S.Ü. Bozkır Meslek Yüksekokulu

• Kalite Nedir?

• Kalite Yönetim Sistemi Temel Prensipleri

• ISO 9001 Maddeleri

• Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonu

• Üniversitemizdeki Kalite Yönetim Sistemi Süreci

• Kalite Doküman Yönetimi Modülü

• Kalite Birim Sorumlusundan Beklentilerimiz

• Kalite Yönetim Sisteminin İç Kontrol Sistemi İle İlişkisi

• Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği

“Kalite, bir ürün veya hizmet ile ilgiliözelliklerin, belirlenen veya olabilecekihtiyaçları karşılama derecisidir.”

“Kalite Sözlüğü”

4

ŞARTLARA

UYMAKTIR.

İLK DEFADA

HER DEFASINDA

ZAMANINDA

• MÜŞTERİ MEMNUNİYETİDİR.

• İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİN KARŞILANABİLME ORANIDIR.

• KALİTE VERİMLİLİKTİR.

• Müşteri memnuniyetinin artması

• Pazar payının artması

• Kârın artması

• Çalışan memnuniyetinin artması

• Maliyetlerin azalması

• Yüksek rekabet gücü

6

• Müşteri Tatminsizliği

• Pazar Payındaki Azalma

• Kaynak İsrafı Ve Verimliliğin Azalması

• Maliyetlerin Artması

• Motivasyon Kaybı

7

• Kalite, fazla harcama gerektirir.

• Kalite sistemi pahalı bir iştir.

• Kalite sadece mamuller için geçerlidir.

• Kalite sadece kalite biriminin sorumluluğundadır.

8

“ ISO ” NEDİR ?

1947 yılında kurulan ve yaptığı standardizasyon çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve tüketicilere katkılar sağlayan ISO (International Organization for Standardization)Uluslararası Standart Organizasyonudur.

TSE, ISO’nun üyesi ve Türkiye’deki tek temsilcisidir.

“ EN ” NEDİR ?

EN (Europeane Norm), Avrupa Standartlarının kısaltmasıdır. EN Avrupa Birliği’nde Standartlar arasında harmonizasyonusağlamak için oluşturulmuştur.

İyileştirmefaaliyetleri

BAŞLANGIÇ

ISO 9001 ve TKY Bütünleşmesi

10

1.Müşteri odaklılık

2.Liderlik

3.Çalışanların katılımı

4.Proses yaklaşımı

5.Yönetimde sistem yaklaşımı

6.Sürekli iyileştirme

7.Verilere dayalı karar verme yaklaşımı

8.Tedarikçilerle karşılıklı faydaya dayanan ilişkiler

Tüm müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin tamamıyla anlaşılması

Bu ihtiyaç ve beklentilerin kuruluş dahilinde iletilmesi

Müşteri memnuniyeti ve sonuçlarına göre, müşteri davranışlarının ölçülmesi

Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi

1-KAPSAM2-ATIF YAPILAN STANDARTLAR3- TERİMLER VE TARİFLER4-KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

4.1 Genel Şartlar4.2 Dokümantasyon Şartları

5-YÖNETİM SORUMLULUĞU5.1 Yönetim Taahhüdü5.2 Müşteri Odaklılık5.3 Kalite Politikası5.4 Planlama5.5 Sorumluluk, Yetki ve İletişim5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi

6-KAYNAK YÖNETİMİ6.1 Kaynakların Sağlanması6.2 İnsan Kaynakları6.3 Alt Yapı 6.4 Çalışma Ortamı

13

KaliteEl

Kitabı

KYS Prosedürleri

Proses Dokümanları

Dış Kaynaklı DokümanlarTalimatlarFormlarKayıtlar

Raporlar..vs.

Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonu

Kalite politikası ve amaçları ile ilgili standarda uygun kalite sistemini açıklar.

Kalite sistem unsurlarının uygulanması için gereksinim duyulan fonksiyonel birimlerin faaliyetlerini açıklar.

Detaylı iş dokümanlarından oluşur.

14

Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonu

İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır!

Doküman nedir?

Kalite yönetim sisteminin bir

parçasını açıklayan ya da bu

sisteme destek veren, yazıya

dökülmüş iç ve dış kaynaklı

bilgidir.

• Düşüncelerimizi gösterir;

Planlar, Hedefler

• Yaptıklarımızı gösterir;

Talimat, Prosedür, Formlar

• Gelişmemizi gösterir;

Revizyon, İstatistik, Raporlar

• Objektif delillerdir!

Komite/ Kurul kararları

Dokümantasyon Ne Sağlar?

