Seminarski rad

Tabelarni proracuni-rad sa grafickim objektima, izrada grafikona, stampanja

1

TABELARNI PRORAČUNI

Uvod u aplikacije za tabelarnu obradu podataka

Poslovni ljudi svakodnevno rade razne vrste proračuna, statistika, analiza itd. korišćenjem raznih tabela. Upravo zbog toga postoje računarske aplikacije koje omogućavaju tabelarnu obradu podataka.

Popularna aplikacija za tabelarne proračune, dio softverskog paketa Microsoft Office, je Microsoft Excel (MS Excel). Postoje razne verzije Excel-a od kojih su aktuelne su: 2000, 2003, XP i 2007. Pomoću Excel-a korisnik može primjenjivati standardne matematičke i logičke operacije kao i ugrađene formule i funkcije. Default-ni tip Excel fajlova je .xls.

MS Excel predstavlja jedan od najčešće korišćenih programa koji služi za izradu tabela, grafika, različitih proračuna i niza drugih poslova. Windows aplikacije su slične jedna drugoj tako da mnoge stvari koje radite u MS Word-u možete uraditi i u Excel-u. Ova logika ne važi samo za Windows aplikacije nego uopšte za korisničke aplikacije i njen cilj je olakšavanje rada u mnogim aplikacijama.

Već na osnovu znanja o Word-u, Excel se čini poznatim jer na sličan način se vrši snimanje fajlova, otvaranje fajlova, sličan je meni itd. Elementi radnog okruženja su skoro isti kao kod MS Word-a. Sve razlike koje budete uočili svode se na dodatke za formatizovanje podataka i prečice ka popularnim alatima. Upravo zbog toga ćemo dati samo bitnije detalje ove aplikacije.

Menu Bar je isti kao i u svim drugim programima. Standard Toolbar (linija alatki)sadrži mnogo alata koji se primjenjuju kao i u drugim programima ali ima i niz specifičnih alata kao što su:

AutoSum-automatsko sumiranje,Sortiranje-opadajuće i rastuće,Chart Wizard-za kreiranje grafika,Drawing-rad sa grafičkim elementima.

Formatting Toolbar sadrži mnogo alata za formatiranje, npr.:Font, Font Size, Bold, Italic, Underline, horizontalno poravnanje sadržaja u ćeliji, centralno spajanje ćelija, primjenu valutnog, procentualnog i decimalnog formata, povećanje i smanjenje broja decimalnih mjesta...

MS Excel se startuje najčešće dvostrukim klikom na ikonicu prečice smještenu na desktop-u. Drugi način je iz Start menija, podmenija Programs, pa zatim Microsoft Office i u njemu izaberemo Microsoft Excel.

2

Ovo je mogući izgled prozora Excel-a. Prozor sadrži poznate elemente kao i ostale Windows aplikacije. Radna površina je kao jedna ogromna tabela. Pokazivač ima oblik bijelog krstića. Na Formatting Toolbar-u se nalaze i neke palete za specijalne namjene, npr.:Borders – za crtanje granica ćelija. Fill Color – za bojenje unutrašnjosti ćelija. Font Color – za bojenje teksta u ćelijama.

Kada želite da uključite ili isključite vidljivost neke od paleta, kliknite desnim tasterom miša na neko komandno dugme koje se nalazi na paleti i otvoriće se meni kao na slici.

Kada pokrenete Excel pojavljuje se Excel-ov dokument koji se zove Book ili Radna sveska. U njemu se nalazi mreža horizontalnih i vertikalnih linija koje čine polja polja ili ćelija (cells) koje su organizovane u redove (rows) i kolone (columns) i to se zove radni list (Sheet ili Worksheet).U ćelije se upisuju podaci. Kolone se obilježavaju velikim slovima abecede: A, B, C, ..., Z, AA, AB, ... Redovi imaju brojčane oznake: 1,2,3... Radna tabela može imati 65536 redova i 256 kolona. Ćelije imaju oznaku koja se dobija kombinacijom slova (oznake kolone) i brojeva (oznaka reda). Tako npr. B5 je polje u koloni B i petom redu. Vidimo da jedna tabela ima ogroman broj ćelija (preko 16,5 miliona).Radna tabela ima svoje ime i ono je vidljivo na „jezičku“ u lijevom donjem uglu tabele.

Radna knjiga (workbook) je skup radnih tabela i ujedno Excel-ov dokument. Po pokretanju MS Excel, dokument (radne knjige) ima tri radna lista: Sheet1, Sheet2, Sheet3.

Excel fajlovi se snimaju i otvaraju na istovjetan način kao i kod ostalih Windows aplikacija. Dakle, način otvaranja novog ili postojećeg fajla, snimanje fajlova je identično kao u Word-u.

