Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Incassomachtigen
Versie december 2015 1
Rabobank
voor bedrijven
Voor de zakelijke markt kennen we twee soorten machtigingen: de Euro-incassomachtiging en de Bedrijven
Euro-incassomachtiging. Deze machtigingen kunnen zowel op papier als digitaal (alleen in Nederland)
worden afgegeven. U kunt met beide soorten leveranciers in Nederland en andere Europese (SEPA-) landen
machtigen.
De Bedrijven Euro-incasso kunt u ook tegenkomen onder namen als Business-to-Business Direct Debit of
Zakelijke Europese incasso.
Een Bedrijven Euro-incassomachtiging wordt alleen tussen bedrijven onderling gebruikt, terwijl de Euro-
incassomachtiging ook door particuliere klanten kan worden afgegeven. Een ander verschil is dat de Bedrijven
Euro-incassomachtiging geen terugboekingsrecht kent terwijl de Euro-incassomachtiging een
terugboekingstermijn kent van 8 weken. Voor de Bedrijven Euro-incassomachtiging geldt daarom dat u vooraf
nadrukkelijk toestemming moet geven voor incasso-afschrijvingen. Dit doet u door de machtiging vooraf te
registreren bij uw bank. In deze handleiding vertellen wij hoe dat moet.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 2
Rabobank
Hoe kunt u een machtiging registreren
1. Op basis van papieren invoer kunt u de machtiging via Rabo Internetbankieren registreren. Hiermee geeft u uw bank
expliciet toestemming om de incasso-opdracht te verwerken. Hierbij kunt u ook een maximumbedrag instellen tot
welke de incasso uitgevoerd mag worden.
2. U kunt online een digitale machtiging afgeven indien de incassant gebruik maakt van Digitaal Incassomachtigen.
Vraag de incassant of hij deze betaaloptie biedt.
Met Digitaal Incassomachtigen kunnen consumenten en bedrijven online een eenmalige of doorlopende machtiging
tot incasso afgeven via internetbankieren. Een handtekening op papier is dan niet meer nodig. Daarnaast wordt voor
de Bedrijven Euro-incasso de verplichte registratie automatisch opgenomen binnen internetbankieren.
3. Door de incassant kan een machtiging worden klaargezet in Rabo Internetbankieren. Dit gebeurt automatisch
wanneer hij een incasso-afschrijving instuurt, maar u de machtiging nog niet geregistreerd heeft. U hoeft dan alleen
nog maar te tekenen en eventueel een maximum bedrag in te stellen.
1: Op basis van papieren invoer.
Het afgeven van een machtiging voor de Bedrijven Euro-incasso verloopt bij een papieren machtiging in twee stappen: de
machtiging tekenen en de machtiging registreren. Hier ziet u hoe u in enkele stappen bij de Rabobank een machtiging kunt
registreren.
Stap 1: machtiging tekenen
U ontvangt van uw leverancier een machtigingsformulier. Door deze te tekenen, gaat u er mee akkoord dat u na de incasso
geen terugboekingsrecht heeft. Uw leverancier is verplicht u voorafgaand aan een afschrijving te informeren. Tot op de dag
van de afschrijving kunt u de incasso nog weigeren.
Stap 2: machtiging registeren
Bij de Rabobank registreert u in Rabobank Internetbankieren. Door online uw machtiging te registreren, is deze direct na de
juiste invoer actief. Zonder online registratie worden door de Rabobank geen Bedrijven Euro -incasso’s van uw rekening
afgeschreven. U beheert de registratie zonder tussenkomst van de bank, u kunt deze wijzigen of intrekken.
Let op:
U kunt een zakelijke machtiging bij de Rabobank uitsluitend registreren via zakelijke internetbank ieren op een zakelijke
rekening en uitsluitend met een zakelijke pas
Zorg dat uw incasso’s slagen Zorg voor voldoende saldo op uw rekening om incasso’s te laten slagen. De bank schrijft een Bedrijven Euro -incasso altijd
eerst af, ook al heeft u te weinig saldo. U heeft tot de werkdag ná de afschrijving tot 14:00 uur de tijd om uw sald o voldoende
aan te vullen. De incasso wordt dan direct definitief. Blijft uw saldo onvoldoende, dan wordt de incasso teruggeboekt.
Stap voor stap registeren via Rabo Internetbankieren (Professional)
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 3
Rabobank
1. Start uw Browser en ga naar www.rabobank.nl. Kies ’Inloggen’ en log vervolgens in met behulp van uw Rabo Scanner
en uw pas.
2. Klik op ‘Betalen en Sparen’.
Klik links in het menu op ‘Euro-incasso overzicht op Nieuwe machtiging.
3. Neem de gegevens van de machtiging nauwkeurig over in het scherm. Het is belangrijk dat u het Incassant ID en het
‘Kenmerk Machtiging’ correct invult. Let op: een Nederlandse Incassant ID heeft 19 posities en heeft de volgende
opbouw: NL00ZZZ0123456789 (het betreft hier een fictief voorbeeld).
4. Bepaal of u een maximum bedrag wilt instellen. U kunt dit altijd later wijzingen.
5. Wanneer u kiest voor de optie ‘Toon meer incassantgegevens (optioneel)’ dan verschijnen de volgende aanvullende
invulmogelijkheden:
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 4
Rabobank
6. Controleer de gegevens en druk op ‘Ga verder’. Daarna verschijnt een scherm waarin u gevraagd wordt om met
behulp van de Rabo Scanner deze registratie te ondertekenen. Bevestig eventueel aan uw leverancier (uw incassant)
dat u uw machtiging heeft geregistreerd.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 5
Rabobank
Verklaring van de velden:
Van rekening Kies het rekeningnummer waarvan de incassant mag incasseren. Let op: dit mag alleen een zakelijke rekening zijn.
Incassantnaam Vul hier de naam van de incassant in, zoals op de bedrijven SEPA-machtiging staat.
Incassant ID: Geef het incassant ID op zoals op het SEPA-machtigingsformulier staat.
De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Incassant ID
Engels Creditor Identifier
Duits Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers
Gläubiger-Identifikationsnummer
Gläubiger-ID
Vlaams Schuldeiseridentificatienummer
Frans Identification du créancier of ICS
Bij een incassoafschrijving controleert de bank of het ID van de incassant gelijk is aan het door u opgegeven Incassant ID.
Uitzondering hierop zijn de posities 5,6 en 7 van het Incassant ID. Deze mogen door de incassant naar eigen inzicht worden
ingevuld. De inhoud van deze posities wordt niet gebruikt om de machtiging uniek te identificeren.
Meer incassantgegevens Vink dit vakje aan om adres, postcode, plaats en land toe te voegen.
Deze extra gegevens dienen alleen voor uw eigen administratie. De Rabobank controleert deze gegevens niet.
Kenmerk machtiging Het ‘Kenmerk Machtiging’ kunt u vinden op het bedrijven SEPA machtingsformulier. U moet dit exact overnemen zoals dit op
het machtigingsformulier is aangegeven. Dus ook met hoofdletters, spaties en overige tekens. Het ‘Kenn merk Machtiging’
mag niet gelijk zijn aan het incassant ID.
De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor ‘Kenmerk Machtiging’.
Engels Mandate reference
Duits Mandatsreferenz
Vlaams Mandaatreferentie
Frans Référence du mandat
Type Geef aan of het een eenmalige of terugkerende (doorlopende) machtiging betreft.
Invoerdatum Dit is standaard de huidige datum. Deze datum kunt u niet wijzigen
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 6
Rabobank
Maximum bedrag per incasso: Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor ‘Ongelimiteerd’
is er geen maximum bedrag.
Voor de rekening kan een limiet voor de 2e handtekening zijn ingesteld. In dat geval geldt:
1. Een machtiging met een bedrag onder de ingestelde limiet kan door alle gebruikers met ‘Betaalfunctional iteit’
opgegeven worden.
2. Een machtiging met een bedrag boven de ingestelde limiet of ‘Ongelimiteerd’ kan alleen opgegeven worden door:
i. Een gebruiker met rol ‘Eigenaar’
ii. Gebruikers met rol ‘Beheerder’ of ‘Functionaris’ en functie ‘Zetten van een tweede handt ekening’
Wanneer er geen limiet voor de 2e handtekening is ingesteld, kunnen alle gebruikers met de ‘Betaalfunctionaliteit’ een
bedrag opgeven of kiezen voor ‘Ongelimiteerd’
Notitie: Hier kunt u een notitie opgeven. Deze notitie ziet u terug bij het raadplegen van de machtiging en geldt alleen voor uw eigen
administratie.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 7
Rabobank
2: Op basis van een digitale machtiging
(Bedrijven) Incassomachtiging (Digitaal)
U kunt ook een digitale Incassomachtiging afgeven. Dit kan dan een digitale Bedrijven Euro-incassomachtiging zijn, genaamd
of een digitale Euro-incassomachtiging, genaamd
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 8
Rabobank
Met Digitaal Incassomachtigen kunt u online geldige (Bedrijven) Incassomachtigingen afgeven. U doet dit via de website van
de incassant. U wordt vandaaruit doorgeleid naar uw eigen veilige internetbankierenomgeving. Zodra u de machtiging heeft
ondertekend en eventueel een maximum bedrag heeft opgegeven, kan de incassant direct van uw rekening incasseren.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 9
Rabobank
Stap voor stap registreren van een Incassomachtiging (Digitaal)
Ondertekenen van een digitale incassomachtiging doet u met uw Rabo scanner.
U kiest vervolgens het IBAN-rekeningnummer waarvan de incasso mag worden afgeschreven:
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 10
Rabobank
Let op: een Bedrijven Incassomachtiging (Digitaal) mag alleen op een zakelijke rekening worden afgegeven. een “gewone”
Incassomachtiging (Digitaal) kan wel op een particulier rekening worden afgegeven.
U past, indien gewenst het Maximum bedrag aan en kiest voor Machtigen.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 11
Rabobank
In het volgende scherm kunt u uw e-mailadres invullen. Als er bij ons een e-mailadres bekend is staat deze al ingevuld. U kunt
dit e-mailadres hier altijd wijzigen. U ontvangt dan alleen de bevestiging op dit e-mailadres. Als u het e-mailadres definitief
wilt wijzigingen neemt u contact op met uw bank.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 12
Rabobank
Zodra het hele proces juist is doorlopen ontvangt u van ons de bevestigings e -mail.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 13
Rabobank
3: Op basis van een aangeboden machtiging
Ondertekenen van een nog niet (juist) geregistreerde machtiging in Rabo Internetbankieren.
Het kan voorkomen dat uw leverancier al wil incasseren, terwijl u de machtiging daarvoor nog niet (juist) geregistreerd heeft .
U krijgt de machtiging dan ter registratie aangeboden in Rabo Internetbankieren. Wanneer u inlogt in Internetbankieren kr ijgt
u dan de melding dat er nog te tekenen machtigingen zijn. U ziet deze onder de menuoptie ‘Euro -incasso overzicht – Te
beoordelen machtigingen’. Het gaat hierbij om Bedrijven Euro-incassomachtigingen.
In dit overzicht kunnen ook digitale machtigingen staan die door andere gebruiker in de overeenkomst zijn
afgegeven/ondertekend, maar die u nog moet goedkeuren (2e handtekening). De (Bedrijven) Incassomachtigingen (Digitaal)
blijven 7 kalenderdagen staan om een 2e handtekening te zetten. Als er geen 2e handtekening wordt gezet vervalt de
machtiging.
Voor Bedrijven Incassomachtigingen en voor Incassomachtigingen komt dit voor wanneer:
- Het bedrag van de digitale machtiging ongelimiteerd is en er geldt een limiet op die rekening voor het zetten van
een tweede handtekening;.
- Het bedrag van de machtiging hoger is dan de ingestelde handtekeninglimiet op die rekening
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 14
Rabobank
Stap voor stap goedkeuren/weigeren aangeboden machtiging
1. Klik op bij de machtiging die u wilt beoordelen. U krijgt dan het volgende scherm te zien
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 15
Rabobank
2. Bepaal of en zoja, welk maximum bedrag u wilt instellen. Let op: u kunt dat later altijd nog wijzigingen.
3. Controleer of u deze machtiging inderdaad wilt registreren. Wilt u dat niet dan kiest u voor de keuze ‘Weigeren’. Wilt
u de machtiging wel registreren, klik op ‘Goedkeuren’ en onderteken vervolgens in het volgende scherm met behulp
van de Rabo Scanner.
Let op: Ziet u meer registraties voor een machtiging van dezelfde incassant, dan kan het zijn dat u inderdaad meerdere machtigingen
heeft afgegeven aan één incassant. Maar vaak betekent dit dat u een registratie niet correct heeft opgevoerd. Als de incassant
vervolgens een incasso probeert af te schrijven, dan wordt bi j u automatisch een juiste, tweede registratie opgeladen. Als u
de meest recente registratie tekent, dan kan uw incassant incasseren.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 16
Rabobank
4. Verzendt u de registratie uiterlijk de werkdag na de opvoerdatum vóór 11.00 uur, dan wordt de incasso nog
uitgevoerd (mits het saldo op uw rekening toereikend is). Anders geldt de registratie voor alle volgende incasso’s van
deze incassant met dit machtigingskenmerk.
Een machtiging die niet beoordeeld wordt, blijft 12 maanden staan in het overzicht.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 17
Rabobank
Verklaring van de velden:
Van rekening Het rekeningnummer waarvan de incassant wil incasseren.
Incassant De NAW gegevens van de klant en het incassant ID. Het ‘incassant ID’ vindt u op het bedrijven SEPA machtingsformulier.
De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Incassant ID
Engels Creditor Identifier
Duits Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers
Gläubiger-Identifikationsnummer
Gläubiger-ID
Vlaams Schuldeiseridentificatienummer
Frans Identification du créancier of ICS
Inzake Wanneer de incassant via een derde partij incasseert, ziet u bij Inzake de naam van de partij waarmee u zaken doet. Bij
Incassant staan dan de gegevens van de derde partij.
Machtiging Hier kunt u de gegevens van de machtiging terugvinden zoals machtingskenmerk, machtiging stype, omschrijving,
ordernummer, kenmerk bank en datum van ondertekening.
Machtigingskenmerk Iedere machtiging heeft een uniek kenmerk, bepaald
door de incassant.
Machtigingstype Eenmalig of doorlopend.
Omschrijving: Indien getoond, een omschrijving meegegeven door de
incassant.
Ordernummer:: Indien getoond, een ordernummer meegegeven door
de incassant.
Kenmerk bank: Een uniek nummer, bepaald door de bank.
Invoerdatum De invoerdatum is de datum waarop u de
Incassomachtiging heeft getekend/afgegeven aan de
incassant (Voor machtigingen die zijn afgegeven vóór
overgang op SEPA van 1-2-2014 ziet u de (fictieve)
datum 1-11-2009 staan).
Soort U ziet hier of het een Digitale Incassomachtiging is of een gewone incassomachtiging. Een (Bedrijven) Incassomachtiging
(Digitaal) heeft u afgegeven via de website van de incassant. Een (Bedrijven) Incassomachtiging heeft u op papier afgegeven.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 18
Rabobank
Maximum bedrag per incasso:
Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor ‘Ongelimiteerd’
is er geen maximum bedrag. Wij tonen u het bedrag van de incasso waarop deze machtiging is gebaseerd.
Geeft u een lager maximum bedrag in, dan kan deze incasso niet uitgevoerd worden.
Voor de rekening kan een limiet voor de 2e handtekening zijn ingesteld. In dat geval geldt:
1. Een machtiging met een bedrag onder de ingestelde limiet kan door alle gebruikers met ‘Betaalfunctionaliteit’
akkoord gegeven worden.
