SELAMAT DATANG ...

SOSIALISASI PENGELOLAAN ARSIP

PADA

BALAI BESAR INSEMINASI BUATAN SINGOSARI

KAMIS, 29 SEPTEMBER 2016

Nama Lengkap : WAHYU SETIAWAN SH,MH

Alamat : TITAN ASRI III/ CC 41 Malang

Pendidikan : Magister Hukum

Pengalaman Kerja :

- Konsultan PT. Solusi Arsip Indonesia

- Dosen : Vokasi Universitas Brawijaya Malang

Administrasi Publik Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya Malang

Status : Berkeluarga

BIODATA

3

Soren Kierkegaard

(Denmark, 1813—1855)

“Hidup mungkin hanya dapat dipahami sambil melihat ke belakang,

tetapi kehidupan harus dihayati ke depan.”

4

Jenis arsip semakin berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi

Perkembangan Arsip

Kertas

Audio

Dokumen/

berkas

GambarSurate-Mail

Laporan

Diagram

Animasi

Sketsa

Video

Peta

Presentation

e-Dokumen

Spreadsheet Word Processor

SIKAP TERHADAP KEBERADAAN ARSIP

Masa bodoh dantidak peduli terhadapkeberadaan arsip.

PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

Arsip Aktif,

Arsip Inaktif, atau

Bukan Arsip ?Kurang peduli

terhadap arsip

Tidak

mengerti

ilmu kearsipan

PERSEPSI MINOR TERHADAP ARSIP ?

8

TIDAK PERLU DIURUS DENGAN BAIK

PENGGANGGU PEKERJAAN

SUMBER PENYAKITBISA DITANGANI

SEMBARANG ORANG

PERTINGGAL SURAT

BUKAN SEBAGAI ASET

TIDAK MEMILIKI NILAIDLL

Permasalahan Filling Sistem

Dokumen menumpuk

Perbedaan antara dokumen/ arsip aktif dan inaktif tidak jelas

Tidak adanya tempat khusus untuk mengelola arsip aktif

Tidak ada petugas yang khusus mengelola dokumen/ arsip

Informasi tidak aman

Dokumen disimpan apa adanya

Kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali dokumen kurang tercapai

Kurang dalam hal pemeliharaan

Pasal 1 UU No. 43 Tahun 2009

“arsip” ialah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

ARSIP (Pendekatan Hukum)

10

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPANPasal 3 UU 43 tahun 2009

11

MENJAMIN

M

E

N

J

A

M

I

N

Terciptanya arsip yang baik dan benar

Ketersediaan arsip yang autentik dan tepercaya

Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal

Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan

Keamanan dan keselamatan arsip

Keselamatan aset negara

Peningkatan kualitas pelayanan publik

DASAR HUKUM

1. UU 43/2009 tentang Kearsipan

2. UU 11/2008 tentang ITE

3. UU 14/2008 tentang KIP

4. UU 23 Th.2014 tentang Pemerintah Daerah

5. PP 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009

6. PP 82/2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi

Elektronik

7. Inpres Nomor 3 Tahun 2003 ttg Kebijakan dan Strategi

Nasional Pengembangan e Government

8. Permenpan dan Reformasi Birokrasi No 6 Tahun 2011

Tentang Pedoman Umum Tata NaskahDinas Elektronik

(TNDE)

9. SE Menpan No 5 Tahun 2013 Tentang Penggunaan

Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi

Pemerintah

Nilai/Fungsi Arsip

Administrative value

Legal Value

Fiscal Value

Educational Value

Research Value

Documentary Value

Alat untuk mengambil keputusan

Alat bukti hukum

Bukti yang berkaitan dengan

Keuangan

Untuk kepentingan Pendidikan

Untuk kepentingan

Penelitian

Terkait sejarah, masa kini & masa depan

METODE PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS :

1. Sesuai dengan kondisi organisasi

2. Sederhana

3. Mudah dimengerti

4. Mudah dioperasionalkan

5. Murah aman dan terpelihara

Record Manajemen

Penggunaan/use

Penciptaan/creation Statis

Penyusutan/disposal

Pelihara/maitenance

Arsip In Aktif

LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

- MEMBUAT DAFTAR ARSIP- MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF- MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN

16

1. Pengelolaan arsip inaktif harus murah

Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar.

Pengelolaan arsip inaktif yang murah dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah

2. Pengelolaan arsip inaktif harus accessible

Accessible artinya arsip dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan.

Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.

3. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin keamanan

Records Center merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan arsip inaktif terdapat aktifitas-aktifitas tidakhanya pengolahan arsip tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamananarsip seperti :

a. pemeliharaan, b. pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip,c. kehilangan arsip, d. kebocoran informasi arsip

Tahap awal pengelolaan arsip in aktif :

Rekonstruksi / survey

Prinsip Asal Usul(Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus

dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya.

Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order) penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.

LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

A. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF :

- MEMBUAT DAFTAR ARSIP- MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF- MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN

22

- STANDARISASI PERALATAN PENYIMPANAN

- STANDARISASI RUANG / DEPO PENYIMPANAN ARSIP

23

B. MERENCANAKAN SARANA DAN PRASARANA

KEARSIPAN

C. KEBUTUHAN SDM KEARSIPANMEMPERSIAPKAN KUALITAS DAN KUANTITAS TENAGA KEARSIPAN

24

D. STATUS DAN KEWENANGAN KEARSIPAN

• ARSIP DINAMIS AKTIF:

KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT PENGOLAH/KERJA

• ARSIP DINAMIS IN AKTIF:

KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT KEARSIPAN (pusat arsipinstansi/lembaga kearsipan dinas)

• ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN (PUSAT / DAERAH)

25

PILAR PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

26

Lembaga/Unit kearsipan

TUJUAN KEARSIPAN YANG DIHARAPKAN

Peran

Masyarakat

SDM:

Kompetensi, Komitmen

Political will Penentu Kebijakan

Finansial Suport

Program

Pusat Arsip

&Fasilitasnya

Desain sistem

Kearsipan