Systematisk byggledningvid Sweco Management Nord grupp 6363

Jozefine Boman

Samhällsbyggnad, högskoleexamen

2018

Luleå tekniska universitet

Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser

i

Förord

Under min utbildning på Luleå tekniska universitet ingick 15 poäng

verksamhetsförlagd utbildning. Jag spenderade 10 veckor på Sweco management Nord

grupp 6363 i Luleå. Under min praktik fick jag uppslaget av min handledare Patrik

Callgren, att hjälpa honom att hitta och utforma ett verktyg som kunde systematisera

och digitalisera den dokumentation som gruppen levererar till kund.

Jag vill rikta ett stort tack till Patrik Callgren för att jag fick möjligheten att utföra detta

examensarbete tillsammans med er.

Sen vill jag även tacka hela gruppen för ert engagemang och att ni tagit er tiden att

svara på alla de frågor och funderingar som dykt upp under resans gång.

Luleå, 2018-02-27

Jozefine Boman

ii

Sammanfattning

Sweco management nord 6363 är en grupp av nio bygg- och projektledare med

inriktning mot infrastruktur.

Patrik Callgren, gruppchef, har under en tid sett ett behov att skapa ett gemensamt och

systematiskt arbetssätt i gruppen. Byggledarnas arbeten har dokumenterats på ett

individuellt sätt där även leveranserna till kund skiljer sig åt. Målet med detta

examensarbete har varit ett hitta och utveckla ett verktyg som ser till att gruppen arbetar

enhetligt och digitalt.

Arbetet har utförts i nära samarbete med gruppens byggledare där vi tillsammans har

utformat och utvärderat verktyget.

Resultatet av arbetet är en mall för byggledning där byggledarna dokumenterar sina

projekt moment efter moment allt eftersom projektet framskrider. I mallen samlas både

text och bilder som sedan automatiskt genereras till en PDF rapport som snabbt och

enkelt kan skickas till kund.

iii

Innehållsförteckning

1 Inledning ............................................................................................................... 1

1.1 Bakgrund ........................................................................................................ 1

1.2 Syfte ............................................................................................................... 1

1.3 Mål ................................................................................................................. 1

1.4 Frågeställning ................................................................................................. 1

1.5 Problemformulering ....................................................................................... 2

1.6 Avgränsningar (definiera) .............................................................................. 2

2 Metod .................................................................................................................... 3

3 Resultat ................................................................................................................. 4

3.1 Målbild ........................................................................................................... 4

3.2 Utformning ..................................................................................................... 4

3.3 Pilotprojekt ..................................................................................................... 9

3.4 Implementering i gruppen .............................................................................. 9

4 Diskussion och slutsatser ................................................................................... 10

5 Referenser ........................................................................................................... 11

1

1 Inledning

1.1 Bakgrund

I kursen Y0009B, examensarbete för högskoleexamen inom utbildningen

Samhällsbyggnad 120hp vid Luleå tekniska universitet, skall ett arbete planeras,

genomföras och redovisas skriftligen i rapportform.

Vald uppgift för detta arbete är att tillsammans med Sweco management grupp 6363 ta

fram ett verktyg som ska underlätta dokumentering och leveranser i

byggledningsuppdrag. Bakgrunden till denna uppgift är att Patrik Callgren, gruppchef,

saknar ett gemensamt arbetssätt i den grupp han är chef för.

1.2 Syfte

Syftet med detta examensarbete är att tillsammans med Sweco Management Nord

grupp 6363 arbeta fram ett systematiskt arbetssätt som det kan tillämpa i sitt arbete för

att säkerställa god kvalité, effektivisera och upprätta ett gemensamt arbetssätt som

fungerar för alla anställda i gruppen.

1.3 Mål

Sweco management Nord jobbar för att vara en managementgrupp i digital framkant

och har som mål att uppmärksammas för det hos sina kunder. För att lyckas med det

vill man hitta ett gemensamt arbetssätt, en enad front som kan stärka deras varumärke

och som på lång sikt kan öka effektivitet, lönsamhet och arbetsglädje.

1.4 Frågeställning

Vilken målbild har Sweco management med dokumentationen och leveransen

av sitt arbete?

Hur ska detta verktyg utformas så det fungerar att arbeta i för gruppen och vid

leverans till kund?

Hur ska vi implementera verktyget i den dagliga verksamheten?

2

1.5 Problemformulering

Sweco management Luleås gruppchef saknar ett utarbetat arbetssätt för att säkerställa

god kvalité och ett gemensamt arbetssätt bland sina anställda.

1.6 Avgränsningar

Mitt uppdrag är att hitta en plattform som ska gå att utforma efter de behov som de

anställda har och tillsammans med dem utforma och implementera verktyget så att det

blir en självklar del i deras vardagliga arbete.

3

2 Metod

Arbetet började med en period där jag tillsammans med gruppen sammanställde deras

arbetssätt för att sedan komma fram till vilka funktioner de sökte i ett verktyg som skall

fungera i deras vardagliga arbete. Arbetet genomfördes genom dialoger med de

anställda samt genom en enkätundersökning.

