REPUBLIKA SLOVENIJAMINISTRSTVO ZA FINANCE

UPRAVA REPUBLIKE SLOVENIJE ZA JAVNA PLAČILA

RAZPISNA DOKUMENTACIJA

ZA ODDAJO JAVNEGA NAROČILA BLAGA IN STORITEV PO ODPRTEM POSTOPKU

Predmet javnega naročila:

Dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema

Oznaka javnega naročila:JN 02/2010- APO-EDS

KAZALO VSEBINE RAZPISNE DOKUMENTACIJE:

1. POVABILO K ODDAJI PONUDBE...................................................................................41.1. Naročnik........................................................................................................................... 41.2. Predmet javnega naročila.................................................................................................41.3. Kraj opravljanja storitev....................................................................................................41.4. Trajanje javnega naročila.................................................................................................41.5. Način oddaje naročila storitev..........................................................................................41.6. Razpisna dokumentacija..................................................................................................51.6.1. Način, mesto in rok za prevzem razpisne dokumentacije.................................................51.6.2. Sprememba in dopolnitev razpisne dokumentacije..........................................................51.7. Rok za predložitev ponudbe.............................................................................................51.8. Odpiranje ponudb.............................................................................................................51.9. Merila za ocenjevanje ponudb in izbiro ponudnika...........................................................51.10. Izločitev ponudb, ustavitev postopka, zavrnitev vseh ponudb, odstop od izvedbe javnega naročila................................................................................................................................. 51.11. Odločitev o oddaji naročila in sklenitev pogodbe..............................................................52. KRATICE..........................................................................................................................63. OBSTOJEČI DOKUMENTNI SISTEM NAROČNIKA.......................................................63.1. Predstavitev naročnika.....................................................................................................63.2. Opis trenutnega stanja.....................................................................................................74. PREDMET JAVNEGA NAROČILA IN TEHNIČNE ZAHTEVE.........................................84.1. Namen in cilji projekta implementacije EDS.....................................................................84.2. Splošne in tehnične zahteve............................................................................................84.2.1. Seznam splošnih in tehničnih zahtev...............................................................................94.2.2. Zajem dokumentov.........................................................................................................104.2.3. Urejanje, sledljivosti in upravljanje z verzijami dokumentov...........................................114.2.4. Upravljanje s poslovnimi procesi....................................................................................114.2.5. Uporabniški vmesnik in učinkovit način obveščanje uporabnikov..................................124.2.6. Pooblaščanje in nadomeščanje uporabnikov.................................................................124.2.7. Iskanje dokumentov.......................................................................................................124.2.8. Avtorizacija in varnost....................................................................................................134.2.9. Delo z zbirkami dokumentov (Aktivna, Tekoča, Stalna).................................................134.2.10. Spletni vmesnik za celovito administracijo.....................................................................144.2.11. Arhitektura rešitve..........................................................................................................144.2.12. Vključitev v delovno okolje uporabnika in splošne integracije........................................144.2.13. Število uporabnikov........................................................................................................154.3. Vsebinske zahteve.........................................................................................................154.3.1. Vodenje vložišča............................................................................................................164.3.1.1. Evidentiranje vhodno / izhodne pošte.............................................................................164.3.1.2. Vodenje upravnega postopka.........................................................................................164.3.2. Vodenje registra pogodb................................................................................................174.3.3. Likvidacija knjigovodskih listin........................................................................................184.4. Ostale zahteve...............................................................................................................194.5. Garancijski rok in vzdrževanje po preteku garancije......................................................205. POGOJI.......................................................................................................................... 205.1. Splošno.......................................................................................................................... 205.2. Identifikacijski podatki o ponudniku................................................................................215.3. Ponudbena cena............................................................................................................215.4. Sprejemanje razpisnih pogojev......................................................................................215.5. Nekaznovanost ponudnika in zakonitih zastopnikov......................................................215.6. Evidenca ponudnikov z negativnimi referencami...........................................................225.7. Prisilna poravnava, stečaj, likvidacija ali statusna sprememba......................................225.8. Referenčni sistem..........................................................................................................225.9. Pozitivno mnenje Ministrstva za javno upravo................................................................235.10. Plačane obveznosti do podizvajalcev.............................................................................235.11. Finančno zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti..................................235.12. Finančno zavarovanje za odpravo napak v garancijskem roku......................................245.13. Sprejem pogodbenih obveznosti....................................................................................246. NAVODILA PONUDNIKOM ZA IZDELAVO PONUDBE.................................................25

2/57

6.1. Splošno.......................................................................................................................... 256.2. Dodatne informacije v zvezi z javnim naročilom in izdelavo ponudbe............................256.3. Jezik, v katerem mora ponudnik izdelati ponudbo..........................................................256.4. Obseg ponudbe..............................................................................................................266.5. Rok veljavnosti ponudbe...............................................................................................266.6. Stroški ponudbe.............................................................................................................266.7. Ponudbena cena............................................................................................................266.8. Označitev zaupnih podatkov..........................................................................................266.9. Način, mesto in rok za predložitev ponudbe...................................................................266.10. Umik, sprememba ali dopolnitev ponudbe.....................................................................276.11. Neobičajno nizka ponudba.............................................................................................276.12. Dajanje neresničnih ali zavajajočih dokazil....................................................................27OBRAZEC 1 – Osnovni in registrski podatki o ponudniku................................................................28OBRAZEC 1/A – Seznam podizvajalcev..........................................................................................29OBRAZEC 2 – Ponudba................................................................................................................... 30OBRAZEC 3 – Izjava ponudnika o sprejemanju razpisnih pogojev..................................................31OBRAZEC 4 – Izjava pravne osebe v zvezi s kaznivimi dejanji iz 1. in 2. odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence.............................................................32OBRAZEC 4/A – Izjava zakonitega zastopnika ponudnika/podizvajalca v zvezi s kaznivimi dejanji iz 1. in 2. odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence........33OBRAZEC 5 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni uvrščen v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami....................................................................................................................................... 34OBRAZEC 6 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni v postopku prisilne poravnave, stečaja, likvidacije ali statusne spremembe...................................................................................................35OBRAZEC 7 – Referenčna lista ponudnika s področja implementacije elektronskega dokumentnega sistema............................................................................................................................................. 36OBRAZEC 7/A – Referenčno potrdilo s področja implementacije elektronskega dokumentnega sistema............................................................................................................................................. 37OBRAZEC 8 – Izjava ponudnika o ustreznosti programske aplikacije..............................................40OBRAZEC 9 – Izjava o plačanih zapadlih obveznostih do podizvajalcev.........................................41OBRAZEC 10 – Bančna garancija za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti (vzorec)....................42OBRAZEC 11 – Bančna garancija za odpravo napak v garancijskem roku (vzorec)........................43OBRAZEC 12 – Vzorec pogodbe.....................................................................................................44

3/57

1. POVABILO K ODDAJI PONUDBE

Na podlagi 25. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08 in 19/10, v nadaljevanju: ZJN-2) in obvestila o javnem naročilu za dobavo blaga in izvedbo storitev »Dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema« po odprtem postopku, ki je bilo objavljeno na portalu javnih naročil (številka objave JN 9555/2010 z dne 6. 10. 2010) naročnik vabi vse zainteresirane ponudnike, da predložijo svojo pisno ponudbo v skladu s to razpisno dokumentacijo in navodili za izdelavo ponudbe.

1.1. NaročnikRepublika Slovenija, Ministrstvo za finance, Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, 1000 Ljubljana, matična številka 1572814, davčna številka 10641424, šifra proračunskega uporabnika 16187 (v nadaljevanju: naročnik ali UJP).

1.2. Predmet javnega naročilaPredmet javnega naročila je dobava, implementacija in vzdrževanje sodobnega elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti po specifikaciji, količini in pogojih, ki so podrobneje opredeljeni v nadaljevanju razpisne dokumentacije.

1.3. Kraj opravljanja storitevStoritve, ki so predmet tega javnega naročila, se izvajajo na lokacijah:- pri naročniku – Cankarjeva ulica 18, Ljubljana,- pri ponudniku, ki bo izbran v tem postopku, oziroma na daljavo (po telekomunikacijski ali

elektronski poti prek spletne službe).

1.4. Trajanje javnega naročilaDobava aplikativne opreme in storitev implementacije predmetnega aplikativnega sistema se izvaja največ 4 mesece od podpisa pogodbe.

Garancijsko vzdrževanje se izvaja 12 mesecev od dneva primopredaje opreme in storitev.

Redno letno vzdrževanje se izvaja od dneva primopredaje in prehoda celotnega sistema v produkcijo do dne 31. 12. 2012.

Aplikativno vzdrževanje se izvaja od dneva preteka garancije do dne 31. 12. 2012.

Naročnik si pridržuje pravico, da med izvajanjem tega javnega naročila oziroma pogodbe spremeni režim rednega letnega in aplikativnega vzdrževanja po preteku garancije oziroma zmanjša ali prilagodi obseg storitev in uporabniških licenc, če se zmanjša obseg proračunskih sredstev, predvidenih za izvajanje tega javnega naročila, ali zaradi drugih razlogov v skladu s politiko in akti Vlade RS in Ministrstva za finance.

Naročnik si pridržuje pravico, da podaljša obdobje rednega letnega in aplikativnega vzdrževanja opreme in naroči nadgradnjo opreme, ter da odda dodatne storitev ponudniku, ki bo izbran v tem javnem naročilu, pod pogoji, ki so določeni v 29. členu ZJN-2. V tem primeru se izvede postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu in se z izvajalcem sklene aneks k osnovni pogodbi ali nova pogodba.

1.5. Način oddaje naročila storitevJavno naročilo se odda po odprtem postopku, skladno s 25. členom ZJN-2.

Če se odprti postopek zaključi brez izbire najugodnejšega ponudnika, ker ne bi bila pridobljena nobena ponudba ali ker bi bile vse pridobljene ponudbe neprimerne, si naročnik pridržuje pravico oddati naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave, skladno s 1. točko prvega odstavka in tretjim odstavkom 29. člena ZJN-2

4/57

1.6. Razpisna dokumentacija

1.6.1. Način, mesto in rok za prevzem razpisne dokumentacije Razpisno dokumentacijo lahko ponudniki prevzamejo v fizični obliki osebno na naslovu naročnika ali zahtevajo po pošti, telefonu + 386 1 475 17 15, telefaksu + 386 1 475 17 03 ali v elektronski obliki prek e-naslova: ujp@ujp.gov.si vsak delovni dan med 08:00 in 15:00 uro, ali prevzamejo na spletni strani naročnika: http://www.ujp.gov.si v rubriki Javna naročila (v nadaljnjem besedilu: spletna stran).

1.6.2. Sprememba in dopolnitev razpisne dokumentacijeNaročnik si pridržuje pravico, da delno spremeni ali dopolni razpisno dokumentacijo, ter da v primeru bistvenih sprememb ali dopolnitev razpisne dokumentacije podaljša rok za oddajo ponudb tako, da omogoči ponudnikom ustrezen čas za upoštevanje dopolnitev pri pripravi ponudb. Vsaka sprememba ali dopolnitev je sestavni del razpisne dokumentacije in bo objavljena na spletni strani naročnika oziroma prek portala javnih naročil najpozneje 6 dni pred iztekom roka za oddajo ponudb. Ponudniki morajo sami spremljati morebitne popravke razpisne dokumentacije ter vprašanja in odgovore, ki bodo objavljeni na spletni strani naročnika oziroma prek portala javnih naročil.

1.7. Rok za predložitev ponudbeNaročnik bo upošteval vse zaprte in pravilno označene ponudbe, ki bodo prispele na njegov naslov do 17. 11. 2010 do vključno 10:00 ure.

1.8. Odpiranje ponudbJavno odpiranje ponudb bo dne 17. 11. 2010 ob 10:10 uri v prostorih na naslovu naročnika (pisarna št. 141).

Predstavniki ponudnikov, ki bodo prisotni na javnem odpiranju, morajo naročniku predložiti pisno pooblastilo za zastopanje ponudnika. Pooblastila ne potrebujejo zakoniti zastopniki in prokuristi, vpisani v sodni register oziroma Poslovni register Slovenije. Nepooblaščeni predstavniki ponudnikov ne morejo opravljati dejanj, ki pomenijo zastopanje ponudnika.

1.9. Merila za ocenjevanje ponudb in izbiro ponudnikaNaročnik bo izbral ponudnika na podlagi merila najnižja cena pri čemer mora ponudnik izpolnjevati vse zahteve in pogoje iz razpisne dokumentacije.

V primeru, da bosta dva ali več ponudnikov ponudila enako ceno, se šteje kot najugodnejša ponudba tista, ki je bila prej oddana.

1.10. Izločitev ponudb, ustavitev postopka, zavrnitev vseh ponudb, odstop od izvedbe javnega naročila

Naročnik bo izločil vse ponudbe, ki niso popolne, pod pogoji, določenimi v ZJN-2 in v tej razpisni dokumentaciji. Naročnik lahko brez kakršnekoli odškodninske odgovornosti do kogarkoli ustavi postopek javnega naročanja, zavrne vse ponudbe ali odstopi od izvedbe javnega naročila na način, določen v 80. členu ZJN-2.

1.11. Odločitev o oddaji naročila in sklenitev pogodbeNaročnik bo ponudnike obvestil o odločitvi o oddaji naročila v roku in na način, kot ga določa 79. člen ZJN-2.

Izbrani ponudnik je dolžan v roku 8 dni po prejemu poziva naročnika podpisati pogodbo. Če izbrani ponudnik pogodbe ne podpiše v navedenem roku, se šteje, da je odstopil od ponudbe.

5/57

2. KRATICE

Kratica Pomen kraticeUJP Uprava Republike Slovenije za javna plačilaOE UJP Območna enota UJP (organizacijska enota UJP)SROP Sektor za računalniško obdelavo podatkov in razvoj informacijskih sistemov

(IT center pri naročniku)APO aplikativna programska opremaEDS elektronski dokumentni sistemRS Republika SlovenijaMFERAC enotni računovodski sistem v državni upravi – programska aplikacija

oziroma računovodski sistem Ministrstva za finance, ki ga uporablja naročnik

ZJN-2 Zakon o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08 in 19/10)

ZJNVETPSZakon o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08 in 19/10)

ZVDAGA Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06)

UVDAG Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06)

ZEPEP Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 98/04-UPB1, 61/06-ZEPT)

ZUP Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06-UPB2, 105/06-ZUS-1, 126/07, 65/08, 47/09-Odl. US: U-I54/06-32 (48/09-popr), 8/10)

3. OBSTOJEČI DOKUMENTNI SISTEM NAROČNIKA

3.1. Predstavitev naročnika

Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP) namerava posodobiti svoje poslovanje in znotraj svoje organizacije v čim večji meri uveljaviti brezpapirno poslovanje. V ta namen bo UJP vpeljal nov, sodoben elektronski dokumentni sistem (EDS), ki bo čim bolje podprl in uredil postopke ravnanja z dokumenti v e-obliki.

UJP opravlja svoje poslovanje prek Urada UJP in 12 območnih enot (OE UJP), ki so razporejene po posameznih statističnih regijah RS.

Sektor za računalniško obdelavo podatkov in razvoj informacijskih sistemov (v nadaljevanju SROP), v katerem se nahaja IT center UJP, je organizacijska enota znotraj Urada UJP. Vse notranje organizacijske enote (Urad UJP, 12 območnih enot, SROP) poslujejo v funkcionalno ločenih prostorih na lokacijah, ki so objavljene na spletni strani naročnika: http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=196 (slika 1).

Vse organizacijske enote z izjemo SROP, ki predstavlja IT center, imajo samostojna vložišča za evidentiranje vhodne in izhodne pošte (13 vložišč), ki opravljajo tudi del funkcij glavne pisarne. Ker je eden od poglavitnih ciljev uvedbe novega EDS prehod na brezpapirno poslovanje znotraj UJP, pa bodo uporabniki novega EDS skladno s svojimi zadolžitvami in delovnimi nalogami vsi javni uslužbenci zaposleni v UJP (vključno z zaposlenimi v vložiščih predvidoma 200 zaposlenih).

6/57

Slika 1: Urad UJP in območne enote UJP

3.2. Opis trenutnega stanja

UJP uporablja sistem za upravljanje z dokumenti, s katerim evidentira dokumente, ki na lokacije prejemnika prispejo ali se iz njih posredujejo na klasičen način v papirni obliki. Uporabljeni sistem je decentraliziran (aplikacije in baze podatkov so nameščene po posameznih notranjih organizacijskih enotah). Uporabniki uporabljajo poenotene šifrante (npr.: klasifikacijski in signirni načrt).Skupno število zadev v obstoječi evidenci je cca 22.000, od tega 6.000 odprtih. Obstoječi sistem podpira v nadaljevanju naštete funkcionalnosti, ki se lahko posameznemu uporabniku dodelijo odvisno od njegove vloge.

Seznam funkcionalnosti obstoječega dokumentnega sistema:• evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov in njihove vsebine, • uvrščanje dokumentov v zadeve, • signiranje oziroma razporejanje zadev v reševanje javnim uslužbencem, • določanje postopka reševanja zadeve, • izdelava izhodnih dokumentov na podlagi vnaprej pripravljenih predlog, • opozarjanje in obveščanje uporabnikov (roki, povezani z reševanjem, obveščanje

uporabnikov o prejetih dokumentih in zadevah) zadev,• spremljanje rokov za rešitev zadeve, • odprema dokumentov,• vodenje evidence upravne statistike, • sledenje poteku reševanja zadev, • izdelava analitičnih in drugih poročil po različnih kriterijih (stanje rešenih in nerešenih

zadev, učinkovitost uporabnikov),• izpis popisa zadev, • arhiviranje zadev in uvrščanje rešenih zadev v stalno zbirko,• nadzor skrbnika nad šifranti klasifikacijskih znakov, postopkov, organizacijske sheme,

uporabnikov sistema in njihovih pravic ter izdelavo varnostnih kopij.

