SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR & YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMALARI

SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR

& YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ

UYGULAMALARI

SÜREÇ YÖNETİMİNDE PROBLEM ÇÖZME

İçerikPUKO DöngüsüBeyin FırtınasıAkış DiyagramıHistogramÇetele DiyagramıPareto Analizi DiyagramSebep-Sonuç DiyagramıKontrol KartlarıDağılım Diyagramı

Afinite (Yakınlık) Diyagramıİlişkiler DiyagramıAğaç DiyagramıMatris DiyagramlarıMatris Veri AnaliziSüreç Karar DiyagramıOk DiyagramıKuvvet Alan AnaliziGZFE AnaliziNominal Grup TekniğiDelphi TekniğiYönetim ve Planlama Uygulama Tekniği

SÜREÇ YÖNETİMİ DÖNGÜSÜ- PUKO DÖNGÜSÜ

P: NE yapmak gerektiğini ve NASIL yapılacağını belirle.U: Planı ve ölçüm araçlarını uygula.

K: Sonuçları değerlendir ve varsa sapma nedenlerini anla.

Ö: İyileştirmeyi kararlı hale getir ve yeni çalışma kurallarını düzenle.

1.Çıktıları, müşterileri ve beklentileri belirle

Akış şemaları,

Beyin fırtınası, Mülakat

BAŞLA

2. Mevcut süreci tanımla

3. Ölç ve çözümle

Yoklama kağıtları,

Histogramlar, Anketler

4.iyileştirme fırsatları üzerinde odaklaş

Karar matrisi, Pareto şemaları, Çoklu oylama

5. Temeldeki nedenleri belirle

Beyin fırtınası, Yakınlık diyagramları, Sebep-sonuç diyagramı, Ağaç diyagramı, İlişki diyagramı, Kuvvet alanı analizi

6. Çözümleri yarat ve en iyilerini seç

Beyin fırtınası, Karar matrisi,

Ağaç diyagramı

7. Deneme uygulamasını

planla

Beyin fırtınası, Kuvvet alanı analizi, Eylem planları, Ağaç diyagramı, . Akış şemaları

8. Denemeyi

gerçekleştir

Yoklama kağıtları, Histogramlar

9. Sonuçları değerlendir

Yoklama kağıtları,

Anketler, Histogramlar,

10

. Öne

mli

sonu

çlar

ı

be

lirle

Pareto şemaları, Kuvvet alanı analizi

11.D

eğişikliği

standard

ize

et

Kuvvet alan analizi, Beyin fırtınası, Eylem planları, Ağaç diyagramı, Akış şemaları

12. Takip et ve

getirileri sürekli kıl

Yoklama kağıtları, Anketler, Histogramlar, Kontrol şemaları

PLANLA

UYGULA

KONTROL

ET

ÖNLEM AL

PUKÖ YÖNETİMİ VE ARAÇLARI

Süreç yönetiminde yoğun olarak başvurulan araçlardan biri, fikir geliştirme

aracı olarak bilinen beyin fırtınasıdır.

BEYİN FIRTINASIAMACI: Herhangi bir konuda çok sayıda düşünce üretmek

veya çözüm önerilerini kısa zamanda ortaya çıkarmaktır.

TEMEL AYIRICI ÖZELLİĞİ: Sorgulamaya, yargılamaya ve değerlemeye hiç yer vermemesidir.Fikirlerin kalitesi değil, sayısı önemlidir.

BF katılanlar 5 ile 20 kişi arasında değişebilir. İdeal grup sayısı 12’dir.

BF, düzenli veya düzensiz olmak üzere iki şekilde uygulanabilir.

Beyin fırtınası yaparken;

Serbest ve neşeli bir ortam yaratılmalı.Uçuk fikirlerin ifade edilmesine izin

verilmeli.Fikir üretme tıkandığında problem yeniden

tanımlanmalı.Çalışmayı başkasının izlemesine izin

verilmemeli.Kimseyle dalga geçilmemeli.Ses kayıt cihazı kullanılmamalı.

BEYİN FIRTINASIUygulama Aşamaları

Konunun katılacaklara önceden bildirilmesiOturum başladığında panoya konunun açık bir şekilde

yazılmasıHer üyeye sıra ile söz verilmesi (Bir seferde bir tek fikir

söylenmesi)10-15 Sn içinde aklına fikir gelmeyen üye o tur için “Pas”

geçmesiKimsenin söyleyecek fikri kalmayıncaya kadar turlara devam

edilmesiFikirler belirtildiğinde üzerinde tartışma yapılmaması, alay

edilmemesi

BEYİN FIRTINASI

Uygulama Aşamaları

Söylenen bir fikir tekrar başka sözcüklerle ifade edilse bile yazılması

Tüm fikirlerin söylenmesi ve yazılmasından sonra 5 dk. ara verilmesi

Birbiri ile aynı olan fikirlerin belirlenmesiBenzer fikirlerin gruplandırılmasıAçıklama gereken fikirler üzerinde tartışılması ve

netleştirilmesiFikirlerin oylamasının yapılması.

