SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO FECHA FORMATO: .SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO ... Reconocimiento

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    SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO FECHA FORMATO: 14/nov/2009

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    VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES VICEPRESIDENCIA FINANCIERA- PROGRAMAS ESPECIALES

    SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN DE VIAJES Y

    LEGALIZACIN DE VIATICOS.

    BANCLDEX

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    CONTENIDO

    Tabla de contenido

    1. DEFINICIONES: .................................................................................................................. 3

    2. USUARIOS: ......................................................................................................................... 4

    3. FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA .......................................................... 4

    3.1 PROCESO DE GASTOS DE VIAJE. ........................................................................ 5 3.2 LEGALIZACIN DE VITICOS. ............................................................................... 6 3.3 DINMICA CONTABLE MDULO DE VIAJES: ....................................................... 7 3.4 ESQUEMA PCAAD. ............................................................................................... 10 3.5 INTERACCIONES ADMINISTRATIVAS DE SOPORTE (reporte contable y reporte presupuestal) ................................................................................................................... 11 3.6 GESTIN DOCUMENTAL ..................................................................................... 11

    4. CARACTERSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIN ........................................ 12

    4.1 CARACTERSTICAS DE ORDEN FUNCIONAL ....................................................... 12 4.2 ESPECIFICACIONES TCNICAS ............................................................................ 12

    4.2.1 REQUERIMIENTOS TCNICOS. ....................................................................... 12 4.2.2 SOPORTE DE LA SOLUCIN ............................................................................ 15

    4.3 ESPECIFICACIONES DE METODOLOGA .............................................................. 15

    5. DOCUMENTACIN, ENTREGABLES .................................................................... 16

    6. MODELOS GRFICOS. .......................................................................................... 17

    Grficas. Grfica 1. Esquema del modulo de viajes (Solicitud)17 Grfica 2. Esquema legalizacin de viticos. 18 Grfica 3. Esquema de manejo presupuestal. 19 Grfica 4. Integracin Funcional Sistema Gestin de Viajes y Back Office. 20

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    1. DEFINICIONES:

    Bancldex: Banco de Comercio Exterior de Colombia ser el contratante de los bienes y servicios objeto de la contratacin. Los Programas Especiales se encuentran administrados por el Banco y sern algunos de los beneficiarios de los bienes y servicios contratados por el Banco. Programas Especiales (PE): Se refiere a los Programas Especiales (Patrimonios Autnomos). Actualmente estos programas son la Unidad de Desarrollo e Innovacin (UDI), el Programa de Transformacin Productiva (PTP) y el Fondo de Modernizacin e Innovacin (FMI). Cuando se refiere a los PE, podr interpretarse con respecto a uno, a varios o a todos, sin que ello signifique que en el futuro, puedan incluirse sobre la misma lgica de negocio otros programas especiales.

    Pagos: Reconocimiento econmico para cubrir el valor de una orden de servicio o pago de

    un bien o servicio o de un contrato de cofinanciacin y que puede afectar un eje misional. El

    registro de una orden de servicio o contrato con plan de pagos permitir determinar

    necesidades de caja mensuales, quincenales o semanales segn sea el caso.

    Pagos directos: Pago de un bien o servicio que puede ser de carcter administrativo o

    misional, sin la suscripcin previa de un documento.

    Aplicativo de Autogestin: La autogestin (administracin autnoma) en organizacin es el uso de cualquier mtodo, habilidad y estrategia a travs de las cuales los partcipes de una actividad puedan dirigirse hacia el logro de sus objetivos con autonoma de gestin. Se realiza por medio del establecimiento de metas, planificacin, programacin, seguimiento de tareas, autoevaluacin, autointervencin y autodesarrollo. Tambin se conoce a la autogestin como proceso ejecutivo (en el contexto de un proceso de ejecucin autnomo). La autogestin pretende el apoderamiento de los individuos para que cumplan objetivos por s mismos.

    http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Autonom%C3%ADa_(filosof%C3%ADa_y_psicolog%C3%ADa)http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todohttp://es.wikipedia.org/wiki/Habilidadhttp://es.wikipedia.org/wiki/Estrategiahttp://es.wikipedia.org/wiki/Ejecuci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Apoderamiento
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    2. USUARIOS:

    Los usuarios que accedern al sistema sern de tipo interno y externo: Usuarios Internos de los PE: Usuario Administrador, Usuario Departamento de Gestin Contable, Usuario Departamento de Servicios Administrativos, Usuario de la Oficina de Finanzas Corporativas, Usuario Contralora (CTR) y Revisora Fiscal, Usuario gestin de diferentes dependencias. Los accesos y permisos de cada tipo de usuario sern parametrizables en funcin de su perfil, de acuerdo a su funcin y responsabilidad. El sistema permitir administrar y gestionar mltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la informacin y funciones, as como, mens o rutas de llegadas personalizadas, de acuerdo con las polticas del Banco al respecto. Existir adems, un usuario administrador del sistema, que tendr permisos a todos los mdulos del sistema y ser el encargado del direccionamiento de las parametrizaciones necesarias. Usuario Supervisor: Es el usuario interno de Bancldex que se encarga de hacer seguimiento a los contratos de bienes y servicios, el monitoreo y su control autorizando el desembolso correspondiente.

    3. FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA

    Se busca soportar el proceso de solicitud, aprobacin y gestin de viajes de funcionarios y personal externo. Para lograr este propsito, se puede presentar un software especializado que se pueda integrar con los otros sistemas de informacin del back Office y parametrizar segn el proceso detallado a continuacin: 3.1 Proceso de gastos de viaje.

    3.2 Legalizacin de Viticos.

    3.3 Dinmica Contable Mdulo de Viajes.

    El proceso que se detalla a continuacin es aplicable tanto a los procesos del Banco, como a

    los desarrollados bajo la administracin que el Banco ofrece para los Programas Especiales.

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    3.1 PROCESO DE GASTOS DE VIAJE. El proceso inicia con el acuerdo entre el viajero y su jefe para solicitar oportunamente el viaje (tres das de antelacin para viajes nacionales y 8 das para internacionales) en el que se define el destino, objeto y duracin. El viajero ingresa al aplicativo de autogestin de viajes (provisto por la agencia de viajes) ingresa su nmero de cdula, llave con la cual se despliega su nombre, centro de responsabilidad y cargo. Luego se selecciona la ciudad, el pas de destino y las fechas de inicio de viaje y de retorno. Soportado en las opciones que le ofrece el sistema, el viajero selecciona la aerolnea e itinerario(s) para su desplazamiento, teniendo en cuenta las mejores opciones de costo. Seguidamente, el viajero realiza similar consulta en la agencia de viajes para definir, de acuerdo con las polticas del Banco, su hospedaje, teniendo en cuenta que en destinos donde existan hoteles de convenio, el sistema desplegar nicamente estas opciones. El mdulo de autogestin proveer la informacin requerida para continuar el flujo de procesos y alimentar la base de datos del mdulo de viajes de Bancldex. La informacin ser suministrada a travs de un archivo plano, el cual ser tomado por el Aplicativo de viajes del Banco (mdulo de viajes) que, de acuerdo con el cargo del funcionario (orden jerrquico) y el perfil del viaje (pas de destino y nmero de das de estada), calcular los viticos que le corresponden. En el evento en que no se requiera tiquete areo ni alojamiento, el ciclo de la solicitud de viaje iniciar en el aplicativo de viajes del Banco El viajero incluir por ltimo en el aplicativo de viajes los gastos adicionales en los que incurrir, tales como desplazamientos a aeropuertos y hoteles y los dems que se requieran, desagregados si es del caso, tanto en moneda nacional (nacionales) como en moneda extranjera (Internacionales). El aplicativo de viajes del Banco generar una notificacin dirigida al jefe y ejecutivo de viajes del Departamento de Servicios Administrativos (DSA), que se podr consultar en dispositivos mviles. Estos funcionarios dispondrn como mximo de 2 horas (tiempo que podr ser parametrizable dentro del sistema) para hacer sus comentarios sobre el perfil del viaje, que podrn originar modificaciones que el viajero deber ejecutar. Si no existen comentarios a la notificacin dentro de dicho trmino de tiempo, el perfil del viaje deber dirigirse al ordenador de gasto de viajes (Director DSA) para su respectiva aprobacin. La aprobacin de viajes, deber obtener informacin presupuestal del sistema Back Office de Bancldex, que permita identificar la disponibilidad presupu