Palete koje se vide su štrikirane a ako ne želite da se vide poništite opciju. Ako želite da palete budu u jednom ili dva reda kliknite u njenom lijevom kraju.

3

Selektovanje jedne ćelije je prosti klik na nju.

Kada želite da selektujete više susjednih ćelija, kliknite na prvu, držite lijevi taster miša i povucite miša tako da se označi blok ćelija.To možete uraditi i na drugi način: kliknuti na prvo polje, pritisnuti taster Shift i kliknuti na poslednje polje iz bloka. Označena polja će promjeniti boju.

Nesusjedna polja se selektuju tako što se drži taster Ctrl i klikne se na svako redom.

Sva polja u tabeli se selektuju kombinacijom tastera Ctrl + A.

Red se selektuje tako što se klikne na broj reda na lijevoj strani radne tabele. Pokazivač će promjeniti izgled u sledeći oblik .

Broj radnih listova u fajlu je moguće povećati ili smanjiti, u zavisnosti od potrebe korisnika. Ime radnog lista se veoma lako mijenja. Kliknete desnim tasterom na „jezičak“ sa imenom i iz kontekst menija izaberite naredbu Rename. Zatim unesete novo ime (npr. Tabela1) i pritisnete Enter. U kontekst meniju kao na slici ćete naći još korisnih naredbi: Insert (umetanje nove tabele), Delete (brisanje tabele) i

4

Na isti se način selektuju i kolone. Radne tabele se selektuju klikom na ime („jezičak“) prvog radnog lista i pritiskom na Ctrl kliknite na ostala imena tabela.

Podaci koje unosite u ćeliju mogu biti različitog tipa: tekst (komentar ili zaglavlje), broj (negativan broj, decimalan broj, razlomak, datum, vrijeme itd), itd. Kasnije će biti detaljno objašnjen unos podataka.

Najvažniji postupak u upravljanju podacima je njihovo formatiranje tj. transformacija podataka u format koji vi želite. Osim što će vam omogućiti da podatke vidite onako kako vam najviše odgovara, uštedjećete mnogo vremena na unosu, jer nije potrebno unositi one djelove koji se mogu urediti formatom podatka (oznaka valute, decimalni dio broja..).

U ćelije tabele se unose razni podaci (brojevi, tekst, datumi, procenti, novčani iznosi, ...). Zbog toga je korisno podesiti format ćelija tako da odgovara podacima koji će se u njima nalaziti. Prvo se selektuju ćelije kojima se podešava format. Zatim se desnim klikom na selektovane ćelije otvori kontekst meni. Iz menija se izabere opcija Format cells. Prozor Format Cells se može otvoriti i klikom na meni Format i izaberete Cells.U kartici Number se izabere i podesi željeni format (Category).

Susjedni redovi se selektuju prevlačenjem lijevim tasterom od prvog do zadnjeg reda.

Nesusjedni redovi se selektuju pomoću tastera Ctrl, on se drži pritisnut i selektuju se redovi jedan po jedan. Kada označite sve redove otpustite taster Ctrl.

5

mogućnost automatskog vertikalnog širenja ćelije u odnosu na unijeti tekst u više redova

skupiti tekst ako ne može da stane u ćeliju spajanje više ćelija u jednu

Custom-omogućava definisanje sopstvenih formata brojeva i ponuđeni formati se mogu prilagoditi sopstvenim potrebama.

U kartici Alignment se vrši poravnavanje i položaj podataka u ćelije.

Za spajanje ćelija (Merge) najprije selektujete ćelije koje želite da spojite u jednu a zatim

kliknite na dugme koje se nalazi na Formatting Toolbar-u ili u Format Cells u kartici Alignment.

Kartica Font služi da bi se mijenjale opcije vezane za veličinu, boju, stil i druge karakteristike teksta. U kartici Border se zadaju ivice ćelija pomoću linija različitog stila, debljine i boje. Kartica Patterns služi za šrafiranje i bojenje ćelija.

General-ćelije su podešene za opšte unošenje i teksta i brojeva, pri čemu Excel ne formatira podatke tj. ostavlja ih onakvim kakve ste ih unijeli. Unijeti tekst se poravnava s lijeve strane ćelije a brojevi s desne.

Ako želite to da promijenite otvorite Alignment i izaberite odgovarajući načina poravnanja.

Number-služi za formatiranje brojeva. Ovdje se definiše broj decimalnih mjesta, separator za hiljade (čekira se) i formati izgleda negativnih brojeva.

Currency-podešavanje oznake valute u ćeliji i treba definisati broj decimala, izbor valute i način prikaza valute sa negativnim predznakom.

Accounting-formatira broj kao valutu i poravnava oznake valuta s desna u ćeliji.

