GESTIN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: CLAUDIA CONSTANZA RIZO SANGUNO

PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDOFACULTAD DE CIENCIAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA2016

1.Defina qu es una unidad de Correspondencia y por qu se considera como parte integral de un programa de Gestin Documental

R/ Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos.

Funciones de la unidad de correspondencia:

Control de ingreso de la comunicacin.Organizacin del fondo documental (clasificar, ordenar, describir).ConservacinServicio y control de prstamo de los documentos.Seleccin y traslado de la documentacin al archivo central.Digitalizacin de los documentos.

Por qu se considera como parte integral de un programa de Gestin Documental?

R/ Lugar donde se recepcionan todos los documentos que ingresan a la entidad, donde se realiza el primer filtro de clasificacin y donde se radica el documento para que contine con su proceso archivstico.

2. Qu entidades deben establecer una unidad de correspondencia y para qu?

R/Todas las entidades pblicas y privadas deben tener una unidad de correspondencia, como lo seala la ley general de archivos servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones, para que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental.

3.Cuando existan regionales de una entidad con cuntas unidades de correspondencia debe contar dicha entidad?

Si, la entidad cuenta con varias regionales en el pas, estas a su vez deben disponer de unidades de correspondencia, que le garanticen y presten un servicio a la poblacin.

Estas regionales tambin debern contar con unidades de correspondencia en cada una de las sedes y si existen varias estas dependiendo la entidad pueden centralizar la organizacin de cada una de ellas.

4.Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

CORRESPONDENCIA

Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, dentro de esta informacin podemos encontrar:

Documento electrnico de archivoDocumento originalDocumento pblicoRadicacin de comunicaciones oficiales.

La correspondencia es de carcter privado, personal, confidencial, que no se radica ni se tramita.

COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad.

En los procedimientos para la radicacin de las comunicaciones oficiales se velar por la transparencia de la actuacin administrativa en la cual no se reservan nmeros radicados, no se tacharn, ni se repetirn.

5.Cules son las clases de comunicaciones oficiales?

LOS OFICIOS: Son externos, se utilizan principalmente para dar un mensaje, suministrar informacin, consultar o enviar una respuesta.

INFORMES: Se caracteriza por contener informacin que refleja el resultado de una investigacin o de un trabajo.

RESOLUCIONES: Son los actos administrativos de carcter general o particular.

FORMATOS: Son los formatos del texto y la presentacin del documento.

COMUNICACIONES URGENTES: Aquellas que trasmiten ordenes, noticias o avisos en el menor tiempo posible.

TELEGRAMAS: Consiste en la trasmisin a larga distancia de un mensaje escrito.

6.Qu es la ventanilla nica y cules son sus funciones?

Gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de comunicaciones oficiales, de tal manera que se contribuya el desarrollo del Programa de Gestin Documental.

FUNCIONES DE LA VENTANILLA NICA:

1. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad; vigilando que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden consecutivo.

2. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se tiene acceso y losasuntos de su competencia.

3. Proponer mtodos y procedimientos incorporando nuevas tecnologas, para permitir de estamanera la modernizacin y la agilizacin de las actividades adelantadas en la Ventanilla nica.

4. Prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones oficiales a las dependencias que lo requieran. 5. Informar con oportunidad a l 5. Las dependencias competentes, sobre el vencimiento de trminos para dar respuesta a los trmites y solicitudes. realizadas. por.

6. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno

7. Indague en una entidad que tenga unidad de correspondencia cmo fue la metodologa para organizar dicha unidad.

Cartilla Organizacin de Archivos

15/05/2014 V2 Secretara General de GestinOficina de Archivo, Documentacin y Correspondencia-OADC-20142Cartilla Organizacin de Archivo de Gestin 2014 Cartilla Archivador rodante Cartilla Archivador vertical 18/04/2011 V1

CONTENIDOARCHIVADOR VERTICAL1. Conocimiento TRD Oficina productora2. Clasificacin y ordenacin de tipos documentalesCartilla Organizacin de Archivo de Gestin20143. Diligenciamiento rtulo identificacin de carpetas4. Elaboracin separadores series5. Elaboracin separadores subseries6. Elaboracin marbetes carpetas colgantes7. Ubicacin fsica de los separadores y las carpetas

8. Identificacin de gavetas Aspectos bsicos de foliacinPasos transferencia documental Archivo CentralPautas de Conservacin DocumentalManejo de la documentacin de apoyoPRINCIPALCONTENIDO RODANTE

Toma la TRD de tu Oficina e identifica las series y subseries documentalesqueseproducen,tiemposderetencin, disposicin final y observaciones.Conocimiento TRD Oficina productora

Clasificacin. Clasifica los documentos de acuerdo a las series y/o subseries documentales identificadas en la TRD.Ordenacin: Ordena los documentos al interior de las carpetas de acuerdo al orden original. El documento ms antiguo debe ser el primero al abrir la carpeta y el ms Diligencia en el rtulo de la carpeta como se presenta en el siguiente ejemplo:recienteelltimodeltotaldedocumentos. Clasificaciny Ordenacin de tipos documentales 5 de enero de 2012 23 de marzo de 2012 2012 11 de abril de 1 1 108/78 TRANSFERENCIA NO.5 24/01/2012 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 20091 10 X Oficina de Archivo, Documentacin y Correspondencia Logo

Diligenciamiento rtulo identificacin

de carpetas

SIGUIENTECONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 Utiliza un portacelugua plstico con el cdigo y nombre de la serie en mayscula sostenida sobre fondo azul y ubcalo en la parte central de carpeta colgante.Series Elaboracin separadoresde

DocumentalesUtiliza un portacelugua plstico con el cdigo y nombre de la subserie en mayscula sostenida sobre fondo azul y ubcalo en la parte izquierda de carpeta colgante.Subseries Elaboracin separadoresde

DocumentalesCONTENIDOUtiliza portaguas plsticos para carpetas colgantes y elabora los marbetes con los siguientes datos: cdigo de la serie y/o subserie documental, nombre de la carpeta y el ao de produccin documental.colgantesElaboracin marbetes carpetas

SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRS 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 Ubica las carpetas en la colgante que corresponda, detrs de los separadores de series y subseries (segn corresponda) en orden ascendente y de acuerdo al ao de produccin documental.CARPETAS COLGANTES EXPEDIENTES

las carpetasUbicacin fsica de los separadores y

Identifica las gavetas del archivador vertical, con un rtulo en la parte superior derecha donde indique: Nmero de archivador, nmero de gaveta, centro de costos y nombre de la Oficina productora.Identificacinde gavetas

Enumera los documentos de manera consecutiva en la esquina superior derecha(un nmero en cada hoja) , en el mismo sentido del texto del documento utilizando lpiz de mina negra tipo HB. Escribe los nmeros de manera legible y sin enmendaduras. No realices foliacin en pastas, guardas, ni hojas en blanco. Enumera los anexos impresos (folletos, revistas) como unAspectos bsicos de solo folio y consigna en el campo observaciones del foliacinInventario Documental de la Oficina Productora el siguiente texto:FOLIONo.5,ConferenciaValoresticosen Colombia. No realices foliacin en CDs u otros soportes magnticos, sin embargo, consignar en el campo de observaciones, ANEXO: CD y el ttulodel mismo.Todoslosactospblicosson supervisadosporeljefe inmediato,demanera,que setengauncontrolsobrelos mismos.

SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 1. Selecciona los expedientes de las series y subseries documentales que segn la TRD han cumplido su tiempo de retencin documental en el archivo de gestin y que de acuerdo a la disposicin final sealada son de conservacin o eliminacin (El tiempo de retencin se cuenta en aos a partir de la finalizacin de produccin anual o finalizacin del trmite, segn corresponda)NOTA: Los pasos 2 y 3 no deben aplicarse para series y/o subseries para eliminacin.2. Verifica la ordenacin de los documentos (orden original) y efectua el proceso de preparacin fsica, retirando impresos o publicacionesPasos transferencia documental Archivo Centralperidicas, formatos, hojas en blanco, borradores, copias y fotocopias de leyes y decretos que no formen parte integral del expediente.3.Lleva a cabo el proceso de foliacin. (ver aspectos bsicos de

foliacin)4. Retira ganchos de cosedora, ganchos legajadores y otros elementos de agrupacin.5.Ordena los expedientes por cdigo de series y/o subseries en forma ascendente.6.Completa el diligenciamiento del rtulo de identificacin de las carpetas y enumera de 1 hasta (n), el nmero de carpeta y caja segn corresponda, de acuerdo a la cantidad de carpetas a transferir.7.Diligencia el Inventario Documental Oficina Productora en original y/o Relacin de Eliminacin.8.Solicita la verificacin de transferencia al correo archivoycorrespondencia@lasalle.edu.co mediante el formato Solicitud de Servicios en Gestin Documental.9. Solicita el servicio de transporte a la Oficina de Servicios Generales.Pasos transferencia documental Archivo Central10.Enva al Archivo Central la documentacin fsica con comunicacin interna de transferencias dirigida a la Coordinadora de la Oficina de Archivo, Documentacin y Correspondencia y anexos ( Inventario

Documental Oficina Productora y/o Relacin de Eliminacin Oficina Productora y Acta de Eliminacin Documental debidamente diligenciados y firmados).11.Por ltimo, enva al correo archivoycorrespondencia@lasalle.edu.co el Inventario Documental Oficina Productora y/o Relacin de Eliminacin Oficina Productora en medio magntico. No manipules documentos cuando ests consumiendo bebidas o alimentos. Evita el uso de ganchos de cosedoras. No subrayes, apliques resaltador, ni escribas sobre los documentos.Pautas de Conservacin Documental No utilices cintas adhesivas para enmendar rasgaduras en los documentos. Cambia las unidades de conservacin (carpetas, cajas, etc.)

cuando estn deterioradas. Mantn aseado el mobiliario y los documentos.

SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 En concordancia con el Acuerdo 027 de 2006, emitido por Archivo General de la Nacin, documentacin de apoyo se entiende como aquel documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, por lo tanto, la documentacin de apoyo debe: Almacenarse en un sitio diferente al Archivo de Gestin Identificarse con un rtulo que diga Documentacin deManejo Apoyo.Documentacin de Controlarse por medio de un ndice de carpetas.Apoyo Archivarse en carpetas de yute (marbete vertical u horizontal) No transferirse al archivo central. Eliminarse anualmente en la oficina productora, mediante acta de eliminacin documental.ATRSCONTENIDO ARCHIVADOR RODANTE1. Conocimiento TRD Oficina productora2. Clasificacin y ordenacin de tipos documentalesCartilla Organizacin de Archivo de Gestin20143. Diligenciamiento rtulo identificacin de carpetas4. Ubicacin fsica de carpetas en cajas de archivo5. Identificacin de las cajas6. Identificacin de los mdulos Aspectos bsicos de foliacin

Pasos transferencia documental Archivo CentralPautas de Conservacin DocumentalManejo de la documentacin de apoyoPRINCIPALCONTENIDO VERTICALToma la TRD de tu Oficina e identifica las series y subseries documentalesqueseproducen,tiemposderetencin, disposicin final y observaciones.Conocimiento TRD Oficina productora

CONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTECONTENIDO 15/05/2014 V2 15/05/2014 V2 Clasificacin. Clasifica los documentos de acuerdo a las series y/o subseries documentales identificadas en la TRD.Ordenacin: Ordena los documentos al interior de las carpetas de acuerdo al orden original. El documento ms antiguo debe ser el primero al abrir la carpeta y el ms Diligencia en el rtulo de la carpeta como se presenta en el siguiente ejemplo:recienteelltimodeltotaldedocumentos. Clasificaciny Ordenacin de tipos documentales 5 de enero de 2012 23 de marzo de 2012 2012 11 de abril de