BEYİN FIRTINASIFikirleri Oylama Aşaması

Birinci tur oylamada üyeler istedikleri sayıda fikre oy verirler. Herkes birinci tur oylamaya katıldıktan sonra her fikrin aldığı oy

sayısı belirlenerek yanına yazılır. En çok oy alan fikirler daire içine alınarak bunlar üzerinde

tekrar konuşulur. Üyeler sıra ile söz alarak fikir geliştirir. Oylama sonrası en az oy almış fikirler (En az katılımcılar

tarafından belirlenir.) ikinci tur oylamaya sokulmaz. İkinci tur oylamada her üye sadece bir tek fikre oy verir. Oylama sonunda her fikrin aldığı oy sayısı yanına yazılır. Böylece herkesin benimsediği ve nitelikli fikirler sıralanmış olur.

Örnek:

Sağlık hizmetlerinde kaliteyi nasıl artırırız?

Enfeksiyondan ölümleri nasıl azaltırız?

Süreç akışı analizi araçları

• Grafiksel araçlar– Süreç haritaları– Süreç faaliyet tabloları

Analiz

• Süreç analizinde yaygın olarak kullanılan veri toplama teknikleri– Süreçte çalışanlardan bilgi toplama– Gözlemleme– İlgili dokümantasyonu inceleme

Süreç akışı analizi araçları

• Grafiksel araçları niçin kullanırız– Sürecin ne olduğunun anlaşılmasına yardımcı

olması– Sürecin parçalarının bir arada görülmesi– Süreç geliştirme için alternatiflerin belirlenmesi

Süreç haritaları• Süreçteki faaliyetler arası ilişkiyi serbest

formatta veren haritalardır.Süreç haritaları, bir süreçteki bütün adımların resimsel ifadesidir. Sürecin pratikte nasıl işlediği gösterilerek, olası zorluklar tanımlanır ve kısa yoldan, yeni, daha geliştirilmiş bir sürecin yaratılması ile sonuçlandırılır.

Bu araç, yeni sürecin uygulanmasından önceki planlama sürecinde, ortaya çıkabilecek sorunların kolaylıkla ortadan kaldırılmasında yararlıdır.

• Sürecin görsel olarak ifade edilmesi• Mevcut sürecin doğrulanması,•Süreç süresinin ve darboğazların belirlenmesi

•Değer yaratmayan adımların belirlenmesi

•Verilerin toplanacağı yerleri göstermesi

Süreç haritasının yararları

Süreç haritası

Süreç haritalarında kullanılan semboller

Bilgi Akış Şeması Sembolleri Süreç başlangıcı süreç sonu

Faaliyet veya işlem

Karar noktası

Kağıt dokümanlar

Gecikme (örn. Bekleme geçici depolama)

Taşıma veya hareket

Kontrol veya onay

Depolama

Akış yönü, süreç adımlarını bağlamak için

Aktarma (tel., faks)

Sayfa içi birleştirici (aynı sayfadaki adımları bağlamak için)

Sayfa içi birleştirici (farklı sayfadaki adımları bağlamak için)

tahsis diyagramı/haritası-her bir bölümün sorumluluğunu net olarak ortaya koymada

kullanılır

hiyerarşik süreç haritası-detaya boğulmamak ve adımların sayısını azaltmak için kullanılır

Piknik planlama

1.Piknik büyüklüğünü belirle

2.Piknik için yer bul

3.Misafirleri davet et

1.1. Bütçeyi belirle

1.2.Misafir listesini belirle

• Süreç diyagramlarını/haritalarını tamamlarlar• Faaliyetlerin sırası hakkında detaylar verirler

• Dezavantajları– Sadece ortalama faaliyet zamanlarını dikkate alırlar– Eğer süreç farklı akışlara sahip farklı varyasyonlara

sahipse her bir varyasyon için ayrı ayrı tablo oluşturulmalıdır

– Paralel faaliyetleri gösteremezler

Süreç faaliyet tabloları

Adım no

süre (dak)

mesafe (m) Adım tanımı

1 0.50 5 X Hasta Acil servis odasına girer ve görevli masasına yaklaşır

2 10.00 X Memur hasta bilgilerini forma doldurur

3 0.75 12 X Hemşire hastayı acil müdahele odasına götürür

4 3.00 X Hemşire yarayı kontrol eder

5 0.75 12 X Hasta bekleme odasına geri döner

6 1.00 X Hasta müsait bir yatak için bekler

7 1.00 19 X Hasta yatağa gider

8 4.00 X Hasta doktoru bekler

9 5.00 X doktor hastayı muayene eder sorular sorar

10 2.00 62 X Hasta radyolojiye gider

11 3.00 X Teknisyen rontgen çeker

12 2.00 62 X Hasta acil servisteki yatağa geri döner

13 3.00 X Hasta doktoru bekler

14 2.00 X Doktor teşhis koyar tavsiyelerde bulunur

15 1.00 19 X Hasta acildeki masaya geri döner

16 4.00 X Çıkış işlemlerini yapar

17 2.00 56 X Eczaneye yürür

18 4.00 X İlaçları alır

19 1.00 6 X Binadan ayrılır

Süreç faaliyet tabloları

Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı)Diyagramı

Sorunların nedenlerini sistemli bir biçimde araştırmaya yönelik bir yöntemdir.

