STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM …gjm.fpik.ub.ac.id/wp-content/uploads/2014/06/Standar-2.pdf · kegiatan penyusunan rencana kerja, pengorganisasian, ... seluruh unit

Borang Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

Universitas Brawijaya Malang

15

STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN

DAN PENJAMINAN MUTU

2.1 Tata Pamong

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan dipimpin oleh seorang Dekan,

dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III yang masing-masing bertugas

membantu Dekan dalam bidang Akademik, Pengelolaan Keuangan dan

Kepegawaian serta Kemahasiswaan. Tata pamong berjalan dengan sangat baik

sesuai dengan TUPOKSI. Dalam pelaksanaannya, kinerja dekanat

dikoordinasikan dengan Senat Fakultas dan Gugus Jaminan Mutu seperti

tertuang dalam Struktur Organisasi Fakultas. Pihak Dekanat secara komando

mengkoordinir pelaksanaan kinerja bidang Akademik, Pengelolaan Keuangan

dan Kepegawaian serta Kemahasiswaan.

2.2 Struktur Organisasi

Tugas dan fungsi dari tiap unit telah disesuaikan dengan Tupoksi.

Tupoksi FPIK telah memiliki karakteristik yang kuat dalam kepemimpinan

operasional, organisasi dan publik.



16



17

2.3 Kepemimpinan

Pola kepemimpinan kolektif telah diterapkan di Fakultas Perikanan dan

Ilmu Kelautan. Pimpinan tertinggi adalah Dekan dibantu oleh 3 orang Pembantu

Dekan (Bidang Akademik, Kepegawaian dan Keuangan serta Bidang

Kemahasiswaan). Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan memiliki 3 jurusan yang

masing-masing dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dibantu oleh seorang

Seketaris Jurusan. Selanjutnya disetiap jurusan terdapat program studi yang

dipimpin oleh seorang ketua program studi. Selain struktur tersebut di atas,

pelaksanaan pendidikan di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan juga ditunjang

oleh 10 laboratorium dan 2 stasiun percobaan yang memadai, sesuai dengan

kebutuhan pengembangan ilmu pengetahuan dan dapat membekali mahasiswa

peserta didik agar memiliki keilmuan dan ketrampilan yang sesuai dengan

kompetensinya sebagai mahasiswa Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan.

Pola kepemimpinan operasional program studi di Fakultas Perikanan dan

Ilmu Kelautan dikoordinasi oleh Ketua Jurusan di bawah tanggung jawab

dekanat. Setiap tahun ajaran baru, ketua program studi melakukan konsolidasi

dengan tim pengajar mata kuliah Program Studi untuk membahas proses

pembelajaran, untuk mendapatkan informasi yang aktual tentang kurikulum dan

silabus apakah sesuai dengan visi misi program studi. Mekanisme dilakukan

dengan teknik brainstorming. Tim pengajar diberi kesempatan untuk

memperbaiki Satuan Acara Pengajaran sebelum perkuliahan dimulai. Kesesuaian

isi SAP dengan visi misi, dikontrol melalui buku Monitoring dan Evaluasi

(MONEV) kegiatan dosen.

2.4 Sistem Pengelolaan

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup

planning, organizing, staffing, leading, controlling, serta operasi internal dan

eksternal.



18

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup

kegiatan penyusunan rencana kerja, pengorganisasian, pengarahan kinerja

terhadap dosen maupun mahasiswa, serta evalusi terhadap kegiatan yang telah,

sedang maupun yang akan dilakukan. Semua kegiatan tersebut dibahas

secara berkala melalui kegiatan rapat pada awal dan akhir semester atau

sesuai dengan kebutuhan, yang melibatkan semua dosen di program studi.

Kegiatan pengelolaan yang melibatkan mahasiswa dilakukan melalui

perkuliahan, pembimbingan dan studi lapang. Diharapkan seluruh kegiatan

pengelolaan yang melibatkan dosen, mahasiswa, alumni maupun stakeholder

dapat menunjang yang dapat bersifat menyeluruh dan dapat diambil suatu

kebijakan akademik yang menunjang kemajuan semua program studi di Fakultas

Perikanan dan Ilmu Kelautan.

