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PRIMER COMITÉ DE
MEJORAMIENTO
SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA
2015
1. Verificación del Quórum
2. Lectura acta anterior.
3. Seguimiento al plan de gestión anual.
4. Auditorias del Sistema de Gestión Integrado.
5. Análisis de producto y trabajo no conforme
6. Encuesta de satisfacción
7. Análisis de PQR
8. Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas
9. Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de
Corrupción.
10. Seguimiento a las Acciones CPM.
11. Acciones CPM propuestas.
12. Sistema de Gestión Ambiental
13. Seguimiento a los programas, análisis de sus indicadores y otros
temas ambientales
14. Otros temas.
Orden del Día
Seguimiento Plan de Gestión Anual
No. INDICADORTIPO DE
INDICADORCONCEPTO
RESULTADOS
ENE FEB MAR
1
1, Levantamientos
agrológicos en zonas con
Potencial Productivo.
Eficacia
PROGRAMACIÓN MENSUAL 1,38% 1,84% 0,99%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 1,38% 3,22% 4,21%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR100,00% 91,85% 84,85%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR1,38% 3,07% 3,91%
2
2, Levantamientos
agrológicos en zonas de
Política Integral de Tierras
y a través de alianzas.
Eficacia
PROGRAMACIÓN MENSUAL 1,38% 1,84% 0,99%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 1,38% 3,22% 4,21%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR100,00% 91,85% 84,85%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR1,38% 3,07% 3,91%
3
3, Elaboración de
proyectos especiales
relacionados con estudios
de Cobertura, Conflictos
Biofísicos, Uso de la
Tierra, convenios
internacionales, otros
convenios, gestión de
información, etc.
Eficacia
PROGRAMACIÓN MENSUAL 1,38% 1,84% 0,99%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 1,38% 3,22% 4,21%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR100,00% 91,85% 84,85%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR1,38% 3,07% 3,91%
Seguimiento Plan de Gestión Anual
No. INDICADORTIPO DE
INDICADORCONCEPTO
RESULTADOS
ENE FEB MAR
4
4, Realización de Áreas
Homogéneas de Tierras con
fines múltiples.
Eficacia
PROGRAMACIÓN MENSUAL 2,60% 4,40% 4,40%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 2,60% 7,00% 11,40%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR100,00% 100,00% 100,00%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR2,60% 7,00% 11,40%
5
5, Realización de Pruebas
Analíticas del Laboratorio
Nacional de Suelos
Eficacia
PROGRAMACIÓN MENSUAL 3,00% 7,40% 7,40%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 3,00% 10,40% 17,80%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR110,00% 108,24% 120,00%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR3,30% 11,31% 20,19%
6
6, Mantener la acreditación
del Sistema de Gestion
Integrado
Eficacia
PROGRAMACIÓN MENSUAL 0,00% 8,00% 9,83%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0,00% 8,00% 17,83%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR100,00% 100,00%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR8,00% 17,83%
Seguimiento Plan de Gestión Anual
No. INDICADORTIPO DE
INDICADORCONCEPTO
RESULTADOS
ENE FEB MAR
7 7, Gestión Financiera EFICIENCIA
PROGRAMACIÓN MENSUAL 10,00% 20,00% 20,00%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 10,00% 30,00% 50,00%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR30,00% 85,00% 180,00%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR3,00% 20,00% 56,00%
8
8, Impacto de las Áreas
Homogéneas de Tierra como
insumo para el manejo
sostenible y ordenamiento
territorial de los suelos del país.
EFECTIVIDAD
PROGRAMACIÓN MENSUAL 0,00% 0,00% 4,55%
PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0,00% 0,00% 4,55%
COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL
INDICADOR94,00%
COMPORTAMIENTO ACUMULADO
DEL INDICADOR4,28%
PROCESO PRODUCTO
NO. DE
PRODUCTOS
NO
CONFORMES
ACCIONES
ADELANTADAS
GESTIÓN AGROLÓGICALevantamiento de suelos a
diferentes escalas.0 NA
GESTIÓN AGROLÓGICA
Asesoría, consultoría y/o
Interventoría para la producción
agrológica.
0 NA
GESTIÓN AGROLÓGICA Coberturas y uso de la tierra 0 NA
GESTIÓN AGROLÓGICA
Análisis químico, análisis físico,
análisis mineralógico y análisis
biológico de aguas, suelos y tejido
vegetal.
0 NA
Análisis causas de producto no conforme
No se han presentado productos no conformes en lo corrido del
año 2015, lo anterior asociado a los controles que se tienen al
interior del proceso.
De acuerdo con las NORMA ISO 17025 que acredita los
Laboratorios se estableció en el Laboratorio Nacional de Suelos
el TRABAJO NO CONFORME.