Kontrollü Doküman

Kalite Birimi tarafından hazırlanmış üzerinde kırmızı renkli

“KONTROLLÜ KOPYA’’ kaşesi bulunan ve izlenen dokümandır

Kontrolsüz Doküman

Üzerinde kırmızı renkli “KONTROLLÜ KOPYA’’ kaşesi

bulunmayan dokümandır

Dış Kaynaklı Doküman

Kurum haricinde oluşan iş ve işlemlerimizi etkileyen kanun,

tüzük, yönetmelik, standart, genelge vb. verileri içeren

dokümanların tümüdür.

Dokümanların Biçimlendirilmesi

•Kalite Yönetim Sistemi Doküman Kodlama

Talimatına uygun olarak hazırlanır.

Doküman

Numarası

•Dokümanda yapılan değişikliğin numarası ilk

değişiklikten itibaren birer artırılarak /01, /02, /03…

şeklinde ‘’ Revizyon No ’su’’ satırında belirtilir

Revizyon Numarası

ve Tarihi

•Dokümanın yayınlanarak yürürlüğe girdiği

tarihtirYayın tarihi

•Birbirini takip eden sayfa adedi yazılır.Sayfa No

TS EN ISO

9001:2015

T.C.

SELÇUK ÜNİVERSİTESİ

BOZKIR MESLEK YÜKSEKOKULU

İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ

Dok. No: PR/65/04

İlk Yayın Tar.: 18.12.2017

Rev. No/Tar.: 00.

Sayfa: 1 / 3

Kalite ve Performans Birimi

Dokümanların Onaylanması

Son şekli verilen dokümanlar;

Hazırlayan (Kalite Birim Sorumlusu veya

Doküman Yetki Talimatında Belirtilen Sorumlular)

Kontrol Eden (Kalite Yönetim Temsilcisi)

Onaylayan (Birim Üst Amiri)

tarafından imzalanır.

KALİTE EL KİTABI

• Kalite Sisteminin kapsamını tanımlar.• Standarda ilişkin dokümantasyonu ana hatlarıyla

belirler.• Prosedürlere atıfta bulunur.• Sistemin gözden geçirilmesi ve tetkikineyardımcıdır.• Süreçlerin etkileşiminin tarifini içerir.

Prosedürler değişik fonksiyonel bölümlerde, değişik seviyelerde çalışan personel arasında iş ve bilgi akışını, kalite kayıtları, görev yetki ve sorumlulukları tanımlayan kontrollü dokümanlardır.

• Prosedürler : Bir faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirlenen yoldur.

• İş sırasını ve sorumlulukları tanımlayan organizasyon kurallarını içerir.

• Etkin olarak uygulanması gerekir.

• Prosedür yazımında uygulanacak temel yaklaşım aşağıdaki gibidir (5N 1K kuralı ile yazılmalıdır):

1. Yaptığını söyle2. Söylediğini yaz ve yap3. Yaptığını ve yaptığın işin sonuçlarını

kaydet4. Uyum ve Etkinlik için denetle5. Bilgi Akışını sağla ve devamlı geliştir.

• Amaç ve Kapsam

• Sorumluluk

• Tanımlar ve Kısaltmalar

• Prosedür Detayı

• İlgili Dokümanlar

olabilir.

Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı.

• Proses: Yaptığımız işlerdir…

Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı.

Proses: Yaptığımız işlerdir…

Kalite ve Performans Birimi

Girdi

Faaliyet

Çıktı

Özellikle detay faaliyetlerin nasıl yapıldığını gösteren belgelerdir.

• İstenen sonuç için gerekli ifadeler kullanılır.

• Uygulayıcının anlayabileceği dilde yazılır.

• Sıfat ve zamir kullanmaktan kaçınılır.

• Metod uygulamaya yönelik olacak şekilde

belirtilir.

• İlgili kaynaklar ve yerleri belirtilir.

Kalite Planı : Hangi prosedürlerin ve ilgili kaynakların, kim tarafından ve ne zaman bir projeye, ürüne, prosese uygulanacağını belirleyen doküman..

• Düzeltici Faaliyet: Saptanan bir uygunsuzluğunsebebini veya istenmeyen durumu yok etmek içinyapılan faaliyettir.

• Kuruluş, uygunsuzlukların nedenlerini gidermek vetekrarlarını önlemek için tedbirler almalıdır.

• Uygunsuzluk meydana geldikten sonra yapılır.

• Bu amaçla dokümante edilmiş bir prosedüroluşturulmalıdır.

DÜZELTİCİ FAALİYET

Tetkik: Kalite yönetim sistemininuygulanma derecesini ölçmek için,sürecin, ürün veya hizmet kalitesinindenetlenmesidir

Belgelendirme Tetkiki: Kuruluşun tarafsız

bir belgelendirme kuruluşu tarafından

tetkik edilmesidir.

