TARTU ÜLIKOOL

Pärnu Kolledž

Ettevõtluse osakond

Helen Paulson

Helen Toomiste

Elar Toomsalu

Teele Karro

DOKUMENTIDE JUHTIMINE, INFO JAGAMINE JA

AVALIKUSTAMINE

Referaat

Pärnu 2011

5

SISUKORDSissejuhatus.......................................................................................................................4

1. Ülevaade dokumendihaldustarkvara vajadustest..........................................................4

2. Ülevaade tarkvara pakettidest.....................................................................................10

2.1. Amphora..............................................................................................................10

2.2. GoPro...................................................................................................................12

2.3. LiveLink...............................................................................................................14

2.4. Webdesktop.........................................................................................................16

2.5. DocLogix.............................................................................................................18

2.6. Postipoiss.............................................................................................................21

2.7. Google Docs........................................................................................................22

2.8. Tresoor.................................................................................................................23

3. Autorite isiklikud kogemused.....................................................................................27

Kokkuvõte.......................................................................................................................29

Viidatud allikad...............................................................................................................31

Lisad................................................................................................................................35

Lisa 1. Tarkvarapakettide logod..................................................................................35

Lisa 2. Dokumendihaldustarkvara pakettide võrdlused...............................................36

SISSEJUHATUS

Antud töö teemaks on dokumentide juhtimine, info jagamine ja avalikustamine, kus

keskendutakse digitaalsele dokumendihaldusele. Tänapäeva maailmas on

informatsiooni liikumine jõudnud suurel määral arvutivõrkudesse. Nagu paberkandjal

säilitatakse dokumente, on ka arvutivõrkudes liiklevaid dokumente säilitada. Sellest

tulenevalt on loodud erinevaid dokumendihaldussüsteeme.

Töö eesmärgiks on kirjeldada dokumendijuhtimise vajadusi organisatsiooni, projekti

ning isiku tasanditelt ning kirjeldada lühidalt erinevate autorite poolt väljavalitud

dokumendihaldustarkvarade kasutatavust ja funktsioone.

Lähtuvalt töö eesmärgist on autorid püstitanud järgmised töö ülesanded:

anda ülevaade antud valdkonna tarkvara vajadustest,

anda ülevaade erinevatest tarkvara pakettidest,

tuua töös välja autorite kogemused vabavaraliste lahendustega,

lisaks võrrelda erinevaid dokumendihaldustarkvara pakette.

Töö on jaotatud nelja peatüki vahel lähtuvalt töö ülesannetest. Nendeks on ülevaade

dokumendihaldustarkvara vajadustest, ülevaade tarkvarapakettidest, autorite isiklikud

kogemused vabavaraliste lahendustega ning dokumendihaldustarkvara pakettide

võrdlus. Tarkvara pakettidest antakse ülevaade järgmistele: Google Docs, Postipoiss,

GoPro, Amphora, LiveLink, Webdesktop, Tresoor, DocLogix.

1. ÜLEVAADE DOKUMENDIHALDUSTARKVARA VAJADUSTEST

Dokumendihaldus on seotud dokumentide loomise, registreerimise, edastamise,

süstematiseerimisega, hoidmise ja kasutamisega kuni nende üleandmiseni arhiivi.

Korralikult juurutatud dokumendihalduse tarkvara lihtsustab otsustusprotsess ja

võimaldab ka aastate pärast vaadata kõiki dokumentidega teostatud toiminguid ja

inimeste tegevusi erinevate töökohustuste täitmisel.

Dokumendihaldus võimaldab ettevõttel kergesti leida asutusest toodetud infot,

võimaldab diskussioone arendada vajalike dokumentide osas, integreerib

laialipaiknevate osakondade tööd. Dokumendihaldus võimaldab nö. virtuaalkontori

kasutamist. Tööd saab teha nii kodus, teistes linnades või teistes riikides.

Dokumendihaldus tagab tänu regulaarsete tsentraalsete tagavarakoopiate tegemisele

info säilimise, tagab otsustusprotsesside läbipaistvuse, vähendab formaalset bürokraatiat

ja paberimahtu. Samuti lihtsustab töövoogusid, võimaldab E-teenuste kasutust ning

võimaldab digitaalset dokumendivahetust ühe asutuse EDHS-st teise asutuse EDHS-i.

Dokumendihaldustarkvara kontrollib ja toetab:

dokumentide loomist, vormistamise ühtsust ja versioonikontrolli,

dokumentide registreerimist ja kirjeldamist,

dokumentide kasutamist, täitmist ja saatmist,

dokumentide asukohta ja juurdepääsu neile.

Dokumendihaldustarkvara võib olla ühitatud grupitöö ja projektijuhtimise vahenditega

või kliendihalduse vahenditega. Dokumendihaldustarkvara on vajalik ja kasulik aga

4

kõigile, kes omavad arvutivõrkudes dokumente. Dokumendihaldustarkvara on vajalik

dokumentide loomisel, saamisel, kasutamisel ning säilitamise korraldamisel.

Dokumendihaldussüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks

süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud

(Dokumendihaldus 2010).

Ettevõtted lähevad järjest enam elektroonilisele dokumendihaldusele, kuna

elektroonilistel dokumentidel on palju tugevaid külgi. Nendeks võib lugeda näiteks

kiirust, sest dokumentide võtmisele kulub kuskil paar sekundit kuni mõni minut.

Oleneb, kas dokument on online-süsteemis või mitte. Dokumente on peaaegu võimatu

kaotada. Dokumentide paigutamine ei võta aega – peaaegu silmapilkselt on õiges kohas.

Dokumentide jagamisel on võimalik kõigil kasutada sama dokumenti. Dokumentide

saatmine ei võta palju aega. Elektroonilisi dokumente on lihtsam kaitsta tehes

elektroonilisi tagavarakoopiaid, mida hoida väljaspool firmat. Umbes 12 000 lehekülge

dokumente on võimalik paigutada ühele CD-le või mälupulgale. (Sibola 2002: 24).

Ideaaljuhul ei ole dokumendihaldussüsteem (edaspidi DHS) organisatsioonile vaid

tarkvara saabuvate ja väljuvate dokumentide register, vaid toetab kõiki asutuse

dokumendihalduse tegevusi. Tegelikkuses sisaldab dokumenditöö organisatsioonide

palju enamat kui dokumentide koostamist või registreerimist. Dokumente on vaja ka

(Dokumendihaldusega seotud… 2011):

hallata vastavalt töövoogudele, näiteks kooskõlastada, kusjuures

kooskõlastamise andmed ja vajadusel ka märkused kanduvad edasi koos

dokumendiga;

allkirjastada, vajadusel mitme isiku poolt ning märkides ära allkirjastamise aja;

hallata samadel põhimõtetel sõltumatult nende füüsilisest esitusest

(paberkandjal, digitaalne, mitmesugustes formaatides jne.);

liigitada mitmete erinevate tunnuste alusel. Peab olema võimalik liigitada

dokumenti paralleelselt mitmetesse temaatilistesse kataloogidesse – näiteks

sarja, dokumendi liigi nimetuse, teema või projekti järgi. Teiseks peab olema

võimalik dokumenti liigitada vastavalt konfidentsiaalsuse, operatiivuse ja

terviklikkuse tasemele. On äärmiselt soovitatav, et vajaduse korral saaks

kasutaja ise identifitseerida täiendavalt vastavaid atribuute;

5

otsida loodud liigituste või märksõnade järgi üle kõikide dokumentide või

dokumendisüsteemi mingi osa ulatuses;

avalikustada, eriti seoses avaliku teabe seadusega;

vahetada asutuste vahel;

arhiveerida, sealhulgas garanteerides arhiivile juurdepääsu ka kaugemas

tulevikus;

hallata erinevate isikute poolt, kellel on erinevad õigused dokumentide

koostamiseks, muutmiseks ja dokumentide ligipääsuks.

