Standar Operating Procedure Human Resource Evaluation

Human Resource Evaluation

STANDAR OPERATING PROCEDURE HUMAN RESOURCE EVALUATION (SOP HRE) HRE (Human Evaluation) adalah salah satu proker yang sedang dikembangkan oleh Litbang BEM FTUI 2012.HRE ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja BP dan BPH BEM FT secara periodik. HRE kali ini merupakan improvement dari HRE sebelumnya demi mewujudkan sistem penilaian yang objektif sehingga terciptanya apresiasi bagi penguruspengurus BEM FTUI yang memiliki kinerja yang lebih serta memotivasi pengurus-pengurus BEM FTUI lainnya untuk terus meningkatkan kinerjanya. Adanya HRE ini memang bentuk penilaian dan apresiasi bagi pengurus BEM FTUI, namun diharapkan bahwa kita sebagai keluarga #semangat tetap mengingat tujuan awal kita bergabung dalam BEM FTUI ini untuk berkontribusi, bukan hanya demi nilai semata. Pada tahun ini , HRE melakukan improvement dengan memasukkan skill-skill yang benar-benar dibutuhkan oleh seorang pengurus BEM FTUI 2012 . Skill-skill ini kami pilih dan kami ambil dengan melihat kebutuhan BEM FTUI 2012 serta dengan tambahan referensi lainnya. Skill tersebut kemudian dikategorikan sesuai dengan kemampuan dan diturunkan menjadi parameter kecil agar bias dinilai secara objektif melalui tools yang ada. Skill tersebut antara lain : 1. Organization Skill Dalam suatu organisasi , organisasi skill sangat dibutuhkan . Organisasi skill ini kami masukkan karena dari skill ini kita bisa mengetahui tujuan dan komitmennya terhadap BEM FTUI . Organisasi skill ini juga berhubungan dengan kompetensi dia apakah dia benar-benar kompeten dalam bergabung dengan BEM FTUI . Lalu parameter yang bisa dinilai dari organization skill ini adalah : a. Memiliki tujuan yang jelas dalam melakukan segala hal ; parameter ini diambil karena dalam berorganisasi kita harus memiliki tujuan yang jelasagar dalam organisasi ini terarah . jika dianalogikan tujuan adalah finish point yang harus kita tuju dan dengan tujuan kita akan bergerak sesuai jalur dan tidak bergerak keluar trek yang telah ditentukan b. Dapat memberi solusi yang aplikatif ; parameter ini diambil karena dalam suat organisasi pasti ada masalah yang akan timbul . Sebagai salah satu dari bagian

1

ELITE 2012| Eagle of Litbang BEM FTUI 2012


organisasi kita harus bisa memberikan solusi yang aplikatif demi kelancaran organisasi . c. Memiliki manajemen waktu yang baik ; Dari waktu yang ada dalam sehari , tentu ada kesibukan lain diluar organisasi , seperti kuliah , sosialisasi dll. Tentu semua kegiatan itu tidak akan bisa dijalankan semuanya dengan baik jika tidak memiliki manajemen waktu yang baik , maka dari itu parameter Ini kami ambil karena ini penting dalam membagi waktu untuk kegiatan-kegiatan selain organisasi. d. DIsiplin dan loyal terhadap BEM FTUI ; parameter ini diambil karena kedisiplinan dan keloyalan terhadap BEM FTUI menunjukan keseriusannya terhadap BEM FTUI . e. Memiliki kemampuan menulis yang baik ; skill ini dipilih karena dalam organisasi selalu identik dengan laporan ,notulensi, surat . Setiap pengurus memerlukan skill ini karena hasil tulisannya bisa menjadi penilaian tersendiri bagi organisasi. f. Memiliki keinginan untuk mengembangkan organisasi ; skill ini diambil karena diperlukan pengurus yang mau mengembangkan organisasi agar tidak stack dan tidak berkembang menjadi lebih baik. 2. Planning skill ; skill ini diambil karena diperlukan kemampuan untuk merencanakan suatu kegiatan secara baik . Skill ini dibagi menjadi parameter parameter antara lain : a. Mampu dan membuat dan mengkomunikasikan timeline ; Berikut ini adalah standar operating procedure (SOP) bagi HRE tahun ini: Dalam periode kepengurusan BEM FTUI 2011, Litbang akan mengadakan HRE selama dua kali yakni di akhir semester pertama yaitu pada minggu ke-3 atau 4 bulan mei dan kedua yaitu pada minggu ke 3 atau 4 bulan november kepengurusan. Rangkaian HRE terdiri dari 5 bagian, yaitu persiapan, pelaksanaan, perekapan dan pengolahan data, pengumuman, serta feedback dari hasil yang ada. - Persiapan : Sosialisasi mengenai sistem Human Resource Evaluation kepada BPH BEM FTUI dilakukan oleh tim HRE melalui rapat BPH

