Ratu Alyada

Sistem Informasi Perusahaan

SUMMARY

Chapter 8 – 13

By : Ratu Alyada

Ratu Alyada

CH 8 – Sales or Collection Business Process

Sales/Collection business process = revenue transaction cycle = order to cash mega process

Sales/collection business process pada value system:

Sales/collection business process pada value chain:

- Untuk perusahaan manfuaktur

- Untuk perusahaan rental distributor & rental agencies

Ratu Alyada

- Untuk perusahaan jasa:

Sales/collection pada business process level:

Events pada sales/collection business process:

- Instigation event

1. Customer inquiry event Dimulai secara eksternal (Customer menanyakan produk)

Ratu Alyada

2. Sales call event Dimulai secara internal (Nawarin produk ke customer)

o Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen laporan sales call yang mencakup data

sales representative dan customer mana yang berpartisipasi, tanggal, waktu mulai,

waktu selesai, lokasi, produk dan/atau jasa apa yang dipresentasikan, dan reaksi

customer terhadap produk dan/atau jasa tersebut

- Mutual commitment event

1. Sale order event Dilambangkan dengan suatu dokumen sales order

2. Rental contract event Dilambangkan dengan suatu dokumen rental contract

3. Service contract event Dilambangkan dengan suatu dokumen service contract

- Economic decrement event

1. Sale event Dilambangkan dengan bill of sale, sale invoice atau dokumen

o Untuk penjualan yang terjadi secara transit dilambangkan dengan packing list list

(berisi jumlah produk yang dikirimkan) dan bill of lading (yang menjelaskan jumlah,

dimensi, dan berat paket dari produk yang dikirmkan)

2. Rental event

3. Service engagement event Dilambangkan dengan service invoice

- Economic increment event

1. Cash receipt Dilambangkan dengan suatu dokumen remittance advice

- Economic decrement reversal event Suatu event dimana economic decrement events

sebelumnya dinegasikan atau ditiadakan

1. Sale return event Dilambangkan dengan otorisasi sales return, dokumen laporan

penerimaan dan credit memo

Relationship pada sales/collection business process:

1. Fulfillment Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry dan Sale Order

events, & antara events Sale Order dan Sale

2. Duality Antara sale dan cash receipt

3. Reversal Antara event sale dan sale return

4. Participation Antara tiap agents dan events

5. Proposition Antara events pemasaran, Sales Call, atau Customer Inquiry dan Inventory

6. Reservation Antara Sale Order dan Inventory & Sale Ordert dan Cash

7. Stockflow Antara sale dan inventory, sale return dan inventory, & cash dan cash receipt

Ratu Alyada

CH 9 – The Acquisition Payment Business Process

Acquisition payment business process = Expenditure transaction cycle = Pembelian untuk

membayar mega process

Siklus transakasi akuisisi/pembayaran mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan

pembayaran, perawatan (maintaining) dan pembayaran untuk barang/jasa yang dibutuhkan

perusahaan

Proses yang merupakan kasus khusus dari proses akuisisi/pembayaran tetapi biasanya dianggap

sebagai proses terpisah:

- Human resources business process (akuisisi dan pembayaran tenaga kerja)

- Financing business process (akuisisi dan pembayaran modal finansial)

Acquisition payment business process pada value system:

Acquisition payment business process pada value chain:

- Untuk perusahaan manufaktur

Duality antara cash disbursement & acquisition

Ratu Alyada

- Untuk perusahaan non manufaktur

o Tujuan utama dari proses akuisisi/ pembayaran adalah untuk menyediakan berbagai

resources yang dibutuhkan proses-proses bisnis lainnya pada saat mereka

membutuhkannya

Acquisition payment process pada business process level:

Events pada acquisition payment process:

- Instigation Event

1. Purchase / Requisition Event

o Melibatkan seorang department supervisor yang mengidentifikasi suatu kebutuhan

akan barang/jasa dan mengkomunikasikan kebutuhan tersebut pada purchasing

department

Ratu Alyada

o Dilambangkan dengan dokumen daftar permintaan pembelian (purchase requisition

document) atau layar data entry yang merangkum infromasi tentang event ini

- Mutual Commitment Event

1. Purchase order event

o Pemasok sepakat untuk menyediakan barang bagi perusahaan, dan perusahaan

sepakat untuk membayar barang tersebut dengan harga tertentu

o Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen pesanan pembelian (purchase order

document) atau layar data entry yang mencakup tanggal pemesanan,tanggal

pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran, jumlah uang, pemasok dan purchasing

agent mana yang berpartisipasi, produk mana yang dipesan

2. Rental order event

o Pemasok sepakat untuk mentransfer kepemilikan atas suatu barang dan memberikan

hak pada perusahaan untuk menggunakan barang; sebagai imbalannya perusahaan

sepakat untuk membayar pada harga yang ditentukan

o Biasanya dilambangkan dengan suatu rental contract document yang mencakup

tanggal kontrak, jumlah uang, barang yang disewakan, periode sewa, cara

pembayaran, pemasok dan purchasing agent yang berpartisipasi

3. Service order event

o Pemasok sepakat untuk melakukan satu atau lebih jasa dan dibayar oleh perusahaan

dengan harga yang disepakati

o Biasanya dilambangkan dengan suatu service contract document yang mencakup

tanggal kontrak, jumlah uang, jasa yang akan diberikan oleh pemasok, jangka waktu

pelaksanaan, cara pembayaran, purchasing agent dan pemasok mana yang

berpartisipasi

- Economic increment events:

1. Purchase/Acquisition event

o Kepemilikan atas satu atau lebih barang ditransfer dari suatu pemasok ke perusahaan

o Biasanya dilambangkan dengan suatu receiving report document atau layar data entry

yang mencakup tanggal, jumlah uang, barang yang ditransfer kepemilikannya, cara

pembayaran, purchase agent dan pemasok mana yang berpartisipasi

Ratu Alyada

o Informasi tentang supplier invoice juga dapat disertakan, tetapi tidak boleh digunakan

sebagai representasi eksklusif dari event ini (karena biasanya terdapat perbedaan

waktu antara transfer dan penerimaan supplier invoice)

2. Rental Acquisition event

o Biasanya terjadi untuk suatu jangka waktu tertentu

3. Service Acquisition event

o Biasanya dilambangkan dengan dokumen yang mengindikasikan penerimaan jasa

- Economic decrement events:

1. Cash disbursement Perusahaan mentransfer kepemilikan atas uang (atau yang

ekivalen) pada pemasok dan dilambangkan dengan disbursement voucher

- Economic increment reversal event:

1. Purchase return event

o Kepemilikan atas barang yang sebelumnya ditransfer dari pemasok ke perusahaan,

dikembalikan ke pemasok

o Dilambangkan dengan authorized request to return, packing list, dan dokumen debit

memorandum

Relationship dalam acquisition payment process:

1. Fulfillment Antara Purchase Requisition & Purchase Order events dan Purchase Order

event & Purchase Acquisition events

2. Duality Antara Purchase Acquisition & Cash Disbursement event

3. Reversal Antara Purchase & Purchase Return events

4. Participation Antara tiap event dan tiap agen internal dan eksternal

5. Proposition Antara Purchase Requisition event dan Inventory

6. Reservation Antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan

Inventory

7. Stockflow Antara Purchase dan Inventory, Purchase Return dan Inventory, dan Cash

dan Cash Disbursement

Ratu Alyada

CH 10 – View Integration and Implementation Compromises

View Modelling = Pemodelan terpisah dari tiap siklus transaksi

- Tujuan pembuatan: Untuk mengurangi kompleksitas dan menyederhanakan realita menjadi

manageable pieces

View Integration = Penggabungan model-model menjadi suatu kesatuan yang lengkap

- Dapat dilakukan sebagai suatu tahapan normal dalam perancangan basis data untuk suatu

perusahaan atau dapat dilakukan untuk mengkonsolidasikan beberapa basis data terpisah

untuk kasus corporate merger, akuisisi ataupun berbagai bentuk konsolidasi bisnis lainnya

- Steps:

1. Identifikasi entitas yang sama pada dua conceptual level views

2. Gabungkan entitas yang sama, selesaikan konflik antar entitas dan atributnya

Ratu Alyada

3. Selesaikan konflik antar relasi, termasuk konflik nama dan konflik structural

- Kompromi pada implementasi

1. Pada level konseptual

o Tidak-dimasukkannya suatu entitas (biasanya suatu resource) karena ketiadaan alat-

alat pengukuran (measurement tools)

o Tidak dimasukkannya suatu relasi karena inadequate traceability atau karena

ketiadaan informasi keputusan yang dibutuhkan dari relasi tersebut

o Konsolidasi entitas yang kongruen secara konseptual

o Perwujudan tasks sebagai entitas

2. Pada level logic

o Pertimbangan load Basis data relasional “yang sesungguhnya” seharusnya tidak

menyertakan nilai “null”

o Posting keys dari entitas-entitas yang serupa dalam satu kombinasi untuk menghindari

nilai null

Ratu Alyada

o Menggabungkan entitas-entitas tanpa suatu generalisasi sehingga referential

integrity bisa diterapkan

3. Pada level fisik:

o Penyimpanan derivable attributes

o Event History Roll-up begitu data event tidak lagi dibutuhkan dalam format ter-

disagregasi, “roll” it up dalam suatu event

Ratu Alyada

CH 11 – The Conversion of Business Process

Proses konversi adalah business events yang berkaitan dengan konversi raw material (labor,

machine, etc) menjadi finished goods

Proses konversi = Proses produksi = proses manufaktur

Pola REA tingkatan proses bisnis dapat digunakan untuk semua proses konversi, dan proses

konversi di setiap perusahaan dapat berbeda tergantung dari produk apa yang dihasilkan

Proses konversi pada value system:

- Merupakan proses bisnis internal, biasanya tidak ada titik kontak dengan agen eksternal

- Walaupun ada aliran informasi dari/ke agen eksternal, aliran informasi bukan aliran resource

Proses konversi pada value chain:

Proses konversi: Duality antara material issue & production run, serta labor operation & machine

operation

Ratu Alyada

Proses konversi dengan model REA pada tahapan business process:

- REA Extended:

Ratu Alyada

- Konversi dalam business process digolongkan menjadi 2, yaitu:

1. Batch process Melibatkan produksi sejumlah unit produk, atau dapat melibatkan suatu

jenis perkerjaan tertentu seperti perbaikan mobil, cetak undangan, dll

2. Continuous process Menghasilkan suatu produk homogen secara kontinyu, contoh:

tepung, semen, dll

- Perbedaan utama antara batch process & continuous process:

1. Untuk batch process, ada waktu mulai dan selesai untuk penentuan biaya dari production

run

2. Untuk continuous process, tidak ada waktu mulai dan selesai untuk penentuan biaya dari

production run, maka kedua waktu tersebut harus ditentukan

- Biaya produksi per unit = biaya keseluruhan produksi pada suatu periode dibagi dengan

jumlah produk yang dihasilkan pada periode tersebut

Events pada proses konversi:

- Economic Increment Event:

1. Production Run suatu event yang menghasilkan produk akhir

o Merepresentasikan suatu batch atau job pada suatu job-order-costing environment

o Merepresentasikan suatu operasi mesin (machine run) atau periode waktu ekivalen

seperti musim pertumbuhan pada tanaman pertanian

o Data yang biasanya dikumpulkan mencakup nomor identifikasi, tanggal/waktu mulai

dan tanggal/waktu selesainya event, serta data tentang resources dan agen yang

terlibat pada production run

- Economic Decrement Event:

1. Material Issuance suatu event yang merepresentasikan penggunaan raw material

o Bahan mentah biasanya diubah menjadi produk akhir dan pada prosesnya kehilangan

identitas dan karakteristiknya

o Biasanya dilambangkan dengan move ticket atau dokumen serupa lainnya

o Data yang biasanya dikumpulkan meliputi tanggal/waktu pengeluaran, asal dan

tujuan dari pengeluaran, order produksi terkait, agen yang terlibat dalam

otorisasinya (supervisor) dan eksekusinya (inventory clerk)

