Upload
doanthuan
View
518
Download
15
Embed Size (px)
Citation preview
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
1Pekeliling Perbendaharaan AM 6.1
B P P A , K P M
Tujuan
TPS bertujuan untuk menguruskan stok
yang meliputi Penerimaan, Merekod,
Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan,
Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus Kira.
2
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
Definisi Stor & Stok
STOR STOK (INVENTORI)
Tempat melaksanakan :
i. Penerimaan;
ii. Perekodan;
iii. Penyimpanan;
iv. Penyelenggaraan;
v. Pengendalian; dan
vi. Pengeluaran STOK.
Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan atau
untuk digunakan terus untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan. Antara kriteria :
i. Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk
digunakan dalam proses pengeluaran;
ii. Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk
digunakan atau diedarkan dalam pembekalan
perkhidmatan;
iii. Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi
biasa; atau
iv. Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau
diedarkan.
B P P A , K P M
BekalanPejabat
Ubat-ubatan Alat Ganti Makmal
Contoh Stok
Dapur Sukan Pertanian
B P P A , K P M
Bagi menentukan kategori / sub-
kategori / jenis stok sebelum
pendaftaran dilakukan Kementerian /
Jabatan / PTJ hendaklah menyemak
maklumat tersebut melalui laman
sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my
Kategori Stok
B P P A , K P M
Kategori Stor Kerajaan
B P P A , K P M
Stor yang menyedia, mengurus dan membekalbarang-barang kepada pelanggan melalui rangkaianstor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan
unit
Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik(SMS) PDRM dan Depoh Bekalan Pusat Kementerian
Pertahanan
Kategori Stor Kerajaan
B P P A , K P M
9
Menyedia, mengurus dan membekal barang kepadaStor Unit
Membuat perolehan sendiri dan membekal terus kepadapelanggan akhir.
Stor yang mempunyai peruntukan berdasarkan aktivitidalam Belanja Mengurus Tahunan walaupun bukan
bertaraf PTJ / Pusat Kos.
Kategori Stor Kerajaan
B P P A , K P M
10
Di Kementerian / Ibu Pejabat Jabatanhendaklah mempunyai sekurang-kurangnya
1 Stor Utama
Membekalkan stok kepada Bahagian / Cawangan / Ibu Pejabat
Jika Bahagian / Cawangan buat perolehansendiri maka Bahagian / Cawangan tersebut
adalah Stor Utama
Di PTJ seperti Institusihendaklah mempunyai 1
Stor Unit yang dibahagikan mengikut
seksyen/bahagian sepertibekalan pejabat,
domestik, alat ganti dll
Kategori Stor Kerajaan
Permohonan stok kepada Stor Utama hendaklah menggunakan BorangPermohonan Stok.
Contoh: Stor JKR, JPS, JBPM, Hospital, Institusi Latihan & SU BekalanPejabat di Kem/Jab.
B P P A , K P M
11
Kategori Stor Kerajaan
Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluanjangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan
penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.
Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat danStor Utama serta tidak membuat perolehan sendiri.
Permohonan stok daripada pelanggan akhir kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok.
Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-
unit kecil
B P P A , K P M
12
Organisasi Stor
Pembekal
Stor
Unit
Stor
Unit
STOR UTAMASTOR PUSAT
Contoh Stor
SMS PDRM
Depoh Bekalan
Peralatan
KEMENTAH
Contoh Stor
JKR / JPS /
Hospital
Stor Utama di
Kementerian
Contoh Stor
Stor Wad /
Makmal /
Bahagian / Unit /
Bengkel
Stor
Unit
B P P A , K P M
Objektif / Asas Pengurusan Stor
Pengurusan Stor
• Stok sentiasa ada
• Menepati kehendakpelanggan
Kawalan Stok
• Stok boleh diguna
• Kaedah penjagaan & penyelenggaraan yang sempurna
B P P A , K P M
Fungsi Stor
Terima▪ Barang dipesan
▪ Sah dan perakukan barang diterima
Simpan Stok
Penjagaan
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
▪ Mengoptimumkan ruang stor
▪ Jaga & selenggara stok dengan baik
▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan
Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan
▪ Selenggara rekod setiap transaksi
Perancangan▪ Rancang & urus penokokan stok
▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan
B P P A , K P M
Pemeriksaan▪ Stok dalam simpanan
▪ Kelemahan / usang / terlebih dll
3K
Pelupusan
▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan
▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan
▪ Stok usang/obsolete, rosak, expired, melebihi
keperluan & elak pembaziran
Hapuskira▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
▪ Untuk stok yang hilang
Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan
Fungsi Stor
B P P A , K P M
STOR
Bhgn Bekalan, Kawalan & Akaun
Rancang & uruspembelian
Kawalan Stok
Akaun
Pangkalan Data
BahagianTerimaan
Terima & periksabarang dibekal
BahagianSimpanan
Terima, Simpan & keluar Stok
Catat dalam KadPetak
Keselamatan
Pengiraan Stok
BhgnPembungkusan &
penghantaran
Bungkus & hantarkpd pelanggan
Pengurusan Organisasi Stor
B P P A , K P M
17
Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat
dipenuhi.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat
dalam bentuk stok.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya terikat
dalam bentuk stok
Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan
usang dapat dikurangkan
Ruang simpanan dapat dioptimumkan
Objektif Pengurusan Kawalan Stok
B P P A , K P M
18
Senarai barang-barang dalam pegangan Stor Pusat danStor Utama mengandungi maklumat mengenai nombor kod,
perihal barang, unit ukuran dan harga
Rujuk kepada laman sesawanghttp://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/
untuk mendapatkan maklmat bagi penyediaan katalog barang-barang
Jika barang-barang dibeli/disimpan tiada dalamKnowledgebase maka Kem/Jab perlu mengemukakan
permohonan kepada Perbendaharaan menggunakan *BorangPermohonan Kod Baharu SPA/SPS dan emel kepada
Katalog Stok
*Borang boleh didapati dalam AM6.1 Lampiran D atau melalui SPA Kit di bawah tab Informasi
dalam Knowledgebase
B P P A , K P M
19
Penambahan Item Katalog
Barang-barang baharu yang hendak dimasukkan ke dalam
katalog hanya boleh dilakukan setelah mendapat kelulusan
Pegawai Katalog/Stor dan kelulusan daripada Pegawai Pelulus
Permohonan menggunakan borang Penambahan Barang
(KEW.PS-6) bagi Kem/Jab yang belum menggunakan Sistem
Pengurusan Stor (SPS) Perbendaharaan Malaysia
Katalog disediakan oleh semua stor :
Diedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok
Menyeragamkan barang-barang yang disimpan supaya
penjenisan barang-barang yang serupa dapat dikurangkan
B P P A , K P M
20
JUSTIFIKASI
Tiada barangpengganti yang
memuaskandalam stok;
Barang barulebih ekonomik;
Barang tersebutkerap digunakan
dalamjangkamasa lama
BAHAGIAN BEKALAN, KAWALAN DAN AKAUN
(BBKA)
Memesan atau membeliuntuk permintaan itu
sahaja;
Memberitahu pemohonbahawa terdapat barang-barang lain dalam katalog
yang boleh digunakansebagai pengganti;
Menolak danmemulangkan
permohonan tersebut
PERATURAN PENGELUARAN ITEM DARIPADA KATALOG
Kelulusan Pegawai Pelulushendaklah diperolehsebelum stok lama
dikeluarkan drpd katalogdengan memastikan baki
stok dihabiskan dantindakan menokok stok
tidak dilakukan
Pembelian stok yang seakan-akan atau hampir
serupa dengannyahendaklah dihentikan
pembelian dan dikeluarkandaripada katalog
Penambahan Item Katalog
dan
atau
dan
B P P A , K P M
Ku
mp
ula
n S
tok
Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama
Kump. A (30 %) stok yang disimpan yang mempunyai nilaipembelian tahunan tertinggi. Kump. B (70 %) stok bakinya
Kew.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok
Senarai ikut nilai pembelian untuk tempoh dua tahun
Kajian pembahagian kumpulan dibuat pada setiap awal tahun
Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak stok bernilai tinggi disimpan secara berlebihan
Pengurusan Stor
B P P A , K P M
Paras Stok Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa
Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi(3 bulan penggunaan)
Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok(2 bulan penggunaan)
Paras Minimum – kuantiti stok terendah(1 bulan penggunaan)
Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12 bulan terakhir
Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras
Paras Stok
B P P A , K P M
Kadar Pusingan Stok
•Pengiraan setiap suku tahun & tahunan
•Perlu capai sekurang-kurangnya 2 kadar pusingan
•Lebih tinggi lebih bagus
•Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obsolete)
•Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira
Paras Simpanan
• Petunjuk pengurusan stor yang baik.
• Stok tidak melebihi paras simpanan.
• Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular.
Paras Perkhidmatan
• Stor memenuhi semua pesanan.
• Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik
Prestasi Stor
B P P A , K P M
Ketua Jabatan di Stor Pusat danStor Utama hendaklah
menyediakan Laporan KedudukanStok KEW.PS-13 setiap suku tahundan mengemukakan kepada UPA Kem/Jab untuk dilaporkan dalam
JKPAK
Ketua Jabatan hendaklah menandatangani KEW.PS-13 bagi tahun semasa yang telah lengkap dan mengemukakan kepada UPA
Kem/Jab sebelum 15 Februari tahun berikutnya.
Laporan Kedudukan Stok
Penyediaan
Pelaporan
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
Bidang Tugas
▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
terima dan sahkan stok yang diperolehi
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Objektif
▪ Spesifikasi barang-barang stor
▪ Kualiti/Kuantiti
▪ Keadaan barang-barang stor
Pelantikan
Pegawai
Penerima
▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan.
▪ Bagi barang teknikal, pegawai penerima
hendaklah ada kemahiran mengenainya
Penerimaan
B P P A , K P M
Barangan diterima berserta LO / Inbois / Dokumen Kontrak dll
Diperiksa, diukur, ditimbang oleh Pegawai Penerimadengan serta merta
Pengesahan penerimaan dalam pada dokumen rasmi
Isi Kew.PS-1
Isi Kew.PS-2 (2 salinan) jika ada perselisihan ( sesalinansimpanan dan sesalinan kepada pembekal)
Pengesahan bersyarat jika tidak berkesempatan. Cop “diterima dengan syarat …….”
Penerimaan Daripada Pembekal
B P P A , K P M
Pengujian Kualiti
Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah
menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai
Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara
berikut dipatuhi:
Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal;
Sampel barang dihantar ke agensi teknikaluntuk diuji;
Barang-barang yang tidak menepati kualitidikembalikan; dan
Menuntut penggantian semula mengikut termakontrak.
B P P A , K P M
29
Pelaksanaan
dalam situasi
berikut:
Penerimaan Di Luar Kawasan Stor
B P P A , K P M
Semak butiran(LO / Inbois /
Nota serahan dll )
Periksa(kira / ukur / timbang / uji)
Terima – Kew.PS-1
(Stor Unit – KadPetak)
Terima – Kew.PS-2
(jika adaperselisihan)
Perekodan
▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji.
Penerimaan Daripada Pembekal
B P P A , K P M
31
Penerimaan Daripada Stor Pusat /
Utama
Barangan diterima berserta SenaraiPembungkusan dan Salinan BorangPesanan dan Pengeluaran Stok (StorUtama & Unit)
Diperiksa dan disahkan barang diterimaadalah seperti yang dipesan
Jika ada perselisihan rujuk kepada storpengeluar dengan serta merta
B P P A , K P M
Semak butiran(Kew.PS-10 & Kew.PS-12)
Semak (samadengan
pesanan)
Terima – KadPetak
Tidaksempurna –Kew.PS-2
Perekodan
▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang
▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok
▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan
▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak
Penerimaan Daripada Stor Pusat /
Utama
B P P A , K P M
33
Direkodkan semuladalam Kad KawalanStok dan Kad Petakasal sebagai barang
belum guna
Bagi stok separa gunahendaklah direkoddalam borang yang disediakan oleh Storbagi tujuan kawalan
Keluar-Masuk
Barang Dikembalikan oleh Stor
Penerima
B P P A , K P M
34
Pegawai Penerima di Stor Pusat
dan Stor Utama hendaklah
melabelkan nombor kod dan nama
barang kepada semua barang yang
diterima atau bekasnya bagi
memudahkan penyimpanan
Pelabelan Barang-barang Diterima
B P P A , K P M
35
Bungkusan barang tidakmempunyai tanda rosak atau
terusik
Jika terdapat tanda makahendaklah dibuka serta merta
di hadapan agen / wakilpenghantaran serta
dibandingkan dengan butir-butiryang terdapat dalam inbois
atau nota hantaran / pembungkusan
Sekiranya berlaku kerosakan / kehilangan / tidak cukup bekalke atas konsainan maka sijil /
perakuan kerosakan hendaklahdiperolehi daripada pembekal
Penerimaan Barang-barang Import
di Tempat Pendaratan
B P P A , K P M
36
Barang-barangmudah
terbakar ataukimia perlu
dihantar teruske stor
Penerimaan Barang Mudah
Terbakar atau Kimia
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