7/57

4. PREDMET JAVNEGA NAROČILA IN TEHNIČNE ZAHTEVE

Predmet javnega naročila je dobava, implementacija in vzdrževanje sodobnega, centraliziranega elektronskega dokumentnega sistema (v nadaljevanju EDS) v UJP. V tem delu razpisne dokumentacije so opredeljene zahteve za EDS.

4.1. Namen in cilji projekta implementacije EDS

Namen in cilji implementacije EDS v UJP so:• omogočiti javnim uslužbencem v UJP evidentiranje, urejanje, hrambo in iskanje vseh

uradnih dokumentov na zakonsko skladen, varen in učinkovit način,• uvesti standardizirano pripravo, procese obdelave in procese hranjenja

dokumentnega gradiva ter posledično• uveljaviti brezpapirno poslovanje znotraj UJP v čim večji meri.

Javni uslužbenci sedaj pri svojem delu uporabljajo tako papirne kot elektronske dokumente. Največ uradne komunikacije trenutno še vedno poteka preko papirnih dokumentov, ki se izmenjujejo preko pošte. Elektronsko obliko komunikacije v tem trenutku predstavlja e-pošta, izmenjevanje MS Office dokumentov, uporaba spletnih portalov, ipd.

Vsi elektronski dokumenti, ki so zavedeni v EDS morajo biti obravnavani kot uradni dokumenti, kar zahteva evidentiranje, zajem, procesiranje in hrambo, oziroma uničenje kopij elektronskega dokumenta v skladu predpisi, ki urejajo upravljanje in hrambo dokumentarnega gradiva (Uredba o upravnem poslovanju, ZUP, ZVDAGA, UVDAG…).

S standardizacijo priprave dokumenta, evidentiranja dokumenta, procesa obdelave dokumenta in procesa hrambe, bo nov EDS na strani informacijskega sistema odpravil številne nepovezane in nepopolne baze dokumentov ter pripomogel k večji transparentnosti poslovanja in boljši porazdelitvi računalniških zmogljivosti. Na strani uporabnikov pa bo vzpostavitev enotne, z vseh oddaljenih lokacij dostopne baze in shrambe dokumentov, pomenila izziv in spodbudo za stalno izboljšanje obstoječih postopkov obravnave posameznih vrst in tipov dokumentov in s tem optimizacijo poslovanja ter dvig stopnje medsebojnega sodelovanja.

4.2. Splošne in tehnične zahteve

EDS mora biti bo zasnovan kot sodobna spletna rešitev namenjena evidentiranju, urejanju, procesiranju, vodenju in hranjenju dokumentnega gradiva. Skladno z zakonodajo mora poleg procesov uveljavljenih znotraj UJP, celovito podpirati tudi procese javne administracije.

EDS mora zagotoviti, da so tako vhodni kot izhodni dokumenti v sistemu zavedeni na za uporabnika čim bolj enostaven in učinkovit način. EDS mora podpirati celoten proces obravnave različnih tipov dokumentov (od zajema do arhiviranja). EDS mora skladno s to zahtevo omogočati standardizacijo procesov ali delov procesov obravnave dokumentov in standardizacijo dokumentov, kjer je to mogoče in smotrno.

Rešitev mora biti varna, zanesljiva in mora v povezavi z varnostjo in zanesljivostjo zadostiti nacionalnim (ZEPEP, ZVDAGA, UVDAG, Uredba o upravnem poslovanju, Enotne tehnološke zahteve Arhiva RS) in evropskim zakonskim določilom.

V nadaljevanju poglavja so naštete zahtevane splošne in tehnične lastnosti EDS. Temu sledi kratek opis v zvezi z nekaterimi pričakovanimi funkcionalnostmi sistema.

8/57

4.2.1. Seznam splošnih in tehničnih zahtevV zvezi z novim EDS so splošne in tehnične zahteve s strani naročnika naslednje:

1. Integracija z ActiveDirectory za shranjevanje uporabniške avtorizacije in Single-sign-on.

2. Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange.3. Sposobnost integracije v MS Office delovno okolje.4. Podpora digitalizaciji na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne

TWAIN gonilnike brez dodatne strežniške opreme.5. Nastavitve skeniranja so shranjene kot del metapodatkov dokumenta.6. Pregled skeniranih dokumentov omogoča povečevanje, obračanje slike, pomikanje

med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran.7. Omogočen optični zajem (OCR) dokumentov s pretvorbo v PDF in MS Word format.8. Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek (Word, Excel, PDF, e-pošta).9. Avtentifikacija z uporabo certifikatov registriranih overoviteljev.10. Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov.11. Tri-nivojska SOA arhitektura (Service Oriented Architecture).12. Celotna funkcionalnost dostopna preko spletnega vmesnika, ki ne zahteva dodatne

instalacije za tipične uporabnike.13. Skalabilnost rešitve, ki omogoča dodajanje novih strežnikov brez posegov v rešitev.14. Podpora grozdenju (cluster) za vsak arhitekturni nivo (spletni, aplikacijski,

podatkovni).15. Podpora tehnološkemu okolju Microsoft.16. Podpora urejanju dokumentov neposredno na strežniku preko WebDav protokola.17. Možnost zajema vsebin iz različnih virov in iz oddaljenega mesta.18. Možnost pregleda, povečave, rotacije, OCR in odpiranje slike (sken) dokumenta.19. Možnost dopolnjevanja dokumenta z metapodatki glede na tip dokumenta.20. Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se zavede v novo verzijo.21. Predhodne verzije so na voljo kot »read only«.22. K vsaki verziji se zabeleži datum in avtor verzije.23. Prednastavljeni standardni procesi z možnostjo prilagajanja.24. Možnost dodajanja novih procesov.25. Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice.26. Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem, svojo vlogo in

pravicami.27. Sistem omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drugem procesu.28. Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi

aplikacijami z uporabo web servisov.29. Samodejna personalizacija uporabniškega vmesnika glede na vloge in pravice

uporabnika.30. Integriranost okolja uporabniškega vmesnika v MS Office okolje uporabnika. 31. Obveščanje uporabnika preko uporabniškega vmesnika in e-pošte. 32. Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.33. Iskalnik po vsebini dokumentov (t.i. »Full Text Search«).34. Spletni vmesnik za celovito administracijo.35. Administracija uporabniških pravic preko uporabniških vlog.36. Možnost uporabe predlog dokumentov.37. Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti, pooblaščanje in

nadomeščanje.38. Delo z zbirkami dokumentov.39. Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov ( izvoz v MS Excel).40. Možnost najmanj 200 uporabnikov rešitve.41. Možnost najmanj 100 uporabnikov postopka likvidacije.42. Možnost najmanj 100 uporabnikov – upravni postopek.43. Možnost najmanj 100 uporabnikov – delo s pogodbami.

9/57

4.2.2. Zajem dokumentovUporabniku mora EDS omogočiti zajem in evidentiranje tako dokumentov v fizični obliki kot elektronskih dokumentov. Zajem dokumentov mora biti enostaven.

Zajem dokumentov v fizični obliki mora biti omogočen z uporabo skeniranja. Sistem naj omogoča digitalizacijo na oddaljenih lokacijah (13 lokacij) brez dodatne sistemske infrastrukture na taki lokaciji (z izjemo skenerja). Uporabnik mora imeti možnost skeniranja dokumentov brez zapuščanja aplikacije.

Skenirani dokumenti morajo biti vidni uporabniku kot slika in tudi v tekstovni obliki (OCR): uporabnik mora imeti možnost pretvorbe zajetega dokumenta v PDF in Word obliko.

Glede na vsebino so zajeti in evidentirani dokumenti lahko različnega tipa: pogodbe, knjigovodske listine, dopisi,… Uporabnik mora imeti možnost urejanja različnih tipov dokumentov. Posameznemu tipu dokumenta uporabnik pripiše nabor metapodatkov, s katerimi ob zajemu po potrebi dopolni posamezen dokument (npr.: knjigovodska listina, pogodba, dopis, ponudba…).

Ob zajemu podatkov naj se skupaj z dokumenti evidentirajo kot metapodatki tudi nastavitve skeniranja. Pregled skeniranih dokumentov omogoča tudi osnovne manipulacije nad zajetimi slikami (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran).

Uporabnik lahko preko uporabniškega vmesnika zajame in evidentira tudi dokumente v elektronski obliki in sicer z uporabo pripenjanja datotek iz lokalnega datotečnega sistema ali preko neposredne povezave z e-pošto.

Sistem mora omogočati zajem dokumentov v elektronski obliki iz lokalnega datotečnega sistema ali preko neposredne povezave z e-pošto. Zajem dokumentov v elektronski naj bo omogočen na način, da se dokument prenese in evidentira z uporabo pripenjanja datotek.

Uporabnik mora imeti pravice, da sam dodeljuje pravice za branje dokumenta drugim uporabnikom sistema, kadar oceni, da je to potrebno. Zajeti dokument mora imeti uporabnik možnost posredovati ostalim uporabnikom sistema.

Za MS Office dokumente mora sistem omogočiti kreiranje in urejanje vsebine dokumenta neposredno na strežniku, brez uporabe lokalnih kopij. Za kreiranje lastnih dokumentov naj ima uporabnik možnost uporabe predloge.

Zahteve:• Integracija z e-poštnim strežnikom Exchange.• Podpora digitalizaciji na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne

TWAIN gonilnike brez dodatne strežniške opreme.• Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek (Word, Excel, PDF, e-pošta).• Možnost zajema vsebin iz različnih virov iz oddaljenega mesta.• Možnost uporabe predlog dokumentov.• Nastavitve skeniranja so shranjene kot del metapodatkov dokumenta.• Pregled skeniranih dokumentov omogoča tudi osnovne manipulacije nad zajetimi

slikami (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran).

• Omogočen naj bo optični zajem (OCR) dokumentov s pretvorbo v PDF in MS Word format.

• Možnost pripenjanja vsebine dokumenta neposredno iz datotečnega sistema.• Možnost uporabe predlog dokumentov.

10/57

4.2.3. Urejanje, sledljivosti in upravljanje z verzijami dokumentovOb evidentiranju v sistem mora biti dokument dopolnjen z evidenčnimi podatki, ki v nadaljevanju omogočajo sledljivost dokumenta do izločitve dokumenta iz evidence. Kot evidenčne podatke naročnik razume npr.:

• podatki o uporabniku, ki je dostopal do posamezne verzije dokumenta,• čas dostopa do dokumenta,• akcija, ki jo je uporabnik izvedel nad dokumentom.

Dokumenti, nad katerimi mora uporabnik izvajati določene akcije, morajo biti vizualno opazni. Uporabniku mora biti omogočen dostop do vseh verzij dokumenta, ki ga v nekem trenutku ureja. Ena od možnosti v zvezi z urejanjem dokumentov mora biti tudi možnost dodajanja komentarjev na nivoju dokumenta.

Novo verzijo dokumenta naj povzroči vsaka sprememba na dokumentu: tako sprememba vsebine dokumenta kot sprememba njegovih metapodatkov. Uporabniku je dovoljeno, da lahko spreminja samo zadnjo verzijo dokumenta. Predhodne verzije dokumenta lahko le pregleduje in bere. Zaradi zagotavljanja sledljivosti sprememb se k vsaki verziji dokumenta zabeleži datum in podatki o uporabniku uporabnik – avtorju verzije.

Za potrebe upravljanja dokumentov, nad katerimi ima pravice za delo več uporabnikov, mora biti poleg ustreznega verzioniranja zagotovljeno tudi zaklepanje dokumentov: EDS mora v primeru, ko na dokumentu že dela en uporabnik, za vse ostale uporabnike zakleniti dostop do tega dokumenta in spreminjanja njegove vsebine. Na ta način se zagotovi, da lahko v določenem trenutku zadnjo verzijo dokumenta spreminja le en uporabnik.

Zahteve:• Možnost dopolnjevanja dokumenta z metapodatki glede na tip dokumenta.• Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se zavede v novo verzijo.• Predhodne verzije so na voljo kot »read only«.

4.2.4. Upravljanje s poslovnimi procesiVsak dokument je vezan na nek proces obdelave. EDS naj že vsebuje pred nastavljene standardne poslovne procese. Naročnik naj ima v okviru administracije sistema možnost prilagoditev standardnih poslovnih procesov svojim potrebam in možnost dodajanja novih poslovnih procesov za različne vrste dokumentov.

Nastavljanje procesov naročnik razume kot povezovanje procesov oz. aktivnosti znotraj procesov v povezavi z vlogami in pravicami uporabnikov sistema. Procesni del EDS mora torej posameznemu uporabniku omogočati izvajanje izključno tistih akcij, ki so mu dovoljene v določenem stanju oz. točki procesa, skladno z nastavitvami mora zagotoviti tudi avtomatsko posredovanje oz. izmenjavo dokumentov v obdelavo uporabnikom.

Proces se lahko sestavi iz več akcij, preko katerih dokument prehaja v različna stanja. V proces so vključeni različni vsebinski udeleženci, kot npr.; pripravljalec dokumenta, podpisnik, nadzornik, prejemnik, računovodja…, odvisno od svoje vloge. Vsebinski udeleženec v procesu ima dostop do dokumenta v skladu s stanjem procesa. Dokument je v določeni fazi procesa lahko le v enem stanju. Uporabnik lahko izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem, svojo vlogo in pravicami. Uporabnik je o svojih akcijah obveščen preko e-pošte in uporabniškega vmesnika.

Procesni del EDS mora sam skrbeti za to, da so uporabniki, vključeni v proces obravnave dokumenta, ustrezno obveščeni o tem, katere akcije nad dokumenti morajo izvesti. Uporabniki morajo biti obveščeni preko uporabniškega vmesnika in preko e-pošte.

11/57

Zahteve:• Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange.• Pred nastavljeni standardni procesi z možnostjo prilagajanja.• Možnost dodajanja novih procesov.• Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice.• Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem, svojo vlogo in

pravicami.• Sistem omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drugem procesu. • Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi

aplikacijami z uporabo web servisov.• Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.

4.2.5. Uporabniški vmesnik in učinkovit način obveščanje uporabnikov

Rešitev mora temeljiti na enovitem uporabniškem vmesniku. Ta mora biti preprost, intuitiven ter zasnovan tako, da posameznega uporabnika vodi skozi njegove trenutne zadolžitve povezane z njegovimi nalogami in delovnimi procesi. Enovit uporabniški vmesnik mora omogočati samodejne prilagoditve oziroma personalizacijo posameznemu uporabniku in njegovim delovnim nalogam ali z drugimi besedami: enovit uporabniški vmesnik se mora glede na nastavitev vlog in pravic uporabnika, povezanih z njegovim delom, samodejno prilagoditi posameznemu uporabniku. Personalizirano okolje uporabniškega vmesnika mora biti integrirano v obstoječe uporabniško MS Office okolje, kar uporabnikom na delovnem mestu omogoča enostavno in učinkovito delovanje.

Sistem mora obveščati posameznega uporabnika v primerih:• ko proces dela od uporabnika zahteva izvedbo določene akcije,• ko je uporabniku dodeljena ali spremenjena vloga (npr.: izbran je kot potrjevalec,

podpisnik),• ko se spremeni status evidentiranega dokumenta, ki ga uporabnik obravnava (npr.:

preteče rok pogodbe).

Obveščanje naj bo nastavljivo za vsakega uporabnika posebej. Uporabnik naj bo obveščen z e-sporočilom in preko uporabniškega vmesnika.

Zahteve:• Sposobnost integracije v MS Office delovno okolje.• Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange.• Samodejna personalizacija uporabniškega vmesnika glede na vloge in pravice

uporabnika.• Integriranost okolja uporabniškega vmesnika v MS Office okolje uporabnika .• Obveščanje uporabnika preko uporabniškega vmesnika in e-pošte.

4.2.6. Pooblaščanje in nadomeščanje uporabnikovUporabnik sistema mora imeti možnost za pooblaščanje sodelavcev za izvedbo vseh ali nekaterih delovnih nalog v času njegove odsotnosti. Opravljene akcije pooblaščenca morajo biti razvidne tudi iz revizijske sledi dokumenta.

Zahteve:• Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti, pooblaščanje in

nadomeščanje.

4.2.7. Iskanje dokumentovEDS mora imeti zmogljiv iskalnik, ki naj podpira tudi t.i. »Full text« iskanje po dokumentih in njihovih priponkah. Iskalnik mora za posameznega uporabnika omejiti rezultat iskanja glede na njegove vloge in pravice na tiste dokumente, do katerih uporabnik lahko dostopa.

12/57

EDS mora uporabniku omogočiti hitro iskanje dokumentov preko ključnih besed oz. preko izbire različnih parametrov iz šifrantov. Seznami za iskanje morajo biti urejeni po različnih kriterijih (npr. po tipu dokumenta, stanju dokumenta, klasifikaciji, ipd.).

Prikaz seznama dokumentov mora biti nastavljiv na nivoju posameznega uporabnika (personaliziran pregled aktivnih dokumentov uporabnika). Uporabnik mora imeti možnost filtriranja prikazanih dokumentov na nivoju seznama in možnost združevanja in sortiranja dokumentov v seznamih po različnih kriterijih.

Zahteve:• Iskalnik po vsebini dokumentov (t.i. »Full Text Search«)

4.2.8. Avtorizacija in varnost EDS mora imeti standardni pristop za avtorizacijo uporabnikov. Podpirati mora single-sign-on z uporabo ActiveDirectory. Infrastruktura dokumentnega sistema mora vsebovati podporo za elektronsko podpisovanje dokumentov.

Dostop do EDS mora biti bo omogočen le uporabnikom z ustreznimi dostopnimi pravicami. Dostop do dokumentov je uporabniku omejen na dostop do tistih dokumentov, ki jih potrebuje pri delu in se nanašajo na njegovo delovno mesto oz. dodeljene vloge in pravice.

Pravice za delo z dokumenti se dodeljujejo uporabnikom sistema v okviru administracije uporabniških vlog in pravic v povezavi s poslovnimi procesi, povezanimi z dokumentom. Nastavljanje omenjenih pravic mora biti prilagodljivo na nivoju posameznega procesa.

Na nivoju vsakega dokumenta mora biti jasno razvidno, kateri uporabniki lahko dokument pregledujejo in kateri uporabniki lahko dokument pregledujejo in urejajo.