A la fecha se encuentran No se cuenta con Trabajos No
Conformes en trámite por el LNS
Análisis causas de producto no conforme
De la muestra aleatoria que se realizo del listado de clientes de los meses deEnero-Febrero-Marzo generado por el servicio información de gestiónagrologica (SIGA), se encontraron los siguientes aspectos:
Aspectos positivos
• En su mayoría los clientes externos volverían a usar los servicios dellaboratorio nacional de suelos (LNS).
• La calidad y utilidad de los resultados para los clientes, en su mayoríafueron excelentes.
• El servicio al cliente en la recepción del LNS fue buena e inmediata.• Buena trazabilidad del proceso de análisis, desde el inicio hasta la entrega.• Un buen acompañamiento por parte de los profesionales de las áreas.
Encuestas de Satisfacción
Aspectos A Mejorar
Algunos clientes manifestaron el incumplimiento en las fechasestipuladas de entrega de los resultados.Un cliente comento que ya habían sido entregado los resultadosde las primeras muestra pero que de las segundas estabandemoradas. Y que esta demora afectaba sus trabajos puesto queen el lugar de la toma de muestra el régimen de lluvias iba aempezar.
*Se le explico a los clientes que las demoras en el envió de losresultados fue por la falta de personal, pero que se veníantrabajando para agilizar el proceso
Encuestas de Satisfacción
La Subdirección de Agrología no cuenta con PQRD sin
atender, con corte a marzo de 2015, no se han recibido
quejas y/o reclamos por parte del proceso de Gestión
Agrológica.
Análisis de PQR
RIESGODESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
CAUSAS
(Factores internos, externos, agente
generador)
CONSECUENCIAS
POTENCIALESCONTROLES
No
ACPMPLAN DE MANEJO DE RIESGOS AVANCE
Deficiencias y/o
inoportunidad en la
generación de
estudios de
levantamiento de
suelos, áreas
homogéneas y de
cobertura y uso
La realización de estudios
el levantamiento de
suelos, estudios de áreas
homogéneas y de
cobertura y uso requieren
el cumplimiento de
requisitos técnicos,
legales y otros
establecidos que pueden
no cumplirse de manera
rigurosa
1. Planeación inadecuada de las actividades del
estudio
2. Deficiencia o inexistencia en la información
básica.
3. Desconocimiento o no aplicación de las
metodologías
1.Reprocesos
2. Insatisfacción del cliente
3. Pérdida de credibilidad e
imagen institucional.
Control Operativo
Manuales de
procedimientos
917
Actualización del manual de
procedimiento
Actualización de la metodología
Socialización
CERRADA
Baja calidad en los
resultados de los
análisis de LNS
El producto no es
entregado al cliente
cumpliendo las
especificaciones
establecidas
1. Incumplimiento a los lineamientos de
recepción de muestras.
2. Falta de experticia de los analistas.
3. Error humano.
4. Desactualización de documentos del proceso
5. Desconocimiento o no aplicación de los
manuales de procedimiento.
5. Uso de reactivos vencidos.
6. Inadecuada o falta de calibración de equipos.
7. Contaminación de la muestra
1.Reprocesos
2. Insatisfacción del cliente
3. Pérdida de credibilidad e
imagen institucional.
4. Quejas y reclamos.
Control Operativo
Manuales de
procedimientos
918
Revisión y actualización de
documentación
Socialización
Evaluación de competencias
(31/12/2014)
CERRADA
Contaminación de la
muestra
Presencia de
contaminación cruzada o
por elementos extraños en
la(s) muestra(s).
1. Incumplimiento a los lineamientos de
recepción de muestras.
2. Falta de experticia del personal en el área de
preparación de muestras.
3. Error humano.
4. Desactualización de documentos del proceso
5. Desconocimiento o no aplicación de los
manuales de procedimiento.
6. Inadecuado empaque o almacenamiento de
las muestras.
1. Reprocesos
2. Insatisfacción del cliente
3. Pérdida de credibilidad e
imagen institucional.
4. Quejas y reclamos.
Control Operativo
Manuales de
procedimientos
919
Revisión y actualización de
documentación
Socialización
Evaluación de competencias
(31/12/2014)
CERRADA
Perdida de la muestra Extravío de la muestra
1. Inadecuada manipulación y transporte de la
muestra.
2. Inadecuada rotulación de la muestra.
3. Inadecuado almacenamiento
1. Insatisfacción del cliente
2. Pérdida de credibilidad e
imagen institucional.
3. Quejas y reclamos.
Control Operativo
Manuales de
procedimientos
920
Establecer una acción para el reporte
y seguimiento del envío y recepción
de muestras.
