HUBER+SUHNER AG Outsourcing – Kosten sparen und Servicequalität optimieren

Success Story

HUBER+SUHNER AG beabsichtigte, durch ein IT-Outsourcing die Betriebskosten nachhaltig zu senken und vom Technologie-Know-how eines führenden Providers zu profitieren. Deshalb ent-schied sich das Unternehmen nach einem intensiven Auswahlverfahren für GIA Informatik AG. Das Aargauer Unternehmen führte in der Folge das gesamte Projekt mit grossem Erfolg durch und dachte bei seinen Lösungen auch an zukünftige Erweiterungen. Eine Referenzstory.

Kosten sparen und Servicequalität optimieren

Wenn wir telefonieren, Auto oder Zug fahren, fernsehen oder den Computer be-nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Produkte von HUBER+SUHNER aus Herisau und Pfäffikon/ZH im Einsatz sind. Das global tätige Unternehmen entwi-ckelt und produziert Komponenten so-wie Systemlösungen zur elektrischen und optischen Übertragung von Daten und Energie. Bis ins Jahr 2013 unterhielt HUBER+SUHNER für seine weltweit 2500 Informatik-Benutzer ein eigenes Rechen-zentrum und erbrachte die entsprechen-den IT-Services weitgehend selbst. Zu dieser Zeit liefen bei vielen Komponenten die Wartungsverträge aus und grössere Erneuerungsinvestitionen wurden fällig. HUBER+SUHNER zog deshalb ein Outsour-cing der IT-Services und von SAP-Basis in Betracht.

«Primäre Ziele waren eine signifikante Reduktion der Betriebskosten durch die Nutzung von Skaleneffekten sowie die Sicherstellung ei-nes nachhaltig zuverlässigen 7x24-Stunden-Betriebs.»Urs Widmer, CIO bei HUBER+SUHNER AG

Ausschreibung mit transparentem ProzessFür die Ausschreibung holte sich HUBER+SUHNER mit der IT-Consulting-Fir-ma axeba ag aus Zürich professionelle Un-terstützung an Bord. «Outsorucing-Projek-te sind sehr emotionale Projekte. Deshalb war uns eine neutrale Sicht wichtig», so Urs Widmer. Eingeladen zur Offertstel-lung im Herbst 2012 wurden namhafte nationale und internationale Provider. Der transparente Prozess setzte die Anbieter in die Lage, ihre Vorschläge sehr präzi-se auszugestalten. Dies vereinfachte es HUBER+SUHNER, die richtige Wahl zu tref-fen.

Zusammenfassung der inhaltlichen Vorgaben für die Anbieter• Datenhaltung (Datacenter des Provi-

ders) in der Schweiz

• Konsolidierung diverser Hardware- Systeme im Storage-Bereich

• 80 Terabytes Nutzkapazität mit einer bedarfsgerechten Erweiterungsmög-lichkeit

• Backup für die Sicherung der Aus-senstandorte und der zentralen Sys-teme

• Übernahme von mehr als 300 virtuel-len Servern und der alten ERP-Infra-struktur «BaaN»

• Neue Lösung für das Citrix-Setup mit der Thin-Client-Lösung XenApp für zirka 250 Benutzer

• Optimierung der 27 weltweiten Aus-senstandorte

• Erneuerung des Fernzugriffdienstes und Ausstattung mit einer Zwei-Fak-tor-Authentifizierung

• Betrieb der IT-Infrastruktur inklusive Server, Storage und Datenbanen so-wie der gesamten SAP-Plattform

Gründe für die Wahl der GIADer Entscheid für GIA Informatik AG (GIA) aus Oftringen als neuen Informatikanbie-ter fiel im Februar 2013: «Es war interessant zu sehen, dass sich GIA – zusammen mit einem anderen Schweizer Unternehmen – nicht nur bezüglich Service und Qualität, sondern vor allem auch hinsichtlich Preis von denjenigen Providern abhob, die ihre Leistungen ausserhalb der Schweiz erbrin-gen», sagt Markus Elsener, Partner sowie

Mitinhaber der axeba ag und verantwort-lich für die Ausschreibung und die Beglei-tung des Transitionsprojektes.

