Embed Size (px)
Citation preview
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
REPUBLIK INDONESIA
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
Annisa Nurulita
NIM. 1111025100067
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1436 H/2015 M
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT
JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK
INDONESIA
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
Annisa Nurulita
NIM :1111025100067
di bawah bimbingan
Hendro Wicaksono, M.Hum.
NIP. 19741011 200501 1 001
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1436 H / 2015 M
i
ABSTRAK
Annisa Nurulita (1111025100067). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis: Studi
Kasus bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Di bawah bimbingan
Hendro Wicaksono, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab
dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2015.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan
arsip, untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip dan kendala yang
dialami dalam melakukan sistem pengelolaan arsip dinamis bagian Administrasi
Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Penelitian ini
menggunakan metode deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah observasi, wawancara
dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi: reduksi data,
penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa
sistem pengelolaan arsip yang dilakukan belum sepenuhnya baik karena ada
beberapa kendala dalam pengelolaan arsip dinamis dan ada beberapa aspek
pengelolaan arsip dinamis yang belum dilakukan secara sistematis. Kesimpulan
yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Sistem pengelolaan arsip
dinamis pada Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum
Republik Indonesia pada aspek penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan,
pemeliharaan, dan penyusutan. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan
Adminitrasi Perkantoran di Biro Umum kondisinya cukup baik dan masih layak
digunakan. Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh
Administrasi Perkantoran di Biro Umum yaitu anggaran dana, fasilitas penunjang
pengelolaan arsip dinamis, sistem pengamanan, kurang pegawai dalam bidang
kearsipan, dan kegiatan dalam mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM).
Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis di Administrasi Perkantoran di Biro
Umum adanya kebijakan, dan SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis.
Kata Kunci : arsip dinamis, sistem , pengelolaan
ii
ABSTRACT
Annisa Nurulita (1111025100067). The Records Management System in the
Administration Office at the General Bureau of the Secretariat General of Public
Works Ministry of the Republic of Indonesia. Under the guidance of Hendro
Wicaksono, M. Hum. Library Science Program Faculty of Manners and
Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University of Jakarta, in 2015.
The purpose of this research is the pictures of records management system, to know
the equipment records management system and the constraints experienced in
conducting records management system in the Administration Office at the Public
Works Ministry of the Republic of Indonesia. This research uses descriptive method
with qualitative approach. The techniques used for collecting data are observation,
interviews, and documentation. Meanwhile, data analysis techniques include: data
reduction, data presentation and conclusion. The results showed that the records
management system is not yet fully done well because there are some obstacles in the
management of records and there are some aspects of records management that has
not been done systematically. The conclusion of this research is that records
management systems in Administration Office consists of the aspects of the creation
and reception of archieves, the storage, the preservation, and the depreciation. The
condition of records equipment used by the Administration Office at the General
Bureau is good and still usable. On the records management, there are five problems
faced by the Administration Office at the General Bureau: the budget, the supporting
records facilities, the security systems, the lacks of employees in the field of archives,
and the activities in optimizing the human resources. The legal basis of records
management in Office Administration in the General Bureau is the policies and SOP
regarding records management.
Keywords: Records, system, management
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil ‘alamiin, segala puja dan puji hanya untuk Allah SWT semata,
maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi berjudul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik
Indonesia” ini sesuai rencana. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjungan
ku, Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala
kasih dan sayangNya dapat terus kita rasakan sebagai hingga akhir perjalanan hidup kita. Amin!
Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah yang telah banyak
membantu dan mendukung penulis. Untuk itu sudah sepatutnya penulis ucapkan terima kasih
atas segala perhatiannya, mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid,
mereka adalah:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
FAH UIN Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi FAH UIN Jakarta.
4. Bapak Hendro Wicaksono, M.Hum,selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah
berkenan menyisihkan waktunya di tengah kesibukannya untuk membantu,
mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
iv
5. Ibu Alfida, M.LIS, selaku dosen penguji I yang telah memberikan saran yang bermanfaat
dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaikan skripsi ini.
6. Ibu Siti Maryam, M.Hum, selaku dosen pembimbing akademik penulis yang membantu,
mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
7. Bpk. Hajar Maruf, S.Sos dan Ibu Suci, serta pegawai bagian Administrasi Perkantoran di
Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum yang banyak membantu penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini dan memberikan masukan saat melakukan penelitian.
8. Segenap Dosen Jurusan IPI FAH UIN Jakarta yang telah banyak memberikan ilmu yang
bermanfaat dan pengalaman profesi. Hanya Allah yang akan membalas semua kebaikan
ini dengan ganjaran amal jariah. Amin YRA.
9. Ayahanda Chaidir Anwar dan Ibunda Rosmala. Terima kasih ayah dan mama telah
mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta limpahan kasih
sayang kepada penulis, serta abang Muhammad Rizky dan Adik Achmad Iqbal.
10. Sahabat-sahabat saya terutama Arum Sari, Siti Iqlima Zeinia, Nurmalita, Muhammad
Fadli, Andhika Wahyudi, Hakim Afrianto, Niya Fatmawati, Resti Kuntari, Tiya Noer
Arifin dan Wulandari yang selalu mendukung dan memberi semangat penulis.
11. Sahabatku para Mejikuhibiniuke: Muthia Fariza, Jundiah, Anggraeny Pramesti, Imroatus
Sholihah, Puti Asmarani, Marini Badzlina, dan Donna Sitta A. Terima kasih atas segala
saran untuk penulis agar senantiasa berlaku lurus selamanya. Insya Allah!
12. Teman-teman seangkatan Jurusan Ilmu Perpustakaan 2011 terutama IPI C, teman-teman
KKN SEHATI 2014, yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya dan
yang telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah berbagi
atas ilmunya, selalu mendukung dan memberi semangat penulis.
v
13. Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan terutama, Luki Budiawan, Firly Hidayat, Feby
Azom Arafiqie, Zulfikar, Kikim, Gita, Kibar, Lona, Yeni, Putri, dan Mohammad Rifqi
yang telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah berbagi
atas ilmunya, selalu mendukung dan memberi semangat penulis.
Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’, demikian pula
dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan kekeliruan,
maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan, berupa kritik dan saran membangun. Dengan
demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam
bentuk sekecil apa pun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca.
Jakarta, Juli 2015
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ......................................................................................................... i
ABSTRACT ....................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ....................................................................................... iii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................. x
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah......................................... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 7
D. Definisi Istilah ............................................................................. 8
E. Sistematika Penulisan.................................................................. 10
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip .............................................................................. 12
B. Rekod Elektronik ........................................................................ 17
C. Model Pengelolaan Rekod .......................................................... 18
1. Model Siklus Hidup ................................................................ 18
2. Model Kontinum ..................................................................... 21
D. Manajemen Arsip Dinamis........................................................... 25
1. Proses Manajemen Arsip......................................................... 27
2. Penyimpanan Arsip Dinamis................................................... 30
3. Sistem Informasi Kearsipan .................................................... 33
vii
E. Sistem Temu Kembali .................................................................. 35
F. Proses Temu Kembali Arsip ......................................................... 43
G. Tata Naskah Dinas Elektronik...................................................... 48
H. Penelitian Terdahulu .................................................................... 55
BAB III METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian.................................................. 58
B. Sumber Data ................................................................................ 58
C. Indikator Penilaian ...................................................................... 59
D. Pemilihan Informan ..................................................................... 63
E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 63
1. Observasi ................................................................................ 64
2. Wawancara ............................................................................. 64
3. Dokumentasi ........................................................................... 65
F. Teknik Analisis Data ................................................................... 65
1. Reduksi data ........................................................................... 66
2. Penyajian data ......................................................................... 66
3. Penarikan kesimpulan ............................................................. 66
G. Jadwal Penelitian ......................................................................... 66
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Kementerian Pekerjaan Umum
1. Kementerian Pekerjaan Umum ............................................. 68
2. Visi dan Misi Kementerian Pekerjaan Umum ...................... 70
3. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum ............. 72
a. Kementerian Pekerjaan Umum ......................................... 72
viii
b. Biro Umum........................................................................ 74
c. Kegiatan Unit Kearsipan ................................................... 78
d.Organisasi dan Manajemen Kementerian
Pekerjaan Umum ............................................................... 79
B. Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran 81
a. Penciptaan dan penerimaan ........................................... 81
b. Penyimpanan ................................................................. 84
c. Pemeliharaan ................................................................. 86
d. Penyusutan dan Pemusnahan ........................................ 87
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran .......................................................................... 88
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran ........................................................................... 89
a. Anggaran Dana .............................................................. 89
b. Fasilitas .......................................................................... 90
c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis .............................. 90
d. Merekrut Pegawai Bidang Kearsipan ............................ 91
e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia ...................... 91
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip pada Administrasi
Perkantoran ........................................................................... 92
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran
a. Penciptaan dan penerimaan .............................................. 93
ix
b. Penyimpanan ..................................................................... 97
c. Pemeliharaan ..................................................................... 101
d. Penyusutan dan Pemusnahan ............................................ 101
2. Perlengkapan Arsip Dinamis .................................................. 103
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis ...................................... 103
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis ............................. 106
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ................................................................................. 107
B. Saran ........................................................................................... 108
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………… 110
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Indikator Penilaian ...................................................................... 60
Tabel 2 Jadwal Penelitian ........................................................................ 66
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Model Siklus Hidup………………..…………………………….21
Gambar 2 Model Kontinum………………..………………………………..24
Gambar 3 Manajemen Arsip Dinamis………………..……………………...25
Gambar 4 Garis Besar Temu Kembali…………….………………………...45
Gambar 5 Proses Temu Kembali…………….………………………...........46
Gambar 6 Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik…………….…52
Gambar 7 Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum…………….73
Gambar 8 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal…………….…………...76
Gambar 9 Struktur Organisasi Biro Umum…………….…………………...77
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi merupakan hal yang
sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia.
Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan
dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi. Arsip
mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain sebagai
informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggung
jawabkan kebenarannya.
Arsip sebagai salah satu produk yang dihasilkan dalam kegiatan
Kementerian Pekerjaan Umum merupakan suatu alat yang memberikan
kontribuksi dalam penyajian data dan informasi untuk menunjang,
mempengaruhi dan melandasi kebijakan pengambilan keputusan bagi
Kementerian Pekerjaan Umum. Teknologi yang membantu tercapainya
tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi di suatu
instansi menjadi efektif dan efesien. Kemajuan teknologi berdampak besar
terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi
yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap
aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti
kemajuan tersebut . Serta di sisilain, menjadi suatu tantangan bagi para
pengelolaan arsip itu sendiri.
2
Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal,
selain media informasi juga merupakan bahan bukti yang dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya. Arsip merupakan produk yang
tercipta oleh instansi manapun untuk kegiatannya sehari-hari yang
melandasi pengambilan tindakan, melakukan kegiatan sehari-hari, dan
memori organisasi. Selain itu juga merupakan bahan bukti peradilan yang
sah, dan penyelenggaraan administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola
dengan baik pentingnya arsip.1
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan
efesien oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang
baik.2
Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang
saling berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya.
Dalam menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan
dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang
merupakan proses administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip
1 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.13
2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
3
apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang
nantinya akan diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai
kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali.
Manajemen rekod adalah mengelola berbagai macam informasi
yang ditangkap dalam berbagai bentuk yang dapat direproduksi untuk
melaksanakan kegiatan bisnis.3 Pada dasarnya arsip yang disimpan akan
digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam
manajemen arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip, seperti tahapan-
tahapan yang dilakukan ketika ada arsip yang masuk ke pusat arsip,
pencatatan, pemilahan, pengklasifikasian, penataan, jadwal
retensi,penyusutan, dan juga sistem temu kembali arsip. Arsip yang
disimpan bisa untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Sebuah
pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali
arsipnya. Oleh karena itu, temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan
yang sangat penting dalam manajemen arsip.4
Temu kembali arsip memiliki prosedur-prosedur pengoperasian
yang spesifik. Dalam sasaran utama dari temu kembali arsip adalah
menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk
orang yang tepat serta membangun prosedur yang efisien untuk proses
keluarnya arsip dari tempat penyimpanan dan mengendalikan
pengembalian arsip ke file penyimpanan. Untuk dapat memberikan arsip
kepada orang yang tepat, sistem harus dapat menjamin hak akses untuk
setiap arsip. Pengguna arsip dapat mencakup staf unit bisnis dimana arsip
3 Penn. Ira A., dkk,. “Records Management Handbook (2nd ed.).” (Cambridge:Gower,1994).h.5 4 Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).h.16.
4
tersebut terciptakan, unit bisnis lain yang berada dalam organisasi tersebut
atau pengguna diluar organisasi yang telah mendapatkan hak/perizinan
untuk mengakses. Tingkat intensitas penemuan kembali arsip yang paling
tinggi terjadi pada saat arsip disimpan di Unit Kerja atau Unit Pengolah
maka arsip tersebut merupakan jenis arsip aktif.
Pengelolaan arsip dalam manajemen akses informasi yang tepat
sekaligus menjadi wujud dalam pengembangan budaya keterbukaan
informasi yang diamanatkan melalui Undang-undang No. 14 tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik.5 Undang-undang ini mengikat
badan-badan publik untuk menyediakan layanan informasi mengenai
aktivitas kelembagaannya secara transparan dan akuntabel bagi
masyarakat. Dalam kewajiban sekaligus kewenangan ini tentunya
merupakan hasil yang mendalam mengingat pentingnya arsip-arsip
bernilai guna tinggi khususnya di bidang dalam Unit Kerja yang harus di
lestarikan untuk dimanfaatkan secara lebih luas.
Seiring dengan semakin membengkaknya jumlah arsip yang harus
di tangani dan perkembangan teknologi informasi saat ini maka sangat di
perlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terkomputerisasi atau
disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan. Upaya untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum
adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat
dioperasikan melalui jaringan komputer (internet/intranet), dengan maksud
5 Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
5
untuk meningkatkan percepatan proses layanan pencarian suatu arsip
dinamis.
Secara umum,Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem
informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan,
pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip
yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih
efektif dan efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi
secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijakan, strategi dan
program pembangunan. Sejak banyak organisasi yang menangani arsip
dalam jumlah besar, sistem harus mampu memastikan arsip-arsip tersebut
ada dan dapat ditemukan sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga
dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau
perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Oleh karena itu, sebuah
unit kearsipan perlu menerapkan prosedur temu kembali arsip.
Berdasarkan uraian di atas serta tinjauan di Biro Umum Sekretariat
Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum adalah untuk mengetahui sistem
pengelolaan arsip dinamis. Sistem pengelolaan arsip dinamis yaitu proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sitematis melalui
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, dan sarana, serta sumber
daya lainnya. Salah satu upaya untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan
mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat di operasikan melalui
jaringan komputer (internet/intranet), dengan maksud untuk meningkatkan
6
percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis. Arsip dinamis
belum memaksimalkan pemanfaatan Tekhnologi (TI) dan Sistem
Informasi (SI) dalam penataan dan pendataan arsip aktif, maka sulit dalam
pengorepasian sistem pengelolaan arsip, sehingga makin lama nya mencari
dalam penemuan suatu dokumen.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Sistem Pengelolaan Arsip
Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum
Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik
Indonesia”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang
telah dipaparkan diatas, maka penelitian ini akan dibatasi hanya pada
sistem pengelolaan arsip dinamis dengan baik, maka diperlukan suatu
sistem tertentu. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik harus
mempunyai klasifikasi serta indeks yang bisa untuk mudah mencarian
dokumen yang secara cepat yang dilakukan di Kementerian Pekerjaan
Umum Republik Indonesia.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, maka
perumusan masalah penelitian ini yaitu Bagaimana sistem pengelolaan
7
arsip dinamis yang diterapkan bagian Administrasi Perkantoran di
Kementerian Pekerjaan Umum.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan dari Penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip bagian
Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan
UmumRepublik Indonesia.
b. Untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip bagian
Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan
UmumRepublik Indonesia.
c. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam melakukan sistem
pengelolaan arsip dinamis bagian Administrasi Perkantoran di
Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia.
2. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk:
a. Memberikan masukan tentang sistem pengelolaan arsip, khususnya
di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, mengingat
pentingnya sistem prosedur dalam mendapatkan temu kembali
arsip.
b. Mendorong Kementerian Pekerjaan Umum untuk kebutuhan
pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian
tujuan manajemen sesuai target yang telah ditentukan agar mudah
memproses sistem pengelolaan arsip.
8
c. Penelitian ini bermanfaat bagi penelitian untuk meningkatkan
pemahaman dan menambah khazanah ilmu pengetahuan khususnya
di bidang pengolahan arsip dinamis.
D. Definisi Istilah
1. Arsip
Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.6
2. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung
organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai
bahan kerja. 7
3. Pemberkasan
Permberkasan adalah fungsi yang dimiliki oleh seluruh pengguna
untuk memberkaskan suatu arsip yang diterima ke dalam miliknya,
berkas bawahan, atau berkas yang menjadi kewenangan.8
6 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
7 Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan
Layanan Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h.66 8 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).
9
4. Klasifikasi
Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan
pengaturan aktivitas bisnis dan ataua rekod ke dalam kategori menurut
perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai
dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.9
5. Rekod Elektronik
Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto, pertukaran data elektronik, surat elektronik, telegram,
teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses,
simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.10
6. Manajemen Rekod
Manajemen Rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan
diperlihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau
perorangan, dalam rangka kewajiban hukum atau transaksi bisnis.11
7. Temu Kembali
Temu kembali adalah proses menempatkan dan memindahkan arsip
atau file dari tempat penyimpanan.12
8. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Tata Naskah Dinas Elektronik adalah suatu modul dari Perkantoran
Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang dikembangkan
9 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 10
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik. 11 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 12
Read-Smith, dkk. “Records Management”.7th ed. (Australia: South-Westrn,2002).h.139.
10
dengan memanfaatkan teknologi intranet berbasis pada jaringan
komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum dan aplikasi
web yang mengakses data surat di dalam program manajemen basis
data.13
E. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi: latar
belakang, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN LITERATUR
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang sesuai dengan
jenis arsip yang diambil dan sejumlah variabel penelitian yang
relevan dengan topik penelitian, meliputi: pengertian, legalitas,
buku pedoman dan sejenisnya.
BAB III : METODE PENELITIAN
Bab ini membahas mengetahui arti pentingnya penelitian sehingga
keputusan-keputusan yang dibuat dapat dipikirkan dan diatur
dengan sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang
sudah ada, yaitu untuk mengukur sampai beberapa jauh hasil
penelitian dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya Jenis dan
Pendekatan Penelitian, Sumber Data, Pemilihan Informan, Teknik
Pengumpulan Data, Teknik Analisis Data, Jadwal Penelitian
13 Biro Umum Sekretariat Jenderal. “Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)”.
(Jakarta:Kementrian Pekerjaan Umum,2013). h.1
11
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan meliputi ,Gambaran Umum, lokasi geografis,
dasar-dasar hukum, tujuan perpustakaan, visi dan misi, tugas dan
fungsinya, koleksi, SDM, layanan, sarana dan prasarana, dan
sejenisnya. Menjelasan lebih lanjut teknik pengambilan sampel
atau kriteria informan yang ditetapkan, tahapan penelitian,
penjelasan tentang informan, hasil penelitian yang berupa tabulasi
dan cuplikan hasil wawancara dan diakhiri dengan pembahasan
yang disesuaikan dan menjawab tujuan penelitian.
BAB V : PENUTUP
Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, yang meliputi:
penarikan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-
saran. Baik kesimpulan dan saran wajib menjawab tujuan
penelitian secara singkat dan padat.
12
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
Menurut NARA (National Archives and Records Administration), arsip
adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau materi
dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau karakteristiknya,
dibuat atau diterima oleh agensi Amerika Serikat dibawah hukum federal atau
hubungannya dengan transaksi kepentingan publik dan dipreservasi oleh
agensi tersebut sebagai bukti organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan,
prosedur, operasi, atau aktivitas lain pemerintahan atau karena alasan nilai
informasi di dalamnya.2
Pengertian arsip menurut James Gregory Bradsher, 3
yaitu:
1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2 NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records
Management Profile. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada tanggal 20 april
2015. 3 James Gregory Bradsher “Managing Archives and Archival Institutions”. (The University
Chicago Press,1991).h.3
13
“Archives are the official or organized records of governments, public
and private institutions and organizations, gropus of people and
individuals, whatever their date, form and material appearance, which
are no longer needed to conduct current business, but are preserved,
either as evidence of origins, structures, functions, and activities or
because of the value of the information they contain, wheter or not they
have been transferred to an archival institution.”
Menurut International Councial on Archives, rekod adalah informasi
terekam yang dihasilkan atau diterima sebagai bagian dari aktifitas institusi
atau individu yang meliputi konten, konteks, dan struktur yang cukup untuk
memberikan bukti suatu aktifitas.4
Dari beberapa pengertian yang telah penulis uraikan, maka pengertian
rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti
dari kegiatan atau transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi atau
perorangan serta secara langsung masih digunakan untuk perencanaan atau
pengambilan keputusan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu.
Arsip dapat dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung
untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih
aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi sehari-
4 International Councial on Archives. Electronic Record: a workbook for archivist. Paris: ICA,2005.
14
hari.5 Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit
pengolahan arsip. Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor
pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya.6
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan, berkebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggara sehari-hari administrasi Negara. Arsip
mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional akan disimpan di ANRI, dan
dapat diakses oleh masyarakat yang berkepentingan.
Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip
aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam
kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan
dan sebagai bahan kerja. 7 Arsip ini akan dipergunakan dan diolah pada unit
pengolah. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan
lagi dalam kegiatan keseharian organisasi. Dalam pelaksanaannya seharusnya
arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip.
Selain itu, arsip dinamis perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi dasar
arsip dinamis8, yaitu:
5 Boedi martono. “Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan”.
(Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994). h.105 6 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.2 7 Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan
Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h.66 8. Penn Ira A. “Records management handbook”.(England: Gower House, 1992).h.107
15
1. Sebagai bukti (evidence).
2. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi
untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retensi
arsip.
Pada umumnya rekod aktif dikelola oleh unit kerja atau unit pengolah
di suatu organisasi. Jika organisasi tersebut memiliki unit penyimpanan secara
fisik yang terpusat, maka rekod aktif dikelola oleh unit tersebut, biasanya
dikenal dengan istilah central file. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola
rekod aktif9, adalah:
a. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas
menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor,
abjad atau subjek.
b. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana
temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan
prinsip asal-usul dan urutan asli. Kegiatan yang tercakup dalam
pembuatan sistem temu kembali adalah pengklasifikasian dan
pengindeksan. Sarana yang perlu diperhatikan dalam mengontrol isi
intelektual rekod adalah skema klasifikasi atau thesaurus.
9 Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan
Budaya Universitas Indonesia. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2003). h.20
16
Rekod dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunaannya10
,
yaitu:
a. Current Records
Current Records disebut juga sebagai rekod aktif yang frekuensi
penggunaannya masih tinggi pada suatu organisasi. Rekod aktif adalah
rekod yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip
ini di unit pengolah masing-masing unit kerja (central file) masing-
masing organisasi.
b. Semi-Current Records
Semi-Current Records merupakan rekod semi aktif yang frekuensi
penggunaanya sudah menurun. Rekod semi aktif berada diantara rekod
aktif dengan rekod in-aktif yang berasal dari tahun lalu, namun masih
digunakan untuk kepentingan tahun seakarang.
c. Non-Current Records
Non-Current Records merupakan rekod in-aktif, yang tidak lagi
dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang.
Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain11
, yaitu:
a. Kertas, microfilm, atau elektronik.
b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar,foto dan lain-lain.
10 Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice
(London: Facet Publishing, 2003), h. 6. 11 Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd
ed.( Sydney: Longman Australia, 1998). h.5
17
c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah data, spreadsheets, email,
citra digital.
d. Audio atau video.
e. Dokumen tulisan tangan.
f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang
sangat berstruktur seperti formulir.
B. Rekod Elektronik
NARA mendefinisikan rekod elektronik adalah semua yang masuk
dalam definisi rekod, tetapi disimpan dalam medium elektronik.12
Menurut
William Saffady menambahkan karakteristik bahwa rekod elektronik adalah
informasi terbacakan mesin (machine-readable). Rekod elektronik bisa
menyimpan jenis informasi apapun seperti data kuantitatif dalam basisdata
dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik,
gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Rekod elektronik
diciptakan oleh komputer dan peralatan lain yang berfungsi seperti komputer
dan informasi disimpan dalam bentuk digital. Sebuah surat yang dibuat
dengan aplikasi perkantoran dan disimpan sebagai berkas komputer adalah
rekod elektronik, tetapi copy tercetak dari surat tersebut bukanlah rekod
elektronik.13
12 NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records
Management Profile. 2005. 13 William Saffady. Managing electronic records. 4Th ed. (New York: ARMA International 2009).
18
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008
tentang informasi dan transaksi elektronik, disebutkan bahwa Informasi
Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, pertukaran data
elektronik, surat elektronik, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang
memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.14
Rekod elektonik merupakan rekod yang penciptaannya berbentuk
elektronik sampai masa retensi hingga diputuskan musnah atau disimpan
permanenkan. Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun
seperti dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi
perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan
lain-lain. Informasi yang ada disimpan di dalam komputer, dan kode akses
atau simbol dalam dokumen itu mempunyai arti agar mudah nya suatu
pencarian dokumen.