2



Sosialisasi mengenai sistem Human Resource Evaluation kepada pengurus BEM FTUI dilakukan oleh kabid dan/atau wakabid, serta didampingi oleh masingmasing controller bidang dari Litbang BEM FTUI

- Pelaksanaan: Form HRE diberikan oleh Litbang BEM FTUI kepada pengurus BEM FTUI melalui ketua, kabid dan/atau wakabid pada akhir triwulan 1 dan akhir triwulan 3. Periode pengisian HRE adalah selama 1 minggu dimana pengisiannya dilakukan sesuai dengan tools yang digunakan: metode pengamatan yang digunakan oleh Litbang BEM FTUI untuk menilai setiap indikator dari poin-poin penilaian yang diamati oleh Litbang BEM FTUI meliputi:

i. Tool LPJ contoh penilaian melalui LPJ:No Indikator Parameter Nilai Memiliki kemampuan menulis yang baik LPJ menggunakan bahasa tidak formal dan tidak 0 dapat dimengerti 1 LPJ ditulis dengan bahasa yang kurang formal 2 dan/atau tidak dapat dimengerti LPJ ditulis dengan bahasa yg formal, tetapi kurang 3 dapat dimengerti LPJ ditulis dengan bahasa yg formal, jelas, dan mudah 4 dimengerti tools Nama A B C D E F Organizational skills LPJ (kerapihan dan kejelasan penulisan )

1.5

LPJ yang dinilai oleh Litbang BEM FTUI adalah LPJ dengan format yang sesuai dengan peraturan MPM FTUI. Poin penilaian LPJ memiliki range dari 0 s/d 4. Penilaian menggunakan LPJ emphasite pada bagian yang digunakan untuk penilaian; yaitu: Format renstra dinilai untuk indikator pengembangan organisasi kerapihan dan kejelasan penulisan untuk indikator kemampuan menulis

ii. Tool Kuisioner

3



Kuisioner terdiri dari beberapa pertanyaan dimana setiap pertanyaan dapat mewakili satu atau lebih aspek penilaian. Pertanyaan dijawab dengan memilih angka penentu kualitas dengan range penilaian 0 s/d 4. Setiap nilai memiliki parameter penilaian yang akan dijelaskan secara lengkap pada form isian untuk meminimalisir subjektivitas Kuisioner ini akan dibagikan oleh masing-masing controller bidang dari Litbang BEM FTUI Setelah pengisian oleh masing-masih pengurus, kuisioner dikembalikan lagi kepada controller bidang tersebut. Pengisian kuisioner dilakukan bersama-sama oleh suau bidang dalam rapat bidang, atau sejenisnya. Kuisioner dikerjakan di tempat pemberian dan diselesaikan pada saat itu juga. Kuisioner Umum contoh kuisioner umum:Poin Parameter Nama Pertanyaan A B C D E Aspek

bagaimana sifat rekan anda dalam menghadapi suatu masalah? 0 tidak mampu mengidentifikasi masalah dan tertutup kepada rekan kerja sehingga rekan kerja tidak dapat membantu menyelesaikannya tidak mampu mengidentifikasi masalah / tertutup kepada rekan kerja sehingga rekan kerja tidak dapat membantu menyelesaikannya tidak mampu mengientifikikasi masalah namun terbuka terhadap rekan kerja mampu mengidentifikasi masalah namun tertutup terhadap rekan kerja mengidentifikasi masalah dari berbagai sisi dan terbuka kepada rekan kerja sehingga rekan kerja dapat membantu menyelesaikannya Leadership ; Team Working & Interpersonal Efectiveness; Analytical skills