Date i Time-format datuma i vremena. Percentage-prikaz brojeva u obliku procenta. Fraction-prikaz brojeva u obliku razlomka. Scientific-format za ispis vrlo velikih ili vrlo malih

vrijednosti. Text-omogućava da sve što se unese u ćeliju i tekst i

Podešavanje u horizontalnoj i vertikalnoj ravni

podaci se mogu upisivati pod određenim uglom

odmicanje teksta od ivica ćelija ugao teksta (npr. ako je

90° onda je vertikalni ispis teksta)

6

Tekst se unosi u ćelije tako što se klikne na odgovarajuću, u koju želite da unesete tekst, i unosi se pomoću tastature. Ako pritisnete tastere za pomjeranje kursora (strelice lijevo, desno, gore i dolje) napustićete trenutno polje i preći u susjedno u zavisnosti koju strelicu pritiskate (lijevo, desno, gore ili dolje). Pritiskom tastera Tab prolazite kroz susjedne ćelije reda tabele tj. ćelija desno postaje aktivna, a sa Shift+Tab vraćamo se u predhodnu ćeliju (ćelija lijevo je aktivna). Pritiskom tastera Enter prelazite u sljedeći red. Taster Enter možete podesiti i da ima druge funkcije tako što kliknete na Tools pa Options i u kartici Edit podesite.

Da biste ćeliju ostavili aktivnom posle unosa i pritiska na Enter, otvorite Tools pa Options i u kartici Edit kliknite na opciju Move selection after Enter.

U Protection kartici je moguće definisati način zaštite ćelije i to:

Locked – zaključana ćelija (njen sadržaj se ne može prepravljati)

Hidden – sadržaj ćelije se sakriva (ne vidi se)

Zaključavanje ćelija ili sakrivanje formula nema efekta osim ako je worksheet (radni list) zaštićen. Da bi zaštitili radni list izaberite iz menija Tools opciju Protection a zatim

Da biste promijenili smjer sljedeće aktivne ćelije u polju Direction kliknite na odgovarajuću.

Ako želite da isti podatak upišete u više ćelija, prvo selektujte željene ćelije koje ne moraju biti susjedne, zatim upišite podatak i kliknite na Ctrl+Enter. U svim ostalim selektovanim ćelijama biće upisan isti podatak.

7

U većini tabela ima najviše brojeva. Dakle, brojevi se unose prosto: kliknite na polje u koje želite da unesete broj i unesite ga.

Ako želite da unesete negativan broj, unesite znak “-” ispred broja ili koristite zagrade ().Da unesete razlomak ukucajte cijeli dio razlomka, zatim / pa razlomljeni dio.

Obratite pažnju kad unosite decimalne brojeve jer se decimalna tačka može predstaviti znakom “.” i “,” (zavisi od regionalnog podešavanja Windows-a). Ako je izabran region sa našim karakteristikama (Serbian, Slovenian, Croatian) decimalni simbol je zarez “,”. A u slučaju zapadnih regiona u većini slučajeva je decimalni simbol tačka “.”. Znak decimalnog zareza nećete pogriješiti ako koristite taster “.” na numeričkoj tastaturi.

Ukoliko želite da prikažete broj kao tekst (npr. Excel će broj “002” prikazati kao “2”) unesite znak ‘ (apostrof) ispred broja.

U ćelije se mogu unijeti i druge vrste podataka: datum, vrijeme itd. Princip je isti. Klik na polje, a potom unos podatka.Da unesete dan, mjesec i godinu možete koristiti „/“ npr. 3/29/2007 ili „-„ npr. 29-Mart-2007. Za današnji datum pritisnite Ctrl + Shift + ; .Da unesete vrijeme kristite „:“ npr. 10:45:12. Za trenutno vrijeme kliknite na Ctrl + Shift + : . Kada upišete podatke kliknite na Enter ili Tab.Da naučite detalje koji nisu objašnjeni poslužite se Help-om (isto se koristi kao u Word-u).

Korisnik često ima potrebu da proširi tabelu za jedan ili više redova ili kolona. To se radi umetanjem novih redova ili kolona. Red se umeće na prost način: selektuje se red iznad koga treba dodati novi red, startuje se kontekst meni desnim klikom i izabere naredba Insert.

Na isti način se umeće nova kolona: selektuje se kolona ispred koje želite da dodate novu i iz kontekst menija izaberete Insert. Ako želimo da umetnemo više redova (ili kolona) selektujemo onoliko redova (kolona) iznad (ispred) kojih želite da dodate toliko novih redova. Iz kontekst menija izaberete opciju Insert.Na isti se način brišu redovi i kolone, samo se koristi naredba Delete.

8

Jedan od načina kopiranja podataka unutar ćelije pomoću naredbi Copy i Paste u Excel-u je isti kao i u Word-u. Na isti način se obavlja i premještanje podataka sa jednog mjesta na drugo tj. pomoću naredbi Cut i Paste.Kopiranje možete izvršiti pomoću tehnike prevlačenja. Selektujte ćeliju čiji sadržaj želite da iskopirate i kada se pojavi crni krstić u donjem desnom uglu, držeći pritisnut lijevi taster miša povući duž reda ili kolone u koje želite da bude kopirani podatak i otpustite taster miša.