När vi hade identifierat nyckelfunktioner samt gruppens behov gick arbetet in i ett andra

skede där jag började inventera marknaden efter verktyg som skulle kunna anpassas

och sedan användas av bygg- och projektledarna. Detta arbete skedde främst genom

sökningar på internet och test av olika verktyg som fanns på marknaden. Genom att

testa de olika verktygen och utgå ifrån det behov vi identifierat att gruppen hade kunde

jag snabbt avgöra om de olika verktygen var anpassningsbara mot deras verksamhet

och dagliga arbete.

Totalt testades 8 verktyg under inventeringsperioden men arbetet gick vidare med ett

verktyg som tack vare en flexibelt utformad plattform lämnade mycket fri anpassning

åt användaren.

Här gick projektet in i sin tredje fas som var utformning och tillämpning i det dagliga

arbetet. I detta skede var byggledarna i gruppen ett stort stöd som avsatte tid för att

hjälpa mig i mitt arbete. Med stöd av en erfaren byggledare vid namn Tomas Boman

fick projektet bra information om vad en byggledare kontrollerar och tänker ute på en

entreprenad.

Arbetet fortgick därefter med en pilotperiod där vi testade verktyget i skarpa projekt för

att kunna identifiera brister samt göra justeringar och ändringar.

4

3 Resultat

3.1 Målbild

Sweco management bedriver dagligen arbeten i form av bygg och projektledning. Varje

konsult har personligen utformat sitt arbetssätt och har själv ansvarat för att leveransen

till kund.

Detta projekt har gått ut på att tillsammans med gruppen hitta ett gemensamt sätt att

dokumentera det dagliga arbetet men även att hitta en gemensam struktur för leveranser

till kund.

För att tillsammans komma fram till en målbild genomfördes en workshop där alla i

gruppen var med. Workshopen ledde till intressanta diskussioner om mervärden

gentemot kunden och mycket fokus lades även på vikten av ett användarvänligt

verktyg.

För att skapa mervärden hos gruppens kunder kom vi fram till dessa gemensamma krav

på verktyget:

Tydlighet–verktyget måste generera en dokumentation som är enkel och tydlig

för kunden att läsa. Det ska vara tydligt för kunden att följa sitt projekt.

Spårbarhet - En optimal lösning vore att verktyget samlar text och bilder direkt

i ett dokument. Det minimerar risken att text med tillhörande bilder separeras

vilket ökar spårbarheten i projektet.

Användarvänlig – För att få användare till verktyget krävs det att den är

användarvänlig. Den behöver vara flexibel på samma sätt som bygg och

projektledarna behöver vara flexibla i sin vardag.

3.2 Utformning

För att skapa kännedom om verktyget vi valt att använda krävdes det att jag lärde mig programvaran och vilka möjligheter men även begränsningar den hade. När jag hade testat verktyget och kände mig trygg med dess tjänster var det dags att börja anpassa den för sitt ändamål.

För att utforma verktyget efter en bygg och projektledares arbete krävs erfarenhet av branschen och den vardag som det innebär. För att lyckas med detta fick jag hjälp av Tomas Boman en senior byggledare med lång erfarenhet från entreprenadbranschen.

5

Utöver Tomas Bomans kompetens har även Mall Genomgång inför slutbesiktning (Trafikverket, 2008) använts och ligger till grund för delar av mallen som togs fram.

I verktyget vi valde att använda finns olika block för att bygga checklistor. Grundidén med verktyget är att ge användaren det de behöver för att själv anpassa sina checklistor efter sina behov.

Verktyget utformades så att den passar en byggledare i de flesta projekt. Idén var att göra en mall som innehöll de moment som kan dyka upp i ett projekt. Vi valde att kalla det vi gjorde för en multilista. En del av de totalt 35 moment som denna multilista innehöll framgår av Figur 1 nedan.

Figur 1 Skärmklipp över moment i checklista.

6

Vi valde att göra specifika frågeställningar under varje moment för att ge utrymme för

så mycket specifik information som möjligt då de saker som en byggledare kontrollerar

avseende trafikanordningar skiljer sig mycket från de saker byggledaren kontrollerar

vid schaktarbeten.

Vid kontroll av schakter på en vägentreprenad är byggledarens arbete att kontrollera så

att schaktarbetet sker på korrekt sätt. Denna kontroll valde vi att exemplifiera genom

frågeställningarna i Figur 2.

Figur 2 Skärmklipp över frågeställningar under moment Schakt

7

Spårbarhet är en viktig del i dokumentationen som sker på en byggarbetsplats både för

entreprenören men även för beställarorganisationen. Vi har genom att implementera

plats/sektion samt datum säkerställt att det inte kan bli några oklarheter gällande när

och var schakten är utförd samt genom att fotografera och säkerställa att schakten utförs

enligt normalsektion, svarat på frågan hur den är utförd samt om det finns några

avvikelser.

För att göra dokumentationen mer överskådlig för kunden har vi även förstärkt svaren

genom att tydliggöra ett korrekt utförande med grön färg se Figur 3 samt med färgen

röd när någonting avviker eller utförs felaktigt se Figur 4.