C. Model Pengelolaan Rekod
1. Model Siklus Hidup
Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa
penyusutan. Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi
lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan
14 Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
19
penggunaan.15
Menurut Philip C. Bantin (n.d.) mendeskripsikan model
daur-hidup sebuah rekod kedalam beberapa tahap atau periode, mirip
seperti organisme hidup. Pada tahap pertama, rekod diciptakan. Pada
tahap kedua rekod memasuki masa aktif dengan nilai primer maksimum,
aktif dan sering digunakan oleh institusi pembuatnya serta digunakan
untuk pengambilan keputusan (di Indonesia biasa disebut arsip dinamis
aktif). Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di kantor/unit kerja tempat
penciptanya atau dimana rekod tersebut aktif digunakan. Pada akhir tahap
kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah dimusnahkan atau
memasuki tahap berikutnya (ketiga) dan diubah statusnya menjadi semi-
aktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak diperlukan
untuk pengambilan keputusan sehari-hari (di Indonesia biasa disebut arsip
dinamis inaktif). Karena rekod tidak digunakan secara reguler, maka
biasanya disimpan ditempat berbeda (pusat penyimpanan). Pada akhir
tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan apakah rekod
akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat. Yaitu disimpan sebagai
menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives (di Indonesia biasa
disebut arsip statis). Biasanya hanya sekitar 5-10% rekod yang menjadi
arsip. Biasanya disimpan di pusat arsip setempat seperti pusat arsip
15
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:Gower,1994).h.12
20
propinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka preservasi
dan mendeskripsikan archives yang disimpan.16
Didalam setiap fase ini ada berbagai elemen dan aktifitas. Diakhir
siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya, siklus hidup arsip
(statis). Arsiparis mengidentifikasi dan menilai guna rekod,
mengakuisisinya, mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan
akses ke arsip tersebut.17
Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan
yang dialami rekod dalam siklus hidupnya secara beragam. Penn Ira
menyebutkan bahwa siklus hidup terdiri dari lahir (fase penciptaan), hidup
(fase pemeliharaan dan penggunaan) dan mati (fase pemusnahan).18
Menurut Kennedy, siklus hidup rekod menjadi lima fase yaitu pencitaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.19
Sedangkan
menurut Patria Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan, distribusi,
penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod
inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama
sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan
oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah
menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat
rekod. Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau
16 Philip C Bantin. n.d. Strategies for managing elecrtonic records: a new archival paradigm? An
affirmation of our archival traditions? http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada
tanggal 30 April 2015. 17 Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.
(Sydney: Longman Australia, 1998).h.9 18
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:Gower,1994).h.12. 19
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.
(Sydney: Longman Australia, 1998).h.9
21
outsorcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir , rekod in aktif
dinilai untuk dimusnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan
atau depo/repository arsip. 20
Gambar 1 Menurut Patricia Wallace Model Siklus hidup Rekod21
2. Model Kontinum
Model kontinum rekod merupakan model manajamen rekod sebagai
sebuah proses berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai
disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari
perspektif aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan
visualisasi dalam tahapan berurutan, yang merupakan penekanan dari
analogi siklus hidup. Hal ini seperti mengelola rekod dengan pertanyaan
rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bukti kegiatan,
20
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood Cliff, NJ: Prentince
Hall,1992).h.4
21 Ibid h.16
22
sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk menjamin rekod teratur
dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk kebutuhan organisasi
dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model kontinum
mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk
dokumentasi pembuktian sebagai bagian integrasi manajemen operasional
dan strategis.22
Kontinum rekod sebagai sebuah model mulai diformulasikan oleh
Upward berdasarkan 4 prinsip23
, yaitu:
a. Sebuah konsep “rekod” yang termasuk didalamnya rekod dengan
nilai berkelanjutan (archives) yang menekankan pada penggunaan
untuk transaksi, pembuktian, dan tujuan ingatan, dan menyatukan
pendekatan penataan rekod, apakah untuk disimpan sementara atau
selamanya.
b. Fokus kepada rekod sebagai entitas logik daripada fisik tanpa
melihat apakah berbentuk kertas atau elektronik.
c. Institusionalisasi profesi kearsipan menekankan pada kebutuhan
mengintegrasikan kearsipan kedalam proses dan tujuan bisnis dan
masyarakat.
d. Ilmu kearsipan adalah dasar pengetahuan bagi penataan rekod.
22
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.
(Sydney: Longman Australia, 1998).h.10 23 Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties.
1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html.
Diunduh 30 April 2015.
23
Kennedy menerangkan empat dimensi yang digunakan Upward pada
model kontinumnya24
,yaitu:
a.) Pada tingkatan pertama, model kontinum mengidentifikasi aktifitas
yang akuntable dan menciptakan bukti aktifitas yang dapat
diandalkan (reliable) dengan menangkap (capturing) rekod
transaksi yang berhubungan. Rekod dari aktifitas bisnis diciptakan
sebagai bagian dari komunikasi proses bisnis dalam organisasi
(contoh: melalui email, software manajemen dokumen, atau
software aplikasi lainnya).
b.) Pada tingkatan kedua, sistem penataan rekod mengelola
“kumpulan” transaksi dan seri rekod yang mendokumentasikan
proses pada unit kerja atau sebuah fungsi tunggal dari suatu
kompleksitas. Rekod yang telah diciptakan atau diterima pada
sebuah organisasi ditandai dengan metadata, termasuk bagaimana
rekod bisa saling terhubung.
c.) Institusionalisasi profesi kearsipan mensyaratkan penekanan
khusus pada kebutuhan untuk mengintegrasikan penataan rekod
kedalam bisnis dan proses dan tujuan masyarakat.
d.) Pada tingkatan keempat, pembentukan kearsipan kolaboratif
dibawah panduan otoritas kearsipan publik yang berwenang
melayani masyarakat, fungsi konstituennya, dan entitas yang
24
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.
(Sydney: Longman Australia, 1998).
24
mendukung mereka. Pendirian kearsipan untuk melayani
kebutuhan dokumenter dari banyak entitas dalam wilayah guna
memastikan akuntabilitas dan memori kultural masyarakat
keseluruhan. Rekod mensyaratkan adanya tujuan akuntabilitas
masyarakat atau bentuk lain memori kolektif menjadi bagian dari
sistem arsip yang lebih luas meliputi rekod dari berbagai
organisasi.
Gambar 2. Menurut Frank Upward Model Rekod Kontinum25
25 Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties.
1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html.
Diunduh 30 April 2015.
25
D. Manajemen Arsip Dinamis
Arsip dapat dilihat bahwa terdapat keterkaitan antara arsip dan
aktivitas organisasi. Hal ini karena arsip adalah bukti dari kegiatan dalam
sebuah organisasi. Oleh karena itu arsip merupakan hal yang sangat penting
dan perlu diperhatikan. Untuk itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik pada
setiap organisasi, pengelolaan arsip ini biasanya disebut manajemen
kearsipan. Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo, hubungan antara
kegiatan, arsip, dan manajemen arsip terlihat pada gambar berikut: 26
Gambar 3 Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo hubungan
antara kegiatan, arsip, dan manajemen arsip
Activites
generate determine the structure of
are evidence of support
are organized in
record management Records
are used to manage
26 Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”.
(London:Facet Publishing.2003).h.24
26
Menurut ISO 15489-1, manajemen rekod didefinisikan sebagai bagian
dari kajian manajemen yang membahas pengelolaan rekod yang efisien dan
sistematis:
“field of management responsible for the efficient and systematic control
of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of
records,including processes for capturing and maintaining evidence of
and information about business activities and transactions in the form of
records.”27
Menurut Judith Read-Smith manajemen record adalah pengawasan
sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap
pemprosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan, dan temu kembali,
sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.28
Menurut Wallace, menjelaskan
bahwa manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan
konsisten mencakup keseluruhan daur hidup rekod.29
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa manajemen
rekod merupakan bagian terpenting dalam organisasi untuk memastikan
aktivitas bisnis telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup
rekod melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling
terkait. Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan
efisien ke informasi yang tepat ketika dibutuhkan.
27 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 28 Read-Smith,dkk. “Record Management”. (USA: South Western,2002). h.2. 29 Patricia Wallace. “Record Management: Integrated Information System”. (Englewood Cliff, NJ:
Prentince Hall,1992).
27
Tujuan manajemen rekod adalah menjaga akuntabilitas proses bisnis
organisasi. Menurut Luciana Duranti akar teoritis manajemen rekod ada pada
diplomatics yang sudah ada dan sudah dikembangkan sejak lebih seratus
tahun yang lalu.30
Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut31
, yaitu:
a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang
dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,
b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,
c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,
d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau
pengguna rekod.
1. Proses Manajemen Arsip
Manajemen kearsipan sangat penting, dimana kita harus mengerti
bagaimana melaksanakan manajemen kearsipan tersebut. Terdapat
delapan tahap proses manajemen kearsipan32
, yaitu:
a. Capture (pencatatan)
Proses pencatatan adalah proses penentuan rekod harus dibuat atau
disimpan. Ini berlaku baik untuk rekod yang dibuat maupun diterima
oleh organisasi. Pada tahapan ini, sudah ditentukan juga siapa saja
diperbolehkan mengakses rekod tersebut dan beberapa lama masa
30 Luciana Duranti. Concepts and principles for the management of electronic records, or records
management theory is archival diplomatics.Records Management Journal Vol.20 No.1,2010.h. 78-95 31
Robek, dkk. “Information and Record Management”. (California: Glencoe,1987).h.8. 32 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
28
retensinya. Di dalam sistem rekod berbasis tercetak, pencatatan dapat
berjalan efektif apabila menempatkan dokumen dalam urutan
kronologis dengan file atau folder yang dilengkapi judul.
Pengelompokkan ini menghubungkan dokumen-dokumen yang saling
berhubungan dan memungkinkan pengguna untuk mendapatkan
informasi yang saling berhubungan dengan mudah. Sistem yang
menangkap rekod harus juga menangkap metadata yang berkaitan
dengan rekod tersebut yang dapat menggambarkan konteks, isi dan
struktur. Tujuan dari pencatatan rekod ke dalam sistem rekod adalah
untuk menciptakan hubungan antara rekod dengan pencipta dan
konteks kegiatan bisnis, menempatkan rekod dan hubungan dalam
sistem rekod, dan menghubungkan kerekod-rekod lain.
b. Registration (registrasi)
Registrasi adalah kegiatan untuk memberikan rekod sebuah
identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Dalam sistem-sistem
yang menggunakan sistem registrasi, bertujuan untuk menyediakan
bukti bahwa rekod telah diciptakan dan sudah masuk dalam sistem
rekod. Tercakup di dalamnya deskripsi informasi singkat member
penandaan unik. Proses registrasi biasanya jarang digunakan dalam
sistem berbasik tercetak dalam beberapa budaya manajemen rekod.
c. Clasification (Akses dan keamanan klasifikasi)
Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan
pengaturan aktivitas bisnis dan atau rekod ke dalam kategori menurut
29
perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai
dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.
d. Access and security Clasification (akses dan keamanan klasifikasi)
Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat, mencari,
menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod.
e. Identification of disposition status (identifikasi status pemusnahan)
Pada sistem rekod, mengidentifikasi status pemusnahan dan periode
retensi dari suatu rekod dilakukan pada saat proses penangkapan dan
registrasi. Proses ini, khususnya pada sistem rekod elektronik, dapat
dihubungkan dengan kegiatan klasifikasi dan otomasi sebagai suatu
bagian dari desain sistem.
f. Storage (penyimpanan)
Pengambilan keputusan untuk menangkap sebuah rekod berarti
berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik
memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses, dan
diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan
rekod dapat dilihat dari format fisik, kegunaan, dan nilai rekod
tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan
pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama
diperlukan. Keefesienan dan keefektifan sebagai tujuan dari
pengaturan, penanganan, dan penyimpanan adalah hal yang penting.
Akan tetapi, yang tidak kalah penting adalah menyediakan pilihan
sistem penyimpanan di dalam program manajemen rekod. Organisasi
30
akan melakukan hal ini dengan melakukan analisi resiko untuk
memilih menyimpan secara fisik dan memilih penanganan yang sesuai
atau memungkinkan untuk rekod mereka. Rekod yang penting bagi
kelangsungan bisnis membutuhkan metode perlindungan dan duplikasi
sebagai tambahan untuk memastikan bahwa rekod tersebut dapat
diakses kembali jika terjadi becana. Faktor-faktor yang penting dalam
memilih sistem penyimpanan dan penanganan meliputi: volume dan
rata-rata pertumbuhan dari rekod, kegunaan dari rekod, keamanan
rekod dan kebutuhan yang sensitive, karakteristik fisik, rekod
digunakan untuk merefleksikan keperluan temu kembali, biaya yang
diperlukan untuk pilihan penyimpanan, dan keperluan akses.
g. Use and tracking (penggunaan dan pelacakan)
Pengguna rekod adalah suatu transaksi manajemen rekod yang
dibutuhkan untuk ditangkap oleh suatu sistem untuk membentuk
bagian dari metadata.
h. Implementation of disposition (implementasi dari pemusnahan)
Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan
pengimplementasian retensi rekod, penghancuran atau keputusan
pemindahan rekod yang didokumentasikan dalam aturan pemusnahan
atau alat yang lain.
2. Penyimpanan Arsip Dinamis
Setiap organisasi atau perusahaan tentu perlu memelihara dan menjaga
keutuhan arsip dinamis yang dimiliki setiap perusahaan. Dengan demikian
31
arsip dinamis perlu disimpan dengan baik agar apabila suatu saat
diperlukan dapat diakses dengan cepat. Sistem penyimpanan arsip dinamis
terdiri dari sentralisisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sistem sentralisasi
adalah kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis dipusatkan
pada satu unit bisnis. Dengan sistem sentralisasi maka perusahaan dapat
menghemat ruang dan peralatan sebab semua arsip dinamis dari masing-
masing unit bisnis hanya akan dikelola oleh satu unit bisnis. Dengan
pengelolaan yang berpusat ini maka sistem penyimpanan dari berbagai
macam arsip dapat diseragamkan dan setiap duplikasi yang ada akan
langsung dimusnakan.
Dalam sistem desentralisasi setiap unit bisnis berhak untuk membuat
kebijakan pengelolaan arsip dinamis sendiri yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing. Penerapan sistem ini sangat bermanfaat untuk
perusahaan yang besar dan terpisah-pisah letaknya. Kebutuhan akan arsip
dinamis pun dapat dengan cepat dilayani sebab penyimpanan arsip
dinamis berada di unit bisnis masing-masing. Oleh karena itu perusahaan
harus mengelurkan dana yang besar untuk menyediakan peralatan arsip
dinamis di setiap unit bisnis.33
Selain sentralisasi dan desentralisasi terdapat juga sistem yang
merupakan kombinasi dari kedua sistem tersebut. Beberapa perusahaan
sudah menerapkan sistem kombinasi ini. hal ini diterapkan berdasarkan
33 Stefanus Syauta “ Kepuasan Karyawan terhadap layanan akses arsip dinamis filling room department
pengadaan perusahaan ABC” (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2011). h.15
32
perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi. Hal ini diterapkan
berdasarkan kebutuhan untuk mengakses arsip dinamis. Apabila arsip
dinamis masih sangat dibutuhkan maka penyimpanan dilakukan pada unit
bisnis masing-masing. Ketika penggunaanya sudah mulai menurun maka
akan disimpan di tempat penyimpanan. Sentralisasi akan sangat baik
diterapkan untuk arsip dinamis yang sudah jarang digunakan untuk
aktifitas bisnis.34
Terdapat tempat penyimpanan arsip yangdikenal dengan nama records
centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis harus merupakan
tempat penyimpanan secara fisik aman untuk melindungi arsip dinamis.
Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan35
, yaitu:
a. Penyimpanan On-site
Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di
perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi
persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis.
Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam
jumlah sedikit.
b. Penyimpanan Off-site
Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan
untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan jauh
34 Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis.( Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).
35 Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”.(London:Facet
Publishing.2003).
33
dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip dinamis
ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah besar.
c. Penyimpanan Komersial
Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat
membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang menyediakan layanan
tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu perusahaan untuk
digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis.
3. Sistem Informasi Kearsipan
Untuk mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan suatu teknik-teknik
manajemen secara umum, tetapi juga diperlukan suatu sikap tertentu.
Pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian suatu sistem yang terdiri
masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam tahap input seluruh
pengaturan arsip harus dapat menentukan taksiran untuk memastikan
materi yang ada dapat dikelola dan diawasi. Arsip yang masuk ketempat
penyimpanan sebelumnya harus melalui suatu penilaian untuk
memastikan transfer di pusat arsip. 36
Dalam tahap proses, secara normal materi arsip ditata menurut
pengelompokannya, dibuat deskripsinya dan dikonservasi. Tujuan dari
deskripsi arsip adalah sebagai kontrol administrasi (pengawasan atas
materi melalui pengolahan secara fisik dan dalam penyimpanan) atau
kontrol intelektual untuk memudahkan pencarian mekanis maupun dengan
36 Michael Cook “ Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller Organization and
Local Gonvernment”. (Kent: WM Dawson& son Ltd. 1977).h.37.
34
data layanan dapat dipromosikan dengan menyajikan materi yang tersedia.
Kegiatan ini akan berlanjut, dengan penyediaan fasilitas akses bagi
pengguna yang datang. Untuk hal yang lebih khusus perlu dirancang suatu
sarana temu kembali yang di dasarkan atas deskripsi arsip, dan kalau
mungkin menerbitkannya.37
Elemen-elemen yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip
secara institusional (termasuk dalam hal ini program-program kearsipan
guna mendukung sistem informasi kearsipan)38
, meliputi:
a. Penetapan tujuan (mission statement)
b. Sumber financial yang cukup memadai
c. Prosedur tertulis untuk melindungi materi kearisipan
d. Arsiparis yang professional
e. Komitmen untuk melayani dan kelanjutan pembelajaran
f. Fasilitas yang memadai untuk penyimpanan dan penggunaan materi
kearsipan
g. Program kerja sama dengan pihak lain pengelolaan kearsipan.
Sedangkan menurut James, sistem informasi kearsipan terdiri dari
beberapa komponen kunci yang kesemuanya harus dapat bekerja sama
untuk membentuk komunikasi yang efektif dengan pengguna. Dalam hal
ini ada tiga bagian yang penting dari sistem informasi kearsipan. Pertama,
informasi tentang rekod dan mereka yang menciptakannya. Kedua, alat-
37 Toto Widyarsono “Evaluasi Aksebilitas Arsip:Studi Kasus di Unit Layanan Informasi Arsip Nasional
Republik Indonesia”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2002).h.14 38 Richard J. Cox “Managing of Institational Archives Foundational Principles and Practices”. (New
York:Greenwood Press.1992).h.26-27
35
alat yang digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar
dan aturan-aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat
tersebut.39
Dalam hal ini informasi, harus ada uraian yang menerangkan
bagian khusus atas informasi tentang rekod, asal-usulnya. Penggambaran
selanjutnya mengenai isi intelektual atas rekod, penyediaan informasi
tentang bagaimana menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya
dengan rekod lain.
Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod
adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup
registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu
kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.40
E. Sistem Temu Kembali
Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh
pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan
memungkinkan untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan.
Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan
temu kembali arsip.
Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika
sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan
permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari
39 James M. O.Toole. “Understanding archives and manuscripts”. (Tian Xia Wenhua Chuban,1996).h.80. 40
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd
ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.199.
36
kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip,
meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang
efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang
sangat penting dalam manajemen arsip.41
Menurut Chowdurry, Sistem temu kembali informasi adalah desain
untuk mengambil dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna.
Dengan sistem tersebut harus membuat ketersediaan informasi yang benar
untuk pengguna sistem temu kembali informasi bertujuan untuk
mengumpulkan dan mengorganisasi informasi pada satu atau lebih subjek
didalam menyediakan jawaban atas pertanyaan pengguna.42
Sedangkan
menurut Read-Smith temu kembali adalah proses menempatkan dan
memindahkan arsip atau file dari tempat penyimpanan.43
Berdasarkan dua pengertian tersebut bahwa temu kembali arsip adalah
proses pencarian arsip pada tempat penyimpanan dan memberikannya kepada
pengguna hingga penempatan kembali arsip ke tempat penyimpanan semula.
Namun dalam proses temu kembali arsip digital, diproses pengambilan arsip
tidak dilakukan karena arsip yang diberikan merupakan hasil pengguna dapat
mengaksesnya secara langsung ke sistem melalui personal.
Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali
dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya
sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata
41 Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).h.16. 42 Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.2 43 Read-Smith, dkk. “Records Management”.7th ed. (Australia: South-Westrn,2002).h.139.
37
didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan
tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan
dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.44
Arsip menyimpan informasi yang merupakan sumberdaya berharga
dan merupakan aset penting organisasi. Pengelolaan rekod yang baik akan
membantu pencarian informasi yang dibutuhkan secara tepat dan cepat. Riset
oleh Feldman (2004) menyebutkan pekerja pengetahuan (knowledge workers)
menghabiskan 15%-35% waktunya untuk mencari informasi terkait pekerjaan
yang dilakukan. Riset oleh Lexis Nexis (2010a, 2010b) di Eropa, Asia Pasifik
dan Afrika juga menguatkan bahwa information overload membuat para
pekerja kewalahan dan mengalami demoralisasi. Pengelolaan rekod yang baik
juga akan memudahkan proses saat organisasi ingin mengimplementasikan
teknologi informasi. Hingga akhir 1970-an, rekod masih didominasi oleh
media konvensional berupa kertas. Tahun 1981 IBM merilis komputer
personal dengan sistem operasi DOS pertama kali, komputer mulai digunakan
dalam kehidupan sehari-hari. Tahun 1984 penggunaan komputer personal
semakin marak dengan dirilisnya Komputer Personal dan perusahaan Apple
merilis komputer Macintosh. Tahun itu juga dirilis perangkat lunak pengolah
kata Word Perfect yang membuat PC marak digunakan untuk automasi
perkantoran. Pertengahan tahun 1990-an internet sudah mempunyai dampak
dahsyat terhadap kultur dan perekonomian dengan beragam metode
44 Agus Rifai. “Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai”. Al Maktabah, vol
4. No 1, April 2002:1-12
38
komunikasi baru: surat elektronik, pesan instan, percakapan telepon Voice
Over Internet Protocol, panggilan video dua arah, dan World Wide Web
(WWW). 45
Para ahli dibidang informasi memberikan pengaruh yang sangat besar
terhadap perkambangan sistem temu kembali arsip dengan menggunakan
komputer karena pada dasarnya penanganan temu kembali arsip mencakup
langkah-langkah dasar dalam temu kembali informasi, namun tetap memiliki
perbedaan prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Sasaran utama dari
temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi
yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat, membangun prosedur yang
efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, dan
mengendalikan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan. Para ahli
berpendapat bahwa temu kembali arsip akan lebih efektif jika dilakukan
dengan menggunakan komputer (terotomasi).
Sebuah sistem temu kembali dirancang untuk menemukan kembali
dokumen atau informasi yang dibutuhkan pengguna. Sebuah sistem harus
dapat menyediakan arsip yang benar untuk pengguna yang tepat. Untuk
memenuhi permintaan pengguna sebuah sistem temu kembali harus dapat
menganalisis isi dari arsip berdasarkan pertanyaan (query) yang diberikan
oleh pengguna dan mencocokannya untuk ditemukan kembali. Oleh karena
itu, tugas sistem temu kembali adalah mengumpulkan dan mengelola arsip
45 Hendro Wicaksono. “Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem
Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan
Budaya,Universitas Indonesia, 2014).h.6
39
dalam satu atau beberapa subjek untuk diberikan ke pengguna. Terdapat tujuh
fungsi utama sistem temu kembali46
, yaitu:
1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.
4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam
bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.
5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.
7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.
Sistem temu kembali di desain untuk menemukan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem temu kembali
informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna
dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti yang
dikemukakan oleh Belkin47
, yaitu:
a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen
menggunakan sekumpulan konsep.
b. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan
oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan
menemukannya dengan baik.
46
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.3 47 Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”. Canadian Journal of
Information Science,5, 1980.
40
c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide
yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan
informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
(query).
Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem
temu kembali48
, yaitu:
a. Subsistem dokumen
b. Subsistem pengindeks
c. Subsistem kosa kata
d. Subsistem pencarian
e. Sistem antarmuka (interface) pengguna
f. Subsistem pencocokan.
Sementara itu menurut Tague-Sutcliffe melihat Sistem Temu Kembali
sebagai suatu proses yang terdiri dari enam komponen utama,49
yaitu:
a. Kumpulan dokumen
b. Pengindeks
c. Kebutuhan informasi pemakai
d. Strategi pencarian
e. Kumpulan dokumen yang ditemukan
f. Penilaian relevansi
48 Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2nd ed.(
New York: Wiley,1979). h.13 49 Tague-Sutclife, J.M., “Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval System”, Journal
of the American Society for Information Science, 47(1), 1996. h.1-3.
41
Berdasarkan dari dua pendapat ini, perbedaan kompenen Sistem Temu
Kembali terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu
kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan
informasi pemakai.
Umumnya sistem temu kembali dibuat oleh orang-orang yang ahli
dalam bidang teknologi informasi. Namun, para pakar dibidang arsip juga
memiliki peran penting dalam merancang sistem temu kembali arsip karena
pada dasarnya pengelolaan arsip berbeda dengan pengelolaan informasi atau
perpustakaan. Menurut Chowdhury merangkum dari beberapa pendapat
mengenai racangan sistem temu kembali yang umum dimiliki50
, yaitu:
1. Parameter umum
a. Tujuan
b. Cakupan
c. Fungsi
d. Bentuk organisasi
e. Sumber-sumber keuangan
2. Parameter masukan
a. Ulasan
b. Tipe input
c. Penerimaan (acquisition)
d. Proses input
50
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet
Publishing,2004).h.7-8
42
e. Analisis subjek dan pengindeks
3. Parameter keluaran
a. Layanan
b. Produk
c. Pengguna
d. Pengolahan produk arsip
e. Pemasaran dan perindustrian
f. Umpan balik pengguna
g. Standarisasi
4. Parameter internal
a. Penyimpanan dokumen
b. Penyimpanan data indeks
c. Pengendalian kosa kata
d. Tingkat mekanisasi
e. Sentralisasi operasi
f. Aspek pegawai
Kegiatan penemuan kembali arsip akan sangat tergantung pada sistem
pemberkasan yang dipergunakan dan tidak berdasarkan pada orang yang
menyimpan. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya
dengan sistem penyimpanannya.51
51 Dirjen PT dan ANRI. “Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip
Dinamis:ManajemenArsip Aktif”. (Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002).h.26
43
F. Proses Temu Kembali Arsip
Dimasa lalu, ketika alat temu kembali berbasis kertas dan sering
mengalami kesulitan dalam menggunakannya, para ahli arsip sering menjadi
pilihan utama untuk keefektifan temu kembali. Sekarang, jika online database
digunakan sebagai pengganti untuk daftar kertas dan indeks, arsiparis dapat
mendukung untuk pencarian database dan mungkin perannya akan menjadi
lebih sedikit. Namun dalam sistem arsip yang kompleks, peran arsiparis masih
dibutuhkan untuk mendukung pengguna yang tidak berhasil dalam
pencariannya.