2.5 Sistem Penjaminan Mutu Fakultas FPIK-UB

Sistem penjaminan mutu dan standar mutu dalam Fakultas Perikanan dan Ilmu

kelautan adalah sebagai berikut:

Guna menunjang proses pejaminan Mutu maka di tingkat Fakultas telah

dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) FPIK, sedangkan di tingkat Program Studi

dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM). GJM dan UJM ini dalam tugasnya dibawah

garis koordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB. GJM dan UJM ini

membantu pimpinan dalam merumuskan dan mempersiapkan sistem serta

mengelola dokumen penjaminan mutu fakultas dan jurusan. Selanjutnya,

pelaksanaan penjaminan mutu sudah berlangsung dengan sangat efektif.

Kebijakan penjaminan mutu di tingkat Program Studi S1, S2, maupun S3

tidak terpisahkan dari kebijakan penjaminan mutu di tingkat universitas.

Kebijakan ini tercermin dalam Visi, Misi dan Rencana Strategis (Renstra)

Universitas Brawijaya (UB) 2011 – 2014. Di dalam Renstra UB: Inisiasi

manajemen mutu yang lebih sistematis di UB dilakukan melalui penerapan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), salah satunya berbasis pada Sistem

Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Sistem penjaminan mutu yang

terintegrasi dalam setiap kegiatan unit kerja dalam rangka mewujudkan



19

manajemen internal yang tidak hanya akan berdampak pada perbaikan proses

layanan internal, namun juga perlu diorientasikan pada kepuasan pelanggan

(stakeholders). Oleh karena itu sesuai dengan Program Kerja Rektor 2007-2011

dan sebagai perwujudan Renstra UB, Program Kerja Rektor dikelompokkan

dalam tiga pilar. Implementasi dari pilar II (peningkatan mutu, relevansi dan

daya saing) adalah penguatan lembaga penjaminan mutu UB yang ditingkat

Universitas disebut Pusat Jaminan Mutu (PJM), ditingkat Fakultas disebut Gugus

Jaminan Mutu (GJM), ditingkat Jurusan/Program Studi disebut Unit Jaminan

Mutu (UJM). Implementasi audit penjaminan mutu dilakukan dua kali setahun

oleh PJM.

Mutu (UJM).

Ketersediaan dan pelaksanaan standard mutu di PS S1, PS S2 dan PS

S3 dibangun berdasarkan kebijakan penjaminan mutu di tingkat Universitas.

Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB membangun sistem penjaminan mutu khas model

Universitas Brawijaya (Madzab Brawijaya) yang pada tahun 2006-2009 disebut

Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Sistem ini standar mutunya

berdasarkan gabungan sistem Program Hibah Kompetisi (PHK) dan dari Dikti.

Sejalan dengan pengalaman implementasi siklus penjaminan mutu di lingkungan

UB, maka mulai tahun 2010 sampai dengan sekarang sistem penjaminan mutu

UB disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Sistem ini menggabungkan

model Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Dikti, PHK dan BAN-PT, dengan

tujuan agar sistem ini bisa secara fleksibel diimplementasikan dalam berbagai

keperluan, sehingga sistem ini efisien dan efektif. Dapat digunakan dalam

penjaminan mutu internal maupun eksternal (sertifikasi ISO dan akreditasi

nasional mapun internasional).

SPMI UB dimulai dari: 1. organisasi penjaminan mutu di Universitas,

Fakultas/Program/Program Pasca Sarjana dan Jurusan/Program Studi, 2. Sistem

dokumen dan 3. Audit.



20

1. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB

2. Sistem Dokumen Penjaminan Mutu

Sistem dokumen mutu di masing-masing unit kerja telah ditetapkan oleh PJM

UB, baik struktur dokumen, jenis dokumen, format, dan koding dokumen.

Tabel 2. Koding Dokumen SPMI UB



21

3. Audit

Sistem penjaminan mutu belum dikatakan berjalan dengan baik jika belum

melakukan audit. SPMI UB melakukan audit sistem dan audit kepatuhan. Pada

tahun 2007 sampai tahun 2009 sistem audit di UB disebut Audit Internal Mutu

Akademik (AIMA). Tahun 2010 sampai dengan sekarang disebut Audit Internal

Mutu (AIM). Audit yang dilakukan berdasarkan Manual Prosedur Audit Internal

Mutu yang dibuat oleh PJM UB.