Merekod Stok
– Kad Kawalan Stok & Kad Petak
PERKARA STOR PUSAT / UTAMA STOR UNIT
Rekod di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)
Kew.PS-4 (Kad Petak) Kew.PS-4 (Kad Petak)
Warna Kad
Kew.PS-3 (Putih)
Kew.PS-4 (Hijau & Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput)
Kew.PS-4 (Hijau & Merah
Jambu untuk stok bertarikh
luput)
Lokasi Kad
Ditempatkan bersama stok
Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan
dalam bilik beku simpan di tempat berasingan
Tatacara
Merekod
Penerimaan – Pen dakwat merah
Pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam
1 kad 1 item & no. kad berturutan
silap (tidak boleh padam – garis, repair & initial)
B P P A , K P M
39
Semua Kem/Jab hendaklah
menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang telah dibangunkanoleh Perbendaharaan
Malaysia
Borang LaporanTerimaan Barang-Barang
KEW.PS-2 & BorangPermohonan Stok
KEW.PS-11 hendaklahdicetak dan
ditandatangani olehPegawai yang
Bertanggungjawab
Borang-borang lain boleh dicetak mengikut
keperluan
Penggunaan Rekod Melalui
Sistem Elektronik
B P P A , K P M
40
Komponen atau alat gantiyang diluluskan melalui
proses pelupusan melaluikaedah tukar ganti
(cannibalize) hendaklahdimasukkan ke dalam stor
untuk penempatan sementarasebelum dipasang kepadaperalatan lain yang samajenis atau kegunaannya
Satu senarai berasinganhendaklah disediakan bagi
tujuan rekod
Rekod Komponen Alat Ganti
yang Masih Boleh Diguna
B P P A , K P M
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok
B P P A , K P M
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok
B P P A , K P M
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok
B P P A , K P M
Merekod Stok
Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
46
Susun atur
•Menggunakan ruang semaksima mungkin
•Pelan Lantai yang sistematik
•Ambil kira faktor pergerakan keluar masuk
•Penggunaan tempat simpanan yang praktikal
•Jarak 50cm dari siling atas faktor keselamatan
Lokasi dan letakan stok
•Dipetakan dan sentiasa dikemaskini
•Amalkan Letakan Stok Tetap
•Letakkan Stok Sementara jika :
Stok akan dikeluarkan kepada pemesan
Baru diterima
Ruang terhad (faktor saiz dll)
•Dicatat perihal stok untuk memudahkan penyimpanan danpengeluaran
Penyimpanan
B P P A , K P M
47
Penyimpanan
•Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
•Tempat simpanan ambil kira jenis stok
Bilik hawa dingin
Bilik bersiling
Ruang kering dan ada laluan angin
•Ruang penyimpanan perlu dibahagi mengikut seksyen / baris/ rak / tingkat / petak
•Stok yang memerlukan cara simpanan khas hendaklahdipatuhi / dipenuhi kehendaknya
Penyimpanan
B P P A , K P M
48
Stok dalam bekas asal
•Dikekalkan dalam bekasnya
•Label dipastikan boleh dilihat dengan jelas
Barang-barang tercerai
•Dimasukkan dalam bekas yang sama
•Simpan ikut bilangan atau unit untuk memudahkanpengeluaran
Barang-barang berharga dan menarik
•Tempat selamat dan sentiasa di bawah pengawasan
•Kawalan pengeluaran diketatkan
Penyimpanan
B P P A , K P M
49
Penyimpanan dadah merbahaya, racun dan bahanpsikotropik
•Patuhi peraturan penyimpanan di bawah Akta DadahBerbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 danPeraturan Bahan Psikotropik 1989
Penyimpanan stok unsur keselamatan
•Senjata atau peta-peta
•Patuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan
Stok mudah terjejas akibat hawa panas danlembap
•Simpan ditempat bersesuaian (bilik hawa dingin / biliknyah lembapan)
Penyimpanan
B P P A , K P M
50
Stok tahan pada cuaca panas dan hujan
•Tahan panas atau hujan dan sukar dialih
•Simpan ditempat lapang dan berpagar
Stok barang-barang berat
•Pada rak paling bawah
•Ambil kira faktor berikut waktu simpanan
MDKD
Elak paling bawah ditindih dengan stok
berat
Mudahkan urusan kiraan, pemeriksaan
dan verifikasi•Alas dengan palet,belantan atau landasan
•Ruang simpanan bersesuaian
•Tinggi susunan sederhana untuk urusan pergerakandll
Penyimpanan
B P P A , K P M
51
Stok bertarikh luput
•Pembekal perlu label tarikh luput (catat pada bekas/kotaksupaya mudah dilihat)
•Rekod pada kad petak warna merah jambu
•Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
• Jika MDKD tidak dapat diamalkan guna label MDKD (Kew.PS-8)
•Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-9) disediakan olehPegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luputdalam bulan yang sama
•KEW.PS-9 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput
• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:
Maklumkan kepada stok pusat/utama untuk agih
kepada stor lain
Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan
spt latihan,pembangunan dll
Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika
ada)
Laksana pelupusan
Penyimpanan
B P P A , K P M
Penyimpanan
- Stok Tersusun & Ada Pengenalan
B P P A , K P M
Penyimpanan
- Stok Tersusun & Ada Pengenalan
B P P A , K P M
Penyimpanan
- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan
B P P A , K P M
Penyimpanan
- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)
Elak pengeluaran tanpa kebenaran
Pengeluaran tidak ikut kuantiti kelulusan
Stok lama tersimpan dan tidak dikeluarkan
Kebenaran oleh Pegawai Pelulusatau Pegawai diberi kuasa secara
bertulis oleh Ketua Jabatan
Kebenaran Pengeluaran
B P P A , K P M
Pemesanan Stok
Gunakan Borang KEW.PS-10 (Stor Pemesankepada Stor Pengeluar)
Pesanan kepada Stor Pusat perlu 5 salinanKEW.PS-10. Pesanan kepada Stor Utama (jumlahsalinan ikut keperluan agensi)
1 salinan disimpan oleh pemesan, 4 salinan kepadastor pengeluar
Pengendalian di stor pengeluar mengikut fungsi setiap seksyen stor
1
2
3
4
B P P A , K P M
Permohonan Stok
Pesanan stok kepada stor utama yang bekalkan terus kepadapelanggan dan stor unit guna KEW.PS-11
Disediakan dalam 2 salinan
1 salinan simpanan pemohon dan 1 salinan kemukakan kepada stor unit
Tindakan perlu diambil bila terima KEW.PS-11
i. Daftarkan dan beri no. permohonan
ii. Tentukan kuantiti pengeluaran
iii. Dapatkan kelulusan pengeluaran
iv. Catat pengeluaran pada kad petak
v. Keluarkan stok
1
2
3
4
B P P A , K P M
Sekiranya pesanan disahkan tidak
dapat dibekalkan oleh Stor Pusat
maka Stor Utama hendaklah
membuat perolehan Mengikut
tatacara perolehan semasa yang
berkuat kuasa
Pesanan Tidak Dapat Dibekalkan
B P P A , K P M
Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan
dengan Kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi
kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan
Pengeluaran Stok
Pegawai Pelulus hendaklah menurunkan
tandatangan dan tarikh di KEW.PS-10 atau
KEW.PS-11
Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut
kuantiti yang diluluskan
B P P A , K P M
Barangkerap
digunakan;
atau
Barangmudahrosak;
atau
Barangbernilairendah;
atau
Barang tidak ekonomik dikesan.
Contoh :Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen / pemutar skru / tali / gelas / bakul sampah/ sudu / garfu.
• Rekod dan keluarkan terus daripada stok
• Tidak perlu buku kawalan dalaman
Barang Gunahabis
B P P A , K P M
Barang guna habis bagi tujuanguna sama disimpan di lokasitertentu selepas digunakan
Sediakan borang kawalandalaman
Jika tidak diperlukan tetapimasih ada nilai jualan bolehbuat jualan sisa stok ataubarang terpakai
Kawalan Keluar Masuk Barang
Guna Habis
B P P A , K P M
Perlu kelulusan Ketua Jabatan
Jika kategori Bahan Buangan Terjadual, ikut peraturan ditetapkan
Jika lain-lain boleh jual sisa kepadasyarikat berdaftar dengan MOF dan permit barang lusuh (berat kurang1000kg)
Jika lebih 1000kg ikut tatacarapengurusan aset alih atau lain-lain yang berkaitan
Hasil jualan dikredit dalam hasilKerajaan
Jualan Sisa Stok Atau Barang
Terpakai
B P P A , K P M
Direkod secaraberasingan
Jika hendak dijual perlukelulusan Ketua
Jabatan
Harga ditetapkan oleh Jabatan
Hasil jualan dikreditdalam hasil Kerajaan
Produk Hasilan Stok
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
PemeriksaanStor
PengiraanStok
PemeriksaanStok
VerifikasiStor
Jenis Pemeriksaan
B P P A , K P M
Soalan Jawapan
Di mana dilaksana ?
Stor Pusat
Stor Utama
Stor Unit
Bila ? Sepanjang Tahun
Bila ada transaksi masuk atau keluar
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor
Apa perlu dibuat ?
Kira baki selepas transaksi
Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak
Tandatangan & tarikh oleh Pegawai Stor
Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan Stok
(Kew.PS-13)
Dilaporkan kepada Urusetia JKPAK
Pengiraan Stok
B P P A , K P M
Soalan Jawapan
Di mana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober
Pemeriksaan terhadap semua stok
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai tidak kena mengena dengan stor
Apa perlu dibuat ?
Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor
Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverifikasi Stor
Buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)
Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan
Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
Pemeriksaan Stok
B P P A , K P M
70
Soalan Jawapan
Di mana dilaksana ? Stor Pusat
Stor Utama
Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember
Selepas Pemeriksaan Stor dibuat
Tanggungjawab siapa ?
Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/
Pengerusi JKPAK Kementerian
Tempoh pelantikan 2 tahun
Apa perlu dibuat ?
Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan
Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ
Keanggotaan
Pemverifikasi Stor
Sekurang-kurangnya 2 orang
Tidak bertugas di stor
Kump. P&P atau sokongan
Verifikasi Stor
B P P A , K P M
Soalan Jawapan
Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan
Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor
dilaksanakan
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor
Kuasa Melulus Ketua Jabatan
Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok
Apa perlu buat ?
Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)
Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang
Catat di Kad Petak
Tandatangan dan tarikh
Pelarasan Stok
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
73
Patuhi Arahan Keselamatan
Suasana stor yang kondusif
Pelabelan yang jelas & mudah difahami
Tujuan
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
Pelupusan Stok
Dilaksanakanpada stok yang usang, rosak, expired, tidak
boleh diguna, tidakdiperlukan dll
Laksanaberdasarkan syor
PegawaiPemeriksa atau
Pemverifikasi Stok
Mematuhiperaturan
berkuatkuasadalam Tatacara
Pengurusan AsetAlih Kerajaan
LembagaPemeriksa
Pelupusan Stokguna Lembaga
PemeriksaPelupusan Aset Alih Kerajaan
sedia ada
Guna KEW.PS-19yang disediakan
oleh Pegawai Stor
Catat keadaan stok serta syor
kaedah pelupusan yang sesuai
Kuasa melulus ikut akta sedang
berkuatkuasa
Pegawai stor kemaskini rekod
KKS dan KP
PerakuanPelupusan tidak
diperlukan
Dilaporkan dalamKEW.PS-20
B P P A , K P M
Tatacara Pengurusan Stor
KP 6.4/2013 - Penyimpanan
KP 6.2/2013 – Penerimaan
KP 6.3/2013 – Merekod Stok
KP 6.5/2013 - Pengeluaran
KP 6.1/2013 – Pendahuluan
KP 6.6/2013 – Pemeriksaan
KP 6.7/2013 – Keselamatan dan Kebersihan
KP 6.8/2013 – Pelupusan
KP 6.9/2013 – Kehilangan dan Hapuskira
B P P A , K P M
77
Dilaksana bila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan
dan seumpamanya
Perlu mematuhi peraturan ditetapkandalam Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan
Kecuali Kekurangan Stok Bernilai Rendah
Hapus Kira Kehilangan Stok
B P P A , K P M
78
Kekurangan Stok Bernilai Rendah
Jumlah keseluruhan NPA kurang RM250
Susut disebabkan olehkekurangan akibat
dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat dll
Bukan disebabkan olehkecuaian pegawai awam
Kuasa Melulus Seksyen 5 Akta Pewakilan Kuasa
1956 yang sedangberkuatkuasa
Pegawai Stor sediakanLaporan Hapus Kira
Kekurangan Stok gunaKEW.PS-21
KEW.PS-21 hendaklahdisahkan oleh KJ sebelum
diangkat kepada KuasaMelulus
Kemaskini KKS dan KP
Laporan Polis, LaporanAwal dan Laporan Akhir
tidak diperlukan
B P P A , K P M
Unit Pengurusan Aset AlihBahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pendidikan MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya
Tel : 03 – 88849400 03 – 8884683403 – 8884687303 – 8884683603 – 8884 6846
Fax : 03 – 88846824
[email protected]@moe.gov.my
[email protected]@moe.gov.my
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M
B P P A , K P M