Ratu Alyada

2. Labor Operation suatu event yang merepresentasikan aktivitas proses konversi oleh

labor

o Biasanya dilambangkan oleh suatu job time ticket atau time track form

o Data yang biasanya dikumpulkan meliputi waktu mulai dan waktu selesai untuk labor

operation serta deskripsi operasi tenaga kerja yang dilakukan seorang karyawan

tertentu pada suatu waktu tertentu

3. Machine Operation suatu event yang merepresentasikan proses konversi oleh mesin

o Biasanya dilambangkan dengan suatu entry pada WIP job ticket

o Data yang biasanya dikumpulkan adalah waktu dan tanggal mulai dan selesai dari

machine operation, mesin apa yang terlibat, siapa yang mengotorisasinya (supervisor)

dan siapa yang mengeksekusinya (karyawan produksi)

- Increment Commitment Event:

1. Production Job Order suatu commitment event yang menjadwalkan suatu work-in-

process job

o Berkomitmen untuk meningkatkan produk akhir di masa yang akan datang

o Biasanya dilambangkan dengan suatu nomor production order, dan data tentang

produk akhir yang diproduksi, berapa kuantitas yang diproduksi, siapa yang

menyetujuinya, tanggal order, dan tanggal penyelesaian yang diminta.

- Decrement Commitment Event:

1. Raw Materials (or labor or machine) Requisition suatu commitment event dimana

produksi berkomitmen untuk memindahkan material dari gudang material ke lantai

produksi

o Bila material yang tersedia di gudang tidak mencukupi atau tenaga kerja yang tersedia

tidak mencukupi, hal ini akan memicu aktivitas di departemen pembelian atau

penggajian, bukan proses konversi

o Biasanya dilambangkan dengan suatu material requisition document

o Data yang biasanya dikumpulkan mencakup tanggal/waktu dari requisition, informasi

tentang resources dan agen yang terlibat dalam event ini

Relasi dalam proses konversi di business process:

1. Duality Antara material issuance + labor operation + machine operation = production run

Ratu Alyada

2. Stockflow

- Material dan tenaga kerja biasanya digunakan sepenuhnya dalam material issuances dan

labor operations; relasi stock flows semacam ini disebut sebagai Use

- Mesin biasanya hanya digunakan secara parsial dalam machine operations, relasi stock

flow semacam ini disebut sebagai Consume

- Produk akhir biasanya dihasilkan (produced) oleh production run (sama seperti inventory

dibeli (purchased) pada siklus akuisisi)

3. Fulfillment (Ada di REA Extended)

- Material issuances memenuhi (fulfill) raw material requisitions (daftar permintaan bahan

mentah)

- Production runs memenuhi (fulfill) production orders (order produksi)

4. Reservations (Ada di REA Extended)

- Bahan mentah di-reserve melalui requisition event

- Produk akhir di-reserve ketersediaannya melalui production order

5. Participation Relationship (Ada di REA Extended)

- Biasanya semua agen yang terlibat dalam siklus konversi adalah agen internal

- Biasanya meliputi suatu relasi tanggung jawab antara production supervisor dan para

karyawan

6. Linkages (Ada di REA Extended)

- Antara material dan produk akhir

o Berisi informasi yang dibutuhkan untuk Bill of Materials; suatu produk akhir dibuat

dari item bahan mentah apa saja (dan dalam jumlah berapa)

- Antara tenaga kerja (tipe) dan produk akhir

o Berisi informasi yang dibutuhkan untuk Operations List; labor operations apa yang

dibutuhkan untuk menghasilkan produk akhir

7. Reciprocal (Ada di REA Extended)

- Ekivalen dengan relasi dualitas, tetapi antara commitment events

- Production orders memicu permintaan material (requisitioning of materials); relasi

reciprocal merepresentasikan suatu jadwal (schedule) tentang apa yang harus

diproduksi dan apa yang akan digunakan dan dikonsumsi untuk menyelesaikan proses

produksi

Ratu Alyada

8. Custody (Ada di REA Extended)

- Perusahaan biasanya memberikan wewenang (custody) atas material (dan mungkin juga

produk akhir) pada sekelompok karyawan bagian persediaan (inventory clerks) untuk

melindungi barang-barang tersebut dari pencurian atau penyalahgunaan lainnya

Ratu Alyada

CH 12 – Human Resource Business Process

Human resource business process = Payroll cycle

Mencakup semua aktivitas yang dibutuhkan untuk melakukan akuisisi dan pembayaran tenaga

kerja karyawan

Terdiri dari dua fungsi, yaitu:

1. Personnel function Melakukan rekrutmen, pelatihan, evaluasi dan PHK karyawan

2. Payroll function Membayar tenaga kerja

Secara esensinya, proses SDM merupakan kasus khusus dari siklus akuisisi/pembayaran

Tujuan utama dari proses SDM adalah untuk menyediakan tenaga kerja manusia dan kepakaran

yang dibutuhkan perusahaan untuk dapat beroperasi secara efektif dan efisien

Pemodelan akuisisi dan pembayaran tenaga kerja harus dilakukan dengan sebanar-benarnya dan

selengkap mungkin namun tetap berbiaya efektif

HR Process pada value system:

- Karyawan dianggap sebagai mitra bisnis eksternal

- Karyawan yang dianggap sebagai agen internal hanyalah karyawan yang tugasnya memproses

penggajian

HR process pada value chain:

Ratu Alyada

- Duality antara cash disbursement & labor

HR process pada business process:

Resources pada HR process di business process level:

1. Labor Human capital (resource yang diakuisisi dalam proses SDM atau siklus penggajian)

- Atribut yang biasanya dikumpulkan mencakup nomor identifikasi labor type, biaya

standar per unit labor type, atau keahlian untuk identifikasi keahlian apa yang dibutuhkan

untuk suatu labor type

2. Cash

- Atribut yang biasanya dikumpulkan mencakup nomor cash account, tipe rekening, lokasi

rekening dan saldo kas pada rekening tersebut

Events pada HR process di business process level:

1. Labor requisition Instigation Event

- Mengidentifikasi kebutuhan dan permintaan akuisisi human capital

Ratu Alyada

- Dapat didokumentasikan dengan berbagai cara, termasuk komunikasi verbal ataupun

memorandum

- Data yang harus dikumpulkan mencakup tanggal permintaan, tanggal dibutuhkannya

tenaga kerja, “kuantitas” tenaga kerja yang dibutuhkan, identitas pemohon, identitas dari

karyawan tertentu yang tenaganya dibutuhkan

2. Employee Schedule Mutual Commitment Event

- Merupakan persetujuan antara perusahaan dengan seorang karyawan mengenai

pertukaran tenaga kerja dengan imbalan uang

- Didokumentasikan dengan terperinci; bisa dalam spreadsheet atau software e.g excel

- Data yang harus dikumpulkan mencakup tanggal jadwal, rincian komitmen, identitas

karyawan yang tenaganya dibutuhkan dan identitas supervisor yang bertanggung jawab

atas akuisisi tenaga kerja tersebut

3. Labor Acquisition Economic Increment Event

- Mengidentifikasi penyediaan tenaga kerja oleh karyawan untuk perusahaan

- Biasanya didokumentasikan dengan time card

- data yang harus dikumpulkan mencakup tanggal akuisisi, kuantitas tenaga kerja yang

diakuisisi (jumlah jam kerja atau jumlah unit produk yang dihasilkan), identitas karyawan

yang bersangkutan, identitas supervisor yang bertanggung jawab untuk mengakuisisi

tenaga kerja tersebut

4. Cash disbursement Economic Decrement Event

- Merepresentasikan distribusi uang pada karyawan yang tenaga kerjanya diakuisisi

- Didokumentasikan dengan suatu cek gaji atau direct deposit notification

- Data yang harus dikumpulkan mencakup tanggal paycheck, time card atau periode

pembayaran, jumlah kotor, jumlah dan alasan pemotongan, jumlah bersih, identitas

karyawan penerima cek gaji, identitas karyawan yang menyiapkan atau menandatangani

cek gaji

5. Rekrutmen General Instigation Event

6. Persetujuan kerja General Commitment Event

7. Pelatihan Economic Increment Event, karena menambah keahlian karyawan

Agent pada HR process di business process level:

1. Karyawan Agen eksternal – terlibat dalam instigation, commitment & economic events

Ratu Alyada

2. Departemen HR Agen internal – merepresentasikan perusahaan dalam initial & general

instigation & commitment events

3. Supervisor Agen internal – merepresentasikan kepentingan perusahaan dalam “ongoing”

atau “specific” instigation, commitment, & economic events

4. Karyawan penggajian Agen internal – sering terlibat dalam cash disbursements

Ratu Alyada

CH 13 – Financing Business Process

Proses ini mencakup semua aktivitas yang berkaitan dengan mendapatkan dan menggunakan

dana melalui berbagai mekanisme hutang (debt financing) dan penjualan saham kepemilikan

(equity financing)

Secara esensinya, proses pembiayaan adalah kasus khusus dari proses acquisition/payment

Financing business process pada value system:

Financing business process pada value chain:

- Duality antara cash disbursement & cash receipt

Ratu Alyada

Financing business process pada business process level:

Resource financing business process:

1. Cash merupakan resource yang diakuisisi dan digunakan

Events financing business process:

1. Cash requisition Instigation Event

- Permintaan dilakukan untuk mendapatkan tambahan uang kas dari sumber eksternal,

besarannya tergantung suatu cash flow budget

- Dilambangkan dengan nomor cash requisition yang merupakan identitas dari suatu

dokumen requisition, dan mencakup tanggal/ waktu dari requisition, serta informasi

tentang berbagai resource dan agen yang terlibat dalam event ini

2. Debt Financing Agreement Mutual Commitment Event

- Mutual commitment untuk melaksanakan transaksi hutang

- Dapat disebut sebagai Loan Agreement (perjanjian pinjaman), Mortgage, Promissory

Note, Bond, dll

Ratu Alyada

3. Equity Financing Agreement Mutual Commitment Event

- Mewajibkan investor eskternal untuk menyediakan sejumlah uang untuk perusahaan dan

secara implisit mewajibkan perusahaan untuk menyediakan uang sebagai imbalan bagi

investor

4. Dividend Declaration Commitment Event

- Mewajibkan perusahaan untuk menyediakan uang atau resource lainnya untuk investor

5. Cash Receipt Event Economic Increment Event

- Mewakili penerimaan uang dari investor atau kreditur eksternal untuk memenuhi suatu

debt atau equity financing agreement

- Direpresentasikan oleh suatu deposit slip; data yang dikumpulkan mencakup tanggal,

jumlah, rekening tujuan deposit, agen yang menyerahkan uang serta perjanjian

pembiayaan yang terkait

6. Cash disbursement Economic Decrement Event

- Merepresentasikan pembayaran uang oleh perusahaan kepada investor atau kreditur

sebagai fulfillment dari suatu debt financing agreement atau deklarasi dividen saham

(atau pembelian kembali saham)

- Dilambangkan dengan suatu cek atau disbursement voucher; data yang dikumpulkan

mencakup tanggal, jumlah, rekening asal pembayaran, agen tujuan pembayaran serta

commitment yang terkait

Agents pada financing business process:

- External Agents:

1. Investor untuk Equity financing

2. Kreditur untuk Debt financing

- Internal Agents:

1. Cashier memproses cash receipt

2. Financial officers yang menyetujui debt/financing agreement

3. Financing clerks memproses cash disbursement

Relationship pada financing business process:

1. Duality merepresentasikan cash inflow dan cash outflow

2. Fulfillment Financing agreement memenuhi cash requisition event, cash receipt

memenuhi financing agreement, cash disbursement memenuhi financing agreement

& dividend declaration/buyback saham

3. Proposition Cash requisition, yang mem propose peningkatan dana

4. Reservation Debt financing agreement me-reserve uang untuk diterima dan juga

me- reserve uang untuk dikeluarkan (pada waktu yang berbeda), Equity financing

agreement me- reserve uang untuk diterima , Equity dividend declaration me-

reserve uang untuk dikeluarkan

5. Stockflow Cash resource ditingkatkan dari cash receipt, dan cash resource

diturunkan dengan cash disbursement

6. Participation relationship tergantung agents pada tiap events

7. Reciprocal merinci kewajiban perusahaan untuk membayar sejumlah uang pada

investor yang secara implisit merupakan suatu komitmen dalam equity financing

agreement (Antara Equity Financing Agreement Commitment Event dan Dividend

Declaration Commitment Event)