Diligenciamiento rtulo identificacin de carpetas 1 1 Oficina de Archivo, Documentacin y Correspondencia 108/78 TRANSFERENCIA NO.5 24/01/2012 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 2009 1 3 X Logo

Ubica las carpetas en las cajas de archivo, de izquierda a derecha por cdigo de serie y/o subserie documental en orden ascendente y de acuerdo al ao de produccin documental.Ubicacin fsica de carpetas en cajas de

archivo

SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRS 15/05/2014 V2 Identifica las cajas, diligenciando el rtulo preimpreso, consignando: Nombres de la Divisin Administrativa, Oficina productora, cdigo dependencia, ao y nmero de caja.Identificacin de las cajas de Archivo

Identifica los mdulos del archivo rodante, con un rtulo en donde indique: Nmero de archivador, nmero de mdulo, centro de costos y nombre de la Oficina productora.Identificacinde los mdulos

Enumera los documentos de manera consecutiva en la esquina superior derecha(un nmero en cada hoja) , en el mismo sentido del texto del documento utilizando lpiz de mina negra tipo HB. Escribe los nmeros de manera legible y sin enmendaduras. No realices foliacin en pastas, guardas, ni hojas en blanco. Enumera los anexos impresos (folletos, revistas) como unAspectos bsicos de solo folio y consigna en el campo observaciones del foliacinInventario Documental de la Oficina Productora el siguiente texto:FOLIONo.5,ConferenciaValoresticosen Colombia. No realices foliacin en CDs u otros soportes magnticos, sin embargo, consignar en el campo de observaciones, ANEXO: CD y el ttulodel mismo.Todoslosactospblicosson supervisadosporeljefe inmediato,demanera,que setengauncontrolsobrelos mismos.

SIGUIENTEATRS 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRS 15/05/2014 V2 1. Selecciona los expedientes de las series y subseries documentales que segn la TRD han cumplido su tiempo de retencin documental en el archivo de gestin y que de acuerdo a la disposicin final sealada son de conservacin o eliminacin (El tiempo de retencin se cuenta en aos a partir de la finalizacin de produccin anual o finalizacin del trmite, segn corresponda)NOTA: Los pasos 2 y 3 no deben aplicarse para series y/o subseries para eliminacin.2. Verifica la ordenacin de los documentos (orden original) y efecta el proceso de preparacin fsica, retirando impresos o publicacionesPasos transferencia documental Archivo Centralperidicas, formatos, hojas en blanco, borradores, copias y fotocopias de leyes y decretos que no formen parte integral del expediente.2. Lleva a cabo el proceso de foliacin. (ver aspectos bsicos de

foliacin)4. Retira ganchos de cosedora, ganchos legajadores y otros elementos de agrupacin.5. Ordena los expedientes por cdigo de series y/o subseries en forma ascendente.6. Completa el diligenciamiento del rtulo de identificacin de las carpetas y enumera de 1 hasta (n), el nmero de carpeta y caja segn corresponda, de acuerdo a la cantidad de carpetas a transferir.7. Diligencia el Inventario Documental Oficina Productora en original y/o Relacin de Eliminacin.8. Solicita el servicio de transporte a la Oficina de Servicios Generales.9. Enva al Archivo Central la documentacin fsica con comunicacin interna de transferencias dirigida a la Coordinadora de la Oficina dePasos transferencia documental Archivo CentralArchivo, Documentacin y Correspondencia y anexos ( Inventario Documental Oficina Productora y/o Relacin de Eliminacin Oficina Productora y Acta de Eliminacin Documental debidamente

diligenciados y firmados).10. Por ltimo, enva al correo archivoycorrespondencia@lasalle.edu.co el Inventario Documental Oficina Productora y/o Relacin de Eliminacin Oficina Productora en medio magntico. No manipules documentos cuando ests consumiendo bebidas o alimentos. Evita el uso de ganchos de cosedoras. No subrayes, apliques resaltador, ni escribas sobre los documentos.Pautas de Conservacin Documental No utilices cintas adhesivas para enmendar rasgaduras en los documentos. Cambia las unidades de conservacin (carpetas, cajas, etc.)

cuando estn deterioradas. Mantn aseado el mobiliario y los documentos.

SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 SIGUIENTEATRSCONTENIDO 15/05/2014 V2 En concordancia con el Acuerdo 027 de 2006, emitido por Archivo General de la Nacin, documentacin de apoyo se entiende como aquel documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, por lo tanto, la documentacin de apoyo debe: Almacenarse en un sitio diferente al Archivo de Gestin Identificarse con un rtulo que diga Documentacin de Apoyo.Manejo Documentacin de Controlarse por medio de un ndice de carpetas.Apoyo Archivarse en carpetas de yute (marbete vertical u horizontal) No transferirse al archivo central. Eliminarse anualmente en la oficina productora, mediante acta de eliminacin documental.

ATRSCartillaOrganizacin de Archivos de Gestin8. Establezca la diferencia entreRADICACINDE COMUNICACIONES OFICIALES YREGISTRODE COMUNICACINES OFICIALES.

RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES Es el procedimiento, en el cual las entidades Es el procedimiento por el medio del cual, las entidadesAsignan un nmero consecutivo a las comunicaciones integran en sus sistemas manuales automatizadosrecibidas o producidas, dejando en constancia de la fechay hora de recibido o de envi, con el propsito de oficializar de correspondencia, todas las comunicaciones su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que producidas o recibidas, registrando datos como:establezca la ley. - Nombre de la persona y/o entidades remitentes o destinataria. Nombre o cdigo de las dependencias Competente. Nmero de radicacin. Nombre del funcionario responsable del trmite Anexos Tiempo de respuestas y otro

9. Qu sonfirmas responsablesen una entidad, en qu documento deben quedar establecidas?

R/ Ley 060 del 2001. Art.4 Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimiento los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

10. Qu procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicacin de los documentos y en la numeracin de actos administrativos?

R/ Segn el acuerdo 060 del 30 de octubre del 2001 del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN.

Procedimiento para la radicacin de documentos oficiales: Velarn por la transparencia de la actuacin administrativa, por la cual no se podr reservar nmeros de radicacin, tampoco habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos, tachados, la numeracin ser asignada en escrito orden de recepcin de los documentos, cuando el usuario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir del 1 utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados.

11. Cules son los controles que debe tener la unidad de correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y oficiales?

1. No reservar nmeros de radicacin2. No puede haber nmeros de radicacin repetidos, enmendados corregidos o tachados3. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexo firmas.4. Constancia de recibido5. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del acuerdo 060 del 2011 como nombre de la persona, y/o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos, tiempo de respuestas (si es necesario) etc.6. Conformacin del consecutivo de comunicaciones despachadas.

12. Consulte en una entidad si tienen o no un manual o instructivo de correspondencia, de ser as, verifique y diga cmo se evidencia su utilizacin en la entidad visitada.R/ Si se tiene un instructivo de como almacenar los documentos de la institucin, cada persona es responsable de su propia rea.

13. Averige en dicha entidad el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia).R/ Cada sede maneja su propia correspondencia, para ello en cada una hay un mensajero que se encarga de recogerla y llevarla a la sede principal (Chapinero), una vez se entrega en la sede se procede a enviarla a sus destinatarios (si son de otras dependencias o de otras sedes. Hay mensajeros que su medio de transporte es (moto), otros en furgn y el resto en bus.

14. Mediante un ejemplo prctico indique los procesos de la gestin Documental que se dan en dicha unidad con un solo documento.