Uygunluk: Bir şartın yerine getirilmesidir.

Uygunsuzluk: Bir şartın veya şartların yerine getirilmemiş olmasıdır.

34

UYGUNSUZLUK TİPLERİ

MAJÖR :

Bir tek Majör uygunsuzluk kuruluşun kalite yönetimsisteminin belgelendirilmemesi anlamına gelir.Örneğin ;

Standart tarafından istenen bir prosedürün olmaması veya birprosedürün uygulanmaması

Aynı standart maddesine göre görülen belirli sayıdaki minöruygunsuzluk sistemdeki tamamı ile bir çalışmama durumu

Belgelendirme firmasının yazmış olduğu minör uygunsuzluklailgili düzeltici faaliyet yapılmaması ve takip denetimde aynıuygunsuzluk ile karşılaşılması

35

UYGUNSUZLUK TİPLERİ

MİNÖR :Standarda veya firma kalite sisteminde istenenlereuymada bir eksiklikÖrneğin ;

• Firmanın koyduğu kurallara uymamasıGÖZLEM :Denetçinin , denetim sırasında gördüğü biruygulama ile ilgili kendi bakış açısına göreiyileştirmek anlamında firmaya tavsiye debulunmasıdır. Gözlem firmaya katkı sağlamak amaçlıyazılır.

Müşterinin hizmeti üreten ve sunana ulaşabilme derecesidir.

Hizmetin tanımlanan, beklenen ve istenilen zamanda sunulma

derecesidir.

Erişilebilirlik

Zamanlılık

Hizmetin bütününün tamamlanma derecesini belirler.

(!Her şey tamam bir imza eksik)

Tamlık

Hizmetin belirlenen kriterlere uygun olarak yapılma derecesini belirler.

Doğruluk

Hizmetin yerine getirilmesi için gerekli bilgi ve beceriye sahip

olunması, ilişkilerde sıfır hataya ulaşma derecesini belirler.

Profesyonellik

HİZMET SEKTÖRÜNDE KALİTE KRİTERLERİ

Performansta tutarlılık, verilen sözü yerine getirme, dürüst ve inanılırlık

derecesidir.

Güvenilirlik

37

ISO 9001:2015 SÜREÇ YAKLAŞIM MODELİ

1. Üniversitemizde Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarıISO 9001:2015 standartlarına göre 2017 yılında içgenelge ile Rektörlük koordinasyonunda başlatıldı.

2. SELÇUK ÜNİVERSİTESİ KALİTE KOMİSYONU

Rektör Prof.Dr. Mustafa ŞAHİN

Rektör Yardımcısı Prof.Dr. Hüseyin KARA

Genel Sorumlu Öğretim Üyesi Yrd.Doç.Dr. Fatih KARA (Tıp Fak.)

Genel Sekreter İbrahim HALICI

Strateji Daire Başkanı Kemal ATAL

Öğrenci Temsilcisi : Alper SELÇUK (1 yıllığına)

Fakülte Temsilcisi :2 yıllığına

Üst Çalışma Kurul Sekreterliği Üyeleri : 2 yıllığına

Selçuk Üniversitesi Kalite Komisyonu Birim Temsilcileri

3. Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları tüm akademik veidari birimleri kapsamaktadır.

Akademik ve idari birimler ile birlikte yürütülen kalite çalışmalarısonucunda Ocak 2018 ilk haftası Türk Standartları Enstitüsü tarafındangerçekleştirilecek Belgelendirme Tetkiki sonucunda, «TS EN ISO9001:2015» standardı çerçevesinde kalite belgesinin verilmesine kararverilecektir.

Üniversitemizin Belgelendirmeye Esas Faaliyet Alanı;

• Eğitim-Öğretim Hizmetleri Faaliyetlerinin Sunumudur.

• Türk Standartları Enstitüsünün YönetimSistemleri Belgelendirme Usul ve Esaslarıgereği belge kullanma döneminde (3 yıl) en az

iki gözetim tetkiki yapılır.

• Bu kapsamda TSE tarafından üniversitemizde ilkGözetim Tetkiki 01.01.2018-.01.02.2018tarihleri arasında yapılacaktır.

• 2017 Yılı Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Planınagöre Gözetim Tetkikine kadar yapılacak kaliteçalışmaları belirlenmiştir.

• Üniversitede ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasını, etkin olarak uygulanmasını sağlamak ve bu amaçla Rektör adına liderlik yapmak.

• Kalite Yönetim Temsilcisi: Yüksekokulumuzda ki sorumlu kişidir.

• Yüksekokulumuzda kalite çalışmalarının tamamından sorumludur.