Penjelasan di atas memberikan gambaran, bahwa pelaksanaan

penjaminan mutu program studi di UB merupakan satu kesatuan dengan

implementasi di seluruh UB. Implementasi penjaminan mutu di PS ditunjukkan

dengan telah dilakukannya AIMA Batch 1 dan 2 dari tahun 2007 sampai dengan

tahun 2009, dan AIM Batch 1 dan 2 pada tahun 2010. Dengan demikian UB

telah melakukan audit sebanyak 7 siklus penjaminan mutu internal terhadap

Fakultas dan Jurusan atau Program Studi. Lingkup audit disesuaikan dengan

kelemahan umum yang ada di fakultas maupun Jurusan/Program Studi.

Misalnya, pada AIM Batch 2 dilakukan audit dengan lingkup standar 1, 2 dan 5

dari standar mutu BAN-PT. Dampak dari implementasi SPMI adalah diperolehnya

sertifikasi ISO 9001:2008 di unit PJM, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat dan

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada tahun 2010. Direncanakan

pada tahun 2011 sertifikasi ISO 9001:2008 dilakukan di Universitas (melingkupi

seluruh unit kerja di UB) dan percepatan akreditasi PS.

2.6 Memiliki prosedur yang komprehensif, mencakup mekanisme

untuk melakukan perencanaan dan implementasi kebijakan-

kebijakan Fakultas

2.6.1 Prosedur perencanaan dan implementasi kebijakan Fakultas

Dalam perencanaan fakultas didasarkan pada Renstra fakultas, dalam

Implementasinya dilaksanakan oleh Civitas akademika melalui Manual Prosedur

yang telah disusun Fakultas. Manajemen perencanaan dan implementasi

kebijakan fakultas dilaksanakan oleh pimpinan. Manual Prosedur tersebut

meliputi (MP terdapat dalam Buku Pedoman Pendidikan FPIK UB tahun

2010/2011) :



22

- MP Pengajuan PKL

- MP Pengajuan Penelitian

- MP Pengisian KRS

- MP Pelaksanaan UTS dan UAS

- MP Ujian Susulan

- MP Permohonan Pernyataan Bebas Tanggungan Laboratorium

- MP Peminjaman Laboratorium untuk Penelitian

- MP Peminjaman Laboratorium untuk Praktikum

- MP Penggunaan Laboratorium untuk Pelayanan Masyarakat

- MP Semester Pendek

- Mp Daftar ulang Mahasiswa Lama

- MP Mahasiswa Baru

- MP Cuti Akademik

- MP Pendaftaran wisuda

- MP Pengajuan Beasiswa

- MP Keterangan Masih Kuliah

- MP_Pengajuan Seminar

MP Permintaan Stempel

2.7 Fakultas memiliki analisis jabatan, deskripsi tugas, program

peningkatan kompetensi manajerial yang menjamin terjadinya

proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit kerja.

2.7.1 Program peningkatkan kompetensi manajerial untuk menjamin

proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit.

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan telah menyusun Tugas Pokok dan Fungsi

pejabat struktural sebagai acuan pelaksanaan kompetensi manajerial. Adapun

uraian TUPOKSI dapat dilihat pada lampiran tupoksi. Di samping itu, untuk

meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas, dosen dan tenaga

kependidikan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan selalu mengikuti Pelatihan-

Pelatihan terkait yang diadakan oleh Universitas dan pihak lain yang kompeten,

seperti kegiatan AA untuk dosen, pra jabatan dan pekerti untuk dosen baru.



23

2.8 Menyebarluaskan hasil kinerja Fakultas secara berkala kepada

pemangku kepentingan sebagai bentuk akuntabilitas publik.

2.8.1 Diseminasi hasil kerja Fakultas sebagai akuntabilitas publik

Diseminasi dilaksanakan melalui aktifitas pendidikan, penelitian, dan

pengabdian. Pendidikan, penelitian, dan pengabdian meliputi kegiatan belajar

mengajar, pembimbingan, pengembangan kurikulum sesuai dengan kebutuhan

stakeholder, diseminasi hasil-hasil penelitian, penerapan hasil-hasil penelitian

kepada masyarakat.

