Standardiserat vårdförlopp - cancercentrum · vårt intranät – stöd för informationsspridning vid t.ex. arbetsplatsträffar. Information till berörda verksamheter gällande

Standardiserat vårdförlopp

Region Jönköpings län

Författare: Marianne Johansson, projektledare & Charlotte Carlsson,

projektkoordinator

Datum: 2015-10-26

Författare: Marianne Johansson, projektledare & Charlotte Carlsson, projektkoordinator

Verksamhetsområde Kirurgisk vård

Arbetsplats/enhet Region Jönköpings län

Sammanfattning

Varje dag med misstanke eller insikt om att man har cancer är för många en dag av oro och

ångest. Ingen ska behöva vänta en dag längre än nödvändigt på utredningsinsatser,

diagnosbesked eller behandling. Därför ska standardiserade vårdförlopp införas i

cancervården.

- Varje dag räknas!

Redovisningen beskriver hur Region Jönköpings län infört de fem första standardiserade

vårdförloppen och utgår från mallen som SKL och Socialdepartementet tagit fram.

Redovisningen utgår från regionens handlingsplan som baserades på sju övergripande frågor.

Region Jönköpings län har i projektet en bred representation från verksamheterna i

projektgrupp liksom i styrgrupp. Förankring i berörda verksamheter sker genom

verksamhetsnära besök på ledningsgrupp med klinikledning och andra nyckelpersoner.

Syftet med de verksamhetsnära besöken har varit att skapa förståelse för SVF i sin helhet

samt att verksamheterna skulle kunna påbörja arbetet för att synliggöra utmaningarna inom de

aktuella vårdförloppen. Nära samarbete med regionens IT-avdelning och

regionledning/folkhälsa och sjukvård är väl etablerat och processerna fungerar väl, både inom

region Jönköpings län samt i Sydöstra sjukvårdsregionen. Kontinuerligt skrivs information på

regionens intranät och i personaltidningen. Projektet har en projektsida på intranätet

tillgänglig för samtliga medarbetare inom region Jönköpings län.

En modell som beskriver implementering av SVF har skapats som innehåller stöd för

diagnosbaserad processgrupp: checklista för diagnosbaserad processgrupp,

processbeskrivning, blankett för ansökan om stimulansmedel.

Regionen startade våren 2015 urologen som ”pilot-i-piloten” vilket blev ett stort lärande för

fortsatta införandet. Vi har byggt en tydlig och översiktlig struktur i vårdens IT-stöd med

utgångspunkt från det kliniska arbetet i vardagen. Möjliggör uppföljning och utveckling – se

bilaga 2.

Inför 2016 och kommande SVF behövs en ökad samverkan inom hela Sydöstra regionen

vilket ställer krav på bra samarbete/samverkan, stabil MDK-process – gemensamma tekniska

lösningar, möjlighet att dela journalinformation. Ledtiderna i SVF kan medföra behov av ökat

antal MDK/vecka. Andra stora utmaningar som vi aktivt arbetar med är patologin,

undanträngningseffekter och ledtider till operation.

Innehållsförteckning

1. Bakgrund .......................................................................................... 1

2. Information och förankring i verksamheten ....................................... 1

3. Involvering ........................................................................................ 3

4. Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete ..................................... 3

5. Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen ................ 5

6. Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system ... 7

7. Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt ......................... 7

8. Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 ......................... 8

9. Utmaningar och åtgärder .................................................................. 9

10. Ekonomi .......................................................................................... 11

11. Bilagor............................................................................................. 11

1

1. Bakgrund

1.1 Nationell satsning på kortare väntetider i cancervården

Regeringen avsätter 500 miljoner kronor per år 2015-2018 för att skapa en mer jämlik

och tillgänglig cancervård därför införs standardiserade vårdförlopp (SVF) inom

samtliga landsting/regionen i Sverige.

Målet med regeringens cancersatsning och överenskommelsen är att förbättra

tillgängligheten inom cancervården genom att korta väntetiderna och minska de

regionala skillnaderna. På så sätt skapas en mer jämlik cancervård med ökad kvalitet.

SVF inleds med beslut om välgrundad misstanke och avslutas vid start av första

behandling. Välgrundad misstanke kan uppstå i primärvården likväl som i

specialistvården. Oavsett var välgrundad misstanke uppstår ska patienten få

information, muntlig och skriftlig, om hur det fortsatta vårdförloppet ser ut. Det innebär

bland annat att koordinatorer på klinikerna tar hand om allt de praktiska, att boka in

patienter för provtagning, undersökning, besök på mottagning och vid behov

operationstid. Samtidigt får patienten en enkel och tydlig väg in i vården, en

kontaktsjuksköterska som kan svara på frågor och berätta steg för steg om vad som ska

hända.

De fem första vårdförloppen är:

Akut myeloisk leukemi

Prostatacancer

Cancer i urinblåsa och övre urinvägar

Huvud- och halscancer

Matstrupe- och magsäckscancer

2. Information och förankring i verksamheten

2.1 Hur har landstinget/regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF?

Införandet sker regionsövergripande i region Jönköpings län, vilket inkluderar

tre sjukhus och 48 vårdcentraler. Målet är jämlik vård med hög kvalitet i

samverkan.

Projektgruppen träffas var fjortonde dag och styrgruppen en gång i månaden.

Styrgruppens och projektgruppens deltagare representerar hela vårdkedjan och

dess stödprocesser vilket underlättar kommunikation/information och dialog.

Se bilaga1 ”Modell för införande ny SVF 2015-2018, Region Jönköpings län”.

Regionens kliniska kunskapsstöd FAKTA (överenskommelse mellan

primärvård och specialistvård) anpassas till nationella vårdriktlinjer i samband

med att ny SVF-process initieras. Riktad information och utbildning för

primärvårdsläkare i samband med FAKTA-dagar, vid två alternativa tillfällen,

genomförda av projektledare och läkare från urologen (som var först ut av

piloterna). Primärvårdens alla chefer har fått allmän information via mail inkl.

2

bildspel om grunderna SVF. I nämnda mail har de uppmanats att informera alla

medarbetare samt även erbjudits besök efter behov.

Information/bildspel om standardiserat vårdförlopp framtaget och tillgängligt i

vårt intranät – stöd för informationsspridning vid t.ex. arbetsplatsträffar.

Information till berörda verksamheter gällande de fem första diagnoserna inom

SVF:

- Verksamhetsnära besök på respektive ledningsgrupp, klinikledning och

andra nyckelpersoner, har genomförts av projektledare och

projektkoordinator, cirka 20 stycken.

Arbetet har mottagits väl, ovanstående bildspel har visats och diskussion

har förts runt konsekvenser för respektive klinik/process utifrån ”Hur kan

vi bidra till det nationella målet, vilka utmaningar ser vi?”

Kontinuerlig information på vårt intranät och i personaltidningen Pulsen samt

reportage i tidning som går ut till alla hushåll i region Jönköpings län. Projektet

har en projektsida på intranätet tillgänglig för samtliga medarbetare inom

region Jönköpings län.

I samband med uppstart av SVF-process har projektledare och

projektkoordinator deltagit. Grundmaterialet som nämns ovan har använts.

Nära samarbete med regionens IT-avdelning samt regionledning/folkhälsa och

sjukvård är väl etablerat och processerna fungerar väl, både inom region

Jönköpings län samt i Sydöstra sjukvårdsregionen.

Se avsnitt 6. Ansvar och aktiviter för att IT-stödet blir funktionell.

Projektledare har förankrat projektet i centrala samverkan, regionens

ledningsgrupp. Vi ser att förståelse för standardiserade vårdförlopp får

konsekvenser i hela systemet, såsom strategisk personalförsörjning, schema,

ekonomi, vårdriktlinjer och arbetssätt.

2.2 Hur har landstinget/regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete?

Regionen har bra samarbete med Sydöstra sjukvårdsregionens RCC. RCC

processcoacher finns sedan tidigare inom alla tre regionerna och region

Jönköping har medicinska processledare knutna till Sydöstra

sjukvårdsregionen.

Telefonavstämning med RCC:s processcoacher och projektledare inom

Sydöstra sjukvårdsregionen sker varannan vecka. Vid dessa tillfällen förs

öppen dialog kring status i införandet, specifika frågor efter behov, för- och

nackdelar med olika lösningar, samt cancervården i sin helhet.

Vi förmedlar vid olika mötesforum status i våra resp. införande Jönköping,

Kalmar, Östergötland, t.ex. möte för Cancerrehabilitering, Utvecklingskraft

Cancer i Jönköping, bröstcancerträffar.

Kommentar: Utbytet fungerar väl och projektledare hittar varandra telefonledes vid

behov.

3

3. Involvering

3.1 Hur har landstinget/regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF?

Patient/närstående ska enligt nationella riktlinjer engageras i SVF-arbetet.

Inom region Jönköpings län har projektgruppen beslutat att patient/närstående

ska finnas representerad i respektive diagnosbaserad processgrupp, utses av

patientföreningar alt. av klinik. Respektive diagnosbaserad processgrupp får

beskriva sin strategi i sin processbeskrivning (dokument), se bilaga 3.