Sistem mora omogočati vzporedno ali zaporedno potrjevanje in elektronsko podpisovanje dokumentov.

Sistem mora spremljati vse spremembe in vpoglede na dokumentu. Fizično brisanje dokumentov znotraj sistema ne sme biti omogočeno. »Brisanje« dokumenta pomeni, da je dokument označen kot »brisan«.

Zahteve:• Integracija z ActiveDirectory za shranjevanje uporabniške avtorizacije in Single-sign-

on.• Avtentifikacija z uporabo certifikatov registriranih overoviteljev.• Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov.• Administracija uporabniških pravic prek uporabniških vlog.

4.2.9. Delo z zbirkami dokumentov (Aktivna, Tekoča, Stalna)

EDS mora zagotoviti podporo aktivni, tekoči in stalni zbirki dokumentnega gradiva. Ko so dokumenti v obdelavi, so vidni v aktivni zbirki (zbirka nerešenih zadev). Ko se zadeva zaključi se prenese v tekočo zbirko, dostopi do zadeve se ob tem lahko spremenijo oziroma omejijo. Po določenem obdobju, ko se zadeva nahaja v tekoči zbirki (dve leti), se preseli v stalno zbirko. Pravice dostopa do stalne zbirke zadev in dokumentov ima omejeno število uporabnikov (arhivar).Zagotovljena naj bo možnost, da se med zbirkami dokumentno gradivo prenaša avtomatično ali ročno. Sistem naj omogoča tudi reaktivacijo zadev.

Zahteve• Delo z zbirkami dokumentov.

13/57

4.2.10. Spletni vmesnik za celovito administracijoDel EDS naj bo zmogljiv administratorski vmesnik, ki administratorju sistema omogoča enostavno nastavljanje sistema in pregledovanje stanja sistema, kot celote. Upravljanje z uporabniškimi pravicami naj bo izvedeno z uporabno uporabniških vlog, ki določajo vsebinske in dostopne pravice za delo z dokumenti.

Pričakovane funkcionalnosti spletnega vmesnika za celovito administracijo:• Dodajanje uporabnikov in upravljanje njihovih profilov v skladu z vlogami in

poslovnimi procesi. • Definiranje organizacijske strukture, položaja posameznega uporabnika in vlog.• Definiranje poslovnih procesov.• Definiranje tipov dokumentov in upravljanje z osnovnimi metapodatki in šifranti.• Uporaba sistemskih nastavitev.• Dostop do zapisov o napakah.• Pomoč za uporabnike.

Zahteve• Spletni vmesnik za celovito administracijo.

4.2.11. Arhitektura rešitveEDS mora biti realiziran kot spletna aplikacija, zasnovana po principu tri-nivojske arhitekture (spletni nivo, aplikacijski nivo in podatkovni nivo). Rešitev naj podpira uporabo spletnih brskalnikov Internet Explorer in Mozilla Firefox. Sistem mora podpirati izvajanje na gruči strežnikov. Omogočena mora biti enostavna razširljivost (skalabilnost), kar omogoča pohitritev sistema z dodajanje novih strežnikov.

Zahteve:• Tri-nivojska SOA arhitektura (Service Oriented Architecture).• Spletni vmesnik, ki ne zahteve dodatne instalacije za tipične uporabnike.• Skalabilnost rešitve, ki omogoča dodajanje novih strežnikov brez posegov v rešitev. • Podpora grozdenju (cluster) za vsak arhitekturni nivo (spletni, aplikacijski in

podatkovni).• Podpora tehnološkemu okolju Microsoft.

4.2.12. Vključitev v delovno okolje uporabnika in splošne integracije

EDS mora standardizirati dostop do drugih aplikacij, na način, da zagotovi enostaven prenos podatkov med elektronskim dokumentnim sistemom in zalednimi aplikacijami. Sistem naj nudi dobro definirane javne spletne vmesnike (SOAP), ki omogočajo zunanjim razvijalcem razvoj povezovalnih modulov za komunikacijo z ostalimi aplikacijami. V okolju UJP je še posebej pomembna možnost integracije z zalednim računovodskim sistemom naročnika MFERAC.

Zahteve:• Sposobnost integracije v MS Office delovno okolje.• Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange.• Podpora urejanju dokumentov neposredno na strežniki preko WebDav protokola.• Podpora digitalizaciji na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne

TWAIN gonilnike brez dodatne strežniške opreme.• Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek (Word, Excel, PDF, E-Mail...).• Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi

aplikacijami z uporabo web servisov.• Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov (MS Excel)

14/57

4.2.13. Število uporabnikov

Predvideno število uporabnikov EDS v UJP je 200. Uporabniki opravljajo različna dela oziroma so vključeni v delo različnih poslovnih procesov. V zvezi s tem mora sistem omogočati:

• podporo vodenju upravnega postopka, ki dopušča delo najmanj 100 uporabnikom,• podporo delu s pogodbami, ki dopušča delo najmanj 100 uporabnikom,• podpora procesu likvidacije knjigovodskih listin, ki dopušča delo najmanj 100

uporabnikom.

Zahteve:• Možnost najmanj 200 uporabnikov rešitve.• Možnost najmanj 100 uporabnikov postopka likvidacije.• Možnost najmanj 100 uporabnikov – upravni postopek.• Možnost najmanj 100 uporabnikov – delo s pogodbami.

4.3. Vsebinske zahteveV zvezi z novim EDS so vsebinske zahteve s strani naročnika naslednje:

1. Podpora klasifikacijskemu in signirnemu načrtu javne uprave, ki ga uporablja naročnik.

2. Podpora delu z zadevami.3. Uporabnik lahko kreira novo zadevo.4. Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo.5. Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati.6. Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo.7. Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko.8. Dokumente je mogoče preuvrščati v druge zadeve.9. Zadeve je mogoče združevati in razdruževati.10. Zadevo je mogoče zaključiti, s čimer vsi dokumenti v zadevi dobijo »read-only«

stanje.11. Zaključene zadeve je mogoče ponovno reaktivirati.12. Zaključene zadeve je mogoče hraniti v skladu z določenim rokom hrambe.13. Uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje.14. Vsak dosje mora imeti nosilca.15. Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oziroma zadeve.16. Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju.17. Dosje je mogoče združevati.18. Dosje je mogoče zaključiti.19. Podpora delu s pogodbami.20. Evidentiranje pogodb (vpis metapodatkov pogodbe).21. Možne nastavitve uporabnikov, ki imajo vpogled v pogodbo.22. Pregled statusa pogodb.23. Avtomatično opozarjanje odgovorne osebe pri preteku veljavnosti pogodbe.24. Iskanje pogodb po metapodatkih ali vsebini pogodbe.25. Podpora procesu likvidiranja knjigovodskih listin.26. Možnost pripenjanja prilog na knjigovodsko listino.27. Možnost dodatnega skeniranja priponk h knjigovodski listini ali njihova zamenjava

dokler ni knjigovodska listina označena kot zaključena ali zavrnjena dobavitelju.28. Povezava na zaledni računovodski sistem MFERAC (prepis šifrantov in podatkov

knjigovodske listine).29. Pošiljanje knjigovodske listine v pregled in podpis.30. Možnost nastavljanja avtomatskega delilnika za posamezne mesečne knjigovodske

listine.31. Pregled statusa knjigovodskih listin in izpis informacije o tem, pri kateri osebi se

knjigovodska listina nahaja.

15/57

32. Iskalnik za modul likvidacija, ki omogoča iskanje in izpis po vseh naslednjih kriterijiho po nazivih dobaviteljev (=, se začne, se konča, vsebuje, splošno),o po datumih prejema knjigovodskih listin ( med, >, <, =, splošno),o po številki knjigovodske listine (se začne, se konča, vsebuje, med,  splošno, =),o po zneskih (med, >,<,=).33. Vpogled v knjigo in izpis Knjige prejetih knjigovodskih listin, ki vsebuje najmanj

naslednje podatke:o zaporedno številko,o datum prejema knjigovodske listine,o naziv dobavitelja,o številko knjigovodske listine ino znesek knjigovodske listine.

Ponujena rešitev naj v sklopu zahtevanih funkcionalnosti oziroma upravljanja s standardnimi procesi nudi že pred pripravljene poslovne procese za:

• vodenje vložišča (evidentiranje vhodne in izhodne pošte),• vodenje zadev in dosjejev,• likvidacijo vhodnih dokumentov – knjigovodskih listin,• vodenje registra pogodb.

4.3.1. Vodenje vložišča

4.3.1.1. Evidentiranje vhodno / izhodne pošte

EDS mora podpreti evidentiranje vhodne in izhodne pošte, tako elektronske, kot papirne. Evidentiranje vhodne pošte v papirni obliki mora biti zagotovljeno z uporabo skeniranja, evidentiranje vhodne/izhodne pošte v e-obliki mora biti zagotovljeno preko integracije z e-poštnim strežnikom.

Sistem naj omogoča vodenje knjige vhodne in izhodne pošte in naj hrani formalni dokaz za vso vhodno in izhodno pošto.

Vsaka e-pošta, ki je prenesena v sistem, mora ohraniti vse priponke in vse, za e-pošto specifične meta podatke (npr. polja kot so; to/od:, from/za:, cc/kp:, subject/zadeva:).

Sistem naj omogoča pripravo posebnih poročil z naslova vhodno/izhodne pošte (npr. knjiga pošte), iskanje vhodne/izhodne e-pošte za vse e-poštne predale ter formalno pošiljanje e-pošte drugim organom.

4.3.1.2. Vodenje upravnega postopka

Delo z lastnimi dokumenti

Uporabnik mora imeti tako možnost kreiranja lastnega dokumenta kot možnost uporabe predloge za posamezne vrste dokumentov. Če se dokument kreira v okviru zadeve, naj se v predlogo avtomatično prepišejo podatki iz zadeve. Dokumenti se urejajo centralno na strežniku, uporabnik nima dodatnega dela z prenosom dokumentov s svojega delovnega področja na strežnik.

Uporabnik lahko dokumentu pripne eno ali več priponk. Uporabnik lahko dokument pošlje v pregled in podpis odgovorni osebi. Uporabnik lahko dokument pošlje v izhodno pošto.

16/57

Delo z zadevami

Sistem mora podpirati delo z zadevami. Uporabnik mora imeti možnost kreiranja zadeve, klasificiranja zadeve, uvrščanja dokumentov v zadevo, zaključevanja zadeve in ponovne reaktivacije zadeve. Vsako zadevo naj bo možno signirati in presignirati. Dokumenti v zaključenih zadevah so lahko dostopni samo za branje (»read-only«).

Zaključene zadeve se hranijo skladno z določenim rokom hrambe. Uporabnik mora imeti možnost da za vsako zadevo določi rok hrambe skladno s klasifikacijskim načrtom naročnika.

V zadevo se lahko uvrstijo vhodni, izhodni ali lastni dokumenti. Vsak dokument znotraj zadeve naj ima svojo zaporedno številko. Dokumente naj bo možno tudi enostavno preuvrščati med zadevami. Omogočeno naj bo združevanje in razdruževanje zadev. Lastni dokumenti se lahko kreirajo s pomočjo pred pripravljenih predlog, kar poveča učinkovitost ter izboljša skladnost oblike dokumentov.

Zahteve: • Podpora klasifikacijskemu in signirnemu načrtu javne uprave, ki ga uporablja

naročnik.• Podpora delu z zadevami.• Uporabnik lahko kreira novo zadevo.• Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo.• Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati.• Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo.• Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko.• Dokumente je mogoče preuvrščati v druge zadeve.• Zadeve je mogoče združevati in razdruževati.

Delo z dosjeji Sistem mora omogočiti izdelavo in vodenje dosjejev. Dosje lahko vsebuje tako posamezne dokumente kot tudi cele zadeve. Dosje lahko kreira uporabnik z ustreznimi pravicami. Ta mora imeti možnost uvrščanja zadev in dokumentov v dosje, združevanja in zaključevanja dosjejev. Pregleduje lahko vse dokumente in zadeve v dosjeju.

Zahteve: • Uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje.• Vsak dosje mora imeti nosilca.• Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oz. zadeve.• Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju.• Dosje je mogoče združevati.• Dosje je mogoče zaključiti.

4.3.2. Vodenje registra pogodb

Sistem mora omogočiti vodenje evidence-registra pogodb. Ob evidentiranju pogodbe mora uporabnik imeti možnost vpisa metapodatkov o pogodbi.

Register pogodb naj ima možnost pregledovanja statusa pogodb in avtomatičnega opozarjanja odgovorne osebe v primeru preteka veljavnosti pogodb. Iskanje naj bo omogočeno po vsebini pogodb in po metapodatkih pogodbe.

Zahteve: • Podpora delu s pogodbami.• Evidentiranje pogodbe (vpis metapodatkov pogodbe).• Možnost nastavitve uporabnikov, ki imajo vpogled v pogodbo.

17/57

• Pregled statusa pogodb. • Avtomatično opozarjanje odgovorne osebe v primeru preteka veljavnosti pogodbe.• Iskanje pogodb po metapodatkih ali vsebini pogodbe.

4.3.3. Likvidacija knjigovodskih listin

Sistem mora imeti možnost integracije z zalednim računovodskim sistemom naročnika - MFERAC. Integracija z zalednim računovodskim sistemom pomeni izmenjavo podatkov šifrantov in podatkov o knjigovodskih listinah.

Sistem mora podpirati delo z vhodnimi knjigovodskimi listinami, kar vključuje skeniranje in evidentiranje papirnih knjigovodskih listin, opremljanje s finančnimi in vsebinskimi podatki, potrjevanje in podpisovanje ter knjiženje (v povezavi z zalednim računovodskim sistemom MFERAC). Sistem mora omogočati nadzor nad knjigovodskimi listinami oziroma obveščanje uporabnikov in odgovornih oseb o novih knjigovodskih listinah ter opozarjanje na pretečene roke.

Sistem mora podpirati procese likvidacije knjigovodske listine od evidentiranja knjigovodske listine do prenosa v zaledni računovodski sistem MFERAC ter spremljanje informacij o statusu knjigovodske listine in grupiranje knjigovodskih listin po statusu.

Sistem mora omogočiti, da se na vsakem vložišču (Urad UJP in 12 OE UJP) skenirajo knjigovodske listine. Knjigovodske listine morajo imeti oznako, iz katere bo razvidno na katerem vložišču so zajete (vsako vložišče mora imeti svoje oznake črtnih kod). Ko se na vložišču optično zajame dokument, mora sistem omogočiti izpolnitev osnovnih podatkov o vhodni pošti. Knjigovodska listina mora biti označena kot tip dokumenta »Vhodna knjigovodska listina«, tako da je omogočen prenos iz vložišč v predal za vhodne knjigovodske listine, do katere imajo dostop javni uslužbenci v računovodstvu.

Sistem mora omogočiti računovodstvu: - da knjigovodsko listino prevzame, odpre in vpiše dodatne metapodatke, ki jih vsebuje

vhodna knjigovodska listina (sklic, vrednost,…);- da po vnosu dodatnih metapodatkov knjigovodsko listino prepiše v zaledni računovodski

sistem MFERAC;- da se knjigovodska listina v MFERAC kreira avtomatično iz aplikacije naročnika;- da se v MFERAC programsko prenesejo podatki o dobavitelju, odgovorni notranji

organizacijski enoti, številki knjigovodske listine, datumu opravljene storitve, datumu izstavitve, datumu zapadlosti, datumu prejema, znesku knjigovodske listine, sklic knjigovodske listine in morebitni komentar.

Sistem mora omogočiti vračanje prejetih knjigovodskih listin (npr. če dokument sploh ni knjigovodska listina) v vhodno pošto tistega vložišča, iz katerega je bila pošta poslana, pri čemer mora biti zagotovljena možnost vpisa razloga vrnitve (komentar).

Sistem mora omogočiti zavračanje knjigovodskih listin dobavitelju (od potrjevalca ali iz računovodstva), ustrezno označitev statusa knjigovodske listine (npr. Zavrnjena) ter vnos komentarja oziroma besedila, s katerim se obrazloži zavrnitev.

Uporabnik mora imeti možnost, da zajeto knjigovodsko listino s prilogami pošlje v pregled in potrjevanje oz. podpis. Za posamezne mesečne knjigovodske listine naj bo omogočen nastavljiv avtomatski delilnik.

V okviru likvidacije knjigovodske listine mora biti možen pregled nad statusi knjigovodske listine in dostop do informacij o tem, kje se knjigovodska listina v nekem trenutku nahaja.

18/57

Sistem mora omogočiti, da računovodstvo knjigovodske listine posreduje v likvidacijo notranjim organizacijskim enotam UJP oziroma pristojnim potrjevalcem in podpisnikom. Potrjevanje se lahko izvaja zaporedno. Odgovorna oseba v računovodstvu, ki bo nadalje obdelovala knjigovodsko listino v sistemu MFERAC, mora imeti dostop do knjigovodske listine z vezno identifikacijsko številko. Iz EDS se mora poleg podatkov o knjigovodski listini prenesti tudi slika listine s prilogami.

V primeru morebitne odsotnosti potrjevalca ali podpisnika listine mora sistem omogočiti preusmeritev na drugo osebo.

Potrjevalcem in podpisnikom mora biti omogočeno, da knjigovodsko listino potrdijo ali zavrnejo ter pri tem vpišejo komentar in zavrnjeno listino pošljejo nazaj v računovodstvo. Ko vsi potrjevalci in podpisniki v notranji organizacijski enoti UJP potrdijo knjigovodsko listino, se ta vrne v računovodstvo s statusom Podpisana.

Sistem mora omogočiti kroženje oziroma izmenjavo knjigovodskih listin med notranjimi organizacijskimi enotami UJP (kadar listino potrjuje več OE ali kadar je listina napačno uvrščena v OE).

Računovodstvu mora biti omogočeno, da sliko knjigovodske listine s prilogami, čas potrditve in čas podpisa knjigovodske listine ter morebitne komentarje skopira v evidentirane knjigovodske listine v sistemu MFERAC.