Realiseerimaks ülaltoodud funktsioone, peab dokumendihalduse süsteem võimaldama

hallata mitmesugust liiki dokumente. Siia võivad kuuluda näiteks saabunud ja

väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, kaebused, ettepanekud, taotlused,

teabenõuded, õigusaktid, protokollid ja aktid, lepingud, käskkirjad, memod, aruanded,

selgitused, seletused ja muud. DHS-is peab saama hallata ka dokumente, mis on esitatud

erinevates formaatides, näiteks tekstina, tabeli või graafikuna, graafilises (pildid,

sümboolika), audio, video vm vormis. Peab olema võimalik samadel põhimõtetel hallata

paberkujul esitatud, faksina saadud, skaneeritud, e-postiga saadud dokumente. Peab

saama kasutada mitmesuguseid teksti- ja muid formaate, nt .rtf, .html, .xml, .doc, .pdf,

zip –faile. (Ibid 2011)

DHS peab aitama juhtida töövoogusid – anda ja suunata ülesandeid (anda

resolutsioone), siduda antavad ülesanded mitmete konkreetsete dokumentidega ja

jälgida ülesannete täitmist. On soovitatav, et ülesannete andmine on seotud töötajate

personaalsete elektroonsete kalendritega. Süsteem peab võimaldama koostada aruandeid

menetluskäigu kohta. Aruandeid on vaja nii tähtaegade täitmise kontrollimiseks kui ka

mahtude ja menetlustsükli kestvuse analüüsiks. Seejuures peaks lisaks

valmisprogrammeeritud aruannetele olema võimalik teha vabu päringuid. (Ibid 2011)

DHS peab võimaldama dokumentide digitaalset allkirjastamist, vajadusel ka ajatempli

rakendamist vastavalt seadusandlusele. Digitaalallkiri võimaldab muuta

usaldusväärsemaks nii suhtlemist asutuste vahel kui ka suhtlemist asutuse ja kodaniku

vahel. Vastavalt digitaalallkirja seadusele on riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused,

avalik-õiguslikud juriidilised isikud ning avalik-õiguslikke ülesandeid täitvad

6

eraõiguslikud isikud kohustatud hoidma üldkasutatavas andmesidevõrgus

kättesaadavana teavet digitaalallkirja kasutamise võimaluste ja korra kohta nende

asutuste ja isikutega suhtlemisel. (Ibid 2011)

Dokumente peab saama liigitada ja otsida dokumenti mitmete erinevate tunnuste alusel.

Esiteks peab olema võimalik liigitada dokumenti paralleelselt mitmetesse

temaatilistesse kataloogidesse – näiteks sarja, dokumendi liigi nimetuse, teema või

projekti järgi. Teiseks peab olema võimalik dokumendi liigitada vastavalt

konfidentsiaalsuse, operatiivsuse ja terviklikkuse tasemetele. On äärmiselt soovitatav, et

vajaduse korral saaks kasutaja ise defineerida täiendavalt vastavaid atribuute. (Ibid

2011)

DHS peab võimaldama otsida dokumente, kasutades täistekstiotsingut (leida kõik

dokumendid, mis sisaldavad mingit märksõna). Pikemas perspektiivis vajavad

lahendamist morfoloogilised küsimused (otsides "uba" leiaks ka "oa") ja märgendkeelte

võimaluste kasutamine (otsing toimuks ainult teatud tüüpi dokumentide teatud osast).

(Ibid 2011)

DHS peab pakkuma liidestust enamkasutatavate elektronposti süsteemidega või peab

elektronposti süsteem olema dokumendihalduse süsteemi üheks osaks. Saabuvaid või

saadetavaid elektronposti sõnumeid peab olema võimalik dokumendihalduse süsteemis

lihtsalt registreerida, salvestada ja hallata. (Ibid 2011)

DHS peab kindlasti toetama dokumendiregistri ning muude dokumentide avalikustamist

vastavalt avaliku teabe seadusele. Paragrahv 34 kohaselt peab paljude riigiasutuste

dokumendiregistriga olema võimalik tutvuda veebilehe kaudu. Sama seaduseelnõu § 28

sätestab, millist informatsiooni on teabe valdaja kohustatud avalikustama, kusjuures

avalikustamisele kuuluva informatsiooni maht on küllaltki suur. (Ibid 2011)

DHS peab võimaldama ka dokumendihalduse süsteemi kasutajate ringi haldamist.

Kasutajate ring muutub oluliselt laiemaks hõlmates suurema osa asutuse töötajatest.

Dokumentide turvaliseks haldamiseks peab dokumendihalduse süsteem sisaldama

vahendeid ligipääsuõiguste juhtimiseks. Ligipääsu juhtimise alamsüsteem peab olema

lihtsalt kasutatav ja omama õiguste edasiandmise võimalust. Suure hulga kasutajate

7

tsentraalne haldamine infotehnoloogia osakonna vms. üksuse süsteemiadministraatori

poolt oleks keerukas ja kasutusõiguste haldamine tuleb volitada teatud kasutajatele (nt

igas osakonna või töörühmas üks inimene), kes võivad omakorda volitata järgmisi

kasutajaid. Kasutusõiguste haldamine peab olema üles ehitatud hierarhiliselt. Näiteks

osakonnale antud õigus laieneb kõigi sellesse osakonda kuuluvatele talitustele ja nende

töötajatele. (Ibid 2011)

Projekti dokumentatsioon on olulisimaid kontrolliobjekte ja projekti aruandluse

koostamise (ja hindamise) allikas. Seetõttu on väga oluline, et kogu projektiga seonduv

dokumentatsioon oleks korrektne ja arusaadav ka projektiga otseselt mitte seotud

inimesele. Peamine vajadus, miks on vaja kasutada DHS-i, on programmperioodi 2007-

2013 struktuuritoetuste projektide puudutavat dokumentatsiooni peab toetuse saaja

säilitama kuni 2025. aasta 31. detsembrini. Selle aja jooksu tuleb dokumenteerida ja

säilitada projekti koosolekute protokollid, projekti raames peetud kirjavahetus, projekti

raames sõlmitud kokkulepped ning teavitused (ajaleheartiklid ja ajalehekuulutused jm.).

Seoses projektide dokumentatsiooni säilitamisega on paljudel projektidel tekkinud

hulga probleeme dokumentide säilitamisega nõutud tähtaja lõpuni või säilitatakse

dokumentide koopiaid. Dokumendid on tihti halvasti komplekteeritud ja vajalikud

dokumendid on raskesti leitavad (või ei ole üldse leitavad) ning dokumentides on raske

orienteeruda. Seoses antud probleemidega on projektipõhised vajadusi võib pidada

samadeks organisatsiooni vajadustega. Projekte tehakse nii organisatsioonide siseselt

kui ka eraldi. Lisaks eelnevatele vajadustele võib pidada ka oluliseks veel lisaks

järgmisi:

aja kokkuhoid,

ruumi kokkuhoid,

kiiret juurdepääsu erinevatel osapooltel vajalikule informatsioonile,

võimalus hoida avalikkust projekti käiguga kursis,

tulemuste säilimine dokumenteeritult.

Dokumendihaldus näitab projektide puhul usaldusväärsust. Kuna projektide tegemisel

tagatakse tihti rahalised ressursid väljastpoolt, siis fondid ja sponsorid tahavad enne

8

projekti toetamist näha selget plaani ning projekti toetamise korras näha projekti kestel

dokumente.

Kui organisatsioonide ja projektide puhul vaadata funktsionaalseid vajadused, siis

indiviidide puhul võib arvestada pigem mittefunktsionaalsete vajadustega. Inimeste

puhul on tarkvarapaketi kasutamise puhul tavaliselt olulisteks vajadusteks

kasutusmugavus ja kiire juurdepääsu võimaldamine vajalikele dokumentidele.

Olenemata töötaja asukohast on võimalik pakkuda DHS-il juurdepääsu vajalikule

dokumendile hõlpsalt – piisab arvutist ja liigpääsust süsteemile.

Kuna indiviidide puhul on tegemist mittefunktsionaalsete vajadustega, siis igal inimesel

on erinevad vajadused. Neid vajadusi saab rahuldada valides ettevõttele õige suuruse ja

lahendusega DHS-i. Erinevate suurustega ettevõtted vajavad erineva mahuga DHS-e.

Juhul kui tegemist on väikese ettevõttega ja juurutatakse suurele ettevõttele omast DHS-

i, võib antud süsteem olla liiga keeruline väikese ettevõtte jaoks.