Figur 3 Exempel på färgförstärkt svar i grönt.

8

Figur 4 Exempel på färgförstärkt svar i rött.

Samtliga moment i innehållsförteckningen är uppbyggd på liknande sätt. Vi har utgått

från vad en byggledare kontrollerar vid varje moment och sedan lagt in frågor baserat

på det.

När projektet är över och det är dags att överlämna dokumentationen till kunden kan

verktyget själv generera en rapport i PDF samt Word-format baserat på den data man

fyllt i under projektet. Text samt bilder samlas i ett textdokument som byggledarna kan

skicka till kunden via mail direkt i verktyget. Detta innebär att byggledarna inte behöver

lägga tid på administrativt arbete i form av renskrivning och sammanställning.

9

För att kvalitetssäkra mallen som jag och Tomas Boman arbetat fram fick även de

övriga byggledarna i gruppen möjlighet att granska och komma med synpunkter. Detta

för att kvalitetssäkra mallen men även för att se att den var utarbetad på ett tydligt sätt

så att alla förstod.

3.3 Pilotprojekt

När mallen för byggledning var bearbetad och hade genomgått granskningar beslutade

vi att provköra mallen i ett projekt. Då Tomas Boman varit med och utvecklat mallen

som skulle användas i pilotprojektet bestämdes det gemensamt i gruppen att det var i

hans projekt den skulle testas. Detta gav en möjlighet att upptäcka brister som inte

upptäcksammas under granskning samt en möjlighet att få en känsla för hur kunderna

ställde sig till leveranserna.

Under pilotprojektet blev rollen som samordnare viktig. För att byggledarna skulle välja

att arbeta i verktyget så ställdes det höga krav på mig i den samordnande och

supportande rollen. Många gånger skedde supporten över telefon då byggledaren stött

på någonting eller behövde vägledning i vissa moment. Men vi träffades även

regelbundet för att se till så att användarupplevelsen blev så bra som möjligt.

Precis som under granskningen uppkom en del justeringar främst i form av moment

som saknades i multilistan. När dessa åtgärdades och byggledaren som utförde

pilotprojektet började känna sig trygg och mer självständig med verktyget flöt arbetet

på och behovet att support minskade.

3.4 Implementering i gruppen

Vid pilotprojektet blev det tydligt att god kännedom kring verktyget var en viktig faktor

tillsammans med tydlig problemavhjälpning vid support.

För att ge samtliga byggledare en bra grund att stå på innan de började arbeta i verktyget

och den mall vi tagit fram genomfördes gemensamma utbildningar där de fick lära

genom att testa mallen och ställa frågor. För dem som ville ha eller behövde extra

utbildning genomfördes det enskilt med individen.

För att säkerställa att verktyget användes i projekten infördes en stående punkt för

uppföljning på varje gruppmöte. Under den punkten på mötena tar man upp vilka

projekt verktyget används i, om några brister uppdagats samt respons från kunder.

10

4 Diskussion och slutsatser

Slutsatsen jag kan dra av det här arbetet är att implementeringen av ett nytt verktyg i en

organisation kräver mycket arbete och en mycket god kommunikation.

I detta projekt är implementeringen begränsad till en grupp på 9 personer och inte till

en hel verksamhet men trots det har det emellanåt varit svårt att få delar av gruppen att

öppna upp sig för att testa ett nytt verktyg på en digital plattform.

En av anledningarna till ovannämnda svårigheter tror jag beror på en osäkerhet kring

digitalisering och det nya sättet det innebär att arbeta. För att göra dessa individer

säkrare i användandet av verktyget har de fått extra genomgångar vilket har resulterat i

en större trygghet. Detta var till viss del problematiskt då arbetet med examensarbetet

var under en begränsad tid.

Detta arbete har varit väldigt givande både för mig som individ då jag lärt mig mycket

om arbetssätt från de mer seniora byggledarna men jag kan nu efter avslutat arbete inse

att detta arbete är för stort för hinna med inom ramen för ett examensarbete och att

arbetet hade kunnat avgränsas till att enbart omfatta framtagandet och utformningen av

verktyget.

Projektet har varit väldigt lyckat. Den målsättning som sattes upp i början av projektet

har uppnåtts och Patrik Callgren har fått ett verktyg som enar byggledarna i sitt arbete

och i sina leveranser till kund. Responsen från kunderna har varit mycket bra och bara

positiv.

Arbetet med verktyget kommer att fortsätta på Sweco. Under arbetets gång har andra

användningsområdet uppenbarats för verktyget bland annat till besiktningar och

fältprotokoll vid provtagning.

Förhoppningen är att inom en snar framtid kunna sälja in verktyget till andra Sweco

managementgrupper utanför region nord men även att visa verktyget för systerbolagen.

I och med det arbetet kommer fler användningsområden att identifieras och

förhoppningsvis blir verktyget implementerat inom Swecos organisation.

11

5 Referenser

Trafikverket. (den 2 September 2008). Mall - Genomgång inför slutbesiktning.

Intervjuer:

Grupp 6363