• Üniversite Kalite Politikasının biriminizde görünür alana yerleştirilmesi, • Birim kalite çalışmalarının sağlıklı yürütülmesi,• Birimde yapılan toplantı ve eğitimlerin vb. kalite formu ile kayıt altına

alınması,• Birimde kullanılan tüm formların kalite formu olarak standart

kullanılmasının sağlanması (Özellikle Birim Web sayfasında)• Biriminizde veya üniversitede bir saptanan bir uygunsuzluk veya

potansiyel bir uygunsuzluk söz konusu ise varsa;

Dilek, Öneri, Şikâyet Ve Uygunsuzluk Değerlendirme Formu ile Bozkır MeslekYüksekokulu Müdürlüğü tarafından Düzeltici Faaliyet başlatılabileceği gibi,Düzeltici Faaliyet Talep Formunu tüm personelin doldurabileceği ve buşekilde kayıt altına alınarak kalite çalışmalarına katkı sağlanabileceğinintüm çalışanlara iletilmesi,

Uygunsuzluk Kaynakları Neler Olabilir?

• Hizmet Sunumu Esnasında Meydana Gelen Uygunsuzluk vePotansiyel Uygunsuzluklar

• Personel Geri Bildirimi

• Öğrenci Geri Bildirimi

• Dilek, Öneri, İstek, Şikâyet ve Memnuniyet Formları Geri Bildirimi

• Memnuniyet Anket Sonuçları

• İç Tetkik/Dış Tetkik

• Yönetimin Gözden Geçirmesi

• Sözlü ya da Yazılı Bildirimler,

• Elektronik Ortamda Iletilen Bildirimler

• Diğer kaynaklardan tespit edilen uygunsuzluk vepotansiyel uygunsuzluklar.

• Birimize ait açılan Düzeltici Faaliyet bulunuyorsa istenilen tarihe kadar çalışmaların tamamlanması,

• Birimde Dosyalama ve Arşiv işlemlerinin (EBYS, Öğrenci, Personel Dosyaları , Mali evraklar vb. ) fiziki veya elektronik ortamda Standart Dosya Planına uygun olarak yapılması,

• Biriminizin çalışma alanı ilgili prosedür, talimat gerekli ise hazırlanması• Biriminizde bulunan cihazların kullanma talimatının cihazın üzerinde

bulundurulması,

• Birimizde görsel veya işlevsel olarak kaliteyi olumsuz etkileyecek durumların düzeltilmesi.

• Yapılacak iç ve dış tetkiklerde tetkik görevlilerine tetkik esnasında biriminiz ile ilgili fiziki, altyapı, doküman vb. konularda yardımcı olunması,

• Kalite kayıtlarına Kalite Dökümantasyonundanerişilebileceğinin çalışanlara iletilmesi,

• Dış Kaynaklı Dokümanların (yönetmelik, yönerge, tebliğ vb.) belirlenmesi ve güncelliğinin sağlanması.

• Bölümünüz ile ilgili iyileştirme çalışmalarınız varsa iyileştirme çalışmalarınızı kayıt altına alarak dokümante edilmesi,

• Bölüm kalite çalışmalarında Bozkır MYO Müdürlüğü ile koordinasyon sağlanması.

• 5018 sayılı Kanun 55, 56, 57, 58, 60. mad. gereği İç Kontrol Sistemi Standartlarının uygulanması zorunludur.

• İç Kontrol Standartları için gereken alt şartların yerine getirilmesi için istenilen konuların çoğu kalite çalışmalarında yer almaktadır. (Ör. Organizasyon Şeması, Prosedür, görev tanımı, iş akışı vb.)

İç Kontrol Standartlarından Örnekler:

• KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

• KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

• KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

• BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

• BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.• KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel

görev dağılımı belirlenmelidir. • KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele

duyurulmalıdır.• RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli

olmalıdır.• KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi

sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği

23 Temmuz 2015tarih ve 29423 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlandı.

İlgili Yönetmelik gereği yükseköğretim kurumlarının;

• eğitim-öğretim, • araştırma faaliyetleri,• idarî hizmetlerinin iç ve dış kalite güvencesi, akreditasyon süreçleri • ve bağımsız dış değerlendirme kurumlarının yetkilendirilmesi süreçleri

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı koordinasyonunda ve gözetiminde gerçekleştirilecektir.

Katkı ve Katılımınız İçin Teşekkür Ederiz.

Kalite Yönetim Sistemi ile İlgili Soru ve Önerileriniz için Kalite Yönetim Temsilcisi

Öğr.Gör.Hasan TUTUMLU: htutumlu@selcuk.edu.tr

Çalışmalarınızda başarılar dileriz.

Bozkır Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü