τόσο για

την ομάδα όσο και για τα άτομα μέσα σε αυτήν.

Είναι πιθανό ότι η προπόνηση θα αναλάβει το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου ενός

εικονικού ηγέτη ομάδας είτε πρόκειται για μέρος της διαδικασίας διαχείρισης της

απόδοσης είτε ως μια γενικότερη προσέγγιση, καθοδήγηση και ανάπτυξη θα είναι

ένα από τα βασικά μέσα για την εξέλιξη της ομάδας και της ατομικής επίτευξης

απόδοσης.

Βασικά χαρακτηριστικά του σύμβουλου μιας αποτελεσματικής ηγετικής ομάδας:

• Προωθεί τις τεχνικές επίλυσης προβλημάτων και την αυτονομία θέτοντας

ερωτήσεις αντι να δίνει απαντήσεις.

• Παρέχει ευκαιρίες για τα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν μαζί και να

εργάζονται για την επίλυση θεμάτων

• Επιτρέπει χρόνο και χρήμα για ευκαιρίες κατάρτισης και ανάπτυξης

• Διαχειρίζεται αποτελεσματικά την απόδοση των μελών της ομάδας

• Παρέχει αποτελεσματική ανατροφοδότηση και είναι επίσης ανοικτός σε

προσωπική ανατροφοδότηση

• Αναζητά ευκαιρίες για την ανάπτυξη και την πρόοδο των μελών της ομάδας

Σελίδα 13 από 46

Δραστηριότητα: Ποιες σημαντικές ικανότητες θα μπορούσατε να αναπτύξετε περισσότερο?

Σημειώστε αυτές εδώ

Σελίδα 14 από 46

4. Μελέτη περίπτωσης για την εικονική ομάδα: Μέρος πρώτο Επανεξετάστε το ακόλουθο σενάριο μελετών περιπτώσεων και συζητήστε το με

τους ανθρώπους της ομάδας σας. Πρέπει να αντικαταστήσετε τις εξεταζόμενες

προκλήσεις και ευκαιρίες που είναι έτοιμες για κάποιο μέλος της ομάδας σας να

παρουσιαστεί στην ευρύτερη ομάδα. Υπάρχουν επίσης δύο πλαίσια στο κάτω

μέρος του σεναρίου για να καταγράψετε τυχόν προσωπικές σκέψεις

Σενάριο Ο Στέφανος είναι ένας νεοδιορισμένος διευθυντής μιας εικονικής ομάδας. Αυτή

είναι μια νέα ευθύνη για τον Στέφανο και παρόλο που έχει ηγηθεί ομάδων

νωρίτερα, δεν έχει καμία εμπειρία στη διαχείριση των ανθρώπων σε ένα εικονικό

ή απομακρυσμένο περιβάλλον.

Υπάρχουν έξι μέλη στη νέα ομάδα του Στέφανου και όλοι εργάζονται σε

διαφορετικά μέρη της χώρας. Είναι λίγο προβληματισμένος για αυτόν τον νέο

τρόπο εργασίας και δεν είναι σίγουρος ποιες δεξιότητες και αρμοδιότητες θα

απαιτηθούν από αυτόν. Ευτυχώς, ο νέος προϊστάμενος του Στέφανου είναι πολύ

χρήσιμος και είχε μια συνάντηση με τον Στέφανο για να συζητήσει τα

πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες κάθε μέλους της ομάδας και ο Στέφανος το έχει

μεταφέρει σε ένα πίνακα για ευκολία αναφοράς. Ο Στέφανος έχει επίσης

προστεθεί σε αυτόν τον πίνακα, ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί και στις δικά

του πλεονεκτήματα και αδυναμίες. Χρησιμοποιώντας αυτό τον πίνακα στην

επόμενη σελίδα ολοκληρώστε αυτήν τη δραστηριότητα.

Δραστηριότητα: Αναγνωρίστε τις προκλήσεις και τις ευνοϊκές ευκαιρίες που αντιμετωπίζει ο Steve:

Ευκαιρίες: Προκλήσεις

Σελίδα 15 από 46

Πίνακας εικονικής ομάδας του Steve

Μέλος Ομάδος

Τοποθεσία και ωράριο εργασίας

Προτίμηση μεθόδου επικοινωνίας

Εικονική εμπειρία

Πλεονεκτήματα Αδυναμίες

Στέφανος Νοτιανατολικά

9:00 - 5:00

Ηλεκτρονική Αλληλογραφία

Όχι • Οικοδόμηση εμπιστοσύνης • Διαχείριση επιδόσεων και

εκπαίδευση • Networking

• Επίγνωση Τεχνολογιών Πληροφορικής • Διαχείριση εικονικής ομάδας

Μαρία

Βορειοδυτικά

8:00 - 4:00

Τηλεφωνία/ Βίντεο διάσκεψη

Ναι • Διαπροσωπικές ικανότητες • Χρήση Τεχνολογιών

Πληροφορικής

• Μάνατζμεντ έργου • Αυτό-διαχείριση

Γιάννης Νότια

9:00 - 13:00

Άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων

Όχι • Διαπροσωπική αλληλεπίδραση και διαδικτύωση

• Χρήση τεχνολογιών • Πληροφορικής • Επίγνωση των εταιρικών διαδικασιών

Rajiv

Δυτικά

9:00 - 5:00

Τηλεφωνία/Ηλεκρονική Αλληλογραφία

Ναι • Μάνατζμεντ Πρότζεκτ • Αυτοέλεγχος Αυτοδιαχείριση

• Επίλυση προβλημάτων

Τρέισι

Βορειοανατολικά

13:00 - 18:00

SharePoint/Video Conferencing

/Βίντεο διάσκεψη

Ναι • Χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής

• Διαπροσωπική ευαισθητοποίηση • Ομαδική συνεργασία • Διαχείριση

Dawn

Βόρειος Ιρλανδία

08:00 - 18:00

Τηλεφωνία Όχι • Ομαδική αλληλεπίδραση • Δημιουργία διαδικασιών

• Χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής

Σελίδα 16 από 46

5. Οικοδόμηση μιας εικονικής Ομάδας

Μια καλή διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε εάν δημιουργείτε μια εικονική

ομάδα (ή αναπροσανατολίζετε μια υπάρχουσα εικονική ομάδα) είναι να

διαμορφώσετε μια συμφωνημένη προσέγγιση για τις μεθόδους εργασίας. Για να γίνει

αυτό, πρέπει πρώτα να δούμε τι αποτελεί μια αποτελεσματική εικονική ομάδα.

i. Κοινοί σκοποί Τα μέλη της εικονικής ομάδας πρέπει να συνειδητοποιήσουν τι είναι αυτό

που προσπαθούν να επιτύχουν ως ομάδα. Αυτό σημαίνει να

επισημανθούν οι στόχοι της ομάδας και να συνδεθούν με την οργανωτική

στρατηγική όπου είναι δυνατόν.

ii. Επίγνωση των μεθόδων εργασίας Πέρα από το να γνωρίζουν ποιοι είναι οι στόχοι τους, πρέπει επίσης να

έχουν σαφήνεια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να κάνουν

τη δουλειά τους και τι να περιμένετε από αυτούς σε αυτό τον ρόλο. Αυτό

μπορεί να περιλαμβάνει διεργασίες και διαδικασίες και σχέδια που πρέπει

να ακολουθηθούν.

iii. Εργαλεία για την υλοποίηση Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες μέθοδοι εργασίας ποιές είναι? Είναι

προτιμώμενα εργαλεία, τεχνολογία, και κατευθυντήριες γραμμές που

μπορούν να εφαρμοστούν για να επιτευχθούν οι στόχοι?

iv. Ικανότητα για την υλοποίηση Διαθέτουν την ικανότητα και την γνώση να χρησιμοποιήσουν τα εργαλεία

στο χώρο εργασίας τους? τι μπορεί να γίνει για να τους βοηθήσει να

αναπτυχθούν;

v. Επιθυμία για την υλοποίηση Ενθαρρύνονται και εμπνέονται ώστε να κάνουν καλά την δουλειά τους και

με τις μεθόδους που έχετε συμφωνήσει;

Επομένως εάν στοχεύετε να μετακινήσετε την εικονική ομάδα σας σε μια

θέση όπου αισθάνονται ότι όλες οι παραπάνω ερωτήσεις έχουν απαντηθεί

για αυτούς, θα πρέπει να θέσετε βασικές αρχές με την ομάδα και να

Σελίδα 17 από 46

βεβαιωθείτε ότι είναι ευδιάκριτες για αυτό που προσπαθείτε να πετύχετε

μαζί.

Οι μάνατζερ των εικονικών ομάδων θέτουν βασικές αρχές λειτουργίας κατά την

αρχική συνάντηση της εικονικής ομάδας. Κατά την διάρκεια αυτής της συνάντησης,

θα πρέπει:

• Να καθοριστούν οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες

• Να καθορίσετε πότε και πως η ομάδα θα επικοινωνεί τόσο επίσημα και

ανεπίσημα

- Συναντήσεις Ομάδος

- Ανταλλαγή πληροφοριών

- Κατευθυντήριες γραμμές και κανόνες για τη χρήση διαφορετικών

τεχνολογιών

- Εξωτερική επικοινωνία

• Καθορίστε πρότυπα για το πότε και πώς να συντονίζετε τις ομαδικές εργασίες

- Κοινοποίηση της κατάστασης προς τον μάνατζερ, των μελών της ομάδας, του

πελάτη

- Παρακολούθηση εργασιών

- Διαχείριση κινδύνου

• Ορίστε Κατευθυντήριες γραμμές για τη συνεργασία

- Καταιγισμός ιδεών

- Κοινή χρήση εγγράφων

- Παίρνοντας αποφάσεις

• Σχεδιάστε μια στρατηγική για τη σχέση και την οικοδόμηση εμπιστοσύνης από

απόσταση.

- Εικονική κοινότητα

- Αξιοπιστία

- Διαχείριση των συγκρούσεων

• Προσδιορίστε πότε και πώς να εκτελέσετε τις βέλτιστες πρακτικές για τη

διαχείριση της απόδοσης.

- Ατομικές συναντήσεις

- Κινητήρια και διαμορφωτική ανατροφοδότηση

Σελίδα 18 από 46

Η εργασία με αυτούς τους θεμελιώδης κανόνες και τις κατευθυντήριες γραμμές ως

ομάδα θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα ξεκινήσετε από ένα σημείο εκκίνησης

εμπιστοσύνης. Μπορεί να έχετε μια καλή ιδέα για το πώς θέλετε να προσεγγίσετε

κάθε στοιχείο που θα συμπεριλάβετε στην αρχική συνάντησή σας, αλλά εάν η

εικονική ομάδα σας αισθάνεται ότι αυτά κατευθύνονται εναντίον τους αντί να

αποφασίζονται ως ομάδα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι θα επαναστατήσουν εναντίον

τους και οι προσπάθειές σας θα έχουν χαθεί. Βεβαίως, θα υπάρχουν στοιχεία της

συζήτησης που δεν είναι προς συζήτηση, ίσως όταν η πολιτική ή η διαδικασία είναι

σημαντικά, και σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να καταστήσετε σαφές γιατί έχετε

πάρει τις αποφάσεις που έχετε έτσι ώστε να μην υπάρχει σύγχυση ή ευκαιρία για

διαφωνία.

Σελίδα 19 από 46

6. Μελέτη περίπτωσης εικονικής ομάδας – Μέρος δεύτερο

Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο μελετών περιπτώσεων και συζητήστε το με τους

ανθρώπους της ομάδας σας. Θα πρέπει να παρουσιάσετε τις ιδέες που έχετε για τα

πράγματα που πρέπει να συμπεριλάβει ο Στέφανος στην αρχική συνάντησή του με

την εικονική του ομάδα, έτοιμη για την ομάδα σας που θα παρουσιαστεί στην

ευρύτερη ομάδα. Υπάρχει επίσης ένα κουτί στο κάτω μέρος του σεναρίου για να

καταγράψετε τυχόν προσωπικές σκέψεις.

Σενάριο Ο Στέφανος αποφάσισε να φέρει την εικονική του ομάδα μαζί για μια πρώτη

συνάντηση. Δεν έχει πολύ χρόνο για αυτή τη συνάντηση. Ως εκ τούτου, έχει

αποφασίσει ότι δεν μπορεί να επικεντρωθεί σε κάθε στοιχείο που θα ήθελε ώστε να

οικοδομήσει μια εικονική ομάδα. Ωστόσο, θα ήθελε τουλάχιστον να επιλύσει μερικές

από τις προκλήσεις και τις ευκαιρίες που καθόρισε προηγουμένως. Ο σκοπός αυτής

της συνάντησης είναι να τους γνωρίσει, να προσδιορίσει μεθόδους για να ξεπεράσει

μερικές από τις προκλήσεις που έχει εντοπίσει, να αξιοποιήσεις τις ευκαιρίες, να

αναπτύξει μερικούς συμφωνημένους τρόπους εργασίας και να οικοδομήσει κάποια

εμπιστοσύνη.

Δραστηριότητα:

O Στέφανος θεωρεί ότι μπορεί να αντιμετωπίσει επτά σημεία κλειδιά της ατζέντας. Αποφασίστε ποια επτά σημεία κλειδιά θα πρέπει να είναι. Επιπλέον ο Steve γνωρίζει ότι ορισμένα από τα σημεία θα πρέπει να οριστούν από τον ίδιο και από κάποιους άλλους αποφασισμένα από την ομάδα, αποφασίστε ποια θα πρέπει να είναι τα σημεία κλειδιά για αυτόν.

1.

2.

3.

4.

Σελίδα 20 από 46

5.

6.

7.

7. Εργαζόμενος με Εμπιστευτικότητα

Η εμπιστοσύνη είναι βασικός παράγοντας όταν εργάζεστε με εικονικές ομάδες.

Παρόλο που αναφέραμε σύντομα αυτό το θέμα όταν μιλήσαμε για τις ικανότητες

και τις δεξιότητες που απαιτεί ένας εικονικός μάνατζερ, είναι ένα τόσο σημαντικό

θέμα ώστε θα πρέπει να αφιερώσουμε λίγο χρόνο για να δούμε τι ακριβώς

χρειάζεται ένας εικονικός μάνατζερ για να οικοδομήσει και να διατηρήσει την

εμπιστοσύνη με την ομάδα του.

Προηγουμένως, αναγνωρίσαμε κάποια από τα χαρακτηριστικά ενός εικονικού

μάνατζερ που εστιάζουν στην εμπιστοσύνη. Αυτά είναι…

• Επιδεικνύει ανεκτικότητα και ειλικρίνεια σε κάθε στάδιο της συνεργασίας

και ενθαρρύνει το ίδιο να ακολουθεί και η ομάδα.

• Εμπιστεύεται τους άλλους πρώτιστα – Επιδεικνύει εμπιστοσύνη, που

συγκεντρώνει έναν αμοιβαίο σεβασμό. Αποτελεί παράδειγμα προς μίμηση

• Επικοινωνεί συχνά και σταθερά και βεβαιώνει ότι ο καθένας λαμβάνει το

ίδιο μήνυμα και το ίδιο περιεχόμενο.

• Κάνει αυτό που λένε ότι θα ακολουθήσουν πράξεις και υποσχέσεις.

• Παρέχει συνεπή προσέγγιση και καθίσταται προβλέψιμος στις ενέργειές

τους.

• Γιορτάζει την επιτυχία και παρέχει κατάλληλη αναγνώριση.

• Δείχνει ενδιαφέρον για την κοινωνική, οικογενειακή και ατομική πλευρά

της ομάδας.

Δραστηριότητα: Γράψτε ορισμένες συγκεκριμένες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε για να δείξετε την

εμπιστοσύνη σας για κάθε ένα από τα χαρακτηριστικά που περιγράφονται παραπάνω.

Σελίδα 21 από 46

Η εμπιστοσύνη δεν είναι κάτι που εμφανίζεται αμέσως και μπορεί να χρειαστεί

χρόνος για κάποια από τα πράγματα που κάνετε αρχικά για να δημιουργήσετε ένα

περιβάλλον όπου εμπιστεύεστε την ομάδα σας και σας εμπιστεύονται. Ωστόσο, θα

πρέπει να δούμε αυτή τη διαδικασία ως την προετοιμασία των προσπαθειών για την

οικοδόμηση εμπιστοσύνης με την πάροδο του χρόνου. Φυσικά, όταν η ομάδα σας

μάθει και εσείς μάθετε καλύτερα αυτή θα υπάρξουν περισσότερες ευκαιρίες για να

εργαστείτε στην εμπιστοσύνη, αλλά αν δεν προσπαθήσετε να βάλετε τα θεμέλια

νωρίς, μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να την οικοδομήσετε αργότερα.

Ως ηγέτης μιας εικονικής ομάδας, η ανάπτυξη εμπιστοσύνης είναι δική σας ευθύνη.

Αυτό δεν σημαίνει μόνο την εμπιστοσύνη μεταξύ εσάς και κάθε μέλους της ομάδας

αλλά σημαίνει επίσης την εμπιστοσύνη μεταξύ της ίδιας της ομάδας. Το κλειδί για

αυτό είναι να είσαστε ανοιχτός/ή και σταθερός και να ενθαρρύνετε τους άλλους να

ενεργήσουν με τον ίδιο τρόπο. Η ομάδα σας θα προσπαθήσει να μοντελοποιήσει τις

ενέργειες του ηγέτη τους και θα πρέπει να περπατήσετε τη συζήτηση και να είστε

εκείνο το πρότυπο. Αυτό σημαίνει να επιδείξετε εσείς τις συμπεριφορές που

περιμένετε από την ομάδα σας.

“Ο καλύτερος τρόπος για να μάθεις αν μπορείς να εμπιστευτείς κάποιον

είναι να τον εμπιστευτείς..” - Ernest Hemingway

Σελίδα 22 από 46

8. Χρησιμοποιώντας Αποτελεσματικά την Τεχνολογία

Η τεχνολογία είναι ένας από τους κύριους λόγους που οι εικονικές ομάδες έχουν γίνει

τόσο πολυάριθμες την τελευταία δεκαετία. Αυτά τα εργαλεία έχουν καταστήσει

δυνατή την επαφή με τους ανθρώπους και την επικοινωνία με πολύ πιο

αποτελεσματικούς τρόπους από ό, τι κάναμε πριν. Το γεγονός ότι η τεχνολογία έχει

γίνει τόσο προηγμένη σημαίνει ότι η ευρισκόμενος κάποιος απομακρυσμένος δεν

αποτελεί πλέον απομόνωση. Ωστόσο, τα ίδια τα εργαλεία που κάνουν τις εικονικές

ομάδες τόσο δυναμικές μπορούν ταυτόχρονα να προκαλέσουν σημαντικά ζητήματα

αν δεν χρησιμοποιηθούν σωστά.

Εάν δεν χρησιμοποιηθούν προς στην σωστή κατεύθυνση, αυτά τα εργαλεία μπορούν

να αυξήσουν την σύγχυση, να προκαλέσουν αχρείαστες διακοπές και να οδηγήσουν

σε σημαντική απώλεια χρόνου.

Κάποια από τα κύρια εργαλεία περιλαμβάνουν:

• Τηλεφωνία

• Τηλε-διάσκεψη

• Instant messaging (SMS)

• Web conferencing (e.g. Skype, GoToMeeting) Διαδικτυακή διάσκεψη

• Ηλεκτρονική Αλληλογραφία

• SharePoint i.e.(collaborative platforms e.g. SamePage, Podio and Freedcamp)

Δραστηριότητα: Ας εξετάσουμε τις κύριες τεχνολογίες; Πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να την

χρησιμοποιήσουμε, ποια είναι να πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης

κάθε μιας από αυτές και ποιοί κανόνες νομίζουμε ότι είναι σημαντικοί να σκεφτούμε.

Τηλέφωνο Tele-conference Instant messaging

Κατάλληλη χρονική στιγμή για χρήση

Σελίδα 23 από 46

Θετικά

Αρνητικά

Κανόνες για βέλτιστη χρήση

Web conferencing E-mail SharePoints

Κατάλληλη χρονική στιγμή για χρήση

Θετικά

Αρνητικά

Κανόνες για βέλτιστη χρήση

i. Τηλέφωνο – Αποτελεί ακόμα το πιο δημοφιλές επιχειρηματικό εργαλείο

στις επιχειρήσεις σήμερα. Οι άνθρωποι αγαπούν αυτό το εργαλείο, αφού

είναι κοινό, εύκολο στη χρήση και πολύ προσιτό. Ωστόσο, μπορεί να

θεωρηθεί ως διάσπαση προσοχής και επειδή είναι τόσο συνηθισμένο, οι

άνθρωποι μπορούν να ξεχάσουν την επιχειρηματική εθιμοτυπία. Είναι

επίσης το πιο πιθανό εργαλείο μέσω του οποίου οι άνθρωποι θα

επικοινωνήσουν μαζί σας εκτός των ωρών εργασίας σας. Ένα τελευταίο

ζήτημα είναι ότι τα τηλέφωνα μπορεί να αποτελέσουν μια διάσπαση της

προσοχής στα αυτοκίνητα και πολλοί οργανισμοί προβλέπουν

απαγόρευση τη χρήση τους κατά την οδήγηση, ακόμη και με hands free

kit. Αυτό φαίνεται λογικό, καθώς αποτελεί μία από τις συνηθέστερες αιτίες

ατυχημάτων.

ii. E-Mail – Αποτελεί μια μέθοδο αποστολής μηνυμάτων από έναν

υπολογιστή σε άλλο χρησιμοποιώντας μια καθορισμένη διεύθυνση. Αυτό

είναι ένα άλλο εργαλείο που έχει γίνει πολύ κοινό και αποτελεί βασικό

Σελίδα 24 από 46

εργαλείο για τις επιχειρήσεις. Είναι χρήσιμο καθώς μπορείτε να στέλνετε

μηνύματα ανά πάσα στιγμή και όταν είναι βολικό για εσάς. Σας επιτρέπει

επίσης να επισυνάψετε έγγραφα, εικόνες, συνδέσμους και άλλες

πληροφορίες. Ωστόσο, μερικοί άνθρωποι μπορούν να παραβιάσουν την

χρήση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα στέλνουν

πάρα πολύ τακτικά ή για κάθε μικρή σκέψη που έχουν. Αρκετοί χρήστες

μπορούν επίσης να παρακάνουν την χρήση του κουμπιού 'απαντήστε σε

όλα' και μπορείτε να το ξεπεράσετε με άσχετο μήνυμα ηλεκτρονικού

ταχυδρομείου. Ένα άλλο πρόβλημα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι

ότι οι άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται ότι πρέπει να ανταποκριθούν

άμεσα και να επιτρέψουν αυτό να προκαλέσει προβλήματα διαχείρισης

του χρόνου τους.

iii. Τήλε- διάσκεψη - Αυτή είναι μια μέθοδος επικοινωνίας με περισσότερα

από ένα άτομα τη φορά μέσω του τηλεφώνου. Αυτό είναι ένα πολύ

χρήσιμο εργαλείο για ανθρώπους που θέλουν να μιλάνε με πολλούς

ανθρώπους ταυτόχρονα και να εξασφαλίσουν ότι όλοι τους παίρνουν το

ίδιο μήνυμα ή τους επιτρέπεται να εκθέσουν τις απόψεις τους. Μπορεί να

υπάρχει πρόβλημα με τους ανθρώπους να συζητάνε ο ένας με τον άλλον,

ορισμένα μέλη της πρόσκλησης μπορεί να μην εμπλέκονται, άλλοι

άνθρωποι δεν αισθάνονται ότι λαμβάνουν τη γνώμη τους στα σοβαρά ή

και άλλα ζητήματα που προκύπτουν από τον «υπεύθυνο» που δεν

διαχειρίζεται σωστά την κλήση.

iv. Βιντεοδιασκέψεις - Αυτή είναι μια μέθοδος επικοινωνίας με ένα ή

περισσότερα άτομα, ενώ μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον συνήθως

μέσω του Διαδικτύου. Αυτό είναι ίσως ένα από τα πλησιέστερα εργαλεία

κοντά σε μια πραγματική «φυσική» συνάντηση και μπορεί να λειτουργήσει

πολύ αποτελεσματικά καθώς το στοιχείο οπτικής επικοινωνίας προσθέτει

κάποια οφέλη και βοηθάει στην αλληλεπίδραση. Προβλήματα μπορεί να

προκύψουν με κακές συνδέσεις ή το γεγονός ότι μερικοί άνθρωποι δεν

επιθυμούν να εμφανίζονται στην κάμερα. Αυτή η μέθοδος μπορεί επίσης

να είναι επιρρεπής σε διακοπές (προκειμένου για μια διακοπή σε ένα

δωμάτιο που μπορεί να διακοπεί έχετε ένα δωμάτιο για κάθε άτομο στην

κλήση) ή ανθρώπους που ξεχνούν ότι είναι στη φωτογραφική μηχανή και

αρχίζουν να κάνουν πράγματα όπως να τρώνε φαγητό, τα οποία ίσως δεν

κάνουν υπό κανονικές συνθήκες.

Σελίδα 25 από 46

v. Άμεση χρήση ηλεκτρονικών μηνυμάτων- Αποτελεί ένα τρόπο

αποστολής μηνυμάτων κειμένου σε πραγματικό χρόνο σε ένα σύστημα

υπολογιστή. Όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά συνήθως

χρησιμοποιείται για σύντομα, γρήγορα μηνύματα. Αυτό το εργαλείο είναι

υπέροχο όταν θέλετε μια γρήγορη πληροφορία από έναν συνάδελφό σας

που βρίσκεται πολύ μακριά. Μοιάζει λίγο σαν να ρίχνουμε μια ματιά στην

κορυφή ενός υπάλληλο γραφείου για να θέσουμε μια γρήγορη ερώτηση.

Ωστόσο, η άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων μπορεί να είναι αρνητική

εμπειρία αν είστε αυτός που διακόπτεται. Συνήθως δεν έχει "εισαγωγή" ή

επιλογή να αγνοήσει, αλλά απλά εμφανίζεται στην οθόνη σας. Για το λόγο

αυτό, πολλοί άνθρωποι αφήνουν το εργαλείο απενεργοποιημένο όταν

είναι απασχολημένοι, γεγονός που καθιστά περιττό το εργαλείο.

vi. Διαδικτυακή σύσκεψη- Αυτή είναι μια μέθοδος επικοινωνίας όπου οι

αντιπρόσωποι μπορούν να μιλούν ο ένας στον άλλο και να έχουν

πρόσβαση αντιστοίχως στην οθόνη του άλλου. Αυτό επιτρέπει την

ανταλλαγή δεδομένων και πληροφοριών, καθώς και παρουσιάσεων και

κατάρτισης. Αυτά ονομάζονται μερικές φορές «Webinars», ή σεμινάρια

στο διαδίκτυο. Αυτό μπορεί να είναι μια πολύ αποτελεσματική μέθοδος

ανταλλαγής πληροφοριών και αναβάθμισης μιας ομάδας. Ένα

μειονέκτημα για αυτό το εργαλείο είναι ότι μπορεί να είναι εύκολο για τους

ανθρώπους να «σβήνουν», να αγνοούν ή να αποσπούν την προσοχή και

ως υπεύθυνος είναι πιθανό ότι δεν θα το παρατηρήσετε καν ότι συνέβη.

Υπάρχει μια ιστορία για κάποιον που τρέχει μια προπόνηση με αυτόν τον

τρόπο και όταν ολοκληρώσουν τη σύνοδο ο εκπαιδευτής συνειδητοποίησε

ότι μόνο ένα άτομο έμεινε απέξω από τους αρχικούς δεκαπέντε. Ο

εκπαιδευτής είχε μιλήσει στον εαυτό του για 30 λεπτά.

vii. Sharepoints/Portals – Πρόκειται για ένα διαδικτυακό χώρο στο διαδίκτυο

είτε στο intranet όπου οι χρήστες μπορούν να ανεβάσουν και μοιραστούν

δεδομένα, εικόνες, έγγραφα και πληροφορία. Αυτό είναι χρήσιμο για

εικονικές ομάδες καθώς η ομάδα μπορεί να έχει ένα χώρο όπου μπορεί

να διαμοιράζεται πληροφορία και να λαμβάνει τα νεώτερα δεδομένα. Το

SharePoint είναι ένα εργαλείο της Microsoft. Ωστόσο, η φράση

χρησιμοποιείται συχνά για γενικά εργαλεία. Αυτά μπορεί να είναι

φανταστικά εργαλεία για εικονικές ομάδες και είναι λίγο σαν να έχεις μια

ιστοσελίδα μίνι ομάδας. Επιτρέπουν τη μεταφόρτωση εικόνων και

σύντομων περιγραφών της ομάδας, που βοηθούν στην οικοδόμηση

εμπιστοσύνης και σχέσης. Μπορείτε επίσης να κρατάτε τους ανθρώπους

Σελίδα 26 από 46

να επιταχύνουν τις τελευταίες πληροφορίες σχετικά με το έργο ή τις

αλλαγές στην εταιρεία. Καταργεί το φόβο ότι οι άνθρωποι ενδέχεται να

χρησιμοποιούν ξεχασμένα έγγραφα στο σκληρό δίσκο τους και

εξασφαλίζει ότι οι χρήστες ξέρουν πού να βρουν αυτά που ψάχνουν. Ένα

μειονέκτημα είναι ότι συχνά αυτά τα εργαλεία καταλήγουν να γίνουν

νεκροταφεία πληροφοριών. Εάν δεν διοικούνται σωστά, καταλήγουν να

παραμεληθούν και να ξεχαστούν και να απολέσουν εντελώς τον αρχικό

τους σκοπό.

Σελίδα 27 από 46

9. Εικονική Ομάδα: Μέρος Τρίτο

Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο μελετών περιπτώσεων και συζητήστε το με τους

ανθρώπους της ομάδας σας. Πρέπει να αντικαταστήσετε τις ιδέες που έχετε για τα

πράγματα που πρέπει να κάνει ο Στέφανος για να βελτιώσει τα θέματα που

αντιμετωπίζει με την εικονική του ομάδα έτοιμη για μια ομάδα της ομάδας σας να

παρουσιάσει πίσω στην ευρύτερη ομάδα. Υπάρχει επίσης ένα κουτί στο κάτω μέρος

του σεναρίου για να καταγράψετε τυχόν προσωπικές σκέψεις.

Σενάριο

Μετά την αρχική συνάντηση, ο Στέφανος ήταν πολύ ευχαριστημένος με την πρόοδο

που έχει σημειώσει με την εικονική του ομάδα και γενικά τα πράγματα φαίνεται να

πηγαίνουν αρκετά καλά. Ωστόσο, οι τελευταίες εβδομάδες έχουν επισημάνει μερικά

θέματα που ο Στέφανος γνωρίζει ότι πρέπει πραγματικά να προσπαθήσει και να

επιλύσει για να μπορέσει να προχωρήσει με την ομάδα του και να δημιουργήσει μια

θετική εικονική προσέγγιση εργασίας.

Τα θέματα που έχει παρατηρήσει συγκεκριμένα ο Στέφανος είναι:

• Ορισμένες από τις ομάδες απαντούν αργά στα μηνύματα ηλεκτρονικού

ταχυδρομείου και αυτό καθιστά δύσκολο για τους άλλους να ολοκληρώσουν

εγκαίρως τα έργα.

• Ο Γιάννης και ο Τρέισι εργάζονται πολύ καλά σε μια συγκεκριμένη δουλειά,

αλλά επειδή οι χρόνοι εργασίας τους δεν συμπίπτουν, δυσκολεύονται να

εξασφαλίσουν ότι είναι και οι δύο ενημερωμένοι για το τι συμβαίνει. Αυτό έχει

ως αποτέλεσμα την αλληλεπικάλυψη καθηκόντων, τη σύγχυση σχετικά με την

κατάσταση των καθηκόντων, τις συγκρουόμενες εκθέσεις προόδου και τη

γενική έλλειψη συνέπειας. Αρχίζουν επίσης να παραπονούνται ο ένας για τον

άλλον.

• Είναι φανερό ότι ορισμένα μέλη της ομάδας δεν γνωρίζουν τα προϊόντα και τις

υπηρεσίες τόσο καλά όπως και άλλοι, πράγμα που σημαίνει ότι η δουλειά

τους παραμένει πίσω.

• Φαίνεται να υπάρχει μια γενική αίσθηση στην ομάδα που ο Ronald «είναι

οκνός». Παρόλο που δεν καταφέρατε να το επιβεβαιώσετε, νομίζετε ότι

μπορεί να υπάρχει κάποια αλήθεια σε αυτό.

Σελίδα 28 από 46

Δραστηριότητα: Ιδέες για το τι μπορεί να κάνει ο Steve ώστε να αντιμετωπίσει τις δυσκολίες

που αντιμετωπίζει με την εικονική ομάδα περιλαμβάνουν:

Σελίδα 29 από 46

10. Δεξιότητες επικοινωνίας

Αξίζει να αναγνωριστεί ότι η επικοινωνία είναι η μόνη μέθοδος που εξασφαλίζει

ότι η διαχείριση μιας εικονικής ομάδας είναι επιτυχημένη. Αυτό οφείλεται στο

γεγονός ότι είναι το μόνο πράγμα που διατηρεί τους εικονικούς εργαζόμενους

συνδεδεμένους με τους συναδέλφους τους και τον μάνατζερ τους. Ως εκ τούτου,

ένας καλός εικονικός διαχειριστής θα εξασφαλίσει ότι υπάρχει μια αποτελεσματική

προσέγγιση στην επικοινωνία μέσα στην ομάδα. Για να γίνει αυτό, πρέπει να

εστιάσετε σε πέντε βέλτιστες πρακτικές επικοινωνίας. Αυτές είναι:

i. Αποτελεσματική Επικοινωνία Η επικοινωνία σε μια απόσταση και / ή με ανθρώπους με διαφορετικούς

πολιτισμούς μπορεί να είναι αρκετά τρομακτική. Η απόσταση μπορεί να

δημιουργήσει πολλά περιθώρια για κακή επικοινωνία και παρεξήγηση και

για αυτό είναι σημαντικό να ακολουθήσετε ένα σύνολο τυπικών οδηγιών

όταν θέλετε να διασφαλίσετε ότι θα έχετε το μήνυμά σας. Αν και αυτό

μπορεί να πάρει επιπλέον χρόνο και προσπάθεια από την πλευρά σας, το

αποτέλεσμα είναι ότι αυξάνει τις πιθανότητες να καταλάβει ο καθένας το

μήνυμά σας.

Ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω εργαλείο προγραμματισμού επικοινωνίας και

χρησιμοποιήστε το κατά την προετοιμασία για να μοιραστείτε και να επικοινωνήσετε

με σημαντικά μηνύματα.

Σελίδα 30 από 46

Προωθήστε το μήνυμά σας …

1. Δηλώστε το σκοπό του μηνύματός σας.

2. Επικοινωνήστε με το μήνυμά σας χρησιμοποιώντας αυτά τα τρία στοιχεία.

• Κύριο σημείο: Περιγράψτε την ιδέα, τη γνώμη, τις παρατηρήσεις, τις ανησυχίες κλπ.

• Συναισθήματα: Περιγράψτε πώς αισθάνεστε για την κατάσταση.

• Επίδραση: Περιγράψτε ποια πιστεύετε ότι είναι η επίδραση της κατάστασης.

3. Ακούστε την απάντηση των άλλων.

• Ακούστε προσεκτικά και επαναλάβετε αν είναι απαραίτητο. Ερωτήσεις: Οι ερωτήσεις σας βοηθούν να διευκρινίσετε και να κατανοήσετε τις

απαντήσεις που λαμβάνετε από άλλους.

4. Αποκατάσταση τυχόν παρεξηγήσεων

• Επαναφέρετε το σκοπό σας: Επιστρέψτε στο βήμα 1 και χρησιμοποιήστε διαφορετικές

λέξεις για να περιγράψετε τον σκοπό της επικοινωνίας.

• Χρησιμοποιήστε διαφορετικές λέξεις για να κάνετε το σημείο σας, να περιγράψετε τα

συναισθήματά σας και να εξηγήσετε το αποτέλεσμα.

• Προσθέστε νόημα: Παρέχετε παραδείγματα και εμπειρίες για να βελτιώσετε την

κατανόηση του μηνύματός σας από άλλους.

5. Συνοψίζοντας

• Ανασκόπηση σχετική με το τι έχει ειπωθεί, ποιες συμφωνίες έγιναν.

• Σχέδιο: Ξεκινήστε τα απαραίτητα βήματα που απαιτούνται ως αποτέλεσμα της αναζήτησης

• Παρακολούθηση: Ορίστε χρόνο για να μιλήσετε ή να συναντηθείτε ξανά, όπως απαιτείται.

Σελίδα 31 από 46

ii. Εμφατική Ακρόαση

Το τρίτο στάδιο στη διαδικασία της προώθησης του μηνύματός σας είναι: «Ακούστε

την απάντηση των άλλων». Είναι πολύ σημαντικό να ακούτε και να θυμάστε τόσο τα

γεγονότα όσο και τα συναισθήματα που μεταφέρονται από το άτομο για να

διαπιστώσετε τους σημαντικούς προβληματισμούς που τονίζουν. Αυτός ο τύπος

προσέγγισης συχνά αναφέρεται ως «Empathic Listening».

Εμφατική ακρόαση σημαίνει ενεργή ακρόαση του ατόμου και διασφάλιση ότι

καταλαβαίνουμε τόσο το νόημα όσο και τα συναισθήματα πίσω από το μήνυμά τους.

Πως μπορούμε να επιβεβαιώσουμε ότι ακροαζόμαστε με αυτό τον τρόπο?

• Παραφράζοντας - Επαναλαμβάνοντας ξανά με τα δικά σας λόγια.

• Έλεγχος ανίχνευσης – Επιβεβαίωσε ότι αντιλαμβάνεσαι τα συναισθήματά

τους

• Πρόσκληση – Ενθαρρύνοντας το άτομο να σας πει περισσότερα

• Σχετικά – Αφιερώνοντας χρόνο να αισθανθείτε πως θα πρέπει να νιώθουν

• Λόγοι Αναγνώρισης Ομολογίας – ( α χά, ναι , καταλαβαίνω, Σωστά,

Συνέχισε και ούτω καθεξής).

• Σιωπή – Ησυχία και παραχώρηση χώρου στο άλλο πρόσωπο να μιλήσει.

• Συνοψίζοντας – Αναθεωρήστε τα κύρια σημεία, τη δράση και τα επόμενα

βήματα για να κλείσετε.

iii. Περιεκτικός

Είναι εύκολο να ξεχάσετε όλους τους μικρούς τρόπους για να βρείτε τα πράγματα

που συμβαίνουν όταν βρίσκεστε σε ένα γραφείο.

Οι πίνακες ανακοινώσεων προσωπικού, οι συνομιλίες που γίνονται κατά την διάρκεια

του μεσημεριανού, οι φιλικοί χτύποι σε παλιούς συναδέλφους στο διάδρομο είναι όλα

όσα δεν συμβαίνουν πλέον για τους ανθρώπους που εργάζονται ουσιαστικά.

Είναι λογικό τα μηνύματα μαζικής αλληλογραφίας να μην αποστέλλονται καθ 'όλη τη

διάρκεια της επιχείρησης για κάθε μικρό περιστατικό που συμβαίνει, όπως όταν

κάποιος βρίσκεται εκτός λόγω ασθενείας ή όταν λαμβάνεται ένα θετικό μήνυμα

ανατροφοδότησης από τον πελάτη. Ωστόσο, αυτό δημιουργεί ένα δίλημμα για τον

εικονικό μάνατζερ, ο οποίος πρέπει να στοχεύει να εξασφαλίσει ότι η ομάδα του θα

Σελίδα 32 από 46

λαμβάνει όσο το δυνατόν περισσότερη επικοινωνία, χωρίς όμως να τους κατακλύζει

με δεδομένα!

Ένας τρόπος για να ξεπεραστεί αυτό το ζήτημα είναι να χρησιμοποιήσετε την

τεχνολογία που είναι διαθέσιμη σε εσάς. Είναι λογικό να προσπαθήσουμε να

χρησιμοποιήσουμε μια διαδικτυακή πύλη ή ένα σημείο ανταλλαγής ως ένα « πίνακα

ειδοποιήσεων» για τα μέλη της ομάδας ώστε να δημοσιεύουν σχετικές πληροφορίες

που μπορούν να μοιραστούν μεταξύ τους. Ίσως να δημιουργήσετε ένα πίνακα

ειδοποιήσεων, έπειτα να δώσετε τους συνδέσμους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

και στη συνέχεια να συζητήσετε με την ομάδα σας σχετικά με τον τρόπο χρήσης της

και ποιες πληροφορίες θα πρέπει να μοιράζονται. Συνήθως είναι προτιμότερο να

δοθεί σε ένα ή δύο μέλη της ομάδας ιδιοκτησίας της πύλης, καθώς αυτό εξασφαλίζει

ότι συντηρείται τακτικά.

Ακόμα και χωρίς τη χρήση μιας δικτυακής πύλης, θα πρέπει να εστιάσετε στην

παροχή όσο το δυνατόν περισσότερο σχετικής πληροφόρησης στην εικονική σας

ομάδα και να θυμάστε πάντα ότι δεν είναι πιθανό να λαμβάνουν οπουδήποτε

πλησιέστερες πληροφορίες που έχετε ως διαχειριστής. Μπορεί να είναι χρήσιμο να

συζητήσετε πώς η ομάδα σας επιθυμεί να λαμβάνει πληροφορίες, όταν θέλει να την

λαμβάνει και πόσο συχνά, στην αρχή της συνεργασίας. Με αυτόν τον τρόπο τα όρια

καθορίζονται νωρίς. Προσπαθήστε να ενθαρρύνετε ένα εικονικό περιβάλλον

ανταλλαγής, ώστε οι άνθρωποι να συνηθίσουν να συνεργάζονται για να

εξασφαλίσουν καλύτερη επικοινωνία.

iv. Ταχτικός

Ακριβώς όπως αναφέραμε ότι είναι σημαντικό η εικονική σας ομάδα να λαμβάνει

περιεκτική πληροφόρηση, είναι επίσης εξίσου σημαντικό να λαμβάνουν συχνή

επικοινωνία από εσάς. Εργαζόμενος ως ένα εικονικό μέλος της ομάδας μπορεί να

αφήσει τους εργαζόμενους να αισθάνονται απομονωμένοι και συνεπώς η επαφή μαζί

σας γίνεται όλο και πιο επιτακτική, καθώς θέλετε να τους κρατήσετε εμπλεκόμενους

και απασχολημένους.

Με τον έλεγχο των μελών της ομάδας σε τακτά χρονικά διαστήματα, μπορείτε να

διασφαλίσετε ότι θα είστε πάντα ενημερωμένοι για τυχόν προβλήματα που μπορεί να

έχουν με το φόρτο εργασίας τους. Καθώς δεν βρίσκεστε σε ένα γραφείο, δεν έχετε

την δυνατότητα να εντοπίσετε τα προειδοποιητικά σημάδια στρες ή άγχους στα μέλη

της ομάδας σας, οπότε η τακτική επικοινωνία γίνεται επιτακτική.

Σελίδα 33 από 46

Επιπλέον, διατηρώντας τακτική επαφή με τους υπαλλήλους σας, μπορείτε να

μετρήσετε το φόρτο εργασίας τους και να αξιολογήσετε τις εργασίες που η ομάδα σας

είναι διατεθειμένη και ικανή να αναλάβει ανά πάσα στιγμή. Έπειτα από κάποια

χρονική περίοδο θα αρχίσετε να αξιολογείτε τον τρόπο με τον οποίο κάθε μέλος της

ομάδας επιθυμεί να εργαστεί, πόση επικοινωνία απαιτεί και πώς μπορεί να εργαστεί

καλύτερα με τους άλλους. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα καλές σχέσεις εργασίας για

όλους.

v. Έγκαιρος

Φυσικά, η επικοινωνία από απόσταση δεν θα είναι πάντα ένας εφικτός τρόπος και θα

υπάρξουν στιγμές όπου οι υπάλληλοί έρχονται σε σας για συμβουλές και

υποστήριξη. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι απολύτως κρίσιμο να απαντήσετε σε

αυτές εγκαίρως. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η εργασία μπορεί ουσιαστικά να

αφήσει τους εργαζόμενους να αισθάνονται πολύ απομονωμένοι και τίποτα δεν

ενισχύει αυτή την άποψη περισσότερο από μια στιγμή που χρειάζονται βοήθεια και

αισθάνονται ότι αγνοούνται ή παραγκωνίζονται.

Αντιστρόφως, εάν μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η απάντησή σας στα αιτήματα των

εργαζομένων δίνεται σε ικανοποιητικό χρονικό διάστημα, αυτοί θα αισθάνονται ότι

είναι καλά διασυνδεμένοι τόσο με εσάς όσο και με την επιχείρηση.

vi. Προσεχτικός

Θα πρέπει να το πούμε πραγματικά, αλλά οι εργαζόμενοι θα ανταποκριθούν

καλύτερα αν είστε γνήσιος και προσεκτικός σε αυτό που λέτε όταν επικοινωνείτε μαζί

τους. Δυστυχώς, στον πολυάσχολο κόσμο που ζούμε, μπορούμε συχνά να

βιαστούμε να συμπεράνουμε λάθος από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

από το άτομο που το διαβάζει όταν η πρόθεση ήταν κάτι άλλο. Ωστόσο,

επικοινωνείτε, θα πρέπει πάντα να εξετάζεται το μήνυμα που λαμβάνει ο

παραλήπτης. Αυτό γίνεται ακόμη περισσότερο σημαντικό στο εικονικό περιβάλλον,

όπου οι παρεξηγήσεις είναι δύσκολο να εντοπιστούν και ακόμη πιο δύσκολο να

επιλυθούν.

Διάφορες μελέτες του Ερευνητικού Ινστιτούτου HR Solutions έχουν επισημάνει μια

λίστα χαρακτηριστικών που εκτιμούνται περισσότερο ή λιγότερο στον χώρο

εργασίας.

Σελίδα 34 από 46

Περισσότερο εκτιμώμενα Χαρακτηριστικά

Λιγότερο εκτιμώμενα Χαρακτηριστικά

• Τιμιότητα

• Σεβασμός

• Ευγένεια

• Προσοχή

• Επαγγελματισμός

• Σαφής, συνοπτική, πραγματική

επικοινωνία

• Υπομονή

• Αντικειμενικότητα

• Ανοχή στην έκφραση διαφορετικών

απόψεων.

• Δικαιοσύνη

• Ατιμία

• Ασέβεια

• Αγένεια

• Υπερβολική λεπτομέρεια ή έλλειψη

λεπτομέρειας

• Μακροσκελείς επεξηγήσεις

• Έλλειψη προσοχής και κατεύθυνσης.

• Έλειψη σαφήνειας

• Παρεμβάσεις, Διακοπές

• Συγκατάβαση

• Βεβιασμένη επικοινωνία

• Αδιαλλαξία

• Μονόπλευρη Επικοινωνία

• Ούρλιασμα και άλλες προσβλητικές

συμπεριφορές.

Η αποτελεσματική επικοινωνία με την ομάδα σας θα καθορίσει την επιτυχία σας ως

εικονικού μάνατζερ και επομένως είναι σημαντικό να επικεντρωθείτε σε αυτά τα

γνωρίσματα είτε πρόκειται για καλό γνώρισμα είτε για κακό και οφείλετε να κάνετε ό,τι

μπορείτε για να δημιουργήσετε μια θετική προσέγγιση επικοινωνίας. Αυτό ισχύει για

κάθε μορφή επικοινωνίας. μέσω τηλεφώνου, σε τηλεδιάσκεψη, πρόσωπο με

πρόσωπο ή μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κλπ. Οι επικοινωνιακές

σας ικανότητες θα σας καθορίσουν; βεβαιωθείτε ότι προσφέρετε τον καλύτερό σας

εαυτό.

Σελίδα 35 από 46

11. Δεξιότητες ανατροφοδότησης

Μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες που πρέπει να αναπτύξει μια εικονική ομάδα

είναι η δυνατότητα να παρέχει ανατροφοδότηση έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να

αναπτυχθεί και να βελτιωθεί. Ο καθοδηγητής αυτής της προσπάθειας είναι ο

εικονικός μάνατζερ, ο οποίος πρέπει να εξασφαλίσει ότι διαθέτει τις δεξιότητες που

απαιτούνται για την αποτελεσματική επικοινωνία όπου μπορούν να ενισχυθούν τα

πράγματα. Πρέπει επίσης να κάνουν ό, τι μπορούν για να ενθαρρύνουν την ομάδα

να χρησιμοποιεί τις ικανότητες ανατροφοδότησης εντός της ομάδας όπου απαιτείται.

Η ανατροφοδότηση συνήθως λειτουργεί καλύτερα όταν γίνεται πρόσωπο με

πρόσωπο και είναι δύσκολο να γίνουν συζητήσεις σχετικά με τις επιδόσεις με

οποιονδήποτε άλλο τρόπο, καθώς χωρίς να βρίσκεται κανείς στο δωμάτιο με

κάποιον, είναι δύσκολο να ενθαρρυνθεί η ανοικτή και ειλικρινής επικοινωνία που

εξασφαλίζει μια σαφής κατανόηση. Η πρόκληση για τους ανθρώπους που εργάζονται

σε ένα εικονικό περιβάλλον είναι ότι υπάρχουν πολλά στοιχεία ανατροφοδότησης

που δεν μπορούν να περιμένουν έως ότου έπειτα είστε πρόσωπο με πρόσωπο με

κάποιον. Ως εκ τούτου, πρέπει να αναπτύξετε ισχυρές δεξιότητες ανατροφοδότησης

που λειτουργούν μέσω τηλεφώνου, όπως ακριβώς και σε ένα δωμάτιο.

Πριν εξετάσουμε τη διαδικασία παροχής σχολίων, ας αρχίσουμε πρώτα με τον σκοπό

της ανατροφοδότησης σε μια εικονική ομάδα.

i. Αναγνώριση

Η λήψη ανατροφοδότησης για μια επιτυχημένη δουλειά μπορεί να είναι μια πολύ

ευχάριστη εμπειρία και είναι γνωστό ότι παρακινεί τους ανθρώπους να πετυχαίνουν

καλές επιδόσεις. Παρόλο που οι μάνατζερ μπορεί να είναι απρόθυμοι να παρέχουν

αυτό το είδος ανατροφοδότησης, μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο για την

παρακίνηση των μελών της ομάδας και την άρση του ηθικού. Αυτό είναι ιδιαίτερα

σημαντικό για τα εικονικά μέλη της ομάδας που μπορεί να αισθάνονται ότι δεν

λαμβάνουν την εκτίμηση που πιθανόν λαμβάνει το προσωπικό που έχει βάση το

γραφείο.

ii. Συνεχής βελτίωση

Είναι πολύτιμη η παροχή ανατροφοδότησης στις ομάδες ακόμα και όταν τα

πράγματα πάνε καλά. Αυτό διασφαλίζει τη συνέχιση των θετικών προσεγγίσεων

εργασίας και τον εντοπισμό και την περαιτέρω επεξεργασία βελτιώσεων.

Σελίδα 36 από 46

iii. Επίλυση προβλημάτων

Φυσικά, η ανατροφοδότηση είναι επίσης σημαντική όταν τα πράγματα δεν πάνε τόσο

καλά. Μπορεί να χρειαστεί να διασφαλίσουμε την διακοπή των σφαλμάτων στις

διαδικασίες εργασίας ή ενδεχομένως να αναζητούμε μια αλλαγή στη συμπεριφορά

των ανθρώπων. Σε ένα εικονικό περιβάλλον, είναι σημαντικό να παρέχετε αυτό το

είδος ανατροφοδότησης εγκαίρως ή τα μικρά προβλήματα μπορεί να κλιμακωθούν

γρήγορα.

Όποια και αν είναι ο σκοπός της ανατροφοδότησης που δίνετε, αξίζει να θυμόμαστε

κάποιες κατευθυντήριες αρχές που θα εξασφαλίσουν ότι είστε αποτελεσματικοί στην

προσέγγισή σας.

iv. Εγκυρότητα

Συνήθως είναι καλύτερο να παρέχετε την ανατροφοδότηση αμέσως μόλις συμβεί η

κατάσταση. Με αυτόν τον τρόπο, τα γεγονότα είναι πρόσφατα τόσο στο μυαλό σας

όσο και στο άτομο στο οποίο μιλάτε. Αποφεύγεται επίσης μια κατάσταση όπου έχετε

συγκεντρώσει μια μεγάλη συλλογή ανατροφοδοτήσεων και το άτομο δεν μπορεί να

τα δεχτεί όλα μαζί.

v. Επωμιστείτε τις ευθύνες σας

Βεβαιωθείτε ότι η ανατροφοδότηση προέρχεται από εσάς ως το άτομο που το

αναφέρει. Η ανατροφοδότηση δεν πρέπει να βασίζεται σε προβληματισμό ή τη

γνώμη σας σχετικά με τα συναισθήματα των άλλων. Εάν αρχίσετε να υποθέτετε ή να

κρίνετε τις απόψεις άλλων, μπορείτε να μπορείτε να εξαφανίσετε την εμπιστοσύνη

μέσα στην εικονική σας ομάδα. Όχι μόνο με το άτομο στο οποίο παρέχετε

ανατροφοδότηση, αλλά και με εκείνους που θα μάθουν αργότερα για την προσέγγισή

σας.

vi. Εστίαση στο ζήτημα

Βεβαιωθείτε ότι έχετε επικεντρωθεί στο θέμα ή συμπεριφέρεστε ότι παρέχετε

ανατροφοδότηση σχετικά με το άτομο. Αυτό σας εξασφαλίζει ότι αποφεύγετε να είστε

πολύ προσωπικοί στην προσέγγισή σας. Ο στόχος σας πρέπει να είναι να

βοηθήσετε ένα άτομο να βελτιωθεί και να διασφαλίσετε ότι βασίζεστε σε θετικούς

τρόπους εργασίας. Δεν υπάρχει αξία στην επίθεση εναντίον ενός ατόμου μέσα στην

ομάδα σας.

Σελίδα 37 από 46

vii. Επιτρέψτε τον διάλογο

Η ανατροφοδότηση είναι μια αμφίδρομη διαδικασία και θα πρέπει να προσπαθήσετε

να αποφύγετε απλώς τη καθοδήγηση ή την κυριαρχία προς το άτομο στο οποίο την

παρέχετε. Σε εικονικές ομάδες, αυτό μπορεί να κάνει τους ανθρώπους να

υποχωρήσουν στο εικονικό τους περιβάλλον και να καταστήσει τη διαχείρισή τους

πολύ πιο δύσκολη.

Όποιο και αν είναι το σενάριο, θα πρέπει πάντα να αποφεύγετε να παρέχετε

ανατροφοδότηση που μπορεί να θεωρηθεί βλαβερή. Εάν προσβάλλει ανθρώπους

(και όχι τα προβλήματα τους ή τα ζητήματά τους), παραδίδετε πολύ καθυστερημένα

για κάποιον ώστε να μπορέσει να κάνει κάτι για αυτό, είναι πολύ ακαθόριστο ή δεν

σχετίζεται με τους στόχους της ομάδας, θα βλάψει περισσότερο από το να βοηθήσει.

Όπου είναι δυνατόν, είναι πάντα καλύτερο να προετοιμαστείτε για την

ανατροφοδότηση που πρόκειται να δώσετε. Έχοντας μια καλή δομή που έχει οριστεί

για τη συνομιλία σας, θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα είστε σε καλό δρόμο

και θα λάβετε ολόκληρη την πίστωση επί αυτών που θέλατε. Φυσικά, δεν είναι

πάντοτε δυνατό να ξοδεύετε χρόνο για την προετοιμασία της ανατροφοδότησης,

αλλά μέσω της πρακτική της προσέγγισης όποτε μπορείτε, θα σας βοηθήσει να

κάνετε τη διαδικασία δεύτερη φύση για εσάς και θα διασφαλίσετε ότι θα γίνει μέρος

των ικανοτήτων σας.

Σελίδα 38 από 46

Προετοιμασία για ανατροφοδότηση Χρησιμοποιήστε αυτές τις ερωτήσεις για να προετοιμαστείτε για ευκαιρίες

ανατροφοδότησης.

1. Πως θα περιγράφατε την ανατροφοδότηση;

2. Ποιος είναι ο σκοπός της ανατροφοδότησης (αναγνώριση, βελτίωση ή προβληματισμός);

3. Πως σχετίζεται αυτό με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα της ομάδας;

4. Τι αναμένετε να αλλάξει εξαιτίας αυτής της ανατροφοδότησης;

5. Πόσο επείγουσα είναι η κατάσταση; Μπορεί να αναμένει μια ώρα, μια ημέρα, μια

εβδομάδα;

6. Ποια είναι τα γεγονότα, τα περιστατικά, οι συμπεριφορές και οι αντιλήψεις σχετικά με το

περιστατικό;

7. Πόσο επιδεκτικό θα είναι το άτομο στην ανατροφοδότηση και τι μπορώ να κάνω ώστε να

βοηθήσω;

8. Πως θα πρέπει να παρέχεται η ανατροφοδότηση; Ιδιωτικά/Δημόσια? Πρόσωπο με

πρόσωπο? Τηλεφωνικά? Βίντεο τηλέφωνο?

9. Ποιος άλλος εκτός από εμένα, θα πρέπει να είναι παρών είτε πρόσωπο με πρόσωπο είτε

δια ζώσης;

10. Με ποιους τρόπους θα είμαι προετοιμασμένος για να υποστηρίξω αυτόν τον άνθρωπο;

Σελίδα 39 από 46

12. Μελέτη περίπτωσης εικονικής ομάδας: Μέρος Τέταρτο

Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο μελετών περιπτώσεων και συζητήστε το με τους

ανθρώπους της ομάδας σας. Θα πρέπει να παρουσιάσετε τις ιδέες που έχετε για τον

τρόπο με τον οποίο ο Steve θα μπορούσε να αντιμετωπίσει τα θέματα που έχει να ,

έτοιμα για ένα μέλος από την ομάδα σας να παρουσιάσει πίσω στην ευρύτερη

ομάδα. Υπάρχει επίσης ένα κουτί στο κάτω μέρος του σεναρίου για να καταγράψετε

τυχόν προσωπικές σκέψεις.

Σενάριο

Ο Στέφανος ήταν εντυπωσιασμένος από τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα έχει

αναπτυχθεί τον τελευταίο μήνα περίπου και έχει δει κάποια πραγματικά καλά

αποτελέσματα σχετικά με το έργο που έχει αναλάβει η ομάδα. Γενικά, η

ανατροφοδότηση ήταν ότι η ομάδα του Στέφανου έχει γίνει ένα προσόν για την

οργάνωση και η προσέγγισή του είναι αναζωογονητική και θετική.

Ένα θέμα που ο Στέφανος έχει συνειδητοποιήσει ότι πρέπει να αντιμετωπίσει είναι το

γεγονός ότι ένα μέλος της ομάδας, Ronald, δεν έχει αποδώσει, όπως θα ήθελε ο

Στέφανος. Ο Στέφανος αποφάσισε να έχει μια συζήτηση για τις επιδόσεις ώστε να το

συζητήσει αυτό με τον Ronald.

Τα συγκεκριμένα θέματα που έχει εντοπίσει ο Στέφανος είναι:

• Άλλα μέλη της ομάδας ανέφεραν επανειλημμένα ότι ο Ronald έχει

καθυστερήσει με ορισμένα έργα και όταν το έχουν συζητήσει μαζί του έχει

γίνει αρκετά αγενής και επιθετικός.

• Ο Ρόναλντ απαντάει σπάνια στις κλήσεις σας και η απάντησή του στα

μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πάντα σύντομη και συχνά δεν

απαντά στην ερώτηση που τίθεται.

• Όταν ρωτήσατε για μια ενημέρωση σχετικά με την τρέχουσα πρόοδο των

εργασιών κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ομάδας ο Ronald ήταν

υπεκφεύγων και όχι αναμενόμενος.

Σελίδα 40 από 46

Δραστηριότητα: Δημιουργείστε κάποιες σημειώσεις σχετικά με το πώς νομίζεται ότι ο Steve οφείλει να προσεγγίσει την συνάντηση με τον Ronald:

Σελίδα 41 από 46

13. Διαχείριση απόδοσης από απόσταση

Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση της εργασίας του εικονικού μέλους της ομάδας

αποτελεί βασική πρόκληση για τον εικονικό Μάνατζερ. Σε αντίθεση με το περιβάλλον

γραφείου, είναι αδύνατο να σταματήσετε από το γραφείο ενός υπαλλήλου για να

βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σε καλό δρόμο ή για να πάρετε μια αίσθηση για το πώς

κάποιος πλησιάζει την δουλειά τους και προσφέρει βοήθεια όταν εντοπίσετε κάτι

λανθασμένο. Με τον ίδιο τρόπο, δεν θέλετε να τηλεφωνείτε κάθε πέντε λεπτά για να

ελέγξετε την πρόοδο, όπως μπορεί να φανεί ότι πρόκειται για μικρο-μάνατζμεντ,

πράγμα που αποθαρρύνει τον εικονικό εργαζόμενο.

Η διαχείριση της απόδοσης των εικονικών εργαζομένων αποτελεί βασική πρόκληση

για τον εικονικό μάνατζερ, επειδή πρέπει να επιτύχει την τέλεια ισορροπία ανάμεσα

στην εμπιστοσύνη του υπαλλήλου για να κάνει τη δουλειά του μάντζερ και να

διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι κάνουν ό, τι αναμένεται. Ευτυχώς, υπάρχουν δύο

βασικά πράγματα που μπορείτε να εφαρμόσετε για να διασφαλίσετε ότι

παρακολουθείτε το έργο της ομάδας σας χωρίς να γίνετε πολύ αυταρχικός στην

προσέγγισή σας.

Kατάσταση Συνεδριάσεων: Εικονική αναφορά

• Επανεξέτασε τα καθήκοντα

• Συζήτησε την πρόοδο

• Επισήμανε κάποια ζητήματα

• Παρακολούθησε τις προθεσμίες

• χαμηλή ή υψηλή τεχνολογία

• Κατάσταση του έργου

• Ορόσημα

• Προθεσμίες

i. Συσκέψεις Κατάστασης Η παροχή τακτικών συσκέψεων κατάστασης σας δίνει την ιδανική ευκαιρία να

παρακολουθείτε κάθε μέλος της ομάδας εργασίας χωρίς να αισθάνεστε ότι είστε

μικρο-διαχειριστής της εργασίας τους. Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων θα

πρέπει να συζητήσετε τόσο για τα ατομικά καθήκοντα και την πρόοδο που

σημειώνεται εναντίον τους. Θα πρέπει επίσης να επανεξετάσετε τυχόν ζητήματα που

μπορεί να προκαλούν ανησυχία τόσο για εσάς ή τον υπάλληλο σας και να

επισημάνετε τυχόν προθεσμίες που ενδεχομένως θα εμφανιστούν και να είστε

Σελίδα 42 από 46

σίγουροι ότι είστε έτοιμοι να τις συναντήσετε ή ότι έχετε ένα εναλλακτικό σχέδιο εάν

δεν το κάνετε.