1 6.5, 8.7, 4.2 2 3

4

Kuisioner umum merupakan pertanyaan yang berisi evaluasi terhadap rekan kerja

4



Cara pengisian kuisioner ini adalah dengan member tanda silang (x) atau ceklis () pada nilai yang sesuai untuk masing-masing rekan kerja. Kuisioner ini diisi oleh seluruh anggota bidang di BEM FTUIsecara objektif, tanpa tekanan dan rahasia BP dinilai oleh BP dan BPH BPH dinilai oleh BP & rekan-rekan BPH Ketua BEM FTUI dinilai oleh semua BPH

Kuisioner Pribadi contoh kuisioner pribadi:Poin Parameter Pertanyaan Apakah anda memiliki tujuan tertentu dalam melakukan segala kegiatan di BEM FTUI? 0 1 1.1 2 3 4 tidak peduli dengan tujuan kegiatan hanya mengetahui tujuan dari kegiatan di BEM FTUI dari kabid/ketua BEM tanpa mengkritisinya ya, terkadang saya memikirkan tujuan dari kegiatan yang saya lakukan ya, saya selalu memikirkan tujuan dari beberapa kegiatan BEM FTUI yang akan saya lakukan ya, saya selalu memikirkan dan mengetahui tujuan kegiatan yang saya lakukan sebelum melakukannya Organizational Skill Aspek

Kuisioner pribadi diisi oleh seluruh anggota bidang di BEM FTUI (menilai pencapaian diri sendiri) Cara pengisian borang ini adalah dengan melingkari atau member tanda silang (x) pada angka 0-4 yang menggambarkan jawaban atas pertanyaan tersebut pengisiandilakukan secara jujur, tanpa tekanan dan rahasia.

5



iii. Borang Pribadi contoh borang pribadi:Poin parameter Jawaban Pertanyaan Bagaimana cara anda mengatur waktu dan kesibukan anda? Nilai Aspek Organization Skill

1.3

Borang pribadi terdiri dari beberapa pertanyaan dimana setiap pertanyaan dapat mewakili satu atau lebih aspek penilaian. Jawaban pertanyaan berupa isian singkat, dimana jawaban tersebut akan dinilai oleh Litbang BEM FTUI sesuai dengan parameter penilaian yang telah ditetapkan sebelumnya Borang diisi secara pribadi tanpa tekanan dan dilakukan secara jujur dan rahasia. parameter penilaian berupa angka penentu kualitas dengan range penilaian 0 s/d 4. contoh penilaianuntuk borang diatas: 0: mengingat semua tugas tanpa mencatatnya sehingga seringkali lupa 1: terkadang mencatat tugas pada agenda atau media lain tanpa menggunakan skala prioritas 2:terkadang mencatat tugas pada agenda atau media lain dengan menggunakan skala prioritas 3: selalu menuliskan tugas dan kegiatan pada agenda atau media lain tanpa menggunakan skala pioritas 4: mengatur semua jadwal dengan selalu membuat agenda harian atau media lain dengan skala prioritas6 ELITE 2012| Eagle of Litbang BEM FTUI 2012


Borang dikerjakan di tempat pemberian dan diselesaikan pada saat itu juga iv. Control Bidang contoh form penilaian oleh controller bidang:Poin Parameter Nama Pertanyaan A B C D Aspek

Ketika BPH memberi arahan suatu konsep kegiatan, apakah BP mampu mengembangkan konsep dari kegiatan sebelumnya serta mampukah BP menghasilkan ide baru dari arahan tersebut 0 tidak pernah mencoba mengembangkan dan tidak pernah mencoba menghasilkan ide dari suatu arahan 1 12.1 , 12.2 2 3 pernah mencoba mengembangkan ide atau pernah mencoba menghasilkan ide dari suatu arahan aktif untuk mencoba mengembangkan ide atau menghasilkan ide dari suatu arahan aktif untuk mencoba mengembangkan ide dan menghasilkan ide dari suatu arahan kurang percaya diri untuk mencoba hal-hal tersebut padahal bp tersebut cukup mampu