Realizar la socialización del formato
generado
Verificar la Efectividad de la acción
CERRADA
Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas 2014
RIESGODESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
CAUSAS
(Factores internos, externos,
agente generador)
CONSECUENCIAS
POTENCIALESCONTROLES
No
ACPMPLAN DE MANEJO DE RIESGOS
Deficiencias y/o
inoportunidad en
la generación de
estudios de
levantamiento de
suelos, áreas
homogéneas y de
cobertura y uso
La realización de
estudios el
levantamiento de
suelos, estudios de
áreas homogéneas
y de cobertura y uso
requieren el
cumplimiento de
requisitos técnicos,
legales y otros
establecidos que
pueden no
cumplirse de
manera rigurosa
1. Planeación inadecuada de las
actividades del estudio
2. Deficiencia o inexistencia en la
información básica.
3. Desconocimiento o no
aplicación de las metodologías o
manuales de procedimientos
1.Reprocesos
2. Insatisfacción
del cliente
3. Pérdida de
credibilidad e
imagen
institucional.
Control
Operativo
Reporte y
análisis de las
metas e
indicadores
1139
Actualización de manuales de procedimientos acorde con
las modificaciones en del GIT
Socialización de los manuales de procedimientos
Estandarizar y oficializar decisiones de carácter técnico y la
trazabilidad de los estudios
Baja calidad en
los resultados de
los análisis de
LNS
El producto no es
entregado al cliente
cumpliendo con
todas las
especificaciones
establecidas
1. Incumplimiento a los
lineamientos de recepción de
muestras.
2. Falta de experticia de los
analistas.
3. Desconocimiento o no
aplicación de los manuales de
procedimiento.
4. Uso de reactivos vencidos.
5. Desconocimiento del manejo de
equipos de LNS
1. Reprocesos
2. Insatisfacción
del cliente
3. Pérdida de
credibilidad e
imagen
institucional.
4. Quejas y
reclamos.
Control
Operativo
Manuales de
procedimientos
1140
Socialización de los lineamientos de recepción y manejo de
muestras tanto en el LNS como en las DT.
Socialización de los manuales de procedimiento,
instructivos, guías, metodologías y manejo de equipos a los
analistas del LNS
Realizar un inventario de los reactivos que se pueden
utilizar vencidos y adjuntar el respectivo concepto técnico
que sustente la pertinencia de su utilización.
Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de Proceso 2015
RIESGODESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
CAUSAS
(Factores internos, externos,
agente generador)
CONSECUENCIAS
POTENCIALESCONTROLES
No
ACPMPLAN DE MANEJO DE RIESGOS
Contaminación de
la muestra
Presencia de
contaminación
cruzada o por
elementos extraños
en la(s) muestra(s).
1. Incumplimiento a los
lineamientos de recepción de
muestras.
2. Falta de experticia del personal
en el área de preparación de
muestras.
3. Desconocimiento o no
aplicación de los manuales de
procedimiento.
4. Inadecuado empaque o
almacenamiento de las muestras.
1. Reprocesos
2. Insatisfacción
del cliente
3. Pérdida de
credibilidad e
imagen
institucional.
4. Quejas y
reclamos.
Control
Operativo
Manuales de
procedimientos
1141
Socialización de lineamientos para el manejo de muestras
en el LNS y en las DT
Realizar el análisis estadístico del número de muestras
enviados por las DT para determinar la necesidad de
adecuación de espacios en las mismas.
Remitir de ser el caso el resultado del análisis estadístico
del número de muestras enviados por las DT al GIT de
gestión de servicios administrativos a fin que se adelanten
las medidas pertinentes.
Perdida de la
muestra
Extravío de la
muestra
1. Inadecuada manipulación y
transporte de la muestra.
2. Inadecuada rotulación de la
muestra
3. Inadecuado almacenamiento
1. Insatisfacción
del cliente
2. Pérdida de
credibilidad e
imagen
institucional.
3. Quejas y
reclamos.
Control
Operativo
Manuales de
procedimientos
1142
Socialización de lineamientos para el manejo de muestras
en el LNS y en las DT
Realizar el análisis estadístico del numero de muestras
enviados por las DT para determinar la necesidad de
adecuación de espacios en las mismas.
Remitir de ser el caso el resultado del análisis a la GIT de
gestión de servicios administrativos a fin que se adelanten
las medidas pertinentes.
Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de Proceso 2015
Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de corrupción 2014
RIESGO VALORACION
ACPMNo.
ACCIONES AÑO AVANCE No. DESCRIPCION TIPO DE CONTROL
DESCRIPCION DEL CONTROL
1
Sustracción,
fuga o mal
uso de la
Información
de la Gestión
Agrologica.