Kommentar: I arbetet med processen för prostata och urinblåscancer sker just nu

patientmedverkan via enkät och telefonuppföljning.

3.2 Hur har landstinget/regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF?

Samverkan med privata vårdgivare inom vårdval (primärvård, specialiserad

vård) ingår i arbetet med kliniskt kunskapsstöd FAKTA och de använder

regionens IT-stöd och kan ta del av information i regionens intranät.

Privata vårdgivare ingår i olika processgrupper, FAKTA-grupper och

medicinska programgrupper/ledningsgrupper samt bjuds in till ”storgrupp

sjukvård”, utbildningsinsatser och konferenser som arrangeras av regionen.

4. Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete

4.1 Hur har stödet inom landstinget/regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården?

Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och

verksamhetsperspektiv efter införande av SVF?

Projektledare och projektkoordinator är alltid med vid uppstart av ny

diagnosbaserad processgrupp och finns tillgänglig som coach under

projekttiden. Kontinuerligt sker avstämning med processledare och medicinskt

ansvarig läkare.

Specifika SVF-remissmallar har skapats som bygger på de nationella

riktlinjerna för varje cancerprocess.

Sedan SVF-införandet inom blåscancer i slutet av april 2015 har man lyckats

halvera sina ledtider till dagens datum, från välgrundad misstanke till start av

behandling har de rört sig från 29 till 15 dagar. Urologen som är en länsklinik

har länsgemensam koordinator vilket möjliggör bokningar på regionens

samtliga tre sjukhus.

För att kunna nå angivna ledtider pågår just nu inom patologin projekt med

kompetensförskjutning, bland annat undersöker de vilka arbetsmoment som

kan förflyttas till annan personalgrupp för att avlasta patologens läkare (en

kompetens som är svårrekryterad i hela landet).

4

4.2 Hur har landstinget/regionen löst införandet av koordinatorfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF?

Specifika schemamakerare har skapats för SVF-processerna för att i tidbok

tydliggöra reserverade tider.

Region Jönköpings län har beslutat att använda den funktionsbeskrivning som

SKL tagit fram.

Verksamhetschef med verksamhet som ingår i aktuella SVF-Varje vårdförlopp

är ansvarig för att bidra till effektiv koordinering i vårdprocessen.

Några verksamheter ser i nuläget inget behov av att förändra den koordinering

som redan finns på plats medan andra ser det som en möjlighet att helt

förändra bokningsprocessen.

Kort beskrivning av varianter inom koordinatorsfunktioner i de fem SVF-piloterna:

SVF matstrupe/magsäck (tre olika kirurgkliniker i regionen som hanterar inflöde av

remisser) ser inget behov av att idag göra en förändring då patienten med remiss rings

in vid misstanke för undersökning inom 7 dagar, vid välgrundad misstanke efter

undersökningen tar kontaktsjuksköterskan ansvar för fortsatt koordinering enligt

funktionsbeskrivning.

Kommentar: Organisatoriska gränser finns idag vilket gör att koordinering på sikt

kan förändras för att kunna arbeta som om dessa vore en länsklinik – d.v.s. all

koordinering sker på ett ställe.

SVF prostata respektive cancer i urinblåsa/urinvägar. Urologkliniken (som är en

länsklinik) har valt att tillsätta en koordinatorsfunktion i hela regionen. Profession

undersköterska. Vid remiss från primärvård med välgrundad misstanke påbörjas

koordinering direkt, utan läkarbedömning av remissen, för ett snabbt flöde. Ibland har

ombokning av besökstider fått ske på grund av att PAD-svar inte varit klart i tid/det

finns tillfällen då det varit klart tidigare än beräknat. Arbetssättet har hittills fungerat

väl och ledtiden i vårdförloppet cancer i urinblåsa och övre urinvägar har påverkats

positivt, från 29 till 15 dagar.

SVF akut myeloisk leukemi är ett akut flöde och idag klarar regionen ledtiden utan

problem, processen initieras med telefonsamtal till hematologen. Behovet av specifik

koordinator är underordnat då kontaktsjuksköterska kommer in direkt i processen.

SVF huvud-/halscancer arbetar med koordinatorsfunktion på samtliga tre sjukhusen,

olika professioner har uppdraget beroende på de tre olika verksamheternas

organisatoriska struktur.

Röntgen (länsklinik) arbete pågår för att ta fram koncept för optimal koordinering för

samtliga SVF.

Urologen startade i april månad medan övriga i september 2015 varför det är svårt att

dra slutsatser runt effekter som koordinatorsfunktionen bidragit till.

5

4.3 Hur har landstinget/regionen löst obokade/reserverade tider för respektive pilotdiagnos?

I respektive vårdförlopp tittar man just nu på en modell för kapacitets- och

produktionsplanering utifrån behovsanalys vid processkartläggning. Antalet

tider har räknats ut utifrån historik, specifika schemamakerare används som

indikerar att tiden är dedikerad för patientgruppen. Rutiner om när tiderna kan

bokas för andra patientfall har tagits fram för att inga tider ska bli obokade.

5. Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen

5.1 Om och i så fall hur har landstinget/regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? De fem första standardiserade vårdförloppen planerades uppstart september 2015.

Urologens båda diagnoser startade tidigare än beräknat, april 2015 (”pilot i piloten”).

SVF Startdatum Kommentar Cancer i urinblåsa/övre

urinvägar

Prostatacancer

2015-04-18

Vi kallar detta för ”pilot-i-piloten” –

gick igång tidigare men lärdomar

dragna och stor nytta för oss för att

lära om hur vi behöver konfigurera

vårt vårdadministrativa IT-stöd.

Huvud-/halscancer 2015-09-21 Parallellt pågår arbete med att skapa

länsklinik, öron-, näsa- och

halskliniken.

Matstrupe-

/magsäckscancer

2015-09-28 Organiserade i tre olika kirurgkliniker

som samarbetar för gemensamt flöde.

Akut myeloisk leukemi 2015-09-21 AML är ett akutförlopp som bygger på

telefonledes överrapportering av

patient till hematolog. Vi klarar

ledtiden. Remissmall införs november

2015. Manuell mätning fram till dess.

Slutsats: Värdefullt att urologen startade tidigare än planerat. Strategier (arbetssätt och

konfigurering) har kunnat skapas för den fortsatta implementeringen.

Hittills framtaget stödmaterial:

Modellen för införande av ny SVF

Checklista som stöd vid införande av standardiserat vårdförlopp

(Förberedelser, Implementering och Uppföljning)

Blankett för ansökan om stimulansmedel

Processbeskrivning – ett standardiserat sätt att beskriva SVF-processerna

6

5.2 Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen?

Antal patienter … som

startat

utredning

efter

beslut o m

välgrundad

misstanke?

…so m utretts

med SVF har

fått

cancerdiagnos

ino m det

förloppet?

… ino m

respekt ive

SVF har

avslutats

geno m start

av

behandling?

… som har

avslutat

SVF av

annan

anledning,

ex. med.

skäl / e l ler

annat?

Akut myeloisk

leukemi (AML)

2 * **

Huvud- och

halscancer

54 * **

Matstrups- och

magsäckscancer

6 * **

Prostatacancer 186 * **

Cancer i urinblåsan

och övre

urinvägarna

228 * **

Totalt antal 476

I IT-stödet är det möjligt att se hur många som startat ett SVF-förlopp, men uppgifter

avseende diagnos och behandlingsstart är inte komplett ifyllda. Framtagna rutiner har

inte följts fullt ut.

* I Canceröversikten i Cosmic finns möjlighet att registrera att patienten fått information om diagnos

(mätpunkt 3 i ledtidsmätningen). Dock ej tillämpat fullt ut i verksamheten ännu. Patienten kan ha fått en

diagnos utan att ha fått information, varför vi inte kan svara på frågan utifrån mätpunkt 3. Fortsatt

arbete kommer att ske med att definiera vilka diagnoskoder för respektive cancerprocess som ska utgöra

sökkriterier.

** Registreringsmodellen har successivt vuxit fram under pilottiden. Mätpunkter finns men i dagsläget

inte fullt ut komplett registrerad.

5.3 Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande?

Rutiner för överföring till behandlande klinik inom Region Jönköping finns,

överföring sker både muntligt vid MDK (videokonferens), dokumentation av

beslut i gemensam journal inom regionen. Gällande överföring till palliativ

vård finns rutiner som projektet behöver säkra. Arbete initierat.

Länsöverskridande processer: Arbete pågår för bättre administrativ hantering.

eRemiss projekt pågår inom sydöstra sjukvårdsregionen.

7

6. Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system

6.1 Hur har landstinget/regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut?

Genom att ansvariga för Vårdtjänster och Utdata inom Folkhälsa och sjukvård

har tagit fram en administrativ processmodell för hela SVF-flödet kan vi följa

mätpunkter i realtid. Eftersom modellen tagits fram under pilottiden

(gemensamt i sydöstra sjukvårdsregionen) har uppgifterna vuxit fram men är

idag inte kompletta i systemet. Kräver ytterligare information/utbildning och

följsamhet i verksamheten. Planerar kunna leverera komplett utdata under

2016.