DHS-i valiku tegemisel on oluline arvestada kõikide osapoolte vajadustega. Põhiline

oleks tagada, kas ettevõtte või projekti kõikide osapoolte ligipääs

dokumendihaldussüsteemile. DHS võiks omada täistekstiotsingut, kuna kõik osapooled

ei pruugi olla igapäevased kasutajad valitud DHS-iga. Täistekstiotsing võimaldaks

kõige lihtsamini leida vajalikke dokumente. Leidmaks kõige sobilikuma variandi tuleb

erinevaid DHS-e võrrelda, mida autorid ka teinud on (Lisa 1). Nii mõnigi DHS on

tuntud kindlasti sellele omase logo poolest, millest saab ülevaate Lisa 2.

9

2. ÜLEVAADE TARKVARA PAKETTIDEST

2.1.Amphora

Amphora on internetipõhine dokumendihaldustarkvara, mis on eelkõige suunatud

keskmise suurusega ettevõtetele ning kohalikele omavalitsustele. Amphorale on lihtne

uusi arendusi lisada ning puuduvad vananenud tehnoloogilisest platvormist tulenevad

piirangud ja inerts (Amphora professional… 2011).

Kuna Amphora on internetipõhine, siis selle kasutamiseks on vajalik internetilehitseja

(Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Safari). Lisaks on vaja omada järgmisi

tarkvarasid:

Windows Server 2003 Standard Edition R2 või 2008,

SQL 2005 Express Edition või parem,

Dynamsoft Web Twain ActiveX/Plugin bundle,

Openoffice ver. 2×,

Finereader Runtime,

kuni 100 kasutajat: server vähemalt P4 3GHz, 2GB RAM, 25 GB HDD,

101 - 250 kasutajat: server Xeon 2GHz, 4GB RAM, 50 GB HDD,

251 - 1000 kasutajat: soovitav eraldi serverid rakendusele ja andmebaasile,

üle 1000 kasutaja: rakendusserveri klasterlahendused jmt.

Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste

arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Amphora peamised funktsioonid on

järgmised:

dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine;

kirjavahetus (registreeritakse kõik sisse ja välja liikuvad dokumendid);

10

asjavaade - võimaldab hallata dokumentide kogumit moodustades nendest nn

virtuaalse toimiku asja paremaks käsitlemiseks;

töövood - ülesannete all on erinevate menetlusvoogude haldus, töövood on

nähtavad nii avalehelt, dokumentide vaatest kui ka ülesanded mooduli all;

kalendri olemasolu;

arutelud – võimalik luua foorumilaadne arutelu;

kontaktide haldamine – võimalik luua seoseid isikute ja asutuste ning nendega

seotud info (dokumendid jne) vahel;

e-kirju saab suunata Amphorasse, kus saab saabunud dokumendi automaatselt

ära registreerida etteantud sarja;

e-kodanik - Antud funktsionaalsus võimaldab selliste täidetud vormide saamist,

registreerimist ning vastamist Amphoras;

DVK - Võimaldab asutustevahelist täisdigitaalset dokumentide vahetamist, mis

tähendab dokumendi edastamist ühest süsteemist teise;

Admin moodul - võimaldab kogu süsteemi seadistamist ja häälestamist;

Avalik vaade - võimaldab täita ametiasutustel Avaliku teabe seadusest

tulenevaid nõudeid.

Amphorat kasutab Eestis üle 300 asutuse, ettevõtte ja organisatsiooni. Enamus

omavalitsusi kasutab Amphorat ühiselt allasutustega - koolid, lasteaiad, rahvamajad jt.

Kasutajateks on näiteks Pärnu Linnavalitsus (www.parnu.ee), Statistikaamet

(www.stat.ee), Paikuse vallavalitsus (www.paikuse.ee), Eesti Loto (www.eestiloto.ee).

Amphora-t on võimlik nii osta kui ka rentida Interinx OÜ-st. Hinnad sõltuvad kõik

kontode kasutajate arvust (Tabel 1).Pakutavad paketid jagunevad kaheks: standard ja

Premium. Pakettide hinnad on kuutasu ühe täiendava konto kohta (kr/kuu). Lisaks

rendihindadele lisandub juurde veel serveri renditasu, mis on umbes 32 € ning

käibemaks 20%. Interinx OÜ pakub soodustusi ettemaksude eest ning soodustusi

haridusasutustele (-20% hinnast). (Amphora tutvustus 2011)

Tabel 1. Interinx OÜ Amphora dokumendihaldustarkvara rendihinnad.

11

Aktiivsete kontode arv Standard Premium

kuni 10 kontot31,96 € (fikseeritud kuumakse)

63,91 € (fikseeritud kuumakse)

11 kuni 24 2,88 € 5,75 €25 kuni 49 2,56 € 5,11 €50 kuni 99 2,24 € 4,47 €100 kuni 249 1,92 € 3,83 €250 ja enam 1,60 € 3,20 €Allikas: Amphora Professional 2011; autorite koostatud.

2010. aasta läbiviidud uuringus Vändra Alevivalitsuses selgus, et Amphora töökiirus on

aeglane ja päringud ei anna soovitud tulemusi ning dokumentide erinevates sarjades

paiknemine teeb info leidmise keeruliseks (Sillandi 2010: 36). Amphora eelisteks võib

pidada eestikeelset kasutajaliidest ning võimalus viia kogu organisatsioon digitaalsele

asjaajamisele. OÜ Interinx pakub omalt poolt suurepärast juurutamist Amphora

kasutajatele. Pakutakse koolitusi ja alati on võimalus kasutada kliendituge.

2.2.GoPro

GoPro on üks juhtivaid dokumendihaldustarkvara tootjaid Euroopa kohalikele, kesk- ja

regionaalvalitsustele aastast 1993. GoPro näol on tegemist professionaalse ja väga

laialdaste funktsionaalsustega tootega, mille võimsus ja paindlikkus võimaldab hõlpsasti

katta suurte riigiasutuste ning ministeeriumite elektroonilise dokumendihalduse

vajaduse (Avalik sektor… 2011).

Tema toodeteks on GoPro Domino, GoPro Portal, GoPro for .NET, GoPro Self Service

(Products 2011). Toodete baasfunktsioonideks on:

kontaktide haldus,

asjahaldus,

kirjavahetuse haldamine,

arhiveerimine,

ringkirjade saatmise võimalus, postilipikute trükkimine, valmis

dokumendipõhjad,

dokumentide kooskõlastamine,

teadete tellimine,

12

dokumentide jälgimine töötajale asendaja määramine (näit. puhkuse ajaks),

tegevuste ajalugu (logi),

dokumentide skaneerimine, ühendamine faksiserveriga.

GoPro annab täieliku kontrolli dokumentide ja kirjavahetustest ning annab ka täieliku

ülevaate protsesside, tähtaegadest, kohustustest ja kontaktidest. GoPro sobib mitut tüüpi

ärijuhtimise rakendustele. On edukalt kasutatud ka peale valitsuste ka tootmises,

telekommunikatsioonis ning tervisesektoris ja transpordiettevõtetes. (GoPro for… 2011)

Eestis on GoPro dokumendiregister suunatud peamiselt avalikule sektorile (Saurus,

2008). Suurimad kasutajad Eestis on Kaitseministeerium (http://www.mod.gov.ee/),

Tartu Linnavalitsus (www.tartu.ee), Tervishoiuamet, Majandus-ja

Kommunikatsiooniministeerium (www.mkm.ee).

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on kasutusel võtnud GoPro just selle

juurutamise lihtsuse pärast. Lisaks juurutuse lihtsusele tasub esile tuua ka lahenduse

kasutusmugavust ning arendatavust, mille heaks näiteks on GoPro

dokumendihalduslahendusele juurde loodud elektrooniline arvete menetlemise ja

haldamise moodul. (Avalik sektor… 2011)

Selleks, et GoPro-d rakendada, on vajalikud järgmised serveris kasutatavad tarkavarad:

Windows Server 2000, 2003 või 2008

Internet Information Services

Microsoft .NET Framework 2.0

Microsoft SQL Server 2008, 2005 või 2000 SP3a with full text search

Web Services Enhancements (WSE) 3.0

Selleks, et GoPro-d kasutusele võtta, on vajalik teada ka GoPro pakutavate toodete

platvorme, kus kõik tooted sobivad kokku erinevate platvormidega (tabel 2).

Tabel 2. GoPro-ga kasutatavad platvormid.

