GESTIÓN DOCUMENTAL II

MARICEL MUÑOZ MALDONADO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2015

GESTION DOCUMENTAL II

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

MARICEL MUÑOZ MALDONADO

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2015

INTRODUCCION

Esta unidad tiene como finalidad dar a conocer la formación de los archivos según el ciclo

vital de los documentos, es decir las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde

su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su

conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos

desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,

teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario

es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que

pueden tener para la investigación histórica).

Como estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística, adquirimos una visión general de la formación de los archivos en las

instituciones y conocemos cómo se da la Producción y el flujo documental al interior de

estas.

La aplicación de todos los conocimientos adquiridos en la unidad nos llevaran a obtener

óptimos resultados en el desempeño diario laboral, además de reconocer la importancia de

los archivos en cada institución.

OBJETIVOS

1. Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos.

2. Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.

3. Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas

etapas.

1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan:

Los fondos Las secciones Las subsecciones Las series y las subseries documentales

2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y

DESCRIPCIÓN.

Clasificación: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Ordenación: Es el proceso mediante el cual se da disposición física a los

documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. Descripción: Fase del proceso de organización documental que consiste en

el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y consulta.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

La ordenación es una operación archivística que se realiza dentro del proceso de organización de archivos que consiste en establecer la disposición física de los documentos, es decir la organización es un resultado, producto de realizar la clasificación y la ordenación.

INSTITUCIONALES

FONDOS

DOCUMENTALES

ADMINISTRATIVOS

SECCIÓN-

SUBSECCIÓN

ESTRUCTURA

ORGANICA

IDENTIFICAR

CREADORES DE

DOCUMENTOS

FUNCIONES

4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?

Con la Clasificación se refleja la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.

5. QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN?

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

La Clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que éstas tramitan. Principio de Procedencia: Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

PRINCIPIO DE

ORDEN ORIGINAL

DISPOSICIÓN

FISICA DE LOS

DOCUMENTOS

ORDEN SECUENCIAL,

LOGICO Y NATURAL

AGRUPACION

DOCUMENTAL

FONDOS

SECCIONES

SERIES DOCUMENTALES

NÚMERICO

ALFABETICO

MIXTO

Principio de Orden Original: Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa –efecto.

7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. Las funciones comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.). Las funciones específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN?

9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han asignado.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA.

Unidad documental simple: Constituida por el mismo tipo documental. Ejemplo:

Resolución Actas

Unidad documental Compleja: Está integrada por los tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite. Ejemplo:

Historia Laboral Expediente de Licencia Ambiental

PASOS METODOLOGICOS

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES

ESTRUCTURA ORGANICA

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Los tipos documentales son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una función. Ejemplos:

Solicitud Decreto Poder

12. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS?

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo.

13. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012

LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE

UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS.

ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

HISTORICO

Entidad: ANLA

Procesos de la Gestión Documental: Planeación: Se establecen formatos, se analizan procesos, se direccionan

las tareas a través del sistema de información. Producción: Cada dependencia genera sus documentos de acuerdo a las

funciones establecidas (oficios, memorandos, actos administrativos, contratos, informes, actas, entre otros).

Gestión y trámite: La distribución de los documentos se realiza a través de la

unidad de correspondencia, también el área de notificaciones gestiona procesos de notificación, comunicación y publicación de los actos administrativos, además de un seguimiento y control de los documentos que cada sector produce.

Organización: El Archivo de Gestión es el encargado de la organización de

los documentos que hacen parte de los expedientes de la entidad, mediante los procesos de clasificación, ordenación y descripción. Transferencia: Se han realizado transferencias al archivo central del

ministerio de ambiente por competencia. Disposición de Documentos: De acuerdo a lo establecido en las TRD.

Preservación a largo plazo: se realizan acciones preventivas que contribuyan al buen estado de los documentos. Valoración: Se definen valores primarios y secundarios de la documentación, donde se establece su permanencia en cada fase (la mayoría de expedientes conservan sus valores primarios).

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO).

ARCHIVO DE GESTIÓN

PLANEACIÓN

PRODUCCIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE

ORGANIZACIÓN

TRANSFERENCIA

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

VALORACIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ORGANIZACIÓN

TRANSFERENCIA

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

VALORACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

ORGANIZACIÓN

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

VALORACIÓN

15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN.

DOCUMENTO: Concepto Técnico y Acto Administrativo Planeación: Se realiza un análisis a la solicitud de Licencia para ser

direccionado al sector competente. Producción: El técnico encargado ya con un análisis realizado y bajo unos

antecedentes se dispone a emitir el Concepto que posteriormente genera un acto administrativo que deben ser revisados y aprobados por el coordinador encargado. Gestión y Trámite: Ya elaborado, revisado y aprobado el Concepto Técnico

junto con el Acto administrativo es enviado al área de notificaciones para el respectivo trámite, es decir para la citación notificación y publicación del documento a las personas o entidades interesadas. Organización: Al finalizar el proceso de citación, comunicación, publicación y

notificación de los documentos, se debe entregar al archivo de gestión para la clasificarlo y ordenarlo de acuerdo al expediente al que pertenezca. Transferencia: Estos documentos hacen parte de los tipos documentales del

expediente, por lo tanto se aplica transferencia del expediente cuando ha culminado su trámite y se dispone al archivo definitivo. Disposición de Documentos: De acuerdo a lo establecido en las TRD.

Preservación a largo plazo: se realizan acciones preventivas que

contribuyan al buen estado de los documentos. Valoración: Se definen los valores del documento.

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO

VALORES PRIMARIOS

VALORES SECUNDARIOS

ADMINISTRATIVO

CONTABLE

FISCAL

LEGAL

JURÍDICO

HISTÓRICO

CIENTIFICO

CULTURAL

16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y

se dictan otras disposiciones.

ART. 1 DEFINICIÓN El comité evaluador de documentos del AGN es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con mirar a proteger el patrimonio documental del país.

ART. 2 INTEGRACIÓN El Comité Evaluador de Documentos del AGN estará conformado por diferentes directivas de la institución.

ART. 3 FUNCIONES Serán funciones del Comité evaluador de documentos servir de órgano asesor del AGN en todos los asuntos relacionados con valoración, selección y eliminación de documentos, entre otros.

ART. REUNIONES El Comité Evaluador de Documentos se reunirá ordinariamente una vez al mes

TITULO I ARTICULO 1. AMBITO DE APLICACIÓN Las entidades del Estado deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar sus TRD Y TVD en conformidad con lo establecido por el AGN

TITULO II ARTICULO 5. ELABORACIÓN Las TRD y TVD deben elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionada en el Instructivo aprobado por el AGN

ARTICULO 6. CRITERIOS Idoneidad, Análisis contextual, Trazabilidad y control.

ACUERDO 003 DE 2013

ACUERDO 004 DE 2013

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD Y TRV

TITULO III ARTICULO 10. PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES Dentro de los 30 días siguientes a su aprobación se presentaran las TRD o TVD al Comité Evaluador de Documentos del AGN. Dentro de los 30 días siguientes a su evaluación solicitar la inscripción de las TRD o TVD en el Registro Único de Series Documentales del AGN.

TITULO IV ARTICULO 11. EVALUACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES El Comité Evaluador de Documentos del AGN tendrá un plazo de 90 días para la respectiva evaluación y emitir el concepto correspondiente

ARTICULO 12 OBLIGATORIEDAD PARA REALIZAR LOS AJUSTES Los ajustes y modificaciones solicitadas por el Comité evaluador deben realizarse por la respectiva entidad, sino podrá ser sujeto a sanciones.

ARTICULO 13 IMPLEMENTACIÓN Una vez aprobadas la entidad procede a implementarlas

ARTICULO 14. ACTUALIZACIÓN Las TRD deberán actualizarse cuando se produzcan cambios de: Estructura Orgánica, cambios marco normativo, cambios en las funciones, generen nuevas series, cambios en criterios de evaluación.

Por el cual se establecen los criterios básicos para la Clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

ARTICULO 1. AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles, así como las empresas privadas que cumplen funciones públicas.

ARTICULO 3. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Las entidades del estado están obligadas a organizar los documentos de archivo mediante los procesos de Clasificación, Ordenación y Descripción

ARTICULO 5. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Desarrollar procesos de clasificación, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos: Fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta y simple.

ARTICULO 9. ORDENACION DOCUMENTAL

ACUERDO 005 DE 2013

Desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de documentos en cada una de las fases de archivo.

ARTICULO 11. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo.

ARTICULO 20. UTILIZACIÓN DE MEDIOS TECNOLOGICOS EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA. Desarrollar procesos de descripción Documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados y compatibles.

CONCLUSIONES

1. Conceptualizo el Ciclo vital de los documentos.

2. Identifico como se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de

los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.

3. Identifico los valores que tienen los documentos en cada una de estas

etapas.

WEBGRAFÍA

1. Documentos de apoyo en la plataforma. . [En l línea]. Disponible en:

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6217/mod_resourc

e/content/1/TEMA%20UNIDAD%203.pdf Recuperado. 14 de marzo de

2015

2. Documentos de apoyo en la plataforma. . [En l línea]. Disponible en:

http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/docum

entos.pdf Recuperado 14 de marzo 2015

3. Documentos de apoyo. [En l línea]. Disponible en:

http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395 Recuperado 14 de

marzo de 2015

4. Documentos de apoyo. [En línea]. Disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparenci

a/ACUERDO_03_DE_2013.pdf Recuperado 14 de marzo de 2015