PREVENTIVO
Copias de respaldo de
información
En los contratos se
incorpora clausula de
confidencialidad
900
Socializar las políticas deseguridad de la informaciónpara promover suaplicabilidad
Realizar monitoreo yseguimiento al cumplimientode los lineamientos de lapolítica de la seguridad de lainformación
Establecer políticas especificasfrente a la información que semaneja de manera puntual ydocumentarlas o actualizarlasen los manuales deprocedimientos
31/03/2014
Permanente
Mayo de 2014
CERRADA
2
Alteración de
los resultados
de los
productos y
servicios para
beneficio de
un tercero.
PREVENTIVO
Concentración de
actividades de
digitación en una sola
persona
Revisión de los
resultados de lo
digitado frente a los
resultados del estudio
por parte de
Coordinador del grupo
901
Verificaciones aleatorias de losproductos y servicios.
Documentar las actividadesque a la fecha no seencuentran adoptadas en elSGI de acuerdo a lasnecesidades identificadas.
Verificar la efectividad de laacción
Permanente
2014-12-15
2015-01-15
CERRADA
Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de corrupción 2015
RIESGO VALORACION
ACPMNo.
ACCIONES AÑONo. DESCRIPCION DESCRIPCION
TIPO DE CONTROL
DESCRIPCION DEL CONTROL
1
1. Intereses
particulares
2. Debilidades en el
seguimiento a los
controles diseñados
para el proceso de
producción.
3. Deficiencia de
controles en el
proceso de
producción.
4. Debilidades en
los procesos de
apropiación de
valores
institucionales.
Alteración de los
resultados de los
productos y/o servicios
para beneficio propio o
de un tercero
PREVENTIVO
Seguimiento al cumplimiento de los
manuales de procedimientos,
instructivos, guías, metodologías,
formatos y sus controles
Revisión de los resultados de lo
digitado frente a los resultados del
estudio por parte de Coordinador del
grupo
1134
Revisar y actualizar la documentación del
proceso de acuerdo a las nuevas
directrices, cambios en la conformación y
actividades de los Grupos Internos de
Trabajo.
Verificaciones aleatorias de los productos
y servicios.
Verificar la efectividad de la acción
Permanente
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
892
Aunque se esta trabajando en la Subdirección de agrología,
para dar alcance al primer objetivo de la política de calidad del
IGAC es necesario reforzar la estandarización de los procesos
de producción cartográfica de la subdirección de agrología.
Discusión y ajustes de los objetos y atributos definidos – Plazo
de ejecución
CERRADAAprobación temática para el capitulo de Levantamientos
Agrológicos
Verificar la efectividad de la acción
Seguimiento a las Acciones CPM
889
Procedimiento Levantamiento de suelos a nivel general,
detallado y semidetallado. P40100-01/12 V3 30-NOV-2012
Metodología levantamiento de suelos M40100-01/11 V1. 30-nov-
2011
Guía para elaborar la memoria técnica de un estudio de suelos
G410-02/2008 V1, DIC/2008.
Mejorar la accesibilidad a los documentos
Realizar la socialización de las TRD y la gestión documental
asociada a su Implementación.
CERRADA
Realizar la revisión y actualización de las carpetas del GIT de
levantamiento de suelos, de acuerdo a lo establecido en las
TRD.
Realizar revisión de la implementación de las TRD.
Verificar la efectividad de la acción
887
En la auditoria interna de calidad realizada a la DT Valle se evidenció
que con el propósito de servir e informar debidamente a los usuarios
clientes de la dirección territorial, se requiere por parte de la
subdirección de Agrología (Laboratorio Nacional de Suelos), la
información y acompañamiento necesaria en la difusión de los
productos que ofrece como levantamientos y análisis de laboratorio
entre otros.
Generar herramientas de divulgación de las Funciones de la
Subdirección de Agrología
CERRADAEntrega del material divulgativo y/o aplicación de las herramientas
diseñadas a las DT
Evaluar la Efectividad de la acción
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
832
A pesar de que Gestión Agrológica está empleando el
procedimiento para realizar los backups de la información que
produce, no se evidenció que este procedimiento se esté
llevando a cabo con la información que produce el GRUPO
INTERNO DE TRABAJO ÁREAS HOMOGÉNEAS DE
TIERRAS.
Comunicar el lineamiento de backups a todos los funcionarios
y contratistas de la Subdirección de Agrología
CERRADASocializar los lineamientos existentes en la subdirección para
la generación de copias de seguridad
Hacer verificación trimestral de los backups del GIT
Analizar la efectividad de la acción.
831
Al verificar el procedimiento de Producto No Conforme en el
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE
SUELOS, no se evidenció control para la prevención de la
aparición del Producto No Conforme, en razón a que no se
demostró conocimiento del procedimiento y en consecuencia no
se evita su detección en la inspección del producto final.
Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos
asociados y actualizarlos de ser necesario
CERRADASocializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del
proceso de Gestión Agrologica
Realizar seguimiento a la aplicación del procedimiento
Analizar la efectividad de la acción.