13

GoPro Platvormid

GoPro Portal GoPro for Domino GoPro for .NETGoPro Self Service

IBM Websphere Lotus Domino R6Microsoft .NET Framework 2.0 Kõik platvormid

IBM Filenet P8 Lotus Domino R7    IBM Lotus software Lotus Domino R8    Allikas: GoPro Products 2011; autorite koostatud.

GoPro litsentsi müüb Eestis Saurus CMS 383 € +km. GoPro dokumendiregistri

laienduse paigaldamiseks tuleb paigalduspakett serverisse üles laadida ning Saurus

CMS kaudu aktiveerida. Saurus CMS-i litsents on tasuta. (GoPro dokumendiregister

2011). GoPro tooteid on võimalik osta ka teistelt ettevõtetelt nagu Net Group ja IBM

Eesti OÜ ning otse tootjalt.

2.3.LiveLink

OpenText'i Livelink on eeskätt suurematele organisatsioonidele (üle 50 kasutaja)

mõeldud kommertsrakendus, mille skaleeritavas ja mitmekülgses keskkonnas saab

arendada veebipõhiseid intraneti, ekstraneti ja e-organisatsiooni rakendusi. Livelink

ühendab endas teadmus- ning dokumendihalduseks vajalikke töövahendeid: tarkvara

koosneb standardfunktsionaalsuse kogumist ning enam kui 30 lisamoodulist (LiveLink

Eesti... 2008). LiveLinki olulisemad eelised on järgmised:

süsteemi saab kasutada piiramatu arv kasutajaid,

tarkvara on suunatud dokumendihaldusele,

tarkvara võimaldab hallata nii paber- kui digitaaldokumente kogu elutsükli vältel

olenemata faili vormingust,

tarkvara funktsionaalsus vastab Eesti Vabariigi õigusaktides ning

rahvusvahelistes standardites esitatud nõuetele tagades dokumentide elukäigu

terviklahenduse,

on liidestatud mitmete teiste infosüsteemidega (Oracle, SAP, Microsoft, Lotus

Notes jt),

arendusvahendite olemasolu kliendispetsiifiliste arenduste tarbeks,

paindlike töövoogude loomise võimalus,

tegevuste auditi ja logimise võimalus,

14

standardsete moodulite olemasolu võimalike lisavajaduste tarbeks.

Livelink on kasutusel paljudes Eesti suuremates ärisektori organisatsioonides, samuti

mitmes avaliku sektori organisatsioonis. Livelinki kasutavad näiteks Eesti Pank

(www.eestipank.info/frontpage/et/), Sampo Pank (www.sampopank.ee), Maksu- ja

Tolliamet (www.sampopank.ee), Kaitseministeerium (www.mod.gov.ee/), Tartu

Ülikool (www.ut.ee/), Elion Ettevõtted (www.elion.ee), EMT (www.emt.ee), AS Eesti

Post (www.post.ee), Finantsinspektsioon (www.fi.ee) ja MicroLink

(www.microlink.ee).

Sampo panga otsuse Livelink´i kasuks kallutas kohaliku partneri olemasolu, analoogsed

juurutused Eesti turul, arendus- ja integreerimisvõimalused ning vajaliku

funktsionaalsuse olemasolu. Lisaks sellele osutusid otsustamisel olulisteks

kriteeriumiteks Livelink´i töökindlus ning modulaarne arhitektuur, mis võimaldab

vajadusel süsteemi skaleerida. Tarkvara valiku tegemisel olid OpenText Livelinki

konkureerivateks toodeteks MS SharePoint Portal Server, Oracle Collaboration Suite,

Meridio ja IBM Lotus Domino. Antud tarkvara juurutusest saadud suurimad

kasutegurid on failihalduses oleva info ülevaatlikkus ja kontrollitavus ja kaustusel on

ühtne toimiv keskkond dokumentide hoidmiseks, kasutamiseks ja leidmiseks. Üheks

plussiks võib arvata ka lihtsat info haldamist Intraneti keskkonnas. (OpenText

LiveLink… 2008)

LiveLink võimaldab kiiret informatsiooniotsingut ja pakub elektrooniliste vormide

kasutamist. Pakub virtuaalsete töörühmade koostööd ning virtuaalsete kataloogipuude

loomine klassifikaatorite määramise abil. Livelink’il on lisaks veel järgmised

funktsioonid (Livelink Eesti… 2011):

erinevat tüüpi failide või objektide (s.t dokumendid, kaustad) salvestamine,

dokumentide metainfo kirjeldamine (metaandmekaardid, metaandmeväljad)

organisatsiooni vajadustest lähtuvalt,

dokumentide versioonihaldus,

dokumentide reserveerimine muudatuste tegemisel,

asjapõhiste dokumentide loomine ja kasutamine,

15

erinevatele objektidele (dokument, kaust vm) viitamine, kasutades Livelinki

siseseid linke,

dokumendiga seotud tegevuste auditeerimine,

9-tasemeline ligipääsuõiguste süsteem.

LiveLink’ platvormideks on peamiselt Microsofti platvormid. Antud tarkvarapaketi

kasutamist toetavad paljud Windowsi operatsioonisüsteemid ja erinevad Web’i

brauserid (tabel 3).

Tabel 3. LiveLink’i toetavad operatsioonisüsteemid ja Web’i brauserid.

Operatsioonisüsteemid Web'i brauseridWindows 2000 Professional Netscape 7.02Windows NT WS 4.0 SP6 IE 5.5 SP2Windows 98 Second Edition IE 5.01 SP2Windows XP Home & Professional IE 6 SP1Allikas: Jarmonova 2006: 11; autorite koostatud.

Livelink on maailma suurlahendustest enamlevinud ja kliendivajadustele vastav

tarkvara Eesti turul, mille hind on varieeruv ning kuna Eestis on programm tehtud

eestikeelseks siis selle maksumus erineb ka maailmaturul olevast hinnast. Kahjuks ei ole

võimalik leida avalikku infot Livelinki Eesti hindade kohta. Internetist otsides võib aga

leida umbkaudse hinnaskaala: põhiliselt pakutakse kahte varianti – kas iseseisvat

serverit, mille hind võib olla kuni 75 000$, lisaks iga nimeline kasutaja, mille hinnaks

on 97$. Või ka niiöelda serveri renti (hosting), mille hinnaks on 250$ kuus. Programmi

maksumust kalkuleerides peaks arvestama nii tarkvara kuludega kui ka kuludega mis

kaasnevad riistvaraga.

2.4.Webdesktop

Webdesktop on üks tuntumaid dokumendihaldussüsteeme Eestis. Webdesktopiga on

tegemist täisfunktsionaalse dokumendihaldustarkvaraga, mis sisaldab võimalusi ka

grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka

lihtsat e-posti klienti (Webdesktop 2011). Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada

ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. (Ibid 2011)

16

Webdesktop’i internetipõhise ning kiire ja turvalise programmi funktsioonid on

järgmised (Webdesktopi võimalused 2011):

kogu dokumendi elektroonilise elukäigu loomisest või hõlmamisest

arhiveerimise ja hävitamiseni,

arvete menetlemise ja liidestuse e-arvekeskusega,

liidestuse e-posti ja dokumendivahetuskeskusega DVK,

ID kaardi võimalused ning digitaalne allkirjastamine,

dokumendimallide kasutamine,

Intraneti, grupitöö ja ajaplaneerimise võimalused,

õiguste kontrolli ja logimehhanism,

versioonihaldus, ajalugu, lukustamine,

avalikustamine vastavalt Avaliku Teabe Seadusele.

Internetipõhisest lahendusest tulenevalt ei vaja Webdesktop lisatarkvara installeerimist

kliendi masinasse ning võimaldab seda kasutada turvaliselt kõikjalt, kus on ligipääs

internetile: kontor, kodu, internetikohvik. Webdesktop baseerub vabavaralistel

komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms

tulenevaid lisalitsentside tasusid. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just Teie

ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. Webdesktop on kasutusel

nii avalikus sektoris kui ka erasektoris. Webdesktopi võtmesõnadeks on: kiirus,

mugavus, paindlikkus ja innovatiivsus. (Webdesktop 2011)

Webdesktopi kasutamiseks on vajalik tavaline veebilehitseja, millel on sisselülitatud

Javascript ning lubatud cookie-d. Webdesktop on optimeeritud kasutamiseks Mozilla

Firefox 2.0 ja uuem, kuid samas saab kasutada Webdesktopi ka teiste enimlevinud

veebilehitsejatega nagu Internet Explorer ja Opera. Webdesktop laiendusmoodulid

võivad nõuda veebilehitseja Java mooduli olemasolu. Digitaalse allkirjastamise jaoks

peab töökoht olema varustatud Eesti ID-kaardi tarkvara ning lugejaga. (Webdesktop

dokumendihaldusprogrammi… 2011)

Infosüsteemi teenindamiseks kuni 25-le kasutajale piisab tavapärasest kontoriarvutist

minimaalselt 512 MB mälu ja vähemalt 10 GB suuruse kõvakettaga. Mälu

suurendamisega 1 GB-ni on võimalik teenindada kuni 100 kasutajat. 100-500 kasutaja

17

jaoks soovitatakse kaasaegset serverarvutit 2 GB mälu ja dubleeritud 36 GB

kõvakettaruumiga. Suurema kasutajate arvu puhul tasuks mõelda kahe või enama

protsessoriga serveri peale. Operatsioonisüsteemina on soovituslik kasutada tasuta

Debian GNU/Linux distributsiooni. Tarkvaralitsentse eraldi osta ei ole vaja. (Ibid 2011)

Eelnevalt oli mainitud, et Webdesktop on kasutusel nii avalikus kui ka erasektoris.

Suuremates installatsioonides on andmebaaside maht üle kümne miljoni kirje, hallatud

dokumentide kogumaht suurusjärgus 100 gigabaiti ning üheaegsete kasutajate arv üle

tuhande. Kokku on Webdesktopil Eestis üle 25 000 kasutaja. Tuntuimad asutused on

näiteks Bigbank AS (www.bigbank.ee), Haridusministeerium (www.hm.ee), Nordea

Pank (www.nordea.ee), Riigikogu kantselei (www.riigikogu.ee) ja Äripäev

(www.aripaev.ee). (Kliendid 2011)

Tehes Webdesktopile e-maili põhilise hinnapäringu said autorid teada, et Webdesktop

baseerub vabavaralistel komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist ja

andmebaasimootorist tulenevaid lisalitsentside tasusid. Webdesktopi on võimalik aga

soetada kahel viisil: ostes tarkvara ja installeerida see ühele oma serverile või rentida.

Ostu puhul sõltub hind kasutajate arvust. Rendi tasu sõltub kasutajate arvust ja

makseperioodi pikkusest.

2.5.DocLogix

DocLogix on üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem, mis on turul alates

2003. aastast ning on ühistööna valminud tarkvara, mille arendamisel on lähtutud Eesti

asjaajamise ja arhiivinduse nõuetest, rahvusvahelistest standarditest. DocLogix on

kompleksne tarkvaralahendus info ja äriprotsesside haldamiseks, mis sobib kõige

paremini keskmistele ja suurtele organisatsioonidele. DocLogix annab kõigile

töötajatele turvalised ja jälgitavad vahendid olulise äriinfo ja äriprotsesside haldamiseks

(Kirjeldus 2011). DocLogix ühendab organisatsiooni tasandil kõik dokumendid, faksid,

e-kirjad, ülesanded, kontaktid ja protseduurid selgesti seostatud äriloogikaks. (Ibid

2011)

DocLogixi eelisteks konkurentide ees on info- ja protsessihalduse lahenduste lai valik.

Samuti kohalike DocLogixi koostööpartnerite lai võrgustik Balti riikides, Poolas ja

18

Taanis. DocLogix on Microsoft.NET alusel loodud klient-serverrakendus. DocLogix´i

süsteemi arhitektuur on loodud nii, et kõik funktsioonid on interneti

standardotsingumootori abil kättesaadavad. Kasutajatele meenutab see tavalist internetis

surfamist, tänu sellele lüheneb aeg, mida kasutaja süsteemi kasutajaliidesega

harjumiseks vajab. (Ibid 2011)

DogLogix´i olulisemateks funktsioonideks on (Funktsioonid 2011):

DocLogixi laialdast funktsionaalsust saab kohandada vastavalt kliendi

vajadustele,

Tõhusam kontroll väiksema jõupingutusega,

Dokumendihaldussüsteem DocLogix tagab organisatsiooni info kiire ja mugava

haldamise,

Info mitmekülgne üleslaadimine,

Dokumendihaldussüsteem DocLogix tagab tegevusprotsesside turvalise ja

moodsa haldamise,

Kiirem juurdepääs infole,

Ühilduvust kolmandate osapooltega laiendatakse pidevalt vastavalt klientide

soovidele ja vajadustele. Paberkandjal ja elektrooniliste dokumentide haldamine

erinevates keskkondades (dokumendid, dokumendiregister),

Automatiseeritud töövoogude haldamine (protsessid),

Otsing ja aruanded süsteemi dokumentide andmetest ja sisust,

Teavitused dokumentidega toimunud tegevuste kohta,

Dokumentide digitaalne allkirjastamine,

9-tasemeline kasutajate õiguste haldus,

Dokumentide juurdepääsupiirangud.

Tool`ide kasutuselevõtmiseks on vaja ainult installeerimispaketti ja DocLogix on

spetsiaalsete funktsioonide teostamiseks automaatselt konfigureeritud. Nii näiteks saab

kasutaja pärast lepinguhalduse Tool`i (Contract Management) installeerimist kasutada

lepingute salvestamise hierarhiat, spetsiaalseid lepingusisestusvorme, lepingute

aegumise meeldetuletust, spetsiaalseid vaateid lepingustaatuse alusel ja muid

lisafunktsioone. (DocLogix Tools 2011)

19

DocLogix Projects Tool on kasutusvalmis projektülesannete ja infohaldamise lahendus,

mis hoiab teid ja teie meeskonda kõigega kursis. See töövahend võimaldab luua

ülesandeid ja allülesandeid, mille täitmistähtajad on määratud üksikisikutele või

töögruppidele ja mis jälgib projekti üksikasju kuni täitmiseni. See töövahend

organiseerib ka kogu projektiga seotud info ühte kohta. (Projektid 2011)

Projektid on väga pingelised ja need sisaldavad ülesandeid, dokumente ja infot.

DocLogix Projects Tool pakub info (lepingud, dokumendid, graafika, veebileheküljed,

e-post, kontaktid, juriidiline info) korraldamise ja haldamise alaseid väljakutseid. Enam

ei raisata aega uuesti leiutamisele, kuidas teostada projekte, enam ei lükata projekte

edasi tülika infokogumise ja aruandluse tõttu. (Ibid 2011)

DocLogix Projects Tool kasutamine (Ibid 2011):

Projektijuht – loob projektide tööruumi, täidab projektide algatamise

dokumendi, planeerib projektiga seotud ülesanded/tegevuse, algatab ja

kontrollib ülesandeid projektimeeskonna liikmetele.

Projektimeeskonna liikmed – saavad ülesanded projektijuhilt, töötavad

projektiga seotud tegevustega, panevad loodud dokumendid projekti õigesse

tööalasse, annavad aru projektijuhile.

Projektijuht – annab aru projekti käigust üksuse juhile ja tippjuhtidele.

Üksuse juhid – korraldavad iganädalase juhtkonnakoosoleku, et üle vaadata

käimasolevate projektide koordineeritus ja nendega seotud ülesanded.

Arutletakse raskuste/probleemide üle ja otsitakse lahendusi.

Näiteks Maaülikoolis muutis DocLogix dokumentide registreerimise oluliselt

lihtsamaks. Kui varem pidi kantseleisse helistama ja dokumendi numbri küsima, siis

nüüd on see elektrooniliselt kõigil võimalik oma töökohaarvutist. Samuti oli varem igal

osakonnal veidi isesugune süsteem kirjade registreerimiseks ja teistel puudus sellest

ülevaade, nüüd käib see ühtsetel alustel. Hästi jälgitav on nüüd igasugune dokumentide

liikumine. Suurem osa dokumentidest ülikoolis puudutab kirjavahetust ja korraldusi

üliõpilaste liikumise kohta. Paljud sellega seotud protseduurid, mis enne käisid käsitsi,

toimuvad nüüd automaatselt. (Soovitused 2011)

20

Nüüdseks on see ettevõtete ringkond laienenud, kes antud dokumendihaldus tarkvara

kasutavad. Näidetena võib tuua Seesam Kindlustus AS (www.seesam.ee), Eesti

Haigekassa (www.haigekassa.ee), Paldiski linn (www.paldiski.ee), Maardu linn

(www.maardu.ee) ning Skanska (www.skanska.ee). Antud tarkvara DocLogix litsentsi

hinna saamiseks peab tegema DocLogix´u kodulehel hinnapäringu.

2.6.Postipoiss

Postipoiss on veebipõhine dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab juhtida ja hallata

saabuvaid, väljaminevaid kui ka sisemisi dokumente kogu nende elutsükli jooksul. Eestis

on antud tarkvara kasutusele umbkaudu 200 ettevõttes. Süsteem on IC Süsteemide ASi ja

MicroLink Eesti poolt välja arendatud ning turul alates aastast 1998. aastast.

Hetkel arendab ja toetab dokumendihaldustarkvara AS Webmedia. Postipoisi

arendamisel lähtutakse eelkõige Eesti asjaajamisele ja arhiivindusele kehtestatud nõuetest

ja vajadustest. Igal aastal valmib 2 uut versiooni, mis sisaldavad kasutajamugavusi ning

seadusandlusest tulenevaid ja „kasvavatest soovidest“ tingitud muudatusi (Tutvustus

2011).

Microlink Eesti on oma kodulehel välja toonud järgmised tarkvara eelised (Ibid 2011):

jälgib üheaegseid kasutajaid – see tähendab, et igale töötajale ei ole vaja osta

Postipoisi litsentsi;

on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on

arendatud nii, et süsteem vastaks Eesti seadusandlusele, pole otsitud

kompromisse paljude riikide vajadustega, millest tingituna on häälestamine ja

kasutamine mugavam;

sobib kõikidele platvormidele. Kasutajate töömasinatesse ei ole vaja midagi

installeerida;

postipoisse on võimalik panna omavahel suhtlema aastast 2002;

kliente on palju – kui ise uuenduse peale ei tule, siis keegi ikka tuleb, on igale

kliendile ühesugune;

avalik veeb ei käi asutuse dokumendiregistris vaid kasutab vajalikest dokumentidest

koopiat (vastavalt administraatori häälestusele).

21

Vastavalt dokumendihaldustarkvara versioonile on tehnilised töökoha nõuded erinevad.

Näiteks uni versioon 5.0 (Progress 91D_09) kehtivaks nõudeks on veebilehitseja

Internet Explorer 5.0 või selle uuema versiooni olemasolu ning alates versioonist 5.0

(OpenEdge 10.1C) on vajalik Internet Explorer 5.0 või selle uuema versiooni omamine

või Mozilla FireFox 3.0 või selle uuem versioon. Hetkel ei ole veel Postipoisis

digitaalse allkirjastamise tuge.

Sauruse ADR veebilehe administreerimiseks vajalik veebilehitseja Internet Explorer 6.0

või selle uuem versioon või teise variandina Mozilla FireFox 1.0 või selle uuem

versioon. Selle versiooni puhul peab veebilehitsejal peab olema Java tugi (Tehnilised

nõuded… 2011).

Antud tarkvara maksumuse teada saamiseks on ettevõttel vajalik teha päring Microlink

Eesti kodulehe kaudu. Hinnad sõltuvad vajatavast versioonist, mis kujuneb läbi ettevõtte

enda vajaduste soetatavale tarkvaraprogrammile.

2.7.Google Docs

Google Docs on veebipõhine kontoritarkvara, mis sisaldab endas

tekstitöötlusprogrammi ning tabelarvutus- ja esitlustarkvara. Antud tarkvara kasutab

failide salvestamisel vaikevorminguna standardset ISO/IEC 26300 ODF failivormingut.

Google Docs võimdaldab kasutajatel veebibrauseri kaudu Interneti keskkonnas

dokumente koostada, faile slavestada ja neid teiste kasutajatega jagada. Võimalusel saab

ka teiste tarkvara lahendustega tehtud faile Google Docs keskkonda importida.

Vajalikeks veebibrauseriteks kõnealuse tarkvara lahenduse kasutamiseks on Mozilla

Firefox, Opera, Internet Explorer ja Safari.

Dokumendihaldus tarkvara piirangud on järgmised (Piirangud 2010):

10 inimeste võib korraga muuta esitlust;

50 inimest võib korraga toimetada tabelarvutuses;

50 inimest võib samaaegselt muuta dokumenti.

22

Antud tarkvara suurimaks plussiks võib kindlasti pidada võimalust kasutada seda

mobiilis, kaasaarvatud iPad’ides (Google Docs…2011).

Google Docs tarkvaras jäävad puudu keerulisemad võimalused: näiteks sisukordade

tegemine, valemid ning makrod. Muidugi on Google Docsi paremaks osaks

ühendatavus mõnede teiste Google’i toodetega. Näiteks saab tekstidokumenti otse

blogisse avaldada (täpsemalt Blogspoti). Esitlusi on ka võimalik avaldada oma veebis

nagu Youtube’i videoid (Veskimeister 2008).

Google Doc´si kasutajaks saab Internetis end registreerides ning mingeid litsentsitasusid

maksma ei pea. Lähtudes antud kriteeriumist, on selline lahendus kindlasti sobivaim

vähemnõudlikele kasutajatele, kes saavad oma ülesanded täidetud dokumendihaldus

tarkvara poolt pakutavate võimaluste piires ilma lisakulutusi kandmata.

Kasutajasõbrallikus antud tarkvara programmi puhul on kindlasti suur. Viimast eelkõige

seetõttu, et enamus inimesi kasutavad Interneti ning teisi Google poolt pakutavaid

teenuseid (Google Chrome, Gmail, Youtube jne). Kuna antud tarkvata lahendus ühildub

nendega, siis on asja ajamine lihtsam.

Google Docs lahendus on väga lihtne, nii kujundusliku kui funktsionaalse poole pealt.

Kindlasti on see tarkvara leidnud suurt kasutust eelkõige seetõttu, et seda saab kasutada

tasuta, ilma litsentsitasude ja sellega kaasnevate kohustusteta.

2.8.Tresoor

Tresoor on esimene Eesti väikestele ja keskmistele ettevõtetele suunatud SQL-

andmebaasipõhine professionaalne majandusarvestuse klient-server rakendus, mis

võimaldab nüüd igal raamatupidajal kasutada "suurtelt" süsteemidelt tuntud võimalusi -

suurt tööjõudlust ja stabiilset tööd mitme samaaegse kasutajaga võrgulahenduste puhul.

(Tresooriga saab… 2001) Tresoor sisaldab personali-, palga- ja finantsarvestust ning

ärianalüüsi. On olemas lahendused juhtimise- ning kontserniarvestuseks. (Tresoor

majandustarkvara 2008)

Tresoori tooted on kasutatavad nii lokaal- kui ka kaugvõrguna, kasutades selleks kas

interneti kaugtöökohti või otse läbi internetibrauseri. Eesti oludes, kus põhiline osa

23

ettevõtetest kuulub väikse ja keskmise suurusega ettevõtete gruppi, tagab SQLBase

andmebaasisüsteem Tresoori kasutamise ka suurtes ettevõtetes. Seega, Tresoori toodete

samaaegsete kasutajate arv pole tehnoloogiliselt piiratud. (Ibid2008)

Tresoor toimib Windowsi keskkonnas, kuid andmebaasi servertarkvara saab kasutada ka

Linuxi operatsioonisüsteemiga, ning on jagatud viite paketti (Ibid2008):

Tresoor START on lihtne pakett ja koosneb järgmistest

moodulitest: pearaamat, valuutaarvestus, kassa-pank, pangaliides,

müügireskontro, ostureskontro, aruandvad isikud, unikaalsed MFDD aruanded,

1 kasutaja litsents ja 1 andmebaasitarkvara SQLBase RTC litsents, võimalus

laiendada kuni 3 samaaegse kasutajani, laiendatud versiooni korral aga kuni 6

samaaegse kasutajani, tasuta 4-tunnine väljaõppe pakett ühele kasutajale. 