Modellen är också presenterad för samtliga Cosmickunder i Sverige och

Cambio jobbar på en gemensam processmodell.

6.2 Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet?

Regionens modell kan fånga Välgrundad misstanke, Första besök i

specialiserad vård, Information om diagnos, Med patienten upprättad och

beslutad vårdplan, Behandlingsstart inklusive typ av behandling

Fler mätpunkter i IT-stödet är möjliga: Kontaktsjuksköterska, Avslut innan

behandlingsstart – med datum och orsak, MDK, Behandlingsbeslut,

Information till patient

7. Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt

7.1 Hur har landstinget/regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd?

Se punkt 6 ovan.

Deltagande i Regionens projektgrupp för SVF.

Riktade informationsinsatser mot SVF-processgrupperna gällande

informationshantering och registrering i vårdens IT-stöd.

Skapade utdatarapporter i Regionens rapport och analysverktyg, Diver.

Tätt samarbete mellan utdata och uppbyggnad av struktur i IT-stöden, som ska

vara ett stöd i det dagliga kliniska arbetet såväl som möjlighet att följa upp och

utveckla.

Inom Sydöstra regionen finns en arbetsgrupp som arbetar med att ta fram

gemensam struktur för dokumentation.

8

8. Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016

8.1 1. Hur har landstinget/regionen planerat för införandet av fler SVF 2016?

SVF som planeras implementeras i mars 2016, arbetet initieras i den diagnosbaserade

processgrupperna i november 2015:

Bröstcancer

Tjock- och ändtarmscancer

Lungcancer

Lymfom

CUP (cancer utan känd primärtumör)

SVF planeras implementeras september 2016, arbetet planeras initieras i de

diagnosbaserade processgrupperna under våren 2016:

Äggstockscancer

Myelom

Malign melanom

Hjärntumör

Cancermisstanke vid allvarliga symtom

Levercancer

Cancer i galla- och gallvägar

Bukspottscancer

Diagnos Antal cancerpatienter Akut myeloisk leukemi 4

Bröstcancer 359

Bukspottscancer 65

Cancer i galla- och gallvägar 19

Cancer i matstrupe/magsäck 39

Cancer i urinblåsa/övre

urinvägare

105

Cancermisstanke vid

allvarliga symtom

Data saknas

CUP (cancer utan känd

primärtumör)

Data saknas

Hjärntumör 41

Huvud-/halscancer 42

Levercancer 26

Lungcancer 55

Lymfom 81

Malign melanom 142

Myelom 33

Prostatacancer 370

Tjock- och ändtarmscancer 245

Äggstockscancer 22

Tabellen visar antal

patienter med

cancerdiagnos inom

respektive SVF – år

2013.

9

8.2 Hur har landstinget/regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna?

Kartläggning av MDK-processen i region Sydöst samt inom region Jönköpings län pågår.

Det finns ytterligare områden som behöver kartläggas vilket kommer att synliggöras

under fortsatt arbete i pågående SVF samt inom kommande införande.

9. Utmaningar och åtgärder

9.1 Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem?

Utmaning Åtgärd

Förankring

”Systemförståelse för

verksamheterna som

behöver förändra sitt synsätt

på process och påverkan -

enstaka delmoment får

betydelse för helheten”.

Kommunikationsplan – finns framtagen för

information på alla nivåer och olika sätt

Verksamhetsnära platsbesök och ledningsforum i

regionen (olika nivåer) samt samverkansforum fackliga

organisationer för bred förankring.

Bildspel som stöd för chefer vid APT – för att nå ut till

samtlig personal

Media som kommunikationskanal – medarbetartidning,

tidning för alla hushåll i regionen, nyhetsflöde i

intranät och internet.

Konceptet för utbildning/introduktion av nya arbetssätt

t.ex. koordinering, följsamhet till dokumentation i

Cancersöversikt/Cosmic, användning av Minvårdplan

till patienten.

Brist på

kompetenser/utrustning

T.ex. läkare inom patologin,

PET CT, IT

Arbetsgrupper på flera områden har startats upp inom regionen

och Sydöstra regionen.

Organisationsförändringar

inom kirurgisk vård

Inom regionen pågår ett arbete om omfördelning av operationer.

Undanträngningseffekter Identifiera undanträngningseffekter i olika perspektiv, t.ex.

kapacitetet av operationstider för andra patientgrupper,

medicinsk diagnostik, mest sjuka äldre.

Ledtider i kalenderdagar Processen måste vid behov pågå under årets alla dagar (helger

och semesterdagar). Schemaförändring?

Transport inom och

utanför regionen

Översyn av avtal med länstrafiken.

Digital

informationsöverföring

(bild och

journaldokumentation)

inom Sydöstra

sjukvårdsregionen

Arbetsgrupp finns för samverkan i Sydöstra regionen.

10

Forts…

Utmaning

Åtgärd

Följsamhet till framtagna

arbetssätt

Berör alla vårdaktörer i

processen kring varje

patient.

Utbildning/information och uppföljning.

Patientdelaktighet Respektive diagnosbaserad processgrupp ska inkludera.

Öka användning av

tekniska lösningar/e-

tjänster

T.ex. patient – personal,

personal – personal,

regionövergånger.

Inom regionen pågår E-hälsolyftet som försöker stimulera till

fler användningsområden av e-tjänster, ökad användning inom

vården.

Rutiner och teknik för

optimal MDK inom

Sydöstra

sjukvårdsregionen

Ta fram rutiner för gemensamt arbetssätt.

MDK Sydöstra

sjukvårdsregionen

Ta fram gemensamma rutiner för optimal MDK inom Sydöstra

sjukvårdsregionen både vad gäller kultur och struktur.

9.2 Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015?

Förankringsarbetet med verksamhetsnära besök – tydligt gemensamt

budskap.

Bred representation från flera verksamheter i projektgruppen.

Test i liten skala, vår pilot-i-piloten ”Urologen” – se bifogad delrapport

urologi.

En modell som beskriver implementering av SVF har skapats som innehåller

stöd till diagnosbaserad processgrupp - se bilagor 1, 3-5.

Förankring även inom ekonomi och HR (personalavdelning).

Vi har byggt en tydlig och översiktlig struktur i vårdens IT-stöd med

utgångspunkt från det kliniska arbetet i vardagen. Möjliggör uppföljning och

utveckling.

9.3 Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016? Kommande SVF 2016 behövs ökad samverkan inom hela Sydöstra regionen

vilket kräver bra samarbete, ökade krav krävs på stabil MDK-process (tekniska

lösningar, dokumentation, MDK-kultur) efter behov, kan innebära ökat antal

MDK/vecka.

Patologin

Ledtider till operation

11

10. Ekonomi

Användningsområde Summa Kommentar

Omkostnader för

projektledare, resor,

lokaler och dylikt.

Beräkning

pågår.

Koordinator – urologen 217 320 :-

Koordinator –

öron-, näsa-, halskliniken

190 000:-

Kompetensförskjutning -

patologen

885 726 :-

IT-resurs till patologen 852 000:-

Samordning, intern

koordinering – onkologen

425 000:-

11. Bilagor

1. Modell för införande av ny SVF 2015 - 2018, Region Jönköpings län

2. Delrapport Urologi

3. Processbeskrivning – standardiserad (prototyp som testas, underlag som stöd för

viktiga roller under formering av diagnosbaserad processgrupp)

4. Blankett ”Ansökan stimulansmedel” 5. Checklista för införande standardiserade vårdförlopp, Region Jönköpings län

Bilaga 1

Styrgrupp

Projektägare

VO Kirurgisk vård

Sjukvårdsdirektör

MPG

Utser processledare

Matstrupe/ magsäck

Processledare

Cancer i urinbåsa och övre

urinvägarna Processledare

Prostata

Processledare

Huvud-/ hals

Processledare

VO Medicinsk vård

Sjukvårdsdirektör

MPG

Utser processledare

AML

Processledare

VO Psykiatri/

rehabilitering Sjukvårdsdirektör

VO Medicinsk diagnostik

Sjukvårdsdirektör

VO Primärvård

Prmärvårdsdirektör

Projektgrupp

Projektledare

Modell för införande av standardiserade vårdförlopp 2015-2018

Respektive sjukvårdsdirektör

kommunicerar med områdesexperter

(MPG) om att ny SVF ska införas och

processledare behöver utses.

Projektledare initierar arbetet efter att

processledare identifierats.

Börjar med förberedelser enligt

checklista.

Ny SVF framtagen,

klar att införas.

Processledare utser processgrupp med

stöd av projektgruppen

Nyckelkompetenser ska inkluderas för att

belysa hela processen; från start i

primärvården till processens slut, i

enlighet med vårdprogram.

Uppstartsmöte

Projektledare och

projektkoordinator inbjuds av

processledare till gemensamt

uppstartsmöte med

processteamet för bakgrund,

syfte, mål och arbetssätt.

Arbete med aktivitetslistan

MPG utser processledare och

medicinskt ansvarig

Säkerställer att de får info om

uppdraget.

