Soluzioni tecnologiche per la banca PAPERLESSdownload.arxivar.it/Eventi/workshopaziendabanca.pdf · l’interessamento di tutti gli uffii preposti, prevede la redazione di una lettera

GIM Global Information Management

Soluzioni tecnologiche per la banca PAPERLESS

Alberto Carrai

Dir. Commerciale e Marketing

ABLE TECH srl


MAGIC QUADRANT

CI DISPIACE NON SIAMO NEL MAGIC QUADRANT

ECM BPM

NUMERI


Amministrazione

Delivery

Formazione

Assistenza

Assistenza IX/IXCE

Sviluppo

Commerciali

Segreteria commerciale

Marketing

Segreteria

Direzione

Pre-sales

6

14

2

8

5

15

6

4

1

1

2

2

Organico

Totale dipendenti

66


€-

€1.000.000

€2.000.000

€3.000.000

€4.000.000

€5.000.000

€6.000.000

2011 2012 2013 2014

€3.000.000

€3.450.000

€3.950.000

€5.300.000

Fatturato 2011-2014

Fatturato


PARTNER E CLIENTI

280 BUSINESS PARTNER

2500 CLIENTI ARXivar

5000 CLIENTI FE PA (IX) 21k fatture mese 1,8% nazionale


FIDUCIA

http://www.coffeeurope.eu/news/logo-fontanafredda.png

http://www.tenaris.com/Italy/it/default.aspx

http://www.unionefiduciaria.it/index.html

IL PRODOTTO

UNICA SOLUZIONE

FATTURAZIONE ELETTRONICA

•Obbligatoria dal 06/06/2014

•PA

ENTERPRISE SEARCH

•Ricerca destrutturata

•Full text enterprise search

COLLABORATION

•Condivisione informazioni

•Enterprise Comunication System

ARX DRIVE


Workflow & BPM

NOVITA’ 2016


"ARXDrive è la suite di file hosting che permette la condivisione e la sincronizzazione dei documenti aziendali"

FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI

KPI


• News

• Aggiornamenti

• Video

• Brochure

• Social

• Contatti

• ...

19

presenta il progetto

CREDEMVITA

Dott.ssa Carla Carloni [email protected]

349/7709587

mailto:[email protected]


Dalla Conservazione sostitutiva alla Gestione documentale al Workflow, il nostro percorso di crescita digitale


Company Profile

Credemvita è un’impresa di assicurazioni

attiva nei rami vita e previdenziale, che opera

esclusivamente attraverso le reti distributive

del Gruppo CREDEM.

Credem S.p.A. è socio unico titolare del 100%

delle azioni costituenti il Capitale Sociale

della Compagnia.


Al fine di valutare le esigenze è stato fatto un censimento strutturato per consentirci di poterle rapportare alle soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato, sono state in questo modo identificate quattro macro-tematiche di interesse.

Le nostre ESIGENZE

Archiviazione e Ricerca

Tema

Workflow

Integrazione con

fascicolo cliente

Conservazione sostitutiva e

Firma digitale

Archiviazione storicizzata e indicizzata dei

documenti in modo che sia possibile recuperarli

secondo criteri predefiniti.

Gestione strutturata del ciclo di vita dei

documenti aziendali (generazione, firma,

scansione, archiviazione, autorizzazioni…) e

controllo scadenze.

Disponibilità dei documenti all’interno di una

entità logica (“fascicolo”) contenente il materiale

legato ad uno specifico cliente, preferibilmente

integrato con i gestionali.

Autenticazione e certificazione dell’integrità dei

documenti tramite firma digitale e conseguente

archiviazione a norma di legge nel solo formato

digitale.

Descrizione


- Al tale fine le Credemvita e Credemassicurazioni si sono dotate di ARXivar, una piattaforma per la gestione documentale che permette di governare i processi aziendali definendo, secondo un determinato percorso procedurale:

• le azioni che sequenzialmente devono essere svolte; • i tempi da rispettare per la corretta gestione; • gli attori e le relative responsabilità per ogni singola azione.

L’insieme di attività necessarie per definire, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda.

Che cos’è BPM?

Gestire l’intero ciclo di vita di un processo, dalla modellazione fino all’ottimizzazione nel continuo. Qual è il suo obiettivo?

- Incremento dell’efficienza: l’automazione dei processi favorisce l’eliminazione dei passi non necessari;

- Standardizzazione dei metodi di lavoro: viene definito in modo univoco l’iter di ciascuna procedura, eliminando interpretazioni, fraintendimenti, consuetudini;

- Reportistica integrata: tempi di risposta, tempi di percorrenza, colli di bottiglia;

- Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere plasmato in base alle esigenze, che possono variare nel corso del tempo (variazioni organizzative, introduzione di normativa,…)

Quali sono i vantaggi?