«Den Ausschlag zugunsten von GIA gab letztendlich das hohe Commitment, das in allen Treffen deutlich spürbar war. Bei sämt-lichen Verhandlungen war der CEO von GIA direkt anwesend und konnte unmittelbar ent-scheiden.»Markus Elsener,Partner sowie Mitinhaber der axeba ag

Reibungslose TransitionsphaseIm Aufgabengebiet der Transition konnte GIA auf bewährte Vorgehensweisen zu-rückgreifen: So arbeitete sie die Fach- und Detailkonzepte aus, erstellte für alle ge-schäftskritischen Systeme einen Fall-Back-Plan und beschaffte und errichtete die gesamte Infrastruktur neu. Kernpunkt der Migration war der Aufbau des VPLEX-Me-tro-Clusters des Herstellers EMC in den GIA-Datacentern, der die Verfügbarkeit der Systeme inklusive Desasterschutz si-gnifikant erhöhte. Gleichzeitig wurde das WAN errichtet und der Standort Herisau mit einem 10-Gigabit-pro-Sekunde-Link angebunden.

In dieser Phase transferierte GIA – basie-rend auf dem beschriebenen Vorgehen

EMC2 VPLEX

und der zuverlässigen WAN-Verbindung von UPC Business – sämtliche Systeme und Daten von HUBER+SUHNER in ihre ei-genen Datacenter und fuhr die IT-Services hoch:• Die Netzwerkdienste und das Active

Directory wurden übernommen und neu konfiguriert

• GIA virtualisierte sämtliche SAP-Sys-teme, übernahm sie in ihre Infras-turktur un verteilte sie auf die zwei Datacenter

• Sie migrierte virtualisierte Server 1:1 in ihre Rechencenter.

• Sie überführte das Filesystem und die Datenbank in das bestehende Ba-ckupkonzept

• GIA realisierte ein Upgrade der Da-tenbank SQL 2008 auf SQL 2012

• Die E-Mail-Infrastruktur wurde migriert und transformiert

IT-Services von GIA bringen MehrwertParallel dazu – ab Juni 2013 – hielten GIA und HUBER+SUHNER den laufenden Be-trieb im aktuellen Status, dem Present Mode of Operation (PMO), aufrecht. Suk-zessive wurden die Systeme dann in den gewünschten Zielmodus, den Future Mode of Operation, überführt: Ab Januar 2014 integrierte GIA sämtliche Systeme in die zentrale Überwachungsplattform und stellt seither zuverlässig alle betriebsnot-wendigen Leistungen gemäss den Ser-vicelevels sicher.

Kommunikation auf AugenhöheWorauf legte GIA bei diesen Services Wert? Stefan Lerch: «Wir waren uns stets bewusst, welches Gewicht der IT für

die Sicherstellung des Geschäfts von HUBER+SUHNER zukommt. So schenkten wir im PMO dem Betrieb der bisherigen Infrastruktur grosse Beachtung, um die Verfügbarkeit der Systeme jederzeit zu gewährleisten. Auch hielten wir dank der schnellen Datenverbindung zwischen Herisau und den GIA-Datacentern die Migrationszeit sehr kurz.» Bei der Reali-sierung der Datacenter-Services kam GIA und HUBER+SUHNER entgegen, dass sie die gleiche Unternehmenskultur haben und so ein «Kulturmatch» stattfand, wie Urs Widmer sagt. Insbesondere gefiel ihm die Kommunikation auf Augenhöhe. Um die Partnerschaft aufrechtzuerhalten und die Abstimmung sicherzustellen, werden regelmässig Telefonkonferenzen und Sit-zungen durchgeführt. Für die mittel- und langfristige Gestaltung der Zusammenar-beit gibt es pro Quartal ein Meeting zwi-schen dem CEO von GIA und dem CIO von HUBER+SUHNER.

Dank Virtualisierung zu höhererFlexibilitätWelches sind aus Sicht von GIA die entscheidenen Vorteile des SAP-Ba-sis-Outsourcings? Stefan Lerch: «Mit die-sem verfügt HUBER+SUHNER über eine hochverfügbare Systemarchitektur; die Gesamtperformance des Systems ist nach der Migration höher als zuvor. Dazu kommt ein zuverlässiger 7x24-Betrieb mit proaktivem Monitoring, um mögli-che Ereignisse vorherzusehen (Predictive Maintenance), und ein professionelles Servicemanagement mit umfassendem Reporting für eine aktive Steuerung des Betriebs.» GIA war darauf bedacht, dass

die Benutzer bei HUBER+SUHNER so we-nig wie möglich tangiert wurden und es nur zu kurzen Wartungsfenstern kam. Ein weiteres Plus war die Erfüllung der im Ser-vice-Level-Agreement (SLA) geforderten Kriterien wie möglichst minimale Aus-fallzeiten und kein Datenverlust im Falle eines Systemausfalls. «Ebenso stellen wir jederzeit die Gesamtfunktion der SAP-Sys-temlandschaft mit zahlreichen Schnitt-stellen zu Umsystemen sicher», so Stefan Lerch.