Seguimiento a las Acciones CPM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
830
En la revisión del convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del
Quindío”, se observó en el cronograma del 31 de julio de 2013,
que se lleva un avance del 43% de lo programado para el año
2013. Proyecto que está programado terminar el 31 de octubre
de 2013, y que a la fecha de la Auditoria se han realizado
reuniones técnicas de seguimiento, pero no se deja acta donde
se evidencie las acciones tomadas, así como los responsables
para realizar las tareas. (PASAR A LA NO CONFORMIDAD 807)
Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos
asociados y actualizarlos de ser necesario
CERRADA
Socializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del
proceso de Gestión Agrologica
Hacer una verificación trimestral de forma aleatoria.
Realizar análisis de los controles realizados en la vigencia
2013
Formular acciones de mejora de ser pertinente de acuerdo a
los resultados obtenidos en los controles realizados.
Analizar la efectividad de la acción.
829
En la revisión de la caracterización en el GRUPO INTERNO DE
TRABAJO LEVANTAMIENTO DE SUELOS y al relacionar las
actividades descritas del proceso que se lleva a cabo se observó
que la caracterización de Gestión Agrológica se encuentra
desactualizada, dado que se requiere incluir actividades como:
programación, adquisición, fotointerpretación y trabajo de
campo.
Revisar la caracterización del proceso y de ser pertinente
actualizar la misma.
CERRADA
Verificar y validar la caracterización propuesta
Socializar de la caracterización a los funcionarios y contratistas
Hacer una verificación trimestral de forma aleatorea.
Analizar la efectividad de la acción.
Seguimiento a las Acciones CPM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
807
Al revisar la documentación soporte que evidencia las actividades
realizadas, se observó:1) GRUPO INTERNO DE TRABAJO
LEVANTAMIENTO DE SUELOS: a) Se registran los compromisos
mediante el formato “Compromiso de trabajo”, a este formato se le
debe colocar la palabra facilitativo y b) Se observó que se realizan
reunión de seguimiento y control a los proyectos en ejecución, pero al
verificar el convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del Quindío”, se
observó la falta de la ayuda de memoria de la reunión del día 18 de
julio de 2013. 2) LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS En la revisión
general de registros, se observó que el formato “Evaluación Trimestral
de la Carta de Control” (F40600-24/09.V3.), se está diligenciando en su
totalidad, pero en el espacio de aprobado se está diligenciando la
aprobación por otros responsables diferentes al Coordinador GIT
Laboratorio Nacional de Suelos y para ello se traza línea por encima del
texto que aparece dentro de paréntesis. Razón por la cual se debe
actualizar dicho formato. 3) GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREAS
HOMOGÉNEAS DE TIERRAS Al realizar la verificación de la utilización
del formato “verificación de seguridad y requerimientos del grupo que
se dirige a campo” (F20102-08/12.V1), no se evidenció su utilización
por el desconocimiento del mismo.
Definir cuando generar una acta de reunión en un proyecto e
informar mediante circular a los responsables de proyecto
CERRADA
Crear un formato de acta de reunión para diligenciar en cada una
de las reuniones.
Sensibilizar a funcionarios y contratista sobre le manual de
procedimientos "Elaboración y control de manuales de
procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos".
Identificar si existe la necesidad de ajustes a formatos de la
subdirección y solicitar la modificación para actualización.
Verificar trimestralmente el control de documentos y registros a los
funcionarios y contratistas pertenecientes a la Subdirección
Analizar la efectividad de la acción.
806
No se evidenció en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO PROYECTOS
ESPECIALES AGROLÓGICOS conocimiento de las funciones establecidas
en la resolución de creación del grupo, así como liderazgo
Sensibilizar a los coordinadores de los GIT de la estructura,
actividades, productos y responsabilidades del GIT.
CERRADA
Revisar y ajustar de las funciones del GIT
Planeación y programación de las actividades a realizar por parte del
GIT.
Sensibilizar a los funcionarios y contratistas del GIT sobre las
funciones establecidas en la resolución de creación del grupo.
Hacer seguimiento trimestral del cumplimiento de la programación
del GIT.
Verificar del cumplimiento de lo establecido en la resolución de
creación del GIT y del conocimiento de las funciones y
responsabilidades.
Analizar la efectividad de la acción.
Seguimiento a las Acciones CPM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
803
“Al verificar el tratamiento de la No Conformidad establecida en la
Auditoría Interna de Calidad realizada en el año 2012 al GRUPO
INTERNO DE TRABAJO LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS, en la cual
se establece lo siguiente:
“ Al verificar la oportunidad del proceso en la entrega de resultados se
tomó la solicitud 1927 la cual tenía fecha de entrega 10 de agosto y no
se cumplió con la entrega establecida, lo cual genera un riesgo en el
cumplimiento de Requisitos del cliente respecto a la entrega de
resultados.”
Se evidenció, que aunque se establecieron acciones para su mitigación,
no se determinó su ejecución por falta de recurso humano.
Asimismo, en el área de Química se evidenció incumplimiento en la
fecha acordada con el cliente para el día 8 de agosto del 2013,
relacionado con la entrega de los resultados de los análisis de
laboratorio de la solicitud 2558 de julio 26 de 2013."
Planear y programar los requerimientos de personal
CERRADA
Realizar seguimiento y ajuste a la programación de actividades de
campo y requerimientos del LNS, entre los GIT involucrados
Revisar y ajustes de los tiempos de entrega tanto para lo clientes
interno y externos.
Sensibilizar de los procedimientos internos del L.N.S. con relación a
la comunicación con el cliente.
Hacer seguimiento trimestral al cumplimiento de los tiempos de
atención a las solicitudes
Analizar la efectividad de la acción.
Seguimiento a las Acciones CPM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONESFECHA DE
CORTEESTADO
1010Existen actividades desarrolladas por la Subdirección de Agrología que a
la fecha se encuentran sin documentar.
Realizar el diagnóstico de las actividades adelantadas por parte de la
Subdirección de Agrología e identificar las que se encuentren sin
documentar.
2014-10-31Cumplida
Adelantar la documentación de las actividades realizadas por los GIT
de la Subdirección de acuerdo al diagnóstico.2015-03-31
Vencida por la no
entrega de la
priorización de
actualización de
documentos
Sensibilizar a funcionarios y contratistas sobre el manual de
procedimientos "Elaboración y control de manuales de
procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos".
2015-04-30 Abierta
Verificar la efectividad de la acción 2015-06-30 Abierta
1011
Debido a la reciente implementación del sistema de gestión ambiental
los servidores de la Subdirección de Agrología requieren ser capacitados
en las acciones a adelantar para garantizar su mantenimiento.
Adelantar la socialización de los componentes del Sistema de Gestión
Ambiental a los servidores de la Subdirección de Agrología2014-12-31 Cumplida
Verificar la implementación del Sistema de Gestión Ambiental al
interior de la Subdirección de Agrología.2015-02-28 Cumplida
Verificación de la efectividad de la acción 2015-03-31
Para evaluación del
Comité de
Mejoramiento
1012Los registros generados en la Subdirección de Agrología presentan
diferencias frente a los contemplados en la TRD vigente
Revisión de los registros generados en los GIT frente a los
contemplados en la TRD vigente2014-12-31 Cumplida
Generar la propuesta de TRD para cada uno de los GIT de acuerdo a
sus funciones2015-03-31
Vencida en espera
Res GITs
Envío de la propuesta de actualización de la TRD a Gestión de Servicios
Administrativos2015-07-31 Abierta
Verificar la efectividad de la acción 2015-09-30 Abierta
Seguimiento a las Acciones CPM
No.
HALLAZGOHALLAZGO ACCIONES
FECHA DE
CORTEESTADO
1025
Se observó en el GIT Levantamiento de Suelos, que se
tiene como documento de consulta permanente para el
quehacer de actividades, el documento denominado
“Instructivo para los levantamientos de suelos (Manual
de Códigos)” identificado en su encabezado con código
P40200-01/10.V1, el cual no se encuentra oficializado en
el Listado Maestro de Documentos del SGI.
Adicionalmente, dicho código no corresponde al tipo
documental, versión, ni dependencia correspondiente.
Documentar las actividades del GIT de levantamientos
agrológicos asociados a la codificación2015-03-31 Cumplida
Socializar los documentos oficializados a los servidores
públicos del GIT de levantamientos agrológicos.2015-06-30 Abierta
Verificar la efectividad de la acción 2015-09-30 Abierta
1026
En la ejecución de la auditoría a los diferentes grupos
internos de trabajo - GIT que conforman el proceso
Gestión Agrológica, se evidenció que si bien es cierto
algunos funcionarios y contratistas han apropiado los
temas relacionados con el SGI, otras personas presentan
falencias en la apropiación de los mismos, resaltándose
lo relacionado con la navegación y ubicación de
información por la Igacnet, conocimientos generales
sobre indicadores y mapas de riesgos, así como
desconocimiento en general sobre implementación del
Sistema de Gestión Ambiental en la entidad.