Jika arsip tercetak atau arsip elektronik yang disimpan secara offline
dikirim pengguna, maka dalam proses pengiriman diperlukan tenaga
pengiriman/arsiparis secara intensip. Sedangkan jika arsip ditangani secara
online dan pengguna memiliki software yang dapat mengakses arsip tersebut,
maka arsip-arsip dapat dikirim dengan intranet dengan mekanisme standar.
Pada saat teknologi web digunakan, temu kembali dapat diakses melalui
pencarian web dengan link langsung dari antarmuka pengguna ke tempat
penyimpanan arsip.
Sistem elektronik tidak membutuhkan manusia staf yang berfungsi
sebagai penghubung temu kembali dan pengembalian arsip, kecuali apabila
arsip yang disimpan dalam bentuk offline, seperti dalam pita atau piringan
yang tidak dapat secara otomatis diakses melalui server. Ukuran untuk
menjaga arsip dari pengguna yang tidak sah dapat dirancang ke dalam sistem.
Oleh karena itu, dibutuhkan verifikasi secara manual mengenai hak akses.
44
Dokumen sebagai objek data dalam Sistem Temu Kembali merupakan
sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeks atau
kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumen
atau ditentukan secara khusus oleh pengguna subjek dalam proses
pengindeksan yang dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi
dokumen. Pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem
pengindeksan tertentu, yaitu himpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai
bahasa indeks sehingga diperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu,
pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Dalam hal
ini Sistem Temu Kembali Informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan
(query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi
untuk mendapatkan pertanyaan-pertanyaan pencarian yang tepat. Selanjutanya
pertanyaan-pertanyaan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi
yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matchin function)
tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen .
Proses tersebut dapat diilustrasikan seperti Gambar 4.52
52
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet
Publishing,2004).h.4
45
Gambar 4. Menurut Chowdurry, G.G. Garis Besar Sistem Temu
Kembali
Berdasarkan Gambar 4 Proses sistem temu kembali dapat dikelompokkan
menjadi dua kelompok, yaitu analisis isi,dan pencarian dan temu kembali.
Analisis isi mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis,
mengatur dan menyimpan arsip. Sedangkan pencarian dan temu kembali
mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis permintaan
pengguna, menciptakan, sebuah formula pencarian, proses pencarian, dan
menemukan kembali arsip.
Sumber
informasi/arsip Analisis dan
penggambaran
Informasi /arsip
yang dikelola
Menemukan
informasi/arsip Penyesuaian
Pengguna Analisis query
Pernyataan
pencarian
46
Gambar 5. Menurut Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier
Proses Temu Kembali
teks
kebutuhan pengguna teks
Umpan
balik pengguna
Logical View Logical View
Query
Inverted file
Dokumen ditemukan kembali
Dokumen Diperingkat
Gambar 5 adalah gambar proses temu kembali dengan menggunakan
arsitektur software yang sederhana dan umum digunakan. Hal yang terpenting
dari proses temu kembali adalah pangkalan data (database).53
Pertama,
53 Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier. “Modern Information Retrieval”. (New York:ACM
Press,1999).h.10
Antar muka
pengguna
Operasi teks
Modul pengelola
deskripsi biblografi Operasi Query Pengindeks
Indeks Pencarian
Perangkat
Pangkalan
Data
47
pengguna menentukan kebutuhannya kemudian diuraikan dan
ditransformasikan oleh operasi teks yang sama, yang diaplikasikan ke teks.
Kemungkinan, operasi pertanyaan yang diberikan telah diaplikasikan
sebelumnya dengan memberikan dokumen temu kembali. Kecepatan
memproses pertanyaan tergantung dari struktur indeks yang dibangun.
Sebelum dikirim ke pengguna, dokumen yang ditemukan diatur atau
diberikan peringkat menurut kemungkinan yang paling sesuai. Kemudian
pengguna memeriksa kumpulan dokumen yang telah diatur dalam pencarian
untuk informasi berguna. Dalam sebuah siklus, sistem berguna untuk
melakukan penyeleksian dokumen oleh pengguna untuk merubah formulasi
pertanyaan. Memodifikasi pertanyaan diharapkan dapat memberikan
gambaran yang lebih baik lagi mengenai kebutuhan pengguna sebenarnya.
Setelah ditemukan, maka tahap selanjutnya adalah pencarian ke lokasi
arsip yang dicari. Jika arsip yang dipinjam adalah tercetak atau elektronik
yang disimpan dalam bentuk offline, maka perlu dilakukan proses
peminjaman karena arsip tersebut harus dikembalikan. Sedangkan jika arsip
yang dipinjam adalah arsip digital dan pengguna dapat menggunakannya
langsung dari komputer, maka proses peminjaman tidak perlu dilakukan
karena arsip tersebut tidak perlu dikembalikan. Namun, sistem harus dapat
melindungi hak akses arsip-arsip tersebut.
The Chambers science and technology dictionary yang dikutip dalam
buku Chowdury, menyebutkan pangkalan data adalah kumpulan data
48
terstruktur yang berdiri sendiri dengan beberapa aplikasi khusus. Pangkalan
data dikelola dalam sebuah indeks. Indeks sangatlah penting sebagai struktur
data karena indeks dapat membantu perencanaan dengan cepat kapasitas data
yang besar.
G. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
1. Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan suatu modul
dari Perkantoran Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang
dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi intranet yang berbasis
pada jaringan komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum
dan aplikasi web (asp script) yang mengakses data surat di dalam program
manajemen basis data (SQL Server). Pemilihan teknologi jaringan intranet
ini mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Cepat dalam pengembanghan aplikasi.
b. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada pengguna.
c. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis
data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemiliharaan data.
d. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan
kode program hanya di web server dan database server.
e. Untuk mengakses Software Aplikasi cukup mudah, karena
langkah-langkahnya cenderung sederhana, karena aplikasi yang
49
dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat sehari-
hari.
1) Tujuan TNDE
Tujuan TNDE ini mewujudkan keterpaduan, keserasian dan
keseragaman dalam memberikan dukungan pelayanan kepada
pimpinan dengan memanfaatkan jaringan intranet melalui aplikasi
TNDE yang meliputi Persuratan Elektronik, Penelusuran Surat dan
Disposisi, Agenda Harian, Sistem Berbasis Data dan Sistem
Pengamanan.
2) Manfaat TNDE
Dengan diimplementasikan aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai
berikut:
a) Mendukung kebijakan perkantoran elektronik guna menuju e-
Government.
Dengan melaksanakan tata TNDE, berarti sudah melaksanakan
sebagai fungsi perkantoran elektronik, antara lain terdiri dari:
o Aplikasi dan sistem berbasis web
o Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna
o Penelusuran disposisi dan tindak lanjut disposisi
pimpinan
o Agenda harian elektronik
b) Efisiensi dan efektifitas pekerjaan
50
Naskah dinas yang sudah diinput di dalam TNDE dapat
dipantau dan dicari kembali datanya dengan mudah dan dalam
waktu yang singkat.
c) Penghemat pengguna kertas
Pengurangan penggunaan kertas karena data yang tersimpan
dalam server TNDE dapat dibaca secara langsung.
d) Penghemat dan kemudahan penggandaan
Data tata naskah dinas yang tersimpan bisa dilihat dari
Personal Computer (PC) dan dapat digandakan secara
langsung.
e) Penghematan tempat penyimpanan
Dengan menyimpan data naskah dinas dalam server TNDE
dapat mengurangi ruangan tempat penyimpan.
f) Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen
Waktu pencarian naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat
signifikan karena dengan mengetik kata kunci, informasi
naskah dinas yang dimaksud dapat diperoleh secara mudah.
g) Tidak ada resiko kehilangan dokumen
Karena semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan
dalam server TNDE yang back-up secara berkala, maka resiko
kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat
dikurangi.
h) Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya
51
Secara otomatis dapat dikendalikan dan dimonitor aktivitas
pengguna aplikasi TNDE dalam lingkup intranet sehingga
memudahkan dalam pemantauan.
i) Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah
dinas. Dalam lingkup intranet pengguna dapat secara langsung
memonitor dokumen naskah dinas, alur naskah dinas, dan
tindak lanjut disposisi naskah dinas yang sedang berjalan.
2. Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Dalam rangka penerapan TNDE lingkup intranet yang produktif,
transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien di
lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum, maka diperlukan topologi
TNDE yang dinamis, detail dan jelas. Topologi TNDE lingkup intranet di
lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum sebagaimana dimaksud adalah
sebagai berikut: 54
Gambar 6. Menurut Kementerian Pekerjaan Umum Topologi
Jaringan TNDE
REPLIKASI
REPLIKASI
54 Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Kementrian Pekerjaan Umum (Jakarta:Biro Umum
Sekretariat Jenderal,2013). h. 11
JARINGAN
KOMPUTER
KEMENTRIAN PU
ES I-IV
CIPTA
KARYA BADAN
LITBAG
ITJEN
ES I-IV
ES I-IV
ES I-IV
ES I-IV
BINA
MARGA
SETJEN
52
REPLIKASI
REPLIKASI
TNDE terkoneksi melalui jaringan komputer ke seluruh unit
organisasi/unit kerja di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum. Server-
server sistem TNDE yang terpasang di unit organisasi/unit kerja dapat
melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna sistem
TNDE di unit organisasi/unit kerja dapat mengakses sistem TNDE melalui
server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap unit
organisasi/unit kerja.
3. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementrian Pekerjaan Umum
a. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik
53
Sejalan dengan semakin tingginya volume tata naskah dinas dalam
perkantoran dan meningkatnya kebutuhan kecepatan dalam
penyampaian informasi, maka dibutuhkan alat bantu berupa Tata
Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
TNDE mempunyai beberapa kelebihan yaitu dapat terhubung dengan
pengguna lainnya dalam lingkup Local Area Network (LAN) lingkup
intranet Kementrian Pekerjaan Umum.
b. Pengguna Penelusuran Surat
Penelusuran surat adalah sistem yang menelusuri dan memantau
seluruh aliran surat masuk secara elektronik untuk memastikan
korespondensi diproses dengan benar.
c. Pengguna Penelusuran Disposisi
Penelusuran disposisi adalah sistem yang menelusuri dan memantau
aliran disposisi korespondensi secara elektronik untuk memastikan
korespondensi diproses dengan benar.
d. Penggunaan Templat Naskah Dinas
Aplikasi TNDE Kementrian Pekerjaan Umum menyediakan
templat/boring jenis dan format naskah dinas yang dapat diunduh
sesuai Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.10/PRT/M/2011
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kemetrian Pekerjaan Umum
yang berlaku untuk semua Unit Organisasi/Unit Kerja sehingga
terciptanya tertib keseragaman Jenis dan Format Naskah Dinas.
e. Penggunaan Agenda Harian Elektronik
54
Agenda harian elektronik berfungsi sebagai alat untuk mencatat,
mengingatkan, dan menunjukkan rencana kerja pimpinan. Pengguna
agenda elektronik ini akan memudahkan proses pencarian dan
pemantauan agenda acara. Agenda elektronik dapat ditampilkan dalam
dimensi waktu, seperti harian, mingguan, dan bulanan.
f. Penggunan Sistem Basis Data
Sistem basis data berisikan informasi profil sampai keterangan rinci
masing-masing entitas informasi seperti data kepegawaian, data
perlengkapan dan sebagainya di lingkungan Kementrian Pekerjaan
Umum, untuk dapat diakses oleh pemakai yang berhak.
g. Penggunaan Sistem Keamanan
Untuk mencegah kerusakan dan penyalahgunaan data atau informasi
yang bersifat rahasia diperlukan sistem keamanan melalui kode akses
(password), identitas pengguna (account), tingkat otoritas
(authorization level), dan alat proteksi (block protection). Akses
keamanan merupakan salah satu aspek yang sering dipertanyakan
dalam implementasi sebuah sistem informasi. Jika kita ingin membuat
sistem informasi yang sangat aman, maka akan sulit digunakan secara
mudah dan bahkan menjadikannya tidak berfungsi. Untuk itu
penggunaan tiap aplikasi perlu diberikan batasan. Dilihat dari
fungsinya dalam sebuah sistem informasi, keamanan dapat dibagi
menjadi tiga kelompok, yaitu network security, sistem pengamanan
yang terfokus pada media pembawa informasi/data, misalnya firewall
55
dan lainnya: komputer security, sistem pengamanan yang terfokus
pada komputer (server, workstation, terminal), termasuk didalamnya
masalah yang berhubungan dengan operating sistem; dan application
security, sistem pengamanan yang terfokus pada program aplikasi
(Perangkat Lunak (software)) dan database.
h. Pemindaian Dokumen
Aplikasi TNDE Kementrian Pekerjaan Umum dilengkapi dengan
sistem pemindaian (scanning dokumen) yang berfungsi untuk dapat
menyimpan surat-surat kedinasan pimpinan secara elektronik dengan
cara memindai surat-surat yang berbentuk hardcopy menjadi softcopy.
H. Penelitian Terdahulu
Skripsi yang pertama yaitu Kepuasan Karyawan Terhadap
Layanan Akses Arsip Dinamis di Filling Departemen Pengadaan
Perusahaan ABC yang disusun oleh Stefanus Syauta, Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya di Universitas Indonesia 2011. Dengan tujuan untuk
mengidentifikasi dan menggambarkan tingkat kepuasan karyawan Perusahaan
ABC terhadap layanan akses arsip dinamis di Filling Room Departemen
Pengadaan Perusahaan ABC dengan menggunakan metode Servqual dengan
kepuasan karyawan secara keseluruhan.
Tesis yang kedua yaitu Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik
yang Terintegrasi dengan Sistem Penanganan Kasus pada Lembaga
Bantuan Hukum Jakarta yang disusun oleh Hendro Wicaksono, Fakultas
56
Ilmu Pengetahuan Budaya di Universitas Indonesia 2014. Dengan tujuan
untuk melaksanakan pembuatan rancangan bangun sistem manajemen rekod
elektronik yang terintegrasi dengan proses bisnis organisasi (sistem
manajemen kasus) yang memenuhi kebutuhan pengguna serta persyaratan
sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan di PDBH< LBH
Jakarta.
Tesis yang ketiga yaitu Evaluasi Aksebilitas Arsip: Studi Kasus di
Unit Layanan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia yang disusun
oleh Toto Widyarsono, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya di Universitas
Indonesia 2002. Dengan tujuan mengetahui pemanfaatan khasanah arsip di
arsip Nasional RI oleh pengguna, mengidentifikasi kelompok pengguna arsip
dalam melakukan akses terhadap arsip, mengidentifikasi kendala dan
permasalahan yang dihadapi baik oleh pengguna dalam mengakses arsip
maupun unit layanan dalam memberikan layanan kearsipan.
Tesis yang keempat yaitu Perancangan Sistem Otomasi Manajemen
Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas yang
disusun oleh Nina Mayesti, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya di Universitas
Indonesia 2003. Dengan tujuan untuk melakukan perancangan sistem otomasi
manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen
rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada dasar Pusat Rekod Fakultas
Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.
57
58
58
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis mengambil jenis penelitian deskriptif
dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum
dari pengelolaan arsip dinamis. Penelitian deskriptif merupakan penelitian
yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang
terjadi di lapangan seperti apa adanya.53
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui
“makna” (meaning) yang sebenarnya di balik fakta-fakta.54
Bodgan dan
Taylor mengemukakan bahwa metodelogi kualitatif sebagai prosedur
penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau
lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.55
B. Sumber Data
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa adanya perantara
atau langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini data primer
diperoleh langsung dari lapangan (tempat penelitian) yaitu dari Kepala
Sub Bagian Kearsipan, di bagian administrasi perkantoran di Biro
Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum.
53
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60. 54
Ibid h.61 55
Lexy Moleong. J. Metodelogi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja
Rosdakarya,2001).h.3
59
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tudak langsung dari
sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah). Atau, seseorang
mendapat informan orang lain.56
Data sekunder merupakan data
mendukung data primer.
C. Indikator Penilaian
Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan
indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan Pokok Kearsipan dan International Standard Organization (ISO)
15489 part 2 (guidelines) serta beberapa literatur yang diperoleh dari buku,
skripsi dan jurnal.
Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri dari:
1. Pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi: penciptaan dan penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan.
2. Perlengkapan arsip dinamis.
3. Kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis
4. Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian
Pekerjaan Umum Republik Indonesia.
56
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999).h.87.
60
Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel tersebut ke dalam
bentuk tabel, sebagai berikut:57
Tabel 1. Indikator Penilaian
57
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
Pendidikan Islam (Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012), h. 49.
No. Dimensi Indikator Catatan
A. Pengelolaan Arsip Dinamis
I Penciptaan
dan
Penerimaan
1. Penciptaan
a. Menciptakan arsip
dinamis yang baik
dan benar
b. Mampu
menggolongkan
arsip dinamis yang
diciptakan
c. Mendistribusikan
arsip dinamis, baik
secara internal dan
eksternal
organisasi dengan
cepat dan teliti
d. Mencatat surat-
surat pada buku
agenda surat
keluar
2. Penerimaan
a. Menerima arsip
dinamis dengan
baik dan benar
b. Mampu
menggolongkan
arsip dinamis yang
diterima
c. Merespon dengan
cepat dan teliti
mengenai arsip
dinamis yang
diterima dari
eksternal
organisasi
Sesuai dengan sistem
TNDE
Sesuai dengan pedoman
klasifikasi yang di
terapkan di Kementrian
Pekerjaan Umum.
Distribusi surat sudah
memakai elektronik,
sistem pencariannya
langsung terdapat perihal
dan tanggal surat.
Ada surat keluar dicatat
melalui buku agenda.
Surat masuk langsung
dicatat melalui TNDE.
Langsung dikelompokkan
sesuai klasifikasi .
Dalam pencarian surat
sesuai dengan perihal dan
tanggalnya surat masuk.
61
d. Mencatat surat-
surat pada buku
agenda surat
masuk
Surat masuk langsung
dicatat di TNDE surat
keluar dengan buku
agenda.
II Penyimpanan 1. Menggunakan asas
penyimpanan yang
sesuai dengan lingkup
organisasi
2. Menggunakan sistem
penyimpanan yang
konsisten dan sesuai
dengan lingkup
organisasi
3. Menemukan kembali
arsip dinamis dengan
cepat
4. Menentukan retensi
arsip
5. Menyimpan arsip
dinamis sesuai dengan
prosedur
Arsip aktif masih di
administrasi perkantoran
dan in aktif di Kintaka
Citerep.
Dengan menggunakan
sistem TNDE.
Dengan sistem TNDE
dan bisa mencari nomor
klasifikasi di sistem itu.
Yang sesuai dengan
pedoman klasifikasi
Kementrian.
Setiap setahun dikirim
arsip in aktif di Kintaka
III Pemeliharaan 1. Memelihara arsip
dinamis dengan baik
dan benar
2. Menggunakan ruang
penyimpanan arsip
dinamis yang sesuai
dengan standar
3. Dapat menentukan
arsip dinamis yang
harus dipelihara
Dalam setiap setahun dua
kali mengadakan
fumigasi.
Sesuai dengan yang
diterapkan di bagian Biro
Umum.
Arsip aktif disimpan
sesuai dengan ruangan di
administrasi perkantoran
dan in aktif ada di
Kintaka dengan
melakukan fumigasi
setiap setahun dua kali.
62
IV Penyusutan
dan
Pemusnahan
1. Melakukan penilaian
arsip dinamis
2. Menyusutkan arsip
sesuai dengan JRA
3. Memusnahkan arsip
dengan metode yang
baik dan benar
4. Menyerahkan arsip
dinamis kepada ANRI
Ada tim penilaian jika
melakukan penyusutan.
Dengan melihat JRA .
Melihat JRA lalu arsip
yang sudah lewat JRA
nya langsung di
musnahkan.
Tidak rutin karena harus
dilihat dengan JRA lalu
membuat tim penyerahan
lalu diporkan ke ANRI.
B. Perlengkapan
1. Menggunakan
perlengkapan yang
sesuai dengan standar
2. Mendayagunakan
perlengkapan yang
tersedia
3. Merawat perlengkapan
yang tersedia
Adanya rol O’pack, box,
trolly dan lain-lain.
Dalam penataan arsip
perlengkapan digunakan.
Jika terjadi kerusakan
dalam perlengkapan
langsung di perbaikan.
C. Kendala
1. Membuat anggaran
khusus untuk
pengelolaan arsip
dinamis
2. Tersedianya fasilitas
penunjang yang
memadai
3. Mampu mengamankan
arsip dinamis
4. Merekrut pegawai yang
memiliki kualifikasi di
bidang kearsipan
5. Mampu
mengoptimalkan SDM
yang tersedia untuk
mengelola arsip
dinamis dengan
mengikuti berbagai
kegiatan
pembinaan/pelatihan
Setiap anggaran sudah
dikelompokkan untuk
masing-masing dalam
pengelolaan arsip.
Adanya kegiatan
olahraga, kesehataan.
Adanya satpam dan OB
untuk menjaga ruangan.
Dengan mendidik yang
bukan ahli kearsipan
dengan cara diklat.
Pembinaan pengelolaan
arsip dinamis yaitu tugas
dari Biro Umum .
63
D. Pemilihan Informan
Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih
orang-orang yang akan diwawancarai (informan).58
Peneliti ini mengambil
informan sebanyak satu orang yaitu Kepala Sub Bagian Kearsipan bagian
Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian
Pekerjaan Umum, kepala Subbagian Kearsipan dengan alasan yang
bersangkutan dianggap sebagai pelaksana dan penanggung jawab dari
kebijakan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum
yang telah ditentukan.
E. Teknik Pengumpulan Data
Adapun tenik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian
ini adalah:
58 Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h. 53.
D. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Adanya keterlibatan
pimpinan dalam
pengelolaan arsip
dinamis
2. Membuat
kebijakan/peraturan/
SOP mengenai
pengelolaan arsip
dinamis
Adanya peraturan yang
telah diterapkan di
Kementrian Pekerjaan
Umum tentang kearsipan.
Setiap tahunnya dibikin
dan ditinjau lagi SOP.
64
1. Observasi (Pengamatan)
Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau
peristiwa yang terjadi dilapangan dan untuk menjawab pertanyaan.
Observasi adalah sebagai pengamatan dan pencatatan secara
sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian.59
Hal ini dilakukan dengan harapan dapat memperoleh data yang
lengkap dan dapat membantu penelitian ini. Peneliti berperan sebagai
pengamat yang mencoba mempelajari dan memahami hal-hal yang
terjadi dan berkenan dengan objek penelitian. Penelitian akan
melakukan observasi pada saat Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Biro
Umum bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekejaan
Umum yang sedang dilakukan.
2. Wawancara
Wawancara merupakan instrumen penelitian utama dalam proses
penelitian ini. Wawancara adalah pengambilan data dengan cara
menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya dengan
bercakap-cakap secara tatap muka.
Wawancara yang akan dilakukan oleh peneliti adalah wawancara
secara mendalam dan terstruktur. Dengan adanya wawancara ini,
peneliti melakukan pertanyaan yang sesuai indikator penilaian dengan
objek penelitian yang dapat memberikan informasi mengenai Sistem
Pengelolaan Arsip Aktif di Adminitrasi Perkantoran Biro Umum di
Kementrian Pekerjaan Umum yang menangani arsip.
59 Ibid h.20
65
Pihak yang terkait dalam penelitian ini akan menjadi informasi dalam
kegiatan wawancara yang dilakukan. Informan atau narasumber
penelitian adalah seseorang yang diwawancari dan yang memberikan
jawaban atas pertanyaan dari peneliti/pewawancara.
3. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang berisi
penjelasan dan penilaian terhadap informan yang diteliti yang dapat
membantu penelitian ini. Baik dari sumber-sumber yang berbentuk
tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan, biografi, peraturan,
dan kebijakan, maupun sumber-sumber yang berbentuk gambar,
misalnya foto, gambar hidup dan lain-lain. Dokumentasi digunakan
untuk memperoleh data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian
yaitu tentang Sistem Pengelolaan Arsip Aktif bagian Administrasi
Perkantoran Biro Umum di Kementrian Pekerjaan Umum, misalnya
profil Kementrian Pekerjaan Umum, sistem pengelolaan arsip dan
aplikasi yang digunakan dalam pencarian sistem arsip.
F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data kualitatif yaitu menguraikan serta
menginterpretasikan data yang diperoleh di lapangan dari para informan.
Dalam penelitian ini, penulis menganalisis secara langsung data-data yang
penulis peroleh ketika melakukan observasi dan wawancara. Data-data
yang diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang
bertujuan untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi
66
dengan disertai dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data
berupa fakta-fakta yang terkait dengan objek penelitian. Analisis data yang
dilakukan yaitu:
1. Reduksi data
Data yang diperoleh dari observasi, wawancara dan dokumentasi dicatat
dengan rinci dengan memfokuskan dan memilih hal-hal yang penting,
sehingga data yang diperoleh dapat memberikan gambaran yang jelas
mengenai topik yang sedang diteliti.
2. Penyajian data
Setelah melakukan reduksi data, penulis menyajikan data dalam bentuk
teks yang bersifat deskriptif.
3. Penarikan kesimpulan
Setelah data-data terangkum dan dijabarkan, penulis akan membuat
kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan
masalah.