Pojaviće se Auto Fill Options (Mogućnosti samoispunjavanja) i možete izabrati neku od opcija

Premještanje jedne ili više ćelija s jednog mjesta na drugo možete izvršiti tako što najprije selektujete ćelije a zatim postavite kursor miša na ivicu selektovanog dijela dok ne dobijete tanak crni krstić. Držeći pritisnut lijevi taster miša odvucite selektovani dio do mjesta na koji želite da ga premjestite i otpustite taster miša.

U slučajevima kada u ćelijama nemate dovoljno prostora, a želite da date dodatno objašnjenje selektujte željenu ćeliju, zatim otvorite meni Insert pa opciju Comment. Pojaviće se mali prozor u kojem možete upisati komentar. On se neće vidjeti na radnom listu dok ne stanete kursorom miša na datu ćeliju.

- kopiraj u ćelije - ispuni samo s oblikovanjem- ispuni bez oblikovanja

9

Selektujte ćelije npr. reda koji želite da premjestite i pritisnite Copy na Standard meniju . Zatim kliknite na ćeliju od koje bi trebala da počne kolona koja će da zamijeni dati red. Kliknite na Paste na Standard meniju pa iz toga podmenija izaberite Paste Special. U prozoru Paste Special kliknite na opciju Transpose. Kliknite na OK.

Jedna od mogućnosti Excel-a je da automatski formira pravilne nizove. Ako želite da napravite niz rednih brojeva od 1 do 10 prvo u dvije susjedne ćelije ukucajte bojeve 1 i 2. Zatim ih selektujte.

Kada otvorite novi dokument svi redovi i kolone imaju iste dimenzije. Promjena dimenzije reda i kolone osim razvlačenjem može se izvršiti podešavanjem iz menija tako što selektujete ćeliju koja pripada npr. redu kojem želite da promjenite visinu. Odaberite komandu Format, zatim Row i konačno Height (visina). U dijalog boksa unesite željenu visinu reda.

Kada se pojavi krstić u donjem desnom uglu, treba pritisnuti lijevi taster miša i povući duž reda ili kolone. Dok god držite lijevi taster miša ispisivaće se redni brojevi u ćelijama reda i kada dobijete željeni krajnji redni broj pustite taster miša.

10

Na isti način se mijenja širina kolone: selektovanje, komande Format, Column i Width (širina).

Promjena visine i širine redova i kolona se može uradi i manuelno (razvlačenjem). Dovoljno je da

pokazivač pozicionirate na liniju između dva reda (kolone) dok ne poprimi oblik (odnosno ). Zatim kliknite i mijenjajte dimenzije povlačenjem.

Ako želite da su susjedne kolone iste širine a susjedni redovi iste visine selektujte ih pa ivicu bilo koje kolone ili reda povucite koliko želite da bude veličina.

Selektujte jedno polje u koloni koju želite da sortirate i kliknite na dugme Sort Ascending

(za sortiranje kolone u rastućem redosledu) ili Sort Descending (za sortiranje kolone u opadajućem redosledu) sa toolbar-a. Ukoliko želite da sortirate sadržaj samo nekih polja,

selektujte polja i kliknite na odgovarajuće ikonice tj. . Recimo napravite tabelu kao na slici.

Želite da sortirate podatke u rastućem ili opadajućem redosledu u koloni C. Selektujte

jednu od ćelija u željenoj koloni U zavisnosti od toga kliknete na dugme Sort Ascending ili

11

Sort Descending na Standard meniju. Npr. sortirajmo podatke iz kolone Broj bodova u

opadajućem redosledu. Kliknete na i dobićete kolonu kao na slici.

Ako ne želite da sortirate čitavu tabelu nego samo podatke u jednoj koloni onda selektujte tu kolonu i otvoriće se prozor Sort Warning u kojoj kliknete na opciju Continue with current selection. Nakon toga tabela će izgledati kao na slici. U ovom slučaju ovo nije dobro jer će biti izmiješani svi podaci tj. broj bodova neće odgovarati datom imenu i prezimenu.

Zato je potrbno da kliknete na opciju Expand the selection i sortiraće se čitava tabela po selektovanoj koloni. Nakon toga tabela će izgledati kao na slici.

Možete sortirati cijelu tabelu (ili dio tabele), po nekom kriterijumu (koloni) u rastućem odnosno opadajućem redosledu. Selektujte tabelu i izaberite opciju Sort iz naredbe Data. Otvoriće se dijalog boks u kome ćete odrediti načine sortiranja. Ukoliko želite da sortirate dio tabele, selektujte ćelije koja želite da sortirate.Opcijom Sort by birate kolonu po kojoj ćete sortirati podatke i to u: rastućem (Ascending) ili opadajućem (Descending) redosledu.