Meddelar sedan namn på utsedd

person till projektledare.

SAMVERKAN i

processerna/stöd

Medicinsk diagnostik

IT-centrum

Folkhälsa och sjukvård

Referensgrupper

Bilaga 2

Delrapport Utfärdare/Enhet Telefon Datum Version Sida

Ingrid Erlandsson, Bruno Larsson 2015-10-20 1.0 1 (9)

Projekt Noteringar Informationsklass

Urologkliniken i Region Jönköpings län

© Dokumentmall från ProjektStegen

SVF prostatacancer, Cancer i urinblåsa och övre urinvägar,


Bilaga 2






Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ............................................................................................................................ 3

2 Delprojektets förlopp .................................................................................................................... 3

2.1 Arbetssätt/ framgångsfaktorer vid införandet av SVF – prostatacancer och cancer i

urinblåsa och övre urinvägar ............................................................................................................ 4

3 Planerat/verkligt utfall .................................................................................................................. 5

3.1 Leveranser ............................................................................................................................ 5

3.2 Tider ..................................................................................................................................... 5

3.3 Kostnader/intäkter ................................................................................................................ 5

3.4 Resursutnyttjande ................................................................................................................. 5

4 Plan för fortsättning ...................................................................................................................... 6

5 Erfarenheter .................................................................................................................................. 7

5.1 Projektorganisation .............................................................................................................. 7

5.2 Flöden se bilaga. .................................................................................................................. 7

5.3 Aktörer i processen .............................................................................................................. 7

6 Övriga kommentarer ..................................................................................................................... 8

Bilaga 2






1 Sammanfattning

Nationellt beslut, projekttid 2015-2018.

Urologi valdes som testklinik eftersom verksamhetschefen på urologkliniken var ledamot av RCC:s

ledningsgrupp där standardiserade vårdförlopp hade diskuterats sedan 1,5 år tillbaka. Inom urologin

fanns också en naturlig koppling till standardiserat vårdförlopp prostatacancer genom David

Robinsson som dels är processledare för prostatacancer i sydöstra sjukvårdsregionen och dels hade

deltagit i framarbetandet av SVF prostatacancer i den nationella gruppen. Dessa två komponenter

plus att urologkliniken är en regionklinik gav förutsättningar för att tidigt komma igång med

implementering av riktlinjer inom Region Jönköpings län. Med hjälp av Qulturum startades ett

samarbete i diskussionsform med primärvård och medicinsk diagnostik (röntgen och patologi).

Implementering via Fakta-dokument (Staffan Ekedahl) i primärvården och genomgång på

primärvårdens ”Faktadagar” lade grunden för samarbete primärvård/sluten vård (urologi).

Urologkliniken och SVF prostatacancer plus SVF cancer i urinblåsan och övre urinvägar valdes ut

som en ”pilot bland de 5 piloterna” för att pröva sig fram till ett fungerande arbestinstrument.

Uppstart senare delen av april år 2015 efter att samtliga personalkategorier informerats och

”koordinatorer” utsetts för att ta hand om SVF-remisser. Målet var att ha tagit fram en fungerande

modell till september år 2015 då uppstart av de 5 piloterna var beräknad att starta. Samtidigt

framarbetades Canceröversikten i Cosmic med mål att likaledes vara klar till september år 2015.

”Delprojekt urologi” har kontinuerligt avrapporterats till projektgrupp och styrgrupp SVF i Region

Jönköpings län.

2 Delprojektets förlopp

Processledare: Ingrid Erlandsson.

Medicinskt ansvarig: Bruno Larsson/David Robinsson

Diagnosbaserad processgrupp: Representanter från urologen, röntgen, patologen,

Stödprocess: IT-centrum, Folkhälsa- och sjukvård, Qulturum

Delprojekt Urologi var väl förarbetat då kopplingar finns till RCC och formulerandet av nationella

riktlinjer (Bruno Larsson och David Robinson)

Urologkliniken hade under 2014 på samtliga utbildningsdagar en punkt om ”pakkeförlöb”

som senare benämndes Standardiserat vårdförlopp i Sverige. Även canceröversikten presenterades

när den började formas. I april 2015 var ordet ”standardiserat vårdförlopp” inte okänt för personalen

på urologkliniken. Detta var en förutsättning för att kliniken kunde gå in som ett delprojekt i SVF

med kort varsel.

Förarbetet med primärvården och Staffan Ekedahl, faktaansvarig primärvården, var också en

förutsättning för att komma igång tidigt.

Startskott i primärvården (mars-april -15) – information till primärvårdsläkare på deras faktadagar.

Urologens enhetschefer informerade samtlig personal och koordinatorer utsågs och utbildades.

Mallar togs fram för vem som gör vad och t.ex. Se bilagor. 18 april inkommer första SVF-remissen

till urologmottagningen.

Bilaga 2






http://intra.rjl.se/infopage.jsf?nodeId=104254

Processledare och medicinskt ansvarig har varit pådrivare i processutvecklingen, tidsstudier och

pinnstatistik har genomförts inom en mängd områden, se bilagor. Svagheter har identifierats och

åtgärdats successivt.

Möten har genomförts fortlöpande – eftersom kliniken är en länsklinik användes videomöten.

Under uppbyggnadens fyra första veckor hade den diagnosbaserade processgruppen möten en gång

i veckan. Här skapades underlag för schemalagda mottagningstider för SVF i nära samarbete med

röntgen/patologen, förbättringsområden identifierades, uppgifter delades ut med begäran om snar

återkoppling, justering har skett fortlöpande. (Röntgen o patologen inbjudna till nationellt

chefsmöte i urologi i Jönköping i mars -15 där SVF avhandlades. Patologen deltog)

Vårdens IT-stöd har anpassats, remissmallar med specifika kriterier för respektive SVF diagnos har

framarbetats.

Canceröversikten i Cosmic har byggts upp parallellt av Folkhälsa och sjukvård

2.1 Arbetssätt/ framgångsfaktorer vid införandet av SVF – prostatacancer och cancer i urinblåsa och övre urinvägar

Processledare rapporter fortlöpande till regionens projektledare.

Skapa samsyn för processen genom mötesplatser för involverade aktörer och chefer.

Under första veckorna dagliga avstämningar med koordinatorerna.

PDSA-hjul som metod för tester och justering.

Forum för kommunikation är av stor betydelse, systematiseras.

Dokumentation och tydlig beskrivning av arbetssätt och mallar tillgängligt via intranätet är

av stor betydelse.

Patientfokus via enkät som fylls i av läkare vid första patientbesök på urologmottagningen.

Här fångas bl.a. arbetssätt runt välinformerad patient och följsamhet till FAKTA-dokument.

Se bilaga.

Specifika kontaktuppgifter till respektive kooridnator (single-point-of-contact) för SVF

utarbetas och kommuniceras.

Definition av begrepp i nationella riktlinjer tas fram för att alla ska ha samma förståelse och

tolkning av t.ex. ledtider.

Mätningar och journalgranskning (kommer leda till resultattavla för urologen, Qulturum

finns med i detta arbete)

Omvärldsanalys och lära av andra, bl.a. ”Gävle”.

http://intra.rjl.se/infopage.jsf?nodeId=104254

Bilaga 2






3 Planerat/verkligt utfall

3.1 Leveranser

Planerat:

Datum Aktiviteter för införande av

SVF

Kommentar

2015 April Informationsmöte

2015 Maj Informationsmaterial finns

tillgängligt

2015-08-10 Canceröversikten Klar att börja jobba i

2015-10-12 Mätetal Under granskning

2015-10-12 Resultat av ledtider i Diver Under granskning

2015-10-20 Resultattavla i intranätet Arbete pågår

2015-11-01 Utdata från Diver redovisas

Kommentar:

3.2 Tider

Plan: 2015-04-10 --- 2015-12-31

Kommentar: För detaljer se tidplan och utfall/kommentarer under 3.1.

3.3 Kostnader/intäkter Kontakt med ekonom är påbörjad

3.4 Resursutnyttjande

Planerat: Projektet ska genomföras inom befintlig ram. Inga medel för utrustning eller dylikt.

Utfall: Uppskattat - se tabell nedan.

Aktivitet Antal personer Timmar Antal tillfällen

Möte Linköping canceröversikten

2 (Ingrid o Bruno) 8 1

Workshop 1 med sydöstra regionen

2 (Ingrid o Bruno) 1

Workshop 2 1 ( Ingrid) 1

Diagnosbaserad processgrupp (både pca och blåsca)

Mellan 8-10 personer alltid länsövergripande

20 8

Koordinatorns arbete 2 25-30/veckan tillsvidare

Processledararbete 1 ? ?

Bilaga 2






(2 processer)

Medicinskt ansvarig 1 ? ?

Cystoskopi, ultraljud+ px 2 10 5 tider i länet/ vecka Som tidigare, ej mer

Kontrollgranska utdata från Diver

1( Hannele,Ingrid) 3 2

Kontroll utdata Diver 4 ?? ??

4 Plan för fortsättning

Focus på SVF prostatacancer från PAD till behandling. Nära samarbete med andra kliniker under

uppbyggnadsfasen.