G. Jadwal Penelitian
Tabel 2. Jadwal Penelitian
No. Jenis Kegiatan
Tahun 2015
Januari Februari Maret April Mei Juni
1. Penyerahan
Proposal Skripsi
dan Dosen
67
Pembimbing
2. Pelaksanaan
Bimbingan Skrispi
3. Pengumpulan
Literatur
Mengenai Skripsi
4. Melakukan
Penelitian
5. Analisis Data
6. Penyerahan
Laporan Skripsi
7. Sidang Skripsi
68
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Kementerian Pekerjaan Umum
1. Kementerian Pekerjaan Umum
Kementerian Pekerjaan Umum berdiri sejak zaman Belanda. Pada
awalnya Kementerian Pekerjaan Umum bernama lengkap Dept.Van
Burgerwrlijke Openbare Werken. Dalam bahasa Belanda, istilah Openbare
Werken artinya Pekerjaan Umum (PU). Namun, pada zaman Hindia
Belanda Openbare Werken disebut “Waterstaat Swerken” dimana
lingkungan pusat Pekerjaan Umum dinamakan dengan Dep. V&W karena
dibina oleh Dep.Van Verkeer &Waterstaat dan dikepalai oleh seorang
Direktur.
Organisasi Pekerjaan Umum tersebar di beberapa daerah di
Indonesia dengan bidang Pekerjaan Umum (Openbare Werken) yang
meliputi 1. Lands Gebouwen 2. Wegen 3. Irrigatie & Assainering 4. Water
Kracht 5. Constructie bureau (untuk jembatan), afd. Havenwezen
(Pelabuhan),afd. Electriciteitswezen (Kelistrikan) dan afd. Luchtvaart
(Penerbangan Sipil).
Pada tahun 1945 Kementerian Pekerjaan Umum berpusat di
Bandung, dengan mengambil tempat bekas gedung V&W (dikenal dengan
nama “Gedung Sate”). Tahun 1945-1949, Kementerian Pekerjaan Umum
pindah ke Yogyakarta karena terjadi revolusi fisik, lalu berpindah lagi ke
Jakarta setelah Belanda mengakui Kemerdekaan Republik Indonesia.
69
Perkembangan dan situasi politik Indonesia sejak
memproklamirkan kemerdekaannya mempengaruhi perkembangan
Kementerian Pekerjaan Umum seperti sering mengalami perubahan
pimpinan dan organisasi. Sejak tahun 1945, Kementerian Pekerjaan
Umum mengalami beberapa pergantian pemimpin. Pada kabinet Dwikora
atau Kabinet 100 Menteri, Kementerian Pekerjaan Umum mengalami
perubahan organisasi dengan di pimpinan oleh Jenderal Suprajogi dan
terbagi menjadi 5 Departemen, diantaranya:
a. Departement Listrik dan Ketenagaan
b. Departement Bina Marga
c. Departement Cipta Karya Konstruksi
d. Departement Pengairan Dasar
e. Departement Jalan Raya Sumatera
Pada masa orde baru, saat Kabinet Ampera Kemeterian Pekerjaan
Umum dengan dipimpin oleh Ir.Soetami, telah memiliki suatu susunan
struktur organisasi berlandas pada Surat Keputusan Menteri PUT
tertanggal 17 Juni 1968 No. 3/PRT/1968 dan dirubah dengan Peraturan
Menteri PUT tertanggal 1 Juni 1970 Nomor 4/PRT/1970.
Berdasarkan Peraturan Presiden Repubik Indonesia Nomor 24
tahun 2010 tentang kedudukan, tugas dan fungsi Kementerian Negara serta
susunan organisasi bahwa Kementrian Pekerjaan Umum berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Presiden.
Kementerian Pekerjaan Umum mempunyai tugas dan fungsi yang
tercantum dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 08/PRT/M/2010
70
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum. Dalam
melaksanakan tugasnya yaitu menyelenggarakan urusan dibidang
Pekerjaan Umum dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam
menyelenggarakan Pemerintahan Negara, Kementerian Pekerjaan Umum
menyelenggarakan fungsi, diantaranya:
a. Perumusan, penepatan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang Pekerjaan
Umum.
b. Pengelolaan barang milik/kekayaan Negara yang menjadi tanggung
jawab Pekerjaan Umum.
c. Pengawasan atas pelaksanan tugas di Lingkungan Kementrian
Pekerjaan Umum.
d. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan
Kemetrian Pekerjaan Umum di Daerah.
e. Pelaksanaan kegiatan teknis yang berskala Nasional.
2. Visi dan Misi Kemeterian Pekerjaan Umum (2009-2014)
Dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi,
Kementerian Pekerjaan Umum memiliki visi misi sebagai berikut:
Visi Kementerian Pekerjaan Umum yaitu Tersedia Infrastruktur
Pekerjaan Umum dan Pemukiman yang andal untuk mendukung Indonesia
sejahtera 2025.
Sedangkan Misi dari Kementrian Pekerjaan Umum adalah:
a. Mewujudkan penataan ruang sebagai acuan matra spasial dari
pembangunan nasional dan daerah serta keterpaduan pembangunan
71
insfrastruktur Pekerjaan Umum dan permukiman berbasis penataan
ruang dalam rangka pembangunan berkelanjutan.
b. Menyelenggarakan pengelolaan SDA secara efektif dan optimal untuk
meningkatkan kelestarian fungsi dan keberlanjutan pemanfaatan SDA
serta mengurangi resiko daya rusak air.
c. Meningkatkan aksebilitas dan mobilitas wilayah dalam mendukung
pertumbuhan ekonomi dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat
dengan penyediaan jaringan jalan yang andal, terpadu dan
berkelanjutan.
d. Meningkatkan kualitas lingkungan permukiman yang layak huni dan
produktif melalui pembinaan dan fasilitasi pengembangan
insfrastruktur permukiman yang terpadu, andal dan berkelanjutan.
e. Menyelenggarakan industri konstruksi yang kompetitif dengan
menjamin adanya keterpaduan pengelolaan sektor konstruksi, proses
penyelenggaraan konstruksi yang baik dan menjadikan pelaku sektor
konstruksi tumbuh dan berkembang.
f. Menyelenggarakan Penelitian dan Pengembangan serta Penerapan:
IPTEK, norma, standart, pedoman, manual dan kriteria pendukung
insfrastruktur PU dan permukiman.
g. Menyelenggarakan dukungan manajemen fungsional dan sumber daya
yang akuntabel dan kompeten, terintegrasi serta inovatif dengan
menerapkan prinsip-prinsip good governance.
72
h. Meminimalkan penyimpanan dan praktik-praktik KKN di lingkungan
Kementerian Pekerjaan Umum dengan meningkatkan kualitas
pemeriksaan dan pengawasan professional.
3. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum
a. Kementerian Pekerjaan Umum
Dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.
08/PRT/M/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Pekerjaan Umum bahwa Kementerian Pekerjaan Umum dipimpin
oleh Menteri Pekerjaan Umum dan dibantu oleh Wakil Menteri
mempunyai susunan organisasi Kementerian Pekerjaan Umum
yang terdiri atas:
a.) Wakil Menteri Pekerjaan Umum
b.) Sekretariat Jenderal
c.) Direktorat Jenderal Penataan Ruang
d.) Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
e.) Direktorat Jenderal Bina Marga
f.) Direktorat Jenderal Cipta Karya
g.) Inspektorat Jenderal
h.) Badan Pembinaan Konstruksi
i.) Badan Penelitian dan Pengembangan
j.) Staf Ahli Bidang Keterpaduan Pembangunan
k.) Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Investasi
l.) Staf Ahli Bidang Sosial Budaya dan Masyarakat
m.) Staf Ahli Bidang Hubungan Antar Lembaga
73
n.) Staf Ahi Bidang Pengembangan Keahlian dan Tenaga
Fungsional
o.) Pusat Pengolahan Data
p.) Pusat Pendidikan dan Pelatihan
q.) Pusat Komunikasi Publik
r.) Pusat Kajian Strategis
s.) Pusat Pengolahan Barang Milik Negara
Berikut merupakan Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan
Umum:
Gambar 7. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum
74
b. Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum
Dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum
No.08/PRT/M/2010, BAB IV pasal 6 disebutkan bahwa Sekretariat
Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan
tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada
seluruh unit organisasi dilingkungan Kementerian Pekerjaan
Umum. Adapun struktur organisasi Sekretariat Jenderal tercantum
pada pasal 8, yaitu:
Susunan organisasi SEKJEN terdiri atas:
a.) Biro Perencanaan dan Kerja sama Luar Negri
b.) Biro Kepegawaian dan Ortala
c.) Biro Keuangan
d.) Biro Umum
e.) Biro Hukum
f.) Kelompok Jabatan Fungsional
Biro Umum berada di bawah Sekretariat Jenderal
mempunyai tugas yang tercantum dalam pasal 66 yaitu
melaksanakan pembinaan, pengelolaan, ketatausahaan,
administrasi perkantoran, dan Kementerian, kerumah tanggaan dan
prasarana fisik.
Dalam melaksanakan tugas Biro Umum sebagaimana
dimaksud dalam pasal 66, Biro Umum melaksanakan fungsi-fungsi
sebagaimana yang tertera pada pasal 67 mengenai fungsi Biro
Umum, diantaranya:
75
a. Pelayanan ketatausahaan Kementerian, administrasi
perkantoran, kerumah tanggaan dan prasarana fisik.
b. Pelayanan ketatausahaan dan kerumah tanggaan Wakil
Menteri, Sekretariat Jenderal, staff ahli dan staff khusus,
serta urusan tata usaha dan rumah tangga biro.
c. Pelaksanaan urusan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan
Kementerian serta penatausahaan barang milik Negara.
d. Pelaksanaan urusan kesehatan, ketertiban dan keamanan,
serta urusan dalam dan angkutan.
e. Pelaksanaan urusan utilitas, bangunan gedung dan rumah
jabatan, sarana dan prasarana lingkungan.
Berikut merupakan struktur organisasi Sekretariat Jenderal
Kementerian Pekerjaan Umum:
76
Gambar 8 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian
Pekerjaan Umum
Biro Umum terdiri dari beberapa unit di dalamnya, sebagaimana
diatur pasal 68, yaitu Biro Umum terdiri atas:
a. Bagian Tata Usaha
b. Bagian Administrasi Perkantoran
c. Bagian Rumah Tangga
SEKRETARIAT
JENDERAL
Biro
Perencanaan dan
Kerja Sama
Luar Negeri
Biro
Kepegawaian
dan Ortala
Biro Keuangan Biro Umum Biro Hukum
Bagian
Perencanaan
Umum
Bagian
Informasi dan
Tata Usaha
Kepegawaian
Bagian Tata
Usaha
Bagian
Pembendahara
Bagian
Penyusunan
Peraturan PER-
UU-AN I
Bagian
Pemantauan dan
Evaluasi
Bagian Program
dan Anggaran
Bagian
Kerjasama Luar
Negri
Bagian
Administrasi
Pengembangan
Kepegawaian
Bagian Mutasi
Bagian
Organisasi dan
Tata Laksana
Bagian
Pengusahaan
BUMN
PERUM
Bagian
Verifikasi dan
Akuntansi
Bagian
Anggaran dan
Pengembangan
PNBP
Bagian
Prasarana Fisik
Bagian Rumah
Tangga
Bagian
Administrasi
Perkantoran
Bagian
Penyusunan
Peraturan PER-
UU-AN II
Bagian
Bantuan
Hukum I
Bagian
Bantuan
Hukum II
KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
77
d. Bagian Prasarana Fisik
e. Kelompok Jabatan Fungsional
Berikut struktur organisasi dari Biro Umum Kementerian
Pekerjaan Umum:
Gambar 9. Struktur Organisasi dari Biro Umum Kementerian
Pekerjaan Umum
Subbagian Tata
Naskah Dinas
BIRO UMUM
Bagian Tata Usaha Bagian Administrasi
Perkantoran
Bagian Rumah
Tangga
Bagian Prasarana
Fisik
Subbagian Tata
Usaha Wakil
Menteri
Subbagian Tata
Usaha Sekretariat
Jenderal dan Staf
Subbagian Tata
Usaha Biro
Subbagian
Kearsipan
Subbagian
Penatausahaan
Barang Milik
Negara
Subbagian
Kesehatan
Subbagian
Ketertiban dan
Keamanan
Subbagian
Urusan dalam
dan Angkutan
Subbagian
UTILITAS
Subbagian
Bangunan
Gedung dan
Rumah Jabatan
Subbagian
Sarana dan
Prasarana dan
Prasarana
Lingkungan Kelompok
Jabatan
Fungsional
78
c. Kegiatan Unit kearsipan
Pengolahan surat-surat dari masa aktif hingga inaktif
dilakukan bagian Administrasi Perkantoran. Dalam pasal 73 tugas
bagian Administrasi Perkantoran adalah melaksanakan urusan
pembinaan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Kementrian dan
Perindustribusian surat serta penatausahaan barang milik Negara di
lingkungan Sekretariat Jenderal.
Administrasi Perkantoran mempunyai fungsi, diantaranya:
a. Pembinaan dan pengelolaan tata naskah dinas.
b. Pembinaan dan pengelolaan kearsipan dan distribusi surat.
c. Pembinaan dan pengelolaan barang milik Negara di
lingkungan SEKJEN.
Sebagaimana tercantum dalam padal 75, Administrasi Perkantoran
terdiri dari:
a. Subbagian Tata Naskah Dinas
Subbagian yang bertugas dalam mengelola surat-surat
masuk dan keluar dengan menggunakan pedoman Tata
Naskah Dinas yang diatur dalam Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum No.10/PRT/M/2011 tentang pedoman
Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum.
b. Subbagian Kearsipan
Dalam pasal 76 ayat 2, subbagian kearsipan mempunyai
tugas melakukan penyiapan bahan pedoman dan pembinaan
penyelenggara kearsipan, pengelolaan dan pengolahan arsip
79
inatif, penyiapan bahan penyerahan arsip statis,
pemusnahan arsip, pengembangan sistem dan informasi
kearsipan elektronis Kementrian. Pusat kearsipan
Kementrian Pekerjaan Umum adalah Kintaka yang
merupakan pusat penyimpanan kearsipan (PUSIMPAR)
terletak di Jalan Pahlawan No.20, Citereup Bogor dan
dirikan pada tahun 1982.
c. Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara
Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan
kebutuhan dan anggaran, pengadaan, pengguna,
pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian,
penghapusan, pemindah tanganan, penatausahaan,
pembinaan, pengawasan dan pengendalian, dan pelaporan
Barang Milik Negara Lingkungan Sekretariat Jenderal.
d. Organisasi dan Manajemen Kementrian Pekerjaan Umum
1. Organisasi dan Tata Laksana Kearsipan
Secara struktural organisasi tata kearsipan Kementrian
Pekerjaan Umum terdiri dari:
a. Menteri Kementrian PU sebagai pimpinan kebijakan
tata kearsipan.
b. Sekretariat Jenderal sebagai pembina kegiatan
kearsipan.
c. Biro Umum sebagai pelaksana Kearsipan.
80
d. Satuan-satuan administrasi kearsipan (Satminar)
sebagai organisasi penyelenggara kegiatan kearsipan.
Tiap Satminar mempunyai unit kearsipan yang terdiri
dari unsur-unsur pelaksanaan (penerimaan-pengarah-
pencatat-dan penyimpanan).
Satuan-satuan administrasi arsip adalah:
a. Satminar I adalah Sekretariat Jenderal yang meliputi
Satminar-satminar II yaitu Sekretariat Jenderal, Pusat-
pusat, Kanwil dan proyek-proyek dilingkungan
Sekretariat Jenderal.
b.Satminar I adalah Inspektorat Jenderal yang meliputi
Satminar-satminar II yaitu Inspektorat Jenderal dan
Proyek-proyek dilingkungan Inspektorat Jenderal.
c. Satminar I adalah Direktorat Jenderal yang meliputi
Satminar-satminar II yaitu Sekertariat Direktorat Jenderal,
Direktorat-Direktorat dan proyek-proyek dilingkungan
Direktorat Jenderal.
2. Sumber Daya Manusia (SDM)
Pelakasanaan kegiatan kearsipan Kementerian
Pekerjaan Umum dilakukan oleh Biro Umum yang terdiri
dari empat orang arsiparis dengan latar belakang yang
berbeda. Salah satunya adalah yang berlatar belakang
pendidikan Komunikasi UI. Keseluruhan jumlah arsiparis
Kementrian Pekerjaan Umum di Indonesia berjumlah 93
81
orang dengan latar belakang yang berbeda dari Lulusan
SMA hingga S1.
B. Hasil Penelitian
Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi
dan dengan indikator penilaian. Pelaksanaan indikator penilaian kearsipan
terkait pada proses atau kegiatan yang dilakukannya, yaitu pengelolaan
arsip dinamis, perlengkapan, kendala, dan dasar-dasar hukum pengelolaan
arsip. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di
bagian Biro UmumKementrian Pekerjaan Umum
a. Penciptaan dan Penerimaan
Proses pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam hal
penciptaan suatu arsip tergantung dari masalah atau informasi yang
akan disampaikan. Proses penciptaan yang umum dilaksanakan di
Administrasi Perkantoran bagian Biro Umum Kementrian
Pekerjaan Umum adalah:
a.) Surat masuk
b.) Dicatat di sistem TNDE
c.) Lalu didisposisikan
Yang berdasarkan hasil wawancara nya sebagai berikut:
surat masuk langsung dicatat di komputer TNDE misalnya surat
masuk yang tujuan kepada Kepala Biro Umum langsung masuk di
TNDE. lalu diterima, dan sudah didisposisi oleh kepala biro bisa
dilihat di handphone surat yang sudah didisposisikan. Jadi melalui
handphone distribusinya dari kepala biro umum kepada ke kepala
bagian administrasi perkantoran bisa lihat surat-surat masuk
82
untuk saya yang sudah didisposisi dari pak kepala bagian biro
umum melalui email.58
Berdasarkan hasil wawancara prosedur yang dilaksanakan
adalah prosedur dalam menciptakan arsip korespondensi,
khususnya surat. Surat-surat yang akan diciptakan, telah disposisi
oleh Kepala Biro Umum dan Kepala bagian kearsipan.
Pencatatan atau pendistribusian arsip di administrasi
perkantoran di Biro Umum menggunakan beberapa jenis yaitu
sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dan buku agenda
surat keluar. TNDE digunakan untuk mencatat surat masuk, surat
keluar, templat naskah dinas, dan agenda kerja pimpinan.
Sebelum pendistribusian dimulai, surat yang dikirim oleh pos
langsung diterima di bagian distribusi.
Berdasarkan dalam wawancara tersebut yaitu:
Mendistribusikan arsip dinamis, baik secara internal dan eksternal
dengan cepat ini khususnya distribusi surat, disini ada bagian sub
distribusi lancar-lancar saja malah disini pakai elektronik, data
dimasukin lalu jika orang tanya untuk mencari surat, lalu dicari
ada dalam sistem itu terdapat tanggal surat masuk dan perihal.59
Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak
lanjutnya yaitu mengklasifikasi yang sesuai dengan pedoman
klasifikasi Kementrian Pekerjaan Umum. Beradasarkan hasil
wawancara:
58
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015. 59
ibid
83
…..Pedoman klasifikasi arsip di Department Pekerjaan Umum,
jadi kita memakai pedoman klasifikasi yang sudah ada dalam
peraturan Mentri Pekerjaan Umum60
Dalam hasil wawancara selanjutnya surat masuk mempunyai
prosedur yaitu:
…….surat masuk dari luar ke kepada Biro Umum lalu dicatat
dimasukkan dalam TNDE, dalam TNDE di isi dulukan data
awalnya perihal tetapi belum didisposisikan di scan, lalu masuk
kedalam kepemimpinan nanti dituliskan disposisi nya kembali ke
sekretaris disposisi nya ditulis di surat masuk langsung dikirim
kepada tujuan pada surat itu lalu masuk ke handphone nya
masing-masing melalui TNDE itu ke email di handphone.61
Berdasarkan wawancara pada dasarnya semua surat keluar
harus ada izin dari kepala bagian kearsiapan di administrasi
perkantoran. Sebelum dibuat disposisi di buku agenda surat keluar.
Disposisi dibuat oleh sekretaris lalu ditandatangani oleh kepala
bagian kearsipan. Setelah disposisi selesai dibuat, maka wajib
diperiksa kembali oleh sekretaris untuk diteliti, agar terhindar dari
kesalahan baik dari segi penulisannya maupun segi isinya. Setelah
disposisi diketik, langkah selanjutnya meminta tandatangan kepada
kepala kearsipan bagian adminitrasi perkantoran. Surat yang
ditandatangani oleh kepala arsip bagian administrasi perkantoran
kemudian digandakan (discan) untuk dijadikan arsip dan disimpan
di sistem TNDE. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang
dikirim dicatat kembali di buku agenda surat keluar dan dicatat di
sistem TNDE. Kemudian surat yang sudah diproses diberi ke
60
ibid 61
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015.
84
sekretaris agar dikirim alamat yang terkait atau bisa juga masuk ke
email yang dituju yang melalui sistem TNDE. Kegiatan pencatatan
dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk
mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar.
Untuk surat keluar, yang bertanggungjawab atas isi surat
yaitu pegawai bagian administrasi perkantoran. Dimana untuk
pengurusan surat keluar yang dimaksud yaitu bagaimana pegawai
administrasi perkantoran mengelola surat-surat yang akan dikirim
kepada instansi yang dituju. Yang terdapat dalam wawancara
tersebut yaitu:
……..kalau surat keluar nya baru pake buku agenda, dikirim-
kirimkan pakai buku agenda nanti di catat dengan penomoran lalu
dikirim dengan buku pengiriman.62
b. Penyimpanan
Dalam lingkup organisasi dapat menggunakan beberapa asas
penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil nya
organisasi tersebut. Mengenai asas yang digunakan oleh
administrasi perkantoran di peroleh hasil wawancara sebagai
berikut:
Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran,
nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup.63
Berdasarkan hasil wawancara arsip aktif ada di bagian di
administrasi perkantoran, sedangkan yang in aktif ada di Kintaka
62
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015. 63
ibid
85
Citerep. Penyimpanan arsip dinamis yang digunakan di
administrasi perkantoran di bagian Biro Umum adalah asas
desentralisasi. Dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis,
Administrasi Perkantoran bagian kearsipan mempunyai tanggung
jawab.
Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis pada administrasi
perkantoran di Biro Umum, berikut penjelasan dari hasil
wawancara yaitu:
Tergantung yang dicari arsip apanya, apakah mau mencari arsip
aktif atau in aktif, kalau arsip aktif misalnya dia mau mencari
surat masuk ke kepala Biro Umum kan sudah masuk semuanya jadi
sudah gampang dicari di box atau sesuai dengan klasifikasi nya.64
Informasi yang didapatkan yaitu sistem penyimpanan tergantung
dalam masa arsip aktif ataupun arsip in aktif. Arsip aktif dapat
mencari manual yang sesuai dengan klasifikasi. Sedangkan arsip in
aktif pun juga mencari dengan manual yang sudah klasifikasi.
Dalam penemuan kembali arsip dinamis dalam hasilwawancara
yaitu:
Kita ada website PU disitu ada TNDE jika di klik ada password
nya dengan menggunakan password saya, sudah terdaftar id saya
dan bisa menggunakan. Jadi di website PU di TNDE bisa dikoreksi
surat masuk dengan konsep yang diinginkan.65
Dalam hasil wawancara dalam pencarian arsip dapat dilihat di
sistem TNDE yang bisa dilihat di website Kementrian Pekerjaan
64
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
65 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015.
86
Umum dan menggunakan user dan password dengan identitas
pegawai. Dalam pencarian arsip ini, arsip yang diinginkan bisa di
buka di TNDE agar mudah dapat mencari arsip yang diinginkan.
Mengenai prosedur penyimpanan arsip dinamis, terdapat
wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu:
….Dan sudah di klasifikasinya yg sudah ada di box nya. Setiap
tahunnya arsip yang sudah in aktif dikirim di Kintaka citerep66
Berdasarkan wawancara, prosedur penyimpanan arsip dinamis
telah dilaksanakan di administrasi perkantoran yaitu dengan
klasifikasi sesuai dengan pokok masalah. Dalam setiap setahun
arsip yang transisi nya aktif dikirim ke gedung Kintaka Citerep.
c. Pemeliharaan
Indikator penilaian merupakan tahap ketiga dalam pengelolaan
arsip dinamis. Indikator pemeliharaan ini, administrasi perkantoran
di Biro Umum telah melakukan kegiatan agar arsip dinamis tetap
terpelihara, baik segi isi maupun luar, seperti hasil wawancara
yaitu:
Dalam pemeliharaan setiap setahun 2x fumigasi. Arsip aktif ada
ruangan nya baru, dulu penyimpanan arsip aktif ada disetiap
bagian dan sekarang ada ruangan khusus untuk penyimpanan
arsip aktif jadi semua arsip Biro ada disatu tempat di ruangan itu,
supaya untuk menghindari banyak duplikasi jadi yang disitu hanya
asli saja. Begitu surat masuk datang dari luar disimpan di staf
kepada kepala Biro Umum, Kepala Biro Umum ada sentral file
disitu. jawab digabung di sentral file yang copy-copy lain dibuang.
Maka praktis sistem nya jadi yang akan datang tidak ada nya
66
ibid
87
tumpuk-tumpukan surat dimeja. Jadi dari sisi tata ruangan nya
lebih bagus, rapih dan sehat. 67
Berdasarkan hasil wawancara dalam pemeliharaan administrasi
perkantoran di Biro Umum, melakukan kegiatan dalam arsip aktif
maupun in aktif. Kegiatan pemeliharaan arsip aktif adanya
penyimpanan ruang untuk menyimpan surat yang masih aktif dan
tertata dengan rapih, agar tidak terjadinya tumpukan-tumpukan
surat yang dimeja pegawai. Sedangkan arsip in aktif setiap dua kali
setahun melakukan kegiatan fumigasi agar tidak adanya terjadi
kuman ataupun ada binatang.
d. Penyusutan dan pemusnahan
Indikator penyusutan dan pemusnahan adalah tahap akhir dalam
mengenai pengelolaan arsip dinamis. Mengenai dalam indikator
penyusutan dan pemusnahan melakukan penilaian arsip dinamis,
dalam hasil wawancara yang didapatkan yaitu:
ada tim nya, ini kan tidak setiap saat penilaian. Kalau ada usulan
ingin melakukan penyusutan atau pemusnahan biasa dia
melakukan pembentukan tim di unit itu. Tim penilaian, mana arsip
yang akan dinilai arsip nya dari daftar arsip tim yang mana harus
masih diperlukan atau masih yang tidak perlukan sesuai dengan
JRA68
Berdasarkan wawancara dalam indikator penilaian melakukan
penyusutan dan pemusnahan dalam melakukan tim dari unit yang
ingin melakukan pemusnahan. Dari penilaian tim, menilai arsip
67
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015. 68
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015.