Tresoor FINANCE saab komplekteerida järgmistest moodulitest:

süsteemihaldur, pearaamat, valuutaarvestus, kassa-pank, pangaliides, aruandvad

isikud, müügi- ja ostureskontro, palgaarvestus, laoarvestus, põhivara,

eelarveliste asutuste programm, täielik vastutusüksuste ja konto tunnuste

süsteem jm. võimalused.  Vajadusel saab tellida juurde lisasid ja

programmeerimistöid.

Tresoor CORPORATE kooseisust saab valida järgmisi mooduleid:

süsteemihaldur, pearaamat, müügireskontro, ostureskontro, palk, ladu, põhivara

ja eelarveliste asutuste programm. Programm sisaldab täielikku

vastutusüksuste ja konto tunnuste süsteemi, terve rea täiendavaid kasutaja poolt

vabalt kirjeldatavaid tunnuseid jm. lisavõimalusi. Tresoor Corporate´s saab

lisavõimalusena erinevate ettevõtete andmeid salvestada ühte andmebaasi, mis

võimaldab saada konsolideeritud aruandeid. Tresoor Corporate´s saab

lisavõimalusena erinevate ettevõtete andmeid salvestada ühte andmebaasi, mis

võimaldab saada konsolideeritud aruandeid.

Tresoor PALGAARVESTUS on paindlik ja võimalusterohke palga-

arvestusprogramm, integreeritav Tresoor  sarja toodetega, samas võimalik ka

integreerida olemasolevate teiste süsteemide juurde. Mõned märksõnad Tresoor

24

Palgaarvestuse kohta. Võimalik on genereerida palgalehti kogu ettevõtte

töötajate grupile programmis oleva püsiinfo, töölehtede ning Tresoor

Personaliarvestuses HRM+  oleva info alusel. Tresoor Palgaarvestus võimaldab

arvestada töötasu nii tööoperatsiooni tunnihinde, kui ka püsipalga alusel

tekkepõhiselt, maksuarvestus on kassapõhine (väljamaksete alusel) ning seotud

TSD Lisa1-ga, ja (TSD koos lisadega) deklaratsiooni saab saata maksuametisse

elektroonselt. Puudub aktiivse palga kuu mõiste - seega saab palka arvestada

korraga erinevatesse perioodidesse- samas palga kulu on ikkagi tekkepõhine

(erinevates perioodides). Integreerituna Tresoor sarja toodetega puudub vajadus

eksportida/importida kandeid pearaamatusse- programm genereerib kanded

automaatselt. Tresoor Palgaarvestus töötab ühtsel SQL-andmebaasil

personaliarvestusprogrammiga - see aga tähendab, et andmed on sünkroonselt

kättesaadavad mõlemas korraga.

Tresoor Personaliarvestus HRM+ on personaliarvestusprogramm, mis on

mõeldud suurtele ja väikestele firmadele, samas sobib ka kontsernidele, sest on

olemas spetsiaalsed lahendused tööks just mitme firmaga. Mõned märksõnad

Tresoor Personaliarvestus HRM+ kohta. Personalitöötaja töiste tegevuste keskne

kasutajaliides. Skaleeritavus väikesest ettevõttest mitme firmaga kontsernini.

Dünaamiline õiguste süsteem. Lisaks põhipaketile (isikuandmed ja isikukaart;

struktuuri ja ametikohtadega seotud andmete haldus; töö ja seoslepingute haldus

- palgad, lisatasud, lepingutasud, ametikoha jms seotud tasud; puhkusearvestus;

isiku- ja kasutajakesksed meeldetuletused-delegeerimised; päringud, aruanded)

on veel vajadusel lisavõimalusd (koolitus, iseteenindus-moodul, värbamine ja

arendusvestlused). Piiramatu firmade arv personaliarvestuses. Tresoori

Personaliarvestuses võimalik töölepinguid genereerida otse isikukaardile

sisestatud andmetest. 

Tresoor Majandustarkvara sobib nii alustavale ettevõttele, keskmise suurusega

ettevõtetele kui ka suurettevõtetele ning kontsernidele. Tresoori saab kasutada ka

eelarveliste asutuste raamatupidamises. Tresooris on olemas nii riigiasutuste

kontoplaan, bilanss, tulemiaruanne, eelarve, saldoandmik ja rahavoogude aruanne.

25

Vajadusel saab neid hõlpsalt muuta/täiendada, kui ka kõik muud võimalused

eelarveliste asutuste raamatupidamise korraldamiseks. (Tresoor majandustarkvara 2008)

Soovi korral võib lisatasu eest soetada programmi arendus- ja teenuspaketi ning saada

väljaõpet. Programmi hind on alates 410€+km, kuid on olemas nii järelmaksu kui ka

rendi võimalus.

26

3. AUTORITE ISIKLIKUD KOGEMUSED

Töö autorite isiklikud kogemused on minimaalsed ja piirduvad eelkõige koolitöö käigus

vaja olnud dokumendihaldussüsteemide kasutamisega. Kõige kasutajasõbralikum DHS

on autorite arvates Google Docs. Viimast eelkõige seetõttu, et omatakse kogemust teiste

Google´i lahenduste kasutamisel. Näiteks on laialt levinud Gmail ning Youtube, mis

kõik ühilduvad ka kõnealuse süsteemiga. Veel enam saab kasutada sama kasutajat nii

Gmail´s kui ka Google Docs´s ehk siis olles sisse loginud ühte süsteemi, siis ollakse

teiste süsteemide avamisel automaatselt sees ka nendes.

Teiseks oluliseks kriteeriumiks on süsteemi saadavus ilma litsentsitasude ja pikaajaliste

kohustusteta. Lisaks uuendab Google Docs end ise, mis tähendab seda, et uute

lahenduste ja süsteemi hoolduse eest maksma ei pea. Seda võib pidada väga oluliseks

eelmiseks, kuna Postipoisi puhul on kõik sellised asjad lisatasu eest.

Tasuta lahendus annab võimaluse ajutistel meeskondadel ja ka vähemnõudlikel

asutustel süsteemi kasutada vastavalt vajadusele, nii aja kui funktsioonide mõttes. See

võimaldab kasutajatel ka süsteemi proovida, saamaks teada, kas see rahuldab kõik

nende vajadused seoses DHS-ga.

Üheks positiivseks küljeks võib Google Docs puhul pidada ka lihtsust, kuna kõik

vajalikud asjad on kergesti leitavad ja kujundus lihtsakoeline. Üks autoritest on

kasutanud tarkvaralahendust Sugar CRM. Selle kasutamisega harjumine võttis väga

kaua aega eelkõige seetõttu, et nii selle kujundus kui funktsioonid olid keerulised, mis

tähendab seda, et ka elementaarsete võimaluste leidmisega oli raskusi ja sageli ei saadud

programmi töötamise spetsiifikast päris korrektselt aru. Selle kogemusega võrreldes

27

tundubki autorile Google Docs väga kasutajasõbraliku lahendusena ning seda eelkõige

neile, kellel ei ole väga spetsiifilisi nõudmisi tarkvara lahenduste osas.

Teele on praktika käigus Pärnu Linnavalitsuses kasutanud Amphora tarkvara. Ta jäi

sellega väga rahule, meeldis, et seal on võimalik näha teiste kasutajate aktiivseid

kalendreid, mis oli minu ülesannete juures väga vajalik. Tarkvara näitas iga dokumendi

juures ka selle ajalugu ja seotud dokumente ning allkirjastajaid ja seotud ametnikke, mis

on selguse mõttes minu meelest väga hea lahendus.

28

KOKKUVÕTE

Tulenevalt aina suurenevast Interneti põhiste lahenduste kasutamisest meie

igapäevaelus, on aegamisi suuremat osakaalu hõivamas ka erinevad

dokumendihaldussüsteemid (DHS). Turul pakutavad tarkvara lahendused on

funktsioonide poolest kattuvad, kuid samas on mõned spetsiifilisemad ja

komplitseeritumad kui teised. Lisaks eelnevale on mõned DHS - d tasulised, teised

jällegi kasutatavad kõigile soovijatele. Oluline nüanss on samuti DHS-i sooviva asutuse

suurus, mõned nendest süsteemidest on mõeldud väikestele, teised jällegi

suuremaarvulistele ettevõtetele.

DHS – i puhul on esmatähtis erinevate dokumentide vormistamine, haldamine, leidmine

ja üles laadimine vastavas keskkonnas. Lisafunktsiooniks erinevate tarkvarade puhul on

elektroonilise kalendri olemasolu, kuhu saab märkida keskkonda kasutavatele

inimestele olulised sündmused ja tähtajad. Suureks oluliseks vajaduseks on süsteemis

varukoopiate tegemine ning dokumentide arhiveerimine. Viimased on olulised seetõttu,

et midagi kaduma ei läheks ja vajaduse möödumisel saaks vähemvajalikke dokumente

arhiveerida ehk silma alt ära tõsta. Oluliseks omaduseks on võimalus ligipääsu

dokumentidele ja keskkonnale piirata, mis kõikide antud töös käsitletud DHS-de puhul

oli saadaval.

Parima ülevaate saamiseks on otstarbekas pakutavaid DHS-e omavahel võrrelda, mida

tegid ka töö autorid (Lisa 2). Antud võrdlusest saab järeldada, et oma funktsioonide

poolest on tarkvarapaketid väga sarnased, kuid erinevad oma spetsiifilisuse poolest.

Mõne tarkvara paketi puhul annab ettevõttes kasutusel olev postkast ühildada DHS-ga

(Postipoiss) ja teise puhul on võimalik asju otse Youtube´i laadida (Google Docs).

29

Sobivaima süsteemi valimiseks peab ettevõte/asutus/meeskond selgeks tegema oma

vajadused ja nõudmised DHS-le ning seejärel saab langetada otsuse.

Autorite arvates mängib ülesande täitmisel olulist rolli sobiva DHS-i olemasolu, veel

enam kui meeskonnaliikmed ei asu samas linnas. Kasutuskogemused erinevate DHS-

dega on autoritel minimaalsed, kuid sellest hoolimata peavad nad oluliseks antud

valdkonnas tarkvara arendamist vastavalt kasutajate vajadustele.

30

VIIDATUD ALLIKAD

1. Amphora professional. Amphora tutvustus. Interinx – the software factory.

[http://www.interinx.com/index.aspx?loc=03&sel_val=3828] 30.10.2011

2. Amphora tutvustus. Amphora Proffesional. [http://website.informer.com/visit?

domain=amphora.ee] 30.10.2011

3. Avalik sektor ja tervishoid. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. Net

Group. [http://www.netgroup.ee/referentsid-ja-lahendused/avalik-sektor-ja-

tervishoid/] 26.10.2011

4. DocLogix Tools. DocLogix. [http://www.doclogix.lt/ee/toode/doclogix-tools/]

3.11.2011

5. Dokumendihaldus. 2010. [http://et.wikipedia.org/wiki/Dokumendihaldus]

26.10.2011

6. Dokumendihaldusega seotud sisulised nõudmised dokumendihaldussüsteemile.

Mida asutuse dokumendihaldus sisaldab? Riigikantselei.

[http://www.riigikantselei.ee/noustaja/dn-systeem-dhnqudmised.htm]

29.10.2011

7. Funktsioonid. DocLogix. [http://www.doclogix.lt/ee/toode/funktsioonid/]

3.11.2011

8. Google Docs mobiilis. Tele 2 Eesti, 18.11.2011. [http://oliver.tele2.ee/google-

docs-mobiilis/] 03.11.2011

31

9. GoPro dokumendiregister. Webgate. [http://www.webgate.ee/gopro-

dokumendiregister-ee] 26.10.2011

10. GoPro for IBM Domino. GoPro. [http://www.hugvit.is/category.mvc/display/48]

26.10.2011

11. Jarmonova, A. 2006. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Livelink

korraldamine. (Seminaritöö).

[http://www.cs.tlu.ee/osakond/opilaste_tood/seminari_ja_proseminari_tood/

2007_kevad/Antonina_Jarmonova/Antonina_Jarmonova_Seminari_Too.pdf]

04.11.2011

12. Kirjeldus. DocLogix. [http://www.doclogix.lt/ee/toode/kirjeldus/] 3.11.2011

13. Kliendid. Webware. [http://www.webware.ee/et/kliendid] 04.11.2011

14. Livelink Eesti Pangas: paberkandjast elektroonilise dokumendihalduseni.

MicroFon, 13.05.2008. [http://microfon.microlink.ee/index.php?

option=com_content&task=view&id=101&Itemid=45] 04.11.2011

15. Opentext LiveLink Sampo Pangas dokumente ja teavet haldamas. MicroFon,

08.05.2008. [http://microfon.microlink.ee/index.php?

option=com_content&task=view&id=46&Itemid=45] 04.11.2011

16. Piirangud. Google Docs’i kasutamine õppetöös. Slideshare, 2010. (PowerPoint

slaidid) [http://www.slideshare.net/aluojalaine/google-docs-oppetoos]

03.11.2011

17. Products. GoPro. [http://www.gopro.net/Category.mvc/Display/340] 30.10.2011

18. Projektid. DocLogix.

[http://www.doclogix.lt/uploads/documents/doclogix_tool_ee_projects.pdf]

3.11.2011

19. Sibola. M. Elektrooniline dokumendihaldus. Tartu 2002. (Magistritöö).

[http://www.sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf] 26.10.2011

32

20. Sillandi, A. 2010. Kohaliku omavalitsuse funktsioonide dokumenteerimine

Vändra Alevivalitsuse näitel. analüüs ja ettepanekud. (Lõputöö).

[http://dspace.utlib.ee/dspace/bitstream/handle/10062/14967/sillandi_vka_2010_

loputoo.pdf?sequence=1] 30.10.2011

21. Soovitused. DocLogix. [ http://www.doclogix.lt/ee/toode/soovitused-kasutajale/]

3.11.2011

22. Tehnilised nõuded serverile. Postipoiss. Microlink Eesti.

[http://postipoiss.microlink.ee/index.php?

option=com_content&view=article&id=11&Itemid=16] 04.11.2011

23. Tresoor Majandustarkvara. Äripäev, 08.09.2008.

[http://raamatupidaja.ee/204152art/] 05.10.2011

24. Tresooriga saab nüüd teha kuni 5 ettevõtte raamatupidamist. Finance,

02.07.2001. [http://web.finance.ee/index.php?

option=com_content&task=view&id=186&Itemid=2] 05.10.2011

25. Tutvustus. Postipoiss. Microlink Eesti.

[http://postipoiss.microlink.ee/index.php?

option=com_content&view=article&id=4&Itemid=8] 04.11.2011

26. Webdeskdopi võimalused. Webware. [http://www.webware.ee/et/webdesktopi-

voimalused] 04.11.2011

27. Webdesktop dokumendihaldusprogrammi tehnoloogia. Webware.

[http://www.webware.ee/et/webdesktop-dokumendihaldusprogrammi-

tehnoloogia] 04.11.2011

28. Webdesktop. Webware. [http://www.webware.ee/et/webdesktop] 04.11.2011

29. Veskimeister, M. Isiklik kontor veebis. - Praktiline arvutikasutaja, 09.08.2008.

[http://www.arvutikasutaja.ee/artikkel.php?id=292] 03.11.2011

33

34

LISAD

Lisa 1. Tarkvarapakettide logod.

35

Lisa 2. Dokumendihaldustarkvara pakettide võrdlused

Funktsioonid Amphora GoPro LiveLink Webdesktop DocLogix Postipoiss Google Docs TresoorLitsents (müük/rent) müük/rent müük/rent müük/rent müük/rent/tasuta  müük müük/rent tasuta MüükEri liiki dokumentide haldamine X X X X X x x  xEri formaatides dokumentide haldamine X X X X X x  x  xDigitaalne kalender X X X X X x  x x Digitaalne allkirjastamine X X X X X    xErinevate tunnuste alusel dokumendiotsing X X X X X x  x x Täistekstiotsing X X X X X x x x Liidestus enamkasutatavate elektronposti süsteemidega X X X X X  x  Vastavus avaliku teabe seadusele X X X X X x  x x Konfidentsiaalsuse piirang X X X X X x  x x Varukoopiate tegemine X X X X X x  x x Arhiveerimine X X X X X x  x x Asukohast sõltumata ligipääs X X X X X x  x  Tööülesande andmine x x x x x x  x  

36