Canceröversikten utvärderas i skarpt läge.

Utdata från Diver kan levereras från 2015-11-01

Bilaga 2






5 Erfarenheter

5.1 Projektorganisation

5.2 Flöden se bilaga.

5.3 Aktörer i processen Patient/närstående – patientföreningar

Primärvården

Urologkliniken

Medicinsk diagnostik (Laboratoriemedicin, Patologen, Röntgen, klin fys)

Rehab- och beteendemedicinska enheten

OP/IVA

Onkologkliniken

IT-centrum

Folkhälsa och sjukvård

Qulturum (utvecklingsenheten)

Konstellationer i Sydöstra regionen

IT-utvecklingsprocess

o Definitioner av termer och begrepp

Bilaga 2






o Kriterier utifrån nationella riktlinjer

o Gemensamma mallar

o Digital bildhantering

o Elektronisk dokumentationsöverföring (remisser, utlåtande)

Projektledare

Roller: Läkare, sjuksköterska, kontaktsjuksköterska, undersköterska, vårdadministratör,

biomedicinsk analytiker, sjukgymnast, arbetsterapeut, dietist, kurator, IT-konsult, utredare, vårdens

IT-stöd, utvecklingsledare, koordinator, processledare, medicinskt ansvarig.

6 Övriga kommentarer

Ytterliggare framgångsfaktorer:

Kunskap om vikten av att dokumentera rätt.

Samsyn i hela processen – patientens väg, organisationen, administrativa flödet

Tydlig och bred förankring

Mötesplatser

Delaktighet – skapa engagemang.

Underskrift av Projektledare

Ingrid Erlandsson

2015-10-20

Bilaga 2






Bilagor

1. Mall

2. Mall

3. Mall

4. Flöde – ledtid

5. Personcentrerad processkartläggning

2015-08-06 Bilaga Ansökan stimulansmedel Urologens delrapport

g:\eks\kirurgisk vård projekt svf\processersvf\urologi\delrapport_inkl_bilagor\bilagor\ansökan om svf stimulansmedel.docx

Stimulansmedel SVF Blanketten nedan används för att söka pengar för åtgärder kopplat till standardiserade vårdförlopp.

Grå text är stödtext som ska raderas när fältet fylls i.

Blanketten ska vara förankrad i respektive diagnosbaserad processgrupp.

Mailas till [email protected] . Kontaktuppgifter Marianne Johansson, projektledare,

standardiserade vårdförlopp, Kirurgisk vård, telefon 070-6790047.

Ärendet bereds av projektgruppen SVF.

Beslut tas av styrgruppen för SVF.

Diagnosbaserad processgrupp Datum 2015-08-20

Verksamhet Urologkliniken RJl

Kontaktperson Ingrid Erlandsson

Telefon 036-322869

Vad vill ni använda projektmedel till? Koordinator, se bil.1

Tidsstudie som gjorts under perioden 20150418-20150817 (fyra månader) visar en direkt uppmätt tidsåtgång på 25 timmar/veckan för koordinatorsfunktionen. Speciellt har SVF cancer i urinblåsa och

övre urinvägarna krav på mycket korta ledtider. Detta har medfört extra tidsåtgång för kontakter med op-koordinator på de tre mottagningarna.

Lågt räknat uppskattas SVF prostatacancer och SVF cancer i urinblåsa och övre urinvägarna tillsammans medföra en extra tidsåtgång på 30 timmar/vecka.

Vilket/vilka av de standardiserade vårdförlopp/en påverkas?

SVF prostatacancer

SVF cancer i urinblåsa och övre urinvägarna

Nuläge Koordinatorsfunktion i full gång då urologkliniken är en ”pilot i piloten”

Vad behöver göras? Den gångna fyramånadersperioden har tydligt påvisat en nytillkommen personalbrist på urologmottagningen Ryhov varifrån koordinatorsresursen hämtats.

Tidsperiod Koordinatorsfunktionen kommer att behövas även i framtiden men i nuläget oklart om fortlöpande utvärderingar och omorganisationer kan förändra tidsåtgången.

Vilka effekter får detta i processerna För närvarande riskerar andra urologiska cancerprocesser att drabbas av undanträngningseffekter i och med försämrad tillgång till mottagningspersonal, 75% tjänst.

mailto:[email protected]



Effekter av detta är bl.a. att den kooridnation som tidigare skett i patientprocessen numer sker vid ett och samma tillfälle, de resurser som tidigare i olika steg kallat patienter har inte längre kvar uppgiften. Målet är att patientens upplevelse av planeringen av specifik process ska bli tydlig och sammanhållen.

Hur ska detta följas upp? Fortlöpande mätningar.

Vilka verksamheter påverkas av förändringen? Urologklinikens båda SVF processer startade 18 april som en test för att arbeta fram den modell som sen kommer att användas vid införandet av de fem piloterna som startar 2015-09-15. Vi har prövat oss fram med hjälp av PGSA. Vi har gjort tidsmätningar, och resultatlistor med återrapportering till projektgruppen kontinuerligt. Detta har krävt ett stort engagemang inte minst från de två koordinatorer som är utsedda av befintlig personalstyrka på mottagningen. Ett resultat av detta är att vi har fått produktionsbortfall på urologmottagningen under de fyra månader som gått. Detta vägs upp med att vi bidragit till att projektet förhoppningsvis har en hållbar modell att arbeta med nu när alla Piloterna startar. Tidsmätningen visar också att tidsåtgången för koordinator i nuläget stannat vid vad som motsvarar en 75% undersköterskas tjänst.

Har ni tidigare arbetat med frågan? Nej, nytt arbetssätt. Se ovan.

Kostnadsberäkning Urologkliniken har valt att använda två erfarna urologundersköterskor för att administrera de båda SVF processerna. SVF cancer i urinblåsa och övre urinvägar har ledtider som kräver mycket snabb handläggning. Arbetssättet har ändrats radikalt när det gäller samordningen till förstabesök men även till operation och återbesök för PAD-svar. Innebär i klartext att man har 5 kalenderdagar på sig att samordna röntgen – urinodling och cystoskopiundersökning. Hårda krav även till operation, 3 kalenderdygn, och till PADsvar, 4 kalenderdygn Samtliga kräver telefonsamordning som tidigare gick att kalla brevledes. Även prostatacancerprocessen har snabbats upp vilket i dagsläget innebär upprepade telefonavstämningar med patologen och patienterna för att planera återbesök till PADsvar. Ett omedelbart behov av 75% tjänst som undersköterska på urologmottagningen Ryhov föreligger. I första hand vikariat 6 månader. En undersköterska - kostnad per månad inklusive sociala avgifter och semester = 36.220 kr (217.320 kr/6 månader) Under införandefasen är trycket på koordinatorerna större än det kommer att vara på sikt. Man får dock beräkna en viss tidsåtgång för koordinatorsfunktionen även på sikt oklar dock hur mycket. Samtidigt förväntar vi ytterligare SVF-cancer urologi. Dessa nya SVF kommer också att kräva koordinatorsresurs. Anledningen till att vi i första hand bara äskar 6-månader underskötersketjänst är att behovet därefter enligt vår bedömning är osäkert. Behov kommer dock att kvarstå, se resonemang ovan.



Projektgruppen Datum för godkännande

Projektledare

Kommentar

Styrgruppen Datum för beslut

Projektägare

Kommentar

Beslut

Bilaga Urologens delrapport

Canceröversikten – dikteringsmall, läkare

Sökord Dikteras eller anges utefter fasta val + datum Mät- punkt

Canceröversikt SVF Cancer i urinblåsa och övre urinvägar SVF Prostatacancer Cancer i urinblåsa och övre urinvägar (urotelial cancer, urotelcarcinom)

Prostatacancer Övrig cancer (njurcancer, peniscancer, testikelcancer)

Första besök hos specialistläkare Datum 2 Information om diagnos Datum 3 Multidisciplinär konferens Anmälan till MDK:

före/efter behandling, pre/post operation + datum Beslut vid MDK: Närvarande Anmäld av Aktuellt Konferensbeslut, anges med fasta val + ev. fri text: Aktiv monitorering/kontroll Hormonell terapi Ingen behandling aktuell Isotopbehandling Neoadjuvant behandlings kemoterapi Kombinerad strål- och läkemedelsbehandling Neoadjuvant behandling hormon Operation kurativt syftande Operation palliativt syftande Palliativ kemoterapi Strukturerad palliativ vård Strålbehandling preoperativt Strålbehandling kurativt Strålbehandling palliativt

Cancerdiagnos Diagnos i kod + ev stadium Start av behandling Anges med fasta val + datum

Aktiv monitorering/kontroll Hormonell terapi Ingen behandling aktuell Isotopbehandling Neoadjuvant behandlings kemoterapi Kombinerad strål- och läkemedelsbehandling Neoadjuvant behandling hormon Operation kurativt syftande Operation palliativt syftande Palliativ kemoterapi Strukturerad palliativ vård Strålbehandling preoperativt Strålbehandling kurativt Strålbehandling palliativt

5

Bilaga Urologens delrapport

Canceröversikten – dikteringsmall, ssk

Använd besöket som vårdkontakt. Ända vårdgivare och kontrollera händelsedatum.