2. Een machtiging met een bedrag boven de ingestelde limiet of ‘Ongelimiteerd’ kan alleen akkoord gegeven worden
door:
I. Een gebruiker met rol ‘Eigenaar’
II. Gebruikers met rol ‘Beheerder’ of ‘Functionaris’ en functie ‘Zetten van een tweede handtekening’
Wanneer er geen limiet voor de 2e handtekening is ingesteld, kunnen alle gebruikers met de ‘Betaalfunctionaliteit’ een
bedrag opgeven of kiezen voor ‘Ongelimiteerd’
Het te incasseren bedrag is al voor u ingevuld. U kunt dit niet wijzigen
Deze kan alleen akkoord gegeven worden door:
I. Een gebruiker met rol ‘Eigenaar’
II. Gebruikers met rol ‘Beheerder’ of ‘Functionaris’ en functie ‘Zetten van een tweede handtekening’
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 19
Rabobank
Wijzigen en raadplegen van een machtiging
Het is alleen mogelijk om een Bedrijven Euro-incassomachtiging te wijzigen binnen internetbankieren. Het wijzigen van een
Euro-incassomachtiging doet u via de incassant. Het wijzigen van een machtiging doet U via het scherm Incassanten en
machtigingen. In dit scherm vindt u de door u afgegeven Incassomachtigingen voor uw rekeningen. Alle gebruikers met
toegang tot betaalrekeningen en betaal-autorisatie kunnen dit overzicht bekijken. U kiest de rekening waarvan u de
machtiging wilt wijzigen. Mocht u één rekening hebben dan wordt alleen deze hier getoond. U kunt de Bedrijven
Incassomachtiging wijzigen door op te klikken.
U kunt de details van de Incassomachtiging raadplegen door op te klikken.
Sorteer op Hier kunt u de Incassomachtigingen selecteren op naam van de incassant en op datum van de laatste incasso.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 20
Rabobank
Wijzigen
U kunt de Bedrijven Incassomachtiging wijzigen door op te klikken.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 21
Rabobank
Raadplegen
Door op te klikken kunt u de betreffende machtiging raadplegen. Op het scherm vindt u de volgende informatie.
Incassant De gegevens van de incassant zoals de naam van de incassant, het incassant
ID en adresgegevens.
Incassant ID: Incassant ID is een unieke code voor iedere incassant in Europa.
Inzake Wanneer de incassant via een derde partij incasseert, ziet u bij Inzake de
naam van de partij waarmee u zaken doet. Bij Incassant staan dan de
gegevens van de derde partij.
Machtiging
Hier kunt u de gegevens van de machtiging terugvinden zoals
machtingskenmerk, machtigingstype, omschrijving, ordernummer, kenmerk
bank en datum van ondertekening.
: Iedere machtiging heeft een uniek kenmerk, bepaald
door de incassant.
: Eenmalig of doorlopend.
: Indien getoond, een omschrijving meegegeven door de
incassant.
: Indien getoond, een ordernummer meegegeven door de
incassant.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 22
Rabobank
: Een uniek nummer, bepaald door de bank.
Invoerdatum: De invoerdatum is de datum waarop u de Incassomachtiging
heeft getekend/afgegeven aan de incassant (Voor machtigingen die zijn
afgegeven vóór overgang op SEPA van 1-2-2014 ziet u de (fictieve) datum 1-
11-2009 staan).
Soort U ziet hier of het een Digitale Incassomachtiging is of een gewone
incassomachtiging. Een Incassomachtiging (Digitaal) heeft u afgegeven via
de website van de incassant. Een Incassomachtiging heeft u op papier
afgegeven.
Maximum bedrag per incasso
Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd
mag worden. Wanneer u kiest voor ‘Ongelimiteerd’ is er geen maximum
bedrag. Wij tonen u het bedrag van de incasso waarop deze machtiging is
gebaseerd.
Geeft u een lager maximum bedrag in, dan kan deze incasso niet uitgevoerd
worden.
Laatste incasso Indien getoond, de datum en het bedrag van de meest recente incasso.
Indien niet getoond, is er nog geen incasso uitgevoerd of de uitvoerdatum
van de laatste incasso ligt vóór september 2014 (deze transacties worden
niet getoond).
Filteren U heeft hier ook de mogelijkheid om een filter in te stellen.
Tarieven zakelijk
Per 1 januari 2015
Versie december 2015 23
Rabobank
De volgende filters zijn mogelijk:
Type U kunt hier aangeven of u alleen doorlopende machtigingen wilt zien of
éénmalige machtigingen.
Soort U kunt hier aangeven of u alleen Bedrijven incassomachtigingen wilt zien of
gewone incasso-machtigingen
Digitaal U kunt hier aangeven of u alleen digitale machtigingen wilt zien of alleen
papieren machtigingen
Status U kunt hier aangeven of u een machtiging met een bepaalde status wilt
zien.