creative thinking

4

Control bidang dilakukan oleh masing-masing controller bidang dari litbang BEM FTUI dan dilakukan sepanjang masa kepengurusan. Tata cara penilaian dapat dilakukan dengan menanyakan secara langsung ke BPH dan/atau mengikuti jalannya rapat bidang terkait kemudian mengisi form pengamatan yang didesain khusus. v. Absensi contoh form penilaian absensi:No Indikator 0 1.4 1 2 3 4 Parameter Nilai Kedisiplinan dan loyalitas terhadap bidang maupun BEM Kehadiran < 50% dan tidak tepat waktu Kehadiran < 50% dan/atau tidak tepat waktu Kehadiran > 50% dan kurang tepat waktu Kehadiran > 50% dan tepat waktu selalu hadir dan/atau tepat waktu Nama A B C D E F Organizational skills

7



Absensi dilakukan oleh sekretaris bidang terkait. Absensi yang dinilai adalah kehadiran dalam rapat bidang terkait dan/atau kehadiran dalam proker-proker BEM FTUI. Form absensi di rekap oleh litbang pada proses rekapitulasi. Rekapitulasi dan pengolahan data : Periode perekapan dan pengolahan data HRE ini adalah selama 1 minggu. LPJ dan Absensi diserahkan kepada Litbang BEM FTUI oleh sekbid dan/atau oleh Kestari BEM FTUI Form kuisioner dan borang HRE diserahkan kepada Litbang BEM FTUI setelah semua pertanyaan pada form terisi Controller bidang melaporkan hasil pengamatannya pada periode perekapan. Data diolah dengan cara:nilai yang diperoleh masingmasing pengurus pada setiap poin parameter dicari rata-ratanya

mengalikan nilai dengan bobot per poin parameter

menjumlahkan nilai tersebut per kelompok aspek penilaian

mengalikan dengan bobot setap kelompok aspek penilaian per bidang

menjumlahkan nilai nilai tersebut

IP triwulan

-

Pengumuman :

8



Pengumuman IP dilakukan selambat-lambatnya 3 minggu setelah periode pengisian HRE dilakukan

IP pengurus BEM FTUI akan diumumkan dan dipublikasikan melalui mading dan secara online (koordinasi dengan Humas BEM FTUI) setiap pengurus akan mendapatkan sertifikat yang berisi IP organisasi dan rincian nilai per aspek penilaian (aspek menejerial, human, dan konseptual)

-

Feedback : bagi 10 pengurus BEM FTUI dengan IP tertinggi akan di apresiasi. Bentuk apresiasi yang diberikan antara lain : a. Pemberian sertifikat dari Litbang BEM FTUI b. Pengumuman melalui spanduk sebagai pengurus dengan IP terbaik bagi pengurus dengan IP triwulan pertama dibawah 2 akan mendapat surat peringatan pertama (SP 1) dan kinerjanya akan di control setiap 1 bulan sekali dengan sistem mentoring oleh Kabid dan/atau wakabidnya dengan didampingi libang dan/atau kema BEM FTUI

4. Tabel waktu, kegiatan, dan pelaksana HRE:waktu toolskuisioner & borang LPJ Absensi form controller bidang sepanjang kepengurusan 1 2 akhir triwulan 1 mei 3 4 5 juni 1 1 2 akhir triwulan 3 h-30 3 4 5 1 h 2 3

; ;

; ;

Pelaksana (subjek ; objek penilaian) simbol Kegiatan kuisioner & borang LPJ Absensi form controller bidang

9



waktu pengamatan / sosialisasi

pengurus Litbang BEM FTUI; seluruh pengurus BEM FTUI

controller bidang dari Litbang BEM FTUI; seluruh pengurus BEM FTUI pengurus Litbang BEM FTUI; seluruh pengurus BEM FTUI

waktu pengambilan data

pengurus Litbang BEM FTUI; seluruh pengurus BEM FTUI

masing-masing sekbid; seluruh pengurus BEM FTUI

waktu perekapan waktu pengumuman IP

controller bidang dari Litbang BEM FTUI pengurus Litbang BEM FTUI dan Humas BEM FTUI

