Upload
talulah-taylor
View
43
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Strategisch Project Performante Interne Communicatie 2.0 Ondernemingsraad 27 november 2008. Scope van het strategisch project. Performante Interne Communicatie 2.0. Bouwen aan een interne communicatie ORGANISATIE. LOPENDE ACTIES interne communicatie (2008). Rollen & verantwoordelijkheden - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Strategisch ProjectPerformante Interne Communicatie 2.0
Ondernemingsraad27 november 2008
Scope van het strategisch project
Performante Interne Communicatie 2.0
Bouwen aan een interne communicatie
ORGANISATIE
LOPENDE ACTIES interne communicatie
(2008)
Rollen & verantwoordelijkheden
Interne kanalen
Interne doelgroepen
Werkprocessen
Concrete communicatie acties, zoals- missie, waarden- Nieuwe wegen voor Exploitatie-...
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 2
Scope van het strategisch project
UitdagingenWat leeft in de organisatie?
1: Medewerkers worden ook geïnformeerd over het bedrijf via de media en de vakbonden
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 4
2: Een groot deel van het personeel (chauffeurs, technici en controleurs) heeft geen toegang tot PC
3: Er is heel veel informatie, er is nood aan meer structuur
4: Er is nood aan duidelijke informatie en het geschikte communicatiekanaal
5: Intranet is te statisch
Inhoud van deze voormiddag
1. Context – voortraject
2. Doelstellingen en aanpak
3. 4 werkgroepen
4. Projectstructuur
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 5
Doelstellingen van een interne communicatie-organisatie
Het opbouwen van een performante interne communicatie organisatie die :
éénduidigdoordacht
betrouwbaareffectief
en gebruiksvriendelijk is
en zo de missie en de doelstellingen van De Lijn mee helpt realiseren
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 6
Aanpak om deze doelstellingen te realiseren
– Interne Communicatie belangt iedereen aan
– Creëren van een groot draagvlak door betrokkenheid te stimuleren vanuit alle hoeken van De Lijn
– De aangeboden oplossingen dienen afgestemd te zijn aan de reële behoeften van De Lijn
Opstart van 4 werkgroepenDoel = bepalen en realiseren van veranderingen in 4 thema’s
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 7
Inhoud van deze voormiddag
1. Context – voortraject
2. Doelstellingen en aanpak
3. 4 werkgroepen
4. Projectstructuur
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 8
Andere
4 thema’s = 4 werkgroepen
Intranet Personeels-magazine
Terrein-
communicatie
Beleid interne communicatie
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 9
Beleid Interne CommunicatieDoelstelling
Doelstelling
• Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne
communicatie
• Werkprocessen bepalen en implementeren
• Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen
• Bepalen van het communicatieplanningsproces
Doelstelling
• Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne
communicatie
• Werkprocessen bepalen en implementeren
• Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen
• Bepalen van het communicatieplanningsproces
20/04/23 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 10
IntranetDoelstelling
Doelstelling• Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen
interne communicatie van De Lijn
• Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten.• Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot
het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang
Doelstelling• Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen
interne communicatie van De Lijn
• Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten.• Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot
het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang
20/04/23 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 11
PersoneelsmagazineDoelstelling
Doelstelling
• Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel)
• Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie
• Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt
Doelstelling
• Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel)
• Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie
• Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt
20/04/23 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 12
TerreincommunicatieDoelstelling
Doelstelling
• Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten)
• Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren
• Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s
Doelstelling
• Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten)
• Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren
• Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s
20/04/23 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 13
Inhoud van deze voormiddag
1. Context – voortraject
2. Doelstellingen en aanpak
3. 4 werkgroepen
4. Projectstructuur
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 14
Project- en overlegstructuur
ProjectteamProjectteam
StuurgroepStuurgroepRaad van DirecteurenRaad van Directeuren
Functioneel OverlegFunctioneel Overleg
KlankbordgroepKlankbordgroep
Intranet Personeels-magazine
Terrein-
communicatieAndere
Beleid interne communicatie
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 15
Project- en overlegstructuurStuurgroep
Doelstelling
• Validatie van de verschillende acties / concepten van het project
• De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn
• De RvD / RvB voorbereiden
Doelstelling
• Validatie van de verschillende acties / concepten van het project
• De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn
• De RvD / RvB voorbereiden
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 16
Project- en overlegstructuurProjectteam
Doelstelling• De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen• De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen• Bewaken van een éénduidige methodologie• De stuurgroepen voorbereiden
Doelstelling• De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen• De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen• Bewaken van een éénduidige methodologie• De stuurgroepen voorbereiden
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 17
Project- en overlegstructuurKlankbordgroep
Samenstelling deelnemers5 chauffeurs (1 per entiteit)5 chauffeurs exploitanten5 bedienden (1 per entiteit)5 controleurs (1 per entitetit)5 technici (1 per entiteit)5 medewerkers Lijnwinkel
Samenstelling deelnemers5 chauffeurs (1 per entiteit)5 chauffeurs exploitanten5 bedienden (1 per entiteit)5 controleurs (1 per entitetit)5 technici (1 per entiteit)5 medewerkers Lijnwinkel
Doelstelling• Noden en behoeften van de
doelgroepen opnemen• Concepten voorstellen om de
relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen
Doelstelling• Noden en behoeften van de
doelgroepen opnemen• Concepten voorstellen om de
relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen
Agenda 16 januari:
aftoetsen van
• Intranet: structuur en classificatie
• Personeelsmagazine: concept
• Initiatieven Terreincommunicatie
• Communicatiemodel
Agenda 16 januari:
aftoetsen van
• Intranet: structuur en classificatie
• Personeelsmagazine: concept
• Initiatieven Terreincommunicatie
• Communicatiemodel
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 18
Project- en overlegstructuurRvD en Functioneel Overleg
Deelnemers
•Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen
Deelnemers
•Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen
Organisatie
• Frequentie : bij belangrijke mijlpalen van het project
Organisatie
• Frequentie : bij belangrijke mijlpalen van het project
Doelstelling
• Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project
• De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn
Doelstelling
• Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project
• De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn
20/04/23 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 19
Waar staan we vandaag? – mijlpalen07/08 08/08 09/08 10/08 11/08 12/08 01/09 02/09 03/09 04/09 05/09 06/09 08/09 09/0907/09
• Kanalenstrategie• Samenwerkingsmodel• Planningsproces
• Rollen & verantwoordelijkheden
• Interne Communicatie Processen en regels
15/12
31/01
BELEID INTERNE COMMUNICATIE
31/08
INTRANET• Analyse document
• Intranet Structuur
• Concept Intranet
• Ontwikkeling
• Go Live
30/12
31/01
15/08
PERSONEELSMAGAZINE
• Aanpak veldwerk
• Langetermijn visie personeelsmagazine
aanpak nieuw model4/112008
01/012009
TERREIN COMMUNICATIE• Infoborden en boek
28/022009
• Communicatiemodel
• Uitrol en veranderingsplan
• Go Live
30/042009
31/082009
31/012009
15/10
30/09