Ako su neki podaci isti sledeći kriterijum je Then by i opet izbor kolone i tipa redosleda. Na slici je dat prikaz sortiranja tabele po Broj bodova koloni u opadajućem rasporedu (Descending - od većeg ka manjem), a zatim po koloni Prezime u rastućem nizu (Ascending – od manjeg ka većem).

12

Na slici možete vidjeti da je rezultat tabela koja ima sortiranu kolonu Broj bodova u opadajućem nizu (100, 91, 91 i 90) a kolona Prezime je sortirana u rastućem rasporedu (slovo K(ostić) je prije slova M(arković)).Ako tabela ima red sa zaglavljem kolona kliknite na opciju Header row a u slučaju da nema potvrdite opciju No header row.

Excel omogućava korisnicima unos raznih računskih i logičkih formula. Formule uvijek počinju znakom „=“ . Nakon jednakosti unesite formulu. Formula se sastoji od: promenjivih, izraza, konstanti i operatora. Nakon unosa formule pritisnite taster Enter za potvrdu formule. Ukoliko je formula ispravna, u polju će se prikazati rezultat formule. U polju Formula Bar vidite sadržaj formule kada kliknete na polje sa formulom. Klikom na polje Formula Bar možete izmjeniti formulu.

Osnovni aritmetički operatori u formulama su:

+ sabiranje, - oduzimanje, * množenje i / dijeljenje.

Formula se može unijeti na više načina: direktnim upisom formule u rezultatsko polje, upisom formule u polje Formula Bar ili aktiviranjem dugmeta za unos funkcije (Insert function – koristi se za složenije formule).

Formula Bar

Ako želite da u polju G3 izračunate razliku vrijednosti u poljima E3 i F3, kliknite na polje G3, unesite formulu “=E3-F3” i pritisnite taster Enter. Ne morate unositi oznake polja pomoću tastature, možete koristiti miša: u polju u koje želite da unesete formulu unesite znak “=”, zatim kliknite na polje E3 (oznaka polja E3 će se

13

Na isti način se izračunava sabiranje,množenje i dijeljenje zadatih ćelija.Prilikom izračunavanja procenta objasnićemo dvije mogućnosti:

Izračunavanje procenta od nekog brojaAko želite izračunati 10% od vrijednosti u ćeliji A1 a da rezultat bude u B1 onda ćete u polje B1 upisati formulu =A1*10%. Dodavanje procenta na neki brojAko želite povećati broj iz polja A1 za 10% a da rezultat bude u ćeliji B1 onda u polju B1 upišite formulu =A1+A1*10%.

Ako treba da pomnožite podatke recimo koje se nalaze u ćelijama A1 i A2 a da rezultat bude u A3 u polje Formula Bar upišite formulu =A1*A2. U slučaju da treba pomnožiti brojeve iz ćelija B1 i B2, zatim C1 i C2 itd a da rezultati budu u B3, zatim u C3 itd. Postavite kursor miša u donji desni ugao ćelije A3 i kada se pojavi crni krstić držeći pritisnut lijevi taster miša povući duž reda.

Kada pustite taster miša u ćelijama B3, C3 itd će biti rezultati množenja brojeva iz B1 i B2, C1 i C2 itd.

Ako želite da u polju G3 izračunate razliku vrijednosti u poljima E3 i F3, kliknite na polje G3, unesite formulu “=E3-F3” i pritisnite taster Enter. Ne morate unositi oznake polja pomoću tastature, možete koristiti miša: u polju u koje želite da unesete formulu unesite znak “=”, zatim kliknite na polje E3 (oznaka polja E3 će se

Kada kliknete na bilo koju od ćelija B3, C3, itd vidjećete da su u Formula Baru automatski kreirane odgovarajuće formule (=B1*B2, =C1*C2, itd.).

14

Excel sadrži veliki broj ugrađenih funkcija (matematičkih, logičkih, statističkih, finansijskih itd).Najčešće korišćene funkcije od kojih se neke mogu aktivirati i sa Toolbar-a: Sum - sabira vrijednost polja, Auto Sum - sabiranje većeg broja sabiraka, Average - prosečna vrijednost, Count - prebrojavanje svih brojeva u koloni ili redu, Max – max vrijednost u nekom nizu brojeva, Min – min vrijednost u nekom nizu brojeva, Day360 – broj dana između dva datuma.

Takođe prečica sa tastature Shift + F3 će otvoriti ovaj prozor.

Jedna od često koričćenih je funkcija sumiranja. Ako želite sabrati vrijednosti više polja u

jednom redu ili koloni selektujte ćeliju u koju želite da smjestite sumu i kliknite na ikonu na toolbar-u.

U slučaju da u polje Formula Bar unesete formulu: =SUM(D2:D5), rezultat će biti suma svih polja od D2 do D5, tj. D2, D3, D4 i D5, a ako unesete formulu: =SUM(D2;D5) rezultat će biti suma samo polja D2 i D5.

Ostale funkcije možete pronaći na više načina:

- Otvorite meni Insert a zatim Function

- Kliknite na dugme ispred Formule Bar-a

- Kliknite na dugme a zatim na opciju More function

Excel će uneti oznake polja čije se vrijednosti sabiraju u obliku npr. D2:D5. Ukoliko želite da promijenite polja koja će se sabirati, označite prvo polje, pritisnite lijevi taster miša, pomjerite pokazivač miša tako da označite sva polja koja želite i otpustite taster miša. Ako ste zadovoljni selekcijom polja, pritisnite taster Enter. Isti efekat ćete postići i ako unesete formulu direktno u Formula Bar. Kliknite na polje u koje želite da smjestite sumu, u pojle Formula Bar

Ako recimo želite da izračunate prosječnu vrijednost kolone D (Putni troškovi) kliknite na polje u koje želite da bude rezultat pa zatim kliknite na dugme ispred polja Formula Bar (ili otvorite meni Insert pa zatim kliknite na Function). Otvoriće se prozor kao na slici. U polju Or select a category se nalazi Most Recently Used (najčešće

15

Rezultat će biti kao na slici.

Funkcija koja se često koristi je IF - f-ja uslovne dodjele koja ćeliji dodjeljuje jednu vrijednost pod nekim uslovom koji zadajete a neku drugu vrijednost ako taj uslov nije ispunjen. Takođe ova f-ja može imati i složeniji oblik.

Npr. ako u polje Formula Bar unesete formulu: =IF(SUM(D2;E2)<250;“NE“;“DA“), postavljate pitanje „Da li je prekoračen limit za putne i ostale troškove?“.

Kliknite na ćeliju u kojoj želite da bude rezultat. Zatim kliknite na dugme ispred polja Formula Bar. Otvoriće se prozor u kojem izaberemo f-ju IF. Kliknite na OK i u prozoru kao na slici unesite potrebne vrijednosti.

Ako recimo želite da izračunate prosječnu vrijednost kolone D (Putni troškovi) kliknite na polje u koje želite da bude rezultat pa zatim kliknite na dugme ispred polja Formula Bar (ili otvorite meni Insert pa zatim kliknite na Function). Otvoriće se prozor kao na slici. U polju Or select a category se nalazi Most Recently Used (najčešće

Otvoriće se prozor u kojem je već upisan niz brojeva od kojih tražite prosječnu vrijednost. Takođe je već naveden rezultat (u ovom slučaju je to 91,25). Dovoljno je kliknuti OK i provjeriti da li se rezultat nalazi u polju koje ste odabrali.

16

U polju Logical_test (Logički test) unesite test koji može biti tačan ili netačan. U ovom primjeru je test - da li je zbir putnih i ostalih troškova svakog radnika manji od 250€ tj. SUM(D2;E2)<250.

U polju Value_of_true (Vrijednost za tačno) unesite vrijednost koja se datoj ćeliji dodjeljuje u slučaju kad je uslov tačan. Kod ovog primjera je ta vrijednost “NE“.

U polju Value_of_false (Vrijednost za netačno) unesite vrijednost koja se datoj ćeliji dodjeljuje u slučaju kad je uslov netačan. U ovom primjeru je ta vrijednost “DA“.

Ako želite da u svim ćelijama kolone Limit bude izračunata ova formula kopirajte je kao što je objašnjeno u poglavlju Kopiranje formula. Kliknite na OK. Dobijena tabela će izgledati kao na slici.

Svaka ćelija ima svoju jedinstvenu adresu koja se sastoji od oznake kolone i broja reda i adresa jedne ili više ćelija je označena referencom i pokazuje gdje da nađete podatak koji koristite u formuli.

Kada kopirate formule u okviru tabele reference (oznaka reda i kolone) formule se mijenjaju. Ako iskopirate formulu iz polja G3 koja glasi “E3-F3” u polje G8, formula će glasiti “E8-F8”. Ova mogućnost je veoma korisna u tabličnim izračunavanjima. Na ovaj način ćete unijeti formulu u jedno polje i iskopirati formulu u druga polja bez greške. Ovakvo automatsko mijenjanje referenci formule naziva se relativno adresiranje.

Kada koristite vrijednost jednog polja za izračunavanje vrijednosti više polja koristi se apsolutno adresiranje (pri kopiranju se ne mijenja adresa tog polja).