Realizar socialización de los conceptos y elementos del
Sistema de Gestión Integrado.2015-03-31 Cumplida
Realizar la evaluación de los conocimientos adquiridos. 2015-03-31 Cumplida
Verificación de la efectividad de la acción 2015-06-30
Para evaluación
del Comité de
Mejoramiento
Seguimiento a las Acciones CPM
Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
1029
Durante la revisión de la validaciones del método analítico para la
determinación de acidez intercambiable en suelo se evidenció que:
a. En el ejercicio de validación de la modificación del tiempo de
contacto del extractante con la muestra los cálculos estadísticos, no
fueron los correctos.
b. El análisis de varianza realizado con los resultados del ejercicio de
modificación del volumen de extractante arrojó que existen diferencias
significativas entre los resultados obtenidos y a pesar de ello se
concluyó que podía modificarse el método analítico.
Respecto al informe de validación de la metodología para la
determinación de pH en suelo, se encontró que:
a. En el ejercicio de exactitud desarrollado en la validación, las
muestras 921 y 951 arrojaron resultados por debajo del rango
aceptable para las mismas.
b. La muestra 988 estuvo por arriba del rango aceptable.
c. A pesar de lo anterior se concluyó que el ejercicio arrojó un
resultado satisfactorio.
En el informe validación de C. I. C., el resultado obtenido para el
material etiquetado con el número 921 en el ejercicio de exactitud
cayó fuera del intervalo aceptable.
Durante la revisión del informe de validación para la determinación de
la textura en suelos se evidenció que:
a. No se aplicó un test estadístico que permitiera establecer si existen o
no diferencias significativas en la determinación de arcillas, limos y
arenas al variar el volumen de dispersante.
b. No se aplicó un test estadístico que permitiera establecer si existen
o no diferencias significativas en la determinación de arcillas, limos y
arenas al realizar la comparación entre el método de Bouyoucos y el de
pipetas.
Capacitación en estadística.
CERRADA
Verificación de conformidad del dato.
Manejo estadístico de los datos.
Ajustes protocolos de validación.
Listas de chequeo protocolos de validación.
Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
1030
Durante la revisión de las cartas control se evidenció que:
a. Las correspondientes al material de referencia CALS 717 para el
análisis de C. I. C presenta una racha de 8 puntos por encima de la
media.
b. La carta de control de pH para el mismo material presenta el mismo
número de puntos por debajo de la media.
c. La carta control para la determinación de fósforo disponible para el
material CALS 717 presenta rachas de puntos sistemáticamente por
encima de la media en el periodo comprendido a 2014-07-15 a 2014-
07-30.
d. El patrón de control de la curva espectrofotométrica para la
determinación de fósforo disponible de 5mg/L presenta una racha de
puntos sistemáticamente por encima de la media en el periodo 2017-
07-22 a 2014-08-06
Revisión y ajuste del procedimiento de elaboración, análisis y
evaluación de cartas control.
CERRADA
Ajuste de cartas control de acuerdo a lo encontrado en el numeral
anterior.
Evaluación de las cartas control después de realizados los ajustes,
para determinar efectividad de los cambios.
1031
En las cotizaciones hace falta relacionar el método de ensayo, así como
el límite cuantificación, cuando aplique. Por otro lado, se hace preciso
actualizar en la lista de precios, la resolución vigente de acreditación
que posee el Laboratorio Nacional de Suelos del IGAC.
Realizar la modificación del formato F40600-23 "Cotización servicio
de análisis de laboratorio"
CERRADAActualización de la lista de precios
Verificación de la efectividad de la acción
1033
Falta establecer cómo el laboratorio está dispuesto a cooperar con los
clientes cuando éstos deseen realizar seguimiento del desempeño del
laboratorio en relación con el trabajo realizado.
Los periodos que se tienen establecidos para realizar los back up´s de
la información (trimestrales) son muy espaciados para el volumen de
análisis que el laboratorio reporta a diario.
Realizar la actualización del manual de procedimiento P40600-01
"Recepción de muestras para análisis en el laboratorio" ampliando su
alcance y políticas de operación
CERRADARealizar la socialización de la actualización de los documentos
Verificar la efectividad de la acción
Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
1034
Falta implementar el control de la variabilidad de los procesos
analíticos.
Falta ajustar los criterios de aceptación de las condiciones ambientales
en las diferentes áreas del Laboratorio de acuerdo a las
especificaciones de operación establecidas en los manuales de los
equipos que se utilizan en dichas áreas.
No se ha documentado el procedimiento para asegurar que los datos
se actualizan cuando las calibraciones dan lugar a factores de
corrección.
Establecer claramente en el instructivo control metrológico de
equipos, instrumentos y patrones I40600-09/14.V4 como se
controla la variabilidad de los procesos de análisis e implementarlo
de acuerdo a lo que refiere la norma ISO 17025:2005.
CERRADA
Establecer claramente en el instructivo control metrológico de
equipos, instrumentos y patrones I40600-09/14.V4 las condiciones
ambientales específicas para cada equipo y rotular los equipo según
su criticidad en cuanto a la norma ISO 17025:2005 se refiere.