«Ein grosses Plus war die Basis-betreuung, die dieselben Perso-nen übernahmen wie bis anhin. So blieb viel Know-how erhalten. Zusätzlich war der Umgang mit GIA unkompliziert und zielge-richtet. Durch die Virtualisierung der Server erreichten wir eine höhere Flexibilität, konnten kurz-fristig neue Systeme aufbauen und gestalteten deren Ressour-censteuerung wesentlich einfa-cher und dynamischer.»»Reto Huber,Leiter SAP bei HUBER+SUHNER AG

Das Projekt bietet vielfältigen NutzenNach dem Ende des rund zwölfmonatigen Projektes lässt sich resümieren, dass der Nutzen des IT-Infrastrukturbetriebs und des SAP-Basis-Outsorucing den Erwartun-gen von HUBER+SUHNER entspricht. Dank des Outsourcings können in zukünftigen Projekten neue Technologien einfacher implementiert werden. HUBER+SUHNER erhält damit eine dynamische Plattform, die sehr anpassungsfähig auf sich ändern-de Geschäftsanforderungen eingestellt werden kann. «Akquiriert HUBER+SUHNER zum Beispiel ein neues Unternehmen und soll es in die Firmengruppe integriert wer-den, erfolgt dies schneller und standardi-sierter», sagt Stefan Lerch.

Auch das Resümee von Urs Widmer ist positiv: «Ich denke, wir haben von Beginn weg alles richtig gemacht. Nach meinen bisherigen Erfahrungen sind Outsour-cing-Projekte, bei denen die inhaltlichen Spezifiktationen des Kunden, der Termin-plan und das Budget eingehalten wer-den, äusserst selten. Es lohnt sich auch, im Rahmen des Business-Cases genau auf künftige Zusatzkosten ausserhalb SLAs zu achten. Mit dem Outsourcing haben wir uns einen nachhaltig zuverlässigen und einfacher skalierbaren 7x24-Stunden-Ser-vice gesichert.»

Fiberoptik-Assemblies: ein Produkt der HUBER+SUHNER AG

Wie sollen sich andere Unternehmen in derselben Situation wie HUBER+SUHNER verhalten? Das Projektteam gibt nachstehend mehrere praktische Tipps:

• Machen Sie Ihr Management frühzeitig darauf aufmerksam, dass sich das Risiko für das Scheitern eines Outsourcing-Projekts bei einer reinen Kosten-sicht signifikant erhöht.

• Informieren Sie rechtzeitig die internen Mitarbeitenden und lassen Sie sie mitwirken. Bringen Sie die Mitarbeitenden beider Unternehmen frühzeitig zusammen. Damit werden eine hohe Servicequalität und ein stabiler Preis erreicht.

• Schaffen Sie Transparenz und arbeiten Sie konstant an einer echten Partner-schaft.

• Setzen Sie während der Evaluationsphase einen erfahrenen Berater ein, so dass er ein aussagekräftiges Pflichtenheft erstellt.

• Achten Sie während der Transitionsphase auf ein professionelles Projekt- management.

• Arbeiten Sie detaillierte SLAs aus und regeln Sie die Zuständigkeiten.

• Wählen Sie einen IT-Dienstleister als Parnter aus, mit dem Sie auf Augenhöhe kommunizieren können. Er sollte gross genug sein, um die komplexen An-forderungen gut abzudecken, aber auch so aufgestellt sein, dass Ihre Firma ein wichiger Kunde ist.

GIA Informatik AG | Peyermattstrasse 3 | CH-4665 Oftringen | Telefon +41 62 789 71 71 | info@gia.ch | www.gia.ch

Sinnvolle Tipps für interessierte Unternehmen

Über uns

GIA Informatik AG ist ein führendes Unternehmen für Informatik-Dienstleistungen im KMU-Markt. Unsere Kernkompetenzen liegen im Erarbei-ten von Lösungen aus einer Hand – in den Bereichen betriebswirtschaftliche Standardsoftware von SAP, IT-Services und Produktentwicklung von PTC. Das Unternehmen in Oftringen zählt 150 Beschäftigte und ist ein Tochterunternehmen des weltweit tätigen Müller Martini Konzerns.