10



5. Tabel Indikator dan Tools yang digunakan untuk indikator tersebutNo.

tools indikatorMemiliki tujuan yang jelas dalam melakukan segala hal Dapat memberikan solusi yang aplikatif memilki manajemen waktu yang baik disiplin dan loyal terhadap bidang maupun BEM FTUI memiliki kemampuan menulis yang baik (laporan/notulensi/surat menyurat) memiliki keinginan untuk mengembangkan organisasi mampu membuat dan mengkomunikasikan timeline mampu membuat dan mengkomunikasikan langkah kerja

Kuisioner Umum pribadi Borang LPJ

Form Controller Bidang

Absensi

Aspek

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Organizational skills

Planning Skills mampu belajar dari pengalaman mampu membuat recana cadangan sebagai bentuk antisipasi mematuhi timeline yang disepakati mampu memprediksi dan mengeksekusi alternatif yang ada menyelesaikan tugas tepat waktu Execution skills

11



14 15 16 17 20 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

menyelesaikan tugas tepat target Dapat mengidentifikasikan masalah dengan jelas Dapat menganalisa masalah dari berbagai sisi Memberikan solusi berdasarkan analisa yang jelas mampu melihat resiko dari setiap keputusan yang diambil Decision Making Mengambil keputusan dalam waktu yang tepat Percaya diri dan respect dalam memimpin rekan kerja Dapat menjadi role model yang baik Dapat mempertanggung jawabkan keputusan yang diambil mengapresiasi hasil kerja orang lain terbuka terhadap masalah yang sedang dihadapi. mencoba mencari penyelesaian dari masalah yang dihadapi team forming mampu mengkomunikasikan pemikirannya kepada orang lain Communication Dapat menjadi pendengar aktif mampu mensosialisasikan pekerjaannya kepada rekan kerja mendukung interaksi tim dengan menyediakan 'ruang' untuk berkomunikasi membantu rekan kerja untuk tetap terlibat dalam organisasi Team Working & Interpersonal Efectiveness Leadership Analytical skills

12



35 36 37 38 39 40 41 42 43 45 46 47 48 49 50 51 52

membantu menghilangkan gangguan-gangguan yang menghalangi rekan kerja untuk berkontribusi membantu rekan kerja untuk memahami perkerjaannya sehingga dapat berkerja dengan efektif memberi umpan balik pada setiap rekan kerja Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang menghambat kemajuan mendahulukan kepetingan kelompok mampu memotivasi rekan kerja memiliki inisiatif yang tinggi Menyampaikan ide dengan percaya diri Mampu mempertahankan perhatian terhadap dirinya Menyampaikan ide pemikirannya pada waktu dan cara yang tepat mampu mempersuasi tim untuk bekerja dengan hasil mencapai target mampu mempengaruhi hasil sebuah diskusi mampu menerima tantangan total dan fokus dalam menangani tugas yang diemban pantang menyerah dalam berusaha menjamin terselesaikannya tugas-tugas yang ada mampu mengatasi penurunan motivasi diri Achievement Orientation Influencing Ability

13



53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68

memiliki keinginan untuk belajar yang tinggi Selalu ingin mencari pengalaman baru berinisiatif untuk memulai suatu hubungan relasi mudah dihubungi selalu antusias dan bersemangat Mampu mengembangkan ide lama yang sudah ada Mampu menghasilkan ide baru dari arahan yang diberikan Memiliki ide hasil pemikiran sendiri (originalitas) mampu menerima perubahan atau pengalihan tugas mampu menangani tanggung jawab lebih (diluar jobdesc) peka terhadap kondisi rekan kerja dan mampu menempatkan diri pada kondisi tersebut berani mengambil keputusan yang belum pernah diambil sebelumnya yakin dan dapat mempertanggungjawabkan keputusannya mampu mengkomunikasikan dengan baik rasa ketidaknyamanan kepada rekan kerja Dapat mengontrol emosi mampu menerima kritik (open minded) Tolerance to noncompliance. non- congruence. Nonconformance Creative Thinking Network Ability

14



15


Documents

Standar Operating Procedure Human Resource Evaluation