88
dinamis itu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan dipilih
arsip yang masih layak digunakan atau tidaknya.
Dalam berapa kali arsip dinamis menyerahkan arsip
administrasi perkantoran di Biro Umum kepada ANRI, yang
terdapat dalam wawancara yaitu:
Tidak rutin, jadi dilihat berdasarkan JRA nya. Lalu kita bikin tim
penyerahan terus tim itu bekerja baru dilaporkan ke ANRI. Ini
baru di data untuk diserahkan.69
Berdasarkan wawancara, kegiatan penyerahan arsip dinamis di
adminitrasi perkantoran ke ANRI membentuk tim untuk
memeriksa arsip mananya yang masa jadwal retensi arsip yang
sudah lebih tapi arsipnya bersifat penting maka dikirim ke ANRI.
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di
Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Untuk mengetahui perlengkapan arsip dinamis yang digunakan di
Administrasi Perkantoran di Biro Umum, maka hasil wawancara
sebagai berikut:
perlengkapan kita standar ada nya rool O’pac, box arsip, scanner,
printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip,
meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat
embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). 70
Berdasarkan wawancara, perlengkapan yang digunakan adminitrasi
perkantoran di Biro Umum yaitu rool O’pac, box arsip, scanner,
69
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015. 70
ibid
89
printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip,
meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat
embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess).
3. Kendala pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh
Administrasi Perkantoran di Biro Umum, yaitu anggaran dana dalam
pengelolaan arsip,ruang penyimpanan arsip, sistem pengamanan arsip,
merekrut pegawai di bidang kearsipan, dan melakukan kegiatan
pelatihan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia. Dalam hasil
wawancara penulis mendapatkan informasi mengenai kendala dalam
pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut:
a. Anggaran dana
Kendala pertama dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu anggaran
dana, sebagaimana hasil dari wawancara yaitu:
Setiap tahun anggaran ada khususnya untuk arsip ini. anggaran
pengelolaan arsip ada,anggaran perawatan gedung ada, anggaran
pemeliharaan arsip ada, tunjangan-tunjangan kesejahteraan ada,
tingkat kesehatan ada untuk kesehatan pegawainya.71
Berdasarkan jawaban dari wawancara, anggaran dana pengelolaan
arsip dinamis setiap tahunnya ada. Anggaran dana tersebut sudah
dikelompokkan seperti angggaran untuk pengelolaan arsip,
anggaran untuk perawatan gedung, anggaran untuk pemeliharaan
71
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015.
90
arsip, anggaran untuk tunjangan kesejahteraan dan anggaran
kesehatan untuk pegawai.
b. Fasilitas
Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu fasilitas.
Sebagaimana terdapat hasil wawancara sebagai berikut:
Fasilitas penunjang yang memadai ada yaitu kantor gedung
Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api,
ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat
embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.72
Berdasarkan wawancara, fasilitas dalam pengelolaan arsip
fasilitasnya memadai. Misalnya, kantor gedung Kintaka,rak
penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat,
meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip,
mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.
c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis
Kendala ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sistem
pengamanan arsip dinamis. Mengenai dalam kendala ketiga
wawancara didapatkan yaitu:
Dan disana pun ada satpam, dan pegawai kebersihan taman,
pegawai kebersihan arsip, kebersihan mess ada. Arsip aktif pun
kan terawat jadi bisa dipantau oleh pegawainya dan setiaphari
dibersihkan oleh petugas kebersihan jadi ringan tidak
mengeluarkan biaya. Dalam sistem pengamanan nya ada kunci
ruangan yang berlapis. 73
Hasil wawancara yang didapatkan dalam sistem pengaman
pengelolaan arsip dinamis yaitu ada nya petugas kebersihan untuk
72
ibid 73
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015.
91
membersihkan ruang arsip dan ada satpam. Jika arsip aktif dengan
sistem pengamanan bisa dipantau oleh pegawai dan di bersihkan
oleh petugas kebersihan. Sedangkan arsip in aktif yang di Kintaka
sistem pengamanan nya adanya kunci ruangan yang berlapis-lapis.
d. Merekrut pegawai bidang kearsipan
Kendala keempat dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu merekrut
pegawai bidang kearsipan. Terdapat hasil wawancara yang
dilakukan oleh penulis yaitu:
……….. disini pegawai yang harian aja bukan PNS, OB saja
disuruh bisa untuk menata arsip. Saya perdayakan begitu, kalau
saya menghandalkan arsiparis tidak cukup, arsiparis kan
persyaratan pegawai negri tidak setiap tahun pegawai negri
adanya arsiparis dan tidak setiap tahun kita mendapatkan jatah
arsiparis kalau mengharapkan itu tidak selesai pekerjaan saya.74
Hasil wawancara yang didapatkan dalam kendala merekrut
pegawai bidang kearsipan yaitu tidak adanya perekrutan pegawai
di bidang kearsipan, jadi Office boy pun bisa dihandalkan dalam
penataan arsip. Jika menghandalkan arsiparis tidak cukup, karena
persyaratan dalam arsiparis pegawai negri. Jadi setiap tahun
administrasi perkantoran tidak mendapatkan pegawai bidang
kearsipan, jika mengharapkan pegawai bidang kearsipan tidak
selesainya pekerjaan pengelolaan arsip dinamis.
e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia
Kendala yang kelima dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu
mengoptimalkan SDM. Penulis memperoleh hasil wawancara
sebagai berikut:
74
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015.
92
Kita selalu didik sendiri, terus kita sekolahain kalaupun ada
diklat.75
Dalam hasil wawancara kendala pengelolaan arsip dinamis yaitu
melakukan pembinaan atau bimbingan teknis dengan cara
mengelola arsip dinamis yang baik. Jika ada kegiatan diklat
pegawainya mengikuti kegiatan diklat tersebut.
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat dasar hukum yaitu membuat
kebijakan/peraturan/SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hasil
wawancara yang di dapatkan oleh penulis yaitu:
Dasar hukum disini ada lengkap sesuai dengan Undang-Undang
Kementrian Pekerjaan Umum dan membuat kebijakan SOP disini pun
lengkap dan disini pun ada buku-buku SOP nya. Pada setiap tahun
bikin kita SOP dan bisa merevesi SOP karena kan situasi nya
berubah.76
Hasil wawancara dasar hukum pengelolaan arsip dinamis yaitu adanya
dasar hukum yang sesuai dengan Undang-Undang Kemetrian
Pekerjaan Umum. Administrasi perkantoran di Biro Umum membuat
kebijakan SOP yang pada setiap tahun berubah karena dilihat dalam
situasi yang didapatkan di bagian administrasi perkantoran .
75
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara,
Jakarta 29 Mei 2015. 76
ibid
93
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran Di
Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
a. Penciptaan dan penerimaan
Dalam rangka pengelolaan arsip, maka kita harus kembali ke daur
hidup arsip, karena proses manajemen adalah suatu kendali atas
keseluruhan daur hidup arsip. Menurut ISO 15489-1:2001 yang
menyatakan manajemen rekod adalah bagian dari tanggung jawab
manajemen untuk mrnciptakan suatu kontrol yang sistematis dan
efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan
penggunaa, dan pemusnahan rekod, termasuk penilaian dan
pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod termasuk
penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas
bisnis transaksi dalam bentuk rekod.77
Arsip dinamis dalam
penciptaan mempunyai tanggung jawab utama untuk mengelola
rekod dan disimpan oleh unit kerja penciptanya.78
Arsip dinamis
yang diciptakan oleh administrasi perkantoran di Biro Umum yaitu
surat masuk, surat keluar, templat naskah dinas, agenda kerja
pimpinan.
77 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 78
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood Cliff, NJ:
Prentince Hall,1992.h.4
94
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, arsip dinamis yang
paling sering diciptakan di adminitrasi perkantoran yaitu surat
masuk, surat keluar dan agenda kerja pimpinan. Setelah surat-surat
yang diciptakan, surat-surat akan didistribusikan. Pendistribusian
ini dapat bersifat eksternal maupun internal disebarkan melalui pos,
kurir khusus, sistem surat antar kantor atau langsung ke pangkalan
data komputer atau elektronik.79
Proses pelaksanaan manajemen
kearsipan dalam hal penciptaan suau arsip tergantung dari masalah
atau informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan surat di
administrasi perkantoran dalam hasil wawancara dan observasi
yaitu:
a. Pengisian data baru
b. Nomor agenda
c. Nomor surat
d. Tanggal surat
79
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003.h.36
95
e. Tanggal terima
f. Pengirim
g. Ditujukan
h. Perihal
i. Tanggal masuk
j. Unit kerja
k. Subjek
Gambar Form Pengisian Surat Masuk
Hal ini dalam pelaksanaan penciptaan surat pada administrasi
perkantoran berjalan dengan baik karena telah mengikuti sistem
prosedur yang ada. Surat yang masuk ke bagian Biro Umum
diterima oleh kepala Biro Umum melalui sistem TNDE untuk
diberi disposisi. Setelah surat yang diterima kepala Biro umum lalu
diperiksa oleh sekretaris sebelum didisposisikan dengan menulis
nomor surat, perihal,dan tanggal surat masuk lalu discan suratnya.
Setelah sudah disposisi oleh kepala Biro Umum surat masuk di
96
distribusikan melalui handphone kepada kepala bagian administrasi
perkantoran. Jika ada surat masuk langsung masuk melalui email.
Surat masuk yang sudah didisposisikan oleh kepala biro umum
bisa langsung dilihat melaui sistem TNDE.
Gambar Daftar Surat Disposisi
Namun, berdasarkan hasil wawancara, arsip yang paling sering
diterima adalah rekod korespondensi yang berupa surat-surat.
Adapun prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penerimaan
surat adalah:80
a. penerimaan
b. penyortiran
c. pencatatan
d. penyimpanan surat masuk
Surat-surat yang diterima secara langsung bagian Administrasi
Perkantoran. Apabila instansi tidak membawa tanda terima, maka
80
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
Pendidikan Islam (Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012), h. 31.
97
sekretaris adminitrasi perkantoran memberikan tanda terima yang
di stempel. Kemudian, surat disortir dengan cara melihat perihal
dan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Setelah disortir, surat
diagendakan dan disimpan di boks arsip. Dari sistem ini
administrasi perkantoran melakukan prosedur penerimaan surat
masuk dengan sistematis.
Menurut Elizabeth Shepherd arsip dinamis dibedakan menjadi tiga
jenis berdasarkan frekuensi penggunanya, yaitu current records
(arsip dinamis aktif), semi-current records (arsip dinamis semi
aktif) dan non-current records (arsip dinamis in-aktif).81
Berdasarkan hasil wawancara, arsip aktif pada adminitrasi
perkantoran di Biro Umum meliputi arsip yang digunakan secara
langsung (tahun yang berjalan). Sedagkan arsip in-aktif meliputi
arsip yang sudah lewat diatas 5 tahun.
b. Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip dinamis pada dasarnya merupakan suatu
cara atau metode yang digunakan oleh suatu organisasi dalam
menyimpan arsip-arsip yang dihasilkan agar arsip-arsip tersebut
dapat disimpan dan ditata dengan baik sesuai dengan keadaan
organisasi maka akan mudah penemuan kembali arsip apabila
suatu saat dibutuhkan.
Menurut ISO 15489-2001 penyimpanan meliputi,82
yaitu:
81
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 6. 82 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
98
a.) Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus
berada di area yang tidak berisiko.
b.) Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan
temperature dan tingkat kelembapan yang sesuai
kebutuhan, perlindungan dari bahaya api, perlindungan dari
perusahaan karena air, perlindungan dari hal-hal yang dapat
mengkontaminasi (seperti radioactive isotope dan jamur),
ukuran keselamatan, kontrol akses ke area penyimpanan,
sistem pendeteksi pada entri yang tidak diizinkan,
perlindungan terhadap pengrusakan yang disebabkan oleh
serangga.
c.) Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod
dan cukup kuat menanggung bebabn berat.
Biro Umum bagian administrasi perkantoran memiliki tempat
tersendiri untuk menyimpan arsip-arsipnya. Arsip aktif masih
berada di unit kerja, sedangkan tempat penyimpanan arsip inaktif
berada di Gedung Kintaka Citerep. Ruangan khusus penyimpanan
arsip aktif dipenuhi arsip baik yang disimpan di map dan di box,
yang sesuai dengan klasifikasi. Tempat penyimpanan arsip inaktif
berisi roll o’pac beserta box dan arsip yang telah diberkaskan
menurut pengelompokkannya. Ruangan ini sangat memadai untuk
dijadikan ruangan arsip, ruangan ini dilengkapi dengan AC.
Ruangan ini juga setiap tahunnya dibersikan dengan cara fumigasi.
99
Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod
adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod mencakup
registrasi, klasifikasi, perawatan, penelusuran, temu kembali,
pemusnahan, pelaporan pelacakan dan akses kontrol.83
Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan arsip
dinamis, sistem penyimpanan yang digunakan oleh Biro Umum
bagian adminitrasi perkantoran adalah sistem penyimpanan
berdasarkan subjek.
Menurut Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting
yang ada dalam sistem temu kembali84
, yaitu:
a. Subsistem dokumen
b. Subsistem pengindeks
c. Subsistem kosa kata
d. Subsistem pencarian
e. Sistem antarmuka (interface) pengguna
f. Subsistem pencocokan.
Dalam hasil wawancara yang diperoleh Biro Umum bagian
administrasi perkantoran sistem temu kembali arsip dengan sistem
TNDE dengan melihat surat masuk yang terdisposisi, lalu mencari
surat dengan tanggal awal ataupun dengan perihal. Maka surat
yang dicari bisa dilihat dalam sistem TNDE.
83
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record
Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.199. 84 Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2nd
ed.( New York: Wiley,1979). h.13
100
Penyimpanan arsip aktif disimpan bisa sistem TNDE dan bisa
disimpan diruangan administrasi perkantoran. Arsip yang masih
aktif di bagian administrasi perkantoran dalam pencarian bisa
melihat dengan penomoran klasifikasinya yang disesuaikan
didalam box. Sedangkan arsip yang disimpan disistem TNDE bisa
menggunakan dengan TNDE. Sistem TNDE ada di website
Pekerjaan Umum dan mengklik TNDE. Aplikasi TNDE kemudian
akan muncul SQL Server Login. Untuk memanggil fitur surat
masuk atau surat yang terdisposisi pengguna menggunakan wajib
untuk mengisi Login ID dan Password.
Gambar SQL Server Login
101
c. Pemeliharaan
Pemeliharaan rekod itu kegiatan yang tidak dapat diremehkan,
karena rekod mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Dalam melakukan arsip,
usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip
dinamis, yaitu:85
perlu mempertimbangkan ruangan
penyimpanan,suhu dan kelembaban udara, misalnya dengan cara
membersihkan dan memeriksa ruangan, melakukan penyemprotan
racun serangga kea rah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat
dari kayu dan jangan sampai mengenai arsip dinamis, tidak makan
dan merokok, menggunakan rak penyimpanan rekod yang terbuat
dari logam, tidak meletakkan berdesak-desakan.
Usaha yang dilakukan di administrasi perkantoran bagian Biro
Umum seperti: memasukkan beberapa arsip dinamis (terutama
rekod korespondensi) ke dalam lemari (locker) dan box. Dari
beberapa uraian mengenai pemeliharaan, usaha-usaha
pemeliharaan arsip dinamis pada administrasi perkantoran bagian
Biro Umum berjalan dengan maksimal, karena keterbatasan
pengetahuan tentang cara memelihara arsip dinamis yang baik.
d. Penyusutan dan pemusnahan
Tahap penyusutan merupakan tahap pengelolaan arsip dinamis
yang mengendalikan daur hidup terakhir arsip, yaitu tahap istirahat.
Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi penyimpanan,
85
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2012).h.58-60
102
perawatan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan termasuk
pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip Nasional.
Dari segala kegiatan tersebut, penyusutan arsip merupakan salah
satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau
bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti dikatakan
bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan
surat-surat yang ada. Maksud menggolongkan surat-surat yaitu
dilihat apakah arsip yang ada masih mempunyai nilai guna atau
tidak berguna.
Di administrasi perkatoran di bagian Biro Umum melaksanakan
penyusutan arsip. Sebelum melaksanakan penyusutan arsip adanya
tim penilaian. Tim penilaian memilah milih mana arsip yang JRA
nya masi bisa digunakan atau tidak nya. Arsip yang tidak bisa
digunakan harus dipertimbangkan apakah dimusnahkan atau
masih diperlukan. Arsip yang masih layak, arsip yang berisi
tentang surat tanah. Dalam metode yang digunakan dalam
penyusutan dengan cara dibakar. Arsip yang penting diserahkan
kepada ANRI. Sebelum diserahkan ke ANRI administrasi
perkantoran di bagian Biro Umum membuat tim untuk melaporkan
penyerahan arsip ke ANRI.
103
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di
Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu:
perangkat elektronik (komputer, mesin print, mesin scan, microreader,
mesin fax dan sebagainya), map (terdiri dari: map biasa (stopmap
folio), stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal
yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brief ordner), filing
cabinet (filing cabinet berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan
file cabinet, drawer type filing cabinet dan lateral filing cabinet),
folder, guide, almari arsip, rak, box file, rotary filing, cardex dan file
yang dapat dilihat (visible reference record file).86
Perlengkapan yang
digunakan di administrasi perkantoran dalam pengelolaan arsip
dinamis antara lain rool O’pac, box arsip, scanner, printer, komputer,
ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi
pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip,
penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess).
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Dalam pengelolaan arsip dinamis, ada beberapa kendala yang dhadapi
oleh lembaga/organisasi. keterbatasan dana, sumber daya manusia,
manajemen yang belum baik, perlengkapan dan tempat sering menjadi
kendala dalam pengelolaan arsip dinamis. Selain itu, ada beberapa
kendala lain dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu penemuan kembali
86
Jonner Hasugian, “Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 4 april 2015 dari
http//usu.ac.id
104
arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang kurang sistematis,
sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta
peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh unit lain
dalam organisasi yang tidak dikembalikan kembali ke unit pencipta
arsip; Bertambahnya arsip dinamis tanpa disertai dengan penyusutan
dan pemusnahan; Pegawai kearsipan yang tidak cukup dan kurang
adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli
kearsipan; kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern karena kurangnya dana yang
tersedia.87
Berdasarkan wawancara dan observasi ada lima kendala
yang dihadapi oleh administrasi perkantoran di Biro Umum dalam
pengelolaan arsip dinamis, yaitu: dana, fasilitas, sistem pengamanan,
perekrutan pegawai, dan kegiatan dalam mengoptimalkan SDM.
Kendala pertama, yaitu dana. Anggaran pada setiap tahunnya ada
khususnya di bagian arsip. Anggaran dalam kearsipan sudah di
kelompokkan sesuai dengan kebutuhannya yaitu anggaran pengelolaan
arsip,anggaran perawatan gedung, anggaran pemeliharaan arsip,
tunjangan-tunjangan kesejahteraan, tingkat kesehatan untuk kesehatan
pegawainya.
Kendala kedua, yaitu fasilitas penunjang pengelolaan arsip dinamis.
Fasilitas penunjang yang memadai yaitu kantor gedung Kintaka, rak
penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja
dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka,
87
Wursanto, Ig. Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 29.
105
olahraga,senam dan lain-lain. Dari penjelasan diatas bahwa fasilitas
penunjang pengelolaan arsip dinamis masih sederhana dan belum
memadai serta ada beberapa fasilitas yang belum diberdayakan dengan
maksimal sehingga mengakibatkan terjadinya penumpukkan arsip
dinamis di beberapa sudut ruangan.
Kendala ketiga, yaitu sistem pengamanan pengolaan arsip dinamis.
sistem pengamanan adanya duplikat kunci yang berlapis-lapis dan
adanya satpam dan petugas kebersihan. Dalam penjelasan diatas bahwa
sistem pengamanan sederhana, karena kurangnya pengamanan dalam
kearsipan, tidak adanya kamera tersembunyi diruangan itu.
Kendala keempat, yaitu perekrutan pegawai. Perekrutan pegawai tidak
adanya ahli di bidang kearsipan. Karena yang dibidang kearsipan disini
mesti pegawai negri sedangkan setiap tahunnya tidak adanya
pemasukan pegawai yang dibidang kearsipan. Dalam hal ini kendala
keempat kurangnya pegawai yang dibidang kearsipan sehingga
meminta bantuan petugas kebersihan ataupun orang yang magang
dibagian administrasi perkantoran.
Kendala kelima, yaitu kegiatan dalam mengoptimalkan SDM. Dalam
kegiatan ini untuk mengoptimalkan SDM adanya kegiatan pendiklatan.
Acara pendiklatan ini untuk menambahan pengetahuan tentang
kearsipan karena tidak adanya keahlian bidang kearsipan.
106
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kemeterian Pekerjaan Umum
Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis ini adanya kebijakan,
peraturan dan SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis. Administrasi
Perkantoran ini adanya dasar hukum yang sesuai dengan Undang-
Undang Kementrian Pekerjaan Umum dan adanya SOP yang setiap
tahunnya ada perubahan karena situasi nya bisa berubah-rubah pada
waktunya.
107
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, mengenai sistem pengelolaan
kearsipan yang telah dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis pada
Administrasi Parkantoran Di Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum,
yaitu sebagai berikut:
1. Sistem pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Perkantoran pada
aspek penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan, pemeliharaan,
dan penyusutan yaitu:
Dalam sisi penciptaan dan penerimaan arsip telah mengikuti ketentuan
kearsipan yang ada dan arsip dinamis yang paling sering diciptakan
dan diterima adalah rekod korepondensi (surat-surat). Sistem
penyimpanan arsip yang digunakan di Administrasi Perkantoran di
Biro Umum adalah sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
Sistem TNDE ini agar data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem
manajemen basis data yang terpusat, sehingga mudah dalam
pemeliharaan data. Pencarian sistem TNDE belum dapat dilakukan
secara terotomasi yang terdapat di fitur akses dalam sistem tersebut.
Untuk pemeliharaan arsip adanya pelaksanaan fumigasi pada setiap
tahun dilakukan dua kali. Dalam rangka penyusutan arsip adanya tim
penilaian arsip dinamis yang secara bergantian. Penyusutan arsip
108
sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip yang sudah lewat
JRA akan langsung dimusnahkan dengan cara dibakar.
2. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan Adminitrasi Perkantoran
di Biro Umum kondisinya cukup baik dan masih layak digunakan.
Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum yaitu perangkat elektronik, filing cabinet,
box file, kertas pembungkusan atau boks arsip, trolly, rool o’pack.
3. Dalam pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh
Administrasi Perkantoran di Biro Umum yaitu anggaran dana yang
meliputi anggaran pengelolaan arsip, anggaran perawatan gedung dan
anggaran pemeliharaan arsip tetapi anggaran itu tidak sesuai yang di
dapatkan oleh bagian sub kearsipan , sistem pengamanan seperti
satpam dan kunci ruangan yang berlapis, kurang pegawai dalam
bidang kearsipan, dan kegiatan dalam mengoptimalkan Sumber Daya
Manusia (SDM).
4. Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis di Administrasi Perkantoran
di Biro Umum adanya kebijakan, dan SOP mengenai persiapan
administratif penataan arsip in aktif, penataan arsip in aktif, persiapan
adminitratif pemberkasan arsip aktif dan persiapan administratif
pemindahan arsip in aktif. Dasar hukum yang digunakan di
administrasi perkantorannya sesuai dengan Undang-Undang nomor 14
tahun 2008 tentang keterbukaan informasi Publik, Undang-Undang
nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dan Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum Nomor 06/PRT/M/2013 tentang petunjuk
109
pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pekerjaan
Umum.
B. Saran
Dalam hasil kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan
beberapa saran mengenai pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum. Adapun saran-saran dari penulis, sebagai
berikut:
1. Sebaiknya, sistem TNDE dikembangkan berdasarkan fitur-fitur yang
ada dalam pencarian agar menemukan kembalinya lebih baik.
2. Perekrutan pegawai untuk arsiparis ditempat Adminitrasi Perkantoran
di Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum, sebaiknya yang berlatar
belakang di bidang kearsipan atau ilmu perpustakaan.
3. Sebaiknya mengadakan training, pelatihan, dan seminar kepada para
pegawai tentang kearsipan dan sistem kearsipan yang dijalankan di
kantor, sehinga membantu para pegawai untuk lebih memahami sistem
dan mematuhi prosedur yang telah dibuat.
110
DAFTAR PUSTAKA
Agus Rifai. Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai.
Al Maktabah, vol 4. No 1, April 2002:1-12.
Andi Prastowo. Menguasai Teknik-Teknik Koleksi Data Penelitian Kualitatif.
Jogjakarta: Diva Press, 2010.
Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier. Modern Information Retrieval.
NewYork:ACM Press,1999.
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2012.
Belkin, N.J. Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval.
Canadian Journal of Information Science,5, 1980.
Boedi Martono. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta: Pustaka
Sinar, 1992.
---------------- Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994
Biro Umum Sekretariat Jenderal. Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
Jakarta:Kementrian Pekerjaan Umum,2013.
Chowdurry, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval. London: Facet
Publishing,2004.
Dirjen PT dan ANRI. Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip
Dinamis:ManajemenArsip Aktif. Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002.
Dra. Krihanta. MSi. Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka
Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1
Desember 2008.
111
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles
and practice. London: Facet Publishing, 2003.
Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.
Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial
principles and
properties.1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/crg/publica
tions/recordscontinuum-fupp1.html. Diunduh 30 April 2015.
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran
Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
Hendro Wicaksono. Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi
dengan Sistem Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta.
Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2014.
International Councial on Archives. Electronic Record: a workbook for archivist.
Paris: ICA,2005.
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First
edition.
James Gregory Bradsher Managing Archives and Archival Institutions.The
University Chicago Press,1991.
James M. O.Toole. Understanding archives and manuscripts. Tian Xia Wenhua
Chuban,1996.
Jonner Hasugian, “Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 5 Desember 2014 dari
http//usu.ac.id
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate
Record Keeping.2nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.
Lancaster, F.W. Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and
Evaluation. 2nd
ed. New York: Wiley,1979.
112
Lexi Moleong J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Rosda, 2009.
Luciana Duranti. Concepts and principles for the management of electronic records,
or records management theory is archival diplomatics.Records Management
Journal Vol.20 No.1,2010.
Michael David Cooper. Evaluation of Information Retrieval Systems: A Simulation
and Cost Approach. Berkeley: University Of California, 1971.
Michael Cook . Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller
Organization and Local Gonvernment. Kent: WM Dawson& son Ltd. 1977.
Munadi. Aplikasi Pemberkasan Arsip di Politeknik Negeri Semarang dengan
Menggunakan Sistem Pengarsipan dan Pola Klasifikasi Arsip. Artikel diakses
pada tanggal 18 Desember 2014 dari www.polines.ac.id/orbith/files/Orbith_9-3-
2013_Hal_186-194.pdf
NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise
Architecture Records Management Profile. http://www.archives.gov/records-
mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada tanggal 20 april 2015.
Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat
Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2003.
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood
Cliff, NJ: Prentince Hall,1992.
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. (2nd
ed.).
Cambridge:Gower,1994.
Philip C Bantin.Strategies for managing elecrtonic records: a new archival
paradigm? An affirmation of our archivaltraditions?
http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal 30
April 2015.
113
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Read-Smith, dkk. Records Management.7th
ed. Australia: South-Westrn,2002.
Richard J. Cox. Managing of Institational Archives Foundational Principles and
Practices. New York:Greenwood Press.1992.
Rusdawati. Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis Aktif di
Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat. Artikel diakses pada tanggal
20 Desember 2014 dari
http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/3314/2742
Robek, dkk. Information and Record Management. California: Glencoe,1987.
Stefan Büttcher, dkk. Information Retrieval: Implementing and Evaluating Search
Engines. America: Massachusetts Institute of Technology,2010.
Stefanus Syauta. Kepuasan Karyawan terhadap layanan akses arsip dinamis filling
room department pengadaan perusahaan ABC. Skripsi S1 Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia. 2011.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka
Utama,2003.
Tague-Sutclife, J.M. Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval
System. Journal of the American Society for Information Science Vol. 47 No.1
,1996.
Toto Widyarsono. Evaluasi Aksebilitas Arsip:Studi Kasus di Unit Layanan Informasi
Arsip Nasional Republik Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan
Budaya,Universitas Indonesia, 2002.
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
114
William Saffady. Managing electronic records. 4Th ed. New York: ARMA
International 2009.
Wursanto, Ig. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Yayan Daryan. Terminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta: PT. Sigma Cipta Utama,
1998.
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
Pendidikan Islam Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012.
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.
Lampiran I
Tampilan SQL Server Login
Lampiran II
Halaman Utama
Lampiran III
Input Surat Masuk
Lampiran IV
Pencarian Surat
Lampiran V
Arsip Aktif yang sudah di klasifikasi
SOP bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum
Lampiran VI
Pedoman Wawancara
1. Dalam pengelolaan apakah ada penciptaan dan penerimaan yang sesuai
dengan sub bagian indikator?
2. Bagaimana pencarian yang digunakan dalam sistem TNDE?
3. Dalam sub bagian penerimaan, apakah merespon dengan cepat dan teliti
mengenai arsip dinamis?
4. Menemukan kembali arsip dinamis dengan cepat itu menggunakan sistem
TNDE atau dengan buku agenda?
5. Dalam melakukan penyusutan ini apakah ada tim penilaian?
6. Apakah perlengkapan arsip sesuai dengan standar ?
7. Apakah setiap tahun anggaran untuk arsip itu ada, berapa jumlah anggaran
tiap tahunnya?
8. Apakah disini merekrut pegawai yang memiliki bidang kearsipan?
9. Apakah ada dasar hukum dan SOP dalam pengelolaan arsip dinamis?
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Menimbang
a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan;
b. bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya di bidang kearsipan, materi yang terdapat dalam undang-undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan.
Mengingat
1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-undang dasar 1945; 2. Undang-undang Nomor 5 tahun 1969 (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1969 Nomor 36) Dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Royong:
MEMUTUSKAN
Mencabut : Undang-undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 Nomor 310)
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
Menetapkan : UNDANG-UNDANG TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN
BAB I KETENTUAN-KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan Arsip ialah :
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupunberkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pasal 2
Fungsi arsip membedakan:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
BAB II TUGAS PEMERINTAH
Pasal 4
(1)Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalahdalam wewenang dan tanggungjawab sepenuhnya dari Pemerintah.
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
(2)Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
Pasal 5
Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menertibkan :
a. Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis; b. Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan
arsip statis.
Pasal 6
Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha :
a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan; b. pendidikan kader ahli kearsipan; c. penerangan/kontrole/pengawasan; d. perlengkapan-perlengkapan tehnis kearsipan; dan e penyelidikan-penyelidikan ilmiah di bidang kearsipan pada umumnya.
Pasal 7
(1)Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.
(2)Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan.
(3)Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
BAB III ORGANISASI KEARSIPAN
Pasal 8
Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam pasal 5 Undang-undang ini, Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri:
(1) Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah.
(2) a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
b.Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
BAB IV KEWAJIBAN KEARSIPAN
Pasal 9
(1)Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat.
(2)Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
(3)Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan.
Pasal 10
(1)Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a Undang-undang ini.
(2)Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.
(3)Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.
BAB V KETENTUAN-KETENTUAN PIDANA
Pasal 11
(1)Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
(2)Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidanan dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
(3)Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan.
BAB IV KETENTUAN-KETENTUAN PENUTUP
Pasal 12
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.
Pasal 13
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.
Disahkan di Jakarta pada tanggal 18 Mei 1971 PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
ttd
SOEHARTO JENDERAL T.N.I.
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Mei 1971 SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ALAMSJAH LETNAN JENDERAL T.N.I.
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1971 NOMOR 32
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG
KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka mempertahankan Negara
Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-
cita nasional sebagaimana tercantum dalam
Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai
identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai
memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan
oleh negara;
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan,
diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar
kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu
sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang
andal;
c. bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi
dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan
negara dan khususnya pemerintahan yang baik
dan bersih, serta peningkatan kualitas
pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang
komprehensif dan terpadu;
d. bahwa . . .
- 2 -
d. bahwa ketentuan dan pengaturan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan
masih bersifat parsial dan tersebar dalam
berbagai peraturan perundang-undangan
sehingga perlu diatur secara komprehensif
dalam suatu undang-undang tersendiri;
e. bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat
ini pada dasarnya belum bersifat terpadu,
sistemik, dan komprehensif yang semuanya
tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan
umum terhadap arsip yang masih terbatas dan
sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di
kalangan penyelenggara negara;
f. bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
perlu disesuaikan dengan perkembangan dan
kebutuhan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh
perkembangan tantangan nasional dan global
serta perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f
perlu membentuk Undang-Undang Republik
Indonesia tentang Kearsipan;
Mengingat : Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945;
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
dan
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN.
BAB I . . .
- 3 -
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip . . .
- 4 -
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup
bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk
dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal
serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan
arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang
memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
13. Lembaga negara adalah lembaga yang
menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara
meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan
lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya
berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
14. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan
berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian
yang melaksanakan tugas negara di bidang
kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
15. Arsip . . .
- 5 -
15. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang
berkedudukan di ibukota provinsi.
16. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga
kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat
daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan
di bidang kearsipan pemerintahan daerah
kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota
kabupaten/kota.
17. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan
berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi,
baik negeri maupun swasta yang melaksanakan
fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan perguruan tinggi.
18. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh
keuntungan atau laba yang berbentuk badan
hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan
dalam wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia.
19. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis.
20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
21. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan.
22. Jadwal . . .
- 6 -
22. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
23. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
24. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana,
serta sumber daya lainnya.
25. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
26. Pengelolaan arsip statis adalah proses
pengendalian arsip statis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan
nasional.
27. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan
khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan
yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan
arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan.
28. Sistem . . .
- 7 -
28. Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya
disingkat SKN adalah suatu sistem yang
membentuk pola hubungan berkelanjutan
antarberbagai komponen yang memiliki fungsi
dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta
unsur lain yang saling mempengaruhi dalam
penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
29. Sistem informasi kearsipan nasional yang
selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem
informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI yang menggunakan sarana jaringan
informasi kearsipan nasional.
30. Jaringan informasi kearsipan nasional yang
selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip
secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
31. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai
guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi
secara langsung maupun tidak langsung oleh
lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga
kearsipan serta diumumkan kepada publik.
BAB II
MAKSUD, TUJUAN, ASAS, DAN
RUANG LINGKUP
Bagian Kesatu
Maksud dan Tujuan
Pasal 2
Undang-Undang ini dimaksudkan untuk
memberikan kepastian hukum dalam
penyelenggaraan kearsipan nasional.
Pasal 3 . . .
- 8 -
Pasal 3
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional;
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang
andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan
hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
g. menjamin keselamatan aset nasional dalam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas
dan jati diri bangsa; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.
Bagian Kedua
Asas
Pasal 4
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan
berasaskan:
a. kepastian . . .
- 9 -
a. kepastian hukum;
b. keautentikan dan keterpercayaan;
c. keutuhan;
d. asal usul (principle of provenance);
e. aturan asli (principle of original order);
f. keamanan dan keselamatan;
g. keprofesionalan;
h. keresponsifan;
i. keantisipatifan;
j. kepartisipatifan;
k. akuntabilitas;
l. kemanfaatan;
m. aksesibilitas; dan
n. kepentingan umum.
Bagian Ketiga
Ruang Lingkup
Pasal 5
(1) Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan
meliputi keseluruhan penetapan kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lain
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
(2) Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
serta lembaga kearsipan.
BAB III . . .
- 10 -
BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 6
(1) Penyelenggaraan kearsipan secara nasional
menjadi tanggung jawab ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
(2) Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi
tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi
dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
provinsi.
(3) Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota
menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah
kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh
lembaga kearsipan kabupaten/kota.
(4) Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi
menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan
dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
perguruan tinggi.
(5) Tanggung jawab penyelenggara kearsipan
nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi penetapan kebijakan, pembinaan
kearsipan, dan pengelolaan arsip.
(6) Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan
kearsipan nasional sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), penyelenggara kearsipan nasional
melakukan penelitian dan pengembangan serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
kearsipan.
Pasal 7
Penetapan kebijakan kearsipan nasional
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5)
meliputi bidang:
a. pembinaan . . .
- 11 -
a. pembinaan;
b. pengelolaan arsip;
c. pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan
pembentukan JIKN;
d. organisasi;
e. pengembangan sumber daya manusia;
f. prasarana dan sarana;
g. pelindungan dan penyelamatan arsip;
h. sosialisasi kearsipan;
i. kerja sama; dan
j. pendanaan.
Pasal 8
(1) Pembinaan kearsipan nasional sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) dilaksanakan
oleh lembaga kearsipan nasional terhadap
pencipta arsip tingkat pusat dan daerah,
lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga
kearsipan perguruan tinggi.
(2) Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan
oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap
pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi
dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
(3) Pembinaan kearsipan kabupaten/kota
dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di
lingkungan daerah kabupaten/kota.
(4) Pembinaan kearsipan perguruan tinggi
dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan
civitas akademika di lingkungan perguruan
tinggi.
Pasal 9 . . .
- 12 -
Pasal 9
(1) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 ayat (5) dilakukan terhadap arsip
dinamis dan arsip statis.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. arsip vital;
b. arsip aktif;
c. arsip inaktif.
(3) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung
jawab pencipta arsip.
(4) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan.
Bagian Kedua
Pembangunan SKN, Pembangunan SIKN, dan
Pembentukan JIKN
Paragraf 1
Pembangunan SKN
Pasal 10
(1) Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan
kearsipan yang komprehensif dan terpadu
melalui SKN sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 7 huruf c untuk menjaga autentisitas dan
keutuhan arsip.
(2) SKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan
pengelolaan arsip statis.
Pasal 11 . . .
- 13 -
Pasal 11
SKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10
berfungsi untuk:
a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki
keterkaitan informasi di semua organisasi
kearsipan;
b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu
keutuhan informasi; dan
c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik,
utuh, dan terpercaya.
Paragraf 2
Pembangunan SIKN
Pasal 12
(1) Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c
untuk memberikan informasi yang autentik dan
utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang
punggung manajemen penyelenggaraan negara,
memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu
bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
(2) Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga
kearsipan nasional membentuk JIKN.
Pasal 13
SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12
berfungsi untuk:
a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung
manajemen penyelenggaraan negara;
b. menjamin akuntabilitas manajemen
penyelenggaraan negara;
c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada
pihak yang berhak; dan
d. menjamin . . .
- 14 -
d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori
kolektif bangsa.
Paragraf 3
Pembentukan JIKN
Pasal 14
(1) JIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7
huruf c berfungsi untuk meningkatkan:
a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada
masyarakat;
b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan
rakyat; dan
c. peran serta masyarakat dalam bidang
kearsipan.
(2) Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat
jaringan nasional serta lembaga kearsipan
provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota,
dan lembaga kearsipan perguruan tinggi
sebagai simpul jaringan.
Pasal 15
Ketentuan lebih lanjut mengenai SKN, SIKN, dan
JIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 sampai
dengan Pasal 14 diatur dengan peraturan
pemerintah.
Bagian Ketiga
Organisasi Kearsipan
Pasal 16
(1) Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan
pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
(2) Unit . . .
- 15 -
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) wajib dibentuk oleh setiap lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan
badan usaha milik daerah (BUMD).
(3) Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) terdiri atas:
a. ANRI;
b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota; dan
d. arsip perguruan tinggi.
(4) Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh
pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah
kabupaten/kota wajib dibentuk oleh
pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan
arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh
perguruan tinggi negeri.
Bagian Keempat
Unit Kearsipan
Pasal 17
(1) Unit kearsipan pada pencipta arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1)
memiliki fungsi:
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah
di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip
menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan
lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
dan
e. pembinaan . . .
- 16 -
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam
rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
(2) Unit kearsipan pada lembaga negara berada di
lingkungan sekretariat setiap lembaga negara
sesuai dengan struktur organisasinya.
(3) Unit kearsipan pada lembaga negara
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memiliki
tugas:
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari
unit pengolah di lingkungannya;
b. mengolah arsip dan menyajikan arsip
menjadi informasi dalam kerangka SKN dan
SIKN;
c. melaksanakan pemusnahan arsip di
lingkungan lembaganya;
d. mempersiapkan penyerahan arsip statis
oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI;
dan
e. melaksanakan pembinaan dan evaluasi
dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
Pasal 18
(1) Unit kearsipan pada pemerintahan daerah
berada di lingkungan satuan kerja perangkat
daerah dan penyelenggara pemerintahan
daerah.
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) memiliki tugas:
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari
unit pengolah satuan kerja perangkat
daerah dan penyelenggara pemerintahan
daerah;
b. melaksanakan . . .
- 17 -
b. melaksanakan pemusnahan arsip dari
lingkungan satuan kerja perangkat daerah
dan penyelenggara pemerintahan daerah;
c. mempersiapkan penyerahan arsip statis
oleh pimpinan satuan kerja perangkat
daerah dan penyelenggara pemerintahan
daerah kepada lembaga kearsipan daerah;
dan
d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi
dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
Bagian Kelima
Lembaga Kearsipan
Paragraf 1
ANRI
Pasal 19
(1) ANRI adalah lembaga kearsipan nasional.
(2) ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis
yang berskala nasional yang diterima dari:
a. lembaga negara;
b. perusahaan; c. organisasi politik;
d. organisasi kemasyarakatan; dan
e. perseorangan.
Pasal 20
(1) ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19
ayat (1) memiliki tugas melaksanakan
pembinaan kearsipan secara nasional terhadap
pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip
daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota,
dan arsip perguruan tinggi.
(2) Pembinaan . . .
- 18 -
(2) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan secara
terkoordinasi dengan lembaga terkait.
Pasal 21
Untuk kepentingan penyelamatan arsip
pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan
berbangsa dan bernegara, ANRI dapat membentuk
depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif
yang berfungsi sebagai penyimpan arsip inaktif yang
memiliki nilai berkelanjutan.
Paragraf 2
Arsip Daerah Provinsi
Pasal 22
(1) Arsip daerah provinsi adalah lembaga
kearsipan daerah provinsi.
(2) Pemerintahan daerah provinsi wajib
membentuk arsip daerah provinsi.
(3) Pembentukan arsip daerah provinsi
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(4) Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan
arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan
kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.
Pasal 23 . . .
- 19 -
Pasal 23
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki
tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang
berasal dari satuan kerja perangkat daerah
provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip
daerah kabupaten/kota.
Paragraf 3
Arsip Daerah Kabupaten/Kota
Pasal 24
(1) Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota.
(2) Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib
membentuk arsip daerah kabupaten/kota.
(3) Pembentukan arsip daerah kabupaten/kota
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(4) Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah
kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota;
b. desa atau yang disebut dengan nama lain;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.
Pasal 25 . . .
- 20 -
Pasal 25
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota
memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang
berasal dari satuan kerja perangkat daerah
kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pasal 26
Pembentukan arsip daerah provinsi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 22 ayat (3) dan arsip daerah
kabupaten/kota sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 24 ayat (3) dilakukan oleh pemerintah daerah
masing-masing.
Paragraf 4
Arsip Perguruan Tinggi
Pasal 27
(1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga
kearsipan perguruan tinggi.
(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk
arsip perguruan tinggi.
(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan
arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi; dan
b. civitas . . .
- 21 -
b. civitas akademika di lingkungan perguruan
tinggi.
Pasal 28
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki
tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang
berasal dari satuan kerja dan civitas akademika
di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan
tinggi yang bersangkutan.
Pasal 29
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga
kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16
ayat (2) harus dipimpin oleh sumber daya manusia
yang profesional dan memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Bagian Keenam
Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pasal 30
(1) Pengembangan sumber daya manusia
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e
terdiri atas arsiparis dan sumber daya
manusia yang memiliki kompetensi dan
profesionalitas di bidang kearsipan.
(2) Lembaga kearsipan nasional melaksanakan
pembinaan dan pengembangan arsiparis
melalui upaya:
a. pengadaan . . .
- 22 -
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan
keprofesionalan arsiparis melalui
penyelenggaraan, pengaturan, serta
pengawasan pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum
arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan
tunjangan profesi untuk sumber daya
kearsipan.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan
hukum, kewenangan, kompetensi, pendidikan
dan pelatihan arsiparis sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) diatur dengan
peraturan pemerintah.
Bagian Ketujuh
Prasarana dan Sarana
Pasal 31
Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana
kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7
huruf f dengan mengatur standar kualitas dan
spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 32
(1) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan
menyediakan prasarana dan sarana kearsipan
sesuai dengan standar kearsipan untuk
pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 9 ayat (1).
(2) Prasarana . . .
- 23 -
(2) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan
dikembangkan sesuai dengan kemajuan
teknologi informasi dan komunikasi.
Bagian Kedelapan
Pelindungan dan Penyelamatan Arsip
Pasal 33
Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan
kegiatan yang menggunakan sumber dana negara
dinyatakan sebagai arsip milik negara.
Pasal 34
(1) Negara menyelenggarakan pelindungan dan
penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 7 huruf g, baik terhadap arsip
yang keberadaanya di dalam maupun di luar
wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
sebagai bahan pertanggungjawaban setiap
aspek kehidupan berbangsa dan bernegara
untuk kepentingan negara, pemerintahan,
pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat.
(2) Negara secara khusus memberikan
pelindungan dan penyelamatan arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang
berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah-
masalah pemerintahan yang strategis.
(3) Negara menyelenggarakan pelindungan dan
penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam,
bencana sosial, perang, tindakan kriminal
serta tindakan kejahatan yang mengandung
unsur sabotase, spionase, dan terorisme.
(4) Pelindungan . . .
- 24 -
(4) Pelindungan dan penyelamatan arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan
ayat (2) dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh
ANRI, pencipta arsip, dan pihak terkait.
(5) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat
bencana nasional dilaksanakan oleh ANRI dan
pencipta arsip yang berkoordinasi dengan
Badan Nasional Penanggulangan Bencana
(BNPB).
(6) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat
bencana yang tidak dinyatakan sebagai
bencana nasional dilaksanakan oleh pencipta
arsip, arsip daerah provinsi, dan/atau arsip
daerah kabupaten/kota yang berkoordinasi
dengan BNPB.
Pasal 35
(1) Tanggung jawab penyelamatan arsip lembaga
negara yang digabung dan/atau dibubarkan,
dilaksanakan oleh ANRI bersama dengan
lembaga negara yang bersangkutan sejak
penggabungan dan/atau pembubaran
ditetapkan.
(2) Dalam hal terjadi penggabungan dan/atau
pembubaran suatu satuan kerja perangkat
daerah, pemerintah daerah mengambil
tindakan untuk melakukan upaya
penyelamatan arsip dari satuan kerja
perangkat daerah tersebut.
(3) Upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja
perangkat daerah sebagai akibat
penggabungan dan/atau pembubaran
sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dilaksanakan oleh arsip daerah provinsi atau
arsip daerah kabupaten/kota sesuai dengan
ruang lingkup fungsi dan tugas.
Bagian Kesembilan . . .
- 25 -
Bagian Kesembilan
Sosialisasi Kearsipan
Pasal 36
(1) Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi
kearsipan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 7 huruf h dalam mewujudkan
masyarakat sadar arsip.
(2) Sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan melalui pendidikan,
pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta
melalui penggunaan berbagai sarana media
komunikasi dan informasi.
(3) Sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) ditujukan pada lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan.
(4) Lembaga kearsipan menyediakan layanan
informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi
pengelolaan arsip masyarakat.
Bagian Kesepuluh
Kerja Sama
Pasal 37
(1) Lembaga kearsipan dapat mengadakan kerja
sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7
huruf i dengan pencipta arsip dan dapat
mengadakan kerja sama dengan luar negeri.
(2) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Bagian Kesebelas . . .
- 26 -
Bagian Kesebelas
Pendanaan
Pasal 38
(1) Pendanaan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 7 huruf j, dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga
kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan
tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu
oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam
anggaran pendapatan dan belanja negara
(APBN).
(2) Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan yang diselenggarakan oleh
pemerintahan daerah selain sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dialokasikan dalam
anggaran pendapatan dan belanja daerah
(APBD).
Pasal 39
(1) Pendanaan pelindungan dan penyelamatan
arsip akibat bencana yang berskala nasional
menjadi tanggung jawab Pemerintah.
(2) Pendanaan pelindungan dan penyelamatan
arsip akibat bencana yang terjadi di daerah
yang tidak dinyatakan sebagai bencana
nasional sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 34 ayat (6) menjadi tanggung jawab
pemerintahan daerah masing-masing.
BAB IV . . .
- 27 -
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Bagian Kesatu
Ruang Lingkup Pengelolaan
Pasal 40
(1) Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk
menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan:
a. andal;
b. sistematis;
c. utuh;
d. menyeluruh; dan
e. sesuai dengan norma, standar, prosedur,
dan kriteria.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2) meliputi:
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
c. penyusutan arsip.
(3) Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD
dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan
nasional.
(4) Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis
yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat
tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal
retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip.
(5) Pejabat . . .
- 28 -
(5) Pejabat atau orang yang bertanggung jawab
dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip yang dikelolanya.
Bagian Kedua
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis
Paragraf 1
Penciptaan
Pasal 41
(1) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 40 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan
baik dan benar untuk menjamin rekaman
kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya
sehingga menghasilkan arsip yang autentik,
utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(2) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan berdasarkan analisis
fungsi dan tugas organisasi.
(3) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen
struktur, isi, dan konteks arsip.
(4) Untuk memenuhi ketentuan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3),
pencipta arsip mengatur dan
mendokumentasikan proses pembuatan dan
penerimaan arsip secara akurat.
Paragraf 2 . . .
- 29 -
Paragraf 2
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pasal 42
(1) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip
dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak.
(2) Pencipta arsip pada lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar
arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori,
yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
(3) Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatan arsip dinamis yang masuk
dalam kategori arsip terjaga.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara
membuat daftar arsip dinamis, dan menjaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip
dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dan ayat (3) diatur dalam peraturan kepala
ANRI.
Pasal 43
(1) Pejabat yang bertanggung jawab dalam
kegiatan kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah
pemerintahan yang strategis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2) wajib
memberkaskan dan melaporkan arsipnya
kepada ANRI.
(2) Pemberkasan dan pelaporan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) wajib dilakukan paling
lama 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan.
(3) Arsip . . .
- 30 -
(3) Arsip yang tercipta pada lembaga negara,
pemerintahan daerah, dan perguruan tinggi
negeri yang berkaitan dengan kegiatan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2)
wajib diserahkan kepada ANRI dalam bentuk
salinan autentik dari naskah asli paling lama
1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan
kepada ANRI.
(4) Pejabat yang bertanggungjawab sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) yang kegiatannya
berlangsung sebelum berlakunya Undang-
Undang ini, tanggungjawabnya menjadi
tanggung jawab pimpinan instansi yang
bersangkutan.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara
pemberkasan dan pelaporan arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) diatur dengan
peraturan kepala ANRI.
Pasal 44
(1) Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip
dengan alasan apabila arsip dibuka untuk
umum dapat:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan pelindungan hak
atas kekayaan intelektual dan pelindungan
dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan
negara;
d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia
yang masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya;
e. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. merugikan kepentingan politik luar negeri
dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan . . .
- 31 -
g. mengungkapkan isi akta autentik yang
bersifat pribadi dan kemauan terakhir
ataupun wasiat seseorang kecuali kepada
yang berhak secara hukum;
h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi;
dan
i. mengungkap memorandum atau surat-
surat yang menurut sifatnya perlu
dirahasiakan.
(2) Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip
tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3) Pencipta arsip wajib menentukan prosedur
berdasarkan standar pelayanan minimal serta
menyediakan fasilitas untuk kepentingan
pengguna arsip.
Pasal 45
(1) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf b
dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
(2) Pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan standar
pemeliharaan arsip.
Pasal 46
Ketentuan lebih lanjut mengenai penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 sampai
dengan Pasal 45 diatur dengan peraturan
pemerintah.
Paragraf 3 . . .
- 32 -
Paragraf 3
Penyusutan Arsip
Pasal 47
(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c dilaksanakan
oleh pencipta arsip.
(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip
serta kepentingan masyarakat, bangsa dan
negara.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan
arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Pasal 48
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib memiliki JRA.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA diatur
dengan peraturan pemerintah.
Pasal 49
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 40 ayat (2) huruf c meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan;
b. pemusnahan . . .
- 33 -
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan
yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
Pasal 50
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49
huruf a diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Pasal 51
(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap
arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses suatu perkara.
(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai
dengan prosedur yang benar.
(3) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip
merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta
arsip yang bersangkutan.
Pasal 52 . . .
- 34 -
Pasal 52
(1) Setiap lembaga negara dan lembaga yang
terkena kewajiban berdasarkan undang-
undang ini dilarang melaksanakan
pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur
pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) diatur dengan peraturan
pemerintah.
Pasal 53
(1) Lembaga negara tingkat pusat wajib
menyerahkan arsip statis kepada ANRI.
(2) Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan
arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi
induknya tidak menentukan lain.
(3) Satuan kerja perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi
wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip
daerah provinsi.
(4) Satuan kerja perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip
statis kepada arsip daerah kabupaten/kota.
(5) Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi
negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada
arsip perguruan tinggi di lingkungannya.
(6) Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis
kepada lembaga kearsipan berdasarkan
tingkatannya sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(7) Arsip statis sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) sampai dengan ayat (6) adalah arsip
yang:
a. memiliki . . .
- 35 -
a. memiliki nilai guna kesejarahan; dan
b. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.
(8) Selain arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (7), arsip yang tidak dikenali
penciptanya atau karena tidak adanya JRA
dan dinyatakan dalam DPA oleh lembaga
kearsipan dinyatakan sebagai arsip statis.
Pasal 54
Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas,
reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang
diserahkan kepada lembaga kearsipan.
Pasal 55
Ketentuan lebih lanjut mengenai pemindahan arsip
inaktif, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna,
dan penyerahan arsip statis, serta ketentuan
mengenai JRA sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 50 sampai dengan Pasal 53 diatur dengan
peraturan pemerintah.
Paragraf 4
Arsip Vital
Pasal 56
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib membuat program arsip vital.
(2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
(3) Ketentuan . . .
- 36 -
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip
vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan
ayat (2) diatur dengan peraturan kepala ANRI.
Bagian Ketiga
Kewajiban Pencipta Arsip
Pasal 57
(1) Pencipta arsip yang terkena kewajiban
pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 sampai dengan
Pasal 45, dan Pasal 47 sampai dengan
Pasal 54, serta Pasal 56 berlaku bagi:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri; dan
d. BUMN dan/atau BUMD.
(2) Kewajiban pengelolaan arsip dinamis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku
pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi
swasta terhadap arsip yang tercipta dari
kegiatan yang dibiayai dengan anggaran
negara dan/atau bantuan luar negeri.
Pasal 58
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan
oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan
berdasarkan perjanjian kerja.
(2) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan setelah pihak ketiga
mempertanggungjawabkan kegiatannya
kepada pemberi kerja dan lembaga lain yang
terkait.
(3) Pihak . . .
- 37 -
(3) Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari
lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD berdasarkan perjanjian kerja
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib
menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan
yang dibiayai dengan anggaran negara kepada
pemberi kerja.
BAB V
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Bagian Kesatu
Ruang Lingkup Pengelolaan
Pasal 59
(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk
menjamin keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(2) Pengelolaan arsip statis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.
Bagian Kedua
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Statis
Paragraf 1
Akuisisi Arsip Statis
Pasal 60
(1) Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi
arsip statis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 59 ayat (2) huruf a.
(2) Akuisisi . . .
- 38 -
(2) Akuisisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi arsip statis yang telah diverifikasi
secara langsung maupun tidak langsung.
(3) Lembaga kearsipan wajib membuat DPA yang
meliputi arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dan mengumumkannya kepada
publik.
(4) Setiap orang yang memiliki atau menyimpan
arsip statis sebagaimana dimaksud pada
ayat (3) wajib menyerahkan kepada ANRI atau
lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat
yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
Pasal 61
(1) Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi
arsip statis dari lembaga pendidikan swasta
dan perusahaan swasta yang memperoleh
anggaran negara dan/atau bantuan luar
negeri.
(2) Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan
diikuti dengan peralihan tanggung jawab
pengelolaannya.
Paragraf 2
Pengolahan Arsip Statis
Pasal 62
(1) Pengolahan arsip statis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf b
dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan
asas aturan asli.
(2) Pengolahan arsip statis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan
berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
Paragraf 3 . . .
- 39 -
Paragraf 3
Preservasi Arsip Statis
Pasal 63
(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 59 ayat (2) huruf c dilakukan
untuk menjamin keselamatan dan kelestarian
arsip statis.
(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan
kuratif.
Paragraf 4
Akses Arsip Statis
Pasal 64
(1) Lembaga kearsipan wajib menjamin
kemudahan akses arsip statis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf d bagi
kepentingan pengguna arsip.
(2) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan
publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(3) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dan ayat (2) didasarkan pada
sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
(4) Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) melaksanakan pelayanan
berdasarkan norma, standar, prosedur, dan
kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI
serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan
akses sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 65 . . .
- 40 -
Pasal 65
(1) Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk
umum.
(2) Apabila akses terhadap arsip statis yang
berasal dari pencipta arsip terdapat
persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai
dengan persyaratan dari pencipta arsip yang
memiliki arsip tersebut.
Pasal 66
(1) Terhadap arsip statis yang dinyatakan
tertutup berdasarkan persyaratan akses
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64
ayat (3) atau karena sebab lain, kepala ANRI
atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
lingkup kewenangannya dapat menyatakan
arsip statis menjadi terbuka setelah melewati
masa penyimpanan selama 25 (dua puluh
lima) tahun.
(2) Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila
memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam
ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Lembaga kearsipan memiliki kewenangan
menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum
25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan
yang dinyatakan masih tertutup dengan
pertimbangan:
a. tidak menghambat proses penegakan
hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan
pelindungan hak atas kekayaan intelektual
dan pelindungan dari persaingan usaha
tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan
keamanan negara;
d. tidak . . .
- 41 -
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam
Indonesia yang masuk dalam kategori
dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi
nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan
hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik
yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali
kepada yang berhak secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data
pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau
surat-surat yang menurut sifatnya perlu
dirahasiakan.
(4) Untuk kepentingan penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan,
kepentingan penyelidikan dan penyidikan,
arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dapat diakses dengan kewenangan kepala
lembaga kearsipan yang ketentuannya diatur
dengan peraturan kepala ANRI.
(5) Penetapan arsip statis menjadi tertutup
sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan
sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan
kepada dewan perwakilan rakyat sesuai
dengan tingkatannya.
(6) Penetapan sebagaimana dimaksud pada
ayat (5) dilakukan secara terkoordinasi dengan
pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
(7) Penetapan keterbukaan arsip statis
sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(8) Ketentuan . . .
- 42 -
(8) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) berlaku sejak arsip statis diterima oleh
lembaga kearsipan.
Pasal 67
Ketentuan lebih lanjut mengenai akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 sampai
dengan Pasal 66 diatur dengan peraturan
pemerintah.
BAB VI
AUTENTIKASI
Pasal 68
(1) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan
dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk
dan/atau melakukan alih media meliputi
media elektronik dan/atau media lain.
(2) Autentikasi arsip statis terhadap arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat
dilakukan oleh lembaga kearsipan.
(3) Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis
yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil
alih media sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) harus dapat dibuktikan dengan
persyaratan yang diatur dengan peraturan
pemerintah.
Pasal 69
(1) Lembaga kearsipan berwenang melakukan
autentikasi arsip statis dengan dukungan
pembuktian.
(2) Untuk . . .
- 43 -
(2) Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi,
serta kemandirian dan integritasnya dalam
melakukan fungsi dan tugas penetapan
autentisitas suatu arsip statis, lembaga
kearsipan harus didukung peralatan dan
teknologi yang memadai.
(3) Dalam menetapkan autentisitas suatu arsip
statis, lembaga kearsipan dapat berkoordinasi
dengan instansi yang mempunyai kemampuan
dan kompetensi.
BAB VII
ORGANISASI PROFESI DAN
PERAN SERTA MASYARAKAT
Bagian Kesatu
Organisasi Profesi
Pasal 70
(1) Arsiparis dapat membentuk organisasi profesi.
(2) Pembinaan organisasi profesi arsiparis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan oleh Pemerintah dan pemerintah
daerah.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi
profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) diatur dalam anggaran dasar dan
anggaran rumah tangga berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kedua . . .
- 44 -
Bagian Kedua
Peran Serta Masyarakat
Pasal 71
(1) Masyarakat dapat berperan serta dalam
kearsipan yang meliputi peran serta
perseorangan, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan dalam
penyelenggaraan kearsipan.
(2) Peran serta masyarakat sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dapat diwujudkan
dalam ruang lingkup pengelolaan,
penyelamatan, penggunaan arsip, dan
penyediaan sumber daya pendukung, serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
kearsipan.
(3) Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan
masyarakat dalam kegiatan pelindungan,
penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi
kearsipan.
Pasal 72
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2)
dilaksanakan dengan cara:
a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat
mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban
dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak
keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual
serta mendukung ketertiban kegiatan
penyelenggaraan negara; dan
b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan,
keluarga, organisasi politik, dan organisasi
kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan
standar dan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Pasal 73 . . .
- 45 -
Pasal 73
(1) Peran serta masyarakat dalam penyelamatan
arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71
ayat (2) dilaksanakan dengan cara:
a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga
kearsipan;
b. melaporkan kepada lembaga kearsipan
apabila mengetahui terjadinya penjualan,
pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan
pengubahan arsip oleh lembaga negara
tanpa melalui prosedur sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang ini; dan
c. melindungi dan menyelamatkan arsip dan
tempat penyimpanan arsip dari bencana
alam, bencana sosial, perang, sabotase,
spionase, dan terorisme melalui
koordinasi dengan lembaga terkait.
(2) Pemerintah dapat memberikan penghargaan
kepada anggota masyarakat yang berperan
serta dalam kegiatan pelindungan dan
penyelamatan arsip.
(3) Pemerintah dapat memberikan imbalan
kepada anggota masyarakat yang berperan
serta dalam penyerahan arsip yang masuk
dalam kategori DPA.
Pasal 74
Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2)
dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang
benar.
Pasal 75
Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber
daya pendukung sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara:
a. menggalang . . .
- 46 -
a. menggalang dan/atau menyumbangkan dana
untuk penyelenggaraan kearsipan;
b. melakukan pengawasan penyelenggaraan
kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; dan
c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan
penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi
yang dimilikinya.
Pasal 76
Masyarakat dapat menyelenggarakan pendidikan
dan pelatihan kearsipan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 71 ayat (2) sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Pasal 77
Organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan menyerahkan arsip statis dari
kegiatan yang didanai dari anggaran negara
dan/atau bantuan luar negeri kepada lembaga
kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
BAB VIII
SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 78
(1) Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar
ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24
ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48 ayat (1),
dan Pasal 60 ayat (3) dikenai sanksi
administratif berupa teguran tertulis.
(2) Apabila . . .
- 47 -
(2) Apabila selama 6 (enam) bulan tidak
melakukan perbaikan, pejabat dan/atau
pelaksana sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa
penundaaan kenaikan gaji berkala untuk
paling lama 1 (satu) tahun.
(3) Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya
tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau
pelaksana sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dikenai sanksi administratif berupa
penundaaan kenaikan pangkat untuk paling
lama 1 (satu) tahun.
Pasal 79
(1) Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar
ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 56 ayat (1) dan Pasal 64 ayat (1) dikenai
sanksi administratif berupa teguran tertulis.
(2) Apabila selama 6 (enam) bulan tidak
melakukan perbaikan, pejabat dan/atau
pelaksana sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa
penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji
berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun.
(3) Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya
tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau
pelaksana sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dikenai sanksi administratif berupa
penurunan pangkat pada pangkat yang
setingkat lebih rendah untuk paling lama
1 (satu) tahun.
Pasal 80 . . .
- 48 -
Pasal 80
(1) Pejabat, pimpinan instansi dan/atau
pelaksana yang melanggar ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40
ayat (4), Pasal 42 ayat (1), dan Pasal 43
ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dikenai sanksi
administratif berupa teguran tertulis.
(2) Apabila selama 6 (enam) bulan tidak
melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan
instansi dan/atau pelaksana sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dikenai sanksi
administratif berupa penurunan pangkat pada
pangkat yang setingkat lebih rendah untuk
paling lama 1 (satu) tahun.
(3) Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya
tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan
instansi dan/atau pelaksana sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) dikenai sanksi
administratif berupa pembebasan dari
jabatan.
BAB IX
KETENTUAN PIDANA
Pasal 81
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai
dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri
atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau
denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah).
Pasal 82 . . .
- 49 -
Pasal 82
Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan
arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak
berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42
ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama
3 (tiga) tahun atau denda paling banyak
Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta
rupiah).
Pasal 83
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara
yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan
pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau
denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh
lima juta rupiah).
Pasal 84
Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan
pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 43 ayat (1) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda
paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta
rupiah).
Pasal 85
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga
kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 44 ayat (2) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda
paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima
puluh juta rupiah).
Pasal 86 . . .
- 50 -
Pasal 86
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan
arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan
pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan
denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus
juta rupiah).
Pasal 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah
ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53
dipidana dengan pidana penjara paling lama
10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak
Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
Pasal 88
Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang
tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran
negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58
ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama
5 (lima) tahun atau denda paling banyak
Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta
rupiah).
BAB X
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 89
(1) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 43 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3)
terhadap kegiatan yang telah terjadi sebelum
berlakunya Undang-Undang ini, mengikuti
ketentuan Undang-Undang ini sejak
diundangkan.
(2) Pada . . .
- 51 -
(2) Pada saat berlakunya Undang-Undang ini,
semua peraturan perundang-undangan yang
berkaitan dengan kearsipan dinyatakan tetap
berlaku sepanjang tidak bertentangan atau
belum dikeluarkan peraturan pelaksanaan
baru berdasarkan Undang-Undang ini.
BAB XI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 90
(1) Peraturan pemerintah yang diamanatkan
Undang-Undang ini diselesaikan paling lama
1 (satu) tahun terhitung sejak Undang-Undang
ini diberlakukan.
(2) Peraturan kepala ANRI yang diamanatkan
Undang-Undang ini diselesaikan paling lama
1 (satu) tahun terhitung sejak Undang-Undang
ini diberlakukan.
Pasal 91
Pada saat Undang-Undang ini mulai berlaku,
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964) dicabut
dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 92
Undang-Undang ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar . . .
- 52 -
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Undang-Undang ini dengan
penempatannya dalam Lembaran Negara Republik
Indonesia.
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 23 Oktober 2009
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
DR. H. SUSILO BAMBANG YUDHOYONO
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 23 Oktober 2009
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
PATRIALIS AKBAR
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2009 NOMOR 152
Salinan sesuai dengan aslinya SEKRETARIAT NEGARA RI
Kepala Biro Peraturan Perundang-undangan Bidang Politik dan Kesejahteraan Rakyat,
Wisnu Setiawan
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG
KEARSIPAN
I. UMUM
Perjuangan dalam upaya mewujudkan dan mencapai cita-cita
nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang
Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 yang terekam dalam
sejarah perjalanan bangsa Indonesia berfungsi sebagai memori kolektif
bangsa. Perjuangan tersebut tercermin dalam upaya yang dilakukan
oleh seluruh komponen masyarakat, bangsa, dan negara baik melalui
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi
kemasyarakatan, organisasi politik, perusahaan, maupun
perseorangan. Memori kolektif bangsa yang merupakan rekaman dari
sejarah perjalanan bangsa tersebut merupakan aset nasional yang
menggambarkan identitas dan jati diri bangsa Indonesia yang
sesungguhnya. Setiap langkah dan dinamika gerak maju bangsa,
masyarakat, dan negara Indonesia ke depan harus didasarkan pada
pemahaman, penghayatan, dan catatan atas identitas dan jati diri
bangsa tersebut yang terekam dalam bentuk arsip.
Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik
dan bersih serta dalam menjaga agar dinamika gerak maju
masyarakat, bangsa, dan negara ke depan agar senantiasa berada pada
pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional, arsip yang tercipta harus
dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran
masyarakat, bangsa, dan negara. Oleh karena itu setiap lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan perseorangan harus
menunjukkan tanggung jawabnya dalam penyelenggaraan, penciptaan,
pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari kegiatan-
kegiatannya.
Pertanggungjawaban . . .
- 2 -
Pertanggungjawaban kegiatan dalam penciptaan, pengelolaan,
dan pelaporan arsip tersebut diwujudkan dalam bentuk menghasilkan
suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis,
autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Untuk mewujudkan
pertanggungjawaban tersebut dibutuhkan kehadiran suatu lembaga
kearsipan, baik yang bersifat nasional, daerah, maupun perguruan
tinggi yang berfungsi mengendalikan kebijakan, pembinaan,
pengelolaan kearsipan nasional agar terwujud sistem penyelenggaraan
kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu.
Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan
nasional yang komprehensif dan terpadu, lembaga kearsipan nasional
perlu membangun suatu sistem kearsipan nasional yang meliputi
pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem
kearsipan nasional berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang
autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu mengidentifikasikan
keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu
keutuhan informasi pada semua organisasi kearsipan.
Penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sebagai bagian yang
tidak terpisahkan dari sistem penyelenggaraan kearsipan nasional
akan dapat berjalan secara efektif apabila lembaga kearsipan nasional
didukung oleh suatu sistem informasi kearsipan nasional.
Pembangunan sistem informasi kearsipan nasional dalam kerangka
sistem kearsipan nasional berfungsi untuk menyajikan informasi yang
autentik, utuh, dan terpercaya serta mewujudkan arsip sebagai tulang
punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif
bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara
Kesatuan Republik Indonesia. Agar fungsi sistem informasi kearsipan
nasional dapat berjalan secara optimal lembaga kearsipan kearsipan
nasional perlu membentuk jaringan informasi kearsipan nasional
dengan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat jaringan
nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan
kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai
simpul jaringan. Jaringan informasi kearsipan nasional pada lembaga-
lembaga kearsipan berfungsi untuk meningkatkan akses dan mutu
layanan kearsipan kepada masyarakat, kemanfaatan arsip bagi
kesejahteraan rakyat, dan peran serta masyarakat di bidang kearsipan.
Sistem . . .
- 3 -
Sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif
dan terpadu harus dibangun dengan mengimplementasikan prinsip,
kaidah, norma, standar, prosedur, dan kriteria, pembinaan kearsipan,
sistem pengelolaan arsip, sumber daya pendukung, serta peran serta
masyarakat dan organisasi profesi yang sedemikian rupa, sehingga
mampu merespons tuntutan dinamika gerak maju masyarakat,
bangsa, dan negara ke depan.
Undang-Undang ini diharapkan dapat memberi kejelasan dan
pengaturan mengenai kearsipan, antara lain:
a. pengertian dan batasan penyelenggaraan kearsipan;
b. asas, tujuan, dan ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan;
c. sistem kearsipan nasional, sistem informasi kearsipan nasional, dan
jaringan informasi kearsipan nasional;
d. penyelenggaraan kearsipan;
e. pengelolaan arsip;
f. autentikasi;
g. pembinaan kearsipan;
h. organisasi;
i. pendanaan;
j. sumber daya manusia;
k. prasarana dan sarana;
l. pelindungan dan penyelamatan arsip;
m. sosialisasi;
n. peran serta masyarakat dan organisasi profesi; dan
o. sanksi administratif dan ketentuan pidana.
II. PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas.
Pasal 2 . . .
- 4 -
Pasal 2
Yang dimaksud dengan “memberikan kepastian hukum” adalah
bahwa Undang-Undang ini memberi landasan hukum bagi semua
aktivitas penyelenggaraan kearsipan dan memberikan kepastian
serta rasa aman bagi para penyelenggara kearsipan.
Pasal 3
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah” adalah
bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin
arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat
disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan
terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang
sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam
pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
Yang dimaksud dengan “arsip yang autentik” adalah arsip
yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan
kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan
diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas
atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
Yang dimaksud dengan “arsip terpercaya” adalah arsip yang
isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena
merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan,
kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk
kegiatan selanjutnya.
Huruf c . . .
- 5 -
Huruf c
Yang dimaksud dengan “pengelolaan arsip yang andal”
adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan
sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan
perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal
memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture)
semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan
organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan
proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari
pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan
oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama
informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam
dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip
berikut beserta metadatanya.
Huruf d
Yang dimaksud dengan hak-hak keperdataan rakyat
meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lain-
lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah,
ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data
kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.
Huruf e
Yang dimaksud dengan “mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan nasional” adalah bahwa dengan adanya sistem
yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan
menjadi lebih dinamis dan terarah.
Huruf f
Yang dimasud dengan “menjamin keselamatan dan
keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik
maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan
keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau
hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan
oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Huruf g . . .
- 6 -
Huruf g
Yang dimaksud dengan “aset nasional” adalah kekayaan
negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik,
budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam
arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti
kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga
keselamatannya.
Huruf h
Yang dimaksud dengan “meningkatkan kualitas pelayanan
publik” adalah penyelenggaraan kearsipan yang
komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya
manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang
memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik
dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui
ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik,
terpercaya, dan dapat digunakan.
Pasal 4
Huruf a
Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan
landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-
undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan
penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas
supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan
penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang
berlaku.
Huruf b
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan
keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan
arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan
akuntabilitas.
Huruf c . . .
- 7 -
Huruf c
Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan
arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan
pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat
mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
Huruf d
Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang
dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu
kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur
dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga
arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
Huruf e
Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang
dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan
pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Huruf f
Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan
keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan
penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.
Yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin
terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang
disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
Huruf g
Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber
daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan.
Huruf h . . .
- 8 -
Huruf h
Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah
penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan
kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan
kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran,
kerusakan atau hilangnya arsip.
Huruf i
Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi
atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan
kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi
kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan
berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan
antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan
ketatanegaraan.
Huruf j
Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk
peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
Huruf k
Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip
sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan
kegiatan dan peristiwa yang direkam.
Huruf l
Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan
manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan
bernegara.
Huruf m
Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan
kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi
masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
Huruf n . . .
- 9 -
Huruf n
Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan
memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Pasal 5
Cukup jelas.
Pasal 6
Cukup jelas.
Pasal 7
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Cukup jelas.
Huruf d
Cukup jelas.
Huruf e
Cukup jelas.
Huruf f
Cukup jelas.
Huruf g
Yang dimaksud dengan “pelindungan dan penyelamatan
arsip” adalah negara menyelenggarakan pelindungan dan
penyelamatan arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik
negara, baik terhadap arsip yang keberadaanya di dalam
maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dari
kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang disebabkan
oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan terorisme,
spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme
lainnya. Pelindungan dan penyelamatan dilakukan baik
bersifat preventif maupun kuratif.
Huruf h . . .
- 10 -
Huruf h
Cukup jelas.
Huruf i
Cukup jelas.
Huruf j
Pendanaan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan
kearsipan bersumber dari APBN, APBD, bantuan luar negeri,
dan/atau bantuan masyarakat.
Pasal 8
Cukup jelas.
Pasal 9
Cukup jelas.
Pasal 10
Cukup jelas.
Pasal 11
Cukup jelas.
Pasal 12
Cukup jelas.
Pasal 13
Cukup jelas.
Pasal 14
Cukup jelas.
Pasal 15
Cukup jelas.
Pasal 16 . . .
- 11 -
Pasal 16
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Cukup jelas.
Huruf d
Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan
arsip penting yang berkaitan dengan bukti status
intelektualitas serta pengembangan potensi yang
melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual
lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi
sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan
pengabdian masyarakat.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 17
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Berkaitan dengan tugas pengelolaan arsip inaktif, bagi
lembaga yang lingkup tugasnya meliputi kawasan seluruh
tanah air dimungkinkan membentuk unit kearsipan sebagai
terminal penyimpanan arsip inaktif secara berjenjang sesuai
dengan kebutuhan.
Ayat (3) . . .
- 12 -
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 18
Cukup jelas.
Pasal 19
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “arsip berskala nasional” adalah
arsip dari kegiatan atau peristiwa yang dihasilkan pencipta
arsip yang memiliki yurisdiksi kewenangan secara nasional
dan/atau memiliki pengaruh terhadap kepentingan nasional.
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Yang dimaksud dengan ”perusahaan” adalah termasuk
BUMN dan perusahaan swasta yang berskala nasional.
Huruf c
Cukup jelas.
Huruf d
Cukup jelas.
Huruf e
Cukup jelas.
Pasal 20
Cukup jelas.
Pasal 21
Cukup jelas.
Pasal 22 . . .
- 13 -
Pasal 22
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Yang dimaksud dengan perusahaan adalah BUMD
provinsi dan perusahaan swasta berskala provinsi.