Bir süreci geliştirmek için süreç ve çıktıları hakkında yeterli ve gerekli bilgiye sahip olmak gerekir. Bu amaca ulaşmak için en önemli araç, sebep-sonuç diyagramıdır.


UYGULAMA AŞAMALARI:1. Sorunun tespit edilmesi ve tanımlanması. (Kağıdın sağ tarafına kare içerisinde sorunun yazılması)2. Bu soruna neden olabilecek temel nedenler kareler içerisinde yazılarak ana gövdeye bağlanır. Belirlenen diğer sebepler küçük çizgilerle temel çizgilere eklenir.(Temel başlıklar, İnsan, Malzeme, Metod, Makine olarak belirlenir. Çevre, Yönetim vb. de eklenebilir.)3. Beyin fırtınası tekniği ile sebepler bulunmaya çalışılır. 4. En önemli sebepler belirlenir. (Oylama yolu ile).


Kötü Fotokopi

Makina

Yaşı

Bakımı

Masanın Temizliği

Çevre

Kağıt

Ellerin Temizliği

Buruşukluk

Gramaj

Toner

Tazelik

Seviye

Kulanım

Yanlış Ayar

Kağıt Yerleştirme

HİSTOGRAMSayısal verilerin sütun şema olarak ve bir ölçümün frekans dağılımının görüntülenmesidir.

ÇETELE DİYAGRAMIBir zaman dilimi içerisinde toplanan basit verilerin guruplandırılarak ne anlama geldiğini değerlendirmede ve verilerin frekanslarının görüntülenmesinde kullanılan en kolay araçtır. Ayrıca süreç iyileştirilmesinde olasılıkları elemede yardımcı olma potansiyeline sahiptir.

UYGULAMA AŞAMALARI:

1. Toplanan verilerin niteliği ve kaydedilme sıklığı veya hangi durumlarda kaydedileceği belirlenmeli.

2. Belirlenen aralıkların/sınıfların karşısına çizgi çizilmesi (Çizgilerin toplamı frekansı verir.)

3. Toplanan veriler özellikle histogram, pareto vb. grafiklerle görüntülenmelidir.

ÇETELE DİYAGRAMIBirim Pzt Salı Çarşamba Perşembe Cuma Ctsi pazar Topla

Yoğun bakım

/ // / 4

Koroner bakım

// / // // / 8

Solunum / // /// / / 8

cerrahi müdahale

// / / / 5

Hastanedeki birimlere göre enfeksiyon

PARETO ANALİZİ (DİYAGRAMI)

Histogram şeklinde düzenlenmiş frekans bilgilerinin azalan frekanslar sırasına göre düzenlenmiş şeklidir.

Pareto analizi çoğunlukla bir problem çözme aracı olarak düşünülür. Oysa bu araç, problemin nasıl çözüleceğinden çok, hangi sorunların öncelikli olarak çözüleceğini belirler.

80:20 kuralı olarak da bilinir.(Ör: Personelin % 20'si devamsızlığın % 80'ni oluşturur.)

Kontrol çizelgeleri veya diğer veri toplama formlarına dayanılarak yapılan pareto diyagramları bize dikkatimizi hangi önemli problemlere vereceğimiz konusunda yardım eder.

PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR? 1.Karşılaştırılacak problemleri beyin fırtınası veya var olan verileri kullanarak seçin.

2.Ölçüm karşılaştırması için yıllık maliyet veya sıklık gibi bir standart seçin.

3. Çalışılacak zaman periyodunu seçin, 8 saat, 5 gün, 4 hafta ... vb.

4. Her kategorideki gerekli verileri bir araya getirin.

5. Diğer tüm kategorilere bağlı olan her kategorinin sıklığını veya maliyetini karşılaştırın.

6. Kategorileri azalan sıklık veya maliyetlerine göre, soldan sağa yatay bir eksende sıralayın. En az madde içeren kategoriler, en sağda son bar olarak birbirinin içine alınabilir. Ölçüm birimini dikey eksene çizin.

7. En uzun bar'ın üstünden, soldan sağa doğru, kategorilerin kümülatif sıklığını veren bir çizgi eklenebilir. Bu hat, "Toplamın ne kadarı ilk 3 kategori ile açıklanır?" gibi sorulara cevap verir.

PARETO ANALİZİ NASIL UYGULANIR?