Το χρονοδιάγραμμα αυτών των συναντήσεων και το πόσο συχνές είναι αυτές θα

πρέπει να αποφασίζονται από κοινού με τον εργαζόμενο και θα επιλέγονται κατά

περίπτωση. Μερικοί άνθρωποι στην ομάδα μπορεί να αισθάνονται άνετα με πιο

τακτικές, εβδομαδιαίες συναντήσεις, ενώ άλλοι μπορεί να αισθάνονται ότι μόνο

περιστασιακά προτιμάται. Αυτές οι συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν με

την καλύτερη δυνατή μορφή για τον καθένα, αλλά θα μπορούσε να είναι στο

τηλέφωνο, αυτοπροσώπως ή με τηλεδιάσκεψη.

Εάν έχετε εργαζόμενους που εργάζονται σε διαφορετικά ωράρια σε σχέση με εσάς

και είναι δύσκολο να έχετε μια τακτική συνάντηση, ίσως θελήσετε να αναπτύξετε μια

διαδικασία μέσω της οποίας θα σας στέλνουν τα δεδομένα μέσω ηλεκτρονικής

αλληλογραφίας για τα οποία θα τους απασχολούσατε. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε

να διασφαλίσετε ότι συμβαδίζετε και ότι είστε έτοιμος/η να αντιμετωπίσετε γρήγορα

τυχόν ζητήματα.

ii. Εικονική αναφορά

Η εικονική αναφορά είναι μια εξαιρετική μέθοδος ενημέρωσης για το τι συμβαίνει με

τους υπαλλήλους σας και μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε συμπληρωματικά είτε ως

αντικατάσταση των συνεδριάσεων κατάστασης.

Υπάρχουν παραλλαγές χαμηλής και υψηλής τεχνολογίας για εικονική αναφορά και

μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε είτε με βάση τα διαθέσιμα σε εσάς συστήματα. Μια

παραλλαγή χαμηλής τεχνολογίας θα ήταν ένα απλό υπολογιστικό φύλλο Excel που

φυλάσσεται σε μια δικτυακή πύλη ή σκληρό δίσκο που ο καθένας θα μπορούσε να

έχει πρόσβαση και μια παραλλαγή υψηλής τεχνολογίας μπορεί να είναι ένα

συγκεκριμένο κομμάτι λογισμικού που δημιουργήθηκε για την παρακολούθηση

έργων και προγραμμάτων.

Όποιο εργαλείο χρησιμοποιείτε, η απλή προϋπόθεση είναι ότι αυτή η προσέγγιση

σάς επιτρέπει να ελέγξετε την κατάσταση του έργου, τα ορόσημα και τις προθεσμίες

για την εργασία που εκτελεί κάθε ένας από τους υπαλλήλους σας. Είναι σημαντικό να

διατηρείστε στην κορυφή αυτής της προσέγγισης αναφοράς και να εξασφαλίζετε ότι η

ομάδα σας ενημερώνει τακτικά.

Σελίδα 43 από 46

iii. Αξιολόγηση της Απόδοσης

Με την εφαρμογή μιας ή και των δύο διαδικασιών, η εργασία αξιολόγησης της

απόδοσης της ομάδας σας γίνεται πολύ πιο εύκολη. Έχετε μια σαφή ιδέα των

εργασιών που ολοκληρώθηκαν (ή όχι) και μπορείτε να μετρήσετε την απόδοσή τους

σε σχέση με καθορισμένα επιτεύγματα από τα σχέδια έργων ή τον κατάλογο

εργασιών.

Είναι επίσης αλήθεια ότι από ορισμένες απόψεις, η αξιολόγηση της απόδοσης των

εικονικών εργαζομένων είναι πολύ πιο εύκολη από ότι με τους εργαζόμενους στο

γραφείο. Επειδή έχετε την τάση να βλέπετε αυτούς τους ανθρώπους πολύ λιγότερο,

είναι πιθανό ότι η άποψή σας για αυτούς δεν είναι συννεφιασμένη από προσωπικές

απόψεις και συναισθήματα σχετικά με τις συμπεριφορές τους, κάτι που μπορείτε να

συμβαίνει με τους ανθρώπους στο γραφείο.

Ας ελπίσουμε ότι το γεγονός ότι τα αξιολογείτε σε σχέση με τους στόχους και τους

στόχους και όχι με την προσωπικότητα σημαίνει ότι η προσέγγισή σας βασίζεται στο

γεγονός και όχι στη γνώμη ή τα υποκειμενικά συναισθήματα.

Ας ελπίσουμε ότι το γεγονός ότι τα αξιολογείτε σε σχέση με τους αντικειμενικούς

στόχους και τους στόχους και όχι με την προσωπικότητα σημαίνει ότι η προσέγγισή

σας βασίζεται στο γεγονός και όχι στη γνώμη ή τα υποκειμενικά συναισθήματα.

iv. Θέτοντας στόχους Ο καθορισμός στόχων είναι ένα κρίσιμο στοιχείο του μάνατζμεντ της απόδοσης

δεδομένου ότι δίνει στον εργαζόμενο σαφή στόχο να στοχεύσει και στον μάνατζερ

ένα σαφές μέτρο επίτευξης για να επικεντρωθεί. Αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό σε

ένα εικονικό περιβάλλον, όπου πρέπει να διασφαλίσετε ότι έχετε μια σαφή γραμμή

του ιστοχώρου στα καθήκοντα που περιμένετε από την ομάδα σας να εργάζεται.

Αυτά θα πρέπει να αναπτυχθούν και να συμφωνηθούν με τον καθένα ξεχωριστά σε

κάθε περίπτωση.

Η ακόλουθη τεχνική ρύθμισης στόχου μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για τον

καθορισμό των αρχικών στόχων, αλλά και για την παρακολούθηση των

επιτευγμάτων του υπαλλήλου.

Σελίδα 44 από 46

Ποιος είναι ο στόχος μου (συνδεδεμένος με τους στόχους του οργανισμού και του

τμήματος);

Γιατί είναι σημαντικός αυτός ο στόχος;

Ποιόν χρειάζομαι να με υποστηρίζει ώστε να επιτύχω αυτόν τον στόχο;

Που θα πρέπει να βρίσκομαι ή να επισκεφτώ ώστε να επιτύχω αυτόν τον στόχο;

Πότε πρέπει να πετύχω αυτόν τον στόχο και τα βασικά ορόσημα;

Πως μπορώ να εξασφαλίσω ότι θα πετύχω αυτόν τον στόχο;

v. Αξιολογήσεις απόδοσης vi. vii. Μια άλλη διαδικασία που δεν πρέπει να παραβλέπεται κατά την εξέταση της

απόδοσης της εικονικής ομάδας είναι η αναθεώρηση της οργανωτικής απόδοσης

ή «εκτιμήσεις». Φυσικά, αυτό είναι κάτι που έχουν οι περισσότεροι οργανισμοί και

όπως οι περισσότεροι παραδοσιακοί υπάλληλοι, η εικονική ομάδα μπορεί να

ωφεληθεί πολύ από τα αποτελέσματα αυτής της διεργασίας. viii. ix. Μια καλή διαδικασία εξέτασης των επιδόσεων θα διασφαλίσει ότι η συνεχής

επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και των μάνατζερς τους ενθαρρύνεται.

Ευτυχώς, αυτή η προσέγγιση είναι πραγματικά χρήσιμη για τον εικονικό

μάνατζερ, καθώς δίνει μια σαφή δομή στις μεμονωμένες αναθεωρήσεις και τις

Σελίδα 45 από 46

συζητήσεις απόδοσης που βασίζονται σε εταιρικούς αντικειμενικούς στόχους που

συνδέονται με ατομικούς στόχους. x.

Ίσως έχετε το δικό σας σύστημα διαχείρισης απόδοσης και αυτή η διαφάνεια θα

πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο ως οδηγός. Ωστόσο, αυτό που βλέπετε είναι ότι αυτή

η διαδικασία παρέχει πολλές ευκαιρίες όχι μόνο να θέσει στόχους που συνδέονται με

οργανωτικούς στόχους, αλλά και να επανεξετάζει αυτούς τους στόχους σε τακτική

βάση. Αυτό παρέχει το τέλειο περιβάλλον για έναν εικονικό διαχειριστή ώστε να

διασφαλίσει ότι η ομάδα του επικεντρώνεται στους σωστούς στόχους, επιτρέποντας

παράλληλα την ευκαιρία για τακτικές επαφές και ενημερώσεις.

Σελίδα 46 από 46

14. Βιβλιογραφική Ανασκόπηση:

Manager’s Guide to Virtual Teams - Kimball Fisher, Mareen Fisher

The Virtual Manager - Kevin Sheridan

Virtual Team Success - Richard Lepsinger and Darleen DeRosa

Virtual Freedom - Chris Ducker

Virtual Leadership - Jacklyn Kostner

Where in the World is my Team - Terence Brake

Remote: Office Not Required - Jason Fried, David Heinemeier Hansson