Huruf d
Cukup jelas.
Huruf e
Cukup jelas.
Huruf f
Cukup jelas.
Pasal 23
Huruf a
Untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di
pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah provinsi hanya
bertugas mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari
satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi. Untuk arsip inaktif yang
memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun
pengelolaannya masih menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di setiap satuan kerja perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi.
Huruf b . . .
- 14 -
Huruf b
Cukup jelas.
Pasal 24
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat(2)
Cukup jelas.
Ayat(3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Yang dimaksud dengan perusahaan adalah BUMD
kabupaten/kota dan perusahaan swasta berskala
kabupaten/kota.
Huruf d
Cukup jelas.
Huruf e
Cukup jelas.
Huruf f
Cukup jelas.
Pasal 25 . . .
- 15 -
Pasal 25
Huruf a
Untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di
pemerintahan daerah kabupaten/kota, arsip daerah
kabupaten/kota hanya bertugas mengelola arsip inaktif yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota. Untuk
arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun pengelolaannya masih menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di setiap satuan kerja perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.
Huruf b
Cukup jelas.
Pasal 26
Cukup jelas.
Pasal 27
Ayat (1)
Yang dimaksud “perguruan tinggi” adalah perguruan tinggi
sebagaimana dimaksud dalam undang-undang di bidang
pendidikan adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan
oleh Pemerintah.
Ayat (2)
Yang diwajibkan membentuk arsip perguruan tinggi adalah
perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah,
sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di
lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada
kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4) . . .
- 16 -
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 28
Cukup jelas.
Pasal 29
Cukup jelas.
Pasal 30
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “peran dan kedudukan hukum
arsiparis” adalah yang berhubungan dengan fungsi dan
peran dalam kegiatan kearsipan sejak penciptaan
sampai dengan penyusutan dan akuisisi sampai
dengan pemanfaatan arsip, serta kegiatan lainnya,
yang dilindungi secara sah oleh peraturan perundang-
undangan.
Huruf d
Yang dimaksud dengan ”jaminan kesehatan dan
tunjangan profesi untuk sumber daya manusia
kearsipan” adalah yang berhubungan dengan risiko
penyakit dan gangguan kesehatan pada pengelola
arsip, sedangkan tunjangan profesi perlu diberikan
kepada arsiparis sesuai dengan kompetensinya serta
diberikan melalui standar dan kelulusan sertifikasi
arsiparis.
Ayat (3) . . .
- 17 -
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 31
Yang dimaksud dengan “standar kualitas dan spesifikasi
prasarana dan sarana kearsipan” adalah ketentuan standar
tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang
dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan
prasarana dan sarana kearsipan.
Pasal 32
Cukup jelas.
Pasal 33
Yang dimaksud dengan “arsip milik negara” adalah arsip yang
berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang
dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak
yang didanai oleh sumber dana negara.
Pasal 34
Ayat (1)
Dalam melindungi dan menyelamatkan arsip negara yang
keberadaannya di luar negeri, ANRI melakukan upaya-upaya
dengan melibatkan perwakilan Republik Indonesia di luar
negeri.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “kontrak karya” dalam ketentuan ini
adalah kontrak karya sebagaimana dimaksud dalam
peraturan perundang-undangan, termasuk di bidang energi
dan sumber daya mineral.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4) . . .
- 18 -
Ayat (4)
Yang dimaksud dengan “kegiatan pelindungan dan
penyelamatan arsip” adalah ANRI berkoordinasi dengan
lembaga lain yang terkait sesuai dengan fungsi dan tugas
instansi terkait berdasarkan peraturan perundang-
undangan.
Ayat (5)
Penyelamatan arsip akibat bencana mengikuti mekanisme
yang telah diatur dalam undang-undang tentang
penanggulangan bencana.
Ayat (6)
Cukup jelas.
Pasal 35
Cukup jelas.
Pasal 36
Cukup jelas.
Pasal 37
Cukup jelas.
Pasal 38
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “kegiatan kearsipan tertentu” adalah
kegiatan yang pendanaannya bersumber dari dana
dekonsentrasi, dana pembantuan, dana alokasi khusus,
dan/atau dana alokasi umum yang diarahkan.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Pasal 39
Cukup jelas.
Pasal 40 . . .
- 19 -
Pasal 40
Ayat (1)
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “sistematis” adalah sistem
pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai
dengan menyusutkan arsip secara sistematis.
Pelaksanaan penciptaan sampai dengan penyusutan
arsip harus tersistematisasi melalui desain dan
pengoperasian sistem pengelolaan arsip dan sistem
kerja.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “utuh” adalah sistem
pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan kontrol
seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta
otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang
dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan
pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak.
Huruf d
Yang dimaksud dengan “menyeluruh” adalah sistem
pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari
berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan
organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip.
Huruf e
Yang dimaksud dengan “norma, standar, prosedur, dan
kriteria” adalah sistem pengelolaan arsip harus dikelola
sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan
kegiatan, dan peraturan perundang-undangan,
termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis
yang terkait.
Ayat (2) . . .
- 20 -
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Ayat (5)
Cukup jelas.
Pasal 41
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan “struktur” adalah bentuk (format
fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan
dalam media sehingga memungkinkan isi arsip
dikomunikasikan.
Yang dimaksud dengan “isi” adalah data, fakta, atau
informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan
organisasi ataupun perseorangan.
Yang dimaksud dengan “konteks” adalah lingkungan
administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan
arsip.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 42
Cukup jelas.
Pasal 43 . . .
- 21 -
Pasal 43
Cukup jelas.
Pasal 44
Ayat (1)
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Cukup jelas.
Huruf d
Cukup jelas.
Huruf e
Cukup jelas.
Huruf f
Untuk kepentingan pelindungan penyelenggaraan
negara penutupan akses dapat dilakukan oleh pencipta
arsip selanjutnya pencipta arsip yang bersangkutan
berkoordinasi dengan kementerian yang membidangi
urusan luar negeri sesuai dengan ruang lingkup fungsi
dan tugasnya.
Huruf g
Cukup jelas.
Huruf h
Cukup jelas.
Huruf i
Cukup jelas.
Ayat (2) . . .
- 22 -
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 45
Cukup jelas.
Pasal 46
Cukup jelas.
Pasal 47
Cukup jelas.
Pasal 48
Cukup jelas.
Pasal 49
Cukup jelas.
Pasal 50
Cukup jelas.
Pasal 51
Cukup jelas.
Pasal 52
Cukup jelas.
Pasal 53
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3) . . .
- 23 -
Ayat (3)
Kewajiban penyerahan arsip statis oleh satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat ini dilakukan
dalam kedudukannya sebagai unit pengolah pada
pemerintahan daerah dan dilakukan atas nama
pemerintahan daerah provinsi.
Ayat (4)
Kewajiban penyerahan arsip statis oleh satuan kerja
perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat ini
dilakukan dalam kedudukannya sebagai unit pengolah pada
pemerintahan daerah dan dilakukan atas nama
pemerintahan daerah kabupaten/kota.
Ayat (5)
Kewajiban penyerahan arsip statis oleh satuan kerja
perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat ini
dilakukan dalam kedudukannya sebagai unit pengolah pada
perguruan tinggi dan dilakukan atas nama perguruan tinggi.
Ayat (6)
Yang dimaksud dengan “perusahaan” adalah termasuk
BUMN dan BUMD serta perusahaan swasta yang memiliki
arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional.
Ayat (7)
Cukup jelas.
Ayat (8)
Cukup jelas.
Pasal 54
Cukup jelas.
Pasal 55
Cukup jelas.
Pasal 56 . . .
- 24 -
Pasal 56
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Huruf a
Yang dimaksud dengan “identifikasi” adalah cara
menganalisis fungsi dan tugas organisasi dan arsip
yang tercipta dari pelaksanaan fungsi dan tugas
organisasi sehingga dapat dikenali arsip-arsip yang
dinilai vital bagi organisasi.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “pelindungan dan
pengamanan” adalah upaya dan tindakan untuk
mencegah kerusakan arsip sebelum dan pada saat
terjadi bencana.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “penyelamatan dan pemulihan”
adalah upaya dan tindakan untuk pemeliharaan dan
perawatan arsip pascabencana.
Ayat( 3)
Cukup jelas.
Pasal 57
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “anggaran negara” adalah anggaran
yang teralokasikan dalam APBN atau APBD.
Pasal 58
Cukup jelas.
Pasal 59 . . .
- 25 -
Pasal 59
Cukup jelas.
Pasal 60
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “verifikasi secara langsung” adalah
verifikasi terhadap arsip yang tercantum dalam JRA yang
berketerangan dipermanenkan.
Yang dimaksud dengan “verifikasi secara tidak langsung”
adalah verifikasi terhadap arsip khususnya arsip negara
yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna
kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Ayat (4)
Cukup jelas.
Pasal 61
Cukup jelas.
Pasal 62
Cukup jelas.
Pasal 63
Cukup jelas.
Pasal 64
Cukup jelas.
Pasal 65
Cukup jelas.
Pasal 66 . . .
- 26 -
Pasal 66
Cukup jelas.
Pasal 67
Cukup jelas.
Pasal 68
Ayat (1)
Cukup jelas.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan ”autentikasi arsip statis” adalah
pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa
arsip statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai dengan
aslinya.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 69
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “dukungan pembuktian” adalah
usaha-usaha penelusuran dan pengungkapan serta pengujian
terhadap arsip yang akan diautentikasi.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “kemandirian dan integritasnya”
adalah lembaga kearsipan harus menjaga netralitasnya dalam
penetapan autentisitas dan tidak menyandarkan pembuktian
pada instansi dan/atau pihak yang mempunyai kepentingan
tertentu yang dapat menciderai kualitas pembuktian.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 70
Cukup jelas.
Pasal 71 . . .
- 27 -
Pasal 71
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “masyarakat” adalah sebagian,
sekelompok, suatu komunitas tertentu, dan/atau masyarakat
umum baik yang terhimpun dalam suatu wadah organisasi
maupun yang tidak terhimpun dalam organisasi.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “peran serta masyarakat di bidang
pendidikan dan pelatihan kearsipan” adalah masyarakat
dapat membentuk lembaga pendidikan kearsipan, baik secara
sendiri-sendiri maupun bekerja sama dengan pihak terkait.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 72
Huruf a
Yang dimaksud dengan “menciptakan arsip atas kegiatan
yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban”
adalah senantiasa menciptakan arsip (perseorangan,
keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan)
atas berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan sehingga
menumbuh dan mengembangkan budaya sadar arsip pada
masyarakat dan dapat melindungi masyarakat atas hak-hak
keperdataan, hak atas kekayaan intelektual, dan mendukung
ketertiban administrasi pemerintahan dalam rangka
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “menyimpan dan melindungi arsip”
adalah memelihara arsip yang dimilikinya sesuai dengan
kaidah dan standar kearsipan sehingga arsip tersebut dapat
terlindungi dan senantiasa dapat digunakan dalam rangka
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pasal 73 . . .
- 28 -
Pasal 73
Ayat (1)
Huruf a
Yang dimaksud dengan “menyerahkan arsip statis
kepada lembaga kearsipan” adalah menyerahkan arsip
statis yang dimiliki untuk dikelola oleh lembaga
kearsipan nasional, provinsi, atau kabupaten/kota.
Tanpa melepaskan asal-usul penciptanya, arsip tersebut
menjadi khazanah lembaga kearsipan dan sebagai
memori kolektif untuk dimanfaatkan bagi kepentingan
publik.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “melaporkan kepada lembaga
kearsipan” adalah melaporkan tindakan melawan
hukum tersebut kepada lembaga kearsipan nasional,
provinsi, dan kabupaten/kota.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “melindungi dan
menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip”
adalah melakukan upaya dan tindakan penyelamatan
secara terkoordinasi dengan pihak-pihak terkait yang
memiliki kewenangan dan kompetensi, sehingga
penyelamatan arsip dapat dilaksanakan dengan efisien
dan efektif.
Ayat (2)
Cukup jelas.
Ayat (3)
Cukup jelas.
Pasal 74
Cukup jelas.
Pasal 75 . . .
- 29 -
Pasal 75
Huruf a
Cukup jelas.
Huruf b
Cukup jelas.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “menjadi sukarelawan dalam
pengelolaan dan penyelamatan arsip” adalah berperan serta
dan berpartisipasi dalam kearsipan sesuai dengan
kompetensi yang dimilikinya, seperti bidang teknologi
informasi dan komunikasi, pengelolaan arsip, dan
pelestarian arsip, khususnya ketika terjadi bencana
kearsipan.
Pasal 76
Cukup jelas.
Pasal 77
Cukup jelas.
Pasal 78
Cukup jelas.
Pasal 79
Cukup jelas.
Pasal 80
Cukup jelas.
Pasal 81
Cukup jelas.
Pasal 82
Cukup jelas.
Pasal 83 . . .
- 30 -
Pasal 83
Cukup jelas.
Pasal 84
Cukup jelas.
Pasal 85
Cukup jelas.
Pasal 86
Cukup jelas.
Pasal 87
Cukup jelas.
Pasal 88
Cukup jelas.
Pasal 89
Cukup jelas.
Pasal 90
Cukup jelas.
Pasal 91
Cukup jelas.
Pasal 92
Cukup jelas.
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5071
Draft Wawancara Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan
Umum Republik Indonesia
Nama Informan : Hajar Maruf, S.Sos
Jabatan : Kepala Sub Bagian Kearsipan
Tempat Wawancara : Bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat
Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia
Waktu Wawancara : 29 Mei 2015
Peneliti : Saya mau bertanya tentang sistem pengelolaan arsip dinamis ini
bagian administrasi di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum.
Pertanyaan saya yang sesuai dengan indikator penilaian dengan
sistem pengelolaan arsip dinamis ini. Nah, di dalam pengelolaan
arsip dinamis ini apakah ada penciptaan dan penerimaan yang
sesuai dengan sub bagian indikator ini pak?
Informan : Dalam Penciptaan dan Penerimaan arip ini di dalam sub bagian
menggolongkan arsip dinamis ini yang dimaksud kan itu
klasifikasi,ada juga pedoman klasifikasi arsip di Department
Pekerjaan Umum, jadi kita memakai pedoman klasifikasi yang
sudah ada dalam peraturan Mentri Pekerjaan Umum.
Mendistribusikan arsip dinamis, baik secara internal dan eksternal
dengan cepat ini khususnya distribusi surat, disini ada bagian sub
distribusi lancar-lancar saja malah disini pakai elektronik, data
dimasukin lalu jika orang tanya untuk mencari surat, lalu dicari
ada dalam sistem itu terdapat tanggal surat masuk dan perihal.
Peneliti : Dengan cara TNDE itu bukan?
Informan : Ya, disitu masi lokal karena belum dibuat link dipublikasi tapi
bisa ditanyakan langsung melalui telephone dengan cara “pak
saya kan cuman hanya sesaat distribusi ini ada surat dari pos
ditujukan kepada salah direktorat lalu direktorat tim yang untuk
bertugas mengambil surat itu sudah ada, jadi tiap hari ambil surat
masuk. Kadang satu dua ada yang perlu ditanyakan ada surat dari
parlemen jadi saat pengirim itu mengirim surat dia sudah
telephone kepada yang bersangkutan yang menerima, akhirnya
yang menerima belum dapat, lalu dia tanya kepada sub bagian
distribusi apa sudah ada belumnya surat itu. Distribusi ini tidak
ada masalah, internal masuk eksternal pun masuk tapi kalo ada
surat-surat penting ya kadang-kadang dikirim melalui curer
ditujukan kepada kepala Biro Umum langsung masuk ke bagian
Biro Umum cepat dan tidak ada masalah. Dengan cara info cepat
dan petugasnya setiap hari datang.
Peneliti : Mencatat surat pada buku agenda surat masuk dan surat keluar?
Informan : Ya, surat masuk langsung dicatat di komputer TNDE misalnya
surat masuk yang tujuan kepada Kepala Biro Umum langsung
masuk di TNDE. lalu diterima, dan sudah didisposisi oleh kepala
biro bisa dilihat di handphone surat yang sudah didisposisikan.
Jadi melalui handphone distribusinya dari kepala biro umum
kepada ke kepala bagian administrasi perkantoran bisa lihat
surat-surat masuk untuk saya yang sudah didisposisi dari pak
kepala bagian biro umum melalui email. Semua persuratan di
Kementrian Pekerjaan Umum ini sudah begitu. Jadi ada surat
konsep jadi bisa merubah di TNDE jadi sudah canggih disini.
Peneliti : Dalam sub bagian penerimaan, apakah merespon dengan cepat
dan teliti mengenai arsip ?
Informan : Respon dengan cepat nya itu dengan TNDE seperti yang saya
sudah bilang yang surat masuk kepada kepala Biro umum
didisposisi kepala Biro umum surat datang dikasi surat lembar
disposisi sudah dicatat masukkan di komputer itu tadi. Jadi sistem
nya begini ada surat masuk dari luar ke kepada Biro Umum lalu
dicatat dimasukkan dalam TNDE, dalam TNDE di isi dulukan
data awalnya perihal tetapi belum didisposisikan di scan lalu
masuk kedalam kepemimpinan nanti dituliskan disposisi nya
kembali ke sekretaris disposisi nya ditulis di surat masuk
langsung dikirim kepada tujuan pada surat itu lalu masuk ke
handphone nya masing-masing melalui TNDE itu ke email di
handphone. Jada ada notifikasi yang diingatkan disitu ada.
Peneliti : Surat masuk atau surat keluar dicatat di buku agenda selain itu
apa dicatat dikomputer atau tidak?
Informan : Kalau yang distribusi langsung dicatat dikomputer, sekarang
buku agenda itu buat ke pengirim jadi kalau di buku agenda lagi
2x kerja. Nah kalau surat keluar nya baru pake agenda, dikirim-
kirimkan pakai buku agenda nanti di agendakan dengan
penomoran lalu dikirim dengan buku pengiriman.
Peneliti : Bagian sub ke II yaitu penyimpanan apa sesuai dengan lingkup
organisasi?
Informan : Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran,
nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup.
Peneliti : Menemukan kembali arsip dinamis dengan cepat itu
menggunakan sistem TNDE atau dengan buku agenda?
Informan : Tergantung yang dicari arsip apanya, apakah mau mencari arsip
aktif atau in aktif, kalau arsip aktif misalnya dia mau mencari
surat masuk ke kepala Biro Umum kan sudah masuk semuanya
jadi sudah gampang dicari di box atau sesuai dengan klasifikasi
nya. Kalau arsip aktif fisik arsip nya kan ada informasi arsipnya
arsip bentuk yang bisa diliat doang dan ada bentuk fisiknya
disetiap bagian-bagian itu ada dimeja belakang jadi cepat
dilihatnya bisa dilihat di buku daftar arsip. Dan sudah di
klasifikasinya yg sudah ada di box nya. Setiap tahunnya arsip
yang sudah in aktif dikirim di Kintaka citerep. Dalam
pemeliharaan setiap setahun 2x fumigasi. Arsip aktif ada ruangan
nya baru, dulu penyimpanan arsip aktif ada disetiap bagian dan
sekarang ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip aktif jadi
semua arsip Biro ada disatu tempat di ruangan itu, supaya untuk
menghindari banyak duplikasi jadi yang disitu hanya asli saja.
Begitu surat masuk datang dari luar disimpan di staf kepada
kepala Biro Umum, Kepala Biro Umum ada sentral file disitu.
Kedepan pola nya begitu, ada sentral file jadi yang bikin copy nya
saja begitu surat nya dijawab, jawab digabung di sentral file yang
copy-copy lain dibuang. Maka praktis sistem nya jadi yang akan
datang tidak ada nya tumpuk-tumpukan surat dimeja. Jadi dari sisi
tata ruangan nya lebih bagus, rapih dan sehat.
Peneliti : Kalau mau melihat surat aktif kita harus minta izin ke
petugasnya?
Informan : Ya tergantung, kalau internal kita saja langsung ke petugasnya
saja. Kalau dari luar harus pakai surat keperluannya apa, lembaga
nya apa, kepentingannya apa. Kalau sifat nya informasi, apa surat
saya sudah masuk atau belum, disposisi nya gimana, ya bisa
dilihat di TNDE nanti bisa di print kan. Kalau pakai buku agenda
kan tidak bisa dilihat cuman bisa dengan omongan saja nah kalau
pakai TNDE kan bisa bilang sudah masuk pak disposisi nya
diterima itu yang boleh. Kalau yang rahasia tidak boleh, kalau
yang tidak rahasia boleh di printkan. Sudah lama kita
menggunakan sistem itu jadi tidak menggunakan buku agenda.
Nah ini baru-baru kita punya sudah dikeluarkan klasifikasi yang
tadi saya bicarakan. Surat, disposisi langsung Mentri, pak Sekjen,
pak Sekjen begitu surat dari Mentri turun ke Sekjen, Pak sekjen
bisa sudah terima suratnya. Kita ada website PU disitu ada TNDE
jika di klik ada password nya dengan menggunakan password
saya, sudah terdaftar id saya dan bisa menggunakan. Jadi di
website PU di TNDE bisa dikoreksi surat masuk dengan konsep
yang diinginkan.
Peneliti : Dalam melakukan penyusutan ini apakah ada tim penilaian?
Informan : Ya ada tim nya, ini kan tidak setiap saat penilaian. Kalau ada
usulan ingin melakukan penyusutan atau pemusnahan biasa dia
melakukan pembentukan tim di unit itu. Tim penilaian, mana
arsip yang akan dinilai arsip nya dari daftar arsip tim yang mana
harus masi diperlukan atau masih yang tidak perlukan sesuai
dengan JRA.
Peneliti : Setahun berapa kali arsip dinamis diserahkan ke ANRI?
Informan : Tidak rutin, jadi dilihat berdasarkan JRA nya. Lalu kita bikin tim
penyerahan terus tim itu bekerja baru dilaporkan ke ANRI. Ini
baru di data untuk diserahkan.
Peneliti : apakah perlengkapan sesuai dengan standar ?
Informan : perlengkapan kita standar ada nya rool O’pac, box arsip,
scanner, printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak
penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi
arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly,
tempat tidur petugas (mess).
Peneliti : berapa kali dalam melakukan perawatan dalam perlengkapan?
Informan : rutin, melakukan tindakan langsung dalam terjadi kerusakan
dalam perlengkapan
Peneliti : Apakah setiap tahun anggaran untuk arsip itu ada, berapa jumlah
anggaran tiap tahunnya?
Informan : Setiap tahun anggaran ada khususnya untuk arsip ini. anggaran
pengelolaan arsip ada,anggaran perawatan gedung ada, anggaran
pemeliharaan arsip ada, tunjangan-tunjangan kesejahteraan ada,
tingkat kesehatan ada untuk kesehatan pegawainya. Fasilitas
penunjang yang memadai ada yaitu kantor gedung Kintaka, rak
penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat,
meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip,
mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.Dan disana pun ada
satpam, dan pegawai kebersihan taman, pegawai kebersihan arsip,
kebersihan mess ada. Arsip aktif pun kan terawat jadi bisa
dipantau oleh pegawainya dan setiaphari dibersihkan oleh petugas
kebersihan jadi ringan tidak mengeluarkan biaya. Dalam sistem
pengamanan nya ada kunci ruangan yang berlapis.
Peneliti : Apakah disini merekrut pegawai yang memiliki bidang
kearsipan?
Informan : Kita selalu didik sendiri, terus kita sekolahain kalaupun ada
diklat. Tapi disini pegawai yang harian aja bukan PNS, OB saja
disuruh bisa untuk menata arsip. Saya perdayakan begitu, kalau
saya menghandalkan arsiparis tidak cukup, arsiparis kan
persyaratan pegawai negri tidak setiap tahun pegawai negri
adanya arsiparis dan tidak setiap tahun kita mendapatkan jatah
arsiparis kalau mengharapkan itu tidak selesai pekerjaan saya.
Jadi, bagaimana saya bisa mengoptimalkan. Karena kurang nya
orang pegawai jadi saya menyuruhkan OB untuk membantu
dalam menata arsip ini.
Penelitian : Dalam ini apakah ada dasar hukum dan SOP dalam pengelolaan
arsip dinamis?
Infoman : Dasar hukum disini ada lengkap susuai dengan Undang-Undang
Kementrian Pekerjaan Umum dan membuat kebijakan SOP disini
pun lengkap dan disini pun ada buku-buku SOP nya. Pada setiap
tahun bikin kita SOP dan bisa merefisi SOP karena kan situasi
nya berubah.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
ANNISA NURULITA. Lahir di Jakarta, 22 Mei 1993. Anak
kedua dari tiga bersaudara, ayahanda Chaidir Anwar dan
ibunda Rosmala. Bertempat tinggal di Jalan Pramuka Jaya III
RT.06 RW.04 No.6 Utan Kayu Utara Jakarta Timur.
Pendidikan yang pernah ditempuh penulis, antara lain:
pendidikan pra sekolah: Kelompok Bermain (1996-1998) dan
TK Fajar, Jakarta Timur (1998-1999). Pendikan dasar dan
menengahnya SDS Perguruan Rakyat 3, Jakarta Timur (1999-2005). Selanjutnya,
penulis meneruskan sekolah ke SMPN 118 Jakarta Pusat (2005-2008). Kemudian,
penulis melanjutkan ke SMAN 20 Jakarta Pusat (2008-2011). Pada tahun 2011
penulis memilih Program Studi Ilmu Perpustakaan FAH UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta sebagai pilihan pertamanya sebagai tempat kuliah. Dan, menulis skripsi
dengan judul Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di
Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia.
Semasa kuliah penulis memanfaatkan waktu liburan antar semesternya dengan
bekerja di tempat yakni: Perpustakaan CSRC di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
(2013). Melakukan Praktek Kerja Lapangan di Divisi Pengamanan dan Pengaturan
Kearsipan Bank Indonesia Jakarta (2014), melakukan Praktek Kerja Lapangan di
Administrasi Perkantoran bagian Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum (2015),
dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa/Kelurahan Kramat Pakuhaji
Tangerang (2014).