Pareto Şeması

şikayet Şikayet sayısı

Yetersiz bilgilendirilme 210

Randevulara uyulmaması 60

Muayene 92

Evrakın kaybolması 13

Problemi çözme süresi 320

Çok sayıda formalite 75

Çalışanların yeteneği 18

Bir hastanede yapılan şikayetler kategorilerine göre aşağıda verilmiştir. Pareto diyagramını çiziniz.

Pareto diyagramışikayet Şikayet sayısı % Kumulatif %Yetersiz bilgilendirilme

21041 41

Randevulara uyulmaması

6027 67

Muayene 92 12 79Evrakın kaybolması

1310 88

Problemi çözme süresi

3208 96

Çok sayıda formalite

752 98

Çalışanların yeteneği

182 100

Pareto diyagramı

Problemi çözm

e süresi

Yetersiz b

ilgile

ndirilme

Muayene

Çok sayıd

a form

alite

Randevulara uyu

lmaması

Çalışanların

yeteneği

Evrakın

kayb

olması

0

20

40

60

80

100

120

%

KONTROL (KARTLARI) ŞEMASIDevam etmekte olan bir süreçteki değişkenleri, grafik

olarak göstermekte kullanılır.

Kontrol şemasının zamanı gösteren yatay bir ekseni, sistem veya süreci gösteren dikey bir ekseni vardır.

Eğer süreç alt ve üst sınırların dışına çıkıyorsa, istatistiksel kontrolün dışında olduğu için, sistemin ayarlanması gerekir.

Değişkenlik özel bir nedenden mi, yoksa genel bir nedenden mi kaynaklanıyor, sorgulanmalıdır.

DAĞILIM (YAYILMA) DİYAGRAMI

İki değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmede anahtar görevi görür. Bir X-Y diyagramıdır. Yatay eksende problemin nedeni, dikey eksende ise problem yer alır

Diyagramda ilişkiyi görüntüleyen noktalar ya pozitif veya negatif olarak birbiri ile ilişkilidir ya da noktalar öylesine dağınıktır ki, iki değişken arasında herhangi bir ilişkiden söz edilemez.

Dağılım diyagramı

AFİNİTE (YAKINLIK, İLGİ, K-J) DİYAGRAMI

İlgi diyagramı (veya Yakınlık diyagramı) çok sayıda düzensiz fikir ve düşüncenin,

aralarında ilişkiler kurularak organize edilmesi için kullanılan bir araçtır.] K-J

diyagramı olarak da bilinir.

AFİNİTE (YAKINLIK, İLGİ, K-J) DİYAGRAMI

• Bir beyin fırtınası neticesinde ortaya çıkan düşünceler ve fikirler, ilgili oldukları, kendi karakteristik özelliklerinin yansıtıldığı durum başlığının altında gruplandırılırlar.

• Düzensizce ve ilişkilendirilmemiş fikir ve düşüncelerin, ilgi diyagramıyla ilişkilendirilip düzenlenmesi, hangi fikrin doğru olduğun veya hangilerinin çözüm için daha elverişli olduğunun kademeli olarak görülebilmesi açısından kolaylık sağlar.

İlgi Diyagramının Faydaları Nelerdir?

• Gerçekler, fikirler ve düşüncelerin faydalı ilişkiler ve gruplar halinde düzenlenmesi

• Düzenlenmiş fikirlerle birlikte, var olan sorunun çözümü ve yeni yaklaşımların görülmesi

• Grup içinde takım çalışmasının teşvik edilmesi• Gizli ya da belirsiz olan sorunların farkına

varılması gibi yararları vardır.

AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI

UYGULAMA AŞAMALARI1. Üzerinde çalışılan konunun açık olarak belirlenmesi2. Beyin fırtınası uygulamasının yapılması3. Her düşüncenin (3 satır, 7 kelime) kartlar üzerine yazılarak panoya asılması4. Düşüncelerin ilgili gruplar altında toplanması5. Düşünce grupları ile ilgili başlık kartlarının (5-10 adet) ve gerekirse alt başlıkların oluşturulması6. Başlık, alt başlık ve gruplar için etraflarına çizgi çizilmesi.7. Sonuçların, afinite diyagramı çalışmasına katılmayanlarla gözden geçirilmesi.

Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır?

Yeterli bir alt yapı sağlanmalı

Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı

Sınav sistemi tanımlanmış olmalı

Uygun sistem oluşturulmalı

Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı

Öğrenci sayısı uygun olmalı

Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı

Eğitilmiş insangücü gereksinimini sağlanmalı

Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı Kontrol

mekanizmaları tanımlanmış olmalı

Eğitim programları tanımlanmış olmalı

Sınıflar

uygun olmalı

Başarılı bir eğitim sistemi nasıl olmalıdır?

Yeterli bir alt yapı sağlanmalı

Değişik eğitim ve öğretim türleri tanımlanmış olmalı

Sınav sistemi tanımlanmış olmalı

Uygun sistem oluşturulmalı

Yeterli sayıda ders kitabı ve donanım sağlanmalı

Öğrenci sayısı uygun olmalı

Her düzeyde eğitim sürekliliği sağlanmalı

Eğitilmiş insangücü gereksinimin sağlanması

Eğitimin gelecek eğilimleri tanımlanmış olmalı

Kontrol mekanizmaları tanımlanmış olmalı

Eğitim programları tanımlanmış olmalı

Dersaneler

uygun olmalı

Mekanizma Eksikliği

İç denetim eksik Hayata geçmeyen prosedürler için

yaptırım yok Prosedürler ilgili birimlerde

anlatılmadan dosyalanıyor

Yönetimin İnançsızlığı Yönetim konuya ilgisiz

Yönetimin kendisi prosedürlere uymuyor

Üst yönetimin desteği yetersiz

Yazılım Hatası

Prosedürler yeterince açık yazılmıyor İşe uygun prosedürler yazılmadı

Prosedürler çok kapsamlı Prosedürler direkt olarak çalışanların

katkılarıyla hazırlanmadı

Motivasyon Yetersizliği Motivasyon eksik

Ödül mekanizması yok Düşük ücretler İş yükü fazla

Ciddiye alınmıyor Prosedürleri hazırlayanlara gereken

önem verilmiyor

Eğitim Yetersizliği

Önceden gerekli eğitimler verilmedi Verilen eğitimler yetersiz kaldı Eğitimden herkes eşit oranda

faydalanamadı Prosedürlerin ne işe yaradığı

bilinmiyor ISO 9000 anlaşılamadı

İşleri kolaylaştıracağına olan inanç eksik

Kalite Biriminin Yeterince Tanıtılmaması

Kalite biriminin işleri yanlış algılandı Kalite çalışmaları ek bir iş olarak

görüldü Kalite birimi çalışanları diğer

çalışanlarla yeterince iyi diyalog içinde değil

Prosedürlerin hayata geçirilememesi

AFİNİTE (YAKINLIK) DİYAGRAMI

• Başarılı bir sağlık hizmeti nasıl sunulur?

İLİŞKİLER DİYAGRAMI

İlişkiler diyagramı, kompleks sebep-sonuç ilişkilerini anlaşılır kılar, sebepleri düzgün bir biçimde ortaya koyar, problemlerin çözümünü belirlemeye yardımcı olur ve ana faktörleri belirler.

Doğrusal olan araçların aksine her yönlü düşünmeye açık olduğu için yaratıcı bir süreçtir.

İLİŞKİLER DİYAGRAMI

UYGULAMA AŞAMALARI

1. Takımın konu ile ilgili uzman kişilerden (4-6 kişi ideal) oluşturulması.

2. Bir problem konusu üzerinde anlaşmaya varılması (Yakınlık, Sebep-Sonuç, Ağaç Diyagramlarından yararlanılır)

3. Fikir üretilmesi ve başlıkların A,B,C gibi isimlendirilmesi

4. Her bir fikir için, “A fikri B fikrine yol açar mı?” sorusu sorulur.Sebep fikirden sonuç fikir yönünde tek yönlü bir ok çizilir. Takım arasında anlaşmazlık varsa hiç ok çizilmez.

5. En fazla sayıda dışarı giden ok, o fikrin temel sebep/sürükleyici fikir olduğunu gösterir. En fazla sayıda içeri gelen ok, o fikrin temel sonuç olduğunu gösterir.

İLİŞKİLER DİYAGRAMIMoral probleminin sebepleri arasındaki ilişki diyagramı

B

Takdir eksikliği

Etkin ve Adil Olmayan Ödül

Çalışanların Yorgunluğu, bıkkınlığı F

Hayal kırıklığına yol açan sistemler

Çalışanların yönetime

katılmamasıC

E

A

Hayal kırıklığına yol açan sistemler

Çalışma arkadaşları

arasında çatışmalar

D

Temel Sebep

Temel Sonuç

AĞAÇ DİYAGRAMIBelli bir amaca erişmek için izlenmesi gereken yolların,

sistematik bir şekilde giderek artan bir detay düzeyinde grafiksel ifadesidir. Bu araç;

Genel amaçların özel uygulama detaylarına indirgenmesinde,

Uygulama seçeneklerinin belirlenmesinde,

Temel sebeplerin belirlenmesinde,

Fikirlerin açığa kavuşturulmasında,

Bir uygulama gerçekleşirken olabilecek engeller/aksaklıkların ve bunların etkilerini azaltmak için ne yapılabileceğinin belirlenmesinde kullanılabilir.

AĞAÇ DİYAGRAMIAğaç Diyagramı Ne Zaman Kullanılır? • Bir konu genel özellikleriyle biliniyorken daha

ayrıntılı incelenmek istendiğinde• Süreçler ayrıntılı analiz edilmek istendiğinde• Bir problemin ana sebebi araştırılırken• Bir projenin detaylarının anlatılması

gerektiğinde iletişim aracı olarak ağaç diyagramı kullanılabilir.