Sökord Fylls i eller anges utefter fasta val Mät- punkt

Canceröversikt SVF Cancer i urinblåsa och övre urinvägar SVF Prostatacancer Cancer i urinblåsa och övre urinvägar (urotelial cancer, urotelcarcinom)

Prostatacancer Övrig cancer (njurcancer, peniscancer, testikelcancer)

Kontaktsjuksköterska Patienten har erbjudits och tackat ja Patienten har erbjudits och tackan nej I Fritext skriver man kontaktsjuksköterskans namn och ort

4

Med patienten upprättad och beslutad vårdplan

Upprättad Reviderad Avslutad + fri text I blankettbanken i Cosmic hittar du ”Min Vårdplan”. Det finns en blankett för utredning och en för behandling. När blanketten är ifylld återfinns den under journalvyn Blanketter.

2015-10-26

1

Värdekompass blåscancerprocessen

God vård till patient med blåscancer

Funktionellt status/hälsostatus

• Oro/ångest

• Livskvalitet

Patienterfarenheter

• Involvering

• Bemötande/förtroende

• Information

• Tillgänglighet/ÅB

Resurser/Kostnader

Kliniskt status

• Ledtider

• Väntande

• Följsamhet riktlinjer

• Överlevnad

• KompetenserSpecialist läkare och sjuksköterska

• Vårdtider

Agera

Rekommendationer - Hur handlar vi utifrån resultaten? Bibehåll förbättringsidén eller utveckla/avveckla, ny PGSA?

Förbättringsområde: SVF ca i urinblåsan och övre urinvägar

Ansvarig: Ingrid Erlandsson __________________________ Datum: _2015-04-18___________

Planera

Mål - vad vill vi uppnå?

Nuvarande situation - hur gör vi idag och hur ser våra resultat ut?

Studera

Analysera data och utveckla slutsatserna – vad visar resultaten? Hur tolkar vi dem?

Analys - Vilka är våra problem och varför?

Gör

Vilka förändringar ska vi göra?

Plan - Hur kommer förbättringarna genomföras?

Primärvård träffar patienten –skriver remiss, till urolog samt till rtg-urolog kallar om 2 veckor och rtg ska vara gjord tidigare- om fynd opinom ytterliggare 14 dagar.

Medel ledtid från remiss-behandling 29 dagar.

Våra prioriteringar har inte varit anpassade efter fortast möjligt, nationella riktlinjer har inte preciserat dagar tidigare.

Samarbete mellan medicinsk dagnostik, onkologi urologi har inte optimerats

Korta ledtider till 11 dagar

Tillsätta grupp med alla samarbetspartners.Följa patientens väg genom vården.steg för stegTillsätta koordinatorUndervisa primärvårdSkapa nya pmÖppna hemsida för SVF ca i urinblåsa…Mäta ledtider Enkät om primärvårds informationEnkät om patient upplevelseTidsstudie koordinatorsroll.

Skriv här

Skriv här

Det går inte att v isa bilden för tillfället.

Agera


Förbättringsområde: Ansvarig: __________________________ Datum: ____________

Planera



Studera



Gör



Skriv här

PAD-re-cyst-PAD-MDK……Inga specifikt satta ledtider, därför har vi inga bra resultat..

Här gör vi olika, en process som måste ses över!

Skriv här

Skriv här

Skriv här

Skriv här

Blåscancer uretalialcancer

2015-10-26

(ange enhet via Infoga sidfot)

Makrohematuri

•Patienten söker vård

Vårdcentral

• Informerar patienten om välgrundad misstanke

•Remiss-urologi•Remiss CT-urografi

•Krea, Urinodling

Urologkliniken, mikrokoordinator.

•Ger tid till CT-urografi före cystoskopi.

•Ger Cystoskopi-tid senast dag 5.

•Kontrollerar att u-odling+Kreataget

•Resarverar tid på op

Cystoskopi

•Urin-odling neg •CT urografi UA•Cystoskopi UA•Urin-cytologi UA

Remiss SVF+RTG remiss SVF- vårdåtagande SVF Patolog remiss X-SVF diktera NB i canceröversikt ändra vårdåtagande till urologi allmän när diktatet skrivs av vård-adm. När och om cytologisvar visar neg avslutas patienten helt om cytologi visar pos ändras vårdåtagande tillbaka till SVF.

Britt: samma flöde i R8?

Forts. ej ua.

2015-10-26


Cystoskopi

•Om odling pos. Ge behandling

•Om CT urografi visar blåstumör

•Cystoskopi verifierar tumör

Aktiverar op-tid

•Mottagnings personal får tid och klockslag av op-koordinator

•Läkare skriver op-anmälan.

•PAD svar bokas.

Patienten får all information skriftligt av mottagningspersonal

•Tid till opc•Ev utsättning av antikoagulantia

•Tid för PAD•Information om evnästkommande steg ?

•MDK?

Anteckningen görs i canceröversikten. Patienten har kvar vårdåtagande SVF.

2015-10-26

2

Värdekompass prostatacancerprocessen

God vård till patient med

prostatacancer

Funktionellt status/hälsostatus

Patienterfarenheter

• Involvering

• Bemötande/förtroende

• Information

• Tillgänglighet/ÅB

• Väntetider

• Min vårdplan

Resurser/Kostnader

Kliniskt status

• Oro/ångest

• Livskvalitet

• Sexualitet - annan funktionsförmåga viktig att följa?

• Vårdtider

• KPS

• Läkemedel

• Utredningskostnader

• Besök/patient

• KompetenserSpecialistläkare, sjuksköterska, sexologkoordinator, kontaktsköterskor, RBE

• Ledtider

• Väntande

• Följsamhet riktlinjer/Fakta/regionalt

vårdprogram

• Överlevnad

• Komplikationer

• ÅB i rätt tid

• Täckningsgrad kval.reg.

Agera



Planera


Nuvarande situation - hur gör vi idag och hur ser våra resultat ut?Studera



Gör


Skriv här

S



Tillsätta grupp med alla samarbetspartners.Följa patientens väg genom vården.steg för stegTillsätta koordinatorUndervisa primärvårdSkapa nya pmÖppna hemsida för SVFprostatacancer…Mäta ledtider Enkät om primärvårds informationEnkät om patient upplevelseTidsstudie koordinatorsroll.

Skriv här

Skriv här

Prostatacancer

2015-10-26


Patient har PSA-svar och symtom enligt SVF

• DL informerarar patient om välgrundad misstanke.

• Remiss urologklinik

Urologkliniken, mikrokoordinator

• Kontrollerar remiss

• Bokar tid inom 10 dagar (14 SVF)

• Bokar PAD-svar efter 11 arbetsdagar( SVF 11 kalenderdagar)

Mottagningsbesök med Biopsi

• Vid biopsi kontrollerar mott-ssk att pat har tid för PAD.

• Om ej biopsi, avslutas SVF.

Remiss SVF vårdåtagande SVF Patolog remiss X-SVF diktera NB i canceröversikt.

forts

2015-10-26


PAD svar

• Läkare+kontaktssk• Min vårdplan• Från biopsi till

svar=11 dagar

Patientönskemål: MDK efter ev medicinsk diagnostik

• Från PAD svar till MDK max 14 dagar inklusive medicinsk diagnostik

Terapibeslut

• Ingen mätpunkt men åb och diskussion med patient angående MDK beslut

Kurativt syftande behandling

• Från Terapibeslut-beslut till behandling 28 dagar

Agera



Planera



Studera



Gör



Skriv här

S

kriv här



Anpassa oss efter SVF

Tillsätta grupp med alla samarbetspartners.Följa patientens väg genom vården.steg för stegTillsätta koordinatorUndervisa primärvårdSkapa nya pmÖppna hemsida för SVFprostatacancer…Mäta ledtider Enkät om primärvårds informationEnkät om patient upplevelseTidsstudie koordinatorsroll.

Skriv här

Skriv här

Tid till behandlingUr Resultatredovisning, RCC sydöst, september 2015

Data för 2015 är exkluderat på grund av fördröjd inrapportering.


RCC sydöst Löfte 1 – du får påbörja adekvat behandling inom fyra veckor

Tillbaka

2015-10-26

3

Urologens enkätRegistrerade svar till och med 2015-08-17 kl 13:26

14

Ort?

Eks Jkp Vmo Vet inte Total

Namn Antal

% Antal

% Antal

% Antal

% Antal

%

Eks 53 100 0 0 0 0 0 0 53 37,1

Jkp 0 0 58 100 0 0 0 0 58 40,6

Vmo 0 0 0 0 32 100 0 0 32 22,4

Vet inte 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Total 53 100 58 100 32 100 0 0 143 100

Svarsfrekvens

Eks Jkp Vmo Vet inte

100% (53/53) 100% (58/58)

100% (32/32)

0% (0/0)

15

Finns det välgrundad misstanke för cancer i enlighet med riktlinjer i remissen?