Zahteve: • Podpora procesu likvidiranja knjigovodskih listin.• Možnost pripenjanja prilog na knjigovodsko listino.• Možnost dodatnega skeniranja priponk h knjigovodski listini ali njihova zamenjava

dokler ni knjigovodska listina označena kot zaključena ali zavrnjena dobavitelju. • Možnost integracije z zalednim računovodskim sistemom MFERAC (prepis šifrantov

in podatkov knjigovodske listine).• Pošiljanje knjigovodske listine v pregled in podpis.• Možnost nastavljanja avtomatskega delilnika za posamezne mesečne knjigovodske

listine.• Pregled statusa knjigovodskih listin in dostop do podatka, kje se knjigovodska listina

nahaja (informacija, izpis podatka o tem, pri kateri osebi se knjigovodska listina nahaja).

• Iskalnik za modul likvidacija, ki omogoča iskanje in izpis po vseh naslednjih kriterijih:-          po nazivih dobaviteljev (=, se začne, se konča, vsebuje, splošno),-          po datumih prejema knjigovodskih listin ( med, >, <, =, splošno),-          po številki knjigovodske listine (se začne, se konča, vsebuje, med,  splošno, =),-          po zneskih (med, >,<,=).

• Vpogled v knjigo in izpis Knjige prejetih knjigovodskih listin, ki mora vsebovati najmanj naslednje podatke:-          zaporedno številko,-          datum prejema knjigovodske listine,-          naziv dobavitelja,-          številko knjigovodske listine in-          znesek knjigovodske listine.

4.4. Ostale zahteveNaročnik pričakuje, da bo izbrani ponudnik storitve izvedel:

• implementacijo ponujene rešitve v produkcijsko okolje naročnika,

19/57

• prenos podatkov o odprtih zadevah iz obstoječega decentraliziranega dokumentnega sistema (13 dislociranih ločenih sistemov OE UJP), ki je trenutno v uporabi, v nov EDS,

• pripravil podrobna uporabniška navodila za vse kategorije uporabnikov (navodila, slike, grafike, praktične primere…),

• šolanje uporabnikov in administratorjev sistema po skupinah (do 15 oseb v skupini, najmanj 8 ur za eno skupino), in sicer:

- za delo na vložišču (zadeve, vhodna in izhodna pošta) cca 30 oseb;- referenti (delo z dokumenti in zadevami) cca 200 oseb;- računovodstvo (delo s knjigovodskimi listinami) cca 70 oseb;- administracija (administracija sistema) cca 5 oseb, ter

da bo v času garancijske dobe brezplačno nudil pomoč pri uporabi sistema (ustne ali pisne informacije, odgovori na vprašanja, pojasnila uporabnikom v slovenskem jeziku…).

4.5. Garancijski rok in vzdrževanje po preteku garancijeIzbrani ponudnik mora po uspešni implementaciji rešitve zagotoviti:

a) garancijski rok za programsko opremo in opravljene storitve• 12 mesecev od datuma podpisa končnega primopredajnega zapisnika;

b) redno letno vzdrževanje po predaji sistema v produkcijo, ki naročniku zagotavlja:• pravico do uporabe novih verzij programske opreme oziroma rešitve ob vsakokratni

nadgradnji, ki vključuje prilagoditve spremenjeni zakonodaji in izboljšave rešitve;

c) aplikativno vzdrževanje po preteku garancije, ki naročniku zagotavlja:• popravljanje bistvenih skritih napak in pomanjkljivosti v kodi programske opreme;• razpoložljivost in pripravljenost izvajalca, da se dogovarja z naročnikom o planiranju

in zagotavljanju morebitnih ustreznih virov, ki jih po potrebi v dogovoru z naročnikom uporabi za dopolnjevanje, spreminjanje ali dograjevanje programske opreme z novimi moduli po posebnih naročilih in sporazumno z naročnikom;

• pripravljenost in sprejem napak vsak delovni dan med 08.00 in 16.00 uro;• pomoč pri upravljanju – administriranju programske opreme;• odzivni čas najkasneje 4 ure od javljene napake.

5. POGOJI

5.1. Splošno

Ponudnik mora izpolnjevati vse v tem poglavju navedene pogoje. Za dokazovanje izpolnjevanja pogojev, mora ponudnik priložiti dokazila, kot so navedena za vsakim zahtevanim pogojem. V primeru, da ponudnik zahtevanega dokazila ali dokazil ne predloži, se ponudba šteje za nepopolno in bo izločena.

Ponudniku, ki ima sedež v RS, ni treba predložiti nobenega dokazila o podatku, o katerem državni organ, organ lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila vodi uradno evidenco. Namesto dokazila ponudnik poda izjavo o podatkih na ustreznem obrazcu iz razpisne dokumentacije. Verodostojnost podatkov, navedenih v izjavi ponudnika, naročnik preverja pri upravljavcih uradnih evidenc, skladno z 41. in 77. členom ZJN-2 in področnimi predpisi. Naročnik bo upošteval tudi podatke iz uradnih evidenc, ki jih je pridobil oziroma predložil ponudnik, če izpis iz uradne evidence ni starejši od štirih mesecev.

20/57

Vsi ponudniki, ki sodelujejo pri skupni ponudbi, morajo razpisne pogoje izpolnjevati kumulativno. Posebnosti, povezane z izpolnjevanjem obrazcev za to kategorijo ponudnikov, so navedene v 5. in 6. poglavju ter na obrazcih, ki so sestavni del te razpisne dokumentacije.

Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora poleg izjave predložiti dokazilo oziroma javno listino, ki jo izda pristojni organ države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, kot je navedeno za vsakim zahtevanim pogojem. Če država, v kateri ima ponudnik svoj sedež, ne izdaja takšnih dokumentov, ponudnik lahko namesto pisnega dokazila predloži zapriseženo izjavo zakonitega zastopnika ponudnika, ki mora biti podana pred pravosodnim ali upravnim organom, notarjem ali pristojnim organom poklicnih ali gospodarskih subjektov v državi, v kateri ima ponudnik svoj sedež.

5.2. Identifikacijski podatki o ponudnikuPonudnik mora predložiti osnovne identifikacijske podatke.

DOKAZILO: - Podatki o ponudniku (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 1); - Ponudniki, ki oddajajo skupno ponudbo, morajo priložiti pravni akt o skupni izvedbi

naročila, v katerem so natančno opredeljene naloge in odgovornosti posameznih ponudnikov za izvedbo naročila. Ne glede na to pa ponudniki odgovarjajo naročniku neomejeno solidarno;

- Ponudnik, ki nastopa s podizvajalci, mora priložiti seznam podizvajalcev (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 1/A);

- Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora poleg navedenih obrazcev predložiti izpisek iz registra ali drugo dokazilo (javno listino) pristojnega organa države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, iz katerega morajo biti razvidni registrski podatki, zahtevani v navedenem obrazcu. Izpisek iz registra ne sme biti starejši od 60 dni od izteka roka za predložitev ponudb. Ponudnik mora predložiti original dokumenta in uradni prevod v slovenskem jeziku.

5.3. Ponudbena cenaPonudnik mora predložiti ponudbo in predračun skladno z razpisno dokumentacijo.

DOKAZILO: - Ponudba (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 2). V primeru skupne ponudbe

obrazec kolektivno podpišejo in žigosajo vsi gospodarski subjekti, ki so oddali skupno ponudbo, razen če je s pravnim aktom o skupni izvedbi naročila, opredeljeno, da en ponudnik zastopa vse ostale ponudnike.

5.4. Sprejemanje razpisnih pogojevPonudnik mora sprejeti razpisne pogoje in zagotoviti verodostojnost podatkov in prilog v ponudbi.

DOKAZILO: - Izjava ponudnika o sprejemanju razpisnih pogojev (izpolnjen, podpisan in žigosan

OBRAZEC 3).

5.5. Nekaznovanost ponudnika in zakonitih zastopnikovPonudnik in njegovi zakoniti zastopniki ter podizvajalci ne smejo biti pravnomočno obsojeni za posamična kazniva dejanja, navedena v prvem in drugem odstavku 42. člena ZJN-2

DOKAZILO:

21/57

- Izjava ponudnika in morebitnega podizvajalca, dana pod kazensko in materialno odgovornostjo, in pooblastilo, s katerim naročnika pooblašča za pridobitev podatkov iz kazenske evidence (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 4);

- Izjava zakonitega zastopnika ponudnika in morebitnega podizvajalca, dana pod kazensko in materialno odgovornostjo, s katero izjavlja, da ni bil pravnomočno obsojen za kazniva dejanja iz prvega in drugega odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo, s katerim naročnika pooblašča za pridobitev podatkov iz kazenske evidence fizičnih oseb (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 4-A);

- Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora predložiti potrdilo ali drugo dokazilo (javno listino) pristojnega organa države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, iz katerega mora biti razvidno, da ponudnik in njegovi zakoniti zastopniki niso bili pravnomočno obsojeni za kazniva dejanja iz prvega in drugega odstavka 42. člena ZJN-2. Potrdilo ne sme biti starejše od 30 dni od izteka roka za predložitev ponudb. Ponudnik mora predložiti original dokumenta in uradni prevod v slovenskem jeziku.

5.6. Evidenca ponudnikov z negativnimi referencamiPonudnik in njegovi podizvajalci ne smejo biti uvrščeni v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami iz 77.a člena ZJN-2 in 81.a člena ZJNVETPS.

DOKAZILO: - Izjava ponudnika in morebitnih podizvajalcev (izpolnjen, podpisan in žigosan

OBRAZEC 5).

5.7. Prisilna poravnava, stečaj, likvidacija ali statusna sprememba.

Ponudnik in njegovi podizvajalci ne smejo biti v postopku prisilne poravnave, stečaja, likvidacije ali statusne spremembe, ki ima za posledico prenehanje ponudnika.

DOKAZILO: - Izjava ponudnika in morebitnih podizvajalcev (izpolnjen, podpisan in žigosan

OBRAZEC 6); - Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora predložiti potrdilo ali drugo dokazilo (javno

listino) pristojnega organa države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, iz katerega mora biti razvidno, da ponudnik ni v postopku prisilne poravnave, stečaja ali likvidacije. Potrdilo ne sme biti starejše od 15 dni od izteka roka za predložitev ponudb. Ponudnik mora predložiti original dokumenta in uradni prevod v slovenskem jeziku.

5.8. Referenčni sistemPonudnik mora predložiti največ 3 referenčna potrdila o uspešno in kakovostno opravljeni implementaciji elektronskega dokumentnega sistema, ki morajo skupaj (kumulativno) ustrezati vsem zahtevam, navedenim v obrazcu 7/A razpisne dokumentacije, od tega mora biti najmanj ena referenca s področja javne uprave.

Ponudnik lahko predloži eno referenčno potrdilo, ki izpolnjuje vse zahtevane pogoje iz obrazca 7/A razpisne dokumentacije, ali pa predloži največ 3 referenčna potrdila, ki se medsebojno dopolnjujejo oziroma seštevajo, tako da skupaj (kumulativno) izpolnjujejo zahtevane pogoje.

Ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo, se lahko sklicujejo na referenčna potrdila drugih ponudnikov – vlagateljev skupne ponudbe (referenčna potrdila ponudnikov iz skupne ponudbe se seštevajo).

22/57

Vsako referenčno potrdilo mora vsebovati podatke o stranki, pri kateri je sistem implementiran vključno z navedbo kontaktne osebe, pri kateri lahko naročnik navedene podatke preveri.

DOKAZILO: - Referenčna lista ponudnika (s strani ponudnika izpolnjen, podpisan in žigosan

OBRAZEC 7); - Referenčno potrdilo s področja implementacije elektronskega dokumentnega sistema

(s strani ponudnikovega naročnika izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 7/A).

5.9. Pozitivno mnenje Ministrstva za javno upravo

Ponudnik mora predložiti pozitivno mnenje Ministrstva za javno upravo o ustreznosti programske aplikacije.

Ponudnik mora predložiti pozitivno mnenje o ustreznosti programske aplikacije, ki ga izda Ministrstvo za javno upravo (v nadaljevanju MJU) na podlagi drugega odstavka 76. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS št. 20/05 s spremembami in dopolnitvami).

Ne glede na prejšnji odstavek si naročnik pridržuje pravico, da posamezno programsko aplikacijo posreduje v dodatno presojo Ministrstvu za javno upravo, skladno s 76. členom Uredbe o upravnem poslovanju.

Ponudnik, ki ob oddaji ponudbe nima pozitivnega mnenja MJU, lahko predloži izjavo, da njegova programska aplikacija ustreza vsem pogojem, navedenim v 75. členu Uredbe o upravnem poslovanju. V tem primeru ter pod pogojem, da je ponudnikova ponudba najugodnejša, naročnik preveri ustreznost programske aplikacije pri MJU v skladu z drugim odstavkom 76. člena Uredbe o upravnem poslovanju.

DOKAZILO: - Pozitivno mnenje Ministrstva za javno upravo ali izjava ponudnika (izpolnjen,

podpisan in žigosan OBRAZEC 8).

5.10. Plačane obveznosti do podizvajalcev

Ponudnik mora imeti plačane vse zapadle obveznosti do podizvajalcev v predhodnih postopkih javnega naročanja.

DOKAZILO: - Izjava ponudnika, dana pod kazensko in materialno odgovornostjo (izpolnjen,

podpisan in žigosan OBRAZEC 9).

5.11. Finančno zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti

Ponudnik mora zagotoviti nepreklicno in brezpogojno bančno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v višini 5 % pogodbene vrednosti brez DDV, plačljivo na prvi poziv, veljavno do 31. 1. 2013.

Ponudnik, ki bo izbran, mora v roku 8 dni po podpisu pogodbe naročniku izročiti bančno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti (dobavo, implementacijo in vzdrževanje dokumentnega sistema) v višini 5 % pogodbene vrednosti brez DDV, veljavno do 31. 1. 2013, ki mora vsebinsko in pomensko ustrezati vzorcu bančne garancije iz razpisne dokumentacije.

23/57

Predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti je pogoj za veljavnost pogodbe.

Prejšnja odstavka smiselno veljata za ponudnike, ki so oddali skupno ponudbo, pri čemer morajo ponudniki predložiti eno ali več bančnih garancij v skupni vrednosti 5 % pogodbene vrednosti brez DDV. Ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo, odgovarjajo naročniku neomejeno solidarno, kar pomeni, da se bančna(e) garancija(e) unovči(jo) v breme kateregakoli ponudnika ne glede na kršitelja pogodbenih obveznosti.

Naročnik lahko unovči bančno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti pod pogoji, navedenimi v vzorcu pogodbe in bančne garancije.

DOKAZILO: - Vzorec bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti – parafiran in

žigosan OBRAZEC 10 (opomba: ponudnik vzorec bančne garancije potrdi z žigom in parafira, s čimer jamči, da se je seznanil z njeno vsebino).

5.12. Finančno zavarovanje za odpravo napak v garancijskem roku

Ponudnik mora zagotoviti nepreklicno in brezpogojno bančno garancijo za odpravo napak v garancijskem roku, plačljivo na prvi poziv, v višini 5 % pogodbene vrednosti brez DDV, veljavno 13 mesecev od dneva prehoda sistema v produkcijo.

Ponudnik, ki bo izbran, mora ob primopredaji del izročiti bančno garancijo za odpravo napak v garancijskem roku v višini 5 % pogodbene vrednosti brez DDV, veljavno 13 mesecev od dneva prehoda sistema v produkcijo. Bančna garancija mora vsebinsko in pomensko ustrezati vzorcu bančne garancije iz razpisne dokumentacije.

Predložitev bančne garancije za odpravo napak v garancijskem roku je pogoj za uspešno primopredajo opreme in pogodbenih del ter podpis končnega primopredajnega zapisnika.

DOKAZILO: - Vzorec bančne garancije za odpravo napak v garancijskem roku - parafiran in

žigosan OBRAZEC 11 (opomba: ponudnik vzorec bančne garancije potrdi z žigom in parafira, s čimer jamči, da se je seznanil z njeno vsebino)

5.13. Sprejem pogodbenih obveznosti

Ponudnik mora brezpogojno sprejeti pogodbene obveznosti, določene v vzorcu pogodbe.

Kadar namerava ponudnik izvesti javno naročilo s podizvajalci, so podatki iz 6. do 9. odstavka 71. člena ZJN-2 obvezna priloga in sestavni del pogodbe. Naročnik si pridržuje pravico, da dopolni vzorec pogodbe z ustreznimi podatki (vrsta del, ki jih bo izvedel podizvajalec, podatki o podizvajalcu – naziv, polni naslov, matična številka, davčna številka, transakcijski račun podizvajalca, predmet, količina, vrednost, kraj in rok izvedbe del), ali z drugimi podatki in določbami, če se pogodba sklepa s ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo, ob upoštevanju omejitev iz 4. odstavka 71. člena ZJN-2.

DOKAZILO:

- Vzorec pogodbe – parafiran in žigosan OBRAZEC 12 (opomba: ponudnik vzorec pogodbe potrdi z žigom in parafira, s čimer jamči, da se je seznanil z njeno vsebino ter da brezpogojno sprejema vse pogodbene obveznosti).

24/57

6. NAVODILA PONUDNIKOM ZA IZDELAVO PONUDBE

6.1. Splošno

Ponudba se sestavi v enem izvodu tako, da ponudnik vpiše zahtevane podatke v obrazce, ki so sestavni del razpisne dokumentacije oziroma posameznih delov le-te, in ponudbi priloži vse druge zahtevane dokumente. Ponudba mora biti podana na obrazcih (Obrazec 1 do vključno Obrazec 12).

Ponudbena dokumentacija (obrazci) mora biti napisana z neizbrisljivo pisavo in podpisana s strani osebe, ki ima pravico zastopanja ponudnika.

Obrazci in dokumenti, ki so priloga in sestavni del ponudbe, naj bodo v ponudbeni dokumentaciji v istem vrstnem redu, kot so navedeni v točkah 5.2. do vključno 5.13. razpisne dokumentacije.

V primeru skupne ponudbe obrazce zase izpolni vsak od partnerjev, razen če dodatno navodilo na posameznem obrazcu določa drugače.

V primeru skupne ponudbe mora razpisne pogoje izpolnjevati vsak izmed partnerjev oziroma kumulativno (hkrati) vsi partnerji, razen razpisnih pogojev, pri katerih je dovoljeno seštevanje dokazil ali sklicevanje na sposobnost drugega partnerja (referenčna potrdila, bančne garancije).

Obrazci in dokumenti morajo biti vloženi v fascikel ali mapo in zvezani z vrvico v celoto ter zapečateni s pečatnim voskom ali z nalepko tako, da posameznih listov oziroma prilog ni možno naknadno vložiti, odstraniti ali zamenjati. V kolikor navedena zahteva ni izpolnjena, bo ponudba že na javnem odpiranju ponudb izločena iz nadaljnjega postopka.

Vsi obrazci in dokumenti, predloženi v ponudbi, morajo biti originali, razen dokumentov, za katere je naročnik v tej razpisni dokumentaciji izrecno določil, da so lahko v fotokopiji. V primeru, da bo naročnik naknadno zahteval originalno dokazilo, ga mora ponudnik v roku 5 dni po prejemu poziva predložiti na vpogled.

6.2. Dodatne informacije v zvezi z javnim naročilom in izdelavo ponudbe

Dodatne informacije in pojasnila v zvezi s predmetom javnega naročila, razpisno dokumentacijo in izdelavo ponudbe sme ponudnik zahtevati izključno v pisni obliki in v slovenskem jeziku. Pisna vprašanja ponudniki lahko pošljejo po pošti na naslov naročnika, na telefaks + 386 1 475 17 03 ali v elektronski obliki na e-naslov ujp@ujp.gov.si ali prek portala javnih naročil pod objavo predmetnega javnega naročila najkasneje do 10. 11. 2010 do 10:00 ure. Naročnik ne bo odgovarjal na vprašanja, ki bodo prispela po izteku tega roka.

Naročnik bo na svoji spletni strani oziroma prek portala javnih naročil posredoval dodatna pojasnila vezana na razpisno dokumentacijo najpozneje šest (6) dni pred iztekom roka za oddajo ponudb, pod pogojem, da je bila zahteva posredovana pravočasno.

Vsi odgovori na vprašanja ponudnikov, objavljeni prek portala javnih naročil in na spletni strani naročnika, postanejo sestavni del razpisne dokumentacije in so za ponudnike in naročnika obvezujoči.

6.3. Jezik, v katerem mora ponudnik izdelati ponudbo

Ponudba in ostala dokumentacija, ki se nanaša na ponudbo, mora biti napisana v slovenskem jeziku.

25/57

Če naročnik ob pregledovanju in ocenjevanju ponudb meni, da je potrebno del ponudbe, ki ni predložen v slovenskem jeziku (npr. tehnična dokumentacija ali potrdila tujih proizvajalcev…), prevesti v slovenski jezik, lahko od ponudnika zahteva, da le-to stori na lastne stroške, ter mu za to določi ustrezen rok. Za presojo spornih vprašanj se vedno uporablja ponudba v slovenskem jeziku in del ponudbe v overjenem prevodu v slovenski jezik. Vsa morebitna dodatna pisna ali ustna komunikacija poteka v slovenskem jeziku.

6.4. Obseg ponudbe

Ponudnik poda ponudbo kot celoto. Ponudbe po sklopih ali variantne ponudbe niso dovoljene in jih naročnik ne bo upošteval.

6.5. Rok veljavnosti ponudbe

Ponudba mora veljati do 30. 6. 2011.

V primeru krajšega roka veljavnosti ponudbe, se ponudba izloči.

6.6. Stroški ponudbe

Ponudnik nosi vse stroške, povezane s pripravo in predložitvijo ponudbe.

6.7. Ponudbena cena

Ponudbena cena mora biti izražena v evrih (EUR).

Ponudnik mora pri oblikovanju ponudbene cene upoštevati vse stroške, ki so neposredno ali posredno povezani z izvajanjem storitev dobave, implementacije in vzdrževanja elektronskega dokumentnega sistema glede na specifikacije, količino, zahteve in pogoje naročnika, opredeljene v razpisni dokumentaciji.

6.8. Označitev zaupnih podatkov

Ponudnik mora v svoji ponudbi označiti tiste podatke, dokumente ali dele dokumentov, ki so zaupni in predstavljajo poslovno skrivnost. Pri tem ni dovoljeno neopravičeno ali pavšalno označevati zaupnosti celotne ponudbe in tistih dokumentov, ki so javnega značaja, skladno z 22. členom ZJN-2.

6.9. Način, mesto in rok za predložitev ponudbe

Ponudbo je potrebno dostaviti na naslov:UPRAVA REPUBLIKE SLOVENIJE ZA JAVNA PLAČILADunajska cesta 481000 LJUBLJANA

Ponudnik lahko odda ponudbo v papirni (tiskani) obliki osebno v prostorih naročnika (sprejemna pisarna št. 115) vsak delovni dan med 8:00 in 14:00 uro ali priporočeno po pošti.

Ponudnik mora ponudbo oddati v zaprti kuverti ali v zaprtem fasciklu, ki mora biti zapečaten z nalepkami. Na ovojnici oziroma fasciklu mora biti naveden/a:

- naslov naročnika,- oznaka »NE ODPIRAJ – PONUDBA ZA JAVNO NAROČILO JN 02/2010-APO-

EDS«,- naslov ponudnika.

26/57

Ponudbe ni mogoče oddati v elektronski obliki.

Naročnik bo upošteval vse zaprte in pravilno označene ponudbe, ki bodo prispele na njegov naslov do 17. 11. 2010 do vključno 10:00 ure.

Vse nepravočasne ali nepravilno označene ponudbe bo naročnik izločil iz postopka odpiranja ponudb in jih neodprte vrnil ponudnikom. Če na ovojnici ne bo ponudnikovega naslova, bo naročnik po sklenitvi pogodbe z izbranim ponudnikom zaprto ovojnico komisijsko uničil.

Naročnik ne odgovarja za predčasno odprtje nepravilno označenih ponudb.

6.10. Umik, sprememba ali dopolnitev ponudbe

Ponudnik lahko ponudbo do zaključka roka za oddajo ponudbe umakne, spremeni ali dopolni, kar mora na ovojnici, ki je naslovljena na naročnikov naslov označiti na naslednji način: »NE ODPIRAJ – JAVNO NAROČILO – JN 02/2010-APO-EDS« z navedbo dodatne oznake: »UMIK / SPREMEMBA / DOPOLNITEV PONUDBE«, glede na to ali gre za umik, spremembo ali dopolnitev že oddane ponudbe.

Dopolnitev ponudbene dokumentacije po preteku roka za predložitev ponudb bo omogočena v obsegu, na način in pod pogoji, ki so določeni v 78. členu ZJN-2. Naročnik bo ponudnika, katerega ponudba bo formalno nepopolna, pisno pozval, da dopolni svojo ponudbo. Če pozvani ponudnik v določenem roku svoje ponudbe ne bo dopolnil, bo naročnik njegovo ponudbo kot nepopolno izločil iz nadaljnjega postopka.

6.11. Neobičajno nizka ponudba

Naročnik bo, v kolikor meni, da je ponudba ponudnika neobičajno nizka oziroma v zvezi z njo obstaja dvom o možnosti izpolnitve predmetnega javnega naročila, pisno zahteval podrobne podatke o elementih ponudbe, za katere meni, da so merodajni za izpolnitev tega javnega naročila, preden zavrne takšno ponudbo.

6.12. Dajanje neresničnih ali zavajajočih dokazil

Naročnik bo izločil ponudbo v primeru utemeljenega suma, da je ponudnik v ponudbi predložil neresnične izjave ali dokazila. O tem bo obvestil Državno revizijsko komisijo, skladno z drugim odstavkom 77. člena ZJN-2.

Številka: 4300-02/2010Datum: 6. 10. 2010

Jana Ahčin generalna direktorica

27/57

PRILOGE: OBRAZEC 1 – Osnovni in registrski podatki o ponudniku

Številka ponudbe: ____________________ (evidenčna številka ponudnika)

Navedba ponudnika, na kakšen način daje ponudbo:

Ponudbo dajemo: (Ponudnik obkroži!)a) samostojno,b) skupaj z drugimi ponudniki (skupna ponudba),c) s podizvajalci, ki so navedeni na obrazcu 1/A.

Osnovni podatki o ponudniku: Registrski podatki:

Firma / naziv:

Sedež (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj, država):

Matična številka:Registrski organ (naziv in sedež organa in številka vpisa v register / registrski vložek):

Zakoniti zastopnik/i (ime, priimek, funkcija):

Odgovorna oseba za podpis pogodbe (ime, priimek in funkcija): Šifra in naziv glavne dejavnosti po SKD:ID za DDV: Kontaktni podatki:Uradni e-naslov ponudnika:Spletni naslov ponudnika:Ime in priimek kontaktne osebe: Telefon kontaktne osebe: Telefaks kontaktne osebe:

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

Navodilo: V primeru skupne ponudbe obrazec zase izpolni vsak od partnerjev. Ponudniki, ki oddajo skupno ponudbo, morajo predložiti pravni akt o skupni izvedbi naročila, kot je opredeljeno v točki 5.2. razpisne dokumentacije.

Ponudnik, ki nastopa s podizvajalci, mora k temu obrazcu predložiti - OBRAZEC 1/A – seznam podizvajalcev, s katerim ponudnik namerava sodelovati (vključno s fizičnimi osebami, ki niso redno zaposlene pri ponudniku in bodo za ponudnika opravljale katerakoli dela ali storitve v zvezi s tem javnim naročilom)

28/57

OBRAZEC 1/A – Seznam podizvajalcev

Ponudnik:

(firma in naslov)Št. ponudbe:

(evidenčna številka ponudnika)

SEZNAM PODIZVAJALCEV, KI BODO SODELOVALI PRI IZVEDBI DEL

Firma poslovnega subjekta ali ime in priimek fizične

osebe in polni naslov podizvajalca

Vrsta del, ki jih bo izvedel podizvajalec

Matična številka poslovnega

subjekta ali EMŠO fizične

osebe

Davčna številka

podizvajalca

Transakcijski račun

podizvajalca

V skladu s 6. do 9. odstavkom 71. člena ZJN-2 ponudnik izjavlja:- da bo v pogodbi pooblastil naročnika, da na podlagi potrjenega računa neposredno

plačuje podizvajalcem;- da bo ob sklenitvi pogodbe predložil soglasje vseh podizvajalcev, na podlagi katerega

naročnik namesto glavnega izvajalca poravna podizvajalčevo terjatev do glavnega izvajalca;

- da bo ob sklenitvi pogodbe naročniku posredoval vse podatke iz 7. odstavka 71. člena ZJN-2.

- da bo naročnika sproti obveščal o spremembah podizvajalcev in mu posredoval predpisane podatke, skladno z 9. odstavkom 71. člena ZJN-2.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

Opomba naročnika:V primeru večjega števila podizvajalcev se obrazec fotokopira ali natisne ter izpolni v več izvodih.

29/57

OBRAZEC 2 – Ponudba

Ponudnik:

(firma in naslov)Št. ponudbe:

(evidenčna številka ponudnika)

Na podlagi obvestila o javnem naročilu po odprtem postopku za dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema, z oznako JN 02/2010-APO-EDS, ki je bilo objavljeno na portalu javnih naročil, številka objave JN 9555/2010 z dne 6. 10. 2010, v skladu z razpisno dokumentacijo vam dajemo naslednjo

P O N U D B ONaročniku ponujamo dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema v obsegu, po vsebini, na način ter pod pogoji, ki so opredeljeni v razpisni dokumentaciji.

Predmet Enota in količina

Cena/enotoEUR

Vrednost EUR

Programska oprema (*specifikacija opreme, cena komponent, cena licenc… je priloga in sestavni del tega obrazca)

*** ***

Storitve

Projektno vodenje in svetovanje urImplementacija urŠolanje uporabnikov ur Uvoz podatkov iz obstoječe aplikacije ur

Redno letno vzdrževanje (12 mesecev) *** ***

Aplikativno vzdrževanje po preteku garancije (12 mesecev) *** ***

Skupaj brez DDV:Znesek DDV:

Skupaj z DDV:

Pri oblikovanju vrednosti so upoštevani vsi stroški, povezani z dobavo, implementacijo in vzdrževanjem elektronskega dokumentnega sistema pri naročniku po specifikaciji, količini, tehničnih zahtevah in pogojih, ki so opredeljeni v razpisni dokumentaciji.

Storitve se obračunavajo v skladu s plačilnimi pogoji, ki so opredeljeni v razpisni dokumentaciji naročnika oziroma v vzorcu pogodbe.Garancija za opremo in storitve je 12 mesecev od datuma podpisa končnega primopredajnega zapisnika.

Ponudba velja do vključno 30. 6. 2011.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

Priloga: - Opis ponujene rešitve (vključno s seznamom potrebne strojne in programske opreme, ki ni všteta v ponudbeno ceno in jo mora naročnik zagotoviti pred začetkom implementacije, ter z navedbo priporočil in omejitev glede delovanja sistema) Opomba naročnika: Ponudnik priloži gradivo, v katerem podrobno predstavi delovanje opreme in sistema (opisi, slike, grafikoni, prospekti, katalogi, specifikacije, zahteve glede strojne in programske opreme, ki mora biti zagotovljena pred začetkom implementacije).V primeru skupne ponudbe obrazec kolektivno podpišejo in žigosajo vsi gospodarski subjekti, ki so oddali skupno ponudbo, razen če je s pravnim aktom o skupni izvedbi naročila, opredeljeno, da en ponudnik zastopa vse ostale ponudnike.

30/57

OBRAZEC 3 – Izjava ponudnika o sprejemanju razpisnih pogojev

Ponudnik:

(firma in naslov)Št. ponudbe:

(evidenčna številka ponudnika)

IZJAVA PONUDNIKAO SPREJEMANJU RAZPISNIH POGOJEV

Izjavljamo, da sprejemamo vse pogoje in zahteve, navedene v razpisni dokumentaciji za oddajo javnega naročila za dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema, z oznako JN 02/2010-APO-EDS.

Izjavljamo: da smo seznanjeni z vsebino razpisne dokumentacije za to javno naročilo in

splošnimi ter posebnimi pogoji ter z njimi v celoti soglašamo, da soglašamo s pogoji finančnega zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih

obveznosti in odpravo napak v garancijskem roku, da smo v celoti seznanjeni z obsegom in zahtevnostjo javnega naročila in da smo ga

sposobni izpeljati, da so vsi podatki, izjave in dokazila v ponudbi resnični in da so vse kopije

dokumentov, ki jih razpisna dokumentacija dovoljuje, enake originalu, da razpolagamo s strokovnimi kadri in opremo za kakovostno opravljanje storitev, ki

so predmet javnega naročila, da smo registrirani za dejavnost, ki je predmet javnega naročila, da se strinjamo s predlogom pogodbe in da jo bomo podpisali najkasneje v 8 dneh po

prejemu poziva naročnika, da bomo v primeru izbire lahko navajali naročnika v svojih referencah le ob njegovem

predhodnem pisnem soglasju.

Seznanjeni smo s tem, da nas lahko naročnik izloči iz ocenjevanja ponudb, če bodo naši podatki v ponudbeni dokumentaciji neresnični ali zavajajoči, če ne bomo predložili vseh zahtevanih dokazil o izpolnjevanju pogojev, če bo ponudba nepravočasna, napačno označena, nepravilna, neprimerna, nesprejemljiva ter v drugih primerih, ki so določeni v Zakonu o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08 in 19/10) in v razpisni dokumentaciji.

Za resničnost in verodostojnost priloženih izjav in dokazil prevzemamo popolno odgovornost.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

Opomba naročnika:V primeru skupne ponudbe obrazec zase izpolni vsak od partnerjev.

31/57

OBRAZEC 4 – Izjava pravne osebe v zvezi s kaznivimi dejanji iz 1. in 2. odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence

(firma in naslov ponudnika/podizvajalca)

IZJAVA PRAVNE OSEBE V ZVEZI S KAZNIVIMI DEJANJIIZ 1. IN 2. ODSTAVKA 42. ČLENA ZJN-2 IN POOBLASTILO ZA PRIDOBITEV

PODATKOV IZ KAZENSKE EVIDENCE

Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljam, da naša družba ni bila pravnomočno obsojena:

1. zaradi naslednjih kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku (Uradni list RS, št. 55/08, 66/08 – popr., 39/09 in 55/09-Odl. US: U-I-73/09-19):

o hudodelsko združevanje,o sprejemanje podkupnine pri volitvah (velja za fizične osebe), nedovoljeno

sprejemanje daril, nedovoljeno dajanje daril, jemanje podkupnine (za fizične osebe), dajanje podkupnine, sprejemanje daril za nezakonito posredovanje in dajanje daril za nezakonito posredovanje,

o goljufija, poslovna goljufija, preslepitev pri pridobitvi posojila ali ugodnosti in zatajitev finančnih obveznosti,

o pranje denarja.

2. zaradi goljufije zoper finančne interese Evropskih skupnosti v smislu 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti.

POOBLASTILO

Pooblaščam Upravo Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, Ljubljana, da za potrebe preverjanja izpolnjevanja pogojev v postopku oddaje javnega naročila od Ministrstva za pravosodje pridobi potrdilo in podatke iz kazenske evidence za pravno osebo:

Polno ime pravne osebe:Sedež in poslovni naslov:Občina sedeža:Matična številka:

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

NAVODILO:V primeru skupne ponudbe ali ponudbe s podizvajalci obrazec zase izpolni vsak od partnerjev oziroma podizvajalcev.

32/57

OBRAZEC 4/A – Izjava zakonitega zastopnika ponudnika/podizvajalca v zvezi s kaznivimi dejanji iz 1. in 2. odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence

(firma in naslov ponudnika/podizvajalca)

IZJAVA ZAKONITEGA ZASTOPNIKA V ZVEZI S KAZNIVIMI DEJANJI IZ 1. IN 2. ODSTAVKA 42. ČLENA ZJN-2 IN POOBLASTILO ZA PRIDOBITEV PODATKOV IZ

KAZENSKE EVIDENCE

Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljam, da nisem bil/a pravnomočno obsojen/a:

1. zaradi naslednjih kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku (Uradni list RS, št. 55/08, 66/08 – popr., 39/09 in 55/09-Odl. US: U-I-73/09-19):

o hudodelsko združevanje,o sprejemanje podkupnine pri volitvah (velja za fizične osebe), nedovoljeno

sprejemanje daril, nedovoljeno dajanje daril, jemanje podkupnine (za fizične osebe), dajanje podkupnine, sprejemanje daril za nezakonito posredovanje in dajanje daril za nezakonito posredovanje,

o goljufija, poslovna goljufija, preslepitev pri pridobitvi posojila ali ugodnosti in zatajitev finančnih obveznosti,

o pranje denarja.

2. zaradi goljufije zoper finančne interese Evropskih skupnosti v smislu 1. člena Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti.

POOBLASTILO

Spodaj podpisani/a ______________________(ime in priimek), zakoniti zastopnik pravne osebe _________________________________________________________pooblaščam Upravo Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, Ljubljana, da za potrebe preverjanja izpolnjevanja pogojev v postopku oddaje javnega naročila od Ministrstva za pravosodje pridobi podatke oziroma potrdilo iz kazenske evidence fizičnih oseb.Moji osebni podatki so naslednji:

Ime in priimek:EMŠO:Datum rojstva:Kraj rojstva:Občina rojstva:Država rojstva:Naslov stalnega/začasnega bivališča:Državljanstvo:Moj prejšnji priimek se je glasil:

Kraj in datum: ______________ Podpis zakonitega zastopnika/pooblastitelja:

Žig pravne osebe:

Opomba naročnika:

33/57

Obrazec izpolnijo vsi zakoniti zastopniki ponudnika/ov in podizvajalcev (direktor, član uprave ali prokurist), zato se le-ta ustrezno fotokopira.

34/57

OBRAZEC 5 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni uvrščen v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami

(firma in naslov ponudnika/podizvajalca)

IZJAVA O NEUVRSTITVI V EVIDENCO PONUDNIKOV Z NEGATIVNIMI REFERENCAMI

Izjavljamo, da nismo uvrščeni v evidenco ponudnikov z negativnim referencami iz 77.a člena ZJN-2 in 81.a člena ZJNVETPS.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

NAVODILO:V primeru skupne ponudbe ali ponudbe s podizvajalci obrazec zase izpolni vsak od partnerjev oziroma podizvajalcev.

35/57

OBRAZEC 6 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni v postopku prisilne poravnave, stečaja, likvidacije ali statusne spremembe

(firma in naslov ponudnika/podizvajalca)

IZJAVA

Izjavljamo, da nismo v postopku prisilne poravnave, stečaja, likvidacije ali statusne spremembe, ki ima za pravno posledic prenehanje ponudnika.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

NAVODILO:V primeru skupne ponudbe ali ponudbe s podizvajalci obrazec zase izpolni vsak od partnerjev oziroma podizvajalcev.

36/57

OBRAZEC 7 – Referenčna lista ponudnika s področja implementacije elektronskega dokumentnega sistema

Ponudnik:

(firma in naslov)

REFERENČNA LISTA PONUDNIKA S PODROČJA IMPLEMENTACIJE ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA

Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljamo, da smo uspešno in kakovostno izvedli storitve implementacije rešitev s področja elektronskega dokumentnega sistema za naslednje naročnike:

Naziv in sedež naročnika Predmet pogodbe

Trajanje pogodbe (od - do)

1.2.3.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

Priloga: referenčna potrdila (OBRAZEC 7/A)

NAVODILO: Naročnik bo upošteval le tiste navedbe v seznamu, h katerim bodo priložena dokazila končnih naročnikov (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 7/A).

37/57

OBRAZEC 7/A – Referenčno potrdilo s področja implementacije elektronskega dokumentnega sistema

REFERENČNO POTRDILO S PODROČJA IMPLEMENTACIJE ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA

Naročnik referenčne storitve: ______________________________ ____________________________________________________________ (naziv in naslov)

Kontaktna oseba:___________________________ ____________________________________________________________(ime in priimek, telefon, e-naslov)

Na prošnjo ponudnika __________________________________________________________________________ (naziv in naslov ponudnika)

pod kazensko in materialno odgovornostjo potrjujemo, da je ponudnik implementiral za naše potrebe elektronski dokumentni sistem, ki izpolnjuje vse v spodnji tabeli spodaj navedene zahteve:

SPLOŠNE IN TEHNIČNE ZAHTEVEŠt. Funkcionalnost DA/NE

1. Integracija z ActiveDirectory za shranjevanje uporabniške avtorizacije in single-sign-on.

2. Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange.3. Sposobnost integracije v MS Office delovno okolje.4. Podpora digitalizaciji na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne

TWAIN gonilnike brez dodatne strežniške opreme.5. Nastavitve skeniranja so shranjene kot del metapodatkov dokumenta.6. Pregled skeniranih dokumentov omogoča povečevanje, obračanje slike, pomikanje

med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran.7. Omogočen optični zajem (OCR) dokumentov s pretvorbo v PDF in MS Word

format.8. Enostavno evidentiranje različnih tipov datotek (Word, Excel, PDF, E-Mail...).9. Avtentikacija z uporabo certifikatov registriranih overoviteljev.10. Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov.11. Tri-nivojska SOA arhitektura (Service Oriented Architecture).12. Celotna funkcionalnost dostopna preko spletnega vmesnika, ki ne zahteve dodatne

instalacije za tipične uporabnike.13. Skalabilnost rešitve, ki omogoča dodajanje novih strežnikov brez posegov v rešitev.14. Podpora grozdenju (cluster) za vsak arhitekturni nivo (spletni, aplikacijski,

podatkovni).15. Podpora tehnološkemu okolju Microsoft.16. Podpora urejanju dokumentov neposredno na strežniku preko WebDAV protokola.17. Možnost zajema vsebin iz različnih virov in iz oddaljenega mesta.18. Možnost pregleda, povečave, rotacije, OCR in odpiranje slike (sken) dokumenta.19. Možnost dopolnjevanja dokumenta z metapodatki glede na tip dokumenta.20. Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se zavede v novo verzijo.

38/57

21. Predhodne verzije so na voljo kot »read only«.22. K vsaki verziji se zabeleži datum in avtor verzije.23. Pred nastavljeni standardni procesi z možnostjo prilagajanja.24. Možnost dodajanja novih procesov.25. Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice.26. Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem, svojo vlogo in

pravicami.27. Sistem omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drugem procesu.28. Možnost sinhronizacije specifičnih poslovnih procesov med EDS in zalednimi

aplikacijami z uporabo web servisov.29. Samodejna personalizacija uporabniškega vmesnika glede na vloge in pravice

uporabnika.30. Integriranost okolja uporabniškega vmesnika v MS Office okolje uporabnika. 31. Obveščanje uporabnika preko uporabniškega vmesnika in e-pošte.32. Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.33. Iskalnik po vsebini dokumentov (t.i. Full Text Search).34. Spletni vmesnik za celovito administracijo.35. Administracija uporabniških pravic preko uporabniških vlog.36. Možnost uporabe predlog dokumentov.37. Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti, pooblaščanje in

nadomeščanje.38. Delo z zbirkami dokumentov (Aktivna, Tekoča, Stalna).39. Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov (MS Excel).40. Možnost najmanj 200 uporabnikov rešitve.41. Možnost najmanj 100 uporabnikov postopka likvidacije.42. Možnost najmanj 100 uporabnikov – upravni postopek.43. Možnost najmanj 100 uporabnikov – delo s pogodbami.

VSEBINSKE ZAHTEVEŠt. Funkcionalnost DA/NE

1. Podpora klasifikacijskemu in signirnemu načrtu javne uprave.2. Podpora delu z zadevami.3. Uporabnik z ustreznimi pravicami lahko kreira novo zadevo.4. Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo.5. Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati.6. Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo.7. Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko.8. Dokumente je mogoče preuvrščati v druge zadeve.9. Zadeve je mogoče združevati in razdruževati.

10.Zadevo je mogoče zaključiti, s čimer vsi dokumenti v zadevi dobijo »read-only« stanje.

11. Zaključene zadeve je mogoče ponovno reaktivirati.12. Zaključene zadeve je mogoče hraniti v skladu z določenim rokom hrambe.13. Uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje.14. Vsak dosje mora imeti nosilca.15. Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oziroma zadeve.16. Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju.17. Dosje je mogoče združevati.18. Dosje je mogoče zaključiti.

39/57

19. Podpora delu z pogodbami. 20. Evidentiranje pogodbe (vpis metapodatkov pogodbe).21. Možna nastavitve uporabnikov, ki imajo vpogled v pogodbo.22. Pregled statusa pogodb. 23. Avtomatično opozarjanje odgovorne osebe pri preteku veljavnosti pogodbe.24. Iskanje pogodb po metapodatkih ali vsebini pogodbe.25. Podpora procesu likvidiranja knjigovodskih listin.

26. Možnost pripenjanja prilog na knjigovodsko listino.

27. Možnost dodatnega skeniranja priponk h knjigovodski listini ali njihova zamenjava dokler ni knjigovodska listina označena kot zaključena ali zavrnjena dobavitelju.

28. Povezava na zaledni računovodski sistem (prepis šifrantov in podatkov knjigovodske listine s prilogami).

29. Pošiljanje knjigovodske listine v pregled in podpis.

30. Možnost nastavljanja avtomatskega delilnika za posamezne mesečne knjigovodske listine.

31. Pregled statusa knjigovodske listine in izpis informacije o tem, pri kateri osebi se knjigovodska litina nahaja.

32. Iskalnik za modul likvidacija, ki omogoča iskanje in izpis po vseh naslednjih kriterijih:

o po nazivih dobaviteljev (=, se začne, se konča, vsebuje, splošno),o po datumih prejema knjigovodskih listin ( med, >, <, =, splošno),o po številki knjigovodske listine (se začne, se konča, vsebuje, med,

splošno, =),o po zneskih (med, >,<,=).

33. Vpogled v knjigo in izpis Knjige prejetih knjigovodskih listin, ki vsebuje najmanj naslednje podatke:

o zaporedno številko,o datum prejema knjigovodske listine,o naziv dobavitelja,o številko knjigovodske listine ino znesek knjigovodske listine.

Potrjujemo, da je izvajalec pogodbene obveznosti izvedel pravočasno, strokovno in kakovostno ter v skladu z določili pogodbe.

Kraj:_________________

Datum: _______________ ________________________________ Žig: (ime, priimek, funkcija in podpis odgovorne osebe)

NAVODILO: Referenčni naročnik v tabeli ustrezno označi lastnosti referenčnega sistema oziroma izpolnjevanje zahtev Uprave RS za javna plačila (z oznako DA ali NE).

Ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo, se lahko sklicujejo na referenčna potrdila drugih ponudnikov – vlagateljev skupne ponudbe (referenčna potrdila ponudnikov iz skupne ponudbe se seštevajo).

Ponudnik lahko zaradi večjega števila referenčnih potrdil obrazec 7/A fotokopira ali natisne v več izvodih. Upoštevala se bodo samo tista referenčna potrdila, ki bodo v celoti izpolnjena in podpisana s strani naročnika, za katerega je ponudnik opravil storitev, in bodo navedena tudi v referenčni listi.

40/57

OBRAZEC 8 – Izjava ponudnika o ustreznosti programske aplikacije

(firma in naslov ponudnika)

IZJAVA

Izjavljamo, da programska aplikacija ________________________________ustreza vsem pogojem, navedenim v 75. členu Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS št. 20/05 s spremembami in dopolnitvami).

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

NAVODILO:Ponudnik k tej izjavi priloži pozitivno mnenje Ministrstva za javno upravo, izdano na podlagi 2. odstavka 76. člena Uredbe o upravnem poslovanju.

41/57

OBRAZEC 9 – Izjava o plačanih zapadlih obveznostih do podizvajalcev

Ponudnik:

(firma in naslov)

IZJAVAO PLAČANIH ZAPADLIH OBVEZNOSTIH DO PODIZVAJALCEV

Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljamo, da imamo plačane vse zapadle obveznosti do podizvajalcev v predhodnih postopkih javnega naročanja.

Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________ (ime in priimek, podpis)

42/57

OBRAZEC 10 – Bančna garancija za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti (vzorec)

BANČNA GARANCIJA ZA DOBRO IZVEDBO POGODBENIH OBVEZNOSTI (VZOREC)

Naziv in sedež banke: __________________________________________________________________________ Kraj in datum: ______________________________________________________________ Upravičenec: Republika Slovenija, Ministrstvo za finance, Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, 1000 Ljubljana.

Garancija št. _________

V skladu s Pogodbo o dobavi, implementaciji in vzdrževanju elektronskega dokumentnega sistema, št. _______ z dne ____________, sklenjeno med Republiko Slovenijo, Ministrstvom za finance, Upravo Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, 1000 Ljubljana, (upravičencem te garancije) in izvajalcem _______________________________, je izvajalec dolžan izvesti javno naročilo, ki se nanaša na dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema, v skupni vrednosti javnega naročila ________ EUR (z besedo: - _____________________), v obsegu, kakovosti in rokih, opredeljenih v citirani pogodbi.

Na zahtevo naročnika storitev se s to garancijo nepreklicno in brezpogojno obvezujemo, da bomo v 15 dneh po prejemu vašega prvega pisnega zahtevka plačali znesek ________ EUR, v naslednjih primerih:

- če izvajalec ne bo dobavil, implementiral in vzdrževal opreme ter izpolnjeval drugih pogodbenih obveznosti v dogovorjenem obsegu, kakovosti in rokih, opredeljenih v tej pogodbi;

- če bo naročnik razdrl pogodbo zaradi kršitev pogodbenih obveznosti na strani izvajalca;- če bo naročnik razdrl pogodbo zaradi večje zamude, ki je nastala po izključni krivdi izvajalca,

in ki je tudi po predhodnem pisnem opozorilu izvajalec ni odpravil oziroma predlagal za naročnika sprejemljiv alternativni plan in ima bistven vpliv na delovanje naročnika;

- če izvajalec neutemeljeno zavrne naročilo ali storitev odstopa od naročenega načina izvedbe;- če bo izvajalec kršil zaupnost podatkov.

Zahtevek za unovčitev garancije mora biti predložen banki in mora vsebovati: 1. originalno pismo za unovčenje garancije v skladu z zgornjim odstavkom in 2. original Garancije št. ____________/_____________, 3. original Aneksa k tej bančni garanciji, če je z aneksom podaljšana veljavnost te bančne garancije.

Naša obveza velja tudi v primeru delne izpolnitve, če opravljena storitev tudi delno ne zadosti obveznostim iz pogodbe, ali v primeru, da izvajalec od nje odstopi.

Ta garancija se znižuje za vsak unovčeni znesek po tej garanciji.

Ta garancija velja do vključno dne 31. 1. 2013. Po preteku navedenega roka garancija ne velja več in naša obveznost avtomatično ugasne, ne glede na to, ali je garancija vrnjena, razen če je veljavnost bančne garancije podaljšana z aneksom.

Morebitne spore med upravičencem in banko rešuje pristojno sodišče v Ljubljani po pravu Republike Slovenije. Banka (žig in podpis odgovorne osebe)

NAVODILO: Vsi ponudniki ta obrazec oziroma vzorec bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti parafirajo in potrdijo s svojim žigom, s čimer jamčijo, da so se seznanili z njeno vsebino in potencialnimi obveznostmi. Ponudnik, ki bo izbran, mora v roku 8 dni po sklenitvi pogodbe predložiti original bančne garancije, ki mora vsebinsko in pomensko ustrezati vzorcu. Predložitev bančne garancije je pogoj za sklenitev oziroma veljavnost pogodbe.

43/57

OBRAZEC 11 – Bančna garancija za odpravo napak v garancijskem roku (vzorec)

BANČNA GARANCIJA ZA ODPRAVO NAPAK V GARANCIJSKEM ROKU

Naziv in sedež banke: __________________________________________________________________________ Kraj in datum: ______________________________________________________________ Upravičenec: Republika Slovenija, Ministrstvo za finance, Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, 1000 Ljubljana.

Garancija št. _________

Pogodbo o dobavi, implementaciji in vzdrževanju elektronskega dokumentnega sistema, št. _______ z dne ____________, sklenjeno med Republiko Slovenijo, Ministrstvom za finance, Upravo Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, 1000 Ljubljana, (upravičencem te garancije) in izvajalcem _______________________________, je izvajalec dolžan po opravljeni primopredaji opreme in pogodbenih del v garancijskem roku odpraviti vse ugotovljene pomanjkljivosti oziroma servisirati programsko opremo in brezplačno dobavljati nadomestno opremo skladno z določili zgoraj navedene pogodbe.

S to garancijo se nepreklicno in brezpogojno obvezujemo, da bomo v 15 dneh po prejemu vašega prvega pisnega zahtevka plačali znesek _____ EUR, v naslednjem primeru:

o če izvajalec v garancijskem roku oziroma v roku, ko velja ta bančna garancija, ne bo izpolnil obveznosti, ki izhaja iz naslova garancijske obveznosti.

Zahtevek za unovčitev garancije mora biti predložen banki in mora vsebovati: - originalno pismo upravičenca za unovčenje bančne garancije, brez kakršnegakoli

dodatnega utemeljevanja terjatve, če v svojem zahtevku navede, da mu zahtevani znesek pripada zaradi izpolnitve zgoraj navedenega primera;

- original te garancije št. ____________ / ________________.

Ta garancija se znižuje za vsak unovčeni znesek po tej garanciji.

Ta garancija velja 13 mesecev, do vključno dne _______. Po preteku tega roka garancija ne velja več in naša obveznost avtomatično ugasne, ne glede na to, ali je garancija vrnjena. Garancijo lahko uveljavlja Ministrstvo za finance, Uprava Republike Slovenije za javna plačila.Morebitne spore med upravičencem in banko rešuje pristojno sodišče v Ljubljani po pravu Republike Slovenije. Banka (žig in podpis odgovorne osebe)

NAVODILO: Ponudnik ta obrazec oziroma vzorec bančne garancije za odpravo napak v garancijskem roku parafira in potrdi s svojim žigom, s čimer jamči, da se je seznanil z njeno vsebino in potencialnimi obveznostmi.