La soluzione: UNA SOLUZIONE per il BPM


• L’organizzazione di alcune attività IT all’interno di una struttura bancaria sono normate e regolamentate da processi organizzativi pianificati a lungo termine, che non sempre soddisfano le esigenze delle società prodotto come Credemvita. Il vantaggio di una soluzione come Arxivar è che permette di integrarsi con l’architetura esistente coinvolgendo in minima parte i reparti tecnici in quanto non necessita di attività di programmazione ma solo di configurazione

IT FREE

• I processi che Credemvita doveva gestire avevano un impatto su tutte le aree organizzative aziendali, personale con skill differenti doveva essere in grado di utilizzare gli strumenti a disposizione .

INTUITIVO

• I processi possono essere modificati anche durante il loro svolgimento mantenendo la completa tracciabilità delle attività svolte. Non è necessario creare processi paralleli per la gestione delle eccezioni.

FLESSIBILE

• Arxivar dispone di connettori con i servizi in outsourcing di cui Credemivita fa uso come la postalizzazione e la conservazione sostitutiva.

INTEGRATO

La nostra scelta ARXivar


Abbiamo attivato la conservazione sostitutiva dei seguenti documenti

I docuemnti in conservazione sostitutiva

Registri tecnico-assicurativi e contabili

Sinistri denunciati

Registri dei premi incassati /emessi

Libro giornale

Registro beni ammortizzabili

Iva Acquisti /vendite

Registro dei reclami

Registro sinistri pagati

Libro aderenti fondo pensione

Riserve tecniche di bilancio

Cosa abbiamo Digitalizzato


• Gestisce l’istruttoria completa di un reclamo proveniente dalla clientela con l’interessamento di tutti gli uffici preposti, prevede la redazione di una lettera di risposta che viene inviata con raccomandata telematica, il numero della raccomandata viene ricevuto dopo pochi istanti e l’esito di ritorno aggiorna il processo.

GESTIONE RECLAMI

• processo complesso che prevede la dematerializzazione completa degli scambi di informazioni tra l’ufficio di audit ed il resto della compagnia.. INTERNAL AUDIT

• Gestisce le richieste di pareri legali che possono venire da qualsiasi dipendente. La richiesta viene inoltrata al CU il quale può, evadere direttamente la richiesta o inoltrarla all’ufficio preposto che la prende in carico e risponde al richiedente. Se nasce la necessità di una consulenza esterna, il processo passa dal DG che ne valuta l’opportunità, in caso positivo si attende la consulenza dall’esterno e si risponde al richiedente

RICHIESTA PARERE LEGALE

• Gestisce l’iter di preparazione al CDA, L’addetto di segreteria profila il calendario annuale dei variCDA, il workflow ai occupa di monitorare e distribuire la documentazione

CONVOCAZIONE CDA

• Il processo gestisce la divulgazione degli aggiornamenti normativi, vi sono due tipo di aggiornamenti informativi e dispositivi. Nel primo caso all’ufficio di pertinente arriva un task cui è richiesta la sola presa visione. Nel secondo si prevede che l’utente agisca degli adempimenti, le azioni vengono monitorate ed eventualmente sollecitate con alert

PRESIDIO NORMATIVO

Cosa abbiamo realizzato


- La home page (figura A) fruibile dall’utente è strutturata in un «desktop» (che può contenere fascicoli, viste, ricerche rapide,…) e in una «finestra task», che guida l’utente attraverso i compiti assegnati:

Come si presenta ARXivar all’utente

- Ogni riga presente nella «finestra task» equivale a un task da gestire, che contiene (figura B) :

• dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere; • evidenza delle operazioni da svolgere; • «allegati di processo» visibili e consultabili; • scambi di informazioni tra utenti, attraverso le «note di processo»; • la tracciatura di tutte le operazioni svolte fino al momento, nonché le review dei documenti

lavorati.

A

B

28

Gestione dei reclami

Verifica contributi

ricevuti

SLR

Analisi del reclamo

pervenuto

Contributo informazioni su reclamo

LEGENDA Firma .jpeg «CU SRL» Documento finale Documento modificabile

Vari uffici SLR

Valutazionetransazion

e

CU SLR

Scelta modalità

spedizione

SLR

Chiusura reclamo

SLR

Redazione lettera di risposta

SLR

Valutazione lettera di risposta

DG

L’implementazione del processo su Arxivar è stata avviata per rispondere ad esigenze manifestate dall’Ufficio e per contenere taluni rischi emersi nel corso dell’assessment del processo di gestione dei reclami. In particolare, i vantaggi possono essere così riassunti: - puntuale monitoraggio delle scadenze (finali ed intermedie), con meccanismi di alert automatico, che consentono di

governare il processo di gestione del reclamo contenendo anche il rischio sanzionatorio (per omesso riscontro nei termini previsti);

- «dematerializzazione» del processo, mediante la creazione di fascicoli elettronici con benefici in termini di minor documentazione cartacea gestita e relativa archiviazione, celerità nel reperimento delle informazioni e dei documenti, etc.;