2.9 Memiliki sistem audit internal yang efektif dilengkapi dengan kriteria dan instrumen penilaian serta menggunakannya untuk mengukur kinerja setiap unit kerja.

Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal yang diangkat oleh dekan.

Kriteria dan instrument audit internal disiapkan dan dikelola oleh GJM pada

tingkat fakultas dan UJM pada tingkat jurusan.

2.10 Fakultas menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual, dan pelaksanaannya.

2.10.1 Keberadaan dan efektivitas unit pelaksana penjaminan mutu

Gugus Jaminan Mutu (GJM) merupakan gugus penjaminan mutu pada tingkat

fakultas sedangkan Unit Jaminan Mutu (UJM) FPIK merupakan suatu unit

penjaminan mutu pada tingkat jurusan. GJM dan UJM membantu pimpinan

dalam merumuskan dan mempersiapkan sistem serta mengelola dokumen

penjaminan mutu fakultas dan jurusan

2.10.2 Keberadaan Dokumen Mutu

Dokumen Mutu disusun oleh GJM, disosialisasikan kepada civitas akademika

FPIK UB untuk diimplementasikan.

Dokumen Mutu tersebut terdiri dari:

- Dokumen MP

- Dokumen AIMA GJM FPIK UB

- Borang GJM FPIK UB

- Notulensi rapat GJM FPIK UB



24

- Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi AIMA

2.10.3 Implementasi penjaminan mutu

Dalam implementasinya dokumen mutu disosialisasi dilaksanakan dengan cara

memberikan himbauan kepada seluruh civitas (surat terlampir: no.30/A/GJM-

FPIK/UB/VIII/2010, tertanggal 20 Agustus 2010) untuk mengunjungi website

FPIK UB dengan alamat www.fpik.ub.ac.id

2.10.4 Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu minimal di bidang

pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, aset, sarana prasarana

Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang pendidikan

dilaksanakan oleh bagian akademik yang dikoordinir oleh PD1. Proses

pendidikan mulai dari persiapan kuliah, bukti kehadiran, Satuan Acara

Pengajaran (SAP), UAS, UTS, pratikum, dan rekapitulasi nilai dihimpun

dalam suatu laporan untuk dimonitor dan dievaluasi sebagai acuan untuk

perbaikan penjaminan mutu pendidikan di masa datang (bukti terlampir).

Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang penelitian dan

pengabdian dilaksanakan oleh Badan Penelitian dan Pengabdian kepada

masyarakat (BPP) yang dikoordinir oleh PD1 dan PD2.

Monitoring dan evaluasi penjaminan mutu dalam bidang aset dan

sarana,prasarana dilaksanakan oleh tim evaluasi yang ditunjuk oleh

dekan dan dikoordinasi oleh PD1 dan PD2.

2.11 Fakultas memiliki rekaman data yang diolah menjadi informasi

untuk memungkinkan pelacakan kembali data dan informasi yang diperlukan serta memberikan peringatan dini kepada pihak yang melakukan tindakan perbaikan.

3.11.1 Sistem perekaman data dan informasi yang efisien dan efektif.

Guna menjamin kecukupan dan kesesuaian sumberdaya, saran dan prasarana

pendukung untuk pemberdayaan sistem informasi, maka di setiap ruang dosen,

laboratorium, ruang kuliah, maupun area di sekitar gedung A, B, C, D telah

http://www.fpik.ub.ac.id/



25

dilengkapi dengan fasilitas akses internet dengan atau tanpa kabel. Fasilitas

internet ini dapat dimanfaatkan dosen, staf, maupun mahasiswa dalam

mengakses informasi secara global connectivity devices (internet) maupun on-

campus connectivity devices (intranet). Fasilitas internet terutama untuk

mendukung proses PBM, penelitian maupun kegiatan Pengabdian. Fasilitas

Internet dan intranet ini tersentral di UB yang dikontrol secara langsung oleh

UPPTI (Unit Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi) dan dibawah

kendali dari BAPSI (Biro Penanggung Jawab Sistem Informasi). Guna menjamin

efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sistem informasi di UB terutama dikelola

oleh BAPSI. Tugas dan tanggung jawab BAPSI UB terutama adalah :

Mengumpulkan data dan menerbitkan dalam Buku Tahunan yang digunakan

oleh Pimpinan dan Unit Kerja untuk membuat perencanaan dan evaluasi

serta pengumpulan data dalam buku tahunan yang dapat digunakan untuk

Evaluasi Diri bagi unit-unit tertentu dalam meningkatkan nilai akreditasi dan

untuk meraih dana-dana kompetitif.