Ponudnik, ki bo izbran v tem postopku, mora ob primopredaji programske opreme in izvedenih pogodbenih del predložiti original bančne garancije, ki mora vsebinsko in pomensko ustrezati vzorcu. Predložitev bančne garancije je pogoj za uspešno primopredajo opreme in pogodbenih del.

44/57

OBRAZEC 12 – Vzorec pogodbeOpomba: Ponudniki vzorec pogodbe parafirajo in potrdijo z žigom, s čimer potrjujejo, da sprejemajo pogodbena določila. Republika Slovenija, Ministrstvo za finance, Uprava Republike Slovenije za javna plačila, Dunajska cesta 48, Ljubljana, ki jo zastopa Jana Ahčin, generalna direktorica, davčna številka 10641424, matična številka 1572814, šifra proračunskega uporabnika 16187, podračun v sistemu EZR št. 01100-6300109972 (v nadaljevanju: naročnik)

in______________________________________________________________, ki ga zastopa __________________, ID št. za DDV _______________, matična številka ______________, transakcijski račun št. ________________________, odprt pri __________________________ (v nadaljevanju: izvajalec)

skleneta naslednjo

P O G O D B Oo dobavi, implementaciji in vzdrževanju elektronskega dokumentarnega sistema

1. SPLOŠNA DOLOČBA1. člen

Pogodbeni stranki ugotavljata, da je naročnik izvedel postopek oddaje javnega naročila za dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentarnega sistema na podlagi 25. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, 16/08 in 19/10 v nadaljevanju: ZJN-2) in obvestila o javnem naročilu, objavljenega na portalu javnih naročil, številka objave JN 9555/2010 z dne 6. 10. 2010, ter v skladu z razpisno dokumentacijo z oznako JN 02/2010-APO-EDS, ki je bila objavljena na spletni strani naročnika.

Izvajalec je bil izbran kot najugodnejši ponudnik na podlagi sklepa o oddaji javnega naročila, št. ________, z dne ___________.

2. PREDMET POGODBE IN POGODBENA VREDNOST

2. člen

Predmet pogodbe je dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentarnega sistema, ki zajema naslednjo programsko opremo in storitve:

Predmet Enota in količina

Cena/enotoEUR

Vrednost EUR

Programska oprema (*specifikacija opreme, cena komponent, cena licenc… je priloga in sestavni del tega obrazca)

*** ***

Storitve

Projektno vodenje in svetovanje urImplementacija urŠolanje uporabnikov ur Uvoz podatkov iz obstoječe aplikacije ur

Redno letno vzdrževanje (12 mesecev) *** ***

Aplikativno vzdrževanje po preteku garancije (12 mesecev) *** ***

Skupaj brez DDV:Znesek DDV:

Skupaj z DDV:

45/57

Predmet pogodbe ter zahteve, ki jih mora izvajalec upoštevati oziroma zagotavljati pri izvajanju storitev, so podrobneje določeni v 4. poglavju razpisne dokumentaciji z oznako JN 02/2010-APO-EDS (številka 4300-02/2010 z dne 6. 10. 2010), ki je priloga in sestavni del te pogodbe.

V pogodbeno ceno so vključeni vsi izvajalčevi stroški, ki so neposredno ali posredno povezani z dobavo, implementacijo in vzdrževanjem elektronskega dokumentnega sistema ter z izpolnitvijo pogodbenih obveznosti v obsegu, na način ter pod pogoji, ki so določeni v tej pogodbi in razpisni dokumentaciji.

Cena posamezne enote produkta in storitve iz prvega odstavka tega člena je fiksna do 31. 12. 2012.

3. člen

Naročnik si pridržuje možnost oddaje dodatnih storitev izvajalcu (nadgradnja opreme oziroma sistema, podaljšanje obdobja rednega letnega in aplikativnega vzdrževanje opreme) pod pogoji, ki so določeni v 29. členu ZJN-2.

V primeru iz prejšnjega odstavka se izvede postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu in se z izvajalcem sklene aneks k osnovni pogodbi ali nova pogodba.

Naročnik si pridržuje pravico, da med izvajanjem tega javnega naročila oziroma pogodbe spremeni režim rednega letnega in aplikativnega vzdrževanja oziroma zmanjša ali prilagodi obseg storitev in uporabniških licenc, če se zmanjša obseg proračunskih sredstev, predvidenih za izvajanje tega javnega naročila, ali zaradi drugih razlogov v skladu s politiko in akti Vlade RS in Ministrstva za finance. V tem primeru se sklene aneks k tej pogodbi.

4. členIzvajalec bo pogodbena dela izvedel samostojno in brez sodelovanja podizvajalcev.(Opomba: Nadaljnje določbe tega člena veljajo le v primeru, če bo izvajalec nastopal s podizvajalci. V nasprotnem primeru se te določbe črtajo)Izvajalec bo pogodbena dela izvedel skupaj z naslednjimi podizvajalci:(naziv, polni naslov, matična številka, davčna številka, transakcijski račun)

(opis pogodbenega dela – predmet, količina, vrednost, kraj in rok izvedbe teh del)

- Izvajalec mora imeti ob sklenitvi te pogodbe sklenjene pogodbe s podizvajalci.V razmerju do naročnika izvajalec v celoti odgovarja za izvedbo del, ki so predmet te pogodbe.

3. TRAJANJE POGODBE

5. člen

Storitve za implementacijo sistema se izvajajo največ 4 mesece, od _________do __________.

Storitve garancijskega vzdrževanja se izvajajo 12 mesecev, od datuma podpisa končnega primopredajnega zapisnika.

Storitve rednega letnega vzdrževanja se izvajajo od dneva prehoda celotnega sistema v produkcijo do 31. 12. 2012.

46/57

Storitve aplikativnega vzdrževanja se izvajajo od dneva preteka garancijskega roka do 31. 12. 2012.

4. PLAČILNI POGOJI

6. člen

Izvajalec bo naročniku izstavil račun za dobavljeno programsko opremo in opravljene storitve implementacije po prevzemu elektronskega dokumentnega sistema. Računu morata biti priložena zapisnik o uspešni primopredaji programske opreme in storitev ter original dobavnice, žigosan in potrjen s strani pooblaščenega predstavnika naročnika.

Storitve garancijskega vzdrževanja so brezplačne oziroma vštete v ceno programske opreme.

Izvajalec bo račune za redno letno in aplikativno vzdrževanje izstavljal do 10. v mesecu za delo opravljeno v preteklem mesecu. Priloga vsakega računa je poročilo z opisom opravljenih storitev in pripadajočo dokumentacijo.

Računi se morajo sklicevati na številko te pogodbe.

Naročnik prejeti račun po pregledu potrdi ali zavrne v roku 8 dni od prejema. Naročnik mora zavrnitev računa obrazložiti.

Rok plačila vseh računov, ki bodo izstavljeni v skladu s to pogodbo, je 30. (trideseti) dan po prejemu pravilno izstavljenega računa. Če zadnji dan roka sovpada z dnem, ko je po zakonu dela prost dan, se za zadnji dan roka šteje naslednji delavnik v Republiki Sloveniji.

Če se plačilni rok iz prejšnjega odstavka spremeni na podlagi zakona ali podzakonskega predpisa, ki ureja izvrševanje proračuna Republike Slovenije, se neposredno uporabljajo določbe predpisa, ki ureja plačilne roke za proračunske uporabnike.

Izvajalec bo v primeru zamude plačila zaračunal kupcu zakonite zamudne obresti.

(Opomba: Nadaljnje določbe tega člena veljajo le v primeru, če bo izvajalec nastopal s podizvajalci. V nasprotnem primeru se te določbe črtajo)

Izvajalec mora svojemu računu obvezno priložiti račune oziroma situacije svojih podizvajalcev, ki jih je predhodno potrdil. Izvajalec v skladu s 6. odstavkom 71. člena ZJN-2 ter na podlagi soglasij podizvajalcev, ki so priloga in sestavni del te pogodbe, pooblašča naročnika, da na podlagi potrjenega računa oziroma situacije neposredno plačuje podizvajalcem.Če se po sklenitvi te pogodbe zamenja podizvajalec ali če izvajalec sklene pogodbo z novim podizvajalcem, mora izvajalec naročniku v 5 dneh po spremembi predložiti:

– svojo izjavo, da je poravnal vse nesporne obveznosti prvotnemu podizvajalcu,– pooblastilo za plačilo opravljenih in prevzetih del oziroma dobav neposredno novemu podizvajalcu in– soglasje novega podizvajalca k neposrednemu plačilu.

5. DOBAVA IN PREVZEM

7. člen

Dobava in prevzem programske opreme ter storitve implementacije se izvajajo na lokaciji naročnika Cankarjeva ulica 18, Ljubljana.

47/57

Storitve garancijskega, rednega letnega in aplikativnega vzdrževanja se izvajajo na lokaciji izvajalca _____________ oziroma po elektronski poti ter po potrebi na lokaciji naročnika.

8. člen

Rok za izvedbo storitev implementacije in predajo sistema v uporabo oziroma produkcijo je 4 mesece od podpisa pogodbe. Terminski načrt oziroma faze implementacije sporazumno določita skrbnika te pogodbe.

9. člen

Izvajalec mora naročnika o nameravani dobavi opreme pisno obvestiti vsaj 2 delovna dneva pred dobavo. V obvestilu mora navesti datum in uro možnega začetka dobave in način dobave.

10. člen

Po dobavi in implementaciji elektronskega dokumentnega sistema mora izvajalec naročniku izročiti:

- medije za programsko opremo, tehnično dokumentacijo o produktih vključno z dokumentacijo o nastavitvah in izvorne kode za programske produkte oz. licence;

- navodila za uporabo v slovenskem jeziku;- podpisane in potrjene garancijske liste;- pravilno izpolnjeno dobavnico;- bančno garancijo za odpravo napak v garancijskem roku;- druge dokumente, če so zahtevani.

11. člen

Oprema ali storitev, za katero se bo ugotovilo, da odstopa od navedb v ponudbeni dokumentaciji, ali ni skladna z določili te pogodbe in specifikacijami, bo zavrnjena, zaradi česar bo izvajalec prešel v zamudo. Enako velja, če bo neskladnost ugotovljena za katerikoli dokument, ki bi moral biti opremi ali storitvi priložen. Zavrnitev bo označena na prevzemnem zapisniku.

12. člen

Prevzem elektronskega dokumentnega sistema se opravi po uspešni implementaciji in testiranju sistema ter izvedbi uvoza podatkov iz obstoječega sistema. Pooblaščena skrbnika te pogodbe sestavita prevzemni zapisnik, ki je podlaga za izstavitev računa.

Pogoj za uspešno primopredajo sistema in podpis zapisnika je predložitev bančne garancije za odpravo napak v garancijskem roku.

Ko je prevzemni podpisnik podpisan, pooblaščeni predstavnik naročnika podpiše dobavnico. Na dobavnici morajo biti razvidne: številka pogodbe, opis, količina in serijske številke artiklov ter njihova vrednost (po kosih). Z dnem podpisa dobavnice je prevzem opravljen.

6. IZOBRAŽEVANJE UPORABNIKOV IN ADMINISTRATORJEV SISTEMA

13. člen

Izvajalec se obveže, da bo pred začetkom poskusnega obratovanja elektronskega dokumentarnega sistema zagotovil izobraževanje uporabnikov v prostorih naročnika ali na lokaciji izvajalca ali na drugi lokaciji, ki jo sporazumno določita skrbnika te pogodbe.

48/57

Ne glede na prejšnji odstavek, se izobraževanje administratorjev izvede na lokaciji in infrastrukturi naročnika.

Izobraževanje uporabnikov se izvaja po manjših skupinah (največ 15 oseb), in sicer: - za delo na vložišču (zadeve, vhodna in izhodna pošta) cca 30 oseb;- referenti (delo z dokumenti in zadevami) cca 200 oseb;- računovodstvo (delo s knjigovodskimi listinami) cca 70 oseb;- administracija (administracija sistema) cca 5 oseb.

Posamezno izobraževanje za ciljne kategorije oziroma skupine uporabnikov traja najmanj 8 ur.

Izvajalec je dolžan v času garancijske dobe brezplačno nuditi pomoč pri uporabi sistema (ustne ali pisne informacije, odgovori na vprašanja, pojasnila uporabnikom…).

7. ZAMUDA IN POGODBENA KAZEN

14. člen

Če prevzem elektronskega dokumentnega sistema ne bo izveden v roku, določenem v 8. členu te pogodbe, ali če se storitve aplikativnega vzdrževanja ne izvajajo v okviru dogovorjenega odzivnega časa, se šteje, da je izvajalec prišel v zamudo, razen če nastopijo okoliščine, določene v 15. členu te pogodbe.

Izvajalec je v primeru zamude pri dobavi in implementaciji sistema dolžan plačati naročniku pogodbeno kazen v višini 0,5% od vrednosti nedobavljene opreme ali neopravljene storitve (vrednost brez DDV) za vsak koledarski dan zamude, vendar največ 10% celotne pogodbene vrednosti (vrednost brez DDV).

Če bi pogodbena kazen presegla mejo, ki je v tej pogodbi določena kot največja vrednost pogodbene kazni, lahko naročnik zahteva povrnitev dejanske škode.

V primeru, da izvajalec zamuja pri dobavi ali implementaciji sistema več kot 30 dni, lahko naročnik razdre pogodbo. V primeru razdrtja pogodbe naročnik pisno o tem obvesti izvajalca in navede, na kateri lokaciji in v katerem času mu bo predana že dobavljena oprema na razpolago.

Ukrepe iz tega člena pogodbe lahko naročnik uveljavlja po opominu, po katerem izvajalec ne popravi zamude. Opomin mora biti izvajalcu poslan pisno, po telefaksu ali elektronski pošti.

8. VIŠJA SILA

15. člen

Pod višjo silo se razumejo vsi nepredvideni in nepričakovani dogodki, ki nastopijo neodvisno od volje pogodbenih strank in ki jih pogodbeni stranki nista mogli predvideti ob sklepanju pogodbe ter kakorkoli vplivajo na izvedbo pogodbenih obveznosti.

Izvajalec je dolžan pisno obvestiti naročnika o nastanku višje sile v treh delovnih dneh po nastanku le te.

49/57

Nobena od pogodbenih strank ni odgovorna za neizpolnitev katerekoli izmed svojih obveznosti iz razlogov, ki so izven njenega nadzora.

9. PRIJAVA IN ODPRAVA NAPAKE

16. člen

Storitve iz naslova garancijskega vzdrževanja ter aplikativnega vzdrževanja po preteku garancije se izvajajo na podlagi telefonske ali pisne zahteve naročnika.

Telefonska številka in elektronski naslov izvajalca za sprejem zahtevkov: ___________, ________________.

Izvajalec bo naročnika pisno obveščal o morebitnih spremembah telefonske številke in elektronskega naslova.

17. člen

Seznam javnih uslužbencev naročnika, s podatki o dodeljenih pooblastilih (administracija aplikacije, prijava napake, podatki za stik…), je priloga in sestavni del te pogodbe.

18. člen

V prijavi napake oziroma zahtevka za pomoč naročnik praviloma navede naslednje podatke: ime in priimek kontaktne osebe oziroma prijavitelja, naziv in naslov naročnika, datum in čas prijave, način obveščanja naročnika o statusu reševanja prijavljene napake, kratek opis napake, vrsta napake (opis težave, opredelitev vprašanja, programska napaka, napaka v

dokumentaciji, drugo), podroben opis napake, ponovljivost napake (opis zaporedja ukazov oziroma okoliščin, pri katerih pride do

napake), obstoj pomožne rešitve in njen opis, v kolikor obstaja, druge podatke.

Skrbnika pogodbe lahko sporazumno določita obliko in vsebino obrazca za prijavo napake.

19. člen

Izvajalec se obvezuje, da bo zagotovil sprejem napak in pripravljenost oziroma razpoložljivost svojih kadrov vsak delovni dan med 08:00 in 16:00 uro, ter da bo prijavljene napake odpravil v okviru odzivnega časa.

Odzivni čas za vzdrževanje opreme znaša največ 4 ure od prijave napake. Odzivni čas se meri od poslane prijave napake (ustno prek telefona ali pisno po elektronski pošti) vse do trenutka, ko izvajalec začne z diagnosticiranjem in reševanjem/odpravljanjem napake.

Zaradi doslednega upoštevanja odzivnega časa in pravilnega izvajanja pogodbenih pravic in obveznosti pogodbeni stranki soglašata, da se šteje, da je izvajalec začel odpravljati napako v okviru odzivnega časa:

50/57

- v primeru manjše ali manj zahtevne okvare programske opreme, ko po telefonu pokliče prijavitelja napake in mu posreduje informacije o statusu reševanja prijavljene napake ali posreduje navodila za odpravo napake (ustno po telefonu ali pisno po elektronski pošti);

- v primeru večje ali zahtevne okvare programske opreme, ko po telefonu pokliče prijavitelja napake in zahteva dodatne informacije, ki so potrebne za diagnosticiranje in odpravo napake, ter mu hkrati posreduje informacije o statusu reševanja prijavljene napake (smiselno velja v primeru komunikacije prek elektronske pošte);

- v trenutku dostopa v sistem prek spleta ali po elektronski poti, če je zagotovljen oddaljen dostop do sistema in opreme;

- v primeru okvare strojne opreme, ko vstopi v prostore na lokaciji naročnika in začne z diagnosticiranjem ter odpravljanjem okvare.

10. OBVEZNOSTI NAROČNIKA IN IZVAJALCA20. člen

Naročnik se obvezuje, da bo:- imenoval vodjo projekta in zagotovil razpoložljivost potrebnih kadrovskih in

informacijskih virov,- izvajalcu omogočil dostop do celotne dokumentacije in informacijske ter

komunikacijske opreme in infrastrukture, če je to potrebno za izvedbo storitev, ki so predmet te pogodbe,

- priskrbel uporabniška imena in gesla in druge dostopne pravice za delo izvajalca na informacijskem oz. komunikacijskem sistemu, če je to potrebno za izvedbo storitev;

- sodeloval pri funkcionalni specifikaciji storitev nadgradnje aplikativne programske opreme,

- zagotovil sodelovanje drugih izvajalcev, ki vzdržujejo obstoječo strojno in programsko opremo,

- pred začetkom implementacije zagotovil ustrezno infrastrukturo oziroma nadgradil obstoječo strojno in programsko opremo, če je to potrebno za implementacijo novega sistema,

- upošteval izvajalčeva priporočila in omejitve glede strojne in programske opreme, ki je neposredno ali posredno povezana z implementacijo in delovanjem elektronskega dokumentarnega sistema, ter izvajal druge preventivne in korektivne aktivnosti, ki jih bo priporočil izvajalec,

- obveščal izvajalca ter koordiniral delo,- zagotovil relevantne testne podatke,- aktivno sodeloval pri testiranju,- pripravil podatke o odprtih zadevah iz obstoječega sistema v obliki, ki je primerna

za uvoz v nov sistem,- prevzel rešitve v skladu s sprejetim načrtom prevzema,- plačeval naročene storitve v dogovorjenem roku,- izpolnjeval vse druge pogodbene obveznosti v rokih in na predviden način.

Naročnik si bo prizadeval, da bo v skladu z možnostmi omogočil izvajalcu oddaljen dostop do programske opreme po elektronski poti oziroma prek spleta s ciljem učinkovitejšega izvajanja storitev.

21. členIzvajalec se obvezuje in naročniku jamči:

- da kupljena programska oprema deluje brezhibno in nima stvarnih napak,- da kupljena programska oprema nima pravnih napak, oziroma, da nakup in

uporaba ter nadgradnja opreme ne predstavlja kršitev patentnih, avtorskih ali drugih izključnih pravic tretjih oseb,

51/57

- da kupljena programska oprema popolnoma ustreza vsem tehničnim opisom, karakteristikam in specifikacijam, ki so bila dana v okviru razpisne in ponudbene dokumentacije,

- da bo naročnik pridobil vse pravice, ki so povezane z nakupom programske opreme, izvajalec pa bo brezhibno in pravočasno izvrševal vse obveznosti, ki so vezane na programsko opremo,

- da bo izpolnjeval vse pogodbene obveznosti v rokih in na predviden način,- da bo svoje naloge opravil strokovno in s skrbnostjo dobrega strokovnjaka,- da bo izvajal storitve po tej pogodbi po pravilih stroke, v skladu z navodili

naročnika,- da bo pri izvajanju pogodbenih obveznosti uporabljal napredne tehnologije in

metode glede na opremljenost naročnika,- da bo pisno opozoril naročnika na okoliščine, ki bi lahko otežile ali onemogočile

kakovostno in pravilno izvedbo storitev,- da bo opravljal vzdrževanje opreme v okviru odzivnega časa,- da bo pri delovanju in gibanju v prostorih naročnika spoštoval njegova pravila in

notranje akte, ki urejajo informacijsko varnost,- da bo naročnika takoj obvestil o spremembi, nadomeščanju ali zamenjavi

delavcev oziroma podizvajalcev, ki delajo na tem projektu, - da bo omogočal ustrezen nadzor nad izvajanjem pogodbenih obveznosti,- da bo izpolnjeval druge zahteve in obveznosti, določene v pogodbi in razpisni

dokumentaciji.

11. JAMSTVA IN GARANCIJSKE OBVEZNOSTI IZVAJALCA

22. člen

Garancija za programsko opremo in storitve je 12 mesecev od datuma podpisa primopredajnega zapisnika.

Izvajalec jamči, da bodo storitve in produkti izvedeni kakovostno, v skladu z veljavnimi predpisi in standardi in v skladu s specificiranimi zahtevami naročnika.

Izvajalec jamči:

- da bo programska oprema, vključno s posodobitvami in novimi izdajami, delovala v skladu s specifikacijo in njenim namenom uporabe in da bo izvajalec popravil vso programsko opremo, ki ne bi tako delovala,

- da bo vse storitve opravilo ustrezno kvalificirano osebje z uporabo razumnega obsega znanja in z ustrezno skrbnostjo, v skladu z najvišjimi standardi in predpisi, ki veljajo za te storitve, in v skladu s standardi, ki jih ima izvajalec,

- da bodo vsi izdelki, dostavljeni naročniku po odpravi napake ali problema, vključno z vsemi popravljenimi verzijami objektne in izvorne kode, s potrebnimi dopolnili k dokumentaciji in z vsemi podrobnostmi glede narave popravka ter z navodili za pravilno uporabo popravljene verzije programske opreme, delovali funkcionalno v skladu z njihovim namenom uporabe in specifikacijo.

V garancijskem roku bo izvajalec vse napake odpravil brezplačno.

Če se ugotovi, da od naročnika javljena napaka dejansko ni napaka izvajalca, naročnik krije neposredne stroške, ki jih ima izvajalec zaradi odziva na napako.

12. ZAVAROVANJE POSLA IN OBVEZNOSTI

23. člen

52/57

Za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti mora izvajalec predložiti v roku 8 dni po podpisu te pogodbe nepreklicno bančno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, plačljivo na prvi poziv, veljavno do 31. 1. 2013, v višini 5 % pogodbene vrednosti _________ EUR.

Če se med trajanjem pogodbe spremeni rok za izvedbo pogodbenih del, ali v primeru oddaje dodatnih storitev pod pogoji iz 29. člena ZJN-2, mora izvajalec v roku 8 dni od podpisa aneksa k tej pogodbi ali od dneva podpisa nove pogodbe predložiti novo bančno garancijo ali podaljšati veljavnost garancije v skladu s spremembo pogodbenega roka za izvedbo del.

Predložitev bančne garancije za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti oziroma podaljšanje veljavnosti bančne garancije je pogoj za veljavnost pogodbe.

Naročnik bo unovčil bančno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti:- če izvajalec ne bo dobavil, implementiral in vzdrževal opreme ter izpolnjeval drugih

pogodbenih obveznosti v dogovorjenem obsegu, kakovosti in rokih, opredeljenih v tej pogodbi;

- če bo naročnik razdrl pogodbo zaradi kršitev pogodbenih obveznosti na strani izvajalca;

- če bo naročnik razdrl pogodbo zaradi večje zamude, ki je nastala po izključni krivdi izvajalca, in ki je tudi po predhodnem pisnem opozorilu izvajalec ni odpravil oziroma predlagal za naročnika sprejemljiv alternativni plan in ima bistven vpliv na delovanje naročnika;

- če izvajalec neutemeljeno zavrne naročilo ali storitev odstopa od naročenega načina izvedbe;

- če bo izvajalec kršil zaupnost podatkov.

24. člen

Izvajalec mora ob podpisu končnega prevzemnega zapisnika naročniku izročiti nepreklicno in brezpogojno bančno garancijo za odpravo napak v garancijskem roku, plačljivo na prvi poziv, veljavno 13 mesecev od dneva prehoda sistema v produkcijo, v višini 5 % pogodbene vrednosti ________ EUR.

Predložitev bančne garancije za odpravo napak v garancijskem roku v skladu s prvim odstavkom tega člena je pogoj za prevzem opreme in pogodbenih del.

Če je bila oprema v garancijskem roku zamenjana ali bistveno popravljena in če začne garancijski rok znova, je izvajalec dolžan zagotoviti podaljšanje veljavnosti bančne garancije ali predložiti novo bančno garancijo, ki bo ustrezala pogojem iz prvega odstavka tega člena.

Naročnik lahko bančno garancijo uveljavi, če je predhodno pisno (po pošti, po telefaksu ali po elektronski pošti) obvestil izvajalca o kršitvi garancijskih obveznosti in zahteval odpravo napake v roku 2 dni po prejemu obvestila, prodajalec pa ni zadovoljivo ukrepal. Če se kršitev garancijske obveznosti ponovi pri izvajalcu več kot trikrat, predhodno obvestilo ni več potrebno.

13. PRAVICE INTELEKTUALNE LASTNINE

25. člen

Z dnem plačila postanejo vse materialne in druge avtorske pravice izvajalca, ki nastanejo v zvezi s to pogodbo, last naročnika in to izključno, v neomejenem obsegu in za ves čas njihovega trajanja, razen moralne avtorske pravice, ki ostane avtorju.

53/57

Če izvajalec v okviru izvajanja te pogodbe samostojno v celoti ustvari avtorsko delo, pripada naročniku izključna in prenosljiva pravica uporabe tega dela, vključno s pravico predelave ali dodelave. Izvajalec je ob predaji avtorskega dela dolžan naročniku izročiti celotno izvedbeno in uporabniško dokumentacijo ter izvorno kodo.

Izvajalec se zaveže prevzeti ali poplačati vse morebitne zahtevke tretjih oseb proti naročniku (vključno z škodo in odvetniškimi ter sodnimi stroški) v primeru, da tretje osebe zatrjujejo ali ustrezno dokažejo, da izdelek, ki je predmet te pogodbe, krši patentne, avtorske ali druge varovane izključne pravice tretje osebe.

Če pride do takšnega zahtevka ali se zdi mogoče, da bo do njega prišlo, naročnik soglaša s tem, da bo izvajalcu dovolil, da mu bo omogočil nadaljnjo uporabo izdelka ali njegovo spremembo ali njegovo zamenjavo s takšnim izdelkom, ki mu je v funkcionalnem pogledu vsaj enakovreden. Če izvajalec presodi, da nobena od teh možnosti ni razumno dosegljiva, naročnik soglaša s tem, da izvajalcu na podlagi pisne zahteve, vrne izdelek, izvajalec pa naročniku povrne denar in nastale stroške.

Obe pogodbeni stranki soglašata s tem, da oznako glede materialne avtorske pravice in katerokoli drugo oznako lastništva navedeta na vsaki kopiji, izdelani v okviru licenc in pravic, ki so podeljene v skladu s to pogodbo.

Vse pravice intelektualne lastnine, ki so nastale pred podpisom te pogodbe in niso predmet te pogodbe oziroma jih izvajalec uporablja kot orodje pri izpolnjevanju svojih obveznosti po tej pogodbi, ostanejo izključno v lasti izvajalca. Izvajalec tako programsko opremo lahko časovno, prostorsko in finančno neomejeno uporablja za svojo interno uporabo ali prodajo, nudenje oziroma trženje tretjim osebam.

14. VAROVANJE PODATKOV

26. člen

Pogodbeni stranki se obvezujeta, da bosta varovali osebne podatke, davčno tajnost, poslovno skrivnost in druge varovane podatke (v nadaljevanju: varovani podatki), ter da bosta zagotovili tehnične, organizacijske, fizične in kadrovske pogoje za varno obravnavanje podatkov, skladno z zahtevami in standardi področnih predpisov, ki urejajo varovanje podatkov in informacijsko varnost.

Za označevanje podatkov oziroma dokumentov, medijev ali nosilcev podatkov, se uporabljajo posebne oznake, določene z zakonom ali podzakonskim aktom, če so izpolnjeni predpisani pogoji za določitev statusa varovanega podatka.

Dostop do varovanih podatkov imajo samo tiste osebe, ki morajo imeti vpogled v te podatke po svoji službeni dolžnosti zaradi uresničevanja javnega naročila, ki je predmet te pogodbe. Ob podpisu te pogodbe so delavci izvajalca (podizvajalca), ki bodo opravljali storitve po tej pogodbi, dolžni podpisati izjavo o varovanju podatkov.

27. člen

Izvajalec v izdelke po tej pogodbi ne bo vgradil nobenega mehanizma oziroma zlonamernega programa, ki bi mu omogočal v informacijskem sistemu naročnika kakršenkoli iznos informacij, spreminjanje podatkov ali programske opreme, dostop do kateregakoli dela računalniškega sistema brez vednosti ali nadzora naročnika.

Če izvajalec krši določbo tega člena, sme naročnik zahtevati razvezo te pogodbe.

54/57

28. člen

Okvarjene nosilce podatkov mora izvajalec uničiti ali trajno izbrisati, tako da pod nobenim pogojem ni možno obnoviti podatke, ki jih je nosilec vseboval. Če vzdrževalnih del ni mogoče opraviti na lokaciji naročnika, se mora nosilce podatkov iz računalniške opreme odstraniti in jih varno shraniti. V primeru, da to ni mogoče, mora biti postopek vzdrževanja nadzorovan. Če je v okvari nosilec podatkov, se le tega iz opreme odstrani. Pod nadzorom odgovorne osebe s strani naročnika se izvede poskus restavriranja podatkov na drug medij. V primeru, da je nosilec okvarjen do te mere, da podatkov oziroma dela podatkov ni mogoče restavrirati, se o tem napiše zapisnik.

29. člen

Obveznost varovanja podatkov se nanašata tako na čas izvrševanja pogodbe, kot tudi za čas po tem.

Pogodbena stranka, ki krši določbe o varovanju podatkov, je odškodninsko odgovorna za vso posredno in neposredno škodo po splošnih načelih obligacijskega prava.

15. OSTALE OBVEZNOSTI POGODBENIH STRANK

30. člen

Pravice na produktih, ki niso last izvajalca, se pa uporabljajo v okviru te pogodbe, izvajalec prenese na naročnika v obsegu, v kakršnem jih je sam pridobil in v skladu s pogodbami na podlagi katerih jih je pridobil.

Naročnik s prevzemom licenčne programske opreme pridobi pravico uporabe izdelka v skladu z licenčnimi pogoji, ki so del dokumentacije izdelka.

Izvajalec lahko navaja naročnika v svojih referencah le ob predhodnem naročnikovem pisnem pristanku.

31. člen

Glede medsebojnih pravic in obveznosti naročnika in izvajalca, ki niso urejene s to pogodbo, ali za presojo spornih vprašanj, se neposredno uporabljajo določila razpisne dokumentacije, št. 4300-02/2010 z dne 6.10. 2010 za javno naročilo z oznako JN 02/2010-APO-EDS, ter predpisi, ki urejajo obligacijska razmerja in avtorske pravice.

32. člen

Odstop oziroma prenos pravic in obveznosti na pravnega naslednika izvajalca ali tretjo osebo je možen samo s pisnim soglasjem obeh pogodbenih strank.

33. člen

Skrbnik te pogodbe s strani naročnika je ____________________(telefon: _____________, telefaks: ___________, GSM: __________, e-pošta: _____________), s strani izvajalca pa _______________________(telefon: _____________, telefaks: ___________, GSM: __________, e-pošta: _____________).

55/57

Skrbnika nadzorujeta izvajanje predmeta pogodbe, razrešujeta morebitna nesoglasja, reklamacije, določata obliko in vsebino izvedbenih dokumentov (obrazci, poročila, naročila, zahteve, prijave, delovni nalogi, kontaktni podatki…) in podobno.

16. PROTIKORUPCIJSKA KLAVZULA

34. člen

Pogodba, pri kateri kdo v imenu ali na račun druge pogodbene stranke, predstavniku ali posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja obljubi, ponudi ali da kakšno nedovoljeno korist za:

– pridobitev posla ali – za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali – za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali – za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je organu ali organizaciji iz javnega sektorja

povzročena škoda ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku organa, posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja, drugi pogodbeni stranki ali njenemu predstavniku, zastopniku, posredniku;

je nična.

17. PREDČASNA ODPOVED POGODBE

35. člen

Katerakoli od pogodbenih strank lahko zaradi kršitev pogodbenih obveznosti s strani nasprotne stranke, če kršitve ne prenehajo po pisnem opominu, odpove pogodbo z odpovednim rokom 30 dni od dneva vročitve odpovedi. Odpoved pogodbe mora biti vročena osebno na sedežu pogodbene stranke ali po pošti priporočeno s povratnico. V primeru odpovedi sta pogodbeni stranki dolžni poravnati medsebojne obveznosti iz te pogodbe in nastalo škodo.

36. členNe glede na določbe 35. člena te pogodbe lahko naročnik predčasno odpove pogodbo, brez kakršnekoli odškodninske odgovornosti do izvajalca, v primerih, ki so izrecno navedeni v posameznih členih te pogodbe, ter tudi v naslednjih primerih:

- če v vsakokratnem letnem proračunu Republike Slovenije ali zaradi varčevalnih ukrepov Vlade RS in Ministrstva za finance niso zagotovljena sredstva, namenjena za vzdrževanje in nadgradnjo programske opreme, ki je predmet te pogodbe – odpovedni rok je 30 dni;

- če naročnik informacijskega sistema oziroma programske opreme ne bo več potreboval oziroma jo bo nadomestil z drugo - odpovedni rok je 30 dni.

18. KONČNE DOLOČBE37. člen

Pogodba se lahko spremeni ali dopolni s pisnim aneksom, ki ga sprejmeta in podpišeta obe pogodbeni stranki. Če je katerakoli od pogodbenih določb neveljavna ali postane neveljavna, to ne vpliva na ostale pogodbene določbe, razen če zakon ali drug predpis določa drugače. Neveljavna določba se nadomesti z veljavno, ki mora čimbolj ustrezati namenu, ki ga je želela doseči neveljavna določba.

38. člen

Pogodbeni stranki se dogovorita, da bosta poskušali vse spore iz te pogodbe rešiti sporazumno z neposrednimi pogovori med pooblaščenimi predstavniki obeh pogodbenih

56/57

strank. V kolikor sporazum med strankama ne bi bil mogoč, se dogovorita, da bo o sporih iz te pogodbe odločalo stvarno pristojno sodišče v Ljubljani.

39. člen

Pogodba je sestavljena v štirih enakovrednih izvodih, od katerih prejme naročnik tri, izvajalec pa en izvod.

40. člen

Pogodba začne veljati dne _________, pod pogojem, da izvajalec naročniku izroči zahtevano bančno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v skladu s prvim odstavkom 23. člena pogodbe.

Številka: ________________Datum: ________________ Datum:_______________

Naročnik: Izvajalec:

57/57