AĞAÇ DİYAGRAMIUYGULAMA AŞAMALARI

1. Analiz edilecek problem ve amacın belirlenmesi

2. Panonun sol kenarından başlayarak sağa doğru konu ile ilgili ayrıntıların yazılması

3.Ayrıntıları tanımlayan ana başlıkların oluşturulması (Afinite veya ilişki diyagramı kullanılabilir.)

4. Ana başlıklarla ilişkili alternatif sebepler, taktikler veya işlerin belirlenmesi

5. Ağaç diyagramının oluşturulması

1.Düzey: Genel amaç, kavram, fikir

Diğer Düzeyler: Her seferinde bir basamak olmak üzere neden, nasıl ve ne gibi soruların cevaplandırılması.

NEDEN-NEDEN AĞAÇ DİYAGRAMI

Çocukların Öğrenme Heyecanını Kaybetmesi

Problem

Neden

Öğretmenlerin Tutumu

Arkadaşların Tutumu

Ekipman Yetersizliği

Tecrübesizlik

Bilgisizlik

Rehberlik Servisinin Yetersizliği

Ailenin İlgisizliği

Okulun Kaynaklarının Yetersizliği

Öğrencilerin Ekipman Getirmemesi

Gereksiz Ekipman Talebi

Neden

NASIL-NASIL AĞAÇ DİYAGRAMI

Çocukların Öğrenme

Heyecanını Artır

Çözüm

Nasıl?

Öğretmenleri Eğit

Okul-Aile İlişkilerini Güçlendir

Kaynak Planlamasını

İyileştir

Öğrenciyi Uzaklaştıran

Sebepleri İncele

Nasıl?

En Önemli 10 Sebebe Odaklan ve Önlem Geliştir

Uygula ve Sonuçları İzle

Başarıyı Kalıcı Hale Getir

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMIBu tekniğin amacı,

Oluşma şansı uygun bir sebebe bağlı olan tüm problemleri oluşmadan önce belirlemek,

Önlenmesine yönelik tedbirlerin alınmasını veya sorun yaratan olayların ortadan kaldırılmasını sağlamaktır.

Bu tekniğin kullanım alanı,

Tamamlanma zamanı kritik olan,

Hata maliyeti fazla olan,

İlk kez gerçekleştirilecek karmaşık görevlerde kullanılır.

Ayrıca bir plan ya da projede neyin yanlış gidebileceğinin belirlenmesine olanak verir, yani potansiyel "eğer" senaryoları oluşturur.

UYGULAMA AŞAMALARI

Konu ile ilgili ağaç diyagramının oluşturulması,

Ağaç diyagramının en alt seviyesinden bir başlık seçilmesi,

Her başlık için "Hangi potansiyel problemler çıkabilir? veya "Burada ne yanlış gidebilir?" sorularına beyin fırtınası ile cevap aranması... Bunlar geliştirmeye gerek duyulan önlemler için "eğer"lerdir.

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI

UYGULAMA AŞAMALARI

"Eğer"lerin sıralanması, (Bütün başlıklar için)

Uygun önlemlerin uygun "eğer"lerle eşleştirilmesi,

Her bir önlemin olabilirliği (X=Uygun Olmayan,

O= Uygun) sembolle belirtilmesi.

SÜREÇ KARAR (OLASILIK) DİYAGRAMI

Bir depoda girdi-çıktı işlemlerininbilgisayar kontrollu hale getirilmesi

Programın kurulması

Program seçimi

Bilgisayar programı çalışmıyorsa

El kitabını

oku

Bilgisayar seçimi

Donanımın kurulması

Donanım çalışmıyorsa Yanlış donanım alımışsa

Tedarikçiyi ara

El kitabını

oku

Tedarikçiyi ara

Tedarikçiyi ara

Başka bir donanım sip.

et

Kalite maliyeti takip sistemi kurma

Kurma ekibi oluştur

Pilot departman seç

Sistemi genişlet

Çalışanlarla işbirliği sağla

Orta kademe yönetici karşıtlığı

Emir Faydalar üzerinde yoğunlaşarak ikna et

tedbirler

problem

adım

KUVVET ALAN ANALİZİ

Bir amaca doğru ilerleme veya iyileştirme için iki yol izlenebilir:

1. Performansı artırıcı kuvvetleri güçlendirmek.2. Performansı kötüye iten kuvvetleri zayıflatmak

veya ortadan kaldırmak.Kuvvet alan analizi bu kuvvetlerin iki türünü debelirlemeye dayanır.


İyileştirme fırsatlarını belirlemek.Düzeltildiğinde bir problemin çözümüne olumlu katkısı olabilecek temel sebepleri belirlemek.Yeni bir program veya önerilen bir iyileştirmenin, gerçekten, arzu edilen yararları sağlama olasılığını değerlendirmek.Engelleyici kuvvetleri yok etmek ve itici kuvvetleri desteklemek için gerçekçi bir uygulama planı oluşturmak.

Kullanım Amaçları


1. Planlanan iyileştirme açık bir şekilde tanımlanır ve bu bir hedef cümlesi şeklinde yazılır.

2. Büyük bir kağıdın üstüne, hedefe ilişkin performans düzeyini temsil eden düz bir çizgi çizilir:%0 %100

3. Mevcut performans düzeyi, kağıdın ortasına çizilen dikey bir çizgi ile temsil edilir

%0 %100



4. Önceden bir analiz yapmadan, performansı etkileyen ilk olarak itici kuvvetler ve sonra da engelleyici kuvvetler beyin fırtınası yoluyla belirlenir.

%0%100 itici kuvvetler engelleyici kuvvetler

5. Listeler, sadece, amaca ulaşmada en fazla potansiyeli olan kuvvetleri göstermek üzere kısaltılır. Grup üyelerinin gerçekten güçlendirebileceklerini düşündüğü üç veya dört itici kuvvet belirlenir. Aynı şekilde, gerçekten zayıflatılabileceği düşünülen üç veya dört engelleyici kuvvet belirlenir.


KUVVET ALAN ANALİZİ + - KUVVET ALAN ANALİZİ + -

ÖRNEK SORUN: Toplum Önünde Konuşamamak İDEAL DURUM: Her durumda güvenli, net ve güzel konuşabilmek

0 100 İTİCİ GÜÇLER ENGELLEYİCİ GÜÇLER Artan öz saygı Geçmişteki kötü tecrübeler İşte ilerleme Hata yapma korkusu Fikirleri paylaşma Konuya hakimiyetsizlik Başkalarını gelişmeye teşvik etme İnsanların gülecekleri korkusu Grubun enerjisini arttırma Söylemek istediklerini unutma korkusu Başkalarının saygısını arttırma Grupta tepki yaratmak

Fiziki güvensizlik

Hemşirelerin vardiya değişiminde

İstişare etmesi

Kritik vakaların sayısında artış

Değişim yönetimi konusunda bilgi sahibi olan elemanlar

Tıbbı tavsiyeye rağmen

Taburcu sayılarındaki artış

Hasta ve doktor tarafından yapılan şikayetlerde artış

Biomedikal tedaviye ağırlık verilmesi

Gelenekler

Daha fazla iş çıkaracağı endişesi

Daha fazla sorumluluk

korkusu

Geç gelme problemi

Bazı özel bilgilerin de paylaşılır olması

Total: 19

Total: 21

4

5

3

3

4

Total: 19

Total: 21

İtici güçlerEngelleyici güçler

6-75

Faaliyet ve rol haritası

rol

faaliyet Memur Hemşire Doktor

Sigorta bilgisini al x

Nabzı yokla x x

Hastanın geçmişine göz at x x

Hastayı muayene et x

Pataloji isteminde bulun x

Pataloji sonucunu getir x

GZFE ANALİZİ (Swot)

Güçler Fırsatlar

Zayıflıklar Engeller

GZFE Analizi, bir konu hakkında, sahip olunan güçleri, zayıflıkları, fırsatları ve engelleri kapsamaktadır.

Kutuların içerisine güçler, fırsatlar, zayıflıklar ve engeller yazılarak bir durum hakkında kolayca analiz yapılabilir.

Tablonun sol tarafı, bilgi toplarken güçlü ve zayıf olunan yönleri, sağ taraf ise bilgi toplandıktan sonraki durumu ifade etmektedir..

GZFE ANALİZİ (Swot)

GüçlerGruptaki arkadaşlar bilgi toplamaya istekliRandevu alındı.Bilgisayar kullanabiliyoruzKaynak yeterli

FırsatlarSu kirliliği hakkında bilgi edineceğizİşbölümü yapma ve görevi tamamlama mutluluğuna ereceğiz.Başarılı bir sunum olacak

ZayıflıklarOkul bilgi toplama kaynaklarından uzakta.Bilgi toplayacaklar belli değil:Bilgi hakkında belirsizlik var

EngellerBilgilere ulaşamazsak sunum eksik olur.Motivasyon düşer.Başarısızlık duygusu yaşarım

Su Kirliliği

NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ

• Takım üyeleri arasında görüş birliği sağlamak için kullanılan puanlama tekniğidir.

• Genellikle beyin fırtınasından sonra kullanılır. Ortaya çıkan fikirlere gruptakiler puan verir ve en çok puanı alan fikirler öne çıkar


Bu teknik, fazla iletişim olmayan takımlar için göreceli olarak daha geçerli bir yöntemdir.

İzlenmesi Gereken Adımlar:1. Beyin fırtınasında olduğu gibi takım üyeleri

fikirlerini maddeler halinde yazar ve bütün maddeler bir araya getirilerek bir liste oluşturulur.

2. Eğer listede 50’den fazla madde varsa, “çoklu oylama” tekniği ile bu sayı mümkün olduğunca azaltılır.


3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır.

4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.


Bu teknik, fazla iletişim olmayan takımlar için göreceli olarak daha geçerli bir yöntemdir.

İzlenmesi Gereken Adımlar:1. Beyin fırtınasında olduğu gibi takım üyeleri

fikirlerini maddeler halinde yazar ve bütün maddeler bir araya getirilerek bir liste oluşturulur.

2. Eğer listede 50’den fazla madde varsa, “çoklu oylama” tekniği ile bu sayı mümkün olduğunca azaltılır.


3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır.

4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.


5. En önemli buldukları maddeye en yüksek puanı vermek kaydıyla, bu maddeleri puanlandırırlar. Puanlama kart sayısı üzerinden yapılır. (Kart sayısı 4 ise, en önemli maddeye 4 puan, diğerlerine sırasıyla 3, 2 ve 1 puan verilir.)

6. Puanlamalar yapıldıktan sonra bu kartlar toplanır ve verilen puanların istatistiği çıkarılır. En yüksek puanı alan madde, takımın seçimi olarak duyurulur.

7. Gerekirse maddeler puanlarına göre bir Pareto şemasında gösterilip üyelere değerlendirmeleri için dağıtılır.


• Bir ekip işyerinde bazı sorunlarla boğuşmaktdadır yapılan beyin fırtınası sonucu aşağıdaki konular tespit edilmiştir.

• A Etkin olmayan örgütsel yapı• B ofis dışında yetersiz iletişim• C eğitim eksikliği• D ofis içi yetersiz iletişim• E Net olmayan hedefler • F Yönetimin yeterince geri bildirimde

bulunmaması


Sıra Selim Murat AYŞE TOPLAM

A 3 3 2 8

B 2 4 4 10

C 2 2 6 10

D 5 5 7 17

E 5 6 2 13

F 7 3 3 13

G 1 7 5 13

A- Ders işleme tarzı

B- Öğrenciyi yeterince tanımama

C- Öğrenciyle olumsuz iletişim kurma

D- Kendini yenilememe

E- Hizmetiçi eğitimin sürekli olmaması

F- Bireysel farkları dikkate almama

G- Fakültelerin yetersizliği

Akademik Öğrenci Başarısızlığının Öğretmenden

Kaynaklanan Nedenleri?


Nominal Grup Tekniği (Örnek 2/2)

SIRA ALI AHMET AYŞE TOPLAM

A 4 3 2 9

B 3 4 4 11

C 2 2 6 10

D 5 5 7 17

E 6 6 1 13

F 7 1 3 11

G 1 7 5 13

Nominal Grup Tekniği

MATRİS DİYAGRAMLARI

İki veya daha fazla değişken arasındaki ilişkiyi analiz etmekte kullanılan planlama ve yönetim aracıdır.

Matris diyagramlarını oluşturmak için öncelikle sebep-sonuç analizi gibi değişkenler arası ilişkileri analiz ederek başlamak gereklidir.

Matris diyagramının gerek duyduğu detaylı bilgiler afinite ve ağaç diyagramından elde edilebilir.

L, X, T, Y ve çatı biçimli çeşitleri vardır.

MATRİS –VERİ ANALİZİ

Matris diyagramı,

Elde edilen çok sayıdaki bilginin, daha detaylı analiz edilmesine,

Problemin çözülmesi için gerekli, ancak açıkça görülmeyen yapısal ilişkilerin açıklığa kavuşturulmasına,

Faktörler arasındaki ilişkilerin sayısal ağırlıkları ile birlikte görüntülenmesine

olanak vermektedir.

Matris diyagramı-L matris

• İki veya daha fazla bilgi, kişi ve faaliyet arasındaki ilişkileri ortaya koymada kullanılır.

• Birinci derecede sorumlu• İkinci derecede sorumlu• Üçüncü derecede sorumlu

L matris örnekTesisi gezdirme

Personel ve güvenlik politikalarını gözden geçirme

Bölümün temel değerlerini gözden geçirme

Ekip üyeleri ile tanışma

İnsan kaynakları personeli

Bölüm yöneticisi

Şef

Ekip üyeleri

T matris

• 2 grubu ilişkili olduğu bir üçüncü grupla ilişkilendirir.

• Yüksek etki Δ =3 puan• Orta etki Ѳ =2 puan• Düşük etki ⃝=1 puan

toplam 5 6 8 6Örgütün ruhunu iletme ΔÖrgütün amacını iletme Δ Δ Δ Δ

Endişeyi azaltma Ѳ Ѳ Ѳ ѲTesisi gezdirme Personel ve

güvenlik politikalarını gözden geçirme

Bölümün temel değerlerini gözden geçirme

Ekip üyeleri ile tanışma

İnsan kaynakları personeliBölüm yöneticisi

ŞefEkip üyeleri

⃝⃝ ⃝⃝

Matris diyagramı-L matris

Documents

SÜREÇ YÖNETİMİNDE KULLANILAN ANALTİK ARAÇLAR & YÖNETİM ve PLANLAMA TEKNİĞİ UYGULAMALARI