- tracciabilità dell’intero processo per quanto attiene le fasi di istruttoria/scambio con altri Uffici, validazione del CU e anche autorizzazione a transazioni con relativi esborsi (con possibilità di gestire diversi step di approvazione anche intermedi e differenziati per ruolo/valore);

- aumento dell’efficienza e risparmio di tempo, attraverso l’eliminazione di numerose attività manuali, ripetitive e a basso valore aggiunto (disponibilità di template standard di risposta in parte precompilati; eliminazione scambio di mail con gli uffici; soprattutto, eliminazione della postalizzazione manuale anche per A/R mediante la connessione automatica al servizio di postalizzazione H2H di Poste Italiane);

- produzione automatica della reportistica per la vigilanza e possibilità di svolgere analisi ad hoc sulle tipologie dei reclami.

Cosa abbiamo realizzato ed in quanto tempo ?

29

Gennaio ‘13

Avvio progetto ARXVAR

Luglio ‘13

Rilascio wf «Reclami»* e

«Richieste info»

Ottobre ‘13

Integrazione servizio H2H

di Poste Italiane

Marzo ‘15

Rilascio wf «CdA»* e «Divulgazione normativa»*

Luglio ‘15

Rilascio wf «Consulenza

legale»*

Settembre ‘15

Rilascio wf «Audit»

Novembre ‘15

Rilascio wf «Comunicazioni

autorità»*

I FASE

II FASE

Agosto ‘14

Arxivar Mobile

- Il processo di gestione delle richieste di informazioni ricevute dalla clientela consente di presidiare end to end la:

• creazione della lettera di risposta, • condivisione interna tra uffici coinvolti, • validazione in escalation, • firma del soggetto deputato, • e l’invio della lettera di risposta al cliente

da parte CLI, che è owner dell’attività; dell’ufficio - Dal rilascio del processo ad oggi, senza l’utilizzo di email o carta ed evitando duplicazioni dei documenti in cartelle di rete, sono stati trattate ed evase, per le due Società, circa 2.800 richieste informazioni.

-Il processo di audit prevede tre fasi distinte che consentono il presidio della procedura end to end: • Avvio attività e raccolta

documentazione (invio della Lettera di Incarico),

• Report e scheda di intervento (invio del Report e delle singole Schede di Verifica sulle criticità emerse),

• Monitoraggio criticità (attività nel continuo sul SAL delle criticità non concluse).

- Fornisce report immediati sulle criticità in corso. - Invia «reminder» automatici all’RdS per il rispetto delle scadenze sulle criticità.

- Il servizio mobile permette:

• di accedere alle informazioni sui processi da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet) e in qualsiasi luogo, attraverso un’ interfaccia compatibile con qualsiasi piattaforma,

• la consultazione delle informazioni attraverso viste personalizzabili, la profilazione tramite maschere e modelli, la fascicolazione e navigazione dei contenuti e la consultazione ed avanzamento dei task.

L’applicazione Apple consente di usufruire del servizio di «push notification» che evidenzia ogni

nuovo task che l’utente è chiamato a gestire.


Arxivar e il Kaizen

In conclusione, facciamo un breve cenno ai vantaggi che, anche in ottica «Kaizen», l’implementazione dei due processi su ARXivar ha consentito di raggiungere:

- riduzione di attività manuali e ripetitive (ad esempio: generazione e compilazione automatica dei

template per la divulgazione normativa) con conseguente recupero di efficienza (risparmio di diversi gg/uomo su base annua considerando la numerosità dei documenti predisposti);

- riduzione del numero delle comunicazioni email che dovrebbero essere predisposte manualmente (ad esempio: meccanismo di alerting automatico per comunicazioni normative o date dei CdA) ed in generale (ad esempio: tutti gli scambi e le interazioni inerenti la predisposizione dei CdA, che ad oggi compartano centinaia di comunicazioni, saranno gestiti all’interno della procedura);

- riduzione dei «ricicli» (il processo di alerting delle scadenze normative e di monitoraggio degli adempimenti, che oggi comporta diversi scambi di email o contatti telefonici, sarà gestito in seno alla procedura);

- riduzione dello «spazio fisico» occupato su dischi di rete (come già accennato, saranno eliminate o fortemente ridotte le duplici archiviazioni, in considerazione del fatto che Arxivar potrà fungere da unico repository della divulgazione normativa e della documentazione relativa ai CdA, attraverso la fascicolazione di tutta la relativa documentazione).


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GRAZIE

Dott.ssa Carla Carloni [email protected]

349/7709587

mailto:[email protected]

SE VOLETE CONOSCERCI MEGLIO ...

25 Novembre 2015 Mercoledì

NOVOTEL Linate

Via Mecenate 121, Milano

Sessione mattutina: ore 9.30 – 12.30 Sessione pomeridiana: ore 14.30 – 17.30

GRAZIE

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