BAPSI juga bertanggung jawab terhadap kemutakhiran data dalam website

resmi Universitas Brawijaya, yang dalam hal teknis bekerjasama dengan

UPPTI

BAPSI bertanggung jawab terhadap penerbitan prospektus,CD profil, VCD

dan DVD yang bertujuan mempromosikan Universitas Brawijaya dan untuk

meraih kerjasama lebih banyak.

BAPSI mendukung dalam penyediaan data-data untuk keperluan persiapan

otonomi Universitas Brawijaya. Dalam rangka untuk menyediakan data yang

cepat, akurat dan terpadu, BAPSI telah membuat rambu-rambu standarisasi

data di tingkat Universitas Brawijaya.

BAPSI mengkoordinir pembuatan LAKIP (Laporan akuntabilitas kinerja

instansi pemerintah) tingkat Universitas yang digunakan untuk mengevaluasi

pelaksanaan program kerja rektor dan digunakan untuk perencanaan pada

tahun berikutnya. LAKIP Unibraw tahun 2003 (dibuat awal tahun 2004) telah

mendapatkan penghargaan sebagai yang terbaik

Sistem Informasi di UB meliputi:

o SIAKAD (Sistem Informasi Akademik)



26

o SIREGI (SI Registrasi)

o SIKEU (SI Keuangan)

o SIMPEL (SI Pelaporan Hasil Registrasi Akademik dan Keuangan)

o SIAM (SI Akademik Mahasiswa)

o SIUDA (SI Wisuda)

o SMSAkademik (Akses SMS informasi akademik mahasiswa)

o Campus E-banking (pembayaran SPP dll dapat dilakukan di Bank)

Dalam implementasinya semua informasi dalam Sistem Informasi Akademik

(SIAKAD) masuk dalam data base SIAKAD. Sedangkan data dari Program

Fakultas masuk kedalam BAIS Server. Seluruh data interal UB masuk melalui

jaringan INTRANET (on campus connectivity devices). Data dari Fakultas

terutama adalah data tentang Staf akademik, data dari fakultas maupun

rektorat, data dari dosen dan karyawan, data mahasiswa, data dari pejabat

fakultas maupun rektotat. Dalam pelaksanaannya BAPSI bekerja sama dengan

fakultas membentuk tim kecil dan melakukan up date data secara berkala.

2.12 Perguruan tinggi memiliki komitmen institusi untuk menyediakan

dana yang menjamin upaya peningkatan mutu internal serta akreditasi, secara terus menerus.

Anggaran penjaminan mutu dicantumkan dalam DIPA Fakultas Perikanan dan

Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya

2.13 Fakultas memiliki pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi yang diterbitkan oleh Fakultas dan dapat diakses dengan mudah.

Pedoman pembukaan dan penutupan jurusan/program studi di FPIK UB

tercantum dalam buku pendoman pendidikan FPIK UB yang dipublikasikan

melalui website FPIK www.fpik.ub.ac.id.

2.14 Fakultas memiliki data dan informasi mutakhir tentang peringkat

serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional dari semua program studi.

http://www.fpik.ub.ac.id/



27

Tabel 3. Data dan informasi mutakhir tentang peringkat dan masa berlaku akreditasi program studi.

No Nama

Program Studi

Nilai Akreditasi

Surat Keputusan BAN

(1) (3) (4) (5)

1 PSP A No. 091/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/2013

2 THP A No. 091/SK/BAN-PT/Ak-XV/SII/2013

3 5

SEP A No. 09146/SK/BAN-PT/Ak-X-SI-014UBGSUA/IX/2006

4 BP A No. 004/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/IV/2012

5 MSP B No. 023/BAN-PT/Ak-XIV/SI/IX/2011

6 Magister Budidaya Perairan

A No. 006/SK/BAN-PT/Ak-XV/SI/2013

Documents

STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM …gjm.fpik.ub.ac.id/wp-content/uploads/2014/06/Standar-2.pdf · kegiatan penyusunan rencana kerja, pengorganisasian, ... seluruh unit