Recimo da u jednom polju imate podatak (npr. vrijednost popusta za porudžbinu) i više polja u koloni u čijim formulama želite da koristite ovu vrijednost. U polju B1 se nalazi vrijednost popusta (3%). U polju C4 se nalazi formula “B4-B4*B1”. Ukoliko iskopiramo ovu formulu u polje C5, dobićemo formulu “B5-B5*B2”. Popust će se računati iz polja B2 koje je prazno. Još će biti veća greška kada se uzima vrijednost polja B3 koje sadrži tekst. Potrebno nam je da se “Cijena sa popustom” uvijek računa sa popustom koji se nalazi u polju B1.

17

Vratite se u formulu u ćeliji C4. Promijenite je i neka sada glasi “B4-B4*$B$1”. Znakom “$” je označeno da se ove oznake reda i kolone (B1) ne mijenjaju pri kopiranju. Kada iskopirate formulu u polje C5, dobićete ispravnu formulu “B5-B5*$B$1”. Sada će se vrijednost cijene sa popustom računati ispravno.

Dakle, kada unosite formulu, ako želite da koristite neko polje sa apsolutnim adresiranjem unesite znak $ prije oznake reda i kolone ( ).

Ako je u formuli upisano $B1 prilikom kopiranja formule promijeniće se vrste, dok će kolona ostati nepromijenjena. U slučaju kada je upisana formula B$1 kopiranjem se mijenja kolona a vrste će ostati fiksirane.

Jedna od važnih oblasti u Excelu je izrada grafikona. Da biste napravili grafikon prvo

morate otvoriti radni list sa upisanim podacima. Izaberete ćelije koje sadrže podatke koje želite pokazati na grafikonu. Selektujte najprije tabelu npr. kao na slici koja prikazuje prosječne temperature u gradovima po određenim mjesecima.

Kliknite na dugme na Standard Toolbar-u ili otvorite meni Insert pa izaberite Chart.

Kliknite na Next i otvoriće vam se prozor sa drugim korakom u kreiranju grafikona.

Otvoriće se prozor Chart Wizard i izaberite karticu Standard Types.

podešavanje podvrste grafikona, dvodimenzionalno ili trodimenzionalno

podešavanje vrste grafikona, u obliku kolona, prstenova...

izgled grafikona prije kreiranja

Izaberite opciju Rows ako želite da na grafikonu budu prikazani podaci iz redova a ako želite prikazati podatke iz kolona potvrdite opciju Columns.

kliknite ako želite da promijenite izbor

18

Na kartici Series možete da promijenite ime svakom nizu tako što izaberete ime tog niza i u polju Name ga promijenite. Da promijenite skup vrijednosti u datom nizu kliknite u polju Values i tu napravite novi izbor. Ako želite da dodate novi niz ili da izbrišete niz kliknite na Add ili Remove.

Kliknite na dugme Next.

Izaberite opciju Rows ako želite da na grafikonu budu prikazani podaci iz redova a ako želite prikazati podatke iz kolona potvrdite opciju Columns.

kliknite ako želite da promijenite izbor

U kartici Titles upišite naslov grafikona (Chart title), naslov X ose (Category (X) axis) i naslov Y ose (Value (Y) axis).Na kartici Axes prikažite ose na grafikonu ili ih obrišite sa grafikona.Da pozadinu grafikona izšrafirate izaberite karticu Gridlines.

Da dodate grafikonu tabelu sa legendom izaberite karticu Legend i štrikirajte opciju Show legend. U polju Placement izaberete mjesto na kojem će se legenda nalaziti.

19

Posle kreiranja grafikona ako želite da mijenjate njegov izgled kliknite desnim tasterom miša na palete alatki i izaberite Chart.

podešavanje fontova, sjenčenje i poravnanje teksta oznake u grafikonu pod određenim uglom prikaz podataka organizovanih prema kolonama tabele prikaz podataka organizovanih prema redovima tabele prikaz podataka iz tabele zajedno sa grafikonomelementi grafikona razne vrste grafikona uključivanje ili isključivanje legende na grafikonu Poslije klika na dugme Finish na osnovu tabele s početka i izbora svih karakteristika grafikona će izgledati kao na slici.

U slučaju da promijenite neke podatke u tabeli po kojoj ste kreirali grafikon, automatski se mijenja i grafik.

Da biste štampali dokument u Excelu predhodno morate podesiti karakteristike tog dokumenta tj. podesiti stranice, margine, header i footer i radni list.

Da prikažete tabelu sa podacima uz grafikon izaberete karticu Data Table i štrikirajte opciju Show data table.

Kliknite na Next i otvoriće se prozor

U Chart Location-u izaberite na kojem radnom listu će se grafikon nalaziti ili izaberite novi list. Kliknite Finish.

20

Dodavanje zaglavlja i podnožja izvršiti ćete u kartici Header/Footer.Podešavanje radnog lista uraditi ćete u kartici Sheet. Da vidite kako izgleda dokument prije štampanja kliknite na Print Preview i na kraju kliknite na Print.

Sakrivanje listova, redova ili kolona možete koristiti u slučaju da ne želite da se vide pojedini djelovi ili da spriječite promjene na njima.

`Da sakrijete listove, redove ili kolone otvorite meni Format pa Sheet, Row ili Column a zatim iz podmenija izaberite naredbu Hide. Kada želite da otkrijete skrivene listove, redove ili kolone otvorite meni Format pa Sheet, Row ili Column a zatim iz podmenija izaberite naredbu Unhide.

Ako štampate dokument sakriveni djelovi se neće odštampati ali nisu obrisani, samo se ne vide.

Stranicu podešavate tako što otvorite meni File i kliknete na Page Setup i u kartici Page odredite orjentaciju stranice: uspravnu (Portrait) ili položenu (Landscape). regulisanje veličine dokumenta sadržaj dokumenta ubaciti u određeni broj stranica veličina papira

Da podesite margine izaberite karticu Margins. U datim poljima upišite veličine margina kao zaglavlja i podnožja.

Ako želite da dokument centrirate po širini ili visini lista papira kliknite na opciju Horizontally ili Vertically.

21

Da zamrznete dio lista označite red iznad koga želite da zamrznete radni list (ili kolonu koja se nalazi desno od dijela radnog lista koji želite da zamrznete), otvorite Window i kliknite na Freeze Panes (Zamrzni prozore).

zamrznuti dio

Zamrzavanjem djelova radnog lista (vertikalno i horizontalno) služi radi bolje preglednosti dokumenta koji sadrži višestruki broj kolona i redova ili se proteže na nekoliko listova tako da pomjeranjem klizača po dokumentu zamrznute ćelije ostaju stalno vidljive na ekranu.

Ako želite da uklonite zamrznute prozore otvorite Window i kliknite na Unfreeze Panes (Odmrzni prozore).

Takođe postoji mogućnost da podijelite prozor na više djelova. Ako želite da na vrhu bude samo zaglavlje liste treba da označite prvu ćeliju u redu ispod zaglavlja kliknuti na Window pa zatim na Split.

Nakon ovoga prozor je podijeljen na dva dijela u čijem gornjem dijelu se nalazi zaglavlje a u donjem podaci. Možete pomjerati klizač po donjem dijelu prozora a zaglavlje se nalazi uvijek na vrhu.

Po podijeljenim djelovima prozora možete se slobodno kretati dok po zamrznutom prozoru ne možete se kretati.

Filtriranjem podataka se prikazuju samo oni podaci koji ispunjavaju neki uslov dok se ostali podaci ne vide.

22

Postavite filter na tabelu kao na slici. Kliknite na Data pa izaberite Filter, a iz tog podmenija izaberite AutoFilter.

Ako kliknete na Top 10 otvoriće se prozor u kojem određujete prvih ili poslednjih 10 (može i neki drugi broj) stavki, kao i želite li brojeve ili procente.

Ako kliknete na Custom otvoriće se prozor u kojem definišete kriterijume.

U ovom primjeru možete vidjeti sortirane radnike koji nisu prešli limit ukupnih troškova, tj. filltriraće se podaci u koloni Limit po „NE“. Dobijena je tabela kao na slici.

Možete filtrirati podatke i po ostalim kolonama.

Zatim će se u naslovu kolona u svakoj ćeliji pojaviti strelice (padajuće liste). Kada kliknete na strelicu otvoriće se lista kriterijuma: Sort Ascending (sortiraj u rastućem nizu), Sort Descending (sortiraj u opadajućem nizu), All (da uklonite filter koji je kreiran), Top 10, Custom (prilagođeni

23

Povezivanje sa Word-om

Ako želite da podatke iz Excel-ovog dokumenta prebacite u Word-ov dokument prvo ih kopirajte (Copy). Zatim otvorite dati Word-ov dokument i pritisnite lijevi taster miša na željeno mjesto. Recimo, želite da iskopirate podatke iz tabele kao na slici.

Zatim u Word-ovom dokumentu otvorite meni Edit pa Paste Special. U tom prozoru kliknite na Paste Link, a u listu As izaberite Microsoft Office Excel Worksheet Object i kliknite na OK.

Da ažurirate podatke u Excel-ovom dokumentu kliknite lijevim tasterom miša dva puta uzastopno. I sve promjene će se automatski prikazati u Word-ovom dokumentu koji ne mora biti otvoren da biste ažurirali podatke.

Na sličan način se kopira grafikon iz Excela u Word, samo što u listi As izaberete Microsoft Office Excel Chart Object.

24

U slučaju da grafikon iskopirate kao običnu sliku u listi As u prozoru Paste Special kliknite na Pictures. Lokacije dokumenata ne smiju se mijenjati da bi povezivanje između njih bilo uspješno.

25