Establecer claramente en el instructivo control metrológico de
equipos, instrumentos y patrones I40600-09/14.V4 como es el
procedimiento de cómo se calculan las correcciones y como es el
procedimiento de actualización de datos en lo que se refiere a la
norma ISO 17025:2005.
realizar socialización de los cambios realizados al documento
Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM
No. HALLAZGO HALLAZGO ACCIONES ESTADO
1111
Se tiene la separación de áreas para las diferentes pruebas que se
realizan en los laboratorios; en el laboratorio de Biología que tiene
áreas definidas para preparación de medios de cultivo, esterilización,
siembra, incubación y lectura y finalmente área de lavado de material
de laboratorio y esterilización de material contaminado sin embargo
también en esta misma ultima área se observó la zona de germinación
y un analista realizando la lectura de un ensayo de germinación que
podría resultar en contaminación cruzada.
Generación de espacio adicional para el área de biología
PARA CIERRE DE LA OCI
Realizar la adecuación del espacio establecido
Reubicación de equipos y zonas de trabajo al área asignada
Una vez adelantado el seguimiento a las acciones del aplicativo ACPM
se consideran efectivas las acciones 1011 y 1026 del plan de mejoramiento
a través de este comité de mejoramiento, por lo que se autoriza el cierre de
las citadas acciones.
Seguimiento a las Acciones CPM
1. Actualizar la documentación del proceso de
acuerdo a la nueva Resolución de
conformación de los GIT
2. Realizar la socialización de los documentos
actualizados.
Acciones CPM propuestas
Seguimiento a los programas, análisis de sus indicadores y otros temas ambientales
• Se realizó compra y adecuación de puntos ecológicos al
interior de la Subdirección.
• En las jornadas de inducción y reinducción se
socializado los componentes del Sistema de Gestión
Integrado incluyendo el tema ambiental.
• Se generó boletín informativo “Sigamos Informados”
donde se socializan TIPS asociados a la implementación
del Sistema de Gestión Integrado.
Gestión ambiental – LNS
Charlas ambientales de 5 minutos basados en la Directiva Nº 3 y refuerzos
ambientales en los siguientes temas:
• Manejo de la página de Sistema de Gestión Ambiental y cartilla ambiental.
• Política SGI.
• Manejo de residuos sólidos y RESPEL.
• Medidas adecuadas para realizar vertimientos al tanque sedimentador.
Se realizo seguimiento al contrato 15028 mantenimiento correctivo del
tanque sedimentador donde se lleva acabo medidas de control de pH y
mediciones de caudal, de igual manera controles en la estructura.
Se llevo acabo reuniones con las diferentes áreas, para la unificación de la
matriz ambiental.
→ Se asignan código y se ingresan al sistema los equipos recibidos, como
manómetros; posímetro de mercurio; prensa de compresión; balanzas; aire
acondicionado; tanque de almacenamiento (se reasigna código);
dispensadores; pH-metro; 1 microestación Biolog, micropipeta multicanal,
turbidímetro. Se recuerda generar el documento de liberación para el caso
que se requiera.
→ Se viene haciendo seguimiento al proceso de mantenimiento y calibración de
equipos del LNS.
→ Se esta desarrollando el proyecto de términos de mantenimientos de equipos
no exclusivos, términos equipos exclusivos y de calibración de equipos en
colaboración con los encargados del área y laboratorios del LNS.
Gestión ambiental – LNS
LISTADO DE SUPLENTES PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE
SUELOS AÑO 2015
ÁREARESPONSABLE
PRINCIPAL SUPLENTE
QUIMICA Marco Antonio Ruíz Jorge Alberto Sánchez
FÍSICA Jaime Alvarez
MINERALOGÍA Jorge A. Sánchez Antonio Patiño
BIOLOGÍA Diana Fernanda Vera Vladimir Paez
CALIDAD Janeth González Gustavo García
PECIG Jorge Alberto Sánchez Liliana Hernández
RECEPCIÓN Jimena Alban Myriam Moreno
DIGITACIÓN FISICA Lizbeth Rodriguez Jaime Alvarez
DIGITACIÓN QUIMICA Andrea Katherine Pinzon
DIGITACIÓN BIOLOGÍA Adriana Jisseth Díaz Bernal Diana Fernanda Vera
DIGITACIÓN MINERALOGÍA Jimena Alban Antonio Patiño
PREPARACIÓN DE MUESTRAS Marco Antonio Ruíz Liliana Hernández
DE LA MALA CALIDAD SE
APRENDE, DE LA BUENA
CALIDAD SE VIVE
Jhonny Castro
GRACIAS
Grupo de Calidad
GIT Proyectos Especiales
Subdirección de Agrología