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONESFecha13/06/2014

Versin2

VicerrectoraProcesoCargo del Jefe Inmediato

AdministrativaJefe y/o Director y/o Coordinador

Nombre del CargoNo. de cargosObjetivo del cargo

Oficinista Auxiliar1Apoyar labores secretariales y de Oficina en periodos cortos representados en reemplazos generados por: incapacidades, calamidades, permisos o licencias del titular del cargo que se est reemplazando temporalmente.

Cargos bajo su Responsabilidad

N/A

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADESAUTORIDAD

Prestar el Servicio de Atencin al pblico, proporcionando la colaboracin oportuna y adecuada.Dar informacin oportuna y veraz a los usuarios que ingresan a la Oficina.

Atender y realizar llamadas telefnicas y enviar correos electrnicos, segn el requerimiento.Ejecutar

Recibir y distribuir la correspondencia que llega y que se elabora.Tramitar

Mantener clasificado, organizado y actualizado el archivo, segn lineamientos de la Oficina de Archivo, Documentacin y Correspondencia. Organizar y actualizar

Elaborar informes, cuadros, memorandos y dems documentos que requieran la jefatura, teniendo en cuenta las normas tcnicas establecidas.Realizar documentos

Revisar y actualizar las actividades de la agenda diaria de la jefatura.Actualizar e informar

Elaborar, recibir, distribuir y controlar los pedidos de papelera trimestrales, teniendo en cuenta las necesidades.Revisar existencias y realizar pedidos

Colaborar en la organizacin de reuniones o eventos programados.Apoyar

Las funciones que contribuyan al desarrollo del respectivo proceso, enmarcadas en el Sistema de Gestin de Calidad para Procesos Administrativos y Acadmicos.N/A

Las dems funciones que le sean asignadas por el Jefe inmediato o quien haga sus veces propias de su cargo y que contribuyan a un desarrollo eficaz de las actividades programadas.

COMPETENCIAS

EducacinExperienciaFormacinHabilidades

Preferiblemente Tcnico Secretariado, o Tcnico en reas afines.Preferiblemente un (1) ao de experiencia en cargos o actividades similares. Preferiblemente cursos, talleres, seminarios o diplomados en las reas de: Administracin Documental, Redaccin, Herramientas Informticas o Atencin al Cliente.Comunicacin Oral y Escrita.IniciativaCreatividad.Orientacin a la Calidad.Planificacin y Organizacin.Capacidad de Anlisis.Integridad.Trabajo en Equipo.Comunicacin Efectiva.Orientacin al Logro.Orientacin al Cliente.Disciplina.Compromiso.

HOMOLOGACIN DE CARGOS

N/A

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

VERSINFECHA DECAMBIODESCRIPCIN GENERAL DEL CAMBIO REALIZADO

213/06/2014Se realiza actualizacin del Logo smbolo, debido a la renovacin de la imagen institucional.

15. Recuerde que en el momento de efectuar el envo de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:a) Precise los requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envos.

b) Averige y describa la forma correcta de embalar lo siguiente: - Objetos de gran tamao como mapas, planos, fotografas- Impresos- Objetos pequeos- Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.- Objetos frgiles de

Hay que revisar que no haya picos afilados que sobresalgan. Cubrir dichas superficies con paneles o almohadas corrugadas fijados firmemente con cinta. Despus, sellar el paquete con seguridad, aplicando tres tiras de 5 cm de cinta de plstico sensible a la presin en la parte superior e inferior del paquete.

No se debe usar papel de embalar, cinta de celofn domstico, cinta de pintor, cinta adhesiva a base de agua, hilo o cuerda. El papel se desgarra, el hilo o cuerda se engancha en los equipos automticos.

Se usar una etiqueta que tenga claramente marcados tanto los datos del destinatario como su direccin para devoluciones. Siempre se incluye el cdigo postal y telfono del destinatario en la nota de envo y la etiqueta con la direccin de entrega.

Antes de sellar su envo, se colocar una copia adicional de la etiqueta de direccin dentro del paquete que muestra la direccin y telfono del remitente, junto con la direccin y nmero de telfono (o fax) del destinatario. En el momento de efectuar el envo de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documntate sobre el tema y no olvides:

Hay que revisar que no haya picos afilados que sobresalgan. Cubrir dichas superficies con paneles o almohadas corrugadas fijados firmemente con cinta. Despus, sellar el paquete con seguridad, aplicando tres tiras de 5 cm de cinta de plstico sensible a la presin en la parte superior e inferior del paquete.

No se debe usar papel de embalar, cinta de celofn domstico, cinta de pintor, cinta adhesiva a base de agua, hilo o cuerda. El papel se desgarra, el hilo o cuerda se engancha en los equipos automticos.

Se usar una etiqueta que tenga claramente marcados tanto los datos del destinatario como su direccin para devoluciones. Siempre se incluye el cdigo postal y telfono del destinatario en la nota de envo y la etiqueta con la direccin de entrega.

Antes de sellar su envo, se colocar una copia adicional de la etiqueta de direccin dentro del paquete que muestra la direccin y telfono del remitente, junto con la direccin y nmero de telfono (o fax) del destinatario. En el momento de efectuar el envo de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documntate sobre el tema y no olvides:

Requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envos:

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Reglas generales: El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daos en la mercanca.

Se utilizarn tubos triangulares, y no cilndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

Escoger el tamao del embalaje en funcin del contenido. Las cajas semivacas es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

Utilizar cajas de cartn corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utiliza cartn de doble capa, idneo para pesos grandes

Los lquidos sern embalados en contenedores anti goteo, acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plstico.

Recordar que un embalaje defectuoso puede daar otros objetos a su alrededor.

Establecer la forma correcta de embalar: Impresos, objetos pequeos, documentos de gran tamao como planos, mapas, fotografas, documentos que no pueden doblarse ni enrollarse, objetos frgiles, lquidos y polvos secos.

Para objetos frgiles:

Colocar los bienes frgiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frgiles, por eso sus envos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Valorar el transporte de documentos como parte importante de recepcin y envi de documentos.

Relacionar por medio de los conocimientos adquiridos las actividadesque tiene nuestra organizacin en cuestin de envi de documentos.

Aprecia los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envos. - Clase de correspondencia que maneja la entidad -Uso o finalidad que se le dar.

Requisitos de presentacin formal

Normas legales de conservacin

Control y firma

Registro de control de envo de documentos

Contratacin de empresas especializadas

Mtodo de empaque y embalaje

Peso y porteo de documentos.

Archivos REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Consejo Directivo. Acuerdo 060 de 2001, Por medio del cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Bogot D.C., 30 de octubre de 200. [En lnea]. [Consultado: Ago. 6 de 2016]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/AC UERDO_60_de_2001.pdf ________. - Reglamento General de Archivos. 2a. ed. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 1997. 94p.__ (Textos legales)- INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS. Gua Tcnica Colombiana 185. Documentacin organizacional. Bogot: 88 p. ____________. Norma Tcnica Colombiana 4436. Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Bogot. 5. P

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Consejo Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales de las entidades pblicas y de las privadas que cumplen funciones pblicas. Bogot D.C. 30 de octubre de 2001 ____________. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. AGN. 2005 MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Decreto 2150, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica. Bogot D.C. 5 de diciembre de 1995 Unidad de correspondencia. [En lnea]. Disponible en: http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com.co/2011/04/actividad-3-unidad-decorrespondencia.html

http://www.lasalle.edu.co/wps/portal/Home/Principal/LaUniversidadhttp://es.calameo.com/read/000679044bde6ab50c096http://es.calameo.com/read/004029627538e57c6a908

15/05/2014 V215/05/2014 V215/05/2014 V2

SIGUIENTEATRSCONTENIDO15/05/2014 V2SIGUIENTEATRSCONTENIDO15/05/2014 V2SIGUIENTEATRSCONTENIDO15/05/2014 V2