Namn Antal

% Antal

% Antal

% Antal

% Antal

%

Ja 48 90,6 51 87,9 26 81,2 0 0 125 87,4

Nej 3 5,7 7 12,1 5 15,6 0 0 15 10,5

Obesvarad

2 3,8 0 0 1 3,1 0 0 3 2,1

Total 53 100 58 100 32 100 0 0 143 100

Svarsfrekvens


100% (53/53) 100% (58/58)

100% (32/32)

0% (0/0)

16

Är rätt undersökningar beställda?


Namn Antal

% Antal

% Antal

% Antal

% Antal

%

Ja 51 96,2 52 89,7 31 96,9 0 0 134 93,7

Nej 0 0 6 10,3 0 0 0 0 6 4,2

Obesvarad

2 3,8 0 0 1 3,1 0 0 3 2,1

Total 53 100 58 100 32 100 0 0 143 100

Svarsfrekvens


100% (53/53) 100% (58/58)

100% (32/32)

0% (0/0)

17

Är rätt undersökningar utförda?


Namn Antal

% Antal

% Antal

% Antal

% Antal

%

Ja 50 94,3 53 91,4 30 93,8 0 0 133 93

Nej 0 0 5 8,6 1 3,1 0 0 6 4,2

Obesvarad

3 5,7 0 0 1 3,1 0 0 4 2,8

Total 53 100 58 100 32 100 0 0 143 100

Svarsfrekvens


100% (53/53) 100% (58/58)

100% (32/32)

0% (0/0)

18

Är patienten välinformerad?


Namn Antal

% Antal

% Antal

% Antal

% Antal

%

Ja 23 43,4 23 39,7 28 87,5 0 0 74 51,7

Nej 24 45,3 34 58,6 3 9,4 0 0 61 42,7

Obesvarad

6 11,3 1 1,7 1 3,1 0 0 8 5,6

Total 53 100 58 100 32 100 0 0 143 100

Svarsfrekvens


100% (53/53) 100% (58/58)

100% (32/32)

0% (0/0)

2015-10-26

4

19

Kommentarer

Eks

Utgår ur SVF / AI

Kommentar enligt Adtl (eller om det står AdH - svårt att utläsa), ingen anledning att fylla i / Ing-MaieRätt undersökningar beställa? Ja med en kommentar "Ej bedömd röntgen"Fråga: Är rätt undersökningar utförda? har en kommentar "Kan ej utföras på grund av patientens grundsjukdom"

På fråga: Är patienten välinformerad? finns svaret vet ej som kommentar - sätts som obesvarad. På frågan: Är patienten välinformerad? finns kommentar "Vet ej" sätts som obesvarad. Enkäten för denna patient är ej ikryssad för något alternatig. Dock måste det ha inkommit en remiss för SVF eftersom den finns med i underlagen. Kommentaren på den obesvarade kommentaren är "Passar inte för SVF!"PSA taget vid prostatitskov - skulle ej ha tagits.

Jkp

Vad menar man med rät undersökning på SVF prostata?Patienten upplevde att bli kallad allt för snabbt.

På fråga:Är patienten välinformerad? finns inget svar - sätts om obesvarad, dock en kommentar "?Telefonsamtal"

Vmo

Kan inte se att remissen är märkt eller prioriterad SVF?

Processbeskrivning

SVF 2015-09-16

Under respektive rubrik finns hjälptext. När ni fyller i fälten tar ni bort denna genom att markera den och trycka Delete.

Processens namn/mål

Namnet ska överensstämma med organisationens/verksamhetens systemkarta. Beskriv målet SMART.

Uppdragsgivare Uppdragsgivare anges och när uppdraget gavs

Processledare och processgrupp Bifoga matrisen som finns nedtecknad i dokumentet Roller – matris

Bakgrund/fakta

Bakgrundsbeskrivningen ska innehålla aktuell kunskap, eventuella nationella riktlinjer och vårdprogram, de resultat vi ska jämföra oss med samt förebilder och tänkbara utvecklingstrender. Bakgrunden ska också innehålla aktuella problem, svagheter med nuvarande vård men också möjligheter samt i sammanhanget relevant evidens. Hänvisningar till aktuella lagar och författningar, referenslitteratur, rapporter etc.

Definiera diagnosgrupp/patientgrupp

Vem är mottagare av det processen levererar?

Processens start och slut

Beskriv processens start- och slutpunkt. Det vill säga var börjar och slutar processen.

Samarbetspartner

Interna. Externa.

Patientinvolvering

Patienter/patientföreningar. Hur kan vi engagera patienter i vårt processarbete? Hur tar vi reda på upplevelse, vad våra patienter vill och förväntar sig?

Bilaga 3

Processbeskrivning

SVF 2015-09-16

Processkartläggning

Gör en kartläggning – flödesschema – utifrån patientens väg genom vården. Gör en värdekompass för aktuell process. (Se arbetsblad) Diskutera om det flöde som ni beskrivit uppfyller det värde som tagits fram i värdekompassen. På detta sätt används flödesschemat tillsammans med värdekompassen som diskussionsunderlag och stöd för att se förbättringsmöjligheter.

Data

Tag fram mätningar utifrån värdekompassens 4 perspektiv. Att tänka på:

Försök hitta något/några representativa mätetal i varje perspektiv.

Använd om möjligt redan befintliga mätningar från kvalitetsregister, egna datakällor etc

Definiera mätningarna enligt mall Dokumentera aktuella mätningar i mätmatrisen.

Förbättringsarbeten

Förbättringsarbeten genomförs och dokumenteras i PGSA-hjul/A3.

Resultat

Resultat redovisas i årsrapport, se mall Årsrapport.

Tips och råd

Utgå från kända dokument, exempelvis vårdprogram och kända riktlinjer.

Var patientfokuserad – Vad är viktigt för patienten? Tänk på att det kliniska omhändertagande och omvårdnaden är lika viktiga för helheten.

Skriv kortfattat

Koncentrera er på det som är viktigast.

Sätt tydliga och relevanta mål och mått som är lätta att samla in och redovisa

Bilaga 4 2015-10-26

g:\eks\kirurgisk vård projekt svf\projektdokument\socialstyrelsen\bilagor socialdepartamentet\ansokan_om_stimulansmedel_svf.docx

Ansökan om stimulansmedel SVF Blanketten nedan används för att söka pengar för åtgärder kopplat till standardiserade vårdförlopp.

Grå text är stödtext som ska raderas när fältet fylls i.

Blanketten ska vara förankrad i respektive diagnosbaserad processgrupp alternativt projektgruppen.

Mailas till [email protected] . Kontaktuppgifter Marianne Johansson, projektledare,

standardiserade vårdförlopp, Kirurgisk vård, telefon 070-6790047.

Ärendet bereds av projektgruppen SVF.

Beslut tas av styrgruppen för SVF.

Diagnosbaserad processgrupp Datum

Process/Verksamhet

Kontaktperson

Telefon

Vad vill ni använda projektmedel till?

Vilket/vilka av de standardiserade vårdförlopp/-en påverkas?

Nuläge Beskriv hur ni arbetar idag och ev. frågeställningar/problem Vad behöver göras? Beskriv, motivering, hur har ni arbetat med fråga tidigare? Utbildning, material, instrument, personalförstärkning under övergångstiden.

Tidsperiod

Vilka effekter får detta i processerna

Hur ska detta följas upp? Gör en uppskattning av när vi kan se resultat av åtgärden. Vilka verksamheter påverkas av förändringen?

Har ni tidigare arbetat med frågan? När, vad, hur?

Kostnadsberäkning Tänk igenom personal, material och utrustning. Kommer kostnad kvarstå efter ovan angiven tidsperiod? Om ja, hur reduceras andra kostnader för att finansiera detta?

mailto:[email protected]

Bilaga 4 2015-10-26

g:\eks\kirurgisk vård projekt svf\projektdokument\socialstyrelsen\bilagor socialdepartamentet\ansokan_om_stimulansmedel_svf.docx

Projektgruppen Datum för godkännande

Projektledare

Kommentar

Styrgruppen Datum för beslut

Projektägare

Kommentar

Beslut

Bilaga 5

REGION JÖNKÖPINGS LÄN

Införande standardiserade vårdförlopp Checklista

Projektgrupp

2015-10-23

Ett dokument som beskriver hur vi inom projektet SVF i region Jönköping arbetar med implementering.

SVF införande 2015-09-14

Innehåll Modell för införande av standardiserade vårdförlopp 2015-2018 ...................................................................................................................................... 2

Vägledning och aktivitetslista vid införande Standardiserat vårdförlopp inom cancervården ........................................................................................... 2

STEG 1: Förberedelser innan processarbetet påbörjats ...................................................................................................................................................... 2

STEG 2. Uppstart med processgrupp .................................................................................................................................................................................... 5

STEG 3. Följa upp och utveckla – viktigt steg för hållbarhet ................................................................................................................................................ 8

Mall Roller ........................................................................................................................................................................................................................ 9


Vägledning och aktivitetslista vid införande Standardiserat vårdförlopp inom cancervården

Syfte:

Ge ett tydligt stöd för införande och förvaltning av SVF i verksamheten.

Används primärt av projektledare/projektgrupp och processledare/processgrupp.

Viktigt! Aktivitetslistan är ett stöd, inte ett dokument för redovisning eller dokumentation. Varje processgrupp ansvarar för att arbetet i gruppen tydligt

dokumenteras på processens sida på Intranätet.

STEG 1: Förberedelser innan processarbetet påbörjats Nr Startda

tum Slutdatum

Check X= klart

Aktivitet Hur och varför? Ansvarig Kommentar

1 Gå igenom nationella vårdprogrammet

Granska det nationella programmet för aktuell SVF-diagnos och med stöd av sakkunniga inom t ex Medicinsk diagnostik besluta ev. lokala tillämpningar/anpassningar

MPG

2 Initiera uppdatering av FAKTA-dokument

Arbetet behöver komma igång tidigt. Viktigt att projektledare i relevanta fall involverar primärvårdsföreträdare. Utnyttja i första hand kompetens inom ansvarig Faktagrupp.

Projektledare

3 Initiera folkhälsa och sjukvård – skapa remissmall

Skicka nationella vårdriktlinjer till folkhälsa och sjukvård för att påbörja anpassning av remissmallar.

Projektledare

4 Utse processledare

Utse och förankra med lämplig processledare. Dennes uppgift är att leda arbetet inom den aktuella diagnosbaserade gruppgruppen. Processledaren ska även utgöra länk till projektgruppen. MPG – meddelar namn på

MPG

Modell för införande av standardiserade vårdförlopp 2015-2018


Nr Startdatum

Slutdatum

Check X= klart


processledare till projektledare i SVF-projektet.

5 Information och förankring i verksamheter

Genom verksamhetsnära besök informera samt ha en dialog med berörda klinikledningar. Syfte: 1. Skapa förståelse för SVF i sin helhet samt att verksamheten påbörjar arbetet för att synliggöra utmaningar inom de aktuella vårdförloppen. 2. Att verksamheten påbörjar arbetet med att identifiera lämpliga representanter i SVF-arbetet. Förslag på deltagare lämnas till processledare.

Projektledare SVF (tillsammans med processledare om denna är utsedd)

6 Processbeskrivning

Projektkoordinator tar fram en översiktlig processbeskrivning med utlovade ledtider samt kvalitets- och patientaspekter.

Projektledare SVF

7 Coachning av processledare Projektledare och projektgruppen träffar processledare för att förankra checklistan samt processbeskrivning.

Projektledare


Nr Startdatum

Slutdatum

Check X= klart


8 Utse deltagare till processgrupp Använd mall Roller.

Processledare samt projektgrupp tar inledningsvis ställning till vilken kritisk sakkunskap som behövs i processgruppen. Primärvård: - Använd i första hand kompetens inom ansvarig FAKTA-grupp

Processledare som kontaktar samtliga verksamhets- ledningar som berörs.

9 Framtagande av statistik och fakta

Statistik över antal patienter som beräknas utredas, antal som får diagnos etc. Nulägesbild. Kommentar: Använd projektgruppen som metodstöd.

Processledare

10 Boka datum för visning av IT-stöd Cosmic/ROS/Cancer-översikt

Varje processgrupp identifierar nyckelpersoner som viktiga att förstå det administrativa flödet, såsom processledare, medicinskt ansvarig och vårdadministratör.

Projektledare


STEG 2. Uppstart med processgrupp

Nr Startd

atum Slutdatum

Check X= klart


1 Sammankalla medlemmarna i processgruppen till ett första möte

Projektledare + någon deltagare från projektgrupp medverkar.

1. Processledare tydliggör för teamet mål enligt nationellt program för SVF samt definierar kvalitets- och patientaspekter, inom RJL för respektive delprocess.

2. Gå igenom aktivitetslistan, den

översiktliga processbeskrivningen med utlovade ledtider samt statistikunderlag för nuläge och ev. nyläge.

3. Förfina och utveckla den översiktliga

processbeskrivningen samt vid behov revidera faktaunderlaget med statistik

4. Boka kommande möten samt komplettera fler resurspersoner till gruppen om så saknas.

5. Kommunikationsplanera: Besluta också om kommunikationskanaler i arbetet.

Processledare

2 Genomföra Visning av IT-stöd Cosmic/ROS/Cancer-översikt

Varje processgrupp identifierar nyckelpersoner som viktiga att förstå det administrativa flödet, såsom processledare, medicinskt ansvarig och vårdadministratör.

Projektledare


Nr Startdatum

Slutdatum

Check X= klart


3 Definiera beställningspaket i ROS

Definiera vilka utredningar som ska göras med utgångspunkt från vårdprogrammet. Bjud in utbildningsansvarig för ROS vid detta möte, som går igenom administrativa inställningar i ROS. Beställning av beslutat underlag sker till folkhälsa och sjukvård.

Processledare

4 Besluta om arbetsflöde gällande remiss, vårdåtagande och dokumentation

Säkra: - koordinatorsfunktion – för process och patient - Remissflödet - Dokumentationen, vem gör vad i Canceröversikten? - V.b. hämta globala tjänstepaket till aktuella enheter i ROS.

Processledare

5 Informera berörda verksamheter om arbetet och gällande vårdprogram och arbetssätt

Alla i teamet har ansvar för aktiviteten men processledare säkerställer att detta genomförs

Processledare

6 Fastställ mätningar Använd mallen Värdekompass

Processgruppen fastställer mätningar för att fånga processens samtliga delar. Kontakta projektledare för diskussion om hur ni kan få information om och arbete med underlag för ”Vårdförloppet”

Besvara frågor: Vilka mätningar behöver vi ha koll på för att säkra korrekt process?

Hur får vi koll på dem?

Processledare


Vem ansvarar för vad?

Metodstödjare från Qulturum bjuds in.

Nr Startdatum

Slutdatum

Check X= klart


7 Uppstartsperiod - nytt arbetssätt enligt SVF

Besluta om datumintervall i för utvärdering. Stäm av under testet, korrigera. Utse personer som kan följa testet ”nära” för snabb korrigering vid behov. Meddela status till projektledare fortlöpande – vid behov signaler om ”nödstopp”.

Processledare

8 Slutrapport – till projektledare

Utvärdera testperiod, korrigera, ta beslut om permanenta rutiner. Skickas till projektledare 2 månader efter startdatum Uppstartsperiod.

Processledare


STEG 3. Följa upp och utveckla – viktigt steg för hållbarhet Detta steg är fortsatt under utveckling och kan förändras över tid. (Projektgruppens kommentar, 2015-10-23)

Nr Aktivitet Ansvarig

1) 13

Säkra hållbarhet och följsamhet. Kontinuerligt följa upp och utveckla processen, genomföra förbättringsarbete efter resultat

Processledare

2) 14

Regelbunden omvärldsanalys kopplat till processen – teamet. Processledare efterfrågar med jämna intervall.

Processledare

3) 13

Kontinuerlig återkoppling till ledningen/MPG om hur processen fungerar - resultat kopplat till processens mål och förbättringsarbete, resurser etc. (minst 1 ggn/år) Använd blankett Årsrapport.

Processledare

4) 14

Årligen revidera processens dokument Processledare

5) Vid behov repetitionsutbildning/information om arbetsflöde i Cosmic/ROS kopplat till resultat i mätningar. Synliggöra eventuella felkällor. De som har ansvar för mått och mätningar är viktiga i detta arbete.

Processledare


Mall Roller – ett underlag som kan hjälpa

Gråmarkerade roller tillhör projektorganisationen.

Roll Namn Ansvar/befogenhet

Projektägare Ann-Marie Schaffrath Sjukvårdsdirektör, kirurgisk vård.

Rollen projektägare tillhör projektorganisationen och upphör vid projektslut. Ytterst ansvarig för projektet.

Projektledare Marianne Johansson Rollen projektledare tillhör projektorganisationen och upphör vid projektslut. Leder projektet.

Projektkoordinator Charlotte Carlsson Rollen projektkoordinator tillhör projektorganisationen och upphör vid projektslut. Kooridinerar aktiviteter under projekttiden.

Medicinskt ansvarig ”Säkerställer att processen arbetar evidensbaserat. ”

Processledare Leder och fördelar arbetet i processteamet Dikterar/skapar statusrapporter, v.b.

Sekreterare Dokumenterar, agenda, mötesagenda, publicerar på intranätet.

Mätansvarig – mått och mätetal, resultat

Följer och tar fram mätetal till möten samt vid specifika behov (Diskuteras med nyckelpersoner).

Röntgen

Patologen

Primärvården

Rehab

Patient/närstående-representant

Fundera på om alla finns med - och om alla som finns med behöver vara med? Kan vi ha adjungerade deltagare som vi enbart informerar och kallar till specifika

frågor? Hur kommunicerar vi i så fall med dessa om vad som händer.

Documents

Standardiserat vårdförlopp - cancercentrum · vårt intranät – stöd för informationsspridning vid t.ex. arbetsplatsträffar. Information till berörda verksamheter gällande